EL EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO. ESCRITOS Y DOCUMENTOS QUE LO INTEGRAN: SOLICITUDES O INSTANCIAS: PROVIDENCIAS Y DILIGENCIAS; DICTAMENES E INFORMES; PROPUESTAS Y MOCIONES; CERTIFICACIONES; NOTIFICACIÓN DE ACUERDOS; RESOLUCIONES, DECRETOS, OFICIOS, ETC. EL EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO. A. Concepto de expediente administrativo. El artículo 164 del ROF (Reglamento de organización y funcionamiento y régimen jurídico de las Entidades locales, Real Decreto 28/11/86) define el Expediente administrativo como el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirve de fundamento y antecedentes de una resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla. Dicho artículo en su apartado 2º índica que el expediente administrativo lo compone la agregación sucesiva de documentos, dictámenes, informes, pruebas, diligencias, solicitudes, etc. Las hojas útiles serán rubricadas y foliadas por el órgano competente. El Expediente administrativo se iniciará (art. 165 ROF): a) De oficio si el objeto del expediente es la resolución de una necesidad pública o servicio administrativo. b) A instancia de parte, cuando lo que se pretende con el el expediente es la resolución de una pretensión particular. B. Características. Si desde el punto de vista archivístico el expediente es el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento para la resolución administrativa de un asunto determinado, podemos extraer las siguientes conclusiones:










Un expediente no es una carpeta llena de papeles, sino una serie ordenada de documentos sobre un determinado asunto. Los documentos de un expediente están unidos entre sí por una relación causa-efecto. En un expediente encontraremos tanto documentos producidos por la propia unidad administrativa –documentos de carácter internos- como procedentes de otros organismos o de particulares –documentos externos-. En los distintos procedimientos pueden producirse documentos de contenido esencial (resoluciones, informes, dictámenes) y documentos de enlace (aquellos cuya finalidad es servir de nexo en el expediente). Hay que distinguir también en la formación de un expediente los documentos de contenido esencial, de los documentos de apoyo informativo, que son aquellos que siendo necesarios para el desarrollo de las actuaciones en un procedimiento no forman en ningún caso parte de las mismas, como sucede con las fotocopias de las disposiciones, etc.

DOCUMENTOS QUE LO COMPONEN. A. Concepto de documento. Etimológicamente, la palabra documento deriva del latín documentum y ésta a su vez, del verbo docere que significa enseñar, instruir. Así pues, en este sentido el documento enseña, instruye sobre algo, independientemente de la materia en que haya sido confeccionado y del medio que se haya utilizado para la enseñanza que con el se pretende dar. Se define el documento desde un punto de vista amplio y genérico, como “un objeto corporal, producto de la actividad humana que queda en él reflejada y que conserva y transmite permanentemente la representación de un hecho ajeno a él”. Una de las características esenciales del documento administrativo es que, a diferencia de otros documentos, no se produce de forma aislada, sino en el contexto de un expediente en el que encuentra su razón de ser, puesto que cada uno responde a una actuación concreta dentro de un

procedimiento encaminado a la resolución de un asunto determinado, y por tanto, están unidos entre sí por una relación de causa-efecto. B. Instancias o solicitudes: Se trata del documento por el cual el particular presenta una pretensión y a través del cual se inicia el procedimiento administrativo. El artículo 70 de la LRJPA, nos índica que el contenido mínimo de la solicitud o instancia es: a) Nombre y apellidos del solicitante o su representante, así como el medio preferente para realizar las notificaciones o domicilio. b) Hechos, razones y petición que concreta la solicitud. c) Lugar y fecha. d) Firma del solicitante u otro medio que acredite de manera suficiente la voluntad del solicitante. e) Órgano o unidad administrativa al cual se dirige la instancia o solicitud. El art. 70.2 LRJPA nos señala que en el caso de que se presente una pluralidad de solicitudes sustancialmente iguales, podrán ser formuladas en una única solicitud, salvo que las normas reguladoras dispongan otra cosa. El art. 70.3 índica que el solicitante tiene derecho a recibir recibo acreditativo de la solicitud presentada, pudiendo valer la fotocopia de la solicitud con expresión de la fecha de presentación formalmente con el sello de entrada en el registro. El art. 70.4 contempla que las Administraciones deberán establecer modelos formalizados para las solicitudes, estando a disposición de los ciudadanos. El art. 71.1 respecto a la subsanación y mejora de las solicitudes, señala 10 días de plazo para aportar los documentos preceptivos. La administración comunicará al solicitante este hecho, advirtiéndole que en caso contrario dará por desistida dicha solicitud, resolviendo el procedimiento en los términos del artículo 42 (obligación de resolver). En este mismo sentido, el art. 70.3 señala que las solicitudes podrán ser mejoradas por los solicitantes. C. Providencia: Son actos administrativo que se dictan durante la sustanciación del expediente administrativo, cuya finalidad es dar curso al mismo. Son dictados por el órgano competente y contendrán como mínimo: a) Órgano que lo dicta. b) Precepto jurídico que le sirve de fundamento. c) Contenido objeto de la providencia. d) Lugar, fecha y firma. Según el artículo 195 del ROF, las providencias serán notificadas a los afectados en el plazo de 10 días. Se intentará que la tramitación del expediente sea lo más fluido posible, evitando providencias innecesarias. Así mismo, el artículo 75 de la Ley 30/92 establece que se procederá a la tramitación simultánea de los asuntos que por su naturaleza lo permita y por tanto no exija una tramitación sucesiva. Además el art. 74 de la Ley 30/92 índica que la ordenación del procedimiento administrativo seguirá el criterio o principio de celeridad y su tramitación se hará de oficio. D. Diligencia: Son actos administrativos de mera tramitación, de simple constancia de los hechos. Contendrá las siguientes indicaciones:

a) Persona que dicta la realiza. b) Contenido. c) Lugar, fecha y firma. A lo largo del ROF son varias las referencias a las diligencias: El art. 109.2 cuando las sesiones de los órganos colegiados por falta de quórum u otras circunstancias no se ha podido celebras, dará lugar en el acta de la sesión que el Secretario dicte la diligencia oportuna haciendo constar esta circunstancia, así como las personas que hubieran asistido en su caso. El art. 164.1 se refiere a las diligencias, que forman parte del Expediente administrativo. El art. 198, a la hora de definir el libro de actas, como instrumento público foliado y encuadernado, legalizada cada hoja con la rúbrica del Alcalde o Presidente, y con el sello de la corporación. Se menciona la necesidad de diligencia de apertura del Secretario, donde se haga constar el número de folios de que consta el libro y la fecha de inicio de transcripción de las sesiones. El arti. 199.5, en el caso de que no haya suficientes hojas al final del libro de actas, para la transcripción del acta de una sesión se añadirán las hojas necesarias mediante diligencia del Secretario. Así mismo, en cada tomo del libro de actas, se dictará diligencia donde se haga constar las fechas de las actas de sesiones que comprende. E. Dictámenes: Son propuestas que se someten al Pleno tras el estudio del expediente por la Comisión informativa (art. 97 ROF), conteniendo una parte expositiva y por otra el acuerdo a adoptar. Los dictámenes de las comisiones informativas son preceptivos y no vinculantes. El art. 123 ROF, señala que las Comisiones Informativas están integradas por miembros de la Corporación y tienen como función el estudio o informe de los asuntos que debe resolver el Pleno o la Junta de Gobierno local (cuando se refiera a competencias delegadas del Pleno), salvo cuando hayan de adoptarse acuerdos declarados urgentes. El art. 126.2 del ROF índica que los asuntos resueltos sin dictámen porque haya sido declarado urgente, se dará cuenta a la comisión informativa en la 1ª Sesión que celebre. F. Informes. El Jefe de la Dependencia competentes para tramitar el Expediente realizará un informe que ponga de manifiesto los antecedentes y las disposiciones legales o reglamentarias en que se funde. Art. 172 ROF. Será necesario el informe previo del Secretario y además en su caso del Interventor cuano lo solicite el Presidente de la Corporación o 1/3 de sus miembros o el asunto exija una mayoría especial para su aprobación. El informe contendrá: a) Enumeración clara y sucinta de los hechos. b) Disposiciones legales aplicables y alegaciones razonadas de la doctrina. c) Pronunciamientos que haya de contener la parte dispositiva. G. Propuesta: Es el Proyecto de decisión que se formula por el órgano administrativo al decisor del expediente. También debemos referirnos a la Propuesta de Resolución como el proyecto de resolución, que pertenece a la fase de terminación.

H. Proposición: Contemplada en el art. 97.2 del ROF como la Propuesta que se somete al Pleno relativa a un asunto incluido en el orden del día. Contiene una parte expositiva o justificación y un acuerdo a adoptar. No se podrá votar ni acordar nada si no esta incluido en el orden del día. Con carácter de urgencia podrá ser debatido y acordado pero siempre que el Pleno acuerde su inclusión en el orden del día. I. Moción: El art. 97.3 ROF lo define como la propuesta que se somete directamente al Pleno y podrá formularse tanto por escrito como oral. El art. 91.4 del ROF señala que en la sesión del Pleno, una vez concluido el orden del día y antes de pasar a Ruegos y Preguntas, el Alcalde preguntará si algún grupo político desea someter algún tema de carácter urgente que no esté incluido en el orden del día. Si el Pleno por mayoría absoluta lo acuerda, pasará al debate y en su caso votación. J. Resolución: Es el acto administrativo dimanante del órgano que tiene la competencia (Alcalde o Presidente) que pone fin al procedimiento administrativo y la Administración manifiesta su voluntad o decisión acerca del hecho objeto del procedimiento. En el debe aparecer: La voluntad expresa de la Administración, decidirá todas las cuestiones planteadas por los interesados y aquellas derivadas del mismo (art. 89.1 LRJPA), propuestas congruentes a las peticiones formuladas, la decisión de la Administración, que deberá ser motivada en los casos que determine la Ley y los plazos para recurrir su decisión. Las resoluciones del alcalde o presidente se plasmarán en un libro de actas. K. Acuerdos: Es también el acto por el cual se deciden todas la cuestiones planteadas en un expedientes, pero está reservado este término para el Pleno y la JGL. El art. 196.1 del ROF establece que los Acuerdos que adopten el Pleno y la Junta de Gobierno Local, cuando tengan carácter decisorio se publican y notifican en la forma prevista por la Ley (al igual que las Resoluciones), al igual que las resoluciones se plasmarán en un libro de actas L. Certificación: Es uno de los casos de la aplicación de la fe pública, es un acto administrativo de comprobación, caracterizado por su función autentificadora. Pueden ser de Juicio (cuando afirman la certeza de alguna cosa que queda a la libre apreciación o valoración del que certifica, médicos o pobreza por ejemplo) o de Conocimiento (se limitan a constatar aquello que consta en los libros y documentos administrativos). Los certificados de Juicio los emiten los Alcaldes y los de Conocimiento los Secretarios. Las certificaciones de descubierto contra los deudores por recursos, alcances o descubiertos les corresponderá a los interventores. El art. 205 del ROF indica que las certificaciones se expedirán por orden del Presidente de la corporación y con su visto bueno, rubricada al margen por el jefe de la unidad y con el sello de la corporación. El art. 206 del ROF señala que podrán expedirse certificaciones de resoluciones y acuerdos antes de ser transcritos aprobadas por el órgano competente, haciendo constar en la misma dicha circunstancia. El art. 105 de la CE y el 207 del ROF reconoce el derecho de los ciudadanos a obtener copias y certificaciones de los acuerdos, así como consulta de archivos y registros de la admón.. todos los actos, resoluciones y acuerdos de los órganos M. OTROS DOCUMENTOS Oficio: Es la comunicación escrita de un órgano administrativo con destinatario nominativamente determinado. Es un término genérico, normalmente contiene notas especiales que hablan de notificación, citación, emplazamiento o requerimiento.

Citación: Es la convocatoria con señalamiento del sitio, día y hora en que deba comparecer el citado. Emplazamiento: Es la convocatoria para comparecer dentro de un plazo que se señala. Requerimiento: Es un acto formal de intimidación que se hace a alguna persona para que entrege, haga o deje de hacer alguna cosa. Edictos: Son anuncios que tienen lugar cuando quiere darse general conocimiento de unos hechos o cuando no sea posible hacer la notificación personalmente. COMUNICACIONES Y NOTIFICACIONES. Las comunicaciones y las notificaciones son actos administrativos de trámite, cuya finalidad es dar a conocer a alguna persona algo que debe conocer para el mejor desarrollo del procedimiento (providencia, decreto, etc). Como su finalidad es la puesta en conocimiento de una determinada persona de un acto administrativo, los vicios de que puedan adolecer las comunicaciones y notificaciones no afectarán a la validez del acto comunicado o notificado. Se encuentra regulado en los artículos 58 al 61 de la LRJPA y en los artículos 192 al 195 del ROF. Fundamentalmente, los actos de comunicación pueden clasificarse en: a) Comunicaciones, que se dan entre órganos administrativos. b) Notificaciones, que se hacen a los ciudadanos, sean o no interesados en los expedientes. Comunicaciones. Las resoluciones de los Alcaldes y Presidentes de las Entidades Locales se extenderán a su nombre, y si las mismas se adoptan por delegación se hará constar esta circunstancia. Las comunicaciones que hayan de dirigirse a las Autoridades serán firmadas por el Alcalde o Presidente y las demás comunicaciones, que den traslado de acuerdos y resoluciones, serán firmadas por el Secretario. Todas las comunicaciones u oficios llevarán el sello de salida estampado y de ellos se unirá al expediente minuta rubricada. Notificaciones. El artículo 58 estable la notificación de los actos administrativos con los siguientes requisitos: 1. Se notificarán a los interesados los actos administrativos que afecten a sus derechos o intereses. 2. Esta notificación deberá efectuarse en el plazo de 10 días a partir de la fecha en que el acto se haya dictado y deberá contener el texto integro del acto. Deberá indicar si es o no definitivo en vía administrativa, la expresión de recursos que procedan y ante qué órganos y en que plazos de deben efectuar. 3. Las notificaciones que se realicen omitiendo alguno de los requisitos mencionados pero sí contuvieran el texto íntegro, se entenderá que surten efecto a partir de la fecha que el interesado realice actuaciones que supongan el conocimiento de su contenido. 4. Se entiende cumplida la obligación de notificar dentro del plazo máximo de duración de los procedimiento, y será suficiente cuando contenga al menos el texto íntegro de la resolución, así como el intento de notificación debidamente acreditado. El artículo 59 regula la Práctica de la notificación regulando lo siguiente: 1. Las notificaciones se practicarán por cualquier medio que permita tener constancia de la recepción por el interesado o su representante, así como de la fecha, la identidad y el contenido del acto notificado.

La acreditación de la notificación efectuada se incorporará al expediente. 2. En los procedimientos iniciados a solicitud del interesado, la notificación se practicará en el lugar que éste haya señalado a tal efecto en la solicitud. Cuando ello no fuera posible, en cualquier lugar adecuado a tal fin, y por cualquier medio conforme a lo dispuesto en el apartado 1 de este artículo. Cuando la notificación se practique en el domicilio del interesado, de no hallarse presente éste en el momento de entregarse la notificación podrá hacerse cargo de la misma cualquier persona que se encuentre en el domicilio y haga constar su identidad. Si nadie pudiera hacerse cargo de la notificación, se hará constar esta circunstancia en el expediente, junto con el día y la hora en que se intentó la notificación, intento que se repetirá por una sola vez y en una hora distinta dentro de los tres días siguientes. 3. Cuando el interesado o su representante rechace la notificación de una actuación administrativa, se hará constar en el expediente, especificándose las circunstancias del intento de notificación y se tendrá por efectuado el trámite siguiéndose el procedimiento. 4. Cuando los interesados en un procedimiento sean desconocidos, se ignore el lugar de la notificación o el medio a que se refiere el punto 1 de este artículo, o bien, intentada la notificación, no se hubiese podido practicar, la notificación se hará por medio de anuncios en el tablón de edictos del Ayuntamiento en su último domicilio, en el "Boletín Oficial del Estado", de la Comunidad Autónoma o de la Provincia, según cual sea la Administración de la que se proceda el acto a notificar, y el ámbito territorial del órgano que lo dictó. En el caso de que el último domicilio conocido radicara en un país extranjero, la notificación se efectuará mediante su publicación en el tablón de anuncios del Consulado o Sección Consular de la Embajada correspondiente. Las Administraciones públicas podrán establecer otras formas de notificación complementarias a través de los restantes medios de difusión, que no excluirán la obligación de notificar conforme a los dos párrafos anteriores. 5. La publicación, en los términos del artículo siguiente, sustituirá a la notificación surtiendo sus mismos efectos en los siguientes casos: a) Cuando el acto tenga por destinatario a una pluralidad indeterminada de personas o cuando la Administración estime que la notificación efectuada a un solo interesado es insuficiente para garantizar la notificación a todos, siendo, en este último caso, adicional a la notificación efectuada. b) Cuando se trata de actos integrantes de un procedimiento selectivo o de concurrencia competitiva de cualquier tipo. En este caso, la convocatoria del procedimiento deberá indicar el tablón de anuncios o medios de comunicación donde se efectuarán las sucesivas publicaciones, careciendo de validez las que se lleven a cabo en lugares distintos.» El artículo 60 señala que se publicarán aquellos actos administrativos cuando así lo establezca la norma que regule su procedimiento o cuando lo aconsejen razones de interés público, siempre respetando el contenido del artículo 58. El artículo 61 indica que si el órgano competente aprecia que la publicación de un acto lesiona derechos o intereses legítimos, se limitará a publicar en el Boletín una somera indicación del acto. Bibliografía utilizada: Admón. Corporaciones locales, Editorial Meta, Sevilla 2002. Centro del opositor – Madrid 2001. Centro de Estudios financieros, Valencia 2003.