Unidad 1 Introducción ala administración 1.1 Definición

La administración es una actividad inherente a cualquier grupo social. A partir de esto es posible conceptualizar la administración, en una forma simple, como: El esfuerzo coordinado de un grupo social para obtener un fin con mayor eficiencia y el menor esfuerzo posibles. Henry Sisk y Mario Sverdlik. Es la coordinación de todos los recursos a través del proceso de planeación, dirección y control, a fin de lograr los objetivos establecidos. Robert F. Buchele. El proceso de trabajar con y a través de otras personas a fin de lograr los objetivos de una organización formal. Harold Koontz y Cyril O’ Donnell. Es la dirección de un organismo social y su efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes. Isaac Guzmán Valdivia. Es la dirección eficaz de las actividades y la colaboración de otras personas para obtener determinados resultados. George R. Terry. Consiste en lograr un objetivo predeterminado, mediante el esfuerzo ajeno. American Management Association. La administración es la actividad por la cual se obtienen determinados resultados a través del esfuerzo y la cooperación de otros. José A. Fernández Arena. Es una ciencia social que persigue la satisfacci6n de objetivos institucionales por medio de una estructura y a trav6s del esfuerzo humano coordinado. Joseph L. Massie. Método por el cual un grupo en cooperación dirige sus acciones hacia metas comunes. Este m6todo implica t6cnicas mediante las cuales un grupo principal de personas (los gerentes) coordinan las actividades de otras.

Elementos del concepto Si se analizan detenidamente las anteriores definiciones, se puede observar que todos los autores concuerdan, de una u otra manera, en que el concepto de administración esta integrado por los siguientes elementos

1. Objetivo. Es decir, que la administración siempre esta enfocada a lograr fines o resultados.

2. Eficacia. Consiste en lograr los objetivos satisfaciendo los requerimientos del producto o servicio en términos de cantidad y tiempo. 3. Eficiencia. Se refiere a "hacer las cosas bien". Es lograr los objetivos garantizando los recursos disponibles al mínimo costo y con la máxima calidad. 4. Grupo social. Para que la administración exista, es necesario que se de siempre dentro de un grupo social. 5. Coordinación de recursos. Para administrar, se requiere combinar, sistematizar y analizar los diferentes recursos que intervienen en el logro de un fin común. 6. Productividad. Es la relación entre la cantidad de insumos necesarios para producir un determinado bien o servicio. Es la obtención de los máximos resultados con el mínimo de recursos, en términos de eficiencia y eficacia. Con los anteriores elementos es posible emitir una definición integral de la administración: Proceso cuyo objeto es la coordinación eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la máxima productividad.

Características La administración posee ciertas características inherentes que la diferencian de otras disciplinas.

Universalidad

Valor instrumenta l

Amplitud de ejercicio Unidad Temporal

Administración

Flexibilidad

Especificida d

Interdisciplinariedad

a) Universalidad. Existe en cualquier grupo social y es susceptible de aplicarse lo mismo en una empresa industrial que: en el ejército, e n u n hospital, en un evento deportivo, etc. b) Valor instrumental. Dado que su finalidad es eminentemente practica, la administración resulta ser un medio para lograr un fin y no un fin en si misma: mediante esta se busca obtener determinados resultados. c) Unidad temporal. Aunque para fines didácticos se distingan diversas fases y etapas en el proceso administrativo, esto no significa que existan aisladamente. La administración es un proceso dinámico en el que todas sus partes existen simultáneamente. d) Amplitud de ejercicio. Se aplica en todos los niveles o subsistemas de una organización formal. e) Especificidad. Aunque la administración se auxilie de otras ciencias y técnicas, tiene características propias que le proporcionan su carácter específico. Es decir, no puede confundirse con otras disciplinas afines como en ocasiones ha sucedido con la contabilidad o la ingeniería industrial. f) Interdisciplinariedad. La administración es afín a todas aquellas ciencias y técnicas relacionadas con la eficiencia en el trabajo. g) Flexibilidad. Los principios administrativos se adaptan a las necesidades propias de cada grupo social en donde se aplican. La rigidez en la administración es inoperante. 1.2 Importancia Después de haber estudiado sus características, resulta innegable la gran trascendencia que tiene la administración en la vida del hombre. Sin embargo, es necesario enunciar algunos de los argumentos más relevantes que funda me ntan la i mport ancia de e sta disciplina:

1. Con la universalidad de la administración se demuestra que esta es imprescindible para el adecuado funcionamiento de cualquier organismo social aunque, lógicamente, sea más necesaria en los grupos más grandes. 2. Simplifica el trabajo al establecer principios, métodos y procedimientos, para lograr mayor rapidez y efectividad.

3. La productividad y eficiencia de cualquier empresa están en relación directa con la aplicación d e una buena admini stración. 4. A través de sus principios la administración contribuye al bienestar de la comunidad, ya que proporciona lineamientos para optimizar el aprovechamiento de los recursos, para mejorar las relaciones humanas y generar empleos, todo lo cual tiene múltiples connotaciones en diversas actividades del hombre.

1.3 Objeto Una de las razones que hacen importante el estudio de la administración, es porque esta ciencia permite emplear con eficiencia los recursos humanos, financieros y materiales. Establece cómo obtener las oportunidades de actividad y actuación, además de representar el factor fundamental para planear, organizar, dirigir y controlar a fin de lograr un buen rendimiento dentro de las organizaciones. Debemos considerar que la civilización moderna, cada vez se ha ¡do integrando al esfuerzo colectivo, en cualquier clase de organización ya sea comercial, industrial, gubernamental, religiosa, política, etc.; la efectividad con que los individuos trabajan en conjunto o grupo, depende en gran medida de la ciencia administrativa y de las habilidades o aptitudes de sus dirigentes o administradores. No tendrían ninguna utilidad el exceso de recursos materiales que cualquier organización pudiese tener, si existe una mala administración que impide la correcta coordinación entre los recursos humanos, financieros y materiales de las empresas. Por esta razón algunos estudiosos de la ciencia administrativa, denominan a esta disciplina como aquella actividad que se encarga de la coordinación. Debe destacarse que en nuestro país, del 80% a 90% de las empresas fracasan por una mala administración. Así entonces, la administración representa la base del fracaso o del éxito para las organizaciones. Ante esto se debe pensar en el papel tan destacado que tiene el "administrador profesional" para las organizaciones. Esta conjunción de los recursos materiales y técnicos, es una característica esencial de toda actividad colectiva, tendiente a buscar objetivos comunes, con el menor costo en tiempo, dinero o recursos materiales, cumpliéndose aquí el principio económico que dice: Mínimo de recursos, Máximo de aprovechamiento, adoptando para tal fin los procesos básicos y los principios de la administración. En una empresa u organización la coordinación es esencial en toda actividad. También hay que considerar el nivel en que se presenta en un organismo productivo, social, religioso, político, etc. Por otra parte, se debe considerar que en las instituciones los individuos no realizan exclusivamente actividades administrativas, sino cumplen funciones de todo tipo, aunque no por ello se debe restar importancia a la administración.

De esta manera se advierte que en un sentido realista el objetivo de toda persona dedicada a la actividad de la coordinación debe ser obtener excedentes, lo que significa, en otras palabras, incrementar la producción de bienes o la prestación de servicios, logrando por consiguiente la productividad tan deseada. De ahí que su tarea debe propiciar el ambiente para la labor colectiva, de modo que cada integrante de la organización contribuya a los fines comunes con el menor costo de tiempo, dinero, esfuerzo o recursos materiales y humanos. Hay que tener en cuenta que los objetivos comunes deben ser conocidos y

discutidos por el grupo para poderlos realizar y verificar en la medida de las posibilidades de cada situación específica (administración por objetivos). Se puede así concluir que el fin o propósito de cada organización puede cambiar, variar o ser más difícil de definir, pero su objetivo básico administrativo no cambia. La ciencia administrativa1 trata con recursos materiales y de capital, pero lo que es fundamental es su relación estrecha con los recursos humanos, sin considerar que estos últimos estén capacitados o no para laborar. En el caso de que no lo estén, el administrador evidentemente empleará un programa de capacitación para esas personas. Por sus importantes implicaciones, el recurso humano será analizado en un capítulo específico posterior. 1.4 Funciones Del Administrador

De la “pirámide cargo-labor” se desprende las relaciones entre las distintas jefaturas, la corriente informativa y por supuesto la autoridad formal. Nos es común observar que cualquier organización se encuentra poblada por un conjunto de hombres con diversas jerarquías y funciones. Es así que vemos interactuar al Presidente de la compañía, al Gerente General, a los distintos gerentes, jefes, etc... Muchos individuos, todos con tareas disímiles. Pero qué tienen en común dichos hombres La tarea que lleva a cabo un “administrador” ha sido descripta en innumerables escritos, no obstante, me parece que un repaso de dichas tareas puede ser beneficioso a fin de poder calibrar nuestro accionar como ejecutivo. Existen 11 grandes cuestiones que debe atender todo administrador, las mismas son: 1. Representación. Esta función tiene que ver con la definición pura de la autoridad formal. Una organización esta constituida por un grupo de hombres y como consecuencia de ello se requiere que alguien cumpla el rol de vocero, de elemento aglutinante, de nexo ante la comunidad. El “administrador” en todo momento esta representando a la organización. Por tal razón, todo acto o proceder del ejecutivo; independientemente de la consecuencia que de ellos se pretende; son un modelo que el contexto analiza y utiliza en la elaboración de los juicios de valor para con el individuo que los realiza y de la organización donde él se encuentra involucrado.

2. Liderazgo. El administrador es el responsable directo del logro de los objetivos que la organización se ha planteado. Para ello se le brinda de los recursos necesarios, entre los cuales (constituyéndose en el más importante) se lo responsabiliza por la conducción de un grupo de hombres. El deberá conducir la labor de la organización en pos de la consecución de los objetivos propuestos, por tal, él debe liderar la operatoria. Aquí debemos recordar que la “organización formal” dota al administrador de “autoridad” y así dicho hombre se convierte en “jefe”. En este punto estamos hablando de tal asignación pero reconociendo que el ideal de todo jefe es constituirse en un verdadero “líder”; es decir, disponer de la autoridad que otorga la organización informal. Aquel administrador que en su figura se yuxtaponga la “jefatura” y el “liderazgo” tendrá el 100 % de la conducción del grupo dado que hará uso “autoridad” que le otorga la jerarquía formal y el “poder” que se desprende del liderazgo del grupo social. 3. Planificador. Este es un rol fundamental dentro de la organización, por consiguiente, se requiere de una visión integradora y del más alto nivel para llevarla a cabo. Se refiere a la capacidad de coordinación en el tiempo de los recursos disponibles (actuales y futuros; materiales, humanos e intangibles) en función de las necesidades operativas en directa relación a de los objetivos deseados De no cumplimentar dicha gestión, la organización, se encontraría actuando en forma reactiva (reacciona en función del estímulo directo) y no pro-activa; lo que conlleva una relativa lentitud en su respuesta y vulnerabilidad dado la dependencia al estímulo exterior. La planificación requiere la interpretación de las necesidades operativas y estratégicas y la disposición de los medios para satisfacer a las mismas. Solo aquel que se encuentra en el centro neurálgico de la organización, que tiene acceso del conocimiento de las capacidades y limitaciones de su estructura y que se encuentra en contacto con el entorno puede llevar a buen término esta tarea. El “administrador” es el único hombre que tiene dicha capacidad. 4. Enlace. Muchas veces en diversas películas de guerra se ve a un Oficial que cumple la función de “Oficial de Enlace” operando en otra fuerza a los efectos de ser un elemento de comunicación y coordinación.

El administrador ocupa gran parte de su tiempo oficiando de “hombre de enlace” con el contexto. La empresa se encuentra constituida por muchas personas. La gran mayoría de ellas tiene su epicentro de acción dentro de la organización; su cabeza está en su escritorio, con sus papeles y obligaciones funcionales. El ejecutivo, además de sus tareas operativas, tiene la responsabilidad de desarrollar y mantener un fluido contacto con el contexto. El objetivo perseguido no es otro que permitir a la empresa cambiar e inter-relacionarse con el mundo que la rodea. 5. Base de Datos e Centro de Información. El administrador es un cazador de datos e información. Su figura se asemeja a un pulpo donde cada información; al margen si es formal o informal; escrita, verbal o por otro medio; solicitada u ocasional e incluso una simple especulación; se convierte en una presa codiciada para su apetito voraz. Su puesto es un importante centro neurálgico de donde emanarán las decisiones que le permitirán a la organización competir e intentar cumplir con sus objetivos; ergo, la información es el combustible indispensable de tal gestión. De la cantidad, oportunidad y calidad de ella dependerá en gran parte el éxito. 6. Distribuidor. La información que dispone en “administrador” no es para su exclusivo uso. Dicho elemento es un recurso invalorable solo cuando es utilizado convenientemente por el o los individuos asignados para tal tarea. Por ende, el administrador debe saber distribuir la información que recolectó a la organización en su todo considerando para ello las particularidades de cada sector e individuo y la función que los mismos deben cumplir dentro del plan maestro. El administrador debe compartir y brindar la información a sus colaboradores directos e indirectos sabiendo que de no ser así le estaría quitando capacidad de respuesta a su empresa. Nadie mejor que él tiene la capacidad para capturar los datos del entorno, los miembros de la organización, en mayor o menor medida, les resulta dificultoso o poco transparente la visualización de la problemática exterior y cómo se interpreta ésta a la luz del “plan estratégico”.

7. Vocero. Como consecuencia directa de los puntos anteriores, el “administrador”, se constituye en el vocero oficial de la compañía. La voz de le organización, el hombre con quien hablar, negociar, acordar. Su voz es escuchada por la comunidad, más allá de su componente personal, como la palabra de la empresa a la que representa. Es en la voz del administrador una de las formas de comunicación de la organización. El poder de influencia que ejerce el CEO de cualquier empresa se debe a esto y no tanto a sus intrínsecas características de personalidad.

8. Intrapreneur. El “administrador” es una topadora que quiebra conformaciones petrificadas por el tiempo que solo le indican que “no” se puede hacer aquello; que “no” se tiene el presupuesto necesario; que “no” es lógica tal o cual medida; que el mercado “no” va a responder; etc.. El “administrador” es un soñador que embriaga a la organización con su sueño, le hace desear alcanzarlo, los motiva para poner en funcionamiento los procesos y los anima en el esfuerzo cotidiano. Para ello el “administrador” debe compartir sus pensamientos y permitir enriquecer los mismos mediante la participación de sus colaboradores. Así mismo muchas veces debe modular su plan en pequeños proyectos que son llevados a cabo en forma paralela o en diferentes tiempos a fin de hacerlos alcanzables y en la sumatoria de metas obtenidas lograr la satisfacción de los objetivos máximos. 9. Administrador de conflictos. La organización; al igual que los seres humanos; es encuentra en un proceso de cambio y dentro de un contexto igualmente cambiante. Esto origina un constante flujo y reflujo de estímulos (positivos y negativos); en otras palabras, vemos que la organización vive una continua crisis dado que la modificación del status quo es lo único que se mantiene fijo. Estas crisis dar fundamento a los conflictos, que no son otra cosa que la puja entre intereses contrapuestos o factores de poder de distinta especie. Dichos conflictos no se generan por la incapacidad o ignorancia del administrador de turno, hecho que permite que la cuestión se torne de tal magnitud que alcance proporciones críticas; aún al administrador más capaz y habilidoso les resulta

imposible anticiparse a todas las consecuencias de las acciones o decisiones que encaran. No existe organización en el mundo, que pueda prever todas las variables y contingencias posibles (Teoría de la Racionalidad Limitada); por tal, todo administrador invierte una gran parte de su tiempo en dar solución a los conflictos. De no cumplirse con tal misión, la organización caería en un profundo caos que la paralizaría y desintegraría por completo, impidiendo así el logro de los objetivos propuestos.

10. Facilitador de recursos. Esta función tiene dos grandes aristas. La primera es la definir y asignar los recursos para cada unidad. La segunda es la de estar atento y predispuesto a facilitar cualquier otro recursos que los distintos sectores puedan necesitar para cumplir su misión. La errónea asignación de recursos o el escatimar los mismos solo permiten asegurar el fracaso de la organización. 11. Negociador. Una gran parte del tiempo disponible del “administrador” estará comprometido con la “negociación”. Dado que es él la persona que puede disponer de los recursos de la organización el peso de la negociación siempre pasará por sus hombros. Por tanto, dicha gestión pasa a ser una rutina de la función. La negociación podrá ser con factores externos o internos, por problemas estratégicos o aparentemente menores, no obstante, todo aquello que comprometa en todo o en parte a la organización es responsabilidad del “administrador”, por ende, él estará comprometido en la resolución del conflicto. Las funciones que antes detallamos, no pretende ser un listado acabado de las innumerables tareas que realiza un “administrador” en una organización moderna. El concepto de “administrador” clásico ya caducó. Este se asocia a la idea de mantener un esquema dado en el tiempo. Hoy estamos hablando de una función eminentemente dinámica, competitiva y exigente. El “administrador” actual se debe asociar al Capitán de buque en el medio de una violenta tormenta, donde además de lidiar con la problemática interna de su organización debe evaluar el contexto y tomar decisiones que lleven a su nave al puerto (objetivo) deseado.

Ninguna función dentro de la organización tiene la importancia como la del “administrador”. Es él único responsable de llevar a destino a la empresa. FUNCION GENERAL Trabajo que consiste en planificar, organizar, dirigir y controlar la administración interna de la empresa y participar en la elaboración de la política administrativa de la misma. Atender y brindar soluciones a conflictos y problemas laborales que se presentan. FUNCIONES ESPECÍFICAS Planificar, coordinar, dirigir y controlar las funciones del Departamento, optimizando la utilización periódica de los recursos. Participar en el planteamiento de políticas y estrategias de administración de recursos humanos de la Empresa. Participar en las reuniones de Junta Mixta, atender los planteamientos de los trabajadores y resolver los conflictos entre Empresa y Sindicato. Determinar las necesidades de la organización en lo que se refiere a registros, archivos, información comunicaciones y otros servicios comunes. Coordinar y participar con la dirección general, gerente de división y los jefes de otros departamentos en la elaboración de la política administrativa. Planear y organizar los servicios administrativos y los servicios comunes. Establecer los procedimientos que han de seguirse para asegurar el buen funcionamiento de los servicios de información y comunicación entro los diferentes departamentos de la Empresa. Velar por observancia y el cumplimiento de las obligaciones legales de la organización. Preparar memorias e informes de labores cuando el caso lo requiera. Negociar con los proveedores de los diversos servicios comerciales y otros como seguro médico, seguro de vida, seguro de accidentes. Coordina la colocación de avisos de puestos vacantes de las diferentes divisiones administrativas. Establecer los procedimientos de avisos de puestos vacantes. Coordina la publicación de dichas vacantes. Distribuir las políticas y procedimientos nuevos o revisados de recursos humanos entre todos los empleados y mandos medios a través de boletines, juntas, memoranda y/o contacto personal. Llevar a cabo la contratación de personal en base a los informes y pruebas psicotécnicas aportadas. Aplicar las medidas disciplinarias vigentes en la Empresa y velar porque se cumplan las normas de personal Controlar la adecuada administración de las prestaciones que se tienen dentro de la Empresa. - Colaborar con el Departamento de Seguridad Industrial para la verificación de medidas adecuadas que resguarden la integridad de los trabajadores.