EL CONTROL INTERNO EN LA GESTION DE LOS ADMINISTRADORES

CONTENIDO 1. CONCEPTOS 2. ROLES Y RESPONSABILIDADES

3. EL CONTROL INTERNO Y EL PROCESO ADMINISTRATIVO 4. OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO

5. COMPONENTES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 6. EL AUTO-CONTROL

7. HERRAMIENTAS PARA AUTO-EVALUACIONES DE CONTROL

1.

CONCEPTOS

¿ QUE ES EL CONTROL INTERNO? Según la Declaración de Normas de Auditoría Interna No. 1 (SIAS 1): Es cualquier acción que lleva a cabo la administración para aumentar la probabilidad de que se lograran las metas y los objetivos.

1.

CONCEPTOS

¿ QUE ES EL CONTROL INTERNO? Según informe COSO (Committe of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission): Es un proceso efectuado por el Consejo de Administración, la Dirección y el resto del personal de una Entidad, diseñado para proporcionar una razonable seguridad respecto al logro de objetivos, dentro de las siguientes categorías: Eficacia y eficiencia de las operaciones, confiabilidad de la información financiera y cumplimiento con leyes y normas aplicables.

1.

CONCEPTOS

¿ QUE SE ENTIENDE POR ADMINISTRADORES? Todo aquel que dentro de la empresa planea, organiza, dirige y/o controla

recursos/actividades

para alcanzar metas y objetivos.

Son todos los

integrantes de la organización, con distintos niveles de responsabilidad y autoridad.

2.

ROLES Y RESPONSABILIDADES

SIAS 1, describe los siguientes roles sobre el control interno: • La administración debe planear, organizar y dirigir de tal forma, que pueda dar una garantía razonable de que se lograran los objetivos y metas establecidas. • Los auditores internos examinan y evalúan los procesos de planeación, organización y dirección para determinar si existe garantía razonable de que se lograran los objetivos y metas.

2.

ROLES Y RESPONSABILIDADES

• Los auditores externos evalúan “el control interno contable” de acuerdo a los parámetros establecidos en las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas. • Los comités de auditoria tienen responsabilidades de dirección y supervisión, en lo relativo al cumplimiento de la auditoria interna y externa. • El consejo de administración tiene responsabilidades de dirección y supervisión en lo relativo al desarrollo de las funciones delegadas.

2.

ROLES Y RESPONSABILIDADES

Entonces, corresponde a la máxima autoridad jerárquica de la empresa la responsabilidad de organizar, establecer y mantener el sistema de control interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y fines de la organización.

2.

ROLES Y RESPONSABILIDADES

El equipo gerencial designa al responsable de cada función dentro de su unidad y establece políticas y procedimientos de control interno más específicos para los funcionarios que tienen a su cargo la operación de las diversas unidades.

2.

ROLES Y RESPONSABILIDADES

Todo el personal tiene responsabilidades sobre el control interno, las cuales deben formar parte, explicita o implicita, de la descripcion del trabajo de cada uno. Asumiendo el compromiso de comunicar problemas y violaciones que se observen, que afecten el logro de los objetivos.

3.

EL CONTROL EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO

MODELO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO  PLANIFICACION  ORGANIZACIÓN  EJECUCION  CONTROL

3.

EL CONTROL EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO

PLANIFICACION • IDENTIFICA Y JERERQUI ZA REQUERIMIENTOS. • ESTABLECE OBJETIVOS A CORTO Y LARGO PLAZO.

• DEFINE CONTROLES: METAS OPERACIONALES Y FINANCIERAS

3.

EL CONTROL EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO

ORGANIZACION • DISPONE Y DESTINA: TRABAJO AUTORIDAD RECURSOS • ADECUA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA A LOS OBJETIVOS Y RECURSOS • FORMULA Y SOMETE PRESUPUESTO PARA OBTENER RECURSOS Y LOGRAR OBJETIVOS

3.

EL CONTROL EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO

DIRECCION • ESTABLECE ATMOSFERA ADECUADA DE DIRECCION Y MOTIVACION PARA QUE EL EQUIPO DE LO MEJOR DE SI • EJECUTA PROCEDIM. PARA: ADQUIRIR MATERIALES Y EQUIPOS CONTRAT. OBRAS Y SERVICIOS ADMINISTRAR CONTRATOS

3.

EL CONTROL EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO

CONTROL

• MIDE EL DESEMPEÑO ACTUAL Y LO COMPARA CON LAS METAS

3.

EL CONTROL EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO

PROCESO DE GERENCIA

DIRECCIÓN

PLANIFICACIÓN Definir objetivos Sistema . de procedimientos

ORGANIZACIÓN

Definir responsabilidades Coordinar esfuerzos

CONTROL

Mando; Coordinación y Seguimiento

Análisis del entorno Identificación de riesgos Establecer controles

EL CONTROL INTERNO ES PARTE INTEGRAL DE LA GERENCIA

4.

OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO

• ¿ En qué medida los controles

garantizan la veracidad e integridad de la información financiera y operacional?

ADMINISTRADOR

• ¿ En qué medida los controles garantizan la actuación de acuerdo a normas, políticas, planes, procedimientos, leyes y reglamentos?

• ¿ En qué medida los controles garantizan la protección de los activos?

4.

OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO

• ¿ En qué medida los controles

contribuyen al uso económico y eficiente de los recursos?

ADMINISTRADOR

• ¿ En qué medida los controles garantizan el logro de los objetivos y metas establecidas de acuerdo a los planes y programas?

5.

COMPONENTES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Modelo COSO Estructura integrada de control:

• Cinco componentes • Diecisiete factores

5.

COMPONENTES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

• Entorno de Control: Aporta el ambiente en que las personas desarrollan sus actividades y cumplen sus responsabilidades de control • Evaluación de los Riesgos: En relación con el cumplimiento de los objetivos • Actividades de Control: Asegura la puesta en práctica de directrices para hacer frente a los riesgos

• Información y Comunicación: Para toda la organización • Supervisión: Todo el proceso es supervisado y modificado según las circunstancias

5.

COMPONENTES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

MODELO COSO ADAPTADO Ambiente de Control

Estructura de Control

Actividades de Control

Información y Monitoreo

Comunicación - Información Retroalimentación • Etica • Integridad • Valores • Actitudes • Competencias • Estilo Gerencial

• • • • • • •

Políticas Planes Organización Roles Procedimientos Normas Leyes

• Análisis/Riesgo • Verificaciones • Validaciones • Revisiones • Seguridad • Contraloría

• Sistemas • Medición • Informes: • Financieros • Operacionales

6.

EL AUTO-CONTROL

USTED ES EL MEJOR CONOCEDO R DE SUS PROCESOS

ES UNA ACTITUD PERSONAL

AUTO-CONTROL

ORGANIZACIONES INTERNAS DE CONTROL

ANALIZAR SU ENTORNO ¿Quién debe?...

ENTES EXTERNOS DE CONTROL

¡ USTED !

IDENTIFICAR SUS RIESGOS ¿Quién debe?...

ESTABLECER SUS CONTROLES ¿Quién debe?...

6.

EL AUTO-CONTROL

• Proceso a través del cual se examina y evalúa la efectividad del control interno con la finalidad de otorgar una razonable garantía en el logro de los objetivos organizacionales. • Es realizado por los responsables de la operación y por los encargados de alcanzar los objetivos.

6.

EL AUTO-CONTROL

• La metodología de Auto Evaluación del Control (AEC) consiste en revisar los objetivos del negocio, los riesgos involucrados con su impacto y evaluar los controles internos existentes, a efectos de diseñar actividades de control que permitan administrar o mitigar dichos riesgos.

6.

EL AUTO-CONTROL

CARACTERISTICAS DE UN BUEN CONTROL REVELAR TENDENCIAS Y SITUACIONES

EFECTIVO CLARO ECONOMICO ACEPTADO FACTIBLE OPORTUNO

6.

EL AUTO-CONTROL

¿QUE ROL DESEMPEÑA EL AUDITOR INTERNO? Según las normas del Instituto de Auditores Internos (IIA), debe ayudar a la organización a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestión de riesgos, control y dirección.

¿COMO LO DEBE CUMPLIR? Asumiendo el compromiso de contribuir al logro de los objetivos mediante el examen independiente (aseguramiento) y fomentando la cultura de control (rol consultor). Debe impulsar y liderar los procesos de análisis de riesgos y auto-evaluación del control.

6.

EL AUTO-CONTROL

Asumiendo el compromiso…. Misión (modelo) Apoyar a la Dirección de la Corporación, mediante la promoción y evaluación del Sistema de Control Interno, para lograr su fortalecimiento, contando con personal profesional altamente calificado y con tecnología de vanguardia.

Visión (modelo) Ser una organización estratégica, reconocida por su efectivo aporte al fortalecimiento del Sistema de Control Interno, para contribuir al logro de los objetivos de la Corporación.

6.

EL AUTO-CONTROL

Fomentando la cultura de control….. • Reuniones de planificación y ejecución. • Presentaciones a la gerencia. • Participando como facilitador en talleres y

eventos internos relacionados con el control. • Medios impresos y virtuales

(pagina intranet) .

6.

EL AUTO-CONTROL

7.

HERRAMIENTAS PARA AUTOEVALUACIONES DE CONTROL

• Metodología de AEC HERRAMIENTAS DE EVALUACION

COMPONENTES Evaluación Riesgos

de Talleres Autoevaluación Control y Matriz Riesgo/Control

Actividades Control

de Talleres Autoevaluación Control y Matriz Riesgo/Control

Ambiente Control

de Encuesta

Información Comunicación

y Encuesta

Evaluación y Retroalimentación

Encuesta

PROCEDIMIENTOS

Participación de los niveles de operativos en: del de  Identificación de objetivos  Identificación de riesgos de  Identificación de controles del  Asignar prioridades a los de riesgos más relevantes mediante votación  Determinar planes de acción correctiva  Informe de compromisos de mejora Aplicación a todo el participante del TAC

personal

 Recopilación de datos por el Auditor Interno  Análisis de Información  Clasificación de Datos  Informe

7.

HERRAMIENTAS PARA AUTOEVALUACIONES DE CONTROL

• Formato de análisis de riesgos Muy Alto

EMPRESA / UNIDAD DE NEGOCIO: PROCESO: SUB-PROCESO:

I m p a c t o

Alto Medio Alto Medio Bajo Bajo Muy Bajo

RESPONSABLE:

OBJETIVO DEL PROCESO

RIESGOS ASOCIADOS

ACCIONES MITIGADORAS DE RIESGOS

Muy Bajo Medio Medio Bajo Bajo Alto Frecuencia

Impacto (Máxima Exposición Financiera)

Alto

Alto

Frecuencia ocurrencia del 1 al 5

7.

HERRAMIENTAS PARA AUTOEVALUACIONES DE CONTROL

• Cuestionarios de evaluación de control Estructura de Control: Políticas ¿Existen directrices o principios generales para la conducción de la organización, las cuales orienten y gobiernen sus acciones? Planes ¿Se encuentran claramente definidas y comunicadas las acciones previstas para alcanzar las metas y objetivos fijados por la organización?

Descripción Valor (*) y/o Comentarios

Organización ¿La estructura funcional de la organización garantiza el cumplimiento de los objetivos establecidos? Roles ¿Las tareas y responsabilidades asociadas a una persona o puesto dentro de la estructura organizativa se encuentran adecuadamente asignadas y observan compatibilidad y adecuada segregación de funciones? Procedimientos ¿Existen procedimientos formales y vigentes para cada una de las tareas de la organización? Normas ¿Existen normas formales y vigentes que regulen el desempeño de las actividades de la organización? (*) Escala de Valoración: 1 Fuerte; 2 Adecuado; 3 Medianamente Adecuado; 4 Inadecuado; 5 Muy inadecuado

Acciones a considerar

7.

HERRAMIENTAS PARA AUTOEVALUACIONES DE CONTROL

• Estadísticas de diagnóstico AMBIENTE DE CONTROL

ESTRUCTURA DE CONTROL

ACTIVIDADES DE CONTROL

INFORMACIÓN Y MONITOREO

T

XX XX XX TOTAL

XX (XX%)

XX XX XX

XX XX XX XX (XX%)

XX (XX%)

XXX

XX XX XX XX (XX%)

XX XX XX

7.

HERRAMIENTAS PARA AUTOEVALUACIONES DE CONTROL

• Posibles debilidades de control • Raramente se revisa la lista de proveedores con la finalidad de determinar si existen • Contratos sustanciales sin ofertas competitivas • La lista de proveedores nunca cambia • Las decisiones de compras las toma una sóla persona • Castigos inusuales de cuentas incobrables

• Los gastos anuales aumentan más que el índice de inflación • Proceso de facturación confuso (incluye repartos parciales, substituciones o cambios) • No se realiza inventario físico ni se concilia con la existencia en libros • Compras divididas para evadir límites de autorización

7.

HERRAMIENTAS PARA AUTOEVALUACIONES DE CONTROL

• Posibles debilidades de control • Discrepancias no aclaradas en el inventario • Empleados que no acatan las reglas profesionales y legales

• No hay segregación de las funciones relacionadas con el efectivo • La calidad de los artículos adquiridos decae considerablemente

• Créditos amplios o frecuentes a un cliente específico • Falta de revisión por parte de un individuo que no participe en la elaboración de facturas • Negocio desventajoso mediante un contacto en particular • Gerentes clave con un alto nivel de autonomía

REFLEXION FINAL En una organizacion todos tenemos una cuota de responsabilidad en EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO: El directorio, la gerencia media y el resto del personal. De alli que nadie debe sentirse excluido de la posibilidad de promover mejoras ni eximido de la responsabilidad de buscarlas. El auditor es responsable por medir la eficiencia y efectividad del sistema de control y por impulsar el proceso de Auto Evaluación del Control.