DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

EJEMPLO DE PUESTOS DE TRABAJO DEL PROCESO DE CONTABILIDAD

DIPLOMA DE ESPECIALIZACION EN DIRECCIÓN DE ORGANIZACIONES DE ECONOMIA SOCIAL

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

PUESTO DE TRABAJO: Responsable de contabilidad PROCESO: Contabilidad

A. Tareas en las que intervienen documentos DOCUMENTO QUE RECIBE/GENERA Justificantes de operaciones internas

OPERACIONES QUE REALIZA

DESTINO DEL DOCUMENTO

- Precontabiliza aquellas operaciones, de carácter especial, que no son competencia de los responsables de los distintos departamentos. - Distribuye:

Nota interna de precontabilización

Justificante

Administrativo de contabilidad

Justificante (copia)

Lo conserva

- Antes de autorizar el cierre de ejercicio, genera una nota interna de precontabilización en la que recoge las periodificaciones a efectuar, y que corresponden a operaciones cuyo devengo no coincide con el período contable. - Distribuye:

Borrador de introducidos

apuntes

Nota interna

Administrativo de contabilidad

Nota interna (copia)

La conserva

- Recibe los borradores del administrativo de contabilidad y se informa de su contenido.

Borrador de apuntes de buzón

- Comprueba subsanado.

Relación de anomalías

- Señala, en los casos en que sea necesario, los criterios contables a aplicar.

que los errores producidos se han

- Distribuye: Borradores de

Administrativo de contabilidad

Relación de í

La destruye

DIPLOMA DE ESPECIALIZACION EN DIRECCIÓN DE ORGANIZACIONES DE ECONOMIA SOCIAL

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

Nota de comunicación interna

- Con la periodicidad que considere oportuna, genera una nota de comunicación interna, para el administrativo de contabilidad, en la que relaciona las cuentas a conciliar y los períodos de dicha conciliación. - Distribuye: Administrativo de contabilidad

Nota interna

Cuentas sin movimiento Cuentas con saldo X

- Recibe los contabilidad.

documentos

del

administrativo

de

Balance general

- Se informa de su contenido y los utiliza para preparar las informaciones con destino a la Dirección de la Empresa.

Balance de situación

- Distribuye:

Cuentas de explotación

Documentos oficiales de declaración/ liquidación (IVA, IRPF, etc.)

Borrador de consolidación Hoja de precontabilización

Documentos

Los conserva

- Los recibe del administrativo de contabilidad y se informa de su contenido. - Distribuye: Doc. declaración

Entidades públicas

Doc. liquidación

Responsable de tesorería

- Cuando exista la necesidad de realizar la consolidación de los estados contables en las diversas sociedades del grupo, prepara un borrador con los criterios a utilizar y precontabiliza los ajustes a realizar. - Distribuye: Borrador consolidación Hoja precontabilización

Nota de comunicación interna

-

Al finalizar el ejercicio contable, genera una nota de comunicación interna con las informaciones que se deben obtener y, posteriormente, otra con las instrucciones específicas para realizar el cierre y borrado anual de dicho ejercicio.

-

Distribuye:

DIPLOMA DE ESPECIALIZACION EN DIRECCIÓN DE ORGANIZACIONES DE ECONOMIA SOCIAL

Administrativo de contabilidad

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

Notas internas

Balance de situación Cuenta de pérdidas y ganancias Memoria Informe de gestión

Administrativo de contabilidad

- Solicita los datos necesarios, al administrativo de contabilidad, y confecciona las cuentas anuales y el informe de gestión de la empresa. - Distribuye: Cuentas anuales

Registro

Informe de gestión

Registro

DIPLOMA DE ESPECIALIZACION EN DIRECCIÓN DE ORGANIZACIONES DE ECONOMIA SOCIAL

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

B. Tareas en las que no intervienen documentos

1. En el plano legal

- Estudiar e interpretar la normativa de carácter legal que afecte a las características del tipo de registro a utilizar (Plan de Cuentas), a los procedimientos de registro, a los documentos justificativos, a la formación de las cuentas anuales y a la publicidad de las cuentas. - Estudiar e interpretar las recomendaciones que realice la auditoría externa en materia legal. - Elaborar, en colaboración con los responsables de contabi-lidad de las distintas empresas los procedimientos de control a implantar. - Proponer y consultar los cambios a realizar a Gerencia y a los departamentos afectados y, una vez aceptados: . Realizar las reuniones que sean necesarias para implantar los nuevos procedimientos.

2. En el plano fiscal

- Estudiar e interpretar las normas y directrices que, en materia contable, publique el ICAC u otros organismos como consecuencia de preceptos fiscales y que afecten a crite-rios de valoración, de registro o de informaciones a elaborar. - Estudiar e interpretar las recomendaciones que realice la asesoría externa en materia fiscal. - Participar con el responsable del área financiera en la definición de la estrategia a seguir en las inspecciones fiscales y en la definición de los programas de trabajo a realizar y en el cumplimiento de los mismos. DIPLOMA DE ESPECIALIZACION EN DIRECCIÓN DE ORGANIZACIONES DE ECONOMIA SOCIAL

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

- Poner en conocimiento de los diferentes responsables las incidencias que se produzcan en las inspecciones fiscales y estudiar, en colaboración con ellos, el plan de actuación a seguir. - Elaborar, junto con los responsables de las diferentes áreas, los ajustes a relizar como consecuencia de las actas o de las recomendaciones de la inspección fiscal. - Elaborar las normas de carácter fiscal que haya que cumplir y los procedimientos para su ejecución. - Proponer y consultar los cambios a realizar a Gerencia y a los departamentos afectados y, una vez aceptados: . Realizar las reuniones que sean necesarias para implantar los nuevos procedimientos. - Revisar las declaraciones de impuestos que se realicen periódicamente.

3. En cuanto a la auditoría

- Participar, con los responsables de otros departamentos, en la definición de la estrategia a seguir en las intervenciones de la auditoría externa, en la definición de los programas de trabajo a realizar y en el cumplimiento de los mismos. - Ejecutar los trabajos de apoyo que haya que realizar como consecuencia de la realización de la auditoría. - Facilitar a los auditores externos la documentación que le sea solicitada. - Facilitar a los auditores externos, los papeles de trabajo confeccionados como consecuencia de la realización de las pruebas de cumplimiento.

DIPLOMA DE ESPECIALIZACION EN DIRECCIÓN DE ORGANIZACIONES DE ECONOMIA SOCIAL

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

- Poner en conocimiento de los responsables de los distintos departamentos la situación del trabajo y las incidencias que se puedan producir en las intervenciones de auditoría. - Preparar los ajustes a realizar como consecuencia de las recomendaciones de la auditoría. - Elaborar, junto con los responsables de los distintos depar-tamentos, las normas y procedimientos a seguir como conse-cuencia de las recomendaciones derivadas de la auditoría. - Proponer y consultar los cambios a realizar a Gerencia y a los departamentos afectados y, una vez aceptados: . Realizar las reuniones que sean necesarias para implantar los nuevos procedimientos.

4. De control de operaciones - Revisar, periódicamente, los trabajos que son competencia del departamento. - Revisar, mensualmente, la ejecución de los trabajos (fundamentalmente periodificaiones) que permiten la obtención de los Estados económicos y financieros correctos. - Supervisar, antes de su contabilización, la determinación de las dotaciones de provisiones a realizar. - Decidir los usuarios y los períodos a bloquear. - Autorizar los períodos que pueden incluirse en los libros oficiales. - Supervisar y/o definir los criterios de los asientos contables que se deriven de los acuerdos de Junta o del expediente de sociedades.

5. En el cierre del ejercicio DIPLOMA DE ESPECIALIZACION EN DIRECCIÓN DE ORGANIZACIONES DE ECONOMIA SOCIAL

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

- Efectuar el seguimiento de la situación de los trabajos de cierre del ejercicio. - Supervisar los asientos de ajuste antes del cierre y los asientos de cierre ejecutados. - Definir y preparar los asientos de ajuste del beneficio económico para determinar el beneficio fiscal. - Preparar los asientos que se consideren necesarios para recoger los aspectos fiscales del cierre (Desgravaciones, etc.). - Supervisar los asientos de ajuste del beneficio económico a beneficio fiscal. - Determinar las partidas que sea necesario aclarar antes de realizar los procesos de cierre definitivo de la contabilidad anual. - Controlar el registro de la contabilidad oficial y encargarse de la realización de la correspondiente memoria anual.

6. En cuanto a la consolidación de los estados económicos y financieros

- Mantener actualizadas las tablas que definen el perímetro de consolidación. - Revisar, en el cierre de ejercicio, los asientos de ajuste del beneficio económico a beneficio fiscal en cada uno de los niveles de consolidación. - Revisar antes del cierre del ejercio, las partidas que efecten a la consolidación y que sea necesario aclarar.

DIPLOMA DE ESPECIALIZACION EN DIRECCIÓN DE ORGANIZACIONES DE ECONOMIA SOCIAL

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

PUESTO DE TRABAJO: Administrativo de contabilidad PROCESO: Contabilidad

A. Tareas en las que intervienen documentos DOCUMENTO QUE RECIBE/GENERA

OPERACIONES QUE REALIZA

Facturas, notas de cargo, notas de abono

- Recibe los justificantes de los distintos departamentos y se informa de su contenido.

DESTINO DEL DOCUMENTO

- Comprueba si los datos formales son correctos y, en su caso, si vienen con el V.B. de los distintos responsables: .

Nombre y apellidos

.

Razón social

.

DNI/CIF

.

Domicilio

- Si los documentos no cumplen los requisitos formales, contactará con los distintos departamentos y gestionará la corrección de los mismos: Documentos

Facturas, notas de cargo, notas de abono

Los conserva

- Cuando los documentos cumplen los requisitos formales, verifica que pertenezcan a un período no bloqueado. - Introduce, en el ordenador, los apuntes contables correspondientes. - Referencia los documentos con los datos generados en la introducción de apuntes:

-

.

Empresa

.

Diario

.

Página y línea utilizada

.

Fecha de contabilización Distribuye: Documentos

DIPLOMA DE ESPECIALIZACION EN DIRECCIÓN DE ORGANIZACIONES DE ECONOMIA SOCIAL

Los conserva

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

Documentos soporte de asientos tipo

- Recibe los documentos de los responsables de los distintos departamentos. - Se informa de su contenido y comprueba que el asiento tipo que corresponde a los apuntes a efectuar existe. - Si el asiento tipo no existe, solicita el criterio a utilizar al responsable de contabilidad y lo da de alta en el ordenador.

Documentos soporte de asientos tipo

- Recupera el asiento tipo y comprueba los datos base del mismo (cuentas, conceptos, importes, etc.). - Confirma o modifica el asiento y le asigna la fecha correcta de contabilización. - Distribuye: Lo conserva

Documentos

Apuntes automáticos de otros subsistemas

- Con periodicidad diaria, correspondientes buzones de subsistemas.

comprueba apuntes de

los otros

- En caso de que haya asientos contables pendientes de contabilizar, efectúa el traspaso de los mismos al borrador de entradas.

Borrador de introducidos

apuntes

Borrador de anomalías

- Una vez generados los asientos contables, tanto los de introducción directa como los procedentes de otros subsistemas, genera los correspondientes listados de comprobación y de anomalías. - Comprueba y corrige los errores producidos en la introducción de los apuntes. - Distribuye: Borrador de apuntes

Borrador de í

Justificantes de operaciones internas

- Recibe los justificantes del responsable de contabilidad

Ajustes ficación

- Efectúa la contabilización de los mismos, ya sea por introducción de apuntes o por asientos tipo.

por

periodi-

y se informa de su contenido.

DIPLOMA DE ESPECIALIZACION EN DIRECCIÓN DE ORGANIZACIONES DE ECONOMIA SOCIAL

Responsable de contabilidad Responsable de contabilidad

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

- Genera los listados de comprobación y anomalías correspondientes. - Distribuye:

Borrador de apuntes

Borrador de í Borrador de apuntes

Responsable de contabilidad Responsable de contabilidad

- Lo recibe del responsable de contabilidad. - Si en dicho borrador, el responsable de contabilidad ha señalado cambios a realizar, procede realizarlos. - Finalmente, efectúa la actualización de dichos asientos (paso de asientos de borrador a definitivos).

Documentos soporte (facturas, justificantes, etc.) Borradores de apuntes

- Recoge y clasifica los documentos utilizados siguiendo las normas de control interno de la empresa. - Distribuye: Documentos

Relaciones para liquidación/declaración (IVA, IRPF, ingresos y pagos, etc).

Archivo

- Con antelación suficiente y siguiendo las instrucciones del responsable de contabilidad, genera las relaciones correspondientes. - Comprueba, dentro del alcance de su responsabilidad, la veracidad de los datos. - Distribuye:

Relaciones

DIPLOMA DE ESPECIALIZACION EN DIRECCIÓN DE ORGANIZACIONES DE ECONOMIA SOCIAL

Responsable de contabilidad

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

Relaciones para liquidación/ declaración

- Recibe las relaciones del responsable de contabilidad y comprueba si hay que realizar modificaciones

Documentos de liquidación/declaración

- Prepara los documentos de liquidación y/o declaración, tomando como base las relaciones correspondientes y siguiendo las instrucciones del responsable de contabilidad. -

Distribuye:

Relaciones

Docum. /

Cuentas sin movi-miento Cuentas con saldo X Balance general Balance de situación

Archivo Responsable de contabilidad

- Con la periodicidad que establezcan las normas de control interno procede a obtener las distintas informaciones. - Previamente a la obtención de los balances de situación y de las cuentas de explotación, introduce extracontablemente, el valor inicial y final de las existencias para el período que va a tratar.

Cuentas de explota-ción . Asiento tipo de existencias. - Distribuye: Informaciones

DIPLOMA DE ESPECIALIZACION EN DIRECCIÓN DE ORGANIZACIONES DE ECONOMIA SOCIAL

Responsable de contabilidad

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

Nota de comunicación interna

- La recibe del responsable de contabilidad cuando a de proceder a realizar conciliaciones de cuentas.

Movimientos de cuentas

- Obtiene el listado de movimientos de cuentas y realiza la conciliación correspondiente. - Distribuye:

Nota de comunicación interna

Nota interna

La destruye

Movimientos cuentas

Responsable de contabilidad

- La recibe del responsable de contabilidad con las instrucciones y criterios para realizar el cierre de ejercicio. - Obtiene las informaciones previas al cierre, genera los asientos de cierre y ejecuta los procesos de borrado de movimientos y reapertura de cuentas.

- Distribuye:

Informaciones cierre

Responsable de con-tabilidad y/o archivo

Nota interna

Archivo

DIPLOMA DE ESPECIALIZACION EN DIRECCIÓN DE ORGANIZACIONES DE ECONOMIA SOCIAL