Effiziente und haftungsminimierte Kundenverwaltung im Zeitalter der Digitalisierung Stefan Liebig, Geschäftsführer vfm-Gruppe Robert Schmidt, Geschäftsführer vfm-Gruppe

Vorstellung vfm Konzept GmbH  Gründung 2012 als Dienstleistungsunternehmen innerhalb der vfm Gruppe  Lizenzinhaber von Keasy  Die vfm Gruppe besteht aus 5 Firmen und bietet als Verbund Dienstleistungen für 400 unabhängige Vermittlerunternehmen.

 Seit 1995 als Dienstleister am Markt  Unabhängiges, inhabergeführtes Familienunternehmen mit Ursprung in 1971  80 Mitarbeiter, davon 12 Mitarbeiter im IT-Bereich  vfm Gruppe gehört lt. dem Cash-Magazin in 2014 zu den Top 10 der umsatzstärksten Maklerpools/Verbünde in Deutschland (25,5 Mio. Courtageumsatz in 2015)

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Solidität, Qualität, Vernetzung

Ausgezeichnet durch Lothar Späth als Zum vierten Mal in Folge die Bestnote eines der TOP 100 innovativsten „exzellent“ in allen drei Teilkriterien mittelständischen Unternehmen beim ASSEKURATA Deutschlands Maklerpool/Verbund-Rating Mitglied im Bundesverband Fördermitglied der

Creditreform bestätigt der vfm-Gruppe ausgezeichnete Bonität und Solidität im Bilanzrating

Mitglied Mitgliedbeim beim Mitglied im Bundesverband Fördermitglied der Mitglied beim Mitglied bei Votum, Brancheninstitut Mitglied im Bundesverband Fördermitglied der Brancheninstitutfürfür Deutscher VersicherungsDeutschen Makler Akademie Brancheninstitut für Verband unabhängiger Deutscher VersicherungsDeutschen Makler Akademie Deutscher VersicherungsDeutschen Makler Akademie Prozessoptimierung Prozessoptimierung Prozessoptimierung Finanzdienstleistungskaufleute e.V. (DMA) kaufleute e.V. (bvk) kaufleute e.V.(bvk) (bvk)(DMA) (DMA) BiPRO e.V. UnternehmenBiPRO inBiPRO Europa e.V. e.V e.V.

Mitglied im Bundesverband Deutscher Versicherungskaufleute e.V. (bvK)

Fördermitglied der Deutschen Makler Akademie (DMA)

Mitglied beim Brancheninstitut für Prozessoptimierung BiPRO e.V.

Microsoft Gold Partner für Anwendungsentwicklung.

Mitglied Mitgliedbei beiVotum, Votum, Verband unabhängiger Verband unabhängiger FinanzdienstleistungsFinanzdienstleistungsUnternehmen UnternehmenininEuropa Europae.V e.V

Mitglied bei Votum, Verband unabhängiger FinanzdienstleistungsUnternehmen in Europa e.V. 3

Digitalisierung – was passiert hier eigentlich?  Hype, Existenzbedrohung oder einfach nur eine normale Entwicklung?

 Kommunikation, Prozessoptimierung , Marketing oder von allem etwas?

 Sind alle beteiligten Marktteilnehmer schon bereit für diese Entwicklung?

 Ist mein Unternehmen gerüstet für diese Entwicklung?

Digitalisierung  Die Branche professionalisiert sich

Digitalisierung

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Digitalisierung  Die Branche professionalisiert sich  Konzentration der Vermittlerbetriebe

 Größere Einheiten mit Innendienst und spezialisierten Mitarbeitern lösen Stück für Stück Einzelkämpfer ab

 Produktgeber unterstützen diese Entwicklung  Fazit: Digitalisierung ist nur ein Teil des gerade begonnenen Professionalisierungsprozesses

Welches Ziel verfolge ich?  Digitalisierung weil es alle machen?

Welches Ziel verfolge ich?

Welches Ziel verfolge ich?     

Digitalisierung weil es alle machen? Was ist mein Ziel? Kosten senken oder Umsatz erhöhen Konzentration hin zu größeren Einheiten bedeutet mehr Personalkosten Empfehlung: Nettovertriebszeit erhöhen

Interessenskonflikt  Wachstum bedeutet mehr Zeitaufwand als Unternehmer  Vertriebszeit leidet Lösung:  Professionelle Verwaltung der Kunden im hochtechnisierten Umfeld

 Reporting auf Knopfdruck für den Inhaber  Schlanke Prozesse  Vertriebsorientierte, aber haftungsoptimierte Beratung

 Minimierung von Fehlerquellen für den Innendienst

Digitalisierung konkret Aus der Praxis, für die Praxis

Historie der Verwaltungssoftware bei vfm

Jahr

1994

1997

2002

2013

2014 13

Prozessbeispiel ohne Digitalisierung Aktualisierung der Daten per GDV-Daten-Import

Kundenanlage im Verwaltungsprogramm

8 Ggf. Ablage der Police im Dokumentenarchiv

Nach Erhalt der Policenkopie VSNR eintragen, Vertrags-Status von Antrag auf Vertrag ändern

1

7

2

6 3 5

Antragsanlage im Verwaltungsprogramm

Tarifanalyse/Berechnung über Gesellschaftssoftware oder Vergleichsprogramm

Versand des Deckungsauftrags (Antrag) per Brief, PC-Fax oder E-Mail an die Gesellschaft.

4 Erstellung der Beratungsdokumentation 14

Prozessbeispiel mit Automatisierung per Digitalisierung / BiPRO Kundenanlage im Verwaltungsprogramm (falls Neukunde)

Automatische Bestandsdatenaktualisierung per GDV-/BiPRO Bestandsdatenservice Automatisierte Ablage der Police im Dokumentenarchiv durch BiPRODokumententransfer

VSNR und Status aktualisieren sich nach Policierung automatisch per BiPROSchnittstelle

8

1

7

2

6 3 5

Automatische Antragsanlage und Dokumentanablage im Verwaltungsprogramm durch die Schnittstelle

Tarifanalyse/Berechnung per Schnittstelle zur BiPROTarifierung der Gesellschaft oder zu Vergleichsportal Versand des Deckungsauftrags (Antrag) über die BiPRO-Schnittstelle zur Dunkelpolcierung

4 Vervollständigung der automatisch vorbereiteten Beratungsdokumentation

Grundvoraussetzungen und einzelne Bausteine

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Vorgangsbezogenes Arbeiten Grundvoraussetzung für Prozessoptimierung und Digitalisierung

Aktivitäten  Alle Vorgänge werden als Aktivitäten verwaltet (ähnlich einem Ticket-/CRM-System) z.B.      

Beratung Vertragskündigung Antragsstellung Adressänderung Schadenbearbeitung …

 Alle Informationen zum Vorgang auf einen Blick      

Briefe, E-Mails, Faxe, SMS Telefonnotizen, Besuchs-Notizen, normale Notizen Gescannte Dokumente Termine Arbeits-Schritte …

Arbeitsabläufe und Arbeitsschritte  Über „Aktionen“ können wiederkehrende Aktivitäten per Assistent durchgeführt werden.

 Der Assistent unterstützt Sie dabei mit passenden Informationen je Arbeitsschritt:       

Erklärungstexte Vorbereitete Dokumentenvorlagen Passend ausgewählten Ansprechpartner Automatisch gesetzte Fristen und Wiedervorlagen Abfrage wichtiger Angaben Passende Folgeschritte zur Auswahl Vorbelegungen zur Zeiterfassung

Das ganze Unternehmen im Blick

Das ganze Unternehmen im Blick Die grundlegend vorgangsbezogene Arbeitsweise in Keasy bringt in Sachen Transparenz und Controlling einen elementaren Wissensvorsprung! Keasy gibt Ihnen die Antworten auf z.B. folgende Fragen:  Mit welchen Kunden bestand in der letzten Woche Kontakt?  Wie viele neue Vorgänge wurden letzte Woche erstellt?

 Wie viele Vorgänge wurden letzte Woche erledigt?  Wer hat wie viele offene und überfällige Vorgänge?  Stauen sich die Vorgänge, gibt es Wartezeiten, wer ist wie ausgelastet?  Wie viel Zeit kosten mich einzelne Kunden / Verträge? Ideale Voraussetzungen um ggf. zur Qualitätssicherung einzugreifen.

Papierloses Arbeiten Grundvoraussetzung für Prozessoptimierung und Digitalisierung

Grundvoraussetzung für Digitalisierung: Papierloses Arbeiten

1

Effizienter

2

Kompakter

3

Sicherer

4

Schnellere Zugriffszeiten auf die Informationen

Kein steigender Platzbedarf für Ordner-Archive

Papierakten sind bei einem Brand verloren, elektronische Archive können gesichert werden

Flexibler / bessere Expansionsmöglicheiten Überall handlungsfähig, da Sie alle relevanten Unterlagen immer verfügbar haben. Vertriebsmitarbeiter/Handelsvertreter können vollständig auf Ihrem IT-System arbeiten.

Empfehlung: Professionelles Dokumentenmanagement

Kunden-/Vertragsverwaltung

Dokumentenmanagement

Das perfekte Zusammenspiel schafft maximale Effizienz.

Professionelles Dokumentenmanagement  Natürliches Handling mit Schränken, Ordnern und Registern und Dokumentenvorschau

 Automatische Anlage der Struktur  Ausgehende SMS, E-Mails, Faxe und Briefe werden automatisch vorgangsbezogen zum Kunden, Vertrag oder Schaden im entsprechenden Register abgelegt.

 Die Dokumente können einfach mit Haftnotizen versehen werden.

 Unterschriften oder Firmenstempel können digital in die Dokumente eingefügt werden.

Professionelles Dokumentenmanagement  Vertragsunterlagen können mit einem Klick gescannt werden.

 Eingehende E-Mails mit Antworten zu Vorgängen werden automatisch abgelegt, der Vorgang bekommt wieder den Status „offen“

 Gesellschafts-Dokumente werden künftig ebenfalls automatisch abgeholt, archiviert und zu Vorgängen zugeordnet bzw. neue Vorgänge erstellt.

Papierloses Arbeiten

Digitalisierung / Prozessoptimierung Mit den richtigen Grundvoraussetzungen sehr effektiv in allen Bereichen anwendbar

Automatische Beratungsdokumentation

 Bei Neuanlage von Verträgen wird automatisch eine entsprechende Beratungsdokumentation angelegt und incl. E-Mailvorlage komplett vorbereitet

 Zudem können auch umfangreiche Beratungen manuell durchgeführt werden

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Beratungsstatus Absicherungsstatus, Vertriebspotential und Handlungsbedarf immer im Blick!

Digitale Daten formschön auf Papier  Umfangreiche Reports für verschiedene praktische Anwendungsfälle  Dynamischer Umfang

 Individuell anpassbar

Digitalisierung – auch bei der Briefmarke Ganz neu in Keasy: Briefe mit zwei Mausklicks frankieren!

Das ist Keasy - viele praxisorientierte Kleinigkeiten die den Alltag deutlich einfacher und komfortabler machen!

Digitalisierung bei der Vergütungsabrechnung  Statt manueller Abgleich mit Papierabrechnungen automatischer Abgleich mit Vergütungsdaten-Import

 Der größte Teil der Gesellschaften liefert sehr individuelle csv/xls-Datenformate.

 Keasy hat bereits mehr als 50 Importmapping-Profile um alle gängigen Gesellschaftsdaten korrekt importieren und zuordnen zu können.

 Mehr als 50% Zeitersparnis im Vergleich zu manuellem Buchen 34

Natürlich auch viele weitere professionelle MVP-Funktionen…  Telefonschnittstelle - Wählen aus dem Programm – und mit einem Klick auch alle Daten zum eingehenden Anruf im Blick

 Exchange/Outlook 365 Schnittstelle - alle Termine sofort auf dem Smartphone verfügbar

 GDV-Daten-Import - durch flexible VS-Nummern-Zuordnung minimaler Zuordnungsaufwand

 Datenhistorie - alle Änderungen im System immer nachvollziehbar

 Mailingverwaltung - Nutzen Sie Ihre Daten für Akquise im Bestand

 …

35

Lizenzmodell / Vertrieb / Support  Flexible Lizenzmodelle:

Kauflizenz oder Miet-Modell oder Kombination Kauflizenz + flexible Mieterweiterung

 Faire Lizenzierung:

Lizenziert werden muss nur die Anzahl der gleichzeitigen Zugriffe

 Details:

Besuchen Sie uns am vfm-Stand – Livepräsentation, Broschüren, Lizenztableaus

 Nürnberg: MV 10  Hamburg: MV 4

 Unabhängigkeit:

Vertrieb / Support durch externe Dienstleister gewährleistet

Vertrieb / Support

Hosting / Cloud

Software-Entwicklung Second Level Support 37

Nächste Schritte für Vermittlerunternehmen  Arbeitsabläufe analysieren und auf digitale Verarbeitung anpassen  Technisches Potenzial der aktuellen Kundenverwaltung prüfen

(BiPRO, automatische Dokumentenverarbeitung, Vorgangsverwaltung, etc.)

 Bereitstellung von Vertrags-/Provisions-/Vorgangsdaten organisieren  Datenpflege, Datenpflege, Datenpflege…  Mitarbeiter involvieren und einbinden „Wenn Du ein Schiff bauen willst, dann rufe nicht die Menschen zusammen, um Holz zu sammeln, Aufgaben zu verteilen und die Arbeit einzuteilen, sondern lehre sie die Sehnsucht nach dem großen, weiten Meer.“ (Antoine de Saint-Exupéry)

Der Versicherungsvermittler heute und in Zukunft Telefonisch im Auto

Persönlich im Büro

Per Skype im Urlaub

Über das Kontaktformular der Homepage

Per E-Mail

Kunde  Berater

Persönlich im Biergarten mit dem iPad

Per Facebook Messenger zur Nachricht von der Geburt eines Kindes Schriftlich per Brief

Per VideoBeratung

WhatsAppChat unterwegs

Über die Kunden-App

Vor Ort beim Kunden

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Der Versicherungsvermittler heute und in Zukunft Telefonisch im Auto

Persönlich im Büro

Per Skype im Urlaub

Über das Kontaktformular der Homepage

Per E-Mail

Kunde  Berater

Persönlich im Biergarten mit dem iPad

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Per VideoBeratung

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Vor Ort beim Kunden

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