Effektiver Umstieg auf Microsoft Office Excel 2007
Impressum UMEX2007 Autor: Thomas Alker, Christian Münster Inhaltliches Lektorat: Sabine Spieß 1. Ausgabe vom 15. Februar 2008
Effektiver Umstieg auf Microsoft Office Excel 2007
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UMEX2007
I O
Informationen zur UmsteigerSerie ...........................................................................................4
Office 2007 Allgemeine Neuerungen Programmübergreifende Neuerungen........................................................7 Die neue Oberfläche von Office 2007........................................................8 Die OFFICESchaltfläche .............................................................................9 Rund um die Multifunktionsleiste ............................................................10 Nützliche Bedienhilfen .............................................................................11 Handhabung von Dokumenten ...............................................................12 Die neuen Dateiformate...........................................................................13 Designs anwenden...................................................................................14 Eigene Designs erstellen...........................................................................15 SmartArtGrafiken nutzen........................................................................16
Excel 2007
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Die wichtigsten Neuerungen auf einen Blick Neu in Excel 2007..............................................................................................................................19
Der schnelle Umstieg auf Excel 2007 1.1 Die Arbeitsoberfläche von Excel 2007 .......................................................................................20 1.2 Die Multifunktionsleiste im Überblick ........................................................................................21
Arbeitsmappen im Griff 2.1 Arbeitsmappen öffnen und erstellen ..........................................................................................22 2.2 Tipps rund um das Speichern .....................................................................................................23 2.3 Tabellen zum Druck ins richtige Layout bringen ....................................................................24 2.4 Tipps rund um das Drucken ..................................................................................................25 2.5 Mustervorlagen für Standardarbeiten....................................................................................26 2.6 Mehr Übersicht beim Kopieren und Verschieben...................................................................27 2.7 Benutzerfreundliche Tabellen ................................................................................................28
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Effektive Tabellenbearbeitung 3.1 Zeilen und Spalten einstellen ......................................................................................................29 3.2 Listen automatisch erzeugen ......................................................................................................30 3.3 Hilfreiches bei der Bearbeitung von Tabellenblättern..................................................................31 2
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Formeln und Funktionen 4.1 Tipps zur Formelerstellung ..........................................................................................................32 4.2 Funktionen effektiv nutzen.........................................................................................................33 4.3 Tabellen mit umfangreichen Berechnungen und Zellinhalten .....................................................34 4.4 Tipps zu den Funktionen WENN und SVERWEIS.........................................................................35 4.5 Datum und Uhrzeit einsetzen .....................................................................................................36 4.6 Effektive Fehlersuche in Tabellen ................................................................................................37 4.7 Tipps zum Kopieren von Formeln ...............................................................................................38 4.8 Namen vereinfachen Formeln .....................................................................................................39
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Arbeitsblätter formatieren 5.1 Praktische Formatierungen im Überblick.....................................................................................40 5.2 Formatvorlagen nutzen...............................................................................................................41 5.3 Zahlenformatierungen im Griff ...................................................................................................42 5.4 Bedingte Formatierung bringt Zahlen zur Geltung .....................................................................43
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Diagramme 6.1 Mit wenigen Schritten zum fertigen Diagramm..........................................................................44 6.2 Diagramme optimieren...............................................................................................................45
Souveräner Umgang mit großen Tabellen 7.1 Behalten Sie in großen Tabellen den Überblick...........................................................................46 7.2 Hilfreiches für große Tabellen .....................................................................................................47 7.3 Tabellen sortieren .......................................................................................................................48 7.4 Als Tabelle definierte Zellbereiche...............................................................................................49 7.5 Bezüge auf andere Tabellenblätter und Arbeitsmappen herstellen .............................................50
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Excel 2007 und das Web 8.1 Daten aus dem Web und für das Web .......................................................................................51
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Stichwortverzeichnis ...................................................................................................................52
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Willkommen zur UmsteigerSerie Sie möchten einfach und schnell mit neuen Windows bzw. OfficeVersion klarkommen? Sie wünschen sich, mit Word, Excel und Co. schneller und intuitiver zu arbeiten? Sie wollen das Programm optimal an Ihre persönliche Arbeitsweise anpassen? Sie möchten erfahren, welcher von mehreren Wegen am schnellsten zum Ziel führt? Sie haben keine Zeit, dicke Handbücher zu wälzen, sondern suchen ein kompaktes Nachschlagewerk für die Aufgaben im Tages geschäft? Unsere UmsteigerSerie unterstützt Sie bei diesen Vorhaben und stellt Ihnen die neuen Funktionen rund um Windows Vista und Office 2007 vor. Leider bleibt im Arbeitsalltag zumeist nur wenig Zeit, diese Neuheiten kennen und schätzen zu lernen. Und das ist sehr schade, denn:
Ein Ziel dieses Buchs ist es, Ihnen die neuen Funktionen so vorzustellen, dass Sie sie unmittelbar an Ihrem Arbeitsplatz umsetzen können. Ohne unnötigen Ballast und unter der Berücksichtigung, dass Sie bereits Erfahrungen mit älteren Office Versionen sammeln konnten. Betrachten Sie Ihren Umstieg auch als Chance, sich von alten Gewohnheiten zu verabschieden: Viele Aufgaben, die früher nur umständlich zu be werkstelligen waren, können Sie heute mit wenigen Mausklicks erledigen. Darüber hinaus lernen Sie praktische Funktionen kennen, die ähnlich schon in älteren Versionen zu finden sind, die sich im Tages geschäft aber als sehr nützlich erwiesen haben.
Das neue Office ist nicht besser als das alte, solange Sie es wie das alte benutzen.
Was wird vorausgesetzt? Das Betriebssystem Windows Vista sowie das Programmpaket Office 2007. Sie haben bereits mit einer älteren Office Version gearbeitet und sind mit der Bedienung von Windows weit gehend vertraut. Das be deutet, Sie können Fenster und Dialoge bedie nen und kennen die wichtigsten Maustechniken wie z. B. Doppelklick, Rechtsklick oder Ziehen (Drag & Drop).
Da wir davon ausgehen, dass Sie bereits über PCErfahrungen verfügen, verzichten wir im Rahmen der Handlungsanweisungen auf den Hinweis, dass Sie geänderte Einstellungen mit OK bestätigen oder mit Abbruch annullieren.
Konventionen des Buches Arbeitsschritte, die zum Erreichen des Ziels erforder lich sind, werden mit einem Pfeil ( ) eingeleitet.
Klicken Sie auf
GROSSBUCHSTABEN kennzeichnen Menübefehle.
Menü DATEI SPEICHERN
Die Bezeichnungen von Schaltflächen, Registern und anderen Bedienelementen sind kursiv gekenn zeichnet.
Klicken Sie auf Anpassen.
, um die Hilfe zu öffnen.
Wichtiger Hinweis Beachten Sie, dass einige der in dem Buch erwähnten Funktionen auf Ihrem PC gesperrt sein können oder aus technischen Gründen nicht zur Verfügung stehen. Erkundigen Sie sich im Zweifelsfall bei Ihrem Systembetreuer.
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O
Der schnelle Umstieg auf Office 2007
Die OFFICESchaltfläche Welche Befehle verbergen sich hinter der OFFICESchaltfläche? Klicken Sie auf zu öffnen.
, um das OfficeMenü
Verweilen Sie mit der Maus auf einem Eintrag, um die verfügbaren Befehle anzuzeigen.
So greifen Sie schnell auf die zuletzt verwendeten Dokumente zu Nach dem Öffnen des OfficeMenüs können Sie auf die zuletzt verwendeten Dokumente zugreifen. Sie möchten, dass ein bestimmtes Dokument ständig in der Liste verbleibt? Klicken Sie auf , um zu verhindern, dass der jeweilige Eintrag überschrieben wird.
So beenden Sie das Programm Verwenden Sie die entsprechende Schaltfläche im OfficeMenü.
Für Individualisten: Hier finden Sie die Programmeinstellungen wieder Klicken Sie im OfficeMenü auf die Schaltfläche WordOptionen (bei Excel: ExcelOptionen, bei PowerPoint: PowerPointOptionen). Wählen Sie zuerst die Kategorie aus.
Nehmen Sie hier die Einstellungen vor.
Nutzen Sie die Bildlaufleiste, falls nicht alle Optionen sichtbar sind.
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Arbeitsmappen im Griff
2.2 Tipps rund um das Speichern Für alle Fälle – automatisch zwischenspeichern Damit ein Programmabsturz Ihre Arbeit nicht zerstört, lassen Sie Informationen zu den in der Arbeitsmappe vorgenommenen Änderungen in einem einstellbaren Zeit intervall automatisch sichern. Klicken Sie im OfficeMenü auf die Schaltfläche ExcelOptionen. Wechseln Sie zur Kategorie Speichern.
Stellen Sie sicher, dass dieses Kontrollfeld aktiviert ist.
Stellen Sie ein, nach wie viel Minuten die Informationen automatisch gespei chert werden sollen. Nach einem Programmabsturz gehen Sie folgendermaßen vor: Starten Sie Excel neu. Zeigen Sie in der Liste auf die gewünschte wiederhergestellte Datei, und klicken Sie auf den eingeblendeten Pfeil. Sie können die Datei nun unter einem neuen Namen speichern oder direkt zu Weiterbearbeitung öffnen. Schließen Sie den Aufgabenbereich Dokumentwiederherstellung.
Auf der sicheren Seite – automatische Sicherheitskopie Klicken Sie im OfficeMenü auf SPEICHERN UNTER. Klicken Sie im Dialogfenster neben der Schaltfläche Speichern auf die Tools. Wählen Sie den Listeneintrag Allgemeine Optionen. Aktivieren Sie Sicherungsdatei erstellen.
Nicht für alle – Vertrauliches schützen Geben Sie hier ein Kennwort für das gewünschte Schutz verfahren ein: Legen Sie ein Kennwort zum Öffnen der Datei fest. Geben Sie ein Kennwort zum Ändern ein, wenn Sie nur das unbefugte Bearbeiten der Arbeitsmappe verhindern möchten. Vergessen Sie das Kennwort auf keinen Fall, sonst haben auch Sie keinen Zugriff mehr auf die Arbeitsmappe. Um Kennwörter wieder zu entfernen, löschen Sie im Dialog fenster Allgemeine Optionen den Eintrag in dem entsprechenden Eingabefeld.
Im Format früherer ExcelVersionen speichern Excel2007Arbeitsmappen besitzen ein neues Dateiformat. Wenn z. B. Anwender mit der Version Excel 2003 Ihre Arbeitsmappe öffnen sollen, müssen Sie sie im alten Format speichern. Zeigen Sie im OfficeMenü auf SPEICHERN UNTER. Wählen Sie den Eintrag EXCEL 972003ARBEITSMAPPE.
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