Editing for Clarity and Proofreading for Correctness Designed  By  Duke  University’s  Writing Studio 1/18/2007 

1

Important Considerations n 

1/18/2007 

What prevents your writing from  being correct and essentially free  from error?

2

Important Considerations

1/18/2007 

n 

What prevents your writing from  being correct and essentially free  from error? 

n 

What are your most common  errors?

3

Important Considerations

1/18/2007 

n 

What prevents your writing from  being correct and essentially free  from error? 

n 

What are your most common  errors? 

n 

Which are matters of correctness  and which are personal choice?

4

Workshop Objectives n 

1/18/2007 

Learn useful editing and  proofreading techniques.

5

Workshop Objectives

1/18/2007 

n 

Learn useful editing and  proofreading techniques. 

n 

Consider how grammatical  correctness is sometimes a choice.

6

Workshop Objectives

1/18/2007 

n 

Learn useful editing and  proofreading techniques. 

n 

Consider how grammatical  correctness is sometimes a choice. 

n 

Gain confidence in your ability to  write polished “professional quality”  essays.

7

Workshop Objectives Cont’d n 

1/18/2007 

Determine in what way the context  for your writing affects your choices.

8

Workshop Objectives Cont’d

1/18/2007 

n 

Determine in what way the context  for your writing affects your choices. 

n 

Review 20 most common errors.

9

Workshop Objectives Cont’d

1/18/2007 

n 

Determine in what way the context  for your writing affects your choices. 

n 

Review 20 most common errors. 

n 

Update skills in grammar and  punctuation.

10

Defining Our Terms n 

1/18/2007 

Editing: To prepare a text before  taking it “public”

11

Defining Our Terms

1/18/2007 

n 

Editing: To prepare a text before  taking it “public” 

n 

Proofreading: To read (copy or  proof) in order to find errors and  make corrections

12

Defining Our Terms

1/18/2007 

n 

Editing: To prepare a text before  taking it “public” 

n 

Proofreading: To read (copy or  proof) in order to find errors and  make corrections 

n 

Correctness: Freedom from error

13

Editing Strategies n 

1/18/2007 

Use spell check and grammar  check to help spot possible errors

14

Editing Strategies

1/18/2007 

n 

Use spell check and grammar  check to help spot possible errors. 

n 

Refer to the “Most Common  Errors” list (presented later in this  workshop) for patterns of errors  you are most likely to make.

15

Editing Strategies

1/18/2007 

n 

Use spell check and grammar  check to help spot possible errors. 

n 

Refer to your list of “Most Common  Errors”  list for patterns of errors  you are most likely to make. 

n 

Trace the line of reasoning for  each error.

16

Editing Strategies

1/18/2007 

n 

Use spell check and grammar  check to help spot possible errors. 

n 

Refer to your list of “Most Common  Errors”  list for patterns of errors  you are most likely to make. 

n 

Trace the line of reasoning for  each error. 

n 

Check your word choice. 17

Additional Editing Strategies n 

1/18/2007 

Check to see if you have  documented quotations and  paraphrases properly.

18

Additional Editing Strategies

1/18/2007 

n 

Check to see if you have  documented quotations and  paraphrases properly. 

n 

Check for gender inclusive  language.

19

“Any fool can make a rule  and every fool will mind it.”  — Henry David Thoreau

1/18/2007 

20 

“It is not wise to violate the rules  until you know how to observe  them.” 

— T. S. Eliot

1/18/2007 

21 

On­line Help For 20 Most Common Errors Go to this web site:  http://bcs.bedfordstmartins.com/easywriter3e/20errors/

1/18/2007 

22

Exercise n 

1/18/2007 

Identify errors in the following  sentences and correct them.

23

Exercise n 

1/18/2007 

The manuscript contains many  beautiful illustrations. Of plants,  people, and other seemingly  unrelated images.

24

Exercise n 

1/18/2007 

The manuscript contains many  beautiful illustrations. It depicts  plants, people, and other  seemingly unrelated images.

25

Exercise n 

1/18/2007 

Meteorology has made many  advances in the past few decades,  but they still cannot answer a  number of questions about  tornadoes.

26

Exercise n 

1/18/2007 

Meteorology has made many  advances in the past few decades,  but it still cannot answer a number  of questions about tornadoes.

27

Exercise n 

1/18/2007 

Recently, several sports have  gained popularity that no one had  heard of thirty years ago.

28

Exercise n 

1/18/2007 

Recently, several sports that no  one had heard of thirty years ago  have gained popularity.

29

Exercise n 

1/18/2007 

In previous centuries, fashions  reflected the care that a woman  takes to protect her clothes.

30

Exercise n 

1/18/2007 

In previous centuries, fashions  reflected the care that a woman  took to protect her clothes.

31

Exercise n 

1/18/2007 

Improved meteorological  technology and the skill to interpret  data have made its contributions to  tornado prediction.

32

Exercise n 

1/18/2007 

Improved meteorological  technology and the skill to interpret  data have made their contributions  to tornado prediction.

33

Go to http://uwp.aas.duke.edu/wstudio  and “Resources for Writers” for  on­line help.

1/18/2007 

34 

Proofreading Categories

1/18/2007 

n 

General (deleting, inserting, or  spelling out) 

n 

Paragraphing 

n 

Margins 

n 

Punctuation 

n 

Style of type

35

Helpful Proofreading Strategies n 

1/18/2007 

Read backwards.

36

Helpful Proofreading Strategies

1/18/2007 

n 

Read backwards. 

n 

Add paragraph breaks after each  sentence to isolate it on the  screen.

37

Helpful Proofreading Strategies

1/18/2007 

n 

Read backwards. 

n 

Add paragraph breaks after each  sentence to isolate it on the  screen. 

n 

Read with a “cover,” one line at a  time.

38

Helpful Proofreading Strategies

1/18/2007 

n 

Read backwards. 

n 

Add paragraph breaks after each  sentence to isolate it on the  screen. 

n 

Read with a “cover,” one line at a  time. 

n 

Read aloud.

39

Additional Resources

1/18/2007 

n 

Use “AutoCorrect” to help mark  patterns. 

n 

Refer to a dictionary, thesaurus,  and grammar and usage guides. 

n 

Look at examples of “correct”  writing you can use as models.

40

On­line Resources n 

For  help with grammar, punctuation, and  spelling:  http://owl.english.purdue.edu/handouts/grammar 

n 

Details on 20 most common errors:  http://bcs.bedfordstmartins.com/easywriter3e/20  errors/ 

n 

Check “Resources for Writers” at  http://uwp.aas.duke.edu/wstudio for helpful links

1/18/2007 

41

Useful Books

1/18/2007 

n 

Go Ahead…Proof It! by K.D.  Sullivan (MLA) 

n 

Line by Line by Claire Cook  (Barron’s)

42

Interested In A More In­Depth Experience? n 

To sign up for a workshop, go to  “Schedule An Appointment” and  “Workshop/Group Sign Up” on the  Writing Studio’s website: 

http://uwp.aas.duke.edu/wstudio/

1/18/2007 

43