DRINKING WATER STATE REVOLVING FUND PROCESS    a.  Final passage of the  federal appro‐ priations bill by  Congress is signed  into law by the  President. 

         

 

b.  The United States  Environmental  Protection Agency  (EPA) allots federal  Drinking Water  State Revolving  Funds (DWSRF) to  states. 

c.  The New Mexico  Finance Authority  (NMFA) and the New  Mexico Environment  Department (NMED)  prepare the federal  capitalization grant  application and  submit to EPA  Region VI (Region  VI). 

b.  The  EPA  serves  as  the  federal  oversight  agency  for  the  DWSRF.  Before funds appropriated for the DWSRF are allotted to states, EPA is  required  to  reserve  some  of  the  funds  for  specific  national‐level  set‐ asides.  After  national  set‐asides  are  reserved  from  the  full  federal  appropriation, remaining funds are allotted to state DWSRF programs,  to carry out Section 1452 of the Safe Drinking Water Act (SDWA). The  funds  are  allotted  according  to  a  formula  that  reflects  their  proportional  share  of  needs  identified  in  the  most  recent  Drinking  Water  Infrastructure  Needs  Survey.    No  state  receives  less  than  one  percent of the total funds available for allotment to all the states.       c.  In  order  for  a  state  to  receive  the  DWSRF  funds  allotted  to  it,  the  state  must  apply  for  a  grant  of  the  funds.    This  capitalization  grant  application must conform to general federal grant regulations (40 CFR  Part 31; 40 CFR Part 35, Subpart L; EPA’s Final Rule for Implementation  of  the  DWSRF  Program  [FRL‐6154‐7];  and  Section  1452  of  SDWA,  as  amended).  A  twenty  percent  match  to  the  capitalization  grant  and  a  one hundred percent match for the State Program Management set‐ aside element are required.          

d.  Region VI reviews  the capitalization  grant application. 

d.  The  capitalization  grant  application  is  reviewed  to  ensure  that  it  meets the requirements of the SDWA, EPA grant regulations, and the  DWSRF program regulations.       

1 

 

 

DRINKING WATER STATE REVOLVING FUND PROCESS    e.  Upon approval of the  application, Region  VI awards the state  capitalization grant  and prepares the  grant agreement for  final signature. 

f.  The State (NMED  and NMFA) develop  the Intended Use  Plan and submit to  Region VI. 

g.  The State seeks  public review and  comment of the IUP. 

 

h.  The IUP is reviewed  and approved by  Region VI. 

 

                    f.  The Intended Use Plan (IUP) lays out how the DWSRF program will  employ all of its available funds including: federal capitalization grants,  state matching funds, loan repayments, fund interest earnings, loan  fees, and bond proceeds deposited into the fund.  In addition, the IUP  must include:     Short and long‐term goals of the program;   Subsidies available to disadvantaged communities;   Priority system used to rank projects;   Priority  lists  of  projects,  including  both  the  fundable  and  the  comprehensive list;   Financial status of the program; and   Description of the amounts of funds that the program will use for  set‐aside activities and the intended use of those funds.      g.  The  public  review  requirement  is  met  by  allowing  adequate  time  for  public  comment  and  adequate  time  for  the  State  to  address  and  respond  to  major  comments.    Examples  of  activities  to  involve  the  public  include:  distribution  of  the  IUP  to  a  wide  audience,  publishing  newsletters,  mailing  program  information  to  interested  parties,  and  developing internet websites.                          2 

 

 

DRINKING WATER STATE REVOLVING FUND PROCESS    i.  In  order  to  draw  federal  dollars  into  its  set‐aside  accounts  to  support program activities, a DWSRF program must first illustrate how  it  will  spend  these  funds  according  to  a  formal  work  plan.    The  capitalization  grant  set‐aside  work  plan  is  submitted  to  Region  VI  by  the  NMED  within  90  days  of  award  of  the  capitalization  grant  agreement.      j.  The  work  plan  must  meet  the  requirements  of  the  SDWA  and  DWSRF  program  regulations.    It  must  detail  goals  and  objectives,  a  schedule of deliverables, and specific evaluation criteria for each set‐ aside element.          k.  The project solicitation is sent to all eligible public water systems  throughout the state.  It describes the availability of DWSRF financing  and identifies the terms of the program, lists the eligible projects, and  outlines the requirements for submitting an initial project interest  form.         l.  To  the  maximum  extent  practicable,  the  Priority  Ranking  System  must be structured to prioritize projects that address the most serious  risk to public health, that enable compliance with the SDWA, and that  have the greatest needs according to state affordability criteria for the  cost of drinking water per household.            m.  Any  project  to  be  funded  must  appear  on  the  state’s  DWSRF  comprehensive priority list.  From the comprehensive list, a fundable  list of projects that are expected to receive assistance in the upcoming  year is developed.  Projects not listed in the fundable list are evaluated  and  receive  technical,  financial  or  managerial  capacity  assistance  to  ensure  they  are  capable  of  receiving  funding  during  the  next  project  cycle.   

i.  The NMED prepares  and submits the  DWSRF set‐aside  work plan. 

j.  Region VI reviews  and approves the  work plan. 

 

k.  The State sends out  project solicitation  notice. 

 

l.  The NMED ranks  eligible projects  based on Priority  Ranking System  (identified in the  IUP). 

m. The NMED develops  the DWSRF  comprehensive  priority list and the  fundable list. 

 

 

3 

 

 

DRINKING WATER STATE REVOLVING FUND PROCESS  n.  Application  Outreach 

 

o.  Financial Analysis 

 

  n.  NMFA contacts entities on the current fundable priority list to  solicit their applications and to work with applicants to supply the  NMFA with the required supporting documentation, including, but not  limited to:  •  Most recent audit reports  •  Current unaudited financials  •  Current fiscal year budget  •  Verification of ownership of land where project will be located  •  Preliminary Engineering Report (PER)  •  Completed Categorical Exclusion (CE) Checklist.      o.  Upon receipt of a complete application, the NMFA performs a  financial analysis of the proposed project that addresses a variety of  system factors including:  •  the system’s current water user rates (to determine whether the  rates are adequate to cover the system’s present expenses plus  the costs of the proposed project)  •  financial audits to determine revenue flow and expenses  •  the system’s asset management plan and procedures  •  the annual median household income (MHI) of the system’s  customers (to determine whether the community is deemed  “disadvantaged”; disadvantaged communities may be eligible for  a 0% interest rate and extended loan terms). 

    p.  Board Approval 

 

p.  The  NMFA  Board  of  Directors  meets  to  review  proposed  projects  that have undergone a financial analysis.  Upon the Board’s approval  of an application, a binding commitment letter is sent to the applicant  that  details  the  approved  loan  amount,  the  loan  terms  offered,  and  any readiness‐to‐proceed items that are required before the loan may  be closed. 

      q.  Environmental  Review 

 

q.  If a project does not qualify for a Categorical Exclusion (CE) with  respect to the project’s environmental impact CE, an Environmental  Information Document (EID) is required.  The procedures for reviewing  an EID have been developed by the NMFA in order to comply with the  DWSRF State Environmental Review Process (SERP) requirements for  federally capitalized DWSRF loans.  Pursuant to the SERP the NMFA  conducts a detailed environmental review of the project to arrive at an  Environmental Determination (ED). 

4 

 

 

DRINKING WATER STATE REVOLVING FUND PROCESS    r.    •  Once a satisfactory ED has been made and all required readiness‐ to‐proceed items have been supplied to the NMFA, the NMFA sets  a closing date and prepares assistance award documents.  •  From the date of closing, the system has up to two years to draw  its awarded funds on a reimbursement basis (i.e., disbursements  are made only after each request has been reviewed and  approved by the NMFA, with the consulting engineering services  of the NMED Construction Programs Bureau (CPB)).  •  During the construction period (up to two years) the system will  pay interest only on amounts drawn for incurred cost.  Once the  project has been certified complete, an amortization schedule is  finalized and the system begins making monthly principal and  interest payments.      s.  Before construction can start:  •  An ED must be made by the NMFA prior to bid advertisement.  •  Plans and specifications must be approved by the NMFA, CPB, and  DWB prior to bid advertisement.  •  Contract documents must to be approved by the NMFA and the  CPB prior to construction.  •  A recommendation of award, including bid tabulations, must be  submitted to the CPB and the NMFA for approval.  •  After the contract award(s) has(have) been approved, a pre‐ construction conference is held where the CPB will address  reimbursement and change order procedures.  •  The notice to proceed is usually issued at the pre‐construction  conference.  •  After the notice to proceed has been issued, construction begins.      t. The NMFA, with the assistance of CPB, reviews, approves, and pays  disbursement requisitions.  CPB provides further construction  oversight via construction site visits.             

r.  Closing 

 

s.  Construction 

 

t.  Project Oversight  and Loan  Disbursements 

 

 

 

5 

 

 

DRINKING WATER STATE REVOLVING FUND PROCESS  u.  Compliance and  Reporting 

 

  u. The NMFA works with its borrowers to ensure their ongoing  compliance with applicable federal and state regulations.  The NMFA  tracks all DWSRF expenditures and reports to the EPA and State  agencies in various periodic and ongoing formats regarding DWSRF  expenditures, project completion dates, program pace, and program  targets.     

6