So gewinnen Sie genug Zeit für eine gelingende Sozialarbeit!

Selbst- und Zeitmanagement sind in der heutigen, hektischen Zeit ein allgegenwärtiges Thema. Ist es auch für Sie wichtig genug, um die eigene Arbeitsorganisation zu reflektieren? Dann wünsche ich Ihnen viel Spass mit meinem kleinen schriftlichen Reflektionsseminar! Dabei werden Sie zu folgenden Themen Nützliches reflektieren:        

Grundsätzliche Gedanken zu Ihrem Arbeitsalltag Wie Sie ihre Arbeitstechnik verbessern können Was Sie in ihrem Arbeitsalltag möglicherweise behindert Der Teufelskreis der unerledigten Arbeit Das Eisenhower Prinzip; Unterscheidung in Wichtig und Dringend Sechs mögliche Stolpersteine in ihrem Arbeitsalltag 7 Tipp’s für Ihren Arbeitsalltag Sowie meine persönlichen 4 Favoriten der Arbeitsplanung

Haben Sie bereits jetzt Fragen oder konkrete Erwartungen? Dann schreiben Sie diese hier auf, damit sie nicht vergessen gehen: 1. … 2. … 3. … So, nun wenden wir uns Ihrem individuellen Arbeitsalltag zu. Sind Sie bereit? Schön! __________________________________________________________________________________ www.sozialdienst-support.ch [email protected]

Zum Einstieg ein paar grundsätzliche Gedanken… Lehnen Sie sich zurück, nehmen Sie einen Stift und überlegen sie sich in Ruhe mal, wie denn ihr persönlicher Arbeitsalltag momentan aussieht: Mein persönliche, aktuelle Erfolgsbilanz des Arbeitsalltags: - Darauf bin ich stolz: - Dafür bin ich dankbar: - Darüber freue ich mich: - Das habe ich bereits erreicht: - … - … Was brauche ich am dringendsten, damit ich meinen Alltag noch gelingender organisieren kann? - Mehr Fachwissen? - Mehr Kraft und Energie? - Mehr Mut und Gelassenheit? - Mehr Unterstützung durch die Vorgesetzten? - Mehr Zeit, und wenn ja, wofür? - … - …

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Interessant, welche Gedanken Sie sich machen, oder nicht? Haben Sie Positives, aber auch verbesserungsfähiges aufgeschrieben? Gut! Dann können wir uns Ihrer individuellen Arbeitstechnik zuwenden.

Wie man seine Arbeitstechnik verbessert… Denken Sie doch mal darüber nach, was Sie in ihrer Arbeit auf dem Sozialdienst oft behindert und notieren Sie dies auf dem folgenden Blatt: Zum Beispiel: - Laufend Unterbrechungen durch Telefonate, Mails oder sonstige Anfragen - Mangelhafte Organisation z. B. Schlecht oder nicht organisierte Abläufe und Prozesse - Fehlende oder mangelhafte Infrastruktur - Sie selbst… z. B. durch Unkonzentriertheit, Unordentlichkeit oder „Selbermacheritis“ - Personen im Arbeitsumfeld z.B. schwatzhafte oder unkonzentrierte Mitarbeiter - …..

…im zweiten Schritt überlegen Sie nun, ob es für einige dieser Behinderungen Verbesserungsmöglichkeiten gäbe und ob die Umsetzung für Sie machbar ist oder nicht und schreiben diese auf der nächsten Seite auf!

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Behinderungen in meinem Arbeitsalltag und wie ich sie verbessern könnte: Behinderung

Lösungsmöglichkeit

durch mich?

Mangelhafte Organisation; z. B. fehlende Abläufe und Strukturen

Infrastruktur … fehlt oder ist fehlerhaft

Unterbrechungen … durch Mails, Telefonate, anderes

Personen im Umfeld z. B. schwatzhafte oder unkonzentrierte MitarbeiterInnen

Sie selbst… z. B. durch Unkonzentriertheit, Unordentlichkeit oder „Selbermacheritis“

… …

Schön, jetzt haben Sie genau benannt, in welchen Bereichen Ihnen Verbesserungen weiterhelfen könnten. War dies für Sie klärend? Dann interessiert Sie sicher das Eisenhower Prinzip und wie dies ihnen dabei nützen kann! __________________________________________________________________________________ www.sozialdienst-support.ch [email protected]

Der Teufelskreis unbewältigter Arbeit „Müde macht uns die Arbeit die wir liegenlassen, nicht die, die wir tun!“ Marie von Eschenbach Arbeiten, welche wir nicht sofort erledigen, sitzen uns oft im Nacken. Die Anspannung nimmt zu, Untersuchungen zeigen das Resultat davon: Unsere Arbeitsleistung wird unweigerlich kleiner, unsere Arbeitszufriedenheit sinkt. Für Sie ist es sicher wichtig, dass dieser Teufelskreis am liebsten gar nicht entsteht, oder falls Sie bereits drin kreisen, dass Sie ihn wieder verlassen können.

Dies erreichen Sie einerseits durch eine gelingende Arbeitstechnik, andererseits kann die Anspannung aber auch durch Entspannungsübungen vermindert werden. Sehen Sie als nächstes, welches organisatorische Modell Ihnen betreffs der Arbeitstechnik weiterhelfen kann:

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Das Eisenhower Prinzip Das Eisenhower Prinzip ist ein einfaches aber sehr effizientes Mittel, um unsere Aufgaben gelingend zu organisieren und entsprechend zu priorisieren. Dazu teilen wir alle Aufgaben in Wichtig und Dringend ein:

1 2 3 4

Ich: Sofort erledigen Ich: Terminieren Delegieren: Aufgaben des Tagesgeschäfts Papierkorb?

Leuchtet Ihnen dieses Diagramm ein? Dann sehen Sie auf der nächsten Seite den Nutzen, welchen Sie daraus ziehen können!

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Aber: Was nützt Ihnen diese Einteilung in Wichtig und Dringend? Sie hilft Ihnen, alle neu eintreffenden Aufgaben sofort in Ihren Alltag zu integrieren. Nun aber schauen wir doch erstmals Ihre Aufgaben genauer an. Es lohnt sich für Sie sicher, diese einmal theoretisch einzuteilen: Welche ihrer alltäglichen Arbeiten schätzen Sie als wichtig ein? - Z. B. Rechnungen visieren - … - … - … - … - … - … - … Welche Ihrer alltäglichen Arbeiten schätzen Sie als dringend ein? - Z. B. Rückruf in eine Platzierungsinstitution? - … - … - … - … - … - … - … Fällt Ihnen etwas auf? Haben Sie viele Arbeiten, welche Sie dringend und sofort erledigen müssen? Haben Sie eine wichtige Erkenntnis? Meine wichtigste Erkenntnis ist: ………………………………………………………………………………….

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6 Stolpersteine, welche uns oft im Weg liegen… 1. Ich schiebe unangenehme Arbeiten auf! Überlegung: Könnte ich meine Aufgaben besser organisieren und priorisieren?

2. Ich mache alles am liebsten selber, dann kommt‘s gut! Überlegung: Könnte ich meine Aufträge anders erteilen, damit sie ebenso gut erledigt werden?

3. Ich beginne oft ad hoc Arbeiten, ohne zuerst den besten Weg zu überlegen! Überlegung: Was würde es bringen, wenn Sie sich bewusst 30 Sekunden Zeit nehmen, bevor Sie eine Arbeit in Angriff nehmen?

4. Ich mache wenig Pausen, dafür habe ich keine Zeit! Überlegung: Könnten mir Pausen eventuell helfen, meinen Kopf zu lüften und die Gedanken zu ordnen?

5. Gut ist mir oft nicht gut genug! Ein Sprichwort sagt: „Das Perfekte ist der grösste Feind des Guten“ … Zudem: Wieviel Zeit benötigen Sie für die Verbesserung Ihrer Arbeiten von Gut zu Perfekt?

6. Ich lasse mich gerne ablenken! Überlegung: In welchen Situationen geschieht dies meistens? Kennen Sie noch weitere Stolpersteine, welche Ihnen im Arbeitsalltag im Weg liegen? Lesen Sie auf der nächsten Seite 7 allgemeine Tipps, welche Ihnen in diesem Fall zukünftig gute Dienste leisten können!

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7 Tipps für meinen Alltag

1. Regelmässig entspannen und die Gedanken ordnen. 2. Wichtiges von Unwichtigem trennen. 3. Eine Arbeit nach der anderen erledigen. 4. Nicht unterbrechen lassen. Wichtige Aufgaben beenden (oder zumindest Teilaufgaben). 5. Wichtiges von Dringendem unterscheiden. Platz für Unvorhergesehenes freihalten. 6. Ablehnen, Unwichtiges zu tun. Mut, Nein zu sagen! 7. Nicht in eine ungeordnete Flut von Aufgaben hineinspringen! Welcher dieser Tipps kann Ihnen weiterhelfen? Oder sind es sogar mehrere? Dann heben Sie diese doch mit einen Leuchtstift hervor!

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Meine vier Favoriten Schön, nun haben Sie sich wohl bereits einiges überlegt, wie Sie zukünftig mehr Zeit für Ihre Arbeit haben könnten. Im nächsten Schritt stelle ich Ihnen nun meine vier Favoriten der persönlichen Arbeitsorganisation vor. Diese sind im Sozialdienst-Alltag entstanden, haben sich immer weiter entwickelt und haben sich im hektischen Alltag der Sozialarbeit bestens bewährt. Sind Sie darauf gespannt? Na dann los von Rom!

Favorit 1: Die Tagesplanung Der erste Tipp betrifft den einzelnen Arbeitstag. Es hilft ungemein, Ihre Aufgaben und die eigene Leistungsfähigkeit auf die entsprechenden Tageszeiten abzustimmen: Wann bin ich leistungsfähig für welche Arbeiten? -

Wann führe ich gelingend Klientengespräche? Rechnungen kontrollieren? Berichte schreiben? Konfliktverhandlungen führen? Telefonerledigungen? …

Was ist ihre Erkenntnis aus diesen Überlegungen? Führen Sie Klienten Gespräche zu den Zeiten, in welchen Sie wirklich reden mögen? Erledigen Sie administrative Fleissarbeiten in eher „müden“ Momenten? Notieren Sie hier doch mal, welche Arbeiten Sie in Ihrem Arbeitstag grundsätzlich organisieren könnten: ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------__________________________________________________________________________________ www.sozialdienst-support.ch [email protected]

Favorit 2: Kommunikationsarten Der Arbeitsalltag in der Sozialarbeit ist kommunikationstechnisch gesehen enorm vielseitig. Sind Sie in diesem Arbeitsgebiet tätig, weil Sie gerne kommunizieren? Wenn ja, sind Sie mit dieser Vorliebe sicher nicht alleine! Nun haben Sie aber die Herausforderung, für die verschiedenen Aufgaben das möglichst effizienteste Kommunikationsmittel zu finden. Dabei stehen Ihnen wohl hauptsächlich folgende Möglichkeiten zur Verfügung: Das persönliche Gespräch, das Telefon, E-Mails, Schriftlicher Verkehr über die Post sowie der Fax. Haben Sie sich schon mal überlegt, was denn nun Vor- und Nachteile der jeweiligen Kommunikationsarten sind? Vorteile

Nachteile

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Haben Sie die Vor- und Nachteile aufgeschrieben? Können Sie daraus handlungsleitende Erkenntnisse für Ihren Alltag ableiten?

Da ich Ihnen versprochen habe meine Favoriten zu nennen, hier meine fünf zentralsten Überlegungen in der Wahl meiner Kommunikationsart:

1. Absoluter Vorrang des direkten Gesprächs 2. Vorrang des direkten Gesprächs zusammen mit allen Beteiligten 3. Telefonisch ist oft schneller und klärender als schriftlich 4. Mit Klienten in der Regel kein Mailverkehr 5. Wenn Mail: Welches braucht wirklich mehrere Empfänger und/oder Cc‘s? Nun haben Sie erstens Ihre Aufgaben ihrem persönlichen täglichen Biorhythmus angepasst und zweitens ihre Kommunikationsarten überdenkt. Dies ist bisher kein Hexenwerk, oder? Dann können Sie sich nun meinem dritten Favoriten zuwenden. Dieser ist in meiner persönlichen Arbeitsorganisation das zentrale und wichtigste Element: mein Arbeitsbuch!

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Favorit 3: Das Arbeitsbuch Das zentrale Element meiner Organisation auf dem Sozialdienst ist mein Arbeitsbuch. Denn: etwas zu notieren hilft mir, es nicht zu vergessen. Notizen vereinfachen unseren Alltag. Unerledigte Aufgaben und Informationen schwirren nicht mehr in Ihrem Kopf herum und verursachen Ihnen keinen Stress mehr. Sie können wieder gut abschalten. In meinen ersten Arbeitserfahrungen in der Sozialarbeit habe ich meine Notizen oft auf Notizpapier, auf Post-its oder ähnlichem festgehalten. Oft habe ich viel Zeit, Nerven und Energie aufgewendet, um verschwundene Notizen zu suchen oder deren Inhalt wieder zu recherchieren. In meiner damaligen Not bin ich auf den hilfreichen Tipp, ein Arbeitsbuch könnte die Lösung sein, gestossen!

Mein Arbeitsbuch Es ist mein ständiger Begleiter. Es dient mir dabei, möglichst alles Nötige sofort aufschreiben zu können, alles an einem Ort, damit ich es immer sofort finde und übersichtlich darstellen kann. Auf meinem Pult liegt das Superbuch immer am selben Platz. Ich schreibe alle meine Aufgaben, Telefonnotizen etc, welche nicht in meinem alltäglichen Arbeitsablauf gesichert sind, in diesem Buch auf. Täglich überarbeite ich diese Notizen. Erledigtes streiche ich durch. Unerledigtes priorisiere und ordne ich analog dem Eisenhower Prinzip. Wichtig ist mir zudem, dass ich nie weiter als zwei Seiten zurückblättern muss, um Aufgaben zu suchen. Dies hilft mir enorm bei meiner persönlichen Tagesplanung. Ein Arbeitsbuch gibt Ihnen immer die Sicherheit, all Ihre Aufgaben im Griff zu haben!

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Tipp 4: Pendenzenverwaltung Haben Sie in ihrem Arbeitsalltag viele Pendenzen? Wie organisieren Sie diese? Auf Papier? Im Outlook? Im KLIB/Kiss/Tutoris etc? oder in allem miteinander?

Berge von unerledigten Pendenzen sind für uns alle schwierig auszuhalten. Denn: Wie haben wir im Eisenhower Prinzip zitiert: Müde macht uns die Arbeit die wir liegenlassen, nicht die die wir tun! Analog dieser Erkenntnis habe ich mir angewöhnt, meine Pendenzen grundsätzlicher anzuschauen. Und zwar gehe ich nach folgender, eigentlich banal tönender Grundhaltung aus:

Frage jede Pendenz, ob Sie denn wirklich eine sein will! 1. Kann diese Aufgabe nicht direkt von der Klientschaft erledigt werden? 2. Wenn nein: Muss ich die Pendenz selber erledigen oder könnte dies auch administrativ geschehen? 3. Aufgaben unter 5 Minuten: erledige ich gleich selber! 4. Jede Pendenz steht mit einer Einschätzung der Priorität in meinem Arbeitsbuch! So, das war der 4. Favorit meiner Arbeitsplanung auf dem Sozialdienst. Ich hoffe, Sie haben für Ihren Arbeitsalltag Inputs erhalten, welche Sie entlasten und Ihnen viel Zeit bringen, welche sie zufrieden und gelingend einsetzen können. Weiterhin viel Spass in der Sozialarbeit wünscht Ihnen ihr Samuel Pauli! __________________________________________________________________________________ www.sozialdienst-support.ch [email protected]