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NuPoint Unified Messaging

Guía del usuario Versión 6.0

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Mitel NuPoint Unified Messaging™ (UM) Guía del usuario Versión 6.0 Abril de 2013 Versión del documento 1.2 ®, ™ Marca registrada de Mitel Networks Corporation © Copyright 2013, Mitel Networks Corporation Derechos reservados

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Introducción Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 Acerca de su correo de voz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 Acerca de este documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Su teléfono . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Preparación para acceder al buzón . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Acceso a su buzón . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Dentro de la compañía . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Desde su extensión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Desde otra extensión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Fuera de la compañía . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Desde una línea externa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Desde una línea externa a la recepcionista automática . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Configuración del buzón . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Visión general de los menús . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Saludos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Nombre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Código de acceso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Reproducción de mensajes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Acceso a los menús de correo de voz y correo electrónico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Reproducción de mensajes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Mientras escucha un mensaje . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Luego de escuchar un mensaje . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Creación de mensajes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Creación de un mensaje de voz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Grabación de un mensaje de voz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Envío de un mensaje al terminar la grabación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Opciones de usuario. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Acceso a las opciones de usuario y al tutorial para el usuario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Saludos, nombre y código de acceso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Listas de distribución . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Creación y modificación de una lista de distribución . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Uso de una lista de distribución . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Opciones de programación de llamadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Despertador de NuPoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Buscapersonas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Entrega de mensajes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 iii

Guía de mensajería del usuario

Revisión de entrega futura . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Función opcional Grabar una llamada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Grabación durante una llamada bipartita . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Grabación con teclas variables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Grabación con teclas de función fija . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Colocación de una llamada en espera durante la grabación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Para escuchar una grabación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Función opcional de fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Opciones de entrega de fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Reproducción e impresión de mensajes de fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Desde un teléfono . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Desde un teléfono de fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Luego de escuchar un mensaje de fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Creación de un mensaje de fax (Sin voz) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Desde el sistema de fax de su compañía . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Desde su buzón . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Creación de un mensaje de fax (Con voz) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Desde el sistema de fax de su compañía . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Desde su buzón . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Uso de su PC para mensajes de fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Descargar e instalar la impresora del fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Envío de un fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Visualización y reenvío de mensajes de fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Uso de su PC para mensajes de voz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Plug-in del cliente de Outlook para Microsoft Outlook 2000, XP, 2003, y 2007 . . . . . . . . . . . . 24 Instalación 1 el Plug-in del cliente Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Activación de usuarios adicionales del Plug-in de Outlook en una PC . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Configuración de reproducción de mensajes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Configuración de acceso al Perfil de Unified Messaging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Barra de herramientas NuPoint Unified Messaging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Barra de herramientas de QuickPlay . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Navegación por los mensajes de voz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Reproducción de un mensaje de voz en Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Enviar un nuevo mensaje de voz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Responder un mensaje de voz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Reenvío de un mensaje de voz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Inicio de la Vista web desde Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Plug-in del cliente de Outlook para Microsoft Outlook 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 Instalación del complemento de cliente para Outlookl . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 iv

Introducción Pestaña NuPoint Unified Messaging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 Controles de multimedia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 Establecer las configuraciones de la cuenta NuPoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 Navegación de mensajes de voz en Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 Reproducir un mensaje de voz en el altavoz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 Reproducción de un mensaje de voz confidencial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 Enviar un nuevo mensaje . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 Responder un mensaje . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 Reenvío de un mensaje . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 Ver un mensaje de fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 Función opcional Texto a voz (TTS) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 Reproducción de un mensaje texto a voz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 Función opcional Operadora automática de voz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 Sugerencias al hablar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 Comandos de voz universales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 Realización de llamadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 Realización de una llamada con comandos de voz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 Realización de una llamada con marcación de dígitos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 Cancelación de una llamada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 Llamada a la operadora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 Característica opcional de Navegación por voz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 Sugerencias al hablar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 Comandos de voz universales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 Habilitación de Navegación por voz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 Ingresar comandos de voz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 Acceso a su buzón . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 Acceder al Correo de voz y a los Menús del correo electrónico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 Administrar sus mensajes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 Acceder a otros menús . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

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Introducción

Introducción Acerca de su correo de voz Mitel® NuPoint Unified Messaging™ (UM) le permite administrar su correo de voz, Grabar una llamada (RAC), fax y mensajes de correo electrónico de Microsoft® Outlook® desde un teléfono de tonos y desde su PC. Correo de voz, Grabar una llamada, fax y correo electrónico son todos “mensajes” a los que puede tener acceso a través de su buzón de correo de voz y mediante el uso de un sistema de menú. El menú de correo de voz brinda acceso a la mayoría de las funciones y opciones del buzón de correo de voz, incluidos los mensajes de fax. Cualquier usuario de correo de voz puede tener acceso a este menú. El menú de correo electrónico sólo brinda acceso a los correos electrónicos y está disponible únicamente para usuarios que cuentan con la función Unified Messaging avanzada con la opción de Texto a voz. Además de acceder a sus mensajes por teléfono, ahora puede reproducir y administrar sus mensajes de voz desde su bandeja de entrada de Microsoft Outlook. Puede instalar un reproductor de plug-in que le permite reproducir los mensajes de voz desde su bandeja de entrada de correo electrónico a través del teléfono o de los altavoces de su PC. Para utilizar esta función, debe contar con la función Unified Messaging avanzada. Para obtener más información, consulte “Uso de su PC para mensajes de fax” en la página 21. También está disponible una Operadora automática de voz (SAA) para realizar llamadas mediante el uso de comandos de voz. La SAA es una aplicación activada por voz que le permite llamar rápida y eficazmente a personas al pronunciar sus nombres. Además de realizar llamadas por nombre, puede decir el nombre de un departamento o un número de teléfono. Un tutorial lo introduce a las funciones del sistema y la ayuda de voz está disponible para responder sus preguntas. Consulte “Función opcional Operadora automática de voz” en la página 45 para obtener más información. La característica opcional de Navegación por voz le permite al usuario administrar sus buzones mediante comandos de voz. En lugar de molestarse en encontrar y presionar un botón en el marcado de su teléfono, pueden simplemente “decir el comando" desde su extensión principal o alterna. Esto es particularmente útil para los conductores que desean utilizar sus teléfonos celulares en modo manos libres. Nota: Dependiendo de la configuración de su buzón, es posible que no posea todas las opciones descritas en esta guía. Consulte con su administrador de sistema para obtener más información.

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Guía de mensajería del usuario

Acerca de este documento Esta guía proporciona instrucciones sobre la funcionalidad de la Interfaz de usuario telefónico (TUI) de Mitel, el Plug-in del cliente Outlook de Mitel y la Operadora automática de voz. Si utiliza otro cliente de correo electrónico compatible, consulte la Ayuda de vista web para obtener más información. También puede consultar la Guía de referencia rápida de TUI de Mitel para NuPoint Unified Messaging en http://edocs.mitel.com/UG/Index.html.

Su teléfono Antes de utilizar las funciones del correo de voz del sistema, conozca el teléfono. •

Tecla Mensaje: se utiliza para llamar al sistema NuPoint UM Voice y acceder al buzón.

•

Teclado: se utiliza para seleccionar opciones del menú dentro del sistema de correo de voz.

•

Luz de mensaje: se utiliza para indicar cuando hay mensajes de voz nuevos en el buzón.

•

Teclas variables: se utilizan para seleccionar diversas opciones de menú del correo de voz. Para seleccionar una opción de menú que aparezca en la pantalla del teléfono, puede pulsar la tecla variable según el contexto que aparece en la pantalla digital del teléfono o el dígito del teclado correspondiente a la opción. Nota: Es posible que los nombres de las teclas variables que se usan en esta guía difieran levemente de los que aparecen en su teléfono. Por ejemplo, la tecla variable Bor (borrar) puede aparecer como Eliminar en ciertos modelos.

Preparación para acceder al buzón Antes de acceder al buzón, asegúrese de solicitar la información siguiente a su Administrador de sistema: •

número de Recepcionista NuPoint UM (opcional),

•

extensión del acceso al sistema NuPoint UM Voice,

•

número de su buzón y,

•

su código de acceso predeterminado.

Si tiene algún problema o preguntas acerca de los procedimientos, consulte a su Administrador de sistema.

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Acceso a su buzón

Acceso a su buzón Todos sus mensajes de voz residirán en su “buzón” personal, el cual está protegido con un código de acceso. Su administrador de sistema le asignará un código de acceso temporal para que lo utilice la primera vez que ingrese al buzón. La manera en que ingrese a su buzón dependerá de si está llamando desde su compañía o desde afuera.

Dentro de la compañía Desde su extensión 1. Marque el número de acceso interno a NuPoint UM Voice. 2. Ingrese el código de acceso cuando se le indique.

Desde otra extensión 1. Marque el número de acceso interno a NuPoint UM Voice. 2. Pulse la tecla

cuando se le solicite ingresar un código de acceso.

3. Marque el número de su buzón y pulse la tecla

.

4. Ingrese el código de acceso cuando se le indique.

Fuera de la compañía Desde una línea externa 1. Marque el número de acceso externo a NuPoint UM Voice. 2. Marque el número de su buzón y pulse la tecla

.

3. Ingrese el código de acceso cuando se le indique.

Desde una línea externa a la recepcionista automática 1. Marque el número de la Recepcionista NuPoint UM. 2. Pulse la tecla

para acceder al sistema NuPoint UM Voice.

3. Marque el número de su buzón y pulse la tecla

.

4. Ingrese el código de acceso cuando se le indique.

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Guía de mensajería del usuario

Configuración del buzón La primera vez que accede al buzón, se activa automáticamente un tutorial para el usuario, el cual lo guía a través de la primera sesión en el buzón, le explica cómo grabar un saludo y su nombre y le solicita que cambie su código de acceso temporal. Tip: Después de reproducir o enviar mensajes, el sistema puede llevarlo de vuelta a un menú anterior con opciones diferentes a las del menú que estaba utilizando.

Visión general de los menús Para ver la ilustración de la visión general del menú, consulte la Guía de referencia rápida de TUI de Mitel para NuPoint Unified Messaging (http://edocs.mitel.com/UG/Index.html).

Saludos Luego de abrir su buzón, se le solicitará que grabe uno o más saludos para que los escuchen las personas que llamen a su buzón. Por ejemplo, puede grabar un saludo para que las personas sepan que su línea está ocupada (como “En este momento estoy al teléfono y no puedo responder su llamada”) y otro saludo cuando no esté cerca del teléfono (como “En este momento me encuentro fuera de la oficina”). Si su administrador de sistema habilitó la función Saludo de ausencia prolongada para su buzón, también puede grabar un saludo de ausencia prolongada. Este saludo le permite comunicar una ausencia prolongada a las personas que llaman. Las personas que llaman no pueden pulsar una tecla para omitir el saludo. Al final del saludo, las personas que llaman pueden transferir la llamada a la operadora o dejar un mensaje. Nota: Una vez grabado, el Saludo de ausencia prolongada se habilita efectivamente. Esto significa que todas las personas cuyas llamadas se reenvíen a su buzón escucharán el saludo de ausencia prolongado. Una vez que ingrese a su correo de voz, se le indicará que presione 1 para conservar su Saludo de ausencia prolongada o 2 para desactivar dicho saludo. Si su administrador de sistema desactivó la entrega de mensajes para el Saludo de ausencia prolongada, luego del saludo las personas que llaman sólo podrán transferir la llamada a la operadora. Consulte “Saludos, nombre y código de acceso” en la página 11.

Nombre Se le solicitará que grabe su nombre para que el sistema pueda:

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•

Dirigirse a usted cuando se comunique con el sistema (por ejemplo: “Hola, Ana Sánchez”).

•

Informar a otros usuarios cuando usted les envíe un mensaje (por ejemplo: “4:45 p.m., de Ana Sánchez”).

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Indicar su nombre a otros usuarios cuando dirigen mensajes a su buzón (por ejemplo: “Ana Sánchez”).

Configuración del buzón

Código de acceso El sistema siempre le solicitará su código de acceso antes de acceder al buzón. La primera vez que acceda al buzón, utilizará un código de acceso temporal asignado por el administrador de sistema. Durante el tutorial, se le solicitará que cambie este código de acceso por un número de 4 a 10 dígitos. Defina un código de acceso que pueda recordar fácilmente, pero no seleccione un número obvio como “1234”. Nota: Los códigos de acceso se utilizan sólo si usted desea proteger su privacidad. Puede elegir la opción de no tener código de acceso pulsando 0000 cuando se le indique durante el tutorial. Una vez que su buzón esté configurado, podrá comenzar a utilizar las funciones de NuPoint UM Voice. Nota: Para obtener seguridad adicional, su administrador puede configurar su código de acceso para que expire en intervalos regulares.

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Guía de mensajería del usuario

Reproducción de mensajes Cuando accede al buzón para recuperar sus mensajes, el sistema le indica cuántos mensajes tiene (“Usted tiene 2 mensajes urgentes y 2 mensajes no escuchados”). Para los usuarios de la Unified Messaging avanzada (UM) con la opción Texto a voz (TTS), el sistema le indica cuántos correos de voz y correos electrónicos tiene (“Usted tiene 2 mensajes no escuchados, 1 mensaje guardado, 3 correos electrónicos no leídos y 1 correo electrónico guardado”). Puede acceder a los correos de voz y los correos electrónicos desde menús separados. Después del resumen de mensajes, los usuarios de UM avanzada con TTS pueden acceder al menú de correo de voz o correo electrónico. Puede salir de cualquiera de los dos menús para acceder al otro. Nota: Los usuarios de UM avanzada que no poseen la opción TTS no pueden acceder al menú de correo electrónico.

Acceso a los menús de correo de voz y correo electrónico Después de acceder a su buzón •

Si es un usuario de correo de voz común, ya se encuentra en el menú de correo de voz.

•

Si posee la función UM avanzada con TTS, presione de voz o al menú de correo electrónico.

para acceder al menú de correo

Reproducción de mensajes Después de acceder al menú de correo de voz o al menú de correo electrónico, presione •

o la tecla variable Reproducir (o Reproducir mensaje). Los mensajes urgentes se reproducen automáticamente en primer lugar. Luego, según la configuración de su buzón, puede tener la opción de reproducir primero los mensajes no escuchados o los mensajes guardados; de lo contrario, sus mensajes no escuchados se reproducirán primero. Nota: Si su sistema de buzón de voz tiene activada la opción de hora y fecha, reproducirá dicha información al comienzo de cada mensaje. Consulte con su administrador de sistema para obtener más información.

6

Reproducción de mensajes

Mientras escucha un mensaje En cualquier momento durante la reproducción de un mensaje, usted puede: Pulsar esta tecla O

pulsar esta tecla variable

Para realizar esta acción

Más y luego Pausa

Poner en pausa el mensaje durante 30 segundos.



Retroceder cinco segundos en el mensaje.



Avanzar cinco segundos en el mensaje.

Omitir

Avanzar al siguiente mensaje.

Más y luego Reproducir

Volver al comienzo del mensaje anterior.

Nota: Dependiendo de la configuración de su buzón, es posible que no tenga acceso a todas las opciones anteriores. Consulte con su administrador de sistema para obtener más información.

Luego de escuchar un mensaje Al término de un mensaje, usted puede:

Pulsar esta tecla O

pulsar esta tecla variable

Para realizar esta acción

Reproducir (o Reiniciar)

Reproducir el mensaje nuevamente.

Contestar

Contestarle a la persona que le envió el mensaje. Cuando termine de grabar el mensaje, pulse o la tecla variable Enviar para enviarlo y continuar con la sesión. Luego pulse para enviar su respuesta a buzones adicionales si lo desea.

7

Guía de mensajería del usuario

Pulsar esta tecla O

pulsar esta tecla variable Contestar (con la opción de devolución de llamada activa)

Para realizar esta acción

para contestar por medio del correo de voz (como arriba). para devolver la llamada a quien llamó y después eliminar el mensaje. para devolver la llamada a quien llamó y conservar el mensaje.

Entregar

Entregar el mensaje a otro buzón, lista de distribución o número telefónico fuera del sistema. El sistema también le dará la oportunidad de grabar comentarios adicionales antes de enviar el mensaje a otras personas. Después de agregar sus comentarios, pulse o la tecla variable Enviar (o Salir) y continúe con su sesión. Luego pulse para entregar su respuesta a buzones adicionales si lo desea.

Guardar

Guardar el mensaje. Puede acceder a los mensajes guardados sólo después de omitir los mensajes que no ha escuchado y las colas de recepción de mensajes.

Bor (o Eliminar)

Eliminar el mensaje.

Nota: Si elimina un mensaje accidentalmente, puede recuperarlo si pulsa de inmediato o la tecla variable Recuperar. Si pulsa cualquier otra tecla que no sea la tecla inmediatamente después de eliminar el mensaje, no podrá recuperarlo. Nota: Dependiendo de la configuración de su buzón, es posible que no tenga acceso a todas las opciones anteriores. Consulte con su administrador de sistema para obtener más información.

8

Creación de mensajes

Creación de mensajes Para crear un mensaje, primero debe llamar al número de acceso al sistema e ingresar su código de acceso para acceder a su buzón. Puede crear un mensaje de voz antes o después de escuchar los mensajes nuevos de su buzón. Recuerde que puede dirigir sus mensajes a otros buzones, listas de distribución y números telefónicos fuera del sistema.

Creación de un mensaje de voz Grabación de un mensaje de voz 1. Pulse

o la tecla variable Crear mensaje para crear un mensaje.

2. Ingrese el número del destinatario o, si desea marcar por nombre, pulse la tecla asignada a esta característica en su sistema de correo de voz y luego marque el apellido y nombre del destinatario hasta que el sistema lo reconozca. Nota: El sistema anunciará automáticamente la tecla que debe pulsar para marcar por nombre. Ésta es una función configurable, por lo cual la tecla que deba pulsar variará según el sistema de correo de voz. 3. Luego de que el sistema confirme el nombre del destinatario, ingrese los nombres o números de otros destinatarios (por ejemplo, es posible que desee enviar un mismo mensaje a todos los miembros de cierto comité, indicándoles la hora y lugar de la próxima reunión). 4. Una vez que termine de dirigir el mensaje, pulse

o la tecla variable Grabar.

5. Comience a grabar el mensaje después del tono. (Puede pulsar

para hacer una

pausa durante la grabación y cualquier tecla para reanudar la grabación, o puede utilizar las teclas variables Pausa/Reanudar).

9

Guía de mensajería del usuario

Envío de un mensaje al terminar la grabación Una vez que termina de grabar, puede optar por enviar, revisar, modificar, cancelar o especificar entrega especial para su mensaje de voz, al seleccionar las opciones siguientes:

Pulsar esta tecla O

pulsar esta tecla variable

Para realizar esta acción

Enviar

Enviar el mensaje y volver al menú principal.

Añadir

Añadir algo a la grabación.

Bor

Borrar la grabación y comenzar nuevamente.

Revisar

Reproducir el mensaje.

Finalizar grabación

Acceder a las opciones de dirección del mensaje, tales como entrega urgente, entrega futura, confidencial y solicitar confirmación de recepción. Luego de seleccionar las opciones que desea, pulse o la tecla variable Enviar (o Salir) para enviar el mensaje y volver al menú principal.

Nota: Si envía mensajes a varios usuarios con frecuencia, puede crear listas de distribución personales para dirigir sus mensajes con más facilidad (consulte “Listas de distribución” en la página 12).

10

Opciones de usuario

Opciones de usuario El menú de opciones de usuario le permite escuchar el tutorial para el usuario, cambiar los mensajes, grabar su nombre y definir su contraseña, crear listas de distribución de correo de voz y seleccionar las opciones de programación de llamadas.

Acceso a las opciones de usuario y al tutorial para el usuario Pulse

o la tecla variable Opciones para acceder a las opciones de usuario desde el

menú principal. Puede pulsar

en cualquier momento para recorrer el tutorial nuevamente.

Saludos, nombre y código de acceso Cuando configuró por primera vez su buzón (consulte “Configuración del buzón” en la página 4), grabó un saludo y su nombre y seleccionó un código de acceso. El menú Opciones de usuario le permite cambiarlos en cualquier momento. Se recomienda cambiar los saludos con regularidad, por ejemplo, para indicar a las personas que llaman que usted no se encuentra en la oficina. En el menú de opciones de usuario, puede: Pulsar esta tecla O

pulsar esta tecla variable Saludos

Para realizar esta acción Cambiar sus saludos. Puede grabar un saludo principal y uno o más saludos condicionales. Grabe saludos condicionales cuando desee que las personas que llaman sepan que su línea está ocupada (por ejemplo, “En este momento estoy al teléfono y no puedo contestar su llamada”), cuando no se encuentre en un determinado lugar (por ejemplo, “En este momento no me encuentro en la oficina”) o durante ausencias prolongadas (“Me ausentaré hasta el 15 de octubre,…”). Ahora puede pulsar

para grabar o cambiar su saludo

personal condicional,

para grabar o cambiar su saludo

personal principal, o

para activar su saludo de ausencia

prolongada. Después de grabar su saludo, pulse

o la tecla variable

Cambiar para seleccionar qué saludo (principal o condicional) desea que escuchen las personas que llaman. Cambiar nombre

Volver a grabar su nombre.

Código de acceso

Cambiar su código de acceso.

11

Guía de mensajería del usuario

Nota: Es posible que no tenga acceso a los saludos condicionales, dependiendo de la configuración de su buzón. Consulte con su administrador de sistema para obtener más información.

Listas de distribución Una lista de distribución le permite grabar un mismo mensaje y enviarlo a varias personas sin tener que dirigirlo a cada una de ellas en forma individual. Puede utilizar listas de distribución cada vez que cree un mensaje o cuando desee entregar un mensaje a alguien más.

Creación y modificación de una lista de distribución 1. Pulse

o la tecla variable Listas de distribución en el menú de opciones de usuario.

2. Ingrese el número de la lista de distribución, asegurándose de que el primer dígito siempre sea cero (0). 3. Pulse

para grabar un nombre para la lista de distribución (por ejemplo, “comité de

planificación de productos”). El sistema reproducirá este nombre cada vez que dirija mensajes a la lista de distribución. 4. Pulse

para agregar miembros a la lista; pulse

para eliminar miembros.

5. Ingrese los números o nombres de los usuarios que desea agregar o eliminar. 6. Pulse

si desea que el sistema reproduzca la lista de miembros seleccionados.

7. Pulse

para volver al menú principal.

Nota: Todas las listas de distribución personales deben comenzar con el número 0.

Uso de una lista de distribución •

En lugar de ingresar un número de buzón, ingrese el número de la lista de distribución que desea utilizar. El sistema lee el número de la lista de distribución.

Opciones de programación de llamadas Despertador de NuPoint NuPoint UM WakeUp le permite programar NuPoint UM Voice para que lo llame a un número de teléfono específico a una hora determinada. Puede programar llamadas de despertador de lunes a viernes, los fines de semana, todos los días o según las necesite. 1. Desde el menú de opciones del usuario, oprima programación de llamadas.

acceder a las opciones de

2. En el menú Opciones de programación de llamadas, oprima Despertador de NP.

12

para acceder al

Opciones de usuario 3. Para programar llamadas de despertador: •

oprima

para ingresar la hora para la llamada de despertador (dos dígitos para

la hora, dos dígitos para los minutos) oprima

para a.m. o

para p.m.

•

oprima

para configurar la llamada como llamada diaria de despertador.

•

oprima

para cancelar esta llamada de despertador.

•

Oprima

para cambiar la hora.

4. Para cancelar todas las llamadas de despertador, oprima 5. Para salir del menú Opciones del usuario, oprima

.

.

Buscapersonas La función de Localización permite definir un programa para que cuando llegue un mensaje al buzón, NuPoint UM Voice le notifique al localizador. 1. Desde el menú de opciones del usuario, oprima programación de llamadas.

para acceder a las opciones de

2. En el menú Opciones de programación de llamadas, oprima Localización.

para acceder a la

3. En el menú Localización, seleccione una opción. •

Oprima

para revisar la programación.

•

Oprima

para desactivar la localización.

•

Oprima

para cambiar el número de teléfono.

•

Oprima

para cambiar la hora.

•

Oprima

para salir del menú Opciones del usuario.

Entrega de mensajes La función de Entrega de mensajes permite definir un programa para que si llega un mensaje al buzón, NuPoint UM Voice lo llame a un número de teléfono específico, a una hora específica, de modo que pueda recuperar el mensaje. 1. Desde el menú de opciones del usuario, oprima programación de llamadas.

para acceder a las opciones de

2. En el menú Opciones de programación de llamadas, oprima Entrega de mensajes.

para acceder a la

13

Guía de mensajería del usuario

3. En el menú Entrega de mensajes, seleccione una opción. •

Oprima

para revisar la programación.

•

Oprima

para desactivar la entrega de mensajes.

•

Oprima

para cambiar el número de teléfono.

•

Oprima

para cambiar la hora.

•

Oprima

para salir del menú Opciones del usuario.

Revisión de entrega futura La función de Revisión de entrega futura le permite revisar cualquier mensaje programado para entregarse en el futuro. Puede programar la entrega de mensajes hasta 365 días más adelante usando el menú de opciones de direcciones de mensajes. Consulte “Envío de un mensaje al terminar la grabación” en la página 10. 1. Desde el menú de opciones del usuario, oprima programación de llamadas.

para acceder a las opciones de

2. En el menú Opciones de programación de llamadas, oprima Revisión de entrega futura. 3. En el menú Revisión de entrega futura, seleccione una opción

14

•

Oprima

para revisar el mensaje.

•

Oprima

para descartar el mensaje.

•

Oprima

para conservar el mensaje.

•

Oprima

para reproducir los destinatarios.

•

Oprima

para escuchar la hora de entrega.

•

Oprima

para salir del menú Opciones del usuario.

para acceder a la

Función opcional Grabar una llamada

Función opcional Grabar una llamada La función Grabar una llamada le permite usar su sistema NuPoint UM Voice para grabar sus conversaciones telefónicas. Nota: Es posible que la ley exija que usted informe a su interlocutor que está grabando la conversación. Para obtener instrucciones específicas, consulte a su administrador de sistema.

Grabación durante una llamada bipartita Su sistema puede programarse para comenzar a grabar automáticamente llamadas externas cuando usted o el interlocutor responda. Comuníquese con su administrador de sistema para obtener más detalles. Si su sistema no graba las conversaciones de manera automática, debe pulsar una tecla Grabar para comenzar a grabar durante una llamada bipartita. La tecla que debe pulsar depende de si la función de teclas variables está disponible en su teléfono. Los siguientes teléfonos admiten teclas variables: •

Superset 4150

•

5140 IP

•

5240 IP

Grabación con teclas variables •

Para comenzar a grabar durante una llamada bipartita, pulse la tecla variable Grabar que aparece en la pantalla digital de su teléfono.

Pausa o reanudación de la grabación durante una llamada •

Para hacer una pausa en la grabación, pulse la tecla variable Pausa.

•

Para reanudar la grabación después de la pausa, pulse la tecla variable Contin.

Detención de la grabación •

Para detener la grabación sin guardar la conversación grabada, pulse las teclas variables Detener y Borrar.

•

Para detener y guardar una grabación, pulse las teclas variables Detener y Guardar. Nota: Su administrador puede configurar sus ajustes de Grabar una llamada para guardar automáticamente una conversación grabada cuando cuelgue el teléfono. Si la función de guardado automático está activada, puede guardar la llamada grabada con sólo colgar el teléfono al finalizar la conversación.

15

Guía de mensajería del usuario

Grabación con teclas de función fija •

Para comenzar a grabar una llamada usando las teclas de función fija, pulse la tecla Grabar que su administrador de sistema programó en el teléfono. Nota: Al usar las teclas de función fija con Grabar una llamada, sólo puede iniciar una sesión de grabación. Su administrador de sistema debe activar la función de guardado automático para que sus conversaciones se guarden automáticamente cuando cuelgue el teléfono. Consulte con su Administrador de sistema para obtener más información.

Colocación de una llamada en espera durante la grabación •

Al colocar una llamada en espera durante la grabación, ésta se guarda y se envía a su buzón.

•

Al recuperar la llamada en espera se inicia una nueva sesión de grabación. Nota: Dependiendo de la programación del sistema, también se puede guardar la grabación al colgar o al pulsar la tecla TRANS/CONF o una tecla de aparición de línea. Consulte a su Administrador de sistema para conocer los detalles.

Para escuchar una grabación Para escuchar una conversación grabada al finalizar la llamada 1. Levante el auricular. 2. Acceda al buzón de voz. 3. Siga las indicaciones para recuperar la grabación, como lo haría para recuperar cualquier mensaje de voz normal.

16

Función opcional de fax

Función opcional de fax La función de Fax le permite administrar los mensajes de fax que se envían al buzón mediante la interfaz TUI. Puede recuperar mensajes de fax no reproducidos, reproducir un mensaje de voz que acompañe al fax, enviar un fax a una máquina de fax y enviar un fax (con o sin un mensaje de voz) a otro usuario.

Opciones de entrega de fax Puede acceder a las opciones de entrega de Fax en el menú Opciones de usuario. En el menú principal, pulse

y luego

para acceder a las siguientes opciones de entrega de Fax:

Presione esta tecla

Para realizar esta acción Enviar todos los mensajes de fax no reproducidos en el buzón al número de fax predeterminado. Definir un número de entrega de fax predeterminado. Todos los faxes se enviarán automáticamente a este número al pulsar

cuando esté en el menú entrega

de Fax.

Desde un teléfono de fax

Enviar por fax a su buzón una portada que se convertirá en su Portada personal. Esta página se incluirá automáticamente con todos los faxes que envíe desde su buzón.

Alternar entre activar y desactivar la entrega automática de fax al número de fax predeterminado. La entrega automática de fax envía inmediatamente todos los mensajes de fax que llegan a su buzón al número de fax predeterminado.

Reproducción e impresión de mensajes de fax En el buzón, los mensajes de fax se consideran como mensajes de voz. Cuando accede al buzón para recuperar sus mensajes, el sistema primero le indicará cuántos mensajes tiene, por ejemplo, “Usted tiene 2 mensajes urgentes y 4 mensajes no escuchados con fax”.

Desde un teléfono Para reproducir un mensaje de fax: 1. Después de acceder al buzón, pulse

o la tecla variable Reproducir (o bien,

Reproducir mensaje). Los mensajes urgentes se reproducen automáticamente en primer lugar.

17

Guía de mensajería del usuario

2. Para cualquier mensaje de fax, el sistema le solicitará que pulse de entrega de fax. En este menú, usted puede: •

Pulsar

para ver las opciones

para marcar el número de la máquina de fax donde desea que se imprima el fax.

Marque el número cuando se le indique.

•

El sistema confirmará el número. Pulse

para aceptar el número o

para

marcar un número nuevo.

•

Después de pulsar

para aceptar el número, pulse

inmediatamente el fax a ese número, o bien pulse

para entregar para programar una hora de

entrega futura. 3. Si tiene mensajes de fax adicionales, puede enviarlos al mismo número de fax que ingresó para el primer número pulsando

y luego

.

Nota: También puede utilizar las opciones de entrega de fax que se encuentran en el menú Opciones de usuario (consulte la Guía de referencia rápida de TUI de Mitel). Con este menú, puede configurar un número predeterminado de entrega de fax. Después de programar el número, pulse

para ver las opciones de entrega de fax (después

de reproducir el mensaje con fax) y, a continuación, pulse

para imprimir el mensaje

de fax.

Desde un teléfono de fax Para recuperar e imprimir un mensaje de fax desde un teléfono de fax: 1. Después de acceder al buzón, pulse mensaje) y luego pulse 2. Pulse

o la tecla variable Reproducir (o bien, Reproducir

para acceder al menú Opciones de entrega de fax.

para recibir el mensaje de fax que se imprimió desde esa máquina de fax.

3. Cuando se le solicite, pulse el botón Inicio en la máquina de fax. 4. Une vez que reciba el fax impreso, puede mantenerse en línea para reanudar la sesión en el buzón.

Luego de escuchar un mensaje de fax Consulte “Luego de escuchar un mensaje” en la página 7.

18

Función opcional de fax

Creación de un mensaje de fax (Sin voz) Puede enviar un mensaje de fax al buzón de un destinatario utilizando un teléfono de fax. Puede enviar el mensaje directamente desde el sistema de fax de su compañía o desde su propio buzón. Si envía un fax desde el sistema de fax de su compañía, su nombre no se incluirá en el encabezado del mensaje, pero sí se incluirá cuando el fax lo envíe desde su buzón.

Desde el sistema de fax de su compañía Nota: Su nombre no estará incluido en el encabezado del mensaje del destinatario. 1. En un teléfono de fax, marque el número de acceso del sistema de Fax de su compañía. 2. Cuando escuche el saludo del sistema, ingrese el número de buzón del destinatario o, para marcar por nombre, pulse las teclas correspondientes para marcar el apellido del destinatario seguido del nombre, hasta que el sistema lo reconozca. 3. Escuchará el saludo personal del destinatario. Después del tono, pulse el botón Inicio en la máquina de fax para enviar el fax. 4. Después de enviar el fax, puede pulsar o

para marcar el mensaje como urgente

para dejar un mensaje en otro buzón.

Desde su buzón Nota: Su nombre estará incluido en el encabezado del mensaje del destinatario. 1. Acceda a su buzón y cuando escuche su propio saludo, pulse

.

2. Ingrese su código de acceso. 3. Pulse

para crear un mensaje.

4. Ingrese el número de buzón del destinatario o, para marcar por nombre, pulse las teclas correspondientes para marcar el apellido del destinatario seguido del nombre, hasta que el sistema lo reconozca. 5. Luego de que el sistema confirme el nombre del destinatario, ingrese los nombres o números de otros destinatarios. 6. Una vez que termine de dirigir el mensaje de fax, pulse

para dejar un fax y luego

pulse el botón Inicio en su máquina de fax para enviarlo, o bien

para acceder a más

opciones. 7. Después de enviar el fax, puede pulsar

para enviar el mensaje o

para acceder

a las opciones de dirección de mensaje, como entrega urgente, entrega futura, confidencial y solicitar confirmación de recepción. Luego de seleccionar las opciones que desea, pulse para enviar el mensaje y volver al menú principal.

19

Guía de mensajería del usuario

Creación de un mensaje de fax (Con voz) Puede enviar un mensaje combinado de voz y fax al buzón de un destinatario utilizando un teléfono de fax. Puede enviar el mensaje directamente desde el sistema de fax de su compañía o desde su propio buzón. Si envía un fax desde el sistema de fax de su compañía, su nombre no se incluirá en el encabezado del mensaje, pero sí se incluirá cuando el fax lo envíe desde su buzón.

Desde el sistema de fax de su compañía Nota: Su nombre no estará incluido en el encabezado del mensaje del destinatario. 1. En un teléfono de fax, marque el número de acceso del sistema de fax de su compañía. 2. Cuando escuche el saludo del sistema, ingrese el número de buzón del destinatario o, para marcar por nombre, pulse las teclas correspondientes para marcar el apellido del destinatario seguido del nombre, hasta que el sistema lo reconozca. 3. Escuchará el saludo personal del destinatario. Después del tono, grabe un mensaje de voz. 4. Cuando termine de grabar el mensaje de voz, pulse el botón Inicio de la máquina de fax para enviar el fax. 5. Después de enviar el fax, puede pulsar o

para marcar el mensaje como urgente

para dejar un mensaje en otro buzón.

Desde su buzón Nota: Su nombre estará incluido en el encabezado del mensaje del destinatario. 1. En un teléfono de fax, marque el número de acceso del sistema de Fax de su compañía. 2. Cuando escuche el saludo del sistema, ingrese el número de su buzón. 3. Cuando escuche su saludo, pulse

.

4. Ingrese su código de acceso. 5. Pulse

para crear un mensaje y luego siga las instrucciones para enviar un mensaje

sólo de voz desde el buzón (incluyendo el direccionamiento). 6. Después del tono, grabe un mensaje de voz. 7. Una vez que termine de grabar el mensaje, pulse botón Inicio en su máquina de fax para enviarlo, o bien

20

para dejar un fax y luego pulse el para acceder a más opciones.

Uso de su PC para mensajes de fax

Uso de su PC para mensajes de fax También puede usar su PC para administrar mensajes de fax. La función de Fax le permite agregar el controlador de la Impresora de fax a su carpeta de Impresoras. Con la Impresora de fax, usted puede enviar faxes desde cualquier aplicación con una función Imprimir. Los faxes también pueden enviarse desde la interfaz de Vista web. Para obtener información sobre el envío de fax desde la interfaz de Vista web, consulte la Ayuda de Vista web. Nota: Las hojas de la portada deben estar en formato TIFF.

Descargar e instalar la impresora del fax Para utilizar la Impresora de fax para mensajes de fax, primero debe descargarla e instalarla desde la interfaz de Vista web. Para descargar e instalar el controlador de la Impresora de fax: Nota: Para instalar el controlador de la Impresora de fax, debe contar con derechos de administrador local en la PC. 1. Inicie sesión en la interfaz de Vista web y haga clic en la ficha Descargas. 2. Haga clic en Descargar Impresora de fax. 3. En la ventana Advertencia de seguridad, haga clic en Ejecutar para ejecutar FaxPrinter.exe. La instalación comenzará automáticamente. 4. Haga clic en Siguiente en cada cuadro de diálogo. Cuando se le solicite, acepte los Términos de uso. El controlador de la Impresora de fax ahora está instalado.

Envío de un fax Los faxes se pueden enviar usando la Impresora de fax NuPoint con cualquier software que tenga la función Imprimir. Si lo desea, puede configurar una Portada personal (consulte las Opciones de entrega de fax) o crear Portadas personalizadas. Si tiene una Portada personal, ésta será la portada predeterminada para los faxes que envíe. Cualquier archivo en formato TIFF puede utilizarse como Portada personalizada. Puede guardar varias Portadas personalizadas a fin de personalizar sus faxes para los destinatarios. Para enviar un fax utilizando la Impresora de fax NuPoint: Nota: Antes de enviar un fax por primera vez, obtenga el nombre del dominio totalmente calificado o la dirección IP del servidor NuPoint UM de su administrador de sistema.

21

Guía de mensajería del usuario

Abra el documento y seleccione Imprimir. En el menú Imprimir, seleccione Impresora de fax NuPoint de la lista de impresoras disponibles. O BIEN Si la Impresora de fax NuPoint ha sido configurada como su impresora predeterminada, haga clic con el botón derecho del mouse en el documento en Windows Explorer y seleccione Imprimir. Cuando el documento esté listo para enviarse al servidor, aparecerá la ventana Cliente de fax NuPoint. Si nunca antes envió un fax o el cliente no pudo conectarse al servidor, aparecerá la ficha Configuración del servidor.

Figure 1: Ficha Configuración del servidor Nota: Si cambia la contraseña de su buzón, deberá actualizar la ficha Configuración del servidor con la nueva contraseña la próxima vez que envíe un fax. 5. Ingrese sus credenciales para conectarse al servidor. a.

En el campo Servidor NuPoint, ingrese el nombre del dominio totalmente calificado (FQDN) del servidor.

b.

En el campo Buzón, ingrese su número de buzón de NuPoint UM.

c.

En el campo Código de acceso, ingrese su código de acceso al buzón de NuPoint UM.

d.

Haga clic en Conectar. El estado se actualizará a Conectado.

6. Haga clic en la ficha Opciones de entrega.

Figure 2: Ficha Opciones de entrega

22

Uso de su PC para mensajes de fax a.

En el campo Destinatarios, ingrese la lista de destinatarios (números de buzón o números de fax de NuPoint UM) separados por comas. Nota: Para números de fax externos, incluya cualquier dígito que deba marcarse desde su sistema para acceder a una línea externa.

b.

Si desea usar una Portada personalizada, seleccione la casilla de verificación Usar una portada personalizada.

c.

Ingrese el nombre completo de la portada, O BIEN haga clic en el botón Explorar... para seleccionarlo. Nota: Si no usa una Portada personalizada, el servidor usará su Portada personal o, si no tiene una, la Portada del sistema.

d.

Haga clic en el botón Enviar fax.

Cuando el servidor reciba el fax, aparecerá un mensaje emergente junto con el mensaje El fax ha entrado en cola para su entrega satisfactoriamente. Si no se puede enviar el fax, recibirá un mensaje en su correo de voz para notificarle sobre la falla. Cuando envíe su próximo fax, la ficha Configuración del servidor no aparecerá a menos que la impresora de fax no pueda conectarse al servidor, por ejemplo, si su contraseña ha cambiado.

Visualización y reenvío de mensajes de fax Para ver un mensaje de fax: •

Abra el mensaje desde su bandeja de entrada de correo electrónico y vea el documento adjunto.

•

Desde la ficha Mensajes en la interfaz de Vista web, haga clic en el botón Reproducir. El fax se abrirá en un visor TIFF.

•

Desde su teléfono envíe el fax a una máquina de fax.

Para reenviar un mensaje de fax: •

Desde la ficha Mensajes en la interfaz de Vista web, haga clic en el botón Reenviar fax para reenviar el mensaje como fax.

O BIEN •

Desde la ficha Mensajes en la interfaz de Vista web, haga clic en el botón Reenviar para reenviar el mensaje como un dato adjunto a un correo electrónico.

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Guía de mensajería del usuario

Uso de su PC para mensajes de voz Puede utilizar su PC para administrar sus mensajes de voz con las siguientes aplicaciones: •

Plug-in del cliente de Outlook para Microsoft® Outlook 2000, XP, 2003, y 2007 Este plug-in instala el reproductor QuickPlay de Mitel Networks y la barra de herramientas de Unified Messaging en su cliente de correo electrónico de Microsoft Outlook. El reproductor QuickPlay le permite utilizar los altavoces del teléfono o de su PC para escuchar sus mensajes de voz, mientras que la barra de herramientas le permite responder, reenviar y administrar sus mensajes, así como crear y enviar nuevos mensajes con el correo de voz o el correo electrónico. La barra de herramientas también le permite iniciar la Vista Web desde Outlook. El plug-in está disponible para la variante de 32 bits de Microsoft Outlook 2000, XP, 2003 y 2007.

•

Plug-in del cliente de Outlook para Microsoft® Outlook 2010 Este complemento instala la ficha Mitel NuPoint UM en su cliente de correo electrónico de Microsoft Outlook. Puede usar los botones en la ficha para administrar sus mensajes (responder, reenviar, crear nuevo mensaje, etc.), y para especificar si sus mensajes se deben reproducir de forma automática. Asimismo, el OCP contiene controles multimedia que le permiten administrar la reproducción de mensajes. El complemento está disponible para las versiones de 32 y 64 bits de Microsoft Outlook 2010.

•

Texto a voz Utilice esta función para escuchar los mensajes de correos electrónicos de Microsoft Outlook desde el buzón de correo de voz NuPoint UM. El texto del mensaje de correo electrónico se convierte a voz y se reproduce por el teléfono.

Plug-in del cliente de Outlook para Microsoft Outlook 2000, XP, 2003, y 2007 Si usted es un usuario NuPoint Unified Messaging Advanced con Outlook 2000, XP, 2003 o 2007, utilice los siguientes procedimiento para instalar el Plug-in de Mitel para el cliente de Outlook y administre sus mensajes.

24

Uso de su PC para mensajes de voz Cuatro tipos de mensajes NuPoint UM son compatibles con el Plug-in de Mitel para el cliente de Outlook:mensajes de voz, mensajes de voz confidenciales, mensajes de llamadas grabadas y mensajes de fax. Cada uno de estos mensajes tiene un icono único para identificar el tipo de mensaje específico. Notas: 1. El Plug-in para el cliente de Outlook es compatible con la versión de 32 bits de Microsoft® Outlook2000, XP, 2003 o 2007 instalado en uno de los siguientes sistemas operativos: Windows 2000, XP, 2003, Vista (Business, Enterprise o Ultimate) o Windows 7. 2. Sólo puede responder a correos electrónicos con mensajes de correo electrónico. 3. Microsoft Outlook tiene una ventana de Explorador e Inspector. La ventana del Explorador es la ventana principal que muestra la lista de mensajes para el usuario, mientas que la ventana del Inspector es la ventana que se muestra cuando se abre un mensaje. 4. Las tarjetas de sonido de la PC y los altavoces de la PC son opcionales, ya que puede usar la función Llámeme/Búsqueme para escuchar mensajes. 5. Si un mensaje de voz es trasladado de la Bandeja de entrada a una carpeta personal, el mensaje será borrado de la Interfaz Telefónica del Usuario (TUI por sus siglas en inglés). Si el mensaje es trasladado de nuevo al Bandeja de entrada, éste se borrará debido a que el mensaje de TUI asociado había sido eliminado. El mensaje puede residir en la carpeta de Borrado si se desactiva el parámetro de la configuración de borrado permanente. Vea su Administrador de sistema para obtener más información. 6. El complemento es compatible con las versiones de 32 y 64 bits de Microsoft Outlook2000, XP, 2003 o 2007.

Instalación 1 el Plug-in del cliente Outlook Nota: Una vez que haya instalado el plug-in, Outlook demorará un poco más en abrirse y en cerrarse. Evite reiniciar Outlook inmediatamente después de cerrarlo. Antes de comenzar Obtenga la siguiente información de su administrador de sistema antes de comenzar con este procedimiento: •

La ubicación del archivo OutlookClientPlugin.exe;

•

El nombre del dominio totalmente calificado (FQDN) de la plataforma de NuPoint Unified Messaging. Nota: Para instalar el Plug-in del cliente Outlook, debe contar con derechos de administrador local en la PC.

Para instalar el complemento en Microsoft Outlet 2000, XP, 2003 o 2007 (versión de 32 bits): 1. Cierre Microsoft Outlook, si está abierto. 2. Si ya tiene instalado el Plug-in del cliente Outlook, elimine la aplicación con la función Agregar/Quitar programas en Panel de control: -

Haga clic en Inicio > Panel de control y luego abra Agregar o quitar programas.

-

Seleccione Plug-in del cliente Outlook y luego haga clic en Cambiar/Quitar. 25

Guía de mensajería del usuario

Nota: Antes de la versión 12.0, el Plug-in del cliente Outlook se llamaba “Plug-in de Multimedia Outlook”. Es posible que vea este nombre en la lista de Agregar o quitar programas si tiene instalada una versión más antigua del plug-in. -

Navegue hasta el archivo OutlookClientPlugin.exe para el complemento de cliente de Outlook, y luego haga doble clic en el archivo y haga clic en Ejecutar. Es posible que deba ejecutar por segunda vez si recibe una advertencia de seguridad. Se abrirá la ventana de instalación del complemento de cliente de Outlook. Notas: El archivo OutlookClientPlugin.exe puede instalarse desde Mitel en línea o desde la pestaña Descargas en la interfaz de Vista Web. Si esta ficha no está disponible, contacte a su administrador del sistema para que active la descarga de OCP en su buzón de correo.

3. Si se le pide que elimine la aplicación existente, haga clic en Aceptar. 4. Haga clic en Siguiente. Se abre la ventana Configuración de usuario. 5. Ingrese el nombre del dominio totalmente calificado (FQDN) de la plataforma NuPoint Unified Messaging y haga clic en Siguiente. Se abre la ventana Elegir ubicación de destino. 6. Haga clic en Siguiente para aceptar la configuración predeterminada para la ubicación o haga clic en Explorar para colocar los archivos en otra ubicación. 7. Haga clic en Sí cuando el sistema le pregunte si debe crear una carpeta. Se abre la ventana Iniciar copia de archivos. 8. Haga clic en Siguiente. El software se instala, y luego se abre la ventana Información de perfiles de usuario. 9. Seleccione los nombres de usuario de inicio de sesión para las personas que usan la PC y requieren las configuraciones de seguridad personalizadas de Outlook para el Plug-in del cliente Outlook. Al activar un nombre de usuario, no aparecerán las advertencias de seguridad para ese usuario cuando se abra el Plug-in de Outlook. 10. Haga clic en Activar y, a continuación, en Cerrar. Se abre la ventana Asistente InstallShield completado. 11. Haga clic en Finalizar. 12. Abra Microsoft Outlook y haga clic en Herramientas, Opciones y, a continuación, en la ficha Unified Messaging. 13. En la sección Reproducción automática, seleccione el tipo de reproducción automática para los mensajes de voz. Estas configuraciones son opcionales. Para conocer más detalles, consulte “Configuración de reproducción de mensajes” en la página 27. 14. En la sección Teléfono, ingrese el número telefónico o la extensión en el campo Número telefónico o extensión. Para conocer más detalles, consulte “Configuración de reproducción de mensajes” en la página 27. 15. En la sección Perfil de Unified Messaging, haga clic en Perfil de mensajería para ingresar sus números de Buzón y Código de acceso. Estos números le permiten acceder a su Página web personal desde el botón Perfil en la barra de herramientas del Plug-in de Outlook y también proporcionan identificación para la reproducción de sus mensajes de voz. 16. Haga clic en Aceptar. 17. Haga clic en Aceptar nuevamente. 26

Uso de su PC para mensajes de voz

Activación de usuarios adicionales del Plug-in de Outlook en una PC Puede activar usuarios adicionales del Plug-in del cliente Outlook en una PC donde está instalado el plug-in usando una cuenta con privilegios de administrador en esa PC. Para activar usuarios adicionales en un PC para Microsoft Outlet 2000, XP, 2003 o 2007: 1. Inicie sesión en la PC del cliente usando una cuenta con privilegios de administrador en esa PC. 2. Navegue hasta el siguiente archivo: C:\Program Files\Mitel Networks\Outlook Client Plug-in\EnableMOPonOutlookXP.exe. Nota: También puede navegar hasta este archivo desde el menú Inicio. La ruta hacia el archivo es la siguiente: Inicio>Todos los programas>Mitel>Plug-in del cliente Outlook>Seguridad de Outlook>EnableMOPonOutlookXP.exe. 3. Abra el archivo EnableMOPonOutlookXP.exe, seleccione a los usuarios nuevos de la lista Información de perfiles de usuario y luego haga clic en Activado.

Configuración de reproducción de mensajes Puede configurar la reproducción de mensajes para reproducir mensajes cuando abra (haciendo doble clic) el mensaje o cuando resalte (con un solo clic) el mensaje en la bandeja de entrada. El siguiente procedimiento le permite configurar ambos tipos de reproducción, así como la reproducción de mensajes por el teléfono y a través de los altavoces de la PC. Para configurar la reproducción de un mensaje en Microsoft Outlet 2000, XP, 2003 o 2007: 1. Abra Microsoft Outlook y haga clic en Herramientas, Opciones y, a continuación, en la ficha Unified Messaging. 2. En la sección Reproducción automática, seleccione el tipo de reproducción automática para los mensajes de voz. -

Si desea que el mensaje de voz se reproduzca a través del teléfono o los altavoces de la PC cuando se abra el archivo de mensaje de voz (es decir, después de hacer doble clic en el mensaje de voz en la Bandeja de entrada), haga clic en Reproducción automática al abrir.

-

Si desea escuchar automáticamente el mensaje de voz por los altavoces de la PC cuando el mensaje de voz se resalte (es decir, al hacer un solo clic en el mensaje de voz en la Bandeja de entrada), haga clic en Reproducción automática al generar vista previa.

3. En la sección Teléfono, asegúrese de que se haya ingresado el número telefónico o la extensión. De no ser así, sólo podrá escuchar sus mensajes de voz a través de la función Búsqueme al llamar a su correo de voz. Nota: El número telefónico o la extensión ingresado en este campo es el que usará la función Llámeme para escuchar los mensajes de correo de voz y para grabar los saludos y los nombres de la lista de distribución. 4. Haga clic en Aceptar.

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Guía de mensajería del usuario

Notas: 1. La barra de herramientas de Mitel QuickPlay está disponible para que pueda detener, reproducir, pausar, adelantar o revisar sus mensajes de voz. Puede alternar el encendido y apagado del botón Dispositivo de reproducción y cambiar sus opciones de reproducción automática con la casilla de verificación “Reproducción automática al generar vista previa”. Si necesita iniciar la barra de herramientas de Mitel QuickPlay, haga clic en el botón QuickPlay en la barra de herramientas de Microsoft Outlook. El botón QuickPlay aparecerá presionado cuando esté abierta la barra de herramientas de Mitel QuickPlay. 2. Si tiene abierto Microsoft Outlook en una PC y luego abre Microsoft Outlook usando la misma cuenta en otra PC, deberá reiniciar Microsoft Outlook en la PC original para recibir la funcionalidad total del Plug-in del cliente Outlook. 3. La barra de herramientas de Mitel QuickPlay proporciona una casilla de verificación “Reproducción automática al generar vista previa” para que allí también pueda cambiar su preferencia de reproducción automática. Esta configuración también cambiará su configuración de reproducción automática en Herramientas/Opciones. 4. La barra de herramientas Mitel QuickPlay proporciona un botón Dispositivo de reproducción que enciende o apaga la reproducción del teléfono temporalmente.

Configuración de acceso al Perfil de Unified Messaging Debe configurar el acceso al Perfil de Unified Messaging para establecer las configuraciones de buzón adicionales e iniciar sesión. Para configurar el acceso al perfil UM en Microsoft Outlet 2000, XP, 2003 o 2007: 1. Abra Microsoft Outlook y haga clic en Herramientas, Opciones y, a continuación, en la ficha Unified Messaging. 2. Haga clic en el botón Perfil de mensajería. Aparece la ventana Perfil de Unified Messaging. 3. En el campo FQDN de Servidor NuPoint, ingrese el nombre del dominio totalmente calificado del servidor NuPoint Unified Messaging. Nota: Si proporcionó el nombre o la dirección IP del servidor NuPoint Unified Messaging durante la instalación del Plug-in del cliente Outlook de Mitel, el campo FQDN ya contendrá este valor. Si el campo está en blanco, comuníquese con su administrador de sistema para obtener más información sobre este tema. 4. En el campo Buzón, ingrese el número de su buzón. 5. En el campo Código de acceso, ingrese su contraseña de Unified Messaging. 6. Haga clic en Aceptar para guardar las configuraciones.

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Uso de su PC para mensajes de voz

Barra de herramientas NuPoint Unified Messaging Una vez que el Plug-in del cliente de Outlook de Mitel esté instalado, la Barra de herramientas de Unified Messaging aparece en la ventana Microsoft Outlook Explorer. Los elementos del menú para algunas de estas tareas también se agregan en los menús Archivo, Ver, Herramientas y Acciones de Microsoft Outlook.

Figura 3: Barra de herramientas de Unified Messaging en Outlook 2000, XP, 2003 o 2007 Nota: Esta barra de herramientas también está disponible en la ventana Microsoft Outlook Inspector. Sin embargo, los botones QuickPlay y Perfil no se encuentran disponibles en esta ventana. Los siguientes botones están disponibles en la barra de herramientas para Microsoft Outlet 2000, XP, 2003 o 2007: •

Nuevo: crea un nuevo mensaje de voz. Esta opción también está disponible en los menús Archivo y Acciones de Microsoft Outlook, como así también en la barra de herramientas estándar.

•

Responder (con voz): envía una respuesta al remitente de un mensaje NuPoint UM con un mensaje de voz. Esta opción también está disponible en el menú Acciones de Microsoft Outlook.

•

Responder a todos (con voz): envía una respuesta al remitente de un mensaje NuPoint UM y a todos sus destinatarios con un mensaje de voz. Esta opción también está disponible en el menú Acciones de Microsoft Outlook.

•

Reenviar (con voz): reenvía un mensaje NuPoint UM a otro usuario con un mensaje de voz. Esta opción también está disponible en el menú Acciones de Microsoft Outlook.

•

Anterior (mensaje NuPoint UM): ubica el mensaje NuPoint UM que aparece antes del mensaje NuPoint UM seleccionado actualmente.

•

Siguiente (mensaje NuPoint UM): ubica el mensaje NuPoint UM que aparece después del mensaje NuPoint UM seleccionado actualmente.

•

QuickPlay: permite a un usuario abrir y cerrar la barra de herramientas de QuickPlay en la ventana Microsoft Outlook Explorer.

•

Perfil: permite a un usuario iniciar sesión en el Perfil de Unified Messaging para establecer las configuraciones adicionales del buzón. Esta opción también está disponible en el menú Herramientas de Microsoft Outlook. Nota: Este botón sólo está disponible cuando el Perfil de Unified Messaging está configurado en las opciones de Microsoft Outlook. Para obtener instrucciones, consulte “Configuración de acceso al Perfil de Unified Messaging” en la página 28.

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Guía de mensajería del usuario

Barra de herramientas de QuickPlay Una vez que el Plug-in del cliente Outlook de Mitel está instalado, la barra de herramientas de QuickPlay aparece en la ventana Microsoft Outlook Explorer. La barra de herramientas QuickPlay se usa para reproducir mensajes y consta de los controles multimedia de QuickPlay, una barra de estado y un botón Llámeme/Búsqueme que le permite conectarse con su buzón NuPoint UM y reproducir mensajes a través del teléfono.

Figura 4: Reproductor Mitel Networks QuickPlay en Outlook 2000, XP, 2003 o 2007

Navegación por los mensajes de voz Para navegar por los mensajes de voz en Outlook, use los botones Anterior y Siguiente en la barra de herramientas de Unified Messaging.

Reproducción de un mensaje de voz en Outlook Si las configuraciones de reproducción de mensajes se establecen en “Reproducción automática al generar vista previa”, simplemente resalte el mensaje en la bandeja de entrada, y el mensaje se reproducirá automáticamente a través de los altavoces de la PC. Nota: Los mensajes de voz confidenciales y de fax no pueden reproducirse a través de los altavoces de la PC. Nota: Para ahorrar espacio en el disco rígido, el Administrador de la red puede configurar cuentas de correo electrónico de usuarios para recibir mensajes de voz sólo en formato de texto. Si las configuraciones de reproducción del mensaje se establecen en “Reproducción automática al abrir”: 1. Resalte el mensaje en la bandeja de entrada. 2. Si el reproductor Mitel Networks QuickPlay no está visible, haga clic en QuickPlay, en la barra de herramientas de Unified Messaging. 3. Para reproducir el mensaje por los altavoces de la PC, haga clic en el botón Reproducir en el reproductor QuickPlay. 4. Para reproducir el mensaje por el teléfono en una sesión Llámeme/Búsqueme, haga clic en el botón Teléfono en el reproductor de QuickPlay. -

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Si su número o extensión telefónica está configurada en sus opciones de Outlook para Unified Messaging, el sistema marca el número (Sesión Llámame). Cuando usted contesta el teléfono, se reproduce el mensaje.

Uso de su PC para mensajes de voz -

Si su número telefónico o extensión no está configurado en sus opciones de Outlook para la Unified Messaging, ahora debe llamar a su buzón de correo de voz e iniciar sesión (sesión Búsqueme). Una vez que inicia sesión, se reproduce el mensaje.

Para obtener más información sobre la función Llámeme/Búsqueme, consulte la Ayuda de Vista web. Notas: 1. Mientras se está reproduciendo un mensaje, puede usar los botones Detener, Pausa y Volumen en el reproductor QuickPlay. Sin embargo, si un mensaje se está reproduciendo en el modo Llámeme o Búsqueme, los botones Pausa y Volumen no están disponibles. 2. Mientras el reproductor QuickPlay esté reproduciendo un mensaje Llámeme/Búsqueme en el teléfono, no haga clic en “Perfil” en la barra de herramientas de UM para iniciar la Vista web NI haga clic en ningún botón en la Vista web, ya que se cerrará la sesión Llámeme/Búsqueme.

Enviar un nuevo mensaje de voz Puede crear un nuevo mensaje de voz y enviarlo como un archivo adjunto de correo electrónico. Necesitará una conexión Call Me o Meet Me para grabar un mensaje. Consulte la Ayuda de la vista web para obtener instrucciones sobre cómo configurar una sesión en Call Me o Meet Me. Nota: Sólo puede abrir un nuevo formulario de grabación de voz en Outlook a la vez. Si intenta abrir más de un nuevo formulario de grabación de voz, aparecerá un mensaje de error. Para enviar un nuevo mensaje de voz en Microsoft Outlet 2000, XP, 2003 o 2007: 1. Inicie sesión en Call Me o Meet Me. 2. En la barra de herramientas de Unified Messaging, haga clic en Nuevo. 3. Ingrese los destinatarios del mensaje y el asunto. 4. Haga clic en el botón grabar y luego grabe su mensaje en el teléfono por medio de una sesión Call Me o Meet Me. Cuando ha finalizado la grabación, haga clic en el botón detener. 5. Haga clic en Enviar.

Responder un mensaje de voz Puede responder a un mensaje de voz en Outlook con otro mensaje de voz enviado como un archivo adjunto de correo electrónico. Necesitará una conexión Llámeme o Búsqueme para grabar un mensaje. Consulte la Ayuda de Vista web para obtener instrucciones sobre cómo configurar una sesión Llámeme o Búsqueme. Para responder un mensaje de voz en Microsoft Outlet 2000, XP, 2003 o 2007: 1. Ingrese a la sesión Llámeme o Búsqueme. 2. Resalte el mensaje en la bandeja de entrada y luego haga clic en Reenviar en la barra de herramientas de Unified Messaging. Se abre la ventana del mensaje FW: . 3. Ingrese los destinatarios del mensaje. 31

Guía de mensajería del usuario

4. Haga clic en el botón Grabar y luego grabe su mensaje en el teléfono por medio de la sesión Llámeme o Búsqueme. Cuando haya terminado la grabación, haga clic en el botón Detener. 5. Haga clic en Enviar.

Reenvío de un mensaje de voz Puede reenviar un mensaje de voz que recibió en Outlook como un dato adjunto a un correo electrónico. Puede grabar un nuevo dato adjunto de mensaje de voz para enviar con el correo electrónico. Necesitará una conexión Llámeme o Búsqueme para grabar un mensaje. Consulte la Ayuda de Vista web para obtener instrucciones sobre cómo configurar una sesión Llámeme o Búsqueme. Para reenviar un mensaje de voz en Microsoft Outlet 2000, XP, 2003 o 2007: 1. Ingrese a la sesión Llámeme o Búsqueme. 2. Resalte el mensaje en la bandeja de entrada y luego haga clic en Reenviar en la barra de herramientas de Unified Messaging. Se abre la ventana del mensaje FW: . 3. Ingrese los destinatarios y el asunto del mensaje. 4. Haga clic en el botón Grabar y luego grabe su mensaje en el teléfono por medio de la sesión Llámeme o Búsqueme. Cuando haya terminado la grabación, haga clic en el botón Detener. 5. Haga clic en Enviar.

Inicio de la Vista web desde Outlook Para iniciar la interfaz de Vista Web desde Outlook 2000, XP, 2003 o 2007: 1. En la barra de herramientas de Unified Messaging, haga clic en Perfil. 2. Si ve una advertencia de seguridad, haga clic en Sí para continuar. Se muestra la página de inicio de sesión para la Vista web. Ahora puede iniciar sesión en la Vista web. Para obtener más información sobre la Vista web, consulte la Ayuda de Vista web de NuPoint Unified Messaging en http://edocs.mitel.com/UG/Index.html

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Uso de su PC para mensajes de voz

Plug-in del cliente de Outlook para Microsoft Outlook 2010 Si usted es un usuario NuPoint Unified Messaging Advanced con Outlook 2010, utilice los siguientes procedimiento para instalar el Plug-in de Mitel para el cliente de Outlook y administre sus mensajes. Cuatro tipos de mensajes NuPoint UM son compatibles con el Plug-in de Mitel para el cliente de Outlook: mensajes de voz, mensajes de voz confidenciales, mensajes de llamadas grabadas y mensajes de fax. Cada uno de estos mensajes tiene un icono único para identificar el tipo de mensaje específico. Notas: 1. El complemento es compatible con la versión de 32 bits y 64 bits de Microsoft® Outlook 2010 instalado en uno de los siguientes sistemas operativos: Windows XP, Vista (Business, Enterprise o Ultimate) o Windows 7 (Enterprise o Ultimate). 2. Si un mensaje de voz es trasladado del Bandeja de entrada a una carpeta personal, el mensaje será borrado de la interfaz telefónica del usuario (TUI por sus siglas en inglés). Si el mensaje es trasladado al Bandeja de entrada, éste se borrará debido a que el mensaje de TUI asociado había sido eliminado. El mensaje puede residir en la carpeta de Borrado si se desactiva el parámetro de la configuración de borrado permanente. Vea su Administrador de sistema para obtener más información. 3. Se requieren tarjetas de sonido y altavoces de PC para escuchar los mensajes regulares. 4. Se requiere un teléfono o una extensión para escuchar correos de voz confidenciales, crear correos de voz nuevos, responder correos de voz y reenviar correos de voz utilizando la característica Llámame/Encuéntrame.

Instalación del complemento de cliente para Outlookl Nota: Una vez que haya instalado el plug-in, Outlook se demorará un poco más en abrir o cerrarse. Evite reiniciar Outlook inmediatamente después de cerrarlo. Antes de comenzar Obtenga la siguiente información desde su Administrador de sistema antes de empezar este proceso: •

La ubicación del archivo OutlookClientPlugin.exe Nota: Para instalar el Plug-in del cliente de Outlook, deber tener derechos de administrador en la PC.

Para instalar el complemento en Microsoft Outlet 2010 (versión de 32 bits o 64 bits): 1. Cierre Microsoft Outlook si lo tiene abierto. 2. Si tiene el Plug-in del cliente de Outlook previamente instalado, elimine la aplicación con Agregar/Eliminar Programas en el Panel de Control: -

Haga clic en Inicio > Panel de Control, y luego abra Agregar o eliminar programas.

-

Seleccione Plug-in de cliente de Outlook, y luego haga clic en Cambiar/Eliminar.

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Guía de mensajería del usuario

-

Navegue al archivo OutlookClientPlugin.exe para el Plug-in de cliente de Outlook, y después haga clic doble en el archivo y luego haga clic en Ejecutar. Deberá volver a hacer clic en Ejecutar si aparece un aviso de seguridad. Aparecerá la ventana de Configuración de Plug-in del cliente de Outlook. Nota: El archivo OutlookClientPlugin.exe puede instalarse desde Mitel en línea o desde la pestaña Descargas en la interfaz de Vista Web. Si esta ficha no está disponible, contacte a su administrador del sistema para que active la descarga de OCP en su buzón de correo.

3. Si le solicitan eliminar la aplicación existente, haga clic en OK. 4. Si le solicitan permiso de continuar la instalación, haga clic en Continuar. 5. Haga clic en Siguiente. Se abrirá la ventana del Acuerdo de licencia. 6. Seleccione el botón para aceptar con los términos del acuerdo de licencia. 7. Haga clic en Siguiente. Se abrirá la ventana de Configuraciones del usuario. 8. Escriba la dirección de la plataforma NuPoint Unified Messaging, y haga clic en Siguiente. Aparecerá la ventana de Elegir ubicación de destino. 9. Haga clic en Siguiente para aceptar las configuraciones predeterminadas para la ubicación de la instalación o haga clic en Cambiar para colocar los archivos en otra ubicación. Después de especificar la ubicación, aparecerá la ventana de Iniciar copiado de archivos. 10. Haga clic en Siguiente. El software instala, y luego aparecerá la ventana del Asistente de instalación completado. 11. Haga clic en Terminar. 12. Abra Microsoft Outlook, y confirme que la pestaña de UM de Mitel NuPoint aparezca en el Lazo.

Pestaña NuPoint Unified Messaging Una vez que el Plug-in de Mitel para el cliente de Outlook haya sido instalado, la pestaña Unified Messaging aparecerá en el Lazo ubicado en la porción superior de Microsoft Outlook 2010.

Figura 5: Ficha Mitel NuPoint UM en la franja de Outlook 2010 Los siguientes botones están disponibles en la pestaña UM de Mitel NuPoint:

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•

Siguiente mensaje de voz: Ubica el mensaje de NuPoint UM que aparece después del mensaje NuPoint UM seleccionado actualmente.

•

Previo mensaje de voz: Ubica el mensaje de NuPoint UM que aparece antes del mensaje NuPoint UM seleccionado actualmente.

•

Nuevo mensaje de voz: Cree un nuevo mensaje de voz y envíelo a uno o más usuarios de NuPoint.

Uso de su PC para mensajes de voz •

Responder con voz: Envía una respuesta al remitente de un mensaje de NuPoint UM con un mensaje de voz.

•

Reenviar con voz: Reenvía un mensaje de NuPoint UM a otro usuario con un mensaje de voz.

•

Borrar mensaje: Elimina cualquier tipo de mensaje (no sólo los mensajes de voz).

•

Reproducción automática: Este botón enciende y apaga la función de Reproducción automática. Cuando la función está encendida, los mensajes de NuPoint UM se reproducen cuando son seleccionados (resaltados o abiertos). Cuando la función está apagada, debe seleccionar el mensaje y hacer clic en el botón Reproducir.

•

Configuración: Haga clic en este botón para configurar los ajustes del buzón de correo que le permiten enviar nuevos mensajes de voz, responder a mensajes, reenviar mensajes y escuchar mensajes confidenciales.

•

Acerca de: Muestra el número de versión de el Plug-in del cliente de Outlook para Outlook 2010.

Controles de multimedia Mensajes de voz Los siguientes controles multimedia aparecen en los mensajes de voz de NuPoint UM recibidos en Outlook 2010:

Figura 6: Controles multimedia de mensajes de voz en Outlook 2010 Si el mensaje contiene múltiples archivos adjuntos (mensaje original y respuestas), los mismos aparecen arriba de los controles multimedia. Los controles de multimedia le permiten hacer lo siguiente: •

Reproducir: Haga clic en el botón Reproducir para reproducir el mensaje.

•

Detener: Haga clic en el botón Detener para detener la reproducción del mensaje.

•

Barra deslizadora de volumen: Utilice la Barra deslizadora de volumen para ajustar o silenciar el volumen de la reproducción.

•

Barra deslizadora de reproducción: Utilice la Barra deslizadora de reproducción para seleccionar un punto particular en el archivo de audio.

•

Guardar: Use el botón guardar para guardar todos los archivos adjuntos (mensaje original y respuestas) en un medio de almacenamiento.

Mensajes de voz confidenciales Los siguientes controles multimedia aparecen en los mensajes de voz confidenciales de NuPoint UM recibidos en Outlook 2010.

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Guía de mensajería del usuario

Figura 7: Controles multimedia de mensajes de voz en Outlook 2010 Como los mensajes confidenciales no contienen archivos adjuntos, deben reproducirse en el teléfono en lugar de en su computadora. No puede responder ni reenviar mensajes confidenciales. Los controles multimedia le permiten realizar las funciones siguientes: •

Reproducir: Haga clic en el botón Reproducir para llamar a su extensión.

•

Detener: Haga clic en el botón Detener para detener la reproducción de un mensaje.

Mensajes de fax Una vez que el Plug-in de Mitel para el cliente de Outlook haya sido instalado, los controles de multimedia aparecen en mensajes de fax NuPoint UM recibidos en Outlook 2010.

Figure 8: Controles multimedia de mensajes de fax en Outlook 2010 Los controles de multimedia le permiten hacer lo siguiente: •

Ver fax: Presione el botón reproducir para abrir el mensaje de fax en un visualizador TIFF como Windows Photo Viewer o Windows Picture y Fax Viewer.

•

Guardar: Utilice el botón Guardar para guardar el archivo de fax en un medio de almacenamiento.

Establecer las configuraciones de la cuenta NuPoint Debe establecer las configuraciones de su cuenta NuPoint para poder acceder a las siguiente funciones utilizando la característica Llámame/Encuéntrame:

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-

Escuchar un correo de voz confidencial

-

Crear un nuevo correo de voz

-

Responder a un correo de voz con un mensaje de voz

-

Reenviar un correo de voz con un mensaje de voz

Uso de su PC para mensajes de voz Para actualizar la configuración: 1. En Microsoft Outlook, haga click en Configuraciones > Mitel NuPoint UM. El diálogo de configuraciones se reproduce.

Figura 9: Configuraciones de cuenta NuPoint 2.

En el campo Servidor de NuPoint, ingrese el nombre del dominio totalmente calificado (FQDN) del servidor.

3.

En el campo Buzón de correo, ingrese su número de buzón de correo de NuPoint UM.

4.

En el campo Contraseña, ingrese su contraseña del buzón de correo de NuPoint UM.

5.

Programe el sistema para utilizar la funcionalidad Llámame o Encuéntrame:

•

Para Llámame, seleccione NuPoint me Llamará al siguiente número, ingrese el número de su extensión y luego seleccione Igual que el buzón si su extensión es la misma que la del buzón. Cuando se requiera un teléfono, el sistema marcará su número de manera automática.

•

Para Encuéntrame, seleccione Yo llamaré al sistema NuPoint. Cuando se requiera un teléfono, se le indicará que ingrese de manera manual su número de extensión y se registre.

6. Haga clic en Probar conexión para validar la conexión con el servidor NuPoint UM. Si la prueba es correcta, aparece un tilde en el cuadro de diálogo. Si la prueba no es correcta, aparece una “X” en el cuadro de diálogo y se enumera la configuración defectuosa (dirección del servidor, contraseña, etc.). 7. Haga clic en Aceptar. Nota: Si aún no ha probado la conexión, se prueba al presionar Aceptar.

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Guía de mensajería del usuario

Navegación de mensajes de voz en Outlook Para ver el mensaje siguiente de NuPoint UM en Outlook 2010: 1. En Microsoft Outlook, haga click en Mitel NuPoint UM. 2. Haga click en el botón Próximo mensaje de voz. Para ver el mensaje anterior de NuPoint UM en Outlook 2010: 1. En Microsoft Outlook, haga click en Mitel NuPoint UM. 2. Haga click en el botón Mensaje de voz anterior.

Reproducir un mensaje de voz en el altavoz Puede reproducir mensajes voz regulares (no confidenciales) en su altavoces. Utilice el botón de Reproducción automática en la etiqueta NuPoint UM para controlar la reproducción del mensaje. Si la Reproducción automática está activada, los mensajes se reproducen tan pronto como se destacan o se abren. Si la reproducción automática está desactivada, los mensajes solo se reproducen al seleccionarlos y hacer clic en el botón Reproducir. Nota: Para ahorrar espacio en el disco rígido, el Administrador de la red puede configurar cuentas de correo electrónico de usuarios para recibir mensajes de voz sólo en formato de texto. Para reproducir un mensaje de voz en Outlook 2010: 1. En Microsoft Outlook, haga click en Mitel NuPoint UM. 2. Seleccione un mensaje en la bandeja de entrada. •

Si la Reproducción automática está activada, la reproducción del mensaje comienza de inmediato.

•

Si la Reproducción automática está desactivada, haga clic en Reproducir para comenzar la reproducción del mensaje.

3. Use los controles multimedia para realizar las funciones siguientes: •

Para detener la reproducción, haga clic en Detener.

•

Para cambiar o silenciar el volumen de reproducción, ajuste la barra de volumen.

•

Para seleccionar un punto en particular en la grabación, ajuste la barra de reproducción.

•

Para guardar el archivo de audio en un medio de almacenamiento, haga clic en Guardar y siga las indicaciones.

4. Para eliminar el mensaje de NuPoint UM, seleccione el mensaje y haga clic en Eliminar en la barra de Inicio.

Reproducción de un mensaje de voz confidencial Los mensajes confidenciales se pueden reproducir en su teléfono utilizando la característica Llámame/Encuéntrame.

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Uso de su PC para mensajes de voz Los mensajes de voz confidenciales están sujetos a las limitaciones siguientes: •

Antes de poder usar Outlook 2010 para escuchar mensajes de voz confidenciales, debe ingresar sus Configuraciones de su cuenta NuPoint.

•

Los mensajes de voz confidenciales no contienen archivos adjuntos; se pueden reproducir en el teléfono en lugar de usar Outlook.

•

No puede responder ni reenviar mensajes confidenciales. Nota: Para ahorrar espacio en el disco rígido, el Administrador de la red puede configurar cuentas de correo electrónico de usuarios para recibir mensajes de voz sólo en formato de texto.

Para usar Outlook 2010 para reproducir un mensaje de voz confidencial en su teléfono: 1. En Microsoft Outlook, haga click en Mitel NuPoint UM. 2. Seleccione un mensaje confidencial en la bandeja de entrada. 3. Para reproducir el mensaje en una sesión Llámame o Encuéntrame, haga click en Reproducir: • Si seleccionó la opción "Llámame" en las configuraciones de la cuenta NuPoint, el sistema marca su extensión. Cuando usted responde el llamado, se reproduce el mensaje. • Si seleccionó la opción "Encuéntrame" en las configuraciones de la cuenta NuPoint, el sistema le indica que llame a su buzón de voz y se registre. Una vez que lo haya hecho, se reproduce el mensaje. 4. Para detener la reproducción, haga clic en Detener. 5. Para eliminar el mensaje de NuPoint UM, seleccione el mensaje y haga clic en Eliminar en la barra de Inicio.

Enviar un nuevo mensaje Puede grabar un nuevo mensaje de voz utilizando la característica Llámame/Encuéntrame y luego enviar el mensaje como un adjunto de correo electrónico. Antes de poder utilizar esta característica, debe ingresar sus configuraciones de cuenta NuPoint UM. Para crear un nuevo mensaje de voz en Outlook 2010: 1. En Microsoft Outlook, haga click en Mitel NuPoint UM. 2. Haga clic en Nuevo mensaje de voz. Se abrirá la ventana Nuevo mensaje de voz.

Figura 10: Nuevo mensaje de voz en Outlook 2010 39

Guía de mensajería del usuario

3. Para especificar los destinatarios de mensajes: a.

En el campo Para: ingrese los nombres o números de buzón de correo de los destinatarios de mensajes. Use punto y coma para separar múltiples entradas.

b.

Haga clic en Verificar nombres para resolver los nombres y números de buzón de correo de los usuarios de NuPoint UM.

c.

Si se pueden resolver todos los nombres, puede continuar con el paso siguiente. Si no se puede resolver algún nombre, se le indicará que lo elimine o, si un nombre es ambiguo, se le indicará que seleccione una alternativa.

4. Para comenzar la grabación: Nota: Haga clic en Suprimir indicación si desea escuchar un pitido, en lugar de una indicación, antes de grabar su mensaje de voz. Haga clic en Mensaje urgente para marcarlo como urgente. a.

Haga click en Grabar y, según la configuración de su cuenta, establezca una sesión Llámame o Encuéntrame:

•

Llámame — El sistema marca su extensión. Cuando usted responde el llamado, se reproduce el mensaje.

•

Encuéntrame — El sistema le indica que llame a su buzón de voz y se registre. Una vez que lo haya hecho, se reproduce el mensaje.

b.

Cuando responda su teléfono de extensión, escuchará un mensaje ("Puede comenzar su mensaje ahora...") seguido de un pitido. Si se ha marcado Seleccionar indicación, sólo escuchará un pitido.

c.

Grabe su mensaje.

5. Para detener la grabación: •

Haga clic en Detener.

•

Presione la tecla # en el teléfono.

•

Cuelgue el teléfono.

Si ha oprimido Detener o la tecla #, puede revisar el mensaje haciendo clic en Reproducir. Si ha colgado, debe volver a establecer la sesión de grabación (oprimiendo Grabar) antes de intentar revisar el mensaje. 6. Haga clic en Enviar.

Responder un mensaje Puede responder al mensaje de voz o de fax en Outlook con otro mensaje de voz que graba utilizando la característica Llámame/Encuéntrame ay luego enviarlo como un adjunto de correo electrónico. Antes de poder utilizar esta característica, debe ingresar sus configuraciones de cuenta NuPoint UM. Para responder un mensaje de voz en Outlook 2010: 1. En Microsoft Outlook, haga click en Configuraciones > Mitel NuPoint UM.

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Uso de su PC para mensajes de voz 2. Resalte el mensaje en el buzón de entrada, y luego haga clic en Responder con voz. Se abre la ventana Responder con voz.

Figura 11: Responder con mensaje de voz en Outlook 2010 3. El campo Para: contiene el nombre del remitente original. No se pueden realizar cambios ni agregados en este campo. 4. Para comenzar la grabación: Nota: Haga clic en Suprimir indicación si desea escuchar un pitido, en lugar de una indicación, antes de grabar su mensaje de voz. Haga clic en Mensaje urgente para marcarlo como urgente. a.

Haga click en Grabar y, según la configuración de su cuenta, establezca una sesión Llámame o Encuéntrame:

•

Llámame — El sistema marca su extensión. Cuando usted responde el llamado, se reproduce el mensaje.

•

Encuéntrame — El sistema le indica que llame a su buzón de voz y se registre. Una vez que lo haya hecho, se reproduce el mensaje.

b.

Cuando responda su teléfono de extensión, escuchará un mensaje ("Puede comenzar su mensaje ahora...") seguido de un pitido. Si se ha marcado Seleccionar indicación, sólo escuchará un pitido.

c.

Graba su mensaje.

5. Para detener la grabación: •

Haga clic en Detener.

•

Presione la tecla # en el teléfono.

•

Cuelgue el teléfono.

6. Si ha oprimido Detener o la tecla #, puede revisar el mensaje haciendo clic en Reproducir. Si ha colgado, debe volver a establecer la sesión de grabación (oprimiendo Grabar) antes de intentar revisar el mensaje. El mensaje original se actualiza dentro de la nota siguiente: “Usted ha respondido a este mensaje con un mensaje de voz el .”

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Guía de mensajería del usuario

Reenvío de un mensaje Puede reenviar un mensaje de voz o fax que ha recibido, e incluir otro mensaje de voz como archivo adjunto de correo electrónico. Antes de poder utilizar esta característica, debe ingresar sus configuraciones de cuenta NuPoint UM. Para reenviar un mensaje de voz en Outlook 2010: 1. En Microsoft Outlook, haga click en Configuraciones > Mitel NuPoint UM. 2. Resalte el mensaje en el buzón de entrada, y luego haga clic en Reenviar con voz. Se abre la ventana Reenviar con voz.

Figura 12: Reenviar con mensaje de voz en Outlook 2010 3. Para especificar los destinatarios de mensajes: a.

En el campo Para: ingrese los nombres o números de buzón de correo de los destinatarios de mensajes. Use punto y coma para separar múltiples entradas.

b.

Haga clic en Verificar nombres para resolver los nombres y números de buzón de correo de los usuarios de NuPoint UM.

c.

Si se pueden resolver todos los nombres, puede continuar con el paso siguiente. Si no se puede resolver algún nombre, se le indicará que lo elimine o, si un nombre es ambiguo, se le indicará que seleccione una alternativa.

4. Para comenzar la grabación: Nota: Haga clic en Suprimir indicación si desea escuchar un pitido, en lugar de una indicación, antes de grabar su mensaje de voz. Haga clic en Mensaje urgente para marcarlo como urgente.

42

a.

Haga click en Grabar y, según la configuración de su cuenta, establezca una sesión Llámame o Encuéntrame:

•

Llámame — El sistema marca su extensión. Cuando usted responde el llamado, se reproduce el mensaje.

•

Encuéntrame — El sistema le indica que llame a su buzón de voz y se registre. Una vez que lo haya hecho, se reproduce el mensaje.

b.

Cuando responda su teléfono de extensión, escuchará un mensaje ("Puede comenzar su mensaje ahora...") seguido de un pitido. Si se ha marcado Seleccionar indicación, sólo escuchará un pitido.

Uso de su PC para mensajes de voz c.

Grabe su mensaje.

5. Para detener la grabación: •

Haga clic en Detener.

•

Presione la tecla # en el teléfono.

•

Cuelgue el teléfono.

6. Si ha oprimido Detener o la tecla #, puede revisar el mensaje haciendo clic en Reproducir. Si ha colgado, debe volver a establecer la sesión de grabación (oprimiendo Grabar) antes de intentar revisar el mensaje. El mensaje original se actualiza dentro de la nota siguiente: “Ha reenviado este mensaje a con voz a este mensaje el .”

Ver un mensaje de fax Para ver un mensaje de fax en Outlook 2010: 1. En Microsoft Outlook, haga click en Configuraciones > Mitel NuPoint UM. 2. Seleccione el mensaje en el buzón de entrada. 3. Haga clic en Ver fax. Aparece el fax en su aplicación de archivos gráficos TIFF (Windows Photo Viewer o Windows Picture y Fax Viewer).

Función opcional Texto a voz (TTS) La funcionalidad de Texto a voz (TTS) le permite escuchar sus mensajes de correo electrónico de Microsoft Outlook desde su buzón de voz NuPoint UM. El texto del mensaje de correo electrónico se convierte a voz y se reproduce por teléfono. Nota: La función TTS sólo está disponible con la función Avanzada de Unified Messaging. Puede acceder a las opciones de texto a voz desde el menú Opción del sistema de mensajes. Nota: Para acceder a este menú, debe tener activada la función TTS. Comuníquese con su administrador de sistema para obtener más detalles.

43

Guía de mensajería del usuario

Desde el menú Opción del sistema de mensajes, pulse opciones de texto a voz:

Presione esta tecla

para acceder a las siguientes

Para realizar esta acción Reproducir nuevamente el mensaje texto a voz.

Guardar el mensaje texto a voz.

Borrar el mensaje texto a voz.

Salir del menú.

Reproducción de un mensaje texto a voz Para reproducir un mensaje texto a voz: 1. Después de acceder al menú Opción del sistema de mensajes, el sistema le solicitará que reproduzca sus mensajes de correo electrónico no leídos o sus mensajes de correo electrónico leídos. 2. Seleccione

para reproducir sus mensajes de correo electrónico no leídos o

para reproducir sus mensajes de correo electrónico leídos. El sistema comenzará a reproducir el mensaje en el siguiente orden: asunto, nombre del remitente, fecha, hora y cuerpo del mensaje. Si el mensaje de correo electrónico contiene un archivo adjunto, el sistema informará que hay un archivo adjunto. También se indica la importancia del correo electrónico. Una vez que haya escuchado el mensaje de correo electrónico deseado, puede: •

pulsar

para guardar el mensaje;

•

pulsar

para borrar el mensaje;

•

pulsar

para reproducir el mensaje nuevamente o;

•

pulsar

para salir del menú Opción del sistema de mensajes.

Nota: Antes de salir, el sistema reproducirá un resumen del número total de mensajes de correo de voz y de correo electrónico que quedan en el buzón.

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Función opcional Operadora automática de voz

Función opcional Operadora automática de voz La Operadora automática de voz (SAA) de NuPoint Unified Messaging es una aplicación activada por voz que le permite realizar llamados de manera rápida y eficientemente al mencionar el nombre de la persona a quien desea llamar. Además de hacer llamadas por nombre, puede decir el nombre de un departamento o un número telefónico. Un tutorial en línea le presenta las funciones del sistema y la ayuda de voz está disponible para responder preguntas. La Operadora automática de voz dirige las llamadas entrantes mediante comandos de voz. Normalmente, debe decir el nombre de la persona con la que desea hablar y el sistema transferirá la llamada a la parte solicitada. La Operadora automática de voz también admite hasta 15 departamentos y le permite llamar a cualquiera de los números o nombres de los departamentos. Para obtener instrucciones detalladas sobre las llamadas, consulte “Realización de llamadas” en la página 47. La SAA tiene la capacidad de almacenar cuatro números por persona y le ofrece la opción de seleccionar cuál de sus números telefónicos será el número predeterminado de la Operadora automática de voz. Consulte la Ayuda de Vista web para obtener instrucciones sobre cómo configurar su número telefónico predeterminado. Las siguientes funciones están disponibles con la aplicación Operadora automática de voz: •

Marcación por nombre: puede hacer llamadas a cualquier persona en el directorio de la empresa mencionando el nombre de la persona.

•

Marcación por número: puede hacer llamadas a cualquier número en el directorio de la empresa mencionando el número telefónico (extensión).

•

Marcación por departamento: puede llamar a cualquier departamento en el directorio de la empresa mencionando el nombre del departamento.

•

Marcación por tonos (DTMF): puede llamar a cualquier número en el directorio de la empresa mediante el uso del teclado para ingresar los dígitos.

•

Comandos universales: puede usar varios comandos de voz genéricos (tales como “ayuda” u “operadora”) para navegar por el sistema. Consulte “Comandos de voz universales” en la página 47 para obtener más información.

•

Irrupción: Puede interrumpir una indicación del sistema con un comando de voz o de tecla. La operadora automática de voz interrumpirá la reproducción de las indicaciones para responder al comando. Nota: Irrupción a línea ocupada es una función opcional de la Operadora automática de voz y debe estar activada en su buzón. Comuníquese con su administrador de sistema para obtener más detalles.

•

Tutorial: la Operadora automática de voz ofrece un tutorial que le permite grabar su nombre (si es un usuario nuevo) o usar el nombre grabado existente de su sistema de correo de voz. También le presenta las funciones del sistema.

45

Guía de mensajería del usuario

•

Presencia: la Operadora automática de voz proporciona la capacidad de determinar y reproducir el estado de presencia actual de la persona que coincide con la búsqueda antes de transferir su llamada. La presencia hace referencia a la disponibilidad de la persona con relación al teléfono (es decir, ocupada, ausente, no disponible, etc.). La información del estado de presencia sólo tiene fines de referencia; por lo tanto, una llamada se transferirá sin tener en cuenta cuál es el estado de presencia de la persona a quien llama. Nota: La función Presencia es una función opcional de la Operadora automática de voz y debe estar activada en su buzón. Comuníquese con su administrador de sistema para obtener más detalles.

•

Desambiguación: la Operadora automática de voz proporciona la capacidad de transferir llamadas a la operadora para varias coincidencias del directorio (es decir, dos personas llamadas “John Doe” en el mismo directorio”). Se le informará sobre los nombres duplicados y será transferido de inmediato a la operadora, quien le pedirá más detalles con el objetivo de transferir su llamada a la persona correcta.

•

Manejo de error: la Operadora automática de voz responde a un error al indicarle a usted que intente nuevamente el comando. Después de dos errores de reconocimiento, el sistema transferirá su llamada a la operadora.

•

Tiempo límite: la Operadora automática de voz agotará su tiempo cuando no detecte voz o detecte una entrada DTMF. Se reproducirán instrucciones de ayuda para asistirlo en la elección de una acción.

Sugerencias al hablar La Operadora automática de voz responde a comandos de voz natural. Cuando se sienta más cómodo con las instrucciones, puede usar la función Irrupción a línea ocupada para navegar más rápidamente a través de las instrucciones del sistema. Cuando habla con la Operadora automática de voz, siga las siguientes pautas:

46

•

Hable en forma clara, pero no grite.

•

Hable a su ritmo normal; es decir, ni demasiado lento ni demasiado rápido.

•

En ambientes ruidosos, no use teléfonos con altavoces, ya que el ruido de fondo afectará el índice de exactitud en el reconocimiento de voz.

•

Si se le solicita confirmar un nombre, responda solamente “sí” o “no”. Si responde “no”, espere la instrucción del sistema antes de repetir el nombre.

•

Si el sistema no reconoce un nombre, puede ser que no esté programado o que su pronunciación no corresponda a la del sistema. Comuníquese con su administrador de sistema para agregar el nombre o corregir su pronunciación.

Función opcional Operadora automática de voz

Comandos de voz universales Los siguientes comandos de voz están disponibles desde cualquier parte del sistema de Operadora automática de voz: •

Cancelar o Detener: finaliza la operación actual.

•

Operadora: transfiere su llamada a la operadora.

•

Repetir: repite la última instrucción.

•

Ayuda: reproduce la lista de los comandos de ayuda disponibles.

•

Tutorial: inicia el tutorial del sistema.

•

Operadora automática: transfiere la llamada a la Operadora automática de voz.

Realización de llamadas Puede usar la Operadora automática de voz para hacer llamadas con comandos de voz o marcación de dígitos.

Realización de una llamada con comandos de voz Al responder a sus comandos de voz, la Operadora automática de voz puede llamar a los nombres de contacto o a los departamentos que están programados en el directorio de la empresa. Para hacer una llamada usando los comandos de voz: 1. Marque el número de acceso de la Operadora automática de voz. 2. Cuando la Operadora automática responda, proporcione uno de los siguientes datos: •

nombre y apellido de la persona a quien desea llamar;

•

un nombre de departamento; o Nota: Puede escuchar todos los nombres de departamentos que están programados en el sistema al indicar el comando “departamento”.

•

un número telefónico (indique el número mencionando un dígito a la vez).

3. El sistema confirma el nombre solicitado y luego marca el número relacionado con su comando de voz. Nota: Si luego de dos intentos la Operadora automática de voz no puede reconocer el nombre de la persona o el departamento al que trata de llamar, será dirigido a la operadora. 4. Si la función Presencia está activada, el sistema también indicará el estado de presencia de la persona a quien llama. La información del estado de presencia sólo tiene fines de referencia; por lo tanto, una llamada se transferirá sin tener en cuenta cuál es el estado de presencia.

47

Guía de mensajería del usuario

Realización de una llamada con marcación de dígitos La Operadora automática de voz puede llamar a los nombres de contacto o a los departamentos que están programados en el directorio de la empresa al responder a los dígitos que usted pulsa en el teclado. Para hacer una llamada usando la marcación de dígitos: 1. Marque el número de acceso de la Operadora automática de voz. 2. Cuando la Operadora automática conteste, ingrese los dígitos que se marcarán en el teclado. 3. El sistema confirma el número solicitado y luego marca los dígitos que usted seleccionó. Nota: Si luego de dos intentos la Operadora automática de voz no puede reconocer el número de la persona o del departamento al que trata de llamar, será dirigido a la operadora. 4. Si la función Presencia está activada, el sistema también indicará el estado de presencia de la persona a quien llama. La información del estado de presencia sólo tiene fines de referencia; por lo tanto, una llamada se transferirá sin tener en cuenta cuál es el estado de presencia.

Cancelación de una llamada Puede cancelar una llamada en progreso de alguna de las dos siguientes maneras. Para cancelar una llamada: •

diga “Cancelar” o “No” antes de que la Operadora automática de voz diga “Marcando”; o bien,

•

pulse 0 (cero) antes de que la Operadora automática diga “Marcando”. Este comando cancelará la llamada y el sistema dirigirá automáticamente su llamada a la operadora.

Llamada a la operadora Puede llamar a la operadora desde cualquier parte del sistema. Para llamar a la operadora:

48

•

diga “Operadora” o “Cero” en cualquier momento; o bien,

•

marque 0 en cualquier momento.

Característica opcional de Navegación por voz

Característica opcional de Navegación por voz NuPoint UM Speech Navigation es una aplicación habilitada por voz que le permite administrar su buzón mediante comandos de voces. Además de las tareas estándar como reproducir, eliminar y conservar mensajes, puede transferir a la operadora, ingresar dígitos numéricos y salir del sistema con tan solo pronunciar los comandos apropiados. Dado que los comandos se envían mediante la voz y no presionando botones en un teclado, la Navegación por voz le permite operar en modo manos libres. Esto es útil si tiene un teléfono celular o un dispositivo similar configurado como una extensión alterna de su buzón. Las siguientes características están disponibles con la aplicación Navegación por voz: •

Opciones de comando múltiple: La Navegación por voz respalda el concepto de alias, de manera que se pueden utilizar dos frases diferentes para realizar la misma tarea. Por ejemplo, los usuarios pueden decir, “Borrar mensaje” o “Eliminar mensaje” para eliminar un mensaje de voz.

•

Irrupción: Esta característica les permite a los usuarios interrumpir una indicación del sistema con un comando de voz o de tecla. El sistema detiene la reproducción de la indicación y responde al comando. La irrupción les permite a los usuarios experimentados del sistema pueden omitir con rapidez las indicaciones.

•

Manejo de errores: La Navegación por voz responde a un error mediante una indicación al usuario de probar nuevamente el comando. Después de tres errores de reconocimiento, el sistema reproducirá la indicación, "No comprendo ese comando: Vuelva a llamar," y luego desconectará la llamada.

•

Extensiones del buzón: Cuando está habilitada la Navegación por voz para un buzón, se aplica a todas las extensiones del usuario, incluidas las extensiones alternas como los teléfonos y los teléfonos celulares de los teletrabajadores. La Navegación por voz habilita a los usuarios a llamar al centro de mensajes desde ubicaciones remotas y comenzar a utilizar de manera inmediata los comandos de Navegación por voz.

•

Comandos: Los siguientes comandos se pueden invocar con Navegación por voz: Reproducir mensaje, Registrar/Guardar mensaje, Borrar/Eliminar mensaje, Contestar/ Responder mensaje, Reenviar/Enviar mensaje, Siguiente mensaje, Producir mensaje, Opciones de usuario, Operador y los dígitos del cero al nueve. Además, los usuarios pueden salir del sistema diciendo alguno de los siguientes comandos: Chau, Adiós, Colgar o Salir. Consulte la “Ingresar comandos de voz” en la página 50 para obtener más información.

Sugerencias al hablar La Navegación por voz responde a comandos de voz natural. Una vez que se sienta más cómodo con las indicaciones, puede utilizar la Irrupción para navegar de manera más rápida a través de las indicaciones del sistema. Cuando le hable a la Navegación por voz, siga las siguientes directivas: •

Hable en forma clara, pero no grite.

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Guía de mensajería del usuario

•

Hable a su ritmo normal, es decir, ni muy lento ni muy rápido.

•

En ambientes ruidosos, no utilice teléfonos con altavoz ya que el sonido del entorno afectará el índice de éxito del reconocimiento de voz.

•

Si el sistema no reconoce su comando, se le indicará que lo repita. Si no lo hace de manera correcta tres veces seguidas, el sistema reproducirá la indicación "No comprendo es comando. Vuelva a llamar", y luego desconectará la llamada.

•

El sistema reconoce solo inglés norteamericano.

Comandos de voz universales Los siguientes comandos de voz para Navegación por voz están disponibles cuando se registra a su buzón: •

Operador | Transferir a operador | Operadora | Transferir a operadora: Lo transfiere al operador.

•

Chau | Adiós | Colgar | Salir: Siempre que no se encuentre grabando un mensaje, el sistema reproduce un resumen de mensajes ("Usted tiene x mensajes. Adiós".), termina la llamada y sale del sistema.

•

Salir: Lo lleva a un nivel mayor en la estructura del menú.

Habilitación de Navegación por voz Después de que su administrador haya habilitado la Navegación por voz para su buzón, puede activarla y desactivarla desde la Vista Web. Para habilitar la Navegación por voz para su buzón: 1. Abrir la interfaz de la Vista Web desde un explorador Web. 2. Ingrese su número y contraseña de buzón y luego haga click en Enviar. 3. Seleccione la etiqueta de Navegación por voz. 4. Haga click en Activar Navegación por voz. La Navegación por voz se "activa" para la extensión primaria y las extensiones alternas de su buzón. Nota: Después de activar la Navegación por voz, recibirá indicaciones solo en inglés norteamericano, incluso si su buzón está configurado para utilizar indicaciones en un idioma diferente al inglés.

Ingresar comandos de voz Puede utilizar los comandos de voz de Navegación por voz para acceder a su buzón y administrar los mensajes. Algunos submenús requieren marcación digital.

50

Característica opcional de Navegación por voz

Acceso a su buzón El método para acceder a su buzón dependiendo de si está llamando desde una sus extensiones o desde un número externo. Desde su propia extensión (primaria o alterna) Para acceder a su buzón desde su extensión primaria o desde una de sus extensiones alternas: 1. Marque el número de acceso de voz NuPoint UM. 2. Diga su contraseña cuando se la solicite. (Para mayor seguridad, ingrese su contraseña con la TUI) Desde un número externo Para acceder a su buzón desde un número externo (no desde una de sus extensiones): 1. Marque el número de acceso de voz NuPoint UM. 2. Ingreso su número de buzón en el teclado, seguido por la tecla

.

3. Ingrese su contraseña en el teclado cuando se lo solicite.

Acceder al Correo de voz y a los Menús del correo electrónico Después de acceder al buzón, el sistema le dice cuántos mensajes tiene y le indica que comience a ingresar comandos de voz de Navegación por voz. Los comandos disponibles varían dependiendo de si usted es un usuario del correo de voz regular o UM advanced. Si es un usuario del correo de voz regular Si es un usuario del correo de voz regular, ya se encuentra en el menú del Correo de voz, de manera que escuchará un mensaje similar a este: "Usted tiene 2 mensajes urgentes y 2 mensajes sin reproducir. Puede decir Reproducir para reproducir el primer mensaje, Mensaje nuevo para comenzar un mensaje nuevo, Opciones del usuario para dirigirse a Opciones del usuario..." •

Ir a “Administrar sus mensajes” en la página 52.

Si es un usuario UM advanced del Correo de voz con TTS Si es un usuario UM advanced del Correo de voz con la característica TTS, escuchará un mensaje similar a este: "Usted tiene 2 mensajes sin reproducir, 1 mensaje guardado, 3 correos electrónicos sin reproducir y 1 mensaje de correo electrónico guardado. Diga Correo de voz para acceder a sus mensajes del correo de voz; diga para acceder a sus mensajes de correo electrónico". 1. Diga Correo de voz para acceder al menú del Correo de voz o Correo electrónico para acceder al menú del Correo electrónico. 2. Ir a “Administrar sus mensajes” en la página 52.

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Guía de mensajería del usuario

Nota: Los usuario UM advanced que no tienen la opción TTS no pueden acceder al menú del correo electrónico.

Administrar sus mensajes Una vez que haya accedido al menú del Correo de voz o del Correo electrónico, puede administrar sus mensajes con los siguientes comandos de voz de Navegación por voz. En cualquier momento durante la reproducción del mensaje puede utilizar la interfaz de usuario del teléfono para pausar el mensaje, adelantar o retroceder cinco segundos, saltar al siguiente mensaje o volver al principio del mensaje anterior. Por detalles sobre que teclas (o teclas programadas) presionar, consulte page 7. Note que algunos comandos, tales como Enviar mensaje y Responder mensaje, llevan a submenús que requieren el marcado digital sobre el teclado del teléfono. Diga:

Para realizar esta acción

Reproducir

Reproduce el mensaje. Sus mensajes urgentes se reproducirán primero. Luego, según las configuraciones de sus buzón, puede tener la opción de reproducir primero los mensajes sin reproducir o los guardados; o bien, se reproducirán primero sus mensajes sin reproducir.

Reproducir mensaje

Para volver a reproducir un mensaje, diga una vez más "Reproducir". Conservar

Conservar el mensaje.

Conservar mensaje

Puede acceder a los mensajes guardados sólo después de omitir los mensajes que no ha escuchado y las colas de recepción de mensajes.

Guardar Guardar mensaje Siguiente Siguiente mensaje Borrar

Eliminar el mensaje.

Borrar mensaje

El sistema preguntará, "¿Está seguro de que desea eliminar el mensaje?” Diga Sí para confirmar la eliminación.

Eliminar Eliminar mensaje Contestar Responder mensaje

Responda a la persona que envió el mensaje utilizando una de las siguientes opciones: • Presione

para responder con un mensaje de correo de voz.

• Presione

para marcar a la persona que llama y conservar

el mensaje. • Presione el mensaje.

52

para marcar a la persona que llama y eliminar

Tecla equivalente

Característica opcional de Navegación por voz

Tecla equivalente

Diga:

Para realizar esta acción

Entregar Entregar a

Entregar uno de sus mensajes de voz a otro buzón, lista de distribución o número telefónico fuera del sistema.

Entregar el mensaje

1. Diga o ingrese el buzón, la lista de distribución o el número telefónico.

Reenviar

2. Diga Grabar, agregue sus comentarios y luego seleccione una de las siguientes opciones:

Reenviar mensaje

• Diga Revisar o presione • Diga Enviar o presione

para revisar el mensaje. para enviar el mensaje.

• Diga Eliminar o presione

para eliminar el mensaje.

• Diga Agregar o presione

para agregar otro comentario.

• Diga Opciones o presione de envío de mensaje:

para acceder a las opciones

- Diga Marcar como confidencial o presione para marcar el mensaje como confidencial. - Diga Solicitar recibo o presione un recibo de devolución.

para recibir

- Diga Marcar como urgente o presione marcar el mensaje como urgente.

para

- Diga Marcar para entrega futura o presione para entregar el mensaje dentro de los próximos 60 días. Luego siga las indicaciones para especificar fecha y hora.

53

Guía de mensajería del usuario

Diga:

Tecla equivalente

Para realizar esta acción

Definir

Producir un mensaje de voz nuevo y enviarlo a otro buzón, lista de Producir mensaje distribución o número telefónico fuera del sistema. 1. Diga o ingrese el buzón, la lista de distribución o el número telefónico. 2. Diga Grabar, agregue sus comentarios y luego seleccione una de las siguientes opciones: • Diga Revisar o presione • Diga Enviar o presione

para revisar el mensaje. para enviar el mensaje.

• Diga Eliminar o presione

para eliminar el mensaje.

• Diga Agregar o presione

para agregar otro comentario.

• Diga Opciones o presione de envío de mensaje.

para acceder a las opciones

- Diga Marcar como confidencial o presione para marcar el mensaje como confidencial. - Diga Solicitar recibo o presione un recibo de devolución.

para recibir

- Diga Marcar como urgente o presione marcar el mensaje como urgente.

para

- Diga Marcar para entrega futura o presione para entregar el mensaje dentro de los próximos 60 días. Luego siga las indicaciones para especificar fecha y hora.

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Característica opcional de Navegación por voz

Tecla equivalente

Diga:

Para realizar esta acción

Opciones de usuario

Le permite escuchar el tutorial para el usuario, cambiar los mensajes, grabar su nombre y definir su contraseña, crear listas de distribución de correo de voz y seleccionar las opciones de programación de llamadas. • Diga Cambiar mensaje o presione para actualizar su mensaje primario, condicional o extendido. • Diga Cambiar nombre o presione su nombre.

para volver a grabar

• Diga Cambiar contraseña o presione contraseña de su buzón.

para cambiar la

• Diga Cambiar lista de distribución o presione administrar sus listas de distribución.

para

• Diga Cambiar opciones de programa de llamada o presione para administrar sus opciones de programas de llamadas.

• Diga Activar tutorial o presione tutorial del sistema.

para reproducir el

Salir

Lo lleva a un nivel mayor en la estructura del menú.

Chau

Siempre que no se encuentre grabando un mensaje, el sistema reproduce un resumen de mensajes ("Usted tiene x mensajes. Adiós".), termina la llamada y sale del sistema.

Adiós Colgar Salir

Nota: Dependiendo de la configuración de su buzón, es posible que no tenga acceso a todas las opciones anteriores. Consulte con su Administrador de sistema para obtener más información.

Acceder a otros menús Aunque la Navegación por voz está optimizada para permitirle administrar sus mensajes de voz y correo electrónico, también la puede utilizar para administrar muchas opciones del buzón. Sin embargo, una vez que accede a los submenús para estas opciones, debe utilizar el teclado del teléfono en lugar de los comandos de voz para realizar las selecciones. Los siguientes submenús requieren comandos del teclado telefónico: •

Marcar para entrega futura (entre las Opciones producir > mensaje y las Opciones entregar > mensaje)

•

Cambiar mensaje (entre las Opciones de usuario)

•

Lista de distribución (entre las Opciones de usuario)

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Guía de mensajería del usuario

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