REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA, CIENCIA Y TECNOLOGÍA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA EL TURISMO COLEGIO UNIVERSITARIO HOTEL ESCUELA DE LOS ANDES VENEZOLANOS SUBDIRECCIÓN ACADÉMICA ÁREA DE PASANTÍAS

MODELO DEL PROCESO DE CUENTAS POR PAGAR DE PORTOMARE HOTEL PALM BEACH

MERIDA, JULIO 2015

COLEGIO UNIVERSITARIO HOTEL ESCUELA DE LOS ANDES VENEZOLANOS SUBDIRECCIÓN ACADÉMICA ÁREA DE PASANTÍAS

MODELO DEL PROCESO DE CUENTAS POR PAGAR DE PORTOMARE HOTEL PALM BEACH

TUTOR ACADÉMICO: PROFA. NANCY BONAVINO DE GARCIA

TUTOR EMPRESARIAL: LCDA. YOLYMAR DELGADO

MERIDA, JULIO 2015

AUTOR: SAMUEL SANABRIA

COLEGIO UNIVERSITARIO HOTEL ESCUELA DE LOS ANDES VENEZOLANOS SUBDIRECCIÓN ACADÉMICA COORDINACIÓN DE INVESTIGACIÓN

Autor: Samuel Sanabria Fecha: Julio 2015

RESUMEN En el siguiente informe se explica al lector de manera detallada el desarrollo de la propuesta para modelar el proceso a seguir para registrar, procesar y saldar las cuentas por pagar en Portomare Hotel Palm Beach, ubicado en Playa el Agua, en la Isla de Margarita, ya que, durante el periodo de entrenamiento empresarial se determinó la falta de organización y de procesos establecidos o estandarizados a la hora de saldar compromisos de pago adquiridos con los proveedores y beneficiaros de la empresa, por lo que se planteó como solución a la problemática observada crear un Modelo del proceso de Cuentas por Pagar, aplicando para ello la teoría del Lenguaje Unificado de Modelado (UML), esto con el fin de organizar y documentar la información de los diferentes elementos y actividades que conforman el proceso y adecuándolo a la operatividad observada en la empresa. Una vez identificados los elementos del modelo, se realizó el diagrama del flujo del trabajo con los pasos a seguir y los responsables de ejecutarlos, lo cual permitirá la estandarización del proceso y en consecuencia apoyará las funciones de dirección y control permitiendo de esta forma optimizar la gestión del Departamento de Administración y Finanzas y asegurar la satisfacción del cliente interno. Palabras claves: Pagos, Cuentas por Pagar, Procesos, Lenguaje Unificado de Modelado

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ÍNDICE GENERAL

RESUMEN ..................................................................................................... III ÍNDICE GENERAL ........................................................................................ IV ÍNDICE DE FIGURAS .................................................................................... VI ÍNDICE DE TABLAS .................................................................................... VII ÍNDICE DE ANEXOS ................................................................................... VIII INTRODUCCIÓN ............................................................................................ 1 FASE I ............................................................................................................ 4 DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA ................................................................. 4 1.1.-IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA ...................................................................... 4 1.2.- DESCRIPCIÓN DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA DONDE SE REALIZÓ LA PASANTÍA .. 7 1.3.- DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS DURANTE EL PERIODO DE PASANTÍAS ............................................................................................................. 8

TABLA 2. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS ......................................... 8

FASE II ........................................................................................................... 9 DIAGNÓSTICO SITUACIONAL ..................................................................... 9 2.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ........................................................................ 9 2.2 ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN ........................................................................... 12

FASE III ........................................................................................................ 15 LA PROPUESTA .......................................................................................... 15 3.1 PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA ................................................................... 15 3.2 JUSTIFICACIÓN Y ALCANCE .............................................................................. 16 3.3 OBJETIVOS DE LA PROPUESTA ......................................................................... 17 3.3.1 Objetivo general ..................................................................................... 17 3.3.2 Objetivos específicos ............................................................................. 17 3.4 CONTEXTUALIZACIÓN Y FUNDAMENTACIÓN DE LA PROPUESTA ........................... 17

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3.5 ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA ...................................................................... 21 3.5.1 Descripción ............................................................................................ 21 3.5.2 RECURSOS .................................................................................................. 31

RECOMENDACIONES ................................................................................. 32 CONCLUSIONES ......................................................................................... 34 ANEXOS ....................................................................................................... 36 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ............................................................ 40

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ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1. Estructura organizativa Portomare Hotel Palm Beach……….…

6

Figura 2. Proceso fundamental del departamento….………………………. 25 Figura 3. Diagrama del proceso Cuentas por Pagar……………………….

26

Figura 4. Descomposición del proceso Cuentas por pagar………………..

27

Figura 5. Diagrama de flujo del proceso cuentas por pagar……………….. 30

vi

ÍNDICE DE TABLAS

Tabla 1. Identificación de la empresa…………………………………….…..

4

Tabla 2. Descripción de las actividades realizadas.......……………………. 8, 9 Tabla 3. Información del proceso cuentas por pagar……………………….

23

vii

ÍNDICE DE ANEXOS Anexo 1. Soporte de pago…………………………………………………….

36

Anexo 2. Formato comprobante de retención IVA……………….…….....

37

Anexo 3. Formato comprobante de retención ISLR………………………

38

Anexo 4. Bitácora de actividades realizadas…………………..…………………. 39

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INTRODUCCIÓN El Colegio Universitario Hotel Escuela de Los Andes Venezolanos (CUHELAV) es una institución dedicada a la formación de profesionales en el sector de Hotelería y servicios de la Hospitalidad, ofreciendo en su malla curricular materias teóricas y prácticas, para lograr así la formación integral de su estudiantado; así mismo posee la modalidad de realizar dos (2) pasantías a lo largo de la carrera, las segundas se realizan el último semestre con un enfoque administrativo, y es requisito indispensable para estas realizar un informe final de pasantías, a fin de poder optar al Título de “Técnico Superior Universitario en Hotelería y Servicios de la Hospitalidad”.

El entrenamiento empresarial correspondiente al segundo periodo de pasantías, se realizó en la empresa Portomare Hotel Palm Beach, ubicado en Playa el Agua, Municipio Antolín del Campo, Isla de Margarita, perteneciente al estado Nueva Esparta, situada en el Mar Caribe, la cual es sin duda alguna uno de los principales destinos turísticos elegido por los turistas nacionales e internacionales.

Dicho hotel pertenece al Grupo LD, el cual está dirigido por el Señor Luis D’amico y está dedicado a la industria del alojamiento y restauración. El periodo de pasantías administrativas fue realizado en el departamento de administración y finanzas del mismo, donde se realizaron actividades tales como pagos a proveedores, pagos de nómina y asientos contables; en el transcurso de las mismas se tuvo la oportunidad de observar y presenciar directamente algunas debilidades en cuanto a los procesos llevados en las

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cuentas por pagar, razón por la cual se enfocó el presente informe en la búsqueda y propuesta de una solución a esta problemática.

El proceso de cuentas por pagar es importante en cualquier empresa por cuanto por una parte si no se realiza correctamente puede generar consecuencias desde el punto de vista legal y por otra, causar insatisfacción en los proveedores, deteriorándose las relaciones comerciales de la empresa y generando retraso en la adquisición de los insumos necesarios para su operación.

Existen diferentes herramientas que permiten realizar modelos de procesos administrativos, los cuales representan una abstracción de la realidad y permiten visualizar los elementos que intervienen en cada uno de ellos, una de estas herramientas es el Lenguaje Unificado de Modelado (UML por sus siglas en inglés), el cual está compuesto por una notación muy específica y permite visualizar claramente el objetivo del proceso, las leyes que lo regulan, los actores que intervienen, las entradas y salidas, entre otros. Según Sparks (s/f), el UML brinda grandes beneficios a las organizaciones, ya que permite construir modelos estrictos que soporten el ciclo del proceso.

Aplicando la herramienta descrita, se modeló el proceso de cuentas por pagar para el Departamento de Administración y Finanzas de Portomare Hotel Palm Beach, a fin de optimizarlo y proveer la información para la futura sistematización

de

los

procesos

administrativos

(manuales

de

procedimientos).

Para el desarrollo de este informe, se organizó el contenido de la siguiente manera:

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 Fase I: se identifica la empresa, siendo en este caso, Portomare Hotel Palm Beach, su estructura organizativa, y la descripción de las actividades realizadas durante el periodo de pasantías por el autor.  Fase II: se realiza el diagnóstico situacional, destacando los síntomas, causas y consecuencias, así como también se identifica la problemática y las posibles soluciones de la misma.  Fase III: se presenta la propuesta para la posible solución de la problemática establecida, los objetivos generales y específicos que persigue, así como también se justifica el porqué de la misma; aunado a esto, se mencionan algunos trabajos relacionados con la propuesta a fin de servir de fundamentos y se explica la estrategia utilizada para lograr el resultado final, el cual está constituido por un modelo que permitirá la estandarización del proceso de cuentas por pagar. Por último se brindan algunas recomendaciones que se consideran necesarias para el mejoramiento continuo del departamento. .

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FASE I DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA

En la tabla que se muestra a continuación se dan a conocer los datos más relevantes de la empresa donde se realizó el proceso de pasantías administrativas. 1.1.-Identificación de la Empresa Tabla 1. Identificación de la empresa DATOS DE LA EMPRESA Razón Social: PORTOMARE HOTEL PALM BEACH C.A. Dirección: Edif. Hotel Palm Beach, Calle Pelican, sector Playa el Agua, municipio Antolín del Campo. Estado:

Categoría:

Clasificación:

Nueva Esparta.

S/C

Hotel de Playa

Capacidad de alojamiento: 128 Hab. (120) habitaciones estándar y ocho (8) bohíos Para un total de 368 plazas camas, sin embargo por políticas del hotel solo venden hasta 350 plazas camas. Perfil de la empresa y servicios que ofrece: -

Tarifa de Servicio Todo Incluido por Persona por Noche

-

Servicios de Wi-Fi en el área del Lobby, La Recepción y el Restaurante.

-

Desayuno, Almuerzo y Cena tipo Buffet incluido en la tarifa

-

Servicio de Barra libre en todos los bares del hotel incluido en la tarifa desde las 9:00 a.m. hasta las 11:00 p.m. en el bar interno del hotel, y en el bar de playa de 9:00 a.m. hasta las 4:00 p.m.

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-

Mesa de Pool y Futbolito.

-

Shows en vivo de animación y Entretenimiento en las Tardes y noches en la Piscina.

-

Estacionamiento Privado.

-

Recepción las 24 horas.

-

Seguridad 24 horas.

-

Noches gastronómicas Temáticas.

-

Piscina para Niños y Jacuzzi

-

Traslado gratuito Hotel - Club de Playa- Hotel.

-

Tienda de Souvenir.

Observaciones:

Fuente: Elaboración propia (2015)

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Figura 1: Estructura Organizativa Portomare Hotel Palm Beach

Fuente: Departamento de Recursos Humanos de Portomare Hotel Palm Beach (2015)

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1.2.- Descripción de la Unidad administrativa donde se realizó la pasantía Portomare Hotel Palm Beach, es una empresa prestadora de servicios de alojamiento y restauración con el estilo todo incluido, perteneciente al Grupo LD, el cual es el grupo encargado de administrarlo. El Portomare Hotel Palm Beach se encuentra operando desde el año 2.000, bajo la presidencia del Señor Luis D’Amico. Como se observa en el organigrama antes expuesto, el hotel posee una estructura organizacional jerárquica o departamentalización funcional, está dividido en departamentos, en este caso propios de la operación hotelera; se puede clasificar como una organización centralizada, ya que las decisiones se toman en los niveles superiores, es decir, desde las diferentes gerencias departamentales siempre bajo la aprobación de gerencia general y presidencia. El periodo de pasantías fué realizado en el departamento de Gerencia de Administración y Finanzas, este se encarga de llevar los procesos administrativos y contables del hotel, este departamento está bajo la supervisión

directa de gerencia general y presidencia. Es importante

destacar que a pesar de lo planteado en el organigrama, en la Gerencia de Administración y Finanzas no hay una persona para cada cargo, sino que un empleado puede realizar varias de las responsabilidades de otro cargo. Las pasantías fueron realizadas en las oficinas administrativas donde el personal que labora está conformado por un Gerente de Administración y Finanzas, un Asistente Contable y un Auxiliar.

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1.3.- Descripción de las actividades realizadas durante el periodo de pasantías Tabla 2. Descripción de las actividades realizadas DATOS DEL DEPARTAMENTO Dependencia: Gerencia General

Área o Departamento designado:

Administración y Finanzas Fecha de inicio: 20/01/2015

Fecha de culminación: 08/05/2015

Tutor Empresarial:

Supervisor inmediato:

Lcda. Yolymar Delgado

Br. Carmen Valdivieso.

Descripción de las actividades realizadas en el departamento por objetivos 

Realizar transferencias entre cuentas bancarias del hotel.



Apoyo en la elaboración de los asientos contables.



Registro en el sistema computarizado A2 de todas las facturas recibidas en el hotel.



Elaboración de cheques para pago a proveedores, nómina y cualquier gasto del hotel.



Edición e impresión de reportes de costos, gastos, saldos pendientes y estados de cuenta para Gerencia General y Presidencia.



Activación de cheques de pagos a través de internet.



Actualización del estado de las cuentas por pagar y cuentas por cobrar en el sistema A2.



Atención a proveedores en cuanto a solicitudes de pago y reclamos.



Cálculo de retenciones y elaboración de comprobantes de ISLR e IVA.



Organización de comprobantes de pagos y facturación.



Verificación de ingresos de dinero en efectivo en recepción del hotel, 8

por conceptos de early check in, late check out, o alguno otro. 

Actualización del libro de licores.



Control de facturación.



Verificación de tarifas cobradas.



Tramitar las solicitudes de dinero por diversos conceptos (nómina, reposición de caja chica, gastos).

Observaciones:

Fuente: elaboración propia (2015)

FASE II DIAGNÓSTICO SITUACIONAL

2.1 Planteamiento del problema En el periodo de pasantías realizado en el Hotel Palm Beach, se estuvo colaborando específicamente en el departamento de Administración y Finanzas, este departamento es el encargado de registrar los estados financieros del hotel, así como también llevar un control sobre los activos y pasivos del mismo, por ello son los encargados de realizar los pagos a proveedores y beneficiarios, al igual que el pago de nómina luego que el Departamento de Talento Humano lo confirma.

Durante el mencionado período se prestó apoyo al personal responsable de las cuentas por pagar con las tareas diarias a realizar, lo cual permitió tener la oportunidad de observar los procesos llevados a cabo y comparar con lo aprendido a lo largo de la carrera en las diferentes unidades curriculares. 9

Es necesario antes de comenzar el diagnostico situacional tener clara la definición del término cuentas por pagar, las cuales según Patón, (1992, p. 901) son todas aquellas obligaciones que la empresa adopta con sus proveedores, ya sea por un bien obtenido o por la prestación de un servicio, las cuales pueden ser pagadas en un corto plazo. Por otro lado el mencionado autor expresa que este término puede limitarse a las cuentas de acreedores comerciales, que consisten fundamentalmente en obligaciones creadas como consecuencia de las compras de mercancía, materiales y accesorios. En otras palabras las cuentas por pagar son todas aquellas cuentas que representan una deuda a la empresa, las cuales son posibles pagar dentro de un tiempo establecido con los proveedores y según las políticas propias de la empresa.

En el caso específico del Hotel Palm Beach, se observó que posee acreedores con diferentes condiciones de pago y, en ocasiones algunos de estos manifestaron su inconformidad al momento de reclamar sus retribuciones, debido al retraso en el pago de algunas facturas ya vencidas o en la cancelación de los acuerdos de pagos, por lo que se consideró relevante enfocar el presente informe en la solución de esta situación.

Síntomas, causas y consecuencias Debido a que el hotel Palm Beach, es un hotel relativamente pequeño, el Departamento de Administración y Finanzas es el encargado de saldar las cuentas por pagar, esto en concordancia con la información proporcionada por el área de Almacén; sin embargo, se observó que en ciertas ocasiones al momento de procesar un pago, existía inconsistencia entre el monto pagado y el saldo pendiente, así como también facturas que no habían sido ingresadas al sistema A2, esto conlleva a que no se tenga información de esas deudas por lo que se generan atrasos en el

pago oportuno a los

proveedores y se pierde el beneficio de descuentos por pronto pago, además 10

de que se realizan desembolsos de dinero no planificados por el mencionado Departamento al reclamar los proveedores por facturas vencidas.

Por otro lado, se observó la existencia de comprobantes de pagos sin soporte alguno, los cuales para efectos legales es necesario que estén justificados.

En función de lo planteado anteriormente, esta problemática podría ser causada por falta de organización o de un proceso definido donde se indiquen los pasos a seguir. Debido a esto no hay conocimiento de quién es el responsable de recibir e incorporar las facturas al momento de llegar al hotel. Esta acción es posible que suceda directamente en almacén al momento de despachar mercancía o que el proveedor se acerque hasta las oficinas administrativas a dejar la factura, así como también se presentan casos donde el proveedor despacha y no entrega facturas al momento, sino que queda como deuda para el próximo despacho, ocasionando esto retraso y confusión al momento de pagar las cuentas pendientes.

Por consiguiente, si estas acciones se siguen realizando sin ningún ajuste, los proveedores dejarán de despachar mercancía por falta de pago oportuno o atenderán primero a otras empresas dejando mercancía o insumos de segunda mano para el hotel.

Debido a la dificultad para

conseguir algunos insumos en la isla de Margarita, esta situación puede ocasionar una baja calidad en el servicio prestado, tanto en el Departamento de Alojamiento como en el de Alimentos y Bebidas, así como también la falta de materiales de trabajo para el hotel en general, trayendo esto como consecuencia irregularidades en las operaciones y mantenimiento del hotel y efectos secundarios como la inconformidad de los huéspedes.

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Identificación del problema

Es de hacer notar que en el proceso llevado a cabo en las cuentas por pagar en el Departamento de Administración y Finanzas del Hotel Palm Beach, se

observa que existe desorganización y falta de procesos

establecidos y estandarizados al momento de recibir, procesar y saldar las cuentas por pagar a proveedores, así como la carencia de un manual que indique los procesos a seguir, lo que trae como consecuencia la diferencia en los saldos en las cuentas por pagar a los proveedores comparando la información que maneja Administración y Finanzas con la de Almacén.

Además, la falta de un cronograma de pago por parte del Departamento de Administración y Finanzas, impide respetar los créditos otorgados por los proveedores a la empresa y aprovechar los descuentos por pronto pago que permitirían disminuir los costos de operación. Es por ello que esta propuesta tiene como finalidad contribuir al mejoramiento de los procesos llevados a cabo, en cuanto a cuentas por pagar se refiere, ya que es posible que una función o tarea administrativa mal ejecutada ocasione problemas con los proveedores y/o los clientes internos.

2.2 Alternativas de solución 

Diseñar un modelo de procesos donde se indiquen específicamente los métodos y procesos a realizar para reunir, clasificar, analizar y registrar las cuentas por pagar



Asignación de responsabilidades al personal de Administración y Finanzas y Almacén, para así evitar la falta de documentación o facturas al momento de archivar. 12



Llevar un control estricto por parte de la gerente de administración, velando por el cumplimiento de los procesos y normas establecidos en las políticas del hotel.



Establecer cronogramas de pago, para evitar el vencimiento de las facturas y retraso en los pagos.



Es necesario que el departamento cuente con un manual que indique los procesos a realizar para la buena ejecución de las tareas a cargo.

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COLEGIO UNIVERSITARIO HOTEL ESCUELA DE LOS ANDES VENEZOLANOS SUBDIRECCIÓN ACADÉMICA ÁREA DE PASANTÍAS

MODELADO DEL PROCESO DE CUENTAS POR PAGAR DE PORTOMARE HOTEL PALM BEACH

MERIDA, JULIO 2015

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FASE III LA PROPUESTA

3.1 Presentación de la propuesta Como resultado de las actividades realizadas en el departamento de administración y finanzas del Hotel Palm Beach durante el período de pasantías y la observación directa de las situaciones que se presentaron, se detectó como principal problemática la falta de un proceso concreto y organizado al momento de recibir facturas para ser registradas, procesadas y posteriormente saldadas, es por ello y en función de atender las necesidades de mejoramiento que nace la propuesta de desarrollar una descripción del sub sistema de Cuentas por pagar y de las actividades que se llevan a cabo, lo cual se conoce como modelado de procesos, esto con el fin de organizar y documentar la información para apoyar al personal del mencionado departamento en la ejecución de sus funciones.

El modelado del proceso permitió visualizar las interrelaciones que había entre las distintas actividades desde el momento que se recibe una factura por parte de un proveedor hasta el pago de la misma, al tiempo que se pusieron de manifiesto las fallas observadas, lo cual permitió insertar las mejoras del caso.

Para el modelado se utilizó el lenguaje unificado de modelado (UML por sus siglas en inglés) y la propuesta se estructuró en base a la descomposición de procesos para luego realizar un diagrama de flujo que permita visualizar de manera gráfica los procesos a realizar en cuentas por pagar.

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3.2 Justificación y alcance

Tomando en cuenta las condiciones generales que requiere la operación de una empresa que preste servicios de alojamiento y restauración, es importante contar con

proveedores que suministren los

productos e insumos necesarios para la operación misma, es por ello que es importante obtener buenos convenios con los proveedores, al igual que respetar los compromisos de pago, para lograr los beneficios, prioridades y/o descuentos obtenidos. Por otra parte, es necesario mantener el buen clima organizacional, por lo que no es menos importante respetar los compromisos de pago adquiridos con los clientes internos de la empresa.

Es evidente que el principal beneficiado con esta propuesta es la empresa, ya que podrá llevar un mejor control en las cuentas por pagar, minimizar las irregularidades y atrasos en los pagos, lo cual contribuirá para lograr una administración más eficiente, al tiempo que evitará el incremento en las cuentas de pasivos. Esta información es de suma importancia para el departamento y la empresa en general, ya que el tener las cuentas claras permite calcular la capacidad de endeudamiento que posee la misma, lo cual es un factor determinante al momento de tomar decisiones, ya que éstas pueden cambiar el rumbo de la empresa para mejorar o fracasar.

Cabe destacar también, que, viéndolo desde el punto de vista social, esta propuesta otorgará además una mejora en el clima organizacional, puesto que, al poseer un esquema de pasos a seguir para realizar las tareas, se reducen las posibilidades de cometer errores, y facilita el trabajo, siendo esto clave importante para obtener un mejor ambiente laboral. Además de mantener buenas relaciones con los proveedores y los clientes internos,

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evitando así la falta de algún producto, insumo o actividad necesaria para la operación.

3.3 Objetivos de la propuesta 3.3.1 Objetivo general  Modelar el proceso de cuentas por pagar del departamento de Administración y Finanzas de Portomare Hotel Palm Beach para el cumplimiento oportuno de los compromisos adquiridos por la empresa. 3.3.2 Objetivos específicos  Conocer

los

procesos

llevados

a

cabo

actualmente

en

el

departamento Administración y Finanzas de Portomare Hotel Palm Beach.  Determinar los elementos que intervienen en el proceso y su representación.  Crear el modelo del proceso Cuentas por Pagar Administración y Finanzas de Portomare Hotel Palm Beach.

3.4 Contextualización y Fundamentación de la propuesta

Es importante destacar que, debido a la ubicación geográfica del hotel, en la Isla de Margarita, estado Nueva Esparta, al momento de cotizar algunos productos y/o suministros el proceso se complica por el traslado de los mismos hasta la isla, esto se nota con mayor fuerza en los rubros de alimentos y bebidas, aunado a esto, las dificultades por las cuales atraviesa el sector agropecuario en el país, así como lo difícil y/o costoso que puede

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ser conseguir algún insumo, intensifican la problemática; además de los constantes aumento de precios en los productos día tras día.

Este sector es considerado puerto libre de impuestos, lo cual indica que no se paga el Impuesto de Valor Agregado, sin embargo, debido a la problemática de conseguir algunos insumos, el hotel posee proveedores con domicilio fiscal en tierra firme, fuera de la isla, por lo que se ve en la obligación de pagar facturas con Impuestos al valor Agregado. Por otra parte, debido a la dificultad en trasladar productos hasta la isla, algunos proveedores exigen que el pago sea de contado, es decir al momento de entregar la mercancía, alterando así la planificación que pueda poseer el departamento para los pagos de proveedores.

Debido a esta situación nace la idea de buscar soluciones para optimizar el proceso de cuentas por pagar en lo que respecta al pago de proveedores, y para obtener un basamento teórico se consultaron algunos trabajos de grado realizados en el Colegio Universitario Hotel Escuela de Los Andes Venezolanos, donde se enfocan en situaciones similares.

Antunez, M. (2014), en su trabajo de grado, plan de acción para la optimización de los procesos administrativos en los departamentos de cuentas por pagar y compras del Hotel Hesperia Isla de Margarita” propone realizar un plan de acción para mejorar los procesos realizados en dichos departamentos, basado en la observación que le permitió diagnosticar la problemática tal como el retraso en los procesos de pagos en cuentas por pagar, causado por la toma de decisiones centralizadas que poseía el hotel. Así mismo se propuso como objetivo general “Diseñar un plan de acción para optimizar los procesos administrativos en los departamentos de cuentas por pagar y compras del Hotel Hesperia Isla Margarita”, y a través de 18

una escala de observación, una lista de cotejo, una encuesta y una entrevista evaluó los procesos realizados en los departamentos, esto con la finalidad de que los resultados obtenidos sirvan como base para conocer el desempeño del departamento y poder así realizar las recomendaciones que creyó convenientes para la empresa, siendo una de ellas la puesta en práctica del plan de acción para la mejora de los procesos y

también la toma de

decisiones para lograr la optimización de los procesos administrativos.

Se tomó como referencia el trabajo realizado por Antunez, ya que, al igual que esta propuesta se hace evidente la problemática en cuanto a los procesos realizados en cuentas por pagar, y se busca la optimización de los mismos para un mejor control, por considerarse este departamento de suma importancia para le rentabilidad del hotel.

Se entienden como cuentas por pagar aquellas obligaciones que la empresa contrae con terceros con el compromiso de pagar a corto plazo y ellas conforman los pasivos circulantes, es decir, en un tiempo determinado menor a un año debe realizar el pago acordado. Raymond, (2000) considera que “El sistema de cuentas por pagar se encarga de pagar a los proveedores por las compras”, sin embargo antes de proceder al pago, la empresa debe asegurar que dicha deuda existe, y para ello, este autor expresa que deben existir tres condiciones, siendo la primera las pruebas de dicha compra, confirmación de recibimiento de mercancía y por último la recepción de factura del proveedor, lo cual se refleja en el archivo de facturas. (pág. 324)

Según esta definición, se evidencia que existen ciertos procedimientos a cumplir para gestionar efectivamente las cuentas por pagar, primero asegurándose que efectivamente hubo una orden de compra, luego que la 19

mercancía fue recibida así como también factura legal, en buen estado, sin enmiendas ni tachaduras, con los datos correctos..

Por otra parte, Valezca, V. (2014), realizó un trabajo de grado titulado “Modelado del proceso para la selección y reclutamiento del Sistema Teleférico de Mérida (STM)”, donde a pesar que la problemática existente se refiere al proceso de selección y reclutamiento del nuevo personal, y el tema abordado no se relaciona con esta propuesta, para buscarle una solución al problema planteado propone la creación de un modelado de proceso, aportando gran ayuda a esta propuesta, entendiéndose así, que la estrategia utilizada (Modelado) es aplicable a cualquier sistema.

Barrios, J. (2005) habla del Modelado de negocios como aquellos documentos que a través de graficas o textos, representan los procesos y actividades que la empresa u organización debe realizar para lograr los objetivos propuestos, mostrando además los basamentos legales por los cuales deben regirse, así como también los recursos y responsables de cada proceso.

Por otra parte, Barrios, J. (2005) describe el proceso de Modelado como “Un proceso de abstracción y simbolización usado para entender y manejar la complejidad de un sistema”, dicho de otra manera es una estrategia utilizada para facilitar el entendimiento de algún sistema, procesos y/o subprocesos, mostrándolo de una manera gráfica, permitiéndo al usuario visualizar de una manera más fácil lo planteado.

Sparks, G. (s/f), dice que el lenguaje Unificado de Modelado (UML), no es un método o proceso, ya que, como la misma palabra lo dice es un 20

lenguaje, que a través de representaciones gráficas expresa y permite al analista capturar el esquema del sistema en general, así como también sus procedimientos, indicando en qué lugar son necesarios los ajustes del proceso. Derek Hitchins, aplica la teoría de sistemas, para agrupar u organizar elementos o procesos, permitiendo representarlos gráficamente. Entendiendo procesos como aquellas actividades que en conjunto permite lograr un objetivo del negocio. Barrios, expresa que todo proceso es gobernado por reglas, y existe un evento que lo activa, los cuales pueden ser internos o externos. Además que son ejecutados por los miembros de la organización. 3.5 Estructura de la propuesta

3.5.1 Descripción Para llevar a cabo esta propuesta de modelado se aplicó el Modelado de Negocio utilizando el UML (por sus siglas en inglés Unified Modeling Language) el cual consiste en la representación gráfica de todos los elementos que tienen vida en el proceso, para ello se utilizan las formas estándar internacionales usadas en el mismo, las cuales se explican a continuación.

Muestra un proceso o paso de acción.

Especifica información de un proceso 21

Representa los procesos

Refiere al evento que genera el proceso

Decisión durante el proceso

Una vez seleccionada la herramienta para realizar el modelado, se procedió a documentar la observación realizada durante el desarrollo de las actividades asignadas, se utilizó un instrumento que permitió plasmar la información más relevante del proceso de cuentas por pagar, para luego ser desglosada y analizada, a fin de determinar las fallas o deficiencias que se presentan actualmente. La información recabada se muestra a continuación.

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Tabla 3. Información del proceso Cuentas por Pagar

Formato para el levantamiento de información de procesos Responsable: Samuel Sanabria Nombre del Proceso: Cuentas por pagar Dueño del Proceso (Cargo o Unidad Administrativa): Cuentas por pagar Administración y finanzas Fecha: 09/02/2015 Hora: 10:00am Objetivo del Proceso: Saldar y controlar todos los pasivos circulantes, por concepto de pagos de cuentas por pagar. Cargos involucrados: Almacén, Asistente cuentas por pagar, Gerente de Administración Inicio: Cuando se exige un pago por Fin: Cuando se realiza el pago a parte de proveedor proveedor Formatos que se utilizan: Facturas, comprobantes de retenciones de IVA e ISLR, comprobante o recibos de pagos. Base legal que lo regula (Leyes, Normas, Reglamento interno): Ley de IVA, Ley de ISLR. Políticas propias de la empresa. Indicadores: No existen Anexos (material de apoyo impreso, muestra de formatos, diagramas): No existen. Entrada

Facturas Solicitud de pago

Proveedor

*Almacén *proveedores *Animadores *Jefes de departamento *Talento humano *Seguridad

Subproceso / Etapa *Recepción y registro de factura en sistema *Aplicación de retenciones. *Elaboración de comprobantes de pago. *Firmas autorizadas *Activación de cheque.

Salida

Pago, desembolsos.

Usuarios

*Almacén *proveedores *Talento humano *Seguridad

Notas:

Fuente: elaboración propia. (2015) 23

Como se observa en el cuadro anterior, la información del proceso de cuentas por pagar permitió identificar que como entrada del proceso se requiere una factura o solicitud de pago que, de acuerdo a como se hace actualmente, pueda ser suministrada por diferentes trabajadores del hotel, así como también directamente de algún proveedor; debido a que no se tiene una norma, o proceso para recepción de facturas, ni hay personal responsable de la misma; por esta razón las mismas pueden ser entregadas en diferentes dependencias, así como a diferentes personas, en almacén, seguridad, a algún trabajador del hotel conocido o directamente en administración y finanzas.

Una vez ingresada la factura al hotel, se procede a registrar en sistema, tarea que por lo general realiza el jefe de almacén; sin embargo hay ocasiones donde las facturas se traspapelan, y no se ingresan al sistema al momento de recibirlas, sino luego cuando el pago es reclamado por el proveedor, se busca la factura y se ingresa para poder realizar dicho pago.

Al momento de realizar el pago, ya sea por planificación de próximos pagos o por reclamo de pagos de proveedores, se procede a realizar las respectivas retenciones si aplican, y si el encargado lo recuerda, lo cual sino se realiza ocasiona problemas al momento de elaborar el cheque de pago por el monto final.

Una vez elaborado el cheque se solicitan las firmas autorizadas y dependiendo de la entidad bancaria por la cual se tramitó el mismo es necesario activarlo a través de internet para que tenga validez a la hora del acreedor cobrarlo.

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Por otra parte, en el Departamento de Administración y Finanzas, se llevan a cabo otros procesos, los cuales se identificaron utilizando para ello la cadena de valor de Michael Porter, la cual ayuda a definir los procesos que agregan valor en el servicio o producto otorgado.

Se seleccionó como proceso del departamento “Gestión Administrativa y de Finanzas”, el cual a su vez se descompuso en los sub procesos de Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar y Asientos Contables. Estos se muestran en la siguiente figura.

Figura 2. Procesos del Departamento de Administración y Finanzas

Gestión Administrativa y de Finanzas

Cuentas por pagar

Cuentas por cobrar

Asientos Contables

Fuente: Elaboración propia. (2015)

Aún cuando no se aprecia en la figura anterior, el proceso de cuentas por cobrar genera información de salida que es utilizada posteriormente en el proceso de asientos contables.

Una vez identificado el proceso del Departamento y los sub procesos que lo componen, se procedió a determinar los diferentes elementos que 25

intervienen en Cuentas por Pagar, de acuerdo al lenguaje de modelado seleccionado. Figura 3 Diagrama del proceso “Cuentas por Pagar”

Ley de IVA, Ley de ISLR, Código de Comercio. Políticas interna de la empresa

≪Regula≫

≪Proceso≫

Cuentas por pagar

Pago, Soportes, Informes

Fuente: Elaboración propia (2015)

Como se observa en la figura anterior, se amplía la información sobre el proceso de cuentas por pagar, partiendo de la teoría que para un proceso desarrollarse debe haber un evento que lo inicia el cual, en este caso particular, es la recepción de mercancía. También existe una información de entrada requerida que es la factura que suministra el proveedor como soporte de la entrega y que viene a ser el documento que sustenta el compromiso de pago. 26

Como elementos que forman parte del proceso se identificó quién es el encargado de ejecutarlo y de supervisarlo, siendo el primero el asistente de Cuentas por Pagar, bajo la supervisión de la Gerente de Administración y Finanzas. Como objetivo del proceso, se definió el “saldar y controlar los pasivos circulantes o cuentas por pagar”. Como otro elemento están las bases legales que regulan el proceso, al momento de identificar la leyes, reglamentos, normas y políticas que tenían relación directa con el tema abordado, se conoció que se debe respetar la Ley de Impuesto al Valor Agregado, la cual señala el porcentaje de impuesto que hay que retener y luego pagar al fisco y las fechas estipuladas para la declaración del mismo; por otra parte también existe la Ley de Impuesto Sobre la Renta, la cual define las retenciones que se deben realizar dependiendo del tipo de producto o servicio que ofrezcan, así como también dependiendo que clase de agente sea la empresa; debido a que la empresa Portomare Hotel Palm Beach es un agente formal de retención, está en la obligación de realizar las retenciones de ley a sus acreedores y clientes internos, si el caso lo amerita, así como también de la declaración posterior de los mismos. Por otra parte, el Código de Comercio Venezolano es el encargado de regular todos los procesos en cuanto a comercio se refiere y en él se estipulan los tipos de contratos, los tipos de personas (Naturales y Jurídicas) y las obligaciones de cada uno, entre otras cosas. Por último, como regulador del proceso se definieron algunas políticas internas de la empresa, por cuanto se consideró que su inexistencia está permitiendo que se originen fallas y descontrol en el proceso de pago a proveedores. Respecto a la información que apoya el proceso, se determinó que al momento de realizar pagos estos deben poseer un soporte de entrega; al igual en el caso de realizar retenciones, estas deben estar acompañadas de

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los comprobantes de retenciones de impuestos correspondientes, ya que así lo estipula la ley a fin de que el proveedor tenga un soporte de la misma. Otros formatos que apoyan o soportan este proceso son los estados de cuentas de proveedores, al igual que las notas de débito o crédito que se posean con los mismos. Por último, se determinó la salida del proceso. En este caso se consideró que la información de salida es la contenida en los soportes de pago de los pasivos, informes, estados de cuenta, los cuales a su vez se convierten

en información de entrada requerida para el proceso de

generación de los asientos contables.

Para el siguiente nivel de descomposición, se tomó la notación utilizada por Ericksson y Penker para describir de manera específica el proceso de cuentas por pagar, el cual se muestra en la siguiente figura

Figura 4. Descomposición del proceso Cuentas por pagar Cuentas por pagar

Cuentas por pagar Procesamiento de facturas

Planificación de pago y retenciones

Procesamiento de pago

Fuente: elaboración propia (2015)

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En esta figura, se observan de manera general las actividades efectuadas en el proceso de cuentas por pagar, siendo la inicial el procesamiento de las facturas, la cual consiste en el recibimiento y registro de las facturas, a las cuales se les aplican las retenciones si el caso lo amerita, luego se realiza la planificación de los pagos a realizar de acuerdo a lo estipulado en las políticas internas y por último se ejecuta la entrega de pago a los distintos proveedores.

Para una explicación más detallada de las actividades a realizar, se procedió a realizar un diagrama de flujo del proceso cuentas por pagar, donde se especifican y definen todas las actividades o pasos a seguir, y de igual manera los responsables de ejecutar las mismas, desde el comienzo del proceso hasta el momento en que quedan saldadas las cuentas.

A continuación:

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Figura 5. Diagrama de flujo del Proceso de Cuentas Por Pagar para Portomare Hotel Palm Beach Cuentas por Pagar

Entrega de Factura

Entrega de mercancía

Inicio

No

Almacén

Proveedor

Fase

Factura Sellada como registrada

Entrega a Cuentas por pagar

Registro de factura

Aprobada Si

Revisión de Mercancía y Factura

No

Cuentas Por Pagar

Archivo de proveedores

Si

Revisar estados de cuentas de proveedores

Planificación de pagos

A crédito

Archivar hasta fecha de pago

Verificar si aplica retenciones de Impuestos

Si

No

Firma de recibido

Actualizar estados de cuentas en sistema

Entrega de pagos a proveedores

Archivar soporte de pago

Firmas autorizadas

Elaboración de cheque y comprobante de pago

Realizar retenciones y comprobantes

Fin

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3.5.2 Recursos

Esta propuesta no requiere recursos económicos o financieros, ya que la misma está diseñada para ser aplicada con el personal existente en la actualidad en el departamento de administración y finanzas de Portomare Hotel Palm Beach, es decir que el modelo propuesto no amerita la creación de un cargo.

Se requiere la revisión y aprobación del modelo propuesto para luego adiestrar al personal involucrado en su ejecución y una vez cumplidas estas fases proceder a su implantación.

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RECOMENDACIONES Luego de realizar el entrenamiento empresarial y esta propuesta, surgen algunas ideas, que con el respeto que merece se mencionan a continuación, con la expectativa de que sean tomadas en cuenta para siempre seguir en la búsqueda del éxito profesional.

A Portomare Hotel Palm Beach:  Tomar en consideración la aplicación de esta propuesta, para optimizar los procesos en cuentas por pagar, y utilizar la estrategia para otros procesos realizados en el departamento de Administración y Finanzas.  Optimizar la comunicación interna y externa del departamento de Administración y Finanzas., en especial con el personal de almacén, para evitar las discrepancias entre los mismos.  Aplicar efectivamente los principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, para lograr así un correcto registro de las operaciones contables.  Asignar responsabilidades específicamente a cada empleado, basándose en las descripciones de cargos que Talento Humano posee. Al Colegio Universitario Hotel Escuela de los Andes Venezolanos:  Profundizar los conocimientos impartidos en las unidades curriculares en cuanto a contabilidad se refiere, enfocándose en las cuentas utilizadas dentro del ámbito hotelero.

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 Coordinar y unificar criterios en cuanto a la realización del trabajo de grado entre departamento de pasantías, tutores académicos y jurados a evaluar.

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CONCLUSIONES

Gracias a la oportunidad de realizar el entrenamiento empresarial en Portomare Hotel Palm Beach, permitió que el autor apoyara con las tareas a realizar en el departamento de Administración y finanzas, e hiciera comparación con lo aprendido durante el tiempo de estudio y la realidad que se vive en el campo laboral, activando así el carácter crítico y analítico para identificar la posibilidad de optimizar el trabajo realizado en busca de la mejora continua.

Como aprendizaje de esta experiencia vivida en el día a día de la industria hotelera, se reconoció el valor que posee cada uno de los integrantes del equipo de trabajo, así como la importancia de cada tarea a ejecutar por mínima que pueda parecer.

Así mismo, se evidenció el grado de responsabilidad que amerita trabajar en el área administrativa de una empresa, ya que la mala ejecución de alguna tarea puede acarrear problemas de índole legal, puesto que se existen contratos y acuerdos legales que cumplir.

Es por ello que el personal que labora en esta área, debe tener claro las actividades o tareas que debe realizar, y la responsabilidad que está bajo su cargo; sobre la base de las consideraciones anteriores, y luego de identificar una problemática existente en dicha área, como lo es la falta de organización y estandarización de procesos en las cuentas por pagar, se buscó como alternativa para proponer una solución a la misma, el Modelado de Negocio y el Lenguaje Unificado de Modelado, demostrando así que a través de esta herramienta, es posible representar de manera gráfica una lista de pasos a seguir, para lograr el cumplimiento y control de este proceso,

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permitiendo esto al responsable del cargo tener una idea clara de cuáles son sus obligaciones y labores a llevar a cabo para cumplir con el proceso.

También se manifiesta que ésta herramienta es aplicable a otros procesos, y que con la aplicación se disminuyen las posibilidades de cometer algún error, porque se tiene una guía la cual seguir, mejorando así el clima organizacional dentro de la empresa.

Cabe agregar, a manera de resumen final que la elaboración de este informe demuestra la capacidad por parte del autor para diagnosticar una problemática y visualizar las posibles soluciones y recomendaciones para optimizar el proceso

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ANEXOS Anexo 1. Comprobante de pago Departamento de Administración y Finanzas Portomare Hotel Palm Beach

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Anexo 2. Comprobante de retención Impuesto al Valor Agregado (IVA)

COMPROBANTE DE RETENCION DEL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO Ley I V A A r t . 11: serán responsables del pago del impuest o en calidad de agent es de ret encion, los compradores o adquirient es de det erminados bienes muebles y los recept ores de ciert os servicios, a quienes la Administ ración t ribut aria designe como t al.

N°COMPROBANTE NOMBRE O RAZÓN SOCIAL AGENTE DE RETENCIÓN

20150300000102

RIF DEL AGENTE DE RETENCIÓN

J-30684749-9

PORT O MARE HOT EL PALM BEACH, C.A. DIRECION FISCAL DEL AGENTE DE RETENCIÓN

Calle Pelican, edif.Hotel Palm Beach, Piso2, Oficina 1, sector Playa El Agua, Municipio Antolin del Campo. Isla de Margarita-Venezuela. NOMBRE O RAZON SOCIAL SOCIAL DEL SUJETO RETENIDO

RIF DEL SUJETO RETENIDO

OPER

FECHA FACTURA N° FACTURA N° CONTROL FACTURA

N° NOTA

N°NOTA

DEBITO

CREDITO

-

-

N°FACTURA

TOTAL COM PRA

COM PRAS

AFECTADA INCLUYENDO IVA SIN DERECHO A

F.ENTREGA

18/02/2015

PERIODO FISCAL

J294468802

VENANUNCIOS, C.A.

F.EMISION

18/02/2015

BASE IM PONIBLE

%

AÑO: 2015

MES: 3

IM PUESTO IVA

IVA RETENIDO

ALICUOTA

CREDITO FISCAL

C

02/03/2015 xxxx

xxxx

FIRMA BENEFICIARIO

-

1.200,00

0,00 10.000,00 12,00%

1.200,00

900,00

1.200,00

0,00 10.000,00 12,00%

1.200,00

900,00

FIRMA Y SELLO DEL AGENTE DE RETENCIÓN

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Anexo 3. Comprobante retención Impuesto Sobre La Renta (ISLR)

COMPROBANTE DE RETENCION DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA DECRETO 1.808 DE FECHA 23 DE ABRIL DE 1997 GACETA OFICIAL Nº36203 DE FECHA 12 DE MAYO DE 1997

FECHA

NºCOMPROBANTE

23/03/2015

2015/03/0000156

DATOS DEL AGENTE DE RETENCION NOMBRE O RAZON SOCIAL PORTO MARE HOTEL PALM BEACH, C.A. DIRECCION FISCAL

CALLE PELICAN- PLAYA EL AGUA

RIF

J-30684749-9

DATOS DEL AGENTE BENEFICIARIO NOMBRE O RAZON SOCIAL EDWIN RAFAEL LOPEZ SALAZAR DIRECCION FISCAL

CALLE GUAQUERI ENTRE CALLE TIUNA Y TAMANACO, CSA. Nº S/N. SECTOR CONEJEROS

RIF

V-11668362-4

DATOS DEL IMPUESTO RETENIDO(CONCEPTO) EJECUCION DE OBRAS Y PRESTACION DE SERVICIOS EN VENEZUELA FECHA EMISION 18/03/2015

Nº

Nº

FACTURA

MONTO

CONTROL

870

TOTAL 570

TOTAL

Firma y sello Agente de Retencion

35.000,00

35.000,00

BASE RETENCION

% RETENCION

35.000,00

VALOR RETENCION

1%

350,00

SUSTRAENDO

125,00

35.000,00 TOTAL

TOTAL IMPUESTO RETENIDO

225,00

225,00

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Anexo 4. Bitácoras de Actividades realizadas

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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

-

Antunes, Mariangela, (2014) “Plan de Acción para la optimización de los procesos administrativos en los departamentos de cuentas por pagar y compras del HotelHesperia Isla Margarita”

-

Barrios, Judiht y Besembel, Isabel. “Taller de modelado de negocios orientado por objetivos”. Facultad de Ingeniería, Escuela de Sistemas, Departamento de comunicación, Universidad de los Andes. 2005

-

McLeod, Raymond. “Sistemas de Información Gerencial”. Séptima Edición. Naucalpan de Juárez, Edo. México. Pearson Educación, 2000. 655 paginas.

-

Valero, Valezca, (2014) “Modelado de proceso para la selección y reclutamiento del sistema teleférico de Mérida (STM) Mérida, Venezuela.

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