Microsoft Outlook 2010

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ÍNDICE Lección 1: Introducción a Outlook 2010 Qué es Outlook Iniciar y configurar Componentes de Outlook Outlook para hoy Archivar y salir de Outlook Test

Lección 2: La lista de contactos Crear una lista de contactos Administrar los contactos Buscar contactos Filtros Test

Lección 3: Operaciones con contactos Seguimiento Llamar al contacto Grupos de contactos Combinar correspondencia Impresión en Outlook Test

Lección 4: Correo electrónico Configurar el correo Escribir mensajes Opciones de envío Test

Lección 5: Gestión del correo Enviar y recibir Descargar encabezados Responder el correo

Administrar mensajes Reglas Test

Lección 6: El calendario Opciones del calendario Crear citas Citas periódicas Introducir eventos Planear una reunión Avisos Test

Lección 7: Tareas, fuentes RSS, diario y notas Crear tareas Seguimiento de una tarea Fuentes RSS El diario Notas y elementos eliminados Test

Glosario

Introducción a Outlook 2010 1. QUÉ ES OUTLOOK

L

as aplicaciones pertenecientes a Office 2010 se adaptan perfectamente al trabajo cotidiano en una oficina o empresa.

Sin embargo, en una oficina se genera y se debe manejar un gran conjunto de información, que debería ser almacenada en algún lugar para poder disponer de ella cuando queramos de una forma lo más sencilla y cómoda posible. Pues bien: Outlook entra dentro de las aplicaciones llamadas "organizadores personales", cuyo principal cometido es el de manejar la información personal y profesional que utilices a diario. Outlook permite organizar los siguientes tipos de información: z Outlook para hoy reúne el correo electrónico, las reuniones programadas y la lista de tareas para ver, al mismo tiempo, todo lo que hoy es importante tener presente. z Calendario para programar citas y reuniones diarias, semanales o a más largo plazo. z Programación y seguimiento de las tareas que debes llevar a cabo. z Información sobre los contactos personales y profesionales que tengas: clientes, proveedores, profesionales de distintos sectores, amigos, etc. z Correo electrónico, ya sea el que surge a través de la red de tu empresa o el correo proveniente de una conexión a Internet. Copyright © Computer Aided Elearning, S.A.

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z Entradas de diario, donde se reflejará todo aquello que debas guardar sobre tu trabajo diario: quién ha llamado, dónde has estado, con quién te has reunido, etc. z Notas al estilo de las post-it, donde podrás apuntar todo lo que se te ocurra en un momento dado y no sepas dónde guardarlo. Como puedes ver y como comprobaremos, Outlook es mucho más que una agenda o un simple programa de administración del correo electrónico.

Outlook 2010 es una versión mejorada de las versiones anteriores (Outlook 2003 y Outlook 2007, por ejemplo), por lo que, si ya has trabajado con alguna versión anterior, podrás ver que muchas cosas son similares y te familiarizarás rápidamente con esta versión.

2. INICIAR Y CONFIGURAR Si utilizas mucho Outlook, puede ser útil el crear un acceso directo a este programa en el escritorio de Windows, para poder acceder rápidamente al mismo haciendo doble clic en dicho acceso directo.

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P

ara poner en funcionamiento Outlook 2010, haremos lo mismo que en cualquier otro programa: seleccionar su opción

correspondiente en el menú Inicio

de Windows.

Recuerda que en el menú Inicio están los programas que tienes en el ordenador y que puedes ejecutar o poner en marcha. La primera vez que se inicia Outlook, hay que establecer su configuración. Para ello aparece un asistente, que nos guiará por los distintos pasos.

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Al ejecutar Outlook, se crea automáticamente un perfil en el sistema. Un perfil reúne la información necesaria sobre el usuario de Outlook (archivos de datos y cuentas de correo electrónico). Para gestionar los perfiles de usuario, accede al elemento Correo del Panel de control de Windows (en Windows Vista y Windows 7, este elemento se encuentra dentro de la sección Cuentas de usuario y protección infantil del Panel de control; si no lo encuentras, puedes escribir el texto Correo en el campo de búsqueda del Panel de control para localizarlo).

Si accedes a este elemento Correo, se abrirá una ventana desde la que puedes añadir y configurar las cuentas de correo electrónico y los archivos de datos de Outlook, además de los perfiles de usuario.

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Por ejemplo, podrías crear distintos perfiles si el equipo fuera utilizado por más de una persona. Cada una tendría su propio perfil, con la configuración, direcciones, cuentas de correo electrónico, etc., propias de cada una. En la lista de la parte inferior de la ventana puedes indicar el perfil que se usará en Outlook. Si activas la casilla Solicitar un perfil, cada vez que arranques Outlook, se mostrará un mensaje que te preguntará el perfil que se debe utilizar. Si en tu equipo existe más de un perfil (de ti mismo o de otros usuarios), deberías activar esta casilla para que, cada vez que se inicie Outlook, puedas indicar el perfil que vas a utilizar en la sesión de trabajo.

El asistente te permite configurar la cuenta de correo electrónico que utilizarás en Outlook: servidores, nombre de usuario, contraseña, etc.

De todas formas, en cualquier momento puedes añadir y configurar una cuenta de correo electrónico, por lo que dejaremos este punto para más adelante, cuando tratemos este tema. De esta forma, podrás utilizar Outlook como una agenda, sin gestionar mensajes de correo electrónico. Después de indicar esta configuración inicial, aparece Outlook, dispuesto para comenzar a trabajar con él. Las próximas veces que accedas a Outlook se ejecutará directamente, sin que tengas que especificar las opciones de configuración. 4

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Al abrir Outlook, también se comprueba cuál es el programa de correo electrónico y de contactos predeterminado en el ordenador. En caso de que no sea Outlook, puedes establecerlo en ese momento.

Recuerda que puedes minimizar la Cinta de opciones desde el botón Minimiza la cinta de opciones o haciendo doble clic en la ficha activa, así como pulsar la tecla para utilizar las sugerencias de teclas a la hora de acceder a los distintos comandos.

3. COMPONENTES DE OUTLOOK

A

l entrar a Outlook 2010 puedes ver que tiene varios elementos típicos de las aplicaciones de Office: Cinta de opciones, ficha Archivo, barra de estado, zona de trabajo, etc. El funcionamiento de la Cinta de opciones es idéntico al resto de programas de Office (Word, Excel...): existen distintas fichas o pestañas, que contienen botones y controles organizados por grupos (el nombre de cada grupo aparece en la parte inferior del mismo, indicando para qué se utilizan los comandos de dicho grupo).

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A la izquierda de la ventana aparece el panel de navegación. A través de los botones y opciones de este panel accederás a cada uno de los componentes de la aplicación. Fíjate en los distintos elementos o componentes de Outlook: correo, calendario, contactos, etc. Para acceder a un determinado componente, solo tendrás que pulsar en él, en el panel de navegación. A continuación describiremos componentes de Outlook:

brevemente

los

distintos

‹ Correo

: en este componente puedes ver varias carpetas que permiten trabajar con el correo electrónico: bandeja de entrada, en la que se guardan los mensajes recibidos; bandeja de salida, que almacena los mensajes a enviar; elementos enviados, que son los mensajes enviados; borrador, que son los mensajes inacabados, para que puedas completarlos más adelante, etc.

‹ Calendario

: aquí podrás introducir las citas y reuniones que tengas que recordar. Podrás acceder a un mes y a una fecha en concreto para crear las citas en el día adecuado.

‹ Contactos

: podrás incluir la información referente a los contactos que mantengas. Podrás incluir el nombre, teléfono, dirección y toda aquella información que quieras guardar.

‹ Tareas

: en este componente se introducen las tareas o trabajos que tienes que realizar. Podrás indicar cuándo empiezan, cuándo deberían estar terminados, etc.

‹ Notas

: aquí se almacenan notas, como si fueran post-it. Si quieres guardar alguna cosa para recordarla más tarde, alguna frase, dirección, número de teléfono, número de serie, etc., simplemente crea una nota en esta carpeta.

‹ Diario

: componente donde podrás guardar cualquier información que necesites recordar sobre tu trabajo diario: llamadas de teléfono, reuniones, documentos que utilizas, etc.

Cada uno de los componentes es en realidad una carpeta, en el sentido de que es el lugar donde se guardan los elementos que crees en Outlook. Si pulsas en el botón Lista de carpetas , que está en la parte inferior del panel de navegación, podrás ver en este panel de navegación todas las carpetas disponibles en Outlook. Como puedes ver, las distintas carpetas (Bandeja de entrada, Bandeja de salida, Calendario, Contactos, etc.), son subcarpetas de Archivo de datos de Outlook. 6

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Por ejemplo, la Bandeja de entrada no es más que una carpeta donde se almacenarán los mensajes de correo electrónico que recibas. En este caso, dichos mensajes son elementos de esta carpeta. De la misma forma, la carpeta (o componente) Calendario es el lugar donde incorporarás tus citas y reuniones. Por lo tanto, otra forma de acceder a un determinado componente de Outlook es seleccionarlo en esta lista de carpetas. En cualquiera de las carpetas, la información que contiene puede verse de distintas formas o vistas. Por ejemplo, en la carpeta Calendario podrás ver la lista de citas por día, por semana, por semana laboral, etc. En la carpeta Contactos, podrás ver la lista de contactos en forma de tarjetas de visita, como lista de teléfonos, etc. Puedes elegir el tipo de vista desde los controles adecuados de la Cinta de opciones.

Ten en cuenta que cada componente de Outlook tiene sus propias vistas (recuerda que es lo mismo hablar de componente que de carpeta).

En la ficha Vista de la Cinta de opciones dispones de más opciones en cuanto a cómo quieres mostrar la información de la carpeta actual. Tienes varias opciones de personalización de la vista, mostrar o no distintos paneles, establecer distintas configuraciones, etc. De esta forma puedes mostrar la vista de la forma que más te guste, te sea más cómoda o crear más vistas. Con en el botón Configurar botones , que está en la parte inferior del panel de navegación tendrás acceso a un menú con el que podrás cambiar la apariencia de este panel.

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En la ficha Vista de la Cinta de opciones existe un botón denominado Panel de navegación, cuyo menú permite minimizar, ocultar o mostrar el panel de navegación, así como también acceder a sus opciones.

Con las opciones Mostrar más botones y Mostrar menos botones podrás poner los botones con su icono y su nombre en el panel de navegación o ponerlos simplemente con su icono en la parte inferior , por ejemplo). del mismo (como aparece el botón de las Notas También podrás añadir o quitar botones al panel de navegación o cambiar el orden en que aparecen, desde Opciones del panel de navegación. Con la opción Accesos directos del panel de navegación se muestran accesos directos a elementos de Outlook, para poder acceder a ellos. Puedes incluir las carpetas a las que accedas con frecuencia, para mostrarlas desde aquí.

4. OUTLOOK PARA HOY

C

omo hemos dicho, una misma información puede mostrarse de formas o en vistas distintas para obtener de ella una mayor

eficacia.

La página Outlook para hoy muestra una vista previa del día. Aquí se reúne en una misma vista tres elementos importantes de información situados en tres apartados: z Calendario: lista de citas, reuniones, eventos, etc., programadas para una fecha y hora determinadas. z Tareas: lista de tareas o cosas por hacer. z Mensajes: carpetas donde se guardan los mensajes de tu correo electrónico.

En el Calendario podemos incluir y ver todos los eventos que tengamos programados, mientras que en Outlook para hoy solo se mostrarán los elementos que hoy te interese tener presentes. 8

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Para acceder a las carpetas, además de utilizar el panel de navegación, también puedes pulsar en alguno de los enlaces que aparecen en la zona de trabajo principal de Outlook, en la página Outlook para hoy. Si pulsas el botón Personalizar Outlook para hoy (que está en la parte superior derecha de esta página) se mostrará una ventana desde la que puedes reorganizar y configurar el contenido y la forma de mostrar la información en la página de Outlook para hoy, para que se muestre de la forma que indiques. Aunque por defecto solo se muestran tres carpetas en el apartado Mensajes de Outlook para hoy, pulsando el botón Elegir carpetas puedes seleccionar las carpetas que quieras ver.

Si activas la casilla Al iniciar, ir directamente a Outlook para hoy, cada vez que ejecutes Outlook, la primera página que se mostrará será ésta.

Si quieres que se muestren no solo los eventos de hoy, sino también de varios días siguientes, indica el número de días en el campo Mostrar este número de días en mi calendario. Por ejemplo, si indicas el valor 5 en este campo, se mostrarían los eventos que estén programados dentro de los cinco días siguientes. Para el apartado de Tareas, podemos indicar que se muestren Todas las tareas o Las tareas para hoy, y hacer que aparezcan ordenadas según el campo que especifiquemos. Finalmente, en la parte inferior puedes seleccionar distintos estilos o formas de mostrar toda la información de los tres apartados que aparecen en Outlook para hoy. Copyright © Computer Aided Elearning, S.A.

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Una vez hayas configurado todos estos parámetros para adecuar o personalizar Outlook para hoy a tu gusto, pulsa Guardar cambios para hacerlos efectivos o Cancelar para no tener en cuenta los cambios. Ya veremos más adelante cómo organizar la información en cada uno de los componentes.

5. ARCHIVAR Y SALIR DE OUTLOOK

L

a información que maneja Outlook solo tiene sentido, en la mayoría de ocasiones, durante un determinado período de tiempo.

La programación de citas, reuniones, tareas, etc., es útil mientras aún pueda llevarse a cabo. Si no has acudido a una cita que estaba programada para un tiempo que ya ha pasado, "difícilmente" podrás acudir.

La vista Backstage sustituye al Botón de Office de la anterior versión de Office (2007) y al menú Archivo que se utilizaba en versiones más antiguas.

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Por ello, Outlook permite archivar los datos que tengan una determinada antigüedad, que ya no son útiles, pero que quieres guardar a efectos de fichero histórico o de registro. Al archivar estos datos, se descargan del archivo de datos de Outlook, creando uno con dicha información histórica. Desde la ficha Archivo de la Cinta de opciones puedes acceder a la vista Backstage, desde la que dispones de opciones de configuración, operaciones con archivos (abrir, almacenar...), impresión y otros comandos. Si pulsas el botón Herramientas de limpieza se mostrará un menú, en el que se encuentra la opción Archivar. Si seleccionas esta opción se abrirá un cuadro desde el que puedes indicar qué carpeta quieres guardar y, por lo tanto, en la que los elementos antiguos serán eliminados.

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De esta forma podrías archivar los elementos de la Bandeja de entrada o las citas del Calendario. Otra información, como puede ser la lista de Contactos, no suele ser archivada, ya que la mayoría de veces es una información siempre útil. Deberás indicar la ubicación del archivo histórico e introducir su nombre en el campo Nombre del archivo histórico, con la extensión pst. Se archivarán todos los elementos con fecha anterior a la indicada en Archivar elementos anteriores al. Los archivos con extensión pst son de tipo archivos de datos de Outlook, y en versiones anteriores se solían llamar archivos de carpetas personales. Es decir, que toda la información de las carpetas que hay dentro del archivo de datos de Outlook que se está utilizando se almacena en un archivo con extensión pst en el disco duro de tu ordenador. En Outlook puedes crear distintos archivos de datos para organizar los datos en carpetas distintas. Por ejemplo, podrías tener toda la información (mensajes, contactos, etc.) de una empresa en un archivo de datos y la de otra empresa en otro. Esto también te puede servir para compartir la información con otras personas o copiarla en otros ordenadores. Por ejemplo, si creas un archivo de datos (es decir, con extensión pst) del componente Contactos, podrás abrir o importar este archivo de datos en otro equipo, con lo que podrás disponer en él de todos los contactos que hubieras creado.

Desde el cuadro de Opciones de Outlook, accesible desde el elemento Opciones (en la parte izquierda de la vista Backstage), puedes personalizar todo el entorno de trabajo de la aplicación, estableciendo una gran cantidad de parámetros. En la sección Avanzado se encuentra el botón Configuración de Autoarchivar, desde el que puedes acceder a la configuración de Esta Autoarchivar. característica permite que Outlook archive periódicamente la información que manejes en la aplicación, según lo indicado en Ejecutar Autoarchivar cada x días.

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También podrás indicar otras opciones, como si quieres guardar los datos antiguos o simplemente eliminarlos del Outlook, si quieres que te pregunte en el momento en que se vaya a ejecutar el guardado automático, etc. Si accedes a las propiedades de un componente o carpeta (a través de la opción Propiedades de la ficha Carpeta de la Cinta de opciones), en la ficha Autoarchivar del cuadro que se mostrará podrás indicar si los elementos de dicho componente se archivarán según lo indicado en el cuadro anterior o especificar la configuración que se seguirá en ese caso concreto. Ten en cuenta que algunas carpetas, por ejemplo, la de Contactos, no disponen de esta característica, por lo que sus elementos solo pueden ser archivados de forma manual.

Esta opción Importar también nos serviría para importar a Outlook datos procedentes de otros programas organizadores personales, Access, Excel, configuración de las cuentas, correo o direcciones de otros programas de correo electrónico, etc.

Si quieres hacer una copia de la lista de contactos o de otra carpeta sin que sean eliminados sus elementos, no utilices el comando Archivar, sino el comando Importar (que se encuentra en la sección Abrir de la vista Backstage). De esta forma crearás copias de la información de Outlook sin eliminarla de las carpetas actuales.

Tendremos que seguir los pasos de un sencillo asistente que nos guiará por todo el proceso de importación o exportación de los datos. Puedes incluso indicar el formato del archivo que se creará: archivo de datos (con extensión pst), Access o Excel, valores separados por comas o por tabulaciones en un archivo de texto... Finalmente, cuando hayas terminado el trabajo en Outlook, deberás salir de la aplicación. Para ello, dispones de la opción Salir en la vista Backstage. También puedes salir de Outlook cerrando la ventana principal con su menú de control o pulsando el botón Cerrar , de la misma forma que cualquier otra ventana de Windows. 12

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La lista de contactos 1. CREAR UNA LISTA DE CONTACTOS

L

a información de clientes, proveedores o cualquier otra persona o empresa con la que tengas relación en tu trabajo o en tus actividades diarias tiene que ser guardada en algún lugar para poder utilizarla cuando la necesites. Una de las posibilidades que tienes es elegir Microsoft Outlook como la aplicación para crear y gestionar tu lista de contactos. También podemos utilizar otras aplicaciones de Office, como Excel, Access o incluso Word. Normalmente se suele elegir Outlook; puedes utilizar Excel o Access si quieres manejar los contactos de otra forma o necesites utilizar toda la potencia de estos programas. En todo caso, lo menos conveniente suele ser el procesador de textos Word. La lista de contactos de Outlook es uno de sus componentes más importantes, y en ella podremos guardar los nombres, direcciones, teléfonos y muchos más datos sobre cualquier persona. En la carpeta o componente Contactos añadiendo los contactos que crees.

es donde se irán

Desde el grupo de comandos Nuevo de la Cinta de opciones tenemos varios botones para crear nuevos elementos. En función del componente o carpeta en la que te encuentres, estas opciones cambiarán, permitiendo insertar el elemento adecuado en cada caso.

Sin embargo, esto no quiere decir que tengas que estar situado en una carpeta en concreto para poder crear un determinado elemento. Podrás crear cualquier tipo de elemento (mensajes, citas, reuniones, etc.) desde cualquier carpeta, sin tener que estar en la carpeta correspondiente de dicho tipo. Para ello, desde el menú del botón selecciona el tipo de elemento que quieras crear, que siempre será guardado en la carpeta correcta. De la misma forma, las fichas y comandos de la Cinta de opciones se adaptarán también a la situación en la que te encuentres, por lo que aparecerán los botones y opciones correspondientes al componente o a la situación actual. Volviendo a los contactos, si te encuentras en la carpeta de Contactos puedes usar el botón para crear un nuevo contacto. Copyright © Computer Aided Elearning, S.A.

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La lista de contactos

Al crear un nuevo contacto, aparece una ventana en la que podemos introducir los datos del nuevo contacto. Observa que esta ventana dispone de su propia Cinta de opciones, con los comandos adecuados que se utilizan en este caso.

El botón Personalizar barra de herramientas de acceso rápido permite añadir o eliminar botones a esta barra. Desde el cuadro de las Opciones de Outlook también puedes personalizar esta barra y la Cinta de opciones, mostrando los botones y controles que prefieras o más suelas usar.

También puedes ver la barra de herramientas de acceso rápido , con comandos de uso común. En el grupo de comandos Mostrar de la Cinta de opciones tienes varios botones, que te permiten desplazarte a las distintas secciones que tiene la información del contacto. Empezaremos viendo las opciones de la categoría

.

Para introducir el nombre del contacto, lo mejor suele ser pulsar en el botón Nombre completo. Así te asegurarás de que el nombre se introduce correctamente.

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La lista de contactos

En el campo Archivar como se muestra cómo podrás ver el nombre del contacto en la lista de contactos. Si no te gusta la forma en que Outlook mostrará el nombre en la lista, ponte en este campo y modifícalo. Por ejemplo, podrías agregar al nombre una palabra que te recuerde alguna característica importante del contacto, al estilo de: Casas Pérez, Gonzalo (Fontanero). También podrás introducir la Organización o empresa en la que trabaja el contacto y su cargo. A continuación, en la sección Internet, podrás introducir hasta tres direcciones de Correo electrónico distintas, seleccionándolas desde la lista que aparece al pulsar en el botón con la flecha de dicho apartado. En el campo Mostrar como se muestra lo que aparecerá en la sección Para del correo electrónico al enviar un mensaje a este contacto.

En la parte superior derecha de la ventana del contacto puedes ver cómo se va completando la tarjeta de presentación con los datos que vamos indicando.

Por defecto se mostrará el nombre completo del contacto, seguido de la dirección electrónica, entre paréntesis. Puedes cambiar este valor simplemente escribiendo el texto que quieras que aparezca en el campo Mostrar como. También podrás introducir la dirección de una página web de Internet y conseguir, de esta forma, el acceso directo a dicha página. Esta circunstancia se suele usar normalmente cuando el contacto sea una empresa que tenga un sitio web. En cuanto a los números de teléfono, puedes incluir distintos números de teléfono de contacto, bien el del lugar de trabajo, el particular, móvil, etc. De la misma forma que antes, si pulsas los botones de la flecha podrás elegir el tipo de teléfono que se introducirá (por ejemplo, puedes indicar dos teléfonos del trabajo y dos particulares, el móvil, el teléfono del ayudante, del coche, etc.). Los números de teléfono podrás utilizarlos con la opción de automarcado, que permite realizar una llamada telefónica a un determinado contacto. Pasemos a la sección Direcciones. En este caso, el botón con la flecha te permite elegir qué tipo de dirección vas a introducir. Puedes introducir hasta tres direcciones diferentes: Trabajo, Particular y Otra. De la misma forma que con el nombre del contacto, puedes pulsar el botón de esta sección para introducir la dirección de forma correcta.

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La lista de contactos

La dirección postal será la que aparecerá cuando otros programas utilicen los contactos (por ejemplo, al imprimir etiquetas de correo en Word). Recuerda que puedes introducir hasta tres direcciones, pero que solo una debe ser la postal.

Podrás indicar la dirección postal, es decir, a la que será enviado el correo, activando la casilla Dirección para la correspondencia. El botón

abre un servicio de mapas en el navegador

de Internet que tengas establecido en el sistema, donde quedará localizada la dirección del contacto. Incluso puedes añadir una foto a un contacto, para que te sea más fácil identificar a las personas de tu lista de contactos. Para esto, pulsa en el botón Agregar imagen de contacto

Con el botón podrás indicar si el elemento, en este caso el contacto, será privado o no. Esta circunstancia tendrá sentido cuando tu lista de contactos pueda ser vista por más de un usuario al que le hayas dado permiso. Si está activo este botón, solo podrá ver este contacto el creador del mismo.

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.

Para cambiar o quitar la imagen de un contacto, utiliza las opciones correspondientes del menú del botón

, en la Cinta de opciones. A

través de este botón también puedes añadir la imagen al contacto. También existe un campo donde puedes escribir todas aquellas notas que quieras recordar sobre el contacto. Pulsando en el botón podrás ir seleccionando categorías para asignarlas al contacto. De esta forma, puedes utilizar estas categorías para organizar o clasificar la lista de contactos. Por ejemplo, podría interesarte dividir los contactos en clientes principales y otros clientes.

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La lista de contactos

Puedes cambiar de nombre o de color las categorías que aparecen por defecto en Outlook, así como añadir nuevas o eliminarlas. En los campos de la sección

podrás introducir más

información sobre el contacto: más datos sobre su trabajo (departamento, jefe...), el nombre de su cónyuge, etc. Por ejemplo, podrías introducir la fecha de su cumpleaños y conseguir así que quedara reflejado en la agenda (carpeta Calendario), para recordártelo.

La sección muestra las actividades relacionadas con este contacto. Desplegando la lista Mostrar que se encuentra en esta sección, puedes elegir la categoría sobre la que quieres mostrar las actividades (por ejemplo, Diario, Notas o Correo electrónico).

No es necesario que completes todos los campos de información para poder crear un contacto: introduce solo aquellos que realmente te sean de utilidad.

podrás importar identificadores Desde la sección digitales para poder autentificar tus mensajes de correo electrónico. Así, la persona que reciba tu mensaje sabrá que es auténtico y que eres tú quién lo ha enviado. Finalmente, en la ficha podrás ver la información del contacto respecto a los campos de información que desees o que tú mismo crees. Una vez hayas completado la información de un contacto, pulsa en el botón

de la Cinta de opciones, para que Outlook lo agregue a

la lista de contactos. Pulsando el botón , Outlook guardará los datos introducidos y dejará esta ventana abierta, dispuesta para introducir los datos de un nuevo contacto. Copyright © Computer Aided Elearning, S.A.

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La lista de contactos

Si pulsas el botón Guardar de la barra de herramientas de acceso rápido (o eliges la opción equivalente de la vista Backstage), los datos introducidos se almacenarán, pero seguirá abierta esta ventana con los mismos datos para poder seguir introduciéndolos o modificándolos. En la carpeta de Contactos se mostrará el contacto creado. Por defecto, en la parte derecha de este componente de Contactos aparece la barra de tareas pendientes, donde se muestra un calendario, las próximas citas y la lista de tareas. Puedes minimizar esta barra para tener más espacio para ver los contactos, pulsando en el botón Minimiza la barra Tareas pendientes . Desde la ficha Vista de la Cinta de opciones puedes ocultar o mostrar esta barra, así como configurarla, indicando qué elementos deben aparecer en ella.

2. ADMINISTRAR LOS CONTACTOS

U

na vez tienes una lista de contactos, hay que saber cómo editar un contacto existente, eliminar contactos, ordenarlos (para que te resulte sencillo localizar alguno de ellos) y verlos de distintas formas en la carpeta Contactos.

Puedes eliminar más de un contacto a la vez. Para ello, utiliza la tecla , si los contactos están seguidos, o la tecla , si no son adyacentes, para poder seleccionar más de un contacto.

Si quieres cambiar cualquier información referente a un contacto, no tienes más que volver a editarlo. Para ello, haz doble clic en la tarjeta o ficha del contacto, con lo que aparecerá la ventana donde introdujiste todos sus detalles. Por otra parte, los contactos no son más que elementos que están situados en una carpeta. La forma de eliminarlos ya te la puedes imaginar: seleccionar el contacto y pulsar la tecla ; también podrás utilizar el botón Eliminar

de la Cinta de opciones.

Si has borrado algún contacto accidentalmente o realizas alguna acción errónea, puedes volver a la situación anterior con el botón de la barra de herramientas de acceso rápido. Deshacer Otra acción que puedes llevar a cabo es ordenar la lista de contactos según un determinado campo de información. Para ello, sitúate en la ficha Vista de la Cinta de opciones y pulsa el botón del grupo de comandos Vista actual.

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La lista de contactos

Desde el cuadro de diálogo que se abre puedes acceder a distintas opciones que permiten indicar la ordenación de la vista, si se debe filtrar la lista o no y seleccionar las fuentes en las que se muestra la información. El botón Ordenar permite acceder al cuadro de diálogo que se utiliza para ordenar los contactos.

El botón de la ficha Vista de la Cinta de opciones cambia el orden principal por el que se está ordenando la lista, de ascendente a descendente y viceversa.

Predeterminadamente, los contactos se mantienen ordenados según el campo Archivar como. Así, cada vez que introduzcas un nuevo contacto, éste se añadirá en el lugar adecuado según lo indicado en este campo. Si quieres que el orden sea otro distinto, podrás utilizar este cuadro de diálogo Ordenar. Como puedes ver, la ordenación puede hacerse hasta por cuatro campos de información. También tenemos que comentar el conjunto de vistas que presenta la carpeta Contactos. Como ya sabes, una vista es una forma de presentar la información almacenada en una carpeta. Cada una de las carpetas de Outlook tiene su propio conjunto de vistas. Dependiendo de lo que quieras hacer o buscar en cada momento, te será de utilidad una u otra.

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La lista de contactos

Puedes acceder y configurar las vistas de una carpeta desde la ficha Vista de la Cinta de opciones. Además, en las carpetas de Contactos, Tareas, Notas y Diario también puedes seleccionar la vista desde el grupo de comandos Vista actual de la ficha Inicio. La vista predeterminada es Tarjeta de presentación. En ella se ven varios de detalles más importantes de cada uno de los contactos.

En la vista Tarjeta también aparecen fichas para mostrar los contactos, aunque no aparece tanta información como en la vista anterior. Desde el menú del botón

, además de poder seleccionar la

vista, puedes acceder a la opción Administrar vistas, donde podrás crear nuevas vistas o modificar las existentes, indicando los campos que tienen que aparecer, su orden, si se tienen que agrupar o filtrar, formatos y el resto de características de la vista.

Pulsando varias veces en el nombre de un campo, se ordenará ascendente o descendentemente según dicho campo.

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Si estas mostrando el contenido de una carpeta en forma de lista, también puedes ordenar sus elementos por un determinado campo haciendo clic en el nombre de dicho campo, en la fila de encabezados que se muestra en la parte superior de la lista. Desde el grupo de comandos Organización, además de ordenar la lista, también puedes indicar que quieres organizarla o clasificarla en grupos. Para esto, pulsa en el botón Más de la lista que se encuentra en este grupo de comandos y activa la opción Mostrar en grupos. SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

La lista de contactos

Cuando te encuentres en una vista donde aparezcan los elementos agrupados, podrás ocultar o mostrar el detalle de un grupo desde los botones que se muestran a la izquierda del nombre de dicho grupo .

Si pulsas sobre un botón con forma de flecha rellena , el grupo se ocultará, mientras que, si pulsas sobre un botón con aspecto de flecha hueca , aparecerá mayor detalle, desplegándose los contactos de ese grupo. se abrirá un cuadro desde el que Con el botón podrás elegir los campos que deben aparecer en la vista actual, pudiéndolos elegir de la lista de todos los campos que puedes introducir en el contacto (esta opción no está disponible para la vista Tarjeta de presentación). A este cuadro también podemos acceder desde el botón , con la opción Columnas. En las vistas que tengan agrupados los contactos por algún campo, desde la opción Agrupar por del cuadro de la configuración de la vista podrás configurar el campo o campos (hasta cuatro) por los que se agrupará. Finalmente, la opción

permite restablecer la configuración

de la vista actual a como estaba en el principio, cancelando los cambios de orden, agrupación, filtrado, etc., que hayas realizado. Desde los controles del grupo de comandos Diseño de la Cinta de opciones puedes mostrar, ocultar, minimizar o configurar el panel de navegación, la barra de tareas pendientes y el panel de lectura. Copyright © Computer Aided Elearning, S.A.

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La lista de contactos

3. BUSCAR CONTACTOS

C

uando la lista de contactos es muy grande, puedes acceder rápidamente a un determinado contacto mediante los botones situados en la parte derecha de la ventana. Al pulsar en uno de estos botones, accederás al primer contacto (situado según el orden de la lista) que coincida con dicho botón. Outlook dispone, además, de otros sistemas de búsqueda más avanzados. Por ejemplo, en la ficha Inicio de la Cinta de . opciones se encuentra el control Si escribes un nombre, una dirección de correo electrónico o una , organización (o una parte de esta información) en esta lista y pulsas Outlook abrirá la ventana con los datos del contacto encontrado. Si hay varios contactos que coinciden con el criterio de búsqueda, Outlook te preguntará cuál de ellos quieres abrir. A través del campo , que aparece en la parte superior derecha de la ventana de los contactos, también podrás buscar por nombre, dirección u organización (este campo se denomina Búsqueda instantánea).

Tras buscar, el botón Cerrar

Al ir escribiendo un texto, Outlook solo mostrará los contactos que coincidan con el texto de búsqueda. Si indicas el nombre completo de una persona, solo se mostraría ese contacto.

búsqueda del campo de la Búsqueda instantánea elimina el texto introducido, mostrando de nuevo todos los contactos. El mismo resultado se obtiene con el botón de la ficha Buscar de la Cinta de opciones.

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La lista de contactos

Al situarte en el campo de Búsqueda instantánea se muestra la ficha Buscar en la Cinta de opciones, que permite acceder a más opciones relativas a la búsqueda. Para limitar los resultados de la búsqueda realizada puedes utilizar las opciones del grupo de comandos Ajustar. Puedes seleccionar el campo o campos que quieras (por ejemplo, una categoría, ciudad u organización) e introducir el texto adecuado, de forma que se filtrará la búsqueda realizada teniendo en cuenta esta información. Desde el botón

puedes acceder a la opción Búsqueda

avanzada. En las fichas del cuadro que se muestra puedes indicar distintas características para poder realizar una búsqueda más minuciosa.

En la lista En puedes indicar los campos por los que se va a realizar la búsqueda. A más campos, más tardará en realizarse el proceso de búsqueda.

En la lista Buscar puedes elegir en qué lugar quieres que se busque: Contactos, Mensajes, Tareas, etc. Indica el texto en el campo Buscar las palabras y pulsa el botón Buscar ahora para iniciar la búsqueda. Outlook localizará el contacto o los contactos adecuados, mostrándotelos en la parte inferior de la ventana. Para abrir uno de ellos y ver sus datos, solo tendrías que hacer doble clic en él.

4. FILTROS

O

tra herramienta que proporciona Outlook son los filtros. Para utilizarlos, accede al cuadro de diálogo Filtrar desde el botón de la ficha Vista o desde el menú contextual de la vista

actual (que se muestra al pulsar con el botón derecho del ratón en una zona sin contactos). Copyright © Computer Aided Elearning, S.A.

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La lista de contactos

La ventana que aparece es similar a la de la búsqueda avanzada. Sin embargo, en este caso, al introducir los campos y el texto y aceptar la ventana, solo se mostrarán en la carpeta Contactos los contactos que coincidan con los criterios seleccionados.

En la ficha SQL podrías ver la sentencia SQL que se va generando conforme vayas introduciendo condiciones. Incluso podrías crear manualmente esta sentencia, escribiéndola directamente en esta ficha.

Hay muchas opciones disponibles para filtrar la lista de contactos: filtrar por categorías, por el tamaño de los elementos, si alguno de los campos es o no vacío, si es igual, contiene o no contiene un determinado texto, etc. A través del botón Campo de la ficha Avanzado se muestran todos los campos posibles por los que puedes filtrar la lista. Para quitar el filtro que hayas aplicado sobre los contactos, vuelve a acceder a la ventana de Filtrar y pulsa el botón Borrar todo. Para acabar, indicarte que, desde la sección Contactos del cuadro de las Opciones de Outlook (al que puedes acceder desde la vista Backstage), puedes elegir el orden predeterminado con el que se mostrará el nombre completo de los contactos y su nombre en el campo Archivar como, así como si Outlook debe comprobar si hay contactos duplicados.

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Operaciones con contactos 1. SEGUIMIENTO

Y

a sabemos cómo podemos crear y buscar los contactos existentes en nuestra lista de contactos de Outlook. En esta lección vamos a ver más opciones sobre esta lista, así como algunas acciones que podemos aplicar sobre los distintos contactos. Una de las posibilidades que ofrece Outlook es marcar un mensaje o un contacto, para acordarte de que tienes que realizar un seguimiento de un asunto. Para ello se incluye una marca de seguimiento. Para añadir una marca de seguimiento a un contacto, selecciona dicho contacto y pulsa el botón , que está en el grupo de comandos Etiquetas de la Cinta de opciones. Desde las opciones del menú de este botón puedes seleccionar la marca que quieres incluir en el contacto. Outlook proporciona varias marcas predefinidas (Hoy, Mañana...), aunque puedes personalizar las fechas o los avisos para el elemento seleccionado.

Si seleccionas la opción Personalizar, en la lista Marca del cuadro de personalización del seguimiento que aparecerá se selecciona el tipo de asunto por el que se realiza el seguimiento (llamar, enviar una carta o un correo electrónico, etc.). Copyright © Computer Aided Elearning, S.A.

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Operaciones con contactos

Puedes indicar una Fecha de inicio para el seguimiento y, si el asunto tiene que realizarse en una fecha, introducir también una Fecha de vencimiento. Si quieres que Outlook te avise, para recordar la marca que has establecido, activa la casilla Aviso e indica la fecha y hora. Si pulsas el botón podrás indicar si se debe reproducir un sonido al mostrar el aviso, así como qué archivo de sonido se utilizará en ese caso. Cuando llegue el día y la hora que asignada como aviso a la marca de este contacto, Outlook te mostrará un cuadro de diálogo con dicho aviso, para recordarte lo que tenías que hacer.

Si quieres, puedes mostrar en una vista los contactos que tengan una marca de seguimiento. Por ejemplo, puedes utilizar la vista Teléfono o Lista y agrupar según el campo Marca de seguimiento (recuerda que esto lo puedes hacer desde la opción Agrupar por del botón

, en la ficha Vista de la Cinta de opciones).

En estas vistas aparece una columna que te indica si el contacto tiene asignada una marca o no. 2

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Operaciones con contactos

Si quisieras, podrías personalizar más la vista, por ejemplo, añadiendo el campo de la Marca de seguimiento, para ver su tipo. También podrías crear una nueva vista con los campos y las opciones que quieras, desde las opciones del menú del botón

.

Al abrir un contacto que tiene una marca de seguimiento (haciendo doble clic en él), se indica el motivo y las fechas dicha marca en la parte superior de la ventana de dicho contacto. Para eliminar una marca de un contacto, pulsa de nuevo el botón y selecciona la opción Borrar marca (o pulsa el botón Borrar marca del cuadro de personalización de la marca).

2. LLAMAR AL CONTACTO

C

omo puedes comprobar, las posibilidades de Outlook para trabajar con los contactos son realmente numerosas. Entre las características, dispones de la función de automarcado. Ya no será necesario consultar tu agenda para averiguar el número de teléfono de un contacto: haz que sea Outlook el que se encargue de realizar la llamada.

Debes tener en cuenta que, para utilizar la función de automarcado, es necesario disponer de un módem y que el teléfono de voz esté conectado al mismo.

Para utilizar esta función, selecciona un contacto de la lista, pulsa del grupo de comandos Comunicar (en la ficha en el botón Inicio de la Cinta de opciones) y selecciona la opción Llamar.

Outlook mostrará un cuadro con uno de los teléfonos que figuren en la ficha del contacto. Puedes elegir el teléfono al que llamar desde la lista de este cuadro, además de poder abrir el contacto, con lo que aparecerá toda la información correspondiente al mismo. Copyright © Computer Aided Elearning, S.A.

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Operaciones con contactos

Una vez hayas seleccionado el número de teléfono del contacto y todo esté preparado, pulsa Iniciar llamada y Outlook marcará el teléfono indicado. Una vez realizada la llamada, aparecerá el botón Hablar. Lo único que tendrías que hacer es pulsar dicho botón y utilizar el teléfono para mantener la conversación. Cuando hayas acabado de hablar con el contacto, pulsa Finalizar llamada para colgar. Por otra parte, puede ser interesante la opción de registrar la llamada en tu diario, mediante la casilla Crear una nueva entrada del Diario al iniciar una nueva llamada. Así podrás saber cuánto duró la misma y con quién has estado hablando por teléfono. Desde las opciones del submenú Llamar del botón podrás elegir el número al que llamarás de entre todos los números de teléfono definidos en el contacto (particular, trabajo, móvil, etc.). Desde ahí también podrás volver a llamar a alguno de los contactos a los que hayas llamado recientemente o realizar una llamada a un número de teléfono que no figure en ningún contacto.

3. GRUPOS DE CONTACTOS

O

Ten en cuenta que, al enviar un mensaje a un grupo de contactos, los destinatarios verán su nombre y el de los demás destinatarios en la línea Para del mensaje, en lugar de ver el nombre del grupo de contactos.

4

tro de los elementos de Outlook relativos a los contactos son los grupos de contactos (que en versiones anteriores de Outlook se denominaban listas de distribución). Un grupo de contactos no es más que un conjunto de contactos, que te puede servir para enviar mensajes de una forma rápida y sencilla a todos ellos. Por ejemplo, si sueles mandar mensajes a todas las personas de una empresa o de un departamento, puedes crear un grupo de contactos en el que estén incluidas todas las personas de esa empresa o departamento, de forma que, cuando envíes un mensaje a ese grupo de contactos, se envíe a todas las personas incluidas en el mismo. Puedes

crear

un

grupo de contactos desde el botón o desde la opción equivalente del menú del botón , en el grupo de comandos Nuevo de la ficha Inicio de la Cinta de opciones. SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

Operaciones con contactos

Lo primero que tienes que hacer es introducir un nombre para identificar al grupo de contactos, en el campo Nombre.

Con la opción Desde los contactos de Outlook del botón de la Cinta de opciones podrás introducir personas al grupo de contactos de las existentes en los contactos de Outlook, mientras que Nuevo contacto de correo electrónico permite introducir directamente el nombre y la dirección electrónica del integrante del grupo. Con la ventana que aparece al seleccionar la opción Desde los contactos de Outlook se muestran las personas de la lista de contactos que disponen de dirección electrónica o de un número de fax. Debes seleccionar los contactos que quieras y pulsar el botón Integrantes para agregarlos al grupo de contactos. En este cuadro de diálogo, si muestras el menú contextual de un contacto podrás seleccionar la opción Nueva entrada, para agregar un nuevo contacto o un nuevo grupo de contactos, Propiedades, para mostrar la ventana del contacto, o Eliminar, para eliminarlo.

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Operaciones con contactos

Tras insertar o agregar los integrantes del grupo de contactos, en la ventana del grupo aparecerán estos. Si quieres quitar alguno del grupo, selecciónalo y pulsa

.

Si modificas las direcciones electrónicas o eliminas algún contacto, puedes actualizar la información de los grupos de contactos pulsando el botón

.

Observa que, al igual que en los contactos, también puedes introducir categorías para organizar o clasificar tus grupos de contactos, desde el botón

. Por otro lado, en la sección

podrás

introducir información adicional que quieras asociar al grupo. En determinadas vistas de la carpeta de Contactos, los grupos de contactos se identifican con un icono especial ( o ), para que las distingas de los contactos .

Los grupos de contactos se almacenan también en la carpeta de contactos de Outlook. Al igual que los contactos, puedes editar un grupo de contactos (para añadir o quitar miembros, modificar las categorías o las notas, etc.) haciendo doble clic en él, así como eliminarlo pulsando la tecla

o el botón Eliminar

.

Puedes utilizar los grupos de contactos, solicitudes de tarea, convocatorias de reunión y otros grupos de contactos (es decir, que puedes crear un grupo de contactos cuyos miembros sean otros grupos de contactos).

4. COMBINAR CORRESPONDENCIA

O

tra operación posible con los contactos es utilizar la combinación de correspondencia, es decir, agregar los nombres, direcciones y otros campos a un documento, para crear sobres, etiquetas, cartas personalizadas, faxes, etc. Por ejemplo, podrías tener una carta modelo en el procesador de textos Word y fusionarla con una lista de destinatarios, de forma que se generara una carta para cada contacto con su nombre, dirección y teléfono. Puedes iniciar la combinación de correspondencia en Word o desde Outlook. Nosotros, en este caso, partiremos de Outlook. Para ello, pulsa , en el grupo de comandos en el botón Acciones de la Cinta de opciones. 6

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Operaciones con contactos

Podemos indicar si se combinarán todos los contactos de la vista actual o solo los que tengas seleccionados. Recuerda que puedes aplicar un filtro para tener en la vista solo los contactos que quieras imprimir. En el apartado Archivo de documento puedes elegir si la combinación se hará en un Nuevo documento o en un Documento existente. En la lista Tipo de documento podrás indicar el tipo de documento que se creará: cartas modelo, etiquetas postales, sobres, etc. Una vez aceptas los datos de este cuadro, se muestra Word y el cuadro de Combinar correspondencia. Pulsa el botón Preparar para definir las características del tipo de documento (por ejemplo, si has elegido etiquetas postales, podrás seleccionar el modelo que quieras).

Ten en cuenta que estas características son propias de Word. En este caso, Outlook solo funciona como la fuente de datos.

Tras cerrar el cuadro, y ya en Word, puedes insertar los campos de la lista de contactos de Outlook que quieras, desde el cuadro que de la Cinta de aparece al pulsar el botón opciones. De manera equivalente, también puedes pulsar la flecha de este botón y seleccionar el campo desde la lista que se mostrará. El botón Actualizar etiquetas te permite copiar los campos introducidos en la etiqueta en el resto de etiquetas del documento (por ejemplo, si has introducido los campos en la primera etiqueta, este botón copiará los campos en el resto de etiquetas). Tras esto, puedes combinar el documento con la información contenida en la lista de contactos de Outlook pulsando el botón

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.

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Operaciones con contactos

5. IMPRESIŁN EN OUTLOOK

E

n ocasiones, necesitarás imprimir tu lista de contactos o los elementos de alguna otra de las carpetas de Outlook (tu agenda de citas, tus mensajes, etc.), para disponer en papel de dicha información. Para imprimir los elementos incluidos en sus carpetas, Outlook puede utilizar distintos estilos de impresión. Un estilo de impresión es un conjunto de valores que incluye el tamaño del papel, el formato de página, etc., y que configura cómo va a imprimirse la información. El proceso a seguir a la hora de imprimir en Outlook se puede dividir en varios aspectos: elegir un determinado estilo de impresión, ver la vista previa para comprobar que la impresión es como quieres que sea y realizar finalmente la impresión. Desde la sección Imprimir de la vista Backstage (a la que puedes acceder pulsando en la ficha Archivo de la Cinta de opciones) puedes acceder a las opciones de configuración de la impresión, así como ver una vista previa del resultado de dicha impresión.

En el apartado Configuración puedes seleccionar el estilo de impresión. Dependiendo de la carpeta y de la vista en la que te encuentres, dispondrás de distintos estilos de impresión para elegir. Cuando quieras imprimir únicamente un elemento de una carpeta, elige el estilo de memorando; Outlook imprimirá el elemento que tengas seleccionado. Sin embargo, si quieres imprimir más de un elemento o incluso todos, utiliza cualquiera de los otros estilos de impresión disponibles. 8

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Operaciones con contactos

Desde el cuadro de diálogo que aparece desde el botón Opciones de impresión puedes especificar más opciones de impresión, como el número de copias o las páginas que se imprimirán.

Con el botón Definir estilos puedes modificar, crear o eliminar tus propios estilos de impresión.

Al igual que desde la vista Backstage, desde aquí también puedes indicar la impresora o el estilo de impresión. Desde el botón Configurar página podrás ver las características del estilo de impresión seleccionado. Desde este cuadro podrías cambiar alguna de las opciones que presenta, aunque lo mejor en este caso sería crear tu propio estilo de impresión. El botón Vista previa vuelve a la vista Backstage, para que veas en la vista preliminar cómo queda la impresión, mientras que Imprimir realiza la impresión de la lista de contactos según la configuración indicada. En cuando a la vista previa de la impresión que se muestra en la vista Backstage, puedes desplazarte entre las páginas con los controles que se ven en la parte inferior izquierda de esta vista preliminar .

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Operaciones con contactos

El botón Tamaño real muestra la vista previa al 100%, tal como quedará impreso, Una página muestra únicamente una página en la vista preliminar, mientras que Varias páginas hace que se vea más de una página. Además, al mover el puntero del ratón por encima de la página, observarás cómo cambia de aspecto: se convierte en una lupa con un signo más . Esto quiere decir que puedes ampliar la zona en la que te encuentras para verla a tamaño real (esto es equivalente a pulsar el ). botón Tamaño real Al aumentar el zoom de la vista preliminar, el puntero del ratón mostrará una lupa con un signo menos , indicando que, al pulsar, se realizará una reducción del tamaño con el que se muestra la página. Es conveniente observar cómo quedará la impresión antes de decidirse finalmente a realizarla. Si es correcto, imprime finalmente; si no lo es, elige otro estilo de impresión o cambia alguna de las opciones del actual. Una vez has elegido un determinado estilo de impresión y visto la vista previa para comprobar que todo es correcto, es el momento de realizar la impresión a través del botón

.

En la lista del apartado Impresora aparece seleccionada la impresora predeterminada de tu sistema, aunque podrás elegir cualquier otra de las que tengas instaladas a través de la lista de esta lista. Aparte de los contactos, algunos de los listados más útiles en Outlook son: ‹ Programación de las citas y reuniones para un día, semana o mes: te tendrás que colocar en la carpeta Calendario y elegir el estilo de impresión que quieras. ‹ Programación de las tareas a realizar: en este caso, deberás situarte en la carpeta Tareas. ‹ Resumen de los mensajes de correo electrónico recibidos: ponte en la carpeta Bandeja de entrada.

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Correo electrónico 1. CONFIGURAR EL CORREO

O

utlook es capaz de administrar distintos tipos de correo electrónico, por lo que no necesitarás otra aplicación específica para el correo que quieras enviar o recibir a través de una conexión a Internet.

En Outlook puedes configurar cada tipo de correo electrónico que utilices (servidores, nombres de usuario y contraseñas...), de forma que se encargue del correo obtenido a través de cada uno, actuando como centro coordinador de todo tu correo electrónico. En este capítulo configuraremos una cuenta de correo electrónico a través de Internet, por lo que hablaremos de "acceso telefónico a redes", "servidor de correo", "nombre de usuario", "contraseña", etc. Es interesante que conozcas o sepas el significado de estos términos, para poder entender mejor lo que vamos a ver. La primera vez que arranques Outlook, puedes crear y configurar una cuenta de correo electrónico, así como importar la información sobre las cuentas de otros programas que tengas en tu ordenador. De todas formas, en cualquier momento puedes crear, modificar o eliminar las cuentas de correo de Outlook. Para esto, utiliza las opciones de la vista Backstage. Desde el botón Agregar cuenta puedes añadir una nueva cuenta de correo electrónico, indicando todos los datos necesarios. Desde el cuadro de diálogo que se muestra desde el botón Configuración de la cuenta puedes ver las cuentas de correo electrónico que existen en Outlook, así como crear nuevas cuentas, modificar la configuración de las ya existentes o eliminarlas.

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Correo electrónico

Al crear una nueva cuenta de correo electrónico, se nos solicitan varios datos de la cuenta de correo que son necesarios para su configuración.

Si introduces estos datos y continúas con el asistente, Outlook se intentará poner en contacto con el servidor de correo electrónico, para establecer automáticamente el resto de datos de configuración de la cuenta. Si quieres establecer la configuración manualmente, activa la opción Configurar manualmente las opciones del servidor o tipos de servidores adicionales y pulsa el botón Siguiente. 2

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Correo electrónico

En este caso podrás ver los distintos tipos de correo electrónico que puedes gestionar desde Outlook; en cada uno de ellos deberás especificar su configuración propia. Recuerda que puedes tener varias cuentas de correo electrónico, del mismo o de distintos tipos.

Entre otras, puedes crear y utilizar cuentas de tipo: ‹ POP3: Post Office Protocol 3 (Protocolo de Oficina de Correos 3). Es la versión actual del protocolo POP y es uno de los protocolos de correo electrónico más usuales entre los proveedores de servicios de Internet (ISP). ‹ IMAP: Internet Message Access Protocol (Protocolo de Acceso a Mensajes de Internet). Es un tipo de cuenta de correo mejorado, más complejo que POP3 y con varias ventajas; por ejemplo, permite especificar carpetas de correo en el lado del servidor de correo, es un método mejor para acceder al mismo correo desde varios ordenadores o dispositivos y permite visualizar los mensajes de manera remota. ‹ Microsoft Exchange: software de servidor creado por Microsoft, que proporciona un sistema de correo electrónico, calendario, contactos, tareas y almacenamiento de datos.

Ten en cuenta también que, al realizar este proceso, estamos agregando o modificando las cuentas del perfil activo en Outlook. Si quieres crear un perfil nuevo (o eliminar uno ya existente), debes hacerlo desde fuera de Outlook. En caso de una cuenta de correo de tipo POP3 (que es uno de los más extendidos para enviar y recibir mensajes en Internet), en el siguiente paso tendremos que introducir toda la información referente a la cuenta de correo para configurarla y que Outlook pueda utilizarla correctamente. Copyright © Computer Aided Elearning, S.A.

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Correo electrónico

Deberás conocer todos los datos que son necesarios, que te los habrá suministrado tu proveedor de Internet o el administrador de tu red: nombre de usuario, dirección de correo electrónico, nombres de los equipos que actúan como servidores de correo, etc.

POP3 o IMAP son protocolos para leer los mensajes de correo. En los dos casos, se utiliza el protocolo SMTP para enviar los mensajes.

La casilla Probar configuración de la cuenta haciendo clic en el botón Siguiente, así como el botón Probar configuración de la cuenta, hacen que Outlook intente utilizar los servidores de correo con los datos introducidos, lo que te puede servir para comprobar que estos datos son válidos y están introducidos correctamente. En la sección Entregar nuevos mensajes a puedes indicar el archivo de datos de Outlook que se utilizará en la cuenta de correo que estás creando: uno nuevo o uno existente. Cuando los usuarios respondan a tus mensajes, los enviarán a tu dirección, la que has usado para enviarlos, a menos que escribas una dirección en el campo Correo electrónico de respuesta, en cuyo caso las respuestas se enviarán a esta dirección.

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A través del botón Más configuraciones puedes indicar el nombre por el que te referirás a la cuenta que estás creando. De esta manera podrás diferenciar las distintas cuentas que crees.

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Correo electrónico

También podrás introducir la compañía u organización donde trabajas, así como una dirección de correo alternativa donde se enviarán las respuestas a los mensajes salientes. En la ficha Conexión puedes elegir el tipo de conexión a Internet que tengas. Si optas por Conectar utilizando la línea telefónica, deberás seleccionar en la lista inferior uno de los accesos telefónicos a redes que tengas creados. En la ficha Servidor de salida puedes indicar si el servidor de correo saliente (SMTP) necesita autentificación para realizar la conexión, mientras que en Avanzadas puedes indicar los puertos que utilizarán los servidores de correo, entre otras opciones. Una vez creada y configurada la cuenta o cuentas de correo electrónico, ya tienes a tu disposición la posibilidad de enviar y recibir mensajes.

2. ESCRIBIR MENSAJES

P

uedes enviar mensajes a cualquier persona cuya dirección de correo electrónico conozcas. Podrás especificar directamente dicha dirección o hacer uso de la libreta de direcciones para ello. Estando en cualquiera de las carpetas del componente Correo (Outlook para hoy, Bandeja de entrada, de salida, elementos Recuerda que también puedes crear un mensaje nuevo desde cualquier carpeta, con la opción correspondiente del menú del botón . De esta forma aparecerá también la ventana en la que redactar el mensaje de correo electrónico.

enviados...), al pulsar el botón

del grupo de comandos

Nuevo de la Cinta de opciones se creará un mensaje.

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Correo electrónico

En la parte inferior de la ventana del mensaje puedes ver los contactos a quienes envías el mensaje. Esta sección se denomina Outlook Social Connector (OSC), y permite conectarte con varias redes sociales (Facebook, Windows Live o LinkedIn, por ejemplo), para ver el estado y actualizaciones de los contactos directamente desde aquí; esta sección también se llama panel de personas y puedes mostrarla u ocultarla desde la ficha Vista de la Cinta de opciones.

Si quieres enviar a más de una dirección de correo electrónico, deberás separarlas por el signo de punto y coma ( ; ).

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Para los mensajes de correo electrónico, Outlook utiliza un editor basado en el procesador Microsoft Word. De esta manera, puedes utilizar características propias de esta aplicación en tus mensajes (corrección ortográfica y gramatical, listas numeradas o con viñetas, imágenes, tablas, etc.). Al crear un nuevo mensaje, deberás indicar la dirección del destinatario o destinatarios; el asunto o tema fundamental del mensaje y el mensaje en sí. Hay tres tipos de destinatarios, según el campo donde los incluyas: z Para: son los destinatarios principales del mensaje. z CC (con copia): destinatarios a los que se les envía una copia del mensaje. El resto de destinatarios sabrán que se ha enviado una copia a los destinatarios CC, ya que sus nombres serán visibles para los demás destinatarios del mensaje. z CCO (con copia oculta): destinatarios a los que se les envía una copia del mensaje, pero el resto de destinatarios no conocen esta circunstancia (sus nombres no serán visibles para el resto de destinatarios). , o , no será Pulsando en el botón necesario escribir directamente la dirección de correo electrónico, sino que podrás utilizar tu lista de contactos.

También puedes escribir directamente la dirección en el campo Para, CC o CCO. En estos casos, si has mandado previamente algún mensaje a esa dirección de correo electrónico, al ir escribiéndola, Outlook la reconocerá y la podrá completar. Si hay varios nombres que coinciden con la parte de la dirección escrita, Outlook te mostrará una lista con los posibles destinatarios, para que elijas el adecuado en lugar de seguir escribiendo. SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

Correo electrónico

Por otro lado, si el campo CCO no está visible al redactar el mensaje, puedes mostrarlo a través del botón

de la ficha

Opciones, en la Cinta de opciones. Tras indicar el destinatario o conjunto de destinatarios del mensaje, rellena el campo Asunto, donde se suele incluir un breve comentario sobre la naturaleza del mensaje. Finalmente, introduce el mensaje en sí en la parte inferior. Puedes aplicar características de formato de texto, como el uso de fuentes, realces, alineación de los párrafos, etc., con los distintos botones de la Cinta de opciones. Ten en cuenta que, si el destinatario del mensaje no posee Outlook o un programa de correo electrónico que soporte estos formatos, no podrá ver estas características del mensaje, mostrándose solamente el texto sin ningún tipo de formato ni realce. Incluso puedes introducir hipervínculos a páginas web de Internet en el mensaje o en su campo Asunto. Esto permitirá a los destinatarios de tu mensaje explorar las páginas directamente, simplemente haciendo clic en los hipervínculos, sin necesidad de copiar primero la dirección y pegarla en el navegador web. Por otra parte, es frecuente incluir archivos en los mensajes de correo electrónico. Para ello, utiliza el botón

de la Cinta de

opciones, con lo que aparecerá un cuadro de diálogo en el que podrás seleccionar el archivo a incluir. Si pulsas en la parte derecha del botón Insertar de este cuadro, puedes seleccionar Insertar como texto, con lo que se incluirá el archivo seleccionado como texto dentro del propio mensaje. Esta opción solo debe ser utilizada si el archivo es de texto puro. Con el botón

puedes insertar un elemento de Outlook, es

decir, un contacto, una tarea, un evento del calendario, etc. Puedes añadir un texto al final de todos los mensajes que envíes, para identificarte. Para ello, utiliza el botón

para crear una firma

de correo electrónico y no tener que escribirla cada vez. Copyright © Computer Aided Elearning, S.A.

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Correo electrónico

Si seleccionas la opción Firmas en el menú de este botón, aparecerá un cuadro desde el que puedes ver las firmas existentes, modificarlas o eliminarlas, así como añadir nuevas firmas.

Puedes crear varias firmas, cada una con un texto distinto para incluirlo como colofón o pie en tus mensajes.

Si quieres crear una nueva firma, pulsa el botón Nueva, indica el nombre o título de la firma y, a continuación, introduce el texto que quieres mostrar cada vez que incluyas la firma. En las listas Mensajes nuevos y Respuestas o reenvíos puedes indicar la firma que se insertará automáticamente en los mensajes nuevos que escribas o en los mensajes de respuestas o reenviados que escribas a partir de los mensajes que recibas. Las firmas existentes en Outlook también están accesibles desde la sección Correo del cuadro de las Opciones de Outlook, accesible desde la vista Backstage. También puedes insertar firmas manualmente en mensajes individuales. Para esto, despliega la lista del botón

y selecciona la

firma que quieres insertar. Desde la ficha Diseño de fondo personal de este cuadro de diálogo anterior puedes elegir las fuentes que se usarán en el texto de los nuevos mensajes de correo, en el texto para responder o reenviar mensajes o en el texto de los mensajes de correo de texto sin formato.

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Correo electrónico

Además, también podrás elegir un tema o diseño de fondo para los mensajes, pulsando el botón Tema y seleccionando el tema que quieras.

Los temas son un conjunto de formatos y colores que se aplican a los mensajes. Determinan las fuentes, color o imagen de fondo, viñetas, líneas horizontales, etc., para los mensajes de correo electrónico que envíes.

3. OPCIONES DE ENV¸O

E

xisten distintas opciones que pueden afectar a la forma de enviar un mensaje de correo electrónico. Algunas de ellas tendrán más sentido cuando recibas correo electrónico de tus compañeros de trabajo a través de la red local, que cuando el correo electrónico sea fruto de una conexión a Internet. Copyright © Computer Aided Elearning, S.A.

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Correo electrónico

Características como dar importancia al mensaje, poder votar una determinada opción o conocer si el mensaje ha sido recibido son opciones de envío que podrás utilizar si tanto tú como tus compañeros utilizan Outlook. Estas opciones de envío las puedes encontrar en la ventana que aparece al pulsar el botón Opciones de mensajes , en el grupo de comandos Etiquetas de la Cinta de opciones.

De forma equivalente, podrías indicar la importancia del mensaje con los botones e de la Cinta de opciones, en la ventana del mensaje.

En el apartado Configuración podrás establecer la importancia y la confidencialidad del mensaje. Estos detalles se especificarán junto al mensaje, de forma que el destinatario podrá actuar en función de ellos. Con la opción Usar botones de voto, los destinatarios del mensaje recibirán una indicación de que deben votar una determinada opción, respondiendo al mensaje. Puedes seleccionar las opciones existentes en la lista o escribirlas directamente, separándolas por el signo de punto y coma (en caso de que las opciones de la lista no se ajusten a lo que necesitas). Activando Solicitar confirmación de entrega para este mensaje, recibirás un mensaje de correo electrónico indicándote la fecha y hora de recepción del mensaje. Si activas Solicitar confirmación de lectura para este mensaje, recibirás un mensaje en el que figurará la fecha y la hora en la que el destinatario ha abierto tu correo. En la sección Opciones de entrega podrás indicar cuándo quieres enviar el mensaje. Por ejemplo, podrías especificar que los mensajes se enviaran siempre a la misma hora, consiguiendo así enviar el mayor número posible al mismo tiempo.

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Correo electrónico

Pulsando el botón Contactos, podrás vincular el mensaje a uno o varios contactos de tu lista, mientras que Categorías permite asignar palabras al mensaje, de forma que te puedan ser útiles para buscar o agrupar mensajes por categorías. Igual que en los contactos, puedes seleccionar una o varias de las categorías predefinidas de Outlook o crear las tuyas propias. Si pulsas el botón Los controles del grupo de comandos Seguimiento de esta ficha de la Cinta de opciones también son equivalentes a las opciones correspondientes en el cuadro de las propiedades u opciones del mensaje.

de la ficha Opciones (en la Cinta de

opciones de la ventana del mensaje), también se abrirá el cuadro de diálogo de las opciones o propiedades del mensaje, pero con la casilla No entregar antes del activada, para que indiques la fecha y hora a partir de la que se debe enviar el mensaje.

Algo parecido ocurre si pulsas

, ya que se activa la casilla

Enviar las respuestas a, con lo que solo faltaría indicar el contacto o la dirección de correo electrónico a la que se enviarán las respuestas al mensaje. En el grupo de comandos Formato de la ficha Formato de texto puedes elegir el formato del mensaje de correo: , o . El formato tiene el inconveniente de que el mensaje puede ser marcado como spam en determinadas ocasiones, por lo que es posible que el destinatario no lo llegue a recibir. En Internet normalmente se recomienda el formato para los mensajes de correo electrónico.

z El formato predeterminado es . Este formato es soportado por la mayoría de los programas de correo electrónico; además, admite formato de texto, numeración y viñetas, imágenes, líneas horizontales, diseños de fondo, etc. z El no admite formato de fuente, color, líneas, etc. La ventaja de este formato es que todos los programas de correo electrónico pueden leer mensajes en este formato. z El formato de (RTF, Rich Text Format) solo lo soportan ciertos programas de correo electrónico. Puedes usarlo al enviar mensajes a un servidor de Microsoft Exchange, aunque es preferible utilizar el formato HTML.

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Correo electrónico

Puedes indicar el formato de mensaje predeterminado para mensajes nuevos desde la sección Correo del cuadro de las Opciones de Outlook (accesible desde la vista Backstage). Además, desde el submenú Enviar mensaje de correo electrónico mediante del botón

puedes elegir el formato concreto para el

nuevo mensaje que se creará, independientemente del formato por defecto. Desde este submenú también puedes crear un mensaje con un diseño de fondo específico. La última opción de envío que vamos a comentar es la posibilidad de marcar un mensaje para que tenga un seguimiento especial. Al marcar un mensaje, el destinatario recibirá una indicación de la naturaleza del mismo, de forma que pueda actuar en consecuencia. Para esto puedes utilizar el botón de la ficha Mensaje de la Cinta de opciones. Las opciones de esta lista son las mismas que vimos al crear marcas de seguimiento para los contactos. Con la opción Personalizar aparecerá un cuadro de diálogo. La sección inferior del mismo (Marcar para los destinatarios) permite indicar la marca de seguimiento que recibirá el destinatario del mensaje de correo junto con el mismo. Observa que también puedes establecer si se debe mostrar o no un aviso al llegar la fecha y hora indicada.

La sección superior de este cuadro (Marcar para mí) es la que tiene las opciones de creación de la marca de seguimiento para el mensaje, que son las mismas que en el caso de los contactos.

Cuando hayas completado el mensaje y las opciones de envío, es el momento de pulsar el botón

. Outlook situará el mensaje en la

Bandeja de salida hasta que sea finalmente enviado, pasando a la carpeta Elementos enviados. 12

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Gestión del correo 1. ENVIAR Y RECIBIR

E

n esta lección vamos a seguir viendo más opciones del correo electrónico. Empezaremos repasando para qué sirven las distintas carpetas del componente Correo de Outlook. En la Bandeja de entrada se mostrarán los mensajes recibidos en las cuentas de correo que tengas definidas. Ya sabes que en la Bandeja de salida se guardan los mensajes que se tienen que enviar, pero que aún no se han enviado por cualquier motivo. Cuando los mensajes se envíen, se quitarán de la Bandeja de salida, situándose entonces en Elementos enviados. En la carpeta Borrador se guardan los mensajes que estás creando, pero que aún no has acabado. De esta forma, puedes empezar a escribir un mensaje, guardarlo en esta carpeta, completarlo más adelante y mandarlo entonces. A medida que vas escribiendo un mensaje, Outlook lo guarda en esta carpeta Borrador cada tres minutos. Puedes cambiar este intervalo de tiempo o la carpeta donde se guarda a través de las opciones de Correo, desde el cuadro de las Opciones de Outlook. En Elementos eliminados se almacenan los elementos que hayas borrado. Al eliminar cualquier elemento de Outlook (mensajes, contactos, citas, etc.), éste se mueve a esta carpeta, por si te has equivocado o quieres recuperarlo más adelante. A través de la sección Favoritos del panel de navegación también puedes acceder a la Bandeja de entrada, a los Elementos enviados y a los Elementos eliminados. Volviendo al tema del correo electrónico, para enviar y recibir el correo hacia y desde el servidor de correo, pulsa el botón de la ficha Inicio de la Cinta de opciones. Copyright © Computer Aided Elearning, S.A.

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Gestión del correo

Desde la ficha Enviar y recibir de la Cinta de opciones, además El botón sirve para enviar y recibir mensajes en la carpeta en la que te encuentres, por lo que solo se activará dependiendo de la carpeta en la que te encuentres, cuando tenga sentido esta acción.

, disponemos de más opciones relativas al envío

del botón

y recepción del correo electrónico.

envía todo el correo pendiente de enviar, desde las opciones del menú del botón puedes enviar y recibir el correo de todas las cuentas de correo electrónico que tengas creadas o seleccionar la cuenta en concreto para enviar y recibir los mensajes de dicha cuenta. El botón mientras que

En el proceso de envío y recepción primero se enviarían los mensajes pendientes (es decir, los que estuvieran en la Bandeja de salida) y luego se leerían los mensajes desde el servidor de correo, colocándolos en la Bandeja de entrada.

Cuando tienes mensajes no leídos en alguna carpeta, ésta se ve en negrita, indicándote dicha circunstancia. Además, en el apartado Mensajes de Outlook para hoy, se ve el número de mensajes no leídos que tienes en las carpetas indicadas. Después de recibir los mensajes, si te pones en la Bandeja de entrada podrás ver los mensajes nuevos. En la lista de mensajes puedes ver el remitente, la fecha y hora y el asunto de los mensajes, así como también aparece señalada su importancia, si tienen alguna marca o fichero adjunto, etc. Los distintos iconos que aparecen a la izquierda de los mensajes indican si ya los hemos leído ( ) o si todavía no los hemos leído ( ). 2

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Desde el botón de la ficha Inicio puedes elegir si quieres ver todos los mensajes, los mensajes sin leer o con archivos adjuntos, los mensajes recibidos en la última semana o en el último mes, los que hayas marcado o los importantes, entre otras opciones.

Como siempre, desde el grupo de comandos Vista actual de la ficha Vista puedes elegir o cambiar el modo de ver los mensajes, mientras que desde Organización puedes ordenar la lista, ver los mensajes agrupados por fecha, remitente, marca de seguimiento..., expandir o contraer los grupos, etc. En esta carpeta, al igual que ocurre en otras, puedes activar o desactivar el panel de lectura, a través del que puedes ver el mensaje seleccionado. Inicialmente, este panel aparece en la parte derecha de la ventana.

del grupo de Desde las opciones del botón comandos Diseño (en la ficha Vista de la Cinta de opciones) puedes poner el panel de lectura en la parte derecha o inferior de la ventana, así como desactivarlo, para ver el contenido del mensaje como más te guste. Además de poder ver los mensajes en el panel de lectura, también puedes abrirlos en una ventana haciendo doble clic en ellos. A través de la columna Estado de marca puedes asignar a los mensajes una marca de seguimiento, de la misma forma que podrías . hacer desde la opción

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Puedes ver las tareas desde el componente o carpeta Tareas y también desde la barra de tareas pendientes, que aparece por defecto en la parte derecha de la ventana de Outlook. Desde el botón

Si haces clic en la columna Estado de marca de un mensaje se pondrá una marca roja en la misma , que indica que has marcado el mensaje como una tarea: es decir, que debes hacer alguna acción relativa a este mensaje. De esta forma, te puede ser más fácil localizar o agrupar los mensajes pendientes. Si luego pulsaras otra vez, se pondría una marca de completado , que te podría indicar que ya has realizado las acciones pertinentes asociadas al mensaje. Al pulsar con el botón derecho del ratón sobre la columna Estado de de un mensaje, se mostrará marca un menú desde el que puedes elegir la marca que se asociará al mismo, cambiar la fecha de la marca, personalizarla, añadir un aviso o borrarla.

del grupo de comandos Diseño de la ficha Vista puedes configurar esta barra.

Por defecto, al hacer clic en la columna de la marca, se establece una marca de seguimiento para Hoy. Si quieres cambiar la marca que se debe establecer al pulsar en esta columna, selecciónala desde la opción Establecer clic rápido.

2. DESCARGAR ENCABEZADOS

E

n Outlook puedes decidir cuándo quieres enviar y recibir los mensajes de correo electrónico. Esto se establece en la configuración del correo. Además, al usar una cuenta de correo de tipo POP3, puedes descargar los encabezados de los mensajes, en lugar de los mensajes completos, y después indicar cuáles quieres recuperar y cuáles no. Desde la ventana que aparece con la opción Definir grupos de (en la envío o recepción en el menú del botón ficha Enviar y recibir de la Cinta de opciones) puedes establecer la configuración de envío y recepción para los mensajes de correo electrónico. Como ves, puedes especificar que Outlook realice automáticamente el envío y recepción de mensajes cada x minutos o que realice esta operación al salir del programa. 4

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Esta ventana también está accesible a través del cuadro de las Opciones de Outlook, pulsando el botón Enviar y recibir que se encuentra en la sección Avanzado.

Si pulsas el botón Editar podrás modificar más configuraciones y opciones de envío y recepción.

En la parte izquierda de la ventana puedes ver las cuentas de correo electrónico que tengas definidas. Si activas la casilla Descargar sólo encabezados, al realizar una operación de enviar o recibir solo se descargarán los encabezados de los mensajes. Copyright © Computer Aided Elearning, S.A.

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Sin embargo, puedes trabajar con los encabezados directamente desde Outlook, sin cambiar la configuración del correo. Si pulsas el botón

del grupo de comandos Servidor (en la ficha Enviar y

recibir), Outlook descargará del servidor los encabezados de los mensajes nuevos que aún no habías recibido, mostrándolos en la Bandeja de entrada. Los datos que figuran en los encabezados de los mensajes incluyen el remitente, el asunto, la importancia, si tiene datos adjuntos, la fecha y hora y su tamaño.

Al marcar un mensaje para descargarlo, el icono se transforma en el icono , para indicarte dicha circunstancia. El icono que aparece a la izquierda del encabezado del mensaje indica que solo se trata del encabezado de los mensajes, y que el mensaje en sí sigue en el servidor de correo.

Una vez tengas marcados aquellos mensajes que quieras recibir, vuelve a conectarte para recogerlos finalmente. Para marcar un mensaje, selecciónalo y pulsa en el botón del grupo de comandos Servidor; de esta forma estás indicando que quieres recuperar este mensaje. En caso contrario, puedes simplemente eliminarlo, con el botón Eliminar

de la ficha Inicio o con la tecla

, de forma que

después, al conectarte de nuevo, solo recibirás los mensajes que realmente te interesan. Con el menú del botón puedes indicar si quieres descargar el mensaje, eliminándolo del servidor de correo (que es la opción predeterminada), o descargar una copia del mensaje, dejando el mensaje en el servidor de correo, con lo que se descargará la próxima vez que se realice un envío o recepción. El botón permite desmarcar el encabezado del mensaje actual o de todos los mensajes marcados, para que no se descarguen del servidor. Una vez has seleccionado los mensajes que quieres recibir, es el momento de volver a conectarse al servidor de correo y recibirlos. Para ello, pulsa en el botón .

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3. RESPONDER EL CORREO

C

uando recibes mensajes de correo electrónico, es posible que el remitente del mensaje espere una respuesta al mismo.

En este caso, lo habitual es incluir el mensaje recibido como parte del propio mensaje de respuesta, para que, así, el remitente sepa que recibiste correctamente su mensaje y además se centre en el mensaje que estás respondiendo. Outlook permite responder únicamente al remitente o a todos los destinatarios situados en los campos Para, CC y CCO del mensaje.

Estas opciones de Responder, Responder a todos y Reenviar también se encuentran disponibles desde el menú contextual de los mensajes (el que aparece al pulsar con el botón derecho del ratón sobre ellos).

Para contestar el mensaje solo al remitente, utiliza el botón de la ficha Inicio, mientras que, si quieres responder a todos los destinatarios, haz clic en el botón . Outlook creará un nuevo mensaje en el que el destinatario ya estará introducido y en el que aparecerá, dentro del cuerpo del mensaje, el mensaje que está siendo respondido. Solo tendrías que incluir lo que quieras como respuesta a dicho mensaje. Con podrás enviar de nuevo un mensaje que ya fue enviado con anterioridad y que podrías tener en la carpeta Elementos enviados. De todas formas, si al responder o reenviar quisieras enviar el mensaje a más personas, con copia o con copia oculta, podrías indicarlo también en los campos apropiados de la ventana del mensaje. Al responder o reenviar un mensaje, el icono de dicho mensaje o reenviado . En el cambia, indicando que se ha respondido panel de lectura también aparece un texto que indica que has respondido o reenviado el mensaje seleccionado. Si accedes al cuadro de las Opciones de Outlook (desde la vista Backstage), desde la sección Correo puedes establecer toda la configuración relacionada con los mensajes de correo electrónico: formato por defecto, firmas, diseño, opciones relativas a guardar o enviar los mensajes, etc. En la lista Respuestas o reenvíos del cuadro que se abre desde el botón Firmas se indica que no se debe introducir ninguna firma de manera predeterminada al responder o reenviar mensajes. Si quieres cambiar esta característica, puedes hacerlo desde aquí.

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Además, desde la ficha Diseño de fondo personal de este cuadro de diálogo podrás elegir la fuente que se usará por defecto al responder y reenviar los mensajes, así como la fuente que se utilizará para los mensajes de texto sin formato.

En el apartado Respuestas y envíos del cuadro de las Opciones de Outlook podrás especificar el formato de texto que emplearás en los mensajes a los que respondas y reenvíes: si incluyes el mensaje original o no, si se incluye como un fichero adjunto, como texto con sangría o con un prefijo... Finalizaremos el capítulo hablando de la organización de los mensajes en conversaciones. Esto permite agrupar los mensajes que tienen el mismo asunto en grupos llamados conversaciones, que pueden expandirse para ver todos los mensajes o contraerse.

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El concepto de conversaciones también se utiliza en sistemas de correo ampliamente extendidos, como Gmail, por lo que, si has usado este servicio de correo, probablemente hayas trabajado con este sistema.

Una conversación expandida nos muestra una relación visual entre los mensajes, incluyendo los mensajes enviados, las respuestas y los mensajes relacionados de otras carpetas.

Para organizar los mensajes de este modo, activa la casilla Mostrar mensajes en conversaciones de la ficha Vista de la Cinta de opciones. Podrás elegir si quieres ver los mensajes agrupados por conversación en la carpeta actual o en todas las carpetas. De esta manera, los mensajes con el mismo asunto formarán una conversación, que podremos expandir para ver todos los mensajes incluidos en la misma.

Los mensajes que se encuentran dentro de cada conversación se ordenan colocando el mensaje más reciente en el primer lugar de la lista de la conversación. Además, las conversaciones pueden incluir mensajes de varias carpetas. De la misma forma que con los mensajes individuales, puedes responder a un mensaje incluido en una conversación, reenviarlo, asignarle una categoría, etc. En el grupo de comandos Eliminar de la ficha Inicio de la Cinta de opciones se encuentran algunos comandos relativos a este concepto: elimina la conversación, moviendo el botón Omite la conversación los mensajes actuales y los futuros de la conversación seleccionada a la carpeta de Elementos eliminados, mientras que Limpiar sirve para reducir el tamaño de una conversación, borrando todos los mensajes de la conversación excepto los no leídos, los que estén marcados o categorizados o el mensaje más reciente. Finalmente, desde el botón puedes establecer algunas opciones para cambiar la forma como se muestran las conversaciones: expandir las conversaciones siempre, mostrar los remitentes antes del asunto, etc.

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4. ADMINISTRAR MENSAJES

A

medida que vayas recibiendo y enviando mensajes de correo electrónico, te puede resultar muy útil el separarlos y organizarlos según distintos criterios: mensajes del trabajo y personales, mensajes de una determinada empresa o persona, etc. Para ello, puedes crear distintas carpetas en Outlook e ir distribuyendo los mensajes en su carpeta correspondiente. Para crear una carpeta, pulsa el botón También puedes crear una nueva carpeta desde el menú contextual de la carpeta sobre la que se creará (el que se muestra al pulsar el botón derecho del ratón sobre la carpeta).

de la ficha Carpeta de

la Cinta de opciones. En la ventana que aparecerá, introduce el nombre de la nueva carpeta.

En la lista Contenido de la carpeta indicarás el tipo de elementos que vas a guardar en la carpeta, mientras que en Seleccionar ubicación de la carpeta puedes seleccionar la carpeta bajo la cual se situará la nueva carpeta que estás creando. Para mover, copiar, eliminar o cambiar el nombre de una carpeta, ponte en ella y utiliza los comandos del grupo de comandos Acciones de la ficha Carpeta o las del menú contextual de la carpeta.

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Si quisieras añadir o quitar cualquier carpeta de la sección Favoritos del panel de navegación, no tienes más que usar el menú contextual de la carpeta. Para mover o copiar un elemento a una de las nuevas carpetas que hayas creado o a otras carpetas, selecciona dicho elemento e indica la carpeta de destino desde el menú del botón , que se encuentra en la ficha Inicio de la Cinta de opciones. Las opciones de este menú también están accesibles desde el submenú Mover del menú contextual del mensaje. Otra forma de mover mensajes, que quizás te pueda resultar más cómoda, es pulsar en el mensaje y arrastrarlo hasta la carpeta adecuada. SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

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Por supuesto, dentro de cada carpeta puedes ordenar, agrupar o filtrar los mensajes como quieras, pulsando el botón derecho del ratón en una zona de la carpeta sin mensajes y eligiendo la opción adecuada. Las carpetas de búsqueda son carpetas virtuales que muestran los mensajes que cumplen los criterios de búsqueda que tiene especificados dicha carpeta. Desde el botón

puedes crear tus propias carpetas de

búsqueda, para poder ver en cualquier momento y de una manera rápida los mensajes que cumplan los criterios que indiques.

Para cambiar los criterios de una carpeta de búsqueda existente, selecciona la opción Personalizar esta carpeta de búsqueda desde el menú contextual de la misma o desde la ficha Carpeta, pulsa el botón Criterios y, a continuación, cambia los criterios.

Con la última opción de esta lista podrás elegir libremente los criterios de búsqueda de la carpeta de búsqueda que crearás. Ten en cuenta que, en realidad, los mensajes no se almacenan en las carpetas de búsqueda, sino que estas carpetas son una especie de filtro de los mensajes del resto de carpetas, para mostrar los mensajes correspondientes. Por lo tanto, si borras una carpeta de búsqueda, no se eliminan los mensajes de correo que se mostraban en ella. Sin embargo, si eliminas algún mensaje desde una carpeta de búsqueda, este mensaje sí que se borrará de la carpeta de Outlook donde estuviera guardado. Desde el grupo de comandos Pasos rápidos de la ficha Inicio puedes acceder a algunos de los comandos más usuales con mensajes: crear un nuevo mensaje, moverlo a una carpeta, responder y eliminarlo, etc. Además, también puedes crear tus propias acciones, que realicen los pasos que uses con más frecuencia.

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5. REGLAS

O

tra herramienta útil de Outlook son las reglas. Con las reglas puedes realizar automáticamente acciones con los mensajes, al llegar éstos a la Bandeja de entrada o al enviar un mensaje. Por ejemplo, puedes hacer que todos los mensajes de un emisor o con un asunto determinado pasen a una carpeta en concreto, se reenvíen a otra persona o se marquen con una marca de cierto color. Para ver, crear, eliminar o modificar las reglas de Outlook, selecciona la opción Administrar reglas y alertas del botón (en la ficha Inicio de la Cinta de opciones). También puedes cambiar el orden en el que se aplican.

Si quieres crear una nueva regla a partir de otra existente, pulsa el botón , mientras que, para crear una nueva regla, pulsa el botón . Al crear una regla, puedes ver cómo Outlook dispone de varias plantillas predefinidas para crear reglas de una manera sencilla: mover a una carpeta o marcar los mensajes de una persona, reproducir un cierto sonido o mandar un mensaje al móvil al recibir mensajes de cierta persona, etc. Siguiendo los pasos del asistente, podrás indicar las características de la regla, así como modificar sus criterios.

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También puedes crear una nueva regla desde cero, desde la sección Iniciar desde una regla en blanco, indicando tú mismo los criterios a seguir en la misma.

Al crear la regla, indica la condición o condiciones que quieres comprobar, especificando los valores concretos pulsando en el texto subrayado del cuadro de la parte inferior de la ventana. Después indicarías qué quieres hacer con los mensajes que cumplan los criterios indicados en el anterior paso del asistente. También puedes agregar excepciones a las reglas, para tener en cuenta circunstancias especiales. Aunque se cumplan los criterios definidos, una regla no se aplica a un mensaje si se cumple cualquiera de las excepciones especificadas. Para finalizar, debes indicar el nombre de la nueva regla, si dicha regla se va a aplicar a los mensajes que se encuentren en la carpeta actual y si quieres activar o no la regla. La nueva regla se añadirá a la lista de reglas. Para activarla o desactivarla, simplemente tienes que marcar o desmarcar la casilla que se encuentra delante de la regla. Seleccionando la opción Reglas - Crear regla del menú contextual de cualquier mensaje, podrás crear una regla de forma rápida basada en las condiciones del mensaje seleccionado (remitente, destinatario y asunto). Copyright © Computer Aided Elearning, S.A.

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Para agregar más condiciones, acciones o excepciones a la regla, pulsa en Opciones avanzadas y sigue los pasos del asistente. Ya sabes que desde el grupo de comandos Vista actual de la ficha Vista puedes crear nuevas vistas, cambiar la vista actual, configurarla (orden, filtro, columnas...) o restablecer la configuración predeterminada de la vista actual. Desde el botón puedes acceder al Formato condicional, desde donde puedes crear reglas de formato condicional, que permite cambiar el formato según determinadas condiciones.

Por ejemplo, podrías indicar un color de fuente distinto para los mensajes recibidos de una determinada persona o para los mensajes enviados solo a ti. Además de los colores, recuerda que Outlook te muestra los encabezados de los mensajes no leídos en negrita y los leídos en texto normal (sin negrita). Si seleccionas uno o varios mensajes, puedes marcarlos como leídos o como no leídos de nuevo a través de las opciones correspondientes del grupo de comandos Etiquetas de la ficha Inicio o del menú contextual de los mensajes. 14

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Gestión del correo

Para finalizar, indicarte que Outlook tiene un filtro de correo electrónico no deseado, que permite localizar los mensajes no deseados (o spam) y moverlos a la carpeta de Correo electrónico no deseado, para que puedas revisarlos cuando quieras. Para seleccionar el nivel de protección que quieras contra el correo no deseado, dependiendo de la cantidad de spam que recibas y de lo estricto que quieras que funcione el filtro, pulsa en el botón Correo no (que está en la ficha Inicio de la Cinta de opciones) y deseado selecciona Opciones para el correo electrónico no deseado.

Si activas la casilla Confiar también en correo electrónico de mis Contactos, en la parte inferior de la ficha Remitentes seguros, las direcciones de las personas que tengas en tu lista de contactos serán tratadas como remitentes seguros, por lo que sus mensajes no se considerarán como correo electrónico no deseado.

A través de las otras fichas de este cuadro de diálogo puedes añadir direcciones de correo o dominios a las listas de remitentes seguros, destinatarios seguros o remitentes bloqueados, para que los mensajes procedentes o dirigidos a estas personas no se traten nunca o se traten siempre como correo electrónico no deseado. También puedes seleccionar un mensaje y acceder a las distintas opciones del botón Correo no deseado (también disponibles desde el menú contextual de los mensajes) para añadir rápidamente el remitente o el nombre de dominio a las listas de remitentes seguros, destinatarios seguros o remitentes bloqueados.

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Conforme vayas trabajando con el correo en Outlook, recuerda revisar de vez en cuando la carpeta de Correo electrónico no deseado. Si, efectivamente, se trata de spam, puedes borrar los mensajes. Si hay alguno que no sea spam, puedes pasarlo a la Bandeja de entrada con la opción Correo que desea recibir. En esta carpeta de Correo electrónico no deseado es aconsejable desactivar el panel de lectura, a través de la opción adecuada del botón de la ficha Vista, para evitar la lectura de mensajes sospechosos o que puedan contener virus.

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El calendario 1. OPCIONES DEL CALENDARIO

M

icrosoft Outlook permite programar y administrar las citas y reuniones que tengas en tu trabajo de forma electrónica.

Con el uso de esta característica, el cambio de hora o de lugar de una determinada cita ya no resultará ningún problema, así como la búsqueda de la hora más conveniente para realizarla. Outlook te muestra la libreta de citas, es decir, donde programarás tus citas, en la carpeta Calendario. Cuando crees una cita, podrás establecer que Outlook se encargue de avisarte con antelación para que no llegues tarde a la misma. Además, podrás establecer citas periódicas, es decir, que se repitan en el mismo período de tiempo con cierta frecuencia. Incluso podrás indicar que la cita es provisional, en el sentido de que no sabes si vas a ir, con lo que dicho período no aparecerá como ocupado. Otra clase de información que puedes introducir en la libreta de citas son los eventos. Un evento es una ocasión o acontecimiento especial que tienes que recordar, pero que no está asociado con una hora específica, sino con todo el día. Por ejemplo, son eventos un seminario, el principio de una feria o convención, etc. También puedes establecer eventos anuales, es decir, eventos que se repiten en la misma fecha todos los años, como aniversarios, cumpleaños, etc. Los eventos se incluyen en la libreta de citas sin ocupar bloques de tiempo en ésta.

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El calendario

Antes de empezar a trabajar con el Calendario de Outlook, veremos ciertas opciones que son útiles en el trabajo con dicho componente. Estas opciones se aplicarán sobre todas las citas y reuniones que crees en la carpeta, excepto si tú mismo, expresamente, cambias dichas opciones para alguna de las citas o reuniones que vayas creando. , puedes Ya sabes que, en la carpeta o componente Calendario situarte en la fecha que quieras a partir del buscador o navegador de fechas, que está situado en la parte superior del panel de navegación. Desde la sección Calendario del cuadro de las Opciones de Outlook (al que puedes acceder desde la vista Backstage o desde el botón Opciones de calendario , en el grupo de comandos Organizar de la Cinta de opciones) establecerás algunos detalles importantes para personalizar el calendario, de forma que se ajuste a tu forma de trabajar. Por ejemplo, podrás indicar cuál es la jornada laboral, cuál es el horario de dicha jornada, etc. Outlook representará en el Calendario de forma distinta la jornada laboral de la que no lo es.

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El calendario

También podrás cambiar el color de fondo del calendario y agregar los días no laborables o festivos de distintos países al calendario.

Si quieres que Outlook te avise con suficiente antelación de la existencia de una cita programada, establece dicho intervalo en Avisos predeterminados. También podrías mostrar los números de las semanas en el navegador o buscador de fechas del panel de navegación, para saber la semana del año en la que te encuentras. Si tu empresa se relaciona con gente de distintos países, podrás establecer una zona horaria adicional y así conocer tanto tu hora local como la de la zona del contacto. Esto permite establecer la mejor hora para programar citas. Por ejemplo, si quieres realizar una llamada de teléfono a una persona que está en el extranjero, deberás saber si dicha persona está en su jornada laboral. Finalmente, es importante establecer si se van o no a producir los avisos que indiquen, con suficiente antelación, la existencia de citas programadas. Para ello, en el cuadro de Opciones de Outlook, accede a la sección Avanzado. Si desactivas la casilla Mostrar avisos, Outlook no mostrará los avisos de tus citas o reuniones, independientemente de que lo indiques al crear las citas. Por lo tanto, deberás asegurarte que esta casilla está activada si quieres que Outlook te comunique la existencia de citas a las que debes acudir. Por otra parte, puedes indicar un sonido determinado para que acompañe al mensaje de aviso. Si quieres cambiar el intervalo de tiempo en que se divide la libreta de de la ficha Vista y pulsa el citas, selecciona la opción botón Más opciones. También puedes acceder al cuadro de la configuración de la vista actual pulsando el botón derecho en una zona vacía del calendario y seleccionando Ver configuración. Desde ahí también podrás especificar las fuentes que se usan en esta carpeta Calendario.

2. CREAR CITAS

L

a forma de crear citas es similar a la creación de mensajes o contactos: pulsa el botón

del menú del botón

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o utiliza la opción adecuada

.

3

El calendario

En cualquiera de los casos, recuerda que las opciones establecidas según hemos visto en el capítulo anterior serán válidas para todas las nuevas citas, aunque puedes cambiarlas de forma individual para cada una de las que insertes en tu libreta de citas. Para crear una nueva cita, puedes seleccionar previamente las horas en el calendario (pulsando y arrastrando) o introducir la información de la hora de comienzo y de fin directamente en la ventana de la cita.

Por defecto, el período de tiempo para la cita son treinta minutos, que es el intervalo en que está dividida la libreta de citas, pero puedes establecer la que quieras a través de esta ventana. Además de las horas, tendrás que rellenar la información referente a la cita: Asunto, lugar o Ubicación donde se celebrará, si quieres o no que se muestre un aviso, etc. En el caso Provisional, Outlook mostrará la cita en la libreta de citas, pero aparecerá como disponible cuando otras personas vean tu calendario. Esto puede servir para los casos en los que no sabes si podrás acudir a la cita o lo harás solo si no tienes otra cita en el mismo momento.

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Utiliza la lista Mostrar como de la Cinta de opciones para indicar cómo debe mostrarse el intervalo de tiempo en el que se desarrollará la cita. Puedes indicar que se muestre como No disponible u ocupado (lo más usual), Disponible o libre, Provisional o Fuera de la oficina. En el campo Aviso de la Cinta de opciones puedes indicar si se debe mostrar un aviso, la antelación respecto al inicio de la cita con el que se debe mostrar y el sonido que se debe reproducir. Como ves, desde aquí puedes seleccionar unas opciones distintas a las establecidas en las opciones de aviso de Outlook para esta cita en concreto. SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

El calendario

Desde el botón Desde la opción Todas las categorías del botón

puedes ver las categorías existentes, cambiar su nombre o su color, añadir nuevas o eliminarlas.

puedes

asignar una o varias categorías a la cita, lo que te puede servir para organizarlas mejor y ayudarte a localizarlas, ya que, como cada categoría tiene asignado un color, podrías ver, de un solo vistazo, el tipo de cita de que se trata. La primera vez que utilizas una categoría puedes cambiar su nombre o su color. También puedes indicar una importancia a la cita con los botones adecuados: Importancia alta e Importancia baja . Desde la sección

puedes consultar si las personas con

las que piensas reunirte tienen tiempo libre en el intervalo de tiempo en el que se celebrará la reunión. Finalmente, pulsa el botón

para que la nueva cita quede

reflejada en la libreta de citas. La cita se mostrará ocupando el intervalo de tiempo especificado en la misma.

Si quieres seleccionar una cita, simplemente debes pulsar sobre ella. Si arrastras una cita hacia arriba o hacia abajo, la moverás a otro lugar, modificando las horas de inicio y de fin. Por otro lado, si arrastras su borde superior o su borde inferior, podrás cambiar su duración. Haciendo doble clic en una cita abrirás su ventana, con lo que podrás ver o modificar sus datos. Aunque tengas ocupado un bloque de tiempo con una cita, Outlook te permite programar otra cita para el mismo tiempo. En el caso de que programes dos citas en el mismo tiempo, tienes que ser tú mismo quien tenga que darle sentido a esta situación; Outlook simplemente te permite hacer esto. Copyright © Computer Aided Elearning, S.A.

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El calendario

En la vista del calendario, Outlook aplica un borde izquierdo distinto a cada tipo de cita (No disponible, Disponible, Provisional o Fuera de la oficina). Por otra parte, el color de relleno con el que se muestra la cita en el calendario es el que has especificado en la lista

Existen varias opciones de una cita (importancia, categoría, aviso...) que también se encuentran disponibles a través de la ficha contextual Cita, que aparece en la Cinta de opciones al seleccionar una cita en el calendario.

de la cita.

Si indicas varias categorías para la cita, la cita se muestra en el color de la última categoría que hayas establecido, mostrándose también unos pequeños cuadrados con los colores de las otras categorías en la parte inferior derecha de la cita. Desde el botón Formato condicional del cuadro de la configuración de la vista (accesible desde el comando de la ficha Vista) puedes establecer reglas para las citas, de forma que se coloreen de un determinado color cuando se cumplan ciertas condiciones (por ejemplo, las citas que tengan una determinada palabra en el Asunto, las organizadas o a las que asista una determinada persona, con cierta categoría, etc.). Además, Outlook marca en negrita los días en el navegador o buscador de fechas para los cuales se ha realizado la programación de alguna cita.

3. CITAS PERIŁDICAS

S

i una determinada cita tiene lugar regularmente, es decir, se suele repetir en el mismo período de tiempo cada día, semana o mes, puedes establecerla como periódica y evitarte, de esta forma, el tener que introducirla manualmente en cada período. Indicando cada cuánto tiempo se repite la cita, crearás una serie de citas. Si quieres modificar alguna de estas citas, puedes hacerlo como con cualquier otra cita, e incluso puedes cambiar un parámetro para toda la serie de citas. Para crear una cita periódica, pulsa el botón

y selecciona

Más elementos - Cita periódica. 6

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El calendario

Aparece una nueva ventana donde podrás introducir los detalles de la serie de citas. Debes indicar la frecuencia con que ocurre la cita (diaria, semanal, mensual o anualmente), hasta cuándo deben programarse las citas, etc.

Después, introduce el resto de detalles de la cita, de la misma forma que hemos indicado en el capítulo anterior. Otra forma de crear una cita periódica es a través de una cita normal. Después de crearla, pulsa el botón

de la

ventana de la cita. De cualquiera de las dos formas, el resultado será el mismo: aparecerá la ventana Repetir cita para introducir los datos de la repetición de la serie de citas.

Al crear una cita periódica, se indicará con un símbolo en forma de flecha circular en el calendario.

Cuando crees citas periódicas, tendrás la posibilidad de modificar una instancia de la serie, es decir, una de las citas que la componen, o toda la serie en sí. Copyright © Computer Aided Elearning, S.A.

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El calendario

Al editar una cita periódica (haciendo doble clic en ella), Outlook te pregunta qué es lo que quieres hacer: realizar la edición de esta cita en particular o si el cambio a efectuar debe afectar a toda la serie de citas, como puede ser el cambio en su hora de inicio o la duración de la misma.

En cualquier momento puedes eliminar una cita de la libreta de citas. Solo tienes que seleccionarla y pulsar el botón contextual de la cita o la tecla

de la ficha

.

Sin embargo, si la cita pertenece a una serie, puedes elegir lo que realmente quieres hacer: eliminar dicha instancia de la cita o toda la serie de citas.

4. INTRODUCIR EVENTOS

C

uando quieras recordar una actividad o una ocasión especial que esté relacionada con un día, pero no con una determinada hora del día, o si quieres anotar una cita, pero no conoces con exactitud a qué hora se va a celebrar, introduce un evento en lugar de una cita. Al introducir un evento, éste se relaciona con el día, sin consumir u ocupar bloques de tiempo de la agenda de dicho día. Podrás insertar dos tipos de eventos en tu agenda de Outlook: eventos y eventos periódicos. El significado es el mismo que en el caso de las citas. Para insertar un nuevo evento en tu agenda de Outlook, pulsa el botón

y selecciona Todo el día.

Las propiedades de los eventos son similares a las de las citas. Sin embargo, Outlook establecerá automáticamente la duración "todo el día" para el evento, indicando esta característica propia de los eventos que hemos dicho antes. 8

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El calendario

Además, no es necesario insertar desde el principio una cita o un evento periódico: si quieres convertirlos de un tipo a otro, lo único que debes hacer es pulsar en el botón del cuadro de diálogo de la cita o evento.

Una vez introducido el evento en la libreta de citas, verás como se sitúa en la parte superior de esta, sin ocupar ningún bloque de tiempo en esta.

Cuando quieras editar un determinado evento, haz doble clic sobre él y volverá a aparecer la ventana del evento, donde puedes realizar cualquier modificación. Recuerda que, al utilizar un evento en lugar de una cita, no se consumen bloques de tiempo, sino que el evento se relaciona con todo el día. Además, si es un evento que tiene una frecuencia de un año (como, por ejemplo, un cumpleaños), introdúcelo como evento anual, de forma que no sea necesario introducirlo cada año.

5. PLANEAR UNA REUNIŁN

U

na reunión es una cita especial, ya que hay que convocar a los asistentes y se debe conseguir un lugar para celebrarla.

En Outlook podrás elegir la mejor hora posible para realizar la reunión, de forma que los invitados puedan asistir a ella. Además, podrás enviar mensajes de correo electrónico en los que se indique la convocatoria de la misma. Para crear una reunión, sitúate en el bloque de tiempo de la carpeta Calendario y pulsa el botón

de la Cinta de opciones.

La ventana que aparecerá es similar a la de las citas, aunque con ciertas peculiaridades. Desde la sección

puedes seleccionar e invitar a los

asistentes de la reunión y, lo que es más importante, comprobar el estado de sus agendas, de forma que puedas elegir una hora a la que puedan asistir todos. Copyright © Computer Aided Elearning, S.A.

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El calendario

En el panel de la derecha queda representada la situación de las agendas de los asistentes a la reunión. Un fragmento azul indica que en ese intervalo el asistente está ocupado, por lo que la reunión no debería realizarse en ese momento. A través de la opción De la libreta de direcciones del botón Agregar otros puedes seleccionar, a través de la lista de contactos, cuáles son los invitados a la reunión. Outlook enviará un mensaje de correo electrónico a cada uno, indicándoles que han sido convocados.

Los invitados se pueden dividir en tres categorías: z Necesario: la reunión no se puede realizar sin la presencia de la persona indicada. 10

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El calendario

z Opcional: el invitado no es imprescindible. z Recurso: se tratará seguramente de la persona encargada de alguna sala o recurso necesario para la reunión. Tras seleccionar los invitados, si tienes acceso a las agendas de los asistentes a la reunión, verás reflejados los intervalos de tiempo ocupado y libre, de forma que podrías establecer el mejor momento para realizar la reunión. Finalmente, vuelve a la sección

de la ventana de la reunión,

introduce la información que describa la reunión, sus detalles particulares y pulsa en el botón

. Outlook enviará un mensaje de

correo electrónico a cada uno de los asistentes, indicándoles la convocatoria a la reunión.

Además, los usuarios que tengan el servidor Microsoft Exchange podrán ver las horas disponibles y ocupadas de cada asistente antes de entregar la nueva hora de la reunión.

Si quieres que los invitados a la reunión confirmen su asistencia, mantén activada la opción Solicitar respuestas en el menú del botón , en la Cinta de opciones de la ventana de la reunión. Así los invitados recibirán, junto a la convocatoria, la indicación de que deben confirmar su asistencia.

Además, si también está activa la opción Permitir nuevas propuestas de plazos, los invitados a la reunión podrán, al recibir la convocatoria de la misma, proponer una nueva hora de la reunión al organizador. Cuando los usuarios reciban la convocatoria de esta reunión, podrían abrirla y proponer nuevas horas para la misma, siempre que así lo haya establecido el organizador de la misma. Al enviar una nueva propuesta de reunión, se envía con un mensaje desde el que puedes indicar si aceptas la convocatoria de la reunión, si la aceptas provisionalmente, si la rechazas o si propones una nueva hora para la misma. En el caso de que propongas una nueva hora, se indica que aceptas provisionalmente la reunión. Si quieres cambiar este comportamiento predeterminado, accede a la sección Calendario del cuadro de las Opciones de Outlook y selecciona en la lista Utilizar esta respuesta cuando se propone una nueva hora para la reunión la opción que quieras.

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El calendario

6. AVISOS

S

i has establecido que Outlook te tiene que avisar de las citas, eventos o reuniones, al acercarse la hora (dependiendo del tiempo de antelación que hayas indicado), te aparecerá una ventana para recordártelo.

Al descartar una cita, se desactiva el aviso de la misma. Si quieres volver a activar el aviso para una cita, ábrela e indícalo de nuevo en la lista Aviso.

Con el botón Descartar se cierra el aviso, indicando que ya te has dado por enterado, mientras que, si pulsas Posponer, haces que el aviso vuelva a mostrarse pasado el tiempo indicado en la parte inferior. En caso de que se muestre más de una cita, con Descartar todos indicas que te das por avisado de todas las citas mostradas. Finalmente, Outlook permite compartir la información que hayas introducido en tu calendario con otros usuarios de Outlook. Con el botón

enviarás tu calendario por correo

electrónico a una o varias personas, en un archivo adjunto del mensaje. Estas personas podrán abrir este calendario, mostrándolo junto al suyo propio. Puedes establecer algunas opciones antes de enviar el calendario, como el intervalo de fechas o si se mostrará solo tu disponibilidad, los asuntos de los elementos del calendario o todos sus detalles. Desde el botón Publicar en línea puedes publicar el calendario en tu cuenta de Office.com, utilizando tu cuenta de Windows Live. De esta manera podrás hacer que sea visible para otros usuarios, controlando quién tiene acceso a él. Desde la opción Guardar Calendario de la vista Backstage permite guardar el calendario en el formato iCalendar (ics), que te puede servir como copia de seguridad, para guardarlo en alguna ubicación o para enviarlo a otra persona, por ejemplo. Puedes abrir calendarios en este formato iCalendar desde la sección Abrir de la vista Backstage. 12

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Tareas, fuentes RSS, diario y notas 1. CREAR TAREAS

U

no de los aspectos más difíciles en la administración del trabajo de una oficina es el control de aquellas tareas o actividades que tienen que realizarse. Pero no menos importante es conocer en todo momento cuál es el estado de realización de dichas tareas. En ambos aspectos Outlook puede ayudarte. La carpeta Tareas es el lugar en el que crearás la lista con las actividades a realizar. El trabajo en esta carpeta es parecido al que ya hemos visto en otras carpetas, por lo que no tendrás ningún problema para acostumbrarte. El proceso a seguir es el siguiente: crea nuevas tareas, introduce los datos descriptivos de las mismas y realiza su seguimiento. Como en el resto de casos, puedes situarte en la carpeta Tareas a través del panel de navegación. Además, si te encuentras en la vista Outlook para hoy, puedes pulsar en el texto Tareas. Desde la carpeta Tareas, pulsa el botón la creación de una nueva tarea.

para iniciar

En la ventana que aparecerá, similar a la de citas o reuniones, deberás introducir los detalles particulares de la tarea en la sección . La sección

permite realizar un seguimiento de la tarea:

fecha de finalización, control de facturación, horas de trabajo total o real, etc. Copyright © Computer Aided Elearning, S.A.

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Tareas, fuentes RSS, diario y notas

Puedes introducir el asunto principal y una descripción de la tarea, la fecha de inicio y la de vencimiento, el estado de la tarea, si debe mostrar o no un aviso y cuándo lo mostrará, etc. Otros detalles, como el valor que debe tener el campo Prioridad, son fruto de una programación previa de la tarea. Outlook no es una aplicación de programación de proyectos, lo único que puede hacer es administrar la información que introduzcas, no decirte qué deberías hacer y en qué momento. En muchos casos, estarás asignando a un determinado proyecto un conjunto de distintas tareas. En esta situación, puede ser útil dividir u organizar las tareas según los proyectos de los que se trate cada una. Outlook te permite la división de la lista de tareas en proyectos a Pulsando el

través del botón

de la Cinta de opciones.

botón puedes seleccionar alguna de las categorías predefinidas en Outlook, así como añadir tus propias categorías, para que te sea más fácil asignarlas a los distintos elementos que crees en Outlook.

Con la opción Todas las categorías del menú de este botón podrás ver las categorías existentes y cambiar su nombre o su color asignado, así como añadir nuevas categorías de clasificación. Para ver las tareas organizadas según la categoría o categorías introducidas en las mismas, indícalo desde el grupo de comandos Organización de la ficha Vista de la Cinta de opciones, o selecciona una vista en la que se muestren de esta manera. Al igual que las citas, podrás crear tareas periódicas, indicando que se repiten en un determinado período de tiempo. Para ello, utiliza el botón

de la ventana de la tarea.

Además, si la tarea te impide realizar cualquier otra labor, sería importante reflejar el estado ocupado en tu libreta de citas. Para ello, crea una cita relacionada con la tarea (recuerda que, inicialmente, las tareas no ocupan intervalos de tiempo en tu libreta de citas). 2

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Tareas, fuentes RSS, diario y notas

Para esto, puedes pulsar y arrastrar la tarea hasta la carpeta Calendario, en el panel de navegación, con lo que se creará una cita en esta carpeta Calendario, para indicar que estás ocupado realizando la tarea. En los detalles de esta cita podrás indicar la hora de inicio y de fin, cómo se debe mostrar la cita, la categoría de clasificación, etc. también se muestra un Además, en la carpeta Calendario cuadro de tareas, donde podrás insertar o modificar tareas directamente, sin necesidad de hacerlo desde la carpeta Tareas. Desde el menú del botón

también puedes seleccionar si quieres mostrar o no el cuadro de tareas. Además, puedes activar o desactivar la opción Organizar por Mostrar tareas completadas para ver o no las tareas completadas.

Por defecto, en esta lista de tareas se muestran las tareas se muestran las tareas con fecha de vencimiento igual al día actual. En lugar de esto, puedes indicar que se muestren las que tengan el día actual como fecha de inicio desde el submenú Organizar por del botón , en la ficha Vista de la Cinta de opciones. Por otra parte, en esta y en otras carpetas puedes mostrar en la parte derecha de la ventana la barra de tareas pendientes, que puedes activar, desactivar o configurar desde el botón

de la ficha

Vista de la Cinta de opciones. De esta forma, puedes utilizar esta barra para ver, en otro componente de Outlook, las citas del calendario y las tareas existentes.

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Tareas, fuentes RSS, diario y notas

2. SEGUIMIENTO DE UNA TAREA

C

omo ya hemos indicado, es tan importante el poder saber qué tareas se han programado como el hecho de conocer cuál es el estado de las mismas. En Outlook podrás indicar el estado de realización de las tareas e información referente a su desarrollo, para después hacer la facturación, e incluso podrás obtener un informe detallado de toda esta información.

En la sección

de la ventana de una tarea es el lugar donde

debes de introducir la información de seguimiento de la tarea: z Indica la fecha de finalización. z Indica el trabajo que está previsto realizar (Trabajo total) y el que se ha realizado (Trabajo real). z Indica datos de facturación: kilómetros realizados, a quién hay que facturar, empresa u organización relacionada con la tarea, etc. En la lista Estado de la sección

podrás indicar si la tarea está

en curso o aún no ha comenzado, ha acabado, está aplazada... Este dato, junto al del porcentaje que ha sido completado, te permitirá conocer cómo va la realización de la tarea: tal como se programó, atrasada o adelantada.

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Finalmente, comentarte que puedes asignar una tarea a otra persona En estos casos, puedes mantener una copia de dicha tarea en tu lista, aunque ya no serás el propietario de la misma, así como solicitar que te mantengan informado del estado de realización.

cuando no puedas realizarla tú mismo. Para ello, pulsa el botón

de

la Cinta de opciones de la ventana de la tarea, con lo que Outlook creará un mensaje de correo electrónico donde se incluirá la tarea seleccionada. Una vez enviado dicho mensaje, el destinatario lo recibirá en su bandeja de entrada como Solicitud de tarea. Si decide aceptar la tarea, esta aparecerá en su carpeta Tareas. Puedes ver el listado de tareas de varias formas. Recuerda que puedes cambiar o configurar la vista desde el grupo de comandos Vista actual, así como cambiar el orden o la agrupación de los distintos elementos desde el grupo de comandos Organización.

De esta forma podrías ver la lista de tareas agrupadas según el proyecto en el que se han creado, ordenarlas por fecha de vencimiento, etc. También podrías elegir una vista en la que se mostrara la prioridad de cada tarea (un símbolo de admiración indica una prioridad alta), su estado o el porcentaje de la tarea que ha sido completado (o configurar la vista para que se vean estas características). Cuando una tarea que ha sido marcada como completada aparece en alguna vista, aparece tachada en la lista de tareas, mientras que, las tareas retrasadas, aparecen en color rojo. En la vista Outlook para hoy puedes ver, al mismo tiempo, las citas y eventos que tienes programados en el Calendario, las Tareas a realizar y los mensajes de correo electrónico de las tres bandejas indicadas. Copyright © Computer Aided Elearning, S.A.

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Recuerda que puedes personalizar la vista Outlook para hoy pulsando el botón Personalizar Outlook para hoy. En el caso de las tareas, puedes elegir entre mostrar todas las tareas o solo las tareas para el día actual, así como el orden en el que se mostrarán. Haciendo clic en cualquier tarea o cualquier elemento del Calendario abrirás su ventana, con lo que podrás ver o modificar sus detalles.

3. FUENTES RSS

A

lgunos sitios web tienen como una de sus principales características que la información que proporcionan se actualiza frecuentemente. Sitios de noticias, foros y los cada vez más populares blogs son ejemplos de esto. Algunos de estos sitios publican su contenido con la opción de "suscripción" o "sindicación". Esto quiere decir que podemos estar informados de las novedades que van produciéndose en el sitio web sin necesidad de visitarlo. Outlook incorpora un lector de fuentes RSS, que es el concepto que utilizan estos sitios web para proporcionar este servicio. Si seleccionas la carpeta Fuentes RSS, en el panel de navegación, podrás ver una pequeña introducción a este concepto de fuente RSS y a su sistema lector de RSS. Esta ventana también tiene un enlace a la página de la ayuda sobre este aspecto. Vamos a ver cómo suscribirnos a cualquier fuente RSS que exista en un blog o en una página web. 6

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Desde la vista Backstage puedes seleccionar la opción Configuración de la cuenta. En la ficha Fuentes RSS del cuadro de diálogo que aparecerá puedes ver y configurar las fuentes RSS a las que estás suscrito en Outlook, así como añadir nuevas o eliminar alguna de las existentes.

Para añadir una nueva fuente RSS, pulsa el botón Nuevo. Debes saber la dirección URL de la fuente RSS a añadir e introducirla en el cuadro de diálogo. Para saber la dirección URL de una fuente RSS, puedes utilizar el navegador Internet Explorer: cuando accedes a una página en la que está disponible el servicio de suscripciones RSS, este navegador nos avisa de ello iluminando el botón Fuentes RSS de su barra de herramientas:

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Al pulsar en este botón Fuentes RSS podrás ver en una nueva página la fuente RSS, desde donde podrás copiar la dirección de dicha fuente. En otras ocasiones, Internet Explorer no detectará fuentes RSS aunque existan. Siempre que encuentres algunos de estos iconos en la página web que estés visitando, puedes pulsar en ellos para acceder a la dirección de la correspondiente suscripción RSS:

Tras contactar con la dirección indicada, Outlook muestra las características de la fuente RSS en el siguiente cuadro, para que las puedas comprobar y, si lo necesitas, cambiarlas.

También puedes agregar una fuente desde el menú contextual de la carpeta Fuentes RSS del panel de navegación.

De todas formas, una vez agregada una fuente, recuerda que puedes cambiar su configuración desde la ficha Fuentes RSS del cuadro de Configuración de la cuenta. Una vez suscrito a los servicios RSS, veamos cómo los utilizarías. Para ello, accede a la fuente que quieras desde la carpeta adecuada del panel de navegación.

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Tareas, fuentes RSS, diario y notas

El propósito de las fuentes RSS es que no tengamos que visitar los sitios web para conocer sus novedades, sino que de ello se encargue el lector RSS (Outlook, en este caso). Outlook visita periódicamente las fuentes RSS para comprobar las novedades, aunque nosotros podemos forzar dicha comprobación en cualquier momento pulsando en el botón

Los elementos RSS pueden ser el titular o resumen de un artículo más grande, o, en ocasiones, el artículo completo. Si no se muestra el artículo completo, se suele incluir un vínculo para acceder a él.

Existen distintos formatos de fuentes RSS. Outlook admite los estándares RSS más frecuentes: Rich Site Summary (RSS 0.91), RDF Site Summary (RSS 0.9, 1.0 y 1.1) y Really Simple Syndication (RSS 2.0), además de la fuente Atom.

.

En la carpeta de las fuentes podemos ver los titulares de las noticias. Además, al igual que las otras carpetas de Outlook (por ejemplo, los mensajes), podemos ocultar o mostrar el panel de lectura, hacer doble clic en un elemento para abrirlo en una ventana, ordenar los titulares de la forma que queramos, buscar o marcar algún titular en concreto, etc. Si, finalmente, te interesa alguna de las nuevas noticias, selecciónala y pulsa en el vínculo que está en el cuerpo del mensaje, para ver todo el artículo completo. De esta forma, accederás al sitio web para ver la noticia correspondiente. Como puedes comprobar, esto nos evita el visitar el sitio web para comprobar las nuevas noticias y decidir si nos interesan: simplemente vemos los titulares y accedemos a las que queremos. Lo interesante de este sistema es que la información que recibe Outlook como lector de RSS es muy pequeña, por lo que no afectará a nuestra navegación el hecho de que se actualice frecuentemente. Los servicios RSS se están extendiendo cada vez más y ahora no necesitas de un programa específico para poder utilizarlos, ya que Outlook incorpora este lector bastante simple pero sencillo.

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4. EL DIARIO

O

Lo importante al trabajar con el Diario es configurarlo de forma que solo se vean reflejados en él aquellos elementos que realmente te interesen.

utlook tiene una carpeta especial, llamada Diario, donde podrás llevar el registro de cualquier actividad que realices en tu trabajo habitual: llamadas de teléfono, trabajo con cierto documento de Office, asistencia a reuniones, etc. Outlook permite registrar en el diario de dos formas distintas: automática y manualmente. ª En el primer caso, no tendrás que crear entradas de diario para reflejar la actividad correspondiente, sino que Outlook la registrará de forma automática. ª En el segundo caso, podrás registrar de forma individual la actividad que quieras recordar en el diario. Esta segunda forma permite la introducción y registro de prácticamente cualquier actividad que lleves a cabo. Para acceder al Diario puedes añadir el botón de esta carpeta al y activa la panel de navegación: pulsa en Configurar botones opción Agregar o quitar botones - Diario. También puedes acceder desde la opción Lista de carpetas del panel de navegación. En la ventana de Opciones del Diario podrás especificar para qué elementos y actividades se debe crear una entrada en el diario de forma automática (esta ventana, aparte de aparecer al acceder al diario, también la puedes mostrar pulsando el botón Opciones del Diario, en la sección Notas y Diario del cuadro de las Opciones de Outlook).

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Puedes crear entradas para tres tipos de información: z Información referente a elementos típicos que crees en tu trabajo diario, como recepción y envío de mensajes de correo electrónico, convocatorias de reunión, etc. Es decir, cada vez que crees un elemento de este tipo en Outlook, se creará su correspondiente entrada en el diario que lo refleje, si decides activar esta casilla. z Información en la que se vean involucrados de alguna forma los contactos que tengas en tu lista de contactos. Activando la casilla correspondiente en este campo, harás que el diario refleje cualquier actividad relacionada con ese contacto. z Información referente a la manipulación de documentos de Office. Es decir, si creas o utilizas un documento de Word, una base de datos de Access, etc., esta situación quedará reflejada en el diario, si así se indica en esta sección. Por otra parte, las entradas del diario se crean como accesos directos. Si quieres poder abrir, desde la carpeta Diario, el elemento relacionado con la entrada del diario, asegúrate de tener activada la casilla Abrir el elemento correspondiente a la entrada del Diario. En caso contrario, se abrirá la propia entrada del diario, donde aparecerá el elemento que produjo el registro de dicha entrada (el documento, el mensaje, etc.).

Además, podrás utilizar un cronómetro desde el botón

Existen ciertos elementos de Outlook que no pueden registrarse automáticamente: citas, reuniones, tareas, llamadas de teléfono utilizando la función de automarcado o notas. Si quieres incluirlos, tendrás que hacerlo manualmente.

, de forma que quede reflejado el tiempo que has estado ocupado con dicha entrada. Piensa, por ejemplo, en la facturación a un cliente según el tiempo que has estado hablando con él por teléfono.

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Si quieres registrar una conversación, la recepción de una circular, etc., es decir, elementos que no son manejados en Outlook, regístralos también de forma manual. Para ello, utiliza el botón

desde esta carpeta.

Especifica en esta ventana las características de la entrada, agrega cualquier elemento o fichero a través de la ficha Insertar de la Cinta de opciones e incorpora la entrada al diario utilizando el botón

.

Dependiendo del tipo de la entrada, se mostrará un icono u otro en la carpeta del Diario. En esta carpeta también puedes cambiar la vista a través del grupo de comandos Vista actual o la ficha Vista de la Cinta , o de opciones, así como utilizar los botones de esta ficha Inicio.

5. NOTAS Y ELEMENTOS ELIMINADOS

N

os falta por ver la carpeta o componente Notas. En esta carpeta puedes guardar todo lo que se te ocurra en un momento dado (preguntas, ideas, recordatorios...) y que no sepas dónde guardarlo. Puedes ver estas notas como el equivalente electrónico de las post-it o notas de papel adhesivas. Puedes acceder a las Notas a través , que está en la parte inferior del panel de navegación. de su icono Al igual que en el resto de carpetas de Outlook, para crear una nota nueva pulsa el botón

botón

o accede a la opción adecuada del menú del

. Tras escribir el texto que quieras recordar o almacenar en la nota, puedes pulsar el botón Cerrar para cerrarla. El icono de la parte superior izquierda de la nota muestra el menú de la misma.

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Desde la opción Categorizar de dicho menú puedes asignar una o varias categorías a la nota, con lo que cambiaría su color, mientras que en Contactos puedes asociar la nota a uno o varios contactos. Con Guardar como puedes guardar la nota en un archivo en tu disco duro. También puedes cambiar el tamaño de la nota que estás editando, pulsando y arrastrando en cualquiera de sus bordes. En la carpeta Notas también puedes elegir varias vistas, así como personalizar el modo en el que se mostrarán las notas existentes. Desde la ficha Vista también puedes activar o desactivar el panel de lectura, para ver el texto de la nota seleccionada en él. Para editar una nota, haz doble clic en ella. Puedes dejar abiertas las notas mientras trabajas en Outlook, pudiendo mostrarlas a través de la barra de tareas de Windows. Desde la sección Notas y Diario del cuadro de las Opciones de Outlook (accesible desde la vista Backstage) puedes cambiar el color, el tamaño de la nota y la fuente predeterminada para las nuevas notas que se creen.

Desde aquí también puedes indicar si se debe mostrar, en la parte inferior de cada nota, la fecha y la hora en que se creó o se modificó por última vez.

El último componente de Outlook que veremos será la carpeta . Elementos eliminados, que está dentro del componente Correo Al eliminar cualquier elemento de Outlook, éste se mueve a esta carpeta. Si quieres recuperar cualquier elemento, selecciónalo y muévelo a la carpeta correspondiente, a través del comando de la Cinta de opciones o desde el menú contextual del elemento (el que aparece al pulsar con el botón derecho del ratón sobre el mismo). Copyright © Computer Aided Elearning, S.A.

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Para eliminar definitivamente los elementos, bórralos de la carpeta de Elementos eliminados. Para eliminar cualquier elemento sin pasar por la carpeta de Elementos eliminados, selecciónalo y mantén pulsada la tecla mientras pulsas la tecla

Para eliminar los elementos manualmente, actúa de la misma manera que en el resto de carpetas de Outlook: selecciona el elemento o elementos y pulsa la tecla

o el botón Eliminar

.

Desde la vista Backstage puedes seleccionar la opción Vaciar carpeta Elementos eliminados, en el menú del botón Herramientas de limpieza, con lo se eliminarán de golpe todos los elementos existentes en la carpeta Elementos eliminados.

o el botón Eliminar

.

Ten cuidado, porque, al eliminar de esta manera, no los podrás recuperar.

Mediante la casilla Vaciar la carpeta Elementos eliminados al salir de Outlook de la ficha Avanzado del cuadro de las Opciones de Outlook, puedes vaciar automáticamente dicha carpeta al cerrar Outlook.

También puedes vaciar la carpeta Elementos eliminados desde su menú contextual o desde el botón de su ficha Carpeta de la Cinta de opciones.

Si dispones de una cuenta de correo de Microsoft Exchange Server, puedes recuperar los elementos eliminados de la carpeta de Elementos eliminados. Para ello, accede, desde la carpeta de Elementos eliminados, al comando Recuperar elementos eliminados de la ficha Carpeta. Ten en cuenta que, para que esta opción funcione, el administrador la debe habilitar en el servidor de Microsoft Exchange. Ten en cuenta también que puede darse el caso de que no puedas recuperar algunos elementos eliminados, si ha transcurrido el tiempo establecido por el administrador durante el que se pueden guardar los elementos eliminados.

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Glosario Acceso directo: Es un icono que, al hacer doble clic sobre él, pone en marcha el programa con el que está asociado. Access: Aplicación de Microsoft Office que funciona como sistema de administración de bases de datos para poder guardar, clasificar y relacionar distintos tipos de datos. Asunto: Es un campo de los que componen la cabecera de un mensaje de correo electrónico. Se utiliza para describir brevemente el contenido o el tema principal del mensaje. Blog: Es un sitio web periódicamente actualizado que recopila cronológicamente textos o artículos de uno o varios autores, apareciendo primero el más reciente y donde normalmente existe la posibilidad de que los visitantes del blog incorporen sus propios comentarios. Calendario: Carpeta o componente de Outlook que te permite guardar la programación de las citas, reuniones o eventos que tengas que recordar. Carpeta de búsqueda: En la gestión del correo electrónico de Outlook, son carpetas virtuales que muestran los mensajes del resto de carpetas que cumplen los criterios de búsqueda que tiene especificados la carpeta de búsqueda correspondiente. CC: En un mensaje de correo electrónico, persona o personas a las que se les envía una copia de dicho mensaje. Las direcciones CC son visibles para el resto de destinatarios del mensaje. Véase: CCO, Para CCO: En un mensaje de correo electrónico, persona o personas a las que se les envía una copia del mensaje, pero cuyas direcciones permanecen ocultas para el resto de destinatarios del mensaje. Véase: CC, Para Contactos: Carpeta o componente de Outlook que sirve para almacenar la información de los clientes, proveedores, empresas, amigos, etc., con los que suelas tener contacto o relacionarte. Podrás guardar nombres, direcciones, teléfonos, direcciones de correo electrónico, empresas... Correo: Carpeta o componente de Outlook que sirve para trabajar con los mensajes de correo electrónico. En su interior hay varias carpetas más, para organizar los mensajes; entre otras, están la bandeja de entrada (en la que se guardan los mensajes recibidos), la bandeja de salida (que almacena los mensajes a enviar), elementos enviados (son los mensajes enviados) y borrador (guarda los mensajes inacabados, para poder completarlos más adelante). Correo electrónico: Intercambio de mensajes electrónicos entre ordenadores a través de Internet o de una intranet. También se llama e-mail.

Diario: Carpeta o componente de Outlook que sirve para llevar el registro de lo que hagas en tu trabajo o actividad habitual (llamadas de teléfono, reuniones, etc.). Excel: Aplicación de Microsoft Office que sirve para manejar hojas de cálculo. Las hojas de cálculo son documentos en los que puedes introducir una serie de números o datos, aplicar unos cálculos sobre ellos con fórmulas y obtener otros resultados distintos, crear gráficos, etc. Explorador: Véase: Navegador Filtro: Función que sirve para seleccionar o cribar los elementos que se muestran en una carpeta de Outlook. Foro: Es una página web donde se discuten distintos asuntos. En un primer momento un usuario plantea un problema o cualquier asunto sobre el que quiere obtener ayuda o respuestas y otros lo hacen más tarde. Grupo de contactos: Conjunto de contactos, que se suele utilizar principalmente para enviar mensajes a todos las personas incluidas en el grupo, simplemente enviando el mensaje a dicho grupo. Hipervínculo: Elemento que permite, al pulsar con el ratón sobre él, desplazarse hasta otro lugar (por ejemplo, una página web o un documento). Los hipervínculos pueden ser texto, imágenes o cualquier otro elemento y son la forma principal de explorar páginas y sitios web. También se llaman Hiperenlaces o, simplemente, Vínculos. Internet: Red mundial de ordenadores conectados entre sí, por lo que también se conoce como la "red de redes". En realidad se trata de redes más pequeñas que están intercomunicadas entre sí. El objetivo fundamental de Internet es poder comunicarse y compartir recursos (por ejemplo, información, programas, imágenes, etc.). Véase: Red Intranet: Se aplica este término cuando se utiliza la tecnología de Internet en una red local (una red local es un conjunto de ordenadores conectados entre sí). Por ejemplo, que se utiliza un navegador para ver la información que hay en una red local de ordenadores y se utiliza el mismo protocolo que en Internet. Véase: Internet, Red ISP: Internet Service Provider (Proveedor de Servicios de Internet). Es la empresa u organización que proporciona a los usuarios el acceso a Internet, además de otros servicios relacionados (correo electrónico, creación de páginas web, etc.). Microsoft Internet Explorer: Navegador de Internet. Véase: Internet, Navegador Mozilla Firefox: Navegador de Internet. Véase: Internet, Navegador Navegador: Programa o aplicación que permite ver las páginas web existentes en Internet. Los navegadores también se denominan exploradores o browsers, y los más utilizados son Microsoft Internet Explorer y Mozilla Firefox, aunque existen muchos más. Véase: Internet, Web

Notas: Carpeta o componente de Outlook que sirve para crear y guardar notas, al estilo de las post-it, para apuntar algo que queramos recordar. Panel de lectura: Panel donde se puede ver una vista previa del elemento seleccionado en una determinada vista de Outlook; de esta forma, puedes ver el contenido de un determinado elemento sin necesidad de abrirlo. Panel de navegación: Panel que aparece a la izquierda de la ventana de Outlook, a través del cual se puede acceder a los distintos elementos, componentes o carpetas de la aplicación. Al pulsar en uno de dichos componentes en este Panel de navegación, accederemos a él. Para: En un mensaje de correo electrónico, es la persona o personas principales a las que va dirigido dicho mensaje. Véase: CC, CCO Perfil: Elemento del sistema operativo Windows que reúne la información necesaria sobre el usuario de Outlook (archivos de datos y cuentas de correo electrónico). Los perfiles se almacenan y gestionan desde el elemento Correo del Panel de Control de Windows. POP3: Post Office Protocol 3 (Protocolo de Oficina de Correos 3). Protocolo utilizado para acceder desde un ordenador a los mensajes de correo que se encuentran almacenados en un servidor de correo. Véase: Protocolo Protocolo: Método o conjunto de reglas que establecen cómo se debe realizar la comunicación entre ordenadores, para acceder a ciertos servicios. Por ejemplo, el protocolo HTTP (protocolo de transferencia de hipertexto, para ver las páginas web de Internet) o FTP (protocolo de transferencia de ficheros). pst: Extensión que tienen los archivos de datos de Outlook, también llamados en ocasiones archivos de carpetas personales. En un archivo de datos pst se almacena la información de las carpetas de Outlook. Red: Es una conexión entre varios ordenadores para intercambiar información, como textos, imágenes, archivos, programas, páginas web, correo electrónico, etc. Véase: Internet, Intranet Sitio web: Es el conjunto de páginas web que pone a disposición una empresa o particular para los usuarios. Normalmente las páginas están relacionadas. Spam: Con este término se identifican aquellos mensajes de correo que se reciben indiscriminadamente, sin que nosotros los hayamos solicitado ni lo deseemos. En muchas ocasiones se trata de mensajes publicitarios, pero, en otras, pueden contener virus informáticos. SQL: Structured Query Language (Lenguaje Estructurado de Consultas). Es un lenguaje utilizado para crear consultas sobre datos almacenados. Es un lenguaje estándar, por lo que se puede utilizar independientemente del tipo de base de datos a la

que se está accediendo. Tareas: Carpeta o componente de Outlook que almacena las tareas o actividades que tienes que llevar a cabo. Vista: Forma de presentar la información almacenada en una carpeta o componente de Outlook. Vista Backstage: Vista a la que se accede desde la ficha Archivo de la Cinta de opciones, que proporciona opciones de configuración, operaciones con archivos (abrir, almacenar...), impresión y otros comandos. Esta vista Backstage sustituye al Botón de Office de la anterior versión de Office (2007) y al menú Archivo que se utilizaba en versiones más antiguas. Web: Véase: World Wide Web (WWW) Windows Live: Es una red de servicios online creada por Microsoft y disponible en Internet (por ejemplo, Windows Live Hotmail, Windows Live Messenger, Xbox LIVE, Office Live, etc.). Para poder acceder a estos servicios, un usuario requiere de una identidad conocida como Windows Live ID. Véase: Windows Live ID Windows Live ID: Forma de identificar a un usuario en la red de servicios online de Microsoft Windows Live. No es más que el par dirección de correo electrónico y contraseña que se utiliza para iniciar sesión en la red Windows Live. Se obtiene registrándose en dicha red. Véase: Windows Live Word: Aplicación de Microsoft Office que funciona como procesador de textos. Los procesadores de textos son programas que sirven para convertir al ordenador en una especie de máquina de escribir, para hacer documentos como cartas, informes, etc. World Wide Web (WWW): Conocida simplemente como la Web, es la parte gráfica de Internet, es decir, la constituida por las páginas web a la que se tiene acceso. Véase: Internet