UNIVERSIDAD DE CARABOBO FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN COMERCIAL Y CONTADURÍA PÚBLICA CAMPUS BÁRBULA

LINEAMIENTOS DE CONTROL EN LAS CUENTAS POR COBRAR DE LA EMPRESA DIMO, C.A.

Autores: Goyo B., Estefani C. Oliveros B., Estela

Campus Bárbula, Agosto de 2014

UNIVERSIDAD DE CARABOBO FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN COMERCIAL Y CONTADURÍA PÚBLICA CAMPUS BÁRBULA

LINEAMIENTOS DE CONTROL EN LAS CUENTAS POR COBRAR DE LA EMPRESA DIMO, C.A.

Tutor: Freddy Colmenares

Autores: Goyo B., Estefani C. Oliveros B., Estela

Trabajo de Grado presentado para optar al título de Licenciado en Contaduría Pública

Campus Bárbula, Agosto de 2014

UNIVERSIDAD DE CARABOBO FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN COMERCIALY CONTADURÍA PÚBLICA

CAMPUS BÁRBULA

CONSTANCIA DE APROBACION TRABAJO DE GRADO N° Exp 5016 Periodo: 1S-2014 Los suscritos, profesores de la Universidad de Carabobo, por medio de la presente hacemos constar que el trabajo titulado: LINEAMIENTOS DE CONTROL EN LAS CUENTAS POR COBRAR DE LA EMPRESA DIMO, C.A. Elaborado y Presentado por: GOYO ESTEFANI OLIVEROS ESTELA

19320268 17450663

CONTADURIA PUBLICA CONTADURIA PUBLICA

Alumno(s) de esta Escuela, reúne los requisitos exigidos para su aprobación con: Aprobado

Aprobado Distinguido

Aprobado Meritorio

Rechazado JURADOS

TUTOR

COORDINADOR

MIEMBRO PRINCIPAL

SUPLENTE

En Valencia a los __05__días del mes de __Agosto____ del año 2014

DEDICATORIA Le dedico este trabajo de grado primeramente a Dios por darme la fortaleza y sabiduría para seguir adelante y afrontar todos los obstáculos con madures y humildad. A mi madre (Elizabeth) aun cuando no me dio la vida con su amor, dedicación se esforzó para hacer de mí una persona de bien y sus oo raciones para que alcanzara todas mis metas, eres lo más importante en mi vida y doy gracias a dios haberme dado la dicha de que me tocaras como la mejor madre de este mundo, te amo mucho mami. A ti papá aunque no llevo tu sangre, eso no fue impedimento para que me demostraras tu amor en los poquitos años que estuviste con nosotros y se que hoy desde el cielo estas orgulloso de mi. A mi novio por su apoyo incondicional, por estar en todos los momentos importantes de mi vida. A mi amiga Kenia eres la hermana que me regalo la vida, este logro también es tuyo aun en la distancia siempre me has apoyado con tus palabras de aliento para seguir adelante y no decaer ante los obstáculos, amiga te quiero mucho.

Estefani C. Goyo B.

DEDICATORIA Quiero dedicarle este logro en mi vida, a Dios primeramente porque siempre ha estado a mi lado, nunca me ha abandonado y me has hecho sentir tu misericordia, Jehová Dios gracias por toda la fortaleza que me has dado. A mis padres, que me dieron la vida y siempre han estado dándome fuerza en los momentos más débiles y difíciles de mi vida, aquellos padres maravillosos que viven día a día orgullosos de todos mis triunfo así como también viven dándole gracias a Dios por toda la fortaleza que me ha dado y la dicha que le ha dado a ellos para verme cumplir esta meta en mi vida. Gracias papi y mami los amo sin ustedes esto no sería posible. A mi esposo, que en todo momento ha estado a mi lado apoyándome y dándome fuerzas cuando todo se veía más difícil, gracias esposo por tanto apoyo y consideración que has tenido a lo largo de mi carrera te amo. A mis hijos, mis dos grandes milagros que me llenan de fuerza todos los días cada vez que me levanto y los veo me recuerdan la grandeza de Dios porque ellos son el vivo ejemplo de que los milagros existen y de que Dios nunca me ha abandonado, son mi mayor tesoro hijos los amo. Hermanas a ustedes también les dedico este logro porque siempre han estado a mi lado apoyándome en las buenas y en las malas siempre han estado dando fuerza y me han llevado de la mano cuando lo he necesitado. Estela del V. Oliveros B.

AGRADECIMIENTO

Agradezco a Dios por darme vida para alcanzar todas las metas que he trazado en mi vida, gracias porque aun en las peores circunstancias nunca me has abandonado y gracias por permitirme compartir este logro con mi familia. Gracias mamá por darme la vida y por orientarme y junto de tu mano transitar todos estos años, me has dado fuerzas con las mías han bajado, has secado mis lágrimas cuando las he derramado, me has levantado cuando he caído, eres la mejor madre te amo, gracias por nunca rendirte y sobre todo no permitir que yo lo hiciera, gracias por nunca dejarme sola. Gracias papá desde el cielo me has dado la fortaleza para seguir adelante. Te extraño. Gracias novio hermoso tu apoyo ha sido fundamental, gracias por comprender el tiempo ausente, por tus palabras de aliento cuando las cosas no salían como queríamos y por siempre estar allí incondicional, te amo. Adicional gradezco a todas las personas que aun sin saberlo han influenciado y dejado una huella para hacer este logro posible, familia y amigos, en especial estela compañera de este proyecto ambas nos hemos apoyado incondicional y trasparente, cuando una no podía la otra estaba ahí apoyándola y entre las dos buscando la mejor forma de que todo saliera de la mejor manera, gracias estoy segura que no pude elegir mejor compañera. Estefani C. Goyo B. xi

AGRADECIMIENTO Agradezco a Dios por darme la sabiduría e iluminarme todos los caminos cada vez que lo he necesitado, gracias por darme la dicha de disfrutar este logro junto a mis padres, mi esposo e hijos y toda mi familia. Gracias Madre por darme la vida y por orientarme y darme las fuerzas, has sido una excelente madre te adoro, a ti papi hermoso eres el más maravilloso del mundo gracias por estar siempre a mi lado y apoyándome siempre, gracias a los dos por ser mis padres y por disfrutar esta dicha conmigo. Gracias esposo e hijos que me han apoyado incondicionalmente, han sabido entender cuando no he podido atenderlos porque estoy estudiando, han comprendido que esta meta también es por ustedes. Gracias a ustedes hermanas tengo mucho que agradecerles porque siempre han estado conmigo apoyándome, sobre todo tu Olí que aparte de mi hermana mayor has sido una madre conmigo me has cuidado y educado cuando lo he necesitado, gracias a las tres. De igual forma agradezco a todas esas personas que de una u otra manera han aportado su granito de arena para hacer este logro posible, entre ellos mi suegra que me apoyo en muchas ocasiones, tu Estefany que me has dado un apoyo incondicional y trasparente siempre has estado ahí cuando lo he necesitado no solo para estudiar sino también para escucharme cuando lo he necesitado gracias ami. Estela Del V. Oliveros B.

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LINEAMIENTOS DE CONTROL EN LAS CUENTAS POR COBRAR DE LA EMPRESA DIMO, C.A. Autoras: Goyo, Estefani y Oliveros, Estela Tutor: Colmenares, Freddy Fecha: Julio, 2014 RESUMEN La presente investigación tiene como objetivo principal proponer lineamientos de control para el departamento de cuentas por cobrar de la empresa Dimo, C.A, el estudio estuvo enmarcado en la modalidad de proyecto factible, apoyado en una investigación de campo, debido a que propone una solución viable a un problema practico se fundamenta en una investigación de nivel descriptivo. La población y la muestra quedó integrada por cuatro personas del departamento de Cuentas por Cobrar. La técnica de recolección de datos fue la encuesta, aplicada con un cuestionario elaborado por 15 ítems con respuestas dicotómicas (Escala sí - no). El instrumento fue validado mediante un juicio de expertos. Una vez aplicada las técnicas e instrumentos de recolección de información se procedió a presentar el análisis e interpretación de los resultados obtenidos mediante tablas de frecuencia y graficos de torta, así como su respectiva interpretación, cuyos datos permitieron concluir que en la empresa Dimo, C.A, aunque se han definido políticas para el otorgamiento de créditos, y todo el personal tiene conocimiento de las mismas, éstas no son cumplidas cabalmente en el departamento, lo que disminuye la calidad y eficiencia de los procesos que en éste se llevan, debido a que no lleva un estricto control de los documentos y condiciones del cliente para el otorgamiento de créditos, adicional a esto no se realizan análisis de vencimiento y aún en condiciones de clientes morosos reciben los créditos a riesgo de cuentas incobrables. Palabras Clave: Lineamientos, control, segregación de funciones, cuentas por cobrar. xiii

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CONTROL GUIDELINES IN ACCOUNTS RECEIVABLE COMPANY DIMO, C.A. Authors: Goyo, Estefani y Oliveros, Estela Tutor: Colmenares, Freddy Date: July, 2014 SUMMARY This research's main objective is to propose guidelines for the control of accounts receivable department of the company Dimo, CA, the study was framed in the form of feasible project, supported in field research because it proposes a viable solution to a practical problem is based on a descriptive level research. The population and the sample was composed of four department Accounts Receivable. The technique of data collection was the survey, conducted with a questionnaire prepared by 15 items with dichotomous responses (Rank yes - no). The instrument was validated through expert judgment. Once applied the techniques and tools of data collection proceeded to present the analysis and interpretation of results obtained using frequency tables and pie graphs, and their respective interpretation, the data led to the conclusion that the company Dimo, CA, although defined policies for granting credit, and all staff are aware of them, they are not fully met in the department, which decreases the quality and efficiency of processes that it takes, because it does not carry a strict document control and customer conditions for lending, further to this no maturity analysis are performed and still able to receive the loans delinquent customers at risk of uncollectible accounts. Keywords: guidelines, control, segregation of duties, accounts receivable.

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ÍNDICE GENERAL Dedicatoria Agradecimiento Resumen Formato de Postulación Tutorial Control de Etapas del Trabajo de Grado Índice de Cuadros Índice de Gráficos Introducción

Pág. v vii ix xi xii xix xx 21

CAPITULO I EL PROBLEMA Planteamiento del Problema Formulación del Problema Objetivos de la Investigación Objetivo General Objetivo Específico Justificación e Importancia de la Investigación

23 27 27 27 27 29

CAPITULO II MARCO TEÓRICO O REFERENCIAL Antecedentes Bases Teóricas Definición de Términos Básicos

30 32 49

xxi

CAPITULO III MARCO METODOLÓGICO Tipo de Investigación Diseño de la Investigación Unidades de Estudios Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos Procesamiento de Datos

51 53 54 56 59

CAPITULO IV ANÁLISIS Y PRESENTACIÓN DE LOS RESULTADOS Presentación de los Resultados

61

CAPITULO V PROPUESTA Descripción de la Propuesta

77

Conclusiones Recomendaciones Referencias Bibliográficas Anexos

85 86 88 91

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ÍNDICE DE CUADROS/ TABLAS

CUADRO No. 1. Características y Distribución de la Población 2. Confiabilidad de un Instrumento 3. Cuadro Técnico Metodológico 4. Misión y Visión de la Organización 5. Funciones del Área 6. Autoridad y Responsabilidad 7. Control Interno 8. Políticas de Crédito 9. Conocimiento de Políticas 10. Autenticidad de Datos 11. Evaluación de Créditos 12. Parámetros de Cobranza 13. Aplicación de Parámetros 14. Segregación de Funciones 15. Clientes en situación de mora 16. Identificación de transferencias y depósitos 17. Cheques devueltos 18. Análisis de los saldos de cuentas por cobrar

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ÍNDICE DE GRÁFICOS/ FIGURAS

GRÁFICO No. 1. Misión y Visión de la Organización 2. Funciones del Área 3. Autoridad y Responsabilidad 4. Control Interno 5. Políticas de Crédito 6. Conocimiento de Políticas 7. Autenticidad de Datos 8. Evaluación de Créditos 9. Parámetros de Cobranza 10. Aplicación de Parámetros 11. Segregación de Funciones 12. Clientes en situación de mora 13. Identificación de transferencias y depósitos 14. Cheques devueltos 15. Análisis de los saldos de cuentas por cobrar

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INTRODUCCIÓN

Los cambios que se han producido en el entorno empresarial, han obligado a las organizaciones a desarrollar estrategias de control que permitan obtener resultados favorables en el desarrollo de sus operaciones. Desde este punto de vista la administración de las empresas, deben establecer medidas de control interno que permitan mayor eficiencia y rentabilidad a la organización. El tiempo ha demostrado la importancia que presenta el control interno dentro del área administrativa y contable de las empresas principalmente para el área de cuentas por cobrar, ya que este le permite obtener información veraz, oportuna y totalmente confiable. De tal manera, que en los actuales momentos el control de existencia de los registros y cualquier operación de la empresa es un aspecto necesario para el área de cuentas por cobrar sea exitosa. En este sentido se hace fundamental que las empresas modernas, sobre todo en una economía tan inestable como la venezolana, se establezcan lineamientos para el mejoramiento y el control contable de las cuentas por cobrar que propicien la eficiencia de las gestiones en general y administrativas, y que genere el fortalecimiento institucional de la empresa. De acuerdo a esto la presente investigación se propone los lineamientos de control de las cuentas por cobrar de la empresa Dimo, C.A, ubicada en Valencia Edo. Carabobo. Para el análisis de esta investigación se revisaron las distintas fuentes de información sobre el tema, se empleó la técnica de

instrumento de recolección de datos, basado en una entrevista no estructurada y el cuestionario el estudio reúne características de proyecto factible, ya que se propone una solución viable a un problema práctico para satisfacer las necesidades y expectativas de Dimo, C.A en materia de control para el área de cuentas por cobrar. Es de señalar, que este trabajo se estructuró en seis (5) capítulos, los cuales se describen a continuación: Capítulo I: contiene la exposición de la situación problemática enmarcada en el planteamiento de problema, los objetivos de la investigación y las razones básicas que llevaron a las investigadoras a programar el estudio descrito en la justificación. Capítulo II: Este representa el marco teórico, en el cual describe los antecedentes

de

la

investigación,

seguidamente

se

presenta

la

fundamentación teórica y la Operacionalización de las variables. Capítulo III: corresponde al marco metodológico en el que se describen el tipo y diseño de la investigación, la población y la muestra, las técnicas e instrumentos de recolección datos, la validez del instrumento. Capítulo IV: Se presentan y se analizan los resultados obtenidos, que permitieron el desarrollo de la propuesta planteada. Capítulo V: La propuesta que se le plantea a la empresa implementar de lineamientos indicando la justificación de la propuesta y factibilidad de la misma. Conclusiones Generales y Recomendaciones. Además, se relacionan las referencias bibliográficas, definición de términos y los anexos.

CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema

A lo largo de la vida, el ser humano se ve envuelto en una serie de organizaciones, ya sean formales o informales, que tienen como propósito alcanzar una meta en común, a través de diversos planes establecidos y a través de los recursos que se posean. Es en ese momento cuando nace el sentido de la administración, es decir, aquel proceso que llevan a cabo los miembros de una organización para lograr captar sus objetivos. La administración en sentido formal, es aquella que se realiza en una empresa. Posee cuatros funciones específicas que son: planificación, organización, dirección y control; estas en conjuntos se conocen como proceso administrativo y se puede definir como las diversas funciones que se deben realizar para que se logren los objetivos con la óptima utilización de los recursos. A nivel mundial las Cuentas por Cobrar son de gran importancia para las empresas, ya que la mayor parte de las ventas que realizan las empresas o negocios en la actualidad son realizados a crédito y en muchos casos respaldadas por facturas, las cuales ya sabemos que están registradas desde el punto de vista de la contabilidad, dentro de las Cuentas por Cobrar constituyendo hoy en día la clave en el desarrollo exitoso de los negocios, son dinero esperando a ser tomado, además es el activo de mayor disponibilidad después del efectivo en caja y bancos, ya que a diferencia del

inventario estas no pasan por proceso de manufacturas, almacenaje traslado y colocación con los clientes. Fue de este modo que apareció el principio clásico de División del trabajo, luego la fijación de responsabilidades y también haciendo responsable a cada empleado de todo el proceso de entradas y salidas (cargo y descargo) y de otros principios de Control Interno que fueron surgiendo. Antiguamente, los propietarios o dueños de empresas, entidades, incluyendo gobiernos, personas naturales o jurídicas responsabilizaban a los contadores o a los encargados de llevar la Contabilidad de todo lo relativo al control interno, es decir, que las diferentes instancias direccionales se desentendían, generalmente hablando, de dicho control. Esa visión, que algunos han tildado de incorrecta, que se tenía del Sistema de Control Interno desde los siglos XIV hasta varias décadas del siglo XX ha ido evolucionando dentro del marco de la filosofía de administración y control de empresas. En la actualidad, el lineamiento de control interno, en el Marco Internacional presenta un panorama muy diferente. Dada la importancia del Sistema COSO una sigla cuyo nombre completo es COMMITTEE of SPONSORING ORGANIZATIONS of the TREADWAY COMMISSION y su objetivo es guiar a los gerentes, a los directores y Comité de Auditoría (control) que desean mejorar su compresión acerca de su Control Interno y su efectividad. COSO es una iniciativa del sector privado (EEUU) establecida en 1985 por Asociaciones Profesionales Contables y Financieros. En los Estados Unidos en el año 1986, el sector privado había desarrollado diversos sistemas de control, sin embargo el éxito de estos había sido parcial, ya que en algunas organizaciones la aplicación de estos

permitía mejores resultados empresariales, pero al aplicarlos a otras entidades los resultados no eran los mismos, de hecho no existía un modelo que de alguna manera pudiese augurar un nivel razonable de éxito para todas estas organizaciones. De esta manera se generó por dicho sector la iniciativa de financiar un trabajo de diversas instituciones para la búsqueda de las mejores prácticas en aras de sistematizar un modelo universal de control interno. Como se había señalado, el Trabajo o Informe lo centró la National Commissionon Financial Report Treadway Commission (COSO). La industria venezolana ha asumido el reto de plantearse cambios estructurales y sistemáticos profundos en todas y en cada una de las áreas organizacionales trayendo esto como consecuencia el perjuicio y la disminución de su capital. Por tal razón hoy día, muchas de las empresas venezolanas acarrean consecuencias gracias a los grandes cambios que han tenido los sectores económicos ya que se han visto en la obligación de adaptarse a las condiciones predominantes del país. La desaparición de muchas de las empresas que no han tenido éxito en este proceso de adaptación la cual se deriva de la falta de conocimientos a la hora gerencial. Los procesos administrativos son la esencia que da vida a las organizaciones, algunas de las empresas que cerraron sus puertas lo hicieron por falta de conocimiento sobre el control interno en las áreas administrativas y gerenciales, descontroles internos en el departamento de cobranza que trae como consecuencias retraso en el cobro y en la contabilidad de la empresa. En el caso de Venezuela, los sistemas de control, han adquirido gran aceptación, tanto en las grandes, medianas y pequeñas industrias, tanto privadas como gubernamentales. Por supuesto, en Venezuela, como un país petrolero la inversión extranjera siempre ha sido uno de los beneficios para

su desarrollo y crecimiento económico. Muchas, de esas grandes empresas, la mayoría de ellas extranjeras, de influencia norteamericana, traen consigo políticas de control que se han erradicado y expandido a través de toda la actividad administrativa y financiera por las cuales se rigen la mayoría de las organizaciones de este país. No obstante, cabe señalar que existe una gran brecha entre el plano ideal y el real, aunque ya están establecidos y publicados, en documentos gubernamentales y/o gacetas, los criterios y estatutos de control por los cuales debe operar una empresa. Dentro de la realidad se puede observar que en el plano laboral, aún existen innumerables deficiencias en los procedimientos administrativos y lineamientos de control interno de muchas empresas, sobre todo en aquellas de índole gubernamental. De acuerdo a lo anteriormente expuesto, en la empresa Dimo, C.A, ubicada en Valencia, estado Carabobo dedicada a la venta al mayor y detal de materiales de construcción y de ferretería en general, se presenta una situación administrativa de peculiar importancia, en

el área cuentas por

cobrar quien se encarga de la contabilización oportuna y veraz de la cobranza de clientes, gestiones de cobro y otorgamientos de crédito. Cabe destacar que no existen los lineamientos y políticas necesarias para desempeñar cada una de las funciones de manera eficiente, y así tener control sobre la gestión de cobranza debido a que se genera retraso del mismo, como el cobro de las facturas emitidas a los clientes, así como también la falta de direccionamiento y estatutos para realizar el procedimiento de otorgamiento de créditos, ya que estos son asignados por la autorización verbal del dueño de la empresa.

En consecuencia la no aplicación de estos lineamientos y políticas en las cuentas por cobrar representa un grave problema para la empresa, ya que impide que se obtenga a tiempo los ingresos correspondientes a su actividad principal que son las ventas, por lo tanto se puede afirmar que un departamento que no aplique controles internos adecuados, corre el riesgo de tener desviaciones en sus operaciones y por supuesto las decisiones tomadas no serán las más adecuadas para su gestión e incluso podría llevar al mismo a una crisis operativa. Formulación del problema Ante esta situación, surge en los investigadores la siguiente interrogante: ¿Qué beneficios administrativos y financieros Dimo, C.A,

la

le generara a la empresa

implementación de lineamientos de control

en el

departamento de cuentas por cobrar? Objetivos de la Investigación General Proponer lineamientos de control para el departamento de cuentas por cobrar de la empresa Dimo, C.A. Específicos •

Conocer las funciones de cada uno de los integrantes del departamento de cuentas por cobrar de la empresa Dimo, C.A.

•

Describir el Sistema de Control Interno

por el cual opera el

Departamento Cuentas por Cobrar de la empresa Dimo, C.A •

Crear Lineamientos de Control que mejore el funcionamiento del Departamento Cuentas por Cobrar

Justificación Los lineamientos

de Control se enfocan en evaluar y corregir el

desempeño de las actividades de los subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organización se están llevando a cabo. Según Daft R, (2007), de aquí puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues es solo a través de esta función que se logra precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado y en caso de existir desviaciones, identificar los responsables y corregir dichos errores. Sin embargo es conveniente recordar que no debe existir solo el control a posteriori, sino que, al igual que el planteamiento, debe ser, por lo menos en parte, una labor de previsión. En este caso se puede estudiar el pasado para determinar lo que ha ocurrido y porque los estándares no han sido alcanzados; de esta manera se puede adoptar las medidas necesarias para que en el futuro no se cometan los errores del pasado. Además siendo el Sistema de Control la última de las funciones del proceso administrativo, esta cierra el ciclo del sistema al proveer retroalimentación respecto a desviaciones significativas contra el desempeño planeado. La retroalimentación de información pertinente a partir de la función de control puede afectar el proceso de planeación. Los lineamientos de Control es un elemento muy importante dentro de cualquier organización, pues es el que permite evaluar los resultados y saber si estos son adecuados a los planes y objetivos que desea conseguir la empresa. Solo a través de esta función se pueden precisar los errores, identificar a los responsables y corregir las fallas, para que la organización se encuentre encaminada de manera correcta.

CAPÍTULO II MARCO REFERENCIAL

Antecedentes de la Investigación Según Sabino (2000:31), “los antecedentes de una investigación conforman el origen de estudio y se exponen de manera resumida algunos trabajos realizados por otros autores que abordan el mismo objeto de estudio y efectúan un trabajo de investigación similar. Es por ello, que dentro de este estudio se describen brevemente tres trabajos de investigación en los cuales sus autores

plantean propuestas vinculadas a los sistemas de controles

administrativos, estrategias o lineamientos para el mejoramiento operativo de las cuentas por cobrar. Por su parte, Moronta, Carlos (2013), realizaron un trabajo de grado intitulado: “Lineamientos para Optimizar el Sistema Control Interno en el Departamento de Cobranza de la Empresa Francisco Anzola Sánchez S.A”, ubicada en San Diego Estado Carabobo, presentado en la Universidad José Antonio Paéz para optar al título de Licenciado en Administración de Empresas, el cual tiene como propósito proponer lineamientos para optimizar el departamento de cobranzas de la empresa mencionada. En el aspecto metodológico se basa en una investigación de campo, tipo descriptivo y documental, siendo su modalidad de proyecto factible. Concluyo que en el diseño estructural de la investigación se determinó la necesidad que mejore la organización del departamento de cobranza y sus funciones administrativas para alcanzar el éxito esperado, este estudio comprende la

descripción, registro, análisis e interpretación de los datos e informaciones actuales de la empresa. Este antecedente guarda una estrecha relación con esta investigación dado que su propuesta consiste en lineamientos que optimicen el control interno dentro del departamento de cobranza de una empresa. Como se puede evidenciar, dentro de este antecedente se analizan y plantean estrategias para un mejor funcionamiento al departamento, tal cual como se plantea dentro de este trabajo de investigación. Por otra parte, Ortega G. y Puerto S. (2013), desarrollaron un trabajo de investigación que lleva por título: “Lineamientos para Optimizar el Control Interno de las Cuentas por Cobrar de la empresa Vene-frenos, C.A”, ubicado en San Diego, estado Carabobo, presentado en la Universidad José Antonio Paéz, para optar al título de Licenciadas en Contaduría Pública, esta investigación tiene por objetivo proponer lineamientos administrativos que mejoren el funcionamiento de las cuentas por cobrar de Vene-frenos, C.A. Es por ello que dicha investigación es de campo, tipo descriptivo y documental, y se trata como proyecto factible, ya que requiere aplicar lineamientos óptimos que se adapten a los procedimientos administrativos contables para mejorar el control interno y garantice efectividad en los procesos de registros de cuentas por cobrar esto hacia el mejoramiento continuo la imagen de Vene-frenos. Este antecedente guarda una estrecha relación con esta investigación ya que se pueden tomar en consideración los controles y lineamientos que permiten un proceso efectivo de Cobranza. En este mismo sentido Guevara y Villadiego (2010), desarrollaron un trabajo de grado, que lleva por título: “Planificación estratégica para optimizar

el proceso de cuentas por cobrar en la empresa Súper Repuestos Diesel, C.A”, el cual fue presentado en la Universidad de Carabobo para optar al título de Licenciadas en Contaduría Pública. Este trabajo de investigación tiene como propósito proponer un plan estratégico que permita optimizar el proceso de cuentas por cobrar dentro de la empresa Diesel. Esta investigación

arrojó como resultado que la empresa Súper

Repuestos Diesel, C.A”, no maneja normas y manuales de procedimientos que permitan definir sus funciones contables y administrativas, limitaciones en la toma de decisiones por falta de coordinación y dirección. El trabajo estuvo apoyado en una investigación de tipo descriptiva, enfocada bajo la modalidad de proyecto factible y una metodología investigación de campo. En fin, la relación que guarda este antecedente con el presente trabajo de investigación es que se puntualiza la relevancia que tiene el control de las operaciones

administrativas

para

el

buen

funcionamiento

de

una

organización, sin olvidar la aplicación de estrategias y procedimientos como alternativas para optimizar la gestión de las cuentas por cobrar. Bases Teóricas Este aspecto juega un papel fundamental dentro de la investigación dado que además de brindar un soporte teórico al estudio, le ofrece credibilidad y objetividad, además les permite a los investigadores manejar información sólida y confiable sobre la temática abordada al momento de analizar los resultados. Según, Arias (2006:106), “Las Bases Teóricas implican un desarrollo amplio de los conceptos y proposiciones que conforman el punto de vista o enfoque adoptado, para sustentar o explicar el problema planteado.”

Sistema de Control Administrativo Definición Toda organización o empresa requiere para su buen desempeño administrativo, un sistema de control bien diseñado, que le ayude a coordinar el proceso de toma de decisiones y que motive a los individuos que laboran dentro de la Organización, actuar de manera concentrada. Al respecto, Horngren C, Foster G, y Datar S, (2007: 9), definen al sistema de control administrativo como “un medio para recopilar y utilizar información a fin de ayudar y coordinar las decisiones de planeación y de control dentro de una organización y de guiar la conducta de sus gerentes y empleados”. Cabe señalar, que el Sistema de Control Administrativo, le permite a una organización

o

empresa

ejecutar

con

mayor

precisión

sus

metas

organizacionales, puesto que le permite a la gerencia coordinar, supervisar y dirigir las funciones de cada uno de los departamentos de la empresa. Por ello, Horngren C, y Sundem G,

(2001:36),

afirman que el Control

Administrativo “es una integración lógica de las herramientas de contabilidad administrativa para reunir y reportar los datos y para evaluar el desempeño”, es decir, a nivel organizacional, el Control Administrativo, le permite a la gerencia conocer los procedimientos, normas y lineamientos por los cuales debe regirse cada área y a su vez, evaluar si los resultados obtenidos están conforme a lo esperado. Al respecto, Daft R, (2007:7), señala que los sistemas de control administrativos, se consideran como: “las rutinas Formales, los reportes y los procedimientos que utilizan la información para mantener o alterar patrones en las actividades organizacionales ”.En pocas palabras, la gerencia de la

empresa tiene la oportunidad de poder manejar la información real, efectiva y oportuna de cada área o departamento, detectar si hubo fallas en el procedimiento y a través de la toma de decisiones resolver la problemática o necesidad detectada, logrando de esta manera que la Organización no se vea afectada, administrativa y financieramente. Control El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos. Requisitos de un buen control •

Corrección de fallas y errores: El control debe detectar e indicar errores de planeación, organización o dirección.

•

Previsión de fallas o errores futuros: el control, al detectar e indicar errores actuales, debe prevenir errores futuros, ya sean de planeación, organización o dirección. El control es de vital importancia, ya que este establece medidas para

corregir las actividades, de tal modo que se alcancen los planes exitosamente; el control se emplea para crear mejor calidad, enfrentar el cambio, producir ciclos más rápidos, agregar valor y facilitar la delegación y el trabajo en equipo.

De acuerdo a esto se puede decir que el control se basa en la ejecución de las siguientes actividades: •

Planear y organizar: Los objetivos son los programas que desea lograr la empresa, los que facilitarán alcanzar la meta de esta. Lo que hace necesaria la planificación y organización para fijar qué debe hacerse y cómo.

•

Hacer: colocar en práctica lo planificado de acuerdo a la consecución de los objetivos, de allí se genera la información que proporciona detalles de lo realizado, es decir, se va a esclarecer cuáles son los hechos reales, la información debe ser clara, práctica y actualizada al evaluar, dicha información debe ser clara, práctica y actualizada al evaluar.

•

Evaluar: es la interpretación y comparación de la información obtenida con los objetivos trazados, se puedan tomar decisiones acerca de qué medidas deben ser necesarias tomar.

•

La mejora: es la puesta en práctica de las medidas que resolverán las desviaciones que hacen perder el equilibrio al sistema. De acuerdo a Chiavenato, I. (2005) las características de la función de

control son: •

Recoger información que mida el desempeño reciente dentro de la organización.

•

Comparar

el

desempeño

actual

con

desempeños

estándares

preestablecidos. •

De esa comparación, se determina si la organización debería modificarse para cumplir con los estándares preestablecidos.

Tipos de Control Según Bittel, R. (2002) los tipos de control son los siguientes: Control para Fomentar el Avance Este tipo de control previene los problemas por anticipado, es decir, se realiza antes de la actividad real, es dirigido al futuro. Los mismos son precisos debido a que permiten evitar problemas en lugar de tener que corregirlos después, sin embargo, estos controles requieren tiempo e información oportuna que muchas veces no son entendibles para desarrollarla. Control Concurrente Se lleva a cabo mientras la actividad está en proceso, permitiendo corregir los problemas antes de que se tornen demasiados costosos. La forma mejor conocida de este control es la supervisión directa, a través del mismo se puede supervisar las acciones de un empleado de manera directa; así como también, verificar de manera concurrente las actividades y corregir los problemas que puedan presentarse aunque se da cierto retraso entre la actividad y la respuesta correctiva, la demora es mínima.

Control de Retroalimentación Se lleva a cabo después de la acción, su principal inconveniente está en el momento en que llega la inflación ya que el daño está hecho. De igual forma, debe señalar que la retroalimentación tiene dos ventajas sobre el control de fomento al avance y el concurrente, primero la retroalimentación ofrece información significativa sobre la efectividad de su esfuerzo de planeación, si la retroalimentación señala poca variación entre el desempeño planeado y el real, es evidencia de que la planeación en general estaba sobre el objetivo, segundo el control de la retroalimentación puede mejorar la motivación de los empleados. Funciones del Control La fase de control es considerada como una función crítica del proceso administrativo, ya que a través del control, se logran detectar las posibles fallas que se hayan podido cometer en las fases previas de planificación, organización y dirección. Es el control quien se encarga de medir resultados y logros, comparándolos con las metas trazadas. Es un proceso que verifica el rendimiento durante su comparación con los estándares establecidos. Se da simultáneamente con las otras funciones de un sistema y está íntimamente relacionado con el planeamiento, pero actúa sobre las actividades de la empresa. Etapas del Proceso de Control De acuerdo con Stephen, P. (2005), las tres etapas principales del proceso de control son las siguientes:

•

Medición: los gerentes deben estar al tanto del desempeño real de la empresa, y para ello se debe contar con la información, la cual obtiene mediante observaciones personales, por informes estadísticos, orales o escritos.

•

Comparación: después que los directores han tomado la medida del rendimiento organizacional, se compara esta medida con algún estándar de rendimiento, el cual consiste en el nivel de actividad que sirve como parámetro de evaluación del rendimiento organizacional.

•

Las medidas Administrativas: luego de medir el rendimiento real y compararlo con los estándares de rendimientos establecidos, se procede a tomar medidas correctivas de ser necesario. Una acción correctiva es la actividad gerencial cuyo objetivo es elevar el rendimiento organizacional al nivel de los estándares de rendimiento.

Procedimientos Contables Según Catacora (2009), Procedimientos contables “son todos aquellos proceso, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones que realiza la empresa en los libros de contabilidad”. Posibles procedimientos contables que se pueden utilizar para el registro de las cuentas por cobrar. • •

Registro de Facturación Valuación de las cuentas por cobrar.

Las empresas conceden créditos a fin de aumentar las ventas, sin embargo es frecuente que se concentren en este objetivo y pierdan de vista los costos vinculados con las decisiones de concesión de crédito. Las ventas a crédito con frecuencia generan la necesidad de crear un departamento para: • • •

Investigar los antecedentes de crédito del cliente. Aprobar la concesión de crédito a los clientes. Intentar el cobro de cuentas vencidas.

Cuentas por cobrar Chillida, H. (1999: 110), manifiesta que las cuentas por cobrar “son las ventas del ejercicio todavía pendientes al cobro”. Cabe señalar que éstas son activos relativamente líquidos que generalmente se convierten en efectivo en un espacio de treinta (30) a sesenta (60) días. En este sentido se toma en consideración la antigüedad de cuentas por cobrar, la cual consiste en el análisis de los débitos que integran cada uno de los saldos a cargo de clientes, tomando como base la fecha de la factura o la fecha de vencimiento. Este análisis se utiliza como auxiliar en la determinación de saldos vencidos y de dudosa recuperación. Origen de las cuentas por Cobrar Atendiendo a su origen, se pueden formar dos grupos de Cuentas por Cobrar: • •

A cargo de clientes. A cargo de otros deudores.

Dentro del primer grupo se deben presentar los documentos y cuentas a cargo de clientes de la entidad, derivados de la venta de mercancías o prestación de servicios, que representen la actividad normal de la misma. En el segundo grupo, deberán mostrarse las cuentas y documentos por cobrar a cargo de otros deudores, agrupándolas por concepto y de acuerdo con su importancia, las cuentas a cargo de compañías tenedoras, subsidiarias, afiliadas y asociadas deben presentarse en renglón por separado dentro del grupo cuentas por cobrar, debido a que frecuentemente tienen características especiales en cuanto a su exigibilidad. La administración de las cuentas por cobrar es parte de la administración financiera del capital de trabajo, que tiene por objeto coordinar los elementos de una empresa para maximizar el patrimonio y reducir el riesgo de una crisis de liquidez y ventas, a través de un manejo óptimo de variables como políticas de crédito concedido a clientes y estrategia de cobros. Ventajas de Registrar en Cuentas Por Cobrar Según Quintanar (2007) Por la índole de sus operaciones, algunas empresas tienen necesidad de expedir recibos para el cobro de determinados renglones de ingreso. Entre ellos se encuentran: •

El cobro de rentas a los usuarios de bienes inmuebles o muebles.

•

El cobro de servicios prestados, como por ejemplo: reparación en talleres, de auto transportes y otras máquinas; suministro de energía eléctrica; suministro de servicio telefónico; cobro de fletes y pasajes a

grandes embarcadores; anuncios en la prensa; prestación de servicios profesionales, etc. •

Cobro periódico de intereses sobre inversión de capitales a largo plazo.

De esta necesidad ha nacido la Cuenta por Cobrar, que es un documento más completo que el simple recibo y cuyas características y ventajas son: • A través de ella se contabiliza el ingreso devengado, con oportunidad, creándose paralelamente el activo correspondiente. • Se controla la entrada de fondos previamente, pues el documento es una orden de cobro al cajero. • En la mayoría de los casos se evita el llevar cuenta personal a los deudores. • La Cuenta por Cobrar es necesariamente personal. • El sistema de Cuentas por Cobrar se emplea con ventaja absoluta y elimina las cuentas personales especialmente en aquellos casos en que se prestan servicios a clientes no regulares. Objetivo de la Administración de las Cuentas por Cobrar Según lo planteado por González (2007: 24) con respecto al objetivo que se persigue a la administración de las cuentas por cobrar

“debe ser no

solamente el de cobrarlas con prontitud, también debe prestarse atención a

las alternativas costo-beneficio que se presentan en los diferentes campos de la administración”. Políticas de crédito y cobranza Las ventas a crédito que realiza una empresa puede adoptar varias modalidades, formalidades y términos, lo que debe responder a un plan cuidadosamente estudiado, de acuerdo con las mejores conveniencias financieras de la empresa, con relación a su mercado de compradores y en competencia con otras empresas que ofrecen el mismo producto. Las políticas de crédito y los procedimientos de cobranzas mejoran la utilidad neta, reduciendo la cancelación de cuentas por incobrables e incrementando el flujo de efectivo y mejorando la relación con sus clientes. Para Van, James C. y Wachowicz, John (2002) las políticas de crédito y cobranza son: Uno de los factores más importantes que influyen en las cuentas por cobrar de una empresa. Los directivos pueden variar el nivel de cuentas por cobrar y mantener el equilibrio entre la rentabilidad y el riesgo. Reducir los estándares de crédito puede estimular la demanda, lo que, a su vez, debe traducirse en mayores ventas y utilidades. No obstante implica un costo mantener las cuentas adicionales por cobrar, además de un riesgo mayor de pérdidas por cuentas incobrables (p. 254). Cobranza La acción de exigir derechos ganados a una persona por prestación de servicios o venta de productos y se orienta a la asesoría financiera, pues el emisor tiene una de sus tareas enseñar al consumidor como manejar sus

deudas y a preparar presupuestos que les permiten obtener el pago de sus préstamos. Al respecto Dora L. Hernández (2004) define la cobranza como: El objetivo principal de la cobranza es mantener al corriente los saldos de los clientes e ingresos, el flujo de efectivo a la empresa, contar con base de datos actualizados para un mejor control de información aplicada a cobros y además se debe llevar un control estadístico examinar el desarrollo de los clientes (p. 205). Control Interno de las Cuenta por Cobrar La inclusión de la modalidad del crédito aplicado por las empresas para satisfacer las exigencias de los clientes que solicita este tipo de condición para realizar compras de bienes o servicios, obliga a la gerencia a controlar lo relacionado con las operaciones que tiene que ver con las cuentas por cobrar. Al respecto Brito, J (2006), reseña: Las cuentas por cobrar es sólo un elemento de todo el ciclo de operaciones que se denomina ciclo de ingresos, en el que están íntimamente relacionadas las operaciones de: a) Ventas. b) Despacho. c) Facturación. d) Créditos y cobranzas. e) Cuentas por cobrar. f) Caja.

Es este sentido es aconsejable implantar el control interno para controlar lo relacionado con cuentas por cobrar y simultáneamente resguardar el resto de las operaciones mencionadas porque si se perjudica una de estas operaciones la demás se verá afectada por la interrelación en su funciones que tiene una respecto de la otra. A continuación, Brito J. (2006: 343), menciona algunas medidas de control interno que deben ponerse en práctica en torno al ciclo de ingresos: Con respecto a las ventas Todo pedido de clientes debe ser sometido a revisión y aprobación antes del despacho de la mercancía. Con respecto a despachos •

Insistiendo en la separación de funciones, las personas encargadas del despacho, deben ser diferentes a las que controlan la mercancía en el almacén. Los empleados no deben tener acceso al almacén.

•

Las cantidades físicas a despachar deben ser verificadas con las que se mencionan en la nota de despacho al cliente.

•

Las notas de despacho deben estar pre numeradas y establecer un control sobre la secuencia de las mismas.

Con respecto a facturación

•

Deben estar separadas las funciones del departamento de facturación de las que realizan los departamentos de despacho y cuentas por cobrar.

•

Las facturas deben estar pre numeradas llevando un control adecuado para su existencia y uso.

•

Una vez elaborada la factura se procederá a verificarla en cuanto a precio, exactitud aritmética, rebajas etc.

En cuanto a crédito y cobranzas •

El

departamento

de

crédito

debe

ser independiente

de

los

departamentos de venta y cuentas por cobrar. •

Debe requerirse la aprobación de un funcionario responsable para: a. Dar de baja en libros de cuentas que resulten incobrables. b. Conceder descuentos fuera del periodo normal o exceso sobre

los términos usuales. •

Las notas de créditos por devoluciones y rebajas deben estar pre numeradas y su debidamente controlado.

•

Las facturas deben ser clasificadas por su antigüedad y ser revisada periódicamente por un funcionario responsable.

•

Las facturas dadas de baja en libros deben ser adecuadamente controladas y examinadas periódicamente con el objeto de gestionar su cobro.

Con respecto a cuentas por cobrar •

Mensualmente, como mínimo, deben ser cuadrados los auxiliares de cuentas por cobrar con el mayor general.

•

Es una práctica muy sana, enviar mensualmente estados de cuentas a los clientes.

•

Personas independientes del departamento de ventas, facturación y caja deben: a. Comparar los estados de cuentas mensuales con el balance de

comprobación y enviar directamente por correo los estados de cuenta, investigando las diferencias encontradas. b. Comparar el balance de comprobación y el análisis por antigüedad con el saldo en el mayor. c. Los empleados que llevan los mayores auxiliares de cuentas por cobrar deben ser rotados con frecuencia. d. Los despachos de mercancías en consignación debe ser manejados separadamente de las ventas y las cuentas por cobrar. Estos controles internos de las cuentas por cobrar descritas anteriormente, muestra la gerencia los correctivos necesarios que deben ser aplicados para la reducción de riesgos antes de otorgar créditos, vigilancias de la cuentas por cobrar evitar fraudes entre otras, que fueron previamente explicadas.

Bases Legales Los basamentos legales complementan el Marco Referencial, puesto que sus documentos sirven de soporte para la investigación. (Sabino C, 1999). A continuación se describe y correlaciona algunos de los más pertinentes a este estudio. Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (2000) La Constitución de la República Bolivariana de Venezuela contiene un conjunto de reglas de conducta obligatorias que el Gobierno de la Nación debe cumplir. De igual forma la Constitución es la norma suprema y el fundamento del ordenamiento jurídico. En la constitución venezolana en el Capítulo VII, denominado: De los Derechos Económicos, señala en el artículo N° 112 lo siguiente: El Estado promoverá la iniciativa privada, garantizando la creación y justa distribución de la riqueza, así como la producción de bienes y servicios que satisfagan las necesidades de la población, la libertad de trabajo, empresa, comercio, industria, sin perjuicio de su facultad para dictar medidas para planificar, racionalizar y regular la economía e impulsar el desarrollo integral del país (p. 38). En este artículo de la Carta Magna, se hace referencia a como el Estado promueve la iniciativa privada, siempre y cuando la organización garantice bienes y servicios que satisfaga a la población en general. Asimismo, le reconoce la libertad de trabajo y la facultad que tiene para planificar y establecer medidas o métodos que impulsen el desarrollo económico y social del país.

Código de Comercio, párrafo tres trata sobre la contabilidad Mercantil dice: Artículo 32.- Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual comprenderá, obligatoriamente, el libro Diario, el libro Mayor y el de Inventarios. Podrá llevar, además, todos los libros auxiliares que estimara conveniente para el mayor orden y claridad de sus operaciones. Articulo 34.- En el libro Diario se asentarán, día por día, las operaciones que haga el comerciante, de modo que cada partida exprese claramente quién es el acreedor y quién el deudor, en la negociación a que se refiere, o se resumirán mensualmente, por lo menos, los totales de esas operaciones siempre que, en este caso, se conserven todos los documentos que permitan comprobar tales operaciones, día por día. No obstante, los comerciantes por menor, es decir, los que habitualmente sólo vendan al Detal, directamente al consumidor, cumplirán con la obligación que impone este artículo con sólo asentar diariamente un resumen de las compras y ventas hechas al contado, y detalladamente las que hicieran a crédito, y los pagos y cobros con motivo de éstas. Articulo 35.- Todo comerciante, al comenzar su giro y al fin de cada año, hará en el libro de Inventarios una descripción estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus créditos, activos y pasivos, vinculados o no a su comercio.

El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de ganancias y pérdidas; ésta debe demostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos y las pérdidas sufridas. Definición de Términos Cobro: es la acción inmediata por la cual se pretende obtener la satisfacción de una obligación cualquiera que fuera esta. Control: Es un mecanismo preventivo y correctivo adoptado por la administración de una dependencia o entidad que permite la oportuna detección y corrección de desviaciones, ineficiencias o incongruencias en el curso de la formulación, instrumentación ejecución y evaluación de las acciones. Control Contable: Puede definirse como un procedimiento administrativo empleado para conservar la fiabilidad y veracidad en las transacciones y su contabilidad, así como el salvaguardar los activos y se vigile los registros financieros y que estén respaldados con la documentación necesaria. Control Interno: tiene como objeto salvaguardar y preservar los bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contraerán obligaciones sin autorización. Cuentas por Cobrar: son los créditos que se otorgan al cliente y otros deudores, por dinero, mercancías o servicios. Para la prestación de estados financieros, las cuentas y documentos por cobrar se clasifican ya sea como circulantes (cuando se espera cobrarlo en el término de un año o durante el ciclo de operaciones en curso, (es decir a corto plazo) o fijas (a largo plazo) y

esta se clasifica como cuentas y documentos por cobrar. Lineamientos: es un conjunto de acciones específicas que determinan la forma, lugar y modo para llevar a cabo una política en materia de obra y servicios relacionados con la misma. Meta organizacional: Es el propósito en si para el cual fue creado una organización y se mide a largo plazo. Organización: Cualquier sistema estructurado de reglas y relaciones funcionales diseñado para llevar a cabo políticas empresariales o más precisamente los programas de tales políticas.

CAPÍTULO III MARCO METODOLÓGICO

Todo trabajo de investigación debe tener bien especificado la metodología pues a través de ella se fijan las fases o etapas por las que atraviesa el estudio. Ubicar el tipo y diseño de investigación permite puntualizar eficazmente los lineamientos por los cuales se rige u orienta el estudio. Según Arias A, (1999), la metodología dependerá de los postulados que el investigador considere como válidos; pues será a través de la acción metodológica como recolecte, ordene y analice la realidad estudiada. Tipo de Investigación El tipo de investigación ayudará a determinar cuáles serán los pasos a seguir para el estudio de la investigación, de igual manera conocer las técnicas y métodos que se necesiten emplear para el mismo, en general determina todo el enfoque de la investigación influyendo el instrumento, y hasta la manera de cómo se analiza los datos recaudados. Así mismo, Hernández, Fernández y Baptista (2003:108) señalan, que “el tipo de investigación se refiere al plan o estrategia concebida para responder a las preguntas de la investigación”. Es importante señalar en este momento, que un buen estudio de factibilidad debe comenzar con una búsqueda de hechos y determinar claramente la problemática existente con la finalidad de presentar la solución. El presente proceso investigativo se concibió como un proyecto factible, basado en una investigación de campo de tipo descriptivo. Al respecto en el Manual de trabajos de Grado de Especialización y Maestrías y Tesis Doctorales (2006) señala:

El Proyecto Factible consiste en la investigación, elaboración y desarrollo de una propuesta de un modelo operativo viable para solucionar problemas, requerimientos o necesidades de organizaciones o grupos sociales; puede referirse a la formulación de políticas, programas, tecnologías, métodos o procesos. El proyecto debe tener apoyo en una investigación de tipo documental, de campo o un diseño que incluya ambas modalidades. Así mismo el Proyecto Factible comprende las siguientes etapas generales: diagnóstico, planteamiento y fundamentación teórica de la propuesta; procedimiento metodológico, actividades y recursos necesarios para su ejecución; análisis y conclusiones sobre la vialidad y realización del proyecto; y en caso de su desarrollo, la ejecución de la propuesta y la evaluación tanto del proceso como de sus resultados (p.21). Investigación de Campo Este trabajo de investigación está enmarcado bajo los lineamientos de una Investigación de Campo. Según Soto J, (2007), la investigación de campo se presenta mediante la manipulación de una variable externa no comprobada, en condiciones rigurosamente controladas, con el fin de describir de qué modo o por qué causas se produce una situación o acontecimiento particular. Podríamos definirla diciendo que es el proceso que, utilizando el método científico, permite obtener nuevos conocimientos en el campo de la realidad social. (Investigación pura), o bien estudiar una situación para diagnosticar necesidades y problemas a efectos de aplicar los conocimientos con fines prácticos (investigación aplicada). Por lo tanto, este tipo de investigación es también conocida como investigación “in situ” ya que se realiza en el propio sitio donde se encuentra el objeto de estudio. Ello permite el conocimiento más a fondo del investigador, puede manejar los datos con más seguridad y podrá soportarse

en diseños exploratorios, descriptivos y experimentales, creando una situación de control en la cual manipula sobre una o más variables dependientes (efectos). Por tanto, es una situación provocada por el investigador para introducir determinadas variables de estudio manipuladas por él, para controlar el aumento o disminución de esas variables y sus efectos en las conductas observadas. Diseño de la Investigación En cuanto al Diseño, el que se ajustó a esta investigación fue el Diseño No Experimental. Este tipo de diseño es también conocido como investigación “Ex Post Facto”, término que proviene del latín y significa después de ocurridos los hechos. Al respecto, Hernández S, y Otros (2005), afirman que en la investigación “Ex Post Facto” los cambios en la variable independiente ya ocurrieron y el investigador tiene que limitarse a la observación de situaciones ya existentes dada la incapacidad de influir sobre las variables y sus efectos. Por su parte, Ávila H, (2006), señala que en el Diseño No experimental el investigador no puede manipular directamente la variable independiente como ocurre en un estudio de corte experimental. Este trabajo de investigación se rige bajo las orientaciones de un diseño no experimental dado que la variable independiente no puede ser manipulada, por ende los investigadores solo pueden observar las condiciones en las que se desarrollan los hechos y a partir de ello analizar los datos. Nivel Descriptivo

Este trabajo de investigación se desarrolló bajo un nivel descriptivo, dado que se describieron los datos obtenidos y situaciones vinculadas al objeto de estudio. Al respecto, Murillo (2007), comenta que este tipo de investigación logra caracterizar un objeto de estudio o una situación concreta, señalar sus características

y

propiedades.

Combinada

con

ciertos

criterios

de

clasificación sirve para ordenar, agrupar o sistematizar los objetos involucrados en el trabajo indagatorio. Asimismo, para Hernández S, y Otros (2005), los estudios descriptivos buscan especificar las propiedades importantes de personas, grupos, comunidades o cualquier otro fenómeno que sea sometido a análisis. Población y Muestra La población constituye el objeto de la investigación, siendo el centro de la misma y de ella se extrae la información requerida para el estudio respectivo, es decir el conjunto de individuos, objetos, entre otros, que siendo sometidos al estudio, poseen características comunes para proporcionar los datos, siendo susceptibles de los resultados alcanzados. En este sentido, Morles, I, (2004), considera que la Población constituye siempre una totalidad. Las unidades que la integran pueden ser individuos, hechos o elementos de otra índole. Una vez identificada la población con la que se trabajará, entonces se decide si se recogerán datos de la población total o de una muestra representativa de ella. El método elegido dependerá de la naturaleza del problema y de la finalidad para la que se desee utilizar los datos.

En el presente proyecto la población estará conformada por los 04 empleados del área de cuentas por cobrar de la empresa Dimo, C.A, ubicada en Valencia, estado Carabobo. Cuadro N° 01. Características y Distribución de la Población Posición

Rango

Cantida

Localidad

Gerente

d 01

Interno

Encargada de Caja

01

Interno

Auxiliar de Cobranza

Empleada

01

Interno

Cobrador Motorizado

Empleado

01

Externo

Jefe de Administración Tesorera

Fuente: Dimo, C.A (2013) Cabe señalar, que si bien es cierto que la Población debe situarse claramente en torno a sus características de contenido, lugar y tiempo; también se puede establecer que la Muestra representa a un subgrupo de la Población, objeto del estudio y que se extrae cuando no es posible medir a cada una de las unidades de dicha Población. En virtud de que la población en este estudio fue de reducidas dimensiones (N=4), las investigadoras decidieron trabajar con el 100% de la población. Es oportuno mencionar, que en este caso no es necesario aplicar ningún procedimiento muestral, ya que cuando una población es reducida se toma en su totalidad para el estudio, en relación a ello Rodríguez, M. (2005: 82) opina que: “En este caso si se estudia a todos los individuos, no existirá diferencia entre la población y la muestra”.

La Muestra suele ser definida como un subgrupo de la población. Dentro de este trabajo de investigación la muestra va a estar representada por el número total de la población, es decir los 04 empleados del departamento de cuentas por cobrar de la empresa Dimo, C.A Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos Las Técnicas para la recolección de datos juegan un papel fundamental dentro de la investigación. Según Arellano N, (2005:36), se define como técnica, “la aplicación y selección que se haga de las pericias a utilizar ya que solo una adecuada utilización produce el efecto deseado, por lo tanto depende de la capacidad del investigador discernir cuál técnica, en qué forma y momento aplicarla”. Es necesario aplicar las técnicas que ayuden a conocer y confirmar la realidad observada, con sus necesidades e intereses, y que de forma eficaz permita ubicar la realidad objetiva del problema que afecta la vida social del individuo o comunidad. Asimismo, promover un conocimiento deseado por los actores claves para describir el funcionamiento de manera espontánea. Es por ello, que la técnica de investigación utilizada es la encuesta, se seleccionó esta técnica, porque le facilitó a las investigadoras un contacto directo con la fuente primaria que permitió obtener un conocimiento de la realidad. El instrumento tuvo como propósito recoger la información que sirvió de base para elaborar lineamientos de control en las cuentas por cobrar de la empresa Dimo, C.A, el mismo fue la elaboración de un cuestionario que se conformó de 15 preguntas cerradas con dos alternativas de respuestas.

Instrumento de Recolección de Datos Un instrumento es llevado a cabo por unas preguntas precisas sobre el tema que se aplican a unos actores claves para obtener datos y resultados en beneficios del investigador. Al respecto, Valderrama A, (2005), señala que un instrumento de recolección de datos, consiste en un formulario diseñado para registrar la información que se obtiene durante un proceso de investigación. Por lo tanto, el instrumento

aplicado en este trabajo de

investigación fue el Cuestionario. Cuestionario No cabe duda que el cuestionario es muy utilizado por investigadores así como por estudiantes que desean obtener algún título a través de un trabajo de investigación. Según Tamayo y Tamayo (1996), los cuestionarios en el proceso de investigación son una práctica común socorrida por los investigadores. Es recomendable para su aplicación que los mismos no sean extensos, con una sólida fundamentación teórica que los respalde. Validez y Confiabilidad del Instrumento Validez Según Bernal (2006: 214), la validez es: “un instrumento de medición que tiene que ver con lo que mide el cuestionario y cuán bien lo hace, La validez indica el grado con que pueden inferirse conclusiones a partir de los resultados obtenidos”.

En la investigación se realizó la validez del instrumento por juicios emitidos por expertos, a quienes se les suministró el instrumento y los objetivos de la investigación a fin de que lo revisaran y establecieran la relación variable-ítems. Revisada la investigación por parte de los expertos, pudieron determinar que el instrumento estaba apto para recoger la información requerida. Confiabilidad del Instrumento Por otra parte, la Confiabilidad y Credibilidad de un Instrumento, según Hernández S, y Otros (2005), se refiere a la consistencia de los resultados, es decir se logró a través del análisis de la información, esto implica la comprensión e internalización de las bases teóricas, el cuerpo de ideas y la realidad. Cuadro N° 02. Confiabilidad de un Instrumento Rangos De 0,81 – 1,00 De 0,61 – 0,80 De 0,41 –0,60 De 0,21 – 0,40 De 0,01 - 0,20 Fuente: Tamayo y Tamayo (1996)

Magnitud Muy Alta Alta Moderada Baja Muy Baja

Los resultados son interpretados de acuerdo a una tabla de relación que va desde la muy baja (de 0 a 0,20) hasta la muy alta (de 0,81 a 1). Se puede señalar que un instrumento es confiable si se ubica en la escala de Alta (de 0,61 a 0,80) o muy alta, es decir que su porcentaje de aceptación está por encima de 61%. Técnica de Análisis y presentación de la información

Por ser una investigación abordada por el enfoque cuantitativo, es necesaria la utilización de métodos matemáticos y estadísticos que permitirán medir los resultados de la técnica que se aplicará, así mismo, una vez procesado los resultados, se utilizaran tablas de frecuencia y gráficos de torta acompañados éstos de su respectiva explicación; de manera tal que los resultados de la investigación puedan reflejar claramente el cumplimiento de los objetivos.

Cuadro N° 3 Operacionalización de Variables Objetivo General: Proponer lineamientos de control para el departamento de cuentas por cobrar de Dimo, C.A. Técnicas e Objetivos Variable Definición conceptual Dimensiones Indicadores Específicos Instrumentos

Conocer las funciones de cada uno de los integrantes del departamento de cuentas por cobrar de la empresa Dimo, C.A. Describir el Sistema de Control Interno por el cual opera el Departamento Cuentas por Cobrar de la empresa Dimo, C.A Crear lineamientos de Control que mejore el funcionamiento del Departamento Cuentas por

Funciones del Dpto. de Cuentas por Cobrar

Control Interno

Crear Lineamientos

Cuentas por Cobrar: es la cuenta donde se registran los aumentos Grado de y las disminuciones derivados de responsabilidad la venta de conceptos distintos a del encargado mercancías o prestación de de las cuentas servicios, única y exclusivamente por cobrar a crédito documentados a favor de la empresa. Comprende el plan de la organización, todos los métodos coordinados y las medidas adoptadas en el negocio, para proteger sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables y promover la eficiencia en las operaciones. Explicaciones e instrucciones que son agrupadas, organizadas y expuestas de diferente manera para darle a un individuo la posibilidad de actuar de acuerdo a cómo sea requerido para cada situación.

Organización Estructura Organizativa

Observación Directa Cuestionario

División de Funciones Control Interno

Cuestionario

Toma de Acciones Correctivas

Necesidad Implementación de los lineamientos

Cuestionario Beneficio Disposición

CAPITULO IV PRESENTACION Y ANALISIS DE LOS RESULTADOS. Análisis de Resultados En esta parte del estudio se presentan los resultados, de acuerdo con los objetivos planteados, mediante el análisis e interpretación de los datos, cabe entonces señalar lo que al respecto establece Balestrini, M. (2004): El propósito del análisis e interpretación es resumir las observaciones llevadas a cabo de forma tal que proporcionen respuestas a las interrogantes de la investigación. Este proceso implica el establecimiento de categorías, la ordenación y manipulación de los datos para resumirlos y poder sacar algunos resultados en función de las interrogantes de la investigación (p. 149). Para ello se realizó el análisis de los resultados obtenidos en el instrumento diseñado para obtener información respecto al control de las cuentas por cobrar a través de un cuestionario aplicado en la empresa Dimo, C.A, el mismo proporciono una visión general sobre la problemática que padece a nivel administrativo y contable la área mencionada, logrando así apreciar algunas de las causas que lo originan, las mismas serán utilizadas para proponer las medidas correctivas y que aporten un pronta solución. De acuerdo a lo expuesto, se procedió a elaborar tablas y gráficos de torta expresados de manera porcentual para facilitar la comprensión de los resultados, manteniendo el orden de las preguntas contenidas en el instrumento de recolección de datos. A continuación se presenta los Ítems que presentara esta investigación:

1.- ¿Conoce usted la misión y visión de la organización? Cuadro N° 4 Ítems Si No Total

Frecuencia 4 0 4

Porcentaje 100 0 100%

Fuente: datos obtenidos del cuestionario 2014 Grafico # 1 Misión y Visión

Fuente: Goyo y Oliveros 2014

Análisis. Del personal encuestado al cual se le realizo la pregunta de si conocen la misión y visión de la organización, el 100%

de la población

afirmo que si la conocen, de acuerdo a esta respuesta el personal sabe y tiene conocimiento de la misión y visión.

2.- ¿Conoce usted de manera formal cuáles son sus funciones en el área de cuentas por cobrar? Cuadro N° 5 Ítems Si No Total

Frecuencia 1 3 4

Porcentaje 25 75% 100%

Fuente: datos obtenidos del cuestionario 2014 Grafico # 2 Funciones del Área

Fuente: Goyo y Oliveros 2014 Análisis. Ante la formulación de esta interrogante solo el 25% del personal encuestada conoce sus funciones y el 75%

restante no conoce estas

funciones. En relación a esta respuesta, indica que en líneas generales se carece de la necesaria formalidad para que cada empleado se identifique con las mismas.

3.- ¿Se encuentra claramente definidas las líneas de autoridad y responsabilidad? Cuadro N° 6 Ítems Si No Total

Frecuencia 4 0 4

Porcentaje 0% 100% 100%

Fuente: datos obtenidos del cuestionario 2014 Grafico # 3 Autoridad y Responsabilidad

Fuente: Goyo y Oliveros 2014 Análisis. El 100% respondió positivamente, es decir si están definidas las líneas de autoridad y responsabilidad.

4.- ¿Se aplica lineamientos de control interno en el área de cuentas por cobrar? Cuadro N° 7 Ítems

Frecuencia Si 0 No 4 Total 4 Fuente: datos obtenidos del cuestionario 2014

Porcentaje 0% 100% 100%

Grafico # 4 Control Interno

Fuente: Goyo y Oliveros 2014 Análisis.

Del personal encuestado el 100% manifiestan no aplicar

lineamientos de control. Según la información recabada se evidencio que el personal involucrado en el área no sigue ningún lineamiento específico al realizar las actividades, lo cual constituye un aspecto negativo para dicho proceso.

5.- ¿La organización ha establecido políticas para el otorgamiento de créditos? Cuadro N° 8 Ítems Si No Total

Frecuencia 0 4 4

Porcentaje 0% 100% 100%

Fuente: datos obtenidos del cuestionario 2014 Grafico # 5 Políticas de Crédito

Fuente: Goyo y Oliveros 2014 Análisis. Del análisis de los datos capturados con esta pregunta el 100% de los encuestados indico que en la organización no se han definido políticas para el otorgamiento de créditos. Con estos resultados se entiende que la empresa no se ajusta a principios de planificación por lo que retrasa la ejecución de los procesos respectivos a los créditos.

6.- ¿todo el personal involucrado en el proceso de cuentas por cobrar tiene conocimiento de estas políticas? Cuadro N° 9 Ítems

Frecuencia Si 0 No 4 Total 4 Fuente: datos obtenidos del cuestionario 2014

Porcentaje 0% 100% 100%

Grafico # 6 Conocimiento de Políticas

Fuente: Goyo y Oliveros 2014 Análisis.

El 100% del personal encuestado afirma que no tienen

conocimiento de estas políticas, de esta respuesta se deriva que la gerencia no ha establecido políticas esto va en concordancia con la respuesta de la pregunta anterior.

7.- ¿Antes de otorgar los créditos solicitados por los clientes se realiza la autenticidad de los datos suministrados? Cuadro N° 10 Ítems

Frecuencia Si 2 No 2 Total 4 Fuente: datos obtenidos del cuestionario 2014

Porcentaje 50% 50% 100%

Grafico # 7 Autenticidad de Datos

Fuente: Goyo y Oliveros 2014 Análisis. Se pueden apreciar los resultados obtenidos con la aplicación de este ítem,

el 50% de los encuestados, equivalente a 2 personas de la

población, al formulársele esta interrogante respondió de manera negativa la verificación de la autenticidad de los documentos presentados, y por su parte el otro 50% indicó que antes de otorgar los créditos solicitados por los clientes, se verifica la autenticidad de los documentos presentados. Cabe señalar en el contexto de las respuestas obtenidas, que al no verificarse la documentación se incrementa la posibilidad de no recuperar el crédito otorgado, lo cual es perjudicial desde el punto de vista financiero y administrativo.

8.- ¿Los créditos solicitados por los clientes de la organización son evaluados bajo las políticas, normas y procedimiento establecidos?

Cuadro N° 11 Ítems

Frecuencia Si 1 No 3 Total 4 Fuente: datos obtenidos del cuestionario 2014

Porcentaje 25% 75% 100%

Grafico # 8 Evaluación de Créditos

Fuente: Goyo y Oliveros 2014 Análisis. A través del procesamiento de los datos recabados con la aplicación de esta interrogante, se pudo conocer que los créditos solicitados por los clientes de la organización no son evaluados en función a políticas establecidas, habiéndolo manifestado así el 75% de los encuestados y el otro 25% si son evaluados. En relación a esta repuesta se determinó que las políticas no se aplican porque no están establecidas.

9.- ¿Existen parámetros para el tiempo de cobranza de las facturas pendientes? Cuadro N° 12 Ítems Si No Total

Frecuencia 4 0 4

Porcentaje 100% 0% 100%

Fuente: datos obtenidos del cuestionario 2014 Grafico # 9 Parámetros de Cobranza

Fuente: Goyo y Oliveros 2014 Análisis. Ante la formulación de esta interrogante el 100% de los encuestados manifestó que si existen parámetros para el tiempo de la cobranza. De esta relación se deriva que la organización ha establecido parámetros para que los empleados involucrados en el área mantengan los tiempos de cobranza.

10.- ¿Los Parámetros establecidos para el tiempo de cobranza son aplicados constantemente? Cuadro N° 13 Ítems

Frecuencia Si 1 No 3 Total 4 Fuente: datos obtenidos del cuestionario 2014

Porcentaje 25% 75% 100%

Grafico # 10 Aplicación de Parámetros

Fuente: Goyo y Oliveros 2014 Análisis. El 75% de los encuestados coinciden en que no se aplican los parámetros para el tiempo de cobranza y el 25% restante que si aplican estos parámetros, se evidencia a través de esta relación de respuestas, que en líneas generales y en lo que respecta a las cobranzas, este proceso no se ejecuta en función a un principio administrativo fundamental como lo es la planificación, el cual permite la eficiencia operativa y gerencial.

11.- ¿Existe una adecuada segregación de funciones entre aprobación y registro de los créditos? Cuadro N° 14 Ítems

Frecuencia Si 1 No 3 Total 4 Fuente: datos obtenidos del cuestionario 2014

Porcentaje 75% 25% 100%

Grafico # 11 Segregación de Funciones

Fuente: Goyo y Oliveros 2014 Análisis. este ítem muestra que el 75% de los encuestados considera que la segregación de funciones en el área no se encuentran bien definidas puesto que hay funciones contables que deben ser llevadas por otro usuario, mientras que el 25% si las considera definida.

12.- ¿Se otorga crédito a clientes de la organización que hubieran incurrido en situación de mora? Cuadro N° 15 Ítems

Frecuencia Si 3 No 1 Total 4 Fuente: datos obtenidos del cuestionario 2014

Porcentaje 75% 25% 100%

Grafico # 12 Clientes en situación de mora

Fuente: Goyo y Oliveros 2014 Análisis. Los resultados alcanzados en este ítem mismos indican que el 75% de los encuestados expresó que sí se otorga créditos a clientes de la organización que hubieren incurrido en situación de mora (siete días de vencimiento). Por su parte, el 25% restante respondió que no se otorga créditos a los clientes en situación de mora. Cabe señalar entonces, que el proceso bajo este criterio representa una debilidad de carácter operativo y administrativo que compromete el patrimonio de la organización y en consecuencia, su rentabilidad.

13.- ¿Existe algún control para identificar y registrar las transferencias y/o depósitos realizados por los clientes? Cuadro N° 16 Ítems

Frecuencia Si 3 No 1 Total 4 Fuente: datos obtenidos del cuestionario 2014

Porcentaje 75% 25% 100%

Grafico # 13 Identificación de transferencias y depósitos

Fuente: Goyo y Oliveros 2014 Análisis. Se observa que el 75% de los encuestados considera que la empresa si tiene manera de identificar las transferencias y/o depósitos realizados por los clientes, por lo que el 25% afirma lo contrario. En este contexto cabe señalar que es prioritario que el personal que maneja el área continúe esta guía de carácter operativo.

14.- ¿Existe algún control para identificar y contabilizar los cheques devueltos en la cobranza? Cuadro N° 17 Ítems

Frecuencia Si 2 No 2 Total 4 Fuente: datos obtenidos del cuestionario 2014

Porcentaje 50% 50% 100%

Grafico # 14 Cheques devueltos

Fuente: Goyo y Oliveros 2014 Análisis. Se observa que un 50% de los encuestados afirma que si existe un control para identificar los cheque devueltos de clientes, mientras que un 50% restante afirma que no se lleva, es decir que hay opiniones dividas por lo que se genera un debilidad en el área, ya que no todo el personal está contabilizando la cobranza en el mismo orden de ideas.

15.- ¿Frecuentemente se realizan análisis de saldos de las cuentas por cobrar? Cuadro N° 18 Ítems

Frecuencia Si 2 No 2 Total 4 Fuente: datos obtenidos del cuestionario 2014

Porcentaje 50% 50% 100%

Grafico # 15 Análisis de los saldos de cuentas por cobrar

Fuente: Goyo y Oliveros 2014 Análisis. El 50% de los encuestados indica que el área de cuentas por cobrar no realiza análisis de saldos con frecuencia, mientras que el otro 50% afirma que si se realizan dichos análisis. Esto indica inestabilidad contable, ya que no se estaría obteniendo el status de deuda de cada cliente frecuentemente.

CAPITULO V PROPUESTA

LINEAMIENTOS DE CONTROL EN LAS CUENTAS POR COBRAR DE LA EMPRESA DIMO, C.A.

Presentación de la propuesta En la actualidad las empresas viven en constante cambio, no solo por su crecimiento económico sino también por los cambios paulatinos de la economía de un país, en el caso se presenta situaciones y cambios inesperados tanto a nivel administrativo y financiero, por lo que es de gran importancia

que

las

empresas

generen

lineamientos,

políticas

y

procedimientos que aseguren el buen funcionamiento de la organización de tal manera que se pueda alcanzar las metas propuestas satisfaciendo las necesidades de la empresa. Es por esto que se presenta la necesidad de establecer lineamientos en el área de cuentas por cobrar de Dimo, C.A los cuales permitirán establecer políticas para la asignación de créditos, así como también hacer cumplir los plazos para la cancelación de las facturas pendiente y llevar una secuencia de orden de todos y cada uno de los procesos que involucra las cuentas por cobrar, facilitando a cada persona involucrada conocer su responsabilidad y compromiso

en el área. Una vez que se apliquen los lineamientos

propuestos la empresa comenzara a obtener resultados más eficientes a un nivel competitivo que le permitirá planificar y disponer de efectivo con más rapidez, evitando los altos saldos de cuentas incobrables. De igual forma

aplicando políticas de asignación de crédito le permitirá conocer su cartera de clientes, manteniéndola con clientes que cumpla con un perfil establecido asegurando el cobro de las factura a tiempo en una gran porcentaje.

Justificación de la propuesta La implementación de lineamientos de control es de gran importancia para la empresa ya que al establecer parámetros de cobranza y políticas de otorgamiento de crédito le permitirá a la organización planificar con saldos y cuentas reales la disponibilidad del efectivo para el logro de sus objetivos, teniendo en cuenta que esta le ayudara a mejorar el funcionamiento operativo y financiero, ya que la empresa también tiene compromisos monetarios con los que debe cumplir. Objetivo General •

Establecer lineamientos de control para el departamento de cuentas por cobrar de Dimo, C.A.

Objetivos Específicos •

Definir Procedimientos para la agilización y efectividad de la cobranza.

•

Determinar cuáles son los clientes que califican según los términos regulares del crédito y el límite que deberán recibir.

•

Revisar permanentemente los saldos vencidos de las cuentas por cobrar y de cobro dudoso.

Metas

La presente propuesta tiene como finalidad contribuir a establecer lineamientos en los procesos realizados por el área de cuentas por cobrar que permitan un eficaz y óptimo control de las facturas pendientes y de los clientes a los que se les asigna créditos, permitiendo a su vez un control más exacto de los ingresos de efectivos por este concepto. Estructura de la propuesta. Fase I Definir Procedimientos para la Agilización y Efectividad de la Cobranza La gestión de cobranza es un proceso de gran importancia para la organización puesto que según los resultados genere se lograra cumplir con los objetivos propuestos. En tal sentido detallamos una serie de procedimientos que permitan agilizar la gestión de cobranza: •

Planificar y coordinar la gestión de cobro de acuerdo a la fechas de vencimientos de cada factura.

•

Realizar las gestiones de cobro de manera persistente, enviando los estados de cuenta del cliente, por correo, comunicaciones, fax, etc.

•

Hacer seguimiento a cada factura tomando en cuenta que la misma debe ser cobrada a la fecha de vencimiento.

•

Mantener siempre una buena relación comercial con el cliente buscando siempre prestar un buen servicio y la satisfacción de ambas partes.

Estrategia y Acciones •

Evaluar constantemente los reportes de las ventas a créditos y facturas pendientes para su cobro oportuno.

•

Supervisar la gestión de cobranza y reducir los márgenes de pérdidas incobrables.

Beneficios •

Cumplir con la planificación y objetivos de la empresa.

Fase II Determinar cuáles son los clientes que califican según los términos regulares del crédito y el límite que deberán recibir. En este sentido se trata de evaluar las líneas de crédito y la cartera de clientes que se maneja conociendo la solidez financiera de cada cliente, para estos debemos aplicar los siguientes términos: •

Considerar la solicitud de requisitos al cliente basados en los documentos que se exigen tales como: referencias comerciales, referencias bancarias y estados de cuenta, registro mercantil, estados financieros auditados avalados por contador público colegiado, número de registro de información fiscal (RIF), la última declaración del impuesto sobre la renta y del impuesto al valor agregado (en caso que aplique).

•

Estimar la probabilidad del futuro deudor para determinar si está o no dentro de los límites de aceptación.

•

Determinar cuáles son los clientes que califican según los términos regulares del crédito y la cantidad del crédito que deberá recibir.

•

Analizar la posición financiera del cliente y evaluar los factores que pueden afectarlas en un futuro.

•

El crédito otorgado al cliente dependerá de la capacidad financiera analizada y el número de cuotas en el cual deberá pagar.

•

El periodo de tiempo para el cual se asignara los créditos será el tiempo establecido por la organización.

Estrategia y Acciones •

Evaluar y analizar de manera severa la posición financiera de cada cliente.

•

Supervisión constante de los otorgamientos de crédito.

Beneficios •

Reducir márgenes de créditos a clientes que no califiquen con los términos regulares.

•

Reconocer las cuentas de alto riesgo.

Fase III

Revisar permanentemente los saldos vencidos de las cuentas por cobrar y de cobro dudoso. De acuerdo a las necesidades de cada empresa se debe medir y controlar los saldos de las cuentas por cobrar, ya que las mismas representan efectivo para la empresa y en base a la disponibilidad realiza planificación para atender sus compromisos, es por ello que se pueden establecer algunos parámetros para revisar permanentemente los saldos vencidos: •

Generar reporte constante de las cuentas por cobrar para analizar cuales están vencidas y su grado de significación

dentro de las

ventas a créditos. •

Conciliar los saldos individuales de cada cliente con el saldo total de las cuentas por cobrar.

•

Vigilar la exposición de los saldos de cuentas por cobrar ante de la inflación y devaluación de la moneda.

•

Medir el tiempo en que el crédito permanece pendiente.

Estrategias y Acciones •

Mantener un constante monitoreo de los saldos de cuentas por cobrar.

•

Determinar la amplitud del periodo de crédito.

•

Aplicar el debido procedimiento para solicitar la cancelación de la deuda pendiente.

Beneficios •

Elaborar juicios razonablemente exactos de la probabilidad de incumplimiento de los clientes.

•

Reducir al mínimo las perdidas en cuentas de cobro dudoso.

Factibilidad de la propuesta Establecer lineamientos de control para las cuentas por cobrar de Dimo, C.A. es una propuesta totalmente factible y aplicable ya que se ajusta a las necesidades detectadas en la investigación, pudiendo la empresa aplicarla en vista de que cuenta con los recursos necesarios. En cuanto a la factibilidad humana u operacional, se puede decir que la empresa cuenta con un personal capacitado en conocimientos necesarios para implementar lineamientos de control desarrollándose sin mayor dificultad. No obstante para fomentar un mayor interés en los empleados se deben realizar charlas de información donde se especifiquen los objetivos y funciones dentro de los nuevos lineamientos. En lo referente a la factibilidad técnica, la empresa cuenta con las herramientas necesarias que le permite implementar de manera rápida los lineamientos propuestos facilitando comodidad y equipos tecnológicos para dar inicio a los controle. A nivel de factibilidad económica. Se considera viable para la empresa ya que la implementación de la misma no representa una inversión fuera del alcance de la empresa.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Conclusiones Los lineamientos de control de las cuentas por cobrar son de suprema importancia para el manejo eficiente de estos recursos financieros. Cabe destacar que todo departamento y/o unidad que maneje recursos financieros requiere dimensión contable y financiera. Al desarrollar esta investigación se afianzo a una revisión bibliográfica y al análisis de los resultados obtenidos del estudio aplicado, a través de los instrumentos metodológicos, se llegó a la conclusión:

La empresa Dimo, C.A actualmente presenta una gran debilidad en los procedimientos y lineamientos que deben cumplir para las gestiones de crédito y cobranza, la cual no le permite medir con exactitud la cartera de clientes a crédito que maneja, así como la gestión de cobranza e ingresos mensuales disponibles para un periodo de tiempo. Por otra parte el personal que allí labora aun cuando cuenta con las herramientas necesarias para el mejoramiento de los procesos, indica que en su gran mayoría los errores y deficiencias son producto de las gestiones del dueño quien es el que autoriza los créditos sin cumplir con los lineamientos establecidos. Del mismo modo la empresa debe contribuir a que las finanzas del departamento sean más prosperas y eficientes. Sin duda, el aspecto económico y

contable es el reflejo de cada una de los movimientos de

cualquier organización y por lo tanto, facilitan el proceso de decisión para la mejora de dicha contribución. De manera que los lineamientos de control representan un diseño con la finalidad de conducir correctamente a la organización a una gestión más eficiente y por ende al logro de sus objetivos. Recomendaciones Las entidades que manejan recursos financieros deben regirse por normas establecidas por las leyes, cumpliéndolas de forma eficiente para que se obtengan resultados positivos, es recomendable que la empresa

aplique estas medidas para un óptimo control de actividades financieras y contables al igual que sus registros y operaciones diarias. En base a los resultados obtenidos, se considera necesario realizar las siguientes

recomendaciones,

particularmente

al

departamento

de

Administración específicamente el área de cuentas por cobrar de la empresa Dimo, C.A, ya que esta le proporciona una orientación en cuanto a las debilidades que existen en el proceso de control de las cuentas por cobrar y flujo de efectivo entre las cuales están: Implementar los lineamientos necesarios para agilizar su gestión de créditos y cobranzas y así asegurar una planificación eficiente, evitando los pagos de moras y grandes saldos de cuentas incobrables. Se debe manejar una cartera de clientes que cumpla con los requerimientos establecidos, para de esta forma realizar seguimiento individual por cada cliente. Organizar y planificar las actividades área de cobranza,

asignando

responsabilidades al personal, para realizar una gestión de cobro eficiente y así alcanzar metas propuestas. Es importante tomar en cuenta que la capacitación es de gran importancia por tal motivo, se recomienda realizar cursos de adiestramiento para mejora de las gestiones en el área, así como involucrar al dueño en cada una de estas actividades para concientizar de la gran importancia que tiene esta partida en la organización. Así mismo se sugiere implementar políticas de motivación e incentivo hacia los empleados para aumentar su productividad hacia el logro de los

objetivos, haciendo que se identifique con la misión y visión de la organización.

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ANEXOS