Dear Customer

Birchgrove Post Office® 83 Caerphilly Road, Birchgrove, Cardiff, CF14 4AE

Decision - move to new premises & branch modernisation I’m writing further to my colleague’s letter to confirm that we will be proceeding with our proposal to move the above Post Office branch to Birchgrove Newsagent, 54 Birchgrove Road, Cardiff, CF14 1RT, where it will operate as one of our new local style Post Office branches. We received a small number of comments from customers and local representatives during the local public consultation period. The majority of feedback was positive, with customers welcoming the move to the proposed new location and the longer opening hours that would be available following the change. Other feedback commented on parking and access at the new location. This feedback helped me to understand customers’ concerns and to make sure that all such information was taken into account before finalising our plans. By way of background, the move of this branch is part of our modernisation and investment plans for the Post Office network. As part of the programme we asked our Postmasters whether they wished to stay with the network and, with the existing Postmaster’s wish to leave the network, it was important to find a viable and sustainable location for the Post Office in the local community. A number of factors are taken into account when considering a new appointment including, access, size of the premises and suitability of the operator. The processes we follow are established and robust and the new operator was appointed following the successful completion of our application process. While I acknowledge the concerns raised about parking and traffic in the area, it is fair to say that this is a problem faced in many locations nationwide. When looking at service provision in an area, we are mindful of the needs of our customers and although the availability of parking spaces and traffic conditions are outside the direct control of Post Office Limited, I have reviewed this further. I can confirm that there is limited off road parking at the new site, as well as roadside parking nearby. In addition, the new operator will engage with the local authority about the provision of a dedicated disabled bay in close vicinity to the store. For those accessing the new branch on foot, it is a few minutes walk from the current branch. I am therefore satisfied that parking and access to the proposed branch will not significantly impede customer access to Post Office services and will be sufficient to meet the needs of customers using the new branch. However, it’s clear that the Post Office plays an important part in the lives of customers, particularly to elderly and disabled customers and we want to make our services as accessible as possible. Our new operator fully understands they are responsible for making sure that their premises meet with all relevant legislation and I am pleased to confirm that they will be making adjustments to improve access for customers before the new Post Office opens. Work will be carried out to widen the entrance door and a new permanent ramp will be installed providing easy access into the premises. Inside Birchgrove Newsagent, the new branch will be built in line with Post Office specifications, making sure there is sufficient space for the new style local Post Office to operate alongside the retail offer.

We will be working closely with the new operator on the internal layout and some fixtures, fittings and displays will be re-aligned or removed as appropriate, to make sure there is clear access into the premises. Shopping aisles and the queuing area will be kept free from obstructions and adequate room provided for customers and a wheelchair to move around the store with ease. The new local style Post Office will operate from a Post Office serving point located at the shop counter, enabling customers to carry out a wide range of Post Office products and services alongside retail transactions. The change also means that the Post Office hours are aligned to the store so customers will benefit from longer opening hours, including Saturday afternoons, Sunday opening and slightly longer opening times throughout the week, so customers can spread their visits throughout the week and use our services at times that suit them better. Although the cash machine will not be transferring to the new site, customers will still be able to access cash from their Post Office card account and obtain everyday banking services throughout the extended opening times provided by our new operator. Outside of the opening hours of the new branch, customers can use the Post Office cash machine at Whitchurch Road Post Office. Additionally, there are a number of free to use 24 hour cash machines in the Birchgrove area. Details of the new service are provided at the end of this letter together with a product list, which lets you know which services will be available. I have carefully considered our original proposal, the feedback received during the public consultation period along with the impact on local residents and the wider community. Having also reviewed pedestrian and vehicular access to the new site, I am confident that the new branch is suitably located and that this new way of offering Post Office services will meet customer needs, whilst helping to provide long term viability and future sustainability for the branch. The current branch closed at 17:30 on Thursday 6 August 2015, with the new branch opening, at Birchgrove Newsagent, 54 Birchgrove Road, at 13:00 on Thursday 14 August 2015. If there are any unforeseen schedule changes which mean these dates change, posters will be displayed in branch to let customers know. During transfer of the Post Office, customers requiring Post Office facilities may use any convenient Post Office service. Details of two alternative Post Office branches are provided below for your convenience: 

Whitchurch Post Office, 53 Merthyr Road, Whitchurch, Cardiff, CF14 1XG



Whitchurch Road Post Office, 100 Whitchurch Road, Cardiff, South Glamorgan, CF14 3LY

You can also find a copy of this letter on our website at postofficeviews.co.uk. When entering the website you will be asked to enter the code for this branch: 155611 This change to the Post Office network is being carried out in accordance with the Code of Practice for changes to the network, as agreed with the independent statutory consumer watchdog. A full copy of the Code of Practice is available on our website at www.postoffice.co.uk/transforming-post-office, or by contacting us at the address provided at the end of this letter. Thank you for considering our proposal. Yours sincerely

Will Russell Regional Network Manager

How to contact us:

To get this information in a different format, for example, in larger print, audio or braille please contact the Customer Helpline on 03457 22 33 44 or Textphone 03457 22 33 55. Birchgrove Post Office information sheet Address

Birchgrove Newsagent 54 Birchgrove Road Cardiff CF14 1RT

Opening hours Monday Tuesday Wednesday Thursday Friday Saturday Sunday Distance Products & Services Accessibility & accessibility works

08:30 08:30 08:30 08:30 08:30 08:30 08:30

– – – – – – –

19:00 19:00 19:00 19:00 19:00 18:00 13:00

322 metres away from the current branch, along varied terrain. The majority of Post Office products and services will still be available. Access and facilities Access will be via a permanent ramp with a wide door at the entrance. Internally, there will be a hearing loop and space for a wheelchair. Parking There is limited off road parking outside the premises. There is also roadside parking nearby.

Retail

Date of Relocation

Convenience store

Thursday 14 August 2015 at 13:00

Birchgrove Post Office® services available Your Postmaster or our Customer Helpline on 03457 223344 will be happy to help you with any queries about product availability or provide you with details of maximum value of transactions. Customers can also shop online at www.postoffice.co.uk New branch Mail First & Second Class mail  Stamps, stamp books (1st class 6 & 12 only, 2nd class 12 only) Special stamps (Christmas issue only) & postage labels Signed For Special Delivery Home shopping returns Inland small, medium & large parcels Express & contract parcels

      Express 24 & 48

British Forces Mail (BFPO) International letters & postcards (inc. signed for & Airsure) International parcels up to 2kg & printed papers up to 5kg Parcelforce Worldwide International parcels Articles for the blind (inland & international) Royal Mail redirection service Local Collect Drop & Go Withdrawals, deposits and payments Post Office Card Account Personal & Business Banking cash withdrawals, deposits & balance enquiries using a card & enveloped cheque deposits. Also barcoded deposit slips. Postal orders Moneygram Change giving Bill payments Automated bill payments (card or barcoded) Key recharging Transcash (without barcode)

            

Licences Rod fishing licences

    

Travel Pre-order travel money



On demand travel money Travel insurance referral

Euros

   

Mobile Top-ups & E vouchers Payment by cheque Products marked  are available at Whitchurch Post Office, 53 Merthyr Road, Whitchurch, Cardiff, CF14 1XG

Mon – Fri Sat

Opening times: 09:00 – 17:30 09:00 – 12:30

Annwyl Gwsmer Swyddfa Bost® Birchgrove 83 Heol Caerffili, Birchgrove, Caerdydd, CF14 4AE Penderfyniad – symud i adeilad newydd a moderneiddio’r gangen Rwy'n ysgrifennu ymhellach at lythyr fy nghydweithiwr i gadarnhau y byddwn yn bwrw ymlaen â'n cynnig i symud gangen Swyddfa'r Post uchod i Birchgrove Newsagent, 54 Heol Birchgrove, Caerdydd, CF14 1RT, lle y bydd yn gweithredu fel un o'n arddull lleol newydd canghennau Swyddfa'r Post. Derbyniwyd nifer fach o sylwadau gan gwsmeriaid a chynrychiolwyr lleol yn ystod y cyfnod ymgynghori lleol. Roedd y rhan fwyaf o’r adborth yn gadarnhaol, gyda’r cwsmeriaid yn croesawu symud i’r lleoliad arfaethedig newydd a’r oriau agor hwy fyddai ar gael yn sgil y newid. Roedd adborth arall yn rhoi sylwadau am barcio a mynediad yn y lleoliad newydd. Roedd yr adborth hwn o gymorth i mi ddeall pryderon cwsmeriaid a sicrhau bod pob gwybodaeth o’r fath yn cael ei hystyried cyn terfynu ein cynlluniau. O ran cefndir, mae symud y gangen hon yn rhan o’n cynlluniau moderneiddio a buddsoddi ar gyfer rhwydwaith Swyddfa’r Post. Fel rhan o’r rhaglen, gofynnwyd i’n Postfeistri a oeddent yn dymuno aros gyda’r rhwydwaith ac, yn sgil dymuniad y Postfeistr presennol i adael y rhwydwaith, roedd yn bwysig dod o hyd i leoliad ymarferol a chynaliadwy ar gyfer Swyddfa’r Post yn y gymuned leol. Mae nifer o ffactorau’n cael eu hystyried wrth feddwl am benodiad newydd, yn cynnwys maint yr adeilad ac addasrwydd y gweithredwr. Mae’r prosesau yr ydym yn eu dilyn yn rhai cadarn sydd wedi eu sefydlu a chafodd y gweithredwr newydd ei benodi ar ôl llwyddo i gwblhau ein proses ymgeisio. Er fy mod yn cydnabod y pryderon a fynegwyd am barcio a thraffig yn yr ardal, mae’n deg dweud bod llawer o leoliadau ar draws y wlad yn wynebu’r un broblem. Wrth ystyried darpariaeth gwasanaeth mewn ardal, rydym yn ystyried anghenion ein cwsmeriaid, ac er bod argaeledd mannau parcio ac amodau traffig y tu hwnt i reolaeth uniongyrchol Swyddfa’r Post Cyfyngedig, rwyf wedi adolygu hyn ymhellach. Gallaf gadarnhau bod lleoedd parcio cyfyngedig oddi ar y ffordd yn y safle newydd, yn ogystal â mannau parcio ar y ffordd gerllaw. Yn ogystal, bydd y gweithredwr newydd yn cysylltu â’r awdurdod lleol ynghylch darparu lle parcio i bobl anabl yn agos at y siop. Ar gyfer y rheiny fydd yn cerdded i’r gangen newydd, mae’n daith gerdded o ychydig funudau o’r gangen bresennol. Rwyf yn fodlon felly na fydd parcio a mynediad i’r gangen arfaethedig yn rhwystro cwsmeriaid yn sylweddol rhag cael mynediad i wasanaethau Swyddfa’r Post ac y bydd yn ddigonol i fodloni anghenion cwsmeriaid sy’n defnyddio’r gangen newydd. Fodd bynnag, mae’n amlwg bod Swyddfa’r Post yn chwarae rhan bwysig ym mywydau cwsmeriaid, yn arbennig yr henoed a chwsmeriaid anabl ac rydym eisiau gwneud ein gwasanaethau mor hygyrch â phosibl. Mae ein gweithredwr newydd yn deall yn iawn eu bod yn gyfrifol am sicrhau bod eu hadeilad yn bodloni’r holl ddeddfwriaeth berthnasol ac mae’n bleser gennyf gadarnhau y byddant yn gwneud addasiadau i wella mynediad i gwsmeriaid cyn bod y Swyddfa Bost newydd yn agor. Bydd gwaith yn cael ei wneud i ehangu’r drws mynediad a bydd ramp newydd parhaol yn cael ei osod gan ddarparu mynediad hawdd i’r adeilad. Y tu mewn i Siop Bapurau Birchgrove, bydd y gangen newydd yn cael ei hadeiladu yn unol â manylebau Swyddfa’r Post, gan sicrhau bod digon o le i’r Swyddfa Bost leol newydd weithredu ar y cyd â’r siop fanwerthu.

Byddwn yn gweithio’n agos gyda’r gweithredwr newydd ar y cynllun mewnol a bydd rhai gosodiadau ac arddangosfeydd yn cael ei haildrefnu neu eu symud lle y bo’n briodol, er mwyn sicrhau bod mynediad clir i mewn i’r adeilad. Bydd y silffoedd siopa a’r man aros yn cael eu cadw’n glir rhag rhwystrau ac yn rhoi digon o le i gwsmeriaid a chadair olwyn symud o gwmpas y siop yn hawdd. Bydd y Swyddfa Bost leol newydd yn gweithredu o fan gwasanaeth Swyddfa’r Post wrth gownter y siop, gan alluogi cwsmeriaid i gael mynediad i ystod eang o gynnyrch Swyddfa’r Post ynghyd ag eitemau manwerthu. Mae’r newid hefyd yn golygu bod oriau Swyddfa’r Post yn cyd-fynd â rhai’r siop felly bydd cwsmeriaid yn elwa ar oriau agor hwy, yn cynnwys prynhawn dydd Sadwrn, dydd Sul ac oriau ychydig yn hwy trwy gydol yr wythnos, er mwyn i gwsmeriaid allu lledaenu eu hymweliadau trwy gydol yr wythnos a defnyddio ein gwasanaethau ar adegau sy’n fwy cyfleus iddyn nhw. Er na fydd y peiriant arian parod yn cael ei drosglwyddo i’r safle newydd, bydd cwsmeriaid yn dal i allu cael arian parod o’u cyfrif cerdyn Swyddfa’r Post a gwasanaethau bancio o ddydd i ddydd trwy gydol yr amserau agor estynedig y bydd ein gweithredwr newydd yn eu darparu. Y tu hwnt i oriau agor y gangen newydd, bydd cwsmeriaid yn gallu defnyddio peiriant arian parod Swyddfa’r Post yn Swyddfa Bost yr Eglwys Newydd. Yn ogystal, mae nifer o beiriannau arian parod 24 awr am ddim yn ardal Birchgrove. Ceir manylion y gwasanaeth newydd ar ddiwedd y llythyr hwn ynghyd â rhestr o’r cynnyrch, sy’n rhoi gwybod i chi pa wasanaethau fydd ar gael. Rwyf wedi ystyried ein cynnig gwreiddiol, yr adborth a dderbyniwyd yn ystod yr ymgynghoriad cyhoeddus a’r effaith ar drigolion lleol a’r gymuned ehangach, yn ofalus. Ar ôl adolygu’r mynediad i gerddwyr a cherbydau yn y safle newydd hefyd, rwyf yn hyderus bod y gangen newydd mewn lleoliad addas ac y bydd y ffordd newydd hon o gynnig gwasanaethau Swyddfa’r Post yn bodloni anghenion cwsmeriaid, tra’n helpu ymarferoldeb hirdymor a chynaliadwyedd y gangen yn y dyfodol. Mae'r gangen bresennol i ben am 17:30 ar Iau 6 Awst 2015, gydag agoriad cangen newydd, yn Gellifedw Siop Bapurau Newydd, 54 Heol Birchgrove, am 13:00 ar Ddydd lau 14 Awst 2015. Os oes unrhyw newidiadau i'r amserlen na ellir eu rhagweld sy'n golygu y dyddiadau hyn yn newid , bydd posteri yn cael eu harddangos yn y gangen i rhoi gwybod i gwsmeriaid. Yn ystod trosglwyddo Swyddfa'r Post, gall cwsmeriaid sydd angen cyfleusterau Swyddfa'r Post yn defnyddio unrhyw wasanaeth cyfleus Swyddfa'r Post. Manylion y ddwy gangen amgen Swyddfa'r Post yn cael eu darparu isod er hwylustod i chi: • Swyddfa'r Post yr Eglwys Newydd, 53 Heol Merthyr, Yr Eglwys Newydd, Caerdydd, CF14 1XG • Swyddfa'r Post Whitchurch Road, 100 Heol yr Eglwys Newydd, Caerdydd, De Morgannwg, CF14 3LY Mae copi o’r llythyr hwn ar ein gwefan hefyd yn postofficeviews.co.uk. Wrth fynd i mewn i’r wefan, gofynnir i chi roi’r côd ar gyfer y gangen hon: 155611 Mae’r newid hwn i rwydwaith Swyddfa’r Post yn cael ei wneud yn unol â’r Côd Ymarfer ar gyfer newidiadau i’r rhwydwaith, fel y cytunwyd gyda’r corff gwarchod defnyddwyr statudol, annibynnol. Mae copi llawn o’r Côd Ymarfer ar gael ar ein gwefan yn www.postoffice.co.uk/transforming-post-office, neu trwy gysylltu â ni yn y cyfeiriad a geir ar ddiwedd y llythyr hwn.

Diolch i chi am ystyried ein cynnig. Yn gywir

Will Russell Rheolwr Rhwydwaith Rhanbarthol

Sut i gysylltu â ni:

I gael y wybodaeth hon mewn fformatau gwahanol, er enghraifft, print bras, sain neu braille, cysylltwch â’r Llinell Gymorth i Gwsmeriaid ar 03457 22 33 44 neu Ffôn Testun 03457 22 33 55.

Taflen wybodaeth Swyddfa Bost Birchgrove Cyfeiriad

Siop Bapurau Birchgrove 54 Heol Birchgrove Caerdydd CF14 1RT

Oriau agor Dydd Dydd Dydd Dydd Dydd Dydd Dydd Pellter Cynnyrch a Gwasanaethau Mynediad a gwaith mynediad

Llun Mawrth Mercher Iau Gwener Sadwrn Sul

08:30 08:30 08:30 08:30 08:30 08:30 08:30

– – – – – – –

19:00 19:00 19:00 19:00 19:00 18:00 13:00

322 metr o’r gangen bresennol, ar hyd tir amrywiol. Bydd y rhan fwyaf o gynnyrch a gwasanaethau Swyddfa’r Post yn dal ar gael. Mynediad a chyfleusterau Bydd y mynediad dros ramp parhaol gyda drws llydan yn y fynedfa. Yn fewnol, bydd dolen glyw a lle ar gyfer cadair olwyn. Parcio Mae lle cyfyngedig i barcio oddi ar y ffordd y tu allan i’r adeilad. Mae lle hefyd i barcio ar y ffordd gerllaw.

Manwerthu Dyddiad Adleoli

Siop gyfleustra Dydd lau 14 Awst 2015 am 13:00

Gwasanaethau sydd ar gael yn Swyddfa Bost® Birchgrove Bydd eich Postfeistr neu ein Llinell Gymorth i Gwsmeriaid ar 03457 223344 yn barod i’ch cynorthwyo gydag unrhyw ymholiadau am argaeledd cynnyrch neu i roi manylion uchafswm gwerth trafodion i chi. Gall cwsmeriaid hefyd siopa ar-lein yn www.postoffice.co.uk Cangen newydd Post Post Dosbarth Cyntaf ac Ail Ddosbarth Stampiau, llyfrau stampiau (dosbarth 1af 6 a 12 yn unig, 2il ddosbarth 12 yn unig) Stampiau arbennig (cyhoeddiad Nadolig yn unig) a labeli postio Signed For Special Delivery Dychweliadau Siopa yn y Cartref Parseli mewndirol bach, canolig a mawr Parseli cyflym a chontract Llythyrau a chardiau post rhyngwladol (yn cynnwys signed for ac Airsure) Parseli rhyngwladol hyd at 2kg a phapurau wedi eu hargraffu hyd at 5kg Parseli Rhyngwladol Parcelforce Worldwide Eitemau ar gyfer y deillion (mewndirol a rhyngwladol) Gwasanaeth ailgyfeirio’r Post Brenhinol Local Collect Drop & Go Codi arian, adneuon a thaliadau Cyfrif Cerdyn Swyddfa’r Post Codi arian, adneuon ac ymholiadau balans Bancio Personol a Busnes gan ddefnyddio cerdyn ac adneuon siec mewn amlen. Slipiau adneuon côd bar hefyd. Archebion post

Ailwefru allweddi Transcash (heb gôd bar) Gwasanaethau ariannol Bondiau Cynilo Premiwm NS&I Trwyddedau Trwyddedau pysgota â gwialen Teithio Arian teithio wedi ei archebu ymlaen llaw Arian teithio yn ôl y galw Atgyfeiriad yswiriant teithio E dalebau ac ychwanegiadau ffonau symudol Talu gyda siec Mae’r cynnyrch a nodir gyda  ar gael yn Swyddfa Bost Yr Eglwys Newydd, 53 Heol Merthyr, Yr Eglwys Newydd, Caerdydd, CF14 1XG

     Express 24 a 48

Post Lluoedd Prydain (BFPO)

Moneygram Rhoi newid Talu biliau Talu biliau awtomataidd (cerdyn neu gôd bar)

 

                    Ewros

    Amserau agor: Llun – Gwe 09:00 – 17:30 Sad 09:00 – 12:30