Automatisierte OP Auswertung im OP- Management Projektverlauf und alltägliche Praxis

M. Gertig - Imeri Med. Controlling Havelland Kliniken GmbH

Agenda  Vorstellung Havelland Kliniken  Ziele einer OP – Organisation  Instrument zur Verbesserung der Planbarkeit  Projektverlauf und Implementierung  Berichterstattung

 Warum cedavisHealth ?  Ausblicke

Vorstellung Havelland Kliniken Havelland Kliniken Medizinisches Dienstleistungszentrum Wohn- und Pflegezentrum Gesundheitsservicegesellschaft Rettungsdienst Entwicklungsstandorte

Vorstellung Havelland Kliniken • •

Klinik der Regelversorgung mit 542 Betten an 2 Standorten Fachkliniken

• • • •

 Allgemein- und Viszeralchirurgie  Traumatologie und Orthopädie  Gynäkologie und Geburtshilfe  Urologie  Innere Medizin  stationäre Geriatrie, Tagesklinik für Geriatrie  Kinder- und Jugendmedizin  stationäre Psychiatrie, Tagesklinik für Psychiatrie  Anästhesie, Intensivmedizin und Schmerztherapie ca. 22.000 stationäre Fälle insgesamt im Jahr 2014 ca. 41.000 ambulante Fälle insgesamt im Jahr 2014 4 operative Kliniken 7 Operationssäle über 2 Standorte verteilt

7400 operative Eingriffe

5600 stationäre OP`s

1800 ambulante OP`s

Ziele einer OP- Organisation:  OP-Bereich entscheidend für den Erlös der Klinik, gleichzeitig teuerster Bereich  Wirtschaftlicher OP- Betrieb durch optimale OP-Auslastung und wirtschaftlichen Einsatz von Personal und Material  OP-Angebot und Abläufe wichtig für den Ruf des Hauses  Patientenzufriedenheit und Mitarbeiterzufriedenheit durch verlässliche OP- Planung

 Hohe Qualität der erbrachten Leistung sichern

Instrument zur Verbesserung der Planbarkeit Was war vor dem Würfel? • Zeiterfassung in SAP, aber nicht einheitlich definiert • teilweise Erfassung von Zeiten in EXCEL-Tabellen • scheinbar fehlende OP-Kapazität, weil kein einheitliches Auswertungssystem vorhanden • unsachliche „Diskussionen“ im OP-Bereich (Schuldfrage bei verschobenen OPS usw.) „Alle auf einmal !“

Instrument zur Verbesserung der Planbarkeit Wieso Würfel ?

Auftragserteilung: „Hallo Manuela, anbei der Zugang zum neuen OP-Würfel, bitte ab sofort INTENSIV testen, und sich alle Unklarheiten sofort aufschreiben. Es folgt noch eine weitere kurze Mail. Eine schöne Woche!

“

Gruß S. S…

Projektverlauf und Implementierung •

1.Schritt:Definitionen der erfassten Zeitpaare im KIS (und Kontrolle der Vollständigkeit!) Präoperative Zeiten:    

Zeitpunkt: „Einschleusen“ Zeitpunkt: „Beginn Anästhesiepräsenz“ Zeitpunkt: „Beginn Narkose“ Zeitpunkt: „Freigabe Anästhesie“

Operative Maßnahmen    

Zeitpunkt: „ Beginn chirurgische Maßnahmen“ Zeitpunkt: „Schnitt“ Zeitpunkt: „Naht“ Zeitpunkt: „Ende chirurgische Maßnahmen“

Postoperative Zeiten:    

Zeitpunkt: „Ende Narkose“ Zeitpunkt: „Ende Anästhesiepräsenz“ Zeitpunkt: „Ausschleusen“ Zeitpunkt: „Ende Aufwachraum“

(Dokumentationsgrundlage ist KIS !)

Projektverlauf und Implementierung Daten im KIS

Patient im Operationssaal

Anästhesist am Patienten Narkosezeit

Operative Maßnahmen

Schnitt Naht Zeit

Auss chle use Ende Aufw achr aum

Ende präs enz

hesi e

Anäs t

Ende chir Maß nahm urgische e Ende Nark ose

Naht

Begi nn Anäs thes ieprä Begi senz nn N arko se Freig abe Anäs thes ie Begi nn c hir Maß nahm urgisch e e Schn itt

Eins chle usen

Projektverlauf und Implementierung Definition der Zeitpaare

Projektverlauf und Implementierung • 2. Schritt Datenübernahme ins DWH (cedavis) und Plausibilitätsprüfungen  Aufnahmenummern 0003650-0003833 fortlaufend?  Operationen Im Kreissaal, Notaufnahme?

– OP Daten – operative Abteilungen – OP Säle

Berichterstattung: Welche Kennzahlen sind erforderlich?

 Auslastung (wie messen ? SNZ?)  Anzahl OPs  Erstschnittzeit  Wechselzeiten

Berichterstattung Wie definiert sich die Auslastung? Planzeit täglich 420 min 1 große Operation Vorbereitung SNZ Wechselzeit Nachbereitung

5 kleine Operationen 0 45 370 240 80 50 55

Gesamtzeit

420

420

Planzeit

420

420

88%

57%

Auslastung

Berichterstattung

 Zahlen aus DWH in Abfragen definieren und in Excel verarbeiten  Inhalte mit Geschäftsführung abstimmen  Template erstellen  automatisierte Berichte (Schulung Herr Witt)  Template Anpassung

Auslastung Optimale Auslastung 60% 60,0

50,0

Prozent

40,0

30,0

20,0

10,0

0,0 Mai

Juni

Juli

August

Ø berechnete Auslastung FA-Planzeit [%]

September

Oktober

Ø Abweichung 1. Schnitt < 5 min Zielwert

KR

20

18 16

Minuten

14 12 10 8 6 4

2 0 Mai

Juni

Juli

August

Ø Abweichung 1. Schnitt [min]

September

Oktober

Ø Wechselzeiten < 30min Zielwert

KR 25,0

Minuten

20,0

15,0

10,0

5,0

0,0 Mai

Juni

Juli

August

Ø Wechselzeit Ende chir. Maßn. /AN-Freigabe

September

Oktober

Anz./Monat

Anz. OP Klinik 1 600

6000

500

5000

400

4000 Vergleichsmonate VJ

300

3000

Vergleichsmonate AJ Vorjahr

200

2000

100

1000

0

0 April

Mai

Juni

I. HJ

Gesamtjahr gew. Hochr.

aktuelles Jahr

OP Kennzahlen der FA OP Anz. Gesamt

Jan - Okt 2014 Jan - Okt 2015

davon stat.

819 842

Hochr.OP Anz. Gesamtjahr

davon amb.

700 766

119 76

SNZ- IST SNZ-Plan

947 1.010

49.285 61.436

Ø Abweichung Ø Abweichung Erstschnitt FA (in Erstschnitt alle FA Min) Pro Standort

23.643 32.891

7 10

Anz. Operationen

7 9

SNZ PLAN - SNZ IST

1.200

70.000 61.436

1.000

60.000

800

50.000

49.285

SNZ-Plan

40.000

600

32.891

Jan - Okt 2014 Jan - Okt 2015

30.000

SNZ- IST

23.643

400 20.000 200

10.000

0

0 OP Anz. Gesamt

davon stat.

davon amb.

Hochr.OP Anz. Gesamtjahr

Jan - Okt 2014

Jan - Okt 2015

Die SNZ- Plan bezieht sich auf die im OP Statut festgelegte Verteilung der Op-Kapazität innerhalb der Kernzeit. Klinik 1: 8:15Uhr - 15:00Uhr Klinik 2: 8:30Uhr - 15:00Uhr

Ø Abweichung Erstschnitt vom geplanten Beginn Jan - Okt 2015

Jan - Okt 2014

0

2

4

6

Ø Abweichung Erstschnitt alle FA Pro Standort Ø Abweichung Erstschnitt FA (in Min) geplannter Beginn lt. OP Statut Klinik 1 8:15 Uhr Klinik 2 8:30 Uhr

8

10

12

Vergleich SNZ zur Anästhesiezeit Klinik 1 80,0

2,00

1,80

70,0 1,57

1,57

1,57

1,47

1,60

60,0

Ø Schnitt-Naht-Zeit [min]

1,40 50,0

1,20

40,0

Ø Anästhesiezeit [min]

1,00 0,80

30,0

Ouotient 0,60

20,0 0,40 10,0

0,20

0,0

0,00 FA1

FA2

FA3

FA4

Berichterstattung OP-Controlling mit Kennzahlen  OP-Kapazitätsplanung auf Grundlage exakter Daten (Planzeiten anhand OP-Statut in Cedavis dokumentiert!)  Kontrolle des Erstschnitts - Disziplinverbesserung  Kontrolle der Wechselzeiten- Minimierung  interdisziplinäre Kommunikation der unterschiedlichen Dienstarten und Kliniken zur OP-Nutzung auf Basis von Daten (statt :wer schreit am lautesten)  Steuerung der interdisziplinären ZSV, Einsparung von Kosten über ein Rotationsprinzip der Instrumente und Aufbereitungszeiten

Warum cedavisHealth ?  bekannte, anwenderfreundliche Struktur (Fall Würfel, Schnittstellen)  sehr gute Einarbeitung des Anwenders durch Cedavis  kontinuierliches Reporting der relevanten Kennzahlen (automatisierte Berichte sind möglich )  Ad-hoc Abfragen sind täglich aktuell möglich  Qualitätsprüfung (Fehlende Zeiterfassungen im KIS als Fehlerlisten - tagesaktuell)  Abfragen (vordefinierbar)  Überleitung Excel – Weiterbearbeitung möglich

Ausblicke • Benchmark über Cedavis ? • Möglichkeiten des Würfels werden vom Anwender noch nicht ausgeschöpft

Vielen Dank