Öffentliche Ausschreibung HCU ÖA 02/2016 Marken- und Website-Relaunch

Fragen und Antworten

Frage: Ist es möglich, eine Extension-List der bestehenden TYPO3 Installation einzusehen? Antwort: tscobj tgm_copyright tc_beuser mv_index_searched_statistics ldap formhandler formhandler_cleverreach direct_mail cal templavoila realurl powermail news tt_address Einige Extensions zur Erweiterung der Datenstruktur Individuell angefertigte Extensions zur Erweiterung von RSS-Feeds, cal und news. Zu beachten ist, dass die HCU gerne von der Extension templavoila auf ein besseres System umsteigen möchte.

Frage: Soll die bestehende TYPO3 Installation weiterverwendet werden? Antwort: Bei einem Projekt dieses Umfangs ist es im Normalfall so, dass zunächst die Website neu aufgebaut wird, dann die Inhalte importiert werden und dann nach Tests der Relaunch erfolgt. Die bestehende Website soll währenddessen weiter erreichbar sein, folglich benötigt man eine neue Installation.

Frage zu Los 3: Zwar ist in den Ausschreibungsunterlagen die Rede von einem Relaunch, dennoch wird nicht ganz klar, ob Sie ein Update des CMS TYPO3 6.2 anstreben, Überarbeitungen innerhalb der Version erwarten oder die Seite gänzlich neu aufsetzen lassen möchten. Antwort: Siehe Bieterfrage „Soll die bestehende TYPO3 Installation weiterverwendet werden?“ - Bei einem Projekt dieses Umfangs ist es im Normalfall so, dass zunächst die Website neu aufgebaut wird, dann die Inhalte importiert werden und dann nach Tests der Relaunch erfolgt. Die bestehende Website soll währenddessen weiter erreichbar sein, folglich benötigt man eine neue Installation.

Frage zu Los 3: Weiterentwicklung und Optimierung der Informationsarchitektur, Nutzerführung und Navigation: Was genau verstehen Sie unter Vorschlägen und gegebenenfalls Umsetzung der reibungslosen Schnittstellenfähigkeite der WebPräsenz mit anderen webbasierten Angeboten der Universität? Antwort: Neben der Website verfügt die HCU Hamburg über weitere webbasierte Angebote für Studierende und Mitarbeiter, z. B. Online-Lernplattformen, Plattform für Raumbelegung und Veranstaltungsunterlagen, Intranet etc. Im Rahmen der Neukonzeption der Navigation und Nutzerführung sollte mitbedacht werden, wie diese Angebote auf der Website eingebunden werden könnten, z. B. durch Links, RSS Feeds und Weiteres.

Frage zu Los 3: Weiterentwicklung und Optimierung der Informationsarchitektur, Nutzerführung und Navigation: Sie nennen die Integration von Formularen mit Schnittstellen zu Datenbanken - können Sie diese Schnittstellen näher definieren und angeben, wie viele Schnittstellen geschaffen werden müssen? Antwort: Aktuell gibt es Formulare auf der Website, die z. B. zum Abonnement von verschiedenen Newslettern sowie für Veranstaltungsanmeldungen genutzt werden. Hierfür sind Schnittstellen zu Datenbanken erforderlich. Derzeit ist eine Datenbank auf der Website eingebunden, des Weiteren gibt es eine Schnittstelle zu einem externen NewsletterDienstleister. Es gilt, Vorschläge zur Optimierung der Formulare und Datenbanklösungen an den jeweiligen Schnittstellen zu entwickeln und ggf. umzusetzen.

Frage zu Los 1: Corporate Design: Wie viele Logo-Alternativen erwarten Sie? Antwort: Wir erwarten ca. fünf Grobentwürfe für ein Logo, die ggf. in Absprache überarbeitet werden müssen.

Frage zu Los 1: Corporate Design: Sie erwarten den Entwurf prototypischer Layouts für ausgewählte Medien. Können Sie diese Medien näher spezifizieren? Antwort: Prototypische Layouts sollten erstellt werden für: eine Geschäftsausstattung (Visitenkarten, Briefbogen, Briefumschlag), Flyer/Broschüre, Plakate. Beim Entwurf des neuen Corporate Designs sollte selbstverständlich auch die neu zu entwickelnde Website (LOS 2 und LOS 3) bedacht werden.

Frage: Bevorzugen Sie für die Projektumsetzung der Lose 2+3 eher ein klassisches Projektvorgehen oder ist auch ein agiles Projektvorgehen denkbar? Antwort: Ein agiles Projektmanagement ist ausdrücklich gewünscht. Frage: Ist auf Basis der ersten Webdesigns ein User-/Usability-Testing mit ausgewählten Mitarbeitern, Studierenden und weiteren Stakeholdern bei der HCU geplant? Antwort: Siehe „Weitere technische Anforderungen, Testing und Qualitätssicherung“ in der Leistungsbeschreibung: Ein Usability-Check und ein ausführliches Testing aller Seiten und Funktionen wird vor der Freischaltung vorausgesetzt. Hieran sollten ausgewählte Mitarbeitende, Studiereden und ggf. weitere Stakeholder der HCU unbedingt beteiligt werden. Im Verlauf der Relaunch-Prozesses kann auch die AG Website Feedback zur Usability geben.

Frage: Wird die Contenterstbefüllung bzw. Contentmigration der neuen Website von den TYPO3-Redakteuren der HCU übernommen oder soll dies der künftige Dienstleister übernehmen (und damit mit kalkulieren)?

Antwort: Siehe Bieterfrage „Werden die Text- und Bildinhalte der Website – wo immer möglich – direkt von der bisherigen Seite übernommen oder werden die Inhalte überarbeitet? Wenn überarbeitet: Soll diese redaktionelle und grafische Überarbeitung der Inhalte mit angeboten werden, oder wird dies durch die Redaktion der HCU übernommen?“ Text- und Bildinhalte der Website sollen gemäß der neuen und kompakten Navigationsstruktur umfassend durch die Typo3-Redakteure überarbeitet und selbst auf der neuen Website eingepflegt werden. Zur Begleitung dieses Prozesses wird eine AG Website gegründet. Aufgabe der Agentur ist die beratende Begleitung der Projektverantwortlichen bei diesem Prozess (siehe „Projektmanagement und Beratung“). Siehe auch Bieterfrage „Wie viele Datensätze von News, aktuellen Projekten, Veranstaltungen, Professuren etc. sollen bei der Umstellung migriert werden?“ Die Unterseiten aktuelle Projekte und Professuren werden von den Typo3-Redakteuren überarbeitet und selbst eingefügt. Eine automatisierte Migration sollte v.a. bei den News und beim Veranstaltungskalender inkl. der jeweiligen Archive erfolgen: News: https://www.hcu-hamburg.de/presse/news/news/ Veranstaltungen: https://www.hcuhamburg.de/universitaet/veranstaltungskalender/veranstaltungen-der-hcu/

Frage: Durch das neue Website-Konzept wird es voraussichtlich notwendig werden, große Teile des vorhandenen Contents neu zu strukturieren bzw. neue Contents (Texte, Bilder etc.) zu erstellen. Wird die eventuell notwendige Überarbeitung des Contents inkl. Übersetzung ins englische von den Redakteuren der HCU übernommen oder soll dies der künftige Dienstleister übernehmen (und damit mit kalkulieren)? Antwort: Siehe oben. Frage: Gibt es für die vorhandene Website eine aktuelle Liste von eingesetzten TYPO3-Modulen/-Extensions bzw. eine Auflistung von Funktionen, die auch für die neue Website notwendig sind? Antwort: Siehe Bieterfrage „Ist es möglich, eine Extension-List der bestehenden TYPO3 Installation einzusehen?“ tscobj tgm_copyright tc_beuser mv_index_searched_statistics ldap formhandler

formhandler_cleverreach direct_mail cal templavoila realurl powermail news tt_address E Einige Extensions zur Erweiterung der Datenstruktur Individuell angefertigte Extensions zur Erweiterung von RSS-Feeds, cal und news. Zu beachten ist, dass die HCU gerne von der Extension templavoila auf ein besseres System umsteigen möchte. Frage: Was verbirgt sich funktional/inhaltlich im derzeitigen Intranet und wie wird derzeit die Prüfung der Authentifizierung realisiert? Antwort Im Bereich „HCU Intern“ auf der Website verbirgt sich ein einfacher Downloadbereich, der weiterentwickelt werden soll. Verschiedene Bereiche der Universität (z.B. Kommunikation oder Personal) verfügen über eigene Ordner, in denen Vorlagen, Formulare, etc. für Mitarbeitende und Studierende zur Verfügung gestellt werden können. Der Zugriff für die Statusgruppen kann unterschiedlich festgelegt werden. Der Login erfolgt über eine individuell vergebene Nutzerkennung und Passwort. Fragen KONZEPTE & INHALTE Frage Los 3: Werden die Text- und Bildinhalte der Website – wo immer möglich – direkt von der bisherigen Seite übernommen oder werden die Inhalte überarbeitet? Wenn überarbeitet: Soll diese redaktionelle und grafische Überarbeitung der Inhalte mit angeboten werden, oder wird dies durch die Redaktion der HCU übernommen? Antwort: Text- und Bildinhalte der Website sollen gemäß der neuen und kompakten Navigationsstruktur umfassend durch die Typo3-Redakteure überarbeitet und selbst auf der neuen Website eingepflegt werden. Zur Begleitung dieses Prozesses wird eine AG Website gegründet. Aufgabe der Agentur ist die beratende Begleitung der Projektverantwortlichen bei diesem Prozess (siehe „Projektmanagement und Beratung“). Frage Los 3: Die Website soll neu konsequent Zweisprachig angeboten werden (DE / EN). Wir gehen davon aus, dass ggf. noch fehlende Übersetzungen von der HCU bereitgestellt werden. Antwort: Das ist korrekt, fehlende Übersetzungen werden von der HCU bzw. einem Übersetzungsbüro bereitgestellt.

Frage Los 3: Soll die Initialbefüllung der Website (für die Inhalte, die nicht teilautomatisiert migriert werden können) auch als Angebotsbestandteil berücksichtigt werden oder wird diese von der Redaktion der HCU sichergestellt? Antwort: Inhalte, die nicht teilautomatisiert migriert werden können, werden von den Typo3Redakteuren der HCU in die neue Website eingepflegt.

Frage Los 3:Ist die Erreichung von 90 Punkten nach BITV Pflicht oder soll als Zieleine möglichst hohe Zugänglichkeit erreicht werden? Antwort: Bezüglich der notwendigen Standards der Barrierefreiheit der neuen Website sollte eine Empfehlung durch die beauftragte Agentur erfolgen. Frage CONTENT MANAGEMENT SYSTEM Frage Los 3: Wie viele Redakteure sollen bzgl. Nutzung des Systems geschult werden? Antwort Die Pflege der Website ist an der HCU dezentral geregelt und wird durch eine WebRedakteurin im Referat Kommunikation sowie technischen Support begleitet. Die Einweisung in die neue Website sollte zunächst nur für Mitarbeitende des Referats Kommunikation erfolgen (max. 6 Personen). Für neue Typo3-Nutzer finden bereits jetzt regelmäßige Schulungen durch die WebRedakteurin statt. Neuerungen im Rahmen des Website-Relaunchs sollen in einen Styleguide bzw. Regelheft aufgenommen werden, welche künftig Teil der hochschulinternen Schulungen werden sollen. Frage TECHNIK Frage Los 3:Gibt es externe Systeme, die auf jeden Fall an das CMS angeschlossen werden müssen? Antwort Siehe Bieterfrage „Was genau verstehen Sie unter Vorschlägen und gegebenenfalls Umsetzung der reibungslosen Schnittstellenfähigkeite der WebPräsenz mit anderen webbasierten Angeboten der Universität?“ Neben der Website verfügt die HCU Hamburg über weitere webbasierte Angebote für Studierende und Mitarbeiter, z. B. Online-Lernplattformen, Plattform für Raumbelegung und Veranstaltungsunterlagen, Intranet etc. Im Rahmen der Neukonzeption der Navigation und Nutzerführung sollte mitbedacht werden, wie diese Angebote auf der Website eingebunden werden könnten, z. B. durch Links, RSS Feeds und Weiteres.

Frage Los 3: Laut bereits beantworteten Fragen verfügt die HCU über ein externes Newsletter-System: Um welches System handelt es sich dabei? Antwort: Es handelt sich um das Newsletter-System des Anbieters CleverReach (https://www.cleverreach.com/en/). Ob dieses weiterhin genutzt werden soll oder künftig ein in das CMS eingebettetes Mailing-Tool verwendet wird, sollte Teil der Beratungsleistung durch die beauftragte Agentur sein.

Frage Los 3: Gibt es weitere Systeme, z.B. zur Verwaltung der Kalendereinträge? Wenn es solche Systeme gibt: Können Sie uns eine Kurzbeschreibung / oder APIDokumentation der Schnittstellen zukommen lassen? Antwort: Derzeit gibt es keine weiteren Systeme. Die Einführung eines Forschungsinformationssystems ist geplant.

Frage Los 3: Wie viele Datensätze von News, aktuellen Projekten, Veranstaltungen, Professuren etc. sollen bei der Umstellung migriert werden? Die Unterseiten aktuelle Projekte und Professuren werden von den Typo3-Redakteuren überarbeitet und selbst eingefügt. Eine automatisierte Migration sollte v.a. bei den News und beim Veranstaltungskalender inkl. der jeweiligen Archive erfolgen: News: https://www.hcu-hamburg.de/presse/news/news/ Veranstaltungen: https://www.hcuhamburg.de/universitaet/veranstaltungskalender/veranstaltungen-der-hcu/

ANGEBOTSSTELLUNG: Frage zum geschätzten Budget Antwort: Zu diesem Zeitpunkt des Ausschreibungsverfahrens wird keine Auskunft über die Höhe des Budgetrahmens gegeben.

Corporate Design: Frage: Ist es möglich das aktuelle Corporate Design Handbuch einzusehen? Antwort Nein, die HCU hat bislang kein definiertes Corporate Design.

Frage: Können die Einzelmaßnahmen und ausgewählten Medien für die Entwicklung der prototypischen Layouts benannt werden? Antwort: Siehe Bieterfrage „Sie erwarten den Entwurf prototypischer Layouts für ausgewählte Medien. Können Sie diese Medien näher spezifizieren?“ Prototypische Layouts sollten erstellt werden für: eine Geschäftsausstattung (Visitenkarten, Briefbogen, Briefumschlag), Flyer/Broschüre, Plakate. Beim Entwurf des neuen Corporate Designs sollte selbstverständlich auch die neu zu entwickelnde Website (LOS 2 und LOS 3) bedacht werden. Frage: Soll die Erstellung von Design-Templates für die prototypischen Layouts berücksichtigt bzw. kalkuliert werden? Antwort: Siehe oben (prototypische Layouts). Website Relaunch: LDAP-Anbindung In der Plugin-Liste ist das Plugin ldap aufgeführt. Werden Redakteure manuell im TYPO3-System angelegt oder wird die TYPO3-Benutzer-/Rechteverwaltung über einen LDAP-Server der realisiert? Antwort: Die Typo3-Redakteure werden erstmalig manuell mit einer individuellen Benutzerkennung in Typo3 angelegt und über einen LDAP-Server verwaltet. Die Verifizierung der Redakteure erfolgt dann, wenn diese sich anmelden, automatisch über den LDAP-Server. Templavoila Wie wurde "templavoila" bisher eingesetzt. Gab es eine Seitenvorlage und ein vorgegebenes Template für einen bestimmten Unterseitentyp oder durften Redakteure aus verschiedenen FCE (Inhaltselementen) die Seite zusammenstellen? Waren Standardinhaltselemente zugelassen? Wäre es denkbar einen BE-Screenshot von Seitenbaum und Inhaltsbereich einer beispielhaften Unterseite zu erhalten? Antwort: Derzeit dürfen sich die Redakteure die Website aus diversen FCEs zusammenstellen. Die Auswahl der FCEs hängt zukünftig stark von dem Webdesign (LOS 2) sowie dem Gesamtkonzept für die Website (LOS 3) ab. Einen Screenshot können wir derzeit nicht zur Verfügung stellen.

"Vorschläge und ggf. Umsetzung der reibungslosen Schnittstellenfähigkeit der WebPräsenz mit anderen webbasierten Angeboten der Universität (u.a. Intranet, Studierenden-Portal, Social Media)" Besteht die Möglichkeit einen Gastzugang zu den Bereichen „HCU intern“ und zum Studierenden-Portal zu bekommen? Wenn das nicht möglich ist, können alternativ aussagekräftige Screenshots zur Verfügung gestellt werden, um den dahinterliegenden Umfang sowie die Schnittstellenfähigkeit abzuschätzen? Antwort: Zu diesem Zeitpunkt des Ausschreibungsverfahrens können wir leider keinen Gastzugang oder Screenshots zur Verfügung stellen.

formhandler_cleverreach Das Plugin "formhandler_cleverreach" dient wahrscheinlich der Anbindung bzw. Datensammlung für den Newsletter-Dienstleister "CleverReach". Gleichzeitig ist allerdings auch direct_mail installiert welches gleichfalls für den Newsletterversand auf TYPO3-Systemebene vorgesehen ist. Über welches der beiden Systeme wird der Newsletter versendet und muss dieser als Posten mit bedacht werden? Antwort: Derzeit wird der Newsletter über Cleverreach versendet. Die An- und Abmeldung zum Newsletter erfolgt mittels des genannten Plugins direkt bei Cleverreach. Ein zweiter Newslettter-Typ wird jedoch über direct_mail versendet. Es wird derzeit, unabhängig von der Ausschreibung, geprüft, inwieweit ein Newsletter-Versand einheitlich über direct_mail erfolgen sollte.

"Weitere Funktionen: Integration von Formularen mit Schnittstellen zu Datenbanken, Social-Sharing-Buttons, Druck- und Speicherfunktionen (u.a. für den News-Bereich)" Welche Datenbanken müssen angebunden werden? Ist mit Schnittstelle ein RestService gemeint? Antwort: Siehe Bieterfrage „Weiterentwicklung und Optimierung der Informationsarchitektur, Nutzerführung und Navigation: Sie nennen die Integration von Formularen mit Schnittstellen zu Datenbanken - können Sie diese Schnittstellen näher definieren und angeben, wie viele Schnittstellen geschaffen werden müssen?“ Aktuell gibt es Formulare auf der Website, die z. B. zum Abonnement von verschiedenen Newslettern sowie für Veranstaltungsanmeldungen genutzt werden. Hierfür sind Schnittstellen zu Datenbanken erforderlich. Derzeit ist eine Datenbank auf der Website eingebunden, des Weiteren gibt es eine Schnittstelle zu einem externen NewsletterDienstleister (CleverReach). Es gilt, Vorschläge zur Optimierung der Formulare und Datenbanklösungen an den jeweiligen Schnittstellen zu entwickeln und ggf. umzusetzen.

TYPO3-Version Der offizielle Support der TYPO3 Version 6.2 LTS endet im März 2017. Der Relaunch soll sicherlich auf der Version 7.6 LTS basieren. Ist dies korrekt? Antwort: Das ist korrekt.

Umsetzung der erforderlichen Standards der Barrierefreiheit Sind diese Standards der Barrierefreiheit gemeint? http://www.gesetze-iminternet.de/bitv_2_0/BJNR184300011.html Siehe Bieterfrage „Ist die Erreichung von 90 Punkten nach BITV Pflicht oder soll als Zieleine möglichst hohe Zugänglichkeit erreicht werden?“ Bezüglich der notwendigen Standards der Barrierefreiheit der neuen Website sollte eine Empfehlung durch die beauftragte Agentur erfolgen.

Datenmigration Ausgehend davon, dass sowohl die Inhaltestruktur angepasst wird, als auch ein neues Templatesystem gewünscht ist (Ersatz für Templavoila), müssen wahrscheinlich Daten in nicht unerheblichen Mengen vom alten System in das neue System übertragen werden. Soll eine Datenmigration (Befüllung der neuen Vorlagen) Teil des Angebots sein? Antwort: Siehe Bieterfrage „Werden die Text- und Bildinhalte der Website – wo immer möglich – direkt von der bisherigen Seite übernommen oder werden die Inhalte überarbeitet? Wenn überarbeitet: Soll diese redaktionelle und grafische Überarbeitung der Inhalte mit angeboten werden, oder wird dies durch die Redaktion der HCU übernommen?“ Text- und Bildinhalte der Website sollen gemäß der neuen und kompakten Navigationsstruktur umfassend durch die Typo3-Redakteure überarbeitet und selbst auf der neuen Website eingepflegt werden. Zur Begleitung dieses Prozesses wird eine AG Website gegründet. Aufgabe der Agentur ist die beratende Begleitung der Projektverantwortlichen bei diesem Prozess (siehe „Projektmanagement und Beratung“). Siehe auch Bieterfrage „Wie viele Datensätze von News, aktuellen Projekten, Veranstaltungen, Professuren etc. sollen bei der Umstellung migriert werden?“ Die Unterseiten aktuelle Projekte und Professuren werden von den Typo3-Redakteuren überarbeitet und selbst eingefügt. Eine automatisierte Migration sollte v.a. bei den News und beim Veranstaltungskalender inkl. der jeweiligen Archive erfolgen: News: https://www.hcu-hamburg.de/presse/news/news/ Veranstaltungen: https://www.hcuhamburg.de/universitaet/veranstaltungskalender/veranstaltungen-der-hcu/

Stand 24.01.2017