Términos de Referencia para auditoria externa anual RP Hivos

Términos de Referencia Contratación de la Auditoria Anual Comparación de Precios No CP/GUA-311-G05-H/10-15

Subvención “Conteniendo la epidemia de VIH en Guatemala: Intensificación de las acciones de

prevención y atención integral en grupos vulnerables y áreas prioritarias de Guatemala” Fase II de abril 2014 - septiembre 2016

Financiada con recursos provenientes del Mecanismo de Continuación de Financiamiento (MCF) del Fondo Mundial de lucha contra el Sida, la Tuberculosis y la Malaria según Acuerdo No. GUA-311-G05-H suscrito con el Instituto Humanista de Cooperación para el Desarrollo (HIVOS)

Periodo a auditar: Del 1 de enero al 31 de diciembre, 2015

Guatemala, agosto 2015

Términos de Referencia Auditoria Externa RP Hivos - Año 5 Periodo a auditar: enero a diciembre 2015

INDICE 1. Antecedentes ................................................................................................................................ 1 2. Contactos ...................................................................................................................................... 4 3. Documentos e instalaciones disponibles....................................................................................... 5 4. Objetivos de la Auditoria y periodo................................................................................................ 6 5. Responsabilidad de la elaboración de los Estados Financieros del Programa de Subvención (EFPS). ......................................................................................................................................... 7 6. Estados Financieros del Programa de Subvención (EFPS). ........................................................ 8 7. Alcance del trabajo de auditoría .................................................................................................. 8 8. Informe del auditor ...................................................................................................................... 9 9. Carta de gestión ........................................................................................................................... 9 10. Información general .................................................................................................................. 12 11. Otras responsabilidades del auditor ............................................................................................ 13 12. Términos de ejecución ............................................................................................................... 13 13. Anexo I ........................................................................................................................................ 18 Anexo II ………………………………………………………………………………………………….. 19 Anexo III………………………………………………………………………………………………….. 20 Anexo VI ……..………………………………………………………………………………………….. 22 Anexo V ………………………………………………………………………………………………….. 24

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1. Antecedentes 1.1 Antecedentes de la subvención El 17 de febrero de 2011 el Instituto Humanista de Cooperación para el Desarrollo (HIVOS) firmó con el Fondo Mundial de lucha contra el VIH, la Tuberculosis y la Malaria (FM) el convenio GUA-311-G05-H como uno de los Receptores Principales, (RP) de la subvención “Conteniendo la epidemia de VIH en Guatemala: Intensificación de las acciones de prevención y atención integral en grupos vulnerables y áreas prioritarias de Guatemala”. La Fase I comprendió de octubre 2010 al 31 de marzo del 2014. Esta iniciativa tuvo seis objetivos: No. 1 Contener la diseminación de VIH mediante un paquete de intervenciones para poblaciones clave en áreas del país con más alta incidencia y prevalencia de VIH, No. 2 Fortalecer la capacidad de las organizaciones de la sociedad civil para movilizar a la población de Guatemala contra el VIH, No. 3 Eliminar nuevos casos de transmisión materno infantil del VIH, No. 4 Aumentar el número de personas con VIH recibiendo tratamiento antirretroviral, No.5 Monitoreo y evaluación y No.6 Gobernanza y funcionamiento de los subreceptores (SR). La implementación de los primeros cuatro objetivos se realizó por medio de Subreceptores (SR) seleccionados por HIVOS. . En abril 2014 se firmó enmienda y el replanteamiento del acuerdo de subvención para Fase II, abarcando desde el 1 de abril 2014 al 30 de septiembre 2016 y enfocándose a partir de abril 2014 en los objetivos 1 y 2 de la subvención (Prevención del VIH en poblaciones clave y Fortalecimiento de la sociedad civil, respectivamente). La mayoría de Subreceptores de la Fase I de la subvención continuaron trabajando durante el periodo de extensión y los convenios se cerraron el 31 de marzo 2014. Paralelamente el RP, procedió a realizar convocatorias de selección, habiendo realizado tres (3) convocatorias que concluyeron con la selección de 17 organizaciones para Fase II. Con la mayoría de estas organizaciones se suscribieron convenios para Fase II a partir de abril 2014. Es importante mencionar que todas las organizaciones seleccionadas, fueron SR durante la fase anterior, por lo cual cuentan con la experiencia de implementación. 1.2 Registros contables, descripción general Para el registro de las operaciones contables de la subvención, el Receptor Principal Instituto Humanista de Cooperación para el Desarrollo (HIVOS) se basa en las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), registrando los ingresos al momento en que se reciben los desembolsos del donante, y los gastos en el momento en que se incurre en ellos. Además, para el registro de las operaciones contables, se utiliza el software llamado Contabilidad Visual en ambiente Windows, el cual permite registrar las operaciones posteriores a la emisión de un cheque, así como provisionar las obligaciones contraídas en documentos. Los Subreceptores han sido capacitados para la implementación de los Programas de Contabilidad Visual y Monitoreo Técnico SIGPRO, buscando así una sistematización del proceso y que la información que se maneje sea actual. Para la rendición de cuentas, los Subreceptores y RP utilizan el método contable del efectivo modificado, tanto en el registro de ingresos como de gastos. El RP HIVOS acredita los desembolsos del donante a una cuenta en Dólares de los Estados Unidos de América en Holanda, desde la cual se realizan transferencias periódicas hacia la cuenta de Dólares de los Estados Unidos de América en Guatemala. Posteriormente, para la mayoría de pagos y desembolsos se trasladan los recursos necesarios a una cuenta en Quetzales. Todos los desembolsos a los Subreceptores se realizan desde dicha cuenta.

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Por la naturaleza de la subvención, los activos fijos adquiridos se registran como gastos, y se tienen registros auxiliares para el control de éstos, por medio de inventarios y tarjetas de responsabilidad. Asimismo, la compra de productos sanitarios se registra como gasto y se lleva un control automatizado de almacén, que permite verificar los movimientos y existencias de estos productos. Para el efecto, el RP utiliza el sistema de información intranet y en línea denominado SIGPRO. Debido a que los fondos que el Receptor Principal desembolsa a los Subreceptores son complementarios a su presupuesto general, las contrataciones de personal, en el marco de esta subvención, se hacen generalmente bajo las mismas condiciones que el resto del personal del RP, lo que en el caso de relaciones de dependencia, implica considerar como gasto la provisión para el pago de prestaciones laborales a las que dicho personal tiene derecho. En este contexto, anualmente los Subreceptores calculan la reserva correspondiente, con base en los salarios efectivamente pagados, conciliando además el efectivo al final del periodo, incluyendo dichas reservas. Para cumplir con los objetivos de la subvención, se tiene planificado ejecutar un monto de USD$ 21,226,946 para los 30 meses comprendidos del 1 de octubre 2013 al 30 de septiembre 2016. El período a ser auditado comprende del 1 de enero al 31 de diciembre 2015 (12 meses). El presupuesto es de USD$ 6,700,828. El Anexo 2 contiene el presupuesto aprobado, por categoría de gasto, para este periodo. 1.3 Entidades involucradas y enfoque de auditoria Los principales actores que intervienen en el desarrollo de la subvención se describen a continuación: Subvención: El nombre de la subvención “Conteniendo la epidemia de VIH en Guatemala: Intensificación de servicios de atención preventiva e integrales para grupos vulnerables y áreas priorizadas” Fondo Mundial (FM): El Fondo Mundial de Lucha contra el SIDA, la Tuberculosis y la Malaria constituye el organismo internacional patrocinador de la subvención. Su sede principal se encuentra establecida en la ciudad de Ginebra, Suiza. Mayor información acerca del Fondo Mundial puede obtenerse en http://www.theglobalfund.org/ Agente Local del Fondo (ALF): Es la institución seleccionada y contratada por el FM para que lo represente en Guatemala, con el propósito de verificar el cumplimiento de los requerimientos, en el marco del Acuerdo de Subvención suscrito con el FM. Es una institución independiente y no posee dependencia directa o indirecta con el Receptor Principal. Para la subvención de Guatemala, el ALF es el Grupo Jacobs, S.A de C.V. Mecanismo de Coordinación de País (MCP): Es la instancia responsable de la coordinación y conducción política de la subvención, así como de la supervisión de su ejecución y la coordinación con otros programas nacionales.

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En Guatemala el MCP está integrado por representantes de los siguientes sectores:  Gobierno: o MSPAS – Viceministerio Técnico, Dirección General de Programas, Programa Nacional de SIDA, Programa Nacional de Enfermedades Transmitidas por Vectores, Programa Nacional de Tuberculosis o Ministerio de la Defensa Nacional o Ministerio de Gobernación o Ministerio de Trabajo o Ministerio de Educación  Personas afectadas por el VIH: Asociación Vida y Gente Nueva  Poblaciones vulnerables al VIH: o Organización Mujeres en Superación -OMES (MTS) o Colectivo Amigos Contra el Sida -CAS y Red Nacional de Diversidad Sexual y VIH REDNADS (HSH) o Organización Trans Reinas de la Noche - OTRANS y Colectivo Trans Puerto Barrios, Izabal (Trans)  Poblaciones vulnerables a la TB: ITPC-LATCA  Académico: Universidad de San Carlos de Guatemala  Adolescentes, Niños y Niñas: Asociación Paz Joven y Asociación Payasos  Mujeres: Asociación de Mujeres Nuevo Montecristo  ONG: Asociación IDEI y PASMO  OBF: Consejo Económico Cristiano Guatemalteco  Autónomas: Instituto Guatemalteco de Seguridad Social -IGSS  OBC: Grupo de auto apoyo - GAA Paso a Paso y Solidaridad Positiva  Cooperación Internacional: USAID y ONUSIDA  Empresa privada: CACIF / APIB  Profesionales: Asociación de Químicos Biólogos de Guatemala y Asociación Guatemalteca de Enfermedades Infecciosas Receptor Principal (RP): Es la entidad seleccionada por el MCP y aprobada por el FM para responsabilizarse legalmente de la gestión de la donación y la ejecución de la subvención. En Guatemala, uno de los RP es el Instituto Humanista de Cooperación para el Desarrollo (HIVOS) y el otro es el Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social (MSPAS). Hivos Guatemala como ente administrador de la subvención cuenta con una Dirección y las siguientes unidades o coordinaciones: Dirección de Hivos Guatemala Coordinación Técnica Programática Coordinación de Monitoreo y Evaluación Coordinación Financiera La coordinación financiera y técnica son las responsables de la administración financiera de los recursos (materiales y financieros) puestos a disposición de la subvención del Fondo Mundial Fase II en Guatemala. Para la ejecución de estos recursos, la Dirección de la subvención autoriza todos los desembolsos y movimientos operativos que se hagan con dichos recursos materiales y financieros.

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Las funciones principales de la unidad financiera son indicativas y no limitativas y se describen a continuación:       

Asegurar la adecuada implementación administrativa de los recursos presupuestados del Fondo Mundial Coordinar el equipo administrativo financiero y de apoyo Coordinar y coadyuvar con la Dirección de Hivos Guatemala para que la subvención se ejecute y desarrolle en forma integral en sus aspectos técnicos y administrativo-financiero Coordinar estrechamente con las Coordinaciones y los Oficiales de Portafolio para asegurar una integración óptima de la parte programática con la parte financiera Elaborar los informes financieros, periódicos y anuales del uso de fondos del RP para el Fondo Mundial, el ALF y el MCP para su envío dentro de los tiempos establecidos Colaborar en los procesos de revisión requerimientos del Agente Local del Fondo Mundial (ALF) Coordinar y colaborar en el proceso de auditoría externa de los recursos del Fondo Mundial

Subreceptores (SR ): Son las organizaciones e instituciones seleccionadas por el RP para la ejecución de actividades que conlleven al logro de los objetivos de la subvención y que, mediante Convenios suscritos con el RP, reciben recursos financieros, contribuciones en especie y/o capacitación, entre otros, así como acompañamiento del RP. Acuerdo de Subvención: La iniciativa “Conteniendo la epidemia de VIH en Guatemala: Intensificación de las acciones de prevención y atención integral en grupos vulnerables y áreas prioritarias de Guatemala” (en adelante la subvención del Fondo Mundial o FM), fue firmada por el FM y el RP HIVOS el 17 de febrero del 2011 según acuerdo de subvención GUA-311-G05-H. En abril del 2014 se firmó enmienda y replanteamiento del acuerdo de subvención para implementación de Fase II, que cubre con el nuevo Marco de Desempeño, de abril 2014 a septiembre del 2016. Además, se incluye como parte de la Fase II, el período de transición de octubre 2013 a marzo 2014. Convenio con el Subreceptor: El RP ha suscrito convenios para la ejecución con organizaciones e instituciones que presten servicios de salud, educación y/o capacitación, entre otros; mediante la firma de un Convenio, estas organizaciones se constituyen en Subreceptores de la subvención. Los convenios suscritos, les permiten a estas organizaciones e instituciones, recibir recursos financieros y contribuciones en especie, para la ejecución de las actividades que conlleven a los logros de los objetivos de la subvención. Los convenios firmados definen los compromisos acordados entre el RP y cada SR en el marco del financiamiento del Fondo Mundial. 2. Contactos 2.1 Acerca del Instituto Humanista de Cooperación para el Desarrollo (HIVOS) Es una organización no gubernamental holandesa, cuyo trabajo principal es el fortalecimiento de la sociedad civil y la producción económica sostenible. HIVOS está certificado según la norma ISO 9001 de calidad. Para la administración de la subvención del Fondo Mundial, HIVOS ha ampliado su oficina local en Guatemala y trabaja con 15 organizaciones en la temática de VIH, género, tecnologías de información y derechos humanos. Apoya al país para el fortalecimiento institucional tanto del Ministerio de Salud como de la sociedad civil, mediante la gestión de recursos para apoyo técnico, normativo, logístico y de monitoreo y evaluación de los procesos. La oficina local de Guatemala está adscrita a la Oficina Regional de HIVOS para Centroamérica, que se encuentra en San José de Costa Rica y de quien recibe asistencia técnica. Para ciertas tareas tales como el depósito de los fondos, la contratación de RRHH internacionales y la auditoria interna, depende de la Sede en Holanda.

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Dirección: Teléfono: Fax: Sitio web:

14 calle B 12-05 zona 10 Colonia Oakland (502) 2505-0255 (502) 2505-0215 www.hivos.org.gt www.hivos.nl

Hivos Personal de Contacto Nombre Lic. Saira Carina Ortega Chub Ing. José Rodrigo Vega Tuna Licda. Jesús Álvarez Paz

Cargo Coordinadora Técnica programática Coordinador MyE Coordinadora Financiera

Correo

Teléfono

[email protected]

2505-0159

[email protected] [email protected]

2505-0168 2502-0177

Como parte de las tareas administrativas HIVOS vela por el proceso de compra y la distribución de insumos a los sub-receptores así como el monitoreo de inventarios. En la parte técnica intervienen tres Oficiales de Portafolio, un Oficial de Compras, un Oficial de Logística y un Oficial del Área Financiera, quienes deben asesorar el uso adecuado de los insumos por parte de los SR. Estos realizan la coordinación técnica con el RP MSPAS y las Comisiones de Atención Integral y de Prevención del MCP para asegurar la proyección de las compras y la distribución indicada y de calidad y el uso adecuado de los medicamentos, insumos y productos sanitarios por parte de los SR. A continuación se presenta la información general: El Anexo 1 contiene un organigrama del Instituto Humanista de Cooperación para el Desarrollo (HIVOS). Asimismo se adjunta el Anexo 4 con el detalle de los Subreceptores del periodo a auditar.

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3. Documentos e instalaciones disponibles El auditor tendrá total y pleno acceso en el período de realización del trabajo de auditoría de los registros y documentos de soporte, tanto del RP como de los subreceptores, así como también acceso de consulta del sistema a utilizar SIGPRO y Contabilidad Visual para el RP y los Subreceptores. Los documentos y registros del RP se encuentran en las oficinas ubicadas en 14 calle B 12-05 zona 10 colonia Oakland; en el caso de los subreceptores esta podrá ser revisada en las oficinas administrativas de cada uno, según listado contenido en el Anexo 3. Una lista indicativa de los documentos que pueden ser solicitados por el auditor incluyen:               

Estados financieros de la subvención Acuerdos de subvención y acuerdos entre el RP y sus SR Principales registros de los Estados financieros incluyendo: ingresos y gastos, activos y pasivos, registros de efectivo Informes provisionales mensuales o trimestrales de las actividades de la subvención (programáticos y financieros) El libro mayor, el libro de caja, otros libros y registros importantes Documentación original justificativa de soporte de todos los gastos reportados (facturas, justificación de cualquier adquisición de productos sanitarios u otras adquisiciones que requieran procedimientos de licitación, nóminas, comprobantes de banco, comprobantes de diario etc.) Estados de cuenta bancarios Correspondencia importante entre el FM y RP, RP MSPAS y SR relativa a cuestiones de ejecución de la subvención Manuales de procedimientos financieros, descripciones de sistemas o cualquier otra documentación explicando los procesos que contribuyen a la producción de informes financieros confiables y al mantenimiento del control interno Actas de las reuniones de gestión Informes de auditoría internos relacionados con gastos del FM, u otros sistemas, la gobernanza u otros aspectos relativos a las subvenciones del FM Contrato de subvención entre Fondo Mundial e Hivos GUA-311-G05-H Convenios entre HIVOS y los SR Informes narrativos y financieros entregados al Fondo Mundial por parte de Hivos Informes narrativos y financieros entregados a Hivos por parte de los Subreceptores Facturas y comprobantes de pago por todos los desembolsos autorizados por la Dirección de Hivos Guatemala

Toda la documentación original, chequeras, estados financieros y cualquier otra información relacionada con las operaciones de la subvención, así como los inventarios de bodegas y activos fijos, estarán a completa disposición de los auditores en las oficinas de Hivos Guatemala y en las sedes de los subreceptores, cuando corresponda.

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4.

Objetivos de la Auditoria y periodo

4.1.

El objetivo de la auditoria de los estados financieros de la subvención es permitir al auditor expresar una opinión profesional independiente sobre:

4.2.



Si el Receptor Principal (y los sub receptores) han presentado debidamente, en todos los aspectos, la situación financiera del programa de subvención, al final del periodo de presentación de informes, y de los fondos recibidos y los gastos incurridos, para ese mismo periodo, en los estados financieros de la subvención, con arreglo al marco de contabilidad aplicable.



Si, en todos los aspectos, los fondos de subvención se han utilizado de conformidad con las disposiciones del acuerdo de subvención, incluido el presupuesto y el plan de trabajo aprobados y cualquier modificación de estos, según lo dispuesto en las cartas de ejecución.



Si los estados financieros de la subvención coinciden con las cuentas de la subvención (libros contables) que ofrecen la base para la preparación de dichos estados financieros y reflejan las transacciones financieras de la subvención, según lo mantenido por los subreceptores de la misma.



Si los estados financieros de la subvención se concilian o coinciden con otra información presentada al Fondo Mundial; esto es, Informes de Avance (PU, por sus siglas en inglés) y Reporte Financiero Mejorado (EFR, por sus siglas en inglés).

Período de la auditoria La auditoría de las operaciones del Receptor Principal y de los sub receptores estará comprendida por el periodo del 1 de enero al 31 de diciembre 2015 (12 meses). El oferente debe considerar en su propuesta 17 convenios con sub receptores (ver anexo 2 – segundo cuadro).

5.

Responsabilidad de la elaboración de los Estados Financieros del Programa de Subvención (EFPS)

5.1

La responsabilidad de la preparación de los estados financieros del programa de subvención, consolidados o independientes para cada entidad cubierta en la auditoria, si corresponde, recae en el Receptor Principal que delega la responsabilidad en los sub receptores para sus respectivas subvenciones.

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6.

Estados Financieros del Programa de la Subvención (EFPS) Los estados financieros deben incluir los siguientes elementos: 

En la moneda de Acuerdo de Subvención1, un estado de ingresos y gastos que muestre los fondos recibidos del Fondo Mundial y cualquier otro ingreso, así como todos los gastos de subvención. Debe informarse de los gastos de subvención respecto del presupuesto, tal y como se define en el Acuerdo de subvención para el periodo, con el gasto real asignado a las mismas categorías, presupuestarias declaradas para la entidad ejecutora



Un estado de situación financiera



Un estado de cambios en los activos netos



Otras referencias pertinentes



Estados complementarios de los anticipos y los activos fijos, incluyendo: a) un estado o anexo que muestre los anticipos del sub receptor y la conciliación de la cantidad total anticipada por el Receptor Principal a los sub receptores con los gastos registrados del sub receptor y sus saldos de caja al final del periodo sobre el que se informa; y b) una lista de los activos fijos adquiridos con los fondos de la subvención



Una nota, declaración o anexo que muestre los avances a los SR y la reconciliación de la cantidad total avanzada por el RP a los SR con el registro de los gastos del SR y los balances de efectivo del SR al final del período reportado, la cual deberá conciliarse con la ficha 3A de “Cash Reconciliation” del informe PUDR presentado al FM

7.

Alcance del trabajo de auditoría

7.1

El requisito mínimo es que la auditoría se realice con arreglo a las Normas Internacionales de Auditoría o a las Normas Profesionales para Entidades Fiscalizadoras Superiores, e incluirán aquellas pruebas y controles que el auditor estime necesarias según las circunstancias.

7.2.

Como parte de los procedimientos de pruebas de auditoría, se debe prestar especial atención a las siguientes áreas: 

Cumplimiento de la legislación vigente: Verificar que todas las transacciones cumplen en todos los aspectos con la legislación aplicable



Gastos de subvención. Los fondos recibidos por el programa2, a partir de desembolsos, o generados por el financiamiento del programa3, se emplearon con arreglo a presupuesto y el plan de trabajo aprobados vigentes en el momento en que se incurrió en dicho gasto, de conformidad con las disposiciones del acuerdo de subvención, incluida cualquier condición de subvención aplicable (según fuera modificada por cualquier carta de ejecución), y solo para los fines para los que se facilitaron los fondos

Los estados pueden presentarse en moneda local, pero deben señalarse las equivalencias con la moneda de referencia de la subvención. 2 Incluidos bienes y servicios de desembolsos directos a terceros. 3 De intereses generados, ingresos, ganancias derivadas del tipo de cambio, recuperación de impuesto, recuperación de fondos a partir de gastos no elegibles o de otros conceptos, etc. 1

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

Sistema de control interno. Evaluación de la idoneidad y efectividad de la contabilidad y del sistema general de control interno a la hora de supervisar los gastos en todos los niveles de la subvención y otras transacciones financieras, prestando especial atención a la idoneidad y efectividad de los controles de las transacciones en efectivo



Seguimiento del estado de las conclusiones de informes de auditoría previos. El auditor debe realizar un seguimiento de las medidas de gestión previstas para abordar las conclusiones de auditorías previas, incluidas auditorías externas, auditorías internas pertinentes y auditorías encargadas por la Oficina del Inspector General (OIG) del Fondo Mundial



Cuentas bancarias designadas. Cuando el RP y los Subreceptores han utilizado cuentas designadas (incluidas aquellas empleadas en un mecanismo de ejecución de programas de financiamiento común aprobado), estas se han mantenido y utilizado con arreglo a las disposiciones del acuerdo de subvención y a las normas y procedimientos del Fondo Mundial



Protección de los activos. Comprobar que el RP ha establecido mecanismos para supervisar y proteger los activos adquiridos con fondos de la subvención y que se están utilizando para los propósitos previstos. Verificar que existe un registro de los activos fijos correspondientes y que se mantiene con arreglo al acuerdo de subvención; y que se han fijado derechos de propiedad u otros derechos de los beneficiarios relacionados, de conformidad con las condiciones de la subvención



Desembolsos a los sub receptores. Comprobar que los desembolsos realizados por el RP a los sub receptores se ajustan a los acuerdos de sub-subvención de los sub receptores y al presupuesto y el plan de trabajo aprobados. Verificar que el RP sigue un proceso adecuado para validar los informes de gastos presentados por los subreceptores



Mantenimiento de datos y documentación justificativa. Se mantienen los documentos justificativos, registros y cuentas que corresponda con arreglo a las disposiciones del acuerdo de subvención. Existen procedimientos para asegurar y gestionar los datos electrónicos (sistemas y procedimientos de respaldo, etc.)

De forma adicional, el Fondo Mundial puede solicitar a los auditores que revisen las siguientes áreas, en cuyo caso el alcance adicional será acordado con antelación entre el Fondo Mundial y los auditores. 

Bienes y servicios. Se han adquirido de forma transparente, competitiva y con arreglo al acuerdo de subvención y a las directrices de adquisición pertinentes aprobadas por el Fondo Mundial



Sistemas de adquisición de productos farmacéuticos y otros productos sanitarios. Examinar las pruebas de que las transacciones de adquisición se realizaron conforme al acuerdo de subvención y las políticas y procedimientos de la organización



Optimización de los recursos. Revisión de los gastos de las subvenciones prestando atención a la relación calidad-precio y las eficiencias

8.

Informe del Auditor

8.1.

Al elaborar el informe de auditoría, la firma auditora seleccionada publicará un dictamen de auditoría sobre los estados financieros de acuerdo con las Normas Internacionales de Auditoría o a las Normas Profesionales para Entidades Fiscalizadoras Superiores.

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9.

Carta de Gestión

9.1

Además del informe de auditoría, los auditores elaborarán una carta de gestión en la que deben:  Presentar cualquier caso de incumplimiento del acuerdo de subvención detectado por los auditores en el transcurso de su labor para formar una opinión sobre los estados financieros del programa de subvención  Presentar una lista de gastos no elegibles o no justificados identificados por los auditores en el transcurso de su labor  Realizar comentarios sobre los casos de incumplimiento en los registros, procedimientos, sistemas y controles en materia de contabilidad que fueron examinados durante el transcurso de la auditoría, con especial mención a los gastos no elegibles y a las deficiencias sistemáticas  Ofrecer recomendaciones para hacer frente a las deficiencias y áreas insuficientes detectadas en los sistemas y controles que se pueden abordar de forma inmediata  Comunicar los problemas que hayan llamado su atención durante la auditoría y que podrían tener una repercusión significativa en la ejecución y la sostenibilidad de la subvención Informar sobre el estado de ejecución de las recomendaciones incluidas en informes de auditoría previos  Incluir las respuestas dadas por el Receptor Principal durante el diálogo sobre las recomendaciones de la auditoría, junto con plazos para ejecutar las recomendaciones acordadas. En aquellos casos en los que o bien el Receptor Principal no acepte el resultado de la auditoría o el auditor discrepe de la idoneidad de la respuesta para gestionarlo, el informe de gestión reflejará este desacuerdo. Todas las observaciones y recomendaciones se tratarán con la dirección del Receptor Principal antes de finalizar la carta

9.2.

Debe señalarse claramente en la portada de la carta de gestión que se trata de un documento confidencial y debe tratarse como tal.

9.3.

La carta de gestión debe especificar que el auditor reconoce y acepta que la carta de gestión se compartirá con el Fondo Mundial y con el Agente Local del Fondo de forma confidencial.

9.4.

La carta de gestión debe utilizar un sistema de puntos de calificación en función del nivel de gravedad con arreglo a lo dispuesto en las Directrices sobre las auditorías anuales de los estados financieros del Receptor Principal y de los sub receptores.

9.5

Directrices generales para las cartas de observaciones Las conclusiones de grado I son aquellas que son especialmente importantes y probablemente se requiera la participación de la dirección para su resolución. Se trata de cuestiones de alto nivel que impactan gravemente en la consecución de los objetivos generales de la subvención. Las conclusiones de grado II son aquellas que pueden tener una repercusión significativa en el entorno de control. Aquí el entorno de control se centra en los factores de riesgo derivados de la actitud de la dirección frente a riesgos en lo que respecta a las actividades operativas dentro de la organización del RP y Subreceptores. Las conclusiones de grado III son aquellas que son menos importantes que las de grado I y II pero que también merecen atención.

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Para cada conclusión: Describir un breve encabezado por conclusión y grado I, II o III según corresponda Si existe un criterio (o varios, como puede ser el caso) que sea el objeto del incumplimiento por parte del RP y Subreceptores, este debe reflejarse o citarse según corresponda. Un criterio se define como cualquier ley, política, reglamento o marco que una entidad auditora debe cumplir para poder realizar sus actividades. Cualquier desviación o el incumplimiento total de dicho criterio desembocarán en una conclusión. En algunos casos, los criterios no estarán presentes por lo que no será necesario reflejarlos. Conclusión Describir la condición o el problema que podría ser resultado del incumplimiento de un criterio. Debe ser coherente con el nivel de calificación previamente indicado. Cuando sea posible, se debe indicar la razón/justificación del incumplimiento del criterio o los factores responsables del problema planteado, bien sea en un párrafo o sección independiente bajo. Implicación Indicar claramente el efecto de la conclusión desde una perspectiva financiera y no financiera ya que ofrecerá al RP y Subreceptores una mejor comprensión para formular una respuesta de gestión sólida y un plan de acción para ejecutar las recomendaciones. Recomendación En esta categoría deben incluirse las recomendaciones prácticas relativas a las conclusiones. Las recomendaciones deben eliminar o reducir los efectos identificados en la implicación detectada a un nivel aceptable de forma que no repercutan negativamente en la ejecución de la subvención tras su inicio por parte de la gestión del RP y Subreceptores. Beneficios Destacar los beneficios de ejecutar las recomendaciones desde una perspectiva financiera y no financiera. El uso de datos financieros en términos de, por ejemplo, ahorro, debe también incluirse aquí. Respuesta de Gestión Se requiere que el RP y los Subreceptores indiquen hasta qué punto están de acuerdo o discrepan de la conclusión indicada previamente. También deben indicar si están de acuerdo o discrepan del resto de elementos de la carta de gestión, esgrimiendo las razones de su acuerdo o desacuerdo. Como parte de la respuesta de gestión, el auditor deberá presentar al RP un plan de acción para abordar cualquier recomendación pertinente que emane de las auditorías del Receptor Principal y los Subreceptores. Finalmente, todas las cartas de gestión deben contener una sección de “Problemas detectados en auditorías previas” en forma de tabla que servirá como herramienta de seguimiento para determinar el estado de ejecución de las recomendaciones, según lo descrito en el siguiente cuadro:

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10.

Información general

10.1

El Fondo Mundial debe recibir el informe de auditoría y la carta de gestión que lo acompaña, incluidas las respuestas de los receptores principales, deberán enviarse en un plazo de tres meses (3) tras el final del periodo de presentación de informes auditado. Ver inciso 12, términos de ejecución.

10.2

La firma auditora seleccionada debe contar con un acceso oportuno, completo y sin restricciones al sistema de gestión financiera del RP (y de los sub receptores), así como a los registros contables, activos, propiedad y personal que puedan ayudar a clarificar cualquier cuestión relacionada con la auditoría.

10.3

Para ayudar a la firma auditora seleccionada a planificar la auditoría, el RP pondrá a su disposición como mínimo los documentos e información que se presentan a continuación. Se recomienda encarecidamente que los auditores se familiaricen con lo siguiente, como parte de los requisitos de auditoría, a fin comprender la naturaleza de las operaciones de la entidad:  

Directrices para realizar auditorías anuales de los estados financieros de los programas de subvenciones del Fondo Mundial: Directrices y herramientas – El Fondo Mundial de lucha contra el SIDA, la tuberculosis y la malaria www.theglobalfund.org/en/lfa/documents/. Los acuerdos de subvención entre el Receptor Principal y el Fondo Mundial y los acuerdos de subsubvención convenidos con los subreceptores. Cualquier correspondencia del Fondo Mundial en la que se apruebe una reprogramación del presupuesto relativa al año auditado.

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    

Actualizaciones de progresos (PU/DR) y cartas de gestión. Se debe obtener confirmación de los montos desembolsados y pendientes del Fondo Mundial. Informe Financiero Mejorado (EFR, por sus siglas en inglés). Directrices para elaborar presupuestos de programas del Fondo Mundial: http://www.theglobalfund.org/en/library/guidelinestools/. Manuales aprobados de finanzas, adquisiciones, gestión de sub receptores y otros manuales pertinentes del Receptor Principal Se recomienda asimismo familiarizarse con la propuesta/nota conceptual bajo la que se está ejecutando la subvención. Las propuestas están disponibles en el siguiente enlace portfolio.theglobalfund.org/en/Home/Index, dentro de la página de cada país respectivo.

10.4 Se insta encarecidamente a los auditores a contactar con el Agente Local del Fondo antes de elaborar el plan de auditoría con el fin de que este pueda destacar cualquier deficiencia clave o áreas de preocupación de antemano. Durante el transcurso de la auditoría, se recomienda a los auditores contactar con el Agente Local del Fondo siempre que sea necesario para obtener cualquier información o aclaración adicional. 11.

Otras responsabilidades del auditor

11.1 Presentar, en un plazo que no exceda de una semana, a partir de la firma del contrato de auditoria, un programa de trabajo, que incluya un calendario de visitas a los Subreceptores y al RP. 11.2 Presentar un plan de auditoria de sub receptores según las directrices descritas en el inciso 7. 11.3 Efectuar reuniones de entrada y salida con el RP y cada Subreceptor. 12.

Términos de ejecución

12.1 El auditor deberá planificar una auditoria preliminar antes del cierre del periodo a auditar, a septiembre 2015 presentado una carta de gerencia, con la finalidad de asegurar la entrega del informe final en versión borrador, para discusión el 11 de marzo 2016 y el informe final a más tardar el 25 de marzo 2016. 12.2 El auditor discutirá con la administración del proyecto, el borrador de los informes, permitiéndole presentar documentación y/o información complementaria, de ser necesaria, previo a la emisión de los informes finales. 12.3 El pago por los servicios de la auditoria serán de la siguiente manera: 20% contra la firma del contrato, 40% contra la presentación del borrador de los informes y 40% en la fecha en que el RP reciba a entera satisfacción los informes finales correspondientes 12.4 Requisitos que debe reunir el auditor y/o empresa de auditoría   

Firma de contadores públicos y auditores independientes, legalmente acreditados en el país, con al menos cinco años de experiencia comprobables en el campo de la auditoria. Deberá incluir constancia de representación internacional Figurar en una lista acreditada de auditores de un donante reconocido, que estén trabajando en el país, ejemplo: Banco Mundial, Unión Europea, USAID El auditor debe ser absolutamente imparcial en todos los aspectos, de la gestión o de los intereses financieros de la entidad. En el caso que el auditor tenga alguna relación que considera podría comprometer su independencia, esto deberá ser revelado por escrito, al momento de presentar su propuesta de servicios profesionales Página 13 de 24

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

   

Acreditar al menos tres años de experiencia en auditoria de proyectos financiados por organismos internacionales y/o ejecutados por el Gobierno de la República y organizaciones no gubernamentales. Deberán adjuntar una lista de dichos proyectos Detallar las auditorías realizadas por el personal asignado a la auditoría en cuestión, entre las que se deberán incluir las asignaciones en curso Indicar las aptitudes y capacidad con que cuenta el personal asignado para hacerse cargo de la auditoría Disponibilidad y capacidad de iniciar de inmediato los trabajos de auditoria y de presentar los borradores de los informes, según el tiempo de entrega acordado Capacidad de organización, para cumplir con los calendarios de trabajo y fechas establecidas Conocimiento de las Normas Internacionales de Auditoria; y experiencia mínima de cinco años en auditorias bajo estas normas

12.4.1 Presentar Curriculum Vitae y otros documentos que respalden que el socio a cargo de la auditoria, cumple como mínimo, con los siguientes requisitos:   

Grado Universitario a Nivel de Licenciatura como Contador Público y Auditor, con estudios de PostGrado en el área de Finanzas, Administración y/o Auditoría Diez años de experiencia en el campo de la auditoria Cinco años de experiencia en auditoria de proyectos financiados por organismos internacionales

12.4.2 Presentar Curriculum Vitae y otros documentos que respalden que el equipo de trabajo asignado cumple con los siguientes requisitos mínimos:     12.5

Contadores Públicos y Auditores, en el grado de Licenciatura, para el jefe del equipo y como mínimo estar cursando el último año de la licenciatura, para el resto del equipo Tres años de experiencia en el campo de la auditoria, en el caso del equipo; y cinco años en el caso del jefe de equipo Tres años de experiencia en auditoria de proyectos financiados por organismos internacionales, en el caso del equipo; y tres años en el caso del jefe de equipo Capacidad de organización para cumplir con calendarios de trabajo y fechas establecidas

Código de conducta del Fondo Mundial

El RP deberá asegurarse de que el auditor seleccionado conozca el código de conducta del Fondo Mundial para los Proveedores y se esfuerce por cumplir disposiciones, se puede visualizar en el siguiente enlace: www.theglobalfund.org/documents/business/CodeOfConduct.pdf 13. a)

Requisitos a considerar en la presentación de oferta Presentación de oferta:

Modalidad y plazo para la presentación de propuestas: se requerirá que la oferta se presente en un sobre cerrado, el cual contendrá la propuesta técnica y financiera, y se deberá entregarse el día 31 de agosto 2015, en la sede de Hivos hasta las 16:00 . La propuesta económica deberá remitirse con el valor de honorarios incluyendo el impuesto al valor agregado IVA.

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b)

Preguntas aclaratorias

Los oferentes podrán realizar preguntas de la convocatoria, las mismas deberán ser enviadas al: Oficial de compras - Oscar Arturo Guerrero García al correo electrónico [email protected] (con copia a [email protected]), con el asunto: Preguntas Invitación y contratación de auditoría anual. La fase de preguntas inicia un día después de la invitación a ofertar. Para el envío de respuestas los oferentes que se encuentren compitiendo en al proceso y hayan formulado sus preguntas, recibirán respuesta a más tardar al día siguiente, el cierre de la fase de preguntas será el 26 de agosto de 2015. Asimismo, Hivos podrá en cualquier momento antes de que venza el plazo de presentación de ofertas y por cualquier causa, o por iniciativa propia, modificar los términos de referencia mediante enmiendas, incluyendo la cancelación del proceso ya sea parcial o totalmente. c)

Validez de la oferta

La Oferta será válida por 6 meses calendario a partir de la fecha de entrega de la misma a Hivos, la cual se indica en la literal a. Toda oferta con un período de validez menor que el requerido será rechazado por Hivos por no ajustarse a los términos de referencia. Hivos podrá solicitar el consentimiento de los oferentes para prolongar el período de validez de sus ofertas. La solicitud y las respuestas serán por escrito. Los oferentes deberán presentar ofertas que se ajusten a las condiciones de los términos de referencia. d)

Entrega y documentación de la oferta

La Oferta deberá ser dirigida a la siguiente dirección y remitente. Dirección HIVOS Guatemala Subvención de VIH Sida Guatemala 14 calle “B” 12-05 zona 10 Colonia Oakland Ciudad de Guatemala La Oferta será entregada a más tardar en la fecha y hora señaladas en la literal a, en un sobre cerrado y sellado indicándose en el frente “Contratación de auditoria anual”, fecha y hora de entrega, nombre y domicilio del oferente; utilizándose para tal fin la etiqueta adjunta como Anexo 5. El oferente firmará y sellará el original de la oferta en un sobre que marcará como “ORIGINAL”. Si el sobre en el exterior no está sellado y marcado, Hivos no asumirá responsabilidad alguna en caso de que la oferta se traspapele o sea abierta prematuramente. Documentos a adjuntar a la oferta:  Una carta de envío a la propuesta (impresa)  La propuesta técnica y financiera, impresa  Un CD DVD o USB que contenga la propuesta técnica y financiera  Inscripción y registro actualizado ante la SAT como mínimo de 6 meses  Lista con cartera de clientes actuales con Organizaciones no Gubernamentales  Constancia de representación internacional  Tres referencias de constancia de calidad del trabajo anterior con Organizaciones no Gubernamentales  Copia del acta de representación legal y su respectivo registro

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 

Constancia de inscripción de la empresa en el registro mercantil Informe auditado de 2013 y 2014

Hivos podrá a su discreción, prorrogar el plazo de presentación de las ofertas mediante una enmienda a los términos de referencia, en cuyo caso todos los derechos y obligaciones de Hivos y los oferentes anteriormente sujetos al plazo original quedarán sujetos al nuevo plazo. e)

Entregas atrasadas

Toda oferta que reciba Hivos después del plazo fijado para la recepción según literal a, será rechazada y devuelta al oferente sin abrir la oferta. f)

Criterios de evaluación de la oferta

Las Ofertas recibidas serán evaluadas de acuerdo a los siguientes criterios: Tabla de evaluación No. 1 2 3 4

Descripción Personal propuesto Experiencia Propuesta técnica Propuesta financiera Total

Punteo máximo 15 10 45 30 100

Hivos con base al Informe de evaluación y recomendación de adjudicación elaborado por el Comité de Evaluación, adjudicará el Contrato y/u Orden de Compra al oferente cuya oferta se ajuste sustancialmente a lo establecidos en los términos de referencia y haya sido técnicamente evaluada como las más favorable, (“No necesariamente el valor más bajo será adjudicado”), y a su vez cumpla con todos los requerimientos solicitados y se determine que al oferente que se le adjudique cumplirá satisfactoriamente con el contrato. Si existiera una discrepancia entre el monto en números y en letras, prevalecerá el monto en letras y si existiera discrepancia entre precios unitarios y el precio total resultante de multiplicar esos precios unitarios por la cantidad correspondiente, prevalecerá el precio unitario y el precio total será corregido. g)

Solicitud de aclaración de la oferta

Hivos podrá solicitar aclaraciones a cualquier oferta recibida. La solicitud de aclaración y la respuesta se harán por escrito previo a la adjudicación al oferente seleccionado. h)

Confidencialidad

La información relativa al análisis, aclaración, evaluación y comparación de las Ofertas y las recomendaciones para la adjudicación del Contrato no podrán ser reveladas a las empresas invitadas, y se mantendrán los datos de forma confidencial. Cualquier intento por parte de un Oferente de influir en las decisiones de la terna de evaluación y comparación de las ofertas y/o en la adjudicación del Contrato podrá dar lugar al rechazo de su oferta.

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i)

Adjudicación de la oferta

Hivos se reserva el derecho de modificar, ampliar o cancelar este proceso antes de recibir ofertas así como a aceptar o rechazar cualquier Oferta, así como el derecho a declarar desierto el proceso y rechazar todas las Ofertas en cualquier momento con anterioridad a la adjudicación del Contrato u Orden de Compra, sin que por ello adquiera responsabilidad alguna ante el (los) Oferente(s) afectado(s) por esta decisión, ni la obligación de informar al (los) Oferente(s) afectado(s) los motivos de la decisión. Hivos se reserva el derecho de adjudicar los servicios solicitados a una oferta que no sea necesariamente la de menor precio.

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Anexo I Organigrama del RPHIVOS

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Anexo II Presupuesto enero – diciembre 2015 Cifras en USD Dólares

País Convenio No. Receptor Principal Moneda

No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

CCM Guatemala GUA-311-G05-H Instituto Humanista de Cooperación para el Desarrollo (HIVOS) Cifra en USD Dólares

Categoria de Gasto Recursos Humanos Asistencia Tecnica Gerencial Capacitación Producto de salud y Equipo de salud Productos farmaceuticos Costos de gestión de suminitros y contrataciones Infraestructura y otros equipos Material de comunicación Monitoreo y evaluación Apoyo a los clientes / Población meta Planificación y administración Gastos generales Totales

1-Jan-15 31-Mar-15

1-Apr-15 30-Jun-15

1-Jul-15 30-Sep-15

1-Oct-15 31-Dec-15

1-Jan-15 31-Dec-15

T18

T19

T20

T21

Total

704,263.30 45,353.50 205,166.26 268,656.25 164,406.19 49,904.76 14,762.06 35,408.37 300,491.89 59,418.82 113,901.09 201,681.71 2,163,414.20

704,263.30 51,453.50 203,600.86 0.00 0.00 25,500.00 4,306.46 26,718.37 290,891.89 28,190.14 134,651.09 201,681.71 1,671,257.31

704,263.30 44,703.50 216,229.94 0.00 0.00 25,500.00 4,306.46 31,218.37 33,963.89 59,418.82 200,286.14 201,681.71 1,521,572.13

%

711,223.40 2,824,013.31 42% 48,571.36 190,081.86 3% 175,168.76 800,165.82 12% 0.00 268,656.25 4% 0.00 164,406.19 2% 25,500.00 126,404.76 2% 4,306.46 27,681.42 0% 34,908.37 128,253.49 2% 35,415.89 660,763.55 10% 28,190.14 175,217.93 3% 103,168.44 552,006.75 8% 178,131.87 783,176.98 12% 1,344,584.68 6,700,828.32 100%

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Anexo III Lista de Subreceptores

Objetivo 1 No. SR-01-2014 SR-02-2014 SR-03-2014 y SR-0122014 SR-042014 SR-05-2014 SR-06-2014 SR-07-2014

SR-08-2014

Nombre Organización Trans Reinas de la Noche OTRANS Fundación Marco Antonio Consejo Nacional Empresarial de Prevención del VIH (CONEVIH) Asociación Gente Positiva

SR-11-2014

Teléfono

3 calle 4-09 zona 1

2251-0685 5004-0898

5ª Avenida 8-33, Zona 4, Ciudad de Guatemala

2334-4752 2334 5059

8ª. Avenida 2-44, Zona 15, Colonia Trinidad, Ciudad de Guatemala

2369 2807 2369 9146 2369 7155

Cristina Calderón Directora

8ª. Calle 3-09, Zona1 Ciudad de Guatemala

2232-0542

Aldo Dávila Director

Fundación Preventiva del 10ª Calle 4-86 interior zona Sida “Fernando Iturbide” 10, Ciudad de Guatemala 3ª Calle A 011-, Zona 1, Asociación Gente Nueva Ciudad de Guatemala Asociación de Investigación, Desarrollo 15 Av. “A” 3-33, Zona 1, y Educación Integral Quetzaltenango (IDEI) Diagonal 2, 3ª. Calle 1-106, Asociación Civil no zona 4, Barrio Candelaria, Lucrativa Proyecto Vida Coatepeque, Quetzaltenango Asociación C’aslen de Vida

SR-09-2014

Dirección

Asociación Hospicio de San José Asociación Colectivo Amigos contra el Sida (CAS)

8va Calle 3-09 zona 1 Km 28.5 Carretera a Bárcenas, Sta. Lucía Milpas Altas, Sacatepéquez 7 calle 3-42 zona 1

Contacto Johana Esmeralda Ramírez Directora Ana Lucía Saravia Directora

2221 3281 2253 0318

María Elena Guerra Directora Audelio Ramirez Director

7761-9212 7765-8613

Janet Ikeda Directora

7775 8085

Delia Smith Directora

2332-3350

2253-1708 2232-0542

Karla Rocio Urízar Sáenz Directora

45748147 58859311

Elena Clavijo Directora

2232-2584

Marco Polo Villatoro Director

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Objetivo 2 No.

Nombre

Dirección

Teléfono

Contacto

Red Legal de DDHH

5ta. Ave. 10-68 zona 1 Oficina 313, 3er. Nivel Edificio Helvetia

Asociación Vida

6a. avenida 11-43 zona 1 oficina 803, 8o. nivel edificio Pan Am

22514941

Joel Ambrosio Arrecís Representante Legal

SR-0142014

Red Suroccidente REDSO

Diagonal 2, 3ª. Calle 1-106, zona 4, Barrio Candelaria, Coatepeque, Quetzaltenango

7775 8085

Delia Smith Coordinadora Permanente

SR-0152014

Asociación Gente Positiva/REDNAS

8ª. Calle 3-09, Zona1 Ciudad de Guatemala

2232-0542

5ª calle 1-49 zona 3

2232-2744

SR-0012015

SR-0172014 SR-0182014 SR-0162014

Organización de Mujeres en Superación -OMESAsociación Colectivo Amigos contra el Sida (CAS) Organización Trans Reinas de la Noche OTRANS

7 calle 3-42 zona 1

3 calle 4-09 zona 1

2238-3490 / 5629-6883

2232-2584

2251-0685 5004-0898

Aldo Davila Presidente

Carlos Romero Secretario Yanira Tobar Representante legal Marco Polo Villatoro Director Johana Esmeralda Ramírez Directora

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Anexo IV Directrices para elaboración del Plan de Auditoria de Subreceptores Una de las responsabilidades del RP, en su calidad de supervisor de los Subreceptores, consiste en garantizar que se auditen anualmente sus ingresos y gastos relacionados con la subvención del Fondo Mundial. El plan de auditoria debe explicar los procedimientos propuestos para auditar a todos los Subreceptores, teniendo en cuenta los niveles de riesgo y de importancia relativa. Se recomienda considerar en el plan de auditoría de los Subreceptores los riesgos de forma realista. Un plan de auditoría de Subreceptor debe incluir información sobre los siguientes aspectos:  El nombre del Subreceptor y el sector en el que se desempeña, las actividades financiadas, la asignación presupuestaria total y las asignaciones presupuestarias de cada Subreceptor.  Una calificación del riesgo o una percepción del riesgo para cada Subreceptor, tomando en consideración el porcentaje de ejecución financiera y evaluación del control interno.  El diseño de un plan de seguimiento a los hallazgos de la presente auditoria, con la intención de fortalecer las capacidades administrativas de los Subreceptores y evaluar la aplicación de procedimientos a seguir con base al nivel de riesgo detectado para cada uno.  Para la elaboración del Plan de Auditoría se deberán tener presentes los resultados obtenidos por la auditoría de año anterior; es decir, período abril a diciembre 2014 (período correspondiente al inicio oficial de fase II).  Los procedimientos de auditoría previstos, incluidos en los términos de referencia, así como su alcance y frecuencia.  Cronograma de visitas al RP y a los Subreceptores especificando tiempos en cada visita. A continuación se detallan los montos presupuestados para cada Subreceptor. Los montos presupuestados de los Subreceptores no son adicionales a los totales señalados en el anexo 1, ya que forman parte del presupuesto general, pero por razones de clasificación y planeación de la auditoria de cada uno se adjunta la presente integración.

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Detalle de Subreceptores Enero – Diciembre 2015 Cifra en USD Dólares Subreceptores año 2015 Consolidación de presupuestos Cifra en USD Dólares No de convenio SR-01-2014 SR-02-2014 SR-03-2014 SR-04-2014 SR-05-2014 SR-06-2014 SR-07-2014 SR-08-2014 SR-09-2014 SR-11-2014 SR-12-2014 SR-001-2015 SR-014-2014 SR-015-2014 SR-016-2014 SR-017-2014 SR-018-2014

Ampliación 2 1 1 2 1 1 1 1 2 1 1

Subreceptor OTRANS FMA CONEVIH (nota 1) GP FFI GENTE NUEVA IDEI PROYECTO VIDA CASLEN / HSJ CAS CONEVIH (nota 1) RED LEGAL/ No aplica ASOCIACIÓN VIDA 1 REDSO / PVIDA 2 REDNADS / AGP 1 OTRANS 1 OMES 1 CAS Totales

1-Jan-15 31-Mar-15

1-Apr-15 30-Jun-15

1-Jul-15 30-Sep-15

1-Oct-15 31-Dec-15

1-Jan-15 31-Dec-15

T18

T19

T20

T21

Total

75,178.77 154,349.06 32,703.89 52,603.11 61,828.46 82,354.90 58,108.01 58,080.62 33,763.34 67,532.72 40,696.97

83,220.38 168,238.09 32,561.95 52,801.82 64,205.94 90,082.59 67,252.53 57,350.59 40,633.58 70,641.75 34,922.00

76,830.38 161,628.42 33,181.31 49,150.21 65,273.17 82,075.37 62,390.59 55,015.75 35,602.48 67,919.17 34,603.55

76,133.61 148,276.16 30,807.11 49,519.24 65,116.07 85,479.63 64,151.88 62,098.69 33,536.24 69,109.50 38,257.48

19,566.37 18,671.17 2,581.85 2,712.31 12,581.02 8,777.49 782,090.08

21,471.86 21,846.30 20,309.01 18,477.98 15,271.34 9,229.10 868,516.83

24,378.32 25,184.36 22,768.43 19,227.68 11,880.38 8,196.85 835,306.42

21,721.55 25,529.52 17,734.20 18,017.98 12,646.18 8,196.85 826,331.89

%

311,363.15 9% 632,491.73 19% 129,254.26 4% 204,074.38 6% 256,423.64 8% 339,992.49 10% 251,903.02 8% 232,545.65 7% 143,535.64 4% 275,203.15 8% 148,480.00 4% 87,138.10 91,231.36 63,393.49 58,435.95 52,378.93 34,400.28 3,312,245.21

3% 3% 2% 2% 2% 1%

Nota 1: En el caso del SR CONEVIH, este tendrá un dictamen individual al 15 de julio de 2015.

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Anexo V Etiqueta de identificación

Proyecto

“Conteniendo la epidemia de VIH en Guatemala: Intensificación de las acciones de prevención y atención integral en grupos vulnerables y áreas prioritarias de Guatemala”” HIVOS, Guatemala 14 calle “B”, 12-05, zona 10 Colonia Oakland, Guatemala

Comparación de Precios No CP/GUA-311-G05-H/10-15 Contratación de auditoria anual EMPRESA: ________________________________________________ FECHA DE ENTREGA:____/____/____ HORA: _____:_____ Nota: Este sobre puede ser abierto únicamente al momento que está conformada la terna de evaluación

INSTRUCCIONES 1.

Llene el espacio de "EMPRESA" con los datos requeridos

2.

Recorte la Etiqueta por la línea

3.

Pegue la Etiqueta en el sobre de la Propuesta

4.

En caso necesario, se puede fotocopiar la etiqueta, y pegarla en cuantos sobres se considere necesario, indicando claramente el número de sobre con respecto al total de sobres a entregar. Esta indicación debe escribirse en la parte superior derecha de la etiqueta

5.

Solicite a la recepcionista de Hivos que en presencia de quien entrega el(los) sobre(s), complete los espacios de "FECHA DE ENTREGA" y "HORA"

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