DRT – Document Related Technologies Ringvorlesung TU Chemnitz

© msg systems, 2014

Document Related Technologies Elektronische Unterstützung von dokumentorientierten Geschäftsprozessen Ingo Gringer, 16.1.2014

msg systems ag - GS Chemnitz - [email protected]

msg systems auf einen Blick

• •

Gründungsjahr: 1980 Unternehmensgruppe − − − −

•

Vorstand − − − − − −

•

2

Ingo Gringer, msg systems ag

International Unabhängig Über 4.000 Mitarbeiter Umsatz: 455 Millionen € (2011)

Hans Zehetmaier (Vorstandsvorsitzender) Dr. Stephan Frohnhoff Karl-Martin Klein Frank Plechinger Volker Reichenbach Dr. Dirk Taubner

Platz 5 unter den erfolgreichsten deutschen IT-Beratungs- und Systemintegrationsunternehmen

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1

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Branchenkompetenz

Wir genießen einen ausgezeichneten Ruf als versierter Branchenspezialist Food

Public Sector

Utilities Life Science & Healthcare

Telecommunications & Media

Financial Services

Travel & Logistics

Automotive

Insurance 3

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Umsatzentwicklung

Wir sind konsequent auf Wachstumskurs

4

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2

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Unsere Partner

… und weitere Kooperationspartner 5

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Branchenspezialist Versicherungen

Wir wollen die gesamte IT-Wertschöpfungskette abdecken, um unseren Anspruch als Branchenspezialist zu untermauern.

Consulting

Strategie / Management Consulting

6

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Plan

Business Consulting

Solution Consulting

Build

Implementierung / Integration

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Run

Betrieb / Support

16.01.2014 msg systems ag

3

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Antworten msg systems

Go-to-Market-Ansatz Erstversicherung

Ziel für die Branche Insurance: Lösungsangebot für den Gesamtmarkt

Anwendung/Lösung

msg Standard- und Individuallösungen

Individuallösungen

SAP-basierte Lösungen

SAP for Insurance

4,0 Mrd.€ *

Insurance Suite

0,2-0,5 Mrd.€ *

msg.PIA

* Prämienvolumen über alle Sparten

7 7

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16.01.2014 msg systems ag

Standorte Weltweit kompetenter Service

Landesgesellschaften Ausgewählte Projektstandorte Standorte D-A-CH

Landesgesellschaften: Deutschland | Österreich | Schweiz | Großbritannien | Niederlande | Rumänien | Spanien | Indien | Philippinen | Singapur | USA

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4

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msg systems ag – Geschäftsstelle Chemnitz

9

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msg systems in Kundenbewertung und als Top-Arbeitgeber

Zufriedene Kunden – Top-Leistungen mit Note 1 bescheinigt. • Unsere Kunden benoten unsere Leistungen jedes Jahr anhand des Schulnotensystems. • In 2011 lag der Durchschnitt aller Bewertungen bei 1,45. Zufriedene Mitarbeiter • interessante Arbeitsinhalte • gelebtes Wertesystem

10

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5

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Einstiegsmöglichkeiten

Chemnitz

Praktika Bachelor Master

Ausbildungen

Köln

JuniorPositionen

Werkstudententätigkeiten Passau

Ismaning/München Ismaning 11

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Agenda

► • • • • •

12

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Einführung Output Management Input Management Barcodes Formulare Sicherheit, Schutz und Archiv

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6

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Enterprise Content Management als Zyklus

• Integration Workflow/BPM • Case Management

Content Management

Input Management

• • • •

Scannen/Erfassen Indizieren/Erschließen Zuordnen Archivieren

13

• Gestaltung Produkteigenschaften und weiterer Texte • auslösende Fachanwendungen und Informationssysteme

Archiv

• Architektur, Schnittstellen • Document Lifecycle Management • Datenbeschaffung

Output Management

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„Von der Wiege bis zur Bahre …“

•

Dokumente sind − − − −

•

Auslöser und Ergebnis von Geschäftsprozessen Träger von Informationen und Daten Papier teils aus historischen, teils aus rechtlichen Gründen unersetzbar Kommunikationsmittel zwischen verschiedenen Personen und Strukturen

Herausforderungen: − − −

Individualisierte Dokumente optimiert erstellen Verändertes Kommunikationsverhalten Reaktionsfähigkeit auf Markterfordernisse

Ansprüche

14

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7

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Definition „Dokument“

► Unter einem Dokument versteht man eine Information und ihr Trägermedium (ISO 9000:2000).1) ► a) Ein Dokument ist ein physisch existenter Informationscontainer (z.B. als PapierDokument oder Datei in einem Computer). Ein Dokument muss als Einheit speicherbar und versendbar sein und als solche auch aufgefunden, wahrgenommen (gesehen, gelesen, gehört) und verwendet werden können. b) Ein Dokument kann Informationen beliebiger Darstellungsform enthalten; bei Kombinationen von Texten, Daten, Grafik, Bild und Ton spricht man von "Multimedialen Dokumenten".2) ► Eine Dokumentarische Bezugseinheit (DBE) ist als Objekt der logische Informationscontainer. Die DBE ist Gegenstand der dokumentarischen Bearbeitung.3) •

Abgrenzung zur „Eingabemaske“: − − − −

Oberfläche zur Erfassung und Darstellen von Daten/Informationen charakteristisch: Seitenabfolge oder Tabreihenfolge, „Wizard“ OHNE Trägermedium i.d.R. als Repräsentation eines Geschäftsobjekts bzw. Zugang zu Datenbankinhalten

Quellen 1) http://www.quality.de/lexikon/dokument.htm,

15

2)

http://www.hmc-cp.de/def/def_doku.htm,

3)

http://de.wikipedia.org/wiki/Dokumentarische_Bezugseinheit

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Telefon

Brief

InputMgmt.

1st Level

OutputMgmt.

@ Email

Telefon

@ Email

Automatisierung Internet

On-Site Support

2nd Level Brief

Makler

Self-Service

Kunden

Self-Service

Makler

On-Site Support

Dokumente in Geschäftsprozessen

Kunden

Internet

Geschäftsprozess, Transparenz, Monitoring Geschäftslogik, fachspezifische Funktionen, Daten IT-Infrastruktur 16

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Integriertes Input- und Output-Management

Output-Mgmt.

Fachanwendungen Dokumenterstellung

• Erfassen

• Vertrag,

• Erschließen

• Leistung

• Zuordnen

• Partner

• Datenbeschaffung

• Erstellen

• Zuordnen

• In-/Exkasso,

• Dokumente

• Steuern

• Provision

• Interaktive Formulare

• Verteilen etc.

• Formatieren • Konvertieren

Kollaborationsplattformen

Partner

Kollaborationsplattformen

Input-Mgmt.

Partner

Kunde

Document Lifecycle Management

E-Mail

• Workflow

• Policen, Batchdokumente

• Postkorb • elektronische Akte

• Vorlagen ePost

• Serienbriefe

• Dokumentwiederaufnahme

• Arbeitsverteilung

• Textbausteine

Elektronische Formulare

Briefeingang

EDI/XML

E-Mail

ePost

• Erstellen, Bearbeiten und Freigeben

Elektronische Formulare

• Verteilen

Archivierung

• Ablage

• Recherche

• Löschen

• Revisionssicherheit

Brief

• Langzeitarchivierung • Erneuerung elektronischer Signaturen

Fax

Fax

Self-Service-Portale

OnSite-Support Self-Service-Portale

Makler

• Individualbriefe Geschäftsvorgang

OnSite-Support

• Korrespondenz EDI/XML

Makler

Kunde

Prozessintegration

17

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Lebenszyklus eines Dokuments Erzeugung, Erfassung

Kunde

Erschließung, Verwaltung, Aufbereitung

Bereitstellung, Verteilung

Lieferant

Sicherung, Bewahrung

Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/Dokumenten-Technologien

18

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9

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„Die vier großen ‘i‘ des Input-/Output-Managements“

•

•

Individualisierung − −

Industrialisierung − − −

•

•

Individuelle schriftliche Kundenkommunikation ausgerichtet an spezifischen Anforderungen und Profilen der Kunden

Effiziente, kostengünstige, transparente, nachprüfbare Abläufe und Prozesse Zusammenspiel mit anderen Anbietern über standardisierte Prozess- und ProduktSchnittstellen Flexible Steuerung der „Fertigungstiefe“ u.a. auf Basis eines aktiven Risikomanagements Angebot von Kombi-Produkten mit Einbindung von Fremdprodukten

Integration − − −

der unterschiedlichen Eingangskanäle der unterschiedlichen Ausgangskanäle Bündelung des relevanten Kontext- und Regelwissens in Produktverwaltungssystemen (z.B. im msg.PM für Versicherungen)

Investitionsschutz − −

19

Anbindung aller relevanten Fachanwendungen Anreicherung der bestehenden Fachprozesse

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Agenda

• Einführung ►Output Management • Input Management • Barcodes • Formulare • Sicherheit, Schutz und Archiv

20

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Dokumenterzeugung

•

Dokumentgenerierung aus Bestandsdaten ⊗ Geschäftsvorfall

► Output Management ist die Erstellung, Generierung, Steuerung und Verteilung von elektronischen oder physisch vorliegenden Dokumenten an alle benötigten Empfänger im Unternehmen oder außerhalb eines Unternehmens. 1)

Daten Dokument Vorlagen

•

Ausgabe: Online, Fax, Post oder/und Email

•

verschiedene technische Verfahren:

− pragmatische Ansätze, z.B. basierend auf XML + XSL FO − Einsatz von Korrespondenzmanagementsystemen Quellen 1) http://de.wikipedia.org/wiki/Output_Management

21

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Output Management

Geschäftsvorgang Erstellen Vorlage und Variablen

Dokumentenerstellung

komponieren

EDI/XML

Editor für

Formatieren

Sachbearbeiter

Konvertieren E-Mail

Datenbeschaffung

Freigabeverfahren Automatisierte Steuern

Dokumenterstellung

ePost

OnSite-Support

Fachanwendungen

Kollaborationsplattformen

Output-Management

Partner

Makler

zentral

DLC • Vorlagen • Textbausteine

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Archivierung

• Reproduktion

• Rechte

• Bezug Vorgänge

• Aufbewahrungsfrist • Bezug Fachanwendungsobjekte • Formate

Verteilen

Elektronische Formulare

Brief

Sortieren Bündeln Beilagen

Fax

Self-Service-Portale

Regelbasiert

Kunde

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11

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Korrespondenzmanagement: Produktbasierte Lösungsbausteine Dynamisches Vorlagen-Management

Sachbearbeiter Frontend

• Modellierung der Kommunikationsbeziehungen − Wer kommuniziert mit wem − Über welchen Sachverhalt − Mit welchem Medium • Redaktionsprozess • Variantentechnik für Volltexte − Nicht nur Textbausteine, sondern Variantenbäume − Konsistenz aller möglichen Varianten − Vorlagen als XML mit Regeln

• Modularer Aufbau für Integration in – Fachanwendungen – Archiv/DMS • Texterstellung geführt durch Vorlagen mit – übergebenen Variablen aus Anwendungen – Eingabe von Variablen – Freies Editieren bestimmter Bereiche

Vorlage XSLT

Variablen

Spool, Workflow, Integration

XSLT

• Kernfunktionen – Ablaufsteuerung mit Workflows – Datenhaltung mit Spool • Integrationslösung – Fertige Adapter – Standardisierte Schnittstellen – Auch im Host-Umfeld einsetzbar

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Komponierte Vorlagen

Vorlage zu XSL/FO

XSLT XSL/FO

Formatierer

Dokumenterzeugung

PDF, AFP, TIFF,...

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Outputmanagement: DOPiX

Business Applikation

DOPiX Client

PCL, PS AFP PDF HTML TIF

OMS

DOPiX Repository

DOPiX Rendering/ DOPiX Document DOPiX Compose Pool

DOPiX Administration 24

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12

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Outputmanagement: DocFamily (Assentis)

•

Textverarbeitungssystem von Assentis

25

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Bsp. Sachbearbeiter-Frontend • •

Formularentwicklung Formulareinsatz − − − − −

26

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Rendering Komplettierung Finalisieren Ablegen Archivieren

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13

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Dokumenterstellung bei VMG Client LC Workbench

Outlook

Internet Browser Flash Player

LC Process

LC Designer

EOB

Adobe Reader

VIBIS Client

SOB

Server Applikationsserver (JBoss) VIBIS Bestandssystem

http, Webservices, WebDAV Forms

ARES

CS

Process

Adobe LiveCycle Server

Email

Exchange SMTP-Server

@ CS DB

LC DB

27

VIBIS DB

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Dokumenterstellung bei VMG

• •

28

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Rich Internet Application: Flex-Oberflächen und Adobe Reader Prinzip:

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14

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Output + Input + Integration + Workflow Input • Scannen, Erkennen, Klassifizieren, Werte auslesen, Case-Prozess triggern • Parallel zunehmend auch elektronische Eingangskanäle

Eingangsarchiv • Klassischer Begriff der ‚Ablage‘, meist vertragsorientiert • Gralshüter-Mentalität der Verantwortlichen • Zugriffsrechte sind sehr wichtig

Workflow/Case Management/ Business-Anwendung • Klassische Programmierung wird immer mehr durch BPM-Systeme abgelöst

Dokumenterzeugung • Batch, on Demand oder interaktiv … DOPiX

Postprocessing/OMS • Optimieren, Drucken, Produzieren Quelle: icon Systemhaus GmbH

29

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Output auf „Wolke 7“

SaaS, IaaS, PaaS in einer [Private, Public, Open, Excluvie, Hybrid] Cloud

Quelle: Dokumenterstellung und Output Managementin der Cloud – Chancen und Hindernisse, K&W

30

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15

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Das Format PDF

•

PDF/A (ISO): − Verlässliches Format für die Langzeitarchivierung, V 1 bis 3

•

pdfa.org

PDF/X (ISO): − Garantierte Druckbarkeit digitaler Inhalte weltweit

•

PDF/E (ISO Vorschlag, PDF 1.6 basierend): − Austausch komplexer, technischer Dokumente (Produktion, Architektur, GIS, 3D und Metadaten)

•

PDF/UA (ISO Vorschlag): − Unterstützung barrierefreier Inhalte und passender Hilfstechnologien

•

PDF 1.7 Spezifikation (ISO 32000-1)

•

Zusätzlich: Verbindlichkeit nach SigG − Schriftformersatz, GOBS, GDPdU testiert, BSI Zertifiziert seit Nov. 2005

31

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Agenda

• Einführung • Output Management ►Input Management • Barcodes • Formulare • Sicherheit, Schutz und Archiv

32

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16

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Inputmanagement ► Input Management ist die Erfassung und Erschließung aller einkommenden elektronisch oder physisch vorliegenden Dokumente (Eingangspost) sowie ihre Zuordnung zu Empfänger im Unternehmen. • Erfassung: Datenrückgewinnung durch Scannen&Erkennen • Erschließung: Indexierung, Kategorisierung, Klassifikation, Registratur der Dokumente und darin enthaltener Daten

•

• •

Ein zentraler Punkt nimmt alle Arten von Dokumenten entgegen (Papier, Fax, E-Mail, …) Extrahiert Nutzdaten aus eingescannten Dokumenten Verteilt Eingangspost und Daten auf elektronischem Weg weiter – –

zum richtigen Sachbearbeiter in die IT-Anwendungen des Unternehmens

Quelle: d.ve lop

33

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Aufgaben des Input-Managements

Input-Management Kollaborationsplattformen

Partner

• Vertrag, • Leistung • Partner

34

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OnSite-Support Self-Service-Portale

Kunde

Zuordnen

Erschließen

• In-/Exkasso, • Provision

EDI/XML

Makler

Fachanwendungen

Erfassen

• Einteilung in Dokumentenklassen

• Stapelbildung

• Klassenspezifische Datenextraktion und Analyse

• Bildaufbereitung • OCR/IRC

• Formale Prüfungen

E-Mail

• Auslösen oder Zuordnen zu Geschäftsvorgängen • Archivierung mit Indexinformationen

• Abgleich der Daten mit Fachanwendung ePost

Geschäftsvorgang • Workflow • Postkorb • elektronische Akte • Arbeitsverteilung

Elektronische Formulare Archivierung Briefeingang

• Konfiguration

• Administration

• Recherche

• Training

• Statistik

• Revisionssicherheit

• Manuelle Nacharbeitung

• Langzeitarchivierung • Elektr. Signaturen

Fax

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Die Sachbearbeitung muss möglichst frühzeitig …

… effizienter gestaltet werden:

Posteingang

unsortiert unbekannte Reihenfolge verschiedene Medien (Papier, elektronisch)

Kernfrage: Wie gelangt die Post möglichst schnell, zuverlässig und günstig zum richtigen Sachbearbeiter?

35

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3

FrontCollect: Klassifikation und Datenextraktion

Klassifikation ► Geschäftsvorfall ► Dokumentenart „Adressänderung“

Datenextraktion ► Inhaltliche Information Vertr.-Nr. Neue Adresse

1111000099 Hugo Ball, Ballstraße 20, 86165

Augsburg

36

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„Versicherungsantrag“

Name Max Mustermann Geb.dat. 18.2.1962 .... Feld 31 „angekreuzt“

Schnell und zeitsparend Daten für optimale Verteilung Minimierter Personalaufwand Reduzierte Kosten

Schneller als manuell Konstanter, hoher Durchsatz Skalierbar Hohe Datenqualität

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6

18

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Input-Management: Computergestützte Rechnungsprüfung • •

Angeschlossener Fachlicher Prozess Bsp: Inputmanagement bei Versicherungskammer Bayern

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Agenda

• Einführung • Output Management • Input Management ►Barcodes • Formulare • Sicherheit, Schutz und Archiv

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Scannen und Erkennen

•

OMR (Optical Mark Recognition) − − −

•

HCR (Handprint Charakter Recognition) − −

•

wertet Buchstaben in Grafiken aus Konvertierung von NCI zu Coded Information (CI) gesprochen

ICR (Intelligent Character Recognition) − −

39

Erkennung von Handschriften ist eine Weiterentwicklung von OCR jedoch nicht für Fließtexte

Die Optical Character Recognition (OCR) − −

•

automatisches Erkennen von Ankreuzfeldern. Strichcode, spezielle Markierungen in vordefinierten Feldern für Fragenbogenaktionen und Vordrucken

automatische Erkennung von Blockhandschrift ICR ist eine Weiterentwicklung von OCR und HCR, die die Qualität der ausgelesenen Ergebnisse durch Vergleiche, logische Zusammenhänge, Abgleich mit Referenzlisten oder Prüfung gegen vorhandene Stammdaten verbessert.

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Output an Input binden: 1D/2D-Barcodes

„Aztec“, ein 2D-Barcode

„DotCode“, ein anderer 2D-Barcode

Willkommen zur Ringvorlesung! Das Thema der heutigen Vorlesung lautet 'Document Related Technologies'. Hintergrund: Viele Geschäftsprozesse in Wirtschaft und Verwaltung sind dokumentenintensiv oder dokumentengetrieben. Der Wettbewerbsdruck, immer kürzere Optimierungszyklen und äußere Einflüsse wie z.B. gesetzliche Regelungen erfordern auch hier eine immer tiefgreifendere elektronische Unterstützung dieser Prozesse.

Quelle: http://www.tec-it.com/online-demos/tbarcode/barcode-generator.aspx

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Einsatz von Barcode

•

wenn Papier unverzichtbar ist (z.B. rechtskräftige Unterschrift)

•

wird auf Papierdokumente aufgedruckt und enthält verschlüsselt alle oder Referenz-Informationen des Textes

•

Papierdokumente, z.B. Anträge und Angebote, können automatisch elektronisch eingelesen werden

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Barcode Eigenschaften •

•

•

Varianten: −

Strichcode, bei dem Daten eindimensional als Balken mit Zwischenräumen dargestellt werden,

−

als daraus entwickelte gestapelte Barcodes (mehrere Zeilen mit Balken und Zwischenräumen, z.B. PDF 417),

−

Mischformen (Composite Symbiologies), sowie

−

2D-Codes, bei denen Datenzellen („Pixel“) polygonisch angeordnet sind.

−

3D-Codes bislang nur Anwendungen von Strichcodes

Datenmengen: −

ein bis zwei (verschiedene) Barcode-Blöcke je Formular üblich

−

abhängig von Drucker/Scanner/Behandlung (Verschmutzung)

−

ein einfacher PDF417-Strichcode enthält je Quadratzoll etwa 100 bis 340 Zeichen, also je Barcode ungefähr 1200 Zeichen.

−

der zur Datenaufnahme optimierte Data Matrix (Siemens) kann je Symbol 500 Zeichen aufnehmen.

−

Zum Vergleich: −

der proprietäre „High Capacity Color Barcode“ von Microsoft ermöglicht theoretisch die Speicherung von ca. 3500 Zeichen je Quadratzoll

−

digiSeal von Secrypt ermöglicht auch praktisch, bis zu 95 kByte Daten bei recht hoher Datendichte (etwa 1775 pro Quadratzoll bei Druck mit 300 dpi)

„Bumpy Barcode“, Mecco

High Capacity Color Barcode, MS

Fehlerkorrektur: −

ein ursprünglich für die NASA entwickeltes Verfahren, die Reed-Solomon-Fehlerkorrektur („Correction-of-burst-errors“)

−

in Kombination mit Redundanzen (z.B. 25%) lassen sich auch verschmutzte/verstümmelte etc. Barcodes noch sinnvoll auslesen Literatur: http://www.adams1.com/stack.html; http://www.barcodat.de/: „2D-Code-Fibel“; DigiSeal - http://www.secrypt.de/; 3D - http://www.mecco.com/

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Optimierter Einsatz von Barcode

Front Office

elektronische Übertragung

elektronische Übertragung

Antragsdaten

data Online

Antrag

Back Office

data

@

Druck Antrag:

manuell verifizieren (Sign.)

Druck Antragsdaten …

Offline

Name Vorname …

Scannen

key

Bestand

data

Agenda

• Einführung • Output Management • Input Management • Barcodes ►Formulare • Sicherheit, Schutz und Archiv

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Der Kreis schließt sich: Elektronische Formulare •

Mehrwert elektronischer Formulare: − − −

Intelligenz in Formularen (Eingabeunterstützung, Flexibilität, Plausibilisierung, Tarifierung, Connectivity) modularer Aufbau unterstützt höhere Fertigungstiefe, SOA-Compliant Langzeitarchivierung, Signaturfähigkeit, Dokumentschutz

Abbildung: Adobe

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Geschlossener Formularkreislauf Barcoded Forms Solution 1. Create form

End User

2. Add barcode

3. Distribute to users

4. Fill the form

Reader B

A

5b. Submit the form 10. Integrate the data with applications, databases, workflows, and message queues

5a. Print the form

XML non-XML

Core Systems XML

6. Sign the form

non-XML

Decoder

9. Decoder decodes the barcode and extracts user-supplied data

Document Scanner Fax Server Archive

7. Return the form by mail or fax

8. Scan the form

A

paper submission

B

electronic submission

Abbildung: Adobe

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23

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Beispiel VVG-Beratungsprotokoll

Startseite und Spartenauswahl führt zu inhaltsabhängigen Ergänzungen.

+

drei Teilformulare 47

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Beispiel VVG-Beratungsprotokoll

48

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Geschlossenes, medienbruchfreies Dokumentmanagement

Legacy Systeme

XML

Integrationsbus (Subset an Methoden)

1

4 Adobe LiveCycle

PDF

PDF

Adobe Reader

5

2 6

3

Tarifierung aus offline-fähigen Formularen

•

50

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Anbindung von Webservices an Versicherungsportalen

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Agenda

• Einführung • Output Management • Input Management • Barcodes • Formulare ►Sicherheit, Schutz und Archiv

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Einsatzgebiete digitaler Signaturen

•

Kommunikation mit Behörden

•

Kommunikation mit der Justiz

•

Kommunikation im privaten Bereich

•

Gesetzeskonforme elektronische Signatur

− z.B. Bürger erstellt Steuererklärung am PC, signiert, verschlüsselt und übersendet an Steuerbehörde − z.B. Bauunternehmer beteiligt sich an Ausschreibung, signiert, verschlüsselt das Angebot und versendet es auf elektronischem Weg − z.B. Rechtsanwalt erstellt Klage auf dem PC, signiert, verschlüsselt (Wahrung von Mandantengeheimnissen) und übersendet per Email an das zuständige Gericht − z.B. Endkunde zu Firma, z.B. Bankkommunikation − z.B. Kommunikation im Internet (Fremder zu Fremder) − z.B. Signieren von elektronischer Post (E-Mail) − überall dort, wo rechtsverbindliche Willenserklärungen eine Unterschrift erfordern und es auf − vertrauenswürdige Kommunikation, − sichere Identifikation und − Integrität elektronischer Daten ankommt,

Quelle: Bundesnetzagentur

52

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Voraussetzungen beim Anwender

3

• PC und Chipkartenleser

• Chipkarte mit Signaturschlüssel intern oder extern

• Kommunikationsanbindung

• geeignete Software

Quelle: Bundesnetzagentur

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Anwendungsfall: Parlamentaria bei SLT

Staatsregierung

Öffentlichkeit (EDAS)

Druckerei

Einreichen

Einreichen

Verteilen

Arbeit des Parlaments Einreichen

Parlamentaria

Prüfen

Einreichen

Abgeordnete

Ablegen

Verwaltung

Prozesse, die von EDASinput unterstützt werden TrustCenter 54

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Anforderung und Überlegungen zur PKI

• „Managed PKI“ als Vorteil gegenüber „Inhouse PKI“ • Ausgabestellen, Gültigkeitsdauer • Hard/Software-Voraussetzungen (z.B. zert. Kartenleser) • am Beispiel: S-Trust

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Clientseitig: Workflow + Dokumentenmanagement

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Schutz elektronischer Dokumente

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Schutz der Inhalte auf Dokument- und Dateiebene Kontrolle der Inhalte auf Dokument- und Dateiebene Schutz der Inhalte außerhalb gesicherter Umgebungen Einsatz von „Policies“: − − − −

was darf man damit tun (Speichern, drucken, ausfüllen, versenden …) wie lange ist ein Dokument gültig wie lange darf es offline genutzt werden (Re-Sync) wer darf es öffnen

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Langzeitarchivierung

► Unter Langzeitarchivierung versteht man die Erfassung, die langfristige Aufbewahrung und die Erhaltung der dauerhaften Verfügbarkeit von Informationen. 1) • „Langzeit“ bedeutet für die Bestandserhaltung digitaler Ressourcen nicht die Abgabe einer Garantieerklärung über fünf oder fünfzig Jahre, sondern die verantwortliche Entwicklung von Strategien, die den beständigen, vom Informationsmarkt verursachten Wandel bewältigen können.“2) • Gesetzliche Aufbewahrungsfristen • durable Medien: − −

•

durable offene Standards bzw. Formate: −

2)

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Steintafeln und Nickelplatten ;-) Filme, gepresste CD/DVD, Magnetbänder TXT, XML, TIFF, PDF/A,

Quelle: 1) http://de.wikipedia.org/wiki/Langzeitarchivierung; U. Schwens, H. Liegmann: Langzeitarchivierung digitaler Ressourcen. In: R. Kuhlen, Thomas Seeger, D. Strauch (Hrsg.): Grundlagen der praktischen Information und Dokumentation. 2004

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Langzeitarchivierung und Signaturen

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Verwendung eindeutig interpretierbarer, langfristig stabiler und standardisierter Nutz- und Signaturdatenformate Berücksichtigung der Sicherheitseignung kryptografischer Algorithmen Verwendung von Signaturen mit ausreichend hohem Sicherheitsniveau (z.B. qualifizierte Signaturen) Archivierung erforderlicher Verifikationsdaten in verkehrsfähiger Form Rechtzeitige und beweiskräftige Signaturerneuerung Verfügbarkeit technischer Komponenten Sichere Transformation elektronisch signierter Dokumente Gewährleistung des Daten- und Geheimnisschutzes Erhöhte Sicherheit durch Redundanz bei der Speicherung und Erneuerung elektronisch signierter Dokumente

Quelle: Projekt ArchiSig/OpenLimit

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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

Ingo Gringer Abteilungsleiter Leiter CoC IO-Management Telefon: +49 371 67403 6631 [email protected] www.msg-systems.com

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