DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA ADMINISTRACION GENERAL Y DEFENSA NACIONAL

111

INFORMINAL

Oficina Nacional de Emergencia

Numero de Informe: 257/2011 03 de abril de 2012

www.contraloria.c1

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA ADMINISTRACION GENERAL Y DEFENSA NACIONAL

DAA. N° 60/2012

REMITE INFORME FINAL N° 257, DE 2011, SOBRE AUDITORIA EFECTUADA EN LA OFICINA NACIONAL DE EMERGENCIA.

SANTIAGO,

0 3, ABR 2 Q 1

0 18931

Cumplo con enviar a Ud. para su conocimiento, copia del Informe Final N° 257, de 2011, con el resultado de la auditoria practicada en la Oficina Nacional de Emergencia.

Saluda atentamente a Ud.,

RAMIRO Mb, CONTRALOR GENER

k

AL SENOR MINISTRO DEL INTERIOR Y SEGURIDAD POBLICA PRESENTE

Avr-ccF r'

ZUNIGA LA REPOBLICA

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA ADMINISTRACION GENERAL Y DEFENSA NACIONAL

DAA. N° 61/2012

REMITE INFORME FINAL N° 257, DE 2011, SOBRE AUDITORIA EFECTUADA EN LA OFICINA NACIONAL DE EMERGENCIA.

SANTIAGO,

03.ABR2012.018932

Cumplo con enviar a Ud. para su conocimiento y fines pertinentes, copia del Informe Final N° 257, de 2011, con el resultado de la auditoria practicada en la Oficina Nacional de Emergencia.

Sobre el particular, corresponde que ese Servicio implemente las medidas senaladas, cuya efectividad, conforme a las politicas de esta Contraloria General sobre seguimiento de los programas de fiscalizacion, se comprobaran en una proxima visita a la entidad.

Saluda atentamente a Ud.,

Por Ottivn del Gootralor Gener31

MARIA ISMEL CARRIL CABALLERO Alleged° Jefe Divi1ibn (,ie Auditoria Administottva

AL SENOR DIRECTOR NACIONAL OFICINA NACIONAL DE EMERGENCIA PRESENTE

xt-rrEcF 1)

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DAA. N° 62/2012

REMITE INFORME FINAL N° 257, DE 2011, SOBRE AUDITORIA EFECTUADA EN LA OFICINA NACIONAL DE EMERGENCIA.

SANTIAGO, 0

3. ABR 0 1 2. 1 8 9 3 3

Cumplo con enviar a Ud. para su conocimiento, copia del Informe Final N° 257, de 2011, con el resultado de la auditoria efectuada en la Oficina Nacional de Emergencia.

Saluda atentamente a Ud.,

Por Orden del Contralor General

MARIA ISABEL. CARRIL CABALLERO Abogado Jefe DiteiSiOn de Auditoria Administrativa

AL SENOR JEFE DE LA UNIDAD DE CONTRALORIA INTERNA OFICINA NACIONAL DE EMERGENCIA. PRESENTE

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PMET: 13.340

INFORME FINAL N° 257, DE 2011, SOBRE AUDITORIA EFECTUADA, EN LA OFICINA NACIONAL DE EMERGENCIA.

SANTIAGO,

-- 3 ABR 2[112

En cumplimiento del Plan Anual de Fiscalizacion de esta Contraloria General, se efectuo una auditoria en el Servicio senalado en la referencia, a los gastos correspondientes al periodo entre el 1° de enero y el 30 de septiembre de 2011.

Objetivo

El trabajo realizado tuvo por finalidad comprobar la veracidad y fidelidad de las cuentas, la autenticidad de la documentacion de respaldo y la exactitud de las operaciones aritmeticas y de contabilidad de la Oficina Nacional de Emergencia.

Metodologia

El examen se desarrollo de conformidad con los principios, normas y procedimientos de control aprobados por esta Entidad Fiscalizadora, incluyendo, por lo tanto, una evaluacion de control interno, el analisis de los registros y documentos, como la aplicacion de otros medios tecnicos en la medida que se estimaron necesarios en las circunstancias, utilizandose para tales efectos, la Metodologia de Auditoria de la Contraloria, MAC.

Universo y Muestra

De acuerdo con los antecedentes recopilados, el monto de los gastos ejecutados en el periodo sujeto a examen, ascendio a $ 4.653.463.539, de los cuales, se selecciono una muestra a examinar ascendente a $ 2.265.457.558, equivalente al 49% del universo antes citado.

A LA SENORA JEFA DE LA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA PRESENTE

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Antecedentes generales

La Oficina Nacional de Emergencia, ONEMI, creada a traves del decreto ley N° 369, de 1974, sustenta su accion en el articulo 1° de la Constitucion Politica de Ia Republica de Chile, que seriala: "...es deber del Estado resguardar la seguridad nacional, dar proteccion a la poblacion y a Ia familia...", lo cual corresponde al ambito de Ia Proteccion Civil, definida mundialmente como: "...la proteccion a las personas, a sus bienes y ambiente ante toda situaciOn de riesgo, sea de origen natural o provocado por el Hombre, mediante una ejercitada planificacion, que considere como sus principios fundamentales la Ayuda Mutua y el Empleo Escalonado de Recursos". La ONEMI es el organismo tecnico, dependiente del Ministerio del Interior y Seguridad Publica, cuya misi6n es planificar, impulsar, articular y ejecutar acciones de prevencion, respuesta y rehabilitacion frente a situaciones de riesgo colectivo, emergencias, desastres y catastrofes de origen natural o provocado por la accion humana, a traves de la coordinacion del Sistema Nacional de Proteccion Civil para Ia protecciOn de las personas, los bienes y el ambiente.

Resultado del examen

El producto del analisis realizado fue puesto en conocimiento del Servicio mediante el Preinforme de Observaciones N° 257 de 2011. Por oficio N° 872, de 2011, la Oficina Nacional de Emergencia dio respuesta a las observaciones, de cuyo analisis se da cuenta en el presente Informe Final.

I.- EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 1. Inexistencia de inventario -

La revision permiti6 evidenciar que los productos detallados en el siguiente cuadro, adquiridos durante el period° examinado, no cuentan con una identificacion de inventario ni con las respectivas altas de especies, por lo tanto, solo fue posible ubicarlos mediante otro tipo de informaciOn de caracteristica informal entregada por funcionarios de la Institucion. Lo expuesto, no permite corroborar que los articulos existentes correspondan a las adquisiciones examinadas por la Comision Fiscalizadora, toda vez que no es factible realizar un cruce de informacion entre los datos incluidos en los documentos mediante los cuales son ingresadas las adquisiciones (factura, guia de despacho, orden de compra) versus los registros de inventario, situacion que deja de manifiesto un inadecuado control de bienes.

Solicitud de adquisiciOn

Fecha

H-1

03-01-11

H-6

19-01-11

L-18

03-02-11

Detalle 10 NOTEBOOK HP-420 CON WIN PRO XP 17 COMPUTADORES PORTATILES SILLS N GERENCIAL PARA ONEMI METROPOLITANA

2

Orden de compra

Fecha

758-3-CM11

05-01-11

4.622.940

758-55-CM11

19-01-11

7.921.151

758-140-CM11

04-02-11

84.768

Monto $

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Orden de compra

Fecha

VIDEO PROYECTOR + 01 PENDRIVE 16 GB

758-147-CM11

07-02-11

02-03-11

8 EQUIPOS COMPUTACIONALES

758-248-CM11

03-03-11

3.344.941

16-03-11

15 NOTEBOOK HP-420

758-298-CM11

17-03-11

6.894.384

758-334-SE11

28-03-11

376.909

758-339-SE11

29-03-11

372.278

758-364-SE11

06-04-11

56.990

758-409-CM11

15-04-11

777.546

Solicitud de adquisicion

Fecha

E-6

03-02-11

H-21 H-26 K-35

24-03-11

G-2

28-03-11

F-39

30-03-11

B-138

11-04-11

Detalle

CORCHETERA ELECTRICA RAPID 105-E CORCHETERA ELECTRICA RAPID 5080 HIDROLAVADORA ALTA PRESION K2 24 3 SILLONES BERGERE

Monto $

420.675

Cabe senalar, que se inform6 a la Comisi6n Fiscalizadora, a traves de oficio N° 827, de 16 de noviembre de 2011, que en la actualidad el encargado de inventario, el cual esta a cargo de tal funcion a contar del 19 de mayo del ario indicado, se encuentra efectuando un levantamiento de los bienes inventariables y se esta preparando la actualizacion del manual para el control de inventario, procedimientos mediante los cuales se daria solucion a lo observado, los que se encontrarian terminados a mss tardar el 30 de junio de 2012. En su respuesta, el Jefe del Servicio objeto de la presente auditoria ratifica lo indicado en el citado oficio N° 827, de 2011, e informa que para cumplir con lo selialado, el trabajo se dividio en cuatro etapas, a saber: Etapa N° 1: Actualizacion del Manual de Procedimientos de lnventario y la respectiva validacion de la Jefatura. Plazo tentativo, 31 de marzo de 2012. Etapa N° 2 Base de datos con catastro y etiquetado de los bienes. Plazo tentativo, 30 de abril de 2012. Etapa N° 3: Inventario general de bienes muebles valorizado. Plazo tentativo, 31 de mayo de 2012. Etapa N° 4: Actualizacion del activo fijo por cada uno de los bienes muebles inventariados. Plazo tentativo, 30 de junio de 2012. Los argumentos y medidas dispuestas por la Entidad, en esta oportunidad, no permiten dar por solucionada la observacion, debido a que las medidas dispuestas seran implementadas durante el ano 2012, por lo tanto, su efectividad solo podran ser verificadas en una proxima visita a esa Institucion.

2.- Debilidades en la recepcion de los bienes y/o servicios adjudicados

En la revision efectuada a los antecedentes que sustentan las adquisiciones, se observo que la ONEMI emite un acta de recepcion de la factura asociada a la respectiva orden de compra sin que exists un documento que respalde la aceptaci6n conforme de los bienes y/o servicios recibidos. El procedimiento indicado no permite validar la recepci6n conforme de los trabajos contratados, de los productos adquiridos y el cumplimiento de los plazos previamente establecidos, requisitos necesarios para evaluar la procedencia del correspondiente pago. ek‘

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Al respecto, el Servicio manifiesta en su oficio de respuesta, que en relacion a la recepcion de los bienes adquiridos, en la actualidad existen tres elementos de control: en primera instancia, el jefe de bodega junto con el solicitante revisan y verifican que el producto entregado por el proveedor corresponda a lo indicado en la orden de compra o contrato suscrito; luego, esto es certificado por el mencionado solicitante, a traves de su firma en la factura y/o guia de despacho respectiva y por Ultimo, se emite el acta de recepcion, la cual es firmada por el requirente y el jefe de la Division de Abastecimiento, ratificando que el bien ha sido recibido de acuerdo a lo previamente establecido en el documento de compra pertinente. Precisa ademas, que los servicios son recepcionados conforme mediante la firma del solicitante en la factura correspondiente y la confecci6n de la senalada acta de recepcion. Por ultimo informa que si bien la Entidad cuenta con un sistema de recepcion de bienes y servicios, este se encuentra en proceso de perfeccionamiento y sera materializado en el Manual de Compras del Servicio, que sera formalizado pr6ximamente. ,

Lo expuesto por el Servicio y antecedentes proporcionados en su respuesta, permiten levantar parcialmente la observacion, en tanto se verifique la efectiva implementacion de dicho sistema en una pr6xima visita a la ONEMI.

3. Falta de control de stock de los dipticos desplegables -

SegCm la orden de compra 758-408-CM11, de 15 de abril de 2011, la ONEMI adquirio, a traves del mecanismo de convenio marco, 20.000 dipticos desplegables identificados como Riesgolandia, a la empresa Lom Ediciones Limitada, por un valor ascendente a $ 4.085.579. Al respecto se observo, en la visita efectuada a la unidad en la cual es recepcionada y distribuida tal papeleria, que no se Ileva un control de stock, ya que solo se registra en una planilla excel la distribucion realizada de dichos elementos, pero no se identifica el ingreso de las compras efectuadas ni tampoco el stock existente a una fecha dada, resultante de las entradas menos las correspondientes rebajas, circunstancias que evidencian deficiencias en el control de los elementos examinados. La autoridad del Servicio argumenta en su respuesta, que modificara los procedimientos de recepcion y distribucion de articulos fungibles existentes en la actualidad, estableciendo que el Jefe de Bodega sea el responsable de proporcionar a los distintos centros de responsabilidad los elementos observados, mediante las salidas que se generen en el sistema de gestion de inventario, procedimiento que se formalizara a traves de un memorandum del Jefe de la Division de Abastecimiento. Las medidas implementadas por la Entidad permitiran dar por subsanada la observacion, en la medida que se verifique su efectividad en una proxima auditoria de seguimiento a dicha Entidad.

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4.- Inexistencia de control de productos adquiridos

Mediante la orden de compra interna N° 16, de 21 de abril de 2011, se adquirieron vinos a Ia empresa Vifia El Principal S.A., para ser entregados a autoridades extranjeras que visitan la ONEMI, de acuerdo a lo indicado en la solicitud de adquisicion N° J-46, de 19 de abril del citado ano. Dicha compra fue pagada segun el ID de tesoreria 15716, de 9 de mayo de igual anualidad, por un monto de $ 81.000. Al respecto, se observo que, de manera similar a lo indicado en el punto anterior, no existe un control del movimiento de entradas y salidas de las citadas especies, por lo tanto, no es posible identificar los nombres y/o cargos de las personas a las cuales se les distribuyeron los respectivos productos, Ia fecha en que fueron obsequiados, ni tampoco es factible determinar si fueron entregados en su totalidad o si existe un saldo, el que deberia encontrarse registrado y resguardado adecuadamente. Cabe sehalar, que, si bien es cierto, el monto involucrado no es significativo, se advierte que tales circunstancias reflejan debilidades en el sistema de control interno de tales elementos. Sobre esta materia, la autoridad del Servicio auditado manifiesta como respuesta, lo indicado en el numeral 3 que antecede, por lo tanto, la implementacian y efectividad de la medida enunciada sera verificada en una proxima auditoria que se realice a Ia Entidad.

II.- EXAMEN DE CUENTAS

1.- Convenio marco no identificado

El examen practicado permiti6 verificar que en las ordenes de compra de las adquisiciones realizadas mediante la modalidad de convenio marco, no se individualiza el contrato marco al que se accede, situaciOn que contraviene lo establecido en el articulo 57 letra a) del decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que aprueba el reglamento de la ley N° 19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestaci6n de Servicios. En relacion a lo anterior, la ONEMI responde que en el momento de Ia emision de Ia orden de compra mediante el portal del Mercado POblico, este no considera la individualizacion del convenio marco al que corresponde Ia respectiva adquisicion, por lo tanto la falta de datos no es atribuible a Ia Entidad. Al respecto, cabe hacer presente que los argumentos esgrimidos por la Institucion referidos a que el sistema no permite que en las respectivas 6rdenes de compra se individualice el convenio al que se accede, ello no impide que esta informacion se pueda ingresar en el espacio denominado "Observaciones de la Orden de Compra", cumpliendo de esta manera, con lo dispuesto en Ia normativa citada mientras el sistema no lo permita, procedimiento que se debera tener presente en futuros procesos de compra.

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2.- Falta de publicacian de actos y documentos en el sistema de informaciOn de compras publicas En relacian con esta materia, se observe) que las resoluciones, mediante las cuales se aprueban bases, adjudican compras y autorizan tratos directos, declaraciones juradas y anexos solicitados en las bases, los que deben ser completados por los proveedores y contratos, no se encuentran publicadas en el sistema de informaci6n de compras y contrataciones publicas. Lo antes descrito, transgrede lo establecido en los articulos 28 y 57 del decreto N ° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, antes sefialado, referente a Ia publicidad y gratuidad de los actos y su correspondiente documentaci6n. La ONEMI responde que desde el mes de octubre de 2011 son publicados en el mencionado sistema de informacion, todos los actos y documentos correspondientes a las compras efectuadas y, en cuanto a aquellos que no fueron incorporados en su oportunidad, a la fecha de la presente respuesta, 13 de diciembre de 2011, han sido subidos al portal del Mercado PCiblico. En atencion a lo indicado por Ia Entidad, se procede a levantar la observacion, sin perjuicio de ello, en una prOxima auditoria de seguimiento a la Institucion se verificara Ia publicacion de los antecedentes senalados.

3.- Incumplimiento del Oficio Circular N° 23, de 2006 Producto de la revision se establecio que Ia ONEMI no ha dado cumplimiento a lo establecido en el Oficio Circular N° 23, de 2006, del Ministerio de Hacienda, en orden a efectuar los pagos de las adquisiciones dentro de los treinta dias siguientes al devengo de la respectiva operaci6n, toda vez que algunas compras han sido pagadas fuera del mencionado plazo. En su respuesta, Ia autoridad del Servicio auditado expone que los casos observados corresponden a un bajo porcentaje en relacion a los pagos que se realizan, por lo tanto, indica que ha cumplido de manera razonable lo establecido en el citado oficio N° 23. Agrega, que no obstante lo anterior, se dispuso que Ia Unidad de Auditoria Interna efectue revisiones preventivas y selectivas de los pagos que se efectUen y ademas manifiesta que se fortalecieron los procedimientos internos existentes en la Entidad, todo con el objeto de evitar la repeticion de los casos observados. Las medidas dispuestas por la ONEMI, se consideran razonables para dar por subsanada la observacion, sin perjuicio de la verificacion que se realice en futuras fiscalizaciones, respecto de que la totalidad de los pagos se materialicen de acuerdo a lo establecido por el Ministerio de Hacienda.

4.- Falta de contrato En el examen efectuado a las contrataciones detalladas en el siguiente cuadro, se observe) que fueron formalizadas mediante ordenes de compra, debiendo haber sido a traves de los contratos de suministro respectivos, en conformidad con lo establecido en los articulos 64 y 65 del reglamento

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r)

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de la ley N°19.886, citada con anterioridad, referidos al contenido y suscripcion de estos.

ID Conexo 758-59-LP10 Conexo 758-56-LE10

Motivo Servicio de habilitacion de red e integracion de equipos de radio CAT ONEMI central. Equipos HF con ale y antenas, respaldo y accesorios.

Conexo 758-72-LE 10

Remodelacion Centro de Alerta Temprana.

Monto

Observacion

$

11.073.213 6.637.342

No se suscribio contrato.

75.086.970

El Servicio objeto de Ia presente auditoria menciona en su respuesta, que las adquisiciones observadas obedecen a casos aislados, en particular a contrataciones conexas. Precisa, que en la actualidad este tipo de compras no se realizan, en virtud de la Orden de Servicio N° 7, de 1 de abril de 2011, y Memorandum Interno N° 64, de 9 de mayo del atio indicado, documentos en los que se establece que dichas contrataciones: "...solo podran realizarse, en aquellos casos en que se considere indispensable para las necesidades de Ia ONEMI, y solo por el tiempo en que procede un nuevo proceso de compras.". Los argumentos de la Entidad y antecedentes que acompana en su respuesta, permiten levantar Ia observacion, sin perjuicio que en una proxima auditoria se compruebe Ia efectiva aplicaciOn de las medidas enunciadas, a fin de evitar que situaciones como las descritas vuelvan a ocurrir.

5. Regularizacion del acto administrativo -

Se estableciO que los contratos indicados a continuacion, fueron suscritos y en forma posterior se emitiO el correspondiente acto administrativo, esto es, Ia resolucion que lo autoriza, situaciOn que contraviene el principio de celeridad, dispuesto en el articulo 7, de Ia ley N° 19.880, que Establece Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los Actos de los Organos de Ia AdministraciOn del Estado. Ademas, en los mencionados contratos se establece que la vigencia de estos comienza desde su suscripci6n o desde una determinada fecha, sin embargo, es menester precisar que la mencionada vigencia se inicia con la total tramitaci6n del acto que lo aprueba (aplica dictamen N° 23.348, de 2010).

ID 758-85-LP11

758-1-LE11

758-59-LE11

Motivo Set de equipos de comunicacion de data. Servicio de mantenci6n de inmuebles y de jardin del frontis del edificio central. ara Rack servidores A del nivel central.

Proveedor TESAM CHILE S. A.

COMERCIALIZADORA Y SERVICIOS MARCELO VIAL QUEZADA EIRL

QUINTEC CHILE S. A.

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Fecha Contrato

N° Resolucion

Fecha

01-08-11

3215

11-08-11

09-02-11

896

11-03-11

04-05-11

2669

15-07-11

CONTRALORiA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA DE ADMINISTRACION GENERAL Y DEFENSA NACIONAL

ID

758-81-LE10

758-43-SE11

758-291-SE11

Motivo Servicio de mantenci6n y reparation de equipos de aire acondicionado 2011. Servicio anual de telefonia e Internet satelital 2011. Tarjetas sim para telefonos satelitales.

Proveedor

Fecha Contrato

N° Resolucidn

Fecha

PATRICIO FERNANDO BUSTOS MUNOZ

14-01-11

1493

25-04-11

COMUNICACIONES LATINCOM LTDA.

14-04-11

2011

01-06-11

COMUNICACIONES LATINCOM LTDA.

14-04-11

2012

01-06-11

En relacion con esta materia, la autoridad institucional expresa en su respuesta, que en la Entidad se procede a emitir el respectivo acto administrativo que aprueba el convenio, tan pronto este se encuentre firmado por ambas partes y que en las bases se establece que Ia vigencia del contrato es desde la total tramitacion de dicho acto, por lo tanto, senala, los casos observados pertenecen a hechos aislados, sin embargo se reforzaran los procedimientos de control correspondientes, de tal manera que tales situaciones no vuelvan a presentarse. Las explicaciones y medidas dispuestas por Ia autoridad, en esta oportunidad, permiten levantar parcialmente la observacion, en tanto se verifique en futuros procesos de fiscalizacion, Ia efectiva aplicacion de los controles enunciados, para evitar la repeticion de las situaciones descritas.

6.- Parcializacion de adquisiciones

En el articulo 13 del decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, ya aludido, se establece que "La Administracion no padre fragmentar sus contrataciones con el proposito de variar el procedimiento de contratacion". De igual manera, en la circular N°4, del 30 de junio de 2006, "Directivas de Contrataci6n POblica / Estandares de Transparencia 2006", del Director de Compras y Contrataci6n Publica, establece en el numeral 1, que cads vez que se compre o contrate algOn bien o servicio, se debe evaluar rigurosamente cual proceso de compras es el adecuado y, en el punto 2, insta a promover Ia competencia entre proveedores de manera de obtener las mejores condiciones de compra o contratacion. Respecto a lo anterior, se comprobo que el Servicio efectuo por separado las adquisiciones que se detallan a continuaci6n, en virtud de tratos directos fundamentados en el articulo 10, N° 8 del citado reglamento de la ley de compras, es decir, invocando como causal de dicha modalidad de transaccion que los montos involucrados eran inferiores a 10 UTM., en circunstancias que los productos adquiridos eran de identicas caracteristicas. Por lo expuesto, cabe hacer presente que Ia Entidad efectuo parcializacion en el proceso de compra, ya que al agrupar dichas adquisiciones se verifica que debi6 proceder mediante licitacion pOblica menor a 100 UTM (L1), lo que permite un plazo mas amplio en la publicacion que se traduce en mayor competencia por parte de los oferentes (aplica dictamen N°53.491 de 2008).

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N° Resolucion

Fecha

Orden de Compra

Fecha

Monto $

1059

28-03-11

758-334-SE11

28-03-11

376.909

1101

29-03-11

758-339-SE11

29-03-11

372.278

TOTAL

Producto

Proveedor

electrica, Corchetera modelo marca rapid, 105-E. electrica, Corchetera modelo rapid, marca 5080E.

749.187

Al respecto, el Servicio auditado responde que las mencionadas adquisiciones, aunque pudieron haber sido tramitadas en un proceso Onico, fueron realizadas en forma separada, debido a que las solicitudes de estas se originaron en unidades distintas de la ONEMI; en fechas, aunque cercanas, tambien diferentes, es decir, 24 y 28 de marzo de 2011 y a la falta de coordinacion producida al momento de cursar las operaciones, argumentando que tales hechos, en ningt:m caso se realizaron intencionadamente. Precisa tambien, que con el objeto de evitar lo ocurrido, la Division de Abastecimiento establecio medidas preventivas, de manera de mejorar la coordinacion en esos procesos. En atenci6n a que Ia Entidad solo hace mencion a que se han adoptado medidas preventivas, sin especificar sobre ellas, se procede a levantar parcialmente la observacion, hasta que en futuras visitas de seguimiento que realice este Organismo de Control, se verifique su formalizaciOn y efectivo cumplimiento.

7.- Orden de compra emitida con posterioridad a la facturaci6n

En Ia revision efectuada a los antecedentes relacionados con Ia orden de compra N° 758-740-CM11, de 24 de junio de 2011, se constatO que la factura N° 2987614, de Frindt y Cia. Ltda., fue emitida con fecha 15 de junio del mismo afio, es decir, antes de la generaciOn de la citada orden de compra, transgrediendo con ello el principio de irretroactividad de los actos administrativos, en virtud del cual, estos producen sus efectos una vez cumplida su total tramitacion. Adernas, de la vulneracion a los principios de eficiencia y celeridad que debe observar la Administracion del Estado, contemplados en los articulos 5° y 8° de Ia ley N° 18.575, Organica Constitucional de Bases Generales de Ia Administraci6n del Estado, y 7° de Ia antes senalada ley N° 19.880, respectivamente. El Servicio objeto de la presente auditoria menciona en su respuesta, que lo antes descrito obedece a Ia falta de coordinacion con el proveedor, toda vez que el genera el documento mercantil antes que se encontrara lista Ia respectiva orden de compra, ademas, indica que esta situaciOn es excepcional frente a todos los procesos de compra que se emiten en la InstituciOn. Lo expresado por Ia autoridad de la Entidad examinada no permite dar por salvada la observacion, ya que no procede que el proveedor este en conocimiento de una compra antes de Ia emisi6n de la respectiva orden de compra, debido a que por medio de ese antecedente se comunica y formaliza Ia correspondiente adquisicion.

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8.- Inadecuado tipo de adquisicion

En el examen practicado se comprobaron adquisiciones realizadas a traves del Portal del Mercado PUblico, bajo la modalidad de trato directo, en raz6n de contratacian conexa, sin embargo, por las caracteristicas de los trabajos se aprecia que resultaba factible realizar una nueva licitaciOn. De igual manera, se verifico otra compra generada fuera de dicho portal, el que constituye el medio oficial a traves del cual Ia Administracion del Estado debe publicar sus Ilamados y efectuar sus procesos de compra, contraviniendo con tal procedimiento, lo dispuesto en el articulo 54 del decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, citado precedentemente. Adernas, cabe dejar establecido que de acuerdo a la normativa vigente y a lo establecido en Ia circular N° 4, antes sefialada, por el monto de las adquisiciones enunciadas correspondia efectuar licitacion pUblica, de manera de promover la correspondiente competencia entre los oferentes, lo cual se encuentra consignado en el punto 6 del presente acapite. Las mencionadas compras se detallan en el siguiente cuadro:

N° ResoluciOn

195

Fecha

19-01-11

Orden de Compra

758-57-SE11

Fecha

Monto $

19-01-11

595

23-02-11

758-222-SE11

23-02-11

47.766.061

2759

20-07-11

21

08-07-11

506.940

Motivo

Servicio de provision e instalaciOn de luminarias, equipo de afire acondicionado, normalizaciOn electrica y termo.anel. NormalizaciOn electrica, instalaciOn Cortina metalica, aumentos C.O.E. y U.P.S. Servicio de coctel para el 14 de julio de 2011 por inauguraciOn de nuevas dependencias en la Regi6n de 01-ii.. ins.

Adquisicion efectuada

Adquisicion correcta

Trato directo en virtud del articulo 10, N° 7 letra a), del Reglamento de la Ley de Compras N° 19.886, que permite contrataci6n conexa.

LP: Mayor a 1000 UTM

Compra fuera del Mercado PCiblico

L1:

Menor a

100 UTM

Sobre el particular, Ia autoridad del Servicio indica en su oficio de respuesta que las adquisiciones efectuadas por concepto de trabajos en Ia ONEMI, fueron conexas a la licitacion 758-72-LE10, sin embargo, precisa, que corresponden a situaciones aisladas, lo que en la actualidad no se realiza en virtud de la Orden de Servicio N° 7 y Memorandum Inferno N° 64, mencionados en el punto N° 4, de este acapite. Del mismo modo, manifiesta, que el servicio de coctel fue realizado fuera del sistema de compras pUblicas por ser considerado y financiado como gasto de representacion, concepto que se encuentra excluido del citado sistema de conformidad a lo establecido en Ia letra c) del articulo 53 del reglamento de Ia ley de compras, citado previamente.

10

et.

ItAL

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Respecto de lo argumentado sobre las adquisiciones mediante la modalidad de contratacion conexa, se levanta la observacion, en atenciOn a lo establecido en la Orden de Servicio N° 7 y Memorandum Interno N° 64 ya mencionados por la Entidad, sin perjuicio de que en una futura auditoria de seguimiento se verifique su efectiva aplicacion. Ahora bien, en lo que concierne a la compra realizada fuera del portal del Mercado POblico, en primera instancia, cabe indicar que esta fue cargada al item 22-01-001 "Para Personas", del clasificador presupuestario, segun el registro contabilizado en SIGFE, y no a gastos de representacion, acorde lo especificado en la normativa que arguments Ia autoridad en su respuesta, por lo tanto, procedia efectuar el correspondiente proceso de licitacion. Ademas, cabe dejar establecido que la resolucion exenta N° 2.759, de 2011, sefialada en el cuadro anterior, indica que este gasto se financiaria con gastos de representaciOn, segOn lo indicado en la letra b) del N° 7 del articulo 10 del mismo reglamento, normativa que autoriza el trato o contratacion directa de servicios como los analizados, sin excluirlos del sistema de compras pUblicas. Por lo expuesto, sobre este punto, se mantiene la observacion.

9. - Contrataciones efectuadas via trato directo en razon de proveedor Onico

Se constato que las adquisiciones detalladas a continuacion, se efectuaron mediante el mecanismo de trato directo, contemplado con caracter de excepcional en el reglamento de Ia ley N° 19.886, de Compras Publicas, precitada.

N° Resolucion exenta

Fecha

128

17-01-11

3318

23-08-11

Motivo

Adquisicion servicio de cargo fijo y consumo proyectado para el 2011 para telefonos y enlaces de internet por via satelital. Servicio de capacitaci6n a funcionarios del nivel central.

Proveedor

Orden de Compra

Fecha

Monto $

Comunicaciones Latincom Ltda.

758-43-SE11

17-01-11

75.000.000

758-1004-SE11

23-08-11

2.114.881

Centro de CapacitaciOn Cahuala Ltda.

En efecto, las citadas contrataciones se fundamentaron en: "...la contratacion de servicios con proveedores Onicos..." y "... contratacion directa con el proveedor desarrollador del curso...". En virtud de los antecedentes analizados, no resulta procedente invocar tales argumentos, por cuanto es menester tener presente que, cualquiera que sea la causal en que se sustenten los tratos directos, al momento de invocarla, no basta la sola referencia a las disposiciones legates y reglamentarias que lo fundamenten, sino que, dado el caracter excepcional de esta modalidad, se requiere una demostracion efectiva y documentada de los motivos que justifican su procedencia, debiendo acreditarse de manera suficiente la concurrencia simultanea de todos los elementos que configuran las hip6tesis contempladas en la normativa cuya aplicaciOn se pretende (aplica criterio contenido en los dictamenes N' s 23.348 de 2010, y 46.564 y 50.123, ambos de 2011).

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En su respuesta, el Director del Servicio manifiesta que respecto de la contrataci6n de Ia empresa Comunicaciones Latincom Limitada, esta fue realizada para mantener operativos los telefonos satelitales que habian sido entregados a autoridades del pals con motivo de lo sucedido el 27 de febrero de 2010, ya que consideraron fundamental que pudieran mantener el numero y, ademas, estos habian sido incorporados a los correspondientes protocolos de emergencia, de manera que dichas autoridades reaccionaran de forma oportuna. A su vez, expresa que a traves de carta certificada, de 6 de diciembre de 2011, le comunicaron al proveedor que el convenio terminara el 31 del mes y alio indicado, en atencion a un nuevo proceso de compra iniciado para licitar el servicio de telefonia satelital. Por otra parte, en lo relativo al contrato con Ia empresa Centro de Capacitacion Cahuala Limitada, informa que se ejecuto con esta por ser el proveedor titular del correspondiente derecho de propiedad intelectual y especialista en capacitacion de empresas y desarrollo organizacional, lo cual se realiza mediante el sistema "Q-Est", por lo tanto, consideraron apropiado realizar la capacitacian con este modelo de trabajo. Concluye, haciendo presente que adoptaran las medidas necesarias, de manera de fundamentar adecuadamente los motivos que respaldan las contrataciones por la via del trato directo y cumplir con la normativa vigente. En merito de lo argumentado por el Servicio, en esta oportunidad, se levanta parcialmente la observaciOn planteada, ya que al igual que lo selialado en el punto N° 6, el Servicio no indica las medidas concretas dispuestas para evitar que en futuros procesos de compras surjan situaciones como Ia observad a.

10. Clausula de renovacion autornatica -

En el analisis efectuado a los antecedentes que respaldan las adquisiciones realizadas por la ONEMI, se constat6 que Ia Entidad suscribio, con data 2 de enero de 2011, un contrato de mantenciOn y reparaciOn de equipos de telecomunicaciones con el proveedor Ingenieria & Sistemas Esmeralda Telecomunicaciones S.A. y formalize), el 4 de agosto de 2009, otro convenio con la empresa Ingenieria y ConstrucciOn Ricardo Rodriguez y Companla Limitada por concepto de abastecimiento de suministros de tintas, toner y cabezales, los cuales en Ia clausula septima y octava, establecen la ampliacion o la pr6rroga por el period() que fijen las partes y la renovacion automatica, respectivamente. Cabe precisar, que lo antes descrito contraviene lo indicado en el articulo 64 del ya mencionado reglamento de Ia ley de compras publicas y en el dictamen N° 11.189, de 2008, en cuanto a que no procede realizar un convenio sin fecha de termino definida expresamente, como sucede en los casos analizados. El Servicio objeto de la presente auditoria menciona en su respuesta, que mediante carta certificada, de 24 de noviembre de 2011, le informaron al proveedor Ingenieria & Sistemas Esmeralda Telecomunicaciones S.A., que el convenio suscrito con ellos no se renovara por un 12

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nuevo period° e indica que no fue intenci6n de Ia ONEMI concretar un contrato sin fecha de termino definida. Ahora bien, respecto de Ia contratacion efectuada con Ia empresa Ingenieria y Construed& Ricardo Rodriguez y Compailia Limitada, expone que durante el ano 2011 solo se efectue) una compra, en el mes de enero, por lo tanto, se entendio tacitamente finalizada. Atiade, que luego de la fecha indicada, las compras por concepto de insumos computacionales, en general, se han efectuado bajo la modalidad de convenio marco. Precisa adernas, que adoptaran las medidas pertinentes, en el sentido de puntualizar en los contratos, cuando sea procedente, que Ia intend& es posibilitar la renovacion de estos en razor) de lo que permite Ia ley y no dar cabida a una relacion contractual sin fecha de termino precisada explicitamente. Los argumentos esgrimidos por Ia Entidad se consideran suficientes para dar por subsanada Ia presente observaciOn.

11.- Omision del tramite de toma de razor' En el examen practicado a los antecedentes detallados en el siguiente cuadro, se constato que estos corresponden al sustento de compras realizadas mediante trato directo con motivo de Ia entrega de ayuda a los sectores vulnerables que permanecian afectados producto del terremoto de febrero del atio 2010 y otorgar asistencia a los damnificados por el deficit hidrico en la Region del Biobio, en virtud de lo consignado en el articulo 10, N° 3 del reglamento de la ley de compras, precitada, en el cual se establece que se permite tal modalidad para adquisiciones de emergencia, urgencia e imprevisto y del articulo 7 letra d) N° 3 del decreto ley N° 369, de 1974, del Ministerio del Interior, en orden a que durante las situaciones de emergencia el Director Nacional de la ONEMI, puede disponer, mediante resolucion fundada, y por el tiempo que estime necesario para solucionar problemas que de ellas se deriven, celebrar directamente actos y contratos para atender las necesidades de abastecimiento y auxilio. Tales contrataciones pueden Ilevarse a cabo de inmediato, sin perjuicio de que, cuando corresponda, se proceda posteriormente a cumplir el tramite de toma de raz6n de las mencionadas resoluciones. Al respecto, se constato que el Servicio regularize) las adquisiciones realizadas en raz6n de la emergencia, con la emisi6n de Ia resolucion correspondiente, sin embargo, se observa que se elaboraron documentos distintos para cada compra, at:In cuando se trataba del mismo servicio y proveedor contratado. En efecto, al verificar los montos involucrados por concepto de compra, se constata que se evito el tramite de toma de razor) al considerar las compras por separado, las que habrian superado las 2.500 UTM, al ser evaluadas por tipo de servicio, debiendo haber sido sometidas al citado tramite, de acuerdo a lo establecido en el N° 9.1.1 del articulo 9 de la resolucion N° 1600, de 2008, de Ia Contraloria General de la Republica.

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N° Resolucion exenta

Fecha

Orden de Compra

3742

15-09-11

5920-366-SE11

3743

15-09-11

5920-365-SE11

3744

15-9-11

5920-364-SE11

Monto $

15-9-11

TOTAL 1641

1652

04-05-11

04-05-11

5920-102-SE11

5920-103-SE11

Proveedor

Motivo

38.823.750

Servicio de arriendo y mantenci6n de 435 banos portatiles julio 2011.

40.222.000

Servicio de arriendo y mantencion de 435 banos portatiles junio 2011.

42.007.000

Servicio de arriendo y mantencidn de 435 banos portatiles mayo 2011.

Servicios Ambientales S.A.

121.052.750 04-05-11

69.300.000

04-05-11

79.200.000

1

TOTAL

Servicio de arriendo camiones aljibe mes marzo de 2011. Servicio de arriendo camiones aljibe mes abril de 2011.

de de de de

Transportes y Logistica Chile S.A.

148.500.000

El Servicio indica en el oficio de respuesta, que las compras se regularizaron de manera separada, toda vez que los servicios de arriendo fueron entregados mes a mes, por lo tanto se entiende que deben ser prestados y pagados en virtud de cada period° y no en un solo acto. Atiade, que el hecho de que la suma de los montos involucrados de las citadas adquisiciones fueran sometidas al tramite de toma de razOn, se produjo de manera circunstancial e indica que en ningun caso han pretendido eludir dicho tramite, puesto que cuando ha sido procedente, han cumplido con este. Lo consignado por la autoridad de la Institucion, se considera atendible, por lo que, en esta oportunidad, se procede a levantar Ia observacion formulada en este acapite.

CONCLUSIONES La Oficina Nacional de Emergencia ha aportado antecedentes e iniciado acciones que permitieron salvar parte de las observaciones planteadas en el Preinforme de Observaciones N° 257, de 2011. No obstante lo anterior, existen algunas situaciones respecto de los cuales la autoridad del Servicio debera adoptar medidas con el objeto de dar estricto cumplimiento a las normas legales y reglamentarias que las rigen, cautelando debidamente la utilizaciOn de los recursos asignados, las que deberan considerar, entre otras, las siguientes gestiones: 1.- Acatar los principios consagrados en Ia ley N° 18.575, Organica Constitucional de Bases Generales de Ia Administraci6n del Estado, y N° 19.880, de Bases de los Procedimientos Administrativos que Rigen los Actos de los Organos de la Administracion del Estado, especialmente en lo relacionado con la oportunidad en la realizaciOn de los actos administrativos y emisiOn de las ordenes de compra, para evitar situaciones como las observadas en los puntos 5 y 7, del acapite II "Examen de Cuentas";

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4,

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2.- Velar por el estricto cumplimiento de lo estipulado en el decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, reglamento de la ley N° 19.886, de Compras Publicas, especialmente en lo referido a: efectuar todas las adquisiciones de acuerdo al proceso de compra que corresponda, identificar en las Ordenes de compra el convenio al que se accede y evaluar adecuadamente si corresponde realizar compras por la via del trato directo; 3.- Dar cumplimiento a lo indicado en el oficio N° 827, de 16 de noviembre de 2011, y a las fechas propuestas en las etapas de trabajo que se Ilevaran a cabo, en el sentido de contar con el respectivo inventario de bienes, de manera de realizar un adecuado control de estos; 4.- Perfeccionar el sistema de recepcion de bienes y servicios, de manera de respaldar adecuadamente la aceptacion conforme de estos; asi como tambien, concretar la modificaciOn de los procedimientos de recepcion y distribucion de los productos fungibles, con el objeto de efectuar un apropiado control de los elementos adquiridos; 5.- Materializar el proceso de licitacion enunciado en el numeral 9 del acapite II, con el objeto de adjudicar el servicio de telefonia satelital. La efectividad de las medidas implementadas sera comprobada en las pr6ximas visitas que se realicen a la Entidad, conforme a las politicas de este Organismo de Control sobre seguimiento de los programas de fiscalizacion. Lo anterior, sin perjuicio que la ONEMI informe a esta Contraloria General, dentro del termino de 60 dias contados desde la recepcion del presente informe, de las acciones adoptadas para solucionar lo observado.

Saluda atentamente a Ud.,

MARIA CRISTINA CALDERON VIDAL JEFE AREA AMINISTRACION GENERA_ Y DEFENSA NACIONAL

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