MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
MANUAL DE CONTROLES
Desenvolvido por:
Aprovado em Ata de Reunião
Paulo Dias - Gerente
Em: _____/_____/_____
CNPJ: 61.039.038/0001-62 Diretor: _____________________ Diretor: _____________________
Nº. de Controle = 001/2017 SUMÁRIO
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
MANUAL DE RISCO DE MERCADO 1 - Definição do Risco de Mercado
9
2 – Organograma do Risco de Mercado
9
3 – Implementação do Risco de Mercado
11
4 – Política Institucional do Risco de Mercado
11
5 – Regras Mercadológicas Para Administração de Recursos Financeiros
13
6- Operações de Crédito
14
6.1 - Política de Crédito
14
6.2- Estrutura da Política de Empréstimo
14
6.3 - Objetivo da Política
14
6.4 - Segregação por Linhas
14
7- Concessão de Crédito
15
8- Condições Para Associação
15
9 - Análise das Operações de Crédito
16
9.1 - Avaliações Para Concessão de Crédito
16
9.2 – Procedimentos a Serem Observados nas Operações
18
10 – Avaliação do Ativo Permanente
18
11– Exposição Ponderada de Riscos
19
12- Riscos de Perdas
20
13 - Riscos Sobre Obrigações Tributárias
20
13.1 – Obrigações Acessórias e Tributárias
20
13.2 – Obrigações com Ato não Cooperativo
22
14 – Instrumento de Monitoramento
23
15 – Ficha de Apontamento de Anormalidades e Risco Potenciais
24
16 – Embasamento Técnico - Resolução 3.464, de 26/06/2007
24
MANUAL DE RISCO OPERACIONAL 1- Apresentação
26
2 – Objetivo Social da Cooperativa
26
3 – Atribuições da Cooperativa
26 2
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
4 – Objetivo da Estrutura
27
4.1 – Assembleia Geral
28
4.2 – Conselho Fiscal
29
4.3 – Conselho de Administração
29
4.4 – Auditoria Externa e de Controles Internos
31
5 – Assessoria Jurídica e Técnica
31
6 – Ouvidoria
32
7 – Risco de Mercado
33
8 – Gerência
33
9 – Área Operacional
35
10 – Contabilidade
36
11 – Área Financeira
37
12 – Área Administrativa
38
13 – Informática
39
14 – Controle Contra as Fraudes
39
14.1 – Fraude Interna
39
14.1.1 – Preocupações Especiais com Indícios de Fraudes
40
14.1.2 – Fatores que Devem ser observados
40
14.1.3 – Prevenção e Combate à Fraude
40
14.1.4 – Procedimentos de Combate à Fraude
41
14.1.5 – Tipos de Fraudes que Devem Ser Avaliadas
41
15. – Segurança Tecnológica
42
15.1 – Estrutura da Rede de Computadores
42
15.2 – Falhas no Sistemas Tecnológicos e Planos de Contingência
42
15.3 - Demandas Operacionais
42
16 – Perdas Decorrentes de Falhas Operacionais
46
17 – Política Corporativa de Gestão de Risco Operacional
46
18 – Instrumento de Monitoramento e Avaliação de Risco
47
19 – Embasamento Técnico - Resolução 3.380, de 29/06/2006
49 3
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
MANUAL DAS OPERAÇÕES DE CRÉDITO - MOC 1 – Apresentação
51
2 - Procedimento Documental
51
3 - Gerenciamento Contábil
52
4 - Procedimento Para Classificação das Operações de Crédito
52
4.1 - Informação Legal
52
4.2 – Classificação de Risco
53
5 - Avaliação Pela Concessão do Crédito
53
6 – Avaliação Obrigatória
54
7 – Publicação nas Notas Explicativas
54
8 - Transferência Para Conta de Compensação
54
9- Renegociação do Saldo Devedor
54
10 - Modelo Simplificado de Contabilização da Classificação de Risco
55
10.1 Contabilização das Operações de Crédito e de Outros Créditos
55
10.2 Créditos Baixados Como Prejuízo
55
10.3 Recuperação de Créditos Baixados Como Prejuízo
55
11 - Disponibilidade de Recursos
55
11.1 - Definição da Origem dos Recursos e Suas Destinações
55
12 - Criação do Perfil do Produto
55
13 - Risco das Operações de Crédito
56
14 – Alçadas
56
14.1 - Prazo de Renovação das Alçadas
56
14.2 - Registro da Documentação
56
15 - Análise de Crédito das Operações de Crédito
56
15.1 - Linha de Crédito
56
16 - Ficha Gráfica de Produto
58
17 - Documentação Necessária Para Obtenção de Crédito
59
18 - Embasamento Técnico- Resolução 3.721, de 30/04/2009
60
4
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
MANUAL DE COMBATE AOS CRIMES DE LAVAGEM DE DINHEIRO 1 – Prevenção Contra Lavagem de Dinheiro ou Ocultação de Bens e Valores
62
2 – Fontes de Recursos ou Suspeita de Indícios de Lavagem de Dinheiro
62
3 – Procedimentos Referentes ao Registro no Siscoaf
63
4 – Procedimento de Cadastramento no SISBACEN do BACEN
64
5 – Identificação Mínima que Deverá Constar na Coleta das Informações
66
6 – Diretor Responsável
66
6.1 Procedimentos Operacionais de Identificação
66
7 – Acompanhamento da Situação Econômica dos Associados
67
8 – Registros de Serviços Financeiros e Operações Financeiras
67
9 – Comunicações ao COAF
68
9.1 – Competências
68
10- Documentos Internos Para Atendimento à Circular 3.461/09
69
11 - Embasamento Técnico - Circular 3.461, de 24/07/2009
72
MANUAL DA OUVIDORIA 1 – O Que é a Ouvidoria?
74
2 – Independência
74
3 – Organograma
74
4 – Prazo de Retorno ao Associado
75
5 – Formulário da Ouvidoria – Manifestação do Associado
76
6 – Relatório do Ouvidor ao Setor/Área Destino
77
7 - Retorno do Ouvidor
78
8 – Ética
78
9 – Público Interessado e Relacionado com a Ouvidoria
78
10 – Objetivos da Ouvidoria
79
11 – A Ouvidoria tem Como Atribuições
80
12 – Recomendações
80
13 – Gráfico Estratégico da Ouvidoria
81
14 – Embasamentos Técnicos da Ouvidoria
81 5
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
15 – Condições Técnicas do Ouvidor
82
16 – Resultados
82
17 – Calendário de Atividades
82
18 – Embasamento Técnico – Resolução 4.433, de 23/07/2015
82
MANUAL DE RISCO DE LIQUIDEZ 1- Estrutura Organizacional
84
2- Dissolução ou Saída de Empresas Participantes
84
3- Disponibilização dos Recursos
84
4- Monitoramento dos Riscos
84
5- Posição Financeira de Liquidez
84
6- Modelo de Demonstrativo do Fluxo de Caixa
87
7- Plano de Contingência nas Ocorrências de Liquidez
88
8 - Embasamento Técnico - Resolução 4.090, de 24/05/2012
88
MANUAL DE POLÍTICA DE RESPONSABILIDADE SÓCIO-AMBIENTAL 1 – Objetivos
90
2 - Princípios: Relevância e Proporcionalidade
90
3 - Riscos e Oportunidades Socioambientais
90
4 - Diretor Responsável
91
5 - Embasamento Técnico - Resolução 4.327, de 25/04/2014
91
6
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
MANUAL DE CONTROLES
7
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
Apresentação O presente material vem de encontro com as necessidades e situações do dia a dia da cooperativa, objetivando o cumprimento das regras emanadas pelos órgãos competentes, sendo atualizado anualmente conforme necessidades internas e para cumprimento das políticas internas. É expressamente proibida sua cópia parcial ou total, sem a autorização da CrediSG com validade de 12 meses, após a sua emissão”. O referido manual será atualizado constantemente e disponibilizado através de cópias físicas, meios eletrônicos ou arquivos, sempre quando da alteração de legislação ou ainda, através de melhorias.
8
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
1 - DEFINIÇÃO DO RISCO DE MERCADO O Risco de Mercado esta relacionado aos prejuízos potenciais decorrentes de mudanças em fatores de risco como taxas de juros e de câmbio, índices e preços, etc. A cooperativa, conforme a Resolução 3.464 de 26/06/2007, do Conselho Monetário Nacional - CMN, faz a gestão desses riscos buscando otimizar a relação risco-retorno através de modelos internos e uso de ferramentas de gestão baseadas nas melhores práticas adotadas pelo mercado em todos os níveis organizacionais. As ferramentas e parâmetros associados à relação risco-retorno, levam em consideração, entre outros fatores, a diversificação das operações e limites máximos de exposição, através de análises periódicas de avaliação de exposição de riscos, controles de liquidez, concessão de créditos através de análises, controle de taxas de juros e indexadores nas operações de crédito, gerenciamento de cobranças e inadimplentes. A precificação de ativos da Cooperativa é realizada de maneira independente, apresentando relatórios de acompanhamento e análise de informações conforme regulamentação pertinente. 2 – ORGANOGRAMA DO RISCO DE MERCADO
Resolução CMN 3.464, de 26/06/2007
Objetivo Gerenciamento de Riscos relacionados à:
Taxa de Juros
Mercado Financeiro
Câmbio
Índices
Política Monetária
9
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL – ORGANOGRAMA
AGO/E (CrediSG)
Conselho Fiscal Conselho de Administração
Ouvidoria Assessorias / Auditorias
Risco de Mercado Gerência
Operacional
Contabilidade
Financeiro
Administrativo
10
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
3 – IMPLEMENTAÇÃO DO RISCO DE MERCADO
31/12/2007 – Indicação de diretor e definição da estrutura
31/03/2008 – Definição da Política Institucional e suas definições
30/06/2008 – Efetiva implementação
4 - POLÍTICA INSTITUCIONAL DO RISCO DE MERCADO A COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO, VIDROS E AFINS, CNPJ 61.039.038/0001-62 através do seu Conselho de Administração, está consciente de que o desenvolvimento do Manual de Risco de Mercado é de suma importância para o crescimento, aprimoramento resguardo das operações financeiras além de proporcionar tomada de decisões compatíveis às suas necessidades, apresenta sua política de risco de mercado e suas considerações: Considerando: A interligação que deve ocorrer entre os procedimentos de mercado e estrutura de fiscalização deve resultar da superação da visão dos resultados econômicos e fortalecer o cooperativismo em âmbito nacional. Considerando: Os conhecimentos e desenvolvimentos de procedimentos, para ser efetivo, carecem de informação e de modelos de gestão e controles, pois, informação, enquanto apenas informação, conduz à erudição e à decoração. É o significado da informação e das ações que dão sentido às mudanças organizacionais das cooperativas e no sistema financeiro nacional. O exercício da prática conduz à pesquisa, à busca da essência da natureza e da cultura de controles e do gerenciamento de riscos. Implantação Inserir os instrumentos de regulamentação e controles não é, e nem será via de mão única e exclusividade, pois, deve manter suas estruturas constantemente atualizadas e adequadas a realidade atual da cooperativa. Deverá resultar num esforço permanente por parte do órgão fiscalizador, Banco Central do Brasil, das Auditorias e da Diretoria da Cooperativa, no sentido de superar as dificuldades existentes. Assim, o Conselho de Administração da CrediSG assume o compromisso com a busca constante do conhecimento novo e adequação junto aos procedimentos internos, que conduza à solução dos problemas ou na melhoria de processos internos, minimizando os riscos e maximizando os resultados sociais e econômicos. Este é o ponto central de adequação a legislação pertinente ao Constituição e Confecção do Manual de Risco de Mercado.
11
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
No sentido de estabelecer parâmetros para o desenvolvimento e implementação das ações, constituem-se as seguintes diretrizes essenciais: a) O Conselho de Administração da CREDISG promove a pesquisa, desenvolvimento e inovação, de forma integrada aos controles e monitoramento dos riscos de mercado, visando a excelência em tecnologia e o desenvolvimento sustentável equilibrado; b) Os investimentos de desenvolvimentos são próprios e de acordo com a estrutura da cooperativa, podendo ser variáveis, conforme as demandas de trabalhos apresentadas ou de novas operações; c) O manual de controles está alinhado com as regras contidas na Resolução 3.464/2007 do CMN conforme níveis de estrutura da Cooperativa; d) O desenvolvimento dos trabalhos e do manual será realizado por profissionais que conhecem e vivenciam o dia a dia das cooperativas; e) Os manuais serão pontos de observação das auditorias e atualizados constantemente, mediante as necessidades das operações e realidade econômica da cooperativa; f) O manual de risco de mercado visa adequar-se as novas regras estabelecidas pelo Conselho Monetário Nacional e contribui para o processo de governança corporativa da Cooperativa.
12
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
5 – REGRAS MERCADOLÓGICAS PARA ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS FINANCEIROS As aplicações financeiras atenderão aos critérios de seletividade, distribuição de valores, minimização de riscos, enquadramento na Instrução Normativa da CVM 555, de 17/12/2014, características de títulos públicos e de títulos de primeira linha, de fácil resgate e com remuneração definida, observando: Todos os ativos são marcados a mercado; Mínima de acordo com a periodicidade de divulgação das cotas e dos vencimentos; II - Frequência: A instituição deverá ser de primeira linha e comprometida em garantir que os preços dos ativos reflitam os preços de III- Comprometimento: mercado, e na impossibilidade de observação destes, despender seus melhores esforços para estimar quais seriam os preços de mercado dos ativos pelos quais estes seriam efetivamente negociados; O critério preponderante do processo de escolha de metodologias, fontes de dados e/ou qualquer outra decisão de IV - Equidade: marcação a mercado observará sempre as riquezas envolvidas e a qualidade dos papeis; V - Melhores Práticas: O processo e a metodologia de Marcação a Mercado (MaM) devem seguir as melhores práticas do mercado; A instituição administradora deve ter um processo formalizado de MaM. Para tal, a metodologia de MaM deve ser formalizada em manual e a instituição deve ter uma área VI - Formalismo: ou pessoa responsável pela qualidade do processo e metodologias; As informações de preços de ativos e/ou fatores a serem utilizados no processo de MaM devem ser preferencialmente VII - Objetividade: obtidas de fontes externas independentes; O mesmo ativo não pode ter preços diferentes, salvo quando a MaM ficar a cargo de instituição contratada especificamente VIII - Consistência: para o exercício desta função; e Os princípios das metodologias de marcação devem ser públicos, ou seja, o manual ou uma versão simplificada que atendam aos padrões da ANBIMA - preservando assim os IX - Transparência: modelos proprietários - deve estar disponível aos clientes e à sociedade. X – Tipo das Características de títulos públicos; Aplicações: Registradas em câmaras de compensação adequada aos XI - Segurança: papeis; I - Abrangência:
13
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
XII – Resgates: XIII – Remuneração:
XIV – Carteira
Stress
Resgatáveis a qualquer época; Conhecida e definida antecipadamente, minimizando os riscos das aplicações; A Cooperativa realiza testes de Stress na Carteira de Crédito, sempre que julgar necessário, com a finalidade de avaliar as na condições de mercado, cujos resultados poderão ocasionar alterações nas Políticas de Crédito e nos Limites de adequação do Capital.
6 – OPERAÇÕES DE CRÉDITO 6.1. Política de Crédito A principal atividade operacional da CREDISG são os empréstimos concedidos, contudo, para sua concessão de forma que possa resguardar o capital investido dos demais associados, serão observados os procedimentos administrativos que possam atender aos controles internos, conforme determina a Resolução 2.554, de 24/09/1998 do Conselho Monetário Nacional, ao risco de crédito que possa vir a gerar para a sociedade e as demais políticas internas. 6.2 - Estrutura da Política de Empréstimo Não existe uma regra fixa universal para elaboração da política de empréstimos da CREDISG, e sim uma formalização entre a demanda pelos créditos, as disponibilidades, os controles, as particularidades da cooperativa e as formas de recebimentos, contudo, alguns itens, denominados “fundamentais” foram observados para o seu desenvolvimento, tais como: 6.3 - Objetivo da Política Atender as demandas dos associados observando as necessidades e objetivos sociais. 6.4 - Segregação por Linhas As principais linhas de crédito estarão definidas na política. Com relação ao comprometimento das parcelas, será observado sempre o percentual permitido no salário nominal para o comprometido com os descontos da cooperativa. Subentendem-se como descontos: EMPRÉSTIMOS + JUROS+MORA
14
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
Os prazos irão variar de acordo com as linhas de crédito existentes, pois, como a cooperativa de crédito não tem como objetivo liberar grandes quantias para poucos associados (foge do seu principio) o prazo máximo, recomendado será sempre avaliado e apresentado nas políticas de crédito da época e com um indexador de correção, exemplo, TR, sempre que necessário. 7 – CONCESSÃO DE CRÉDITO
Todas as condições para liberação de empréstimos estão descritas no Regimento Interno. O associado que for afastado do trabalho pelo INSS ficará impedido de solicitar empréstimo e somente poderá fazê-lo após o seu retorno ao trabalho. O associado que for afastado do trabalho pelo INSS e não tenha tido desconto na parcela de empréstimo, a cooperativa criará mecanismos para que a mesma seja quitada através de depósitos bancários ou ainda através de cobrança bancária. O atendimento do empréstimo será de acordo com a disponibilidade de saldo da cooperativa e seguirá a ordem cronológica de chegada das solicitações na sede da cooperativa. As solicitações por meio de imprevistos tais como: funeral, calamidade pública (desabamento, enchentes, etc.), doença grave etc, após estudo e aprovação pelo Conselho de Administração, terão prioridade de atendimento e serão registrados em Atas de reuniões do Conselho de Administração. As condições de taxas, limites de crédito e prazos serão divulgados periodicamente aos associados, de acordo com as mudanças econômicas do mercado financeiro e de legislação e serão publicadas na tabela “Condições para Empréstimo”, devidamente aprovadas pela Diretoria da cooperativa. Todas as linhas de créditos, taxa de juros estão descritas no Regimento Interno.
8 – CONDIÇÕES PARA ASSOCIAÇÃO Todos os empregados ligados as empresas participantes da CrediSG poderão solicitar a sua adesão na Cooperativa sendo que as regras e condições estão descritas no Regimento Interno. O associado que se desligar da cooperativa poderá retornar à condição de sócio após recomposto o capital levantado. O associado que solicitar seu desligamento da cooperativa e estiver afastado do trabalho e possua algum saldo devedor junto à empregadora, receberá o valor remanescente depois de deduzido o saldo devedor.
15
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
9 - ANÁLISE DAS OPERAÇÕES DE CRÉDITO A estrutura de análise de crédito tem como objetivo avaliar as condições do crédito que está sendo concedido, através de uma sistemática própria, para os créditos concedidos. A ANÁLISE DE CRÉDITO está dividida em PESSOA FÍSICA, cujos objetivos são distintos entre si, entretanto as estruturas desses dois módulos são semelhantes, pois devem contemplar: a) Eventos de Análise: Subestrutura ou estrutura de análise individualizada; b) Modalidade de Empréstimo: Tipo ou categoria; c) Níveis de Risco: Podem ser de acordo com o BACEN de AA a H; d) Análise de Crédito: São as ponderações necessárias para as avaliações dos riscos; 9.1 - AVALIAÇÕES PARA A CONCESSÃO DE CRÉDITO Modalidade de Empréstimo – Será a linha de crédito que a entidade praticar na época. Consta uma tabela de análise pré-cadastrada, entretanto o usuário tem liberdade de alterar linhas que não utiliza ou ainda inserir linhas de seu interesse. Níveis de Risco – Os níveis de risco são contemplados por 9 níveis identificados como: AA – Nenhum risco para concessão; A – Sem risco para concessão; B – Baixo risco para concessão; C – Médio risco para concessão; D – Alto risco para concessão – Liberar somente após aprovação da diretoria; E – Não Conceder; F – Não Conceder; G – Não Conceder; H – Não Conceder Os valores superiores a 50 mil reais e inferiores a 10% do PR serão analisados individualmente.
16
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
Cooperativa de Economia e Crédito Mútuo do Colaboradores da SG Indústria e Comércio de Materiais de Construção, Vidros e Afins FORMULÁRIO DADOS
PREENCHIMENTO
CRITÉRIO
PESO
TOTAL
Empréstimo
4
4
16
Renda
1
5
5
Capital
1
5
5
Tempo da empresa
1
4
4
Parcelas
1
3
3
4
4
16
Nome:
Forma de recebimento 1 Pontuação total
49
Nível
B
Percentual de Provisão
1,00%
Status
Conceder CRITÉRIOS 4
3
1
Até 0,5% PR
De 0,5% a 1,0% do PR
Sup. A 1,0% do PR
Renda
Superior ao empr.
Até 50% do empr.
Inferior a 50% do empr.
Capital
Superior ao empr.
Até 50% do empr.
Inferior a 50% do empr.
Tempo de empresa
Superior a 3 anos
Entre 1 a 2,9 anos
Inferior a 1 ano
Até 18 parcelas
De 19 a 24 parcelas
Acima de 24 parcelas
Folha de pagamento
Crédito em conta
Outros
Empréstimo
Parcelas Forma de recebimento
17
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS CONTABILIZAÇÃO RISCO
NÍVEL
PROVISÃO
STATUS
81 A 100
AA
0,0%
Conceder
61 A 80
A
0,5%
Conceder
41 A 60
B
1,0%
Conceder
21 A 40
C
3,0%
Conceder
0 A 20
D
10,0%
Diretoria
E
30,0%
Não conceder
F
50,0%
Não conceder
G
70,0%
Não conceder
H
100,0%
Não conceder
9.2 – PROCEDIMENTOS A SEREM OBSERVADOS NAS OPERAÇÕES Os valores operados pela CREDISG atenderão os procedimentos históricos e de acordo com as decisões da Administração, observando: - Desconto em Folha; - Limitação da parcela em 25% da renda; - Simples modificações não alteram as obrigações - Autorização para desconto pelos sócios - Políticas Internas; - Estatuto Social; - Regimento Interno; 10 - AVALIAÇÃO DO ATIVO PERMANENTE O ativo Permanente total da CREDISG não será superior ao permitido pelo Manual de Normas Internas do BCB, limitado a 50% (cinquenta por cento) no máximo, em comparação ao patrimônio de referência. O ativo Permanente estará distribuído em: a) b) c) d)
Investimentos; Imobilizado; Diferido; e Intangível
18
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
As depreciações atenderão a tabela fiscal do Decreto 3.000/99 - (RIR/99) e Lei 6.404/76, para efeito de prazo legal e depreciação para o benefício da Reserva Legal. As amortizações seguirão aos mesmos procedimentos correspondentes aos limites legais. Os ativos intangíveis quando adquiridos, observarão aos critérios estabelecidos pela Lei das S/As e suas alterações (Lei 11.638/07). O Imobilizado da cooperativa, observando sua materialidade e relevância, observará sempre aos critérios de precificação de ativos, ou seja, serão comparados com a opção aluguel, leasing, etc. A tabela de utilização do imobilizado seguirá a tabela fiscal, destacando os principais itens: Item Computadores Veículos Móveis e Utensílios Instalações Edifícios
Percentual % - ao ano 20% 20% 10% 10% 4%
Os itens do Ativo Imobilizado, até sua alteração seguirão o método de depreciação linear. Conforme a Resolução 3.566/2008 do CMN, periodicamente a cooperativa estará adequando a sua estrutura de acordo com a estimativa de vida útil dos ativos. 11 – EXPOSIÇÃO PONDERADA DE RISCOS O enquadramento do PRE se dará pelo enquadramento legal previsto nas Resoluções do Conselho Monetário Nacional - CMN, através da ponderação do Ativo e identificação da exposição de Risco. A cooperativa realizará mensalmente o acompanhamento da Exposição e Suficiência de capital conforme análises: A cooperativa utiliza o Regime Prudencial Simplificado (RWARPS), conforme estabelecido na Resolução 4.194, de 01º/03/2014, para comparação da necessidade ou exigência de aportes financeiros de capital.
19
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
12 - RISCOS DE PERDAS A cooperativa observará sempre as eventuais exposições de riscos de perdas observando sempre: a) Cumprimento das políticas operacionais; b) Pagamento das obrigações em dia, evitando multas e juros, e, no caso de qualquer ocorrência, o percentual máximo dessas perdas não será superior a 1% em relação das despesas totais da cooperativa; c) Acompanhando as legislações e orientações técnicas das auditorias e consultorias técnicas e jurídicas; d) Avaliará sempre as posições de inadimplentes para que esses não superem o percentual máximo de 3% em relação a carteira de crédito; e) Atuará sempre no processo de transparência e adequação dos controles operacionais mediantes as necessidades surgidas. f) Manterá colaboradores orientados a cumprirem sempre as regras estabelecidas pela Gerência e Administração; g) Publicará suas demonstrações contábeis sempre, pelo menos 10 (dez) dias antes da realização das Assembleias Gerais Ordinárias de prestação de contas; h) Disponibilizará para as auditorias de controles internos e externos as informações necessárias para a realização dos trabalhos pertinentes ao exercício das funções. 13 - RISCOS SOBRE OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS OPERAÇÕES COM ATO NÃO COOPERATIVO
E TRIBUTÁRIAS
E
13.1 – OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS E TRIBUTÁRIAS As obrigações internas e externas observarão as legislações vigentes, sendo observado no mínimo:
20
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS Periodicidade
Responsável
Periodicidade de Revisão
Fonte da Informação
FGTS (recolhimento)
Mensal
Gerente
Semestral
Informativos
INSS - (Funcionários)
Mensal
Analista
Semestral
Informativos
Decendial
Contador
Trimestral
Receita Federal
Mensal
Contador
Trimestral
Receita Federal
Mensal ou Trimestral
Contador
Anual
Receita Federal
Mensal ou Trimestral
Contador
Anual
Receita Federal
Quinzenal
Contador
Trimestral
Informativos
Mensal
Contador
Mensal
Informativos
Mensal
Contador
Semestral
Informativos e Instrução Normativa
COS 4010
Trimestral
Contador
Trimestral
Informativos e BACEN
COS 4016
Semestral
Contador
Anual
Informativos e BACEN
DOC 3040
Mensal
Contador
Trimestral
Informativos e BACEN
Semestral
Contador
Semestral
Obrigação
IOF IR Fonte Serviços IRPJ Ato Cooperativo
não
CSLL Cooperativo
não
Ato
Contribuições
PIS COFINS Faturamento DCTF
DIMOF
-
Informativos e Instrução Normativa
21
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS Periodicidade
Responsável
Periodicidade de Revisão
DIRF
Anual
Contador
Anual
DIPJ
Anual
Contador
Anual
Fonte da Informação Informativos e Instrução Normativa Informativos e Instrução normativa
RAIS
Anual
Contador
Anual
Informativos e Previdência Social
GFIP
Mensal
Contador
Trimestral
Informativos e Previdência Social
ISS
Mensal
Contador
Trimestral
Lei Orgânica do Município
Contador
Trimestral
Informativos e Previdência Social
Obrigação
Mensal (havendo admissão ou demissão)
CAGED
REVISÃO DE POLÍTICAS INTERNAS
Periódico
Gerente
Trimestral
Diversos
ANALISE DE CRÉDITO
Periódico
Gerente
Trimestral
Diversos
RECEPÇÃO DAS AUDITORIAS
Periódico
Contador / Analistas e Gerente
Trimestral
Diversos
Serão observados também:
DIF – Prefeitura de São Paulo; Tarifas – Informação ao BACEN; Ouvidoria – Informações ao BACEN; Outras de interesse interno.
13.2 – OBRIGAÇÕES COM ATO NÃO COOPERATIVO As operações provenientes de ATOS não COOPERATIVOS serão tratadas conforme a Lei Cooperativista 5.764, de 16/12/1971, observando os Tributos e as Alíquotas. Também serão observados os pareceres jurídicos quando do surgimento da questão em destaque, quanto a seu efetivo tributo.
22
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
14 - INSTRUMENTO DE MONITORAMENTO Os responsáveis pela fiscalização na cooperativa são:
BACEN - Banco Central do Brasil a) As informações prestadas ao BACEN serão disponibilizadas pelo Diretor Administrativo da Cooperativa, através de solicitação formal e com identificação de número de protocolo de pedido. b) Os documentos que foram utilizados para elaboração dos dados, assim como os relatórios ficarão a disposição do órgão fiscalizador, pelo prazo legal da época. c) A não prestação das informações dos COS ou demais informações junto ao BACEN, poderá expor a cooperativa ao pagamento de multas ou advertências.
Auditorias Conforme procedimentos adotados pelas empresas de Auditoria Interna e Externa, dentro das regras da profissão.
Conselho Fiscal Conforme Procedimentos adotados pelo Conselho Fiscal, com periodicidade definida em Ata de reunião e Estatuto Social.
Conselho de Administração Conforme procedimentos definidos em reunião, e Estatuto Social, lavrados em Ata. O Conselho de Administração da Cooperativa estimulará o efetivo controle, bem como seu enquadramento nos procedimentos legais e de gerenciamento de risco de mercado, conforme itens e periodicidade apresentados, além dos procedimentos diários da CREDISG, objetivando, sempre, o adequado tratamento das operações de risco de mercado, relacionado as prestações de contas tecnológicas junto aos órgãos fiscalizadores.
23
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
15 - FICHA DE APONTAMENTO DE ANORMALIDADES E RISCOS POTENCIAIS Relatório de Ocorrência Área de Avaliação ( ) Aplicação Financeira ( ) Operações de Crédito ( ) Política de Crédito ( ) EPR ( ) Folha de Pagamento ( ) Tributários / Obrigações
( ) Permanente ( ) Capital - PLE ( ) Depósitos
Comentário da Coordenação
( ) Alta Relevância
( ) Média Relevância
Data: ____ de ______________ de ________
( ) Baixa Relevância
______________________________ Assinatura
Ações da Diretoria - Tomada de Decisão
Prazo de Regularização: _____
( ) dias
Data: ____ de ______________ de ________
( ) meses
( ) ano
__________________________ Assinatura
16- EMBASAMENTO TÉCNICO - RESOLUÇÃO 3.464, DE 26/06/2007 Dispõe Sobre a Implementação de Estrutura de Gerenciamento do Risco de Mercado.
24
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
RISCO OPERACIONAL Um controle eficaz para a prevenção de perdas financeiras e operacionais
25
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
1- APRESENTAÇÃO O MANUAL DE RISCO OPERACIONAL, aprovado pelo seu Conselho de Administração, visa disciplinar, quanto às diretrizes básicas, o controle de riscos operacionais, ressaltados na Resolução CMN 3.380, de 29/06/2006. Este Manual abrange todas as áreas da Cooperativa, expostas a riscos operacionais.
Assembleia Geral; Conselho de Administração; Conselho Fiscal; Assessorias e; Estrutura Organizacional.
Este Manual tem como principal objetivo definir e clarificar as macro-atividades das diversas áreas administrativas e/ou operacionais da Cooperativa e seu relacionamento com seus associados, através da formalização da estrutura organizacional, e suas principais atividades, visando aumentar a produtividade e obter melhores resultados globais. Em razão do seu caráter de complementaridade, deverá sempre ser examinado em conjunto com as legislações e regulamentos internos da cooperativa. Relativamente ao detalhamento das disposições que contemplam, devem ser consultados os demais manuais de controles, administrativos e financeiros, bem como as resoluções, disciplinadas em título próprio. No que se refere ao sistema de acesso e consulta. As atualizações, automaticamente processadas em decorrência de alterações na legislação e normas oficiais vigentes, bem como de deliberações colegiadas do próprio sistema, serão incorporadas a este manual imediatamente. 2- OBJETIVO SOCIAL DA COOPERATIVA Fortalecer e promover o cooperativismo de crédito, buscando a auto - sustentabilidade e saneamento econômico de seus associados. 3- ATRIBUIÇÕES DA COOPERATIVA a-
Coordenar as atividades internas, nos termos estatutários específicos a cada associado, assegurando o cumprimento das diretrizes e procedimentos constantes nos manuais de normas desenvolvidos e atualizados, objetivando a organização em comum e em maior escala dos serviços econômico-financeiros e assistenciais de 26
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
interesse dos sócios, integrando e orientando suas atividades, bem como facilitando a utilização recíproca dos serviços; b-
Cumprir e fazer cumprir o disposto na legislação vigente, as normas emanadas do Conselho Monetário Nacional, do Banco Central do Brasil, do Estatuto Social e deste Manual;
c-
Manter controle sobre os recursos disponíveis, através da “Administração Financeira Centralizada”;
d-
Contribuir para os trabalhos de auditoria interna e externa e todas as atividades de assessoria nas áreas: contábil, jurídica, organizacional, financeira, econômica, marketing, treinamento de pessoal, informática e serviços em geral;
e-
Proceder às compras em maior escala, visando à redução de custos, quando necessário;
f-
Assinar convênio específico quando necessário;
g-
Implantar produtos e serviços desenvolvidos, acompanhando o seu desempenho;
h-
Normatizar, dentro de sua competência, elaborar e manter atualizado este Manual, em concordância com os normativos aprovados pelo Sistema;
i-
Administrar os fundos obrigatórios existentes na cooperativa.
0a2
3a4
5a6
7a9
Grau de Risco - Peso 3 Máximo 9 x 3 = 27 Mínimo 0 x 3 = 0
4- OBJETIVO DA ESTRUTURA O objetivo é estabelecer uma estrutura organizacional básica a ser adotada como padrão pela Cooperativa. A estrutura descrita atende ao exposto na Resolução 2.554, de 24/09/1998 do Conselho Monetário Nacional - CMN e contribui diretamente para o desenvolvimento da cooperativa, conforme determina a Resolução 3.380, de 29/06/2006, também do CMN. Seus níveis de hierarquia são livres a partir do Conselho de Administração, cujos cargos integrantes estão designados no Estatuto. A adoção da estrutura recomendada deve ser ajustada mediante crescimento e estruturação da cooperativa.
27
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
É oportuno ressaltar que os níveis gerenciais, aqui denominados áreas, deverão ser salvaguardados, pois estão garantindo um mínimo de segregação de funções constante na já mencionada Resolução 2.554/1998, evitando assim o conflito de interesses. 4.1 - ASSEMBLEIA GERAL DEFINIÇÃO A Assembleia Geral da Cooperativa é o órgão supremo e dentro dos limites legais, do Estatuto Social e deste Regimento Interno. Tomará toda e qualquer decisão de interesse do sistema e suas deliberações vinculam a todos, ainda que os ausentes ou discordantes. PRINCIPAIS FUNÇÕES a) É da competência das Assembleias Gerais Ordinárias (AGO’s) ou Extraordinárias (AGE’s) a destituição dos membros do Conselho de Administração e do Conselho Fiscal. b) As assembleias são os fóruns adequados para decisões importantes, bem como para prestação de contas dos órgãos da Administração, acompanhadas do parecer do Conselho Fiscal, compreendendo: Relatório de gestão; Balanço do exercício; Demonstrativo das sobras apuradas ou perdas decorrentes da insuficiência das contribuições para a cobertura das despesas da Cooperativa; Demais demonstrativos contábeis exigidos pelas normas de contabilidade; Destinação das sobras apuradas ou rateio das perdas; Eleição dos componentes do Conselho de Administração, quando for o caso, e anualmente, do Conselho Fiscal; Avaliação do projeto de governança corporativa demonstrado pela administração, conforme a Resolução 4.434/2015 do CMN; Fixação do percentual de juros remuneratórios do Capital integralizado, dependendo dos resultados econômico-financeiro da Cooperativa, obedecido o limite legal;
28
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
Plano de metas da cooperativa para o exercício seguinte; Quaisquer assuntos de interesse social; Descrições no Regimento Interno;
0a2
3a4
5a6
7 a 10
Grau de Risco - Peso 3 Máximo 10 x 3 = 30 Mínimo 0 x 3 = 0
4.2 - CONSELHO FISCAL Voltar
HIERARQUIA Assembleia Geral Principais funções
Fiscalizar e dar o parecer no relatório de gestão; Fiscalizar e dar o parecer no balanço do exercício; Fiscalizar e dar o parecer no demonstrativo das sobras apuradas ou perdas decorrentes da insuficiência das contribuições para cobertura das despesas da Cooperativa; Fiscalizar e dar o parecer nos demais demonstrativos contábeis exigidos pelas normas de contabilidade; Fiscalizar e dar o parecer na destinação das sobras apuradas ou rateio das perdas. Descrições no Regimento Interno; 0a1
2
3
4a5
Grau de Risco - Peso 3 Máximo 5 x 3 = 15 Mínimo 0 x 3 = 0
4.3 – CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO HIERARQUIA Assembleia Geral PRINCIPAIS FUNÇÕES Programar as operações, tendo em vista os recursos disponíveis e as necessidades financeiras dos associados;
29
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
Fixar periodicamente os montantes e prazos máximos para os empréstimos, observando os limites legais, bem como a taxa de juros e outras referentes, de modo a atender o maior número possível de associados; Regulamentar os serviços administrativos da Cooperativa; Determinar a agência bancária onde serão depositados os saldos de numerários existentes; Estabelecer dia e hora para suas reuniões ordinárias, bem como o horário de funcionamento da Cooperativa; Aprovar as despesas de administração e fixar taxas de serviços, elaborando lançamentos semestrais, bem como decidir sobre as aplicações às contas de fundo; Propor anualmente à Assembleia Geral programa de aplicação do Fundo de Assistência Técnica Educacional e Social (Fates); Deliberar sobre a compra e venda de bens móveis; Fixar sempre que necessário, taxa para formação do Fundo de Depreciação do Ativo Fixo; Deliberar sobre admissão, eliminação ou exclusão de associado; Admitir o Gerente, contratar o Contador e fixar normas para admissão de demissão de pessoal auxiliar; Fixar normas de disciplina funcional; Designar, por indicação ou não do Gerente, o substituto deste nos seus impedimentos e ausências eventuais; Estabelecer as normas de controle das operações, verificando, mensalmente, ou sempre que necessário, o estado econômico-financeiro da Cooperativa, através dos informes financeiros, balancetes e demonstrativos específicos; Deliberar sobre a convocação da Assembleia Geral; Adquirir, alienar ou onerar bens imóveis, com a autorização expressa da Assembleia Geral; Contrair obrigações, transigir e constituir mandatários; Zelar pelo cumprimento das leis de Cooperativismo e outras aplicáveis, bem como pelo atendimento da legislação trabalhista e fiscal; Estabelecer regras para os casos omissos, até posterior deliberação da Assembleia Geral; Descrições no Regimento Interno; 0a5
6 a 10
11 a 15
16 a 19
Grau de Risco - Peso 3 Máximo 19 x 3 = 57 Mínimo 0 x 3 = 0
30
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
4.4 - AUDITORIA EXTERNA E DE CONTROLES INTERNOS HIERARQUIA Conselho de Administração PRINCIPAIS FUNÇÕES Apoiar os trabalhos de auditoria; Checar os controles internos adotados e sua eficácia; Acompanhar os programas de auditoria de processos e de sistemas informatizados; Revisar os principais processos, atentando à regulamentação prevista nos normativos do Banco Central do Brasil relativos aos controles internos; Emitir relatório conclusivo sobre os trabalhos realizados, contendo pontos de atenção e/ou recomendações; Efetuar um eficaz acompanhamento quanto às recomendações oriundas do último relatório de auditoria; Elaborar relatório anual a programação dos trabalhos; Cumprir a regulamentação dos auditores independentes e aos normativos aplicados pelo Conselho Monetário Nacional - CMN e Banco Central do Brasil; Descrições no Regimento Interno;
0a2
3a4
5a6
7a8
Grau de Risco - Peso 3 Máximo 8 x 3 = 24 Mínimo 0 x 3 = 0
5 - ASSESSORIA JURÍDICA E TÉCNICA HIERARQUIA Conselho de Administração PRINCIPAIS FUNÇÕES Emitir parecer em processos com base na legislação e jurisprudência em vigor; Emitir parecer em minuta de contratos e outros documentos de interesse da cooperativa;
31
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
Prestar suporte e saneamento de dúvidas aos associados; Acompanhar o contencioso trabalhista e fiscal e a execução judicial das operações de crédito vencidas; Prestar suporte técnico quando necessário para os órgãos competentes; Acompanhar as Resoluções, Circulares e Cartas-Circulares do CMN e BACEN; Acompanhar diariamente o Calendário de Obrigações; Verificar as Circulares enviadas pela NCA periodicamente; Acompanhar as alterações legais; Acompanhar as particularidades da cooperativa junto a Prefeitura e demais órgãos; Descrições no Regimento Interno;
0a2
3a4
5a6
7 a 10
Grau de Risco - Peso 3 Máximo 10 x 3 = 30 Mínimo 0 x 3 = 0
6 - OUVIDORIA HIERARQUIA Conselho de Administração PRINCIPAIS FUNÇÕES Coletar informações de apoio à gestão e desenvolvimento da cooperativa; Ser um canal de comunicação sigilosa ou não entre associado e cooperativa; Cumpridora de procedimentos internos e legais;
Independência e junto à instituição; Responsável pelo retorno das informações quando solicitadas; Canal de comunicação entre a estrutura da cooperativa e o público externo; Descrições no Regimento Interno;
0a1
2
3
4a6
Grau de Risco - Peso 2 Máximo 6 x 2 = 12 Mínimo 0 x 2 = 0
32
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
7 – RISCO DE MERCADO HIERARQUIA Conselho de Administração PRINCIPAIS FUNÇÕES Padronizar as operações financeiras e de crédito; Buscar a redução de exposição de riscos em operações não conhecidas ou não operadas, historicamente pela cooperativa; Base de regulamentação e acompanhamento dos riscos operacionais; Acompanhamento dos procedimentos mercadológicos com intuito de resguardar as operações e minimizar as exposições de riscos; Garantir adequado controle das aplicações financeiras e composição dos títulos públicos e privados, minimizando os riscos e otimizando os resultados; Avaliadora de procedimentos de riscos de créditos e adequação de processos; Descrições no Regimento Interno;
0a1
2
3
4a6
Grau de Risco - Peso 3 Máximo 6 x 3 = 18 Mínimo 0 x 3 = 0
8 - GERÊNCIA HIERARQUIA Conselho de Administração OBJETIVO DA ÁREA Implementar as deliberações do Conselho de Administração, coordenar e controlar de forma sistêmica, integrada e periódica os esforços pela busca de melhores soluções para a gestão econômica da Cooperativa, garantindo a otimização e melhoria contínua dos resultados esperados pelos associados.
PRINCIPAIS FUNÇÕES Assessorar o Conselho de Administração no planejamento e organização das atividades da Cooperativa e apresentar a este, sugestões que julgar convenientes ao aprimoramento administrativo e sucesso das operações;
33
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
Depositar em banco os saldos disponíveis em caixa; Fazer pagamentos e recebimentos, responsabilizando-se pelo numerário em caixa, por valores, títulos e documentos; Executar ou superintender os serviços da contabilidade financeira, responsabilizando-se pela guarda da documentação; Registrar ou superintender os registros dos associados no livro ou ficha de matrícula; Inteirar-se da execução da contabilidade geral; Preparar a correspondência para a assinatura dos Conselhos Executivos; Admitir e demitir o pessoal auxiliar e aplicar as penas disciplinares que se impuserem, sempre conforme as normas estabelecidas pelo Conselho de Administração; Cientificar o tesoureiro sobre as situações cadastrais dos associados; Informar ao Conselho de Administração, mensalmente, no mínimo, ou quando lhe for solicitado ou julgar conveniente, sobre o desenvolvimento das operações e atividades, o andamento dos trabalhos administrativos em geral e sobre o estado econômico-financeiro da Cooperativa; Providenciar para que os balancetes da contabilidade geral e qualquer outro demonstrativo sejam apresentados aos Conselheiros de Administração e Fiscal no devido tempo; Informar e orientar o quadro social quanto às operações e atividades da Cooperativa; Zelar pelas disciplinas e ordens funcionais; Preparar o projeto de orçamento anual de receita e despesa para a aprovação do Conselho de Administração; Descrições no Regimento Interno;
0a3
4a6
7 a 10
11 a 14
Grau de Risco - Peso 3 Máximo 14 x 3 = 42 Mínimo 0 x 3 = 0
34
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
9 - ÁREA OPERACIONAL HIERARQUIA Gerência PRINCIPAIS FUNÇÕES Efetuar análise econômica financeira dos associados para a definição de limites; Submeter os limites propostos à aprovação superior; Aprovar operações de crédito que estejam enquadradas em sua alçada, dentro do limite, conforme descrito nas políticas de crédito; Submeter à alçada competente, as operações de crédito não enquadradas no limite; Zelar pela correta formalização das operações de crédito, segundo descrito nas políticas de crédito; Avaliar o mercado e as tendências das taxas diárias aplicadas nas operações de crédito; Trabalhar sempre visando uma eficácia na política de crédito da cooperativa; Conceder o crédito, somente, após serem realizados todos os procedimentos; Avaliar as garantias necessárias para a concessão do crédito, conforme a política de crédito vigente; Aplicar os procedimentos de cobrança, quando do momento de inadimplência, através de relatórios concisos e adequados; Manter sempre atualizado, o controle de limite individual por singular; Realizar as análises de crédito das pessoas físicas e jurídicas conforme procedimentos internos; Descrições no Regimento Interno;
0a3
4a7
8a9
10 a 12
Grau de Risco - Peso 2 Máximo 12 x 2 = 24 Mínimo 0 x 2 = 0
35
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
10 - CONTABILIDADE HIERARQUIA Gerência ou de Execução da Gerência PRINCIPAIS FUNÇÕES Atender as normas contábeis e ao COSIF; Criar procedimentos internos de rotina para o cumprimento das normas legais, bem como rotinas de envio de documentos para a contabilidade; Efetuar todas as contabilizações com documentação comprobatória, atendendo sempre os aspectos legais; Contabilizar as transações de acordo com os princípios fundamentais de contabilidade, no regime de competência; Atender aos prazos legais relacionados ao Banco Central do Brasil e demais órgãos; Lançamentos contábeis; Manter os tributos devidamente pagos em dia; Acompanhar as mudanças e atualização na legislação; Preencher as declarações acessórias nos prazos estabelecidos na legislação; Manter os registros obrigatórios atualizados, como alvará, CCM, INSS, SRF, BACEN, etc; Manter a conciliação bancária devidamente em ordem; Acompanhar as mudanças e atualização na legislação; Manter as análises contábeis devidamente em ordem e sustentadas com documentação comprobatória; Realizar as devidas análises de balanço; Elaborar os relatórios gerenciais, para envio a gerência; Buscar a eficácia nos controles a fim de minimizar erros que possam ser detectados pela Auditoria; Efetuar a contabilização dos eventos contábeis, diariamente e, ao menos, pelos balancetes mensais, manter o controle das contas analisadas; Verificar se as taxas de depreciação são contabilizadas de acordo com a legislação da época; Manter o controle patrimonial dos bens existentes na Cooperativa, assegurando que, todos tenham uma origem comprovada em documentos hábeis; Manter o funcionário motivado, preparado e capacitado para o exercício de suas atividades; 36
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
Assegurar de que os profissionais que estejam exercendo as respectivas atividades são de fato, correspondentes às obrigações assumidas; Assegurar de que a formação técnica/acadêmica dos colaboradores sejam compatíveis com a função exercida e de interesse da cooperativa; Responsável pelos acompanhamentos das legislações trabalhistas; Emitir relatórios gerenciais e de controles analíticos da estrutura contábil e fiscal; Processar a folha de pagamento; Operações diárias, tais como emissão de cheques, guias de recolhimento de encargos e impostos; Descrições no Regimento Interno; 0a6
7 a 13
14 a 20
21 a 26
Grau de Risco - Peso 3 Máximo 26 x 3 = 78 Mínimo 0 x 3 = 0
11 - ÁREA FINANCEIRA HIERARQUIA Gerência PRINCIPAIS FUNÇÕES Controlar a gestão dos recursos financeiros e maximização dos resultados; Controlar diariamente a captação de recursos junto aos associados sob a forma de depósitos, capital ou aplicação; Controlar diariamente as aplicações na Central e em outros Bancos; Liberar os créditos concedidos referentes aos contratos de empréstimos e financiamentos e analisados, aos associados; Controlar as arrecadações e repasses dos recursos oriundos dos convênios de prestação de serviços às concessionárias de serviços públicos e outras empresas, quando da existência; Administrar o fluxo de caixa, diariamente, apresentando relatórios concretos e objetivos à gerência, em no mínimo 3 períodos; Controlar a conta corrente da Cooperativa; Controlar os informativos financeiros assim como na Central de Títulos; Monitorar as carteiras de crédito em modalidades de empréstimos; Responder pela recuperação de crédito, através de sistema adequado de controle de cobrança;
37
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
Verificar as variações no mercado financeiro e realizar os testes de STRESS conforme o manual de Risco de Mercado; Elaborar procedimentos de compras, conforme os procedimentos aprovados pela diretoria e mediante a execução orçamentária; Cuidar da manutenção e conservação patrimoniais; Descrições no Regimento Interno;
0a3
4a6
7a9
10 a 13
Grau de Risco - Peso 2 Máximo 13 x 2 = 26 Mínimo 0 x 2 = 0
12 – ÁREA ADMINISTRATIVA HIERARQUIA Gerência OBJETIVO DA ÁREA Promover a eficácia organizacional através do planejamento, organização, coordenação, viabilizando a gestão econômica, criando estruturas necessárias, com o intuito de levar a instituição à perpetuação de seus propósitos, com vistas a sua permanente e efetiva expansão, integrando as áreas de responsabilidade, conciliando os diversos interesses, atendendo às necessidades das filiadas, de acordo com as normas fixadas pelo Conselho de Administração. PRINCIPAIS FUNÇÕES
Efetuar a conferência de todos os procedimentos com os associados; Liberar as propostas de empréstimos em conjunto com o gerente; Cadastrar os convênios; Cadastrar novas linhas de crédito; Alterar os dados dos associados no sistema; Controlar o estoque de insumos da cooperativa; Receber/enviar documentos físicos, eletrônicos através de meios comunicação confiáveis (convênios); Descrições no Regimento Interno; 1
2a3
4a5
6a7
de
Grau de Risco - Peso 2 Máximo 7 x 2 = 14 Mínimo 0 x 2 = 0
38
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
13 – INFORMÁTICA Voltar
HIERARQUIA Gerência PRINCIPAIS FUNÇÕES
Implementar e controlar a política de segurança da informação através de plano de contingência e BACKUPS diários, conformas e políticas definidas pela empresa mantenedora; Manter atualizada as versões dos programas tecnológicos de responsabilidade da cooperativa; Manter adequado funcionamento das máquinas e equipamentos de informática; Verificar, periodicamente se a rede de informática utilizada pela cooperativa atende as necessidades; Verificar se as comunicações e transferências de informações eletrônicas de dados estão sendo realizadas de forma satisfatória; Avaliar periodicamente a possibilidade de alteração de senhas de acesso ao sistema; Utilizar softwares de procedência e com licença de uso nas atividades internas; Adequar as rotinas de informática nos padrões definidos pela empresa mantenedora; Descrições no Regimento Interno;
Grau0 de a 2Risco - Peso 3 a 43
5a6
7a8
Grau de Risco - Peso 2 Máximo 8 x 2 = 16 Mínimo 0 x 2 = 0
14 - CONTROLE CONTRA AS FRAUDES 14.1 - FRAUDE INTERNA A fraude interna representa um perigo claro e atual para as organizações do Mundo. Além dos danos financeiros provocados por esse tipo de crime serem muito altos, o risco potencial de ocorrer um comprometimento dos dados internos é significativo para a reputação da empresa, especialmente da que trabalha com dados pessoais ou financeiros. Em Direito Penal, fraude é o crime ou ofensa de deliberadamente enganar outros com o propósito de prejudicá-los, usualmente para obter propriedade ou serviços dele ou dela 39
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
injustamente. Fraude pode ser efetuada através de auxílio de objetos falsificados – art. 171 do Código Penal. 14.1.1 - Preocupações Especiais com Indícios de Fraudes 1 – Funcionários jovens, com pouca experiência de vida, trabalhando em áreas operacionais de grande porte, como processamento de dados ou call centers. Eles podem ser coagidos por organizações criminosas a operar de acordo com seus interesses. 2 – Organizações criminosas interessadas em obter dados que possam ser usados em fraudes relativas à falsificação de identidades podem plantar um agente infiltrado como funcionário da empresa para conseguir essas informações. 3 – Pessoas com cargos de direção, especialmente as que tratam com fornecedores, encomendas e compras, que muitas vezes não precisam prestar contas das despesas. Têm mais oportunidade e correm menor risco de serem descobertas. 14.1.2 - Fatores que Devem ser Observados - Funcionários que passam por períodos de grande aperto financeiro; - Funcionários que ficam trabalhando depois do expediente e rejeitam oportunidades de folga; - e funcionários que rejeitam oportunidades para trocar de cargo. 14.1.3 - Prevenção e Combate à Fraude Fraudes muitas vezes podem ser evitadas. Entretanto, erros contábeis ou manipulação de dados por funcionários de alta confiança podem gerar fraudes financeiras surpreendentes. Podem também, devido à falta de procedimentos adequados na operação de departamentos financeiros ou tesourarias, propiciar atitudes ilícitas, que, em muitos casos, somente são descobertas após a ocorrência de um desfalque. Esses e outros detalhes, que muitas vezes são impensáveis dentro da cooperativa, podem gerar problemas de proporções alarmantes, resultando desde a liquidação extrajudicial da cooperativa, até a perda de associados e indisponibilidade dos bens pessoais dos dirigentes, conselheiros e gerentes, além de outras complicações.
40
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
14.1.4 - Procedimentos de Combate a Fraude Os mecanismos preventivos são: Apontamento das áreas e funções da empresa que oferecem maior risco potencial; Implementação de controles internos e programas de mitigação de riscos, gerenciamento e treinamento de equipes de auditoria interna e de funcionários áreas de credito, Financeiro, Administrativo, etc, através de segregação de função; Revisão periódica dos controles internos para garantir eficiência, efetividade operacional, confiança e transparência nos registros financeiros e contábeis da cooperativa e conformidade com as leis e as normas aplicáveis; Revisão da qualidade dos ativos e passivos, enfocando aspectos tais como: cultura cooperativista, ética do trabalho, verificação de antecedentes de funcionários, estrutura de recursos humanos e segurança da informação; Implementação de um Programa de controles gerenciais, desvinculado do programa operacional utilizado nas atividades da cooperativa, para inputs de dados gerenciais, para tomada de decisão; Acompanhamento e controle de investimentos em atividades críticas, tais como: construção, compras e liberação de crédito fora das vias normais. 0a1
2
3
4a6
Grau de Risco - Peso 2 Máximo 6 x 2 = 12 Mínimo 0 x 2 = 0
14.1.5 - Tipos de Fraudes que Devem ser Avaliadas
Correspondências rasuradas ou abertas por terceiros; Fraudes jornalísticas; Fraudes por e-mails desprotegidos; Propaganda enganosa; Roubo de identidade; Cópia de documentos; Por telefone ou transações pela Internet; Formação de quadrilha; Ausência de segregação; Descumprimento das obrigações dos conselheiros fiscais e de administração; Falsificação de documentos ou rasuras. 0a2
3a5
6a8
9 a 11
Grau de Risco - Peso 2 Máximo 11 x 2 = 22 Mínimo 0 x 2 = 0
41
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
15 - SEGURANÇA TECNOLÓGICA 15.1 - Estrutura de Rede de Computadores A cooperativa possui estrutura de segurança da informação própria, tendo todos os procedimentos descritos no Regimento Interno e PSI – Plano de Segurança da Informática. 15.2 - Falhas nos Sistemas Tecnológicos e Planos de Contingência Eventuais falhas nos sistemas tecnológicos são comunicadas imediatamente a gerencia da cooperativa para que possam ser tomadas as devidas ações; Os backups são realizados pelo menos 1 (uma) vez ao dia, sendo de responsabilidade da Prodaf Informática no caso do sistema operacional e pela empresa contratada prestadora de serviços para a rede e servidores; Limitação de acessos de usuários, conforme o nível de permissão; Manutenção preventiva tanto dos softwares quanto dos hardwares, dentro dos padrões definidos pela empresa prestadora de serviços contratada; Manutenção de antivírus conforme a política de segurança da empresa prestadora de serviços contratada; Utilização de softwares de procedência. 0a2
3a4
5a6
7a8
Grau de Risco - Peso 2 Máximo 8 x 2 = 16 Mínimo 0 x 2 = 0
15.3 - DEMANDAS OPERACIONAIS A Cooperativa trabalha de acordo com as necessidades internas e observa sempre:
Definição de cargos e salários; Definição de estrutura e local de trabalho; Adequação da remuneração conforme as responsabilidades; Motivação e capacitação continuada; Cumprimento do acordo coletivo da categoria; Acompanhamento de passivo trabalhista; Exames médicos periódicos; Segregação de função dentro das necessidades internas.
0a2
3a4
5a6
7a8
Grau de Risco - Peso 2 Máximo 8 x 2 = 16 Mínimo 0 x 2 = 0 42
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
16 - PERDAS DECORRENTES DE FALHAS OPERACIONAIS Implantação de Controles Efetivos Os controles efetivos sofrerão poucas influencias manuais, sendo apenas as de inputs de dados, pois a diretoria estará avaliando os dados diariamente através de controles gerenciais. Os referidos controles serão avaliados anualmente e, adequados ou melhorados conforme a necessidade da cooperativa. Os monitoramentos serão diários e não periódicos. Práticas Inadequadas aos Associados Todos os casos que figurarem como práticas inadequadas aos associados serão analisados e constados na ata do Conselho de Administração, e, o associado poderá utilizar a Ouvidoria para reclamar ou sugerir melhorias, obtendo retornos, dentro dos prazos estipulados. Danos a Ativos Físicos sob a Responsabilidade da Instituição Os ativos físicos serão avaliados conforme a sua estrutura e plaqueados sendo objetos de apontamento da auditoria para seu efetivo controle e, na ocorrência de prejuízos causados a ele, os responsáveis, se houverem, serão responsabilizados. Interrupções das Atividades e Falhas na Execução As interrupções tecnológicas serão avaliadas mediante a cada situação, podendo ser recorrido a formulários manuais, entretanto as que independem da cooperativa será deliberada conforme diretoria, mantendo sempre, os registros em Atas. Com relação às falhas de execução, os procedimentos falhos serão reavaliados e caso necessário, serão buscadas alternativas junto ao mercado. Plano de Contingência Para Perda de Dados Haverá sempre cópias de backups externas realizadas diariamente, além disso, a contabilidade terá seus livros impressos e arquivados, após os respectivos registros. Os associados serão orientados a consultar as suas informações através de meios de comunicação confiáveis dentro das regras estabelecidas pelo processo de governança corporativa definido pela cooperativa.
43
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
Sempre que ocorrer possibilidades de perdas de informações ou dados de sistema, serão seguidos os procedimentos: a) b) c) d) e) f)
Abertura de chamado técnico; Abertura de protocolos de chamadas técnicas numeradas; Controles dos dados conforme situação encontrada; Restauração de backups quando necessário; Reimpressão de livros ou relatórios perdidos/extraviados; Guarda de cópias de backups externas, conforme a política de segurança da empresa mantenedora; g) Caminhos alternativos como forma de recuperação de dados, conforme as demandas surgidas; h) Utilização de suporte tecnológico através do help desk da empresa prestadora de serviços contratada;
0a2
3a4
5a6
7a8
Grau de Risco - Peso 2 Máximo 8 x 2 = 16 Mínimo 0 x 2 = 0
17 - Política Corporativa de Gestão de Risco Operacional da CREDISG A Política Corporativa de Gestão de Risco Operacional (PCGRO) estabelece o conjunto de princípios, ações, papeis e responsabilidades necessárias à identificação, avaliação, tratamento e controle dos riscos operacionais que a CREDISG está exposta. I – Orientar a gestão dos riscos operacionais que a CREDISG está exposta; II – Disseminar e Fortalecer a cultura de gerenciamento de riscos operacionais na CREDISG; III – permitir a adequação da CREDISG aos normativos relativos a riscos operacionais emanados dos órgãos de regulação e controle. Escopo O risco operacional é definido como a possibilidade de ocorrência de perdas resultantes de falha, deficiência ou inadequação dos processos internos, pessoas e sistemas ou de eventos externos. Para fins desta PCGRO são considerados como riscos operacionais, dentre outros, os seguintes: I - Fraudes internas; II - Fraudes externas; 44
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
III - Demandas trabalhistas e segurança deficiente do local de trabalho; IV - Práticas inadequadas relativas aos associados, produtos e serviços; V - Danos a ativos físicos próprios ou em uso pela cooperativa; VI - Eventos que acarretem a interrupção das atividades da cooperativa; VII - Falhas em sistemas de tecnologia da informação; e VIII - Falhas na execução, cumprimento de prazos e gerenciamento das atividades na instituição. Princípios A gestão corporativa dos riscos operacionais será norteada pelos seguintes princípios: I – Princípio da Adequação Específica: o risco operacional deve ser adequado e distinto das demais categorias de risco; II – Princípio da Cobertura: a Política de Controles e Gerenciamento de Risco Operacional – PCGRO aplica-se a todos os empregados, conselheiros, dirigentes e associados da CREDISG bem como aos terceiros com quem a cooperativa mantenha contratação de serviços; III – Princípio da Identificação Formal: os Processos da CREDISG devem estar mapeados e vinculados a normas e Procedimentos que regulem a sua execução; IV – Princípio da Fluência: a disseminação do conceito de risco operacional para empregados, conselheiros, dirigentes e associados da Cooperativa bem como aos terceiros, deve ser uma atividade permanente dos executores da PCGRO; V – Princípio da Atualização: a PCGRO deve ser objeto de permanente atualização, objetivando captar alterações dos ambientes interno e externo; VI – Princípio da Correção: toda alteração ou lançamento de produtos deve contemplar uma avaliação dos riscos operacionais a eles vinculados; e VII – Princípio da Materialidade Ponderada: devem ser segregados por peso e origem de exposição de risco, utilizando critérios próprios. Embasamentos As informações relativas aos eventos de riscos operacionais e às perdas deles oriundas deverão ser integralmente registradas para que possam viabilizar as seguintes ações de gestão de risco operacional: identificação, avaliação, tratamento e controle. Além disso, serão registrados em Ata de Reunião para Cumprimento da Formalização Legal. A avaliação dos riscos operacionais determinará a modalidade de tratamento que será aplicada a cada tipo de risco e estará fundamentada em: análise da probabilidade e do impacto de sua ocorrência, avaliação do ambiente operacional com foco em atitudes preventivas e exame das perdas materializadas, conforme nível de risco apresentado.
45
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
São princípios de correções e adequações dos riscos operacionais: I - Implementar: nas situações em que a implantação de mais controles implique em custo maior do que as eventuais perdas após avaliados as necessidades. II – Parcerias: nas situações em que haja a possibilidade de se transferir, total ou parcialmente, riscos para terceiros presumivelmente melhor capacitados a administrálos. III - Ações: nas situações em que haja necessidade da adoção de medidas que minimizem a probabilidade e/ou o impacto de ocorrência de determinado risco. IV - Eliminar: nas situações em que haja a possibilidade de se adotar medidas que impliquem na exclusão de determinado risco. Participação da Sociedade Participação na implantação do Risco Operacional -
AGO – AGE; Associados; Conselho de Administração e Diretoria Executiva; Conselho Fiscal; Gerência; Estrutura Operacional da Cooperativa Parceiros.
46
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
18 - INSTRUMENTO DE MONITORAMENTO E AVALIAÇÃO DE RISCOS Análise conforme técnica própria – OBRI Cooperativa
CECMC DA SG IND. COM. MAT.CONST. VIDROS E AFINS
CNPJ: 61.039.038/0001-62 Responsável: Data: AVALIAÇÃO O = ÓTIMO B = BOM R = REGULAR I = INSUFICIENTE ÁREAS RISCO
DE PESO
NÍVEL DE RISCO
AVALIAÇÃO AVALIAÇÃO % TOTAL ALCANÇADA TOTAL
Atribuições da Cooperativa
3
27
AGO – AGE
3
30
Conselho Fiscal
3
15
Conselho de Administração
3
57
Auditoria e Controles
3
24
Ass Jurídica e Técnica
3
30
Ouvidoria
2
12
47
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
ÁREAS DE RISCO
PESO
NÍVEL DE RISCO
AVALIAÇÃO AVALIAÇÃO % TOTAL ALCANÇADA TOTAL
Risco de Mercado
3
18
Gerência
3
42
Área Operacional
2
24
Contabilidade
3
78
Área Financeira
2
26
Área Administrativa
2
14
Informática
2
16
Combates às Fraude
2
12
Tipos de Fraudes
2
22
Segurança Tecnológica
2
16
2
16
2
16
Demandas Operacionais Perdas e Falhas Operacionais Total Geral
495
48
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
RESUMO DAS ANÁLISES PONTUAÇÃO MÍNIMA GERAL = PONTUAÇÃO MÁXIMA GERAL =
0 495
INTEVALOS ENTRE QUARTIS =
4/4, SENDO:
0 B R I
= = = =
4/4 3/4 2/4 1/4
ÓTIMO BOM REGULAR INADEQUADO
INTERVALO ENTRE CLASSES DE QUARTIS, SENDO: 0 = 371 a 495 76 a 100% B = 247 a 370 51 a 75% R = 124 a 246 26 a 50% I = 0 a 123 0 a 25%
I
R
B
0 a 123
124 a 246
247 a 370
O Acima de 371
LOCAL E DATA ______________ DE ______________ DE 20___
Assinatura do Responsável
Assinatura do Diretor
19 – EMBASAMENTO TÉCNICO - RESOLUÇÃO 3.380, DE 29/06/2006 Dispõe Sobre a Implementação de Estrutura de Gerenciamento do Risco Operacional.
49
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
MOC Manual das Operações e Risco de Crédito
50
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
INSTRUÇÃO PARA O GERENCIAMENTO DAS OPERAÇÕES DE CRÉDITO 1 - Apresentação As operações de crédito iniciam-se através dos contatos com as instituições financeiras, agências de fomento ou outras instituições de crédito, ou ainda, através políticas de captação e de capitalização através de contas de depósito para o adequado tratamento destes, a fim de negociar as condições da operação pretendida, observando os limites e condições previstas na legislação em vigor. Definidas as condições da operação, a fonte de recursos financeiros escolhidos, adotará as providências cabíveis relativas ao contingenciamento do crédito, estabelecido pelo Conselho Monetário Nacional (CMN) e operacionalizado pelo Banco Central do Brasil (BACEN), na qualidade de entidade executiva do CMN, além das normas internas e políticas de crédito definida. Atendidas todas as condições relativas ao contingenciamento do crédito ao setor público, os documentos necessários à análise do pleito serão encaminhados à cooperativa.
2 - Procedimento Documental Após a entrega dos documentos, a cooperativa terá até 2 dias úteis para examiná-los e aprová-lo ou não, mediante aos critérios definidos. Dentro desse prazo, se a documentação examinada não estiver completa e/ou correta, a cooperativa, solicitará ao tomador ou ao ente interessado os documentos complementares, sendo então concedido prazo de até cinco dias corridos. Ao findar esse prazo e ainda assim persistir pendências, o pleito será arquivado e o cadastramento da operação estará sujeito a cancelamento, segundo as normas de contingenciamento do crédito divulgadas pela cooperativa. Condições Algumas situações impedem o deferimento da operação pleiteada e sua verificação é requisito mínimo para fins de continuidade do processo de análise. Todas essas condições são baseadas nas políticas internas e Resolução do Conselho Monetário Nacional.
51
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
Crédito Poderão ser negados novos créditos, caso: Se o tomador estiver inadimplente junto à cooperativa; Se os valores solicitados extrapolarem as linhas de crédito definidas pela cooperativa; Se os créditos solicitados estiverem pendentes de documentação Se o BACEN ou outra entidade governamental realizar critérios ou impedimentos legais; Se a cooperativa não tiver a disponibilidade pleiteada; ou Se o volume pleiteado estiver escasso e uma demanda grande de tomadores serão favorecidos os de maior abrangência. Limites Para a realização das operações de crédito deverão ser atendidos os seguintes limites, operacionais: até 5 vezes o capital do Associado, limitado a 2 salários mensal, sendo emprestado sempre o de menor valor. A parcela não poderá ultrapassar a 25% da renda bruta, limitado a 36 meses. As exceções serão aprovadas pelo Conselho de Administração e registradas em Atas de Reuniões. Finalidades A concessão do crédito estará condicionada a uma linha de crédito para atender as diversas necessidades dos cooperados. 3 - Gerenciamento Contábil As operações de crédito, além de atendidas as determinações do COSIF, observarão ao atributo “R” e seguirão aos mesmos procedimentos utilizados para o desenvolvimento contábil e prestação de contas através do COS 4010 e 4016 (Balancete e Balanço). 4 - PROCEDIMENTO PARA CLASSIFICAÇÃO DAS OPERAÇÕES DE CRÉDITO 4.1 - INFORMAÇÃO LEGAL Com a publicação das Resoluções 2.682/99 e 2.697/00 do Conselho Monetário Nacional, os procedimentos relativos à classificação de risco das operações de crédito, passaram a ter um novo tratamento contábil e operacional, que inclusive, foi objeto de
52
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
padronização por parte do Banco Central do Brasil, através da Carta Circular 2.899, de 01º/03/2000. 4.2 – CLASSIFICAÇAO DE RISCO Todas as operações de crédito realizadas na cooperativa possuem um determinado percentual de risco, que, de acordo com os critérios avaliados na concessão ou pelo curso da operação, podem, transcorrer em 9 escaladas de riscos avaliados pela concessão do crédito, ou ainda, pelo atraso da operação, sendo elas: Resolução 2.682/99 - CMN Escala Nível Tempo 1a. AA Para as operações com risco ZERO de crédito após análise criteriosa 2a. A Pela concessão, após as devidas análises, com um pequeno grau de risco 3a. B Atraso entre 15 e 30 dias 4a. C Atraso entre 31 e 60 dias a 5. D Atraso entre 61 e 90 dias 6a. E Atraso entre 91 e 120 dias a 7. F Atraso entre 121 e 150 dias 8a. G Atraso entre 151 e 180 dias 9a. H Acima de 180 dias
Percentual 0% 0,5% 1,0% 3,0% 10% 30% 50% 70% 100%
5 - AVALIAÇÃO PELA CONCESSÃO DO CRÉDITO Pela concessão do crédito e, consequentemente, identificação do risco eminente, alguns critérios deverão ser observados, como: I. Em relação ao devedor
situação econômica-financeira; grau de endividamento; capacidade de geração de resultados; fluxo de caixa; administração e qualidade nos controles; pontualidade e atrasos nos pagamentos; contingências; setor de atividade econômica; limite de crédito; Tempo de empresa; Capital Acumulado; 53
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
II. Em relação à operação natureza e finalidade da transação; características da garantia, particularmente quanto a suficiência de liquidez; valor (renda, patrimônio e outros fatores). Na existência de novas operações com o mesmo cliente/associado, deve-se levar em consideração a classificação de maior risco. Além do parágrafo anterior, deve-se levar em consideração, também, a classificação por cliente ou grupo econômico, cujo montante seja superior a 5% do PR, a cada seis meses. Nesse caso, o saldo devedor deverá ser reavaliado e a análise do crédito concedido deverá ser readequada de acordo com o resultado da nova análise. 6 – AVALIAÇAO OBRIGATÓRIA De acordo com o artigo 5o. da Resolução 2.682/99 e, alterado pelo artigo 2o da Resolução 2.697/00 do CMN, os créditos concedidos cujo montante sejam superiores a R$ 50.000,00, deverão ser avaliados no ato da concessão, obrigatoriamente e, os valores inferiores a R$ 50.000,00, podem ser dispensados da avaliação, entretanto, com classificação mínima no nível “A”. 7 – PUBLICAÇÃO NAS NOTAS EXPLICATIVAS Os resultados das classificações, bem como da composição da carteira de crédito, deverão ser divulgadas em Notas Explicativas, de acordo com os respectivos níveis de risco e, todos os documentos que servirão de base para a classificação, deverão estar à disposição do Banco Central e das auditorias. 8 - TRANSFERÊNCIA PARA A CONTA DE COMPENSAÇÃO Decorridos 06 meses da classificação do saldo devedor, no nível de risco “H”, deverá a cooperativa, transferir o saldo contabilizado para a conta de compensação pelo prazo mínimo de 05 anos e enquanto não esgotados todos os procedimentos de cobrança. 9- RENEGOCIAÇÃO DO SALDO DEVEDOR As operações, objeto de renegociação, deverão permanecer, no mínimo, no mesmo nível em que se encontra e, é permitida a reclassificação para um nível de risco inferior, somente, quando do pagamento significativo da operação ou ainda na existência de fatos relevantes.
54
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
Vale ressaltar que, os juros poderão ser apropriados no resultado, somente, até 60 dias decorridos do vencimento da parcela. 10- CRÉDITOS BAIXADOS COMO PREJUÍZO Depois de no mínimo 06 meses no nível H, a cooperativa poderá reconhecer tal crédito como prejuízo. Os valores registrados nessas contas de compensação deverão permanecer registrados pelo prazo mínimo de 05 (cinco) anos enquanto não esgotados todos os procedimentos para cobrança. 10.1 RECUPERAÇÃO DE CRÉDITOS BAIXADOS COMO PREJUÍZO Os créditos baixados como prejuízo que forem renegociados devem ser registrados pelo valor exato da renegociação, mantendo a sua classificação de risco no nível H. 11 - DISPONIBILIDADE DE RECURSOS As origens dos recursos serão analisadas conforme histórico da movimentação financeira, observando os seguintes parâmetros: - 100% do saldo médio diário, do mês imediatamente anterior, de capital de giro próprio (Patrimônio de Referência – PR menos o Ativo Permanente); A cooperativa estimulará a realização de operações de crédito, de forma criteriosa e evitando a concentração em aplicações financeiras. A cooperativa trabalhará dentro das regras estabelecidas, em destaque para os cumprimentos dos limites operacionais. 11.1 - DEFINIÇÃO DA ORIGEM DOS RECURSOS E SUAS DESTINAÇÕES Dos recursos surgidos na cooperativa, principalmente da capitalização dos associados, serão estimulados a concessão através de linhas de crédito que atendam as necessidades dos associados. 12 - CRIAÇÃO DO PERFIL DO PRODUTO Os produtos oferecidos aos associados são definidos conforme necessidade e disponibilidade de recursos, sendo documentos e registrados em políticas de crédito, além do registro em ata da diretoria.
55
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
13 - RISCO DAS OPERAÇÕES DE CRÉDITO Cada operação de crédito será analisada conforme o risco apurado, sendo assim, somente as operações que estiverem de acordo com as políticas internas, serão atendidas e, apenas casos específicos e atípicos serão atendidos pela diretoria. 14 - ALÇADAS As alçadas serão definidas em resolução interna, sendo: - Atendimento terá a alçada padrão de liberação nas políticas; - Gerência terá a alçada média de liberação de recursos e; - Diretoria atenderá as operações que não estiverem nas políticas definidas como situações atípicas. 14.1 - Prazo de Renovação das Alçadas O prazo médio de atualização documental de alçadas será de 1 ano, ou, quando da substituição dos colaboradores, gerência ou diretoria. 14.2 - Registro da Documentação Todo o registro de alçadas será feito em livro de Ata de reunião de diretoria e ficará a disposição da Auditoria, Conselho Fiscal e BACEN; Consultas cadastrais; Nas operações que configurarem a necessidade de consulta cadastral, será avaliado a condição de consulta da situação cadastral, sendo que os resultados finais das consultas serão apenas complementares para finalização da concessão do crédito ou não. 15 – ANÁLISE DE CRÉDITO DAS OPERAÇÕES DE CRÉDITO Poderá utilizar a cooperativa de ratings de avaliação de crédito para operações inferiores a 50 mil reais, com pessoas físicas e jurídicas, entretanto os critérios utilizados para formação das análises estarão definidos em regulamentos e políticas com no mínimo as seguintes características previstas na Resolução 2.682/99 do CMN: 15.1 - Linha de Crédito
Linhas de créditos solicitadas; Valor envolvido; Tempo; Garantias oferecidas; Comprometimento da renda;
56
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
Histórico das operações; Estabilidade; Outras operações que julgar necessário. Peso Cada operação terá um peso que definirá os riscos que poderá causar e o impacto financeiro em decorrência das operações de crédito realizadas. Pontuação Final A pontuação final dependerá dos riscos analisados em conjunto e estarão condicionados até a alçada de gerência as liberações que comporem os riscos A e B, os demais riscos C a H, somente após análise e aprovação da diretoria.
57
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS 16 - FICHA GRÁFICA DE PRODUTO Sempre que necessário serão criadas fichas gráficas dos produtos trabalhados pela cooperativa, sendo: Linha de Crédito:
Origem de Recurso:
EMPRÉSTIMO NORMAL / RAPIDINHO
Patrimônio Líquido
Código: 001 Data de Criação: 01/09/2011
ANÁLISE DE RISCOS Intenção da Criação
Expectativa de Vida
Linha Criada para atender aos associados nas condições normais de crédito.
10 anos
Riscos Potenciais - Inadimplência - Atenção na concentração - Garantia - Idade - Tempo de Empresa
TAXA DE JUROS Juros Cobrados e Forma
Indexador
Prazo Máximo
Conforme política da época
Conforme política da época
Conforme política da época
COMENTÁRIOS
São Paulo/SP, __ de ______ de 20__
Diretor Presidente
Agente Local de Controles Internos
58
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
17 - DOCUMENTAÇÃO NECESSÁRIA PARA OBTENÇÃO DE CRÉDITO Associados que não possuírem os cadastros centralizados na folha de pagamento junto as empresas participantes da CrediSG, serão avaliados as seguintes informações. Documentos – Dossiê Cadastral
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Consta Sim/Não
Não aplicável
Do tomador (PF) Ficha cadastral atualizada, adequadamente preenchida e impressa. (Obs. Caso seja a 1ª ficha cadastral do associado, deve ser assinada) Cópia da carteira de identidade (RG) Cópia do CPF Cópia do cartão de produtor rural ou escritura do imóvel rural ou comprovação de pagamento do ITR ou comprovante de pagamento do CCIR Cópia do último comprovante de rendimento Cópia do comprovante de residência Cópia da ultima declaração de IRPF Autorização assinada para acessar a Central de Risco do Sistema Financeiro Do cônjuge do tomador Cópia da carteira de identidade (RG) Cópia do CPF Cópia do último comprovante de rendimento Autorização assinada para acessar a Central de Risco do Sistema Financeiro, conforme modelo apresentado na Proposta de Crédito
São Paulo/SP, ______ de __________________de 20__
Nome do atendente – Confere com o Original
59
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
Documentos – Dossiê Cadastral
Consta Sim / Não
Não aplicável
Do tomador (PF) 1 2 3
Ficha cadastral atualizada, adequadamente preenchida e impressa. (Obs. Caso seja a 1ª ficha cadastral do associado, deve ser assinada) Cartão do CNPJ Cópia do Contrato Social ou Estatuto Social e alterações
5
Cópia das 3 últimas demonstrações financeiras anuais (balanço, DRE, DMPL), assinadas por 2 dirigentes e pelo contador, se houver Relação analítica do faturamento e despesas dos últimos 12 meses, assinada por 2 dirigentes e pelo contador
6
Cópia da ata que permite os dirigentes obter financiamentos em nome da pessoa jurídica, quando aplicável
4
7 8 9 10
Cópia da última declaração de IRPJ Certidão Conjunta Negativa de Débitos Relativos a Tributos Federais e à Dívida Ativa da União – Receita Federal Certidão Negativa de Débitos do INSS Certificado de Regularidade do FGTS – CRF Do dirigente da instituição (PF)
11 12 13 14 15 16
Cópia da carteira de identidade (RG) Cópia do CPF Cópia do último comprovante de rendimento Cópia do comprovante de residência Cópia da ultima declaração de IRPF Autorização assinada para acessar a Central de Risco do Sistema Financeiro, conforme modelo apresentado na Proposta de Crédito
São Paulo/SP, ______ de __________________de 2.0__ Nome do atendente – Confere com o Original
18 – EMBASAMENTO TÉCNICO - RESOLUÇÃO 3.721, DE 30/04/2009 Dispõe Sobre a Implementação de Estrutura de Gerenciamento do Risco de Crédito.
60
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
61
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
1 - PREVENÇÃO CONTRA A LAVAGEM DE DINHEIRO OU OCULTAÇÃO DE BENS E VALORES A Cooperativa de Economia e Crédito Mútuo dos Colaboradores da SG Indústria e Comércio de Materiais de Construção Vidros e Afins em cumprimento da Lei 9.613, de 03/03/1998 e Circular 3.461, de 24/07/2009 do BACEN e Carta-Circular BACEN 3.337, de 27/08/2008 está exposta junto ao mercado financeiro, a partir do momento em que atua na captação de recursos e na realização das operações de crédito. Nesse sentido, as áreas de riscos potenciais de entrada de recursos são: a) b) c) d)
Capitalização; Pagamento de Empréstimos; Captação em Depósito a Prazo (RDC); Outras operações = A partir do momento que houver a movimentação de espécies (dinheiro)
a) Capitalização Um ingresso de capital acima de R$ 10.000,00 (dez mil reais) em espécie, dentro do mesmo mês, pode configurar em indício; Transferências de outras instituições acima de R$ 100.000,00 (cem mil reais) em um único mês, pode configurar como indício de lavagem de dinheiro. b) Pagamento de Empréstimos Quitações de dívidas superiores a R$ 10.000,00 (dez mil reais) em dinheiro ou; Acima de R$ 100.000,00 (cem mil reais) em único mês proveniente de transferências bancárias para a quitação de dívidas junto a Cooperativa. c) Captação em Depósito a Prazo ou Vinculado Um ingresso de aplicação ou de depósitos vinculados acima de R$ 10.000,00 (dez mil reais) em espécie, dentro do mesmo mês, pode configurar em indício; Transferências de outras instituições acima de R$ 100.000,00 (cem mil reais) em um único mês, pode configurar como indício de lavagem de dinheiro. 2 – FONTES DE RECURSOS OU SUSPEITAS DE INDÍCIOS DE LAVAGEM DE DINHEIRO E PENALIDADES Nos termos do art. 1º da Lei 9.613, de 03/03/1998.
62
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
3 – PROCEDIMENTOS REFERENTES AO REGISTRO NO SISTEMA SISCOAF A cooperativa deve manter-se cadastrada no SISCOAF, através da seguinte rotina: a) Acessar o link para o site, conforme fornecido: www.fazenda.gov.br/siscoaf/portugues b) Clicar em “CADASTRE-SE”
Depois, seguir os passos, conforme apresentados nas telas de preenchimento. Deve-se cadastrar também, os dados do diretor responsável e uma nova senha de acesso. Confirme; (não precisa ser necessariamente a senha fornecida pelo SISBACEN). Concluído esses procedimentos, e retorna-se ao endereço: www.fazenda.gov.br/siscoaf/portugues, para confirmações. Deverá ser digitado o CPF do responsável, e logo abaixo, a senha, para acesso ao ambiente SISCOAF. Após o acesso, se os procedimentos foram feitos corretamente, é possível visualizar e consultar as seguintes opções, conforme descrito na tela abaixo:
63
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
Administrar/Comunicar/Consultar/Meus Negativa/Sair
Dados/Minha
Senha/Declaração
4 – PROCEDIMENTO DE CADASTRAMENTO NO SISBACEN DO BACEN Baixar por meio do aplicativo PSTAW10, o documento CAFC - Credenciamento Inicial ao SISCOAF (S-COAF) destinado à instituição que provê orientações sobre o credenciamento no Siscoaf, contendo a senha inicial para acesso ao sistema. Através do aplicativo PSTAW10, foi enviado para as cooperativas o documento CAFC – Credenciamento Inicial ao SISCOAF (S-COAF) que informa a senha que deverá ser utilizada para cadastramento no ambiente de produção do SISCOAF. No entanto, para conseguir receber esse documento a Cooperativa terá que efetuar o cadastramento da senha MASTER nas transações PSTA300 e SCAFCRED. Portanto não basta ter a senha MASTER do SISBACEN, será necessária autorização através dos aplicativos mencionados. Rotinas Operacionais 1º passo Informe transação a transação: PTRA800 Enter: Opção: 1 Dependência: 0001 Usuário: Nome do Master/Usuário da Cooperativa
64
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
Transação: SCAFCRED F8 para confirmar/salvar Enter Opção: 1 Dependência: 0001 Transação: SCAFCRED Enter 2º passo Informe transação: PTRA700 Opção: 2 Dependência: 0001 Enter Opção: 1 Transação Serviço: SCAFCRED Usuário: Nome do Master/Usuário da Cooperativa Data limite: não precisa informar Enter Teclar F3 para retornar a tela inicial e fechar o sistema. 3º passo Entrar no aplicativo PSTAW10 Instituição: número da cooperativa junto ao Bacen Dependência: 0001 Operador: Nome do Master/Usuário da Cooperativa Senha: senha do operador (a mesma utilizada no Unicad)
Enter Recepção PSTA300-Rol de Transferências Selecionar arquivo ACAFCRE CAFC Arquivo Local: onde será salvo (o endereço será no C:BCB\PSTAW10\ARQS Receber Encerra o sistema. O documento salvo apresenta-se em formato de protocolo. Nele consta a senha que deverá ser guardada para utilização posterior por ocasião do cadastramento no ambiente de produção do SISCOAF. Vale destacar que esse procedimento trata-se somente do cadastro para recebimento da senha.
65
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
5 – IDENTIFICAÇÃO MÍNIMA QUE DEVERÁ CONSTAR NA COLETA DAS INFORMAÇÕES I - Especificar, em documento interno, as responsabilidades dos integrantes de cada nível hierárquico da instituição; II - Contemplar a coleta e registro de informações tempestivas sobre clientes, que permitam a identificação dos riscos de ocorrência da prática dos mencionados crimes; III - definir os critérios e procedimentos para a seleção, treinamento e acompanhamento da situação econômico-financeira dos empregados da instituição; IV - Incluir a análise prévia de novos produtos e serviços, sob a ótica da prevenção dos mencionados crimes; V - Ser aprovadas pela Diretoria ou, na sua ausência, pela diretoria da instituição; VI - Receber ampla divulgação interna. Previsão dos Procedimentos I - Confirmar as informações cadastrais dos clientes e identificar os beneficiários finais das operações; II - Possibilitar a caracterização ou não de clientes como pessoas politicamente expostas. Vale destacar que o cliente eventual ou permanente é qualquer pessoa natural ou jurídica com a qual seja mantido, respectivamente em caráter eventual ou permanente, relacionamento destinado à prestação de serviço financeiro ou à realização de operação financeira. 6 – DIRETOR RESPONSÁVEL A cooperativa possui o Diretor Responsável pela Circular 3.461/2009 do BACEN, cujo qual responderá pelas operações pertinentes a esta circular. Esse diretor será sempre atualizado no UNICAD quando houver mudanças na Administração da Cooperativa. 6.1 Procedimentos Operacionais de Identificação O profissional atuante na área operacional assim como os analistas de créditos se houver, definidos no organograma, avaliarão no momento da concessão do crédito ou nos recebimentos, superiores a 10 mil reais ou na somatória de 30 dias esse montante, a origem dos recursos financeiros recebidos em dinheiro e se transferido de qualquer instituição, o montante será superior a 100 mil reais e, havendo indício de forma ilícita destes recursos, solicitarão uma declaração de procedência destes recursos.
66
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
7 – ACOMPANHAMENTO DA SITUAÇÃO ECONÔMICA DOS ASSOCIADOS São realizados os acompanhamentos sistemáticos dos associados, compreendendo no mínimo: - As mesmas informações cadastrais solicitadas de depositantes previstas no art. 1º da Resolução 2.025, de 24/11/1993, com a redação dada pela Resolução 2.747, de 28/06/2000, quando da operação com RDC; - Os valores de renda mensal e patrimônio, no caso de pessoas naturais, e de faturamento médio mensal dos doze meses anteriores, no caso de pessoas jurídicas; - Declaração firmada sobre os propósitos e a natureza da relação de negócio com a instituição.
DOCUMENTOS PESSOA FÍSICA
Nome completo Dados do documento de identificação (tipo, número, data de emissão e órgão expedidor) Número de inscrição no Cadastro de Pessoas Físicas (CPF)
Observações: Admite-se o desenvolvimento de procedimento interno destinado à identificação de operações ou serviços financeiros eventuais que apresentem baixo risco de utilização para lavagem de dinheiro ou de financiamento ao terrorismo, para os quais é dispensada a exigência de obtenção das informações cadastrais de clientes, conforme legislação vigente. 8 - REGISTROS FINANCEIRAS
DE
SERVIÇOS
FINANCEIROS
E
OPERAÇÕES
A cooperativa manterá, através de sistema tecnológico, registro de acompanhamento das operações movimentadas pelos associados, sendo: I - A compatibilidade entre a movimentação de recursos e a atividade econômica e capacidade financeira do cliente; II - A origem dos recursos movimentados; III - Os beneficiários finais das movimentações. O sistema identificará, através de números de cheques, de operação, transações e outras informações necessárias referente a: I - As operações referentes ao acolhimento em depósitos de Transferência Eletrônica Disponível (TED), de cheque, cheque administrativo, cheque ordem de pagamento e
67
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
outros documentos compensáveis de mesma natureza, e à liquidação de cheques depositados em outra instituição financeira; II - Das emissões de cheque administrativo, de cheque ordem de pagamento, de ordem de pagamento, de Documento de Crédito (DOC), de TED e de outros instrumentos de transferência de recursos, quando de valor superior a R$1.000,00 (mil reais). 9 - COMUNICAÇÕES AO COAF Caso ocorra alguma situação prevista na Circular 3.461/2009 do BACEN a Cooperativa estará informando na rotina do SISCOAF, observando que a data limite será até o próximo dia útil seguinte ao da ocorrência. Conforme incisos I e III do parágrafo 1º. do artigo 9º. da Circular 3.461/2009 do BACEN, a cooperativa estará observando as operações que configurem na prestação de informação imediata ao SISCOAF, sendo: I - Depósito em espécie, saque em espécie, saque em espécie por meio de cartão prépago ou pedido de provisionamento para saque, de valor igual ou superior a R$ 100.000,00 (cem mil reais); III - Emissão de cheque administrativo, TED ou de qualquer outro instrumento de transferência de fundos contra pagamento em espécie, de valor igual ou superior a R$ 100.000,00 (cem mil reais). 9.1 - COMPETÊNCIAS A cooperativa possui como estrutura operacional e de responsabilidades as seguintes pessoas envolvidas: 1 - DIRETOR – Responsável perante ao UNICAD e pelas informações prestadas; 2 – GERÊNCIA – Responsável por definir os profissionais e os procedimentos a serem utilizados na eventual ocorrência das situações previstas nas normas; 3 – OPERACIONAL – Funcionários e apoiadores que estão diretamente relacionadas as atividades da cooperativa, observando sempre, os documentos internos implementados, bem como, as rotinas previstas no SISCOAF, após consentimento da gerência.
68
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
10 – DOCUMENTOS INTERNOS PARA ATENDIMENTO A CIRCULAR 3.461/09
TERMO DE COMPROMISSO DO FUNCIONÁRIO DA COOPERATIVA "Em decorrência do cumprimento das normas legais e regimentais, relacionadas a Lavagem de Dinheiro, eu, [nome completo do funcionário], portador da Carteira Profissional nº [.........], Série [.....], expedida em [Dia, mês e ano], RG [.....] e CPF [.....] funcionário da [mencionar o nome da Cooperativa], declaro ter tomado conhecimento do teor da Lei 9.613, de 03/03/1998, das Cartas Circulares 3.430, 11/02/2010 e 3.542, de 12/03/2012 do BACEN e do Manual de Prevenção à Lavagem de Dinheiro da Cooperativa, comprometendo-me a: agir sempre de boa fé e no exercício de minhas funções, dedicar esforços no sentido de identificar e comunicar formalmente aos meus superiores hierárquicos, nos termos da regulamentação interna da cooperativa, quaisquer operações, saques, depósitos ou transferências potencialmente suspeitos de estarem relacionados com atividades ilícitas, cujas quais não forem apresentadas as respectivas origens pelos Associados / Clientes. Minha responsabilidade limita-se exclusivamente a efetuar tais comunicações, quando de sua necessidade, comprometo-me a observar rigorosamente as normas de sigilo bancário, em observância à Lei e com vista a não prejudicar as averiguações, que estarão a cargo do Banco Central, das autoridades policiais competentes e do Poder Judiciário”. Local e data Assinatura do funcionário
69
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
Documento utilizado pelo associado/cliente para identificar as origens dos recursos, quando necessário:
DECLARAÇÃO DE PROCEDÊNCIA
A/C: (Cooperativa) Assunto: Declaração de Crime de Lavagem de Dinheiro
Nesta oportunidade, eu, [Nome completo, por extenso sem abreviaturas], residente e domiciliado na, [Nome da R./Av., Número, Apto., Bairro, Cidade], Identidade nº [_____________], DECLARO para os devidos fins e aspectos legais, que os recursos que estou movimentando não são originários de atos ilícitos de que trata a Lei 9.613, de 03/03/1998, que dispõe sobre os “Crimes de Lavagem ou ocultação de bens, direitos e valores”. Valor do Depósito em dinheiro: R$ __________________________________________ Número da Conta Corrente Movimentada: __________________ Agência: __________ Nome do Titular da Conta: _________________CPF: ____________________ Local e data Assinatura do Associado / Cliente Visto do Caixa ou Funcionário da Cooperativa Assinatura do Representante Legal Obs: é recomendável que essa declaração seja preenchida de próprio punho do depositante.
70
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
Documento informando aos associados/clientes que a Cooperativa estará aplicando os procedimentos de prevenção aos crimes de lavagem de dinheiro, podendo ser disponibilizado nos canais de comunicação MODELO DE CARTA AOS ASSOCIADOS A/C – Sr. Associado Assunto: Procedimentos de Combate aos Crimes de Lavagem de Dinheiro Prezado associado: De acordo com as regulamentações emanadas do Banco Central do Brasil, através da Circular 3.461/2009 às quais a cooperativa de crédito está subordinada, é nossa responsabilidade informar-lhes de que as atividades de captação, intermediação e aplicação de recursos estão sujeitas ao cumprimento da Lei 9.613/1998 e atos legais posteriores, que se enquadram como “Crime de Lavagem de Dinheiro”, todo e qualquer ato que visa ocultar ou dissimular a natureza, origem, localização, propriedade de bens, direitos ou valores provenientes direta ou indiretamente de atividades ilícitas, tais como:
Tráfico de substâncias entorpecentes ou drogas afins; Terrorismo; Contrabando; Extorsão mediante sequestro; Malversação de recursos públicos etc.
Nesse sentido, cabe a cooperativa singular: a) Manter um cadastro atualizado de seus associados / clientes; b) Manutenção de controles e registros internos consolidados, envolvendo moeda ou títulos e valores mobiliários ou títulos de crédito, que permitam avaliar a compatibilidade entre a movimentação, a atividade e a capacidade financeira dos clientes/associados. Como obrigação adicional, cabe a essa Cooperativa identificar operações com seus associados/clientes que superem, em um mesmo mês, o limite individualizado ou acumulado de R$ 10.000,00; operações maiores do que R$ 100.000,00; ou ainda operações cujo titular da conta apresente débitos e créditos que, pela habitualidade, valor ou forma, configure artifício suspeito e de ocultação. Ainda cabe a Cooperativa Singular, comunicar ao Banco Central do Brasil, independentemente de comunicação junto à pessoa envolvida, quando verificadas operações cujas características possam ser consideradas suspeitas.
71
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
Por último, recomendamos que qualquer solicitação feita pela Cooperativa junto aos seus associados/clientes, no sentido de completar os dados cadastrais ou esclarecer movimentações não usuais ou acima dos limites, estabelecidos pela referida regulamentação, devem ser pronta e devidamente atendidas. Colocamo-nos a disposição para maiores esclarecimentos; Atenciosamente, Diretoria da Cooperativa Assinatura
11 – EMBASAMENTO TÉCNICO - CIRCULAR 3.461, DE 24/07/2009 Consolida as Regras Sobre os Procedimentos a Serem Adotados na Prevenção e Combate às Atividades Relacionadas Com os Crimes Previstos na Lei 9.613, de 03/03/1998, Manutenção de Informações Cadastrais Atualizadas, Pessoas Expostas Politicamente, Início ou Prosseguimento de Relação de Negócio, Registros de Serviços Financeiros e Operações Financeiras, Registros de Depósitos em Cheque, Liquidação de Cheques Depositados sem Outra Instituição Financeira e da Utilização de Instrumentos de Transferência de Recursos, Registros de Cartões Pré-Pagos, Registros de Movimentação Superior a R$ 100.000,00 em Espécie, Especial Atenção, Manutenção de Informações e Registros, Comunicações ao Coaf, Procedimentos Internos de Controle.
72
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
Ouvidoria
73
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
1 – O QUE É A OUVIDORIA ? A Ouvidoria é um serviço disponibilizado pela Cooperativa que tem por finalidade: Receber e encaminhar sugestões; Reclamações e denúncias dos associados, em defesa dos princípios fundamentais que devem prevalecer na administração da instituição: a legalidade, a legitimidade, a impessoalidade, a moralidade, a economia e a publicidade; Atua, também, na defesa dos direitos e interesses individuais e coletivos, contra atos e omissões cometidos pela cooperativa que venham atentar contra estes princípios e valores fundamentais que informam as sociedades democráticas de mercado; A Ouvidoria auxilia o associado em suas relações com a cooperativa, funcionando como uma crítica interna da administração, sob a ótica do associado. É um canal de comunicação direta entre o associado e a cooperativa. 2 - INDEPENDÊNCIA O princípio fundamental da ouvidoria é a existência de um ouvidor, que funciona como um representante dos associados dentro da Cooperativa. O ouvidor deve ser tão independente quanto possível no desempenho de suas funções. O ouvidor atende pessoalmente ou através de meios de comunicação, os associados que o procuram para solucionar seus problemas ou prestar reclamações e passa a defender suas demandas dentro da Cooperativa. É uma função, portanto, exercida em caráter pessoal. Isto garante um atendimento diferenciado do tratamento oferecido pelas vias da burocracia, onde o associado se perde em processos, requerimentos e demoras. O associado fala com uma pessoa concreta, não com um funcionário anônimo. 3 – ORGANOGRAMA
AGO Conselho Fiscal
CA/DE Assessorias Auditorias
Ouvidoria Gerência / Operacional
74
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
A cooperativa estará utilizando a estrutura de Ouvidoria proporcionado pela Federação Nacional das Cooperativas de Crédito – FNCC, tendo em vista o contrato de parceria realizado entre as partes, além disso, os relatórios e demais procedimentos de controles serão elaborados mediante orientações da associação. No caso de instabilidade de sistema e situações onde o associado queria manifestar-se diretamente junto a cooperativa, esse por sua vez poderá solicitar formulários internos disponibilizados pela cooperativa, sendo estes previstos neste manual. 4 - PRAZO DE RETORNO AO ASSOCIADO Baixa Complexidade - Para os casos de natureza simples (exemplo: reclamações de funcionários ou serviços da cooperativa), prazo de retorno em até 48 horas. Média Complexidade - Para os casos de média complexidade (exemplo: taxas de juros, dúvidas em parcelas, empréstimos liberados ou operações de depósitos a vista ou a prazo), prazo de retorno de até 7 dias corridos. Alta Complexidade - Para os casos de alta complexidade (exemplo: assuntos relacionados as decisões Assembleares, Estatuto Social ou Regimento Interno), os prazos poderão ser até a data da próxima reunião da Diretoria Executiva. Obs: o prazo máximo de comunicação e retorno deverá ser de até 10 dias úteis.
75
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
5 - FORMULÁRIO DA OUVIDORIA – MANIFESTAÇÃO DO ASSOCIADO Tipo de Manifestação Nº.: _____________ Data _____/______/_______ Ouvidor: _______________
( ) Reclamação
( ) Denúncia
( ) Críticas
( ) Elogios
( ) Consulta
( ) Pedido Informação
( ) Sugestão
de
( ) Outros
Preencher os campos abaixo e se desejar, solicite sigilo quanto à manifestação
Nome / Matrícula Cooperativa
Empresa
Setor
Email:
Fone:
( ) ___________________ Celular: ( ) ____________Email:_____________________________
Deseja que Ouvidoria mantenha sigilo da sobre a autoria da manifestação? ( ) sim ( ) não Deseja receber sua resposta através de: ( ) telefone
( ) e-mail
( ) fax
( ) outros ________________________________
Descreva abaixo a sua manifestação
76
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
6 - RELATÓRIO DO OUVIDOR AO SETOR/ÁREA DESTINO Cooperativa: _____________________________________________________________
Ouvidor:
Manifestação Nº.: ________________ data: _____/_____/________
Área/Setor Manifestado: _________________________ Data Máxima Retorno: _____/_____/________
Comentário do Ouvidor
Comentário da Área
____________________, ____ de ____________________de 2.______ Local e data
_________________________ Assinatura do Ouvidor
Data: ________/________/__________
________________________ Assinatura da área / Setor
Data: ________/________/__________
77
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
7 - RETORNO DO OUVIDOR O ouvidor deve atender pessoalmente ao maior número de associados, para ouvir as reclamações sobre os serviços e mão de obra da cooperativa, solicitações não atendidas e problemas já notificados e não resolvidos. Os caminhos de comunicação poderão ser através de:
Procedimentos estabelecidos pela FNCC; e-mails; telefones, através de 0800 ou equivalente; fax; contato pessoal (plantão); cartas.
Com relação ao contato pessoal, a cooperativa terá um plantão de ouvidoria para que o mesmo atenda as demandas pessoais, e, registrados conforme as necessidades apresentadas. 8 - ÉTICA O ouvidor, na condição ética dos seus trabalhos, reconhece a diversidade de opiniões e preserva o direito de livre expressão e julgamento de cada pessoa. Respeita o sigilo profissional e atua com imparcialidade, mantendo a fonte anônima, sempre que ela solicitar. Para a Ouvidoria, toda manifestação é importante: reclamação, sugestão, dúvida ou elogio. Tudo o que associado diz, informa como funciona a Cooperativa.
9 - PÚBLICO INTERESSADO E RELACIONADO COM A OUVIDORIA - Governos; - Sociedade; - Associados; - Órgãos Públicos; - Fiscalização; - Fornecedores; - Funcionários; - Etc .
78
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
10 - OBJETIVOS DA OUVIDORIA É um exercício baseado no reconhecimento: Do direito do outro; Do respeito ao outro. Como:
Ser humano; Associado; Consumidor; Fornecedor; Como cliente, interno ou externo da entidade, da organização, da empresa.
Para que a Ouvidoria possa a surtir os efeitos esperados, será preciso: Estar ligado ao mais alto nível hierárquico da Organização; Ter acesso ao corpo diretivo da Organização; Definir o seu papel através da construção da Visão, Missão, Estratégia e Objetivos da Ouvidoria; Ter claramente definido seu limite de ação; Agir e ser percebido com neutralidade; Garantir acesso à Ouvidoria através de diversos canais (Internet, intranet, fone, cartas, etc.); Garantir que a reclamação já foi registrada e tratada em outros canais da Organização sem sucesso; Prover feedback à organização. Também são atribuições do Ouvidor Receber queixas relacionadas à administração, para garantir a integridade dos princípios gerais que devem reger a Cooperativa, obter a melhoria dos serviços, realização de correção de erros, omissões, desvios ou abusos na prestação dos serviços; Intermediar a relação entre o associado e a administração da cooperativa, permitindo o registro ou publicidade de sugestões, denúncias ou reclamações contra os profissionais da cooperativa, ou procedimentos estatutários. Apurar reclamações ou denúncias cujos resultados possam contribuir para formulação de propostas de atos normativos ou de modificação do Estatuto, bem como em sugestões de medida disciplinar administrativa, apuração de atos de improbidade e de ilícitos administrativos; Prevenção e correção de atos e procedimentos incompatíveis com o direito à informação e à qualidade na prestação dos serviços, na forma dos regulamentos; Proteção dos direitos dos usuários.
79
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
11 - A OUVIDORIA TEM COMO ATRIBUIÇÕES Estabelecer canal permanente de comunicação com servidores da pasta e usuários de seus serviços, para a prestação de informações e o recebimento de reivindicações e sugestões; Avaliar a procedência das solicitações e encaminhá-las à Diretoria ou setores competentes para o devido atendimento; Acompanhar as providências tomadas e cobrar soluções; Dar o devido retorno ao interessado de forma ágil e desburocratizada e tomar conhecimento do seu nível de satisfação; Sugerir mudanças nos procedimentos administrativos, quando a reclamação, comprovadamente for procedente; Patrocinar causas que visem eliminar situações prejudiciais a servidores e usuários; Manter permanente contato com a Assessoria de Desenvolvimento Institucional, bem como com as demais unidades da Cooperativa, para fins de estudo conjunto e avaliação das propostas e reclamações recebidas; Elaborar relatórios estatísticos e promover a divulgação das suas atividades. O papel do ouvidor, uma vez recebido a demanda do associado, é entrar em contato com os diretores responsáveis pelo assunto e notificar o problema, procurando descobrir quais são as suas causas e repercussões e procurando sensibilizar a administração da cooperativa. O ouvidor não decide sobre o problema, mas o acompanhará até a sua resolução, mantendo o associado informado. O papel da Ouvidoria não é o de procurar e apontar defeitos na ação da Cooperativa, mas funcionar como uma espécie de "controle de qualidade do serviço", apontando falhas e acertos e auxiliando na busca de soluções para os problemas. 12 - RECOMENDAÇÕES A ouvidoria preservará as regras internas estabelecidas e as orientações fornecidas pela FNCC. No caso de ocorrências graves ou relevantes, a diretoria ser reunirá para que seja restabelecida as condições normais de atendimentos e funcionamentos da cooperativa, caso esse manifesto seja através deste canal.
80
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
13 – GRÁFICO ESTRATÉGICO DA OUVIDORIA MISSÃO DE TENTAR SER Canal direto e isento
Público canal de mão dupla empresa
TRANSMITIR Integridade, respeito, transparência e profissionalismo
INCENTIVAR Aprimoramento das relações Melhoria de processos
EVOLUÇÃO E CRESCIMENTO
14 - EMBASAMENTOS TÉCNICOS DA OUVIDORIA
Código de Defesa do Consumidor (CDC); Resolução 4.433, de 23/07/2015 do CMN; Missão, Visão e Valores da empresa/organização; Legislações vigentes para o setor; Normas e Regulamentos para o setor; Tendências do mercado/sociedade; Planos estratégicos da cooperativa; Ferramentas e sistema de apoio.
81
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
15 - CONDIÇÕES TÉCNICAS DO OUVIDOR Estar apto por meio de exame de certificação; Conhecimento em normas e procedimentos internos, nesse caso, em cooperativas; Ter desenvoltura para comunicação com funcionários e dirigentes de cooperativa; Estar certificado em até 27/07/2009, por entidade de reconhecida capacidade técnica (ABO - Associação Brasileira dos Ouvidores/Ombudsman) Elaborar relatórios para a Auditoria, a Administração e eventos surgidos. 16 - RESULTADOS A existência da Ouvidoria permite a comunicação direta entre os associados e a estrutura operacional da cooperativa. A Ouvidoria da cooperativa contribui para o aprimoramento das ações e serviços. Dispondo de um acompanhamento estatístico dos casos atendidos, pode também auxiliar o planejamento governamental. A partir de seus registros, identifica-se as carências específicas da cooperativa. O contato constante com os dirigentes leva-os a aumentar sua atenção com a qualidade e resultados de suas iniciativas. 17 - CALENDÁRIO DAS ATIVIDADES Até dezembro de 2007, identificação do diretor responsável pela área de Ouvidoria; Até Assembleia Geral Ordinária ou Extraordinária, seguinte, deverá ser alterado o Estatuto Social, informando a área de Ouvidoria e sua estrutura que estará sendo criada; A prazo máximo de retorno dos eventos surgidos, de 15 dias após a origem da questão; A cada 6 meses, no máximo, prestar contas através de relatórios, junto as auditorias; Prazo máximo de credenciamento e preparação do Ouvidor, até 2009. 18 – EMBASAMENTO TÉCNICO - RESOLUÇÃO 4.433, DE 23/07/2015 Dispõe sobre a constituição e o funcionamento de componente organizacional de ouvidoria pelas instituições financeiras e demais instituições autorizadas a funcionar pelo Banco Central do Brasil.
82
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
MANUAL DE RISCO DE LIQUIDEZ
83
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
1. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL O Conselho de Administração é o responsável pela elaboração e revisão do manual e das políticas de Gerenciamento de Risco de Liquidez - GRL, bem como pelo acompanhamento da sua execução. A implementação e a execução do GRL caberá ao gerente com o apoio da área financeira. 2. DISSOLUÇÃO OU SAÍDA DE EMPRESAS OU UNIDADES DE NEGÓCIOS DAS EMPRESAS PARTICIPANTES Em caso de dissolução ou saída de alguma empresa ou unidade pertencente a área de ação da Cooperativa, que venha impactar financeiramente a COOPERATIVA devido à devolução de capital (acerto de contas dos associados), será utilizado o recurso de devolução parcelada de capital de forma a não comprometer o bom funcionamento das atividades da Cooperativa, conforme decisão a ser tomada pelo Conselho de Administração, observadas as disposições do Estatuto Social. 3. DISPONIBILIZAÇÃO DOS RECURSOS A cooperativa trabalhará para a manutenção de recursos suficientes para o atendimento das demandas dos pedidos de empréstimos, devolução de capital aos demitidos e desligados, além de valor suficiente para pagamento das despesas operacionais e demais compromissos financeiros. 4. MONITORAMENTO DOS RISCOS Os riscos serão monitorados através de testes pelas auditorias, históricos das operações, avaliação das políticas internas e adequados procedimentos de concessão de crédito, mediante a utilização dos controles de risco de liquidez definidos neste manual. Anualmente deverá ser elaborado o relatório de Gerenciamento do Risco de Liquidez GRL. 5. POSIÇÃO FINANCEIRA DE LIQUIDEZ A Cooperativa manterá 2 (duas) formas de gerenciamento das informações de controles de liquidez, sendo: a) Risco de liquidez de ativos ou de mercado / risco de liquidez de funding; e b) Fluxo de Caixa.
84
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
a) Estruturação do funding da Cooperativa De acordo com a estrutura, crescimento e demandas por empréstimos, serão definidos o funding (disponibilidade financeira) necessário para realização das suas operações, nesse caso, as origens dos recursos serão quase na sua totalidade provenientes da capitalização mensal e dos pagamentos dos empréstimos e juros pelos associados. De posse dessa informação a Cooperativa projetará suas entradas e saídas. Para acompanhamento da disponibilidade financeira, a Cooperativa terá controles periódicos, cujas informações serão oriundas da contabilidade. Fórmula utilizada pela Cooperativa para verificação do funding. Grupos de contas (1.2 + 1.3) + (a) *100 Ativo Total (a) reembolsos do desconto em folha efetuados pelas empresas no inicio do mês seguinte ao de competência. Modelo 1 – Contas oriundas do COSIF Sendo:
- 1.2 – disponibilidades em instituições financeiras; - 1.3 – aplicações financeiras existentes.
Considerações: Pelo fato da cooperativa ter operações mais simplificadas (capital e empréstimo), a principal característica será a liberação de empréstimos cujos recebimentos serão através da folha de pagamento, fruto de convênios elaborados entre a Cooperativa e as empresas conveniadas. Nesse caso, a fórmula apresentada anteriormente resultará num determinado percentual, cujo qual, analisado de forma direta, demonstrará a necessidade ou não de obtenção de disponibilidades financeiras (funding). A Cooperativa manterá como padrão os seguintes limites operacionais para a análise das disponibilidades: Resultado apresentado pelo modelo 1 - Se o resultado for superior a 50,01%, significa que a Cooperativa possui excesso de liquidez; - Se o resultado variar entre 20% e 50%, teremos um encaixe de liquidez condizente com a estrutura financeira da cooperativa, pois terá condições de pagar todas as obrigações financeiras, liberar os empréstimos e manter uma disponibilidade para as operações sazonais;
85
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
- Se o resultado for inferior a 20%, a Cooperativa terá que analisar a possibilidade de captação de novos recursos através da capitalização ou de outras fontes disponíveis no mercado, devendo ser priorizada a revisão da política de empréstimo, mesmo através de medidas temporárias como a ampliação de parcelas pagas dos empréstimos vigentes para obtenção de um novo crédito por parte do associado, além da suspensão de eventuais quebras de carência e das análises de empréstimos (pedidos não enquadrados na política). Portanto, havendo sobra excessiva ou falta de recursos, caberá a Diretoria Executiva rever as políticas de captação e de liberação de crédito para as adequações condizentes com a realidade econômica e financeira da Cooperativa pelo período necessário. b) Formação do Fluxo de Caixa Será utilizado, sempre que necessário, o relatório de fluxo de caixa para o gerenciamento e manutenção dos controles operacionais, financeiros e de estrutura econômica, ou pelo menos uma vez ao mês por ocasião da realização da reunião da Diretoria Executiva. As despesas e obrigações serão analisadas periodicamente de acordo com o previsto no orçamento anual da cooperativa e as entradas serão provenientes, quase que na sua totalidade, do recebimento das capitalizações mensais e das prestações de empréstimo também projetadas no orçamento anual. Itens que serão levados em consideração na elaboração do Fluxo de Caixa: Planejamento e controle das entradas e saídas de caixa num período de tempo determinado; Auxílio à diretoria na tomada de decisões em ações relevantes; Verificação se a Cooperativa está trabalhando com recursos limitados ou disponibilidade excessiva de recursos financeiros no período avaliado; Verificação se os recursos financeiros são suficientes para atender as demandas de crédito; Planejamento de melhores políticas de prazos de pagamentos e recebimentos; Avaliação da capacidade de pagamentos antes de assumir compromissos; Avaliação se o recebimento dos empréstimos é suficiente para cobrir os gastos assumidos e previstos no período considerado; Avaliação do melhor momento para o lançamento de novas linhas de crédito, revisão das existentes, além de outras ações que possam impactar o caixa, como o pagamento de juros sobre o capital.
86
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
6. MODELO DE DEMONSTRATIVO DO FLUXO DE CAIXA Saldo total disponível em xx/xx/x1 Fluxo de Caixa – XI / 20XX Recebimentos Recebimento de desconto em folha do mês anterior Recebimento de associados Recebimento de ex-associados Rendimento de aplicações financeiras Recebimento de desconto em folha do mês Total dos recebimentos Pagamentos Liberação de empréstimo Pagamentos diversos Pagamentos efetuados a associados e ex-associados Repasse Convênios Devoluções eventuais Total dos pagamentos Saldo total disponível Fluxo de caixa – XII / 20xx Recebimentos até xx/XII/20XX Recebimento de desconto em folha do mês anterior Recebimento de associados Recebimento de ex-associados Rendimento de aplicações financeiras Total dos recebimentos Pagamentos até XX/XII/20XX Pagamentos diversos Pagamentos efetuados a associados e ex-associados Devoluções eventuais Liberação de empréstimos Total dos pagamentos Saldo disponível atual Previsão de pagamentos Diversos Liberação de empréstimos Total da previsão de pagamentos Previsão de saldo total disponível (sem desc. folha) Previsão de recebimentos Desconto em folha do mês total Total da previsão de recebimentos Previsão de saldo total disponível (com desc. folha)
(a)
(+) (+) (+) (+) (+) (b) (-) (-) (-) (-) (-) (c) (a+b-c) = (d)
(+) (+) (+) (+) (e) (-) (-) (-) (-) (f) (d+e-f) = (g) (-) (-) (h) (g-h) = (i) (+) (j) (i+j) 87
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
7- PLANO DE CONTINGÊNCIA NAS OCORRÊNCIAS DE LIQUIDEZ As operações pertinentes à captação e saída de recursos serão monitoradas periodicamente através do controle de fluxo de caixa. Havendo recursos disponíveis em excesso ou a falta deste, o Conselho de Administração tomará as seguintes providências como plano contingencial: a) Recursos em excesso: Poderão ser adotadas medidas que incrementem as operações de crédito (quebra de carências, liberações não enquadradas na política mediante análise, revisão das políticas, criação de novas linhas) e pagamento em dinheiro dos juros sobre o capital. No caso dos recursos não emprestados estes serão aplicados no mercado financeiro conforme determina o Manual de Gerenciamento do Risco de Mercado. b) Falta de recursos: Havendo falta de recursos e demanda por crédito, a Cooperativa analisará as fontes alternativas disponíveis no mercado para a captação de recursos, mas deverá priorizar a revisão das políticas de crédito, mesmo que temporariamente, além da suspensão de quaisquer tipos de exceção, para o adequado gerenciamento da liquidez. c) Demissão involuntária: Caso haja impacto financeiro relevante devido a saída de alguma unidade ou empresa ou haja grande volume de demissões, a projeção do fluxo de caixa deverá ser ajustada considerando o período e o volume financeiro relacionados a essas saídas, sendo que o Conselho de Administração poderá aplicar a devolução das cotas-partes parceladamente, conforme mencionado anteriormente neste Manual. As tomadas de decisão serão registradas em ata de reunião do Conselho de Administração. 8 – EMBASAMENTO TÉCNICO - RESOLUÇÃO 4.090, DE 24/05/2012 Dispõe sobre a estrutura de gerenciamento do risco de liquidez, Escopo, Estrutura de gerenciamento do risco de liquidez, Transparência, Governança, Disposições finais.
88
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
POLÍTICA DE RESPONSABILIDADE SOCIOAMBIENTAL 89
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
1- OBJETIVOS Esta política tem como objetivos: Ratificar o nosso compromisso com a busca pelo desenvolvimento sustentável; Formalizar a estratégia de sustentabilidade e responsabilidade socioambiental da cooperativa; Especificar as diretrizes para o aprimoramento da nossa estratégia e as práticas da gestão de risco socioambiental. 2- PRINCÍPIOS: RELEVÂNCIA E PROPORCIONALIDADE Nossa política de sustentabilidade e responsabilidade socioambiental observa os Princípios de Relevância, Proporcionalidade, baseados em: Respeito e proteção aos direitos humanos por meio da promoção da diversidade, inclusão financeira e do combate ao trabalho infantil e análogo ao escravo, ao proveito criminoso da prostituição e à exploração sexual de menores; Postura ética e transparente, nas quais adotamos práticas justas de operação e disponibilizando
informações
tempestivas,
acessíveis
e
adequadas
às
especificidades das partes interessadas; O gerenciamento do risco socioambiental está identificado como um componente das diversas modalidades de risco da qual estamos expostos. Buscamos sempre aprimorar o desenvolvimento contínuo do relacionamento com as partes interessadas; Orientamos os associados quanto ao uso racional dos recursos naturais, conservação da biodiversidade e mitigação das mudanças climáticas. 3 - RISCOS E OPORTUNIDADES SOCIOAMBIENTAIS Diretrizes - Buscar oportunidades de negócios e gerir risco socioambiental considerando tendências de mercado, regulamentações, demanda dos associados e da sociedade;
90
MANUAL DE CONTROLES COOPERATIVA DE ECONOMIA E CRÉDITO MÚTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO VIDROS E AFINS
Educação Financeira - Entender as necessidades das pessoas para oferecer conhecimento e soluções financeiras adequadas, contribuindo para que os associados e os colaboradores tenham uma relação saudável com o dinheiro; Diálogo e Transparência - Construir relações de confiança e perenes para melhorar os negócios e gerar valor compartilhado; Eficiência Ambiental - Consumo sustentável de recursos naturais e de materiais nos processos internos e nas contratações de bens e serviços; Proteção e Conservação Ambiental - Respeito ao meio ambiente e contribuição para a proteção e conservação dos ecossistemas, dos recursos hídricos e da biodiversidade e desenvolvimento de soluções que promovam uma economia de baixo carbono. 4 – DIRETOR RESPONSÁVEL A cooperativa possui cadastrado junto ao UNICAD do BACEN, o Diretor Responsável pela Resolução CMN 4.327, de 25/04/2014, cujo qual responderá pelas operações pertinentes a este normativo. Esse diretor será sempre atualizado no UNICAD quando houver mudanças na Administração da Cooperativa. O gerenciamento do risco socioambiental será revisado periodicamente sempre que necessário, para atender as exigências dos normativos reguladores. 5 – EMBASAMENTO TÉCNICO - RESOLUÇÃO 4.327, DE 25/04/2014 Dispõe Sobre as Diretrizes que Devem ser Observadas no Estabelecimento e na Implementação da Política de Responsabilidade Socioambiental Pelas Instituições Financeiras e Demais Instituições Autorizadas a Funcionar Pelo Banco Central do Brasil.
91
