Seminar Kor SISPA Kali Ke-2 20-22 Disember 2013 UniKL MIAT

DINAMIK PENGURUSAN DAN PENYELIAAN KOR SISPA Ahmad Shazrin Mohamed Azmi Kor Siswa Siswi Pertahanan Awam (Kor SISPA) Pejabat Pentadbiran Kor SISPA, Jalan Graduan 1/23, Bulatan Lingua, Universiti Teknologi MARA, 40450 Shah Alam, Selangor [email protected]

Dibentangkan di Seminar Kor SISPA Kali Ke-2 20-22 Disember 2013 UniKL MIAT

Abstrak Kor SISPA adalah satu ketumbukan anggota Pertahanan Awam di peringkat Institusi Pengajian Tinggi (IPT) yang terdiri dari hanya pelajar IPT. Pelajar-pelajar ini apabila cukup tempoh pengajian dan latihan mengikut silibus Kor SISPA akan melayakkan mereka untuk ditauliahkan sebagai seorang anggota yang berpangkat pegawai. Maka, tanggungjawab dalam aspek pengurusan dan penyeliaan anggota menjadi penting untuk dimiliki oleh anggota terbabit memandangkan pegawai yang ditauliahkan ini perlu cekap mentadbir, mengurus dan boleh menjadi sumber rujukan kepada anggota bawahan. Kertas kerja ini adalah merupakan satu cadangan kepada konsep pengurusan dan penyeliaan yang yang boleh diterapkan di dalam Kor SISPA. Kertas ini berobjektifkan untuk melihat bagaimana elemen dinamik boleh dimasukkan ke dalam pengurusan. Kertas ini turut cuba memahami konsep pengurusan, penyeliaan dan keperluan untuk melihat kepada ciri-ciri generasi anggota yang berada dalam Kor SISPA sebelum kesimpulan dibuat. Memiliki pengurusan dan penyeliaan yang berkesan adalah tunjang di dalam Kor SISPA. Ia haruslah dinamik dengan keperluan organisasi dan komposisi anggota dalam organisasi tersebut. Pegawai pengurusan tertinggi, pegawai muda yang baru ditauliah dan PKS adalah komponen penting yang harus sentiasa bersatu dan ditadbir urus sewajarnya. Perjalanan Kor SISPA ini haruslah lancar dan dipacu di atas landasan yang betul demi memastikan semua objektif yang digariskan tercapai. Selaku unit beruniform yang baru bertapak di IPT, Kor SISPA perlu mengukuhkan asasnya bagi memastikan jenama ini berkembang sejajar dengan hasrat Jabatan Pertahanan Awam dan Kementerian Pengajian Tinggi dalam menggerakkan gelombang kesukarelawan di kalangan golongan muda dalam masyarakat.

Pengenalan Sejak perasmian penubuhan Kor Siswa Siswi Pertahanan Awam (Kor SISPA) peringkat kebangsaan diadakan pada 6 Februari 2010 yang bertempat di Universiti Teknologi MARA, Kor SISPA telah mengembangkan jenamanya dengan penubuhan beberapa lagi Kor SISPA di IPT-IPT di seluruh Malaysia. Penubuhannya yang mengambil model PALAPES dan Kor SUKSIS sebagai rujukan pada asalnya adalah untuk menaiktarafkan pelaksanaan ko-kurikulum Pertahanan Awam di IPT. Namun, secara tidak langsung telah turut membantu Jabatan Pertahanan Awam untuk mengukuhkan jenamanya di IPT-IPT dan masyarakat Malaysia. Usaha yang dimulakan sejak tahun 2006 yang diterajui oleh Lt. Kolonel Bersekutu (PA) Rosmin bin Talib ini telah berjaya direalisasikan dan sudah pun berjaya mentauliahkan pegawai-pegawai muda di IPT sewaktu Perhimpunan Kor SISPA kali Pertama yang diadakan di Universiti Teknologi MARA dan diikuti Universiti Sains Islam Malaysia (USIM) serta Universiti Malaysia Terengganu (UMT) untuk edisi kali kedua dan ketiga. Konsep silibus Kor SISPA yang digunakan untuk melatih para Pegawai Kadet SISPA (PKS) adalah menggabungkan elemen pembelajaran dan perkhidmatan. Para PKS dikehendaki untuk menjalani proses pembelajaran selama lima semester, dan kemudiannya setelah ditauliahkan

Seminar Kor SISPA Kali Ke-2 20-22 Disember 2013 UniKL MIAT

sebagai seorang pegawai dengan pangkat Leftenan Muda pada hujung semester lima, akan dikehendaki memberi khidmat dan sumbang bakti kepada IPT secara umumnya dan kepada Kor SISPA di IPT masing-masing secara khususnya. Pegawai yang ditauliahkan tersebut dikehendaki untuk memimpin Kor SISPA serta terlibat secara langsung untuk melatih para PKS yang masih dalam proses pembelajaran dan latihan. Sistem yang dilaksanakan akan menjadikan Kor SISPA sentiasa mempunyai pegawai dan kadet secara berterusan. Ini berbeza dengan ketumbukan unit beruniform lain yang ada di IPT, yang mana anggota ketumbukkan tersebut perlu menjalani latihan selama tiga tahun sebelum ditauliahkan sebagai pegawai. Ini menyebabkan majoriti dari anggota ketumbukan itu tidak dapat menyumbang semula khidmat bakti mereka sebagai seorang pegawai kepada organisasi itu kerana kebanyakkan kursus yang ada di IPT mempunyai tempoh pengajian selama tiga tahun dan anggota terbabit akan tamat pengajian apabila ditauliahkan kelak. Berbeza dengan Kor SISPA, yang mana PKS akan ditauliahkan sewaktu beliau masih di dalam pengajiannya di IPT, langsung masih mempunyai masa untuk berkhidmat sebagai seorang pegawai. Maka aspek-aspek penting seorang pegawai dapat diterapkan sewaktu mereka masih di dalam pengajian. Kajian Literatur Prinsip Asas Pengurusan

Pengurusan adalah suatu komposisi sumber-sumber supaya sesuatu kerja itu dapat dilakukan dengan efisien dan mencapai objektifnya dalam tempoh masa yang ditentukan (Muir, 1995). Komposisi utama sesuatu organisasi adalah strukturnya, yang mana ia mempunyai lapisan ahli atau anggota; serta diketuai, ditadbir dan diurus oleh ketua atau barisan pengurusan tertinggi. Ketua organisasi perlu bertanggungjawab terhadap semua aspek di dalam pentadbiran organisasi kerana orang dibawah tanggungan ketua tersebut perlu dipantau supaya dapat bekerja mengikut keperluan organisasi. Memandangkan seorang ketua tersebut perlu bekerja dengan ramai orang, maka dia haruslah cekap untuk menguruskan pelbagai keperluan dan situasi (Ngah, 2012). Kecekapan ini sangat diperlukan kerana orang adalah satu sumber yang tidak patut dibazirkan kemahiran dan kebolehannya di dalam organisasi. Pengurusan di semua organisasi akan menggabungkan elemen-element seni dan sains, yang mana elemen seni adalah berkaitrapat dengan kemahiran insaniah dalam menggerakkan dan mengaturkan setiap individu di dalam organisasi untuk bekerja bagi mencapai objektif. Manakala elemen sains dalam pengurusan melibatkan prinsip asas untuk merancang, mengatur, mengarah dan memantau individu dalam organisasi. Semua elemen yang dinyatakan ini haruslah mencapai tahap effisen dan efektif yang maksimum kerana ia boleh menjamin sesuatu perkara itu dilakukan dengan betul dan menghasilkan satu keluaran yang berkualiti sejajar dengan objektif organisasi.

Seminar Kor SISPA Kali Ke-2 20-22 Disember 2013 UniKL MIAT

Perancangan (Planning)

Pengaturan (Organising)

PENGURUSAN

Pengawalan (Controlling)

Pengarahan (Leading)

Rajah 1: Aspek-Aspek dalam Pengurusan

Selain dari itu, konsep etika juga perlu dimasukkan di dalam aspek pengurusan yang mana, semua anggota dalam organisasi tersebut perlu memegang prinsip moral yang konsisten dengan kepercayaan masyarakat mengenai baik atau buruk sesuatu tindakan (Pearce & Robinson, 2007). Walaubagaimana pun, prinsip etika yang berlandaskan kepercayaan masyarakat ini mungkin bukan menjadi satu set prinsip yang universal untuk semua masyarakat. Ini kerana, meski pun sesuatu tindakan tersebut dianggap baik dalam sesuatu masyarakat, namun ia boleh menjadi tindakan yang tidak baik jika diamalkan ke dalam masyarakat yang lain. Oleh itu, prinsip etika dan di dalam pengurusan haruslah mengikut norma-norma masyarakat sekeliling selagi mana ia tidak melanggar hukum-hukum wajib agama dan kehidupan normal sesuatu masyarakat. Penyeliaan

Penyeliaan boleh didefinisikan sebagai satu forum yang mana seseorang itu meletakkan dirinya di dalam satu proses untuk melihat kembali atau menyemak segala tindakan atau pekerjaan bagi memastikan apa yang dilakukannya itu betul (Carroll, 2007), dan sudah tentu dengan kehadiran seseorang penyelia yang pakar, berpengetahuan atau berpengalaman di atas sesuatu perkara yang akhirnya akan menyumbang kepada kualiti yang lebih baik. Manakala Barrett (2002) cuba meletakkannya sebagai satu proses refleksi terhadap hubungan di antara penyelia dan orang diselianya agar menghasilkan satu praktis yang lebih baik di masa hadapan. Namun mengapa penyeliaan diperlukan di dalam organisasi? Menurut Wahab (2012), penyeliaan diperlukan bagi memastikan ahli-ahli di dalam organisasi tersebut faham dan tidak terpesong dari objektif, visi, misi, matlamat jangka pendek dan matlamat jangka panjang sesuatu organisasi. Bagi mencapai maksud ini, penyelia itu hendaklah terlebih dahulu memahami konsep dan falsafah pengurusan supaya kaedah penyeliaannya kelak akan mencerminkan suatu kualiti dan mencapai hasil yang dikehendaki.

Seminar Kor SISPA Kali Ke-2 20-22 Disember 2013 UniKL MIAT

Wahab (2012) turut menyatakan bahawa antara peranan penyeliaan adalah: 1. Memastikan organisasi sentiasa mendokong matlamat kewujudannya dan juga dipacu ke arah mencapai objektif yang dinyatakan 2. Sumber kepada arahan-arahan terkini organisasi 3. Sumber rujukan kepada ahli-ahli organisasi 4. Sumber maklumat kepada ahli-ahli organisasi 5. Penyampaian data dan rekod organisasi 6. Menjadi sistem kepada proses membuat keputusan dalam organisasi 7. Penjanaan idea 8. Perkembangan R&D dalam organisasi 9. Sistem sokongan utama kepada POLC (Perancangan, Pengaturan, Pengarahan dan Pengawalan) di dalam organisasi Penyelia dikatakan menjadi sistem sokongan utama kepada POLC kerana ia memegang pelbagai fungsi sebagai penghubung kepada keseluruhan sistem organisasi. Namun jika membincangkan tugas spefisifik penyelia, ia akan meliputi beberapa langkah utama iaitu merancang (plan), melaksanakan (do), memeriksa/memantau (check) dan bertindak membetulkan pelaksanaan (action). Antara kebaikan yang boleh diperolehi dari pelaksanaan penyeliaan secara berkesan adalah: 1. Ia menyedarkan kepentingan professionalisma dan etika dalam pelaksanaan sesuatu perkara. 2. Ia menyediakan satu ruang untuk anggota organisasi untuk meredakan tekanan akibat pekerjaan yang sedang dilakukan. 3. Ia membenarkan organisasi untuk mengukur kesan sesuatu pekerjaan terhadap kehidupan seseorang serta mengenalpasti tindakbalas individu tersebut terhadap professionalismanya sewaktu bekerja. 4. Ia menyediakan satu ruang untuk mengumpul maklum balas atau respon dari pekerjaan yang dilakukan. 5. Ia adalah kaedah untuk menyediakan satu perkhidmatan atau kecekapan yang lebih tinggi di masa hadapan. 6. Ia menyediakan ruang kepada anggota organisasi untuk menerbitkan akauntabiliti terhadap tanggungjawab yang diberikan. 7. Ia mendedahkan anggota dalam organisasi kepada kepakaran, teknologi, kaedah atau pengetahuan yang terkini. Huraian di atas adalah lebih kepada untuk memperkenalkan konsep asas pengurusan dan penyeliaan di dalam organisasi. Meski pun umum, ia tergunapakai di dalam semua organisasi termasuklah Kor SISPA. Yang mana pengurusan Kor SISPA memerlukan kefahaman yang lanjut mengenai konsep pengurusan organisasi yang cemerlang. Generasi Baru Kor Sispa

Jika melihatkan umur kebiasaan pelajar-pelajar IPT yang di antara 18 hingga 23 tahun, Kor SISPA boleh dikatakan satu organisasi yang dianggotai oleh individu-individu yang dianggap muda yang baru mencecah alam kedewasaan. Secara tidak langsung memberi cabaran yang unik kepada pihak pengurusan kerana pada umur sebegini, anggota PKS tersebut selalu dikaitkan dengan mempunyai sikap ingin tahu yang tinggi, bersemangat, terburu-buru, masih belum matang, tidak mahu

Seminar Kor SISPA Kali Ke-2 20-22 Disember 2013 UniKL MIAT

dikongkong dan lain-lain. Sikap yang ada pada anggota PKS ini sebenarnya tidak boleh dihalang kerana ia sememangnya ada dalam diri setiap orang yang melalui peringkat umur ini, namun ia boleh dikawal atau disalurkan ke jalan yang betul dengan bimbingan yang berterusan. Jika dilihat dari sudut yang lain, generasi anggota Kor SISPA yang ada pada hari ini adalah terdiri dari golongan generasi Y. Yang mana generasi ini mempunyai kelebihan dan kekurangannya tersendiri. Clement (2008) dan Wong et.al. (2008) menyatakan bahawa generasi Y adalah generasi yang lahir di antara tahun 1982-2000 dan mereka mempunyai karektor yang berbeza dengan generasi yang terdahulu seperti Generasi Veterans (1925-1944), Baby Boomers (1945-1964) dan Generasi X (1965-1981). Generasi Y secara umumnya mempunyai sifat yang sukar diduga, berdaya saing, kesedaran terhadap hak yang tinggi, hidup dalam teknologi serta mempunyai kemahiran dalam teknologi yang baik, bagus dalam bekerja dan mempunyai sifat kerjasama yang tinggi. Manakala karektor negatif generasi ini adalah mereka selalu mengharapkan penghargaan meskipun tidak layak dan sukar menerima kegagalan kerana mereka dibesarkan di dalam pendidikan yang menjadikan mereka adalah pemenang dalam setiap aspek serta persekitaran yang selalu menerima pujian atau penghargaan. Selain itu, mereka selalu memilih jalan mudah dan tidak suka bekerja untuk jangka masa yang lama. Namun mengapa perbezaan generasi ini menjadi penting di dalam organisasi? Jawapannya terletak kepada karektor generasi tersebut, kerana setiap generasi tersebut mempunyai perbezaan masing-masing di dalam aspek nilai dan kepercayaan terhadap kerja (Wong et.al., 2008). Langsung ia menjadi satu kekuatan apabila digabungkan di dalam organisasi dan juga boleh menjadi suatu konflik, salah faham, kegagalan komunikasi, kejatuhan produktiviti dan kurang keharmonian di dalam organisasi jika organisasi gagal untuk memahami karektor setiap generasi ini. Perbezaan antara generasi ini berlaku disebabkan oleh pengaruh faktor-faktor utama yang unik di dalam setiap zaman dan seterusnya mempengaruhi kehidupan setiap generasi tersebut secara umum dan meluasnya (Macky et.al., 2008). Dengan sifat-sifat umum yang dimiliki oleh pelatih-pelatih Kor SISPA ini, seorang pegawai yang bertanggungjawab terhadap pengurusan seharusnya mempunyai kreativiti dan pandai memainkan peranan agar tidak berlaku kegagalan dalam aspek pegurusan Kor SISPA. Malah, Wong et.al., (2008) turut menyimpulkan dalam kajian mereka bahawa pengurus pada masa kini harus bersedia untuk menghadapi generasi yang mempunyai sikap negatif dan pessimis yang semakin meningkat di antara generasi yang lebih baru. Sehubungan dengan itu, pegawai hendaklah memahami keperluan serta pandai bermain dengan psikologi pelatih-pelatih ini. Sememangnya unit beruniform mementingkan disiplin serta mempunyai struktur pentadbiran yang khusus kepada peraturan yang ditetapkan, namun dalam aspek pengurusan pelatih, ia harus disulami dengan kaedah yang mampu memenangi hati pelatih-pelatih ini. Jiwa muda para pelatih ini mesti disemai dengan watak yang kaya dengan nilai-nilai keperibadian seorang pegawai Pertahanan Awam yang ideal agar mereka mampu untuk setia kepada organisasi mereka dan sanggup mengikuti dan memberi khidmat kepada Kor SISPA, universiti, JPAM dan masyarakat. Dinamik Pengurusan dan Penyeliaan Kor Sispa Pengurusan Kor SISPA

Bagi memastikan jiwa pelatih ini dimasukkan nilai-nilai keperibadian seorang pegawai, mereka mesti diselia oleh seorang pegawai yang bijaksana dan mempunyai keperibadian yang tepat sebagai

Seminar Kor SISPA Kali Ke-2 20-22 Disember 2013 UniKL MIAT

seorang pegawai. Namun, harus ditekankan bahawa proses untuk memasukkan nilai-nilai ini bukan semudah yang disangka. Ia bukan setakat hanya mempamerkan, ia harus dihayati dengan mengikuti semua disiplin yang ada serta membabitkan diri dalam semua aspek pengurusan pejabat atau anggota. Oleh tu, pegawai yang bertanggungjawab mesti mempunyai sekurang-kurangnya skil pengurusan asas. Antaranya adalah: 1. Kepimpinan Kepimpinan memerlukan suatu karektor yang dinamik. Pemimpin yang baik adalah seorang yang tahu bagaimana untuk menjadi ketua dan dapat menguruskan anggota bawahannya dengan kaedah yang berkesan. Hubungan di antara ketua dan orang bawahan sepatutnya dilaksanakan menerusi perkongsian dan komunikasi yang berkesan kerana kepimpinan adalah berbeza dari pengurusan, yang mana cabarannya adalah untuk menyatukan kepimpinan yang hebat dan pengurusan yang hebat bagi mencapai keseimbangan (Butler, 2009). Kepimpinan di dalam unit beruniform tidak semestinya perlu bersikap keras, dominan atau autokratik. Keseimbangan dalam pendekatan yang tegas namun masih ada ruang untuk berlembut atau perbincangan boleh memberi impak yang baik. Kreativiti dalam bermain psikologi sangat diperlukan kerana manusia boleh dikawal dengan kaedah psikologi dan ia tidak terhad kepada kaedah yang keras atau lemah lembut kerana ia membenarkan kedua-duanya. 2. Bergerak dalam pasukan Sebagai sebuah unit beruniform, Kor SISPA mesti bergerak di dalam satu pasukan. Entiti penubuhannya adalah bentuk pasukan, maka perjalanannya juga mesti dalam bentuk pasukan. Penyertaan semua anggota dalam perjalanan organisasi menjadi wajib bagi memastikan organisasi itu kuat. Meski pun begitu, pelaksanannya tidaklah sehingga menyebabkan seseorang anggota menjadi terlalu bergantung harap kepada pasukannya sehingga lemah apabila keseorangan. Anggota mestilah juga kuat untuk bergerak bersendirian dan mempunyai karektor kepimpinan yang baik. Cuma yang perlu diseimbangkan adalah peranan sebagai pemimpin dan pengikut. Ada masanya anggota perlu mempamerkan kepimpinan yang berkesan, dan ada masanya harus menjadi pengikut yang setia. Oleh kerana itu, bagi memastikan kedua-dua peranan ini berjaya, satu hubungan yang tidak formal perlu dibentuk oleh sesama anggota, kerana ia akan menjadi satu medium penyelesai masalah yang baik sewaktu di dalam krisis atau konflik (Kotler, 1990 rujukan Butler 2009). EalesWhite (2005) ada memetik dari Romiszowki (1984) yang menggariskan lima manfaat kepada individu yang menjalankan kerja secara berkumpulan iaitu: memuaskan keperluan sosial, menggalakkan pembangunan intelektual, membantu meningkatkan hubungan antara ahli pasukan, menggalakkan pembangunan personaliti dan menggalakkan kreativiti. Maka Kor SISPA mesti bergerak dalam satu pasukan yang kuat. 3. Komunikasi Komunikasi adalah titik tolak kepada sesuatu hubungan, dan apabila dibawa ke dalam organisasi, ia menjadi satu kunci utama kepada kejayaan. Butler (2009) menyatakan bahawa penyertaan ahli dari pelbagai lapisan dalam organisasi sewaktu berkomunikasi dan membuat keputusan boleh memberi impak positif kepada hasil yang dikeluarkan oleh organisasi tersebut. Kebolehan untuk mencipta jaringan komunikasi di antara anggota PKS akan menjadi satu medium yang kuat untuk mencipta hubungan yang erat dan perpaduan dalam pasukan. Hari ini, dengan kemudahan teknologi yang baik serta sifat yang ada pada Generasi Y yang sukakan teknologi, komunikasi antara anggota PKS

Seminar Kor SISPA Kali Ke-2 20-22 Disember 2013 UniKL MIAT

menjadi semakin mudah terutama menerusi laman sosial. Hebahan menjadi lebih mudah dan lebih meluas. Malahan aktiviti anggota PKS ini juga boleh dipantau menerusi laman sosial ini. Jika menerusi laman sosial sebegini, pegawai harus bijak mengawasi anggota dan menghormati hak individu seseorang anggota PKS. Pencerobohan dan pengintipan di alam maya tidak boleh dilakukan walau pon kecanggihan teknologi dapat dimanfaat atas niat yang betul. Pemimpin harus sentiasa berada di dunia nyata yang memerlukan mereka mencipta komunikasi yang berkesan, malahan Heifetz & Laurie (1997) rujukan Butler (2009) turut menekankan keperluan kepada kawalan emosi yang baik dalam mengendalikan situasi yang mencabar, kekecewaan dan kepedihan kerana seorang pemimpin perlu berkomunikasi dengan yakin dan menyuntikkan keyakinan tersebut ke dalam diri anggotanya. 4. Koordinasi dan Delegasi Organisasi memerlukan koordinasi dan delegasi. Seorang pegawai perlu bijak mengkoordinasikan kerja yang ada dan mendelegasikan kepada anggota-anggota yang ada mengikut kesesuaian dan kebolehan. Seseorang ketua atau pengurus itu wujud kerana untuk merancang, mengatur, memantau dan mengawal aktiviti; mereka tidak perlu dan tidak akan melakukan semua kerja yang ada atau membuat semua keputusan yang diperlukan kerana mereka boleh mengkoordinasikan dan mendelegasikannya (Muir, 1995). Eales-White (2005) turut menyatakan bahawa koordinasi yang efisien akan mengeluarkan potensi yang terbaik dari sekumpulan individu, manakala delegasi yang efisien akan mengeluarkan potensi yang terbaik dari diri individu terbabit. Ini bermaksud, koordinasi dan delegasi perlu seiring dan seimbang. Muir (1995) turut mengingatkan bahawa mendelegasikan kerja tidak bermaksud akan mengurangkan tanggungjawab seseorang pemimpin, malahan ia boleh mengundang risiko dari segi langkah dan keputusan. Sebelum sesuatu kerja boleh didelegasikan, ia harus dirancang dengan rapi dan dikenalpasti tujuannya, skop tugasan, keperluan, jangkaan hasil dan hadnya agar individu yang menerima tugasan itu tidak hilang arah atau keliru. Selain itu, apabila sesuatu tugas itu didelegasikan, ketua tidak seharusnya terlalu kerap memeriksa progress kerja itu atau terus campur tangan, kerana ia boleh mendatangkan masalah kepada individu itu balik kerana ketua itu sudah pasti akan mengenal pasti semua kesilapan yang ada tanpa sempat individu terbabit dapat menyedarinya sendiri (Eales-White, 2005). Seseorang anggota PKS terbabit harus diberikan masa dan kebebasan untuk bekerja dalam kapasiti beliau sendiri dan menyelesaikan semua masalah yang timbul. Ketua atau pegawai hanya perlu mempunyai satu sistem pemantauan yang efisien dan bertindak sebagai mentor untuk memberi bimbingan. Muir (1995) turut menegaskan bahawa delegasi mesti dibuat dengan rasa percaya dan yakin terhadap individu yang diberikan tugas terbabit kerana secara psikologinya individu terbabit akan berasa lebih berkeyakinan dan dihargai. Malah ada yang bermotivasi lebih tinggi kerana memahami akan tanggungjawab yang digalasnya dan akan berusaha untuk menghasilkan suatu kualiti agar mendapat kepercayaan dari ketuanya lagi pada masa hadapan. 5. Membuat Keputusan Membuat keputusan di dalam organisasi adalah sesuatu yang kritikal kerana sebarang keputusan yang diambil mestilah yang merupakan yang terbaik untuk organisasi. Tidak dinafikan membuat keputusan bukan sesuatu yang terbaik di dalam organisasi, ia bukanlah semestinya kerana ia adalah isu yang sukar, namun lebih kepada tiada penyelesaian yang muktamad (Cosier & Dalton, 1986). Segala keputusan yan dibuat adalah berdasarkan analisa yang difikirkan yang terbaik dengan menjangkakan sesuatu hasil yang belum pasti dan melibatkan begitu banyak ketidakpastian. Pengurusan Kor SISPA juga begitu, berstatus sebagai sebuah unit yang baru, sememangnya ia harus menempuh pelbagai keadaan dan cabaran. Banyak keputusan-keputusan yang dibuat itu adalah di

Seminar Kor SISPA Kali Ke-2 20-22 Disember 2013 UniKL MIAT

dalam situasi yang penuh dengan ketidakpastian dan hanya berdasarkan intuitif. Namun, kemahiran membuat keputusan ini akan bertambah baik apabila organisasi ini menjadi semakin matang dan memahami setiap aspek pengurusannya. Adalah tidak dinafikan bahawa pada peringkat awal, Kor SISPA harus bermain dengan risiko dalam setiap keputusan yang diambil dan menjadikannya sebagai satu eksperimen dalam pengurusan. Kebijaksanaan pegawai untuk memahami keperluan Kor SISPA dan kecekapan untuk menganalisa keadaan amatlah dituntut, terutama apabila barisan pengurusan Kor SISPA di setiap IPT kini dibarisi oleh pegawai-pegawai yang berpengalaman dalam aspek pengurusan IPT. Kemahiran membuat keputusan ini hendaklah didedahkan dan diajarkan kepada semua anggota PKS dan pegawai muda kerana mereka memerlukan perkara ini bagi menyambung legasi pengurusan Kor SISPA. Penyeliaan Kor SISPA

Aspek penyeliaan di dalam Kor SISPA sebenarnya adalah merujuk kepada pegawai atasan di peringkat pengurusan dan pegawai muda yang baru ditauliah bagi menyelia anggota PKS. Pegawaipegawai ini akan bertindak sebagai pengurus dan juga mentor kepada PKS, dan seharusnya memerlukan penyeliaan yang berkesan. Tujuannya adalah untuk memastikan pengurusan lancar dan PKS dapat dilatih dengan aspek-aspek pengurusan unit beruniform. Untuk itu, pegawai-pegawai ini haruslah bertindak sebagai seorang penyelia di dalam organisasi untuk menyerapkan pembelajaran kepada anggota bawah samada melalui pembelajaran formal atau tidak formal (Burke, 2001). Pementoran yang baik akan menghasilkan seorang pegawai yang berkualiti kelak, iaitu seorang yang faham akan tanggungjawabnya dan keperluan-keperluan organisasi. Wahab (2012) ada menggariskan personaliti seorang penyelia yang ideal untuk pengurusan dalam unit uniform, iaitu: 1. Disiplin – bagi mencerminkan keutuhan personaliti seorang penyelia agar konsisten dengan imej unit beruniform yang mementingkan disiplin. Disiplin harus ditafsirkan melalui cara kerja, perwatakkan dan kehidupan secara keseluruhannya. 2. Etika – mempunyai pegangan dan prinsip yang betul. Ia diterjemahkan melalui tindakan, yang mana ia haruslah konsisten dengan konteks Pertahanan Awam serta norma-norma kehidupan dan agama. 3. Tegas – ketegasan amat diperlukan dalam pengurusan unit beruniform. Ketegasan akan mencerminkan satu watak yang kuat dan boleh diyakini. Selain itu, ia akan menjadi dorongan kepada orang bawahan untuk ikut perintah dan arahan. Namun ketegasan mesti disokong oleh pengetahuan dan rasional yang tinggi agar ia tidak tersasar dari tujuan dan disertai dengan perasaan hormat dari orang bawahan. 4. Tolak ansur – fleksibiliti dalam mengawal anggota amat diperlukan kerana manusia tidak boleh ditahan. Bagi memastikan pengurusan dan penyelia dapat dilakukan dengan berkesan, istilah tolak ansur harus dipakai agar dapat memenangi hati anggota di bawah seliaan. Namun ia tidak harus disalah tafsirkan sebagai titik kelemahan dalam aspek pengurusan. 5. Pengurusan masa – ia adalah elemen yang mampu mencerminkan tahap efisien dan efektif seseorang penyelia. Kemampuan seseorang penyelia itu untuk menguruskan masa akan menjadikan kerja lebih mudah dan teratur. Jika ditekankan dan diberi kefahaman, anggota bawahan akan menjadi hormat kepada penyelia tersebut dan tidak sewenang-wenangnya bermain-main dengan masa.

Seminar Kor SISPA Kali Ke-2 20-22 Disember 2013 UniKL MIAT

6. Senarai keutamaan – penyelia yang cekap akan tahu untuk mengutamakan kerja yang penting. Penyusunan kerja mengikut tahap kepentingannya akan memberi jaminan kepada kualiti kerja dan pengurusan organisasi. 7. ‘Dead line’ – salah satu kehebatan yang harus dimiliki oleh seseorang penyelia adalah mampu menyiapkan tugasan di dalam tempoh masa yang ditetapkan. Kebolehan itu akan menjadi lebih terserlah jika penyelia tersebut dapat menggerakkan dan mengkoordinasikan ramai anggota untuk menyiapkan tugasan tersebut, yang mana penglibatan anggota yang ramai akan membawa cabarannya yang tersendiri. Dengan ciri-ciri personaliti yang digariskan, seseorang penyelia harus terlebih dahulu melengkapkan diri sebelum mampu menguruskan orang lain. Ini adalah memastikan kredibiliti seseorang penyelia itu terserlah dan terpelihara dengan sepatutnya. Ia akan menghilangkan keraguan anggota bawahan dan secara tidak langsung mampu menjadi model ikutan. Penyeliaan ini penting kerana ia adalah satu cara bagaimana budaya pengurusan organisasi diturunkan dari peringkat pengurusan tertinggi kepada lapisan-lapisan dalam organisasi (Burke, 2001). Budaya pengurusan ini adalah satu faktor yang kuat untuk membezakan organisasi dengan organisasi yang lain dan mempengaruhi aspek kecemerlangan organisasi tersebut. Dengan berpaksikan kepada empat aktiviti utama seseorang penyelia iaitu merancang, melaksanakan, memantau dan bertindak membetulkan kesilapan, seorang pegawai di dalam Kor SISPA seharusnya menggariskan skop-skop yang perlu ditangani dalam menyelia anggota PKS. Jika menurut Wahab (2012), antara aspek umum penyeliaan adalah berkisar mengenai pengurusan masa, kalendar aktiviti, sumber manusia, jadual kerja, gantian tugas, disiplin, penanganan konflik, komunikasi, logistik, peralatan, stok, rekod, kewangan dan sasaran yang hendak dicapai. Peranan pegawai ini (terutama pegawai di peringkat pertengahan) menjadi berat kerana adanya tanggungjawab untuk menghubungkan kehendak atau matlamat pihak pengurusan tertinggi kepada anggota di bawah seliaannya di samping ingin memenuhi objektif penubuhan Kor SISPA. Selaku orang perantara, peranan yang dimainkan perlu lebih kerana pihak pengurusan tertinggi hanya menetapkan dasar yang hendak dicapai, dan pelaksanaannya diserahkan kepada jujukan di dalam organisasi yang terdiri dari pegawai dan PKS. Maka pegawai perlu bertindak sebagai penyelia kepada PKS dalam menjalankan sesuatu kerja. Burke (2001) menyimpulkan penyeliaan adalah merupakan satu usaha yang penting dalam menghasilkan kualiti yang diharapkan, yang mana seseorang penyelia itu adalah merupakan seorang penyampai kepada nilai-nilai baik dalam organisasi, sumber rujukan, tempat untuk belajar, penghubung kepada sumber-sumber, pemberi galakan dan sokongan, pengurus kepada ganjaran dan juga kepada hukuman. Kesimpulan Kor SISPA masih baru bertapak dan memerlukan pelbagai usaha untuk menjadi satu jenama yang kuat. Aspek pengurusan dan penyeliaan perlu ditekankan kerana ia adalah nadi kepada perjalanan Kor SISPA di sesuatu IPT. Kerjasama strategik dengan pihak Jabatan Pertahanan Awam dan pengurusan tertinggi IPT boleh menjamin kecemerlangan Kor SISPA. Meski pun semangat persaingan sihat antara IPT begitu kelihatan, namun perkongsian ilmu dan pengalaman dengan IPT lain juga memberi manfaat yang besar yang boleh membawa Kor SISPA ke arah yang lebih baik, kerana akhirnya, peranan Kor SISPA adalah untuk memberi khidmat bakti kepada masyarakat dan negara sejajar dengan gelombang kesukarelawan yang ada.

Seminar Kor SISPA Kali Ke-2 20-22 Disember 2013 UniKL MIAT

Penghargaan Penulis mengucapkan ribuan terima kasih kepada pihak Pengurusan Kor SISPA UiTM Shah Alam serta pihak Universiti Teknologi MARA kerana memberi sokongan penuh dalam usaha untuk menyiapkan kertas pembentangan ini. Penulis juga turut memberi penghargaan kepada pihak UniKL kerana menerima kertas pembentangan ini untuk dibentangkan dalam Seminar Kor SISPA edisi kali kedua ini.

Rujukan Barrett, R. (2002). Mentor Supervision and Development - Exploration of Lived Experience. Career Development International , 7 (5), pp. 279-283. Burke, R. J. (2001). Supervision and Servce Quality. Measuring Business Excellence , 5 (4), pp. 2831. Butler, C. (2009). Leadership in a Multicultural Arab organisation. Leadership & Organization Development Journal , 30 (2), 139-151. Carroll, M. (2007). One More Time: What is Supervision? Psychotherapy in Australia , 13 (3), 3440. Clement, D. (2008 йил 2-February). Why Businesses need Generation Y. Retrieved 2012, 5-April from nzherald.co.nz: www.nzherald.co.nz/news/print.cfm?objectid=10490263&pnum=1 Cosier, R. A., & Dalton, D. R. (1986 йил March/April). The Appropiate Choice and Implementation of Decision Strategies. Industrial Management & Data Systems , 86 (3), pp. 18-21. Eales-White, R. (2005). Co-ordination and Delegation: The Core Development Competencies to Create a Competitive Edge (Part 2). Industrial and Commercial Training , 37 (4), pp. 193-198. Macky, K., Gardner, D., & Forsyth, S. (2008). Generational Differences at Work: Introduction and Overview. Joural of Managerial Psychology , 23 (8). Muir, J. (1995). Effective Management through Delegation. Work Study , 44 (7), pp. 6-7. Ngah, R. (2012, January). Prinsip Asas Pengurusan. Kursus Penyeliaan Berkesan PDRM . Kuala Kubu Bharu, Selangor, Malaysia. Pearce, J. A., & Richard B. Robinson, J. (2007). Strategic Management: Formulation, Implementation, and Control (International Edition ed.). New York, USA: McGraw-Hill. Wahab, S. (2012 йил Mac). Penyeliaan dan Kawalan. Kuala Kubu Bharu, Selangor, Malaysia: Unpublished Slide Presentation. Wong, M., Gardiner, E., Lang, W., & Coulon, L. (2008). Generational differences in personality and motivation. Do they exist and what are the implications for the workplace? Journal of Managerial Psychology , 23 (8), 878-890.