Digitales Schriftgutmanagement in Kommunen Ergebnisse der Praxisanalyse in Jesteburg, Neu Wulmstorf und Seevetal
Partho Banerjea, Gemeinde Neu Wulmstorf Dr. Martin Wind, b.i.t.consult GmbH Hannover, 10. Februar 2010
DSM
Ergebnisse der Praxisanalyse
b.i.t.consult GmbH
Digitales Schriftgutmanagement (DSM) Lebenszyklus eines Dokumentes (Document Lifecycle Management) Telefon Physisch (Brief/Fax)
Brief
Posteingang
Fachprozesse
Postausgang Elektronisch (E-Mail)
Fax E-Mail / Online
DSM als ganzheitlicher Ansatz: Betrachtung von Dokumentenprozessen in ihrer Gesamtheit – vom Posteingang über die fachlich inhaltliche Bearbeitung bis zum Postausgang
DSM als Basistechnologie für modernes Prozessmanagement: Erst die elektronische Verfügbarkeit von Informationen und Dokumenten ermöglicht eine medienbruchfreie Bearbeitung im Verwaltungsprozess.
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DSM-Szenarien
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Kosteneffekte der DSM-Szenarien
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DSM als Basis für den „E-Government-Masterplan“
Realisierung von „Quick Wins“
• Reduzierung von Print-, Versand- und Archivvolumen • Einführung des zentralen, digitalen Postausgangs • Outsourcing von Teilleistungen (z.B. zentraler Druckoutput, Kuvertierung, Freimachung, Versand) • ePZA / PZU
Sofort
Ausbau der Basisinfrastruktur E-Government
• Verwaltungsweite Einführung des digitalen Posteingangs • Auf- bzw. Ausbau der EGovernment-Infrastruktur: E-Dokumentenmanagement E-Vorgangsbearbeitung • Ist-Aufnahme relevanter Geschäftsprozesse und erste Optimierungskonzepte
1. Jahr
Prozessoptimierung und AnwendungsIntegration
• Prozessoptimierung • Anwendungsintegration • Veränderungsmanagement Systematische Optimierung zusammenhängender Geschäftsprozesse und ihrer technischen Unterstützung
2. bis 5. Jahr
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Module für DSM-Projekte
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Foto: Gemeinde Neu Wulmstorf
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Ergebnisdokumentation
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Ergebnisdokumentation
www.deutschepost.de/360grad b.i.t.consult GmbH
Module für DSM-Projekte
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DSM
Ergebnisse der Praxisanalyse
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Die Beteiligten
Niedersächsicher Städte- und Gemeindebund Deutsche Post Samtgemeinde Jesteburg Gemeinde Seevetal Gemeinde Neu Wulmstorf b.i.t.consult GmbH
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Strukturdaten der beteiligten Gemeinden
Samtgemeinde Jesteburg
Gemeinde Neu Wulmstorf
Gemeinde Seevetal
Einwohner
10.630
21.339
41.435
Mitarbeiter
29 (17 VZÄ)
122 (101 VZÄ)
291 (224 VZÄ)
Fachbereiche
3 + Stabsstelle
3 + Referat
9
Lokationen
4
6
7
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Digitales Schriftgutmanagement Lebenszyklus eines Dokumentes (Document Lifecycle Management) Telefon Physisch (Brief/Fax)
Brief
Posteingang
Fachprozesse
Postausgang Elektronisch (E-Mail)
Fax E-Mail / Online
Fallzahlen und Ressourcenbindung in der Vorgangsbearbeitung am Beispiel von drei ausgewählten Fachprozessen Ermittlung von Ist-Struktur und Mengengerüsten in der Postbearbeitung Untersuchungszeitraum: 5.12.2008 – 6.2.2009
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Digitales Schriftgutmanagement ist gerade auch für kleinere Verwaltungen von hoher Relevanz.
b.i.t.consult GmbH
DSM-Profil: Briefein- und -ausgänge im Jahr
b.i.t.consult GmbH
DSM-Profil: Briefein- und -ausgänge pro VZÄ 10.630 10.630 Einwohner Einwohner 29 29 „Köpfe“ „Köpfe“ 17 17 VZÄ VZÄ
b.i.t.consult GmbH
Die Ansatzpunkte für Optimierungen durch Digitales Schriftgutmanagement sind klar erkennbar.
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Verteilung des Posteingangs
Auf
5 Produktgruppen entfallen
62% des Posteingangs.
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Verteilung des Postausgangs
Auf
5 Produktgruppen entfallen
73% des Postausgangs.
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Unterschiede in der heutigen Praxis der Postbearbeitung zeigen Optimierungsmöglichkeiten auf, die mit Digitalem Schriftgutmanagement umgesetzt werden können.
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Anteil von Formularen am Posteingang
Ein hoher Anteil strukturierter Posteingänge (= Formulare) kann die Wirtschaftlichkeit von DSM erhöhen.
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Was wird in der Poststelle geöffnet?
= Post wird in Poststelle geöffnet und dann an Empfänger weitergeleitet
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Gestaltungsvarianten beim Postlauf
Posteingang
Postausgang
Poststelle
Führung
Sekretariat
Sachbearb.
Sekretariat
Führung
Poststelle
Poststelle
Führung
Sekretariat
Sachbearb.
Sekretariat
Führung
Poststelle
Poststelle
Führung
Sekretariat
Sachbearb.
Sekretariat
Führung
Poststelle
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Die Geschäftsprozesse von Verwaltungen sind weiterhin geprägt von – vermeidbaren – Medienbrüchen.*
*) Medienbruch: Wechsel zwischen elektronischer Bearbeitung und Arbeit mit Papier(ausdrucken)
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Sitzungsdienst in Jesteburg
Antragseingang
Aufnahme in den Sitzungsdienst
Versand an Ratsmitglieder
Beratung in den Gremien
Druck- und Versandvolumen heute: 77.100 Kopien s/w + 1.300 Kopien Farbe Protokoll erstellen
Protokoll unterschreiben
Protokoll versenden
Optionen: kurzfristig: Anlagen zu Einladungen und Vorlagen nur noch auf Anforderung ausdrucken Anlagen machen ca. 90% des Papiervolumens aus! ab 2011: vollständige Umstellung auf elektronischen Sitzungsdienst
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Grundsteuer in Neu Wulmstorf für Grundsteuer relevante Meldungen
Grundsteuermessbescheid erstellen
Unterschiedliche Behörden
Grundsteuermessbescheid überprüfen
Eingabe ins Finanzverfahren
Bescheidausdruck und -versand
Übergabe an Kasse
Archivierung
Finanzamt Buchholz
Grundsteuermessbescheid zusenden
DSM-Optionen: kurzfristig: Verzicht auf Papierarchivierung mittelfristig: Umstellung auf elektronische Aktenführung langfristig: elektronische Übermittlung der Daten aus der Finanzverwaltung
Gemeinde Neu Wulmstorf
600 bis 1.000 Änderungsbescheide p.a.
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Mahnung und Vollstreckung in Seevetal 1
Eigene Forderung an Bürger aus Seevetal
2
3
Externe Forderung an Bürger aus Seevetal
Eigene Forderung an „auswärtigen“ Bürger
Kasse
Vollstreckungsauftrag erfassen
Amtshilfeersuchen geht ein
Vollstreckungsauftrag erfassen
Vollstreckung
Vollstreckung durchführen
Amtshilfeersuchen stellen
Vollstreckung
Vollstreckung durchführen DSM-Optionen: kurzfristig: Schnittstelle zwischen Kassen- und Vollstreckungsverfahren implementieren mittel- bis langfristig: bundesweit standardisierte Schnittstelle zwischen Kassen- und Vollstreckungsverfahren nutzen
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Medienbrüche in den untersuchten Fachprozessen Prozess
Medienbruch
Problemlösung durch…
Sitzungsdienst
Vorbereitung im elektronischen Sitzungsdienst Ausdruck und postalischer Versand der Unterlagen
Kommune
Grundsteuer
Erstellung des Grundsteuermessbescheids (Finanzamt) Ausdruck und Versand an Kommunen Eingabe ins Finanzverfahren
Finanzverwaltung des Landes
Internes Problem: Übergabe des Vorgangs vom Kassen- ans Vollstreckungverfahren
Kommune
Amtshilfeersuchen… Erstellung mit Vollstreckungsverfahren der ersuchenden Kommune Ausdruck und postalischer Versand Eingabe ins Vollstreckungsverfahren der angerufenen Kommune
Bundesweit standardisierte Schnittstelle (XVollstreckung)
Mahnung und Vollstreckung
b.i.t.consult GmbH
Einheitliche Schnittstellen sparen viel Aufwand
Landesweit einheitliche, von der Finanzverwaltung definierte Schnittstelle für Grundsteuerdaten: Alle Kommunen in Niedersachsen könnten die Daten aus Grundsteuermessbescheiden ohne Medienbruch in ihr jeweiliges Finanzverfahren übernehmen.
Bundesweit standardisierte Schnittstelle zwischen Kassen- und Vollstreckungsverfahren: Der Verwaltungsaufwand der Kommunen bei Vollstreckungen könnte deutlich reduziert werden – und zwar… - … in Niedersachsen um ca. -
27 Menschjahre … im Bund um ca. 289 Menschjahre
b.i.t.consult GmbH
Digitales Schriftgutmanagement ist ein ideales Thema für die interkommunale Zusammenarbeit.
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DSM als Thema für interkommunale Kooperation
Kernprozesse für Digitales Schriftgutmanagement identifizieren Klarheit über technische und organisatorische Voraussetzungen gewinnen Fachliche Schwerpunkte arbeitsteilig bearbeiten Anforderungen an ein DMS definieren DMS ausschreiben und eingehende Angebote bewerten DMS gemeinsam betreiben (interkommunales Kompetenzzentrum) Altaktenbestände gemeinsam digitalisieren …
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Rechnerisches Einsparvolumen im Projekt
Einsparmöglichkeiten in drei Geschäftsprozessen durch Übernahme von „Best Practice“ der beteiligten Kommunen: - zwischen 35.000 und 70.000 zu versendende Kopien p.a. - Versand von ca. 19.000 Bescheiden p.a. - Druck und Archivierung von 600 bis 1.000 Seiten p.a. - Arbeitsersparnis von 225 Stunden p.a.
Fazit: - kurzfristig umsetzbare Verbesserungsmöglichkeiten in den Fachprozessen - hohes Potential, durch gegenseitiges Lernen die Abläufe zu verbessern
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Ergebnisdokumentation
o f n i . b g s n . w ww b.i.t.consult GmbH
Projektstand heute
DMS-Auswahl je Verwaltung – interne Strukturen berücksichtigend erfolgt kein gemeinsamer Auswahl- und Beschaffungsprozess Neu Wulmstorf: - Produktentscheidung DMS März 2010 – Pilotierungsstart Q. 2/2010 - DSM i.S.v. druckoptimiertem Output – Referenzbereiche Q. 3/2010 - Konzept elektronischer Posteingang „Scannen“ Q. 4/2010 Seevetal: DMS Ausschreibung 2./3. Q. 2010 Jesteburg 2010/2011 Kontinuierlicher Informationsaustausch zwischen Projektbeteiligten
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DSM als Einstieg ins Geschäftsprozessmanagement
extern
intern
DSM/Postlogistik IT-Infrastruktur: - Basiskomponenten - Fachverfahren Geschäftsprozesse: - Kernprozesse - Prozessmanagement Strategie
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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.
Kontakt:
[email protected] [email protected] Vortrag zum Download: www.verwaltungsmodernisierung.neu-wulmstorf.de b.i.t.consult GmbH
