Digitales Rechnungsmanagement Marcus Svitak Vertriebsbereichsleiter Public
Hagen Glänzel Produktmanager
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Digitales Rechnungsmanagement… … mit ELO Business Solution invoice
Anforderungen Der Rechnungsprozess Rechnungsüberwachung / Transparenz Nutzen
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Anforderungen an das Digitale Rechnungsmanagement Mögliche Problemstellungen
! Lange Durchlaufzeiten ! Unsicherheit: Rechnungsbestand unter Kontrolle? ! Zeitaufwändige manuelle Bearbeitung und Erfassung ! Fehlerbehaftung, da keine Validierung möglich ! Datenredundanzen ! Risiko der Skontofrist-Überschreitung ! Mangelhafte Transparenz über den gesamten Prozess hinweg ! Individual-Schnittstellen oft Dauerbaustellen
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Der Rechnungs-Prozess
Jan Eichner Posteingang
Eingang & Erfassung
Ute Schenk Buchhaltung
Formelle Prüfung
Felix Unger Einkauf
Bodo Kraft
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GF
Freigabe
Ute Schenk Buchhaltung
Kontierung & Überwachung 4
Jan Eichner Posteingang
Posteingang / Automatische Erfassung Eingang & Erfassung
Formelle Prüfung
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Freigabe
Kontierung & Überwachung 5
Rechnungseingang Eingangskanäle E-Mail Papier Elektronisch • •
Eingang & Erfassung
Formelle Prüfung
Automatische Erfassung in den Prozess integriert. Transparenz und Nachvollziehbarkeit.
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Freigabe
Kontierung & Überwachung 6
Automatische Erfassung ELO DocXtractor
•
Neue Integration für mehr Transparenz im Prozess
•
Plausibilitäts- und Compliance-Prüfung der ausgelesenen Informationen Erkennung unterschiedlicher Rechnungsdokumentarten Unterscheidung von Buchungskreisen Unterscheidung zwischen MM- und FI-Rechnungen Aktive Nutzung der Stamm- und Bewegungsdaten aus dem ERP-System Effiziente manuelle Kontrolle der ausgelesenen Informationen
Extraktion & Verifikation
• • • • •
Eingang & Erfassung
Formelle Prüfung
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Kontierung & Überwachung 7
Automatische Erfassung ELO DocXtractor
Eingang & Erfassung
Formelle Prüfung
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Kontierung & Überwachung 8
Das ZUGFeRD-Format Aufbau & Formate PDF/A3 (incl. eingebettete XML-Struktur)
Comfort – mit allen Informationen für Rechnungsaustausch Basic - Kopf- und FußDaten, reduzierte Positionsdaten Extended – alle für ZUGFeRD vorgesehenen Datenfelder
Eingang & Erfassung
Formelle Prüfung
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Kontierung & Überwachung 9
Sandra Renz Buchhaltung
Formelle Prüfung Eingang & Erfassung
Formelle Prüfung
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Kontierung & Überwachung 10
Formelle Prüfung
•
ELO Workflow mit ELO Forms Services
•
Tagesaktuelle Wechselkurse
ERP
•
Dynamische Folgeknotenermittlung
•
Bearbeitungszustand
•
Auswahl der zuständigen Fachabteilung (Besteller) Eingang & Erfassung
Formelle Prüfung
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Kontierung & Überwachung 11
Felix Unger Einkauf
Fachliche Prüfung/ Freigabe Eingang & Erfassung
Formelle Prüfung
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Kontierung & Überwachung 12
Fachliche Prüfung/ Freigabe
•
Warenlieferung vorhanden?
•
Übereinstimmung mit Bestellung?
•
Vorkontierung
Eingang & Erfassung
ERP
Formelle Prüfung
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Freigabe
Kontierung & Überwachung 13
Bodo Kraft CEO
Freigabe Eingang & Erfassung
Formelle Prüfung
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Freigabe
Kontierung & Überwachung 14
Freigabe
•
Kontrolle über große Rechnungssummen
Regelwerk nach Rechnungsinformationen
Eingang & Erfassung
Formelle Prüfung
•
Nettobetrag in Hauswährung.
•
Steuerung nach Kostenstelle/ Betrag/ etc…
•
Oberfläche zur schnellen Konfiguration.
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Kontierung & Überwachung 15
Sandra Renz Buchhaltung
Kontierung & Überwachung Eingang & Erfassung
Formelle Prüfung
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Kontierung & Überwachung 16
Abschließende Kontierung • •
Abschließende Kontrolle/ Vorkontierung Übergabe der Rechnungen an das ERP-System
Eingang & Erfassung
Formelle Prüfung
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Kontierung & Überwachung 17
ERP-Prozesse Übergabe aller Daten an ERP-System • Standard-Schnittstelle zur Integration. • Anbindung an SAP, NAV, AX, Datev, …
Rückmeldung Status aus dem ERP-System • Beleg wurde gebucht • Beleg wurde bezahlt
Eingang & Erfassung
Formelle Prüfung
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Kontierung & Überwachung 18
Digitales Rechnungsmanagement…
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Transparenz / Dashboard • • •
Eingang & Erfassung
Formelle Prüfung
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Maximale Transparenz Statistische Auswertungen Ampel für drohende SkontoVerluste
Freigabe
Kontierung & Überwachung 20
Prozessdokumentation • •
Prozesslogik ist individuell! Gesetzeskonforme Dokumentation auch technischer Vorgänge.
•
ELO Feed schafft lückenlose Transparenz Möglichkeiten der Kollaboration
•
Eingang & Erfassung
Formelle Prüfung
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Kontierung & Überwachung 21
Wir erinnern uns…
Lange Durchlaufzeiten Unsicherheit: Rechnungsbestand unter Kontrolle? Zeitaufwändige manuelle Bearbeitung und Erfassung Fehlerbehaftung, da keine Validierung möglich Datenredundanzen Risiko der Skontofrist-Überschreitung Mangelhafte Transparenz über den gesamten Prozess hinweg Individual-Schnittstellen oft Dauerbaustellen
Eingang & Erfassung
Formelle Prüfung
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Freigabe
Kontierung & Überwachung 22
Ihr Nutzen? Lösungs-Merkmale & Highlights
•
Modularer Aufbau bis ins Detail
•
Abdeckung des vollständigen Prozesses
•
Skalierbarkeit der Lösung
•
Flexibles Dashboard
•
Einfaches Customizing
•
Bedarfsgerechter Automatisierungsgrad
•
Modernste Architektur
•
Umfassende Dokumentation
Eingang & Erfassung
Formelle Prüfung
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Kontierung & Überwachung 23
Offene Fragen
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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit ELO ECM Tour 2016 | www.elo.com
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