Die Veranstaltungsdatenbank Metropolregion Hamburg

Die Veranstaltungsdatenbank Metropolregion Hamburg Welcome to Hamburg! Benutzerhandbuch – imx EventManager Übersicht 1 Grundsätzliches & Tipps 2 ...
Author: Lorenz Adenauer
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Die Veranstaltungsdatenbank Metropolregion Hamburg

Welcome to Hamburg!

Benutzerhandbuch – imx EventManager

Übersicht

1 Grundsätzliches & Tipps 2 Veranstaltung anlegen 1

Übersicht

2

Allgemein

3

Adresse

4

Termine

5

Preisinformationen

6

Medien

7

Geoinformationen

8

Veröffentlichungen

3 Veranstaltungsort/POI anlegen 1

Allgemein

2

Adresse

3

Geoinformationen

4

Texte

5

Medien

4 Reaktivieren von abgelaufenen Veranstaltungsdatensätzen 5 Hinzufügen von neuen Veranstaltungsterminen

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1 Grundsätzliches & Tipps

Zu verwendende Browser: 1. Mozilla Firefox (ab Version Zum Download: https://www.mozilla.org/de/firefox/new/

2. Internet Explorer Zum Download: http://windows.microsoft.com/de-DE/internet-explorer/download-ie

3. Google Chrome Zum Download: https://www.google.de/chrome/browser/desktop/

4. Apple Safari Zum Download: https://www.apple.com/de/safari/



Grundsätzlich bietet es sich an, die aktuellste Version der Browser zu verwenden!



Für das Hochladen von Bildern muss der Flash Player installiert sein! Zum Download: http://get.adobe.com/de/flashplayer/

Wichtig: Bitte stellen Sie sicher, dass der Flash-Player aktiviert ist!

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1 Grundsätzliches & Tipps

Anmeldung zum EventManager

• Login erfolgt auf der Seite

http://hht.infomaxnet.de/imxeventmanager2 /index.jsf

• Ihr Passwort wird per E-Mail zugeschickt • Der Benutzername folgt dem Schema: vorname.nachname

Achtung Der Absender der Passwort-Email lautet [email protected]

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1 Grundsätzliches & Tipps

Tutorials/Erklärfilme Unter http://www.hamburgtourism.de/service/veranstaltungsdatenb ank/hilfe-downloads/ haben Sie zusätzlich noch die Möglichkeit, jeden Schritt bei einer Veranstaltungs- und Spielstätten-Eingabe in mehreren ErklärFilmen zu verfolgen.

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1 Grundsätzliches & Tipps

Startseite EventManager • Bevor eine Veranstaltung eingegeben wird, bitte erst im System suchen, ob diese bereits vorhanden ist!  Veranstaltungssuche Kontakt/POI-Suche • Suchmöglichkeit nach Veranstaltungsort und/oder Veranstalter

Geöffnete Veranstaltungen/POIs • Falls in mehreren Veranstaltungsdatensätzen gearbeitet wird, werden diese unter dem Reiter „Geöffnete Veranstaltungen“ angezeigt

Veranstaltungssuche

Veranstaltung anlegen

Achtung: Bitte den Eventmanager nicht zweimal im gleichen Browser öffnen. Besser: einmal in Firefox und einmal im Chrome beispielsweise

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1 Grundsätzliches & Tipps

Objektverwaltung Volltextsuche • Neben der Volltextsuche befindet sich

links ein „+“: Hier öffnen sich weitere Optionen, um die Suche zu verfeinern • Befindet sich die gesuchte Veranstaltung bereits im System und ist nicht editierbar, so legen sie diese bitte nicht neu an. Änderungswünsche richten Sie bitte direkt an [email protected] • Befindet sich die Veranstaltung nicht im System, so kann sie neu angelegt werden

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2 Veranstaltung anlegen

2.1 Übersicht Zu pflegende Reiter: • Allgemein • Adresse • Termine • Preisinformationen • Medien

• Geoinformationen • Veröffentlichungen

Hinweis • „Speichern“: Die Veranstaltung wird gespeichert und gleichzeitig wird das Fenster geschlossen • „Zwischenspeichern“: Die Veranstaltung wird gespeichert und man bleibt im Bearbeitungsmodus Alle Pflichtfelder von „Allgemein“ bis „Termine“ vollständig füllen, sonst kann noch nicht gespeichert werden

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2 Veranstaltung anlegen

2.2 Allgemein • Alle Pflichtfelder werden

müssen ausgefüllt

Sprachen (mit Deutsch vorbelegt) • Durch Klick auf „Sprache bearbeiten“ kann Englisch hinzugefügt werden Hinweis: Bitte füllen Sie erst alle Pflichtfelder (bis Schritt 3. Termine) in Deutsch aus und fügen danach die Englische Sprache hinzu!

Titel: • Name der Veranstaltung ohne ausführliche Hinweise  Idealerweise wird der Titel kurz gehalten und ausführlichere Informationen zum Event in der Langbeschreibung gegeben Beschreibung • Fügen Sie hier die Beschreibung zu Ihrer Veranstaltung ein. Vermeiden Sie Texte, die nur aus Absätzen oder Auflistungen bestehen

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2 Veranstaltung anlegen

2.2 Allgemein Individuelle SEO-Informationen • Sprechende URL: wird vom System generiert, muss nicht befüllt werden! Wenn doch: Titel der Veranstaltung mit „-“ getrennt, z.B. „Sommerfest auf Kampnagel“ = sommerfest-auf-kampnagel • Metadescription: Kurzbeschreibung einfügen • Title: Titel der Veranstaltung • Suchbegriffe: Passende Suchbegriffe einfügen

Link • Allgemeiner Informationslink (URL mit http:// davor)

Hinweis: Manche Datennutzer verwenden hier einen fest definierten Text und geben den von Ihnen eingegebenen Text nicht aus!

Link-Text • Text einfügen: „Weitere Informationen“

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2 Veranstaltung anlegen

2.2 Allgemein Kategorien

+

• Bei Klick auf „ “ öffnen sich die Unterkategorien • Häkchen bei gewünschter Kategorie setzen, danach auf „Kategorie hinzufügen • Wenn möglich, nur 1 zutreffende Kategorien auswählen • Falls Unterkategorien vorhanden sind, können auch nur Unterkategorien ausgewählt werden

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2 Veranstaltung anlegen

2.2 Allgemein Merkmale Merkmale sind ähnlich wie Metadaten, und geben dem Veranstaltungsdatensatz zusätzlich zur Kategorie-Zuweisung noch weitere Beschreibungen mit und werden anhand der Merkmale auch gefunden. Beispiel: Zu Veranstaltungen, die am Wasser stattfinden, passt das Merkmal „maritim“; wenn der Nutzer im Frontend nun nach maritimen Veranstaltungen sucht, wird das entsprechende Event gefunden. Es gibt bereits Merkmal im System, sollten Sie weitere Wünsche haben, so können Sie uns Ihre Wünsche gerne per Mail an

veranstaltungsdatenbank@h amburg-tourismus.de mitteilen!

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2 Veranstaltung anlegen

2.2 Allgemein Veranstaltungsreihen Viele Veranstaltungen finden im Rahmen einer Veranstaltungsreihe statt. Z.B. Konzerte im Rahmen des Schleswig-Holstein-Musik Festival, verschiedene Bootstouren im Rahmen von Hafengeburtstagen. Es ist nun möglich, die eigene Veranstaltungen einer Veranstaltungsreihe zuzuordnen. Der Nutzer hat so die Möglichkeit, sich Veranstaltungen innerhalb einer großen Veranstaltungsreihe anzeigen zu lassen. Sollten Sie Wünsche bzgl. Veranstaltungsreihen haben, so können Sie uns diese gerne per Mail mitteilen: [email protected]

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2 Veranstaltung anlegen

2.3 Adresse Spielstätte • Die Eingabefelder sind mit einer Autosuchfunktion ausgestattet: Beim Eingeben der Anfangsbuchstaben der gewünschten Spielstätte öffnen sich (sofern es die Spielstätte gibt) verschiedene Vorschläge • Ist die gewünschte Spielstätte/Veranstalter nicht vorhanden, kann die Spielstätte / Veranstalter direkt aus dem Datensatz eingefügt werden

Veranstalter • „Angaben nicht vorhanden“ ist vorbelegt. Um einen neuen Veranstalter hinzuzufügen, bitte auf „Veranstalter zurücksetzen“ klicken • Falls der passende Veranstalter noch nicht im System hinterlegt ist, einfach auf „Neuen Veranstalter anlegen“ klicken

Hinweis: Bitte erst nach einer Spielstätte/Veranstalter suchen, bevor ein neuer Ort angelegt wird (wir wollen Dubletten gern vermeiden)

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2 Veranstaltung anlegen

2.3 Adresse Spielstätte/Veranstalter aus Datensatz anlegen • Alle „benötigt“-Felder müssen ausgefüllt werden Typ: • Entsprechend das Häkchen setzen • Weiterführende Informationen zur Spielstätte oder zum Veranstalter, wie Angaben zu Telefonnummern oder EmailAdressen können nach dem Anlegen der Veranstaltung ausgefüllt werden

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2 Veranstaltung anlegen

2.4 Termine Es gibt verschiedene Wege, zum richtigen Datum zu gelangen.

Auswahl zwischen: • Einmalige Veranstaltung • Tägliche Veranstaltung • Wöchentliche Veranstaltung • Monatliche Veranstaltung • Unregelmäßige Veranstaltung

Erst nach vollständiger Eingabe des Termins kann nun auf „Zwischenspeichern“ geklickt werden!

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2 Veranstaltung anlegen

2.4 Termine Beispiele zur Auswahl der einzelnen Termin-Typen Event

Terminanforderung

Best Practice

Vernissage

Ein Termin mit einer Uhrzeit

Einmalige Veranstaltung

Zirkus

Zeitraum: 1 Monat Termine/Tag: Di-So und Sa & So zweimal täglich Anfangszeit und Dauer: werktags 17 Uhr, 2 Std.; am Wochenende zusätzlich noch um 13 Uhr

2 Veranstaltungsdatensätze anlegen (Wöchentliche Veranstaltung/Tägliche Veranstaltung): einmal mit werktags 17 Uhr + einmal mit Wochenendendzeiten

Ausstellung

Zeitraum: 6 Monate Öffnungszeiten: Di-So Anfangszeit und Dauer: Di-So ab 10 Uhr, 8 Std., donnerstags 11 Std,

Wöchentliche Veranstaltung (entsprechende Dauer kann für spezifischen Tag angepasst werden)

Straßenfest

Zeitraum: 1 Wochenende Termininformationen: Freitag – Sonntag, Freitag 18 Uhr, Dauer 6 Std., Samstag 10 Uhr, Dauer 14 Std., Sonntag 10 Uhr, 12 Std.

3x Unregelmäßige Veranstaltung Wöchentliche Veranstaltung

Rathausführung

Wochentags zur vollen Stunde ab 10 Uhr, jeweils 1,5 Std. Ausnahmen: Feiertage, 2. Mai, 5. September. 18. November

Wöchentliche Veranstaltung (Terminausnahmen können entfernt werden)

Spezielle Führung

Jeden zweiten Samstag im Monat, 18 Uhr, 2 Std.

Monatliche Veranstaltung

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2 Veranstaltung anlegen

2.4 Termine Einmalige Veranstaltung • Datum auswählen • Anfangszeit eintippen (z.B. 19:30) • Dauer wählen: z.B. Veranstaltung findet von 19:30 – 22:00 Uhr statt, Dauer = 02:30 Std.

Unregelmäßige Veranstaltung • Beim Klicken auf „Neuer Termin“ öffnet sich ein Fenster (siehe rechts) • Danach kann so verfahren werden wie beim Termin-Typ „Einmalige Veranstaltung“

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2 Veranstaltung anlegen

2.4 Termine Tägliche Veranstaltung • Findet eine Veranstaltung jeden Tag, nur unter der Woche oder nur an einem bestimmten Tag in der Woche statt (aber über einen längeren Zeitraum)? Z.B. Ein Flohmarkt, der nur jeden 2. Samstag statt findet • „Terminliste an- und ausblenden“: Hier werden alle Termine der Veranstaltung angezeigt. Soll ein bestimmter Tag abgewählt werden, muss auf diesen geklickt werden und danach, ganz wichtig, auf „Abgewählte Termine löschen“ klicken

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2 Veranstaltung anlegen

2.4 Termine Wöchentliche Veranstaltung • Hier können spezifische Tage gewählt werden Reihenfolge: Erst „Datum von bis“, dann Tage und schließlich Uhrzeit eingeben! • Klick auf „Terminliste bearbeiten“ öffnet sich das Fenster rechts: Hier können verschiedene Uhrzeiten eingetragen werden • Möglichkeit für terminspezifische Buchungslinks ist ebenfalls gegeben

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2 Veranstaltung anlegen

2.5 Preisinformationen

Wenn die Veranstaltung kostenfrei ist, bitte hier anhaken!

• Preis von Ticketpreis ab xx €

• Preis bis Ticketpreis bis xx €

• Preis absolut Absoluter Ticketpreis

• Beschreibungstext z.B. ausführliche Informationen zu Rabatten, etc.

• Buchungslink Link hinterlegen, der speziell zur Buchung führt

• Text für Buchungslink z.B.: Ticket buchen, Jetzt buchen, Zur Buchung, etc.

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2 Veranstaltung anlegen

2.6 Medien Welche Fotos dürfen verwendet werden? • Format 3:2 (kein Hochformat!)

.

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2 Veranstaltung anlegen

2.6 Medien Bilder & Videos hochladen

1.

1. Schritt: • Zum Hochladen von Bildern müssen die Rechte am Bild zur Weitergabe an Dritte gewährleistet sein • „Hochladen“: es öffnet sich das Auswahlmenü von Ihrem PC und Sie können ein Bild hochladen

2. Schritt Das hochgeladene Bild muss noch einem Medienprofil zu-

2.

gewiesen werden •

Hauptbild = Teaserbild in der Suchergebnisliste und Hero-Image



Standartbild = Alle Bilder, die dem Hauptbild gezeigt werden

Wichtig: • Bildformat: JPG • Bildgröße: 3:2, bitte kein Hochformat! • Wenn möglich keine Bilder unter 580x370px

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2 Veranstaltung anlegen

2.6 Medien „Hero-Image“ Als „Hero-Image“ wird eine großformatige Foto-Einbettung in die Veranstaltungsdetail-Seite bezeichnet. Als Hero-Image wird immer das „Hauptbild“ verwendet Hinweise: • Fotodatei muss mindestens eine Größe von 2000x1666px haben, um als Hero-Image angezeigt zu werden

• keine Verwendung von Flyern, Postern als Hero-Image • Medientyp „Hauptbild“

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2 Veranstaltung anlegen

2.7 Geoinformationen • kann ausgelassen werden wird vom System selbst generiert!

7 Reiter Veröffentlichungen • Veranstaltung kann hier veröffentlicht (aktiviert) werden  Zur Veröffentlichung muss „veröffentlicht“ angewählt sein! • es kann auch ausgewählt, werden, ab wann die Veranstaltung online sein soll • Etwa 12-24 Stunden dauert es, bis die Veranstaltung online ist

„SPEICHERN“ klicken

Zusatz: Die Anzeige der Auslieferungskanäle nicht verändern, hier wird die Ausspielung auf verschiedenen Plattformen geregelt

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2 Veranstaltung anlegen

Vorschau-Funktion Die Vorschau-Funktion im EventManager wird derzeit noch umgesetzt. Bis dahin kann die eingegeben Veranstaltung wie folgt vorab angesehen werden: 1. URL eines White Labels aufrufen, z.B. veranstaltungen.hamburg 2. Hinter veranstaltungen.hamburg/e-ID der eingegebenen Veranstaltung Also: veranstaltungen.hamburg/e-26376

1. ID der eingegebenen Veranstaltung findet sich unter 1. Reiter Allgemein, Veranstaltungs-ID

Hinweis: Möglicherweise werden Bilder noch nicht korrekt dargestellt, das ändert sich im Live-Modus!

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Wo wird meine Veranstaltung überall angezeigt?

Auszug der Ausspielpartner: • www.hamburg-tourismus.de/erleben/events (Schnittstellenpartner)

• www.hamburg-magazin.de (Schnittstellenpartner) • alle.veranstaltungen.hamburg • www.airport.de (Unter Shopping & Erleben) Die Liste der vollständigen Datennutzer finden Sie auf www.mrh.events unter „Kennzahlen“

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3 Spielstätte/Veranstalter anlegen

Vorweg: Bevor eine Spielstätte angelegt wird, bitte erst im System danach suchen: So können Dubletten vermieden werden!

3.1 Allgemein • Anlegen einer Spielstätte/Veranstalter ähnelt dem Anlegen einer Veranstaltung

Titel: • Name der Spielstätte oder Namen des Veranstalters (wenn unterschiedlich)

Typ: • Kontaktadresse bitte nicht beachten • Auswählen ob Spielstätte oder Veranstalter (es kann auch beides angekreuzt werden)

Veröffentlichungsstatus: • Auf „Aktiviert“ setzen

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3 Spielstätte/Veranstalter anlegen

3.2 Adresse Firma/Organisation/Hausname • Falls Spielstätte und Veranstalter identisch sind, bitte Veranstaltergesellschaft oder Namen hier eintragen z.B. Spielbudenplatz (HH), Firma ist Spielbudenbetreibergesellschaft GmbH

Tipp: Je mehr Felder ausgefüllt sind, desto besser kann der Nutzer auf den ersten Blick in Erfahrung bringen! Deshalb, wenn möglich, alle Felder (Webseite, Telefonnummer, etc.) ausfüllen

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3 Spielstätte/Veranstalter anlegen

3.3 Geoinformationen Anders als bei der Veranstaltungseingabe, wird der Standort nicht automatisch generiert und muss manuell vorgenommen werden.

1. 2.

1. Nach dem vollständigen Ausfüllen der Adresse kann nun auf „Aus Kontaktdaten“ geklickt werden  Dadurch werden die freien Felder automatisch mit den Adressdaten befüllt

2. Klick auf „Verortungsmaker setzen“  dadurch werden die Koordinaten ausgerechnet 3. Häkchen bei „Google Maps“, sodass der Ort der Spielstätte auf der Karte angezeigt wird

3. Veranstaltungsdatenbank MRH – Handbuch EventManager

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3 Spielstätte/Veranstalter anlegen

3.4 Texte Allgemeiner Beschreibungstext • Informationen zum Veranstalter und oder dem Veranstaltungsort hinterlegen

Textinformation zur Barrierefreiheit • Informationen zur Infrastruktur für Menschen mit Behinderungen eingeben, falls vorhanden

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3 Spielstätte/Veranstalter anlegen

3.5 Medien Bilder und Videos zur Spielstätte/Veranstalter hinterlegen. Siehe Medienupload „Veranstaltungseingabe“

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3 Spielstätte/Veranstalter anlegen - Hinweis

Um die Daten, bzw. Spielstätten allen Benutzern der Veranstaltungsdatenbank bei Veranstaltungseingabe zur Verfügung zu stellen und um die Qualität der Datensätze zu gewährleisten, werden die Spielstätten regelmäßig überprüft und auf den Mandanten „VADB“ umgestellt. Sollten Sie also „ihren“ POI nicht mehr bearbeiten können, melden Sie sich bei uns und wir fügen die Informationen für Sie ein oder stellen den POI auf Sie um.

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4 Reaktivieren von abgelaufenen Veranstaltungsdatensätzen Bevor einer deaktivierten Veranstaltung neue Termine hinzugefügt werden können, muss der Datensatz erst den Status „in Bearbeitung“ erhalten.

1.

Klick auf Häkchen neben der Veranstaltung

2.

„Veröffentlichungszustand setzen“

3.

Zustand „in Bearbeitung“ aktivieren

4.

Im Datensatz: Auf „Terminliste neu generieren“ klicken, sonst bleiben die alten Daten erhalten

3.

1. 2.

Tipp: Auf die Standardveröffentlichung unter 7. Veröffentlichungen (Veranstaltungseingabe) achten!

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5 Hinzufügen von neuen Veranstaltungsterminen

Wenn bei einem Datensatz frische Termine hinzugefügt werden sollen, so wird die Aktualisierung nicht gleich wirksam. Folgende Schritte müssen hierbei beachtet werden, siehe Beispiel rechts: • Dem Datensatz wurden Termine für 2016 hinzugefügt • In der Terminliste unten sind allerdings lediglich die „alten“ Termine für 2015 sichtbar • Um die Aktualisierung wirksam zu machen, muss noch auf „Terminliste neu generieren“ geklickt werden • Nun sind die Änderungen für 2016 sichtbar

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Ihre Ansprechpartnerin:

Carolin Matysek [email protected] 040 – 300 51 517

Besuchen Sie auch unsere B2B Website: www.mrh.events

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