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Die rechtskonforme elektronische Rechnung Was steckt dahinter? Zürich, Oktober 2015
Einleitung
Einleitung Gesetzlicher Rahmen in der Schweiz Risiken und Problemstellungen Schlussfolgerungen PwC
World is Beta…
PwC
Was wird meist noch in Papierform versendet?
0%
Verträge und Vereinbarungen Rechnungen Verkaufsbroschüren/Datenblätter Bescheinigungen Bestellungen Belege, Überweisungsanzeigen Rekrutierungsmaterial Technische Zeichnungen, Konstruktionsoder Bauzeichnungen Vertragsverlängerungen/Belastungsanzeigen
Quelle: Paper Wars - an update from the battlefield, AIIM, 2014.
PwC
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
Vorteile der E-Rechnung
10%
24%
Verbessertes Betriebskapital
Kundenwunsch
Ersparnis für Empfänger Wird schneller beglichen
Kundenzwang
Unsere Erfahrungen PwC
14.5%
5.5
Ersparnis für Aussteller
Quelle: PwC-Umfrage zur E-Rechnung, 2014.
14.5%
14%
Unsicherheit im Markt
20% n/a
5.8%
12%
Unklare Rechtslage
8%
Komplexität 3%
Fehlende Akzeptanz (Gegenpartei)
Keine Kontrolle der Rechnung
Unternehmensgrösse (klein)
Unsere Erfahrungen Quelle: PwC-Umfrage zur E-Rechnung, 2014.
PwC
12% Keine einheitlichen Vorgaben
Stand der Entwicklung – elektronische Rechnungsstellung
Führend Durchschnitt Im Aufbau Schlusslicht
Quelle: E-Rechnung – Drei Impulsgeber verändern den Markt, Billentis, 2014.
PwC
Billentis 2014
Gesetzlicher Rahmen in der Schweiz
Einleitung Gesetzlicher Rahmen in der Schweiz Risiken und Problemstellungen Schlussfolgerungen PwC
Gesetzlicher Rahmen in der Schweiz Elektronische Rechnungsstellung und Archivierung
ElDI-V Zivilrecht
ZertES
Steuerrecht (MWSTG/V)
GeBü-V Buchführung Handelsrecht (insb. OR)
Strafrecht
ElDI-V Sender
Elektronische Rechnungsstellung/ Archivierung
ZertES GeBü-V
DSG
E-Rechnung
Spezialgesetze GeBü-V GwG Empfänger ZG
PwC
…
ElDI-V
Verfahrensdokumentation Eine Verfahrensdokumentation sollte folgende Inhalte einschliessen
Beschreibung der relevanten gesetzlichen Anforderungen
Prozessbeschreibung Abläufe und Verfahren Belegfluss Protokollierung Nachvollziehbarkeit IKS Kontrollen Archivierung
Prozess unabhängige Anforderungen Verantwortlichkeiten Sicherheitsvorkehrungen Sicherstellung der Verfügbarkeit Organisation Aktenplan
PwC
Informatiklösung
Lösungsarchitektur Beschreibung der Informationsträger Beschreibung der Integrität und Authentizität Schnittstellen zu Drittsystemen
Exkurs: Und wo steht Europa?
PwC
Und wo steht Europa? Richtlinien aus dem Bereich der elektronischen Rechnungsstellung
1
3
2
Ausgangslage
RL 2001/115/EG • Vereinfachen • Modernisieren • Harmonisieren
Integration in RL Mehrwertsteuersystem
RL 2006/112/EG • Fortgeschrittene Signatur • EDI
Lockerung der Anforderungen
Problematik • Zu viele Mitgliedstaaten mit eigenen Regelungen PwC
RL 2010/45/EU • innerbetriebliche Steuerungsverfahren
Risiken und Problemstellungen
Einleitung Gesetzlicher Rahmen in der Schweiz Risiken und Problemstellungen Schlussfolgerungen PwC
Risiken und Problemstellungen
Rechtliche Anforderungen
E-Rechnung
Organisation Konzeption und Umsetzung
PwC
Rechtliche Anforderungen Die bei der Erfüllung rechtlicher Anforderungen vorkommenden Fehler resultieren hauptsächlich aus…
Mangelnde Identifikation
PwC
Fehlerhafte Interpretation/Auslegung
Fehlender Kenntnis der Anwendung in der Praxis
Fehlerhafte Umsetzung der MWST-Anforderungen
Reputation und finanzieller Schaden durch Nichteinhaltung der Gesetze
Erhöhter Prüfaufwand Busse Verweigerung des Vorsteuerabzuges
Konzeption und Umsetzung Die bei der Konzeption und Umsetzung vorkommenden Fehler resultieren hauptsächlich aus…
Unzureichender Planung aufgrund der Themenfremdheit
PwC
Überforderung durch Komplexität
Sub-optimaler Automatisierung des Prozesses
Mangelnder Analyse der Fach- und IT-Anforderungen
Dokumentation und Nachvollzug
Fehlinvestitionen Nachbesserungsbedarf Fehlende Akzeptanz
Organisation und Schnittstellen
Geschäftsleitung
Finanzabteilung
Vorschriften
Steuer- und Rechtsabteilung
Logistik
Kunden
IT
Lieferanten
Ein- und Verkauf
PwC
Schlussfolgerungen
Einleitung Gesetzlicher Rahmen in der Schweiz Risiken und Problemstellungen Schlussfolgerungen PwC
Schlussfolgerungen
xx
1
Prozess Standardisierung der elektronischen Prozesse Entmaterialisierung von Transaktionen
xx
2
Richtigkeit Elektronische Signatur
xx
x
PwC
3
Rahmenbedingungen Gesetzliche Anforderungen Nachvollziehbarkeit
4
Sicherheit und Komfort Einbezug von Fach-, IT-, Steuerexperten und Revision
Vielen Dank! Unsere Kontaktdaten Christian Hug Senior Manager – Information Governance PricewaterhouseCoopers AG Birchstrasse 160 8050 Zürich Telefon +41 58 792 2366
[email protected]
Raphael Hasler Assistant Manager – Information Governance PricewaterhouseCoopers AG Birchstrasse 160 8050 Zürich Telefon +41 58 792 1733
[email protected]