Die Organisation als Eisberg

formale Ziele System-Ebene Prozesse Fähigkeiten Infrastruktur Organisation/Aufgaben Geschäftsergebnisse Dokumentationen Verhaltensweisen Teamverhalten, Konfliktverhalten, Führungsverhalten verändern sich gemäß Rolle und Situation

Veränderungsbereitschaft Eigenverantwortungsübernahme

informale System-Ebene

Spiele der Organisation Grundüberzeugungen Vert rauen verändern sich langsamer

Gla

Macht

Ängste

ube ns

Interessen sät ze

Um echte Veränderungen zu erwirken und zu verankern, müssen alle wesentlichen Elemente der Organisation berücksichtigt werden

Die wesentlichen Elemente einer Organsiation 1. Identität Soziale Funktion der Organisation, Mission, Sinn und Zweck? Leitsätze, langfristige Zielsetzungen, Philosophie, zugrundeliegende Werte, Eigen- und Fremdbild, Positionierung im historischen Kontext 2. Politik, Strategie, Ziele Langfristige Programme der Organisation, Organisationspolitik, Richtlinien, Strategie sowie längerfristige Konzepte und Pläne

Kulturelles System

3. Struktur Strukturprinzipien der Organisation, Führungshierarchie, Stabs- und Linienorganisation, zentrale und dezentrale Gremien, formale Gestaltung 4. Mitarbeiter, Gruppen, Umfeld Wissen und Fähigkeiten der Mitarbeiter, Einstellungen und Verhalten, Beziehungen, Führungsstil, informelle Beziehungen und Gruppierungen, Rollen, Macht und Konflikte, Arbeitsklima

Soziales System

5. Einzelne Funktionen, Organe Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung, Aufgabenfelder der einzelnen Funktionen, Erwartungen, Gremien, Kommissionen, Projektgruppen, Experten, Koordination 6. Prozesse, Abläufe (Primäre Arbeitsprozesse)*, sekundäre und tertiäre Prozesse: Informationsprozesse, Entscheidungsprozesse, Planungs- und Steuerungsprozesse, Vergütungssystem, Prüfsystem 7. Physische Medien Instrumente, Maschinen, Einrichtungen, Material, Möbel, Transportmittel, Gebäude, Räume, Finanzress. * nur im Hinblick auf Tendenzen berücksichtigt

Technisches u. instrumentelles System

Elemente der Organisation ... Führung Welche Rahmenbedingungen müssen seitens der Unternehmensleitung wie sichergestellt werden, daß Organisationen zielgerichtet Ergebnisse hervorbringen, sodaß langfristig die Überlebensfähigkeit des Unternehmens garantiert werden kann ???

Verhalten, Kultur "Organizational behavior" "The human side of enterprise" Warum verhalten sich Organisationen und die darin tätigen Menschen so wie sie sich verhalten ?

Struktur Wie müssen Organisationen strukturiert und aufgebaut sein, um Ordnung, Klarheit, Transparenz und Schnelligkeit zu gewährleisten ???

Abläufe, Prozesse Wie müssen Arbeitsabläufe und Schnittstellen (interfaces) gestaltet und vereinbart sein, daß optimale Ergebnisse in kürzester Zeit, unter kostenoptimalen Gesichtspunkten und in höchster Qualität zur Kundenzufriedenheit sichergestellt werden können ???

CHANGE

Modell zur Diagnose und Veränderung einer Organisation(seinheit) im Überblick

Ressourcen

WAS ? ZIELE

WODURCH ? VERHALTEN

Messbare WirtschaftsZiele Finanzen Qualität Zeit/Flexibilität Entwicklung Kundenzufrieden-heit Mitarbeiterzufriedenheit

1

• Grundannahmen • Werte • Leitbild

I&C RS

Generelle Wege der Umsetzung • Pläne • Regeln und • Richtlinien

TS

P&O

KBB ES

2

Egebnisse Leistung Image Kundenzufrieden-heit Wettbewerbsstärke Existenzsicherung

Qualifiziertes Commitment

R&D

M

F&A

Unternehmenszweck

• Kommunikation Kooperation/Konflikte • Motivation • Problemlösung • Selbstorganisation

Designelemente

Visionen und Werte

• • • • • •

WOMIT ? STRUKTUR

WIE ? STRATEGIEN

3

Feedbackprozesse, Erfolgskontrolle

• • • •

Disziplin Verläßlichkeit Kreativität Gelebte Werte und Normen • Management-Qualität

4

Das rekursive Verhältnis von Struktur und Verhalten „Strukturen schaffen Verhalten und Verhalten verstärkt Strukturen !“

Strukturen Über-/Unterordnung Unternehmenskultur Regeln Routinen Standards Rollen/Funktionen Kontroll-/Sanktionsregeln Anreiz- und Entgeldsystem Ressourcen

Organisationsentwicklung

Verhalten

...

Führungsverhalten Einsatzbereitschaft Verlässlichkeit Kundenorientierung Kreativität Information/Komm. Entscheidungen Realisierung

Personal- & Managemententwicklung

Reaktionsmuster bei Veränderungen Reflexion Lernen Entwicklung

Anlässe für Veränderungen

Aktion Akzeptanz Beteiligung

Angst Macht Sinn

Perspektiven Entwickeln Nutzen erkennen

Konfrontation Betroffenheit Bewusstsein

Aggression Sündenböcke Ignoranz Verdrängen

Erfolgsvoraussetzungen für Veränderungsvorhaben 1

Leidensdruck gegeben ... ?

2

Vision vorhanden, wo die Reise hingehen soll ... ?

3

Deutliches Commitment seitens der Führungskräfte ... ?

4

Ressourcen (Qualität, Quantität) für Veränderungen vorhanden ... ?

Ebenen der Gestaltung von Veränderung

Elemente

Prozesse

Kontexte

Paradigmen

Dimensionen des Wandels INDIKATION

ZEITPUNKT

Warum sollen Veränderungen initiiert werden ?

Wann komm es zu Veränderungen ?

WANDEL 1. ORDNUNG

intern induziert

extern Umwelt

intern Geschichte Strukturen usw.

WANDEL 2. ORDNUNG

Gesamtorganisation

Teilbereiche

TRANSFORMATION

revolutionär

evolutionär

antizipativ

Tiefenstruktur fundamental

Oberflächenstruktur

VERLAUF

INTENSITÄT

Wie verlaufen Veränderungen ?

Wie intensiv kommt es zu Veränderungen ?

ORT

KONTEXT

reaktiv

Wo finden Veränderungen statt ?

Welcher Kontext wird berücksichtigt ?

extern induziert

Einige Erfolgsfaktoren für Veränderungsvorhaben Kommunikation / Information Transparenz Basis einbeziehen Übereinstimmung erhalten Sinn, Ziel, Prozeß und Konsequenzen von Veränderungen präsentieren Ergebnisse aufzeigen

Personal(-Qualifikation) Definition von Prozessverantwortlichen Qualifikation von Prozessverantwortlichen c Bewußtsein hinsichtlich unterschiedlicher Fähigkeiten / Fertigkeiten und Kompetenzen

Prozess

Führung Vision, Sinn + Ziel von Veränderungen Selbstbeobachtung und Reflexion Vertrag für die Ziele Feedback und Review Gestaltung von Rahmenbedingungen Unterstützung

Die Geschichte der Organisation erforschen, erkennen, verstehen Programm und akzeptieren ! Team-Entwicklung und Supervision Einsatz von cross-functional Teams Funktionalitäten hinterfragen ! Autonomie Spielregeln verstehen ! Schaffung interner und externer Netzwerke Wechselwirkungen erkennen ! Institutionalisierung von Feedback, Reflexion und Lernen Lernen und Entwicklung ermöglichen !

Zeitmanagement Rollende Planung Datensammlung,Diagnose, Maßnahmen, Umsetzung und Evaluation

Kultureller Kontext Vertrauen Spielregeln definieren Informelle Führer involvieren Macht Angst reduzieren

... und was passiert, wenn ein Erfolgsfaktor fehlt ... ! Führung

+

Programm

+

Kultur

+

Prozess

+

Personal

Führung

+

Programm

+

Kultur

+

Prozess

+

Personal

Führung

+

Programm

+

Kultur

+

Prozess

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Führung

+

Programm

+

Kultur

+

Führung

+

Programm

+

Führung

+ +

+ Programm

+

Kultur

Kultur

+

Kommunikation

Verwirrung Unsicherheit Orientierungslosigkeit

+

Kommunikation

+

Personal

+

Kommunikation

+

Prozess

+

Personal

+

Kommunikation

+

Prozess

+

Personal

+

Kommunikation

+

Prozess

+

Personal

erfolgreicher Wandel

+

Kommunikation

Widerstand + Diletantismus schwacher Start + zäher Fortgang, Über-/Unterforderung Fehlender Rahmen, Angst, Kippgefahr Chaos Pseudo-Aktion, fehlende Orientierung mangelndes Vertrauen

Prozessebenen eines „Management of Change“

Managementebene, Entscheidungen

Sachebene, Aufgaben, Meilensteine

Beziehungsebene, Interessen, Erwartungen Befürchtungen, Klima, Stimmung

Ziele definiertes kronkretes und meßbares Sollergebnis

Ausgangszustand, Erhobener Istzustand Aufgrund einer Unternehmensdiagnose

Reflexions- / Feedback- / Lernebene

Change Management als Balanceakt

Ordnung Stabilität Konsolidierung Standardisierung Orientierung Sicherheit

Veränderung Entwicklung / Lernen Anpassungsfähigkeit Ent-Standardisierung Unsicherheit, Angst

Das Veränderungs-Vakuum und seine Begleiterscheinungen „Alte Kultur“ Bestehende Normen, Werte Strukturen, Gewohnheiten, Wahrnehmungs-, Denk- und Verhaltensmuster Sicherheit und Ordnung durch Tradition und Berechenbarkeit

Abwehrroutinen Renitenzwahrscheinlichkeiten Kippgefahren Bildung dominanter Koalitionen

Unsicherheiten, Ängste, Verlernen, Umlernen, Neulernen

„Neue“ Kultur ?????

Kernfragen :

Warum bleiben Dinge so wie sie sind ? Wer hat einen funktionalen Nutzen davon ? Welche Ängste führen zur Stabilisierung der Situation ? Welche Ängste werden bei wem ausgelöst und wie können sie abgebaut werden ?

Grundängste bei Veränderungsvorhaben

Verhaltensweisen :

Leugnen, Rechtfertigungszwänge, Sündenbocksyndrom, Schuldzuschreibungen, Machtspiele, dominante Koalitionen bilden, Verbündete suchen, Drohungen und Sanktionen aussprechen, Nebenkriegschauplätze eröffnen, Killerphrasen anwenden ...

Widerstände Abwehrroutinen Gegenwehr Renitenzwahrscheinlichkeiten Konflikte

Komfortangst

Aufgeben von Gewohnheiten, Aufgaben, Zuständigkeiten

Leistungs- bzw. Erfolgsangst

Bin ich dann noch erfolgreich und kann ich noch die geforderte Leistung bringen ?

Beziehungsangst

Wird sich das Beziehungsgefüge ändern ? Mit wem muss ich wie zusammenarbeiten ?

Existenzangst

Ist durch die Veränderung meine Existenz gefährdet ...?

Identitätsangst

Was bedeuten Veränderungen für meine /unsere Identität ? Verliere ich meine Rolle ? Worüber muss ich mich neu definieren ?

Widerstände gegen Wandel

Wissensbarrieren

Willensbarrieren Überforderung

Qualifikationsdefizite Unkenntnis

Ohnmacht

Informationsdefizite

Organisationsdefizite

Motivationsdefizite Schlechterstellung

Voraussetzungen für die Akzeptanz von Veränderungen

Die Herausforderung Neue Rollen sollen definiert und gelebt werden, veränderte Kompetenzen und Fähigkeiten müssen die neue Organisation unterstützen und tragen helfen, um die definierten Ziele realisieren zu können. Erfolgsfaktor : Motivation und Akzeptanz Information der Betroffenen

Kommunikation

Integration der Betroffenen in den Prozeß

Schaffung von Voraussetzungen bei den Betroffenen

Kooperation Betroffene beteiligen Multiplikatoren Tandem-Prinzip

Ausbildung

Kernfragen für das Prozesstempo

"Wieviel Veränderung braucht die Organisation ?" und "Wieviel Veränderung verträgt die Organisation ?"

Typische Veränderungsstrategien R a tio n a le S tra te g ie

Nachteile Vorteile Merkmal

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•

D a te n a n a ly s e u n d ra tio n a le E n ts c h e id u n g e n b ild e n G ru n d la g e d e r U n te rn e h m e n s s t ra te g ie E x p e rt e n lie fe rn L ö s u n g s v o rs c h h lä g e o d e r E rg ä n z u n g e n z u r D a te n a n a ly s e V o n d e n M ita rb e ite n d e n w ird e rw a rt e t, d a ß s ie d ie L o g ik v e rs te h e n u n d a k z e p tie re n L ö s u n g e n s in d ra s c h v e rfü g b a r B e iz u g v o n E x p e rt e n v e rh in d e rt B e trie b s b lin d h e it V o r s c h lä g e s in d lo g is c h k o n s is te n t u n d n a c h v o llz ie h b a r

K u ltu r- u n d V e rh a lte n s a s p e k t e w e rd e n n ic h t a u s re ic h e n b e rü c k s ic h tig t

B o m b e n w u rf S tra te g ie •

•

• • •

• •

V e rä n d e ru n g s p r o g r a m m g e m ä ß V o rg a b e n d e r o b e rs t e n U n te rn e h m e n s le itu n g D u rc h s e tz u n g d e r S tra te g ie ü b e r fo rm a le M a c h ts tru k tu r e n

G e e ig n e t fü r g ru n d le g e n d e K u rs w e c h s e ln K la re V o rg a b e n Im P rin z ip ra s c h e U m s e tz u n g , d a k e in e K o n s e n s b ild u n g e r fo rd e rlic h is t A k tiv e r u n d p a s s iv e r W id e rs ta n d m ö g lic h K e n n tn is s e d e r M ita rb e ite r b le ib e n b e i der S tra te g ie e n tw ic k lu n g u n g e n u tz t

O E - S tra te g ie •

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• •

• • •

B e tr o ffe n e b e t e ilig e n s ic h a m P ro z e ß d e r A n a ly s e v o n U m w e lt u n d U n te rn e h m e n u n d am Proze ß d e r S tra te g ie e n tw ic k lu n g E x p e rt e n w e rd e n a ls H ilfe z u r S e lb s th ilfe v e rw e n d e t

K e n n tn is s e d e r M ita rb e ite r w e rd e n g e n u tz t u n d e rw e ite rt B e te ilig u n g e rh ö h t M o tiv a tio n u n d e rle ic h te rt D u r c h s e tz u n g

Z e ita u fw e n d ig e r V e ru n s ic h e ru n g d u r c h la u fe n d e D is k u s s io n e n E v tl. W id e rs p ru c h z u d e n V o r s te llu n g e n d e r U n te rn e h m e n s fü h ru n g

Vorgehenskonzept im Veränderungsprojekt Programm-Management

Initialisierung Ziele des Veränderungsprojekts Hintergründe Interessen Geschichte Nutzen Erste Diagnose Ergebniserwartung Statement of Work

Zukunft entwerfen Vision, Strategie Kritische Erfolgsfaktoren Dimensionen der Veränderung (Definition der Handlungsfelder) Veränderungsprojekt initialisieren Verantwortungen definieren

Intervention Mobilisierung

Implementierung

Roadmap erarbeiten Maßnahmenportfolio - Inhalt - Zeit Prozeß

-

Entscheidungen Ressourcen Pilotprojekte def. Externes/internes Kommunikationskonzept

Verankerung

Rollende Planung

Best Practices

Supervision

Standards

Coaching

Routinen

Quick Hits

Spielregeln

Kaskadierung der Kernelemente

überprüfen des Gesamtsystems auf Kongruität

Reviews

Einarbeiten

Abschluß Übergabe der Ergebnisse an Regelorganisation Lessons learned Projektdokumentation Ergebnis-Nutzen Evaluation

Information/Kommunikation/Dokumentation Ausrichtung/Vitalisierung

Tun & Lernen & Leisten

Integrated Business Excellence Navigator Kernkompetenzen

6

Management

Führungsverhalten Managementqualität Akzeptanz Entscheidungen/Verantwortung dominante Koalitionen Rationalisierungsverhalten

5 Lernen

Ziele Strategien Messkriterien

Organisationsdesign 4

Finanzressourcen Aufgaben/Funktionen Prozesse & Strukturen Technische Ausstattung IT-Infrastruktur

Existenzsicherung Erfolg/Misserfolg Performance Umsatz Gewinn Cash-Mgt.

2

Veränderung/Entwicklung

Unternehmenskultur Ressourcen/Wissen

FeedbackProzesse Review

1

Unternehmenszweck Marktpotential Kundenorientierung/-zufriedenheit Kooperationen Image Geschäftsergebnisse

7

Personal

Qualifikation Wissen/Fähigkeiten Personalentwicklung Rekrutierungspolitik Mitarbeitereinsatz Entlohnungsformen Anreizsysteme

8

Markt

Leitbild 3 Zusammenarbeit Information/Kommunikation Verlässlichkeit/Verbindlichkeit Vertrauen/Misstrauen Gelebte Werte/Normen Problemlösungsfähigkeit Motivation/Engagement Fehlerhandhabung

Erfolgsfaktoren Renitenzwahrscheinlichkeiten Programm Fortschrittsfähigkeit

Die Dynamik der Veränderung während des Prozesses Point of no Return

Akzeptanz Beginn der Akzeptanz

Ausprobieren

Akzeptanz

mentales Ausprobieren Betroffenheit

Bewußtsein

Zeit

Der Weg - die Vision wird zur Realität VISION

Verifizierungsworkshop (Management)

Strategieworkshops KonsolidierungsWS

Kick-Off

Diagnose