Die neue Dimension der Dokumentenerfassung

Presse-Information Die neue Dimension Dokumentenerfassung der Dank Prozessautomatisierung mit der Applikation NSi AutoStore gescannte Daten effizien...
1 downloads 6 Views 150KB Size
Presse-Information Die neue Dimension Dokumentenerfassung

der

Dank Prozessautomatisierung mit der Applikation NSi AutoStore gescannte Daten effizienter verarbeiten Langenhagen, 25. Juni 2010 Für die regelmäßige Digitalisierung großer Mengen an Papierbelegen erweisen sich manuelle Prozesse als zunehmend ineffizient. Mit der von Konica Minolta angebotenen intelligenten Softwareapplikation NSi AutoStore lässt sich die gesamte Dokumentenerfassung automatisieren – in Erweiterung der vielfältigen ScanFunktionen der bizhub Multifunktionssysteme. Unter anderem laufen so die Bildbearbeitung, die Umbenennung von Dateien oder die Konvertierung in andere Formate vollkommen selbständig ab. Mittels Barcode- und OCRTexterkennung legt das Programm die Informationen strukturiert ab, leitet sie im Unternehmen weiter oder übergibt sie an weitere Applikationen. Zahlreiche Konnektoren sichern die nahtlose Anbindung an Groupware und Dokumentenmanagement-Systeme. Als hoch flexible Capture Middleware lässt sich NSi AutoStore ganz an die Bedürfnisse des Unternehmens und die dort vorhandene Hard- und Software anpassen. Die automatischen Arbeitsabläufe werden vom Administrator einfach und schnell im Drag & Drop-Verfahren konfiguriert. Dabei ordnet er lediglich die auf der grafischen Benutzeroberfläche dargestellten Symbole für die Erfassungsquelle sowie für die gewünschten Prozessschritte hintereinander an.

Entlastung und Beschleunigung im Arbeitsalltag Große Mengen standardisierter Dokumente fallen zum Beispiel bei Behörden sowie bei Speditionen und Logistikdienstleistern an. Ebenso gut eignet sich NSi AutoStore für die zeiteffiziente Erfassung der Eingangspost und deren strukturierte Ablage, etwa in Poststellen. Aufgrund der im Dokument enthaltenen Informationen wie Kundennummer und Datum passt die Software automatisch den Dateinamen an und legt zudem die entsprechend indizierten Ordnerstrukturen an. Bei der Erfassung strukturierter und teilstrukturierter Dokumente wie etwa Formularen, Rechnungen, Auftragsbestätigungen oder Lieferscheinen macht NSi Autostore manuelle Eingriffe weitestgehend überflüssig. Der Nutzer wählt nur noch den entsprechenden Workflow am Display des Multifunktionssystems aus, legt die Dokumente ein und drückt die Scan-Taste. Für ein Maximum an Bedienerfreundlichkeit ist NSi AutoStore dank der Konica Minolta Open API Technologie vollständig in das Bediendisplay integriert. „In Verbindung zu den umfangreichen Scan-Funktionen der bizhub-Systeme bildet NSi AutoStore die perfekte Ergänzung, um eine automatisierte, strukturierte Ablage digitalisierter Dokumente im Unternehmen zu realisieren,“ so Helge Dolgener, Leiter Produktmanagement Office Products bei Konica Minolta Business Solutions Deutschland. „Damit lassen sich unternehmensinterne Abläufe noch mehr optimieren.“ Funktionsumfang und Lizenzmodelle Je nach den Bedürfnissen vor Ort ist NSi Autostore flexibel skalierbar: Zur Auswahl stehen drei Lizenzmodelle mit unterschiedlichen Funktionen zur automatisierten Erfassung,

2

Verarbeitung und Ablage beziehungsweise Weiterleitung von Daten. Mit der Version AutoStore Express Foundation können Dokumente über Multifunktionssysteme und Netwerkscanner erfasst und via OCR-Texterkennung in editierbare Dateien umgewandelt werden. Das Ausgabeformat ist frei wählbar, wie etwa PDF, PDF/A oder Microsoft Word. Die Dateiausgabe kann in einen frei wählbaren Ordner auf dem PC, auf dem FTPServer oder via E-Mail und Faxweiterleitung erfolgen Die Variante AutoStore Express umfasst ergänzend unter anderem einen AutoCapture-Menüpunkt für Microsoft Windows und Office. Mit Rechtsklick auf die entsprechende Datei kann diese sofort von NSi AutoStore in einen vordefinierten Workflow überführt werden. Auch das Abfragen einzelner Hotfolder und das Aufgreifen der dort abgelegten Daten sind zusätzlich verfügbar. Zudem können mit dieser Version gescannte Bilddateien automatisch nachbearbeitet werden. Dies umfasst Funktionen wie Aufhellung, Geraderücken oder das Entfernen der Lochung sowie leerer Seiten. Barcodeerkennung und zonale Texterkennung sind ebenso enthalten wie eine E-MailBenachrichtigungsfunktion für Administratoren und Nutzer, die Fehleroder Erfolgsmeldungen liefert. Zu den Anbindungsmöglichkeiten der Basisversion kommen noch Sharepoint, Lotus Notes sowie Datenbanken mit ODBCSchnittstelle hinzu, wie zum Beispiel Microsoft SQL und Access sowie IBM DB2 oder Oracle. Die umfassendsten Möglichkeiten bietet das dritte Lizenzmodell, NSi AutoStore Workflow. Zu einer Vielzahl von Dokumentenmanagement-Systemen sind direkte Konnektoren vorhanden, wie etwa zu der von Konica Minolta vertriebenen Lösung windream. Für Systeme, die nicht mit einem Standardkonnektor erreicht werden können, unterstützt NSi

3

AutoStore Workflow auch XML-Routing und sorgt so für maximale Kompatibilität. Mittels Multipolling können zudem ganze Dateiserver überwacht und abgefragt werden. NSi Autostore ist ausschließlich über autorisierte Konica Minolta-Vertriebspartner zu beziehen. Detaillierte Informationen und technische Daten zu NSi Autostore erhalten Sie unter: http://www.konicaminolta.de/business Bilddateien: http://www.konicaminolta-images.eu Kontakt Telefon: 0800 - 6 46 65 82 Über Konica Minolta Business Solutions Deutschland Die Konica Minolta Business Solutions Deutschland GmbH ist ein führender Anbieter von Komplettlösungen für den unternehmensweiten Druckworkflow im B2B-Bereich. Die Leistungen umfassen Gesamtpakete bestehend aus Beratung, Hard- und Softwarelösungen, Dienstleistungen sowie Service und Support. Entsprechend den Prozessanforderungen der Kunden werden diese in Verbindung mit einem professionellen Projektmanagement maßgeschneidert implementiert. Das Portfolio umfasst Hardwarelösungen, bestehend aus Farb- und S/W-Multifunktions- sowie Produktionssystemen, Laserdruckern, All-in-Ones, und Applikationen. Eine kontinuierliche Forschung und Entwicklung sichert die Innovationsund Technologieführerschaft des Unternehmens in vielen Bereichen. Die Nähe zum Kunden sowie die professionelle Umsetzung von Projekten gewährleistet Konica Minolta Deutschland über den direkten als auch indirekten Vertriebskanal. Der Bereich Direct Sales besitzt fünf zielgruppenspezifisch ausgerichtete Kundensparten mit rund 330 Mitarbeitern sowie 90 Consulting und Support Specialists an deutschlandweit insgesamt 25 Standorten. Hinzu kommen über 500 qualifizierte Servicetechniker sowie ein zentrales Experten-Team. Rund 300 Konica Minolta Fachhändler und Systemhäuser bilden den Bereich Indirect Sales. Die Konica Minolta Business Solutions Deutschland GmbH ist eine 100% Tochter der Konica Minolta Business Solutions Europe GmbH. Den Hauptsitz in Langenhagen leiten die beiden Geschäftsführer Hideki Okamura (President Konica Minolta Business Solutions Europa) und Günther Schnitzler (President Konica Minolta Business Solutions Deutschland). Die Europa-Zentrale ist wiederum eine 100% Tochter der Konica Minolta Business Technologies, Inc. mit Sitz in Tokio, Japan. Mit

4

rund 22.500 Mitarbeitern weltweit erzielte Konica Minolta Business Technologies im Geschäftsjahr 2008/2009 einen Nettoumsatz von über 4,3 Milliarden Euro.

Pressekontakt: Konica Minolta Business Solutions Deutschland GmbH Melanie Olbrich Europaallee 17, 30855 Langenhagen Tel.: +49-(0)5 11-74 04-58 53 [email protected]

5