Die elektronische Rechnung wird zur Commodity Um an die wahren Potenziale in den Finanzprozessen zu gelangen, ist die E-‐Rechnung Voraussetzung.
„Der Job des Buchhalters liegt in Sachen Jobsicherheit auf Rang 671 von 702. (…) Die Wahrscheinlichkeit, dass dieses Berufsbild durch Computer ersetzt wird, liegt bei 98%.“ * „Die Buchführung wird in ZukunQ von zwei Mega-‐Trends geprägt: Cloud und AutomaXsierung.“** Prognose zur jährlich generierten Datenmenge weltweit 2005-‐2020 ***
Auf diesen Trends setzt die Op1mierung der Financial Supply Chain auf: Big Data und Vernetzung ermöglichen moderne Analyse-‐ und Finanzierungs-‐ Tools. Bei Großkonzernen längst Standard, entdecken nun auch KMU diese innova1ven Services. Basis dafür ist die E-‐Rechnung. *Studie Oxford University 2013, Grafik: F.A.Z.; **Brändle 2016; ***StaZsta
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Digital beschaffen, bezahlen und abrechnen – die Leitplanken sind gesetzt. Die Rahmenbedingungen für die Umstellung auf die E-‐Rechnung waren noch nie so gut wie heute.
Verpflichtung der öffentlichen Verwaltung auf Basis der EU-‐ Richtlinie 2014/55/EU. Standard wird gesetzt.
Gesetzgeber …stellt die Weichen!
Eine InvesZZon in die E-‐Rechnung amorZsiert sich i. d. R. nach 12-‐18 Monaten – ohne Einberech-‐ nung von Zusatznutzen durch Supplier AnalyZcs und Early Payment.
Viele Lieferanten wollen bereits elektronisch verschicken. Die geplante Verpflichtung zum elektronischen Rechnungs-‐ versand an die Öffentliche Lieferanten Verwaltung wird die …stellen um! Quote weiter erhöhen.
Vorstand
Mitarbeiter
…will sparen!
…sind bereit!
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Buchhaltung ist „repe$$ve Fleißarbeit“.* Gerade Digital NaZves sehen in dieser Arbeit oh keinen Sinn. *Brändle 2016
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Rechnungen können in verschiedenen Formaten versendet werden. Aktuell werden nur ca. x% der Rechnungen in einem strukturierten Format versendet.
Papier
Papierrechnung
SichLormat PDF aus Scan
mit TXT-‐Daten SichLormat PDF aus Programm
+ strukturierte Daten
SichLormat + XML
E-‐Rechnung ohne strukturierte Daten
Nur strukturierte Daten
EDI, XML
E-‐Rechnung mit strukturierten Daten
„Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird.“ (§14 Abs.1 S.8 des UStG.) Elektronische, strukturierte Formate: XML, ZUGFeRD, IDOC (SAP), EDI… Elektronischer Rechnungsaustausch einfach und effizient | 05.04.2016 | Dr. Donovan Pfaff
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Papierrechnungen binden Ressourcen. Die Bearbeitungsdauer bindet Personal, Transport der Rechnungen und Liegezeiten binden Kapital.
Papierbasierte Rechnungsbearbeitung Rechnungs-‐ eingang
Ggfs. Scanning
Prüfung (manuell auf Papier)
Pro Rechnung*: Ø reine Bearbeitungszeit: Ø Liegezeit bei Bearbeiter: Ø Transportzeit:
Buchung
Zahlungs-‐ anweisung
17,3 min 33,5 h 63,4 h
* Datenerhebung der Goethe-‐Universität Frankfurt beim THW
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Zeitersparnis durch die E-‐Rechnung. Die frei werdenden Ressourcen können an anderer Stelle sinnvoll eingesetzt werden.
Elektronische Rechnungsbearbeitung Elektronischer Eingang
Bearbeitung im Workflow
Pro Rechnung*: Ø reine Bearbeitungszeit: ca. 5 min (Einsparung 70%) Ø Liegezeit bei Bearbeiter: ca. 26 h (Einsparung 20%) Ø Transportzeit: encällt (Einsparung 100%) * Schätzung von BMI und Goethe-‐Universität Frankfurt auf Basis der Werte aus dem THW-‐Pilotprojekt
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Allein der Rechnungseingang bietet sehr großes AutomaZsierungspotenZal. Nicht alle Varianten der Rechnungseingangsverarbeitung sind nachhalZg.
Scannen Manuelle Dateneingabe
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Scan + manuell
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Scan + OCR
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PDF + OCR
5
PDF + Konverter
Scan
OCR
PDF-‐Service
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Manuelle Dateneingabe
Rechnungseingangsbuch / Workflow
1
AutomaZsierte DatenextrakZon
E-‐Rechnung beim Sender
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Prozesse im Überblick Die Herausforderungen und OpZmierungspotenziale im Rechnungseingang sind zahlreich.
Rechnungseingang
Rechnungsbearbeitung elektronischer Workflow
XML & EDI
Post-‐ eingang
Lieferant
Archivierung
Digitali-‐ sierung
Daten-‐ extrak-‐ ]on
Archiv
ERP System
Bestellprozess
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Es exisZeren Lösungen für Klein und Groß auf allen Ebenen. Um die Supply Chain zu opZmieren, sollte man bis in die untersten Ebenen greifen.
Einspar-‐ poten]al
Lösungen für die gesamte Supply Chain
1
Einkauf
Zahlung
Rechnung
Nutzungs-‐ grad 20-‐25%
Lösungen für die Rechnungsverarbeitung Land 1
2
Interna]onale Konzerne
Land 2 Land 3
Bilateraler Datenaustausch § Compliance §
35-‐50%
Lösungen für den Rechnungsversand
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Kleine und lokale Lieferanten
§ § §
PDF Druckertreiber Portal…
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15-‐30%
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Es bringt nichts, strukturierte Rechnungen verarbeiten zu können, wenn keine eingehen! Die meisten Lieferanten präferieren den Versand von PDF-‐Rechnungen.
Präferierte Zusatzdienste:
§ § § §
§ VorfrisZge Bezahlung § Einsehbarer Status der
Top 10 der Lieferantenwünsche:
Kein Eingriff in interne Prozesse Keine InstallaZon von Sohware Kein Zwang zur Anbindung an Provider Keine zusätzlichen Kosten
Rechnungsbearbeitung
§ P/O Flip § Tool zur Rechnungsverarbeitung § Bezahlknopf
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Lösung: Tool, dass aus PDF-‐Rechnungen Rohdaten liest oder in das neue EU-‐Format konverZert. Rechnungen ganz einfach in das neue EU-‐Format konverZeren.
Bes tP Bei ractice spie l*: Lief eran 1.00 ten: 0
Compraga Converter
ComNex-‐ TOOL
KonverZert in das gewünschte (EU) Format *InformaZonen zum Umstellungsprozess bei der Rothenberger Werkzeuge GmbH: hxp://www.rothenberger.com/de/service/elektronische-‐rechnungen/flyer-‐e-‐rechnung/
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In den EU-‐Ländern haben sich verschiedenste Standards etabliert. Für den grenzüberschreitenden Handel bedarf es einem einheitlichen Standard!
Portugal
Spanien
E-‐faktura
Facturae
Norwegen
Finnland
EHF
Finvoice
2005 2003
Alle anderen EU-‐ Länder ab 11.2018
2007
2012
Österreich
Schweiz
ebInterface
swissDIGIN
2014
Dänemark
Portugal
OIOUBL
E-‐faktura B2B
03.2015 01.2015 01.2016
Italien Faxura PA
2017 2018
Frankreich PDF + XML?
Ein seman1scher/ inhaltlicher Standard für e-‐Rechnungen in der EU wird für die öffentliche Verwaltung bis spätestens Mai 2017 veröffentlicht. Wird sich dieser Standard auch im B2B-‐Sektor durchsetzen? Elektronischer Rechnungsaustausch einfach und effizient | 05.04.2016 | Dr. Donovan Pfaff
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Ausgestaltung von Standards Bei dem Versand von Rechnungen müssen Inhalt, Übertragungswege und Prozesse berücksichZgt werden.
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Inhaltsstandards
Sender
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Empfänger
Transportstandards
Prozesse vor Versand
Prozesse nach Versand
Prozesse beim Empfang
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Prozesse nach Empfang
Prozessstandards
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Fazit Die Weichen sind gestellt, nur der Anreiz zur Umstellung fehlt.
§ Die Weichen sind gestellt & Lösungen entwickelt – jetzt muss der erste Schrix getan werden! § Die Eingangsrate an elektronischen Rechnungen ist noch sehr gering § Für eine Steigerung müssen einfache Lösungen umgesetzt werden – Lieferanten dazu moZviert werden E-‐Rechnungen zu senden Wie kann der Eco-‐Verband unterstützten? § Vorgabe von Prozessstandards – was muss ich konkret tun, um eine Rechnung zu versenden? § Welcher Standard entwickelt sich für Deutschland? Welche Syntaxen werden vorgegeben? UBL, UN/CEFACT, CII XML? § Förderung des EU-‐Standards – Entwicklung einer „einfachen“ naZonalen Lösung (XRechnung; ZUGFeRD?) – Anpassung möglich?
Es sollten Prozesse und Beispiele für KMU aufgezeigt werden, die beschreiben, was sie konkret zu tun haben, um elektronische Rechnungen versenden zu können. Elektronischer Rechnungsaustausch einfach und effizient | 05.04.2016 | Dr. Donovan Pfaff
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Für Fragen stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung!
Ihr Ansprechpartner bei uns:
Dr. Donovan Pfaff Geschälsführer
Niddastraße 64 60329 Frankfurt am Main
Telefon Mobil Fax
+49 (0) 69 26 48 97 61-‐0 +49 (0) 170 20 559 18 +49 (0) 69 26 48 97 61-‐9
E-‐Mail
pfaff@bonpago.de
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Einmallieferanten schnell und einfach per App bezahlen.
Bes tP Bei ractice spie l:
Bezahlen ohne umständliche Stammdatenanlage. Leistung auf Rechnung
Leistung gegen unmitelbare Bezahlung
Mobile Payment
Lief era >3.0 nten: 00
Rechnungsteller
Schematische Darstellungen
Card Balance € 1.387,20
123456_MM_CP Max Mustermann Rechnungsadresse Compraga GmbH & Co KG Niddastraße 64 60329 Frankfurt am Main
Hold Near Reader to Pay ON
Legi]ma]on und Informa]on
Elektronische Zahlung
Belegerfassung
Das Mi}ühren einer PlasZkkarte wird durch die IdenZfikaZon via App ersetzt. InformaZonen können direkt aus der App per Mail an den Lieferanten gesendet werden.
Der Mitarbeiter kann bar bezahlen (Kontodaten sind zur soforZgen Erstaxung nach Freigabe in App hinterlegt) oder eine elektronische Zahlung (z.B. via NFC) veranlassen.
Erfolgt eine Leistung gegen Barzahlung, wird der Beleg über die Smartphone-‐ Kamera erfasst, um prozessrelevante InformaZonen ergänzt und an Compraga übermixelt.
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