Desarrollar documentos en un procesador de textos
Material del participante
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Área de procedencia: Inttelmex Código del Curso: Desarrollador: Desarrollo Curricular Dirección y teléfono del área: Venustiano Carranza No. 51 1er piso Col. Centro, México D.F. Número y Fecha de actualización: 0, 10/Octubre/2008
Registro de actualizaciones Nombre del Curso: Nombre del 1er. desarrollador: Nombre del último desarrollador: Código del Curso ó Taller: Área responsable: Ubicación física del área:
No. Fecha Actualización
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Desarrollar documentos en un procesador de textos Desarrollo Curricular
Inttelmex Venustiano Carranza No. 51 1er piso col. Centro, México D.F. Nombre(s) del(los) desarrollador(es)
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Objetivo general Al término del curso, el participante elaborará un documento usando las herramientas del procesador de palabras Word, de acuerdo a lo descrito en este curso.
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Tabla de contenido En este manual
Capítulo 1
Capítulo 2
En este manual se abordarán los siguientes contenidos:
Página Crear, Diseñar, dar Formato y Editar el documento Tipo de documento ...................................................................... 1-2 Aspectos del diseño de página.................................................. 1-15 Aspectos del formato de texto ................................................... 1-26 Herramientas de revisión .............................................................. 1-43 Herramientas de edición.............................................................. 1-47 Herramientas de tablas ................................................................ 1-55 Políticas de resguardo de archivos ............................................ 1-73 Obtener el documento en el destino requerido Dispositivos de salida..................................................................... 2-2 Aspectos del diseño de página.................................................. 2-4 Parámetros de impresión ............................................................. 2-14
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1-1
Capítulo 1 Crear, Diseñar, dar Formato y Editar el documento Panorama general Introducción
Hoy en día la elaboración de documentos utilizando procesadores de texto, es una tarea muy sencilla, ya que ofrecen una diversidad de herramientas de uso sencillo y las cuales también nos permiten ahorrar tiempo. En este capítulo se presentaran aquellas herramientas de uso frecuente que permiten la elaboración de documentos.
Objetivo
Al término del capítulo, el participante aplicará herramientas del procesador de textos, para elaborar documentos, de acuerdo a los lineamientos establecidos en el capítulo.
En este capítulo
En este capítulo se abordarán las siguientes secciones: Tema Tipo de documento Aspectos del diseño de página Aspectos del formato de texto Herramientas de revisión Herramientas de edición Herramientas de tablas Políticas de resguardo de archivo
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Ver Página 1-2 1-15 1-26 1-43 1-47 1-55 1-73
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1-2
Tipo de Documento Un documento nuevo
Al iniciar una sesión de Word el usuario encontrará de entrada un documento nuevo (en blanco), el cual recibe el nombre de Documento 1 en el cual, se podrá empezar a escribir el texto que desee inmediatamente. En Word, se pueden solicitar documentos nuevos de dos maneras: de la barra de herramientas • Con el botón • A través del menú Archivo/Nuevo...
El botón
Con esta opción los documentos nuevos que se solicitan están basados en una plantilla de Word llamada Normal, la cual tiene un formato predeterminado. Para poder crear un documento nuevo con esta opción, sólo basta con dar clic en el botón Nuevo que se encuentra en la barra de herramientas Estándar
Menú Archivo
Está opción permite seleccionar la plantilla en base a la cual se elaborara el documento, siga los pasos que se indican a continuación. Paso Acción Activa Archivo/Nuevo... 1 (aparece la caja de diálogo Nuevo documento)
2
Selecciona el hipervínculo Documento en blanco Continúa en la siguiente página…
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1-3
Tipo de Documento, continuación Texto libre
En los procesadores de texto, la captura no se hace como se realiza en máquinas de escribir. La diferencia está en que en las máquinas de escribir para cambiar de línea se presiona enter o se jala la manija para el cambio de línea y de párrafo. En los procesadores de texto, en cambio, solo se presiona enter cuando hay un cambio de párrafo. Por lo tanto, la captura de texto en un procesador de palabras es una tarea muy sencilla y rápida de entender.
Características
En los procesadores de palabras, la captura de texto es diferente a la de una máquina También en los procesadores de palabras se elimina el uso de los guiones, cuando están incompletas las palabras, es decir; ya no existen palabras con separación silábica, ya que los procesadores trabajan con palabras completas y las ajustan a la siguiente línea si es necesario. A continuación se muestran ejemplos de texto “escrito” en maquina de escribir y otro en una computadora para que pueda apreciar la diferencia. Máquina de escribir Novedades de Windows Windows ofrece muchas características y de gran utilidad, además de mejorar muchas que ya aparecían en las versiones anteriores de Windows y con las que probablemente ya esté familiarizando. En esta sección sólo se mencionan algunas. Para ver una lista completa, consulte “Novedades” en el índice de la Ayuda.
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1-4
Tipo de Documento, continuación Características
, continuación
Procesador de texto Novedades de Windows Windows ofrece muchas características de gran utilidad, además de mejorar muchas que ya aparecían en las versiones anteriores de Windows y con las que probablemente ya esté familiarizando. En esta sección sólo se mencionan algunas. Para ver una lista completa, consulte “Novedades” en el índice de la ayuda.
La flecha que a continuación se muestra, simboliza cuando se debe presionar enter, return o intro: Continúa en la siguiente página...
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1-5
Tipo de Documento, continuación Caracteres no imprimibles
Los caracteres no imprimibles son símbolos que aparecen en pantalla, y nos indican en que lugar existe un espacio, un tabulador, un cambio de párrafo y otro tipo de marcas de referencia. Estos caracteres no se imprimen, son solo para referencia en pantalla y se activan con el botón siguiente de la barra de herramientas:
La siguiente tabla muestra algunos caracteres no imprimibles: Acción
Símbolo no imprimible
Cambio de párrafo
Espacio
.
Tabulador
Tabla
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1-6
Tipo de Documento, continuación Modo de inserción y de sobre escritura
En Word existen dos maneras de trabajar, el de inserción y el de sobreescritura. A continuación se muestra la diferencia entre ellos : Modo de Inserción Este modo de trabajar permite, que al escribir no se cambie lo que ya está escrito, y simplemente se inserte el texto que estás escribiendo. Cuando entramos a Word, por omisión, se trabaja en este modo. Modo de Sobreescritura Este modo de trabajar tiene todo lo contrario del anterior, es decir; reescribe el texto que ya existe, quedando eliminado éste último. Para activar este modo de trabajar, realiza lo siguiente: • Presionar la tecla Insert o • Doble clic en de la barra de estado
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1-7
Tipo de Documento, continuación Seleccionar texto
Para poder realizar cambios de formato, de movimiento, etc. a los textos capturados en Word, es necesario hacer una selección del texto que deseamos modificar.
Selección de texto
La selección texto, puede aplicarse mediante el teclado o bien con el ratón. A continuación se muestra en una tabla las diferentes maneras para seleccionar texto:
Seleccionar Cualquier cantidad de texto Cualquier objeto Una palabra Una gráfica Líneas de texto
Una oración Un párrafo
Un documento entero
Arrastra el ratón sobre el texto hasta terminar Clic en el objeto Doble clic sobre la palabra Clic en la gráfica Clic en la barra de selección y arrastre hacia arriba o hacia abajo
Control
y clic en cualquier parte de la oración Doble clic en la barra de selección del párrafo o triple clic en cualquier parte del párrafo. Triple clic en la barra de selección Continúa en la siguiente página...
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1-8
Tipo de Documento, continuación Selección de texto, continuación
Seleccionar Cualquier cantidad de texto
,
,
, Líneas de texto Un documento entero
Inicio , Fin Colocar el cursor al inicio del documento y presionar: Control
Fin
Colocar el cursor al final del documento y presionar:
Control
Inicio
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1-9
Tipo de Documento, continuación Contar palabras
Word ofrece la herramienta Contar palabras para llevar un control estadístico sobre el documento.
Procedimiento
Para contar palabras, ejecuta el siguiente procedimiento: Paso 1
Acción Activar menú Herramientas/Contar palabras... Resultado: Se muestra la caja de diálogo Contar palabras en la cual se muestran las estadísticas del documento.
Con la herramienta Contar palabras, se tiene la opción de obtener la estadística de todo el documento o del texto seleccionado. Continúa en la siguiente página...
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1-10
Tipo de Documento, continuación Formatos predetermina dos
Word presenta una serie de archivos con formatos predeterminados a los cuales se les llama, plantilla que sirven como estructura base para la creación de documentos que deben tener las mismas características, tanto de márgenes, estilos, elementos de autotexto, como, en general, la misma apariencia para un tipo de documento en específico. Las plantillas son archivos con extensión .dot. Documento generado por la plantilla
Estilo del título general Estilo del subtema Estilo del texto independiente
Estilo con viñetas y bordes
Cliente/Servidor Consideraciones Los motivos que lo llevan a evaluar la posibilidad de implantar un arquitectura de este tipo en su empresa son:
Incrementar la productividad
Reducir costos
Plantilla
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1-11
Tipo de Documento, continuación Plantillas de Word
De forma predeterminada Word cuenta con una serie de plantillas agrupadas en categorías, las cuales se encuentran disponibles al activar Archivo/Nuevo…
Cada una de las plantillas permite construir un documento de la misma categoría pero con diferentes estilos y formatos. Procedimiento
Para crear documentos basados en una Plantilla, ejecuta el siguiente procedimiento. Paso Acción Activa Archivo/Nuevo… 1 2 Selecciona la ficha que contenga deseada. 3 Selecciona una plantilla o asistente.
4 5
la
categoría
Activa el cuadro Aceptar Sustituye los textos de la plantilla por el texto del nuevo documento. Continúa en la siguiente página...
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1-12
Tipo de Documento, continuación Procedimiento
Para modificar una Plantilla, ejecuta los siguientes pasos. Paso Acción Activa Archivo/Abrir… 1 En el cuadro Tipo de archivo:, elige Plantillas de 2 documento
3 4 5
Busca la ruta de las plantillas C:\Office 2003 \Templates \3082, se abrirá la carpeta con todas las plantillas incluidas en esta versión del office. Selecciona la plantilla y da doble clic Modifica la plantilla como lo haces en un documento Guarda los cambios Continúa en la siguiente página...
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1-13
Tipo de Documento, continuación Procedimiento
Pasos a seguir para Crear una Plantilla. Paso Acción Activa Archivo/Nuevo… 1 2 Selecciona de la ventana de la derecha en el apartado Plantillas la opción En mi PC…
3 4 5 6
Selecciona la plantilla que deseas Haz clic en Aceptar. Construye tu documento con la apariencia que tendrán los documentos basados en esta plantilla. Activa Archivo/Guardar… Si construiste un documento nuevo y deseas guardarlo como plantilla, selecciona en la caja de diálogo Guardar como…, Plantilla de documento. En el cuadro Tipo de archivo. Continúa en la siguiente página...
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1-14
Tipo de Documento, continuación Galerías de estilos
La galería de estilos es una función que permite aplicar rápidamente uno de los formatos que Word tiene predeterminados a un documento en uso. Este comando permite una vista previa del contenido del documento tal y como se vería al aplicárselo. Los formatos son en realidad plantillas, por lo que la galería de estilos resulta un método muy sencillo para modificar un documento previamente escrito.
Procedimiento
Pasos a seguir para aplicar la galería de estilos. Paso Acción 1 Abre el documento al cual quieres aplicar una plantilla Activa el comando Formato/Tema… 2 Da clic en el botón Galería de estilos 2
3 4 5
Activa Documento en el cuadro Ver Selecciona una plantilla. Activa el cuadro Aceptar
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1-15
Aspecto del diseño de página Tamaño
Cuando se va a crear un documento se debe especificar el tamaño de papel que se va a utilizar. A continuación se muestra el procedimiento
Procedimiento
Pasos a seguir para especificar el tamaño de papel. Paso Acción 1 Abre el documento al cual quieres especificar el tamaño del papel Activa el comando Archivo/Configurar página… 2 3 Selecciona la pestaña Papel
4 5
Selecciona el tamaño de papel que deseas utilizar Activa el cuadro Aceptar
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1-16
Aspecto del diseño de página, Continuación Orientación
También dependiendo del tipo de documento que estés elaborando debes indicar la orientación de la hoja. A continuación se muestra el procedimiento
Procedimiento
Pasos a seguir para especificar la orientación de la hoja. Paso Acción 1 Abre el documento al cual quieres especificar la orientación del hoja Activa el comando Archivo/Configurar página… 2 3 Selecciona la pestaña Márgenes
4
Selecciona la orientación deseada.
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1-17
Aspecto del diseño de página, Continuación Introducción
Un documento puede mejorar su apariencia mediante el uso de encabezados, pies de página, y un formato de hoja adecuado en márgenes.
Encabezados y pies de página
Cuando se trabaja en un documento relativamente extenso, muchos usuarios prefieren utilizar la numeración de páginas, ya sea que éstas aparezcan en la parte superior o inferior de cada una de ellas. Incluso, los documentos pueden incluir información del lugar de trabajo en el encabezado o en el pie de cada hoja. En Word, los encabezados y pies de página son elementos que no forman parte del texto normal de un documento ya que tienen lugares especiales asignados en cada página.
Area designada al encabezado
Area designada al pie de página
La forma de visualizar estos espacios reservados para el encabezado y pie de página es activando el comando Ver/Encabezado y pie de página. Con este comando se puede trabajar directamente en la construcción de estos elementos.
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1-18
Aspecto del diseño de página, Continuación
Creación de encabezados y pies de página
Una vez que se visualizan el encabezado y pie de página, se muestra la siguiente barra de herramientas:
Donde: Botón
Función Inserta un elemento del Autotexto Inserta número de página como un campo que Word actualiza al agregar o eliminar páginas. Inserta el número total de páginas como un campo que Word actualiza al agregar o eliminar páginas. Da formato al número de página. Inserta un campo que contiene la fecha el cual se actualiza cuando se abre o se imprime un archivo. Inserta la hora actual en un campo que se actualiza cada vez que se abre o imprime un archivo. Muestra la caja de diálogo Preparar página. Oculta o muestra el texto del documento mientras se trabaja en el área de encabezado o pie. Salta entre el encabezado y pie de página. Muestra el encabezado o pie de la sección anterior. Muestra el encabezado o pie de la siguiente sección. Inserta el encabezado o pie de la sección anterior en la sección actual. Cierra las áreas de encabezado y pie, y retorna al texto del documento. Continúa en la siguiente página...
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1-19
Aspecto del diseño de página, Continuación Creación de encabezados y pies de página, continuación
Con estas herramientas es posible desplazarse entre el encabezado y pie de página, e incluir campos de información referente al documento completo. La construcción del encabezado y pie se realiza de la misma forma que el texto normal del documento, es decir, se pueden definir los tipos de letra y formatos deseados, se pueden aplicar sombreados, y además es posible insertar tablas y dibujos, así como los campos de información que se observan en la tabla. Una vez que se inserte un campo, por ejemplo el de página, en la primera hoja, el resto del documento incluirá dicho campo, y por lo tanto todas las páginas incluirán su número de hoja correspondiente. Campo Campode denúmero número de depágina página
Esto seguirá cumpliéndose excepto en el caso que en la caja de diálogo Preparar página, ficha Diseño de página se Activa la siguiente opción:
Una vez activada esta opción será posible asignar un diseño diferente a las páginas pares e impares. Si se inserta, por ejemplo, el campo de número de página en la primera hoja, es decir la primera página impar, el resto de las páginas impares contendrán dicho campo, como se muestra a continuación. Campo Campode denúmero númerode de página páginainsertado insertadoen enlas las hojas impares. hojas impares.
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1-20
Aspecto del diseño de página, Continuación Creación de encabezados y pies de página, continuación
En la figura anterior se aplicó la alineación a la izquierda para el campo. Si ahora se inserta el mismo campo de número de página, pero en la primera página par, aplicando la alineación derecha, se obtendría un resultado como el siguiente: Campo Campode denúmero númerode de página insertado página insertadoen en las lashojas hojaspares. pares.
Finalmente, para lograr que estos cambios permitan crear un documento que se imprima por ambos lados de las hojas, es necesario activar la opción Márgenes simétricos (véase la página 6-9), con lo cual se logrará tener el número de la página en la misma posición respecto a cada hoja. Márgenes
Por otro lado, los márgenes complementan la apariencia del documento simplemente siendo congruente con los espacios asignados al texto y los encabezados/pies de página, como se mostrará en este capítulo.
Descripción
Los márgenes son los espacios que se asignan a la hoja para el texto de un documento. Existen cuatro márgenes principales, los cuales pueden ser modificados: • • • •
Superior. Inferior. Izquierdo. Derecho.
Estos márgenes tienen una distancia predeterminada al iniciar un documento. La forma de visualizar los márgenes es mediante las reglas horizontal y vertical (Modo de presentación Diseño de Impresión y comando Regla que se encuentra activando el menú Ver). Continúa en la siguiente página...
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1-21
Aspecto del diseño de página, Continuación Procedimiento
Adicionalmente pueden mostrarse las líneas de los márgenes de la hoja siguiendo estos pasos: Paso Acción 1 Activa el comando Herramientas/Opciones… Selecciona la ficha Ver. 2 Activa la opción Límites de Texto. 3
Resultado: Se observa el siguiente cambio en la hoja:
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1-22
Aspecto del diseño de página, Continuación Modificación de márgenes
Los márgenes pueden ser modificados mediante dos métodos: • Por la regla. • En el comando Preparar página. La regla representa el método más rápido para ajustar los márgenes, sin embargo resulta inexacto. Para modificar los márgenes mediante la regla: 1. Posesiona el apuntador como indica la siguiente figura:
2. Arrastra el margen hasta la posición deseada. Nota: Como puedes observar en la figura, la regla indica la distancia existente entre la orilla de la hoja hasta la posición del margen. El mismo método se aplica para el resto de los márgenes del texto. Sin embargo para los márgenes del encabezado y pie, es necesario visualizar primero estos elementos con el comando Ver/Encabezado y pie de página.
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1-23
Aspecto del diseño de página, Continuación Modificación de márgenes, continuación
En estos elementos solo es posible modificar los márgenes superior e inferior, aplicando el mismo método de la regla. Este método resulta inexacto por la razón que la regla solo se puede arrastrar cada 0.25 centímetros, por lo que es posible que el usuario desee otra medida diferente. Para dar medidas exactas a los márgenes es recomendable utilizar el segundo método para modificar los márgenes, es decir, mediante el comando Archivo/Configurar página. La caja de diálogo que se muestra al activar este comando es la siguiente:
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1-24
Aspecto del diseño de página, Continuación Modificación de márgenes, continuación
Desde esta caja de diálogo es posible asignar márgenes exactos, tanto al texto como a los encabezados y pies de página. En el caso de los encabezados hay que tomar en cuenta que la distancia se mide desde el extremo superior de la hoja hasta el extremo superior del área del encabezado; y en el caso del pie se toma la distancia del extremo inferior de la hoja al extremo superior del área del pie de página. La opción Márgenes simétricos que se encuentra en el menú desplegable del área página, permite crear documentos que sean impresos en ambas caras de una hoja, asignando los márgenes adecuados. En este caso los márgenes cambian su nombre de izquierdo y derecho por interior y exterior, respectivamente. Márgenes Márgenesexteriores exteriores
Márgenes Márgenesinteriores interiores
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1-25
Aspecto del diseño de página, Continuación Posición del texto con respecto a la hoja
Una función especial de la caja de diálogo de Configurar página consiste en alinear los bloques de texto dentro de la hoja, es decir, la posición del texto con respecto a la hoja. Esta función está localizada en la ficha Diseño y se llama Alineación vertical, como se muestra a continuación.
Los tipos de alineación tienen los siguientes efectos en las hojas:
Superior
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Centrada
Justificada
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1-26
Aspectos del formato de texto Formato de carácter
Una vez que tenemos un documento capturado y revisado, ahora podemos cambiar su tipo de letra y algunos estilos de fuentes, de una manera fácil y rápida, generando así excelentes documentos, libros u otros. Para efectuar el cambio de letra o aplicar los estilos de fuentes al texto, es necesario recordar, que tenemos que seleccionarlo previamente.
Tipo de letra
Para cambiar el tipo de letra en un texto, ejecuta el siguiente procedimiento:
Paso 1
2 3 4
Por Menú Acción Selecciona el texto:
Activa Formato/Fuente... (aparece la caja de diálogo Fuente) Selecciona tipo de letra deseado Activa Aceptar
3
4
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1-27
Aspectos del formato de texto, continuación Tamaño de Para cambiar el tamaño del texto por medio del menú Formato, los caracteres ejecuta el siguiente procedimiento:
Paso 1
2 3 4
Por Menú Acción Selecciona el texto:
Activa Formato/Fuente... (aparece la caja de diálogo Fuente) Selecciona el tamaño de fuente deseado Activa Aceptar
3
4 Continúa en la siguiente página...
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1-28
Aspectos del formato de texto, continuación Tamaño de los caracteres, continuación
Para cambiar el tamaño del texto utilizando la barra de herramientas Estándar, ejecuta el siguiente procedimiento:
Paso 1
2
Por barra de herramientas Acción Selecciona el texto:
Selecciona el tamaño deseado en el botón Tamaño de fuente que se encuentra en la barra de herramientas Estándar
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1-29
Aspectos del formato de texto, continuación Apariencia de caracteres
Existen más opciones para cambiar la apariencia de los caracteres, como los estilos de las fuentes, color, efectos y subrayado.
Procedimiento
Para realizar otros cambios en el documento, ejecuta el siguiente procedimiento.
Paso 1
Por Menú Acción Selecciona el texto:
2
Activar Formato/Fuente... (aparece la caja de diálogo Fuente)
3 4
Selecciona el formato deseado Activa Aceptar
3
4 Continúa en la siguiente página...
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1-30
Aspectos del formato de texto, continuación Otros cambios, continuación
Para aplicar estilos a las fuentes, color, efectos y subrayado, es posible hacerlo directamente en el documento utilizando la barra de herramientas Estándar.
Procedimiento
Para realizar otros cambios en el documento utilizando los botones de la barra de herramientas Estándar, ejecuta el siguiente procedimiento.
Paso 1
2
Por barra de herramientas Acción Selecciona el texto:
Selecciona el formato deseado (sólo están disponibles los estilos de fuentes) Negritas Cursiva Subrayado Resaltar Continúa en la siguiente página...
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1-31
Aspectos del formato de texto, continuación Espacio entre caracteres
Word tiene la opción de poder definir el espacio entre caracteres, en vez de tener que realizarlo manualmente, a continuación se presenta la manera de ajustar el espacio entre caracteres.
Procedimiento
Para determinar los espacios entre caracteres, ejecuta el siguiente procedimiento. Paso 1
2 3 4
Acción Selecciona el texto:
Activa Formato/Fuente... (aparece la caja de diálogo Fuente) Selecciona el espaciado entre caracteres que desees Activa Aceptar
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1-32
Aspectos del formato de texto, continuación Cambiar mayúsculas/ minúsculas
Cuando nos encontramos trabajando en un procesador de palabras, es muy común que olvidemos que se encuentra activada la tecla BLOQ MAYUS, provocando que nuestro texto este en mayúsculas. Para evitar la recaptura del texto, Word, ofrece una herramienta para la conversión de mayúsculas a minúsculas o viceversa.
Procedimiento
Para realizar cambios de mayúsculas y minúsculas, ejecuta el siguiente procedimiento: Paso 1
2
3 4
Acción Selecciona el texto:
Activa Formato/Cambiar mayúsculas/minúsculas... (aparece la caja de diálogo Cambiar mayúsculas/minúsculas...) Selecciona la opción deseada Activa Aceptar
Continúa en la siguiente página...
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1-33
Aspectos del formato de texto, continuación Procedimiento, continuación
Ejemplo Opción Tipo oración: minúsculas MAYUSCULAS
Antes el procesador word EL PROCESADOR WORD el procesador word
Tipo Título tIPO INVERSO
el procesador word El Procesador Word
Después El procesador word el procesador word EL PROCESADOR WORD El Procesador Word eL pROCESADOR wORD
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1-34
Aspectos del formato de texto, continuación Formato al párrafo
Un párrafo, es un conjunto de líneas que están delimitadas por cambios de párrafo (enter). El formato que se les aplica contribuye en la terminación del documento, dando una mejor presentación y causando un mayor impacto. Tal es el caso de la alineación, característica que da consistencia en la apariencia de un documento.
Procedimiento
Para dar formato de alineación a los párrafos por medio del menú Formato, ejecuta el siguiente procedimiento.
Paso 1 2 3 4
Por Menú Acción Selecciona el o los párrafos deseados Activa Formato/Párrafo... (aparece la caja de diálogo Párrafo) Selecciona la alineación deseada Activa Aceptar
3
4
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1-35
Aspectos del formato de texto, continuación Procedimiento
Para dar formato de alineación a los párrafos por medio de la barra de herramientas Estándar, ejecuta el siguiente procedimiento.
Paso 1 2
Por barra de herramientas Acción Selecciona el texto Activa el botón deseado Alinear Alinearaalala izquierda izquierda
Justificar Justificar Centrar Centrar
Alinear Alinearaalala derecha derecha
Ejemplos Izquierda Centrar Derecha Instituto Instituto Instituto tecnológico tecnológico tecnológico de Teléfonos de Teléfonos de Teléfonos de de de México México México
Justificar Instituto Tecnológico de Teléfonos de México
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1-36
Aspectos del formato de texto, continuación Sangrías
La sangría es el espacio que existe entre el borde y el párrafo.
Procedimiento
Para aplicar sangrías al texto del documento utilizando el menú Formato, o directamente la Regla, ejecuta el siguiente procedimiento.
Paso 1 2 3 4
Por medio del menú Acción Selecciona el o los párrafos deseados Activa Formato/Párrafo... (aparece la caja de diálogo Párrafo) Selecciona las opciones deseadas sangrías Activa Aceptar
para
aplicar
3
4
Paso 1 2
Utilizando la regla Acción Selecciona el texto: Activa la opción deseada: Sangría Sangríaderecha derecha
Sangría Sangríaen enlala1° 1° línea línea Sangría Sangríaizquierda izquierda
Sangría Sangríafrancesa francesa
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1-37
Aspectos del formato de texto, continuación Procedimiento, continuación
La siguiente tabla muestra algunos ejemplos de la aplicación de sangrías al texto de un documento:
Sangría 1° línea Instituto Tecnológic o de Teléfonos de México
Sangría izquierda Instituto Tecnológico de Teléfonos México
Ejemplos Sangría francesa
Sangría derecha
Instituto Tecnológico Instituto de Teléfonos de Tecnológico de de México Teléfonos de México
Espacio e Interlineado
En Word, podemos especificar el espacio que habrá antes o después de cada párrafo.
Procedimiento
Para establecer el espacio entre párrafos, ejecuta el siguiente procedimiento Paso 1 2 3 4
Acción Selecciona el o los párrafos deseados Activa Formato/Párrafo... (aparece la caja de diálogo Párrafo) Selecciona la opción deseada de interlineado Activa Aceptar
espacio
e
3 4
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1-38
Aspectos del formato de texto, continuación Ejemplo
En Word, podemos especificar el espacio que habrá antes o después de cada párrafo. Ejemplo de Interlineado Antes de aplicar el formato: ¿ Q u é o p in a s s o b r e la d e lin c u e n c ia e n M é x ic o ? E s ta e n c u e s ta s e e s ta lle v a n d o p o r g ra n p a rte d e l p a is , re a lm e n te la p o b la c ió n m e x ic a n a n o e s ta d e a c u e rd o c o n ta n ta v io le n c ia e n M é x ic o y e s ta p ro p u e s ta … .
Después de aplicar el formato: Espacio Espaciodespués después del delpárrafo párrafo
Espacio Espacioentre entre líneas líneasde de1.5 1.5
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1-39
Aspectos del formato de texto, continuación Listas
Existen documentos, en donde se escriben listas de artículos, de tópicos, de contenido o subdivisiones de temas, etc. en los cuales se tiene la necesidad de aplicar números o viñetas. Word nos proporciona herramientas para aplicar este tipo de formatos.
Numeración
Esta herramienta se utiliza, cuando se requiere mostrar la secuencia en que se deben realizar las actividades de una lista o simplemente para enunciarlos.
Procedimiento
Para aplicar números a los párrafos de un documento por medio del menú Formato, ejecuta el siguiente procedimiento:
Paso 1 2 3 4 5
Por medio del menú Formato Acción Selecciona el o los párrafos deseados Activa Formato/Numeración y viñetas... (aparece la caja de diálogo Numeración y viñetas) Selecciona la ficha Números (sí es necesario) Selecciona el estilo de número deseado. Activa Aceptar.
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1-40
Aspectos del formato de texto, continuación Procedimiento
Para aplicar números a los párrafos de un documento por medio de la barra de herramientas Estándar, ejecuta el siguiente procedimiento:
Paso 1 2
Por barra de herramientas Acción Selecciona el o los párrafos deseados Activa el botón:
Cuando aplicamos números con el botón de la barra de herramientas, estos tendrán el formato que se utilizó la última vez en el comando Numeración y viñetas del menú Formato o si no a sido utilizado, formato por omisión. Viñetas
Esta herramienta se utiliza, cuando deseamos que los párrafos resalten y se distingan entre ellos. Para aplicar viñetas a los párrafos de un documento por medio del menú Formato, ejecuta el siguiente procedimiento: Paso 1 2 3 4 5
Por medio del menú Formato Acción Selecciona el o los párrafos deseados Activa Formato/Numeración y viñetas... (aparece la caja de diálogo Numeración y viñetas) Selecciona la ficha Viñetas (sí es necesario) Selecciona el estilo de viñeta deseado Activa Aceptar.
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1-41
Aspectos del formato de texto, continuación Viñetas
Esta herramienta se utiliza, cuando deseamos que los párrafos resalten y se distingan entre ellos. Para aplicar viñetas a los párrafos de un documento por medio de la barra de herramientas Estándar, ejecuta el siguiente procedimiento:
Paso 1 2
Por barra de herramientas Acción Selecciona el o los párrafos deseados Activa el botón viñetas que se encuentra en la barra de herramientas Estándar Cuando aplicamos viñetas con el botón de la barra de herramientas, estas tendrán el formato que se utilizó la última vez con el comando Numeración y viñetas del menú Formato o si no a sido utilizado, formato por omisión.
Modificar números y viñetas
Si deseamos que nuestro documento adquiera otros formatos en los números o viñetas, ejecuta el siguiente procedimiento: Paso 1 2 3 4 5
Acción Selecciona el o los párrafos deseados Activa Formato/Numeración y viñetas... (aparece la caja de diálogo Numeración y viñetas) Selecciona la ficha Viñeta Activa Personalizar... Activa Carácter... (aparecen las viñetas)
6 7
Selecciona una nueva viñeta Activa Aceptar hasta aplicar el cambio Continúa en la siguiente página...
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1-42
Aspectos del formato de texto, continuación Modificar números y viñetas
Para modificar números, ejecuta el siguiente procedimiento:
Paso 1 2 3 4 5 7
Acción Selecciona el o los párrafos deseados Activa Formato/Numeración y viñetas... (aparece la caja de diálogo Numeración y viñetas) Selecciona la ficha Número Activa Personalizar... Selecciona las opciones para el Nuevo formato Activa Aceptar hasta aplicar el cambio Ejemplo de numeración Antes
Después
Ejemplo de viñetas Antes
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Después
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1-43
Herramientas de revisión Ortografía
Una vez que se ha capturado el texto del documento, es importante que este sin faltas de ortografía. Word, contiene un corrector ortográfico que facilita el trabajo de una manera rápida y sencilla.
Revisar la ortografía automáticam ente
Una de las opciones de esta versión, es que Word revisa la ortografía en el momento en que se está escribiendo. Si Word no reconoce alguna palabra, la marcará con una línea roja ondulada debajo de ella, como por ejemplo:
Procedimiento
Para corregir una palabra que se encuentra en este caso, realiza lo siguiente: Paso Acción 1 Da clic con el botón derecho del ratón sobre la palabra (Word muestra algunas sugerencias o la opción de ignorar)
2
Selecciona la palabra correcta si la hay o Ignorar todas si no la hay, o en su defecto agregar la palabra al diccionario. Continúa en la siguiente página...
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1-44
Herramientas de revisión, continuación Procedimiento
Para utilizar el botón Ortografía de la barra de herramientas Estándar, ejecuta el siguiente procedimiento. Paso Acción 1 Seleccione la palabra que no reconoce Word. 2 Clic en el botón (aparece la caja de diálogo Ortografía)
3 4 5
6
7 8 9
Verifica que este seleccionado en el cuadro de Idioma del diccionario el idioma requerido En el cuadro Error gramatical: Word muestra la palabra que considera está mal escrita En la caja de Sugerencias: muestra las palabras que puedes utilizar para cambiar la incorrecta señalando la palabra deseada y posteriormente activar el botón Cambiar o el botón Cambiar todas. Activa Omitir una vez si la palabra es correcta independientemente de que Word la muestre como error. Activa Cambiar si la condición es correcta Activa Agregar si la palabra desea agregarse al diccionario Activa Omitir todas, si desea que cada vez que encuentre esa palabra la ignore sin confirmar Continúa en la siguiente página...
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1-45
Herramientas de revisión, continuación Procedimiento, continuación
Paso Acción 10 Activa Cambiar todas, para cambiar todas las ocurrencias 11 Activa Deshacer, si la operación realizada no es la adecuada, y regresamos al error anterior 12 Activa Autocorrección, si en una de las palabras que escribimos con frecuencia, cometemos un error constante, podemos incluir el cambio de palabra en el sistema de autocorrección dando un clic en el botón de Autocorrección. 13 Activa el cuadro Revisar gramática Es un tipo de verificación sirve para adaptar la corrección gramatical al mismo tiempo en que se escribe el texto. 14 Activa Cancelar si deseas terminar la corrección ortográfica
Al terminar la corrección ortográfica, Word muestra el siguiente mensaje:
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1-46
Herramientas de revisión, continuación El botón
La barra de estado nos muestra si se encuentra activo el corrector automático de ortografía, en caso de estarlo; también es una manera de poder ejecutar este comando.
Procedimiento
A continuación se muestra la manera de realizar esta acción: Paso Acción 1 Doble clic en (aparece un menú emergente, para hacer el cambio o ignorar la palabra)
2
Seleccionar la opción deseada, repitiendo el mismo proceso hasta terminar.
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1-47
Herramientas de edición Descripción
Las aplicaciones bajo los estándares de Windows tienen la ventaja de poder intercambiar información entre sus aplicaciones de una forma transparente y sencilla utilizando un área de memoria temporal llamada Portapapeles. Además, cuando se tiene información en el portapapeles, ésta se puede pegar cuantas veces sea necesario.
Cortar y pegar
Esta operación permite mover la información de un lugar a otro, de un documento a otro o de una aplicación a otra.
Procedimiento
Para Cortar y pegar, ejecuta el siguiente procedimiento. Paso 1
Acción Selecciona el texto, dibujo o gráfica Word es una herramienta muy poderosa que facilita al usuario en la creación de documentos
2
Activa Edición/Cortar o
o
Control
X
Word es una herramienta muy poderosa que facilita al usuario en la creación de documentos
3 4
Coloca el cursor o punto de inserción en el lugar donde deseas aparezca el texto, dibujo o gráfica Activa Edición/Pegar o
o Control
V
Word es una herramienta muy poderosa que facilita al usuario en la creación de documentos
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1-48
Herramientas de edición, continuación Copiar y pegar
Esta operación coloca la información en el portapapeles y deja la original intacta.
Procedimiento
Para Copiar y pegar, ejecuta el siguiente procedimiento. Paso 1
Acción Selecciona el texto, dibujo o gráfica Word es una herramienta muy poderosa que facilita al usuario en la creación de documentos
2
Activa Edición/Copiar º
º
Control
C
Word es una herramienta muy poderosa que facilita al usuario en la creación de documentos
3 4
Coloca el cursor o punto de inserción en el lugar donde deseas que aparezca el texto, dibujo o gráfica V Activa Edición/Pegar o o Control Word es una herramienta muy poderosa que facilita al usuario en la creación de documentos
Word es una herramienta muy poderosa que facilita al usuario en la creación de documentos
También puedes utilizar el menú emergente, el cual se activa con el botón derecho del ratón
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1-49
Herramientas de edición, continuación Mover con el ratón
Además de las formas vistas anteriormente, Word permite mover con el ratón. Con este método la información no se coloca en el portapapeles.
Procedimiento
Para utilizar el comando Mover por medio del ratón, ejecuta el siguiente procedimiento. Paso 1
Acción Selecciona la información y coloca el apuntador del ratón sobre el área seleccionada, el apuntador tomara la forma de una punta de flecha hacia la izquierda.
2
Arrastra el texto hasta donde lo desea mover, aparecerá una línea vertical punteada indicando el lugar donde se insertara la información.
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1-50
Herramientas de edición, continuación Procedimiento para copiar con el ratón
Procedimiento para borrar texto
Para utilizar el comando Copiar por medio del ratón, ejecuta el siguiente procedimiento. Paso 1
Acción Selecciona la información y coloca el apuntador del ratón sobre el borde del área seleccionada. Mantenga presionada la tecla Control
2
Arrastre el texto hasta donde desees copiar la información
Para borra texto procedimiento.
del
documento,
ejecuta
Paso 1
Acción Selecciona el texto que deseas borrar
2
Oprime la tecla Supr o activa el menú Edición/Borrar/Contenido
el
siguiente
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1-51
Herramientas de edición, continuación Buscar y remplazar texto
Word ofrece ayuda para buscar un texto, el formato, las notas, etc. dentro de un documento, esto es con el fin de agilizar el trabajo y optimizar el tiempo
Procedimiento
Para buscar texto, ejecuta el siguiente procedimiento Paso Acción 1 B Activa menú Edición/Buscar o Control (aparece la caja de diálogo Buscar) 2 Escribe el texto que deseas encontrar 3 Determina las opciones de búsqueda dando clic en el cuadro Más
Donde: Opción Busca
Descripción Si la búsqueda se debe hacer hacia adelante, hacia atrás o Todo. Encuentra texto sólo con la combinación exacta y de mayúsculas y minúsculas.
Coincidir mayúsculas minúsculas Solo Palabras Busca sólo palabras completas. completas Usar caracteres Si se activa, busca comodines, caracteres comodín especiales u operadores de búsqueda especiales, definir un operador de búsqueda en el botón Especial. Suena como Busca todas las palabras que suenen igual no importando la forma en la que se escriben, por ejemplo: Carla o Karla Todas las formas de Busca todas las formas de la palabra, incluso la palabra contenidas dentro de otras
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1-52
Herramientas de edición, continuación Procedimiento, Continuación
Opción Sin formato Formato
Especial Buscar Siguiente
Procedimiento
Descripción Quita todos los formatos establecidos. Lista los formatos para buscar o reemplazar. Esta opción permite buscar los textos y reemplazarlos con los formatos especificados. Muestra una lista para buscar todos aquellos caracteres que no correspondan al texto Busca y selecciona el siguiente texto especificado
Para reemplazar texto, ejecuta el siguiente procedimiento. Paso Acción 1 L Activa Edición/Reemplazar... o Control (aparece la caja de diálogo Reemplazar) 2 Escriba en el recuadro Buscar la palabra o frase a buscar 3 Escriba en el recuadro Reemplazar la palabra o frase de reemplazo 4 Da clic en el cuadro Reemplazar o Reemplazar todos según sea el caso
Las demás opciones de la caja de diálogo, funcionan igual que en el comando Buscar.
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1-53
Herramientas de edición, continuación Deshacer y Rehacer
Word tiene las opciones de poder deshacer las últimas acciones de edición o formato; no obstante algunas acciones no se pueden deshacer como por ejemplo modificar un estilo. Así mismo, si se desea anular el comando anterior, entonces podemos utilizar la opción rehacer.
Deshacer
Para deshacer una acción, ejecuta el siguiente procedimiento: Paso 1
Acción
Acción
Clic en la punta de flecha Presiona las teclas : del botón
Control Z Resultado: Se activa una lista de las acciones realizadas, Resultado; Se deshace la de las cuales se pueden última acción seleccionar una, varias o todas
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1-54
Herramientas de edición, continuación Rehacer
Para rehacer una acción, ejecuta el siguiente procedimiento: Paso
Acción
Acción
1 Da clic en el botón
Presiona las teclas :
Resultado: Aparece una Control Y lista de las acciones que se pueden repetir Resultado: Rehace la última acción
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1-55
Herramientas de tablas Definición
Las tablas son utilizadas para clasificar información, y para presentarla de una forma más adecuada. El uso de tablas complementa a un documento, y logran que el contenido del mismo sea más reducido y sencillo de leer.
Definición
Las tablas están compuestas por filas y columnas. La intersección de una fila y una columna se llama celda. Word muestra una tabla por medio de líneas punteadas, las cuales solo sirven de guía y no se imprimirán en el documento.
Procedimiento para insertar tablas
Para insertar una tabla ejecuta el siguiente procedimiento:
Paso 1
2 3
Acción Coloca el punto de inserción donde deseas insertar la tabla. Da clic en el botón Insertar tabla. Desplaza el apuntador en el cuadro hasta obtener las dimensiones deseadas (filas y columnas).
Acción Coloca el punto de inserción donde deseas insertar la tabla. Activa el comando Tabla/Insertar/ tabla… Escribe en la caja de diálogo las dimensiones de la tabla (filas y columnas).
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1-56
Herramientas de tablas, Continuación Crear una tabla compleja
Word es una herramienta que facilita al usuario en la elaboración de cualquier tipo de documentos. En este caso Word proporciona otra forma para la creación de Tablas que es la siguiente:
Paso 1 2
3
4
Por la Barra de Menú Acción Da clic en el lugar en que desees crear la tabla. Da clic en Tabla/ Dibujar tabla. Resultado: Observarás la Barra de Herramientas de Tablas y bordes
Para dibujar una tabla se activa el botón Para definir los límites exteriores de la tabla, trace una línea (arrastre) desde una esquina hasta la esquina diagonal de la tabla. Después, trace las líneas de las columnas y de las filas.
Para borrar una línea, haga clic en el comando Borrador
y arrastre el borrador sobre la línea.
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1-57
Herramientas de tablas, Continuación
Selección de elementos de las tablas
Para dar a las tablas una apariencia, es necesario conocer la manera como se seleccionan los distintos elementos de la misma. Los elementos que pueden seleccionarse son los siguientes: • Filas. • Columnas. • Celdas. • Tabla.
Procedimiento
Para seleccionar los elementos anteriores ejecuta los siguientes pasos. Elemento
Fila
Haz clic en la parte izquierda de la Coloca el punto de fila (fuera de la tabla). inserción en alguna celda de la fila y activa Tabla/Seleccionar fila.
Columna
Haz clic en la parte superior de la Coloca el punto de columna. inserción en alguna celda de la fila y activa Tabla/Seleccionar columna.
Celda
Haz clic en la parte izquierda de la Coloca el punto de celda (dentro de la tabla), o haz inserción en la celda y triple clic en cualquier parte de la presiona simultáneamente celda misma.
Tabla
Arrastra el apuntador desde la Coloca el punto de parte izquierda de la primera fila inserción en cualquier hasta la última fila. celda y activa Tabla/Seleccionar tabla,
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1-58
Herramientas de tablas, Continuación Combinar y dividir celdas
Word permite unir o dividir las celdas de una tabla de tal manera que una celda pueda dividirse en más celdas, o unir varias celdas consecutivas haciéndolas una sola. Celda dividida en 6
Enero Febrero 1998 1999 1998 1999 Procedimiento
Celda unida
Enero 1998 1999
Febrero 1998 1999
Pasos a seguir para dividir una celda. Paso Acción 1 Haz clic en la celda. Activa Tabla/Dividir celdas. 2 3 Escribe el número de celdas en que se dividirá la celda seleccionada. 4 Activa el cuadro Aceptar
Procedimiento
Pasos a seguir para combinar celdas. Paso Acción 1 Selecciona las celdas a unir. Activa Tabla/Combinar celdas. 2
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1-59
Herramientas de tablas, Continuación Eliminar una tabla
En ocasiones es necesario eliminar una tabla de un documento, ya sea porque resulta innecesaria o porque se desea volver a crear.
Procedimiento
La forma de eliminar una tabla es la siguiente: Paso Acción 1 Haz clic en cualquier celda de la tabla. 2 Selecciona la tabla mediante el Tabla/Seleccionar tabla. Activa el comando Tabla/Eliminar filas. 3
comando
Nota: Con estos rápidos pasos se eliminará la tabla entera y su contenido.
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1-60
Herramientas de tablas, Continuación Formato de tablas
A fin de dar a un documento una presentación adecuada, es posible dar a las tablas formatos especiales, como son: • • • •
Bordes. Sombreados. Fuentes de letra. Alto y ancho de celdas.
Para aplicar bordes y sombreados a una tabla es necesario seleccionar los elementos de la tabla a los cuales se le aplicará formato. Los bordes y sombreados se encuentran activando el comando Formato/Bordes y sombreado…
Otra manera sencilla de aplicar estos efectos es mediante la barra de herramientas:
Las tablas adquirirán la apariencia que desees, dependiendo de tus necesidades de presentar información en un documento. Continúa en la siguiente página...
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1-61
Herramientas de tablas, Continuación Opciones de la barra de herramientas
Para que una tabla tenga una buena presentación es necesario aplicar formato. Word nos facilita este tipo de presentaciones con la barra de herramientas Tablas y bordes. La siguiente lista muestra la descripción de cada uno de los botones: Gráfico
Descripción
Gráfico
Descripción
Inserta una Ventana Al arrastrar el ratón en el documento
Distribuye las uniformemente
filas
Quita la línea de una celda de la tabla
Distribuye columnas uniformemente
las
Proporciona estilos y grosor de líneas para la tabla
Proporciona diferentes diseños de formato para aplicar en la tabla Cambia la orientación del texto de las celdas seleccionadas Ordena los elementos seleccionados comenzando por la primera letra del alfabeto Divide las celdas seleccionadas en el numero de filas y columnas que se especifiquen
Proporciona le ancho del borde para el objeto seleccionado Proporciona colores para los bordes o líneas de la tabla
Aplica o elimina bordes según la opción seleccionada
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1-62
Herramientas de tablas, Continuación Opciones de la barra de herramientas, continuación
Gráfico
Descripción Proporciona colores para el relleno de las celdas o de la tabla en general Su función es combinar varias celdas
Alto y ancho de celdas
Gráfico
Descripción Aplica una autosuma de las celdas que se encuentran arriba o a la izquierda de la celda Alinea el texto horizontal
La altura y ancho de las celdas es una función muy importante en las tablas de Word. Será muy frecuente que el texto contenido en una celda sea muy largo, por lo que tendría una apariencia como la siguiente:
La forma más práctica de solucionar este problema es arrastrar los bordes de las celdas hasta que el texto ocupe el espacio adecuado.
Una alternativa más rápida es hacer doble clic sobre el borde derecho de la celda y automáticamente se ajustará el ancho para que el texto ocupe una sola línea en la celda.
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1-63
Herramientas de tablas, Continuación Alto y ancho de celdas, continuación
La modificación de la altura de las celdas puede resultar, de igual manera, muy conveniente para una presentación adecuada de las tablas. La altura de las celdas puede modificarse manualmente haciendo uso de la regla vertical izquierda de la pantalla, la cual se visualiza en el modo de presentación de Diseño de Página.
Como lo muestra la figura anterior, para modificar la altura de las celdas, sólo hay que arrastrar con el ratón las líneas dobles de la regla vertical, que marcan la posición de la altura de las celdas. Hasta este punto, la modificación de la altura y ancho de celdas, es una operación muy sencilla pero poco exacta. Además, de forma predeterminada la posición de una tabla es ocupar todo el ancho de la página. Para corregir este problema, y para dar valores más exactos a las características de cualquier tabla, es mejor utilizar la caja de diálogo del comando Tabla/Propiedades de tabla…
En esta caja de diálogo es posible ajustar la altura a cada una de las filas. El cuadro que indica la alineación permite colocar una tabla en la posición correcta en el documento. Continúa en la siguiente página…
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1-64
Herramientas de tablas, Continuación Procedimiento para aplicar una suma
Word cuenta con una herramienta que permite sumar los valores de las celdas de las tablas. Esto se realiza de la siguiente forma Paso Acción 1 Crea una tabla de valores como la que se observa a continuación:
2
Para aplicar la suma de los valores coloca el cursor en la celda y oprime el botón de la autosuma observarás el resultado en la celda.
y
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1-65
Herramientas de tablas, Continuación Procedimiento
Para obtener los resultados horizontalmente coloca el cursor en la primera celda y obtendrás el resultado, y para obtener el resultado de la segunda celda debes indicar la fórmula ejecutando el siguiente procedimiento. Paso Acción 1 Coloca el cursor en la celda Activa Tabla/Fórmula 2
3
4
Resultado: Se muestra la caja de diálogo Fórmula En el cuadro Fórmula: escribe la fórmula indicando la dirección de las celdas que deseas sumar como se muestra en la siguiente figura:
Activa Aceptar
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1-66
Herramientas de tablas, Continuación Títulos en tablas
Una tabla puede exceder su tamaño y ocupar más de una página. Word, de forma automática, continúa la tabla en la siguiente página sin perder la altura y el ancho de las celdas.
Sin embargo, como se puede observar, la celda que contiene el encabezado de la tabla no se repite en la continuación de la misma en la siguiente página. Muchos usuarios necesitan que las celdas que están siendo utilizadas como encabezados de columnas se repitan cada vez que la tabla continúe en una página nueva.
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1-67
Herramientas de tablas, Continuación Procedimiento
Word permite agregar los encabezados o títulos de tablas en páginas nuevas ejecutando el siguiente procedimiento: Paso Acción 1 Selecciona la fila que representa los encabezados de la tabla. Activa el comando Tabla/Propiedades de tabla…. 2 3 Activa la pestaña Fila y luego la casilla Repetir como fila de encabezado en cada página Resultado: Word automáticamente agregará, en la continuación de la tabla, un encabezado idéntico al que se use en la selección del título.
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1-68
Herramientas de tablas, Continuación Formato a las tablas
Word permite aplicar un formato a los bordes y celas de la tabla para darle una mejor presentación. Paso Acción 1 Selecciona la tabla. Activa Formato/Bordes y sombreado… Selecciona los 2 tipos de bordes y sombreados deseados
3
Activa el botón Aceptar
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1-69
Herramientas de tablas, Continuación Autoformato de tablas
Word permite aplicar un formato automático a las tablas, incluyendo bordes y sombreados. Este comando ofrece al usuario una forma muy rápida de darle una mejor presentación a las tablas. Paso Acción 1 Haz clic en cualquier celda de la tabla. Activa Tabla/Autoformato de tablas … o utiliza el icono 2 3
Selecciona el formato, efectos a aplicar y si desea aplicar efectos especiales a los componentes que tendrá la tabla.
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1-70
Herramientas de tablas, Continuación Ordenar tablas
En múltiples ocasiones las tablas, que el usuario generó, pueden contener datos que se requieren ordenar. Una vez que la tabla se ha terminado es posible ordenarla mediante el comando Tabla/Ordenar… Por ejemplo, la siguiente tabla necesita ordenarse:
Activando el comando Tabla/Ordenar… se muestra la siguiente caja de diálogo:
En donde, de forma automática, Word detecta los encabezados de la tabla y el tipo de dato del cual se va a ordenar. Estos valores puedes modificarlos dependiendo de tus necesidades para ordenar los datos contenidos en una tabla.
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1-71
Herramientas de tablas, Continuación Ordenar tablas, continuación
Al hacer clic en el botón Aceptar, los datos de la tabla son ordenados en base a los criterios especificados:
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1-72
Herramientas de tablas, Continuación Convertir tabla en texto
En múltiples ocasiones las tablas, que generaste, contener datos que se requieran convertir en texto.
pueden
Por ejemplo, la siguiente tabla requiere que el título sea convertido en texto,
Procedimiento
Para convertir procedimiento:
el
título
en
texto,
ejecuta
el
siguiente
Paso Acción Activa el comando Tabla/ Convertir/Convertir tabla en 1 texto Resultado: Se muestra la caja de diálogo Convertir tabla en texto
2 3
Selecciona el separador de texto una vez que se desactive la tabla Activa el cuadro Aceptar Resultado: La tabla se mostrará de la siguiente manera:
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1-73
Políticas de resguardo de archivos Frecuencia
Es importante guardar con frecuencia los archivos en los que estamos trabajando para evitar perdidas de información, Word cuenta con una opción la cual permite indicarle a los cuantos minutos transcurridos nos guarde automáticamente el archivo y si llega a ver una perdida de energía se puedan recuperar.
Procedimiento
Para indicar la frecuencia en que guarde un archivo Word, ejecuta el siguiente procedimiento: Paso Acción Activa el comando Herramientas/ Opciones 1 2 Activa la pestaña Guardar 3 Activa el cuadro Guardar info. de Autorrecuperación cada, e indica el periodo en minutos de guardado
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1-74
Políticas de resguardo de archivos, Continuación Localización
En la aplicación de Word independientemente de que nosotros podamos indicar la ruta en la que queremos que guarde el archivo en el que estamos trabajando, nosotros podemos configurar una ruta que nos indique por default donde se guardara el archivo.
Procedimiento
Para indicar la ruta donde se localizan los archivos guardados de Word, ejecuta el siguiente procedimiento: Paso Acción Activa el comando Herramientas/ Opciones 1 2 Activa la pestaña Ubicación de archivo 3 Activa el botón Modificar
4 5
Selecciona la ruta requerida Activa el botón Aceptar Continúa en la siguiente página…
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1-75
Políticas de resguardo de archivos, Continuación Nomenclatur a
La nomenclatura es la estructura con la que se guardan los archivos, lo cual nos sirve para identificarlos es importante tener en cuenta los siguiente: Nunca usar ñ, acentos, espacios ni caracteres extraños en nombres de archivos o carpetas. Solo usar letras del alfabeto inglés y guiones (-) para separar nombres. Las extensiones de los archivos también forman parte de la nomenclatura, y están nos permiten identificar el tipo de archivo que estamos creando.
Procedimiento
Para indicar la nomenclatura en la que se va a guardar el archivo, ejecuta el siguiente procedimiento: Paso Acción Activa el comando Herramientas/ Opciones 1 2 Activa la pestaña Guardar 3 Activa la lista desplegable de la opción Guardar archivos de Word como y selecciona el tipo de archivos que se desea generar en la aplicación de Word
4
Activa el botón Aceptar
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1-76
Políticas de resguardo de archivos, Continuación Seguridad
Como medida de seguridad en los archivos de Word se pueden guardar configurándolos con contraseñas de apertura y de escritura, de tal forma que solo los usuarios autorizados y que conozcan la contraseña puedan manipularlos. Las contraseñas tienen una serie de usos; por ejemplo, se puede: • Solicitar una contraseña para abrir un archivo, para impedir que usuarios no autorizados abran documentos. • Solicitar una contraseña para modificar un archivo, para permitir a otras personas abrir el documento pero sólo permitir a los usuarios autorizados que realicen cambios. Si alguien cambia el documento sin la contraseña para modificar, sólo puede guardar el documento dándole un nombre de archivo diferente. • Solicitar una contraseña para modificar un archivo no cifra el contenido del mismo.
Procedimiento
Para configurar un archivo con contraseña, ejecuta el siguiente procedimiento: Paso Acción Activa el comando Herramientas/ Opciones 1 2 Activa la pestaña Seguridad 3 Escribe la contraseña que se requiera, ya sea de apertura, de escritura o ambas.
4
Activa el botón Aceptar
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2-1
Capítulo 2 Obtener el documento en el destino requerido Panorama general Introducción
Una vez que se tiene el documento hecho, debemos especificar el destino del mismo, ya sea en un medio magnético o impresora. En el caso de requerir un impreso del documento debemos conocer las especificaciones que debe tener dicho documento en papel. En este capítulo se presentan las herramientas que permitan realizar las especificaciones anteriores.
Objetivo
Al finalizar el capítulo, el participante aplicará las herramientas que le permitan obtener el documento en el destino requerido, de acuerdo a los lineamientos establecidos en el capítulo.
En este capítulo
En este capítulo se abordarán las siguientes secciones: Tema Dispositivos de salida Aspectos del diseño de página Parámetros de impresión
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2-2
Dispositivos de salida Introducción
Una vez que se han elaborado los documentos requeridos en Word deben especificar la salida de los mismos, estos pueden ser guardados en un medio magnético o ser impresos.
Guardar archivo en medio magnético
Para guardar un archivo en un medio magnético, ejecuta el siguiente procedimiento:
Paso Acción 1 En caso de que el archivo no se haya guardado: Activa Archivo/ Guardar o o F12 En caso de ya exista el archivo Activa Archivo/ Guardar como…
2 3 4
(aparece la caja de diálogo Guardar como) Escribe el nombre del archivo. (Word asigna la extensión .DOC automáticamente) Selecciona la unidad magnética donde se guardará el archivo, esto se indicara en el apartado Guardar en: Activa Guardar Continúa en la siguiente página...
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2-3
Dispositivos de salida, continuación Imprimir documento
Cuando se requiere un impreso del archivo se debe ejecutar el siguiente procedimiento: Paso 1 2 3
Acción Activa Archivo/Imprimir o o Selecciona la impresora a la cual vas a enviar la impresión Activa el botón Aceptar
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2-4
Aspectos del diseño de página Introducción
A lo largo del curso has creado varios documentos a los cuales has corregido y aplicado formato. Es el momento de presentar esos documentos en pantalla y a continuación en papel para considerar que tu tarea ha finalizado.
Vista preliminar
La impresión muestra el documento con todas sus características de formato e imágenes en papel. Antes de imprimirlo, es necesario observar como va a quedar en la hoja para tener un trabajo lo más presentable posible; esto se hace por medio de la opción Vista Preliminar que como su nombre lo dice, muestra el documento tal como va a quedar al momento de imprimirse.
Documento Impreso con las mismas características con que fue creado: formato e imágenes
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2-5
Aspectos del diseño de página, Continuación Vista del documento
Una vez capturado el documento y ya con formato, puedes observar como está quedando para que, si lo consideras, realices los cambios necesarios antes de imprimirlo lo que implica un ahorro en papel. Esto es posible gracias a la ayuda de la opción Vista Preliminar.
Procedimiento
Pasos para ver Vista Preliminar Paso 1
Acción Activa Archivo/Vista Preliminar o Da clic sobre el botón que se encuentra en la Barra de herramientas Estándar Enseguida, aparecerá la siguiente pantalla donde se muestra el documento que has elaborado con el formato y distribución en la hoja que aplicaste.
Una vez en la Vista Preliminar, es posible detecta que cambios debes realizar para que tu documento quede lo mejor presentable posible. A continuación, se muestra la descripción de cada uno de los elementos de la Vista Preliminar para que logres una impresión de calidad. Continúa en la siguiente página...
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2-6
Aspectos del diseño de página, continuación Elementos de la Vista Preliminar
La siguiente tabla muestra los elementos que se encuentran en la Vista Preliminar: Icono
Descripción Imprime el documento completo sin dar opción a escoger el intervalo de páginas y copias deseadas. Permite un acercamiento o alejamiento de la hoja al mostrarse una pequeña lupa en cualquier área de la misma. Permite editar el texto sobre la hoja al colocar el cursor (punto de inserción) en el lugar que desees modificar. Muestra una sola página del documento con el acercamiento estándar de 29%. Muestra más de una página (según el número que elijas) de un documento. Dependiendo de cuántas sean, el porcentaje de presentación será mayor o menor.
Controla el tamaño de la presentación de las páginas del documento en pantalla.
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2-7
Aspectos del diseño de página, continuación Elementos de la Vista Preliminar, continuación
Icono
Descripción Muestra u oculta la regla horizontal que puede utilizarse para cambiar las sangrías y espacios de los párrafos, así como los márgenes de página.
Reduce hasta ajustar, es decir, cuando un documento por ejemplo ocupa dos páginas y en la segunda se tiene poca información, Word permite que todo el texto quede en una sola. Oculta la mayoría de los elementos de la pantalla para que puedas ver más partes del documento. Para regresar a la forma anterior, da clic nuevamente sobre el botón o presiona la tecla Esc Cierra la Presentación Preliminar y regresa al documento.
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2-8
Aspecto del diseño de página, Continuación Tamaño
Una vez que ya verificaste el documento en vista previa, si se requiere hacer un cambio en el tipo de papel que se requiere, se debe realizar el siguiente procedimiento.
Procedimiento
Pasos a seguir para cambiar el tamaño de papel. Paso Acción 1 Abre el documento al cual quieres especificar el tamaño del papel Activa el comando Archivo/Configurar página… 2 3 Selecciona la pestaña Papel
4 5
Selecciona el tamaño de papel que deseas utilizar Activa el cuadro Aceptar
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2-9
Aspecto del diseño de página, Continuación Orientación
Si requieres hacer un cambio en la orientación de la hoja debes realizar el siguiente procedimiento:
Procedimiento
Pasos a seguir para cambiar la orientación de la hoja. Paso Acción 1 Abre el documento al cual quieres especificar la orientación del hoja Activa el comando Archivo/Configurar página… 2 3 Selecciona la pestaña Márgenes
4
Selecciona la orientación deseada.
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2-10
Aspecto del diseño de página, Continuación Encabezados y pies de página
Si requieres hacer un cambio o ajuste en los encabezados y pies de página, debes realizar el siguiente procedimiento:
Procedimiento
Pasos a seguir para cambiar la orientación de la hoja. Paso Acción 1 Abre el documento al cual requieres hacer cambios en los encabezados y pies de página 2 Sobre el texto del encabezado o pie de página da doble clic 3 Se activara el área seleccionada la cual esta lista para hacerle cambios 4 Al terminar de hacer los ajustes selecciona el botón Cerrar de la barra de herramientas Encabezado y pie de página
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2-11
Aspecto del diseño de página, Continuación Modificación de márgenes
Recuerda que si requieres hacer ajustes en los márgenes, lo puedes hacer mediante dos métodos: • Por la regla. • En el comando Preparar página. La regla representa el método más rápido para ajustar los márgenes, sin embargo resulta inexacto. Para modificar los márgenes mediante la regla: 2. Posesiona el apuntador como indica la siguiente figura:
3. Arrastra el margen hasta la posición deseada. Nota: Como puedes observar en la figura, la regla indica la distancia existente entre la orilla de la hoja hasta la posición del margen. El mismo método se aplica para el resto de los márgenes del texto. Sin embargo para los márgenes del encabezado y pie, es necesario visualizar primero estos elementos con el comando Ver/Encabezado y pie de página.
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2-12
Aspecto del diseño de página, Continuación Modificación de márgenes, continuación
En estos elementos solo es posible modificar los márgenes superior e inferior, aplicando el mismo método de la regla. Este método resulta inexacto por la razón que la regla solo se puede arrastrar cada 0.25 centímetros, por lo que es posible que el usuario desee otra medida diferente. Para dar medidas exactas a los márgenes es recomendable utilizar el segundo método para modificar los márgenes, es decir, mediante el comando Archivo/Configurar página. La caja de diálogo que se muestra al activar este comando es la siguiente:
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2-13
Aspecto del diseño de página, Continuación Modificación de márgenes, continuación
Desde esta caja de diálogo es posible asignar márgenes exactos, tanto al texto como a los encabezados y pies de página. En el caso de los encabezados hay que tomar en cuenta que la distancia se mide desde el extremo superior de la hoja hasta el extremo superior del área del encabezado; y en el caso del pie se toma la distancia del extremo inferior de la hoja al extremo superior del área del pie de página. La opción Márgenes simétricos que se encuentra en el menú desplegable del área página, permite crear documentos que sean impresos en ambas caras de una hoja, asignando los márgenes adecuados. En este caso los márgenes cambian su nombre de izquierdo y derecho por interior y exterior, respectivamente. Márgenes Márgenesexteriores exteriores
Márgenes Márgenesinteriores interiores
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2-14
Parámetros de impresión Especificar impresora
Cuando has terminado con la elaboración y presentación de un documento, ha llegado el momento de imprimirlo y mostrarlo no sin antes verificar que la impresora que se encuentra activa sea la misma que vas a utilizar; de lo contrario, tendrás que hacer el cambio y configurarla de acuerdo a tus necesidades. Esto se puede realizar de diferentes maneras, una de ellas es: Paso 1 2
3 4 5
Acción Da clic en el botón que se encuentra en la Barra de Tareas Selecciona Panel de control y a continuación Impresoras y otro hardware
Selecciona impresoras y faxes Selecciona la impresora que se requiere utilizar y da clic derecho sobre ella Seleccionar la opción Establecer como impresora predeterminada Continúa en la siguiente página...
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2-15
Parámetros de impresión, continuación Procedimiento
Una vez que se ha especificado la impresora que se va a ocupar, realiza el siguiente proceso para imprimir el documento. Paso Acción 1 Activa Archivo/Imprimir.. o Control P
presiona las teclas
Se mostrará la siguiente caja de diálogo:
2 Descripción de la caja imprimir
Activa Aceptar
Elementos que componen la caja de diálogo imprimir
Opción
Descripción En el cuadro Impresora, puedes seleccionar o activar la impresora que vas a ocupar (esta es una forma más fácil y directa en comparación con la ya explicada anteriormente), así como el cambio de Propiedades de la misma y si deseas imprimir tu documento a un archivo.
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2-16
Parámetros de impresión, continuación
Descripción de la caja imprimir, continuación
Opción
Descripción En el cuadro Intervalo de páginas puedes especificar el rango de páginas que deseas imprimir del documento ya sea Todo, Página actual (donde se encuentra el cursor en ese momento) o un rango específico de Páginas. En el cuadro Copias selecciona el número de copias que deseas del documento o páginas especificadas. En el cuadro Imprimir puedes determinar qué parte del documento o información referente a este deseas imprimir (Resumen, Anotaciones, Estilos, etc.). Da opción a imprimir el intervalo especificado del documento o páginas pares e impares Si utilizas el botón
de la Barra de herramientas
Estándar, no tendrás opción a especificar lo anterior ya que se imprime todo el documento en una copia Continúa en la siguiente página…
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2-17
Parámetros de impresión, continuación Cancelando una Impresión
Cuando estas imprimiendo un documento se pueden presentar ciertos problemas que ocasionan que, si lo deseas, se cancele dicha impresión. Por ejemplo: • El documento no es el que deseabas imprimir. • Si el tamaño de papel que especificaste en el documento no es el mismo que se encuentra en la impresora.
Procedimiento
Para cancelar la impresión de uno documentos, realiza lo siguiente: Paso 1
(o tal
vez varios)
Acción Cuando tu documento se esté imprimiendo podrás cancelarlo activando el cuadro Cancelar de la caja de diálogo Impresión
Esto se puede realizar siempre y cuando la opción:
2
que se encuentra en la ficha Impresión de la Caja de Diálogo Opciones del menú Herramientas esté inactiva. Si la opción anterior está activa, entonces la Caja de Diálogo no aparecerá sólo la siguiente notación en la barra de Estado que te indicará el número de página que se está imprimiendo.
Como aquí no aparece el cuadro Cancelar, tienes que dar doble clic sobre la representación de la impresora para que se cancele la impresión
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2-18
Parámetros de impresión, continuación Procedimiento
Para realizar la cancelación de la impresión puedes realizar este otro procedimiento: Paso 1 2
3 4 5
Acción Da clic en el botón que se encuentra en la Barra de Tareas Selecciona Panel de control y a continuación Impresoras y otro hardware
Selecciona impresoras y faxes Da doble clic sobre la impresora que se esta utilizando Seleccionar el documento que se esta imprimiendo y después selecciona el menú y la opción Documento/cancelar
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