Der Kreissportverband Pinneberg informiert: Stand 02.2013
– was Vereine hierzu wissen sollten
© KSV Pinneberg Stand 02/2013
Auf den nachfolgenden Seiten möchten wir Sie über die aus unserer Sicht relevantesten Dinge zur SEPA-Umstellung informieren. Wir haben uns hierbei das Internet zu Nutze gemacht und aus einer Fülle an Informationen die wichtigsten zusammengetragen, um Sie im Folgenden möglichst einfach und verständlich zu informieren. Die Quellenangaben finden Sie am Ende. Wir hoffen, Sie mit dieser Präsentation bei Ihrer Arbeit zu unterstützen und wünschen allen eine erfolgreiche SEPA-Umsetzung. Herzliche Grüße Ihr KSV-Pinneberg
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Inhalt 1. Was ist SEPA? – Allgemeine Hinweise, Regeln 2. IBAN und BIC und Gläubiger-ID 3. Die Vorabankündigung (Pre-Notifikation) 4. Wandlung der Einzugsermächtigung zum Mandat 5. SEPA-Lastschriftmandate 6. Umsetzungshilfen
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Was bedeutet SEPA? SEPA ist die Abkürzung für "Single Euro Payments Area", dem einheitlichen EuroZahlungsverkehrsraum. Dieser besteht aus 32 europäischen Ländern. Innerhalb der SEPA werden europaweit standardisierte Überweisungen, Lastschriften und Kartenzahlungen angeboten. Verbraucher und Unternehmen können mit einheitlichen Überweisungs- und Lastschriftprodukten bargeldlose EuroZahlungen auch über die Ländergrenzen hinweg so einfach und bequem tätigen wie in ihrem Heimatland. Im SEPA wird nicht mehr zwischen nationalen und grenzüberschreitenden Zahlungen unterschieden.
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Die Entwicklung im EURO-Raum • 1999 – Euro-Einführung (Buchgeld) • 2002 – Euro-Bargeldeinführung • 2008 – Start SEPA (Überweisung) • 2009 – Start SEPA-Lastschrift • Enddatum für die Umstellung ist der 01.02.2014 • Der richtige Zeitpunkt zum Handeln ist allerdings J E T Z T !!
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EU-Verordnung zwingt Kunden, DTA durch SEPA zu ersetzen Die sich dadurch ergebenden gravierenden Änderungen sind bis zum 1. Februar 2014 umzusetzen. Abgeschafft werden: • Einzugsermächtigungen • Abbuchungsaufträge • Konto-Nr./BLZ im Zahlungsverkehr • DTA-Format
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Vorgaben für Überweisungen und Lastschriften •
Betrag muss auf EURO lauten
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Empfängerland muss SEPA-Teilnehmerland sein
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Elektronische Abwicklung (im ISO20022-XML-Format)
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Angabe von IBAN und BIC ist erforderlich
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Verwendungszweck 140 Zeichen
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SEPA-Zahlungen sind zu den gleichen Konditionen abzuwickeln wie Inlandszahlungen
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Keine Einreichung per Datenträger möglich
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Inhalt 1. Was ist SEPA? – Allgemeine Hinweise, Regeln 2. IBAN und BIC und Gläubiger-ID 3. Die Vorabankündigung (Pre-Notifikation) 4. Wandlung der Einzugsermächtigung zum Mandat 5. SEPA-Lastschriftmandate 6. Umsetzungshilfen
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Was sind IBAN und BIC? IBAN (International Bank Account Number) • IBAN ist die internationale Bank-Kontonummer • In Deutschland hat jede IBAN 22 Stellen • Maximal hat eine IBAN 34 Stellen
BIC (Bank Identifier Code) • Der BIC ist international standardisiert und vergleichbar mit der Bankleitzahl in Deutschland • 11 oder 8 Stellen (die letzten 3 Stellen sind optional)
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Wie gelange ich an die IBAN´s und BIC´s meiner Vereinsmitglieder und an meine eigene? Die Bankverbindungen können mit dem sogenannten IBAN-Konverter berechnet werden. Diesen finden Sie auf der Homepage Ihrer Hausbank. TIPP: IBAN und BIC errechnen und im Informationsschreiben über SEPAUmstellung für die Mitglieder angeben. Die Vereinsmitglieder prüfen dann, ob IBAN und BIC korrekt angegeben sind. IBAN und BIC werden seit August 2012 auf neuen SparkassenCards angegeben. IBAN und BIC finden Sie auch auf Ihren Kontoauszügen.
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Was ist die Gläubiger-Identifikationsnummer ("Creditor Identifier") und wo erhalte ich diese? Mit der Gläubiger-Identifikationsnummer kann der Einreicher von SEPA-Lastschriften (Verein) europaweit und unabhängig von seiner Bankverbindung eindeutig identifiziert werden. Die 16stellige alphanumerische Nummer benötigen deutsche SEPA-Lastschrifteinreicher zwingend. Ohne Angabe dieser Nummer erfolgt keine Bearbeitung der eingereichten Transaktionen. Die Gläubiger-Identifikationsnummer kann nur online bei der Deutschen Bundesbank beantragt werden: https://extranet.bundesbank.de/scp/ Der Aufbau ist SEPA-weit einheitlich. Die Länge variiert von Land zu Land; sie weist aber höchstens 35 Stellen auf. Die deutsche CI hat 18 Stellen.
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Inhalt 1. Was ist SEPA? – Allgemeine Hinweise, Regeln 2. IBAN und BIC und Gläubiger-ID 3. Die Vorabankündigung (Pre-Notifikation) 4. Wandlung der Einzugsermächtigung zum Mandat 5. SEPA-Lastschriftmandate 6. Umsetzungshilfen
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Was ist eine Vorabankündigung (Pre-Notification)? Vor einem Lastschrifteinzug hat der Zahlungsempfänger den Zahlungspflichtigen – wie heute – über das Fälligkeitsdatum und den fälligen Betrag zu informieren, z. B. mittels Rechnung, Zahlungsplan oder Vertrag. Diese Information wird im SEPA-Lastschriftverfahren auch Vorabankündigung (Pre-Notification) genannt und muss auch die Gläubiger-Identifikationsnummer und die jeweilige Mandatsreferenz enthalten. Soweit nicht eine andere Frist mit dem Zahlungspflichtigen vereinbart wurde, ist der Lastschrifteinzug spätestens 14 Tage vor Fälligkeit anzukündigen.
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Wie sieht eine Vorabankündigung bei einem Verein aus? •
Verein informiert jedes Mitglied individuell (Zahler oder Kontoinhaber (kann z.B. bei Minderjährigen vom Mitglied abweichen)) über den anstehenden Lastschrifteinzug (z.B. mit Beitragsrechnung).
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Keine Formvorschrift für die Vorabankündigung. (Schriftform aus Beweisgründen empfohlen.)
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Die Vorabankündigung muss für jeden Zahler einzeln erfolgen.
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Allgemeine Mitteilung z.B. Vereinszeitschrift reicht nicht aus.
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Exaktes Fälligkeitsdatum (D), Betrag, Gläubiger-ID und Mandatsreferenz (z.B. Mitgliedsnummer) muss enthalten sein (Pflichtbestandteile) - („Jährlich zu Beginn des 2. Quartals“ ist nicht möglich).
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Ändern sich keine Pflichtbestandteile, reicht eine einmalige Information über die Fälligkeit z.B. mit Informationsschreiben über SEPA-Umstellung aus.
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SEPA-Einreichungfristen
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Die Vorabankündigung muss 14 Kalendertage vor dem Fälligkeitstag der Lastschrift beim Mitglied sein. Diese Frist kann in gegenseitigem Einverständnis verkürzt werden. Sofern diese verkürzt wird, wird empfohlen dies zu dokumentieren, z.B. im Mandat.
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Einreichungsfristen sind zu beachten: Erstlastschriften 6 Kalendertage und Folgelastschriften 3 Kalendertage vor dem Fälligkeitstermin.
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Nicht mitgerechnet werden:1. Januar, Karfreitag, Ostermontag, 1. Mai, 25.und 26. Dezember, Wochenenden (Target2-Feiertage), sowie der 24. und 31.Dezember.
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Zwischenzeitliche Änderungen von Fälligkeitsdatum oder Betrag erfordern neue Vorabinformation.
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Kann die Einreichungsfrist nicht eingehalten werden, muss ein neuer Fälligkeitstermin festgelegt werden.
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Wandlung der Einzugsermächtigung zum Mandat • Ab Februar 2014 gelten nur noch die „Mandate“, keine Einzugsermächtigungen mehr
• Mandat = Schriftliche Ermächtigung zum Einzug von SEPA-Lastschriften. • Eine Umstellung auf das Standardlastschriftverfahren – das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren – ist möglich. • Nur eine Einzugsermächtigung, die vorhanden ist, kann gewandelt werden! Prüfung, ob Einzugsermächtigungen im Original vorhanden sind! FAZIT: Bestehende deutsche Einzugsermächtigungen können unter bestimmten Bedingungen in SEPA-Mandate gewandelt werden. Voraussetzung: Sie informieren Ihre Kunden über die jeweilige Mandatsreferenz (z.B. Mitgliedsnummer), Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer und den Zeitpunkt des Wechsels auf das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren. Es besteht zudem die Möglichkeit, die einmalige Vorabankündigung und das Wandlungsschreiben in einem Anschreiben zusammenzufassen. © KSV Pinneberg Stand 02/2013
Inhalt 1. Was ist SEPA? – Allgemeine Hinweise, Regeln 2. IBAN und BIC und Gläubiger-ID 3. Die Vorabankündigung (Pre-Notifikation) 4. Wandlung der Einzugsermächtigung zum Mandat 5. SEPA-Lastschriftmandate 6. Umsetzungshilfen
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SEPA-Lastschriftmandate •
Das Mandat muss Stand heute in Papierform eingeholt werden.
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Standardisierter Mandatstext mit festen Vorgaben für Struktur, Feldname und Feldreihenfolge.
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Vergabe einer Mandatsreferenz (35 Stellen, Alphanumerisch, frei wählbar, muss eindeutig sein, z.B.Mitgliedsnummer).
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Der Gläubiger (Verein) muss sicherstellen, dass der Debitor (Mitglied) das Mandat versteht (Sprache).
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Mandat bezieht sich immer auf den Zahler (Kontoinhaber).
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Der Gläubiger ist verpflichtet, das Mandat aufzubewahren und auf Verlangen vorzuzeigen.
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SEPA-Lastschriftmandate •
Das Mandat muss klar von jedem anderen Text abgegrenzt sein. Es dürfen auch keine weiteren zusätzlichen Informationen und Angaben innerhalb des Mandats gemacht werden.
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Der Gläubiger (Verein) erstellt eine Mandatsakte und pflegt eine Mandatshistorie.
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Änderung von Mandatsdaten möglich -> Mandatshistorie
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Widerspricht der Bezogene mit der Begründung, dass es sich um eine unautorisierte Lastschrift handelt, fordert die Bank des Bezogenen beim Gläubiger die Mandate an. Diese sind dann mit der kompletten Historie vorzulegen.
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Unbefristete Laufzeit des Mandats, Widerruf ist jederzeit möglich, bei Nichtnutzung Verfall nach 36 Monaten.
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Gekündigte Mandate müssen noch 14 Monate aufbewahrt werden.
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Weitere Merkmale der SEPA-Lastschrift •
Im Lastschriftauftrag ist die Lastschriftfolge anzugeben „einmalig, erst -, letztmalig, wiederkehrend“.
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Informationen aus dem Mandat sind im Datensatz elektronisch mitzuliefern „Datum Mandatsunterschrift, Gläubiger-ID, Mandatsreferenz“.
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Widerspruch seit 09.07.2012 einheitlich: 8 Wochen nach Belastungs-/Ausführungsdatum, 13 Monate bei unautorisierten Lastschriften.
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Widerspruch vor Einlösung/Buchung möglich.
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Musterformular für ein SEPA Lastschrift-Mandat (standardisierter Mandatstext) Überschrift: SEPA-Lastschrift-Mandat Gläubiger-Identifikationsnummer DE 99XXX05678901234 Mandatsreferenz - vom Zahlungsempfänger auszufüllen Name des Zahlungsempfängers Lastschrifttext Ich ermächtige/ Wir ermächtigen [Name des Zahlungsempfängers], Zahlungen von meinem/ unserem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein/ weisen wir unser Kreditinstitut an, die von [Name des Zahlungsempfängers] auf mein/ unser Konto gezogenen Lastschriften einzulösen. Hinweis: Ich kann/ Wir können innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem/ unserem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen. Weitere verpflichtend anzugebende Inhalte (Name, Anschrift, IBAN, BIC und eigenhändige Unterschrift des Kontoinhabers) © KSV Pinneberg Stand 02/2013
Inhalt 1. Was ist SEPA? – Allgemeine Hinweise, Regeln 2. IBAN und BIC und Gläubiger-ID 3. Die Vorabankündigung (Pre-Notifikation) 4. SEPA-Lastschriftmandate 5. Wandlung der Einzugsermächtigung zum Mandat 6. Umsetzungshilfen
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Ablauf der Umstellung im Verein 1. Ggf. Mitgliederversammlung nutzen zur Ansprache! 2. Gläubiger-ID bei der Bundesbank beantragen. 3. Neue Lastschriftvereinbarung mit Hausbank abschließen. 4. Umstellung der Stammdaten von BLZ/Konto auf IBAN/BIC (z.B. anhand IBAN-Konverter). 5. Aktualisierung der Mitgliederdaten -welche/wie viele beleghafte Einzugsermächtigungen liegen vor -für welche/wie viele Mitglieder muss ein neues SEPA-Mandat eingeholt werden -wie viele Mitglieder und wie viele Lastschriften werden mind. einmal jährlich eingezogen und zu welchem Termin. 6. Alle Mitglieder (Zahler) anschreiben. Über den Wechsel auf die SEPA-Basis-Lastschrift informieren mit allen Pflichtbestandteilen eines SEPA-Mandates ->Kontrollfunktion.
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Ablauf der Umstellung im Verein 7. Der Lastschrifteinreicher (Verein) pflegt Mandatsinformationen in seiner Vereinsverwaltung bzw. Electronic Banking-Anwendung ein. 8. Verein legt für jedes Mitglied (Zahler) Mandatsakte an. Inhalt: • Schriftliche Einzugsermächtigung • Anschreiben zur Wandlung der Einzugsermächtigung in ein Mandat • Weitere Mandate z.B. bei Änderung der Bankverbindung. 9.
Regelmäßiges Fälligkeitsdatum des Beitragseinzugs definieren.
10.
Vorabinformation zusenden.
11.
Lastschriften unter Beachtung der Vorlauffristen elektronisch einreichen.
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Quellenangaben www.lsv-sh.de www.dosb.de www.sparkasse-suedholstein.de www.foerde-sparkasse.de www.mvb.de www.rb-risstal.de
Weitere Informationen und Musterformulare finden Sie auf unserer Homepage unter www.ksv-pinneberg.de.
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