Departamento de Ventas

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INSTRUCCIONES DE TRABAJO PARA EL DEPARTAMENTO DE VENTAS

El departamento de ventas se organiza según los criterios siguientes: a) Las tareas diarias pendientes de gestión se depositan en bandejas de sobremesa. b) Las operaciones finalizadas se archivan en carpetas. c) Las tareas se realizarán de manera manual (con soporte informático pero sin programa de gestión) para facilitar el aprendizaje.

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ÍNDICE

0. Documentación Previa

............................................................... 5

0.1 Ficha cliente 1. Recepción de pedidos de clientes

................................................... 6

1.1. Creación ficha cliente 1.2. Obtención del pedido 1.3. Registro 2. Emisión albaranes a clientes CSIC y a clientes de la Red ...............

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2.1. Confección del albarán 2.2. Registro 2.3. Archivo 2.4. Envío 3. Emisión facturas a clientes CSIC y a clientes de la Red .................. 9 3.1. Confección de la factura 3.2. Registro 3.3. Archivo 3.4. Envío 4. Material necesario en el puesto de trabajo ...................................... 11

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Circuito de ventas y facturación:

Recepción de pedidos

Confeccionar, emitir y enviar albaranes

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Confeccionar, emitir y enviar facturas

0. DOCUMENTACIÓN PREVIA 0.1.

FICHA CLIENTE

Crear una “ficha de cliente” para cada uno de los clientes de la empresa simulada. La ficha deberá tener los datos comerciales de la empresa (nombre, código, dirección, país, teléfono, descuentos que se aplican, datos fiscales, etc.). Después depositarla en la carpeta “Documentación comercial”.

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1. RECEPCIÓN DE PEDIDOS DE CLIENTES

1.1.

OBTENCIÓN DE PEDIDOS

De la bandeja “Pedidos pendientes de servir”, clasificar los pedidos de clientes de la Central de Simulación (delante del nombre llevan consignadas las siglas CSIC) y los pedidos de las empresas simuladas.

1.2.

REGISTRO DE PEDIDOS

Anotar los pedidos recibidos en el documento “Registro de ventas”:

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Una vez registrados los pedidos depositarlos en “la bandeja almacén” del puesto de trabajo de “Control de almacén” para saber si hay existencias en el almacén y se puede servir el pedido.

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2. EMISIÓN DE ALBARANES A CLIENTES CSIC Y A CLIENTES DE LA RED

Coger de bandeja “Pedidos pendientes de servir” los pedidos que desde “Control de almacén” se han depositado. 2.1. CONFECCIÓN DEL ALBARÁN Localizar en la bandeja de “Pedidos pendientes de servir” el pedido del cliente y elaborar el albarán desde el formato del documento en Excel (o cualquier hoja de cálculo).

2.2. REGISTRO DEL ALBARÁN Anotar el albarán en el “Registro de ventas”

2.3. ARCHIVO DEL ALBARÁN Depositar el albarán en la bandeja “Albaranes pendientes de facturar”

2.4. ENVÍO DEL ALBARÁN Depositar los albaranes en la bandeja “Albaranes pendientes de facturar” para enviar conjuntamente con la factura al cliente (una vez esta haya estado confeccionada y registrada).

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3. EMISIÓN DE FACTURAS A CLIENTES CSIC Y A CLIENTES DE LA RED

En realidad se factura cuando se tiene la certeza de que nuestra mercancía ha sido entregada y es conforme. En nuestro caso, para no alargar el proceso, se factura y se envían el albarán y la factura conjuntamente al cliente. 3.1. CONFECCIÓN DE LA FACTURA Para facturar correctamente seguiremos los siguientes pasos:



Localizar “la ficha del cliente” de la cual tomaremos los datos fiscales para consignar en la cabecera de la factura y emitirla.



Coger el albarán de la bandeja “Albaranes pendientes de facturar” para indicar el detalle de la factura (código artículos, cantidad).



Consultar el listado de precios para fijar el importe y liquidar la factura.



Consultar en la ficha del cliente los posibles descuentos o precios preferentes.



Aplicar I.V.A.



Consultar en la ficha del cliente la forma de pago e indicarla en la factura.

Acceder al modelo de factura teniendo en cuenta los datos anteriores para calcular y elaborar la factura.

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3.2. REGISTRO Anotar la factura en el “Registro de facturas emitidas”.

3.3. ARCHIVO Sellar la factura indicando fecha y las iniciales del aprendiz y archivarla con el resto de documentos (pedido cliente y albarán) en la carpeta “Facturas emitidas”. A continuación, hacer llegar una copia de la factura al Departamento de Tesorería, depositándola en la bandeja “Cobro clientes”. Este archivo será el registro oficial de las facturas realizadas por la empresa y el orden corresponderá al número de factura de menor a mayor. Para finalizar, anotar los datos (fecha, importe, vencimiento, núm.) de la factura en el “Registro de Ventas” para que quede constancia de que hemos confeccionado las facturas.

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3.4. ENVÍO Introducir el albarán y la factura en un sobre abierto con los datos de contacto del cliente y depositarlo en la bandeja de salida de la correspondencia de recepción. Si se desea, puede sustituirse el envío de correo postal por un correo electrónico. En las operaciones de clientes ficticios CSIC, utilizar la dirección: [email protected]

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MATERIAL NECESARIO EN CADA PUESTO DE TRABAJO

TAREAS

ARCHIVOS

FORMULARIOS

0.1 Documentación previa

Documentación comercial

Ficha cliente

BANDEJAS

1.1. Recepción de pedidos de clientes CSIC

Libro registro de ventas

Pedidos pendientes de servir

1.2.Emisión de albaranes a clientes CSIC y a clientes de la red

Albarán

Albaranes pendientes de facturar

2.1.Emisión de facturas a clientes CSIC y a clientes de la red

Libro registro de ventas

Facturas emitidas

Factura Libro registro de facturas emitidas

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