Debris Management Louisiana Emergency Preparedness  Association (LEPA) An LEM Basic Credentialing Course

Training  Objectives • At the completion of this lesson you will be able  to: – Explain public assistance debris eligibility. – Understand parish’s roles and responsibilities. – Develop debris forecasting models. – Advise on monitoring and contracting services. – Develop a debris management plan. – Develop a public information strategy. 2

Training  References • Use FEMA Public  Assistance Debris  Management Guides • FEMA 325

3

Public Assistance Eligibility • The Robert T. Stafford Act authorizes FEMA to  assist local governments in disaster response for  presidentially declared disasters. • Specifically, the program provides assistance for  debris removal, emergency protective measures,  and permanent restoration of infrastructure.  • Eligibility means qualifying for public assistance  grants, which can be applied to the parish’s  facilities, work, and costs. 4

Debris Grantee/Sub‐grantee • Grantee means the government, usually the  state. • Sub‐grantee is the entity to which the sub‐grant  is awarded. There are four types of sub‐grantees: – State government agencies. – Local governments (parish, city, town). – Private non‐profit organizations. • Educational, medical, utility,  libraries, homeless shelters.

– Indian tribes  5

Sub‐Grantee Facility • A publically owned building, works, system, or  equipment. • Land used for agricultural purposes is not  eligible. • The facility must be located in the disaster area  and must be the legal responsibility of the parish. 6

Sub‐Grantee Work • FEMA categorizes work as either temporary or  permanent.  Work is classified into seven categories  using letters A through G. • This lesson only discusses emergency work: – Category A: Debris Removal. – Category B: Emergency Protective Measures.

• To be eligible, work must meet all of the following: – Be required as a result of the disaster. – Be located in the disaster area. – Be the legal responsibility of an eligible parish. 7

Public Interest Test • Eligible debris work must be competed in the  public interest, which is defined as work to meet  the following: – Eliminate immediate threats to life, health or safety. – Eliminate immediate threats of significant damage to  improved public property. – Ensure economic recovery of the affected community. – Mitigate the risk to life and property by removing  substantially damaged structures.

8

Environmental and Historic Preservation • State and local regulation, laws, and ordinances  must be followed for all environmental and  historic preservation issues. • Coordinate with LADEQ.  The following are  examples of laws that must be adhered to: – Clean Water Act. – Clean Air Act. – Endangered Species Act. – National Historic Preservation Act. 9

Salvage Value • Applicants may choose  to recover and recycle  materials from disaster  debris. • Applicants may sell  recycled material such  as metal to the  construction industry,  or wood chips to energy  companies. 10

Salvage Value • Applicants must offset the  costs and report revenue  to FEMA. • Applicants may allow  contractors to take  possession of recoverable  debris.  – This contract should take  into account the salvage  value and the applicant  should negotiate a credit  to reflect this value. 

11

Eligible Debris Removal Costs

12

Parish Force Accounts • It is important for the parish staff to document  hours worked and equipment used by category  of work.  This is called force account labor and  equipment. • Applicant Resources: – Force Account Labor – Force Account Equipment – Force Account Documentation 13

Parish Force Accounts • The goal in Ascension Parish immediately  following a hurricane is to have every road in the  parish open by at least one lane within 24 hours  to allow emergency response vehicle access. • It’s called “24 hour cut & push”.  ROW’s are not  cleared during this time.  Only lanes are opened. • Force account labor and equipment is an   authorized cost under FEMA Category A for this. 14

Parish Force Account Labor • For debris removal, only overtime (including  benefits) is authorized for reimbursement. • Straight‐time is not authorized under FEMA  Category A. • Straight‐time and over‐time is determined by the  parish’s pre existing HR policy.  FEMA will request  a copy of the policy. 15

Parish Force Account Equipment • Reimbursement for force account equipment is  limited to equipment actually in use. • Idle or standby time is not authorized. • Equipment must correlate to force account labor.   Records must show an operator was on duty.  • Equipment is reimbursed on an hourly rate. • FEMA schedule of equipment rates must be used. 16

FEMA Equipment Schedule

Add a column to identify parish equipment numbers.

Mutual Aid Agreements • Parish’s may have agreement with other  jurisdictions. • Employees of the responding jurisdiction are  considered extra hires or contract labor. • Both straight and overtime are eligible. • FEMA will reimburse mutual aid cost provided that: Assistance is requested by receiving parish. Work is directly related to disaster. The providing parish must bill the receiving parish. Work cannot be contingent upon disaster declaration by  FEMA. – The requesting and providing parishes must provide rates  and payment for services.

– – – –

18

Debris Contract Services • Parish’s may hire contractors for monitoring,  debris clearance, removal, disposal and recycling. • Contract must be limited to the scope of work  necessary to remove debris that is an immediate  threat to life, health and safety. • It is critical that the parish secure a contract with  a reputable firm.  The monitoring contract is  most critical. 19

FEMA Contract Reimbursement • FEMA provides reimbursement for four types of  contracts: – Lump Sum: Within a boundary and total price. – Unit Price: Item by item basis. – Cost Plus Fixed Fee: Lump sum or unit price with a  contractor fee. – Time and Materials.  Contractor bills parish for  equipment, materials and overhead.  Avoid these  contracts. FEMA will only reimburse 70 hours of  work.   20

Contract Matrix Example

21

Contract Scope of Work  • The contract scope of work should reference  eligible work. • Work eligible under FEMA Public Assistance  regulations, policies, and guidance. • Work performed on public property and/or  public rights‐of‐way. 22

Piggyback Contracts • FEMA does not favor “piggyback contracts.” • Parish’s using piggyback contracts to have  disaster‐related work performed by another  jurisdiction’s contractor. • The variables associated  generally make this an  option to be avoided. • The competitive procurement requirements of  44 CFR Part 13 are also a prime concern. 23

Prohibited Contracts • In accordance with 44 CFR Part 13.36(f)(4), cost  plus percentage of cost contracts shall not be  used. • Use of such contracts may result in FEMA limiting  the Public Assistance grant to an amount  determined to be reasonable based on the  eligible work performed. 24

Additional Contract Requirements • Contract payment provisions should address the  obligations between parties to the contract only. • Contract must not include any language that  makes payment to the contractor contingent  upon the applicant’s receipt of funding from  FEMA.

25

Eligible Debris Removal • Eligible debris removal work under the Public  Assistance Program must meet the following  criteria: – The debris was generated by the major disaster  event; – The debris is located within a designated disaster  area on an eligible applicant’s improved property or  rights‐of‐way; and – The debris removal is the legal responsibility of the  applicant. 26

Ineligible Debris Removal • The following are not eligible for FEMA  assistance under the Public Assistance Program: – Debris removal from unimproved property or  undeveloped land; – Debris removal from a facility not eligible under the  PA Program, such as a PNP cemetery or PNP golf  course; or – Debris removal from Federal lands or facilities that  are the authority of another Federal agency or  department 27

Debris Clearance  and Removal Operations • Debris removal operations generally occur in two  phases: – (1) initial debris clearance activities necessary to  eliminate life and safety threats; and  – (2) debris removal activities as a means to recovery.

• The parish’s initial response phase of the debris  operation may begin during the disaster event. 28

Debris Clearance  and Removal Operations • Crews may be activated to clear debris on  emergency access roads. • Usually this is vegetative debris that is cut and  tossed to the rights‐of‐way. • The transition period from initial clearance  activities to debris removal depends on the  magnitude of disaster impact. 29

Debris Clearance  and Removal Operations • Typically, the debris removal  recovery phase begins after  the emergency access  routes are cleared and  police, firefighters, and  other first responders have  the necessary access. • Often residents begin  clearing disaster debris  from their properties and  placing it on the public  rights‐of‐way. 30

Debris Clearance  and Removal Operations • If the property owners move the disaster‐related  debris to a public right‐of‐way, the parish may be  reimbursed for debris pickup for a limited period  of time. • If an applicant does not have the legal  responsibility to maintain a right‐of‐way, then  debris removal from that right‐of‐way is not  eligible for reimbursement. 31

Field Eligibility Determinations • Only FEMA has the  authority to make  eligibility  determinations for  Public Assistance grant  funding. • Contractors cannot  make eligibility  determinations. 32

Vegetative Debris Eligibility • Vegetative debris consists  of whole trees, tree  stumps, tree branches,  tree trunks, and other  leafy material. • Depending on the size of  the debris, the collection  of vegetative debris may  require the use of flat bed  trucks, dump trucks, and  grapple loaders.

Custom built grapple truck.

33

Vegetative Debris Eligibility • The Parish  may limit the  number of times the debris  is collected. • The parish may choose to  make two passes  throughout the jurisdiction  before resuming its normal  collection activities. • The parish should discuss  with FEMA the number of  passes that may be eligible. 34

Vegetative Debris Eligibility • To minimize the use of  landfill space, it is prudent  to reduce the volume of  vegetative debris before  burying. • Vegetative debris may be  reduced by as much as 75  percent of its volume by  mulching or grinding. • Costs to reduce vegetative  debris are eligible for Public  Assistance grant funding . 35

Hazardous Trees (Leaners) • A tree is considered hazardous if its condition was  caused by the disaster • It is an immediate threat to lives, public health and  safety, or improved property; it has a diameter  breast height of six inches or greater; and one or  more of the following criteria are met: – It has more than 50 percent of the crown damaged or  destroyed; – It has a split trunk or broken branches that expose the  heartwood; – It has fallen or been uprooted within a public‐use area;  and/or – It is leaning at an angle greater than 30 degrees. 36

Hazardous Limbs (Hangers) • Removing hanging limbs may be eligible for  Public Assistance grant assistance. Limbs must  be: – Located on improved public property; – Greater than two inches in diameter at the point of  breakage; and – Still hanging in a tree and threatening a public‐use  area, e.g. trails, sidewalks, golf cart paths.

37

Construction and Demolition Debris

38

Construction and Demolition Debris • Construction and demolition debris can be  defined as damaged components of buildings  and structures such: – Lumber, wood, and gypsum wallboard. – Glass, metal, roofing material, and tile. – Carpeting and floor coverings. – Pipe, concrete, and fully cured asphalt.

• To be eligible, construction and demolition debris  must be a result of a Federally declared disaster. 39

Hazardous Waste

40

Hazardous Waste • Hazardous waste is regulated under Resource  Conservation and Recovery Act. • A RCRA hazardous waste exhibits at least one of the  following four characteristics:  – – – –

Ignitability. Corrosivity. Reactivity. Toxicity.

• Certified hazardous waste technicians should  handle, capture, recycle, reuse, and dispose of  hazardous waste. 41

Hazardous Waste LADEQ LOSCO LSP HAZMAT

Work with your GOHSEP Regional Coordinator. 42

Electronic Waste • Refers to electronics  that contain hazardous  materials such as  cathode ray tubes. • Examples include  computer monitors and  televisions.

43

White Goods

44

White Goods • White goods are defined  as discarded household  appliances such as  refrigerators, freezers, air  conditioners, heat pumps,  ovens, ranges, washing  machines, clothes dryers,  and water heaters. • Many white goods  contain ozone‐depleting  refrigerants, mercury, or  compressor oils. 45

White Goods • The Clean Air Act  prohibits the release of  refrigerants into the  atmosphere, and  requires that certified  technicians extract  refrigerants from white  goods before they are  disposed of or recycled.

46

White Goods

47

Vehicles and Vessels

48

Vehicles and Vessels • For the removal of vehicles and vessels to be  eligible, the parish must demonstrate that: – The vehicle or vessel presents a hazard or immediate  threat that blocks ingress/egress in a public‐use area; – The vehicle or vessel is abandoned, e.g. the vehicle or  vessel is not on the owner’s property and ownership  is undetermined; – The applicant followed local ordinances and State law  by securing ownership; and – The applicant verified chain of custody, transport,  and disposal of the vehicle or vessel. 49

Putrescent Debris • Putrescent debris is any  debris that will decompose  or rot, such as animal  carcasses or food. • The cost collection and  disposal may be eligible. • Must be in compliance with  Federal, State, and local  requirements to be eligible  for funding. 50

Putrescent Debris

51

Putrescent Debris

Garbage • Garbage is waste that is regularly picked up by an  applicant. • Common examples of garbage are food,  packaging, plastics, and papers. • • Garbage can be collected through normal waste  collection and are not eligible. 53

Private Property Debris Removal

Private Property Debris Removal • Private property debris removal (PPDR) is generally  not eligible for reimbursement. • Debris on private property does not typically present  an immediate health and safety threat to the  general public.  • If private property owners move disaster‐generated  debris to the public right‐of‐way, the costs  associated with removing this debris may be eligible. 55

Demolition of Private Structures • Parish may need to enter private property to  demolish private structures made unsafe by  disasters to eliminate immediate threats to life,  public health, and safety. • FEMA will consider alternative measures to  eliminate threats to life, public health, and safety,  including fencing off unsafe structures and  restricting access 56

Debris Forecasting

Hurricane Debris Estimating Model Q = H (C) (V) (B) (S) H = Population / 3 persons per household. C = Hurricane Category Factor. V = Vegetation Density Multiplier. B = Commercial Building Density. S = Precipitation Factor. 58

Hurricane Debris Estimating Model Q = H (C) (V) (B) (S)

59

Residential Buildings •

A formula for estimating the debris quantities from a demolished single‐ family home and associated debris is: – L’ x W’ x S x 0.20 x VCM =___ cubic yards of debris (cy) – Where: L = length of building in feet W = width of building in feet S = height of building expressed in stories VCM = Vegetative Cover Multiplier

Light (1.1 multiplier) includes new home developments where more ground is  visible than trees. These areas will have sparse canopy cover. • Medium (1.3 multiplier) generally has a uniform pattern of open space and  tree canopy cover. This is the most common description for vegetative cover. • Heavy (1.5 multiplier) is found in mature neighborhoods and woodlots where  the ground or houses cannot be seen due to the tree canopy cover. •

This formula can be used for tornado damage. 60

Residential Buildings

61

Personal Property Debris

62

Personal Property Debris • The amount of personal property within an  average flooded single‐family home has been  found to be: – 25‐30 cy for homes without a basement – 45‐50 cy for homes with a basement

• Mobile homes have less wasted space and are  usually totally destroyed. – 290 cy of debris for a single‐wide mobile home – 415 cy of debris for a double‐wide mobile home 63

Vegetation Forecasting • Vegetation is the most difficult to estimate due  to the random sizes and shapes of trees and  shrubbery. USACE has established a few rules of  thumb in forecasting and estimating vegetative  debris. – Treat debris piles as a cube, not a cone, when  estimating – 15 trees, 8 inches in diameter = 40 cy (average) – One acre of debris, 3.33 yards high = 16,117 cy 64

Volume – Weight Conversion  • These factors to convert woody debris from cubic  yards to tons are considered reasonable and  were developed by USACE: – Softwoods  – Hardwoods  – Mixed debris  – C&D 

6 cubic yards = 1 ton 4 cubic yards = 1 ton 4 cubic yards = 1 ton 2 cubic yards = 1 ton

65

Debris Site Requirements • 1 Acre (ac) = 4,840 Square  Yards (sy) • 10 foot debris stack  height = 3.33 yards • Total Volume per acre =  4,800 sy/ac x 3.33 =  16,117 cubic yards per  acre. • From previous example: – 7,000,000 / 16,117 cy/ac =  434 acres

66

Debris Site Requirements TDSR Sites must be approved by Louisiana DEQ.

67

Debris Site Requirements • Ensure that at least one  TDSR has citizen access.

68

Monitoring Debris Removal  Operations

Monitoring Debris  Removal Operations • Parishes are required to monitor debris removal  operations to document eligible quantities and  reasonable expenses.  • Failure to do so properly may jeopardize funding. • Debris monitoring is primarily the responsibility  of the applicant. • Applicants may use force account resources,  temporary hires, and/or contractors to  accomplish the monitoring.

Monitoring Debris  Removal Operations • If a monitor is hired the  applicant is required to ensure  monitor performs  satisfactorily. • The contract must be awarded  to monitor who has no vested  interest in the debris removal  contract or contractor. • Monitoring contracts are  typically time‐and‐materials  and should contain a not‐to‐ exceed clause

Monitoring Debris  Removal Operations • Applicants should require debris monitors to  submit the following reports: – Debris collected from curbside and/or collection  centers – Debris accepted at the DMS and/or final  disposition – Debris recycled/reduced at the DMS and taken to  final disposition – Any operational or safety issues

Monitoring Debris  Removal Operations • The debris monitor’s roles and responsibilities in the field  include: – Measure and certify truck capacities (recertify on a regular basis). – Complete and physically control load tickets (in monitoring towers and the  field). – Validate hazardous trees, including hangers, leaners, and stumps (use  appropriate documentation forms). – Ensure that trucks are accurately credited for their load. – Ensure that trucks are not artificially loaded to maximize reimbursement (e.g.,  debris is wetted, debris is fluffed ‐ not compacted). – Report to project manager if completion schedules are not on target. – Ensure that only debris specified in the scope of work is collected and identify  work as potentially eligible or ineligible. – Monitor site development and restoration of the DMS. – Ensure daily loads meet permit requirements. – Ensure that work stops immediately in an area where human remains or  potential archeological deposits are discovered.

Monitoring Debris  Removal Operations Selecting a reputable  debris removal  monitoring company  is one of the most  critical elements in  the debris removal  process!

Debris Management Planning  Concepts

Debris Management  Planning Concepts • Debris removal operations can be time‐ consuming and costly. • Over the last five years, debris removal  operations accounted for approximately 27  percent of the disaster recovery costs. • Developing a debris management plan that  considers large‐scale debris removal and disposal  operations is critical to success.

Applicant Roles and Responsibilities • A sample outline for a debris management  plan can be found in FEMA 325, Appendix A,  Debris Management Plan Outline. • During a disaster event, the same staff  members would be expected to implement  the plan. • The organization of departments and  management staff may vary between  applicants, but roles and tasks do not change.

Debris Planning

Debris Management Staff Responsibilities • Each department is responsible for specific  elements of the debris management plan. • Department responsibilities often overlap,  making coordination and communication  critical. • These overlapping responsibilities illustrate  the need for one primary coordinator or  Debris Project Manager.

Debris Management Staff Responsibilities • Debris Project Manager: – Is the primary decision maker. – Should be knowledgeable of debris process. – Coordination is a priority. – Assigns tasks. – Tracks completion.

Debris Management Staff Responsibilities • Parish Administration: – Personnel policies. – Labor and equipment timesheets. – Safety procedures. – Contract procurement. – Billing and invoices. – Public information.

Debris Management Staff Responsibilities • Engineering and planning: – Forecast debris volume. – Map debris haul routes. – Select debris management sites. – Assess available land fill space. – Develop collection strategy.

Debris Management Staff Responsibilities • Public Information Officer: – Debris pickup schedules. – Disposal methods. – Disposal procedures for self help. – Restriction and penalties for illegal dumping. – Curbside segregation. – Public drop off locations. – Process for answering the publics questions.

Course Summary Q: Name the basic references for FEMA Public Assistance Debris  removal. A: 44 CFR, Robert T. Stafford Act, FEMA 325 Guide. Q: True or False: Under FEMA Category A and B straight time is an  authorized reimbursement  for force account labor and equipment. A: False. Q: True or False: Under FEMA Category A and B reimbursement can be  claimed for equipment standby time. A: False. Q:  What type of debris removal contracts should be avoided? A:  Time and Materials.

Course Summary Q: What type of debris removal contracts are prohibited? A:  Cost plus percentage of costs. Q: True or False: A “leaner” is a tree that is leaning at an  angle greater than 30 degrees. A: True. Q: True or False: A “hanger” is a tree limb that is hanging  in a tree, threatening public use areas, and is greater  than two inches at the point of breakage? A: True.

Course Summary Q: True or False: Garbage is an authorized reimbursement under FAMA  Category A. A: False. Q: Should a TDSR contain a citizens debris drop off point? A: Yes. Q: Should the parish TDSR sites and debris removal plan be approved  before the disaster? A: Yes. Q: What are the four most critical elements of debris removal? A: Planning, monitoring , contracting, and public information.

Questions?