CONTRALORÍA REGIONAL DEL MAULE UNIDAD DE CONTROL EXTERNO

Municipalidad de Curicó

Número de Informe: 1.156/2015 28 de diciembre del 2015

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www.contraloria.cl

CONTRALORfA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORfA REGIONAL DEL MAULE UNIDAD DE CONTROL EXTERNO

PREG. No 7.004/15 REF. No W000348/15 2.394/15

REMITE INFORME FINAL QUE INDICA.

TALCA,

o1 1 2 6 6 • 29. ll. 2015

Adjunto, rem ito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, Informe Final No 1.156, de 2015, debidamente aprobado, sobre auditoría al macroproceso de recursos humanos, específicamente a la materia de horas extraordinarias, en la Municipalidad de Curicó.

Saluda atentamente a Ud.,

VICTOR FRITIS IGI..E S IA S

ABOGADO CONTRALOR REGIONAL CONTRALOR.!A GENERAL DE LA REPUBLICA R!::GION DEL MAULE

O FICIO DESPACHADO POR E-MAIL

AL SEÑOR (A) DENUNCIANTE PRESENTE

3 ODIC . 2015

Avda. Diagonal Isidoro del Solar~ 21- Talca- Fono: 712413200 www.contralorla.ci

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORÍA REGIONAL DEL MAULE UNIDAD DE CONTROL EXTERNO

PREG. No 7.004/15 REF. No W000348/15 UCE. No 2.388/15

REMITE INFORME FINAL QUE INDICA.

TALCA, 011226-28.12.2015

Adjunto, remito a Ud. , para su conocimiento y fines pertinentes, Informe Final No 1.156, de 2015, debidamente aprobado, sobre auditoría al macroproceso de recursos humanos, específicamente a la materia de horas extraordinarias, en la Municipalidad de Curicó. Sobre el particular, corresponde que esa autoridad adopte las medidas pertinentes, e implemente las acciones que en cada caso se señalan, tendientes a subsanar las situaciones observadas. Aspectos que se verificarán en una próxima visita que practique en esa Entidad este Organismo de Control. Saluda atentamente a Ud.,

VICTOR F

IS IGLESIAS

ABOGADO CONTRALOR REGIONAL CONTRALORIA OENERAL DE LA REPUBLICA REOION DEL MAULE

AL SEÑOR ALCALDE MUNICIPALIDAD DE CURICÓ CURICÓ

3 O CIC. 2015 js.o.M to~

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Avda. Diagonal Isidoro del Solar N" 21 - Talca - Fono: 712413200 www.contraloria.cl

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORIA REGIONAL DEL MAULE UNIDAD DE CONTROL EXTERNO

PREG . No 7.004/15 REF. No W000348/15 UCE. No 2.389/15

REMITE INFORME FINAL QUE INDICA.

TALCA, 01 1227-28.12.201 5

Adjunto, remito a Ud., copia del Informe Final No 1.156, de 2015, debidamente aprobado, con el fin de que, en la primera sesión que celebre el concejo municipal, desde la fecha de su recepción , se sirva ponerlo en conocimiento de ese órgano colegiado entregándoles copia del mismo. Al respecto , Ud. deberá acreditar ante esta Contraloría General, en su calidad de secretario del concejo y ministro de fe, el cumplimiento de este trámite dentro del plazo de diez días de efectuada esa sesión.

Saluda atentamente a Ud.,

VICTOR FRITI

ABOGAD CONTRALOR REOIONAL CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLlCA REGION DEL MAULE

I.MIJNI~iP!\UDAD

DE CURlCO OFICINA Oe PARTC.S RECEPCION

AL SEÑOR SECRETARIO MUNICIPAL MUNICIPALIDAD DE CURICÓ CURICÓ

3 O DIC. 2015

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Avda. Diagonal Isidoro del Solar N° 21 - Talca- Fono: 712413200 www.contraloria.cl

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALOR!A REGIONAL DEL MAULE UNIDAD DE CONTROL EXTERNO

PREG. No 7.004/15 REF. No W000348/ 15 UCE. No 2.390/15

REMITE INFORME FINAL QUE INDICA.

TALCA, 011228-28.12.2015

Adjunto, remito a Ud ., para su conocimiento y fines pertinentes, Informe Final N° 1.156, de 2015, debidamente aprobado, sobre auditoría al macroproceso de recursos humanos, especificamente a la materia de horas extraordinarias, en la Municipalidad de Curicó.

Saluda atentamente a Ud .,

VICTOR FRI

S IGLESIAS

ABOGADO CONTRALOR REO tONAL CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLlCA REGION DEL MAULE

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AL SEÑOR DIRECTOR DE CONTROL INTERNO MUNICIPALIDAD DE CURICÓ CURICÓ

Avda. Diagonal Isidoro del Solar N° 21 - Talca- Fono: 712413200 www.contraloria.cl

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PREG. No 7.004/15 REF. No W000348/15 UCE. No 2.391 /1 5

REMITE INFORME FINAL QUE INDICA.

TALCA, 011229 - 28.12.2015

Adjunto, remito a Ud. , para su conocimiento y fines pertinentes, Informe Final No 1.156, de 2015, debidamente aprobado, sobre auditoría al macroproceso de recursos humanos, específicamente a la materia de horas extraordinarias, en la Municipalidad de Curicó.

Saluda atentamente a Ud. ,

v,CTOR F I IS IGLESIAS AS

ADO

CONT_ R REGIONAL CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA REGtON DEL MAULE

AL SEÑOR FRANCISCO CABRERA RABANAL UNIDAD DE SEGUIMIENTO CONTRALORÍA REGIONAL DEL MAULE PRESENTE

Avda. Diagonal Isidoro del Solar N° 21- Talca - Fono: 712413200 www.contraloria.cl

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PREG. No 7.004/15 REF. No W000348/15 UCE. No 2.392/15

REMITE INFORME FINAL QUE INDICA.

TALCA, 011230-28.12.2015

Adjunto, remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, Informe Final No 1.156, de 2015, debidamente aprobado, sobre auditoría al macroproceso de recursos humanos, específicamente a la materia de horas extraordinarias, en la Municipalidad de Curicó.

Saluda atentamente a Ud.,

VICTOR F AB ADO CONTRALOR REOfONAL CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA RECION DEL MAULE

AL SEÑOR RENÉ MÉNDEZ LETELIER UNIDAD TÉCNICA DE CONTROL EXTERNO CONTRALORIA REGIONAL DEL MAULE PRESENTE

Avda. Diagonal Isidoro del Solar NO 21- Talca- Fono: 71 2413200 www.contraloria.cl

CONTRALORfA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORÍA REGIONAL DEL MAULE UNIDAD DE CONTROL EXTERNO

PREG No 7.004/2015 REF. No W000348/2015

INFORME FINAL No 1.156, DE 2015, SOBRE AUDITORÍA AL MACROPROCESO DE RECURSOS HUMANOS, ESPECIFICAMENTE A LA MATERIA DE HORAS EXTRAORDINARIAS, EN LA MUNICIPALIDAD DE CURICÓ.

TALCA.

2" 8 DIC . 2015

En cumplimiento del plan anual de fiscalización de esta Contraloría Regional para el año 2015, y en conformidad con lo establecido en los artículos 95 y siguientes de la ley No 10.336, de Organización y Atribuciones de la Contraloría General de la República, y el artículo 54 del decreto ley No 1.263, de 1975, Orgánico de Administración Financiera del Estado, del Ministerio de Hacienda, se efectuó una auditoría al macroproceso de recursos humanos, específicamente a la materia de horas extraordinarias en la Municipalidad de Curicó, para el período comprendido entre el1 de enero y el31 de diciembre de 2014. El equipo que ejecutó el examen fue integrado por doña Paola Meza Espinoza, don Rodrigo Villarroel Ortega y don José Hernán Soto Vera, auditores y supervisor, respectivamente. ANTECEDENTES GENERALES

La Municipalidad de Curicó es una corporación autónoma de derecho público, con personalidad jurídica y patrimonio propio, cuya misión conforme al artículo 1o de la ley No 18.695, Orgánica Constitucional de Municipalidades, es satisfacer las necesidades de la comunidad local y asegurar su participación en el progreso económico, social y cultural de la comuna. Concerniente a la materia en revisión, el artículo 62 de la ley No 18.883, que Aprueba Estatuto Administrativo para Funcionarios Municipales, señala que la jornada ordinaria de trabajo será de cuarenta y cuatro horas semanales distribuidas de lunes a viernes, no pudiendo exceder de nueve horas diarias. A su vez, el artículo 63 de la mentada ley establece que el alcalde podrá ordenar trabajos extraordinarios a continuación de la jornada ordinaria, de noche o en días sábados, domingos y festivos , cuando hayan de cumplirse tareas impostergables. Agregando, que dicho sobretiempo se indemnizará con descanso complementario, no obstante, si ello no fuera posible por razones de buen servicio, se compensará con un recargo en las remuneraciones.

AL SEÑOR VÍCTOR FRITIS IGLESIAS CONTRALOR REGIONAL DEL MAULE PRESENTE

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Cabe mencionar que, con carácter confidencial, por medio del oficio No 10.161, de 2015, fue puesto en conocimiento del Alcalde de la Municipalidad de Curicó, el Preinforme de Observaciones No 1.156, del año en curso, con el finalidad de que formulada los alcances y precisiones que, a su juicio, procedieran, lo que se concretó a través del oficio ORO. No 1.828, de la antedicha anualidad, documento que ha sido considerado para elaborar el presente informe final.

OBJETIVO La fiscalización tuvo por objeto practicar una auditoría al macroproceso de recursos humanos, específicamente a la materia de horas extraordinarias del personal de planta y contrata de la municipalidad en cuestión , afecto a la ley No 18.883, por el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2014. El propósito del análisis fue determinar si las transacciones asociadas al factor bajo estudio, cumplen con las disposiciones legales y reglamentarias, se encuentran debidamente documentadas, sus cálculos son exactos y están adecuadamente registradas . Todo lo anterior, en concordancia con la ley No 10.336.

METODOLOGÍA La rev1s1on se practicó de acuerdo con la Metodología de Auditoría de este Organismo de Control y los procedimientos de control aprobados mediante la resolución exenta No 1.485, de 1996, y la resolución afecta No 20, de 2015, que Fija Normas que Regulan las Auditorías Efectuadas por la Contraloría General de la República, ambas de este origen, considerando resultados de evaluaciones de control interno respecto de los asuntos examinados, estableciéndose la realización de pruebas de auditoría en la medida que se estimaron necesarias. Asimismo, se efectuó un examen de las cuentas a los gastos relacionados con la materia en cuestión. Igualmente, debe señalarse que las objeciones que la Contraloría General formula con ocasión de las fiscalizaciones que realiza se clasifican en diversas categorías, en relación con su grado de complejidad. En efecto, se entiende por altamente complejas (AC) o complejas (C), aquellos alcances que, de acuerdo a su magnitud, reiteración, detrimento patrimonial, eventuales responsabilidades funcionarias, son consideradas de especial relevancia por este Ente Contralor; en tanto, se clasifican como medianamente complejas (MC) o levemente complejas (LC), aquellas que tienen menor impacto en esos criterios.

UNIVERSO Y MUESTRA Según los antecedentes proporcionados por la entidad fiscalizada , los gastos por trabajo extraordinario para el periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2014, ascendió a $513.735.082, correspondiente a trecientos dos servidores.

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Las partidas sujetas a revisión se estipularon analíticamente, considerando los montos percibidos por concepto de horas extraordinarias a los empleados en los meses de enero, abril, octubre y diciembre de la precitada anualidad y cuyo monto percibido sea igual o superior $1.150.000 por dicho emolumento, estableciéndose un total de $82.571.436, correspondiente a cincuenta y dos funcionarios, equivalentes al16% y cuyo desglose se detalla a continuación:

MATERIA ESPECÍFICA

UNIVERSO

MUESTRA

PARTIDAS CLAVES

TOTAL EXAMINADO

($)

# # ($) ($) # ($) # Horas extraordinarias 513.735.082 302 82.571.436 52 2.771 .539 5 85.342.975 57 .. Fuente: Preparado por la com1s1ón fiscalizadora de la Contraloria Reg1onal del Maule, en base a datos proporcionados por el municipio.

A su vez, se analizaron cinco partidas claves por un monto de $2.771 .539, por concepto de pago de horas extraordinarias a funcionarios que tuviesen una cantidad superior a cuarenta horas diurnas y ciento treinta nocturnas; además de denuncias ingresadas a las dependencias de este Órgano Contralor. La información utilizada, fue proporcionada por los departamentos de administración y finanzas , y recursos humanos, ambos de la municipalidad en cuestión y fue puesta a disposición de esta Contraloría Regional desde el 27 de julio de 2015. RESULTADO DE LA AUDITORÍA

Del examen practicado y considerando los argumentos y antecedentes aportados por la autoridad en su respuesta, respecto de las situaciones observadas en este informe, se determinó lo siguiente:

J.

ASPECTOS DE CONTROL INTERNO

1.

Mecanismos de control de asistencia horaria y sus actos administrativos

a) Se observó que el municipio bajo fiscalización no tiene consignado mediante un acto administrativo los mecanismos de control de asistencia horario para sus empleados, tales como: controles biométricos, libros de asistencias y claves de accesos, lo anterior con motivo del registro de entrada y salida en función de la jornada laboral, hecho que no se ajusta a lo dispuesto en los artículos 3o y 5° de la ley No 19.880, de Bases de los Procedimientos Administrativos que Rigen los Actos de los Órganos de la Administración del Estado, y el artículo 12 de la antedicha ley N° 18.695. En su contestación, la autoridad comunal indica que se confeccionó y dictó el acto administrativo exento No 5.902, de 2 de diciembre de la presente anualidad, documento que autoriza el uso de relojes de asistencia biométricos para las dependencias municipales, como el uso de reloj control con tarjetas para las funcionarias que desempeñan labores en el jardín y sala cuna "Personitas", y otorga claves de acceso a ciertos empleados públicos que han presentado problemas

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en la lectura de su huella dactilar, al momento de operar los dispositivos para el control horario. En virtud de lo anterior y la nueva documentación aportada por ese ente comunal, se da por subsanado lo objetado. b) En relación con la materia, es dable precisar que la entidad edilicia tiene un manual de procedimientos sobre horas extraordinarias, aprobado por medio del decreto exento No 4.801, del 13 de noviembre de 2014, sin embargo, dicho documento no contiene reflejado el mecanismo de descuentos por atrasos, situación que fue corroborada por el jefe de recursos humanos, a través del ordinario No 283, de 2015. En lo que atañe a la materia, el alcalde señala en su respuesta, que se dictó el decreto exento No 5.953, de 7 de diciembre del presente año, documento con el cual se instruye el método que adoptará el municipio para los descuentos por atrasos al ingreso de la jornada de trabajo. En mérito de los argumentos expuestos, se subsana lo representado. e) Se verificó que no existe formalización de la jornada laboral, cuyo comienzo es a las 8:15 hasta las 17:03 horas, teniendo un rango de tolerancia de cinco minutos después del ingreso, todo ello, en el entendido que es una práctica habitual de la sede comunal en comento. En atención a lo indicado en las letras a), b) y e) del presente numeral, cabe denotar que todos los funcionarios, sin distinción alguna, están sujetos a la obligación de cumplir con la jornada y el horario establecido para el desempeño de su trabajo, de modo que, ante la ausencia de texto legal expreso que fije un régimen particular de control de la jornada de trabajo, compete a las respectivas autoridades de los servicios determinar, a través del correspondiente acto administrativo, el o los sistemas de control interno de la jornada laboral de los empleados de su dependencia, criterio, que por lo demás, se encuentra contenido en los dictámenes N°5 27.169 y 52.636, ambos de 2009 y 13.069, de 201 O, todos de este origen, y cuya ocurrencia no acontece en la especie. En su oficio de impugnación, el alcalde indica que se dictó el decreto exento No 5.953, de 7 de diciembre de 2015, que incorpora lo referido al rango de tolerancia de 5 minutos para el ingreso a la jornada laboral, complementando el decreto exento No 207, del 3 marzo de 1998, que estableció la jornada única de trabajo en la Municipalidad de Curicó. Con ocasión de lo expresado por el ente comunal, este Organismo de Control da por subsanado el alcance formulado. d) Respecto al sistema de turnos de los funcionarios que desempeñan labores en los departamentos denominados "Central de Emergencia" y "Taller Eléctrico", se constató que la jefatura no contaba con una

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calendarización de la jornada de trabajo extraordinaria efectuada durante el período 2014, para los siguientes servidores:

Fuente: Preparado por la comisión fisca lizadora de la Contraloria Regional del Maule, en base a datos proporcionados por la Dirección de Administración y Finanzas de la Municipalidad de Curicó.

En lo tocante, se advierte que no existe un control adecuado por parte de la jefatura sobre las horas extraordinarias asignadas y programadas en el sistema de turno de dichas unidades, vulnerando con ello lo estipulado en el numeral 47 de la resolución exenta No 1.485, de 1996, de esta procedencia, referido a que la documentación de las estructuras de control interno, de las transacciones y de hechos importantes debe tener un propósito claro, ser apropiada para alcanzar los objetivos de la institución y servir a los directivos para controlar sus operaciones y a los fiscalizadores u otras personas para analizar dichas operaciones. En su contestación, la entidad edilicia reconoce que en su oportunidad no se efectuó la calendarización de los trabajos extraordinarios, sin embargo, indica que en la actualidad, a través del jefe de recursos humanos se solicitó a la dirección de aseo, ornato y transporte y a la dirección de obras municipales, la programación de las horas extraordinarias de los funcionarios bajo su dependencia. Sin perjuicio de lo anterior, por cuanto se trata de un hecho consumado que no es susceptible de corregir, se mantiene la observación formulada , no obstante, el municipio deberá calendarizar la jornada de los funcionarios del taller eléctrico y tendrá la obligación de dar a conocer a los miembros del equipo las labores programadas, situación que será validada en la etapa de seguimiento del presente informe final. Asimismo, en el caso del comité de emergencia, a esa sede comunal le corresponderá adoptar las medidas que estime pertinente con objeto de acreditar, en lo sucesivo, que los servidores de esa repartición municipal realicen las horas extraordinarias convenidas, lo que será verificado en próximas auditorías que realice esta Contraloría Regional. 2.

Análisis de cuenta corriente relacionada con la materia en estudio

a)

Cuenta contable asignada a más de una cuenta bancaria

En lo que atañe a las cuentas corrientes descritas a continuación, se verificó que no tienen fijada una partida contable individual, de modo que no es posible distinguir y controlar de manera correcta y ordenada el registro de los movimientos de los recursos administrados por la municipalidad. Lo citado precedentemente infringe lo señalado en el capítulo primero del oficio CGR No 60.820, de 2005, sobre Normativa del Sistema

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Contabilidad General de la Nación, que expone que las normas y procedimientos contables que rigen el sistema deberán ser aplicados en forma uniforme y consistente, por lo tanto, el tratamiento contable debió replicarse como en el caso de las demás cuentas del banco. En su respuesta, la máxima autoridad comunal expone, que el jefe del departamento de finanzas por medio de ordinario No 1.121, de 7 de diciembre de la presente año, reconoce el error administrativo advertido, referente a la cuenta contable 111 -03 "Banco". Añade en el citado documento, que a partir de la fecha de su contestación, se regularizará la situación, tal como se indica: CUENTA CONTABLE 111-03-01 Banco Santander 111-03-02 Banco Santander 111-03-03 Banco Santander

CUENTA CORRIENTE No

DENOMINACIÓN

23-02470-5

Fondos Ordinarios

66-60352-0 66-49732-1

.. . com1S1on fiscalizadora

Fondos Centro Cultural Fondos Polide_Qortivo

Fuente: Preparado por la de la Contralona Reg1onal del Maule, en base a datos proporcionados por la Dirección de Administración y Finanzas de la Municipalidad de Curicó.

Sin perjuicio de las acciones perpetradas por el municipio, se mantiene la observación formulada, hasta que se verifique en terreno la creación de las cuentas contables en el sistema de contabilidad de esa sede comunal, aspecto que será corroborado en la etapa de seguimiento del presente informe final. b)

Sobre ausencia de conciliación bancaria de la cuenta corriente denominada "Habilitado"

Se evidenció que a la fecha de fiscalización no existe una conciliación bancaria de la cuenta corriente No 23-024 71-3, del Banco Santander, según lo vertido por el jefe de recursos humanos de la corporación edilicia en certificado sin número del 1 de agosto de la citada anualidad. Al respecto, cabe precisar que el departamento de recursos humanos solo mantiene registrado en el sistema CAS Chile un reporte de los saldos reflejados en las cartolas bancarias, cuyos montos no consignan los movimientos contables de ingresos y gastos efectuados por la cuenta bancaria aludida. Lo anterior, denota una fa lta de control por parte del ente fiscalizado, que transgrede el oficio circular CGR No 11 .629, de 1982, que imparte instrucciones al sector municipal sobre manejo de cuentas corrientes bancarias, en lo que concierne a que la conciliación bancaria es una herramienta de control cuyo mérito es verificar la igualdad entre las anotaciones contables y las constancias que surgen de los resúmenes financieros, efectuando el cotejo mediante un básico ejercicio de control, basado en la oposición de intereses entre la institución y el banco, sin embargo, al carecer de ella, se produce un desorden financiero y administrativo, por cuanto la entidad no tendría la certeza acerca de los dineros disponibles, como tampoco

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del destino de estos mismos, es decir, se pierde el control de los depósitos, los giros y pagos de cheques, además de otros cargos y abonos efectuados por la entidad crediticia. En su respuesta, el jefe comunal manifiesta que solicitó al jefe de recursos humanos a través de ordinario No 1.720, de 23 de noviembre de la presente anualidad, efectuar la confección de la conciliación bancaria de la cuenta corriente No 23-02471-3, del Banco Santander, regularizando la citada herramienta financiera a noviembre de 2015, acompañando la conciliación bancaria del mes. En mérito de los argumentos expuestos y la documentación aportada por la municipalidad , se da por subsanado lo representado. 3.

Dirección de Control Interno

a)

La unidad de auditoría interna municipal no lleva un control de las observaciones realizadas por esta Contraloría Regional

Al efecto, se advirtió la ausencia de un control de parte de dicha unidad sobre las objeciones realizadas en los informes de auditoría, de investigación especial u oficios de este Órgano Contralor, de manera tal, que permita a la municipalidad monitorear la regularización de los hechos observados por esta Entidad Fiscalizadora. En su escrito de contestación, la autoridad comunal señala que ordenó al director de control interno, informar y/o solucionar la observación planteada en este numeral, situación que se materializó en oficio confidencial No 33, de 27 de noviembre de 2015, en el cual su director indica que efectivamente esa unidad mantiene un archivo con todos los expedientes y oficios con los informes de Contraloría y que siempre comunica al alcalde, con la finalidad de que se le remita copia de toda la documentación, para efectuar las acciones de seguimiento respectivas. Asimismo, el control interno arguye en el mentado documento que se ha coordinado con la unidad de asesoría jurídica del ente bajo fiscalización , para que ésta última pueda remitirles copia de las acciones que ha realizado esa sede edilicia, concerniente a la materia. Ahora bien , cabe tener en consideración que el alcalde en su escrito de impugnación, reconoce que en algunas oportunidades no se ha remitido el preinforme de Contraloría, ni su respuesta a la unidad de control interno, debido al carácter de confidencial de la información y por considerar que no es necesario la intervención de esa dependencia municipal. En virtud de lo esgrimido, este Órgano Contralor mantiene lo reprochado, debiendo el municipio adoptar las acciones conducentes que le permitan, en lo sucesivo, mantener un registro de las representaciones que efectúe esta Sede Regional, aspecto que será verificada en futuras fiscalizaciones.

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b)

Procedimiento de control relativo a la materia de horas extraordinarias

b.1) Se determinó que la unidad en cuestión al visar los decretos de pago de las horas extraordinarias, no exige ni revisa la documentación respaldatoria que da origen al cálculo de sus haberes y descuentos correspondientes, situación que fue ratificada por don Pedro Figueroa Castro, director de control, mediante certificado sin número de fecha 31 de julio de 2015. b.2) Se constató que el departamento en comento, no efectúa una revisión a la asignación y posterior pago de las horas extraordinarias superiores a cuarenta horas diurnas y el exceso de las horas nocturnas otorgadas a los funcionarios municipales. Referente a lo esgrimido, es dable manifestar que la misión de control interno es velar por la legalidad de las actuaciones municipales, por lo cual, su enfoque debe centrarse en examinar la documentación que permita validar si aquellas se ajustan o no a derecho, de forma previa a que produzcan sus efectos (aplica criterio contenido en dictamen No 74.588, de 2014, de esta Contraloría General). Concernientes a los hechos expuestos en las letras a) y b), resulta necesario consignar la importancia de llevar a cabo verificaciones periódicas sobre la materia, en el entendido que el control interno constituye un instrumento que permite facilitar y optimizar la gestión institucional, principio de control que, por lo demás, se encuentra contenido en los artículos 3°, 5°, 11, 53 y 61, de la ley No 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado. Asimismo, es dable precisar que la resolución exenta No 1.485, de 1996, de esta procedencia, citada en el cuerpo del presente documento, señala como norma general de control, que los directivos deben vigilar continuamente sus operaciones y adoptar inmediatamente las medidas oportunas ante cualquier evidencia de irregularidad o de actuación contraria a los principios de economía, eficiencia y eficacia. A su vez, dicho acto administrativo indica que la vigilancia de las operaciones asegura que los controles internos contribuyen a la consecución de los resultados pretendidos, lo cual implica también el tratamiento de las evidencias de la auditoría y de las propuestas formuladas por los auditores internos y externos, con el objeto de determinar las medidas correctivas necesarias. En relación a lo observado en las letras precedentes, el municipio indica a través del director de control interno mediante oficio confidencial No 33, de 27 de noviembre de 2015, haber cometido esos errores, sin embargo, informa que a partir del mes de noviembre de la presente anualidad, se exigirá la documentación respaldatoria que avale el pago de las horas extraordinarias, con el fin de dar cumplimiento al reglamento interno que rige la materia. Añade en el citado documento, que habitualmente se revisan los antecedentes que soporta los cálculos considerados en los decretos de pago.

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A pesar de lo anterior, por cuanto se trata de un hecho consumado que no es susceptible de corregir, se mantiene la observación formulada , sin perjuicio que, en lo sucesivo, la entidad edilicia arbitre las acciones pertinentes para evitar reiteraciones de lo sucedido, situación que será verificada en futuras auditorías que realice este Organismo Fiscalizador. 4.

Administración de perfiles, roles y respaldo de la base de datos del sistema de reloj control horario

a)

Sobre perfiles y roles en el sistema

Se determinó que la empresa denominada Genera S.A., a partir de mayo de 2015 provee al municipio el sistema de reloj control de asistencia biométrico, el cual es administrado por los funcionarios del departamento de recursos humanos y por el director de administración y finanzas por medio de una clave genérica que tiene como atributo el acceso a las modificaciones de asistencia y/o ausencias, marcas de entradas y salidas, justificaciones de horas extraordinarias, vacaciones, atrasos, permisos compensados, entre otros. Lo anterior, conlleva un riesgo inherente al abuso de justificaciones, incorporaciones y/o modificaciones, teniendo un aliciente para tener falta de controles en la utilización del sistema, lo cual importa una debilidad de control interno, atendido que no existe una individualización de quien ha registrado y modificado la información del sistema. En mención a lo expuesto, cabe destacar que se transgrede lo estipulado en los numerales 11 .2.1 y 11 .5.3, ambos letra a), de la Norma Chilena Oficial ISO N° 27.002 Of 2009, denominada "Tecnologia de la información- Códigos de prácticas para la gestión de la seguridad de la información," aprobada por la resolución No 1.535, de fecha 2 de septiembre del 2009, del Ministerio de Economía, Fomento y Reconstrucción, en cuanto a que corresponde identificar a los usuarios para individualizar sus acciones y hacerlos responsable de ellas. Referente a lo representado, la autoridad comunal indica que en el oficio ordinario No 396, de 7 de diciembre de 2015, ajustó los perfiles y roles de usuarios, para todo el personal que utiliza el sistema de control de asistencia, de tal manera que los nuevos roles y perfiles definidos por el proveedor del sistema, son los que se presentan a continuación: FUNCIONARIO Pablo Torres Martinez Juana Mejías Araya Isabel Avila Guerra Mary Carmen Abrigo Sergio Olave Ríos Carolina Peña Olave Elizabeth Latorre Pino

...

ID USUARIO ptorres Jmejias iavila mabrigo Solave Cpena elatorre

PERFIL Sólo lectura Sólo lectura Sólo lectura Sólo lectura Administrador Supervisor Supervisor

Fuente: Preparado por la com1S1on fiscalizadora de la Contralona Reg1onal del Maule, en base a datos proporcionados por el Departamento de Recursos Humanos de la Municipalidad de Curicó.

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En consideración a los argumentos vertidos por el ente fiscalizado , esta Contraloría Regional mantiene lo reprochado, hasta que se verifique en terreno la acción implementada por el ente comunal, cuyo resultado será corroborado en la etapa de seguimiento del presente informe final. b)

Procedimiento de extracción de información de la base de datos del reloj control y sus modificaciones

De las indagaciones realizadas en el Departamento de Recursos Humanos de la Municipalidad de Curicó, se constató que desde el año 2013 a 2015 han existido dos empresas proveedoras del sistema de control de asistencia, Wiili Levi Mundaca Servicios de Ingeniería E.I.R.L. y Genera S.A., estando esta última operativa desde mayo de la presente anualidad , determinándose los siguientes hechos: b.1) Cabe precisar que la empresa Wiili Levi Mundaca Servicios de Ingeniería E.I.R.L. , conservó en sus servidores la base de datos de los registros de asistencia del ente fiscalizado, no obstante, en la actualidad no se tuvo acceso a dicha información, teniéndose a la vista solo los respaldos impresos de marcas de entrada y salida de los funcionarios de la entidad en cuestión. En relación a este numeral, el alcalde no acompaña antecedentes que permitan desvirtuar lo representado, toda vez que, actualmente la municipalidad no mantiene actividades comerciales con la empresa proveedora del servicio de sistema de reloj control Wiili Levi Mundaca Servicios de Ingeniería E.I.R.L. b.2) Respecto a la plataforma vigente del reloj biométrico de asistencia, del distribuidor Genera S.A., esta entregó como producto reportes que pueden ser imprimibles, entre los cuales están los registros de asistencias, sin embargo, es el único respaldo de la información que posee el municipio. En cuanto a la base de datos o historial de marcaciones, esta se encuentra alojada en los servidores de la empresa, y la municipalidad no tiene acceso directo, traduciéndose en una falencia en el resguardo de los antecedentes, en caso de algún imprevisto de carácter urgente. Lo aludido precedentemente representa un riesgo inherente de pérdida y error de la información, toda vez que los datos carecen de procedimientos de respaldos internos que le permitan a la administración mantenerla disponible ante presuntas contingencias relacionadas con el abastecedor del sistema. Sobre lo indicado en las letras b.1) y b.2), del presente numeral, se evidenció que la entidad comunal infringe el punto 10.5.1 referido a "Respaldo de la información" y 10.7.3 "Procedimientos para el manejo de la información" de la aludida Norma Chilena Oficial ISO No 27.002 de 2009. De acuerdo a lo expresado por la máxima autoridad comunal, a través de ordinario No 394, del 7 de diciembre del presente año, el jefe de recursos humanos, solicitó a la empresa proveedora del servicio de control de 10

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLI CA CONTRALORiA REG IONAL DEL MAULE UNIDAD DE CONTROL EXTERNO

asistencia Genera S.A., establecer un mecanismo que le permita a la entidad edilicia, mantener respaldos de las marcaciones históricas de los funcionarios, teniendo presente que, si bien en la actualidad es posible acceder a la plataforma web para obtener dicha información, no se cuenta con un plan de contingencia para las oportunidades en que no se pueda acceder a la mentada aplicación. Sin perjuicio de lo indicado por el jefe comunal en los literales b.1) y b.2), se mantienen las observaciones formuladas, hasta que el municipio adopte mecanismos de control necesarios que le permitan respaldar la información histórica de los registros de asistencia, lo cual se verificará en la fase de seguimiento del presente informe final. 11.

EXAMEN DE LA MATERIA AUDITADA

1.

Funcionarios que no registran asistencia a través de reloj biométrico

a)

Servidores que marcan en libro de asistencia

Se determinó que el ente bajo fiscalización controla la asistencia de la jornada ordinaria de trabajo a través del sistema de control biométrico, registrando cada empleado su ingreso y salida con su huella dactilar. No obstante, es menester indicar que el personal de la sala cuna municipal, denominada uPersonitas" y del comité de emergencia, mantienen un libro de asistencia para el control de entrada y salida del personal que alli se desempeña, de acuerdo a lo señalado por el jefe de recursos humanos, mediante oficio ordinario No 0525, de 6 agosto de 2015, según el siguiente detalle:

Fuente: Preparado por la com1 Regional del proporcionados por el Departamento de Recursos Humanos de la Municipalidad de Curicó.

En su respuesta, el alcalde discute que confeccionó y dictó el decreto exento No 5.902, citado precedentemente, en el cual se establecieron los mecanismos válidos para el control de asistencia, siendo los relojes biométricos para todas las dependencias municipales, y el reloj control con tarjetas, para las funcionarias que se desempeñan en la sala cuna municipai "Personitas", debido a que el recinto se encuentra a una distancia aproximada de un kilómetro del edificio consistorial que alberga el ente bajo fiscalización . En virtud de los nuevos antecedentes aportados y las acciones arbitradas, corresponde subsanar la observación formulada. b)

Funcionarios que registran asistencia con clave

Existen en la entidad edilicia diez funcionarios que registran su entrada y salida, con clave en el sistema biométrico sin que esté

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11

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formalizado ni justificado dicho procedimiento, según lo estipulado en el oficio ordinario citado en el párrafo anterior, y cuyo resultado se presenta a continuación:

Fuente: Preparado por la comisión fiscalizadora de la Contralorla Regional del Maule, en base a datos proporcionados por el Departamento de Recursos Humanos de la Municipalidad de Curicó.

De los hechos expuestos en las letras previamente descritas, se desprende que la entidad edilicia infringió lo emanado en la jurisprudencia administrativa de esta Entidad de Control, contenida en los dictámenes N°5 26.782, de 1999 y 13.069, de 201 O, que manifiestan que todos los funcionarios , sin distinción alguna, están sujetos a la obligación de cumplir con la jornada laboral y el horario establecido para el desempeño de su trabajo, de modo que, ante la ausencia de texto legal expreso que fije un régimen particular de control, compete a las respectivas autoridades de los servicios, en este caso al alcalde, determinar mediante el correspondiente acto administrativo, el o los sistemas de control de la jornada laboral de todos los empleados de su dependencia, lo cual no ocurre en la situación en comento. Ahora bien, concerniente a la exclusión de ciertos funcionarios de un método de registro, es necesario recordar que la atribución del jefe comual para establecer diversos mecanismos de control sobre la materia, le permite fijar el o los sistemas que considere adecuados para tal efecto y los funcionarios que quedarán adscritos a uno u otro sistema, en la medida, por cierto, que esta diferencia se fundamente en la naturaleza de las fu nciones que estos desempeñen y no solo en razón de su jerarquía (aplica criterio contenido en dictamen No 20.246, de 2001 , de este origen). En su contestación , la max1ma autoridad señala, que mediante el mentado decreto No 5.902, se individualizó a la totalidad de los funcionarios que poseían una clave para registrar su asistencia en los relojes biométricos, producto de la ilegibilidad de sus huellas dactilares, lo que conllevó formalizar la situación en cuestión. En virtud de los antecedentes tenidos a la vista, esta Contraloria Regional, da por subsanada la presente observación planteada e)

Falta de visación a los reportes de asistencia por parte de la jefaturas

De la revisión al registro de control de asistencia de los meses seleccionados de la muestra, se evidenció que las jefaturas 12

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respectivas de cada departamento, no consignan una visación a los reportes de asistencia de a lo menos en treinta y cinco casos, conllevando una falta de control clave para el pago de las horas extraordinarias. Ver desglose en anexo No 1. Lo consignado precedentemente vulnera lo normado en el artículo 11 , de la ley No 18.575, en cuanto que a las autoridades y jefaturas, dentro del ámbito de su competencia y en los niveles que corresponda, les compete ejercer un control jerárquico permanente del funcionamiento de los organismos y de la actuación del personal de su dependencia. En su contestación , la autoridad edilicia informa que confeccionó y envió el oficio No 983, de 7 de diciembre de 2015, suscrito por el director de administración y finanzas, en el cual se instruye a todos los jefes y directores, para que visen los reportes de asistencia de los funcionarios bajo su dependencia. Conforme a lo expuesto, se mantiene la objeción formulada, toda vez que, se trata de un hecho consolidado que no es susceptible de regularizar, sin embargo, en una próxima fiscalización se corroborará que las jefaturas municipales materialicen las instrucciones impartidas por el alcalde en el mentado documento. d)

Inexistencia de registro de entrada o salida en reloj biométrico

Se realizó un análisis al sistema de registro de asistencia de los meses seleccionados, con el objeto de determinar el cumplimiento de la jornada de trabajo, constatándose que treinta y un funcionarios municipales no marcaron entrada o salida en días laborales, cuyo resultado se presenta en anexo N° 2. En su escrito de impugnación, el alcalde expresa que lo observado con el reloj control para el período fiscalizado , se debió a problemas que originó el dispositivo electrónico para un grupo de funcionarios, debido a la falta de reconocimiento de sus huellas dactilares. Agrega en su respuesta que, lo señalado anteriormente no sucede en la actualidad , debido a que el municipio se encuentra provisto de un nuevo reloj control, que cuenta con tecnología intradermis (entregado por el proveedor Genera S.A), el cual es más sofisticado y efectivo en el reconocimiento de huellas dactilares, que el sistema suministrado por el proveedor anterior. En virtud que no se aportan nuevos antecedentes que permitan desvirtuar el alcance formulado, se mantiene íntegramente lo observado, sin perjucio que le corresponderá a esa municipalidad justificar los días en los cuales no se efectúo marcaje de entrada o salida, para lo cual deberá acreditar a través de las jefaturas correspondientes, que los funcionarios ejercieron las labores convenidas, situación que será validada en la etapa de seguimiento del presente informe final.

13

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORÍA REGIONAL DEL MAULE UNIDAD DE CONTROL EXTERNO

e)

Ausencias no justificadas en el registro de control de asistencia

Del examen efectuado a los registros del reloj biométrico que posee la entidad edilicia, se verificó que once servidores presentan omisión en la marca de entrada y salida, o bien dicha jornada no fue ejecutada y/o justificada con la documentación soportante que permita validar el acatamiento del horario. En relación a lo expuesto en las letras d) y e) del presente numeral, corresponde hacer presente que el cumplimiento de la jornada laboral por parte de los funcionarios, cualquiera fuere su cargo o función, debe acreditarse mediante el sistema de control horario que la institución correspondiente haya adoptado como forma permanente y regular de fiscalizar la asistencia de los trabajadores a sus labores (aplica dictamen No 29.928 de 2005, de este origen). Sobre el particular, la autoridad comun la en su oficio de respuesta , acompaña decretos exentos que sustentan que los funcionarios se encontraban con permisos administrativos, feriados legales, licencias médicas y/o permisos en compensación. Del análisis de los nuevos antecedentes proporcionados por la Municipalidad de Curicó, se subsana la observación para aquellos funcionarios que se adjuntaron los respaldos que probaron sus ausencias, entre los cuales se encuentran los justificativos de don Javier Ahumada Ramírez, por el día 1O de noviembre y los días 2, 3 y 4 del mismo mes, de don Rafael Muñoz Meneses, ambas fechas correspondientes al año 2014. Así también, se corng1eron todos los días objetados a los servidores Sergio Bozo Fuenzalida, Juan Negrete Sotelo, José Piérola Palma, lván Rojas Núñez y Rodrigo San Juan Torres. En lo que concierne al resto del personal municipal, se mantiene lo objetado, hasta la oportunidad en que esa municipalidad acredite la existencia del documento respectivo que avala la ausencia, aspecto que será verificado en la etapa de seguimiento. Lo demuestra en cuadro adjunto, a saber:

14

especificado

precedentemente,

se

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DOCUMENTOS PROPORCIONA No RUT FUNCIONARIO MES AUSENCIAS DOS POR EL MUNICIPIO día 10, Noviembre de 2014 10 y 21 el21 Aporta nuevos Noviembre de 2014 19,20,21 ,24,25 antecedentes No aporta 24, 26, 27, 30, Diciembre de 2013 31 antecedentes No aporta Noviembre de 2014 6 antecedentes No aporta Diciembre de 2013 23 antecedentes Aporta nuevos 2,3,4 Diciembre de 2013 Muñoz Meneses antecedentes Rafael No aporta Noviembre de 2014 18 antecedentes Muñoz Ramírez No aporta Marzo de 2014 27 David antecedentes Muñoz Valdés No aporta Noviembre de 201 4 19 Samuel antecedentes 2, 4, 5, 6, 9, 10, Aporta nuevos Negrete Sotelo Juan Diciembre de 2013 11 12 13. antecedentes Aporta nuevos Pierola Palma José Noviembre de 2014 19, 25, 26 antecedentes Aporta nuevos 19, 21 , 24, 25, Rojas Núñez lván Noviembre de 2014 26 antecedentes Aporta nuevos Diciembre de 2013 13 San Juan Torres antecedente 11 Rodrigo Aporta nuevos Septiembre de 2014 26 antecedentes Fuente: Preparado por la comisión Regional del Maule, en base a datos proporcionados por el Departamento de Recursos Humanos de la Municipalidad de Curicó.

f)

Días administrativos con registro de salida

Se verificó que don Pedro Gamboa Jofré, RUT No presenta las tardes de los días 9 y 13 de diciembre de 2013, permisos administrativos autorizados por medio de los decretos alcaldicios Nos 7.510 y 7.633, del mismo año, no obstante, en su registro de asistencia, igual se consigna el marcaje de salida a la hora de término de la jornada de dichos días. Lo anterior, demuestra una deficiencia de control en el registro de la jornada ordinaria de trabajo, por cuanto se desprende que el servidor en cuestión realizó labores durante las mencionadas fechas , vulnerando con ello lo estipulado en el artículo 107 de la ley No 18.883, toda vez que se entiende por permiso la ausencia transitoria de la municipalidad por parte de un servidor, lo cual no aconteció en la especie. El mumc1p1o indica que concerniente a la situación del señor Gamboa Jofré, correspondió a un error por parte del funcionario, quien finalmente no hizo uso del respectivo permiso administrativo, dictándose con ello el decreto exento No 8.128, de 7 de diciembre de 2015, el cual dejó sin efecto los actos administrativos Nos 7.510 y 7.633, ambos del año 2013.

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Analizado los argumentos y nuevos antecedentes proporcionados por la entidad edilicia, esta Institución Superior de Control da por subsanada la presente observación. 2.

Pago de horas extraordinarias por jornada de capacitación

Se evidenció que tres funcionarios, que se detallan en la tabla adjunta, se les computó como horas extraordinarias el tiempo utilizado en capacitaciones, y además, se consideró dicho tiempo -en un caso, específicamente- para el pago respectivo, situación que no se ajusta al criterio jurisprudencia! contenido, entre otros, en el dictamen No 16.122, de 2014, de esta procedencia, que indica que si el desarrollo de actividades de capacitación excede la jornada ordinaria, los aludidos funcionarios tendrán derecho solo a descanso complementario. No

RUT

FUNCIONARIO

FECHA

FECHA DECRETO DECRETO EXENTO

7-11-2014

6.519

10-11-2014

12-11 -2014

6.674

19-11-2014

24-11-2014

6.890

26-11 -2014

CONCEPTO

Capacitación proceso de otorgamiento de licencias de conducir en la Región del Maule.

Fuente: Preparado por la comisión fiscalizadora de la Contraloría Regional del Maule, en base a datos proporcionados por el departamento de recursos humanos.

Cabe destacar que en relación a los empleados don lván Rojas Núñez, RUT N o _ . , doña Blanca González Norambuena, RUT N el desembolso por concepto de horas extraordinarias por asistencia a jornada de capacitación no afectó el recálculo realizado por este Órgano Contralor, por cuanto totalizaron un mayor sobretiempo en el mes al efectivamente pagado. Sin embargo, en el caso de doña Alejandra Cortés González, RUT No , el ente comunal pagó dos horas extraordinarias obradas en los días que acudió a la jornada de capacitación. Referente a la materia, esa municipalidad en su oficio de respuesta, señala que se advirtió el error y se remitió el oficio No 395, de 7 de diciembre de 2015, a la funcionaria Alejandra Cortés González, comunicándole que se le imputará el reintegro de un monto equivalente a dos horas extraordinarias pagadas indebidamente en la remuneración del mes de diciembre del año 2014, medida que se hará efectiva en la liquidación de sueldo del último mes del año 2015. En mérito de lo anterior y conforme lo expuesto, corresponde mantener el alcance formulado , siendo procedente que se adopten las medidas informadas para regularizar estos alcances, hecho que será corroborado por este Organismo Contralor en la etapa de seguimiento de este informe final.

16

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3.

Viáticos de faena y labores realizadas dentro de la comuna

Sobre la materia, es menester destacar que acorde a lo normado en el artículo 1odel decreto con fuerza de ley No 262, de 1977, del Ministerio de Hacienda, el viático es un subsidio que se otorga a los funcionarios del sector público, que deban ausentarse del área geográfica donde habitualmente ejecutan sus actividades, para cubrir los gastos de alojamiento y alimentación en que incurran con ocasión de tales desplazamientos. Asimismo, el artículo 5o indica, que si el trabajador no tuviere que pernoctar fuera del lugar de su desempeno habitual, si recibiese alojamiento por cuenta del servicio, institución o empresa empleadora o pernoctar en trenes, buques o aeronaves, sólo tendrá derecho a percibir el 40% del viático que le corresponda. Igualmente, respecto a lo que atane, el artículo del mismo texto legal prescribe, que los trabajadores que para realizar sus labores habituales deben trasladarse diariamente a lugares alejados de centros urbanos, como faenas camineras o garitas de peajes, según calificación del jefe superior del servicio, institución o empresa empleadora, gozarán de un viático de faena equivalente al 20% del viático que corresponda (aplica criterio de dictamen No 48.531 , de 2012, de esta procedencia).

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A continuación, el artículo 1O, inciso primero, del citado cuerpo reglamentario, menciona que la autoridad que ordena la comisión o cometido calificará las circunstancias preceptuadas en este texto. Agregando que, ordenados éstos, el viático se devengará por el solo ministerio de la ley. la jurisprudencia En este contexto, 5 administrativa contenida en los dictámenes N° 5845, de 2006 y 14.556, de 2012, entre otros ha resuelto que el beneficio en análisis constituye un beneficio con carácter esencialmente transitorio, pues ha sido concebido como un mecanismo compensatorio tanto del mayor tiempo empleado en el desplazamiento al lugar de destino, como los gastos regulares inherentes al traslado diario. Así, entonces de la normativa antes senalada, es posible inferir que el derecho al pago del viático de faena, exige la concurrencia de los siguientes requisitos copulativos, a saber: que el trabajador se traslade a un lugar alejado de los centros urbanos, calificados por el jefe superior de servicio; que ese traslado se efectúe para el ejercicio de labores habituales y, que se efectúe diariamente en cada jornada de trabajo, esto es, que tanto ida como el regreso al lugar de trabajo se verifique en el transcurso del día de labor, por así requerimiento la ejecución de las tareas ordinarias. En relación a lo expuesto, se evidenció que el ente comunal efectuó pagos de viático de faena a doce funcionarios por comisiones de servicio realizadas a sectores que se encuentran dentro de la comuna de Curicó, entre los que se detallan: Potrero Grande, Los Niches, Monte Oscuro, Los Morongos, Sarmiento, Upeo, Tutuquén, Vista Hermosa, Zapallar, cuyo resultado se presenta en el anexo No 3.

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17

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Pues bien de los antecedentes tenidos a la vista, no se advirtió el acto administrativo del jefe comunal que califique como zonas alejadas del centro urbano las localidades citadas previamente y las labores habituales que los servidores realizan. En su respuesta, el alcalde dictó el decreto exento No 6.021, de 7 de diciembre de 2015, el cual en su contenido modificó el reglamento de viáticos en su acápite de "los viáticos de faena", detallando las condiciones y situaciones bajo las cuales se procederá al cobro del indicado subsidio. Respecto a lo formulado, es dable indicar que el citado acto administrativo no se ajusta a la jurisprudencia expuesta, puesto que no indica las localidades para los cuales se pagará el emolumento, por lo que corresponde mantener la observación en todos sus términos. Asimismo, el director de control interno de la entidad edilicia, deberá verificar la pertinencia del otorgamiento de los viáticos de faena expuestos en el anexo No 3, plasmando en un reporte las situaciones detectadas al efecto, el cual deberá estar disponible en la etapa de seguimiento del presente informe final. 4.

Aproximación de minutos para el pago de horas extraordinarias

Del análisis efectuado a los registros de asistencia, se determinó que con motivo del pago de sobretiempo, el municipio aproximó la fracción de hora realizada al número entero inmediatamente superior como hora extraordinaria trabajada, lo cual no resulta procedente toda vez que no se ajusta al criterio contenido, entre otros, en el dictamen No 43.108, de 2012, de este Organismo de Control. Sobre la materia, el máxima autoridad comunal informa que el departamento de recursos humanos revisó las observaciones y el detalle de los funcionarios a los cuales se les habría aproximado el número de horas a su entero inmediatamente superior, y con ello, haber pagado un monto mayor de horas extraordinarias, encontrándose en este análisis, que efectivamente hubo servidores que marcaron manualmente o se contabilizaron de forma errónea el total de sus sobretiempos trabajados, mientras que en otros casos, se respaldó dicha situación con documentos válidos para tales efectos, acreditándose el correcto pago de ellas, según lo que se indica a continuación: Concerniente a la situación de don Pedro Figueroa Castro, el municipio adjunta un voucher que acompaña al registro de asistencia, lo que permite subsanar lo representado. En los casos de los funcionarios Ema Díaz Cáceres, Luis Espinoza Riquelme, Angelina González Castro y Miriam Villagra Vargas, esa sede municipal comunica que solicitará el reintegro de los emolumentos pagados erróneamente, en las liquidaciones del sueldo correspondiente al mes de diciembre del 2015.

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Asimismo, concerniente a lo objetado al señor Rodrigo San Juan Torres, el ente fiscalizado no aporta antecedentes que permiten desvirtuar lo observado. Por lo tanto, en virtud de lo expuesto, corresponde mantener lo representado, hasta que ese municipio adopte las medidas pertinentes que permitan subsanar lo reprochado, procediendo que la dirección control interno verifique el correcto cálculo de las horas extraordinarias pagadas indebidamente, lo que será validado en la próxima visita de seguimiento que lleve a cabo esta Contraloría Regional. Al respecto, se presenta un cuadro con el detalle correspondiente: DETALLE

RUT

FUNCIONARIO

HORAS PAGADAS MES DE PAGO

Díaz Cáceres Ema

Abril

Espínoza Ríquelme Luís

Abril

Fígueroa Castro Pedro

Octubre

González Castro Angelina

Abril

N" DE HORAS DIURNAS

N" DE HORAS NOCTUR-

63

50

Octubre

HORAS NOCTURNAS

62:06:00

19

71

RESPUESTA DEL MUNICIPIO

Procede el reintegro de una hora extra, a efectuarse en Procede el reintegro de una hora extra, a efectuarse en diciembre de 2015

49:44:00

18:55

70:54:00

Diciembre Villagra Vega Miria m

HORAS DIURNAS

107 39

106:26:00 Procede el reintegro

38 :51 :OO

f---- - - - t - -- + - - --+-- --+-----1 de una hora extra, a

efectuarse en diciembre 2015 Fuente: Preparado por la comisión fiscalizadora de la Contraloría Regional del Maule, en base a datos proporcionados por el Departamento de Recursos Humanos de la Municipalidad de Curicó.

5.

Diciembre

35

34:22:00

Días continuos trabajados

Conforme con la revisión efectuada a los registros dispuestos en el reloj biométrico y los libros de asistencia, se estipuló que diez funcionarios registran horas extraordinarias en forma continua, de lunes a domingo, a saber:

19

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MES

DETALLE DE LOS TRABAJADOS CONTIN

Marzo de 2014

Marzo de 2014 Diciembre de 2013 Noviembre de 2014 Marzo de 2014 Marzo de 2014 Noviembre de 2014 Septiembre de 2014 Diciembre de 2013 Marzo de 2014

, exceptuando r1nnnonr1n

16

por ra de la Contraloria Regional del Maule, en base a datos proporcionados por el Departamento de Recursos Humanos de la Municipalidad de Curicó.

Referente a lo expuesto, corresponde consignar que el personal debe tener garantizado el derecho, por lo menos, a un día de descanso semanal, puesto que acorde al artículo 5° de la Constitución Política, el municipio debe respetar y promover como derecho esencial que emana de la naturaleza humana, el relativo a asegurar al trabajador su descanso y disfrute del tiempo libre y una limitación razonable de las horas de trabajo, como lo establece el artículo r , letra d), del Pacto Internacional de Derechos Económicos, Sociales y Culturales contenido en el decreto No 326, de 1989, del Ministerio de Relaciones Exteriores (aplica criterio contenido en dictamen No 36.121 , de 1997, de este Organismo Contralor). En relación a este punto, el municipio indica que para evitar, en lo sucesivo, que los funcionarios trabajen de manera continua, cada director o jefe de departamento deberá arbitrar las medidas para garantizar el debido descanso de su personal en a lo menos un día a la semana. Lo señalado anteriormente, fue ordenado mediante oficio Na 983, de 7 de diciembre de 2015, emitido por el director de administración y finanzas y dirigido a los directores y jefes de departamento. Sin perjuicio de las acciones emprendidas por el ente bajo fiscalización , y considerando que se trata de hechos consumados, este Organismo de Control mantiene íntegramente el reproche rea lizado, debiendo esa entidad edilicia adoptar los mecanismos de control necesarios para velar, en lo sucesivo, por el cumplimiento efectivo de la normativa que rige la materia, lo cual será corroborado en una próxima auditoría que realice este Órgano Fiscalizador.

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6.

Falta de fecha en las autorizaciones de sobretiempo

De la rev1s1on al procedimiento de programación de las horas extraordinarias, se determinó que en treinta y nueve casos no fue posible evidenciar la fecha de la solicitud de los trabajos extraordinarios en los distintos formularios presentados por las jefaturas al departamento de recursos humanos, lo que conlleva a que no se puede determinar si la autorización de dicha jornada ad icional, fue aprobada en forma previa a su ejecución, tal como lo ha manifestado la jurisprudencia de esta Institución Superior de Control, entre otros, en sus dictámenes N°5 46.554 y 48.484, ambos de 2008; 3.583, de 201 O; y 52.265, de 2011 . El detalle se individualiza en el anexo No 4. En su contestación, el jefe municipal instruyó a los directores y jefes de departamento, a través del mentado oficio No 983, a que se deben enviar tanto las programaciones como los informes de horas extraordinarias trabajadas, las cuales deben insertarse en un oficio ordinario numerado y fechado y no en una planilla anexa. Si bien se aceptan los argumentos entregados por la máxima autoridad comunal, no es posible corregir la observación, toda vez que se tratan de hechos consolidados, cuya corrección no es susceptible de realizar, por lo que la municipalidad deberá adoptar los mecanismos de control necesarios para que, en lo sucesivo, se de efectivo acatamiento a la normativa que rige la materia, lo cual será revisado en una próxima auditoría que realice esta Contraloría Regional. 7.

Ausencia del decreto que autoriza horas extraordinarias diurnas mayores a cuarenta horas

Se constató que siete funcionarios realizaron horas extraordinarias diurnas en el mes de marzo de 2014, las cuales superaron el tope máximo reglamentario establecido de cuarenta horas diurnas, y estas no fueron sancionadas formalmente mediante la dictación del acto administrativo pertinente, lo cual infringe lo consignado en el dictamen No 47.870, de 2012, de este origen. El detalle se presenta a continuación:

RUT

FUNCIONARIO

HORAS EXTRAORDINARIAS DIURNAS NO DECRETADAS

ente: Preparado por a com ón fiscalizadora de la Contraloría Regional del Maule, en base a datos proporcionados por el Departamento de Recursos Humanos de la Municipalidad de Curícó.

En su respuesta, el alcalde arguye que por medio del decreto exento No 6.065, de 9 de diciembre de la presente anualidad, se incorporó a los siete funcionarios que se alude como no incluidos dentro del acto 21

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administrativo No 1.689, de 23 de abril de 2014, con el cual se autorizó extender el sobretiempo extraordinario en más de cuarenta horas diurnas. En virtud de los argumentos expuestos por esa entidad edilicia, corresponde mantener lo representado, por cuanto, el acto administrativo que autorizó exceder el límite de las cuarenta horas diurnas, no acredita los motivos fundados que llevaron a la autoridad a conceder dicho beneficio, todo ello en concordancia con lo planteado en el numeral 4, del capítulo 111, "Examen de Cuentas". Por lo tanto, esa municipalidad tendrá que adoptar las medidas correspondientes para que en el futuro los fundamentos de los decretos alcaldicios referente a la materia se ajusten a la normativa legal vigente, situación que será validada en futuras auditorías que realice esta Sede Regional. 8.

Horas extraordinarias diurnas y nocturnas, no autorizadas en forma previa mediante acto administrativo respectivo

a) Respecto a la revisión de los decretos denominados "ordénese" y "páguese" correspondientes a trabajos extraordinarios, se verificó que en quince casos, el acto administrativo que aprueba la ejecución, "ordénese" tiene estipulada una menor cantidad de horas extraordinarias diurnas en relación a las consideradas para el pago. Los casos en análisis se muestran en anexo No 5; y su resumen es el siguiente: W HORAS EXTRAORDINARIAS DIURNAS ORDENADAS SEGÚN DECRETO

W HORAS EXTRAORDINARIAS

570

883

DIURNAS PAGADAS SEGÚN DECRETO

...

Fuente: Preparado por la com1s1on f1scahzadora de la Contra lona Reg1onal del Maule, en base a datos proporcionados por el Departamento de Recursos Humanos de la Municipalidad de Curicó.

b) Por otra parte, se verificó que en dieciocho casos, el acto administrativo que ordenaba la ejecución de horas extraordinarias nocturnas fue inferior a las consideradas en el decreto que estipulaba su pago, cuyo resultado se presenta en anexo No 6 y su resumen es el que sigue: N°HORAS EXTRAORDINARIAS NOCTURNAS ORDENADAS SEGÚN DECRETO

W HORAS EXTRAORDINARIAS NOCT URNAS PAGADAS SEGÚN DECRETO

1.635

2.306

...

Fuente: Preparado por la com1s1on fiscalizadora de la Contralona Reg1onal del Maule, en base a datos proporcionados por el Departamento de Recursos Humanos de la Municipalidad de Curicó.

En relación con las letras a) y b) del presente acápite, es menester reiterar que las horas extraordinarias deben ser autorizadas mediante actos administrativos dictados en forma previa a su ejecución, en los que se individualizará el personal que las desarrollará, el número de horas a efectuar y el período que abarca dicha aprobación, hecho que no acontece en la especie (aplica el criterio contenido en el dictamen No 28.853, de 2009, de este origen).

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En su respuesta, la autoridad comunal señala que respecto de lo indicado en las letras precedentes, se dictó en su oportunidad los decretos exentos Nos 1.674 y 1.689, ambos de 23 de abril de 2014, que incluyen la totalidad de los funcionarios citados en los anexos Nos 5 y 6, a excepción del funcionario Juan Muñoz Rozas, que se corrigió mediante la elaboración de la dictación del acto administrativo exento No 6.064, de diciembre del presente año. Sin perjuicio, de lo mencionado por el alcalde en su contestación , los citados documentos no compensan el detalle de horas ejecutadas y no autorizadas, toda vez que los actos administrativos aludidos no contemplan un detalle pormenorizado de las horas ordenadas y autorizadas a cada funcionario. Por lo tanto, se mantiene lo formulado íntegramente para el presente numeral, en sus letras a) y b), correspondiendo que esa sede edilicia adopte las medidas pertinentes para evitar, en lo sucesivo, reiteraciones de lo sucedido, situación que será valídada en futuras auditorías que realice esta Sede Regional. 9.

Inexistencia de un registro de los días compensados

De la revisión al control horario y reporte de asistencia correspondiente a los meses de la muestra, se evidenció que el departamento de recursos humanos del municipio no lleva un registro mensual detallado y actualizado sobre los días compensados decretados y el período desde cuando éstos se generaron, por lo que no fue posible determinar si el descanso complementario otorgado se encontraba dentro del plazo de dos años contado desde la fecha en que se hubieren hecho exigibles, tal como lo consagra el artículo 157 de la mentada ley No 18.883. A modo de ejemplo se señalan los siguientes actos administrativos que compensaron trabajos extraordinarios: No

RUT

FUNCIONARIO

MES

DiAS COMPENSADOS DECRETO EXENTO

31

te: repa por la comisión fiscalizadora de la Contraloría Regional del Maule, proporcionados por el Departamento de Recursos Humanos de la Municipalidad de Curicó.

23

FECHA DECRETO

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En su contestación , el alcalde indica que el departamento de recursos humanos accionó inmediatamente, actualizando y particularizando las respectivas compensaciones, en un registro que contiene las horas totales por funcionario, el decreto que lo autorizó, el día a que corresponde, así también los días compensados utilizados y la diferencia a favor del servidor. Lo anterior se encuentra actualizado hasta el 30 de noviembre de la presente anualidad. En mérito de los aportados por ese municipio, se subsana lo representado.

nuevos

111.

EXAMEN DE CUENTAS

1.

Funcionarios planta y contrata

1.1

Cuadratura del libro remuneraciones con registros contables

antecedentes

Se efectuó una cuadratura entre las cuentas contables por concepto de horas extraordinarias imputadas en los códigos Nos 215.21.01.004.005 "Trabajos extraordinarios planta" y 215.21.02.004.005 "Trabajos extraordinarios contrata" por el año 2014, con el libro de remuneraciones de la citada anualidad, generándose las siguientes diferencias: a)

Se advierten $206.925 entre la cuenta

No 215.21.01.004.005 "Trabajos extraordinarios planta" y el saldo del libro de remuneraciones. b) Existen $42.466 entre el mayor contable de la cuenta No 215.21.02.004.005 "Trabajos extraordinarios contrata" y el libro de remuneraciones correspondiente. Ambos resultados se desglosan en anexos Nos 7a) y 8a), respectivamente. Sobre el particular, es útil destacar la letra b), del artículo 95 de la ley No 10.336, que establece que el examen de cuentas tendrá como objeto determinar la exactitud de las operaciones aritméticas y de contabilidad, situación que no ocurre en la especie. Referente a lo plasmado en las letras a) y b) del presente numeral, esa entidad edilicia arguye que en cuanto a la información emanada desde el departamento de recursos humanos y que es derivada al departamento de finanzas para la emisión del referido decreto de pago no se advirtieron diferencias. No obstante lo anterior, esta Entidad de Control procedió a efectuar un recálculo con los nuevos antecedentes aportados por el municipio, constatando las diferencias que a continuación se indican: e)

Se constatan $4.656 entre la cuenta

No 215.21.01.004.005 "Trabajos extraordinarios planta" y el saldo del libro de remuneraciones.

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d) Se evidenciaron $48.275 entre el mayor contable de la cuenta No 215.21.02.004.005 "Trabajos extraordinarios contrata" y el libro de remuneraciones correspondiente. Los nuevos resultados, se desglosan en los anexos Nos 7b) y 8b), del presente informe final. En relación con lo argumentado en las letras precedentes, corresponde mantener íntegramente las observaciones formuladas, toda vez que el alcalde no aclaró todas las diferencias de las cuentas contables Nos 215.21 .O1. 004.005 "Trabajos extraordinarios planta" y 215.21 .02.004.005 "Trabajos extraordinarios contrata" para los meses en análisis, aspecto que será verificado en la etapa de seguimiento. Asimismo, la Municipalidad de Curicó deberá fortalecer los mecanismos de control contable y administrativo para que, en lo sucesivo, no existan diferencias entre lo registrado en el mayor contable y los libros de remuneraciones, a fin de evitar que situaciones como las descritas se repitan en el futuro. 2.

Gastos improcedentes

2.1

Sistema de turnos

2.1.1 Central de emergencia Se practicó un análisis a las horas extraordinarias pagadas durante los meses de enero, abril, octubre y diciembre de 2014 a una muestra de funcionarios que desempeñan labores en sistema de turnos en el departamento "Central de emergencia", los cuales percibieron durante el período en comento la suma de $4.763.862, según el siguiente detalle:

No

RUT

FUNCIONARIO

MES

H.E.t·> DIURNAS PAGADAS POR EL MUNICIPIO

H.E NOCTURNAS PAGADAS POR EL MUNICIPIO

H.E. NOCTURNAS PAGADAS POR EL MUNICIPIO

TOTAL H.E.

DIFERENCIA ($)

Fuente: Preparado por la com isión fiscalizadora de la Contraloría t-