CUADROS DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
JD
CODIGO
SECCION JUNTA DIRECTIVA
G
GERENTE
SUBSECCION
SERIE
SUBSERIE
ACUERDOS ACTAS
Acuerdos Junta Directiva Actas Junta Directiva
REGISTROS
Registro Especial Departamental de la IPS
INVENTARIOS
Inventarios Documentales
REGISTROS
Registro Consecutivos Formato Único de Necesidades
ACTAS ACTAS
Actas Reuniones Sindicatos Actas Comité de Gerencia
PLANES
Plan de gestión del gerente
INFORMES
Plan de Mercadeo Informes de Gestión
Informes a Junta Directiva Informes de Rendición de Cuentas
CIRCULARES ACTAS
Circulares Internas Circulares Externas Actas de Comité de Ética y Convivencia Institucional
RESOLUCIONES CONVENCIONES COLECTIVAS
CONVENIOS
UNIDAD DOCUMENTAL TIPOLOGIA SIMPLE Acuerdos Convocatoria SIMPLE Comunicaciones - Acta Anexos SIMPLE Registro de Inscripción Acta de Visita SIMPLE Inventarios Transferencias Documentales SIMPLE Registros SIMPLE Registros SIMPLE - Convocatoria - Convocatoria SIMPLE Comunicaciones - Acta Anexos Planes - comunicaciones COMPLEJA Resoluciones Planes- Comunicaciones COMPLEJA Informes - Indicadores de SIMPLE Gestión -Informes de productividad y calidad SIMPLE Informes- Anexos Informes - Indicadores de SIMPLE Gestión -Informes de productividad y calidad Circulares SIMPLE Circulares SIMPLE - Convocatoria SIMPLE Comunicaciones - Acta Anexos SIMPLE COMPLEJA
Convenio Interadministrativo
COMPLEJA
Convenio Docencia de Servicios
COMPLEJA
Resoluciones Pliego de condiciones Actas de negociacion Acta de cierre Acuerdo Acto administrativo Informes de convenciones colectivas Estudios previos Necesidad Minuta contractual Acta de Inicio Plan den Acción Polizas Actas de supervision Informe de ejecucion Acta final y de recibo de satisfaccion Acta de liquidacion Solicitud Documento de constitución de la Universidad Documento poder del representante legal de la institución Copia de identidad del representante legal de la institución
G-CI
G-AM
GERENTE
GERENTE
ASESOR CONTROL INTERNO
AUDITORIA MEDICA
PLANES
Plan de Acción
COMPLEJA
INFORMES
Informes Pormenorizado del Estado de Control Interno (Ley 1474 de SIMPLE 2011) SIMPLE Informes de Seguimiento a los procesos
Informes Control Interno Contable
SIMPLE
Informes de Seguimientos a los Comites Institucionales
SIMPLE
Informes de seguimientos a los Planes de Mejoramiento
SIMPLE
Informes a Entidades del Estado Informes de Austeridad del Gasto Público
SIMPLE SIMPLE
Informes de Seguimiento a las Unidades de Negocio
SIMPLE
Informe de Arqueos de Caja
SIMPLE
INVENTARIOS
Inventarios Documentales
ACTAS
Actas Comités de Coordinación De Control Interno
SIMPLE
ACTAS
Actas Auditoria Medica y Garantía de la Calidad
SIMPLE
PLANES
Plan de Acción
SIMPLE
Plan de Auditorias Internas
COMPLEJA
Registro única tributario, certificado de cámara y comercio Certificado de procuraduría y contraloría de antecedentes Minuta del convenio Acta de inicio Informes de Pasantias Actas de Comité Docente Asistencial CODA. Plan de auditorias Indicadores de Gestión Informe de Seguimiento Encuesta Referencial - Informe Plan de auditorias Hallazgos Reportados por las áreas Acta de auditoria Informe de auditoria Plan de mejoramiento Seguimiento plan de mejora Lista de chequeo Informes Comunicados Anexos Cronogramas de comités Informe de seguimiento a los comités Plan de Mejora Seguimiento al plan de mejora Hallazgos Plan de mejora Seguimiento al plan de mejora Informe de seguimiento al plan de mejora de los entes de control Informes desarrollo del MECI Informe Lista de costos y gastos Plan de auditoria Anexos Lista de recibo de caja por consecutivo Reporte de caja menor Servicios Administrativos Informe de caja menor Subgerencia Científica Informe de caja menor Gerencia y Subgerencia Inventarios Transferencias Documentales - Convocatoria Comunicaciones - Acta Anexos Actas Registro de asistencia Informe de quejas y reclamos Plan Informes Plan de auditorias Documentos de trabajo Comunicaciones Reporte de hallazgos
Plan de Auditorias Internas
AM-C
AM-GD
G-AJ
AUDITORIA MEDICA CALIDAD
AUDITORIA MEDICA GESTION DOCUMENTAL
ASESOR JURIDICO JURIDICA
INVENTARIOS
Inventarios Documentales
INFORMES
Informes a Entidades del Estado Informes del Sistema de Gestión de Calidad
PROGRAMAS
COMPLEJA
Seguimiento de auditorias Informes de Auditoria Médica Inventarios Transferencias Documentales SIMPLE SIMPLE
SIMPLE Informes de Indicadores SIMPLE Informes de Glosas Programa De Auditoria Para El Mejoramiento De La Calidad (PAMEC) COMPLEJA – GIGACS (Software)
PLANES
Plan Auditorias Internas
COMPLEJA
INVENTARIOS
Inventarios Documentales
PLANES
Plan de Acción
SIMPLE
ACTAS
Actas Comité de Archivo
SIMPLE
PLANES TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Plan de Acción
SIMPLE SIMPLE
REGISTROS
Registros de Acciones Correctivas y Preventivas Registros de Documentos Externos Registros de Modificaciones Registros de Elaboración, actualización o anulación de Documentos
SIMPLE SIMPLE SIMPLE SIMPLE SIMPLE SIMPLE SIMPLE SIMPLE
INVENTARIOS
Registro de Distribución de Documentos Registros de Divulgación de Documentos Listado Maestro de Documentos Internos Listado Maestro de Documentos Externos Inventarios Documentales
INFORMES PLANES
Informes a Entidades del Estado Plan de Acción
SIMPLE SIMPLE
ACTAS
Actas Comités de Conciliación
SIMPLE
PROCESOS JURIDICOS
Acciones De Tutela
COMPLEJA
Derecho De Petición
COMPLEJA
Informes - Comunicaciones Informes - Comunicaciones Informes - Comunicaciones Informes - Comunicaciones -Autoevaluación -Matriz de priorización -Plan de mejoramiento -Informe de auditoria Interna -Cronograma de comités Cronograma de auditoria Interna Informe de seguimiento Plan de auditorias -Seguimiento al desempeño de auditores -Planificación de auditores -Lista de verificación para la auditoria -Reporte de hallazgos de la auditoria -Informe de auditoria -Determinación de competencia Inventarios Transferencias Documentales Plan Informes de Plan de Acción - Convocatoria Comunicaciones - Acta Anexos Plan Tablas de Retención Documental Comunicaciones Registro de Acciones Registros Registros Registros Registros Registros Registros Registros Inventarios Transferencias Documentales Informes Planes Informes - Convocatoria Comunicaciones - Acta Anexos Oficio de acción de tutela Anexos Respuesta Fallo Impugnación Segundo Fallo Fallo Corte Constitucional cuando aplica Solicitud
Derecho De Petición
G-CID
GERENTE
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
Conciliaciones Prejurídicas
COMPLEJA
Proceso Laboral Ordinario
COMPLEJA
Proceso Laboral Contencioso Administrativo
COMPLEJA
Procesos Administrativos
COMPLEJA
COMPLEJA COMPLEJA COMPLEJA
INVENTARIOS
Acciones Populares y de Grupo Acciones de Nulidad y de Restablecimiento Del Derecho Acciones De Nulidad Simple Inventarios Documentales
CONCEPTOS JURÍDICOS INFORMES INFORMES PROCESOS DISCIPLINARIOS
Conceptos Jurídicos Informes Sobre Estados De Procesos Disciplinarios Informes a Entidades del Estado Procesos Disciplinarios
SIMPLE SIMPLE SIMPLE COMPLEJA
Autos Inhibitorios
G-P
GERENTE
PLANEACION
COMPLEJA
INVENTARIOS
Inventarios Documentales
PLANES
Plan Auditorias Interna
PLANES
Plan Anticorrupcion y Atencion al Ciudadano
COMPLEJA
Respuesta Anexos Requerimiento Notificaciones Acta Demanda Contestación Audiencia conciliatoria Auto Alegatos de conclusión Fallo Apelación Segunda Instancia Fallo Corte Constitucional cuando aplica Demanda Pruebas Intervenciones Fallo Demanda Pruebas Fallo Solicitud - Concepto Solicitud - Concepto Solicitud - Concepto Inventarios Transferencias Documentales Solicitud - Concepto Informes - Comunicaciones Informes - Comunicaciones procesos disciplinarios Autos Notificaciones Comunicaciones Notas de despacho Edictos Fallos Quejas Informes Remisiones por competencias Inventarios Transferencias Documentales
COMPLEJA
COMPLEJA
PLANES
Plan de Acción
COMPLEJA
PLANES
Plan De Desarrollo
COMPLEJA
Plan de auditoria Papeles de trabajo Informes Valoración de probabilidad de riesgo Valoración de impacto Matriz de calificación del riesgo Valoración de controle Mapas de riesgos Informe de riesgos Planes Indicadores de Gestión Informes Plan de Inversiones Plan de acción para plan de desarrollo Informe de avances de áreas Informe consolidado de avances área de planeación Plan de desarrollo departamental
Plan Indicativo
COMPLEJA
Plan Anual de Inversiones
COMPLEJA
CONCEPTOS TÉCNICOS
Conceptos Técnicos de Planeación
SIMPLE
PROYECTOS
Banco de proyectos
COMPLEJA
ANTEPROYECTOS
Anteproyectos
COMPLEJA
PROYECTOS
Proyectos
COMPLEJA
Proyectos Inversión Recursos De Estampilla Pro Hospital Universitario
COMPLEJA
Inscripción De Proyectos a Nivel Territorial, Nacional e Internacional COMPLEJA
G-CM
GERENTE
COMUNICACIONES
INFORMES INTERVENTORIAS
Informes a Entidades del Estado Interventorias de Contratos
SIMPLE COMPLEJA
INVENTARIOS
Inventarios Documentales
PLANES
Plan de Comunicaciones
SIMPLE
Plan de Acción
SIMPLE
INVENTARIOS
Inventarios Documentales
SIMPLE
INFORMES
Informes de Gestión
SIMPLE
Plan de desarrollo Nacional Indicadores, seguimiento Informe de seguimiento y evaluación Actas Matriz de indicadores Seguimiento indicadores Informes Plan Actas Informe de seguimiento y evaluación Anexos Plan plurianual Conceptos Comunicados Plan Bienal Oficios Asesoria Gestion Oficios Actas de reunión Viabilidad y conceptos técnicos Comunicaciones Informes Documentos soporte Asistencias a reunión Actas Otros documentos y formatos relacionados Anexos. Identificación Preparación Evaluación exante Programacion Ficha EBI Programación metas de indicadores Oficios Informes Anexos Oficio Anexos según metodología y requisitos exigidos. Gestión de recursos de Cofinanciación Informes Conceptos técnicos Informes de supervisión Acta de Inicio Acta de final Liquidación de contrato Revisión con Jurídica Inventarios Transferencias Documentales -Política de comunicaciones -Comunicaciones Plan Informes Inventarios Transferencias Documentales Informes Comunicaciones
SC
SUBGERENCIA CIENTIFICA
ACTAS
PLANES
SC-E
SC-PP
SUBGERENCIA CIENTIFICA
SUBGERENCIA CIENTIFICA
SISTEMAS DE INFORMACION ESTADISTICA
PROMOCION Y PREVENCION
Actas Comité de Referencia y contrareferencia
SIMPLE
Actas Comité de Vigilancia Epidemiológica
SIMPLE
Actas Comité de Infecciones
SIMPLE
Actas Comité de Farmacia y Terapéutica
SIMPLE
Actas Comité de Seguridad del Paciente
SIMPLE
Actas Comité De Docencia-Servicios
SIMPLE
Actas Comité Emergencia y Evacuación
SIMPLE
Actas Comité De Ética Hospitalaria
SIMPLE
Actas Comité de Bioetica
SIMPLE
Actas Comité de Historias Clínicas
SIMPLE
Actas Comité Técnico Científico
SIMPLE
Actas Comité Asistencial
SIMPLE
Plan de Acción
SIMPLE
Plan Hospitalario de Emergencias
SIMPLE
- Convocatoria Comunicaciones - Acta Anexos Convocatoria Comunicaciones - Acta Reporte de Enfermedades de Notificación ObligatoriaReporte de eventos de interes Salud Publica SIVIGILAAnexos - Convocatoria Comunicaciones - Acta Anexos - Convocatoria Comunicaciones - Acta Anexos - Convocatoria Comunicaciones - Acta Anexos - Convocatoria Comunicaciones - Acta Anexos - Convocatoria Comunicaciones - Acta Anexos - Convocatoria Comunicaciones - Acta Anexos - Convocatoria Comunicaciones - Acta Anexos Convocatoria Comunicaciones - Acta Anexos - Convocatoria Comunicaciones - Acta Anexos - Convocatoria Comunicaciones - Acta Anexos Plan Informe de evaluación del plan de acción de la subgerencia cientifica Plan Informes Inventarios Transferencias Documentales
INVENTARIOS
Inventarios Documentales
INFORMES
Informes de Caja Menor Informes Referencia y Contrareferencia Informes de Productividad Informes a Entidades del Estado Informes de Gestión Informes de indicadores Registros de Capacitaciones Informes Estadisticos
SIMPLE SIMPLE SIMPLE SIMPLE SIMPLE SIMPLE SIMPLE SIMPLE
Informes Informes Informes Informes Informes Informes registros de asistencia Informes
Informes de Gestión Informes de Productividad
SIMPLE SIMPLE
Informes a Entidades del Estado Contratos de Promoción y Prevención
SIMPLE COMPLEJA
Informes Comparativo de produccion asistencial Informes Contrato Anexos Técnicos Acta de inicio
REGISTROS INFORMES
CONTRATOS
SC-PP
SUBGERENCIA CIENTIFICA
PROMOCION Y PREVENCION
CONTRATOS
Contratos de Promoción y Prevención
COMPLEJA
Informes consolidados del líder de promoción y prevención.
SC-AA
SUBGERENCIA CIENTIFICA
SERVICIOS AMBULATORIOS
INVENTARIOS
Inventarios Documentales
INTERVENTORIAS
Interventorías de Contratos
Plan de Acción
INFORMES
Informes de Actividades
SIMPLE
INVENTARIOS
Inventarios de Equipos Inventario Carro de Paro Registro de Baja de medicamentos Registros del Estado de los Equipos Médico Quirurgicos Registro de Activos Fijos Informes de Indicadores
SIMPLE SIMPLE SIMPLE SIMPLE SIMPLE SIMPLE
Plan de acción Informes de indicadores
SIMPLE SIMPLE
Informes Satisfacción del Cliente
SIMPLE
Informe Gestión de Citas
SIMPLE
Informe Gestión de Autorizaciones
SIMPLE
Informes Programa de Medicamentos Ambulatorios
SIMPLE
Informes de Negación de Servicios
SIMPLE
Informes Servicio Telefónico
SIMPLE
Informes Gestión de Solicitud, Quejas y Reclamos Informes de Trabajos Comunitarios
SIMPLE SIMPLE
PLANES
Plan de acción
SIMPLE
ACTAS
Actas Servicio de Información y Atención al Usuario
SIMPLE
INFORMES
SUBGERENCIA CIENTIFICA
SIMPLE
PLANES
REGISTROS
SC-AU
Comunicados Acta final Inventarios Transferencias Documentales
PLANES SERVICIO AL CLIENTE INFORMES Y SATISFACCION AL USUARIO
PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS
INVENTARIOS
SIMPLE
Inventarios Documentales
SIMPLE
Certificado De Cumplimiento Contractual Registro Único De Necesidades Comunicados Informes Lista De Chequeo Plan Informes Informes Registro de actividades de promoción y prevención Registro de asistencia Encuestas Certificados Inventario Inventario Registro Registro Registro Indicadores de objetivos y procesos Plan-Informes Indicadores y objetivos por procesos, Encuestas de Satisfacción Tabulación mensual de encuestas tabulación mensual de citas listado de citas Relación mensual de autorizaciones Relación mensual de pacientes autorizados para medicamentos Relacion de negacion de servicios Relacion mensual de llamadas Relación mensual de quejas Evaluacion Temas de Psicoeducación relacion mensual de firmas de actividades Temas de capacitación registro de asistencia actividades con usuarios Plan resultados de auditorias planes de acción - Convocatoria Comunicaciones - Acta Anexos Registro de peticiones, quejas y reclamos Peticiones, quejas y reclamos Respuesta Inventarios
INVENTARIOS
Inventarios Documentales
SIMPLE Transferencias Documentales
SC-HC
SUBGERENCIA CIENTIFICA
ARCHIVO DE HISTORIA CLINICA
INTERVENTORIAS
Interventorias de Contratos
COMPLEJA
Convenios Informes de avances Informes de seguimiento Actas
PROGRAMAS
Programas de Liga de Usuarios
COMPLEJA
HISTORIAS CLINICAS
Historias Clínicas Activas - Historias Clinicas Inactivas
COMPLEJA
estatutos actas Derechos de peticion y/o Solicitudes registros de asistencia temas de capacitación Invitaciones Registro de Inscripción Ficha de registro Cosentimiento Informado de medicamentos Hoja de Evolucion Epicrisis Evaluacion sintomatologica Orden medica Examenes de laboratorio Signos vitales Control de liquidos Control Nocturno Notas de enfermeria Kardex Inventario de medicamentos Evolucion de terapia ocupacional Registro de terapia ocupacional
Historia Clinica Laboral
COMPLEJA
Registro de Entrada y Salida de Historías Clínicas Registro de Entrega de Historia Clínica Registro de Actividades Registro de Compromiso Familiar. Programa Paciente Seguro
SIMPLE SIMPLE SIMPLE SIMPLE COMPLEJA
Gestión del Evento Adverso
COMPLEJA
ACTAS REGISTROS
Registro de Pertenencias de Pacientes Registro de Cambio de Turnos Registro de Reporte de Pacientes Registro de Alta Voluntaria de Pacientes Actas Reuniones de Gestión Servicios Hospitalarios Registros de Escala de Agitación Psicomotriz
SIMPLE SIMPLE SIMPLE SIMPLE SIMPLE SIMPLE
REGISTROS
Registro de Inscripción Nacional de Tecnovigilancia (INVIMA) Registros de Capacitaciones
SIMPLE SIMPLE
CONVENIOS
Convenio Docente Asistencial
SIMPLE
REGISTROS SC-HD SC-H
SUBGERENCIA CIENTIFICA SUBGERENCIA CIENTIFICA
HOSPITAL DIA
REGISTROS
SERVICIOS DE HOSPITALIZACION
PROGRAMAS
REGISTROS
Certificados Hoja de Pertenencias Registro de Inscripción Ficha de registro Examen de Ingreso Hoja de Evolucion Examenes de laboratorio Examen de Egreso Registros Registros registros registros Actas de comité paciente seguro Visitas de seguridad Oficios Informe de incidentes, indicadores programa paciente seguro Registro y análisis del evento adverso Registros Registros Registros Registros Actas Registros Registro Invitaciones registros de asistencia Minuta de Convenio Polizas Carta de Solicitud
CONVENIOS
SA
SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
INFORMES
Informes de actividades
INVENTARIOS
Inventarios Documentales
PLANES
Plan de Acción
HISTORIA JURIDICA
Historia Jurídica de Pacientes Inimputables
INVENTARIOS
Inventarios Documentales
INFORMES
Informes a Entidades del Estado
INVENTARIOS
Inventarios Documentales
REGISTROS
Registro de Estadísticas Registros Condensados de Evaluación Desempeño Ocupacional Registros de Desempeño Ocupacional Registros Control de Pacientes Actividades Diarias Inventarios de Implementos Actas Reuniones de grupos
INVENTARIOS ACTAS
SUBGERENCIA GESTION DEL ADMINISTRATIVA Y TALENTO HUMANO FINANCIERA
SIMPLE
SIMPLE
COMPLEJA
SIMPLE SIMPLE SIMPLE SIMPLE SIMPLE SIMPLE
Registro Registros Registros Registros Listado de Implementos Citación
Quejas y Reclamos Actas Registro de Asistencia Inventarios Transferencias Documentales
PLANES
Plan de Acción
SIMPLE
Plan de Seguimiento y Medición
SIMPLE
Informes de Seguimiento a los procesos Informes a Entidades del Estado Plan de Acción
SIMPLE SIMPLE SIMPLE
Plan de Cargos
SIMPLE
Plan Institucional de Capacitaciones
SIMPLE
PROGRAMAS
Registro de Recargos Inventarios Transferencias Documentales Plan Informes Carta de juzgado Ministerio de la Protección Social Informe de epicrisis de pacientes inimputables Inventarios Transferencias Documentales Solicitud Informes Inventarios Transferencias Documentales
Inventarios Documentales
PLANES
Acta de Inicio Hoja de vida estudiantes Informes de actividades Programación de Vacaciones
SIMPLE
INVENTARIOS
INFORMES SA-TH
Convenio Docente Asistencial
Plan de Medición del Clima Laboral
SIMPLE
Planes de Mejoramiento
SIMPLE
Programa de Bienestar Social y Desarrollo del Talento Humano
COMPLEJA
Plan Informes Reporte de Hallazgos Informes Informes Informes Plan Informes Estudios de Cargos Proyecto Plan de Cargos Resoluciones Acuerdos Informes Necesidades de Capacitación Matriz de priorización registro de asistencia Informes Encuestas Comunicados Informes Reporte de Hallazgos Planes de Mejoramiento Informes Plan de Bienestar Social Invitaciones Eventos Certificados de disponibilidad presupuestal Cuenta de cobro (copia
Programa de Inducción y Reinducción
COMPLEJA
Planta Temporal Vinculación y Selección
SIMPLE
POLIZAS
Polizas de seguros
SIMPLE
INTERVENTORIAS
Servicios Exequiales Interventorias de Contratos
SIMPLE COMPLEJA
REGISTROS
Registros de Viaticos
SIMPLE
ACTAS
Actas Comisión de Personal
SIMPLE
Actas Comité de Bienestar y Becas
SIMPLE
Actas Comité de Deportes
SIMPLE
Historias Laborales Activas
COMPLEJA
HISTORIAS LABORALES
Historias Laborales Inactivas
Informes Resolución Lista de Asistencia Registro de inducción y reinducción Comunicados Plan de Cargos Acuerdos Nombramientos Reporte de Ingresos Polizas Oficios Convenios Informes de avances Informes de seguimiento Registros De Viaticos Actos administrativos Oferta de empleos Soporte de pago Oferta de empleos Actas comisión de personal Resoluciones Reportes CNCS Elección integrante Solicitud de becas Asignación de becas Resoluciones Actas Informes Invitaciones Actas Registro de Asistencia Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo ¨ Oficio de notificación del nombramiento o contrato de trabajo ¨ Oficio de aceptación del nombramiento en el cargo o contrato de trabajo ¨ Hoja de Vida (Formato Unico Función Pública) Copia del Documentos de identificación Copia de la libreta militar Copia de registro profesional Copia Acta de grado y de diplomas Constancia de registro en la Secretaría de Salud Departamental (asistenciales) Referencia laboral Acta de posesión Pasado Judicial – Certificado de Antecedentes Penales Certificado de Antecedentes Fiscales Certificado de Antecedentes Disciplinarios ¨ Declaración de Bienes y Rentas ¨ Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso)
¨ Afiliaciones a: Régimen de salud (EPS), pensión, cesantías, caja de compensación, etc. ¨ Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del funcionario: vacaciones, Licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias temporales,
PORTAFOLIO DE EVIDENCIAS
INFORMES
SIMPLE
Informes a Entidades del Estado
SIMPLE
SIMPLE SIMPLE
INVENTARIOS
Informes Planta de Personal Informes de Novedades del Personal Inventarios Documentales
ACTAS
Actas Seguridad y Salud en el Trabajo
SIMPLE
PROGRAMAS
Programa de Ergonomía Programa de Riesgo Psicosocial Programa Seguridad Orden y Limpieza (SOL)
COMPLEJA COMPLEJA COMPLEJA
INFORMES
Informes Accidentes de Trabajo
COMPLEJA
INVENTARIOS
Inventarios Documentales
INFORMES
Informe Semana de la Salud Ocupacional
SIMPLE
INFORMES PROGRAMAS
Informe Psicológico Individual a Funcionario Programa de Vida Saludable (Riesgo Psicosocial)
SIMPLE COMPLEJA
Programa de Atención a Prejubilados
COMPLEJA
Contratos Prestación de Servicios
COMPLEJA
CONTRATOS
Inscripción en carrera administrativa, suspensiones de contrato, pago de prestaciones, entre Carné de vacunación ¨ Evaluación del Desempeño ¨ Acto administrativo de retiro o desvinculación Evidencias Relación evaluación de desempeño Sistema Integrado de Nómina Auxiliar de Cuentas Informes Informes Informes Inventarios Transferencias Documentales Invitaciones Actas Registro de asistencia Informes Informes Informes Programa Actas Auditorias Lista de chequeos Informes Informe de investigación o incidente de trabajo Informe de accidente a la Administradora de Riesgo Laboral (En el sistema) Estadística Inventarios Transferencias Documentales Presupuesto Píldoras Fotos Registro de Evolución Registro de asistencia a funcionarios y grupo familiar Control de asistencia Informe programa prejubilado Necesidad Hoja de Vida Hoja de vida única Certificaciones Laborales Fotocopia de Cédula Fotocopia Libreta militar (cuando Aplica)
Fotocopia Registro Profesional (área Asistencial) Fotocopia Tarjeta Profesional Fotocopia de acta de grado y de diplomas Constancia de registro en la Secretaría de Salud Departamental (asistenciales) Certificado de antecedentes disciplinarios Garantías establecidas en el contrato (pólizas) Declaración de bienes y rentas Pago de seguridad social Carné de vacunación Certificado de responsabilidad Fiscal Nacional Certificado ante la DIAN – RUT
NOMINAS
Nomina de Contratistas
COMPLEJA
Antecedentes penales Cuenta de cobro Certificado de disponibilidad presupuestal Informe de actividades Certificado de actividades Columnario todos los conceptos Comprobante de pago Relación de pago Relación de consignación en banco Informe de cumplimiento de actividades emitidas por el supervisor Certificado de exoneración de Retención en la fuente Oficios Transacciones para documento
INFORMES NOMINAS
Informes a Entidades del Estado Informes Contratos Prestación De Servicios Nomina de Personal
SIMPLE SIMPLE COMPLEJA
Comprobante contable (interface) Generación de nómina (Av Villas) Informes Informes Novedades de nomina Listado de aportes de seguridad social Cuadro de Vacaciones Autoliquidación Resumen de pago planilla aportes en línea Certificados Certificados de disponibilidad presupuestal Relación de cambios Autoliquidación Licencias Novedades Reajustes Actos administrativos Otras deduciones (embargos, cooperativas, Sindicatos ) Libranzas
SA-F
Aportes Patronales
COMPLEJA
Pago Seguridad Social
COMPLEJA
Aportes Parafiscales
COMPLEJA
Cuotas Partes Pensiónales
COMPLEJA
REGISTROS
Relación de pago de Nómina Banco
SIMPLE
INFORMES
Informes a la Comisión Nacional del Servicio Civil
SIMPLE
REGISTROS
Relación de pago Medicina Prepagada
SIMPLE
Plan de Acción
SIMPLE
Actas de Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable
SIMPLE
SUBGERENCIA GESTION FINANCIERA PLANES ADMINISTRATIVA Y ACTAS FINANCIERA
INVENTARIOS
Inventarios Documentales
INFORMES
Informe de Gestión
SIMPLE
INFORMES
Informe de Costos
COMPLEJA
Informes a Entidades del Estado
SIMPLE
INVENTARIOS
Inventarios Documentales
ACTAS
Actas Comité de Costos
SIMPLE
Interface Con Contabilidad Actualización datos con contabilidad Conciliaciones Oficios Estado de cuenta Saneamiento aportes patronales Actas Derechos de petición Sistema General de participaciones Certificados Paz y salvo Planilla de autoliquidación Pago por PILA (Sistema) Autoliquidación Oficios Radicación de Incapacidades Incapacidad médica Historia Clínica Caja De Compensación Familiar Oficios Certificado de escolaridad Planilla (SIRAP) Bono Pensional Oficios Certificados Liquidación de intereses Informes Listado de pagos Soporte de validación Comisión Nacional del Servicio Nombramientos Provisionales CNCS Nombramientos Planta De Personal CNSC Vacantes Definitivos CNCS Revocatorias CNCS Encargos CNCS Factura Relación de descuentos Plan Informes - Convocatoria Comunicaciones - Acta Anexos Inventarios Transferencias Documentales Informe de Gestion Indicadores finencieros Informes Oficios Memorandos Reportes de lavandería Reportes nomina Reportes mantenimiento Reportes combustible a vehículos. Informes Oficios Inventarios Transferencias Documentales Invitación Actas Registro de Asistencias
DECLARACIONES TRIBUTARIAS
INFORMES
ESTADOS FINANCIEROS
LIBROS
INVENTARIOS
Declaraciones de Estampillas
SIMPLE
Declaraciones de Retencion en la Fuente
SIMPLE
Declaraciones de IVA
SIMPLE
Declaraciones de Retención Impuesto ICA
SIMPLE
Declaración de Renta
SIMPLE
Informes de Declaración de Renta Informes de Medios Magneticos Informes a Entidades del Estado Informes a la Gerencia Informes a Junta Directiva Informes de Depreciación de Muebles y Enseres
SIMPLE SIMPLE
Declaraciones - Comprante de Egreso o Nota Bacaria Declaraciones - Comprante de Egreso o Nota Bacaria Declaraciones - Comprante de Egreso o Nota Bacaria Declaraciones - Comprante de Egreso o Nota Bacaria Declaraciones - Comprante de Egreso o Nota Bacaria Informes Informes
SIMPLE
Informes
Informes Matriz de Contratos Informes de Fiducia Balance General Estado de Ganancias y Perdidas Estado de Cambios en la Situación Financiera Estado de Patrimonio Origen y Aplicación de Fondos Flujo de Caja Notas de los Estados Financieros Libro Diario Libro Bancos
SIMPLE SIMPLE COMPLEJA
Informes Informes Indicadores Financieros
Libro Mayor y Balances Libro de Inventarios Inventarios Documentales
SIMPLE
SIMPLE
CONCILIACIONES BANCARIAS
SIMPLE
BOLETINES DE CAJA
COMPLEJA
PROYECTOS
Proyecto de Presupuesto
COMPLEJA
Informes - Cuadre de caja- Cuadre de cartera y presupuesto Informes Informes Informes Informes Balances Registro de Movimientos de cuentas Notas Debitos y Notas Creditos Comprobantes Diarios Libro Inventarios Transferencias Documentales Auxiliares de Cuenta Extracto bancario Notas bancarias Boletines de caja y bancos Recibos de caja Relación de giros Notas bancarias Conciliación Bancaria Consignación Bancaria Informes Anteproyecto presupuestal Presupuesto de ingreso Presupuesto de Gastos Planta de Cargos Plan de Cargos valorizado Plan de compras Plan de inversión Gerencial Plan Financiero Proyecciones Cuadro comparativo de ejecuciones presupuestales de cuentas por cobrar y cuantas por pagar Presupuestos de gastos por fuente de financiación Resumen comparativo por grupos Disposiciones generales y presupuesto de gastos. Estadísitcas área asistencial
Acuerdo de Junta Directiva Inventarios Transferencias Documentales
INVENTARIOS
Inventarios Documentales
SIMPLE
INFORMES
Informe de Ejecución Presupuestal
COMPLEJA
FACTURAS VENTA DE SERVICIOS
Factura de Venta Arriendo
COMPLEJA
Informe Ejecucion presupuestal Certificados de Disponibilidad Presupuestal Cierre presupuestal Cuentas por cobrar Cuentas por pagar Contrato
COMPLEJA
Oficio remisorio Factura de venta Relación de pacientes Contrato
Factura de Venta Inimputables
Factura de Venta Secretaria Departamental De Salud
Cuentas de Cobro
INVENTARIOS
Inventarios Documentales
INFORMES ACTAS
Informes de Cartera Informes a Entidades del Estado Actas de Comité de Glosas y Cartera
INVENTARIOS
Inventarios Documentales
INFORMES INVENTARIOS
Informes de actividades Inventarios Documentales
COMPROBANTES CONTABLES
Comprobantes de Egreso
COMPLEJA
COMPLEJA
Oficio remisorio Factura de venta Relación de pacientes inimputables Contrato Interadministrativo Prestación de Servicios de Salud Pública Oficio remisorio Factura de venta. Contrato de las entidades responsables de pago Cuentas de cobros entidades responsables de pago Lista de facturas individuales – Radicación de contratos Facturas Individuales de Prestación de Servicios Conciliación Bancaria Extractos bancarios Nota interna Constancia de radicación Notas créditos Oficios Otros anexos Oficio de glosa Relación de glosa Acta de conciliación Oficio tramite de glosa Nota Crédito Inventarios Transferencias Documentales
SIMPLE SIMPLE SIMPLE
Informe Informe Cartera por edades Citación Actas Registro de Asistencias Informes Inventarios Transferencias Documentales
SIMPLE
Informes Inventarios Transferencias Documentales
COMPLEJA
Comprobante de egreso Copia de cheque
COMPROBANTES CONTABLES
Comprobantes de Egreso
COMPLEJA Orden de liquidacion o causacion Certificacion o entrada por compra Documentación Contractual De acuerdo al tipo de contrato Notas Bancarias Solicitud Cheque de gerencia Listados de descuento de nómina
SA-SI
SA-AD
SUBGERENCIA SISTEMAS DE ADMINISTRATIVA Y INFORMACION FINANCIERA
GESTION LOGISTICA Y DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
HOJAS DE VIDA
Hojas de Vida Equipos de Infraestructura Informática
COMPLEJA
PLANES
Plan de Contingencia y Acciones Preventivas para Sistemas
SIMPLE
ACTAS
Actas Comité de Gerencia de la Información
SIMPLE
REGISTROS
Registro de Asignación de Claves y Usuarios
SIMPLE
INVENTARIOS
Inventarios Documentales
SIMPLE
INFORMES
Informes de Gestión
COMPLEJA
Informes de indicadores
SIMPLE
Contratos Sin Formalidades Plenas - Ordenes de Compras
COMPLEJA
CONTRATOS
Hoja de vida de equipos de computo Ficha Técnica de equipos Formato de inventario y estado de equipos Cronograma, Control de Mantenimiento preventivo Solicitudes y/o peticiones Plan - Acciones correctivas y preventivas - Informes Citación Actas Registro de Asistencias Informes Solicitudes y/o peticiones Comunicados Inventarios Transferencias Documentales Gestión de solicitudes de soporte Solicitudes y/o peticiones Indicadores de Gestion Informes Indicadores de objetivos y procesos Necesidad Estudios previos Solicitud de Cotización Cotizaciones Cuadro comparativos (varios proveedores) Contrato Cámara de comercio RUT Copia de cédula Certificado de antecedentes Penales Certificado de antecedentes Disciplinarios Certificado de antecedentes Fiscales Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal Certificado de Disponibilidad Presupuestal Orden de Compra Registro Presupuestal Clausulas Pólizas Entrada De Almacen Comprobantes de pago
Lista de Chequeo Para Pago Informes de supervisión Cuadro Control de Utilizacion de Disponibilidad Presupuestal (cuando aplique) Certificación de Cumplimiento Contratos Sin Formalidades Plenas Ordenes De Servicios
COMPLEJA
Contratos Con Formalidades Plenas -Contratación Directa
COMPLEJA
Necesidad Estudios previos Solicitud de Cotización Cotizaciones Cuadro comparativos (varios proveedores) Cámara de comercio RUT Copia de cédula Certificado de antecedentes Penales Certificado de antecedentes Disciplinarios Certificado de antecedentes Fiscales Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal Certificado de Disponibilidad Presupuestal Orden de Compra Registro Presupuestal Clausulas Pólizas Informes de supervisión Comprobantes de pago Lista de Chequeo Para Pago Cuadro Control de Utilizacion de Disponibilidad Presupuestal (Cuando Aplique) Certificación de Cumplimiento Necesidad Estudios previos Solicitud de Cotización Solicitud de Oferta Cotizaciones Estudios de Mercado Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal Certificado de Disponibilidad Presupuestal Registro único de proponentes Cuadro comparativos (varios proveedores) Registro Presupuestal Cámara de comercio Actas de interventoría (inicio, parcial y avances). Notificacion de Interventor del Contrato Clausulas Pólizas RUT Recibo de Pago Imprenta Departamental Comprobantes de pago Copia de cédula Certificado de antecedentes Penales
Contratos Con Formalidades Plenas- Invitación Pública
COMPLEJA
Certificado de antecedentes Disciplinarios Certificado de antecedentes Fiscales Entrada De Almacen (Cuando aplique) Bitacora de Obra Informes de supervisión Necesidad Estudios previos Pliego de condiciones en borrador (publicación pagina w) Resolución de apertura Pliego de condiciones definitivos Acta de audiencia de cierre Resolución comité evaluador Informe de evaluación comité evaluador Acta audiencia de adjudicación Resolución de adjudicación Cotizaciones Registro único de proponentes
Contrato De Prestación De Servicios De Salud
COMPLEJA
INVENTARIOS INFORMES
Inventarios Documentales Informes a Entidades del Estado
SIMPLE
REGISTROS
Registros Activos Fijos Novedades
REGISTROS
Registros de Salidas y Entradas de Activos Fijos
PLANES
Plan De Gestión Integral De Residuos Hospitalarios Y Similares (PGIRHS)
Cuadro comparativos (varios proveedores) Cámara de comercio RUT Copia de cédula Certificado de antecedentes Penales Certificado de antecedentes Disciplinarios Certificado de antecedentes Fiscales Clausulas Pólizas Acta de inicio Minuta Acta de posesión de gerente Portafolio de servicios CUPS Tarifas Personería Jurídica Pólizas de responsabilidad Cuentas de Cobro Glosas Pagos Acta final Otros si Inventarios Lista de contratos Constancia de envío Oficios Reporte de activos por responsable Reporte devolutivos por responsable Base de datos de activos fijos (sistemas) Entrega devolutivos Reporte de Movimientos de activos fijos Salidas del Hospital Cronograma
PLANES
PLANES
Plan De Gestión Integral De Residuos Hospitalarios Y Similares (PGIRHS)
Plan de Acción
DECLARACIONES AMBIENTALES
Registros de Capacitaciones Evaluaciones de Capacitaciones Plan Informes Formulario Declaración Ambiental Estudios de Emisión Atmosférica Estudios de Emisión de Ruido Estudios de Emisión Vertimientos Control de PH Control de Temperaturas Control Trampa de Grasas Estudios de Residuos Sólidos
PROGRAMAS
Programas Producción mas Limpia
REGISTROS ACTAS
Registros Panorama de Riesgos Actas Comité Ambiental
REGISTROS
Registros de Residuos Hospitalarios
REGISTROS
Registros Controles de Plagas
REGISTROS
Registros Control de Emisiones de Desechos y Residuos
AUDITORIAS
Auditorias Ambientales
INFORMES
Informes a Entidades del Estado
INFORMES
Informes Departamento Administrativo de Gestión Medio Ambienta (DAGMA)
HOJAS DE VIDA
Hojas de Vida Tanque de Reserva
Recibos de Servicios Públicos (copia) Indicadores Consumo y Costo de Acueducto y Alcantarillado Indicadores de Consumo y Costo de Energía Indicadores de Consumo y Costo de Gas Panoramas Actas Indicadores Comunicaciones Informes Registros Residuos Hospitalarios RH1 Control Entrega Residuos Peligrosos Informes de Producción Mensual Certificados de Fumigación Comunicaciones Contrato (copia) Registros Venta de Reciclaje Recibos de Caja Contrato (copia) Cronogramas Comunicados Lista de Chequeo Informes Informes Comunicados Solicitudes Respuestas Actas Registro de Generadores de Residuos o Desechos Hospitalarios RESPEL. Hoja De Vida Cronograma Toma De Muestras Acta De Toma De Muestras Informes De Laboratorio Certificados Lavado De Tanque Registro De Mantenimiento Preventivo Y Correctivo Informes De Mantenimiento
HOJAS DE VIDA
Hojas de Vida del Pozo
Certificados Analisis Microbiologico Hoja de Vida Estudios Exploración Geológica y Geofísica del Suelo Plan de Intervención de Agua Potable Informe de Interventoría de Obra Informe Construcción del Pozo Análisis Bacteriológico del agua Guías Análisis Microbiológico Plan De Acción Certificado De Capacitación Certificados De Análisis Físico Químico Y Microbiológico
REGISTROS
Registros Prestamos de Auditorios
INTERVENTORIAS
Interventorías Contratos
REGISTROS
Registro Solicitudes de Parqueadero
HOJAS DE VIDA
Hojas de Vida Vehículos
REGISTROS
Registros Consumo de Combustibles
REGISTROS HOJAS DE VIDA
Registros y Controles de Movimiento de Vehículos Hojas De Vida De Equipos Industriales Hojas De Vida De Equipos Biomédicos
PLANES
Plan Anual de Mantenimiento
REGISTROS
Registros de Proveedores
Cuentas De Cobros Solicitudes Recibos De Caja Informes Financieros Certificado De Cumplimiento Contractual Registro Único De Necesidades Comunicados Lista De Chequeo Solicitudes Tarjeta de Propiedad Documento de Identidad Comunicados Hoja De Vida De Vehículos Reporte De Mantenimiento Certificado De Gases Pólizas Seguro Obligatorio Facturas Ordenes De Servicios Control De Servicio De Mantenimiento (Sistemas) Recibos Control Consumo de Combustible Registro Revisión de Facturas Registros Ficha Técnica De Equipos Registros De Inventarios Y Estados De Equipos Solicitudes De Mantenimiento Reportes De Mantenimiento Control De Mantenimiento Preventivo Informes De Comprobación Cronograma Mensual Ruta De Inspección Mensual Registro De Inspección De Mantenimiento Bitácora Diaria De Mantenimiento Consolidados De Proveedores
REGISTROS
Registros de Proveedores Cronogramas Visitas A Proveedores Reprogramación De Visitas A Proveedores Registro Visita A Proveedores
REGISTROS
Registros Control de Cafetería
PROGRAMAS INVENTARIOS
Programa de Alimentación y Nutrición Inventarios Físicos de Despensa
INVENTARIOS
Inventarios Físicos De Almacén
PLANES
Plan de Transferencias Documentales
INVENTARIOS
Inventarios Documentales
PLANES
Plan de Acción
PLANES
Plan de Compras
PLANES
Planes de Obras Mayores
REGISTROS
INFORMES
Registros Radicadores de Cuentas Registros de Caja Menor Registros Radicadores de Gasolina y Peajes Informes de Indicadores
INFORMES
Informes a Entidades del Estado
Evaluación De Proveedores Indicadores Recibo De Caja Cafetería Recibo Oficial De Caja Principal Entradas A Cafetería Registro Control De Cafetería Registro Diario de Interconsulta Nutricionales Inventarios Reportes Diferencias en Inventario Físico Protocolos De Inventario Almacén Comunicados Acta De Inicio Hojas De Conteo Registro De Inventario Físico Por Línea Acta Final Plan Cronograma de Transferencias Oficios Oficios Inventarios Documentales Plan Informes de Gestión Indicadores Plan Anual de Compras Informes Actas Plan Informes Anexos Registros
Informes Comunicados Informes Comunicados
