Procedimiento Mandatorio
Código:
ADPR02
Fecha de Emisión:
19/11/2014
Revisión:
04
Control de Registros Página 1 de 5
Control de Cambios y Mejoras
Nivel de Revisión 00
01 02
Descripción de la Modificación y Mejora
Elaboró/fecha
Primer Establecimiento
Ing. José Luis Suárez Cuautle. Junio 2003
Se elimina el diagrama de flujo Mejora
03
Cambios en el diagrama de flujo y algunas políticas.
04
Actualización del objetivo y enfoque a proceso
Fecha de entrada en vigor Julio 2003.
Coordinación de Calidad 22 Septiembre Septiembre 2003 2003. Alta Dirección Junio 2010 Alta Dirección Febrero 2011 Alta Dirección Octubre 2014
24 Junio 2010. 28 de febrero de 2011. 01 de diciembre de 2014
Procedimiento Mandatorio
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ADPR02
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19/11/2014
Revisión:
04
Control de Registros Página 2 de 5
1. OBJETIVO
Asegurar que los registros establecidos en el SGC, estén controlados, identificables y localizables. 2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todas las áreas de la UTT que generen o reciban registros en forma impresa o electrónica.
3. POLÍTICAS
Los registros que se usen en la operación del SGC deberán controlarse. Los registros deberán ser legibles, identificables y accesibles. La Alta Dirección será la responsable de revisar y mantener este procedimiento, para asegurarse de su eficacia continua. Los registros pueden estar en medio impreso o electrónico identificados por su código y/o nombre, siempre y cuando se conserve la integridad de la información y no se degrade su legibilidad. Los registros que se conserven en medio electrónico deberán tener un respaldo. Cuando se cumpla el tiempo de retención de un registro, la disposición final debe ser según marque la Ley de Archivos del Estado de Puebla. Cuando los registros estén en medio impreso, deberán guardarse en un medio de protección como folder, carpeta, etc., los registros impresos no deben estar sueltos. El medio de protección en que se guarden los registros debe estar identificado con la información que contiene. Todo el personal tendrá acceso a los registros que necesite para el desempeño de sus funciones. El usuario de un registro será responsable de su integridad, contenido y medio de protección. El tiempo de retención de un registro será establecido por el usuario a partir de su utilidad y las disposiciones legales o reglamentarias que lo determinen. Los registros que no puedan sufrir modificaciones no contendrán código de registro y solo se controlarán por su nombre. En el caso de que se incorpore o elimine un registro, se actualizará la lista de registros y se enviará una copia al RD. Para el control de los registros, cada procedimiento o Instrucción de trabajo en el apartado de Anexo incluirá la lista de registros. Esta lista deberá contener la siguiente información:
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Control de Registros Página 3 de 5
o Código del registro (cuando aplique). o Nombre del registro. o Lugar de almacén (lugar físico donde se encuentra el registro): archivero, estante, respaldo electrónico, etc. o Medio de soporte: folder, carpeta de argollas, carpeta electrónica, etc. o Orden de acomodo: alfabético, cronológico, etc. o Tiempo de conservación (lapso en que permanece vigente el registro): semanas, meses, años, eventos, etc. o Disposición de los registros (destino final de los registros, una vez concluido el tiempo de conservación) o Responsable de conservarlo (es la persona designada para almacenarlo y/o conservarlo)
Procedimiento Mandatorio
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Control de Registros Página 4 de 5
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO ÁREAS
RD
INICIO
CUANDO ES NECESARIO SE GENERA UN REGISTRO QUE PRESENTA RESULTADOS O PROPORCIONA EVIDENCIA DE ACTIVIDADES EN EL SGC
IDENTIFICA CON SU NOMBRE Y/O CÓDIGO.
ACTUALIZA LISTA DE REGISTROS, ANEXA A PROCEDIMIENTO O INSTRUCCIÓN DE TRABAJO Y ENVÍA COPIA ACTUALIZADA A LA RD.
ES EL RESPONSABLE QUE LOS REGISTROS SE ENCUENTREN CONTROLADOS, IDENTIFICABLES Y LOCALIZABLES
TRANSCURRIDO EL TIEMPO DE CONSERVACIÓN, EL REGISTRO SE ENVIA A SU DESTINO FINAL.
FIN
ACTUALIZA CONCENTRADO DE REGISTROS EN LA CARPETA CORRESPONDIENTE.
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5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA CÓDIGO (CUANDO APLIQUE)
NOMBRE DEL DOCUMENTO
Norma ISO 9000:2005 Norma ISO 9001:2008
6. GLOSARIO Registro.- Es el documento que presenta resultados obtenidos y proporciona evidencia de
actividades desempeñadas.
7. ENFOQUE DE PROCESO PROVEEDOR
ENTRADAS
SALIDAS O RESULTADOS
Diferentes Áreas del SGC
Cuando se genera un registro que proporciona evidencia de conformidad
Registros controlados, legibles, identificables y recuperables
CLIENTE
EXPECTATIVAS
Usuarios/as del SGC
Tener controlados los registros generados en el SGC
8. ANEXOS CÓDIGO (cuando aplique)
ADPR02-R01
NOMBRE DEL DOCUMENTO
Lista de Registros.
