Contabilidad II Lectura No. 11

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CUENTAS POR COBRAR INTRODUCCIÓN Las cuentas por cobrar son, al igual que cualquier activo, recursos económicos propiedad de una empresa a la cual generarán un beneficio en el futuro. Forman parte del activo circulante y entre las principales cuentas que están incluidas en este rubro se pueden mencionar las siguientes: •

Clientes

•

Documentos por cobrar

•

Funcionarios y empleados

•

Deudores diversos Asimismo pueden existir algunas otras cuentas tales como intereses por cobrar, dividendos por

cobrar, rentas por cobrar y otros conceptos también por cobrar. Las cuentas por cobrar de clientes representan la suma de dinero que corresponde a la venta de mercancías, o la prestación de servicios a crédito. Las cuentas por cobrar llamadas "funcionarios y empleados" son partidas por cobrar originadas por préstamos a funcionarios de la compañía. El interés acumulado sobre documentos por cobrar y los anticipos a empleados se registran por separado como intereses por cobrar y anticipos a empleados. De los varios tipos de partidas por cobrar que existen, las dos más conocidas son documentos por cobrar y clientes. La cuenta de clientes y su interrelación con el ciclo de ventas y cobros En el capítulo anterior se ha visto parte del ciclo de operaciones de una compañía. En éste se analiza la importancia que tienen las ventas a crédito en cualquier empresa, porque la mayoría de las veces, si no se concede crédito disminuye en gran proporción el nivel de ventas, pero lo más relevante de dar crédito consiste en administrar correctamente los cobros para evitar quedarse sin efectivo disponible. Como se puede apreciar en la figura 9-1, las cuentas por cobrar son generadas por las ventas a crédito que realiza la compañía. Al efectuarse el cobro de las mismas, se incrementa el efectivo. El negocio adquiere una cuenta por cobrar cuando vende mercancías o presta servicios a crédito. El término por cobrar significa la promesa del cliente de pagar en una fecha futura, con dinero, el importe que le rae cargado por mercancías o servicios. Por lo general, en los negocios esta promesa se expresa con el importe del efectivo que se cobrará dentro de cierto número de días posteriores a la venta. El plazo varía de acuerdo con el giro del negocio de que se trate. Las ventas a crédito se registran en el diario general cargando a la cuenta de clientes y abonando a la cuenta ventas o ingresos por servicios y su IVA por pagar respectivo. Por ejemplo, la compañía XYZ vendió mercancía a crédito a Rogelio Martínez por un total de 118 000.00 pesos más IVA. La forma de registrar esta transacción en el libro diario es:

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200X Dic. 31

Debe Clientes IVA por pagar Ventas Registro de una venta a crédito a Rogelio Martínez

Haber

135700.00 17700.00 118000.00

Figura 9.1

Salida de mercancía

INVENTARIO DE MERCANCÍAS

Ventas de contado

VENTAS

Entrada de mercancía

Compras de contado

COMPRAS

EFECTIVO Ventas a crédito

Pagos

Compras a crédito

Cobranza CLIENTES PROVEEDORES

GASTOS DE VENTAS

GASTOS DE OPERACIÓN GASTOS DE ADMINISTRACIÓN GASTOS Y PRODUCTOS FINANCIEROS OTROS GASTOS Y PRODUCTOS IMPUESTOS

¿EXCEDENTE DE EFECTIVO?

¿FALTANTE DE EFECTIVO?

INVERSIONES TEMPORALES CAPITAL CONTABLE

PASIVO A LARGO PLAZO

PASIVO A CORTO PLAZO

ADQUISICIONES DE ACTIVO FIJO

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Cuando se realiza una venta a crédito, lo usual es extender al cliente una factura o comprobante de venta. Con una copia de la factura o comprobante de venta, se anota la operación en los registros contables. Mayor auxiliar de clientes; cuenta de control En capítulos anteriores cada operación relacionada con la venta de una mercancía o servicio a crédito a un cliente se registraba en cuentas por cobrar o clientes. El saldo de estas cuentas representaba el importe total que todos los clientes debían a una compañía. Sin embargo, no I era posible conocer lo que adeudaba cada uno de los clientes. Esta información sólo se logra revisando cada asiento individual, o bien, las facturas. Para proporcionar esta información se cuenta con un registro individual para cada cliente. Estos registros de las cuentas auxiliares de clientes se clasifican en orden alfabético en un mayor llamado mayor auxiliar de cuentas por cobrar o mayor auxiliar de clientes. La cuenta del mayor general, clientes, se conoce como cuenta de control. Esta cuenta de control contiene el total o saldo de todas las cuentas individuales de clientes que aparecen en el mayor auxiliar. En el mayor auxiliar aparece el saldo de las cuentas de cada uno de los clientes. A continuación, en las figuras 9-2 y 9-3, se presentan ejemplos de la cuenta de control clientes y del mayor auxiliar de la Compañía Americana, S. A., después de hacer I todos los asientos.

FIGURA 9-2 Cuenta de control de clientes.

Nombre: Clientes Fecha

Detalle

Ref.

Cuenta

núm.

Debe

Haber

Saldo

200X Ene. 01

Saldo 05 08 10 12 18 18 18 20 22 25 28

50 000.00 D-1 D-1 D-1 D-2 D-2 D-2 D-2 D-3 D-3 D-4 D-4

30 000.00 120000.00 5 000.00 20 000.00 1 0 000.00 1 000.00 120000.00 4 000.00 19000.00 25 000.00 8 000.00

50 000.00 20 000.00 140000.00 1 45 000.00 165000.00 1 55 000.00 1 54 000.00 34 000.00 38 000.00 1 9 000.00 44 000.00 52 000.00

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Figura 9.3 Mayor auxiliar A. Azcárraga Pino 5383 México 7,

, Col. Héroes de la libertad D. F.

Fecha

Detalle

Ref.

Debe

Haber

Saldo

200X Ene. 01 10 18

Saldo D-1 D-2

$20 000.00 5 000.00 $10000.00

$20 000.00 25 000.00 15 000.00

B. Beltrán Colibrí 1063, Col. Arboledas México 12, D. F. Fecha

Detalle

Ref.

Debe

Haber

Saldo

200X Ene. 01 05

Saldo

30 000.00 30,000.00

D-1

20

D-3

30 000.00 0.00

4 000.00

4 000.00

C. Castillo Libra 235, Col. San Andrés México 9, D. F. Fecha

Detalle

Ref.

Debe

Haber

D-2 D-2 D-3 D-4

20 000.00

Saldo

200X Ene. 12 18 22 28

8 000.00

20 000.00 1 000.00 1 9 000.00 8 000.00

19000.00 0.00

D. Delgado Miramontes 503, Col. Prado

México 1 , D. F. Fecha

Detalle

Ref.

Debe

Saldo

D-1

120000.00

Haber

Saldo

200X Ene. 08 18

D-2

25

D-4

120000.00 25 000.00

120000.00 0.00 25 000.00

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RELACIÓN DE CLIENTES Si se ha realizado en forma correcta el registro de todos los asientos de diario y del mayor, el total de los saldos deudores de las cuentas de clientes del mayor auxiliar debe ser igual al saldo de la cuenta de control clientes del mayor general. Cada mes se debe preparar una relación de clientes. Este total debe coincidir con el saldo de la cuenta de control clientes. La relación de clientes preparada con la información tomada del mayor auxiliar de clientes de la Compañía Americana, S. A., muestra que la suma de todas las cuentas de clientes asciende a 52 000.00 pesos, la misma cantidad que aparece como el saldo de la cuenta de control clientes en el mayor general.

Compañía Americana, S. A. Relación de clientes Al 31 de enero de 200X A. Azcárraga B. Beltrán C.Castillo D. Delgado

$15000.00 4 000.00 8 000.00 25 000.00 $52 000.00

Registro de clientes Cuando se recibe el pedido de un cliente, la venta tiene que ser aprobada por el departamento de crédito antes de que sea surtida. Después que ha sido aprobada y se ha enviado la mercancía al cliente, se prepara una factura de venta similar a la que se muestra en la figura 9-4. Una copia de la factura se utiliza como fuente de información para hacer el cargo al cliente y registrar la venta en los registros contables. Cuando los artículos se envían LAB destino, la propiedad de la mercancía no se transmite del vendedor al comprador hasta que el cliente los recibe. Sin embargo, cuando se venden mercancías o servicios, generalmente se abre una cuenta a nombre del cliente.

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Figura 9.4 Ejemplo de factura de ventas Compañía Americana, S. A. Melchor Ocampo 5923 México 4, D. F. Vendido a: Compañía Colombiana Sta. Mónica 625 México 10, D. F. Embarcado a: el mismo Condiciones: 2/10, n/30

Cantidad 1 docena 1 00 paquetes

Factura núm.: 555 Fecha de factura: 01/05/200X Su pedido núm.: 99 Fecha de embarque: 01/05/200X Embarcado vía: USP ______

Detalle Papel de diario (5 columnas) Papel de mimeógrafo PS8N Total

Precio

Importe

100.00 4.95

1 200.00 495.00 1 695.00

Siempre que el cliente devuelve mercancías, se acredita a clientes. Por ejemplo, suponga que el 1 de febrero, A. Azcárraga compró a la Compañía Americana, S. A., mercancía a crédito por 10 000.00 pesos más IVA, y que el 4 de febrero A. Azcárraga devolvió mercancías y se emitió una nota de crédito por 4 000.00 pesos más IVA; a continuación se muestran los asientos necesarios. 200X Feb. 01

200X Feb. 04

Debe $11500.00

Clientes/A. Azcárraga IVA por pagar Ventas Venta de mercancía a crédito

$ 1 500.00 10 000.00

Debe Devoluciones y bonificaciones sobre ventas IVA por pagar Clientes/ A. Azcárraga Nota de crédito emitida por la mercancía devuelta

Haber

Haber

$4 000.00 600.00 $4 600.00

Cuando se recibe el pago dentro del periodo de descuento, se acredita a clientes y se hace un cargo a bancos y a descuentos sobre ventas. Si Azcárraga paga la cuenta dentro del periodo de descuento y éste es de 2%, el asiento será: 200X Feb. 09

Debe Bancos Descuentos sobre ventas IVA por pagar Clientes/A. Azcárraga Cobro de la cuenta, menos 2% de descuento por pronto pago

Haber

$6 762.00 120.00 18.00 $6900.00

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Presentación en el estado de situación financiera El término "clientes" sólo se usa cuando se trata de importes adeudados por clientes, partidas por cobrar que se clasifican como un activo circulante en el estado de situación financiera. Los importes por cobrar correspondientes a préstamos a funcionarios de la compañía, anticipos a empleados, documentos recibidos y los intereses acumulados sobre los documentos por cobrar también se consideran como activo circulante, si se piensa cobrarlos dentro de un año o menos. A continuación se presentan las partidas por cobrar bajo el rubro de circulante en el estado de situación financiera o balance general: ACTIVO CIRCULANTE Clientes Préstamos por cobrar/funcionarios Anticipos a empleados Documentos por cobrar Intereses por cobrar intereses por cobrar

Las partidas por cobrar a largo plazo que no se cobrarán en el transcurso de un año (o menos), se muestran en la forma siguiente en la sección otros activos del estado de situación financiera: OTROS ACTIVOS Documentos por cobrar/ largo plazo Préstamos por cobrar/funcionarios Cuentas incobrables Es normal que un negocio que vende mercancías y servicios a crédito tenga algunos clientes que no paguen sus cuentas. Estas cuentas se conocen como incobrables y se clasifican bajo el nombre de gasto por cuentas incobrables, en la sección de gastos de operación/ gastos de venta del estado de resultados. El monto de gasto por cuentas incobrables que resulte varía de acuerdo con las políticas generales de crédito de la compañía. Al terminar cada periodo contable se estima el importe de las cuentas incobrables para obtener una cifra razonable de las pérdidas en cuentas incobrables que aparecerán en el estado de resultados. Cuando algunas cuentas de clientes adquieren carácter de dudosas o incobrables, se deben disminuir, para que muestren la suma estimada de futuros cobros. De otra forma el importe que aparece en el estado de situación financiera no se ajustaría a la realidad y la situación financiera del negocio que se presentaría a los administradores, acreedores y otros grupos interesados sería engañosa. El importe del estado de situación financiera se ajusta utilizando la cuenta de estimación de cuentas incobrables de naturaleza acreedora, presentada después de la cuenta clientes. Todo este proceso es necesario para cumplir con el principio de periodo contable y lograr incluir todos los gastos en el período correspondiente.

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Ajustes por cuentas incobrables Por lo general es difícil determinar cuáles serán los clientes que no pagarán sus cuentas. Por lo tanto, si se desea que el importe que aparezca en el estado de situación financiera sea el correcto, es necesario estimar las cuentas que con el tiempo serán incobrables. Cuando se registra el asiento de ajuste para reconocer las pérdidas por cuentas incobrables del periodo, se estima un monto de cuentas incobrables. Este asiento de ajuste consiste en un cargo a gasto por cuentas incobrables y un abono a una cuenta complementaria de activo llamada estimación por cuentas incobrables. Esta estimación no se acredita en forma directa a clientes, debido a que este importe no es más que una estimación de las cuentas de clientes que pueden resultar incobrables y no se refiere a ningún cliente en particular, pues es una contracuenta de la cuenta de clientes que al ser disminuida presentará un saldo neto real de lo que se espera cobrar. Suponiendo que se quiere crear una provisión o una estimación por cuentas incobrables por 50,000.00 pesos, la forma de diario convencional de dicho asiento es:

200X Dic. 31

Debe Gasto por cuentas incobrables $50000.00 Estimación por cuentas incobrables Provisión por cuentas dudosas para el periodo

Haber $50 000.00

Por lo general, la cuenta estimación por cuentas incobrables tiene saldo acreedor.

GGC Conta Finan

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