CONFORMACION DE SERIES DOCUMENTALES PARA LA ELABORACION DE LA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEL MINISTERIO DE SALUD

CONFORMACION DE SERIES DOCUMENTALES PARA LA ELABORACION DE LA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEL MINISTERIO DE SALUD. LINA MARIA GARCIA DUARTE ERIKA S...
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CONFORMACION DE SERIES DOCUMENTALES PARA LA ELABORACION DE LA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEL MINISTERIO DE SALUD.

LINA MARIA GARCIA DUARTE ERIKA SOLORZANO MOSQUERA JOSE RAUL MACHUCA ROJAS JORGE EMILIO REY ANGEL NELSON SANCHEZ BELTRAN DIEGO ALEXANDER OLIVEROS RUBIO

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACION PÚBLICA ESAP FACULTAD DE CIENCIAS POLITICAS Y ADMINISTRATIVAS SANTAFE DE BOGOTA, D.C. 1999

CONFORMACION DE SERIES DOCUMENTALES PARA LA ELABORACION DE LA TABLA DE RETENCION DEL MINISTERIO DE SALUD

Informe final de prácticas administrativas realizadas en cumplimiento del último semestre

del

profesional

programa en

de

ciencias

formación políticas

y

administrativas.

Asesor ESAP: Dr. Gilberto Villa. Asesor ENTIDAD: Dra. Melba Esperanza Paez.

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACION PÚBLICA ESAP FACULTAD DE CIENCIAS POLITICAS Y ADMINISTRATIVAS SANTAFE DE BOGOTA, D.C. 1999

A mi familia, gestora principal de mis anhelos y esperanzas. A mi Madre por su presencia constante en la distancia. A mi hermana Mercedes por su cariño y a su hija Laura por devolverle la ternura a mi corazón. A mi hermano Nelson quien me lanzó a esta aventura y a mis amigos y compañeros, de quienes me quedaran por siempre pedazos de poesía en el alma...

RAUL

A mis Padres por haberme enseñado los valores más importantes de la vida y por su constante apoyo y amor..

NELSON

A mi Madre a quien amo profundamente y de quien aprendí la Responsabilidad, La Integridad y la Constancia. A la Escuela Superior de Administración Publica por apoyar a cientos de estudiantes de provincia con becas de excelencia, que como yo, podrán hacia el futuro trabajar en distintas esferas de la administración pública en pro del desarrollo social del país. A mis amigos…

JORGE

A mi mamá por el apoyo incondicional y la fortaleza que siempre me brindó para culminar esta etapa de mi vida

LINA

A mi hijo por haber despertado en mi una nueva esperanza de vida. A mis Amigos que estuvieron conmigo en estos cinco años.

DIEGO

Como un modesto obsequio dedico este resultado a las personas que de alguna manera en mayor o menor medida contribuyeron con su esfuerzo y apoyo para su realización. A mis Padres quienes junto con su amparo, me dieron su amor y un gran ejemplo; A la memoria de mi abuelo y sus convicciones liberales; A mi tío y su vocación de liderazgo; A mis docentes, con quienes trabajé mis asignaturas como Hernando Roa Suárez quien con una clara visión de la filosofía de la Administración Pública me enseñó llevarla siempre a la excelencia; A los asesores y sus pertinentes orientaciones;Finalmente, dedico este trabajo a mis antiguos condíscipulos hoy mis colegas, quienes se esforzaron junto a mí de manera semejante y que irán por los caminos de la Administración Pública con los ideales bajo los cuales fuimos formados.

ERIKA

AGRADECIMENTOS

Los autores expresan sus agradecimientos a:

Ministerio de Salud y a sus directivas por la oportunidad que nos han brindado

A la Dra. Melba Esperanza Paez, por su constante apoyo y confianza, por sus orientaciones y amistad.

Al Dr. Gilberto Villa por su asesoría y permanente colaboración.

A todos y cada uno de los que hicieron posible que un sueño, que comenzó hace cinco años se haya hecho hoy, una realidad, muchas gracias.

CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCION

11

SINTESIS DOCUMENTAL

14

1.

20

DESCRIPCION DE LA ENTIDAD

1.1 NATURALEZA JURÍDICA

25

1.2 OBJETIVOS

27

1.2.1 Objetivo General

27

1.2.2 Objetivos Específic os

27

1.3 FUNCIONES

27

1.4 ESTRUCTURA ORGÁNICA

29

1.5 PRODUCTOS Y/O SERVICIOS

31

1.6 MARCO TEÓRICO

32

1.6.1 Marco Conceptual

32

1.6.2 Marco Jurídico

34

1.6.3 Marco Institucional

35

2.

CONFORMACIÓN DE SERIES DOCUMENTALES PARA LA

ELABORACION DE LA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEL MINISTERIO DE SALUD

38

2.1 PRESENTACIÓN Y ANTECEDENTES DEL PROBLEMA

38

2.2 DIAGNOSTICO RELACIONADO CON EL AREA DE TRABAJO DE LA PRACTICA ADMINISTRATIVA

39

2.3 OBJETIVOS GENERALES Y ESPECÍFICOS DE LA PRACTICA

53

2.4 PROBLEMAS ADMINISTRATIVOS RELACIONADOS CON LA PRACTICA ADMINISTRATIVA

53

2.5

APORTES QUE SE ESPERAN REALIZAR

55

2.6

RESULTADOS QUE SE ESPERAN ALCANZAR

55

2.7 FORMA DE UTILIZACIÓN DE LOS RESULTADOS

55

2.8 ASPECTOS METODOLÓGICOS QUE ORIENTAN EL TRABAJO 56 2.8.1 Etapas 2.8.1.1 Primera etapa: Compilación de la información Institucional

56

2.8.1.2 Segunda Etapa: Compilación de la Información Documental

57

2.8.1.3 Tercera Etapa: Estudio de p roducción Documental

58

2.8.1.4 Cuarta Etapa: Análisis e interpretación de la información recolectada

63

2.8.2 Instrumentos Metodológicos Cuantitativos, Cualitativos Y Jurídicos Que Serán Utilizados

66

2.8.3 Definición Y Medición De Variables

69

2.8.4 Técnicas De Análisis

71

2.8.5 Presentación De Resultados

72

2.8.6 Cronograma

72

3.

PRESENTACION DE RESULTADOS DE LA PRACTICA

ADMINISTRATIVA

73

3.1 PRODUCCION DOCUMENTAL - OBSERVACIONES

73

3.2 DEFINICION OPERACIONAL DE UNIDADES DOCUMENTALES

115

3.3

CLASIFICACION

DOCUMENTALES

DE

SERIES,

SUBSERIES

Y

TIPOS 137

4. CONCLUSIONES

289

5. RECOMENDACIONES 293

6. GLOSARIO

296

7. BIBLIOGRAFÍA

301

8. LISTA DE CUADROS

303

Cuadro No 1 Dia gnostico Archivo de Gestión Cuadro No 2 Clasificación de Series, Subseries y Tipos Documentales

9. LISTA DE ANEXOS Anexo No 1 Organigrama Ministerio de Salud Anexo No 2 Formato de Relación de Archivos de Gestión Anexo No 3 Formato de Entrevista Documento - Tipo Anexo No 4 Cronograma Aplicación Encuesta Anexo No 5 Circular Secretaria General Anexo No 6 Nota Interna Control de Calidad de la Información Anexo No 7 Cronograma de Actividades Anexo No 8 Relación de Códigos de Oficinas Anexo No 9 Indice General Consolidado por Código de Series y Alfabético Anexo No 10 Flujogramas Documentales

304

INTRODUCCION

Para la realización del presente informe se ha partido, en primer lugar, de considerar el ambiente institucional en el cual se desarrolló la experiencia, esto es, el Ministerio de Salud. En segundo lugar, la exposición se centra en el objeto mismo del trabajo; de tal forma, esta parte del informe involucra la presentación pormenorizada de los elementos conceptuales y metodológicos relacionados

con

la

temática

de

estudio: “Conformación de series

documentales para la elaboración de la tabla de retención documental del Ministerio de Salud. En tercer lugar, se presentan los principales resultados alcanzados a través de las distintas etapas y, finalmente, se muestran las conclusiones a que se llegó en todo el proceso. Igualmente, se han elaborado una serie de recomendaciones a tener en cuenta con el fin de Mejorar, no solo la Gestión Documental del Ministerio, sino su labor administrativa básica. La totalidad del Informe se Compone de dos Tomos, el primero de los cuales contiene los elementos descritos anteriormente. dedicado

a

mostrar

principalmente

los

El segundo Tomo está

instrumentos

conceptuales

y

metodológicos, asi como las herramientas básicas del proceso de conformación de las series documentales. Dichos Instrumentos se presentan como los anexos principales que facilitaran la comprensión del trabajo realizado en el Ministerio de Salud.

La custodia de los Documentos en el transcurso del tiempo ha permitido darle un soporte escrito a la historia; de igual forma, el Ministerio desde su creación quiso conservar sus documentos por considerarlos de vital importancia; estos sirven hoy, al lado del conjunto de acciones sociales, de testimonio de su existencia y dan soporte escrito a los lineamientos estructurales y de funcionalidad de la institución. Allí está la esencia de aquello que constituye el

propósito de este trabajo:

posibilitar hacia el futuro el conocimiento del

accionar de la institución, mediante un sistema que permita clasificar y conservar la documentación útil en la elaboración y/o reconstrucción de cualquier actividad de la administración, asi como

facilitar la toma de

decisiones, constituyéndose en fuente primaria para la historia y testimonio de la memoria colectiva.

“La conformación de Series Documentales para la elaboración de la Tabla de Retención Documental del Ministerio de Salud”, objetivo principal del grupo de trabajo, se ha alcanzado mediante la aplicación de la metodología dada por el Archivo General y cumpliendo con las fases allí señaladas.

La primera etapa es una compilación de información institucional que permitió conocer la estructura del Ministerio y las funciones que cada una de las dependencias debe realizar; posteriormente se realizo una relación de Archivos de Gestión en su estado Natural que evidenció los problemas de organización, clasificación y conservación de los documentos y la importancia de la racionalización de la producción documental; el proceso continuó con entrevistas aplicadas a directores y asesores de las dependencias. En estas se profundizó acerca de cada una de las unidades documentales que la revisión del decreto 1292/94 posibilitó, depuradas a su vez por un sistema de control de calidad de la información que fue suministrada por los entrevistados, lo cual generó un listado previo de series documentales.

La diagramación de flujogramas, de estas posibles series se convirtió en una nueva etapa de depuración del listado ya que se permitió de manera gráfica observar la pertinencia o no de las series. Teniendo la lista definitiva de series documentales, se definieron operacionalmente con el fin de clarificar los criterios que se tuvieron en cuenta para darle dicha categoría.

Las series propuestas en este trabajo, permitirán elaborar la tabla de retención documental del ministerio sobre la base de un profundo análisis del marco de funciones y de la estructura organizacional. Apoyado además a través del uso de instrumentos adecuados de recolección de información que permitieron obtener los resultados que aquí se exponen.

Se quiso depurar en un grado máximo la información suministrada por las dependencias y la extractada a partir de la revisión de normas. Producto de esta experiencia se propone al Archivo General de la Nación la implementación del “control de calidad de información suministrada en la entrevistas” dentro de la metodología que viene aplicando, ya que constituye un instrumento valioso para corregir los márgenes de error y las omisiones que en las distintas etapas se pudieran dar.

Pretendemos, entonces, con este trabajo ofrecer una base sólida para la tabla de retención documental del Ministerio, y mejorar esa esfera de la administración que tiene que ver con la gestión documental. El presente trabajo constituye apenas el primer paso en la puesta en marcha del programa de gestión documental del Ministerio de Salud; La elaboración de la tabla y su aplicación serán las que darán coherencia y funcionalidad a este primer esfuerzo.

SINTESIS DOCUMENTAL

El trabajo realizado en las prácticas profesionales al interior del Ministerio de Salud, esta relacionado con la estandarización y normalización de los procesos de producción, tramite y conservación de documentos. Dicho proceso de llevó a cabo con base en los parámetros establecidos a este respecto por el Archivo General de la Nación.

“La conformación de Series documentales para la elaboración de la Tabla de Retención Documental” se realizó cumpliendo con las distintas etapas que se proponen como parte de la metodología establecida para este propósito. Las etapas desarrolladas fueron las siguientes: Compilación de la información Institucional, Compilación de información documental, Relación de Archivos de Gestión en su estado natural, Entrevistas con los productores documentales, Identificación y definición de unidades documentales, control de calidad de la información, establecimiento de flujos documentales, definición operacional de las unidades documentales y conformación de series, Subseries y tipos documentales con su codificación respectiva.

Las fases en que se divide cada una de las etapas del proceso se ajustan, igualmente, a la Metodología propuesta por el Archivo General de la Nación de acuerdo con la naturaleza y características de la institución: Compilación y análisis de actos administrativos, disposiciones legales y otras normas relativas a la creación y cambios estructurales de la entidad; Diligenciamiento del Formato de Relación de Archivos de Gestión en su estado natural y análisis posterior. Esto permitió observar la coherencia entre clasificación y organización de los archivos y el marco de funciones de cada una de las dependencias.

La entrevista a los productores documentales, constituye un instrumento valioso para la recolección de información, su aplicación fue estandarizada para cada una de las dependencias. Se utilizó un formato de entrevista adaptado a partir del propuesto por el Archivo General de la Nación. A partir de este instrumento se logró identificar las unidades documentales que se generan y la base de su creación, es decir el respaldo que estas tienen en un marco legal o en razón de su funcionalidad o tradición.

Obtener información real, valiosa y confiable fue un propósito permanente del grupo de trabajo; Con este fin se realizó un

“Control de Calidad de la

información Obtenida en las entrevistas”. Instrumento no considerado por el Archivo General de la Nación para la elaboración de la tabla de retención documental pero que ponemos en consideración para su incorporación en esta metodología. Posterior a esta etapa se elaboraron los flujos documentales, los cuales poseen técnicas de diseños claras y sencillas de comprender; definición operacional de cada una de las unidades documentales detectadas; dicha definición se hizo de manera general para el Ministerio

y ordenada

alfabéticamente. Sobre esta organización alfabética de las unidades se partió para la codificación de cada una de las series documentales que se presentan en el cuadro de clasificación respectivo.

Los resultados obtenidos en el presente trabajo se resumen básicamente en: Diagnostico de Archivos de gestión en su estado natural y Cuadro de Clasificación de Series, Subseries y Tipos documentales. Este último recoge los datos obtenidos a partir de la utilización de todos los instrumentos metodológicos implementados a lo largo del programa de gestión documental.

Las series Documentales que se presentan serán la herramienta primordial para la elaboración de la tabla de retención documental del Ministerio de Salud. Para lograrlo contamos con el Apoyo del Centro de Documentación

y la

Dirección Administrativa y Financiera del Ministerio quienes nos brindaron la asistencia logística para el cumplimiento de las actividades, dentro del tiempo establecido en el cronograma. Igualmente contamos con la asesoría de la ESAP y del Archivo General de la Nación.

Las etapas venideras representan un esfuerzo considerable debido a la falta de concienciación de los directivos en el manejo del Archivo de cada oficina, la resistencia al cambio por parte de las Secretarias de las dependencias que llevan el Archivo “a su manera”, La confusión en terminología Documental que se presenta al interior del Ministerio; en fin, todo esto hace de la Implementación de las tablas de retención Documental un proceso complejo que, sin embrago,

debe preocuparse por dejar en claro los criterios de

clasificación y organización que se manejaran, para de esta forma lograr coherencia entre esta primera etapa, y la de aplicación. Solo así podrá asegurarse el éxito del Programa de Gestión Documental.

Algunas de las conclusiones a que se llegó en el proceso de conformación de las Series documentales para el Ministerio de salud se pueden relacionar de la siguiente manera:

El esfuerzo realizado en la primera etapa de la práctica constituyó la base para la consecución del objetivo general propuesto en el plan de trabajo, ya que se pudo determinar la cantidad y tipo de procedimientos que se llevan a cabo en la labor de archivo de la documentación de cada una de las dependencias con las que cuenta el Misterio de salud.

Con la realización de la segunda etapa se logro conformar un listado de Unidades Documentales por cada una de las direcciones, subdirecciones y programas del Ministerio; dicho listado se perfeccionó mediante la unificación de criterios y la realización de flujogramas por cada unidad documental.

A partir de las entrevistas

se pudo detectar como, en algunas de las

dependencias, no se llevan a cabo en su totalidad las funciones establecidas por el Decreto 1292/94.

Lo anterior debido a factores como la

descentralización de funciones con otras dependencias o simplemente la omisión de las mismas por falta de apoyo logístico.

En la etapa de identificación y definición de Unidades Documentales se encontró que, en las dependencias del Ministerio no se cuenta con una clara conceptualización de las categorías documentales, lo que a venido generando dualidad en la terminología de algunos tipos que gozan de las mismas características tanto físicas como conceptuales.

Se observó que la mayoría de las personas entrevistadas no conoce la normatividad relacionada con la producción documental de su dependencia; igualmente, se pudo conocer que la mayoría de programas con los que cuentan algunas de las Direcciones del Ministerio, no están creados oficialmente.

En la realización de los flujogramas se logró depurar la información conseguida a través de las entrevistas.

A partir de dichos flujos se determinó la

conformación de series con base en la definición de responsabilidades de las dependencias sobre cada una de las unidades identificadas anteriormente y sus respectivos tipos documentales.

En resumen, los flujos y la consecuente conformación de series documentales determinan responsabilidades sobre la producción, gestión y custodia de los documentos.

Posterior a la etapa de diagramación de flujos, se procedió a la definir cada una de las series y Subseries documentales. Dicha definición se hizo lo más descriptivamente posible y a partir de criterios básicamente operacionales. Asi, tal como fueron definidas cada una de las series documentales, aparecen de manera clara en el Cuadro de Clasificación de Series, Subseries y Tipos documentales.

Las Recomendaciones que se dan en este trabajo están relacionadas básicamente con: evitar el manejo de terminología vaga y difusa, que no permite observar una clara diferencia entre documentos bien sea documentos simples o expedientes y dificultando un proceso eficiente de organización de Archivos. De allí que se defina operacionalmente cada una de las series documentales detectadas, con base en criterios claros que permita diferenciarlas y, que no deje duda al momento de clasificar los documentos en la serie a la que corresponde.

La estandarización esta dada con el cuadro de clasificación de Series, Subseries y Tipos documentales, que constituye una propuesta para el mejoramiento de los procesos de Archivo en el Ministerio. Igualmente se recomienda la formulación de una política clara acerca del manejo de los oficios remisorios que componen un buen porcentaje de los expedientes documentales y que solamente sirven de testimonio de entrega o recibo de otro documento principal.

Es necesario elevar el grado de eficacia del Centro de Documentación en cuento a la recepción, radicación y repartición de la correspondencia ya que no permite llevar a cabo todo el ciclo documental eficientemente ocasionando retrasos.

Se debe realizar un programa tendiente a concienciar a los altos directivos de cada una de las dependencias con las que cuenta el Ministerio, en cuanto a la importancia que tiene el manejo, producción y conservación del material documental en forma normalizada o estandarizada.

El manejo que se ha venido dando a las comunicaciones Internas entre dependencias y a nivel general no es el mas conveniente; el reglamento interno de correspondencia da definiciones de las comunicaciones que deben existir al interior del Ministerio, como también nombra a los responsables de firmarlas, estos conceptos y procedimientos no se están utilizando; la costumbre ha cambiado el memorando interno que contempla el reglamento, por nota interna al igual que las situaciones en que se debe emplear.

Finalmente, se recomienda al Ministerio de salud la Elaboración definitiva de la tabla de Retención Documental, no solo en cumplimiento del decreto 1382 de 1995 que ordena su construcción e implementación, sino y principalmente, por el grado de importancia que este instrumento tiene en el proceso de organización y manejo de la producción documental de la Institución.

1. DESCRIPCION DE LA ENTIDAD

La Institución rectora en el manejo del sector salud nace en 1946 mediante la expedición de la Ley 27 del mismo año, con el no mbre de Ministerio de Higiene; tres características acompañan su creación en cuanto a la formulación de políticas, sin contar el avance que se da en cuanto a elevar a rango ministerial la Salubridad Publica. Estas políticas de salubridad se centran en el desarrollo de acciones de carácter preventivo, como la organización de cursos de perfeccionamiento de Higiene dental en la etapa escolar, y a la vez acciones de carácter policivo que caracterizan esta primera forma de Ministerio como el adelantar visitas a laboratorios, boticas, empresas productoras de bebidas y alimentos, inspeccionando la calidad e insumos que pudieran atentar contra la nutrición y salud de los consumidores, asumiendo un papel fiscalizador, vigilante a forma de superintendente.

La población materno -infantil, escolar y dental, obtiene con su creación un primer nivel de atención, en cuanto dicta políticas para el estudio y tratamiento de las afecciones que las aquejan, además crea mecanismos de fiscalización en colegios, escuelas, restaurantes escolares, sala-cunas, etc. con el fin de garantizar los niveles de higiene óptimos para evitar el contagio de enfermedades comunicables.

Por otro lado, se le da vital importancia a la necesidad de entrar al ámbito de la cooperación internacional, como mecanismo para acceder a los adelantos científicos e investigativos de los países desarrollados, mediante convenios o tratados que dieran solución al problema latente de las enfermedades infectocontagiosas que afectaban la población.

La Ley 27 de 1946 como ya lo hemos mencionado aporta también, el marco estructural, de organización interna del ministerio y que es el reflejo de las políticas ya descritas, unidas estas a las dependencias que se encargaban de la parte meramente administrativa al interior de la institución; las primeras dependencias se conformaron especializándolas por enfermedades, así encontramos las divisiones técnicas de Malaria, Lepra, Venéreas y el Pian y Tuberculosis; las dependencias que ejercían las políticas de salubridad eran las divisiones de Policía Sanitaria Nacional, Educación Sanitaria, Ingeniería Sanitaria, Sanidad Portuaria, La Escuela Superior de Higiene y el Instituto Nacional de Higiene “Samper Martínez”; la dependencia que manejaba los planes para la población Materno Infantil era la División de Higiene materno infantil, Escolar y Dental y por ultimo las de Cooperación Internacional eran funciones repartidas entre las divisiones técnicas de acuerdo a su especialidad, además de la división de Bioestadística que mantenía comunicación permanente con los organismos internacionales en materia de registros del alcance de las políticas establecidas conjuntamente; entre otros convenios de cooperación se pueden nombrar el Servicio Cooperativo Interamericano de Salud Publica y el Instituto de Estudios Especiales “ Carlos Finlay” en cuyas manos estaba la fabricación de la vacuna antimalarica.

La denominación de Ministerio de Higiene junto con su estructura y políticas permanecieron vigentes hasta la expedición del decreto 121 del 23 de Enero de 1976, donde se revisa la organización Administrativa del Ministerio y cambia su denominación por Ministerio de Salud; este decreto le da un carácter menos policivo y mas formulador de políticas, al facultarlo para estructurar el plan nacional de salud, estableciendo los modelos y normas que orienten la prestación de servicios de atención a las personas, establecer los mecanismos de participación ciudadana y sus instituciones del sector; de igual forma incorpora funciones vinculadas a la salud ocupacional, a la promoción y prevención. El saneamiento básico también se constituye como una de las funciones principales del Ministerio, trazando las políticas de agua potable interdomiciliaria, la construcción de alcantarillados y de disposición d e basuras, que con los procesos de descentralización hoy son funciones en gran parte de los mismos municipios con el amparo del Ministerio de Desarrollo y la vigilancia y control de la Superintendencia de Servicios Públicos.

De la mano de estos cambios, se introdujo una visión investigativa al interior del país, pero sin dejar de recurrir a la cooperación internacional que hasta el día de hoy se mantiene;

se crean con este decreto

dependencias como la

Dirección de Investigaciones y un consejo asesor adjunto que perseguía emitir conceptos sobre los proyectos presentados por esta dirección. También sobre el Ministerio recae la responsabilidad de la elaboración de la política nacional sobre construcción, dotación y mantenimiento hospitalario.

Las políticas emprendidas por el Ministerio de Salud en el ámbito social, pretendían abarcar grandes campos de acción, en el sector urbano a través de la asistencia a los empleados de las nacientes industrias, exigiéndoles las garantías mínimas necesarias a los propietarios para que sus empleados pudieran desarrollar las actividades dentro de un ambiente que no atentara contra la salud del individuo, de igual forma hacia presencia en el sector rural

llevando agua potable y creando los mecanismos logísticos para la construcción del alcantarillado que diera un optimo manejo a las aguas residuales y negras; y además ejecutando programas de mejoramiento de condiciones para la mujer en embarazo, en lactancia y para los menores en etapa escolar y dental.

Estas funciones fueron reforzadas con la expedición del decreto 614 de 1984 en donde se reglamenta la organización de la salud ocupacional en el país, abarcando el sistema publico y privado bajo la dirección del Ministerio de Trabajo y seguridad social y el Ministerio de Salud, teniendo como objeto el mejoramiento y mantenimiento de las condiciones de vida y salud de la población trabajadora, protegiendo a este sector de riesgos previsibles y relacionados con agentes físicos, químicos, biológicos, psicosociales, mecánicos, eléctricos y otros derivados de la organización laboral, sin importar el grado de vinculación en que se encuentren con la empresa o institución publica.

Por otro lado, algunas funciones de carácter operativo que conservaba el Ministerio como era la de construcción de las redes de alcantarillado y saneamiento básico, mediante el decreto 77 de 1987 fue suprimida con la orden de liquidación del INSFOPAL, y el fortalecimiento de las competencias de los Municipios, producto del ascendente nivel de transferencias que efectuaba la nación del impuesto a las ventas y la naciente descentralización por Servicios; sin desligarlo de la inspección de la calidad del agua para el consumo humano.

Con el decreto 1471 del 9 de julio de 1990, se

le asignan funciones al

ministerio tendientes a la coordinación de las acciones medicas, el transporte de víctimas, la clasificación de heridos, la provisión de suministros, la atención de albergues, la vigilancia nutricional y el control epidemiológico, para efectos de la prevención y atención de desastres, de igual forma reestructura la planta de personal y la estructura orgánica del ministerio dando creación a dependencias como la oficina de emergencias y desastres, la oficina de participación e integración social y con los procesos de descentralización crea la subdirección de regionalización y ordenamiento territorial, que persigue el orientar y proponer las estrategias para el desarrollo regional y coordinar la ejecución de programas en el orden nacional, seccional y local.

Los posteriores decretos, como el 2164 del 30 de diciembre de 1992 y el 1292 del 22 de junio de 1994, refuerzan la estructura y funcionalidad del ministerio de Salud, pero diferenciados por el impulso que tuvo la seguridad social con la expedición de la Ley 100 de 1993 cuyas directrices fueron recogidas en este último y las cuales se orientan a promover y velar por el cumplimiento de las reglas del sistema de seguridad social en salud, velar por el acceso de toda la población al servicio publico esencial de salud, en todas las fases, áreas y niveles de atención, entre otras.

En la actualidad el Ministerio de Salud esta estructurado bajo cuatro sistemas de organización armónicos fundamentalmente: Despacho del Ministro, Despacho del Viceministro en el cual se ubican orgánicamente ocho direcciones,

Secretaria

General

de

la

cual

dependen

la

Dirección

Administrativa y Financiera con cuatro Divisiones, el Fondo Nacional de Estupefacientes y la Oficina de Contratación e Interventoría; además cinco Direcciones Generales que dependen directamente del Despacho del Ministro y bajos las cuales se organizan subdirecciones y oficinas, tal como se puede apreciar en el organigrama adjunto ( Anexo 1) y conforme a las directrices de Decreto 1292 del 22 de Junio 1992.

En la actualidad el Ministerio de Salud hace parte del Nivel Nacional del Sector Salud. Este

Sector, está constituido, entre otros, por el Ministerio

y sus

organismos adscritos o vinculados. Son organismos adscritos al Ministerio de Salud, el Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud y la Superintendencia Nacional de Salud.

Son establecimientos públicos adscritos al Ministerio de Salud: 1. El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar. 2. El Instituto Nacional de Salud. 3. El Instituto de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos-INVIMA.

Son Empresas Sociales del Estado adscritas al Ministerio de Salud: 1. El Instituto Nacional de Cancerología 2. El Instituto Federico Lleras Acosta 3. El Sanatorio de Agua de Dios. 4. El Sanatorio de Contratación.

Es sociedad de capital público, vinculada al Ministerio de Salud, la Empresa Colombiana de Recursos para la Salud S.A. ECOSALUD.

Este conjunto de funciones y su estructura, hoy permiten que el Ministerio de Salud recobre la importancia que tiene para el desarrollo de la población Colombiana, y sea pieza fundamental en el aparato estatal cuya característica fundamental y de esencia constitucional es ser un Estado Social de Derecho preocupado por el nivel de vida que posean sus nacionales.

1.1 NATURALEZA JURÍDICA

El Ministerio de Salud, es un organismo que hace parte de la rama ejecutiva del poder público en su nivel central al igual que la Presidencia y los Departamentos Administrativos. Este organismo rige su funcionamiento a través de las funciones establecidas en la Constitución Nacional, el decreto 1050 de 1968, y especialmente por lo dispuesto en la norma orgánica interna decreto 1292 de 1994.

La Cabeza administrativa de esta institución es el Ministro, quien cumple, según la doctrina, con dos clases de funciones ministeriales saber: las de carácter político y las de carácter administrativo. Dentro de las primeras se encuentran las previstas por la constitución de 1991, que prescriben que los ministros son órganos de comunicación del gobierno con el congreso; presentan a las cámaras proyectos de ley; toman parte directa, o por intermedio de los viceministros, en los debates de las cámaras o de sus comisiones permanentes, cuando son requeridos por estas.

La principal reglamentación es la siguiente: Constituc ión política Artículo 48: Seguridad Social como servicio público de carácter obligatorio Artículo 49: Salud como garantía estatal Artículo 357: Porcentaje y áreas prioritarias de inversión de la participación municipal en los ingresos corrientes de la nación. Ley 10 de 1990: Reorganiza el sistema nacional de salud. Ley 60 de 1993: Distribución de competencias y recursos Ley 100 de 1993: Crea el sistema de seguridad social integral. Ley 152 de 1994: Planes de desarrollo. Decreto 1292 de 1994: Reestructuración del ministerio de Salud Decreto 1757 de 1994: Modalidades y formas de participación social en la prestación de servicios de salud Decreto 530 de 1994: Naturaleza, objetivo y organización del fondo nacional del pasivo prestacional de sector salud. Resolución 2966 de 1998: Por el cual se aprueba el manual de procedimientos del Ministerio de Salud. Resolución 4722 de 1998: por el cual se reglamenta el Derecho de Petición, las quejas y reclamos en el Ministerio de Salud.

1.2 OBJETIVOS

1.2.1 Objetivo General. Corresponde al Ministerio de Salud, a través del Ministro y en acuerdo con el Presidente de la República, la Dirección Nacional del Sistema de Salud.

1.2.2 Objetivos Específicos. • Formular las políticas, planes, programas y proyectos que orienten los recursos y las acciones del Sistema de Salud. • Dictar las normas científicas y administrativas pertinentes, con miras a la Seguridad Social. • Fomentar los servicios

de

salud, la prevención de la enfermedad, el

tratamiento y la rehabilitación; velando por la integración de todas las instituciones y la comunidad, en los procesos y las acciones que incidan sobre la salud.

1.3 FUNCIONES

Son Funciones del Ministerio de Salud las siguientes: 1. Las que le corresponden en el Sistema de Seguridad Social en Salud, de acuerdo con lo establecido en la Ley 100 de 1993 y sus decretos reglamentarios. 2. Las que les corresponde ejercer a los Ministerios, de conformidad con el artículo 3o. del Decreto 1050 de 1968. 3. Las que le corresponden de conformidad con lo establecido en la Ley 9 de 1979 y la Ley 99 de 1993. 4. Las que le corresponden a la Dirección Nacional del Sistema de Salud, de acuerdo con lo previsto en el artículo 9o de la Ley 10 de 1990. 5. Las que le corresponden de conformidad con lo establecido en la Ley 60 de 1993, en materia de competencias y recursos.

6. Dirigir, orientar, regular, vigilar y controlar el servicio público esencial de salud. 7. Promover y velar por el cumplimiento de las reglas del Sistema General de Seguridad Social en Salud. 8. Velar por el acceso de toda la población al servicio público esencial de salud, en todas las fases, áreas y niveles de atención; mediante la promoción de la afiliación, los subsidios a la demanda de servicios y la financiación de la oferta de servicios de las entidades públicas. 9. Impulsar la descentralización del sector y el desarrollo institucional de las entidades de dirección y prestación de los servicios de salud, en las entidades territoriales. 10. Coordinar la formulación de los planes de salud que deben adoptarse por las entidades territoriales en desarrollo de lo dispuesto por los artículos 356 y 357 de la Constitución Política y la Ley Orgánica de Planeación y demás normas legales que los reglamenten. 11. Promover, de conformidad con los principios constitucionales, la participación de entidades no gubernamentales, privada y comunitaria en el desarrollo y consolidación del Sistema de Salud. 12. Formular la política, planes y programas de subsidios, como instrumento para la financiación de los servicios de salud. 13. Organizar y promover la participación solidaria de las entidades y organismos del sector salud en la prevención y atención de desastres, en el ámbito de sus competencias y de conformidad con lo previsto en las normas legales. 14. Orientar, coordinar y controlar de acuerdo con la ley, las entidades descentralizadas, adscritas o vinculadas, para garantizar una acción coherente en el sector. 15. Normatizar, prestar asistencia técnica, determinar y programar las prioridades para la cofinanciación de la inversión en salud a las entidades territoriales, que deba ser ejecutada por el Fondo de Inversión Social.

16. Dirigir y controlar la investigación sobre necesidades y recursos en materia de seguridad social en salud, con el fin de orientar y definir las políticas de salud, de conformidad con los planes y programas formulados y aprobados. 17. Definir, regular y evaluar el cumplimiento de las normas técnicas y las disposiciones legales relativas al control de los factores de riesgo del consumo. 18. Ejercer las funciones de inspección, dictamen e intervención relativas al ejercicio de profesiones y a las instituciones que forman parte del Sistema de Salud, de acuerdo con lo establecido en la Ley 10 de 1990. 19. Expedir las normas administrativas de obligatorio cumplimiento y las que deberán ser adecuadas o desarrolladas por las entidades y organismos públicos y privados del sector salud, en relación con los temas y regímenes tarifarios para la prestación de servicios de salud, conforme a las normas legales que regulan la materia. 20. Las demás que de acuerdo con la Ley 9 de 1979, la Ley 10 de 1990, las Leyes 60 y 100 de 1993 y, otras normas legales y constitucionales, estén asignadas a la Dirección Nacional del Sistema de Salud.

1.4 ESTRUCTURA ORGÁNICA

La estructura Orgánica del Ministerio esta conformada por las siguientes dependencias (ver Anexo 1): DESPACHO DEL MINISTRO • Secretaria Privada • Oficina Jurídica • Oficina Control Interno • Oficina Veeduría • Oficina Apoyo Legislativo y Coordinación Institucional • Oficina Comunicaciones DESPACHO DEL VICEMINISTRO • Dirección General de Planeación • Dirección de Análisis y Política Sectorial • Dirección de Estudios Económicos e inversión Pública • Dirección de Presupuestación y Control de Gestión • Dirección de Recursos Humanos • Dirección de Sistemas de Información • Dirección de Desarrollo científico y tecnológico • Dirección de Cooperación internacional SECRETARÍA GENERAL • Dirección Administrativa y Financiera • División Almacenes • División Servicios Generales • División Desarrollo de Personal • Fondo Nacional de Estupefacientes • Oficina de Contratación e Interventoría DIRECCIÓN GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL • Subdirección de Entidades Promotoras de Salud • Subdirección de Régimen Subsidiado

• Subdirección de Salud Ocupacional DIRECCIÓN GENERAL DE DESCENTRALIZACIÓN Y DESARROLLO TERRITORIAL • Subdirección de Políticas de Descentralización • Subdirección de Asistencia Entidades Territoriales • Subdirección de Participación Social DIRECCIÓN GENERAL DE GESTIÓN FINANCIERA • Subdirección de gestión de Crédito Externo • Subdirección Fondo de Solidaridad y garantía

DIRECCIÓN GENERAL DE DESARROLLO DE SERVICIOS DE SALUD • Subdirección de Urgencias, Emergencias y desastres • Subdirección de Instituciones prestadoras de servicios • Subdirección de Servicios Farmacéuticos y laboratorio • Subdirección de Gestión de servicios de salud • División de Registro y acreditación de Instituciones • División de atención a la comunidad DIRECCIÓN GENERAL DE PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN • Oficina de Epidemiología • Subdirección de Acciones prioritarias en salud • Subdirección de Promoción • Subdirección de Prevención • Subdirección de Ambiente y Salud

1.5 PRODUCTOS Y/O SERVICIOS

El Ministerio de Salud presta los Servicios de fomento, prevención, tratamiento y rehabilitación en el área de la salud, teniendo en cuenta factores como los de orden biológico, ambiental y de comportamiento.

Orienta y dirige la formulación de políticas, planes, programas, proyectos y normas para el desarrollo del Sistema de Salud.

Regula la calidad de los servicios y el control de los factores de riesgo, que son de obligatorio cumplimiento por todas las Entidades Promotoras de Salud y por las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud y por las direcciones secciónales, Distritales y locales de salud.

Vela porque los organismos que pertenecen al Sistema de Salud cumplan y hagan cumplir las normas constitucionales, legales y demás disposiciones administrativas y científicas pertinentes.

Supervisa y controla la planeación Sectorial en el Sistema de Salud y en el Sistema General de Seguridad Social en Salud.

Supervisa y controla el desarrollo de los recursos sectoriales, en particular el recurso humano, el recurso informático, el científico y tecnológico, la cooperación internacional y la inversión pública en salud.

1.6 MARCO TEÓRICO

1.6.1 Marco Conceptual. La conformación de Series documentales, resultado de la investigación realizada al interior del ministerio hace parte del conjunto de procesos que conducen a la normalización y estandarización en la organización de los archivos y la depuración de documentos que indiscriminadamente son transferidos al archivo central de las instituciones publicas. Estos procesos hacen parte de las políticas y normas desarrolladas por el Archivo General de la Nación y basada en experiencias de países como España y Alemania en donde existe una tradición archivistíca amplia.

Esta Metodología y Técnicas conforman lo que se conoce con el nombre de Gestión Documental, que a su vez hace parte de la esfera de la gestión administrativa encaminada a conseguir la economía y eficacia de las operaciones con vista a la creación, mantenimiento, utilización y por ultimo a la eliminación de los documentos o a su conservación definitiva durante su ciclo vital.

Es importante anotar que la gestión documental, es un sistema que pretende organizar y racionalizar la producción, trámite y gestión de los documentos en las instituciones publicas desde el mismo momento de la generación de estos hasta su ingreso a los archivos nacionales, interviniendo tanto en el trabajo de las oficinas y en los servicios administrativos en las distintas etapas del tratamiento de los Documentos.

Los problemas cada vez mas frecuentes en las entidades públicas relacionados con el manejo descuidado de los documentos y por ende la información que contienen, unido al reconocimiento que la constitución de 1991 le ha dado a los derechos de los individuos a través de la creación de mecanismos que le permitan controvertir las decisiones y actuaciones de la

administración publica, tales como: el derecho de petición, acciones de tutela, acciones de cumplimento entre otras, y que obligan a la administración a tener documentos a la mano para resolver los recursos interpuestos (ya en muchos casos por no tener los soportes documentales le han costado mucho dinero al estado); ha obligado al gobierno Nacional en cabeza del Archivo general de la nación, a exigir a las entidades la adopción de esta metodología y abrirle las puertas a la gestión de documentos. La primera forma de gestión documental que se pretende abordar tiene que ver con la elaboración de la tabla de retención documental, entendida como un listado de series documentales y sus correspondientes tipos documentales (Producidos o recibidos estos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones), a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.

La Tabla de Retención Documental puede ser general o específica de acuerdo con la cobertura de la misma. La general se refiere a documentos administrativos mas comunes a cualquier institución, también conocidos como documentos facilitativos, por ejemplo: Memorados, Notas Internas. La específica hacen referencia a documentos característicos de cada organismo, por ejemplo: Metodologías, Actas de Coordinación. Este tipo de categorización de la Tabla de retención no es excluyente es decir pueden presentarse simultáneamente dentro de una institución, como es el caso del Ministerio de salud.

Es importante dentro de este proceso, dar una conceptualización clara y pertinente de Archivo, no es razonable avanzar en este programa si aun vinculamos esta expresión a actividades secretariales y operativas, en donde los procedimientos se enmarcan a simples clasificaciones de folios de acuerdo con la relación entre el asunto del documento y el nombre de la carpeta; en sentido estricto la definición que utilizaremos es: ¨Uno o mas conjuntos de documentos sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados

en un proceso natural por una persona o institución publica o privada, en el transcurso de su función, conservados respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que los produce, 1

para cuidarlos, o para servir como fuentes de historia¨ . Sin ninguna duda esta conceptualización nos permitirá de manera mas clara abordar el problema, para de esta forma poder integrarlo dentro de un ámbito donde cobre verdadera importancia.

1.6.2 Marco Jurídico. Los lineamientos jurídicos utilizados en el proceso de conformación de las series documentales del Ministerio de salud son: Constitución Política: La constitución Política, sustenta el derecho de información. Art. 20 hace referencia a que toda persona tiene derecho a recibir información veraz e imparcial. Artículo 23: Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular. Artículo 74: Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos, salvo en los casos que establezca la ley. Ley 57 de 1985: Consagra el derecho que tienen las personas a consultar documentos públicos y que se les expida copias de los mismos. Ley 80 de 1989: Por la cual se crea el Archivo General de la Nación. Ley 190 de 1995: Establece como causal de mala conducta el hecho de que un funcionario público haga mal uso de la información, obstaculice, retarde o niegue, el acceso a la ciudadanía en general y de los medios de comunicación en particular, a los documentos que reposan en su dependencia. Ley 200 de 1995: Señala los deberes de los servidores públicos de custodiar y cuidar los bienes, elementos expedientes y la documentación a su cargo.

1

COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Reglamento General de Archivos, Santafé de Bogotá: Archivo General de la Nación, 1994

Decreto 1382 de 1995: del Archivo General de la Nación: Por medio del cual se ordena la presentación de las tablas de retención documental y la transferencias de la documentación histórica de los Archivos. Acuerdo No. 007 de 1994 del Archivo General de la Nación: Por el cual se expide el reglamento general de archivos. Acuerdo No. 009 de 1995 del Archivo General de la Nación: Por medio del cual se reglamenta la presentación de Tablas de Retención Documental al Archivo General de la Nación a todas las entidades del sector nacional Acuerdo No. 011 de 1996 del Archivo General de la Nación: Establece criterios de conservación y organización de documentos. Acuerdo No. 006 de 1996 del Archivo General de la Nación: Por el cual se crea el comité de Evaluación de documentos.

1.6.3 Marco Institucional. En Colombia la constitución de 1991 sustenta el derecho a la información, el acceso a los documentos públicos y reitera la obligación del estado y de los ciudadanos de enriquecer y custodiar el patrimonio histórico y cultural.

La necesidad de controlar la documentación y brindar información adecuada y oportuna a los usuarios del Ministerio de Salud, hace necesario organizar el archivo de las entidades de manera técnica, para lo cual el Archivo General de la Nación, ordenó mediante decreto 1382 de 1995, elaborar las tablas de retención documental.

El proceso de gestión documental va dirigido a organizar y racionalizar la gestión administrativa desde el momento de la producción, su selección y su ingreso a la administración central , con el objeto de facilitar su trámite, utilización y conservación, servir como base para la toma de decisiones, evaluar y valorar la documentación para evitar la acumulación innecesaria de información, reducir los costos de producción y conservación, simplificar

trámites administrativos, lograr la integración de los estamentos institucionales en torno a objetivos comunes y, por esta vía, aumentar la eficiencia en la gestión del Estado.

Para tal efecto, y en cumplimiento de este decreto “ Por el cual se reglamenta la ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentación histórica de las entidades nacionales al Archivo General de la Nación.” el Ministerio de Salud presentó las tablas de retención documental al Archivo General de la Nación aprobadas mediante acta No. 03 del 18 de nov. de 1996; según concepto técnico sobre tablas de retención documental del Archivo General de la Nación, una vez evaluadas, se hicieron básicamente las siguientes observaciones: • “Las series documentales que plantea el Ministerio de Salud, si bien tienen relación con las funciones que el decreto 1292 de 1994, por el cual se reestructura el Ministerio de Salud, establece que para cada una de las unidades administrativas que lo componen, no corresponden al concepto de serie documental entendida como “Un conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia de sus funciones específicas”. • Se encontraron series documentales las cuales no se les asigna tiempos de retención, ya que no se tuvo en cuenta las necesidades administrativas y las disposiciones legales vigentes. • Se encontraron series documentales a las cuales no se aplica ninguna alternativa de disposición final. Por lo anterior el Ministerio de salud, debe nuevamente elaborar las Tablas de Retención documental siguiendo los parámetros establecidos por el Archivo general de la Nación y las observaciones planteadas, para lo cual decidió vincular un equipo de practicantes de la ESAP, quienes fuesen los responsables de la elaboración de series documentales para la conformación de dichas tablas.”

2. CONFORMACIÓN DE SERIES DOCUMENTALES PARA LA ELABORACION DE LA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEL MINISTERIO DE SALUD

2.1. PRESENTACIÓN Y ANTECEDENTES DEL PROBLEMA

Con el propósito de que la organización de los archivos sea el punto de partida para lograr la eficacia y eficiencia administrativa y la modernización de las entidades en el sector público, el Archivo General de la Nación amparado en la Constitución de 1991; en la ley 80/89, que crea el Archivo General de la Nación; el acuerdo 07/94, dictado por la junta directiva del archivo general de la nación; ha decidido exigir a las entidades del orden nacional, mediante el decreto 1382 de 1995, la presentación de las tablas de retención documental previo estudio institucional y documental de las mismas.

Igualmente, otras

disposiciones con respecto a los documentos públicos que apoyan y justifican la necesidad de un especial cuidado sobre los mismos están dadas por la ley 190/95,Estatuto Anticorrupción; la ley 200/95, Código único disciplinario; y en decretos como el 2150 de 1995.

Con esto se persigue minimizar uno de los grandes problemas que ataca la administración pública como es el de la desorganización documental, agravada por la falta de un mecanismo que estandarice esta actividad y que se traduce en manejos que dependen del funcionario en cuya responsabilidad está la custodia del archivo, obstaculizando el debido proceso para la toma de decisiones y exponiendo el testimonio de la existencia institucional.

Actualmente el Ministerio de Salud no cuenta con un sistema integral de archivo que permita realizar búsquedas documentales de forma estandarizada; cada funcionario posee un mecanismo propio para manejar el archivo, lo que acarrea inconvenientes y demoras.

Además, el Ministerio no cuenta con unos parámetros claros para determinar el ciclo total de los documentos, entendiendo por ello, las transferencias documentales que se deben realizar en un período de tiempo determinado entre los archivos de gestión, el archivo central y el archivo histórico. Igualmente, no existen mecanismos unificados para los préstamos de documentos y por ende para determinar responsabilidades en caso de pérdida de documentación.

2.2. DIAGNOSTICO RELACIONADO CON EL ÁREA DEL TRABAJO DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

La elaboración de la tabla de retención documental debe partir del conocimiento claro del estado de los Archivos de gestión en su estado natural para, de esta manera, facilitar el reconocimiento de los criterios de organización, clasificación, valoración, etc. En este proceso se elaboró el siguiente diagnostico, en donde se da a conocer por

dependencias la

situación en que se encuentra el archivo y el estado de sus documentos.

2.2.1 Despacho Del Ministro Y Dirección General De Seguridad Social. Del despacho del ministro dependen orgánicamente la secretaria privada, la oficina jurídica, la oficina de control interno, la oficina de veeduría, la oficina de apoyo legislativo y coordinación institucional y la oficina de comunicaciones; de la dirección general de seguridad social depende la subdirector de entidades promotoras de salud, la subdirector de régimen subsidiado y la subdirector de salud ocupacional.

En la secretaría privada se tiene copia de todos los documentos firmados por el ministro organizado por dependencias y entidades. Así mismo cada oficina organiza el archivo de acuerdo con las dependencias y entidades.

Las dependencias en general conservan el archivo en buen estado protegidos de factores externos que lo puedan deteriorar y se tiene restringido el acceso a ellos, esto para evitar perdidas y factores externos que alteren el documento.

Por lo general el criterio para archivar los documentos es el de hacerlo por el destinatario de la correspondencia, por lo que se ocupan carpetas en repetidas ocasiones con muy pocos folios y se maneja gran cantidad de documentos de consulta. El volumen lo da la cantidad de dependencias con quien se comparta información y generalmente se mantienen copias de las hojas de vida y contratos de quienes laboran en cada dependencia.

La oficina de comunicaciones maneja gran cantidad de información en medios magnéticos como cintas de audio y vídeo los cuales se reutilizan de acuerdo con las necesidades.

El criterio básico para la ordenación de los folios es cronológico.

2.2.2 Despacho Del Viceministro. Del Despacho del Viceministro dependen orgánicamente la Dirección General de Planeación, la Dirección de Análisis y políticas Sectoriales, la Dirección de Estudios Económicos e Inversión Pública, la Dirección de Presupuestación y Control de Gestión, la Dirección de Recursos Humanos, la Dirección de Sistemas de Información, la Dirección de Desarrollo Científico y Tecnológico y la Dirección de Cooperación Internacional. En estas dependencias se encontró que, en general, el archivo se encuentra organizado de acuerdo con el criterio propio de la persona encargada de manejarlo, por lo cual no se da uniformidad en los procesos de archivo de la

documentación producida y recibida. Igualmente, los criterios de clasificación al interior de cada dependencia son muy variados y predomina la clasificación de archivos por dependencias.

Los documentos tienen un tiempo de retención en el archivo de gestión igual a dos años, el vigente y el inmediatamente anterior; cumplido este tiempo es enviado al archivo central. El mecanismo por el cual se establece este tiempo de retención obedece mas a la costumbre que a un proceso planificado de trasferencia documental.

Igualmente se encuentran documentos que

permanecen mas de los dos años y es el caso típico de algunos contratos y convenios los cuales se mantienen en el archivo de gestión durante el tiempo de su cumplimiento y algún tiempo mas dependiendo de las necesidades de consulta.

El mayor volumen documental de estas dependencias se debe a la conservación en el archivo de los estudios producidos y recibidos , unos en cumplimiento de las funciones determinadas para la dependencia y otros como documentos de apoyo para la gestión correspondiente al año en vigencia.

Como se puede observar en el cuadro de diagnóstico (ver cuadro 1), la mayoría de las dependencias, excepto el Despacho del Viceministro, utilizan carpetas como unidad de conservación documental, presentándose un gran volumen de estas en la medida en que se maneja el criterio de abrir siempre las mismas cada año, agregando aquellas correspondientes a nuevas temáticas y programas. A raíz de esta situación se encuentra en las dependencias una gran cantidad de carpetas vacías y otras que apenas conservan uno o dos folios.

De manera general se puede observar la ausencia de criterios técnicos de clasificación y ordenación del archivo de gestión, lo mismo que fallas en la planeación y organización del mismo. Igualmente, no se tiene conciencia clara por parte de los funcionarios que tienen que ver con el archivo, de la importancia de éste en los procesos de toma de decisiones y de gestión administrativa en general.

2.2.3 Secretaria General. De la Secretaria General dependen orgánicamente la Dirección Administrativa y Financiera, la División Financiera, la División de Almacenes, la División de Servicios Generales, la División de Desarrollo de Personal, el Fondo Nacional de Estupefacientes y la Oficina de Contratación e Interventora.

En general las dependencias mantienen en buen Estado sus archivos, sin muestras de deterioro, ni de efectos externos que expongan la información contenida en ellos; y poseen una ordenación de acuerdo con las dependencias del ministerio y trámites que le son muy propios, por ejemplo: la División de Servicios Generales además de mantener carpetas con el nombre de cada dependencia, tiene carpetas como “ control de servicios de transporte” que es una actividad propia de la División.

Los volúmenes manejados no son un problema en seis de las dependencias visitadas; pero se presentan algunos inconvenientes con los de la División de Almacenes y con los del Fondo Nacional de Estupefacientes; en la primera dependencia se encuentra un alto volumen de documentación producto de una falta de transferencias al archivo central, ya que se mantiene información desde el año 87 en adelante, con graves fallas de organización y estado de los soportes documentales; el Fondo de Estupefacientes maneja un archivo muy amplio y no existe una capacidad de almacenamiento suficiente, ni siquiera de los dos años que se ha manejado como política en el Ministerio, unido al mal

estado en que se encuentra el archivo de la bodega de Malaria, exponiendo los documentos a altas cargas de humedad.

Las Unidades Documentales en un buen número no poseen una marcación pertinente, dificultando la búsqueda de documentos y produciendo demoras provocadas por la revisión al interior de cada una de las carpetas para poder hallar la información que se requiere; además de tener que depender de una sola persona para poder realizar búsquedas satisfactorias.

2.2.4

Dirección General De Desarrollo De Servicios De Salud.

La

Dirección General de Desarrollo de Servicios de salud esta conformada por las subdirecciones de: • Urgencias, Emergencias y Desastres • Instituciones Prestadoras de Servicios • Servicios Farmacéuticos y Laboratorio • Gestión de Servicios de salud. A su vez la subdirección de Gestión de Servicios de Salud cuenta con las divisiones de: • Registro y Acreditación de Instituciones • Atención a la Comunidad.

Los archivos contenidos en estas dependencias son muy homogéneos, respecto a la forma como son llevados. En todos se observa una clasificación de la información por dependencias siguiendo como patrón aquellas que se encuentran en el organigrama

del Ministerio. Se diferencia solo aquella

información con instituciones y programas que tiene que ver con cada dependencia específica.

La forma como es archivada la información es heterogénea a pesar del sistema llevado por cada una de las dependencias, ya que no hay uniformidad en los aspectos de cada uno de las documentos recepcionados por ellas; sin un proceso de discriminación de la información valiosa con respecto a aquella que no tiene mucha relevancia, encontrándose además casos en los cuales hay información de varios años atrás al interior de los archivos que se tomaron para el estudio de inventarios.

Se encontró que en los estantes que son de uso exclusivo para utilización del archivo se guardan objetos que no tiene que ver con esta función, como lo son cartillas, utensilios de oficina entre otros.

2.2.5 Dirección General De Descentralización Y Desarrollo Territorial. Esta dirección comprende la Subdirección de Políticas de Descentralización, la Subdirección de Asistencia a Entidades Territoriales y la Subdirección de Participación Social, todas estas cuentan con archivos organizados con criterios de clasificación y ordenación similares; Es decir clasifican por dependencias, por instituciones y por temas; además su ordenación es cronológica. El estado de la documentación e s buena, se lleva en carpetas y AZs.

La relación de archivo de gestión en su estado natural, permite identificar que las personas encargadas de cada uno de los archivos han creado sus propias formas de archivo, por la ausencia de criterios generales en el Ministerio para el manejo documental.

2.2.6 Dirección General De Gestión Financiera.

En esta dirección la

clasificación se hace por dependencias y su ordenación es cronológica; el estado de la documentación es bueno, lo que permite su rápida y fácil consulta, en ésta hay que destacar que muchas de las carpetas contienen información de consulta general, como decretos, resoluciones, decretos, boletines, folletos, ocupando mucho volumen en relación con el espacio físico disponible en esta dependencia.

De la Dirección General de Gestión Financiera depende la Subdirección de Gestión de Crédito Externo al igual que la Subdirección del Fondo de Solidaridad y Garantía, en donde clasifican los archivos por temas y por instituciones y se ordenan cronológicamente. Los archivos se encuentran dentro de las dependencias en carpetas y A-Zs.

2.2.7 Dirección General De Promoción y Prevención. De la Dirección General de Promoción y Prevención, dependen orgánicamente la Oficina de Epidemiología, la Subdirección de Acciones Prioritarias en Salud, la Subdirección de Promoción, la Subdirección de Prevención y la Subdirección de ambiente y Salud.

La mayor parte de la documentación que se encuentra dentro de las dependencias que componen dicha dirección, son tipos documentales en fotocopia, que no constituyen soporte físico y que pueden omitirse allí y ser transferidos para su consulta en las dependencias de donde proviene su función.

En general la ubicación de los archivos de la Dirección es adecuada, excepto el de la Subdirección de Acciones Prioritarias en Salud que se encuentra en un piso diferente de la localización de dicha oficina, hecho que no facilita su consulta ya que es de difícil acceso para el personal que no tenga responsabilidad directa con el mismo.

Los temas de clasificación de los documentos son demasiado específicos en algunas

dependencias de esta dirección, lo que genera

que se lleven

carpetas con muy pocos folios.

A continuación se presenta el cuadro de relación de archivos en su estado natural, discriminado por dependencias.

ESTADO REAL DE LA DOCUMENTACION DEPENDENCIA

SOPORTE

ESTADO B

R

UBICACION M

Dentro

CLASIFICACION

ORDENACION

DESCRIPCION

VOLUMEN

Fuera

Despacho del Ministro Secretaría Privada

A -Z

X

X

Por dependencia

Proyectos,

Por temas

Estudios asesorías, Actas, Informes dependencias, Resoluciones, Decretos, Informes de gestión, POAI, Hojas de vida, Audiencias del ministro.

18 MTS

Oficina Jurídica

carpetas

X

Alfabético

A -Z

cronológica

Antecedentes,

Por temas

Conceptos

Por dependencias

jurídicos,Decretos,

Por entidades

Resoluciones,

15 MTS

Leyes, Boletines, Proyectos de ley, Actas,SOAT, Informes de gestión.

ESTADO REAL DE LA DOCUMENTACION DEPENDENCIA

SOPORTE

ESTADO B

Oficina de Apoyo Legislativo

carpetas

y Coordinación Institucional

A -Z

X

R

UBICACION M

Dentro

CLASIFICACION ORDENACION

DESCRIPCION

VOLUMEN

Fuera

Por entidades Por temas

cronológica

Decretos, Resoluciones, Boletines,Proyecto s de ley, Actas de reuniones, Informes de gestión, Estudios entidades, Notas internas

4 MTS

Oficina de Comunicaciones

celuguía

X

A -Z

Alfabéticamente

Propuestas

Por dependencias

publicitarias,

cassettes

8 MTS

Ofertas

videos

publicitarias,

fotografías

Material didáctico, Boletines de prensa, Actas comités, Cotizaciones, Talleres, Decretos, Resoluciones, Actas, Pautas t.v.

ESTADO REAL DE LA DOCUMENTACION DEPENDENCIA

SOPORTE

ESTADO B

R

UBICACION M

Dentro

Fuera

CLASIFICACION ORDENACION

DESCRIPCION

VOLUMEN

Oficina de Control Interno

celuguía

X

X

A -Z

Por dependencias

cronológica

Informes de

Por temas

gestión, Estudios

Por programas

sobre corrupción,

Por entidades

Proyectos de

6 MTS

resoluciones, Cuadros comparativos, Resoluciones, Decretos, Acuerdos, Directivas, Actas comités, POAI, Contratos, Propuestas. Oficina de veeduría

celuguía A -Z

X

X

Alfabéticamente

cronológica

Decretos,

Por dependencias

Resoluciones,

Por asuntos

Informes contraloría, Informes Ministro, Expedientes sobre investigaciones de funcionarios.

6 MTS

Despacho del Viceministro

carpetas

X

X

A -Z

Alfabéticamente

cronológica

Por dependencias

Correspondencia

14 MTS

enviada y recibida, Proyectos, Informes, Notas internas, Resoluciones, Acuerdos.

Dir.Gral.de Planeación

carpetas

X

X

Por dependencias

cronológica

Por instituciones

Actas, Proyectos,

6 MTS

Correspondencia

Por tipos

enviada y

documentales

recibida, Informes, Boletines.

Dir.de Análisis y Política

carpetas

X

X

Sectorial

Por dependencias

cronológica

Correspondencia

Por instituciones

enviada y

Por tipos

recibida,

documentales

2,40 MTS

Proyectos, Informes.

Dir.Estudios económicos e inversión pública

carpetas

X

X

Por dependencias Por instituciones Por temas

cronológica

Actas, Correspondencia enviada y recibida, Formularios, Notas Internas, Informes, Estudios.

4,8 MTS

Dir.Recursos humanos

Dir.Sistemas de información

carpetas

carpetas

X

X

X

X

Por dependencias

cronológica

Correspondencia

Por instituciones

enviada y

Por tipos

recibida,

documentales

Resoluciones,

Por temas

Actas e Informes.

Por dependencias

cronológica

Correspondencia

Por tipos

enviada y

documentales

recibida, Ordenes

Por instituciones

de prestación de

Por funcionario

servicios,

2,60 MTS

3,60 MTS

Informes. Dir.Desarrollo científico y

carpetas

X

X

tecnológico

Por dependencias

cronológica

Correspondencia

Por instituciones

enviada y

Por tipos

recibida,

documentales

Resoluciones,

Por temas

Decretos,

3,40 MTS

Proyectos, Informes. Dir.Cooperación internacional

carpetas

X

X

Por dependencias

cronológica

Correspondencia

Por tipos

enviada y

documentales

recibida,

Por temas

Boletines, Notas

Por funcionarios

internas,

Por países

Informes, Convenios.

6 MTS

2.3 OBJETIVOS GENERALES Y ESPECIFICOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

2.3.1 Objetivo General. “Determinar las series documentales de cada una de las dependencias del Ministerio de Salud para la elaboración de las tablas de retención documental”.

2.3.2 Objetivos Específicos. Un programa de gestión documental que llegue a la etapa de la determinación de las series documentales para la elaboración de las tablas de retención documental, debe perseguir: • Proporcionar un instrumento que permita racionalizar y normalizar la documentación desde la misma producción hasta su destino final. • Aportar elementos al Ministerio que le permitan Manejar integralmente los documentos que sirven de información; como base para la preservación de la memoria institucional. • Integrar las distintas dependencias del Ministerio, entorno a objetivos comunes y a una política informativa total. • Evaluar y valorar la documentación para evitar la acumulación innecesaria de la información y reducir costos en la producción y conservación del acervo documental. • Diseñar

flujos

que

permitan

observar

tramites

en

los

procesos

administrativos con miras a simplificar procesos y obtener un manejo eficaz de la información. • Normalizar las tareas archivísticas de producción y trámite documental a la luz de la nueva concepción del archivo total.

2.4.

PROBLEMAS

ADMINISTRATIVOS

RELACIONADOS

CON

LA

PRACTICA.

El Ministerio de Salud cuenta con un sistema de correspondencia, archivo y manejo de documentos, centralizado en un grupo interno de trabajo denominado, Centro de Documentación e Información, creado mediante Resolución 3184 del 23 de agosto de 1995. En donde le asigna funciones de dirección, supervisión y control, en el desarrollo y ejecución del recibo, radicación, distribución y conservación de documentos. La realización de estas funciones, en la actualidad, tiene grandes inconvenientes debido entre otras cosas a la poca concienciación que existe al nivel directivo sobre la importancia del manejo de los archivos y documentos, la falta de capacitación a los responsables del archivo en cada una de las dependencias, las diferentes formas de organización de archivos, y principalmente por errores al momento de la recepción y radicación de los documentos que conlleva a la pérdida de los mismos.

La existencia de una fuerte reglamentación en cuanto al manejo y trámite de los documentos, no impide que las dependencias creen mecanismos propios de archivo y correspondencia interna, lo que ha dificultado una estandarización de criterios que racionalice la producción documental y por ende su conservación; el manejo que actualmente se le da a los documentos y en los cuales se han invertido recursos, es en el proceso de radicación mediante la implementación de un sistema que captura las características del documento y asigna un consecutivo, pero las demás esferas del ciclo vital del documento, no han sido tenidas en cuenta.

Los procesos de Microfilmación, clasificación y permanencia de los documentos no poseen normas técnicas claras, las cuales se pretenden solucionar con la elaboración de la tabla de retención documental. Dicha Tabla, adoptada por Resolución, dará las pautas para la normalización del proceso y garantizará el eficiente, eficaz y efectivo manejo de los soportes documentales.

2.5. APORTE QUE SE ESPERA ALCANZAR

Se espera determinar las series documentales para la posterior elaboración de las Tablas de Retención Documental de cada una de las dependencias creadas por acto administrativo del Ministerio de Salud, de acuerdo con la metodología del Archivo General de la Nación, de tal manera que se unifique el manejo de archivos y se facilite la búsqueda de información bajo los principios de procedencia y el de orden original.

2.6 RESULTADOS QUE SE ESPERAN ALCANZAR

Los Resultados que se espera obtener a partir de la experiencia con el programa de gestión Documental del Ministerio de salud se concretan básicamente en: • Diagnóstico del archivo de gestión en su estado natural. • Estudio de Producción Documental • Determinación de responsabilidades en el trámite documental • Determinación de Series Documentales • Cuadro de clasificación de series, Subseries y tipos documentales • Propuesta para la racionalización de la producción documental

2.7 FORMA DE UTILIZACIÓN DE LOS RESULTADOS

Los resultados obtenidos serán una herramienta fundamental que contribuirá a la normalización de los procesos de archivo y manejo documental del Ministerio de salud, además de agilizar el trámite de los asuntos públicos y la gestión administrativa. De igual manera servirá para la correcta organización documental en las dependencias.

Estos resultados constituyen, igualmente, el insumo básico para la elaboración de las tablas de retención documental, la cual se elabora en cumplimiento de las disposiciones legales establecidas por el Archivo General de la nación el Decreto 1382 de 1995.

2.8 ASPECTOS METODOLÓGICOS QUE ORIENTAN EL TRABAJO

La Metodología utilizada para la determinación de series documentales, se basa primordialmente en la definición clara de etapas, sobre las cuales se va constituyendo mecanismos de conformación y depuración de unidades documentales. Las etapas son las siguientes:

2.8.1 Etapas. 2.8.1.1 Primera etapa: Compilación de la información Institucional. Esta etapa previa a la elaboración de la Relación del Archivo de Gestión en su Estado Natural permite, a través de la reunión de la documentación normativa, conocer las características de la institución , los cambios y transformaciones que ha sufrido

en el tiempo, desde el momento de su creación hasta la

actualidad; de tal manera que se pueda observar como ha variado en su estructura y en sus funciones.

Para lo concerniente a la investigación preliminar de la institución se debe conocer: • Disposiciones legales, actos administrati vos y otras normas relativas a la creación y cambios estructurales de la entidad. • Estructura interna de la entidad, funciones y manuales de procedimientos. • Organigramas: Análisis de los organigramas que ha tenido el Ministerio desde el momento de su creación hasta hoy. • Reglamentación del archivo de la entidad: Normatividad existente que regule la producción, el trámite y la disposición final de los documentos.

2.8.1.2 Segunda Etapa: Compilación de la Información Documental. Básicamente esta etapa comprende: • Relación de Archivos de Oficina en su estado Natural, de todas las dependencias del Ministerio que aparecen en el organigrama: Consiste en el Inventario de todos y cada uno de los documentos que se producen en cada una de las dependencias del ministerio, con el fin de establecer entre otras cosas el volumen de producción anual, la variedad de tipos documentales y la forma de organización interna de las unidades de conservación y del archivo en conjunto; lo mismo que la familiarización con terminología de tipos documentales para facilitar posteriores procesos de investigación. (Ver anexo 2). • Análisis de Inventarios en relación con las funciones de cada oficina según Decreto 1292/94: Comparación de la producción documental con aquello establecido por el D ecreto 1292/94 como funciones para las dependencias.

A partir del diseño de instrumentos de recolección de información documental, se procede al levantamiento de la relación de los archivos de oficina tal como han sido formados por cada una de las unidades administrativas productoras de documentos. Esta actividad documentación para definir más

permite conocer el estado real de la adelante los criterios y procesos de

clasificación, ordenación, descripción, trámite, producción y consulta que se establecen para la información corriente y su normalización. Para llevar a cabo este proceso el grupo de trabajo se distribuyó las diferentes dependencias con el fin de cubrir en su totalidad cada una de las unidades administrativas productoras.

2.8.1.3 Tercera Etapa: Estudio de producción Documental. La etapa del estudio documental, es consecuente en este caso, a la relación de archivos de oficina en su estado natural. El proceso para la realización de esta etapa se inició con una reunión de planeación en la cual se establecieron los criterios principales para llevar a efecto tanto la elaboración de los instrumentos necesarios para la recolección de la información como las entrevistas con los productores documentales. En dicha reunión los miembros del grupo determinaron las condiciones en las cuales se debía realizar el trabajo. Se convino en la necesidad de entrevistar a los jefes de dependencia o un delegado que tuviese completo conocimiento de la producción documental de la dependencia.

Entonces, una vez terminada la relación de archivos de oficina en su estado natural, se inicia el estudio de producción documental para identificar los tipos documentales. Se entiende por unidad documental “la especie documental que 2

revela tanto el contenido como la estructura física del documento.” Esta labor 2

COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Reglamento General de Archivos, Santafé de Bogotá: Archivo General de la Nación, 1994. p.35.

se lleva a cabo conjuntamente con los directos responsables que generen documentos (jefes, técnicos, profesionales, secretarias), ya que son quienes conocen realmente la información y sus documentos con fines administrativos, legales, fiscales y técnicos dentro de un concepto amplio de conveniencia y funcionalidad institucional. Esta etapa comprende: • Entrevista con los productores documentales: El estudio de oficinas para identificar los tipos documentales comienza con la aplicación de un cuestionario previamente establecido, el cual es diligenciado y orientado por el grupo de trabajo responsable. Se examinó el formato de encuesta propuesto por el Archivo General de la Nación y se hicieron algunas modificaciones con el fin de facilitar la obtención de la información y darle mayor coherencia y secuencialidad a la entrevista. El cuestionario se aplica en forma personalizada con el objeto de recoger datos relevantes y confiables del estudio documental ya que de ello depende, en un gran porcentaje, el éxito en la conformación de las series documentales. Para la investigación preliminar sobre las fuentes documentales se deben realizar entrevistas con los productores de los documentos a nivel del Ministerio en los cuales se pueda: Identificar y definir unidades documentales. Establecer flujos documentales en cada oficina. Realizar una valoración inicial de la documentación.

La encuesta documento – tipo(ver anexo 3), se aplicó a personal directivo de las

diferentes

dependencias

del

Ministerio

de

Salud;

Directores,

Subdirectores, Jefes de Programa y, en algunos casos, Asesores y Profesionales especializados que fueron delegados por sus Jefes inmediatos. Se entrevistaron un total de 20 jefes de programa, 16 subdirectores, 4 jefes de división, 22 asesores, 4 jefes de oficina y 3 directores.

Se realizaron las entrevistas durante un total de seis semanas. Diariamente se visitaban en promedio cinco dependencias por cada miembro del equipo y la entrevista demoró entre 45 minutos y 2 horas. La entrevista comenzó con la elaboración de una lista general de los tipos documentales que se producen y se continuó con la aplicación de la encuesta a cada uno de ellos.

Solo respondieron la encuesta documento – tipo, quienes demostraran gran conocimiento de sus funciones, de los instrumentos existentes y de los procesos desarrollados y que producían documentos . Con los Directivos se dedicó un tiempo máximo de una sesión de dos horas para la entrevista, pero fue necesario concertar con algunos varias citas para culminar la totalidad de encuestas.

Se realizó una aplicación de prueba en la cual se pudo comprobar la factibilidad del instrumento, y se realizaron los ajustes necesarios al mismo, al igual que las recomendaciones sobre la mejor forma de conducir la entrevista.

En la planeación del proceso de entrevistas con productores documentales, se elaboró un cronograma de aplicación de encuestas(ver anexo 4). • Identificación y definición de unidades documentales: Con base en el estudio de tipos documentales se puede conocer la estructura y características internas y externas de cada documento, su trámite, las normas que sustentan su origen, los criterios iniciales de valoración y retención en cada una de las fases archivísticas (Gestión, Central e histórica) y, en términos generales, la información suficiente para establecer las series documentales.

• Control de Calidad de la información Obtenida: Se diseña un proyecto de nota interna para aprobación de la secretaria general, la cual se dirige a los

productores documentales que respondieron la entrevista; con el fin de verificar la INFORMACION suministrada, anexo a la nota interna se relaciona la lista de unidades documentales, para que se haga la revisión y

las

observaciones del caso; y en donde se pedía tener en cuenta: - Señalar las unidades documentales que estén repetidas. - Señalar unidades documentales que no se mencionan en la lista - Indicar unidades documentales que no se encuentren bien clasificadas en las categorías propuestas - Indicar unidades documentales que no se estén elaborando y hagan parte de las funciones indicadas por el decreto 1292 para la dependencia

• Establecimiento de los flujos documentales en cada oficina: La representación gráfica de los procesos se convierte en un instrumento muy importante para guiar la ejecución del trámite documental en forma ordenada; busca mostrar en forma dinámica y lógica la secuencia del trámite, permitiendo conocer y comprender el proceso que se describe, a través de los elementos como los pasos, los documentos y las unidades administrativas y cargos que interviene en él. Esta representación se traduce en un diagrama de proceso o flujograma.

El flujograma es una herramienta de representación gráfica de gran importancia para el diseño, análisis, mejoramiento y control de los procesos: • Estandariza la representación gráfica de los procesos documentales • Identifica con facilidad los aspectos más relevantes del proceso documental. • Facilita el análisis y mejoramiento de los procesos. Este punto es de especial importancia lo que se evidencia con la agilización de los procesos eliminando los trámites innecesarios; suprimiendo lo que no es esencial, y simplificando lo que sí es. • Muestra la dinámica del documento y los responsables del mismo. • Facilita la ejecución del trabajo.

• Impide las improvisaciones y sus consecuencias. • Evita el desvío o distorsión de las prácticas de la entidad. • Provee elementos que facilitan el control del trabajo. • Permite visualizar responsabilidades.

El empleo del flujograma para la representación gráfica del trámite documental, tiene entre otras las siguientes ventajas: • Describe en forma sencilla el paso a paso del tramite del documento y complementa la descripción literal facilitando su consulta. • Engloba las acciones realizadas con el propósito de transformar la información de entrada en los resultados esperados • Verifica el desarrollo real del tramite y representa objetivamente aquello que ocurre en la rutina normal del documento. • Facilita la comprensión rápida. • Describe cualquier tramite desde el mas simple hasta el mas complejo • Permite la visualización rápida e integrada de un tramite, facilitando el examen de los pasos, la secuencia y los responsables.

La etapa de elaboración de flujos exigió la estandarización de simbología Básica y técnicas de diseño, reforzadas con reuniones de coordinación con el Dr. Gilberto Villa asesor de la Escuela Superior de Administración Pública y Profesional de Programas Especiales del Archivo General de la Nación. Estas reuniones sirvieron para resolver las dudas que iban surgiendo en el transcurso del proceso de diagramación. Los flujogramas permitieron confirmar o no de manera gráfica la conveniencia de las unidades documentales detectadas en las etapas anteriores, para cada una de las dependencias, logrando determinar: • Si los originales de los documentos permanecen bajo custodia en la dependencia que se le asigno esta unidad documental.

• Si las unidades documentales en algún momento del proceso puede llegar a hacer tipo documental de otra unidad mucho mayor. • Los responsables sobre los documentos, los tramites que surte para perfeccionarse y la forma como cada una de las dependencias que interviene en los procesos guardan copias de ellos.

De tal manera al final de la diagramación de flujos, se poseía una lista de unidades documentales clara, que permitió entrar a definir operacionalmente cada una de ellas, para de esta forma sustentar ante el Archivo General de la Nación, el Nombre de la serie documental bajo las características que habían hecho posible su detección como tal.

2.8.1.4

Cuarta Etapa : Análisis e interpretación de la información

recolectada.

La etapa final de la conformación de series documentales

involucra básicamente cuatro procesos: La definición operacional, el índice general consolidado, la Codificación y la Conformación en sí de las series y Subseries, con sus respectivos tipos documentales, en las dependencias a través del cuadro de clasificación: • Definición Operacional de Unidades Documentales:

Consiste en la

conceptualización de cada una de las unidades documentales con base en su naturaleza, características internas y en la funcionalidad que cumplen al interior de las dependencias que las producen. La definición operacional de las Unidades documentales se realizó con base en la funcionalidad, estructura y objetivo que tienen dentro del quehacer administrativo del Ministerio de Salud. • Indice General Consolidado: El índice general consolidado Series y Subseries

documentales fue diseñado en dos columnas que permiten

observar de manera clara la codificación de cada una de las series y su

respectivo nombre, en éste no se incluye aun el código de las dependencias; Las series se numeraron de forma ascendente, de uno en uno y por orden alfabético; las Subseries se numeraron de forma ascendente, de uno en uno, precedidos por el numero de la serie y por temáticas; de tal forma que podemos encontrar la serie ”Informes” con Subseries como “Informes de Resultados” que agrupan todo aquel informe que tenga relación con presentación de alcances obtenidos y que ampliamente se aborda en la etapa de definición operacional. • Codificación. Consiste en la asignación de un número consecutivo a cada una de las series y Subseries de acuerdo con la codificación establecida en la estructura orgánica para cada una de las dependencias y el orden alfabético (en este caso) de presentación de las mismas.

De tal forma, las series documentales identificadas se codifican de acuerdo con las funciones específicas de la oficina productora, dado que existen series semejantes en Oficinas diferentes.

Esta etapa de codificación parte de los códigos existentes para las dependencias del Ministerio de Salud utilizados por el Centro de Documentación, los cuales están vigentes y son de uso general; este código esta compuesto por cuatro dígitos, seguidos por un punto, el código de la serie, punto y el de la Subseries. • Conformación de las series, Subseries y tipos documentales: Determinación definitiva de las unidades básicas de valoración y las diferentes sub unidades que las componen y que van a formar parte integral de la futura Tabla de Retención documental. Las series documentales son el “conjunto de tipos documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus

3

funciones específicas”.

La conformación de series documentales, exige la

compilación de la información institucional que permita conocer el marco de funciones del ministerio y la estructura orgánica; este tipo de información tiene que ver con disposiciones legales, actos administrativos y otras normas relativas a la creación y cambios estructurales de la entidad, con organigramas y con la reglamentación del archivo del Ministerio; esta investigación preliminar conforma la primera etapa que fue desarrollada mediante el análisis de la normatividad institucional.

La identificación de las series Documentales se acompaña del Código numérico descrito anteriormente y teniendo en cuenta las subdivisiones para el caso en que se trabaje con Subseries. Igualmente, forma parte del proceso el establecimiento de un índice general consolidado por códigos de series y alfabético para identificar series semejantes, homónimas, sinónimas, etc., y normalizar terminología, códigos, escritura, etc.

El cuadro de Clasificación de Series, Subseries y Tipos documentales presenta el conjunto de unidades documentales detectadas en cada una de las dependencias del Ministerio; este cuadro esta discriminado por oficinas con sus códigos al igual que las series, Subseries y tipos documentales, esta relación de tipos documentales al interior de cada serie o Subseries respeta los principios archivísticos del Orden Original y de Procedencia; todos los documentos están presentados en el orden como se dieron en el tiempo.

Las etapas de Codificación de series documentales, elaboración del índice general consolidado y presentación en el cuadro de clasificación, exigió la estandarización de conceptos, que permitiera dar una diferenciación clara entre las distintas series documentales encontradas, y de tal forma evitar posibles 3

COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Reglamento General de Archivos, Santafé de Bogotá: Archivo General de la Nación, 1994. p.39.

errores de clasificación de los documentos al interior de las unidades de conservación.

Las etapas descritas se realizaron de acuerdo al cronograma de actividades (ver anexo 1) durante 16 semana s.

2.8.2

Instrumentos

Metodológicos,

Cuantitativos,

Cualitativos

Y

Jurídicos Que Se Utilizaron.

2.8.2.1 Formato Para La Relación De Archivos De Gestión en su Estado Natural. Junto con el asesor de la E.S.A.P. Dr. GILBERTO VILLA y la asesora del Ministerio de Salud, Dra. MELBA ESPERANZA PAEZ se revisó el modelo de relación de archivos de oficina en su estado natural y se tuvo en cuenta elementos como unidad de conservación, fecha inicial y fecha final, número de folios, contenido, y las observaciones pertinentes de acuerdo con el grado de organización del archivo de la dependencia. (Ver Anexo 2).

2.8.2.2 Circular Secretaria General. La Secretaría General expidió una circular que anunciaba el trabajo que se realizaría en los próximos meses y para el cual solicitaba la colaboración de cada una de las personas vinculadas con las dependencias y más, la de aquellas relacionadas con el manejo de los archivos y de la producción documental; esta circular incluía la presentación del equipo de trabajo conformado por estudiantes de la E.S.A.P. (Ver Anexo 5).

2.8.2.3 Formato de Encuesta. Para el estudio de la producción documental fue necesario elaborar una encuesta, con su instructivo. Dicha encuesta es básicamente una adaptación para el Ministerio, del formato propuesto por el Archivo General de la Nación(Anexo 2). Este instrumento está dividido en dos partes así:

I. Datos Institucionales.

Oficina productora, ubicación orgánica, fecha de

creación y normas, funciones, documentos que genera, organización de los archivos de gestión y volumen documental. II. Datos sobre los tipos documentales.

Denominación completa, función

generadora, caracteres externos, oficinas que tienen relación con éste, anexos que lo acompañan, trámite; normas que regulan su producción, trámite y conservación; periodicidad en la producción, permanencia en el archivo de gestión, consultas y problemas relacionados con la producción, trámite y conservación de los documentos.

2.8.2.4 Cronograma Para la Aplicación de la Encuesta “ Documento - Tipo”. El cronograma constituye básicamente un instrumento de planeación y control para la realización efectiva de las entrevistas en la totalidad de las dependencias del ministerio . El cronograma se prospecta para seis semanas y los responsables de su ejecución son los estudiantes practicantes de último semestre de la Escuela Superior de Administración Pública - ESAP. (Anexo 4).

2.8.2.5 NOTA INTERNA. Control de Calidad de la Información. Se diseño un proyecto de nota interna para aprobación de la secretaria general( Anexo 6), la cual estaba dirigida a los productores documentales que respondieron la entrevista; con el fin de verificar la INFORMACION suministrada. Adjunto a la nota interna se relacionaba la lista de unidades documentales, para que se hiciera la revisión y las observaciones del caso; y en donde se pedía tener en cuenta: • Señalar las unidades documentales que estén repetidas. • Señalar unidades documentales que no se mencionan en la lista • Indicar unidades documentales que no se encuentren bien clasificadas en las categorías propuestas • Indicar unidades documentales que no se estén elaborando y hagan parte de las funciones indicadas por el decreto 1292 para la dependencia

2.8.2.6 Simbología Básica Para El Diseño de Flujogramas. Los Símbolos utilizados en el diseño de los flujogramas de las unidades documentales son:

Terminal. Indica la iniciación y terminación del procedimiento. Operación. Representa la acción necesaria para transformar una información recibida o para r una nueva, se usa para describir la creación de un documento o registro.

Decisión o Alternativa. Indica dentro del flujo posibles caminos alternativos.

Documento. Representa Cualquier tipo de documento que se produzca en el proceso, se debe tener en cuenta que cuando el documento tiene copias, se ubica el original en primera instancia y luego las copias, el nombre del documento aparece el símbolo

Archivo. Representa el Archivo de los documentos que genera una dependencia, o de los cuales recibe copia y debe conservar.

Conector. Facilita la continuidad del proceso, evitando la intersección de las líneas:

a. De Rutina. Representa una conexión o enlace de un paso del proceso con otro dentro de la misma pagina o entre paginas, en su interior lleva un numero arábigo.

De Pagina. Representa una conexión o enlace en un paso final de pagina con otro en el inicio de la pagina siguiente, en su interior lleva una letra.

Sentido de Circulación del Flujo de Trabajo. Conecta los símbolos señalando el orden en que se deben ejecutar los distintos pasos, definiendo de esta manera la secuencia del proceso.

2.8.3 Definición Y Medición De Variables. Las variables utilizadas en el proceso de conformación de las series, Subseries y Tipos Documentales del Ministerio de Salud son las Siguientes:

SISTEMA DE ORGANIZACION DE ARCHIVOS: Esta variable señala la clasificación y ordenación establecidas en la oficina para archivar los documentos. Con esta variable se pretende conocer si los archivos se organizan por dependencias, instituciones, tipos documentales, temas.

UBICACION: Señala la Unidad administrativa de la cual depende la oficina objeto de estudio: Dirección, Subdirección, División, Programa.

ACTO ADMINISTRATIVO: Señala el documento que dio origen a la unidad en Estudio: Decreto, resolución, Acuerdo de Junta.

SELECCION Y DESCARTE: Describe si se esta llevando a cabo o no las labores archivísticas tendientes a la separación y eliminación de copias o documentos que no tengan valor administrativo ni histórico.

UNIDAD DE CONSERVACION: Soporte físico en el cual se guardan los documentos en el archivo: Carpetas, Libros, Legajos, Cajas, A-Zs.

VOLUMEN DOCUMENTAL: Describe la producción documental en metros lineales.

FASE DEL CICLO VITAL: Describe en que etapa del ciclo se encuentra la unidad documental identificada: fase activa, semiactiva y/o inactiva.

VALORACION: Señala la naturaleza del documento en relación con la función que cumple con respecto a los procesos que le dan origen: Primaria, Secundaria

FORMA DE ARCHIVO: Describe el estado en que se guarda el documento en relación con el trámite particular de producción: Original, Copias.

ANEXOS: Describe si existen o no tipos documentales que acompañan un documento y sirvan como sustento de la información.

PERIODICIDAD: Señala la frecuencia con que se produce el documento.

CONSULTA: Describe la frecuencia con que se accesa un documento.

NIVEL JERARQUICO DE LOS ENTREVISTADOS: Es el grado de ubicación dentro de la estructura de mando de una dependencia o la Institución en conjunto: Directivo, Asesor, Profesional especializado, profesional, Técnico.

FORMATO: Teniendo en cuenta el número de folios que conforman el documento, esta variable anota si se trata de un expediente, libro o un documento simple.

ORDENACION: Describe el tipo de ordenación utilizada en la oficina productora y que puede atender a la fecha(cronológica), al autor(onomástica), al número de radicación(numérica) y a la posición del tema(Alfatemática).

ESTADO DE CONSERVACION: describe el Estado real en que se encuentran los documentos: Bueno, regular o malo.

TIEMPO DE CONSERVACION: Señala el tiempo de retención del documento (Meses o años) en la oficina productora.

2.8.4 Técnicas De Análisis. Para el análisis y manejo de la información se recurrió básicamente a procedimientos de correlación entre variables, observación de patrones, graficación de procesos y verificación de datos. Ahora bien, con el fin de cubrir la totalidad de las dependencias, los seis miembros del equipo se encargaron de realizar las entrevistas, en las mismas dependencias en las cuales se llevó a cabo el proceso de relación de archivos de oficina en su estado natural buscando con ello unidad de criterios en el proceso total de recolección de la información.

Finalizadas las entrevistas, se obtuvo una lista previa de las unidades documentales encontradas. Como parámetros de análisis se partió del marco de funciones de cada una de las dependencias así como los documentos que

se venían produciendo, de tal forma que se pudiera observar la relevancia en la denominación de las nuevas unidades documentales, esta información fue a su vez sometida a un proceso de control de calidad a través de la presentación de los primeros resultados a cada uno de los productores documentales entrevistados.

A partir de lo anterior, se hizo la complementación, corrección y ajuste de la lista primaria y se obtuvo una nueva lista de unidades documentales, la cual fue analizada por el equipo de trabajo, haciendo un énfasis especial sobre la caracterización y clasificación de las unidades encontradas y su relación con el cumplimiento de las funciones establecidas por el D.1292/94 para las dependencias, lo mismo que con los procesos descritos por la R. 2966/98; todo esto con el fin de encontrar categorías básicas, normalizar conceptos y generalizar la forma de nominación de documentos.

2.8.5 Presentación De Resultados. Como resultado del trabajo se presenta las

series

documentales

con

sus

respectivos

tipos

documentales

correspondientes a cada una de las dependencias del Ministerio de Salud.

Estas series documentales se ponen a consideración del Comité de Archivo para su aprobación. Posteriormente se les realiza una valoración según su naturaleza administrativa, jurídica, fiscal, económica, que servirá para determinar su tiempo de permanencia en el archivo de gestión o central y su disposición final, aspectos que serán contempladas en la tabla de retención documental definitiva.

2.8.6

Cronograma de Actividades.

La conformación de las Series

Documentales para la elaboración de la Tabla de retención Documental del Ministerio de Salud ocupó un margen de tiempo correspondiente a 16

semanas, las cuales conforman el semestre académico de prácticas profesionales en Administración Pública.

El Anexo 7 Muestra el Cronograma y cada una de las fases desarrolladas dentro de las 16 semanas.

3. PRESENTACION DE RESULTADOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

3.1. PRODUCCION DOCUMENTAL - OBSERVACIONES

3.1.1 Despacho Del Ministro. El despacho del ministro maneja su documentación a través de la secretaría privada, la cual recibe y tramita la correspondencia para el ministro, radica y descarga documentos y remite oficios a las dependencias y entidades.

3.1.1.1 Secretaria Privada . La secretaria privada, se encarga principalmente de radicar, clasificar y distribuir la correspondencia del ministerio mediante notas internas, las cuales asignan funciones especificas a las distintas dependencias según su naturaleza; lo mismo que informar a los organismos superiores sobre las actividades realizadas.

Mediante notas internas, la secretaría privada asigna responsabilidades a las distintas dependencias del ministerio, derivadas de la correspondencia enviada al ministro. Dichas notas internas reposan en la Secretaria general.

3.1.1.2 Oficina De Apoyo Legislativo Y Coordinación Institucional. La oficina de apoyo legislativo y coordinación institucional se constituye en el enlace entre el Congreso y el ministerio, por lo cual debe manejar la agenda legislativa del ministro, que incluye citaciones e invitaciones a las comisiones o plenarias de Senado y/o Cámara; según ley 5/91, estas últimas son el insumo básico que alimenta la agenda del Ministro que, finalmente, permanece en la Secretaría Privada.

Con respecto a las funciones que cumple esta oficina a través de su producción documental, se aprecia que estas se llevan a cabo satisfactoriamente, ya que la dependencia cumple básicamente funciones de asesoría al Ministro.

La producción documental obedece básicamente a conceptos técnicos en aspectos relacionados con el trámite de los proyectos de ley, el curso de éstos, los ponentes, las reuniones con diferentes áreas del ministerio dependiendo la temática del proyecto; por tal razón se encuentra en el archivo de gestión de la oficina el consolidado de proyectos de ley, que cursan en el congreso y que se produce diariamente.

Una de las características principales de la producción documental de esta oficina, es su consulta permanente por las diferentes áreas del ministerio, convirtiéndola en un centro de información sobre lo relacionado con la legislación tratada en el congreso en aspectos de salud.

3.1.1.3 Oficina De Control Interno. La principal función es la de la aplicación de indicadores de gestión a las distintas dependencias y formular recomendaciones que permitan su mejoramiento mediante informes a la secretaría privada. En ocasiones cuando las circunstancias lo ameritan, se informa

a

la

veeduría

sobre

situaciones

específicas que requieren

investigación.

Los documentos que se producen de acuerdo con el manual de funciones y el decreto 1292/94 y que, para nuestro efecto, son objeto de estudio en otras dependencias, tienen que ver con la función de proponer y dirigir planes, programas y proyectos tendientes a la simplificación y racionalización de procedimientos, agilización de trámites, desconcentración y descentralización administrativa en todas las instancias y a todos los niveles del sector, ya que se reflejan en resoluciones, manuales y directivas.

Los documentos producidos por la oficina poseen una valoración primaria de tipo

administrativo, fiscal y contable, ya que van encaminados a mejorar

procesos y procedimientos, formulan recomendaciones para tal fin, y además tienen valor legal por cuanto poseen características de prueba en los procesos civiles, penales o disciplinarios de acuerdo con la ley 87 de 1993 y los decretos 1860 de 1994, ley 200 de 1995 y decretos reglamentarios.

3.1.1.4 Oficina De Comunicaciones.

La oficina de comunicaciones,

básicamente emite conceptos sobre: Propuestas sobre tarifas de radio y televisión, propuestas de medios impresos, Inravisión, programas de prevención por patologías. Los conceptos hacen parte de los contratos que se gestionan con la aprobación de la secretaría privada si no se encuentra disponibilidad en el archivo de la oficina; sin embargo, en esta dependencia se mantiene el archivo magnético de los programas y campañas de radio, televisión y prensa .

La oficina emite el Boletín interno que es de carácter informativo sobre actividades del Ministerio o temas de interés que otras dependencias desean poner en conocimiento de los funcionarios. El valor primario (de su producción documental) es básicamente de carácter administrativo.

Las funciones según el decreto 1292/94 según las cuales la oficina debe coordinar las ruedas de prensa del Ministro, hacen parte de la agenda de la Secretaría privada.

3.1.1.5 Oficina Jurídica.

La oficina, emite conceptos jurídicos sobre otras

series documentales según requerimiento de una dependencia interna o una entidad externa; o por solicitud de la secretaría privada como es el caso de los

proyectos de decreto o resolución, que tramita la oficina de apoyo legislativo y coordinación institucional y las consultas del ministerio ante el consejo de Estado.

Cuando representa al ministerio en procesos judiciales, los documentos correspondientes, según sea tutelas o demandas, permanecen en expedientes de la oficina.

Dentro de los documentos que según el decreto 1292/94 no se producen de acuerdo a sus funciones están los Estudios sobre criterios jurídicos para que se mantenga una adecuada coordinación y unidad técnica entre las dependencias del Ministerio.

La valoración primaria de estas unidades documentales es de tipo jurídico ya que de ellos se derivan derechos u obligaciones para el ministerio y establece responsabilidades individuales a funcionarios o dependencias.

3.1.1.6 Oficina De Veeduría.

La oficina de veeduría tiene como función

principal llevar a cabo las investigaciones disciplinarias al interior del ministerio de acuerdo con la ley 200/96 Código Único disciplinario.

Cualquier persona

puede informar sobre una presunta irregularidad de un funcionario, algo que la oficina de veeduría está en la obligación de aclarar.

A la información sobre la irregularidad, sigue la indagación preliminar, la cual determina si existe mérito para abrir la investigación. Si se ordena por parte del veedor la apertura de la investigación, se da número de expediente y se informa a la procuraduría, si no se archiva. El valor primario de la producción documental de la oficina es de tipo jurídico, ya que la producción documental está encaminada a la atención de procesos.

3.1.2 Despacho Del Viceministro. El Despacho del Viceministro cuenta con dos programas: Programa de Atención a Comunidades Indígenas y el Programa IFI-IPS cuyos procesos generales básicos son los únicos descritos en el Manual de Procedimientos. En este mismo manual no se tienen en cuenta algunos procesos que corresponden específicamente al Despacho del Viceministro.

Las Unidades documentales que se encontraron en el Despacho corresponden a documentos que poseen una valoración primaria de tipo administrativo básicamente.

Aquellos de los programas, son el producto de procesos

técnicos.

En esta dependencia se encuentra que, tanto los programas en particular como el despacho en general, producen actas, las cuales se dan a un nivel de discusión diferente y aunque poseen características genera les similares, en su especificidad y uso son diferentes por lo cual se han considerado independientes las unas de las otras, máxime teniendo en cuenta que los programas se encuentran legalmente constituidos.

Los programas de Atención en Salud a Comunidades Indígenas e IFI-IPS fueron creados por las Resoluciones 3310 del 19 de Septiembre de 1996 y 517 de 1995, respectivamente.

Para el Despacho del Viceministro se ha estudiado la unidad documental “Correspondencia” para determinar un tipo especial de comunicaciones escritas, que cumplen un papel acorde con la función de representación que el Viceministro y su despacho cumplen dentro del Ministerio. Integra entonces invitaciones, felicitaciones, excusas, informativos y solicitudes de servicios varios, las cuales, luego de un examen exhaustivo no es posible clasificarlas dentro de alguna unidad documental específica.

En general, al Despacho del Viceministro corresponden funciones de coordinación, supervisión, control, orientación e intermediación frente al Despacho del Ministro, de las acciones desarrolladas por las distintas Direcciones, por lo cual, su producción documental se reduce a documentos básicamente facilitativos y de valor administrativo.

Ahora bien, otras unidades documentales que se detectaron son los informes de Interventoría, Convenios, informes de actividades y proyectos de resolución, los cuales se toman en cuenta, para su estudio, en la dependencia donde se encuentra la unidad documental general a la cual pertenecen.

En cuanto a las normas que regulan la producción, el trámite y la conservación de algunos documentos están: La Resolución 3310 del 19 de Septiembre de 1996 para la totalidad de la producción documental del Programa de Indígenas. El programa IFI-IPS sigue, para su producción documental, los lineamientos de la Resolución 517 de 1995 al igual que la Resolución 986 de 1996 y el Decreto 1292 de 1994.

3.1.2.1 Dirección General De Planeación.

La totalidad de las funciones

asignadas por el Decreto 1292 de 1994 a la Dirección General de Planeación se encuentran reflejadas en su producción documental; sin embrago, algunas de las unidades documentales, especialmente las referidas a informes de seguimiento, evaluación y control del POA, han sido proyectadas como metas correspondientes al año 1999 y se encuentran en etapas intermedias unas, y otras no han arrancado pero se han incluido en razón de que ya se tiene una metodología establecida para su elaboración, lo mismo que claridad suficiente sobre su finalidad. Este es el caso, también, del diseño de sistemas de información, seguimiento, indicadores de gestión, control y demanda de recursos.

En esta dependencia se han asociado las unidades documentales denominadas guías metodológicas, manuales metodológicos y metodologías en una única categoría: Metodologías, en la medida en que poseen similaridad en sus procesos, su objeto y su aplicación.

El manual de procedimientos de esta dependencia ha englobado la producción documental de los llamados: Instrumentos de planeación, seguimiento, control y evaluación en un proceso unificado.

Los otros procesos que describe se

refieren a informes de Asistencia Técnica, anteproyectos del presupuesto de inversión, consolidados de información general del sector, y a los instrumentos de seguimiento y evaluación de la ejecución del presupuesto de inversión.

Adicionalmente, esta dependencia elabora documentos en coordinación con otras dependencias, o que van a conformar unidades generales fuera de ésta, tales como: Proyectos de Resolución, informes de Interventoría, informes de ejecución de contratos y proyectos, el anteproyecto de presupuesto de inversión del sector, estudios de perfil y factibilidad de los proyectos de inversión.

La norma básica que regula la producción de los Planes, programas y proyectos de la Dirección es el Decreto 1292 de 1994. Adicionalmente, otros procesos productores de documentos se encuentran normatizados a través de la Resolución 2966 del 28 de Julio de 1998, tal es el caso de los informes.

La totalidad de la documentación producida por la dependencia posee un valor primario de tipo administrativo; además, algunos de dichos documentos, especialmente aquellos relacionados con el presupuesto del Ministerio poseen un valor primario de tipo legal, fiscal y contable.

3.1.2.2 Dirección De Análisis Y Políticas Sectoriales. A través de la encuesta de producción documental y el análisis de los procesos descritos en el manual de procedimientos, lo mismo que la evaluación a la luz de las funciones establecidas por el Decreto 1292/94, se encontró que ésta dependencia aun no realiza en su totalidad el trabajo de diseño de algunas metodologías para la realización de estudios sectoriales y que se señalan explícitamente en el Art. 17 No.3 de la norma. Lo cual dificulta el trabajo señalado de consolidación de resultados y la presentación de recomendaciones que de ellos se deriven, y que resulta de interés para nosotros por que el hacerlo podría dar origen a otras unidades documentales importantes. La documentación producida por la dependencia posee una valoración primaria de tipo administrativo.

Tampoco se menciona, ni en la encuesta, ni en el Manual la elaboración de Estudios de oferta y demanda de servicios, los Modelos de simulación del comportamiento del sector, las metodologías de planeación y optimización, los estudios de alternativas de política sanitaria y su adopción, las políticas específicas para el Sistema General de Seguridad Social en salud, las propuestas de planes y programas para incorporar al Plan Nacional de Desarrollo y demás planes del gobierno. Se encuentran a medio camino los estudios regionales para la implantación descentralizada de las políticas del sector salud, las evaluaciones de cumplimiento de políticas y planes del sistema de salud y, la planeación de estrategias de cambio institucional para la organización del sistema de salud. Básicamente, esta Dirección se basa para su producción documental en los lineamientos establecidos por el Decreto 1292 de 1994 y la Resolución 2966 de 1998.

3.1.2.3 Dirección De Estudios Económicos E Inversión Publica. Un elemento que llama la atención en esta dependencia es el hecho de que existen varias unidades documentales que son adoptados por resolución y que podría pensarse que su estudio pertenecería a la secretaría general; sin embargo,

cada uno de estos estudios e informes involucra por si mismo el que se llegue a un proceso final de elaboración, es decir que no necesita proyectarse como resolución para que adquieran su naturaleza como producto definitivo. Este es el caso específico del estudio de Tarifas, el estudio de costos, el listado de medicamentos y el codificador único de procedimientos e intervenciones. El valor primario de los documentos que se producen en esta dependencia es de tipo administrativo y fiscal.

Hay estudios como el de Codificación única de procedimientos e intervenciones que tiene un volumen muy grande por tal razón resulta conveniente que se considere la opción de enviarlo al centro de documentación desde el momento de su elaboración, más que mantenerlo guardado en el archivo de Gestión por dos años como se hace ahora.

El manual de procedimientos de la dependencia sólo enuncia un proceso generalizado para ésta y, se refiere a la evaluación económica de las licitaciones que convoca el ministerio. No se describe ningún otro proceso a pesar de lo establecido en el Decreto 1292 como funciones de la misma.

Al momento de recolectar la información se encontró que la dependencia no está desarrollando parte de las funciones que, según el mencionado decreto, hacen referencia a la elaboración de modelos económicos de simulación del comportamiento del sector, los estudios sobre requerimientos de recursos para la salud, los análisis de fuentes de financiamiento y recomendaciones e optimización, los análisis de modalidades de asignación de recursos, los informes de evaluación de proyectos de inversión, los conceptos de viabilidad y conveniencia de dichos proyectos, las metodologías para la formulación, seguimiento y evaluación de programas y proyectos, los reportes de seguimiento a proyectos, las metodologías de aplicación de criterios de

focalización en planes y proyectos, y la elaboración de criterios y mecanismos de focalización

Otros documentos que se producen y que para nuestra labor son estudiados en otras dependencias son: proyectos de resoluciones, informes de Interventoría, términos de referencia para contratos, informes de evaluación para licitación pública.

El Decreto 1292 de 1994, así como la Ley 100 de 1993 y sus decretos reglamentarios disponen elementos normativos para la producción documental general de la Dirección.

3.1.2.4 Dirección De Recursos Humanos.

Las unidades documentales

descritas como Derechos de Petición y Tutelas, hacen referencia a las respuestas que, con relación a estas acciones, son elaboradas por la dirección en el ejercicio de un proceso que es común a otras dependencias del ministerio. Dichas respuestas se dan, en este caso, sobre las materias de dominio para la dirección de recursos humanos.

Bajo la denominación de políticas se han inte grado las normas específicas que involucran directrices para el funcionamiento de la Dirección. Lo anterior significa que bajo esta categoría se han asociado tanto políticas en sí como normas generales de acción.

La unidad documental informe de asistencia técnica ha sido denominada de esta manera en preferencia a informes de gestión en la medida en que esta primera categoría describe de mejor forma, para este caso específico, la operacionalidad de la tarea. Igualmente teniendo en cuenta que ésta se presta tanto dentro (los usuarios vienen a la dependencia) como fuera del ministerio.

Además de las descritas, otros documentos que se producen son: los estudios documentales para becas crédito, los proyectos de resolución del ejercicio profesional de medicina, en el cual se presenta el hecho particular de que el manual de funciones asigna la firma de esta resolución al jefe de la dependencia.

La totalidad de las funciones establecidas para esta dependencia por el D.1292 de 1994 se encuentra reflejadas en la producción documental que hoy en día se tiene.

Adicionalmente, otras disposiciones legales que tienen que ver con la producción documental de la Dirección son: La R.2966 de 1998 para los Conceptos, La Constitución Política de Colombia en materia de Acciones de Tutela, la misma Constitución y las Resoluciones 2966/98 y 4722/98 en cuanto a Derechos de Petición, y la ley 100 de 1993 para las Metodologías. El valor primario de la producción documental es de tipo administrativo, legal y jurídico.

3.1.2.5 Dirección De Sistemas De Información. Para esta dependencia se ha unificado las categorías guías metodológicas, manuales y metodologías en una sola: Metodologías. Igualmente, bajo la denominación de “políticas” se han asociado directrices, recomendaciones y políticas como tales. Con esta dependencia surge la inquietud sobre el manejo de las guías de Software en la medida en que son documentos que llegan a la dependencia y deben mantenerse en el archivo de gestión donde son consultados permanentemente. Por ahora se manejan de manera personalizada pero se propone considerarlo como un producto más de la dependencia y entonces clasificarlo como una serie o subserie. Igual circunstancia se da en relación con las LICENCIAS de uso de los programas.

Al examinar lo dispuesto para esta dependencia por el artículo 20 del D.1292/94 se encuentra que no se está elaborando parte de las mismas especialmente aquello relacionado con los informes de necesidades prioritarias de información, y la definición de estándares en diseño y desarrollo de sistemas computacionales.

La producción documental de esta dependencia se fundamenta especialmente en las disposiciones establecidas por las resoluciones 2966 (para la generalidad de los procesos), 2542, 2390 y 2546 de 1998( especialmente en la producción de informes).

El valor primario de la producción documental es de tipo administrativo y legal. Este último es el caso de las licencias para uso de software.

3.1.2.6 Dirección De Desarrollo Científico Y Tecnológico.

Para esta

dependencia se toma la categoría “Concepto de Información General ” para designar un tipo particular de producción documental que versa sobre las solicitudes de información acerca de la investigación científica en salud,

procedimiento que se describe de manera pormenorizada en el manual. Lo mismo que para responder a requerimientos de asesoría.

A partir de lo anterior, se ha optado por diferenciar informes de asistencia técnica, informes de comisión y Conceptos de información general con base en estas consideraciones básicas: Se entiende que una comisión consiste en la designación de un funcionario para realizar una función delegada por el director y que debe ser cumplida fuera de las instalaciones del Ministerio. La asistencia técnica se entiende como una actividad de asesoría que se presta a diferentes usuarios tanto dentro como fuera de la institución; y los conceptos , son apreciaciones profesionales que se dan sobre un tema, por escrito y que versan sobre temáticas de dominio de quienes las produzcan.

La publicación del Boletín dejó de ser constante hasta 1987, posteriormente se han venido haciendo publicaciones esporádicas y últimamente se ha recurrido a la página web del ministerio como medio de divulgación.

Las bases de datos se han incluido a pesar de estar en proceso de conformación teniendo en cuenta que se trata de unidades documentales estructurales para la elaboración de una parte considerable de la producción documental de la dependencia en un futuro muy próximo.

Los tipos documentales en que podría verse reflejado el cumplimiento de las funciones establecidas para la dependencia en el artículo 21 del D.1292/94, y que no se elaboran en este momento tiene que ver con: recomendaciones de medidas regulatorias en desarrollo y trasferencia de tecnologías, políticas y normas para la trasferencia de tecnología, el diagnóstico sobre el desarrollo científico y tecnológico del sector, las políticas para la articulación de redes de investigación en el país y el exterior.

Algunos documentos facilitativos adicionales que se elaboran en esta dependencia y que pertenecen a unidades documentales generales de otras áreas son: Informes de Interventoría, Informes de actividades , términos de referencia, informes de ejecución de contratos.

Los Conceptos Técnicos están regulados por la R.5039 de 1994; los Estudios reciben su base legal principal del D.1292 de 1994, así como Estudios, Políticas, Planes, manuales y Conceptos Técnicos. El valor primario de la producción documental es de tipo administrativo.

3.1.2.7 Dirección De Cooperación Internacional. La producción documental de esta dependencia, en particular, se ha visto disminuida considerablemente por el hecho de que el personal que labora allí es mínimo y por tanto los frentes de acción que se tienen son muy pocos.

Lo anterior se encuentra relacionado con la circunstancia de que hoy en día no se estén elaborando documentos relacionados con el cumplimiento de algunas funciones a saber: metodologías y criterios de selección y evaluación de alternativas de cooperación, pautas y procedimientos para entidades descentralizadas en programas de cooperación internacional, relaciones de instituciones y personas que puedan desarrollar acciones de cooperación, relaciones de fuentes de información sobre CI, Protocolos o informes de promoción. Las bases normativas de la producción documental de la Dirección son el D. 1292/94 y la R.2966 de 1998. El valor primario de la producción documental es de tipo administrativo.

3.1.2.8 Dirección De Presupuestación Y Control De Gestión.

Para esta

Dirección las unidades documentales tales como: guías metodológicas, documentos guía y metodologías se han unificado en ésta última categoría. Los manuales e instructivos se han ubicado en la categoría única “manuales” por cuanto se trata de documentos cuya estructura, trámite i objetivo es igual.

Para este caso, la categoría estudios se englobó bajo la unidad documental “informe” por dos razones: 1. El estudio constituye un paso previo a la elaboración del informe y no representa un documento definitivo. Y 2. Los dos conceptos se manejan de manera indistinta por los productores documentales por lo cual han interiorizado algo que es evidente en la realidad, los dos, estudio e informe son elementos complementarios de un mismo proceso.

El Aval de la deuda Prestacional se ha considerado para esta clasificación como un informe, a pesar de ser reconocido con esta denominación por los productores documentales por cuanto presenta características estructurales y metodológicas que permiten clasificarlo dentro esta categoría.

Con base en su propia producción documental la dependencia proyecta las resoluciones par la distribución de recursos adicionales, para garantizar la atención de vinculados con base en norma preexistente, para una vigencia fiscal; distribución Plan nacional de Salud rural y apoyo a programas de desarrollo de la salud; y de distribución del situado fiscal - aportes patronales. También elabora los anteproyectos de presupuesto de funcionamiento e inversión. Tiene que ver igualmente con el Plan Financiero y el POAI, lo mismo que el plan de caja de los recursos de inversión de plan general de la nación, sistemas de control de gestión presupuestal y financiero, procedimientos de seguimiento y verificación de la utilización del presupuesto como una herramienta gerencial y análisis de resultados de los sistemas de control de gestión.

La base normativa de la producción documental de esta Dirección está dada por: Para los Conceptos, la ley 100 de 1993, Ley 344/96 y la R. 3007/97; para los consolidados, R.390 de 1994; para las metodologías y manuales, la Ley 344 de 1996, el Decreto 3007 de 1997; Para los informes, D.530/94, ley 344/96, Ley 60 de 1993 y R.390 de 1994; Para la generalidad de la producción se tienen las disposiciones establecidas por el D. 1292 de 1994.

El valor primario de la producción documental es de tipo administrativo, legal, jurídico, fiscal y contable.

3.1.3 Secretaria General.

La secretaria general no posee programas

constituidos por Acto Administrativo ni funcionan de manera informal; sin embargo, se llevan a cabo reuniones internas en donde se dan a conocer las actividades a realizar y que están dirigidas a todo el Ministerio, según lo dispuesto por el decreto 1292. Y en el articulo 14 del decreto ley 1050 de 1968.

Las funciones de la secretaría están delegadas en su mayoría en las direcciones y divisiones que dependen directamente de ésta; este es el caso de aquellas que dispone dirigir y coordinar las acciones relacionadas con la administración del Ministerio, en materia de gestión financiera, contratación, gestión del recurso humano, conservación, mantenimiento de la planta física y de los recursos materiales, las cuales están siendo desempeñadas por la división financiera, servicios generales y la oficina de contratación. Al igual que otras funciones como la de coordinar en asocio con las demás dependencias, la identificación de las necesidades de formación del recurso humano del Ministerio.

La formulación de las políticas en materia administrativa y financiera para todas las dependencias del Ministerio, es una función inherente a la dependencia y

está decantada en los documentos denominados “comunicaciones”, que esta secretaría puede emitir y cuyos originales guarda de acuerdo con la resolución 8457/93 que adopta el reglamento para el tramite de correspondencia, y la resolución 3773/96 modificatoria de este reglamento, en relación con las firmas autorizadas para poder suscribir circulares internas o externas al Ministerio.

La representación del Ministerio, por delegación del Ministro, en los actos de carácter administrativo que así lo ameriten, y en especial en la ordenación del gasto, de conformidad con las normas vigentes sobre la materia, al igual que la orientación de la preparación de los proyectos de decreto, de resolución y demás actos de carácter administrativo que deban someterse a la aprobación de las instancias competentes son funciones propias de la Secretaría general. La ordenación del gasto esta delegada en la División financiera, pero la representación del ministerio es indelegable, lo mismo que el manejo que la secretaría hace de las resoluciones de todo el Ministerio, radicándolas y guardando los originales en consecutivo.

Los documentos que produce la secretaría tienen un valor primario de carácter administrativo, en la medida que son documentos que permiten responder a una necesidad administrativa mientras dure su tramite y son importantes por su utilidad referencial para la planeación y la toma de decisiones; y legal porque sirven de testimonio ante la ley, esta conceptualización se hace extensiva a las demás dependencias que se trabajaran cuando posean el mismo carácter.

La categorización de los documentos que se producen en esta secretaría esta dada en tres grupos: 1. El de las resoluciones: que se elaboran en las distintas dependencias y que deben pasar a revisión y aprobación de la secretaría general para posterior firma de l Ministro.

2. El de las comunicaciones: categorizadas en circulares externas o internas, notas internas que a pesar de no ser exclusividad de esta dependencia también las realiza, y los memorandos que tendrían características relativas a aspectos laborales. 3. Las actas que se realizan en reuniones internas y que igual pueden poseer otras dependencias.

Existe al interior del Ministerio una serie de procedimientos denominados comunes en los cuales intervienen distintas dependencias, pero a pesar de que en estos procesos ya se ha detectado la unidad documental y la oficina productora, es importante mencionarlos para cada dependencia con el fin de llevar un registro de sus actuaciones es la forma de documentación adicional. Para la Secretaría sería relevante lo que tiene que ver con la elaboración, seguimiento y evaluación del POA, que es unidad documental de la dirección general de planeación.

Los procedimientos identificados en el manual sin duda alguna derivan en unidades documentales, por ello la revisión de estos ha sido una herramienta importante y que para este caso refleja lo detectado en las entrevistas sostenidas con los productores documentales.

3.1.3.1 Dirección Administrativa Y Financiera. Esta dirección esta amparada normativamente en el Decreto 1292 y en algunas resoluciones como la 3895/96 en la cual se delegan funciones de nacionalización de bienes perecederos y no perecederos.

Sus funciones al igual que en la secretaría general están delegadas en sus divisiones, como la dirección de la administración de los suministros e insumos que requiere el Ministerio y, subsidiariamente, aquellos que demande el sistema de salud, buscando garantizar la adecuada y oportuna disposición de

los elementos necesarios para su normal funcionamiento ( división de servicios generales) y la orientación de los recursos financieros del ministerio, según las normas y procedimientos establecidos, para garantizar una ágil y eficaz administración de los mismos ( división financiera); otras funciones como la de tramite y análisis de los asuntos de carácter administrativo interno se reflejan en proyectos de resolución y notas internas pero, como ya se argumentaba, son unidades documentales de la secretaría general. Por otro lado la orientación y coordinación que debe realizar en el manejo de los recursos esta dada por comunicaciones internas más que por políticas, planes o programas que tengan un soporte documental.

Los documentos de la dirección poseen una valoración administrativa, ya que mediante ellos se coordina y se dirige el manejo de los recursos, también se hace seguimiento a un proceso tan técnico como el de las importaciones (Nacionalización de Bienes Perecederos y No Perecederos); sus unidades documentales no poseen una valoración primaria financiera en la medida en que las funciones técnicas de éste tipo han sido delegadas a la división financiera.

La dirección administrativa y financiera posee una característica especial en cuanto a la definición de sus unidades documentales, y que es importante considerar; todas sus funciones tienen que ver con procesos comunes es decir con acciones de revisión, autorización de documentos como contratos, convenios, proyectos de resolución, el POA de la dirección, etc., pero ninguno lo produce directamente, ni conserva sus originales. El manual de procedimientos identifica dos procesos para esta dirección, la nacionalización de bienes, en los cuales no produce ningún tipo de documento, pero es la única instancia del Ministerio que intervenía en el proceso con la DIAN, esto obliga a poseer copias de tipos documentales tales como la licencia de importación, la guía aérea etc., y algunos originales como el certificado de

disponibilidad presupuestal; por ello en esta ocasión la unidad documental lleva el nombre del proceso y no de un documento.

Por otro lado posee un listado de proveedores en cinta magnética e impresos que le permiten tener a la mano una relación completa de ofertas para suministros y equipos.

3.1.3.2 División Financiera. Esta división cuenta con el programa de ejecución y el programa de Tesorería que ejercen funciones propias del decreto 1292 y en concordancia con la ley 38, el decreto 111, la ley de presupuesto y el estatuto orgánico de presupuesto.

La división financiera posee una particularidad y es que cada función produce un documento especifico, con distinta naturaleza pero complementarios; este es el caso del programa anual de caja, los certificados de disponibilidad presupuestal, los informes de ejecución y de reservas de apropiación y los estados financieros, etc. Igualmente, produce documentos en colaboración con otras dependencias como el anteproyecto de presupuesto de funcionamiento que es unidad documental de la dirección general de planeación, y el anteproyecto del presupuesto general que es unidad documental de la dirección de gestión financiera.

Por otro lado hay funciones que dan lugar a la producción de unidades documentales que contienen aquellas producto de otras funciones, por ejemplo: La expedición del certificado de disponibilidad presupuestal involucra el registro de los contratos que celebra el Ministerio y que es otra función que ordena el decreto 1292, esta observación es importante tenerla en cuenta a la hora de evaluar la tabla de retención.

Los informes de esta división tienen un destino externo al ministerio ya que la Contraloría, el Ministerio de Hacienda y la Dirección del Tesoro Nacional, los exigen continuamente para ejercer su control posterior y selectivo, de allí que su valoración sea Fiscal en la medida que son útiles para la vigilancia por parte del tesoro o hacienda publica

El manual de procedimientos describe, sin ninguna diferenciación con las entrevistas, los procesos que producen unidades documentales; su valoración además de la ya mencionada es contable, pues en los documentos se soporta el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y los movimientos económicos del Ministerio. La producción documental de esta dependencia se categoriza en informes, solicitudes, programas, certificados y estados financieros; también es relevante precisar que en la unidad documental estados financieros, se esta involucrando todo el proceso contable y de tesorería, de allí que encontremos tipos documentales como, boletín diario de caja, libro auxiliar, libro mayor, estado de pérdidas y ganancias, balance general entre otros.

3.1.3.3 División De Almacenes. El decreto 1292 faculta a esta dependencia para programar las necesidades de bienes e insumos requeridos para el buen funcionamiento del Ministerio a través de la elaboración del Plan general de adquisiciones; y lo relativo al sistema de inventarios y mecanismos de control para el ingreso y salida de elementos, con lo cual se da respuesta a los pedidos de las dependencias o funcionarios.

La división de almacenes debe rendir informes de “solicitudes pendientes” a la dirección administrativa y financiera según el manual de procedimientos, y de “adquisición y de estandarización” según el decreto 1292; sin embargo, ninguno de los dos se esta realizando, pero se tienen en cuenta para efecto de la conformación de unidades documentales por estar vigentes en la norma.

La valorización de estos documentos es administrativa, ya que permite una cierta clase de control en la medida en que identifica responsables sobre los bienes muebles del Ministerio y lleva un registro completo de las existencias y stock de almacenamiento. Los documentos pertenecientes a esta dependencia se han caracterizado de forma única dentro del Ministerio, teniendo en cuenta que producen inventarios, así como el Plan de adquisiciones y las ordenes de ingresos y egreso; estos guardan estrecha relación con los procedimientos inscritos en el manual.

3.1.3.4 División De Servicios Generales. Cuenta con un grupo interno de trabajo denominado centro de documentación el cual esta creado según resolución 3184/95; la división basada en el decreto 1292 cumple funciones de organización de los servicios de transporte, mantenimiento, aseo, radio comunicaciones, archivo, correspondencia, normas de seguridad.

El centro de documentación por delegación debe proponer las normas técnicas y de procedimientos para la recepción, conservación, clasificación, análisis y distribución de la documentación que configura el sistema de correspondencia y archivo del Ministerio. Adicionalmente a la función de dirigir la aplicación de estos procesos, la División debe asumir los procesos de sistematización de la documentación, de conformidad con las disposiciones del Archivo General de la Nación (tablas de retención documental), además de garantizar el eficiente y eficaz manejo de la correspondencia interna y externa del Ministerio.

Las funciones de las que habla el decreto 1292 están siendo desarrolladas básicamente sobre dos unidades documentales (solicitudes y listados), las solicitudes están diseñadas en formatos, creados por funcionalidad por la misma dependencia y de acuerdo con el servicio que se presta, transporte, mantenimiento, servicio de aseo y cafetería; dentro de estas solicitudes existen otras que se han denominado de vigilancia y seguridad en las cuales se tiene

un control del personal que sale de las instalaciones después de las siete de la noche, de la salida de equipos, de entrada de equipos portátiles, control de visitantes, control de asistencia de los celadores y por ultimo el de servicio de fax, que también es un formato. Todos estos son archivados cronológicamente.

La confrontación del decreto 1292, manual de procedimientos y entrevistas realizadas permite observar que la única función que no se esta realizando es la que tiene que ver con el apoyo a las acciones de la red nacional de radiocomunicaciones que coordina la subdirección de urgencias, emergencias y desastres y que, según el funcionario entrevistado, ha tenido una autonomía total por parte de la subdirección y por ende no amerita la intervención de servicios generales.

La valoración de esos documentos es administrativa y permiten al igual que en la división de almacenes mantener un control sobre la prestación de servicios; sus unidades documentales están clasificadas en solicitudes y listados, estos últimos también pertenecen a otras dependencias como la de desarrollo de personal y algunas direcciones técnicas, pero con la particular función de servir de relación a los distintos manejos que se le dan a la correspondencia por parte del centro de documentación.

3.1.3.5 División De Desarrollo De Personal. La división posee tres comités, el de salud ocupacional, el de incentivos y estímulos, y el de bienestar social, cada uno desempeña funciones en áreas determinadas bajo el amparo del decreto 1292/94, de la ley 443/98, del decreto 1572/98, el decreto 1568/98, etc. Pero sus unidades documentales están reducidas a actas.

La división de desarrollo de personal, debe cumplir funciones de administración de personal teniendo en cuenta los procesos de vinculación, reclutamiento, concurso, selección e inducción al servicio de los funcionarios, el desarrollo del

personal, la aplicación de los procesos de capacitación, formación y procesamiento, la aplicación y registro del sistema de evaluación del desempeño, proponiendo y desarrollando esquemas y manuales de valoración de empleos, requisitos mínimos, funciones por cargo y escalas de remuneración, al igual que el desarrollo de programas de bienestar social, salud ocupacional y un completo manejo de la carrera administrativa.

Las anteriores funciones se circunscriben a unidades documentales muy puntuales como la “historia laboral” en donde se allegan todos los tipos documentales que tienen que ver con el nombramiento, la permanencia y retiro de los funcionarios; La unidad documental “convocatoria” en donde se tienen en cuenta los tipos documentales del proceso desde el proyecto de convocatoria hasta la conformación de la lista de elegibles. Además se producen los programas de bienestar social y salud ocupacional, junto con el plan institucional de capacitación. Por otro lado, es función de la dependencia el manejo de la nomina en la cual se tienen en cuenta las novedades del mes, como vacaciones, prima técnica, permiso no remunerado, retiro, etc.

El valor primario de sus documentos es de tipo administrativo, legal en el caso de las convocatorias y carrera administrativa, y jurídica ya que de esos procesos se derivan derechos y obligaciones regulados por el derecho publico y común; se clasifican en unidades documentales únicas, debido a la especificidad de sus funciones. El manual de procedimientos descri be de manera general las unidades documentales que se pueden identificar a partir del decreto 1292, lo cual guarda estrecha relación con las entrevistas realizadas.

3.1.3.6 Oficina De Contratación E Interventoría. Cuenta con dos programas, el de contratación y el de Interventoría los cuales ejercen funciones propias del decreto 1292 y bajo los lineamientos de la ley 80 de 1993 y sus reglamentarios.

Esta dependencia ejecuta sus funciones a través de la unidad documental (contratos) en ella compila todos los tipos documentales que se producen tales como la minuta, las pólizas de cumplimiento, el certificado de existencia y de representación legal, etc. , hasta los procesos de Interventoría que se anexan al contrato; es importante dejar en claro que no existe unidad documental producto del programa de Interventoría por que todos los informes que realizan son parte sustancial del contrato y no pueden desligarse.

Sus documentos poseen un valor primario de tipo administrativo, legal y jurídico, en la medida en que al contratar, están las partes firmantes aceptando ejercer derechos y obligaciones, a la vez que son documentos que sirven de testimonio ante la ley.

3.1.4 Dirección General De Gestión Financiera. La Dirección General de Gestión Financiera cuenta con dos subdirecciones: Gestión de crédito externo y

Fondo de Solidaridad y Garantía. Ni la Dirección ni ninguna de sus

Subdirecciones cuenta en este momento con programas a su cargo.

Además de las funciones descritas en el Decreto 1292 de 1994 para la Dire cción General de Gestión Financiera y sus respectivas subdirecciones, encontramos que la producción, trámite y conservación de algunos documentos están regulados por la Ley de Presupuesto y por documentos que el Ministerio de Hacienda, la Contraloría y la Contaduría envían en formatos para diligenciar, lo mismo que algunos documentos CONPES. En general todos los documentos se encuentran regulados por estas disposiciones. La producción documental de la Dirección General de Gestión Financiera posee valor primario de tipo administrativo ya que facilita la gestión y la toma de decisiones; además produce documentos con valor contable y fiscal.

La mayoría de documentos que produce son informes de estado y seguimiento de los recursos asignados a cada programa; sin embargo ninguna subdirección firma los informes sino que lo hace la Dirección General.

La Dirección General debe producir por función estudios, investigaciones , análisis,

esquemas

de

financiamiento

externo,

estudios

financieros,

metodologías y actas, estas últimas en ejercicio de la Secretaría técnica del Fondo de Solidaridad y Garantía.

En la descripción de los documentos obtenidos a través de la entrevista, encontramos estudios que se fusionan con las investigaciones y los análisis que deben realizar; en tanto que los esquemas de financiamiento externo se encuentran inmersos en las metodologías que produce la Dirección; además genera conceptos técnicos en desarrollo de su labor.

3.1.4.1 Subdirección De Gestión De Crédito Externo. La Subdirección de Gestión de Crédito Externo no tiene ningún programa, aunque su gestión este orientada a la consecución de recursos para algunos programas del Ministerio de Salud, que dependen de otras subdirecciones.

La normatividad que regula la producción de sus unidades documentales se encuentra en documentos CONPES, documentos legales que expide el Ministerio de Hacienda y la Ley de Presupuesto.

El cumplimiento de las funciones de esta subdirección se traduce esencialmente en la elaboración de informes de seguimiento y control de cada uno de los créditos externos que se tramitan, y complementando esta labor diseñan fichas técnicas que facilitan el seguimiento.

Por el listado de funciones descrito en el Decreto 1292 de 1994 debe generar análisis, investigaciones, estudios económicos y financieros y llevar un registro sobre la ejecución de los créditos.

De acuerdo con lo anterior se pudo identificar que se elaboran análisis sobre posibilidades de financiamiento, informes de seguimiento y control, conceptos técnicos, actas de comités. En el manual de procedimientos aparece que corresponde a la subdirección la elaboración de las actas de entrega de equipos, pero en este momento no se están realizando. Además se encuentra numerada como octava función la de realizar estudios económicos y financieros pero como no han sido solicitados por ninguna entidad, no se han realizado.

3.1.4.2 Subdirección Fondo De Solidaridad Y Garantía. Con el objeto de aumentar la cobertura y el incremento de la eficiencia de la seguridad social e n salud, en particular para la población más pobre del país, la Ley 100 de 1993 creo el FONDO DE SOLIDARIDAD Y GARANTÍA, el cual se compone de cuatro subcuentas: 1. Subcuenta de compensación 2. Subcuenta de solidaridad 3. Subcuenta de promoción 4. Subcuenta de riesgos catastróficos Esta subdirección no tiene a su cargo ningún programa.

Estudios, evaluaciones e informes, son los documentos que por función la subdirección debe generar y así se está haciendo; produce informes de seguimiento y control, informes de evaluación, conceptos.

Adicionalmente, en el manual se encuentra que esta subdirección responde por la elaboración de certificados de disponibilidad presupuestal, de los cuales no

se obtuvo información a7lguna en la encuesta aplicada, sin embargo su trámite aparece en el Manual de Procedimientos.

Al igual que otras dependencias del Ministerio de Salud elabora su programación presupuestal, elabora y evalúa su Plan Operativo Anual , lo mismo que la programación y los ajustes a su Programa Anual de Caja. La documentación producida tiene una valoración primaria de carácter administrativo y fiscal.

3.1.5 Dirección General De Seguridad Social. La dirección general de Seguridad Social, básicamente emite conceptos generalmente a otras instituciones o personas naturales sobre EPS, régimen subsidiado, o salud ocupacional. Estos conceptos pueden ser de información a personas naturales o jurídicas según la ley 190 de 1995 o definen la contratación de servicios de salud con las Entidades Territoriales o entidades privadas según decreto 1664 de 1994 y 723 de 1997. Según el tema delega a las subdirecciones de Régimen subsidiado, Subdirección salud ocupacional o Subdirección de EPS.

Además el director actúa como Secretario del Consejo Nacional de Seguridad Social, por lo que aquí se conserva el archivo de dicho consejo el cual se compone de actas, acuerdos del consejo, políticas, directrices y en general documentos técnicos.

Es necesario mantener gran cantidad de la información sobre conceptos, y archivo de años pasados, puesto que en muchas ocasiones las consultas son parecidas en los temas y situaciones, por lo que se encuentra archivo desde hace cuatro años.

3.1.5.1 Subdirección De Entidades Promotoras De Salud Y Subdirección De Régimen Subsidiado. Las subdirecciones emiten conceptos que encarga la

dirección según el tema, generalmente son serie de la dirección debido a que esta es la que firma y resuelve. En casos que no revisten mayor importancia, el subdirector puede firmar y enviar el concepto. Los planes de actividades son consolidados en la dirección.

3.1.6 Dirección General De Descentralización Y Desarrollo Territorial. El Gobierno Nacional mediante Decreto 1292 de 1994, reestructuró el Ministerio de Salud y en el Titulo IV, artículos 38 a 41, señaló las funciones de la Dirección General de Descentralización y Desarrollo Territorial y las Subdirecciones de Políticas de Descentralización, Asistencia a Entidades Territoriales y Participación Social.

La base legal en la que se encuentra enmarcada la documentación de la Dirección General de Descentralización y Desarrollo Territorial corresponde a funciones asignadas por el mismo Decreto 1292 de 1994, por algunos artículos constitucionales que se refieren a diferentes aspectos de las Entidades Territoriales, también leyes como : la ley 60 de 1993, la ley 10 de 1990, la ley 100 de 1993, la Ley de 152 de 1994, la ley 344 de 1996 y Decretos como el 1770 de 1994 que regula la certificación de requisitos para la administración autónoma de recursos del Situado Fiscal para salud por parte de los departamentos y municipios, el Decreto 530 de 1994 que define la naturaleza, el objetivo y la organización del Fondo Nacional del Pasivo Prestacional del Sector Salud y sobre el cual la Dirección General de Descentralización y Desarrollo Territorial actúa como secretaria técnica, función que genera como documento las actas que se refieren a reuniones del Consejo administrador.

La función número nueve indica que junto con la Dirección de Presupuestación debe realizar los estudios conducentes al calculo del Pasivo Prestacional pero en la encuesta no se hizo mención de este documento, sin embargo aparece en el manual de procedimientos la realización de análisis conducentes a

consolidar, registrar y elaborar los estados financieros mensuales del Fondo del Pasivo Prestacional.

Las unidades documentales producidas por la Dirección General de Descentralización y Desarrollo Territorial se determinan como de valor administrativo, esto basado en criterios generales como su uso, frecuencia y las normas que las regulan.

La encuesta sobre estudio de producción documental fue aplicada a la Dirección General, a sus tres subdirecciones y a sus cinco programas. En estas se identificaron documentos que aunque tienen su origen ahí su disposición final depende de otra oficina como es el caso de los proyectos de resolución, los términos de referencia, las certificaciones de cumplimiento de requisitos que finalmente se convierten en resoluciones que dependen de Secretaría General.

Documentos técnicos que permiten desarrollar el quehacer de esta oficina elaborados en CD, cartillas, entre otros, no se pueden seguir produciendo por el recorte presupuestal.

3.1.6.1 Subdirección De Políticas De Descentralización. La Subdirección de Políticas de Descentralización tiene el Programa de Estrategias de Descentralización que no ha sido legalizado por resolución, pero trabaja en desarrollo de las funciones de la Subdirección y su documentación hace parte de esta.

Las funciones de la Subdirección consignadas en el Decreto 1292 de 1994 generan políticas, planes, programas, estrategias, instrumentos que en la realidad se traducen en informes de comisión, metodologías que comprenden

los lineamientos metodológicos, las guías, los manuales, los documentos guías, las cartillas y las estrategias, también documentos técnicos y conceptos.

Esta subdirección participa en la certificación departamental del cumplimiento de requisitos revisando el paquete documental que corresponde y dando su visto bueno, finalmente se convierte en resolución y por esto no se incluye dentro de la producción documental de la dependencia. Gracias a la asistencia técnica que presta puede enriquecer sus documentos y actualizar cada una de sus versiones.

3.1.6.2 Subdirección De Participación Social.

La Subdirección de

Participación Social cuenta con dos programas: Control Social de la Gestión y Gestión Social de la Salud, como en el caso anterior los programas no han sido adoptados por resolución, al primero lo denominan actualmente Gestión y al segundo Metodologías.

Según las funciones descritas en el Decreto 1292 de 1994 la subdirección debe elaborar políticas y estrategias de participación social, hacer la evaluación de los procesos de asociación solidaria, metodologías, estudios y demás que genere la asistencia técnica.

Resultados de la encuesta presentan que la subdirección está elaborando conceptos técnicos y de información general, informes de comisión, de evaluación y de asistencia técnica; las metodologías incluyen los manuales y las cartillas, también hacen políticas, actas y diligencian derechos de petición. Lo que nos permite deducir que la subdirección, en cuanto a producción documental, cumple con lo especificado en el Decreto 1292 de 1994 y el Manual de Procedimientos aprobado por resolución 2966 de 1998.

De acuerdo con lo estudiado, la documentación de esta subdirección tiene valoración primaria administrativa.

3.1.6.3 Subdirección De Asistencia A Entidades Territoriales.

La

Subdirección de Asistencia a Entidades Territoriales cuenta con dos programas : Asistencia Técnica y Pasivo Prestacional, los cuales tampoco han sido creados legalmente, la subdirección enfoca su trabajo exclusivamente hacia el tema de la asistencia técnica, haciendo las veces también de jefe de programa; el programa de pasivo prestacional, bajo la dirección de un jefe, desempeña su labor en forma totalmente independiente de la subdirección, no existe ningún direccionamiento, ni coordinación con esta jefatura. El trabajo se realiza directamente con el Director de Descentralización y Desarrollo Territorial

Debe generar por función informes, modelos de planeación, de diseño organizacional, de gestión administrativa y de gestión financiera, estrategias, metodologías de evaluación del desempeño administrativo, del control interno, del control de gestión, del control de resultados y metodologías del cálculo del pasivo prestacional sectorial; planes de supervisión y de asistencia técnica y normas administrativas.

La encuesta aplicada mostró como documentos pertenecientes a la subdirección: informes de asistencia técnica, de comisión; documentos técnicos que comprenden modelos, estrategias, metodologías en temas como promoción y prevención, carrera administrativa, área financiera y otros; la realización de estudios que pueden ser análisis o investigaciones y la emisión de conceptos de carácter técnico o que corresponden a temas de información general.

3.1.7 Dirección General De Promoción Y Prevención. Teniendo en cuenta las funciones descritas en el decreto 1292 de 1.994, y la Ley 100 de 1.993, la Dirección

General

de

Promoción

y

Prevención,

realiza

de

manera

complementaria con las diferentes subdirecciones y programas, las diferentes actividades descritas allí:

La producción documental de esta dirección, se podría categorizar dentro de la documentación de valor primario de tipo administrativo, ya que responde a una necesidad de gestión dentro del marco del cumplimiento de las funciones establecidas, pero primordialmente tiene valor secundario o valor permanente en el sentido de servir como documentación de carácter técnico que sirve de referencia o de marco conceptual para la realización de políticas, planes, programas, proyectos y normas en materia de promoción de la salud y prevención de las enfermedades, además de constituirse como documentos de carácter informativo que dan a conocer la situación de salud actual del país, y permiten la atención primaria en zonas calificadas como “de alto riesgo” en las que el Ministerio de Salud debe desarrollar políticas de prevención, que permitan disminuir el índice de mortalidad de enfermedades principalmente infectocontagiosas. Algunos documentos producidos por la dirección poseen valor legal ya que han sido elaborados y adoptados por medio de acuerdos expedidos por el Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud y que son de obligatorio cumplimiento por las instancias a las que son referidas.

3.1.7.1 Oficina De Epidemiología. Es la encargada de elaborar y mantener actualizado el diagnóstico de la situación de salud en el país y de promover la realización de estudios epidemiológicos, etiológicos, demográficos y de pronóstico del curso de las enfermedades, entre otras. Mediante la documentación producida, permite mantener informada a gran parte de las instituciones y personas encargadas de la salud en el país, por tanto podríamos valorizar su producción documental como secundaria o de carácter histórico ya

que la información contenida en sus documentos son testimonio de la situación de salud pública del país a través de los años. Uno de los documentos más importantes producidos por la oficina, es el “Boletín Sivigila” o Boletín de Vigilancia Epidemiológica, el cual es elaborado por un grupo de profesionales expertos en las diferentes epidemias que afectan nuestro país y el cual se constituye como medio de información y guía para los diferentes usuarios; Los principales documentos producidos son de carácter técnico, ya que han sido elaborados por medio de estudios e investigaciones sobre los temas referidos.

3.1.7.2

Subdirección

De

Acciones

Prioritarias.

Es

la

encargada

principalmente de coordinar las tareas y actividades que deben desarrollarse para garantizar la promoción y prevención de la salud, por cuanto su documentación constituye marco técnico para la elaboración de diferentes proyectos de acciones prioritarias que en materia de promoción, prevención, vigilancia de la salud pública y saneamiento básico, (por lo cual podríamos clasificarlos dentro de la valoración administrativa) son de gran importancia en la atención de prioridades del Ministerio de Salud. Estos documentos han dado la pauta para atender las urgencias y constituir proyectos de emergencia por ejemplo, en Mitú, la emergencia del Eje Cafetero, el manejo de desplazados, los proyectos de saneamiento, zoonosis, vigilancia en salud pública, población desplazada, vacunación, atención de la población de tercera edad, desechos sólidos, desechos líquidos, entre otros, por lo cual estarían también dentro del grupo de producción con valor legal aunque para su aplicación deban ser adoptados con una comunicación del Ministro de Salud o del Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud.

3.1.7.3 Subdirección De Promoción. Dentro de la Subdirección de Promoción encontramos tres programas a saber: Programa de Comportamiento Humano, Programa de Desarrollo Humano y el Programa de Educación.

Encontramos un tipo de documentación metodológica que permite al sector de la salud en general, tener un marco que guíe y de referencia de las acciones que en materia

de promoción de la salud pueda desarrollar, mediante la

participación de la comunidad, los entes gubernamentales y los no gubernamentales. Dichos documentos los clasificamos dentro de la valoración primaria administrativa en el sentido de que constituyen recurso primordial para la administración de la comunidad en general. Encontramos por ejemplo, las estrategias de fomento de factores de protección, que son documento s que cumplen funciones de promoción para la salud en los temas que tienen que ver con: manejo de emociones, pensamiento creativo, manejo de estrés, farmacodependencia, entre otros; Son de gran importancia también, las guías y normas que permiten tratar los siguientes temas: Psiquiatría comunitaria y social, rehabilitación psicosocial, salud mental, maltrato infantil, etc. Existe una Política Nacional (Política Nacional de Salud Mental), la cual posee valor legal ya que es adoptada y cumplida por todos en las que recaiga sus pautas.

3.1.7.4 Subdirección De Prevención. La Subdirección de Prevención trabaja conjuntamente con el Programa de Salud Bucal, el Programa de Patologías Generales

Crónicas

y

Degenerativas,

el

Programa

Ampliado

de

Inmunizaciones, el Programa de Patologías Infecciosas y el Programa ETS VIH - SIDA.

Realiza acciones, principalmente en las actividades relacionadas con el Plan Obligatorio de Salud en lo que tiene que ver con acciones de promoción y prevención, actualmente están trabajando en las normas y guías (en lo que tiene que ver con acciones de demanda inducida, diagnóstico precoz y enfermedades de interés en salud pública) que exige el Consejo Nacional de Seguridad Social de conformidad con el Acuerdo 117, las cuales serán elaboradas por cada programa. Los estudios de Investigación se realizan principalmente por programas: en el programa de Patologías Infecciosas

Crónicas y Degenerativas se esta desarrollando el de quimiorresistencia para medicamentos contra la tuberculosis, en el programa de SIDA un estudio centinela de seropositividad del virus. Los Documentos de carácter técnico y metodológico que se elaboran, dan marco para conocer la situación actual del país en enfermedades de interés en salud pública: enfermedades infecciosas, enfermedades crónicas, salud bucal, enfermedades de transmisión sexual, etc., por lo cual podríamos valorizarlos como documentos administrativos en el valor primario y documentos con un valor secundario de tipo legal en su sentido de testimonio de una situación especifica en el país.

3.1.7.5 Subdirección De Ambiente Y Salud. La Subdirección de Ambiente y Salud cuenta con el Programa de Riesgos Físicos y Biológicos, el Programa de Riesgos Químicos, y el Programa de Alimentos

mantiene la reserva de

documentos técnicos de gran importancia que constituyen material único, como la custodia de expedientes toxicólogos, además de los estudios realizados sobre temas que son de interés nacional por la importancia que tienen para la salud pública: calidad del agua, aire, suelo, residuos y desechos peligrosos, establecimientos y espacios públicos, etc., por tanto dichos documentos poseen un valor secundario permanente. Una de sus funciones es proponer y orientar la formulación de políticas, planes, programas, proyectos, normas y procedimientos dirigidos a la prevención y control de factores de riesgo epidemiológicos que puedan afectar la salud humana, dichos documentos son elaborados principalmente en conjunto con la Dirección General (quien finalmente da su aprobación), por lo cual no constituyen producción de esta Subdirección, excepto en su parte técnica. Estos documentos poseen un valor primario administrativo por su utilidad en la toma de decisiones.

3.1.8 Dirección General De Desarrollo De Servicios De Salud. Esta dirección esta al

mando del programa de recursos físicos en forma

directa, con esto no se quiere dar a entender que los demás programas con los que cuenta no estén a su cargo sino están descentralizados a través de subdirecciones como lo veremos más adelante. Con respecto a sus funciones se observa

que son extensas y que debería presumirse

una mayor producción de Unidades Documentales, lo cual no se refleja en el listado realizado debido a la descentralización funcional que se da a través de las subdirecciones, divisiones y programas.

La normatividad

empleada

para

producción y trámite de sus Unidades

Documentales esta basada principalmente en la Constitución Política en: Artículo 48, Artículo 339, Artículo 366 , Ley 190 de 1995, Ley 200 de 1995, al igual que la normatividad vigente en lo concerniente a construcción. Los procesos mediante los cuales se obtienen estas Unidades Documentales concuerdan satisfactoriamente con lo estipulado en la resolución 2966 de julio 28 de 1.998 que dio viabilidad

al manual de procedimientos. Es

pertinente mencionar que en esta dependencia se realiza una mayor Producción Documental, que por estar implicada con otras dependencias hace parte de un solo proceso que se desencadena finalmente en otra área y por tanto no figura como Unidad Documental de esta dirección. Este es el caso de los Informes de Gestión que producen todas las dependencias del ministerio pero que finalmente reposan en el Despacho del Ministro, esto por ser una función de su competencia.

El valor primario que posee esta clase de Unidades Documentales es de tipo Administrativo y Jurídico, dado que desarrolla funciones generales que poseen este carácter.

3.1.8.1 Subdirección De Urgencias, subdirección

cuenta

con

dos

Emergencias

programas

a

Y Desastres. Esta

su cargo, los cuales

contribuyen al cumplimiento satisfactorio de las funciones que le fueron conferidas. La mayoría de la normatividad para la producción y tramite, está relacionada con aquella que da lugar a sus mismas

funciones,

y a

través de la Ley 190 de 1995 , Ley 200 de 1995, Ley 100 de 1993 ,Resolución 5165 de 1994, al igual que lo contemplado procedimientos. metodología

Se aprecia

además

una

gran

en el manual de similitud

entre la

descrita en las entrevistas respecto a los procedimientos

utilizados para la generación de Unidades Documentales con lo descrito en el manual de procedimientos de esta área. Esta dependencia también produce Proyecciones de Resolución, Informes sobre Emergencia y Alertas Amarillas, pero como son documentos que interviene en un proceso conjunto con otras dependencias y no constituye objeto de estudio en esta área sino en aquella donde reposa el original.

La valoración primaria que se le debe dar a estas Unidades documentales es de tipo administrativo.

3.1.8.2 Subdirección De Instituciones Prestadoras De Salud . Esta es la subdirección ( de la dirección de desarrollo de servicios de salud ), que cuenta con mayor numero de programas debido a la gran cantidad de funciones que le han sido conferidas. Cada programa cumple actividades diferentes con

el

propósito

de dar cumplimiento a la totalidad de las

funciones asignadas a la subdirección; debido a esto se observa una gran producción

de

Unidades

Documentales y, a diferencia de las demás

subdirecciones, aquí se presenta un manejo de los procesos

para su

producción y tramite que no concuerda con lo estipulado por el manual de procedimientos. La producción de algunas Unidades Documentales está determinada por procesos elaborados por cada uno de los funcionarios

que realizan dichas actividades como es el caso de la elaboración de las metodologías, políticas y planes.

La normatividad que rige su producción y trámite esta contemplada por el Decreto 1292 del 22 de junio de 1.994, Ley 200 de 1995 ,Ley 100 de 1993, Ley 190 de 1995, la Constitución Política en: Articulo 48, Articulo 49, Articulo 366 entre otras. La valoración primaria de este tipo de Unidades es de tipo administrativo, Jurídico y legal.

3.1.8.3 Subdirección De Servicios Farmacéuticos Y Laboratorio . Esta subdirección

cuenta

con

dos programas

para la realización de sus

actividades con respecto a las funciones que le fueron asignadas. Como hecho notorio se observó que en el Programa de laboratorio toda la producción de Unidades Documentales se realiza mediante la celebración de convenios.

La normatividad

que rige la producción y trámite de estas Unidades

Documentales, esta dada por el Decreto 1292 del 22 de junio de 1.994, la Ley 200 de 1995, la Ley 190 de 1995, Ley 80 de 1993 y la Ley 152 de 1994. En lo que respecta elaboración

a los procesos llevados a cabo para la

de las Unidades que no se realizan a través de convenios se

aprecia mucha similitud con lo descrito en el manual de procedimientos.

Es importante mencionar que aquí se producen otro tipo de documentos, que al pertenecer a un proceso delegado o concerniente con otra dependencia no permite su conservación como parte de la clasificación de esta dependencia; tal es el caso de los Informes de Interventoria Técnica que es una función delegada por la Oficina de Contratación e Interventoria, razón por la cual esta Unidad Documental hace parte de esta Oficina aunque la labor la hubiese realizado otra.

La valoración primaria que poseen este tipo de Unidades

es de tipo

administrativo y Juridico.

3.1.8.4 Subdireccion

De

Gestion De

Servicios

De

Salud.

Esta

subdirección cuenta con el apoyo de dos divisiones ( Registro de Acreditación y Atención a la Comunidad),

con

las

que

comparte la

realización de sus funciones , ya que estan muy relacionadas con aquellas específicas de las divisiones en mención. En esta subdirección, como se puede observar, la Producción Documental

es baja ya que, como se

indico anteriormente, el apoyo que brinda las dos divisiones hace que algunas

de las funciones sean asimiladas por ellas.

El proceso mediante el cual se genera la Unidad Documental “Informe de Gestión” con respecto a la Situación Hospitalaria no está estipulado dentro del manual de procedimientos ya que ha sido realizado con parámetros fijados por los funcionarios que ejercen dicha función. Respecto a las dos Unidades restantes se observa un proceso homogéneo con lo descrito en la

Resolución 2966 del 28 de julio de 1.998 que adopta el manual de

procedimientos.

La reglamentación para la producción y tramite de este tipo de documentos esta consagrada en la funciones establecidas por el Decreto 1292 del 22 de junio de 1994, y el Decreto 1757 de 1994 entre otros. La valoración primaria de estas Unidades es de tipo Administrativo.

3.1.8.5 División Registro Y Acreditación. Como se había mencionado anteriormente esta división hace parte de la subdirección de Gestión d e Servicios de Salud, en ella encontramos que la mitad de su producción documental esta involucrada con otros procesos de otras dependencias y

que, finalmente, pertenecen a ellas; tal es el caso de la Proyecciones de Resolución que aunque hace parte de las funciones a su cargo

se

catalogan como Producción Documental de otras dependencias (en este caso la Secretaria Privada) por que allí reposa el original de este proceso. Ello determina que aquí no implica que no

se

puede

se haga mención de las mismas. Lo anterior tomar

como

parámetro

de medida de la

Producción Documental, el listado de sus Unidades Documentales.

Respecto al cumplimiento de sus funciones se observó que cumple satisfactoriamente con ellas. La normatividad que rige la producción y trámite

de

esta

unidades documentales esta

dada

por las funciones

contempladas en el Decreto 1292 del 22 junio de 1.994, la Constitución Política Nacional, Ley 200 de 1995, Ley 190 de 1995, Ley 100 de 1993 ,Decreto 723 de 1997. Los procesos utilizados en la elaboración de estas Unidades Documentales son homogéneos con lo estipulado en la Resolución 2966 del 28 de julio de 1.998 que adopta el manual de procedimientos. La valoración primaria de estas Unidades es de tipo Administrativo en su mayoría y solo uno de tipo Jurídico.

3.1.8.6 División De Atención A La Comunidad. Esta división hace parte de la subdirección de Gestión Servios de Salud. En ella se observa una cifra considerable de Unidades Documentales. El proceso llevado a cabo por los funcionarios para la elaboración de estas Unidades Documentales no tiene un parámetro definido ya que dentro del manual de procedimientos no están esbozados. Además la gran mayoría de esta producción documental gira alrededor del tema de atención a la comunidad contemplado en el manual SIAU(sistema de Información y Atención al Usuario). De acuerdo con éste, se dan los parámetros para la realización de las demás Unidades Documentales.

Dado lo anterior, la normatización para la generación de estas Unidades Documentales esta dada por las funciones conferidas a esta división, además de lo contemplado en el manual SIAU, el Decreto 1757 de 1994 y la Ley 100 de 1994. La valoración primaria que poseen estas Unidades es de tipo Administrativo.

3.2 DEFINICION OPERACIONAL DE UNIDADES DOCUMENTALES

El análisis realizado a la etapa posterior de la aplicación de entrevistas arrojó una lista preliminar de unidades documentales en cada una de las dependencias del Ministerio, las cuales fueron depuradas con el control de calidad suministrada por los entrevistados; a continuación se relaciona un listado en orden alfabético de cada una de las unidades documentales con su respectiva definición, teniendo en cuenta los criterios que se tuvieron para nombrarlas y categorizarlas dentro de estas denominaciones:

ACCIONES DE TUTELA: Expediente de tutelas que conserva los asuntos legales y jurídicos relacionados con las acciones en contra del ministerio con ocasión del cumplimiento de actividades y funciones específicas. Comprende la asesoría jurídica, conceptualización, justificación y respuesta. Es una acción en contra de determinada persona natural o jurídica cuando se considera que esta ha violado los derechos fundamentales.

ACTAS: Relación escrita de lo sucedido, tratado o acordado en una junta o en alguna situación en particular que amerite constancia firmada por los participantes y un soporte testimonial en el tiempo.

ACTAS DE ALMACEN: Relación escrita de lo sucedido, tratado o acordado en alguna situación en particular que amerite un soporte documental, como constancia y aval de la ejecución del acto; a esta categoría pertenecen las actas de entrega de elementos, de recibo de elementos, de reposición de elementos, de perdida de elementos, de modificación al sistema y de devolución de elementos.

ACTAS DE COORDINACIÓN: Relación escrita de lo sucedido, tratado o acordado en una reunión cuyo propósito es dictar directrices, verificar procedimientos y resultados, informar a los participantes sobre algún hecho o adoptar planes contigenciales. Forman parte de esta serie las actas de: Comité Técnico de Proyectos de Inversión. Comité Evaluador de Proyectos de Inversión Comisión Asesora de Ciencia y Tecnología Programa Nacional de Ciencias y de Salud de COLCIENCIAS

ACTAS DEL COMITÉ EVALUADOR DE PROYECTOS DE INVERSIÓN : Este Comité constituye el principal organismo Evaluador dentro del Programa IFI-IPS. Tiene entre sus funciones la evaluación de todos los proyectos de inversión que se presentan a través del programa y que buscan ser financiados por instituciones crediticias vinculadas con el mismo.

ACTAS INSTITUCIONALES: Relación escrita de lo sucedido, tratado o acordado en una reunión con instituciones externas de cualquier tipo y cuyo funcionario o grupo asistente actúa como representante del ministerio. Forman parte de esta serie las actas de: Comité Consultivo Nacional Comité Técnico de Medicamentos del Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud Reuniones de Concertación del Situado Fiscal con el Ministerio de Educación.

ASISTENCIA TECNICA: Expediente que describe el proceso de apoyo que se brinda a las instituciones del sector salud con el objeto de prevenir, aliviar o superar una situación especifica que requiera asesoría profesional, realizada por cualquiera de las dependencias del ministerio de acuerdo con su competencia. Forman parte de esta serie: Infraestructura Oferta de servicios Redes de atención Hospitalaria Mejoramiento de la Gestión Hospitalaria Registro de Dotación.

AUDITORIA: Es el expediente que conserva los indicadores de gestión, papeles de trabajo, conceptos del auditor y cualquier otro documento que permita establecer el seguimiento o control de la gestión de una dependencia y que sirva como testimonio o prueba de una actuación y los informes derivados de esta. La auditoría permite establecer el nivel de cumplimiento de las metas y objetivos trazados, califica los objetivos, formula recomendaciones que permiten mejorar la gestión de la dependencia, verifica los procedimientos administrativos, contables y financieros, mejora procesos e informa al Ministro sobre los logros alcanzados y las observaciones encontradas.

AUTORIZACIONES DEL EJERCICIO PROFESIONAL: Documento expedido por la Dirección de recursos Humanos en que consta la competencia que tiene una persona para ejercer profesionalmente en un área específica de la salud.

BASE DE DATOS : Dícese del documento magnético que contiene un conjunto de datos organizados de manera estructurada y sobre materias específicas de salud, almacenados en la memoria de un ordenador o computadora gracias a un software especialmente diseñado para facilitar su mantenimiento, acceso y actualización de una forma estandarizada. Los datos suelen aparecer en forma de texto, números o gráficos. Forman parte de esta serie las bases de datos de: Información Departamental y Distrital Seguimiento a Políticas de Salud Oferta de servicios de salud Población Hospitales Procedimientos e intervenciones quirúrgicas Indices de precios desagregados por grupos Medicamentos Régimen Subsidiado Morbilidad Mortalidad Planeación Inventario de Equipos Instituciones que realizan Investigación Trabajos de Investigación Personas que realizan investigación Instituciones que financian investigación Cartera de la red hospitalaria Información financiera Situado fiscal y rentas cedidas Recurso humano

BOLETINES: Publicación periódica de carácter informativo que tiene por objeto dar a conocer asuntos de interés general sobre el sector salud. Forman parte de esta serie los Boletines de: Desarrollo Científico y Tecnológico

CERTIFICADO: Es un documento mediante el cual se confirma la veracidad de una situación o una información, que es constatada por un profesional del Ministerio de Salud. Esta información esta consignada en las dependencias respectivas, según sea el tipo de Certificación que sea requerida. Forman parte de esta serie: Técnico Sobre Redes de Servicios. Existencia y Representación Legal. Registro Especial. Viabilidad de Proyectos Elegibilidad de Proyectos

CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL : Certificado que confirma la existencia de recursos financieros en un rubro determinado, para poder emprender un proyecto, avalado por el presupuesto asignado al ministerio y el cupo de la dependencia.

CERTIFICADO DE ELEGIBILIDAD : Constituye la constancia expedida por el Comité Evaluador de Proyectos del Programa IFI-IPS acerca del grado de beneficio que ofrece la ejecución de determinado proyecto y que lo coloca en un nivel comparativo de elección como alternativa de solución a un problema.

CERTIFICADO DE VIABILIDAD: Documento que se elabora como resultado de la evaluación que se hace sobre un proyecto a partir de las posibilidades y perspectivas que éste plantea en cuanto a la solución de problemáticas específicas en el campo de la salud.

CIRCULAR: Comunicación escrita, que contiene instrucciones especificas y/o concepto sobre interpretación de normas de carácter general o su aplicación a casos concretos que deben ser conocido por todos los funcionarios del ministerio, o por el personal a nivel directivo.

COMPENDIOS DE LEGISLACION: Documentos que exponen sumariamente lo esencial de la legislación con respecto a una temática general y o especifica dentro del campo de la salud

COMPROBANTES: Documento Simple que se genera

a partir de la

observación directa de un hecho o situación y cuyo propósito en particular es realizar una verificación; este procedimiento es de nivel operativo.

COMPROBANTE DE EGRESO: Documento que se genera a partir de la entrega física de los elementos solicitados por una dependencia al almacén del Ministerio para el desarrollo de sus actividades; mediante una orden de pedido previa; debe poseer firma del funcionario que recibe; estos elementos pueden ser de consumo o de otros elementos.

COMPROBANTE DE INGRESO: Documento generado a partir de la verificación del ingreso de elementos al almacén del Ministerio, de manos de los proveedores y en donde se tiene en cuenta el Estado, Contenido, Terminado, Calidad, Marca, Cantidad y demás especificidades que los elementos deben poseer y que esta estipulado en la orden de compra, este documento se perfecciona con la firma del recibido a satisfacción del funcionario del Ministerio.

CONCEPTO: Es el documento donde se expresa la opinión o criterio respecto a un tema especifico basado en el análisis realizado por un profesional o profesionales designados en cumplimiento de las funciones.

CONCEPTO TECNICO: Es el concepto solicitado a una dependencia del Ministerio de Salud en razón de sus funciones por cualquier persona o institución u otra dependencia del ministerio con relación a un tema de su competencia y que amerita una valoración con un grado de conocimiento profesional. Forman parte de esta serie: Proyectos Arquitectónicos y de inversión en infraestructura física de Salud. Implementos Hospitalarios. Prestación de Servicios. Atención Ambulatoria Medicamentos Evaluación y Gestión de la Calidad de Prestación de Servicios. Acreditación de Instituciones Prestadoras de Servicios Atención Prehospitalaria Derechos de Usuarios en la Prestación de Servicios de Salud. Carrera Administrativa Manuales de funciones y requisitos para entidades públicas de salud Solicitudes de inscripción y actualización de los funcionarios de las Direcciones Secciónales en Carrera Administrativa. Procesos de Aprobación de programas de educación no formal Importación de tecnología de control Gestión de Tecnología biomédica Seguridad y Costo efectividad de tecnologías biomédicas Distribución del situado fiscal Transformación de subsidios de oferta en demanda Programación presupuestal de las secciónales de salud

CONSOLIDADOS:

Documentos que reúnen en conjunto la información

consignada en documentos individuales y cuya consideración en forma agregada resulta de mayor interés que su análisis por separado. A este tipo de documentos pertenecen los consolidados de información presupuestal de las entidades del sector a nivel territorial, consolidados de información de la Organización Panamericana de la Salud.

CONTRATOS: Expediente documental que reúne toda clase de tipos documentales que se generan a partir del cumplimiento de la normatividad vigente en materia de contratación y el acuerdo de voluntades entre el ministerio y personas jurídicas y/o naturales, las cuales adquieren derechos y obligaciones durante la vigencia pactada, estos contratos pueden ser Ordenes de prestación de Servicios, Ordenes de Compra, arrendamientos, comodatos y compra de bienes inmuebles.

CONVOCATORIAS: Expedientes que tienen que ver con el proceso de selección característica de la carrera administrativa, amparada en la Ley 443/98 y en los decretos 1572/98 y 1568/98, quien reglamenta los procedimientos, recursos, tiempos, los cuales a su vez dan lugar a producción documental en cada evento. Esta serie termina con la lista de elegibles.

DERECHO DE PETICION: Es el documento en el cual una persona natural o jurídica realiza una solicitud respetuosa ante Ministerio de Salud por motivos de interés general o particular acerca de una acción o actividad, en donde se debe de dar una respuesta en un tiempo determinado por la ley. Dependiendo el tipo de petición, se remitirá de acuerdo con la temática a cada una de las dependencias que conforman el Ministro, en donde será dará respuesta por un profesional en el área

DOCUMENTO TECNICO: Elaboración teórica que ofrece un marco de referencia conceptual sobre asuntos relacionados con las funciones especificas de las dependencias. Forman parte de esta serie los documentos técnicos sobre: Formulación, seguimiento y evaluación de políticas Modelo de oferta de servicios a nivel municipal Sistemas de Información

ESTADISTICAS: Documentos que reúnen, clasifican y establecen el número y o la frecuencia de datos relacionados con elementos generales y específicos del Sistema Nacional de Salud.

ESTADOS FINANCIEROS: Expediente de valoración contable, generado a partir de los registros diarios de cada uno de los movimientos contables que son consolidados en tipos documentales como el boletín diario de caja, el libro auxiliar, libro mayor, entre otros; Bajo el principio de anualidad, muestra el resultado del ejercicio de la vigencia y permite mediante su análisis la adopción de políticas presupuestales y financieras; En este expediente se encuentra el Balance General y el Estado de perdidas y ganancias.

ESTUDIO: Documento que se elabora para conocer una situación especifica en el sector salud, el cual es producto de una investigación y un análisis de información, realizado por un grupo de profesionales de acuerdo con a ls funciones especificas de cada dependencia. Forman parte de esta serie los estudios sobre: Costo anual del Sistema de Salud. Recursos del Fondo de Solidaridad Y Garantía. Financiamiento a Programas. Atención a Pacientes Condiciones de Salud de Comunidades indígenas

Carga de la enfermedad Análisis económicos sobre accidentes de tránsito y población carcelaria Estudios de costos Desplazados Régimen contributivo y subsidiado Estudio de tarifa Planeación del Recurso Humano Reglamentación para normalizar especialidades médicas Evaluación de Tecnología biomédica Solicitud de Giros del situado fiscal ante la Dirección del tesoro nacional Presupuestos y planes de cargos de direcciones de salud no certificadas y hospitales Distribución de recursos adicionales para garantizar la atención de vinculados para una vigencia fiscal Distribución del situado fiscal - Aportes patronales.

ESTUDIO CARGA DE LA ENFERMEDAD: Estudio en el cual se especifican los requerimientos económicos que representa la atención por parte del sector salud de determinadas patologías.

ESTUDIO

CONDICIONES

DE

SALUD

DE

LAS

COMUNIDADES

INDIGENAS: Este estudio se realiza periódicamente por el programa Indígenas, tiene como fin conocer y evaluar el estado de la salud de grupos indígenas específicos con el fin de emprender acciones especificas dirigidas a la solución de aquellos problemas cuyo tratamiento es prioritario.

FICHA TECNICA: Es el documento en el cual están aquellas solicitudes de Implementos que las entidades del sector salud o departamentos realizan ante el Ministerio de salud y que están contempladas como esenciales para este. Cada solicitud está sustentada mediante un proyecto de cofinanciación que realiza cada una de estas instituciones y que es somete a un estudio por parte de la dependencia respectiva para su posterior realización.

HISTORIA LABORAL: Se entiende por Historia Laboral el expediente documental, que tiene que ver con la vinculación, permanencia y retiro de los funcionarios del ministerio; en ella se incluyen todas las novedades que sirven de referente para la calificación de su servicio, para el otorgamiento de estímulos e incentivos y/o para el desarrollo de investigaciones disciplinarias.

INFORME: Documento escrito en donde se da a conocer una situación determinada, a partir de la observación realizada por una dependencia o funcionario y que hacen parte de las tareas propias de sus funciones.

INFORMES AYUDAS DE MEMORIA: Son informes escritos que describen las temáticas tratadas dentro de una reunión de carácter directivo o asesor y cuya finalidad es de servir de apoyo para recordar los temas expuestos por los asistentes, no amerita constancia firmada por los participantes y lo elabora la persona delegada para tal fin.

INFORME DE ACTIVIDADES: Es un informe en el cual se relacionan y especifican las tareas y actividades propias del funcionario o dependencia, desarrolladas en un tiempo determinado.

INFORME DE COMISION: Es un informe motivado por la delegación de funciones o actividades que se hace a un funcionario especifico, para que se desplace a una zona determinada o participe en representación del ministerio en eventos de carácter oficial; en este debe relatar las actividades desarrolladas, mediante la descripción de la situación.

INFORME DE EVALUACION: Es un informe en donde se valora, se estima el alcance, desarrollo o satisfacción obtenido al interior de los procesos y resultados obtenidos, generados a partir de la comparación entre lo programado y ejecutado para un cargo o dependencia de acuerdo a sus funciones. Forman parte de esta serie: Fondo de Solidaridad y Garantía. Anual de Quejas Capacitación Inversión y Costos de Infraestructura Física de Salud Catastro Físico Hospitalario. Avance, Logros y Financiación de acciones del sector Proyectos Políticas sectoriales Impacto de Políticas Plan Nacional de Salud Proyectos de investigación y desarrollo tecnológico en salud de la oferta Proyectos de investigación y desarrollo tecnológico en salud de la demanda Proyectos de Cooperación Internacional en el sector Oferta y demanda de Cooperación Internacional en el sector Evaluación técnica de software y hardware Aval de la deuda prestacional del sector salud a nivel territorial Información financiera del sector salud a nivel territorial

INFORMES EVALUATIVOS DE AVANCE, LOGROS Y FINANCIACION DE ACCIONES DEL SECTOR:

Constituyen informes periódicos que se

presentan a diferentes entidades del sector público y que contienen un reporte de las acciones realizadas por el ministerio en cumplimiento de los planes establecidos, las metas y objetivos alcanzados y los mecanismos de financiación así como los recursos invertidos en su ejecución.

INFORMES DE EVALUACION DE POLITICAS SECTORIALES: Constituyen el reporte comparativo de la ejecución de las políticas formuladas por el sector salud a través de las diferentes dependencias y las metas y objetivos alcanzados dentro de un margen de tiempo con base en los Planes, programas y proyectos mediante los cuales dichas políticas se han implementado.

INFORMES DE EVALUACION DE PROYECTOS: Constituyen exposiciones de las características principales extractadas como resultado del estudio de los proyectos de inversión presentados con el fin determinar su viabilidad de financiación, a partir del grado de beneficio y la concordancia que estos tienen con las políticas generales y específicas del Ministerio.

INFORMES

DE

EVALUACION

DEL

IMPACTO

DE

POLITICAS

SECTORIALES: Comunicación que enumera con orden y detalle los hechos, actividades y datos relacionados con la influencia ejercida por la adopción de determinadas políticas sobre un grupo poblacional específico o sobre la comunidad en general, basándose en resultados reales y su comparación con respecto a aquello planeado.

INFORME DE EVALUACION DEL PLAN NACIONAL DE SALUD: Exposición documental del Desarrollo de las estrategias generales y específicas que componen el Plan Nacional de Salud, las metas y los objetivos alcanzados y el grado de vinculación que estos resultados tienen con los lineamientos establecidos al momento de su formulación.

INFORME DE SEGUIMIENTO Y CONTROL: Es un informen cuyo fin es verificar el grado de cumplimiento de las funciones y procedimientos, llevados a cabo por un funcionario o dependencia de acuerdo a las actividades y a sus responsabilidades, motivado por solicitud de una dependencia de mayor nivel jerárquico o entidad externa al ministerio para ejercer funciones de vigilancia e inspección. Forman parte de esta serie los informes de seguimiento y control de: Hospitales de Primer Nivel Crédito externo Fondo de Solidaridad y Garantía. Sistema de Seguridad Social en Salud. Políticas sectoriales Plan Nacional de salud Proyectos de Investigación y Desarrollo Tecnológico en Salud cofinanciados o financiados. Gestión en el manejo de los recursos del sector a nivel territorial

INFORMES DE SEGUIMIENTO DEL PLAN NACIONAL DE SALUD: Reportes de la trayectoria que sigue el Plan Nacional de Salud y su ejecución a través de los diferentes planes, programas y proyectos en los cuales se cristaliza. Constituyen el registro global de los logros alcanzados a partir del desarrollo de las estrategias formuladas y dentro de determinado margen de tiempo.

INFORMES

DE

SEGUIMIENTO

Y

CONTROL

DE

POLITICAS

SECTORIALES: Constituyen el registro del desarrollo que se da con respecto a las políticas generales y específicas formuladas por las diferentes dependencias y el Ministerio de Salud en general.

INFORME GENERAL DEL PROGRAMA IFI – IPS: Constituye un reporte acerca de las características generales del programa IFI_IPS, objetivos, alcances y quehacer en general.

Se elabora anualmente y se envía

generalmente para conocimiento del Ministro, Viceministro y otros funcionarios del Ministerio, lo mismo que a otras entidades del sector salud y del gobierno

INVENTARIOS: Serie Documental, generada a raíz del conteo físico y registro en formatos de elementos o bienes muebles e inmuebles, este proceso sirve para comparar los resultados del conteo, con el kardex de existencias que posee el almacén, si se llegan a presentar faltantes o sobrantes estos deben ser ajustados, mediante la revisión de los soportes documentales pertinentes.

INVENTARIOS FISICOS: Inventario realizado en la bodega del almacén del ministerio y cuyo objetivo principal es determinar faltantes o sobrantes.

INVENTARIO INDIVIDUAL: Inventario realizado previo formato distribuido en las dependencias por el almacén, para conocer los elementos, bienes muebles e inmuebles que posee cada funcionario, los cuales actúan como responsables del estado de los mismos en posteriores inventarios.

LICITACIONES: Conjunto de documentos generados a partir de la apertura a concurso publico, por parte del ministerio para la adquisición de un bien y/o prestación de un servicio determinado; este proceso busca evaluar la propuesta más conveniente bajo o l estipulado en el estatuto orgánico de contratación.

LINEAMIENTOS CONCEPTUALES Y METODOLÓGICOS: Este tipo de documentos hacen referencia a aquella serie de manuales metodológicos y conceptuales que se elaboran con el fin de atender, conocer y evaluar determinadas problemáticas del sector salud: Este es el caso de los lineamientos conceptuales y metodológicos elaborados por el Programa Indígenas del Viceministerio para la concertación de los PAB con comunidades indígenas.

MANUAL DE TARIFAS: Constituye un documento en el cual se determina a partir de un estudio las diferentes alternativas de tarifas que pueden ser establecidas por las instituciones de salud por la venta de bienes y servicios.

(MEMORANDO): Comunicación con asunto y destinatario especifico y en donde hace referencia a temas concernientes a situaciones laborales.

METODOLOGIAS: Documento en el cual se estructura el modo ordenado de proceder para llegar a un resultado o fin determinado, especialmente para descubrir realidades específicas dentro del sistema de salud y para ordenar y sistematizar los conocimientos y procesos que deben surtirse en el desarrollo de las funciones del Ministerio. Forman parte de esta categoría los manuales metodológicos, documentos guía, lineamientos metodológicos y las guías metodológicas. Hacen parte de esta serie:

Lineamientos metodológicos para la formulación de los planes de desarrollo de las direcciones territoriales de seguridad social en salud. Lineamientos metodológicos para la definición de la estructura y tipo de dirección Departamental o Distrital de seguridad social en salud. Metodologías de evaluación del desempeño administrativo. Metodologías de evaluación del control interno, de gestión y de resultados. Lineamientos metodológicos para el fomento de la descentralización, política, administrativa y financiera del sector salud. metodologías para: Concertación de los P.A.B con comunidades indígenas Elaboración, seguimiento y evaluación de políticas Estudios sectoriales Evaluación de gerentes y hospitales Adquisición de tecnología Biomédica Presentación de propuestas y proyectos de investigación Importación de tecnología de control Seguimiento de Investigaciones Análisis de proyectos de investigación Programación del presupuesto de las direcciones Seccionales de salud no certificadas y sus hospitales Distribución del situado fiscal en los departamentos y distritos certificados Transformación de subsidios de oferta en demanda Efectuar giros del Situado fiscal MODELOS: Esquema teórico que se elabora sobre un sistema o realidad complejo, en este caso del sector salud, con el fin de facilitar el análisis, la comprensión y el estudio de diversos elementos asociados con la problemática en salud. Forman parte de esta serie los modelos de: Programación, ejecución, s eguimiento y evaluación del POA simulación del Comportamiento económico del sector

MODELOS DE SIMULACION DEL COMPORTAMIENTO DEL SECTOR: Constituyen esquemas teóricos que se elaboran sobre las tendencias que se prevén con respecto al sector salud en general o determinadas situaciones consideradas en particular, con el fin de facilitar el análisis, la comprensión y el estudio de las variables que intervienen y la forma como estas pueden afectar los diferentes procesos asociados con las acciones emprendidas por el Ministerio de Salud.

NACIONALIZACION DE BIENES: Se denomina de esta manera al expediente de documentos que la dirección administrativa y financiera conserva en copia, por entrega de originales a la DIAN y en cuyo proceso esta dependencia realiza un seguimiento, mas no producción documental; De allí que la serie tome el nombre del proceso y no de un documento como tal, producto de la recepción de bienes extranjeros en las aduanas del país, cumpliendo con la normatividad vigente en materia de legalización de mercancía; Esta Nacionalización pude ser de bienes perecederos y no perecederos.

NOMINA: Se entiende por Nomina la serie documental que involucra la liquidación del estipendio mensual a los funcionarios de planta del ministerio de acuerdo a las novedades presentadas en el transcurso del mes, haciendo los descuentos pertinentes, al igual que los abonos reglamentados a EPS, al Fondo Nacional del Ahorro y a cajas de Compensación Familiar.

(NOTA INTERNA): Es una comunicación de carácter interno del ministerio entre dependencias y en las cuales se emiten concepto, se ordenan trabajos o actividades, se determinan planes específicos a desarrollar, o se solicita o suministra información sobre aspectos relacionados con actividades rutinarias propias de cada dependencia.

NOTIFICACIONES: Documento simple en el cual, por medio de un formato preestablecido

se

notifica

por

parte

de

las

secretarias

de

salud

departamentales y municipales y los hospitales, el número de casos encontrados de las patologías responsabilidad de la oficina de epidemiología (dengue, rabia, etc.) y del programa ETS-VIH/SIDA.

PLAN: Documento en el que se consignan las acciones generales que proyecta realizar el Ministerio; se hace a partir del establecimiento de unos objetivos, generalmente económicos o de estructuración de una actividad, se enmarca en las políticas fijadas y su desarrollo se hace a través de programas.

PLAN ANUAL DE ACTIVIDADES: Programación estructurada de las acciones que se pretenden llevar a cabo en cumplimiento de la misión institucional del Ministerio. Comprende el conjunto de actividades generales y específicas que se programan para realizar durante el año de vigencia inmediato, de acuerdo con las directivas generales del gobierno y en cumplimiento de objetivos y metas propios del sector salud.

PLAN DE DESARROLLO:

Conjunto de acciones tendientes a lograr los

objetivos generales del sector salud. Documento que establece las metas a corto, mediano y largo plazo que se pretenden alcanzar con base en programas formulados y que buscan mejorar las condiciones de salud de la población colombiana.

PLANES DE ASESORIA: Documentos que se elaboran con el fin de programar el conjunto de acciones conducentes a asesorar el desarrollo de Metodologías de planeación, seguimiento y evaluación en las entidades adscritas al Ministerio de Salud.

PLAN OPERATIVO ANUAL: El Plan Operativo Anual constituye una relación detallada de las diferentes actividades a realizar por cada una de las dependencias y por el Ministerio de Salud en su conjunto, en cumplimiento de las funciones, objetivos y metas que tiene trazado. Involucra como documento, igualmente, el conjunto de estrategias planteadas para llevar a cabo dichas actividades, los recursos con que se cuenta, los responsables y el margen de tiempo en que se deben realizar. Su periodicidad es de un año.

POLITICA: Documento que contiene las directrices generales que sirven de marco de referencia para la toma de decisiones y la adopción de planes que tienden a dar solución a

una problemática del sector salud.

Orienta el

desarrollo de las acciones que adelantan el Ministerio de Salud, y las Entidades Territoriales entre otros. Parte de un marco conceptual que unifica criterios. Hacen parte de esta serie las políticas de: Participación social y comunitaria en salud. Generales del sector salud Sobre recurso humano para la salud Desarrollo científico y tecnológico

PROGRAMA: Documento que presenta la secuencia precisa de los componentes principales de las acciones consignadas en el Plan, estas se encuentran en el orden que se desarrollarán y las normas o requisitos a que están sometidas cada una de sus partes para su ejecución para resolver un problema identificado en cualquiera de las áreas del sector salud.

PROGRAMA ANUAL DE CAJA: Documento cuya finalidad es servir de instrumento presupuestal, para medir el grado de liquidez con que cuenta el ministerio en los distintos meses del año, para de esta forma poder responder a los compromisos adquiridos; este es preparado por cada una de las dependencias y avalado por la división financiera.

PROGRAMA DE RECURSOS DE INVERSION: Documento que sustenta la planeación de los recursos de inversión para una vigencia. Contempla la totalidad de los programas y las posibilidades de financiación así como los recursos con que se cuenta para su desarrollo.

PROGRAMA PLURIANUAL DE INVERSIONES: Constituye la proyección que se hace de las inversiones a largo plazo del sector salud y que se extiende a varios años, generalmente a cuatro años y dependiendo de la duración de los proyectos programados.

PROPUESTAS: Constituyen estrategias generales que se plantean para dar solución a problemáticas generales y específicas en el campo de la salud o para la puesta en ejecución de alternativas diversas que busquen el logro de objetivos determinados. Forman parte de esta serie las propuestas de: Políticas, planes o programas. Desarrollos reglamentarios. Asignación de subsidios de afiliación a comunidades indígenas

PROPUESTAS DE ASIGNACION DE SUBSIDIOS DE AFILIACION A COMUNIDADES INDIGENAS: Como su nombre lo dice, estas propuestas se orientan a desarrollar estrategias específicas para la distribución de recursos a través de subsidios que beneficien a la población indígena colombiana por medio de su afiliación a entidades de salud. Estas propuestas contemplan consideraciones con respecto a la situación actual de salud, localización, aspectos demográficos, población, entre otras, para la asignación de dichos subsidios.

PROPUESTAS DE DESARROLLOS REGLAMENTARIOS: Constituyen el resultado del estudio y análisis que se da con respecto a una situación o problemática específica del sector que requiere la adopción de novedosas estrategias legislativas o el desarrollo y ampliación de las existentes. Un ejemplo de estas propuestas tiene que ver con desarrollos reglamentarios enfocados al mayor cubrimiento en salud de las comunidades indígenas y el desarrollo de normas existentes al respecto.

PROPUESTAS DE POLITICAS, PLANES Y PROGRAMAS: Elaboraciones teórico conceptuales orientadas a ofrecer un marco de referencia para la planeación de soluciones generales y específicas en el tratamiento de problemáticas del sector.

PROYECTO: Es el documento que soporta la proyección, planeación, ejecución y evaluación de una actividad específica en un determinado lapso de tiempo.

PROYECTO DE LA DIRECCION GENERAL DE PLANEACION: Conjunto de estrategias generales tendientes al cumplimiento de las funciones específicas de la Dirección, así como de lo dispuesto en el Plan Operativo Anual para la vigencia.

PROYECTOS DE PRESUPUESTO: Es la proyección de gastos, costos e inversión de una dependencia generalmente a un año, el cual se consolida en el ámbito de la entidad, en el cual se fijan los montos desagregados necesarios el cumplimiento de sus objetivos.

PROYECTOS ESPECIFICOS DE ENTIDADES (Proyectos de Inversión): La Dirección General de Planeación se constituye en Banco de Proyectos de inversión de las entidades del sector que buscan la financiación por parte del

Ministerio de aquellas acciones específicas emprendidas para dar solución a los problemas de las entidades territoriales.

PROYECTOS TECNICOS: Es el documento que soporta la proyección, planeación, ejecución y evaluación de una actividad específica en un determinado lapso de tiempo que involucra la utilización de recursos humanos, técnicos, financieros y los objetivos a cumplir.

RESOLUCION: Documento simple, en donde la administración se pronuncia, adoptando medidas que son de obligatorio cumplimiento tanto al interior, como al exterior del Ministerio y que tiene que ver con el marco de sus funciones; su perfeccionamiento esta dado por la firma del ministro, oficializando el acto.

RESUMEN GENERAL DEL PROGRAMA IFI-IPS: Constituye el reporte de las actividades desarrolladas por el programa en cumplimiento de las funciones asignadas al mismo. Generalmente se presenta en forma de cuadros resumen los cuales integran en una matriz el conjunto de objetivos alcanzados.

SOLICITUDES: Documento Simple en el cual, mediante la utilización de formatos preestablecidos, se hace o resuelve una petición hecha por parte de un funcionario o dependencia que requiere la prestación de un servicio para responder a sus actividades diarias. Entre este grupo están Solicitudes de servicio de transporte, mantenimiento, aseo y cafetería, y vigilancia y seguridad, pero a su vez las solicitudes de recursos de crédito ante la dirección del tesoro nacional cuyo objetivo es poder acceder a los recursos que la nación ha adquirido por vía de créditos internos o externos que servirán para respaldar la inversión del ministerio.

TARJETAS PROFESIONALES: Documento que acredita la condición profesional de una persona y su idoneidad para el desempeño en un área específica de la Salud.

3.3

CLASIFICACION

DE

SERIES,

SUBSERIES

Y

TIPOS

DOCUMENTALES

A continuación se expone el siguiente registro con Series, Subseries y Tipos documentales encontradas con la realización del trabajo por dependencias.

4 CONCLUSIONES

Las acciones realizadas en la primera etapa de la práctica fueron de gran importancia para el logro de los objetivos propuestos en el plan de trabajo. A partir de estas fue posible detectar el estado real y la forma como las distintas dependencias manejan su archivo.

La asesoría recibida por parte del Ministerio de Salud a través d e la Dra. Melba Esperanza Paez, y el apoyo logístico por parte de la Dirección Administrativa y Financiera, permitieron contar con los instrumentos suficientes para el desarrollo satisfactorio de este proyecto.

A partir de las etapas iniciales se logró conformar un listado de

Unidades

Documentales por cada una de las direcciones, subdirecciones y programas con las que cuenta

el Ministerio de Salud. Listado que se perfeccionó

mediante un proceso de depuración de información que contempló entre otros la unificación de criterios documentales y la realización de flujogramas por cada Unidad Documental.

Con la utilización de las entrevistas como herramienta básica, se

pudo

observar como muchas veces las funciones que fueron conferidas a las diferentes dependencias del Ministerio, no estaban siendo cumplidas en su totalidad por cada una de ellas. Esto se debe a diversos factores entre los cuales se pueden mencionar la descentralización de algunas dependencias con otras de menor nivel jerárquico, la homogeneidad de algunas de ellas con

las de otras dependencias, o simplemente la no-realización de las mismas por falta de apoyo logístico para hacerlo.

En la etapa de identificación y definición de Unidades Documentales se pudo deducir que, al interior de las dependencias del Ministerio no se cuenta con una categorización uniforme con respecto a los conceptos utilizados para denominar la documentación producida por cada una de ellas. Lo anterior dificultó la identificación y distinción con respecto a otras del Ministerio. Como ejemplo podemos citar, dentro de las Unidades, la homogeneidad conceptual que se presentaba entre “Estudios” y “Documentos Técnicos”. Para el caso de los Tipos Documentales podemos mencionar la similitud presentada entre memorandos y circulares.

A través de la aplicación de las entrevistas se observa que la mayoría de personal no conoce la normatividad relacionada con la producción documental de su dependencia. La respuesta más común para esta pregunta esta en relación con las funciones conferidas en el decreto 1292 del 22 de junio de 1.994. Cabe anotar además que la gran mayoría de programas no están creados

formalmente dentro del Ministerio, pero que son de gran ayuda

logística, ya que prestan un valioso apoyo para el cumplimiento de las funciones de las dependencias a las que pertenecen.

Se realizo la etapa de conformación de flujos documentales, en donde se depuro la información que anteriormente recolectado y se detectó que algunas de estas unidades no corresponden a las dependencias que anteriormente se habían definido como productoras, hecho que se verá reflejado en los flujos y en el listado de series documentales finales.

Para

la realización de las etapas que se llevaron a cabo es importante

mencionar el apoyo que se obtuvo a través de la consulta de los manuales de procedimientos, ya que estos ayudaron a la clarificación de los tramites de algunas Unidades Documentales, además de complementarlas. En la realización de las entrevistas fue omitida la producción de ciertas Unidades Documentales, principalmente por dos causas: El olvido de estas por parte del entrevistado y la no-elaboración de las mismas en el momento de realización de la entrevista, pero que forman parte de las funciones asignadas.

Se realizo una asesoría con uno de los miembros del grupo de revisión de Tablas de Retención Documental del Archivo General de la Nación Dr. William Martínez, en donde se trataron y aclararon puntos concernientes a series documentales, tales como la definición de base de datos, disposición final de algunas series documentales y la importancia que se le debe de dar a las funciones de cada una de las dependencias al determinar las series definitivas del Ministerio.

Al dar por terminada la etapa de diagramación de flujos, se procedió a definir cada una de las series y Subseries documentales, de tal manera que mostraran los criterios que se tuvieron en cuenta para darle nombre a cada una de ellas y la categorización a cada uno de los tipos documentales producidos. Posteriormente se dio a la tarea de realizar la codificación de cada una de las series y Subseries, teniendo como parámetros un orden alfabético y numérico por dependencias, que se consignaron de manera clara en el Cuadro de Clasificación de Series, Subseries y Tipos documentales que es el producto final de la practica administrativa con la Escuela Superior de Administración Publica ESAP y del contrato suscrito entre los practicantes y el Ministerio de Salud.

En el proceso de codificación se utilizaron los códigos preestablecidos, para cada dependencia, se identificaron 52 series y

459 Subseries que se

unificaron en el índice general consolidado por código de series y alfabéticamente.

En la elaboración de este último se identificaron series semejantes como es el caso de la serie Estudios y la serie Políticas y, entre la serie Marcos Conceptuales y Modelos, que registran trámite y tipos documentales similares y con muy pocas diferencias.

Series homónimas es decir, series que llevan el mismo nombre y son comunes a todas las dependencias: Acciones de cumplimiento, Acciones de tutela, Anteproyecto de presupuesto, Anteproyecto del Programa Anual de Caja, Derechos de petición, Informes de gestión, Informes de actividades, Informes de Interventoría.

También se encontraron Subseries sinónimas que fueron agrupadas en series generales que permitieron referirse a ellas como consolidados de los mismos tipos documentales y el mismo procedimiento, forman parte de esta categoría las Subseries: Guías metodológicas, Lineamientos metodológicos, Manuales metodológicos, que pertenecen a la serie Metodologías.

Directores, Subdirectores; Jefes de Programa y demás funcionarios que tuvieron conocimiento del trabajo apoyaron la idea de normalizar la producción documental,

argumentando

que

facilitaba

la

gestión

administrativa,

disminuyendo trámites, ahorrando papel, y permitiendo que todos conocieran la ubicación exacta de la información producida por el Ministerio. También insistieron en la conveniencia de utilizar la red interna.

5. RECOMENDACIONES

Es pertinente dar a conocer al Comité de Archivo del Ministerio de Salud organismo que en ultima instancia dará su visto bueno en la aprobación de las series documentales realizadas a lo largo de este trabajo:

La terminología relacionada con el manejo de documentación debe ser cambiada en cada una de las dependencias del Ministerio con el objetivo de lograr la unificación de conceptos, de tal forma que permita una mayor claridad y comprensión con respecto al nuevo manejo de la producción documental de las mismas. Lo anterior actualmente es un problema debido a la gran variedad de términos que se han venido utilizando dentro de las oficinas productoras y que han generado un lenguaje y definición equivocado de conceptos documentales. Gracias al trabajo realizado se clasifican y reúnen dentro de una misma categoría documental a varios documentos que antes se les daba un tratamiento de unidad documental única y excluyente, creando dificultades por la utilización de una gran cantidad de terminología

Se debe realizar un programa tendiente a concienciar a los altos directivos de cada dependencia, en cuanto a la importancia que tiene el manejo, producción y conservación del material documental; esto como una forma de resaltar la importancia de los documentos de archivo en la toma de decisiones y como una estrategia para mejorar el nivel de aceptación y disminuir la resistencia al cambio con respecto al nuevo programa de gestión Documental.

La Gestión Documental involucra procesos interdependientes, lo que significa que cada uno de los pasos del proceso deben realizarse de forma óptima para que los resultados a obtener sean los esperados; por tanto es necesario que desde los procesos de recepción, radicación y repartición de los documentos

se ejecuten procedimientos eficaces. El centro de documentación debe crear mecanismos de control y seguimiento para aumentar los niveles de eficiencia en la radicación y entrega de la documentación; para que de esta forma el proceso que se busca instaurar pueda arrojar resultados satisfactorios.

El manejo que se ha venido dando a las comunicaciones Internas entre dependencias y a nivel general no es el mas conveniente; El reglamento interno de correspondencia da definiciones de las comunicaciones que deben existir al interior del Ministerio, como también nombra a los responsables de firmarlas, estos conceptos y procedimientos no se están utilizando.

La

costumbre ha cambiado el memorando interno que contempla el reglamento, por nota interna al igual que las situaciones en que se debe emplear. Este es un solo ejemplo de la utilización que se ha dado de estas comunicaciones. La propuesta del grupo de trabajo esta consignada en las definiciones operacionales dadas y que buscan estandarizar la conceptualización y su utilización.

Se recomienda igualmente que dentro de la nueva estructura orgánica adoptada por el Ministerio de salud a Partir de Noviembre de 1999 se establezca que el Archivo central dependenda directamente de la secretaría General y no de la División de Servicios Generales como actualmente se presenta; Esto con el fin de mejorar la eficiencia en los procesos de trasferencia a través del otorgamiento de una mayor importancia a una dependencia clave en la toma de decisiones y en el desarrollo administrativo institucional.

Finalmente se recomienda elaborar las tablas de retención Documental del Ministerio de Salud, en la medida en que, además de constituir un requisito establecido por ley para las instituciones del nivel Nacional a través del decreto 1382 de 1995, provee al ministerio de salud de Un Instrumento esencial en el control de la producción, manejo, conservación y disposición final de la documentación.

6. GLOSARIO

La actividad Archivistica, Implica el conocimiento claro de términos fundamentales en esta área, que son interpretados de distintas formas según las necesidades de las instituciones o la practica corriente de las personas que tienen bajo su responsabilidad el manejo de los Archivos.

Dentro del amplio bagaje de términos archivisticos, es indispensable hacer mención, entre otros, a los siguientes:

Documento: Se entiende por un documento cualquier soporte que contiene registrada información. Serian documentos: Libros, revistas, fotografías, partituras, mapas, Medios Magnéticos, Etc.

Sin embargo, con el fin de precisar el concepto de documento de archivo, nos remitiremos a la definición adoptada en el reglamento general de Archivos: ¨Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico y cultural y que debe ser objeto de conservación. Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o tramite se hace a través de canales y causes normales en busca de respuestas o soluciones a los asuntos iniciados.

Archivo central o intermedio: En el se agrupan los documentos transferidos de los distintos archivos de gestión de la entidad, una vez finalizado su tramite, pero que siguen siendo objeto de consulta por las oficinas y los particulares en general.

Archivo permanente o histórico: A este se transfiere desde el archivo central la documentación que, por decisión del Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que cobra para la investigación, la ciencia o la cultura.

Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

Tipo Documental: Unidad Mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento. Son ejemplos de piezas documentales, entre otros, un acta, un oficio, un informe.

Unidad Documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterizaron documental. La unidad documental pude ser simple cuando esta constituida por un solo documento o compleja cuando la constituyen varios, formando un expediente.

Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especificas. Ejemplo Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.

Valoración Documental: Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de Archivo.

Comité de Archivo: Grupo de asesores de la alta dirección, responsables de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos. Los términos que a continuación se desarrollan, son aquellos que en le transcurso del programa fueron utilizados para describir las características de los documentos.

Expediente: Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.

Clasificación Documental: Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección) de acuerdo a la estructura organica-funcional de la entidad.

Depuración: Operación por la cual se preparan los documentos que tienen valor permanente de los que no la tienen.

Documentos

Esenciales:

Es aquel documento necesario, para el

funcionamiento de un organismo y que por su contenido informativo y testimonial garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo aun después de su desaparición, por lo tanto, posibilita la reconstrucción de la historia institucional.

Documento inactivo: Documento que ha dejado de emplearse con fines administrativos y legales.

Eliminación de Documentos: Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.

Muestreo: Operación por la cual se conservan ciertos documentos de carácter representativo o especial. Se efectúa durante la selección hecha con criterios alfabéticos, cronológicos, numéricos, topográficos, temáticos, entre otros.

Unidad Administrativa: Unidad técnico-operativa de una institución.

Valor Primario: Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento. Es decir a los involucrados en el tema o en el asunto.

Valor Secundario: Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva, surge una vez agotado el valor inmediatamente anterior o primario. Los documentos que tienen este tipo de valor se conservan permanentemente.

Retención: Plazo en términos de tiempo que debe permanecer un documento en el archivo de gestión o en el archivo central.

Original: Documento producido y/o archivado directamente por su autor.

Copia: Ejemplar de un documento que se reproduce puntualmente del texto original.

Soporte: Material donde se registra la información (papel, Microfilmación, Cinta Magnética, entre otros).

Ordenación: Forma en la cual están organizados los documentos en una oficina o dependencia bajo el principio del orden original, que consiste en la ordenación que debe llevar el expediente al interior de la unidad de conservación de acuerdo a como se dio en el tiempo la producción.

7. BIBLIOGRAFIA

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MARTINEZ BERMUDES, Rigoberto. “Manual de Procedimientos”. Representación Gráfica de los procedimientos. Publicado por la Publicación Colombiano de Organización y métodos. Santafé de Bogotá 1997.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, Tabla de retención y transferencias documentales: Directrices básicas e instructivos para su elaboración. 2da Edición. Santa fe de Bogotá 1988.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. “Manual de organización de documentos de archivo” 3 ed. Santafé de Bogotá 1992.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. “Reglamento General de archivos” 2 ed. Santafé d e Bogotá 1997.

8. LISTA DE CUADROS

Pág. Cuadro No 1 Diagnostico Archivo de Gestión

47

Cuadro No 2 Clasificación de Series, Subseries, y Tipos Documentales

139

9. LISTA DE ANEXOS

Pág. Anexo No 1 Organigrama Ministerio de Salud.

2

Anexo No 2 Formato de Relación de Archivos de Gestión.

4

Anexo No 3 Formato de entrevista Documento - Tipo.

6

Anexo No 4 Cronograma aplicación encuesta.

10

Anexo No 5 Circular secretaria General.

12

Anexo No 6 Nota Interna Control de Calidad de la Información.

14

Anexo No 7 Cronograma de actividades.

16

Anexo No 8 Relación de Códigos de las dependencias

18

Anexo No 9 Indice General Consolidado

22

Anexo No 10 Flujogramas Documentales

45

CRON OGRAMA PARA LA APLICACION DE ENTREVISTAS “DOCUENTO-TIPO”

FECHA

MARZO

15

ABRIL

16

17

18

19

23

24

25

DEPENDENCIA

ANEXO 4. CRONOGRAMA PARA LA APLICACION DE ENCUESTAS

24

25

26

29

30

31

5

6

7

ACTIVIDADES

SEMANAS 1

1. Compilación de la información institucional.

2

3

4

5

X

X

X

X

X

X

6

7

8

9

X

X

X

X

X

X

10

11

12

13

X

X

X

X

14

15

X

X

16

X

2. Compilación de la información documental Relación de archivos de gestión en su estado natural.

3. Estudio de Producción documental Aplicación de encuestas Identificación y definición de unidades documentales Establecimiento de flujos documentales Conformación de series documentales 4. Presentación Presentación de informes

ANEXO 7. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

X X

X

X

REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE SALUD PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

No

TITULO DE LA CARPETA

FECHAS EXTREMAS INICIAL

NUMERO DE FOLIOS

OBSERVACIONES

FINAL

ANEXO 2. FORMATO DE RELACION DE ARCHIVOS DE GESTION EN SU ESTADO NATURAL

República de Colombia MINISTERIO DE SALUD Centro de Documentación. Encuesta documento - tipo I. NOMBRE DE LA OFICINA: 1. Ubicación dentro de la estructura orgánica: 2. Fecha de Creación: _________ 3. Acto Administrativo: _______________ 4. Funciones: ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ Documentos que genera: _____________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ Realizan selección y descarte documental: SI____

NO____

7. Sistema de organización de los Archivos de Gestión: _____________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ 8. Que volumen documental se produce anualmente, en promedio? __________Metros lineales. II. DOCUMENTOS. 1. Oficina Productora: _____________________________________________________________ 2. Nombre del Documento: _________________________________________________________ 3. Función que genera la producción de este documento: ____________________________________________________________________ Caracteres Externos: 4.1. SOPORTE. Papel____ Cinta Magnética_____ Microfilme_____ Otro _____ Cual? __________________

4.2. FORMATO. Expediente_______________ Simple_________________

Libro______________ Documento

4.3. ORDENACION: _____________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ 4.4. ESTADO DE CONSERVACION. _____________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ 5. Oficinas que tienen alguna relación con el tramite del documento: _____________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ 6. Que anexos acompañan este documento: _____________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ 7. La información contenida en este documento se halla registrada o condensada en otro documento: SI ____ NO____ En cual o cuales? _____________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ 8. TRAMITE: _____________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ 9. Normas que regulan la producción, el tramite, y la conservación del documento: _____________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ 10. Con que periodicidad se produce este documento: Diaria_____ Otras_______

Semanal______

Mensual_______

Cual? ____________________________________________________________________

11. Por cuanto tiempo cree usted debe permanecer este documento en e Archivo de Gestión: ____________________________________________________________________ 12. En el Archivo de gestión, este documento lo consultan: La misma oficina_________________ Otras oficinas______________________ Cuales? ___________________________ Otras entidades _____________

Cuales? __________________________

Personas Naturales ____________________________________________________________ Porque lo consultan? __________________________________________________________ 13. Con que periodicidad se realizan? ____________________________________________________________________ 14. En el Archivo Central, la oficina sigue consultando este documento? ____________________________________________________________________ Con que frecuencia? ______________________________________________________________ Que años? ___________________________________________________________ 15. Que problemas generales ha observado en la producción, tramite y conservación de esta clase de documentos? ____________________________________________________________________ 16. OBSERVACIONES. ____________________________________________________________________ Funcionarios Entrevistados: Nombre y Cargo: _________________________________________________________________ Funcionarios responsables del Archivo: _____________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ Ciudad y Fecha: ________________________________________

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