CONCESION DE LICENCIAS Y PERMISOS

CODIGO: OA-UPER-003-05 VERSION: PRIMERA AREA: OFICINA DE ADMINISTRACION UNIDAD DE PERSONAL TITULO: CONCESION DE LICENCIAS Y PERMISOS RUBRO Formula...
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CODIGO: OA-UPER-003-05

VERSION: PRIMERA

AREA: OFICINA DE ADMINISTRACION UNIDAD DE PERSONAL TITULO:

CONCESION DE LICENCIAS Y PERMISOS

RUBRO Formulado por:

NOMBRE

FIRMA

Equipo de Elaboración del Manual de Procedimientos (MAPRO) - OPP

Aprobado por:

Oficina de Administración

VºBº por:

Oficina

de

Presupuesto

Planificación

y

FECHA

INDECI

PROCEDIMIENTO:

Sede Central

1.

CONCESION DE LICENCIAS Y PERMISOS

COD: OA-UPER-003-05

PAG

FECHA: 09/08/2005

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OBJETIVO Implementar una secuencia de actividades ordenada y coherente la concesión de licencias y permisos del servidor público del Instituto Nacional de Defensa Civil, con la finalidad de atender sus necesidades.

2.

ALCANCE Este procedimiento es de aplicación en la Unidad de Personal de la Oficina de Administración, en las Unidades Orgánicas y en los Organos Desconcentrados, así como para todo servidor público del Instituto Nacional de Defensa Civil. Describe las actividades desde el pedido de permiso del personal a su jefe inmediato, hasta el envío del Acta de entrega de Cargo a la Unidad de Personal, si se diera el caso, por parte de la Unidad Orgánica u Organo Desconcentrado a la que pertenece el personal para el posterior control de asistencia y vacaciones, incluye el uso de la licencia o del permiso concedido al personal autorizado.

3.

BASE LEGAL 3.1 3.2 3.3 3.4

3.5

4.

Decreto Supremo N° 059–2001-PCM, Reglamento de Organización y Funciones del INDECI y su modificatoria aprobada por Decreto Supremo N° 005-2003-PCM. Decreto Legislativo N° 276, que aprueba la Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público. Decreto Supremo N° 005-90-PCM, Reglamento de la Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público. Resolución Jefatural N° 070-2000-INDECI, que aprueba el Reglamento de Control de Asistencia y Permanencia del Instituto Nacional de Defensa Civil, del 15MAR00, y su modificatoria aprobada por Resolución Jefatural N° 243-2000-INDECI. Resolución Jefatural N° 109-2004-INDECI, que autoriza la Delegación en el Jefe de la Unidad de Personal del INDECI las facultades para autorizar y resolver acciones de personal, excepto aquellas que por norma legal sean indelegables, del 25MAR04.

REQUISITOS DEL PROCESO Necesidad de permiso o licencia por parte del servidor público del Instituto Nacional de Defensa Civil.

5.

6.

RESPONSABLES DEL PROCESO 5.1

Unidad de Personal de la Oficina de Administración.

5.2

Unidad Orgánica del Instituto Nacional de Defensa Civil.

5.3

Dirección Regional de Defensa Civil.

CONSIDERACIONES 6.1

El personal del INDECI para hacer uso de las licencias mayores a diez (10) días deberá como condición previa hacer entrega de cargo al jefe inmediato o a quien designe para reemplazarlo, formalizando el acto con el Acta de Entrega de Cargo, con copia a la Unidad de Personal y al Organo de Control Interno.

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6.2

Para tener derecho a licencia sin goce de remuneraciones o a cuenta del período vacacional el trabajador deberá contar con más de un año de servicios efectivos y remunerados en condición de nombrado o contratado. En los demás casos de licencias, el trabajador deberá acreditar con los documentos probatorios según la naturaleza de la misma.

6.3

Los períodos de licencias sin goce de remuneraciones no son computables como tiempo de servicios para ningún efecto en la Administración Publica; siendo responsabilidad de la Unidad de Personal, al momento de la elaboración de la Planilla Única de Pagos, efectuar la deducción con el amparo de la resolución correspondiente.

6.4

La licencia por fallecimiento del cónyuge, padres, hijos o hermanos se otorga por cinco (05) días en cada caso, pudiendo extenderse hasta tres (03) días más cuando el deceso se produce en lugar geográfico diferente donde labora el servidor.

6.5

La licencia por motivos particulares podrá ser otorgada hasta por noventa (90) días, en un período no mayor de un año de acuerdo con las razones que exponga el servidor y las necesidades de servicio.

6.6

Los permisos sin goce de remuneraciones y a cuenta del periodo vacacional serán acumulados mensualmente por la Unidad de Personal y serán expresados en días y horas para el descuento correspondiente.

6.7

Los permisos acumulados durante un mes debidamente justificado no podrán exceder del equivalente a un día de trabajo.

6.8

El permiso se iniciará después de la hora de ingreso. Excepcionalmente, el trabajador no registrará la hora de ingreso, siempre y cuando se trate de casos debidamente justificados y solicitados con 24 horas de antelación.

6.9

Los permisos sin goce de remuneraciones y a cuenta del período vacacional serán acumulados por la Unidad de Personal y serán expresados en días y horas para el descuento correspondiente.

6.10 Las servidoras, al término del período postnatal, tendrán derecho a una hora diaria de permiso por lactancia hasta que el hijo cumpla un año de edad. 6.11 Los servidores tendrán derecho a gozar de permisos para ejercer la docencia universitaria hasta por un máximo de seis (06) horas semanales, el mismo que deberá ser compensado por el servidor. Similar derecho se concederá a los servidores que sigan estudios superiores con éxito. 7.

8.

SIGLAS 7.1

INDECI: Instituto Nacional de Defensa Civil.

7.2

OCI: Organo de Control Institucional.

7.3

OA: Oficina de Administración.

7.4

OAJ: Oficina de Asesoría Jurídica.

7.5

UPER: Unidad de Personal de la Oficina de Administración.

DEFINICIONES 8.1

Autorización: Es la forma de asegurar que sólo se efectúan operaciones y actos administrativos válidos, y de acuerdo con lo previsto por la dirección.

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8.2

Capacitación: Acción de instruir.

8.3

Docencia: Enseñanza, instrucción, dar ejemplo.

8.4

Fallecimiento: Es el efecto de morir.

8.5

Gravidez: Embarazo de la mujer y tiempo que éste dura.

8.6

Licencia: Es la autorización para no asistir al INDECI por uno o más días. El uso del derecho de licencia se inicia a petición de la parte interesada mediante solicitud dirigida al Jefe de la Unidad de Personal y se formaliza mediante resolución. Las licencias se otorgan de acuerdo a lo siguiente: 8.6.1 Licencia con goce de remuneraciones: Por enfermedad. Por gravidez. Por fallecimiento del cónyuge, padres, hijos o hermanos. Por capacitación oficializada. Por citación expresa: judicial, militar o policial. Por función edil. 8.6.2 Licencia sin goce de remuneraciones: Por motivos particulares. Por capacitación no oficializada. 8.6.3 Licencia a cuenta del período vacacional: Por matrimonio. Por enfermedad grave del cónyuge, padres o hijos.

8.7

Matrimonio: Unión de un hombre y una mujer concertada de por vida mediante determinados ritos o formalidades legales.

8.8

Permiso: Es la autorización para ausentarse por horas o días del centro de trabajo. El uso de permiso en el INDECI se inicia a petición de la parte interesada y esta condicionado a las necesidades del servicio y a la autorización del jefe inmediato, salvo imprevisto, los permisos son tramitados el día anterior a su uso. El permiso se formaliza mediante Papeleta de Permiso que será entregada por la Unidad de Personal, para ser sellado por el jefe inmediato. Los permisos se otorgarán por los siguientes motivos: 8.8.1 Permiso con goce de remuneraciones: Por enfermedad. Por gravidez. Por fallecimiento del cónyuge, padres, hijos o hermanos. Por capacitación oficializada. Por citación expresa: judicial, militar o policial. Por función edil. Por casos especiales: Docencia universitaria o estudios superiores con éxito, refrigerio hasta por treinta minutos, y otros de acuerdo a Ley. 8.8.2 Permiso sin goce de remuneraciones: Por motivos particulares. Por capacitación no oficializada. 8.8.3 Permiso a cuenta del período vacacional: Por matrimonio.

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Por enfermedad grave del cónyuge, padres o hijos. Otros de acuerdo a Ley. 8.9 9.

10.

Vacaciones: Descanso físico temporal de la actividad laboral, tiempo que dura la cesación del trabajo habitual.

GLOSARIO DE TERMINOS 9.1

Funcionario Público: El que desarrolla funciones de preeminencia política, reconocida por norma expresa, que representan al Estado o a un sector de la población, desarrollan políticas del Estado y/o dirigen organismos o entidades públicas. El Funcionario Público puede ser: De elección popular directa y universal o confianza política originaria. De nombramiento y remoción regulados. De libre nombramiento y remoción.

9.2

Módulo de Control de Asistencia: Se llama así al software utilizado para llevar el registro y control de la asistencia diaria del personal nombrado del INDECI. Este sistema esta desarrollado en entorno Visual.

9.3

Papeleta de Permiso: Es el documento con el que se formaliza la autorización del permiso solicitado por el personal, lo autoriza el jefe inmediato superior, en él se anota el motivo y el tiempo a emplear.

9.4

Reporte Diario de Asistencia de la Sede Central del INDECI: Es el documento donde se registra las ausencias justificadas, tardanzas e inasistencias del personal nombrado del INDECI y del personal destacado en el INDECI.

9.5

Servidor Público: Es el ciudadano en ejercicio que presta servicio en entidades de la Administración Pública con nombramiento o contrato de autoridad competente, con las formalidades de Ley, en jornada Legal y sujeto a retribución remunerativa permanente en períodos regulares. Se clasifica en: Directivo superior: El que desarrolla funciones administrativas relativas a la dirección de un órgano, programa o proyecto, la supervisión de empleados públicos, la elaboración de políticas de actuación administrativa y colaboración en la formulación de políticas de gobierno. Ejecutivo: El que desarrolla funciones administrativas, entiéndese por ellas al ejercicio de autoridad, de atribuciones resolutivas, las de fe pública, asesoría legal preceptiva, supervisión, fiscalización, auditoria y, en general, aquellas que requieren la garantía de actuación administrativa objetiva, imparcial e independiente a las personas. Conforman un grupo ocupacional. Especialista: El que desempeña labores de ejecución de servicios. No ejerce función administrativa. Conforman un grupo ocupacional. De apoyo: El que desarrolla labores auxiliares de apoyo y/o complemento. Conforman un grupo ocupacional.

ANEXOS Formatos anexos al Reglamento de Control de Asistencia y Permanencia del Instituto Nacional de Defensa Civil vigente.

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DESCRIPCION DE ACTIVIDADES UNIDAD ORGANICA

RESPONSABLE

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

El servidor tiene la necesidad de solicitar autorización para ausentarse Solicita permiso Servidor 1. Llena y entrega papeleta de permiso al Director o Jefe de la Unidad Orgánica. 2. Revisa papeleta de permiso. No Autoriza permiso UNIDAD Se da por terminado el proceso. Director/Jefe ORGANICA Autoriza permiso 3. Visa y devuelve papeleta de permiso al servidor para que haga uso de ella. 4. Entrega la papeleta de permiso a Vigilante Servidor para su registro y hace uso del permiso concedido. 5. Registra papeleta y hora de salida del servidor. PROVEEDOR Vigilante 6. Entrega al Técnico Administrativo de la Unidad de Personal las papeletas de permiso a primera hora del día siguiente de recibidas. 7. Revisa las papeletas de permiso y toma conocimiento de los servidores que hicieron uso de ellas. Luego procederá a iniciar los Técnico procesos de ”Registro y Control de OA/UPER Administrativo Asistencia” y de “Vacaciones del Personal”, para el cálculo de los descuentos de vacaciones del Personal del INDECI. Se da por finalizado el proceso. No solicita permiso Servidor 8. Elabora y entrega solicitud de licencia al Director o Jefe de la Unidad Orgánica. 9. Revisa solicitud de licencia. No autoriza licencia Se da por terminado el proceso. UNIDAD Director/Jefe Autoriza licencia ORGANICA 10. Visa y devuelve solicitud de licencia al servidor para que continúe con el trámite ante la Unidad de Personal. 11. Envía solicitud de licencia para su formalización a la Unidad de Personal. Servidor Entrega documento a la Secretaria de la UPER. 12. Recibe, registra y entrega solicitud al Jefe de Secretaria la Unidad de Personal. 13. Revisa solicitud, asigna responsable y deriva OA/UPER Jefe a la Secretaria. 14. Registra, deriva al personal designado y Secretaria solicita firma en el cuaderno de cargo.

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PROCEDIMIENTO:

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Técnico Administrativo OA/UPER

Jefe Secretaria UNIDAD ORGANICA

Servidor

Técnico Administrativo

OA/UPER

Jefe

Secretaria OAJ

Responsable Secretaria Jefe

OA/UPER

Secretaria Técnico Administrativo

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15. Revisa solicitud de licencia. Es por motivos particulares La licencia es por más de 5 días 16. Revisa el legajo del servidor. Tiene proceso administrativo disciplinario 17. Elabora y entrega al Jefe memorándum de negativa de licencia para el servidor. 18. Revisa, visa y deriva memorándum de negativa a la secretaria. 19. Registra memorándum y entrega al servidor. 20. Revisa y toma conocimiento de decisión. Se da por terminado el proceso. No tiene proceso administrativo disciplinario Ir a la actividad 21. La licencia no es por más de 5 días Ir a la actividad 21. No es por motivos particulares, 21. Elabora proyecto de Resolución de Personal para aprobación de concesión de licencia. 22. Elabora y entrega al Jefe memorándum dirigido a la OAJ, adjunta proyecto de Resolución de Personal. 23. Revisa proyecto Resolución de Personal. No aprueba 24. Realiza observaciones y devuelve documento al Técnico Administrativo para su corrección. Regresa a la actividad 21. Aprueba 25. Firma memorándum, adjunta proyecto de Resolución de Personal y deriva a la Secretaria. 26. Registra y envía documentos a la OAJ. Se inicia el proceso de “Asesoramiento y Opinión de Carácter Técnico-Legal”, el que concluye con la recepción de la Resolución de Personal visada en la Unidad de Personal. 27. Recibe, registra y entrega Resolución de Personal visada por OAJ al Jefe. 28. Revisa, asigna responsable y lo deriva a la secretaria. 29. Registra y entrega la Resolución de Personal al servidor para que haga uso de la licencia y al Técnico Administrativo. 30. Revisa y toma conocimiento de la Resolución de Personal que autoriza la licencia respectiva, luego iniciará el proceso de “Registro y Control de Asistencia”. Se da fin el proceso.

INDECI

PROCEDIMIENTO:

Sede Central

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Servidor UNIDAD ORGANICA

Director/Jefe

OCI

Jefe Secretaria

OA/UPER

Jefe Técnico Administrativo

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30. Revisa y toma conocimiento de aprobación de la Resolución de Personal la que autoriza la licencia respectiva. Licencia no es mayor a 10 días 31. Hace uso de licencia. Se da por terminado el proceso. Licencia mayor a 10 días 32. Llena y entrega al Director o Jefe de la Unidad Orgánica el Acta de Entrega de Cargo. 33. Elabora y envía al Organo de Control Institucional y a la Unidad de Personal memorándum adjuntando el Acta de Entrega de Cargo del servidor. 34. Revisa el memorándum y toma conocimiento del relevo de cargo. Le servirá para tener en cuenta ante alguna observación en las auditorías a ejecutar. 35. Recibe, registra y entrega memorándum al Jefe. 36. Revisa y lo deriva al Técnico Administrativo para tomar conocimiento. 37. Revisa memorándum, toma conocimiento y archiva el Acta de Entrega de Cargo en legajo del servidor. Se da por terminado el proceso.

12. DIAGRAMA DE FLUJO

CONCESION DE LICENCIAS Y PERMISOS INDECI

UNIDADES ORGANICAS Servidor

Director/Jefe

PROVEEDOR

OFICINA DE ADMINISTRACION UNIDAD DE PERSONAL Jefe

Secretaria

Técnico Administrativo

Vigilante

Inicio Necesidad de solicitar autorización para ausentarse No

Solicita permiso ? Si

1 Llena y entrega papeleta de permiso

2 Revisa papeleta de permiso

No

Fin

Autoriza el permiso ? Si

4 Entrega papeleta de permiso a vigilancia y hace uso de ella

3 Visa y devuelve

5 Registra papeleta y salida del servidor 8 Elabora y entrega solicitud de licencia

No

Fin 11 Envía solicitud de licencia para formalización

7 Revisa y toma conocimiento

9 Revisa solicitud de licencia

Autoriza la licencia ?

Vacaciones del Personal

Si 10 Visa y devuelve

Registro y Control de Asistencia

12 Recibe, registra y entrega

Fin 13 Revisa, asigna personal y deriva

15 Revisa solicitud de licencia

14 Registra y deriva

No

Motivos particulares ? Si

No

Licencia mayor a 5 días ? Si

a

16 Revisa legajo del servidor

No

Tiene proceso administrativo disciplinario ? Si

18 Revisa memorándum de negativa, visa y deriva 20 Revisa y toma conocimiento

Fin

17 Elabora y entrega memorándum de negativa 19 Registra y envía

6 Entrega papeletas

CONCESION DE LICENCIAS Y PERMISOS INDECI

OFICINA DE ADMINISTRACION

UNIDADES ORGANICAS Servidor

Director/Jefe

UNIDAD DE PERSONAL

OCI Jefe

Secretaria

Técnico Administrativo

OAJ

a

21 Elabora proyecto de Resolución de Personal

22 Elabora y envía memorándum dirigido a OAJ, adjunta proyecto de Resolución de Personal

23 Revisa proyecto de Resolución de Personal

Si

Aprueba ? No 24 Realiza observaciones

a

25 Aprueba, firma memorándum y deriva

26 Registra y envía

28 Revisa y deriva

27 Recibe, registra y entrega Resolución de Personal

Asesoramiento y Opinión de Carácter Técnico-Legal

29 Registra y entrega Resolución de Personal

30 Revisa y toma conocimiento

Si

30 Revisa y toma conocimento y archiva

Registro y Control del Personal

Licencias >10 días ? No

Fin

31 Hace uso de licencia

Fin

32 Llena y entrega acta de entrega de cargo 33 Elabora y envía memorándum a UPER y a la OCI, adjunta acta de entrega de cargo 35 Recibe, registra y entrega

34 Revisa y toma conocimiento

36 Revisa documentos y deriva

37 Revisa, toma conocimiento y archiva

Fin