COLEGIO DE POSTGRADUADOS SECRETARIA GENERAL SUBDIRECCION DE ORGANIZACION Y COMPUTO DEPARTAMENTO DE ORGANIZACION Y COMPUTO ADMINISTRATIVO
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
TERCERA EDICION MONTECILLO, EDO. DE MEXICO, FEBRERO DEL 2002.
OFICIO DE AUTORIZACION
CON FUNDAMENTO EN EL ARTICULO 59 FRACCION IX DE LA LEY DE ENTIDADES PARAESTATALES Y EL PROPIO ARTICULO 34 FRACCION XIII DEL REGLAMENTO GENERAL DEL COLEGIO DE POSGRADUADOS, SE AUTORIZA EL PRESENTE MANUAL, DENOMINADO “MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL”. EL PRESENTE MANUAL TIENE LA FINALIDAD DE LOGRAR LA CONGRUENCIA DE SU ORGANIZACION INTERNA, PARA MANTENER LA EFICIENCIA Y EFICACIA EN EL CUMPLIMIENTO DE SUS OBJETIVOS.
MONTECILLO, MPIO. DE TEXCOCO, MEXICO A 15 DE FEBRERO DEL 2002.
ATENTAMENTE
___________________________________ DR. BENJAMIN FIGUEROA SANDOVAL DIRECTOR GENERAL Vo. Bo.
Vo. Bo.
_______________________________ DR. FELIX V. GONZALEZ COSSIO SECRETARIO GENERAL
____________________________________ DR. ALEJANDRO VELAZQUEZ MARTINEZ SECRETARIO ADMINISTRATIVO
INDICE PAG.
CONTENIDO 2 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
1. 2. – 3. – 4. – 5. – 6. – 7. – 8. – 9. –
INTRODUCCION............................................................................................ ANTECEDENTES HISTORICOS................................................................. MARCO NORMATIVO................................................................................... ESTRUCTURA ORGANICA.......................................................................... ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL............................................................... OBJETIVO....................................................................................................... POLITICAS ..................................................................................................... FUNCIONES................................................................................................... DESCRIPCION DE PUESTOS...................................................................... 9.1. – JEFATURA DEL DEPARTAMENTO................................................. 9.1.1. – JEFE DE DEPARTAMENTO.................................................. 9.1.2. – SECRETARIA DE JEFE DE DEPARTAMENTO....................
05 06 07 10 11 12 13 16 18 19 19 22
9.2. – AREA DE CONSUMO.......................................................................... 9.2.1. – POLITICAS.............................................................................. 9.2.2. – FUNCIONES............................................................................ 9.2.3. – JEFE DE ANALISTAS ............................................................ 9.2.4. – PROGRAMADOR.................................................................... 9.2.5. – ANALISTA DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS....................
25 26 28 29 32 35
37 38 40 9.4. – SECCION DE REFACCIONES........................................................... 42 9.4.1. – JEFE DE SECCION................................................................ 43 9.5. – SECCION DE MATERIALES PARA TALLER.................................. 46 9.5.1. – JEFE DE OFICINA................................................................ 47 9.5.2. – JEFE DE ALMACEN............................................................... 51 9.6. – SECCION DE CAMPO......................................................................... 54 9.6.1. – JEFE DE SECCION................................................................. 55 9.3. – SECCION DE MATERIAL DE OFICINA.......................................... 9.3.1. – JEFE DE SECCION................................................................ 9.3.2. – AUXILIAR ADMINISTRATIVO...............................................
9.7. – AREA DE ACTIVO FIJO..................................................................... 9.7.1. – POLITICAS.............................................................................. 9.7.2. – FUNCIONES............................................................................ 3 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
58 59 63
64 65 68 70 9.9. – SECCION DE RECEPCION Y REGISTRO........................................ 72 9.9.1. – JEFE DE SECCION................................................................ 73 9.9.2.- SUBJEFE DE ALMACEN......................................................... 76 9.10. – SECCION DE BAJA Y DESTINO FINAL........................................ 78 9.10.1. – JEFE DE SECCION............................................................... 79 9.10.2. – ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO................................. 81 9.11. – CONTROL DE BIENES..................................................................... 83 9.11.1. – JEFE DE OFICINA............................................................... 84 9.11.2. – TAQUIMECANOGRAFA....................................................... 86 9.11.3. – ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO................................. 88 9.8. – RECEPCION Y BAJA........................................................................... 9.8.1. – JEFE DE OFICINA................................................................. 9.8.2. – SUPERVISOR DE CAPTURA................................................. 9.8.3. – ANALISTA DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS....................
10. – 11. –
UNIDADES ADMINISTRATIVAS QUE PARTICIPARON EN LA ELABORACION Y/O AUTORIZACION DEL MANUAL............................ GLOSARIO DE TERMINOS..........................................................................
4 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
91 92
1. - I N T R O D U C C I O N El presente manual establece las bases de organización y funcionamiento del Departamento de Almacén General en sus dos áreas básicas: Consumo y Activo Fijo. Este manual expone con detalle la estructura orgánica del Departamento de Almacén General, señala los puestos y las relaciones que existen entre ellos. Contiene por lo tanto, políticas, funciones, estructura orgánica y organigrama, señalando puestos, niveles jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad, así como las funciones de los puestos que integran el Departamento. Este documento ha sido elaborado por el Departamento de Organización y Cómputo Administrativo, con la participación del Departamento de Almacén General y su actualización es responsabilidad exclusiva del Departamento de Organización y Cómputo Administrativo, por lo que cualquier cambio que, por la dinámica organizacional sea necesario incorporar, debe ser sugerido a dicho Departamento, quién previo análisis determinará su inclusión.
5 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
2. - ANTECEDENTES HISTORICOS El Departamento de Almacén General es una Unidad Administrativa del Colegio de Postgraduados, adscrito a la Coordinación de Operación, que nace con motivo de la creación del Colegio de Postgraduados en el año de 1959. Anteriormente y durante 20 años, todo lo concerniente al control de activo fijo, lo efectuaba la Secretaría de Agricultura y Recursos Hidráulicas, por conducto de la Escuela Nacional de Agricultura, el Departamento de Almacén General prácticamente hacia funciones de control de bienes de consumo. Es a partir del año de 1979, fecha en que el Colegio de Postgraduados pasa a ser organismo público descentralizado, con personalidad jurídica y patrimonio propios, cuando surge la necesidad de registrar y controlar los bienes de activo fijo en su propio nombre y de adquirir derechos y obligaciones. En el año de 1980 la Institución por primera vez intentó integrar a la contabilidad el valor total de los bienes, mediante levantamiento de inventario. Esta acción fue realizada bajo el asesoramiento y supervisión del Despacho Freyssinier y Morín, sin llegar a los objetivos deseados. En 1982 se planteó y se planeó un segundo intento de integrar los bienes, supervisado por el mismo despacho, el cual no se concluyó. En junio de 1984 la institución llevó a cabo el levantamiento de inventario de los bienes instrumentales, mediante la depuración y el desarrollo de un sistema informático de control de los bienes. En la actualidad se lleva a cabo el control de los bienes instrumentales, apoyándose en la correcta operación del sistema informático de inventarios.
6 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
3. - M A R C O
NORMATIVO
CONSTITUCION POLITICA DE LOS ESTADOS UNIDOS MEXICANOS Documento solemne del cual emanan las demás leyes que rigen en nuestro país. La Constitución en su artículo 134, da los lineamientos principales para la utilización de los recursos de origen fiscal al referir que: “Los recursos económicos de que disponga el Gobierno Federal y el Gobierno del Distrito Federal, así como sus respectivas administraciones públicas paraestatales, se administrarán con eficiencia y honradez para satisfacer los objetivos a los que estén destinados”. Añadiendo en el segundo párrafo que: “Las adquisiciones, arrendamientos y enajenaciones de todo tipo de bienes, prestación de servicios de cualquier naturaleza y la contratación de obra que realicen, se adjudicarán o llevarán a cabo a través de licitaciones públicas...”
LEY ORGANICA DE LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL Tiene por objeto establecer las bases de organización de la Administración Pública Federal, tanto centralizada como paraestatal; determinar las dependencias de la administración pública centralizada que ejercerán las atribuciones y despacharán los negocios de orden administrativo encomendados al Poder Ejecutivo de la Unión, distribuyéndose los asuntos que han de estar a cargo de cada una; así como las entidades de la Administración Pública Paraestatal que se auxiliaran en la prestación de los servicios públicos.
LEY FEDERAL DE LAS ENTIDADES PARAESTATALES Tiene por objeto regular la organización, funcionamiento y control de las entidades paraestatales de la Administración Pública Federal. Las relaciones del Ejecutivo Federal o de sus dependencias, con las entidades paraestatales, en cuanto a unidades de la Administración Pública Federal, se sujetarán en primer término, a lo establecido en la ley y sus disposiciones según la materia que corresponda.
LEY GENERAL DE BIENES NACIONALES 7 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
Tiene por objeto establecer los lineamientos aplicables a los bienes muebles e inmuebles del dominio público y privado de la federación, la adquisición por parte de ésta, de cualquier derecho real sobre bienes inmuebles; la venta, donación, gravamen o afectación de bienes muebles o inmuebles; así mismo regula las concesiones, permisos o autorizaciones para el uso, aprovechamiento y explotación de los bienes de dominio público, la posesión, conservación y administración de los bienes federales.
LEY DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DEL SECTOR PUBLICO, publicada el día 4 de enero de 2000. Este ordenamiento menciona en el artículo primero su objetivo, expresando que regula “las acciones relativas a la planeación, programación, presupuestación, gasto, ejecución, conservación, mantenimiento y control de las adquisiciones y arrendamientos de bienes muebles; la prestación de servicios de cualquier naturaleza; así como de la obra pública y los servicios relacionados con la misma...” La propia Ley de Adquisiciones y Obras Públicas, en el artículo tercero transitorio hace referencia a que en tanto se expide el reglamento de dicha ley, se seguirán aplicando los reglamentos de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios relacionados con Bienes Muebles, así como el correspondiente a la Ley de Obras Públicas.
REGLAMENTO DE LA LEY DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DEL SECTOR PUBLICO LEY DE PRESUPUESTO, CONTABILIDAD Y GASTO PUBLICO FEDERAL Y SU REGLAMENTO Tiene por objeto normar y regular el presupuesto, la contabilidad y el gasto público federal, esta ley será aplicada por el Ejecutivo Federal a través de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
CODIGO FISCAL DE LA FEDERACION Y SU REGLAMENTO
8 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
Contiene las disposiciones de aplicación general en materia de impuestos, derechos, aprovechamiento y productos, mismos que se establecen por las diversas leyes fiscales o por los contratos o concesiones respectivas.
PRESUPUESTO DE EGRESOS DE LA FEDERACION El cual es publicado anualmente en el Diario Oficial del la Federación, para el ejercicio y control del gasto público federal, durante el periodo para el cual es emitido.
OTRAS DISPOSICIONES APLICABLES NORMAS PARA LA ADMINISTRACION Y BAJA DE BIENES MUEBLES DE LAS DEPENDENCIAS DE LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL, DECLARADAS COMO PROPIAS DEL COLEGIO DE POSTGRADUADOS, EN LA ULTIMA SESION ORDINARIA DE LA H. JUNTA DIRECTIVA DEL EJERCICIO 2001. Estas normas son de aplicación general para la afectación, destino final y baja de bienes muebles.
REGLAMENTACION INTERNA CONTRATO COLECTIVO DE TRABAJO: Documento de carácter interno que enmarca las relaciones laborales entre el Colegio de Postgraduados y sus trabajadores de planta y temporales contratados por obra o por tiempo determinado. REGLAMENTO GENERAL DEL COLEGIO DE POSTGRADUADOS REGLAMENTO DE SEGURIDAD E HIGIENE
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4. – ESTRUCTURA ORGANICA JEFE DE DEPARTAMENTO SECRETARIA DE JEFE DE DEPARTAMENTO (2)
AREA DE CONSUMO JEFE DE ANALISTAS DE SISTEMAS (1) JEFE DE OFICINA (1) JEFE DE SECCION (3) PROGRAMADOR (1) ANALISTA DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS (1) JEFE DE ALMACEN (1) AUXILIAR ADMINISTRATIVO (VACANTE)
AREA DE ACTIVO FIJO JEFE DE OFICINA (3) JEFE DE SECCION (2) SUPERVISOR DE CAPTURA (1) ANALISTA DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS (1) ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO (9) TAQUIMECANOGRAFA (1) SUBJEFE DE ALMACEN (1)
10 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
5.- ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL JEFE DE DEPARTAMENTO SECRETARIA DE JEFE DE DEPTO.
2
AREA DE CONSUMO
AREA DE ACTIVO FIJO
JEFE DE ANALISTAS JEFE DE OFICINA
JEFE DE OFICINA
JEFE DE OFICINA
MAT. P/ TALLER
RECEP. Y BAJA
CONTROL DE BIENES
2
TAQUIMECANOGRAFA
PROGRAMADOR
JEFE DE SECCION
JEFE DE SECCION
JEFE DE SECCION
JEFE DE SECCION
JEFE DE SECCION
MAT. DE OFNA.
REFACCIONES
CAMPO
RECEP. Y REG.
BAJA Y DESTINO FINAL
SUPERVISOR DE CAPTURA
ANALISTA DE SIST. ADMVOS.
ANALISTA DE SIST. ADMVOS.
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO
1
8
JEFE DE ALMACEN
SUBJEFE DE ALMACEN
AUXILIAR ADMINISTRATIVO (V)
(V) VACANTE
11 MANUAL DE ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN GENERAL
6.- O B J E T I V O
Apoyar en el funcionamiento de la administración del Colegio de Postgraduados, mediante la correcta organización, registro y control de los bienes instrumentales e insumos propiedad del Colegio, observando lineamientos que le son aplicables, para su óptimo aprovechamiento.
12 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
7. - P O L I T I C A S −
El Almacén General, efectuará las consultas necesarias para efectos de administración de almacenes, con la Dirección General de Normatividad, Adquisiciones, Arrendamientos y obras Públicas de SECODAM.
−
El registro y supervisión de los bienes instrumentales, los bienes de consumo, materiales de consumo y específicos se ejercerá en este Departamento.
−
La persona que firme de recibido en un resguardo, será responsable del buen uso y conservación del bien que dicho documento ampare, cesando su responsabilidad hasta que hayan devuelto satisfactoriamente los bienes de referencia ó, en el caso de extravío, la reposición en especie o, el pago a valor actual, según dictamine la autoridad competente.
−
Los Jefes de los Subalmacenes serán responsables directos ante su Jefe Inmediato, del orden, registro, control, recepción, suministro y exactitud de la existencia de los bienes de consumo, materiales de consumo y específicos, de acuerdo a la actividad y funciones que les sean encomendadas, considerando el Subalmacén de que se trate y/o la actividad (tratándose del área de consumo).
−
Los bienes instrumentales, bienes de consumo, materiales de consumo y específicos, que se reciban por adquisiciones a proveedores, deberán reunir las características descriptivas de calidad, contenido, precio y demás especificadas en el pedido que fue formulado considerando la requisición compra.
−
La salida de los bienes instrumentales, bienes de consumo, materiales de consumo y específicos deberá estar amparada con el documento debidamente requisitado, tratándose de resguardo, requisición vale y firma de recibido de conformidad del usuario, respectivamente.
−
Las faltas que cometa el personal del Almacén General, en desempeño de sus funciones, se pondrán en conocimiento del titular, quien promoverá lo conducente para la intervención de las autoridades internas o externas competentes, según sea la falta.
−
El Jefe de Almacén General, se abstendrá de firmar las cartas de no adeudo a favor del personal que cause baja, si no se efectúa la devolución satisfactoria de los bienes que tengan resguardados.
13 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
−
A los bienes instrumentales se les asignará un número de inventario a cada uno, compuesto con el número de la clave correspondiente del bien, según el catálogo de los bienes muebles y el número progresivo de identificación.
−
Para el control de bienes de consumo se establecerá registro global.
−
Para facilitar el control de materiales de consumo cuando fuere necesario utilizar unidades de medida como paquete, rollo, bote, frasco, etc., su contenido o capacidad se indicará en su descripción.
−
A los usuarios sólo se les podrán proporcionar materiales de consumo, mediante la presentación de la requisición vale al almacén, debidamente autorizada por el titular de la UBPP solicitante.
−
Será exclusiva responsabilidad del Jefe del Depto. Cualquier suministro de materiales de consumo y específicos que se haga sin el documento correspondiente requisitado, aprobado y autorizado por el titular de la UBPP solicitante.
−
Cuando para el desarrollo de las actividades fuere necesario transferir bienes instrumentales de una UBPP a otra, se hará previa autorización del titular de la UBPP de asignación y del resguardatario, con el documento CI-05.
−
Para efectos de cambio de usuario de los bienes instrumentales, que hayan sido transferidos, se llevará a cabo tan pronto como se haya recibido el resguardo correspondiente, debidamente firmado de conformidad por el nuevo usuario.
−
El Jefe de Almacén General, en su carácter de responsable directo del buen funcionamiento en general de este Depto. tiene el deber de mantener una eficaz supervisión sobre el manejo de los materiales en los subalmacenes.
−
Cuando un empleado cause baja de la Institución, por cualquier motivo, el Depto. de Recursos Humanos, deberá dar aviso oportuno al Depto. de Almacén General, a fin de verificar que la persona separada haga entrega de los bienes propiedad del Colegio que tenga en su poder, sin restricción de tiempo debido a que es responsabilidad del empleado la devolución del Bien.
−
La alta de inventarios de los bienes instrumentales, se realizará a valor de adquisición, respecto de los bienes muebles producidos, el valor se asignará de acuerdo al costo de los materiales utilizados; tratándose de semovientes capturados, a los que se cotice a la fecha de la captura.
−
En caso de extravío de cualquier bien mueble, el responsable se apegara a lo que dictaminen las autoridades competentes y a la normatividad correspondiente. 14 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
−
Para las UBPP’s, en los Campus y en la sede, que controlen semovientes, será de su responsabilidad la de notificar mensualmente al almacén general sobre la alta, captura, nacencias y/o defunciones que ocurran.
−
Cuando se trate de bienes instrumentales, bienes de consumo y/o específicos que por su naturaleza requieran ser entregados directamente en la UBPP solicitante, será de su responsabilidad firmar de recibido y conformidad del Bien y notificar al Departamento de Almacén General, para el registro de entrada y/o salida del almacén general y la verificación física.
−
Los Campus obtendrán directamente bienes instrumentales, bienes de consumo, materiales de consumo y específicos únicamente cuando el Depto. de Adquisiciones realice el pedido a proveedores locales, o cuando sea preciso hacer la entrega directamente en el Campus, siendo de su responsabilidad notificar al Depto. de Almacén General, para su registro, así como el marcaje de los Bienes, en su caso.
−
Será responsabilidad del titular del Depto., solicitar a las áreas correspondientes elaborar el dictamen técnico de las condiciones físicas de los bienes instrumentales, que por su estado físico ya no resulten útiles en el desempeño de las actividades que desarrolla la Institución.
−
La rehabilitación, reaprovechamiento y/o destino final de los bienes instrumentales y de los bienes de consumo, se determinará basándose en las Normas para la Administración y Baja de Bienes Muebles de las Dependencias de la Administración Pública Federal, declaradas propias del Colegio de Postgraduados.
−
El Depto. de Almacén General, publicará periódicamente una relación de los bienes instrumentales disponibles en condiciones de uso.
−
El Almacén General enviará a las UBPP’s el avance presupuestal de los materiales de consumo en los primeros diez días de cada mes, por las partidas presupuéstales en éste canalizadas.
−
Anualmente se efectuarán verificaciones al Activo Fijo en las UBPP’s, y en su caso a los Campus.
15 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
8. - F U N C I O N E S −
Vigilar el cumplimiento de las políticas que se tienen en materia de almacenes.
−
Participar el titular del Almacén General como vocal en el Comité de Adquisiciones y en el Comité de Bienes Muebles del Colegio, cumpliendo las acciones que promuevan su buen funcionamiento, así como proporcionar la información que le sea solicitada para la integración del programa anual de adquisiciones.
−
Supervisar la asignación, alta, y baja de los bienes instrumentales de la Institución.
−
Custodiar la documentación comprobatoria de resguardo de los bienes instrumentales.
−
Determinar el destino final de los bienes instrumentales y de consumo, de acuerdo a las Normas para la Administración y Baja de los Bienes Muebles de las Dependencias de la Administración Pública Federal, declaradas como propias del Colegio de Postgraduados.
−
Mantener actualizados los sistemas informáticos del Depto.
−
Atender las peticiones y asuntos del personal interno y externo, cuando se presenten en el Almacén.
−
Elaborar las requisiciones de compra de los materiales de consumo ó stock.
−
Programar y llevar a cabo revisiones físicas de bienes inventariables y/o materiales de consumo, en su totalidad o selectivamente, en los subalmacenes y a las UBPP’s en la sede y en su caso en los Campus, estableciendo la metodología, el periodo en el que se desarrollara y por ultimo a fecha en que se llevara a cabo.
−
Llevar a cabo el registro del consumo de materiales por partida, artículo y UBPP.
−
Proporcionar veraz y oportunamente la información referente a salida, existencias, a los subalmacenes, de los movimientos realizados.
−
Proporcionar el titular del Almacén General, veraz y oportunamente la información que le sea solicitada, por autoridades internas o externas autorizadas.
16 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
y
−
Organizar, registrar y controlar los recursos materiales del Colegio, para el cumplimiento de sus objetivos y metas propuestas (bienes instrumentales y de consumo, materiales de consumo y específico).
−
Preparar y presentar la información que le sea solicitada por las autoridades del Colegio, así como por las dependencias normativas.
17 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9. - DESCRIPCION DE PUESTOS
18 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.1. – JEFATURA DEL DEPARTAMENTO 9.1.1. – JEFE DE DEPARTAMENTO 1. -
Jefe inmediato superior. Coordinador de Operación.
2. -
Puesto(s) bajo su mando. Jefe de Analistas de Sistemas. Jefe de Oficina. Jefe de Sección. Y resto del personal.
3. -
Relaciones internas. De coordinación con: Su Jefe Inmediato Los Departamentos de la Administración Central, Institutos y Campus.
4. -
Relaciones externas. De coordinación con: Los proveedores Las dependencias y oficinas de control que fijan las normas a que se sujetará la administración de los almacenes
5. -
Actividad genérica. Planeación, organización y control de las actividades del Depto., asimismo coordinar y supervisar los movimientos de los bienes instrumentales en las UBPP’s que lo requieran.
6. -
Actividades específicas. 6.1.
Actividades diarias. De coordinación con las áreas de administración de los Campus y con las UBPP’s. Verificar que el registro de los bienes instrumentales y de consumo en el sistema informático de control se lleve a cabo correcta y oportunamente. 19 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
Firmar la entrada de las facturas que amparan los bienes instrumentales y de consumo recibidos en el almacén, o delegar esta actividad. Tomar las decisiones relevantes del Depto. De cumplimiento y apego a las normas para la Administración y Baja de Bienes Muebles. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas. 6.2.
Actividades periódicas. Programar en el caso de bienes de consumo la verificación física para los sub-almacenes y las UBPP’s en la sede y los Campus para bienes instrumentales. Proporcionar sobre las actividades del Depto. ante el Coordinador de Operación. Firmar la información del avance presupuestal de las UBPP’s Autorizar las requisiciones de compra al Depto. de Adquisiciones, de los materiales stock y bienes requeridos en el Almacén. Participar en las reuniones del Comité de Adquisiciones. Participar en las reuniones del Comité de Bienes Muebles. Promover la depuración de la información de los sistemas informáticos del Departamento. Dar solución a los posibles problemas que se presenten. Proporcionar información veraz y oportuna solicitada por autoridades internas y externas. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
6.3.
Actividades eventuales.
20 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
Proporcionar la información requerida en la práctica de auditoría interna o externa o por otra instancia fiscalizadora. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas. 7. -
Conocimientos teórico-prácticos. 7.1.
Escolaridad. Lic. en Administración o en Contaduría Publica.
7.2.
Conocimientos requeridos. Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Normas para la Administración y Baja de Bienes Muebles de las Dependencias de la Administración Pública Federal, declaradas como propias para el Colegio de Postgraduados. Conocimientos sobre almacenes, inventarios y todo lo relacionado con adquisiciones, arrendamiento y prestación de servicios relacionados con bienes muebles.
7.3.
Experiencia. Como Jefe de Depto. de Almacén General, tres años fuera del Colegio, y se considera que el puesto será conocido por el empleado en dos meses en forma satisfactoria.
8. -
Número de empleados en el puesto. Uno
9. -
Horario normal de trabajo. De 8:00 a 16:00 Hrs.
21 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.1.2. – SECRETARIA DE JEFE DE DEPARTAMENTO 1. -
Jefe inmediato superior. Jefe de Departamento.
2. -
Puesto(s) bajo su mando. Ninguno.
3. -
Relaciones internas. De coordinación con: Su Jefe Inmediato Superior. Los Departamentos de la Administración Central, Institutos y Campus.
4. -
Relaciones externas. De información y atención a los proveedores.
5. -
Actividad genérica. Efectuar actividades de taquimecanografía, control y archivo de correspondencia, y atención al público.
6. -
Actividades específicas. 6.1.
Actividades diarias. Atender y mantener actualizada la agenda del Jefe de Departamento. Recibir y turnar documentación y correspondencia. Archivar documentación y correspondencia. Tomar dictados de su jefe inmediato y mecanografiarlos o digitarlos en computadora. Atender y efectuar llamadas telefónicas. Controlar la distribución de la documentación del departamento. 22 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
Atender al público que solicite información. Turnar documentos al Jefe de Departamento para su atención Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas. 6.2.
Actividades periódicas. Proporcionar información que le sea solicitada por el Jefe del Depto. Solicitar el mantenimiento preventivo de las máquinas de escribir y calculadoras. Solicitar papelería que requiera el Departamento para su operación. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
6.3.
Actividades eventuales. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
7. -
Conocimientos teórico-prácticos. 7.1.
Escolaridad. Carrera comercial secretarial.
7.2. Conocimientos requeridos. Taquigrafía Mecanografía Manejo de PC, Windows y Msoffice (Word, Excel y Power Point). Manejo de archivo. 7.3.
Experiencia. Como Secretaria o Taquimecanógrafa tres años fuera del Colegio, y se considera que el puesto será conocido por el empleado en un tres meses en forma satisfactoria.
8. -
Número de empleados en el puesto. 23 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
Dos. 9. -
Horario normal de trabajo. De 8:00 a 15:30 Hrs.
24 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.2. – AREA DE CONSUMO
25 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.2.1. – P O L I T I C A S − El suministro a las UBPP de los materiales de consumo se hará contra entrega de la requisición vale al almacén y se entregarán en el subalmacén correspondiente. − No se dará trámite a requisiciones vale al almacén postfechadas, soló a las que se hagan contra entrega y de acuerdo a la disponibilidad presupuestal de cada UBPP. − La entrada de los materiales específicos al Almacén General, se hará con factura o remisión. − Todas las entradas y/o salidas de materiales de consumo, así como de materiales específicos deberán ser registrados en el sistema informático del Almacén. − Todo material específico que ingrese al Almacén deberá ser entregado inmediatamente a la UBPP que lo solicitó. − Toda salida de material de consumo de los subalmacenes deberá estar soportada por una requisición vale al almacén debidamente requisitada y autorizada por el titular de la UBPP solicitante. − El Almacén General, sólo recibirá materiales amparados con factura y/o remisión, las cuales deberán presentarse requisitadas. − Para el caso de devolución de material al almacén, se deberá llenar el formato de devolución y entregarlo junto con el bien en el subalmacén correspondiente debidamente autorizado por el Jefe del Departamento de Almacén General. − Sólo se dará trámite a la entrada de materiales al Almacén, si al cotejar la documentación correspondiente está correcta. − Si al recibir un material específico se tiene dudas en cuanto a calidad, medida, cantidad, etc. solicitará la presencia del usuario. − El Almacén no elaborará requisición de compra por materiales específicos, el usuario lo hará directamente. − Almacén General, devolverá a los proveedores, el material solicitado por las UBPP’s que no cumplan con los requerimientos específicos estipulados en la requisición y pedido. 26 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
− Toda persona designada por cada UBPP para retirar, del Almacén General, material de consumo o específico, deberá anotar en la requisición vale al almacén o factura, su nombre, firma, número de empleado y fecha de retiro del material. − Almacén General, turnará cada mes un reporte de avance presupuestal a los subalmacenes para consultar la disponibilidad de material de consumo de las UBPP’s. − Almacén General, es responsable de programar y llevar a cabo inventarios físicos, de los subalmacenes, en su totalidad o selectivos. − Almacén General, será responsable de definir los mínimos y máximos basándose en la demanda de los materiales de consumo y las normas para la administración de los bienes muebles y el manejo de almacenes. − Almacén General, proporcionará información a cada UBPP del avance presupuestal de los materiales de consumo, los primeros 10 días del mes siguiente a aquél en que se utilizaron. − Toda requisición vale al almacén deberá apegarse a los requisitos mínimos establecidos por las normas para la administración de los almacenes de los bienes muebles y el manejo de almacenes. − Cuando la entrega de materiales se realice en áreas distintas al Almacén, se enviará la documentación al Jefe del Departamento de Almacén General, a efecto de que se lleven a cabo los registros correspondientes, siendo responsabilidad del Departamento de Adquisiciones y del usuario, notificar al Almacén General la recepción de los materiales conforme a lo solicitado al proveedor. − El Almacén General previo análisis de la alta frecuencia de adquisición de un mismo material, realizara la gestión necesaria a fin de incorporarlo a los materiales que se manejan en existencia.
27 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.2.2. – FUNCIONES − Registrar el consumo de materiales por partida, artículo y UBPP. − Programar y llevar a cabo inventarios físicos de materiales de consumo en su totalidad o selectivamente, a los subalmacenes y a las UBPP’s en la Sede y Campus, estableciendo la metodología, el periodo en el que se desarrollara y la fecha. − Surtir las “requisiciones vale al almacén” presentadas por las UBPP’s al almacén para su operación. − Solicitar la compra de material de consumo que haya llegado al mínimo de existencia. − Recibir de los proveedores los materiales de consumo solicitados para la operación del Colegio. − Clasificar y acomodar los materiales de consumo en sus respectivos estantes. − Registrar en el Sistema Informático del Almacén las entradas y salidas de material de consumo. − Definir los mínimos y máximos basándose en la demanda de los materiales de consumo y las normas para la administración de los bienes muebles y el manejo de almacenes − Proporcionar información a cada UBPP del avance presupuestal de los materiales de consumo, los primeros 10 días del mes siguiente a aquél en que se utilizaron. − Preparar y presentar información que le sea solicitada por el Jefe de Departamento. − Las demás que le asignen el Jefe de Departamento, el Coordinador de Operación y la reglamentación específica.
28 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.2.3. – JEFE DE ANALISTAS 1. -
Jefe inmediato superior. Jefe de Departamento.
2. -
Puesto(s) bajo su mando. Jefe de Oficina. Jefe de Sección. Programador. Analista de Sistemas Administrativos. Jefe de Almacén. Auxiliar Administrativo.
3. -
Relaciones internas. De coordinación con: Su Jefe Inmediato Los Departamentos de la Administración Central, Institutos y Campus. Los Jefes de Sección.
4. -
Relaciones externas. De coordinación con: Los proveedores Las dependencias que fijan las normas a que se sujetará la administración de los almacenes.
5. -
Actividad genérica. Auxiliar al Jefe Inmediato Superior en la organización, planeación y control de las actividades del Departamento, así como en la coordinación y supervisión de la operación de los subalmacenes.
6. -
Actividades específicas. 6.1.
Actividades diarias. Tener comunicación y coordinación con las UBPP’s en la sede y Campus. Supervisar que se lleve a cabo la actualización oportuna de los registros de bienes de consumo en el sistema informático y tarjetas de estante. 29 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
Firmar de recibido las facturas que amparan la adquisición de los bienes instrumentales y de consumo, en ausencia del Jefe del Departamento. Participar en la toma de decisiones del Departamento. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas. 6.2.
Actividades periódicas. Participar en la programación de la toma de inventarios físicos de los subalmacenes pertenecientes al Almacén General. Coordinar la toma de inventarios físicos, reportando los resultados al Jefe del Departamento. Proporcionar información sobre sus actividades ante su Jefe inmediato superior. Supervisar el envío oportuno de la información a cada UBPP del avance presupuestal de salida de materiales de consumo. Supervisar la depuración de la información del sistema informático del Departamento. Proporcionar información veraz y oportuna solicitada por autoridades internas y externas. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
6.3.
Actividades eventuales. Participar en la programación, coordinación y dirección de la toma de inventarios físicos en los sub-almacenes pertenecientes al Almacén General. Dar cumplimiento a las normas para la Administración y Baja de Bienes Muebles de las Dependencias de la Administración Pública Federal, declaradas propias para el Colegio de Postgraduados. Proporcionar la información requerida en la práctica de auditoría interna o externa, o de cualquier otra instancia.
30 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
Participar en el control de los bienes instrumentales donados por otras instituciones al Colegio. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas. 7. -
Conocimientos teórico-prácticos. 7.1.
Escolaridad. Lic. en Administración o Contaduría Pública.
7.2.
Conocimientos requeridos. Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Conocimientos sobre almacenes, inventarios y todo lo relacionado sobre adquisiciones, arrendamiento y prestación de servicios relacionados con bienes muebles. Ley de Bienes Nacionales Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su reglamento. Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal y su reglamento. Normas para la Administración y Baja de Bienes Muebles de las Dependencias de la Administración Pública Federal, declaradas como propias para el Colegio de Postgraduados. Y demás normatividad que le sea aplicable a su función.
7.3.
Experiencia. En puestos similares tres años fuera del Colegio, y se considera que el puesto será conocido por el empleado en dos meses en forma satisfactoria.
8. -
Número de empleados en el puesto. Uno.
9-
Horario normal de trabajo. De 8:00 a 15:30 Hrs.
31 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.2.4. – PROGRAMADOR 1. -
Jefe inmediato superior. Jefe de Analistas.
2. -
Puesto(s) bajo su mando. Ninguno.
3. -
Relaciones internas. De coordinación con: Su Jefe Inmediato. El personal de su área de trabajo.
4. -
Relaciones externas. No requiere.
5. -
Actividad genérica. Diseñar y desarrollar programas para el control del Almacén General así como obtener de los documentos fuente la información que le sea solicitada, mediante la digitación en medios magnéticos, para el proceso del sistema informático.
6. -
Actividades específicas. 6.1.
Actividades diarias. Desarrollar la lógica del programa y realizar las pruebas de escritorio. Verificar y corregir errores detectados en la captura de la información. Procesar la información para la actualización de archivos y respaldos. Transcribir la información de documentos fuente a medios magnéticos. Conservar el orden de los documentos fuente. Revisar la documentación para la captura y validación de la información. Verificar el correcto funcionamiento del equipo de captura. 32 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
Actualizar las entradas, salidas y/o cambios en el sistema informático. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas. 6.2.
Actividades Periódicas. Efectuar el mantenimiento de programas en operación Reportar fallas o desperfectos en el equipo de trabajo. Elaborar reporte de actividades realizadas. Emisión de reportes que le sean solicitados. Proporcionar la información que le sea solicitada. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
6.3.
Actividades eventuales. Reportar fallas o desperfectos del equipo a su cargo. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
7. -
Requerimientos teórico-prácticos. 7.1.
Escolaridad Carrera técnica en computación.
7.2.
Conocimientos requeridos.
7.3.
Sobre captura de datos. Manejo de PC, Windows y Msoffice (Word, Excel y PowerPoint). Y demás conocimientos que le sean requeridos. Experiencia. Como programador dos años fuera del Colegio, y se considera que el puesto será conocido por el empleado en un mes en forma satisfactoria.
8. -
Número de empleados en el puesto.
33 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
Uno 9. -
Horario normal de trabajo. De 8:00 a 15:30 Hrs.
34 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.2.5. – ANALISTA DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS 1. -
Jefe inmediato superior. Jefe de Analistas.
2. -
Puesto(s) bajo su mando. Ninguno.
3. -
Relaciones internas. De coordinación con: Su Jefe Inmediato Superior. Sus compañeros de trabajo. Con personal de la Institución.
4. -
Relaciones externas. Con los proveedores.
5. -
Actividad genérica. Registro y control de los materiales de consumo.
6. -
Actividades específicas. 6.1.
Actividades diarias. Atender a proveedores Recibir documentación para verificación de datos, contra pedido y requisición. Asignar número de folio consecutivo en documento. Registrar en libro de entradas anual. Canalizar al proveedor al sub-almacén correspondiente para entrega de Bienes de Consumo. Archivar documentación correspondiente.
35 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
Turnar información para la elaboración de informe de entradas al Depto. de Contabilidad, al Jefe de Analistas para su revisión e integración de reporte. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas. 6.2.
Actividades periódicas. Recibir facturas de materiales de stock y específico para los tramites correspondientes. Proporcionar información a los Organos Fiscalizadores tanto internos como externos. Informar al Jefe Inmediato de las anomalías detectadas. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
6.3.
Actividades eventuales. Proporcionar la información que le sea solicitada por su Jefe Inmediato. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
7. -
Conocimientos teórico-prácticos. 7.1.
Escolaridad. Preparatoria y/o equivalente.
7.2.
Conocimientos requeridos. Manejo y control de documentación de almacenes.
7.3.
Experiencia. En puestos similares, un año fuera del Colegio y se considera que el puesto será conocido por el empleado en un mes en forma satisfactoria.
8. -
Número de empleados en el puesto. Uno.
9. -
Horario normal de trabajo. De 8:00 a 15:30 Hrs.
36 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.3. – SECCION DE MATERIALES DE OFICINA
37 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.3.1. – JEFE DE SECCION 1. -
Jefe inmediato superior. Jefe de Analistas.
2. -
Puesto(s) bajo su mando. Auxiliar Administrativo.
3. -
Relaciones internas. De coordinación con: Su Jefe Inmediato Los Departamentos de la Administración Central, Institutos y Campus. Las áreas del Almacén General.
4. -
Relaciones externas. Con los proveedores
5. -
Actividad genérica. Organizar, registrar y controlar los materiales de consumo, así como la documentación que genere entrada o salida de materiales en el subalmacén a su cargo así como almacenar, recibir y suministrar los diferentes bienes y/o materiales propiedad de la institución.
6. -
Actividades específicas. 6.1.
Actividades diarias. Supervisar y coordinar las actividades del personal a su cargo. Recibir los materiales de los proveedores mediante factura o nota remisión. Preparar los artículos, materiales y/o bienes solicitados por las UBPP’s. Auxiliar en la recepción de materiales. Actualizar las tarjetas de control de materiales. 38 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
Informar a su Jefe Inmediato las anomalías detectadas. Acatar las medidas de seguridad para la guarda y conservación de materiales. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas. 6.2.
actividades periódicas. Apoyar en el levantamiento físico de inventarios de materiales. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
6.3.
Actividades eventuales. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
7. -
Conocimientos teórico-prácticos. 7.1.
Escolaridad. Preparatoria y/o equivalente.
7.2.
Conocimientos requeridos. Manejo de tarjetas de control, kárdex
7.3.
Experiencia. En puestos similares, un año fuera del Colegio y se considera que el puesto será conocido por el empleado en un mes en forma satisfactoria.
8. -
Número de empleados en el puesto. Uno.
9. -
Horario normal de trabajo. De 8:00 a 15:30 Hrs.
39 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.3.2.1. -
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
Jefe inmediato superior. Administrativo Especializado
2. -
Puesto(s) bajo su mando. Ninguno.
3. -
Relaciones internas. De coordinación con: Su Jefe Inmediato Superior. Sus compañeros de trabajo.
4. -
Relaciones externas. Ninguno.
5. -
Actividad genérica. Auxiliar en labores administrativas relacionadas a su área de trabajo (suministro, registro y control de los materiales de consumo y específicos).
6. -
Actividades específicas. 6.1.
Actividades diarias. Auxiliar en las requisiciones vale al almacén de las UBPP´s solicitantes. Auxiliar en la actualización de tarjetas de control de materiales. Apoyar en actividades de archivo, correspondencia y mensajería. Apoyar en todas las actividades de su área de trabajo. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
6.2.
Actividades periódicas. 40 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
Apoyar en la elaboración de la información relativa a mínimos y máximos de los materiales stock. Auxiliar en el acomodo de los materiales stock en sus respectivos estantes. Auxiliar en la clasificación de los estantes, anaqueles y casilleros. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas. 6.3.
Actividades eventuales Apoyar en la información que le sea solicitada por su Jefe Inmediato. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
7. -
Conocimientos teórico-prácticos. 7.1.
Escolaridad. Prevocacional o Secundaria.
7.2.
Conocimientos requeridos. Manejo de tarjetas kárdex.
7.3.
Experiencia. En puestos similares, un año fuera del Colegio y se considera que el puesto será conocido por el empleado en un mes en forma satisfactoria.
8. -
Número de empleados en el puesto. Uno (Vacante).
9. -
Horario normal de trabajo. De 8:00 a 15:30 Hrs.
41 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.4. – SECCION DE REFACCIONES
42 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.4.1. – JEFE DE SECCION 1. -
Jefe inmediato superior. Jefe de Analistas.
2. -
Puesto(s) bajo su mando. Ninguno.
3. -
Relaciones internas. De coordinación con su Jefe Inmediato Superior, con el Almacén General y con las UBPP’s solicitantes.
4. -
Relaciones internas. Con los proveedores del Colegio.
5. -
Actividad genérica. Organizar, registrar y controlar los materiales de consumo, así como la documentación que genere entrada o salida de materiales en el subalmacén a su cargo.
6. -
Actividades específicas. 6.1.
Actividades diarias. Recibir los materiales de los proveedores mediante factura o nota de remisión. Verificar que el contenido de la factura contra el pedido sea el mismo, así como los materiales a recibir. Acatar las medidas de seguridad para la guarda y conservación de los materiales. Verificar los reportes de existencias de los materiales del subalmacén a su cargo. Recibir de los solicitantes las requisiciones vale al Almacén. 43 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
Proveer los materiales solicitados por las UBPP’s previa verificación de los datos en la requisición y la firma de autorización del responsable de la misma. Anotar en las requisiciones vale al Almacén los materiales que hayan sido surtidos. Mantener actualizados los registros de los movimientos que se llevan a cabo en el subalmacén. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas. 6.2.
Actividades periódicas. Turnar oportunamente al Jefe Inmediato las requisiciones vale al Almacén de los materiales entregados a las UBPP’s. Llevar a cabo levantamiento de inventarios físicos de los materiales del subalmacén a su cargo. Reportar al Jefe Inmediato las anomalías detectadas. Proporcionar veraz y oportunamente la información que le sea solicitada por su Jefe Inmediato. Verificar mínimos y máximos de materiales stock. Elaborar reporte de sus actividades. Participar en el almacenamiento y acomodo de los materiales recibidos. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
6.3.
Actividades eventuales. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
7. -
Conocimientos teórico-prácticos. 7.1.
Escolaridad. 44 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
Preparatoria y/o equivalente. 7.2.
Conocimientos requeridos. Manejo de tarjetas de control.
7.3.
Experiencia. Dos años en puestos similares fuera del Colegio, y se considera que el puesto será conocido por el empleado en un mes en forma satisfactoria.
8. -
Número de empleados en el puesto. Uno.
9. -
Horario normal de trabajo. De 7:00 a 15:00 Hrs.
45 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.5. – SECCION DE MATERIALES PARA TALLER
46 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.5.1.1. -
JEFE DE OFICINA
Jefe inmediato superior. Jefe de Departamento.
2. -
Puesto(s) bajo su mando. Jefe de Almacén
3. -
Relaciones internas. De coordinación con: Su Jefe Inmediato Los Departamentos de la Administración Central, Institutos y Campus.
4. -
Relaciones externas. Ninguna.
5. -
Actividad genérica. Planear, organizar y supervisar las actividades de registro, control área de subalmacén de materiales para taller.
6. -
Actividades específicas. 6.1.
Actividades diarias. Distribuir cargas de trabajo al personal bajo su mando. Supervisar las actividades del personal bajo su mando. Firmar de visto bueno la documentación de su área. Revisar y surtir Requisiciones Vale del Almacén, a los usuarios de las diferentes U.B.P.P. Checar facturas, remisiones y material que en ellas se surte de proveedores y valorar la calidad y cantidad que se solicita.
47 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
Autorizar y checar requisición de compra de material stock que se solicita para surtir el Almacén. Revisar y firmar los Informes, en los cuales fueron surtidos los diversos materiales que se manejan. Atender a Jefes de Taller, Control de Vehículos y los diferentes departamentos, así como algunos Administradores de los Institutos que integran esta Institución. Dar folio a Las Requisiciones Vale al Almacén. Supervisar la información que se le solicite a su área y se turne a las UBPP. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas. 6.2.
Actividades periódicas. Elaborar y coordinar programas de trabajo para su área. Participar en el levantamiento físico de inventario en los subalmacenes que integran este departamento los cuales son: Subalmacén de Materiales para Taller, Subalmacén de Refacciones, Subalmacén de Campo y Subalmacén de Consumo. Hacer chequeos físicos de todos los materiales. Elaborar informe de sus actividades. Acatar los nuevos métodos de trabajo que se establezcan. Proporcionar información oportunamente. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
6.3.
Actividades eventuales. Proporcionar sugerencias a su Jefe Inmediato superior para la toma de decisiones en las actividades de su área. Sugerir mejoras a los métodos de trabajo existentes. Proponer nuevos métodos de trabajo. 48 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
Participar en la formulación de nuevos proyectos. Proporcionar la información que le sea solicitada en la práctica de auditoría. Acomodar el material que se recibe de los diferentes proveedores. Proponer la baja de materiales que están obsoletos. Revisar y firmar los informes que envían a todas las U.B.P.P’s del Colegio. Remitir las copias de requisiciones de los materiales surtidos. Elaborar requisiciones de compra por los materiales que no hay en existencia o que ya han llegado a su mínimo; estas se remiten al Departamento de Adquisiciones. Revisar el reporte de materiales en existencia, así como el reporte de materiales de máximos y mínimos. Manejar el archivo de las tarjetas de estante de los materiales en existencia. Coordinarse con los usuarios de las diferentes U.B.P.P. para analizar los materiales nuevos que se requieran y poder dar mejor atención de las diversas ordenes de trabajo. Proponer la adquisición de material de stock que no hay en existencia. Llevar materiales que ya no son de utilidad en el subalmacén a las bodegas ubicadas en Tecamac. Auxiliar en las pruebas de inventario físico que los integrantes de la Contraloría Interna o cualquier instancia externa lo solicite. Asistir a cursos de capacitación y adiestramiento. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas. 7. -
Conocimientos teórico-prácticos.
49 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
7.1.
Escolaridad. Pasante en Licenciatura en Administración o Contador Público
7.2.
Conocimientos requeridos. Sobre levantamiento de inventarios. Sobre materiales para taller.
7.3.
Experiencia. En puestos similares u otros con actividades parecidas tres años fuera del Colegio, y se considera que el puesto será conocido por empleado en seis meses en forma satisfactoria.
8. -
Número de empleado en el puesto. Uno
9. -
Horario normal de trabajo. De 7:00 a 15:00 Hrs.
50 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.5.2.1. -
JEFE DE ALMACEN
Jefe inmediato superior. Jefe de Oficina.
2. -
Puesto(s) bajo su mando. Ninguno.
3. -
Relaciones internas. De coordinación con: Su Jefe Inmediato.
4. -
Relaciones externas. Con los proveedores.
5. -
Actividad genérica. Coordinar, dirigir y supervisar al personal en la recepción control y despacho de materiales.
6. -
Actividades específicas. 6.1.
Actividades diarias. Recibir los materiales en el subalmacén. Verificar que los materiales que se reciban sean los solicitados, de acuerdo al pedido. Participar en el almacenamiento y acomodo de los materiales recibidos, en los estantes correspondientes. Clasificar los materiales de entrada al subalmacén. Entregar los materiales solicitados al subalmacén mediante la requisición vale al almacén requisitada y autorizada por el responsable de la UBPP Actualizar los registros de movimientos y existencias de su área de trabajo. 51 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
Observar las medidas de seguridad para la guarda y conservación de los materiales. Controlar los materiales por estante. Reportar al Jefe Inmediato las anomalías detectadas en el subalmacén. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas. 6.2.
Actividades periódicas. Revisar máximos y mínimos de los materiales stock. Apoyar en el levantamiento de los inventarios físicos en los sub-almacenes. Apoyar en otras áreas del Almacén General. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
6.3.
Actividades eventuales. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
7. -
Conocimientos teórico-prácticos. 7.1.
Escolaridad. Preparatoria, Vocacional, Carrera Comercial.
7.2.
Conocimientos requeridos. Manejo de tarjetas de control, kárdex.
7.3.
Experiencia Tres años fuera del Colegio en puestos similares y se considera que el puesto será conocido por el empleado en un mes en forma satisfactoria.
8. -
Número de empleados en el puesto. 52 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
Uno. 9. -
Horario normal. De 7:00 a 15:00 Hrs.
53 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.6. – SECCION DE CAMPO
54 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.6.1. – JEFE DE SECCION 1. -
Jefe inmediato superior. Jefe de Analistas.
2. -
Puesto(s) bajo su mando. Ninguno.
3. -
Relaciones internas. De coordinación con: Su Jefe Inmediato Superior. Con el Almacén General y con las UBPP’s solicitantes.
4. -
Relaciones externas. Con los proveedores del Colegio.
5. -
Actividad genérica. Organizar, registrar y controlar los materiales de consumo, así como la documentación que genere entrada o salida de materiales en el subalmacén a su cargo.
6. -
Actividades específicas. 6.1.
Actividades diarias. Recibir los materiales de los proveedores mediante factura o nota de remisión. Verificar que el contenido de la factura contra el pedido sea el mismo, así como los materiales a recibir. Acatar las medidas de seguridad para la guarda y conservación de los materiales. Verificar los reportes de existencias de los materiales del subalmacén a su cargo. 55 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
Recibir de los solicitantes las requisiciones vale al Almacén. Proveer los materiales solicitados por las UBPP’s, previa verificación de los datos en la requisición y la firma de autorización de su responsable. Anotar en las requisiciones vale al Almacén los materiales que hayan sido surtidos. Mantener actualizados los registros de los movimientos que se lleven a cabo en el subalmacén. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas. 6.2.
Actividades periódicas. Turnar oportunamente al Jefe Inmediato las requisiciones vale al Almacén de los materiales entregados a las UBPP’s. Llevar a cabo levantamiento de inventarios físicos de los materiales del subalmacén a su cargo. Reportar al Jefe Inmediato las anomalías detectadas. Proporcionar veraz y oportunamente la información que le sea solicitada por su Jefe Inmediato. Verificar mínimos y máximos de materiales stock. Elaborar reporte de sus actividades. Participar en el almacenamiento y acomodo de los materiales recibidos. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
6.3.
Actividades eventuales. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
7. -
Conocimientos teórico-prácticos. 7.1.
Escolaridad. 56 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
Preparatoria. 7.2.
Conocimientos requeridos. Manejo de tarjetas de control.
7.3.
Experiencia Dos años en puestos similares fuera del Colegio y se considera que el puesto será conocido por el empleado en dos meses en forma satisfactoria.
8. -
Número de empleados en el puesto. Uno.
9. -
Horario normal de trabajo. De 7:00 a 15:00 Hrs.
57 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.7. – AREA DE ACTIVO FIJO
58 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.7.1. – P O L I T I C A S − Verificar físicamente los Bienes inventariables en todas las UBPP’s del Colegio por lo menos una vez al año, o cuando así se requiera. − Invariablemente todos los bienes instrumentales deberán estar resguardados. − Se preverá la aplicación de los siguientes registros de control de los bienes instrumentales. a) De identificación cualitativa y cuantitativa, la cual consistirá en la asignación de un número consecutivo de inventario. b) De resguardo, el cual tiene por objeto controlar la asignación de los bienes instrumentales a los servidores públicos. − Para dar entrada a un bien inventariable, éste deberá estar amparado por la siguiente documentación: Requisición. Pedido. Factura original y copias. Orden de trabajo con el costo de los materiales utilizados, cuando el bien es elaborado en los talleres del C.P. Acta de donación o transferencia, en su caso. Contrato de Arrendamiento con opción a compra. 4.1. Los Campus deberán cumplir los requisitos estipulados. − La alta, en el Activo Fijo de bienes instrumentales, se realizará a costo de adquisición; tratándose de semovientes capturados el que se cotice a la fecha de la captura. − La recepción física de los bienes instrumentales, incluyendo los producidos en el Colegio, deberá hacerse en el Almacén General. Excepto cuando se trate de bienes pecuarios, maquinaria pesada, equipo de cómputo, equipo de alta precisión y manejo delicado que requieran entregarse directamente en la UBPP se hará mediante la supervisión del área de Activo Fijo, siendo responsabilidad del Depto. de Adquisiciones y del usuario, notificar al Almacén General.
59 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
− En el caso en que se haya comprado un bien instrumental y éste por alguna causa se devuelva al proveedor, se hará mediante modificación al pedido y/o cancelación de factura, previa solicitud del departamento de adquisiciones. − Los Campus que adquieran Bienes Instrumentales, obligatoriamente deberán informar invariablemente de las mismas a los departamentos de Adquisiciones y Almacén General, siendo todos los tramites subsecuentes responsabilidad de los propios Campus. − El Almacén General, informará a la UBPP interesada cuando el bien solicitado se haya recibido, indicándole al mismo tiempo pase a recogerlo a la brevedad posible. − La persona que tenga a su cargo un bien y firme el resguardo será responsable del buen uso y conservación del mismo. − Después de la jornada laboral, la responsabilidad de los bienes estará en los guardias y/o veladores, quienes se encargarán de no dejar retirar ningún bien de la Institución, a excepción de la autorización por escrito del titular de la UBPP. − Para el caso de los vehículos de transporte, la responsabilidad del usuario persiste hasta que la unidad sea depositada en la Institución. − Será responsabilidad del tenedor de los bienes que el uso de los mismos no se desvíe para fines personales distintos de las actividades del Colegio. − Cada UBPP designará un responsable de los bienes de activo fijo que tengan asignados. − La responsabilidad del control y manejo de los bienes será tanto del usuario como del responsable de la UBPP − Es responsabilidad del usuario y el titular de la UBPP la buena conservación, manteniendo y seguridad de los bienes que estén bajo su custodia, debiendo gestionar su reparación inmediata cuando se observe que un bien se encuentre descompuesto o requiera de mantenimiento. − Cuando por motivos de trabajo algún bien deba ser transferido o prestado, el responsable del bien deberá informar por escrito al Almacén General con Vo.Bo. de la persona que se hará responsable del Bien, para que el Almacén Gral. le envié el nuevo resguardo.
60 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
− En todos los casos de separación de un empleado, ya sea por renuncia, permiso, estudios, otros, etc., la UBPP informará con anticipación al Depto. de Almacén General, de no ser así la responsabilidad de los bienes resguardados por el empleado que se retira quedará en el titular de la UBPP de adscripción del empleado. − Las UBPP’s, podrán realizar permuta de bienes dentro de la misma, debiendo notificar al Almacén General por escrito con el Vo.Bo. del nuevo resguardante para la sustitución del formato CI-05 (resguardo). − Cuando por algún motivo el responsable de los bienes solicite su separación del Colegio, éste podrá mediante solicitud por escrito al Almacén General, transferir los Bienes a su cargo al nuevo usuario o al titular de la UBPP. − Al momento que por alguna causa haya cambio de titular de UBPP, el área de Activo Fijo del Depto. de Almacén General, levantará inventario físico de dicha UBPP, para los trámites correspondientes, previa solicitud por escrito. − Las UBPP’s deberán proporcionar todo tipo de información sobre los bienes instrumentales, según requerimientos del área de Activo Fijo. − Para efectuar cambios de adscripción o asignación de vehículos deberá ser autorizado expresamente por el Secretario Administrativo, y/o autoridad competente. − En los casos que por alguna razón se retire un empleado del Colegio, el Depto. de Recursos Humanos solicitará antes de finiquitar la baja, la carta de no adeudo al Depto. de Almacén General, misma que deberá estar firmada por el Jefe del Depto. de Almacén General, previa localización de los bienes y firma de los nuevos resguardos, acción que es responsabilidad del empleado que se retire por cualquier causa. − Todos los bienes instrumentales asignados a la UBPP, que no estén siendo utilizados, así como también aquellos que por su estado físico o cualidades técnicas no resulten útiles para el servicio al cual se encuentren destinados, deberá solicitarse la baja al Almacén General, mediante oficio firmado por el responsable o en su caso con el formato correspondiente. − Almacén general, publicará en forma periódica la relación de los bienes que tiene a disposición en condiciones de uso, mismos que podrán ser solicitados por la UBPP indicando el nombre de la persona responsable que firmará el resguardo.
61 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
− Se exigirá la responsabilidad de pago al valor actual o reposición de un Bien por otro de las mismas características, cuando por causas imputables al usuario se haya extraviado o deteriorado, previa resolución de la representación legal de la Institución. − Cuando un bien mueble propiedad de la Institución, se hubiese extraviado o hubiere sido robado, previa búsqueda exhaustiva, el responsable del bien deberá presentarse ante la autoridad competente para levantar el acta circunstanciada, firmada por el responsable del bien, dos testigos de asistencia y el titular de la UBPP de adscripción. − Las UBPP’s que manejen semovientes deberán informar mensualmente al Almacén General sobre los nacimientos y defunciones que ocurran, de no hacerlo será responsabilidad de la UBPP que maneje los semovientes. − Almacén General, promoverá el reaprovechamiento o rehabilitación de los Bienes Instrumentales a disposición y/o determinar su destino final de acuerdo a la Normatividad vigente. − Se incluirán como sujetos a registro todos los bienes instrumentales y los actos relacionados con su administración. − Los casos no previstos en el presente manual deberán consultarse con las autoridades competentes.
62 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.7.2. – FUNCIONES − Realizar inventarios físicos totales o selectivos en todas las UBPP’s del Colegio. − Llevar el control de los Bienes por número de inventario, ubicación y asignatario. − Marcación de los Bienes de acuerdo a las reglas establecidas. − Control y asignación de número consecutivo de los resguardos. − Custodiar la documentación comprobatoria de resguardo de los bienes instrumentales. − Recabar información de la entrega de Bienes directamente del proveedor a las UBPP’s solicitantes. − Publicar en forma periódica la relación de los bienes que tiene a disposición en condiciones de uso, mismos que podrán ser solicitados por la UBPP indicando el nombre de la persona responsable que firmará el resguardo. − Recibir los Bienes Instrumentales, incluyendo los producidos en el Colegio, excepto cuando se trate de bienes pecuarios, maquinaria pesada, equipo de cómputo, equipo de alta precisión y manejo delicado que requieran entregarse directamente en la UBPP. − Informar a la UBPP interesada cuando el Bien solicitado se haya recibido, indicándole al mismo tiempo pase a recogerlo a la brevedad posible.
63 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.8. – RECEPCION Y BAJA
64 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.8.1. – JEFE DE OFICINA 1. -
Jefe inmediato superior. Jefe de Departamento
2. -
Puesto(s) bajo su mando. Supervisor de Captura. Analista de Sistemas Administrativos. Jefe de sección (Recepción y registro). Jefe de sección (Baja y destino final). Subjefe de Almacén.
3. -
Relaciones internas. De coordinación con: Su Jefe Inmediato Los Departamentos de la Administración Central, Institutos y Campus.
4. -
Relaciones externas. De coordinación con: Los proveedores del Colegio
5. -
Actividad genérica. Planear, organizar y supervisar las actividades de registro, control y levantamiento de inventarios.
6. -
Actividades específicas. 6.1.
Actividades diarias. Distribuir cargas de trabajo al personal bajo su mando. Supervisar las actividades del personal bajo su mando. Firmar de visto bueno la documentación de su área.
65 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
Verificar que el sistema de computo registre oportuna y verazmente las altas y bajas del activo fijo propiedad del Colegio. Supervisar la información que se le solicite a su área y se turne a las UBPP. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas. 6.2.
Actividades periódicas. Elaborar y coordinar programas de trabajo para su área. Elaborar informe de sus actividades. Supervisar la actualización de altas, bajas y cambios de resguardo en el sistema informático. De acatar los nuevos métodos de trabajo que se establezcan. De la coordinación de actividades en el levantamiento de inventarios físicos. De proporcionar información veraz y oportuna. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
6.3.
Actividades eventuales. Proporcionar sugerencias a su Jefe Inmediato superior para la toma de decisiones en las actividades de su área cuando se le solicite. Sugerir mejoras a los métodos de trabajo existentes. Proponer nuevos métodos de trabajo. Participar en la formulación de nuevos proyectos. Cumplir con las disposiciones que marca la SECODAM, así como otros organismos gubernamentales para el control de los bienes del dominio privado de la Federación. Proporcionar la información que le sea solicitada en la práctica de auditorias. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
66 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
7. -
Conocimientos teórico-prácticos. 7.1.
Escolaridad. Pasante de Licenciatura en Administración o Contador Público.
7.2.
Conocimientos requeridos. Manejo de las normatividad que sea aplicable a las funciones encomendadas.
7.3.
Experiencia. En puestos similares u otros con actividades parecidas tres años fuera del Colegio, y se considera que el puesto será conocido por empleado en seis meses en forma satisfactoria.
8. -
Número de empleado en el puesto. Uno
9. -
Horario normal de trabajo. De 8:00 a 15:30 Hrs.
67 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.8.2. – SUPERVISOR DE CAPTURA 1. -
Jefe inmediato superior. Jefe de Oficina
2. -
Puesto(s) bajo su mando. Ninguno
3. -
Relaciones internas. De coordinación con: Su Jefe Inmediato Superior El personal de su área de trabajo.
4. -
Relaciones externas. Ninguna.
5. -
Actividad genérica. Registrar las altas, bajas o cambios de activo fijo en el sistema de cómputo.
6. -
Actividades específicas. 6.1.
Actividades diarias. Registrar en el sistema de cómputo las altas, bajas o cambios de activo fijo que se generen. Registrar en el sistema de cómputo el nombre del usuario que tenga a su resguardo bienes muebles. Conservar el orden de los documentos fuente en digitación. Verificar y corregir errores detectados al momento de la captura. Efectuar el respaldo de la información capturada. Reportar fallas o desperfectos en el equipo de trabajo. 68 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas. 6.2.
Actividades periódicas. Generar los listados que le sean solicitados. Proporcionar información veraz y oportuna. Elaborar reporte de actividades realizadas. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
6.3.
Actividades eventuales. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
7. -
Conocimientos teórico-prácticos. 7.1.
Escolaridad. Carrera Comercial en Computación.
7.2.
Conocimientos requeridos. Conocimientos en computación.
7.3.
Experiencia. En puestos similares dos años fuera del Colegio, y se considera que el puesto será conocido por el empleado en un mes en forma satisfactoria.
8. -
Número de empleados en el puesto. Uno.
9. -
Horario normal de trabajo. De 8:00 a 15:30 Hrs.
69 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.8.3. – ANALISTA DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS 1. -
Jefe inmediato superior. Jefe de Sección.
2. -
Puesto(s) bajo su mando. Ninguno.
3. -
Relaciones internas. De coordinación con: Su Jefe Inmediato Superior Sus compañeros de trabajo Las UBPP.
4. -
Relaciones externas. No requiere.
5. -
Actividad genérica. Actualización, registro y control administrativo de los bienes instrumentales.
6. -
Actividades específicas. 6.1.
Actividades diarias. Recopilar resguardos firmados sobre los bienes instrumentales propiedad del Colegio, para su actualización en tarjeta y sistema informatico. Analizar la información recopilada y verificarla. Participar en la depuración de los archivos de las UBPP en las que se haya realizado el levantamiento de los inventarios físicos. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
6.2.
Actividades periódicas. 70 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
Participar en el levantamiento de los inventarios físicos. Proporcionar oportunamente la información que le sea solicitada por su Jefe Inmediato. Participar en la preparación de información para organismos internos y externos. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas. 6.3.
Actividades eventuales. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
7. -
Conocimientos teórico-prácticos. 7.1.
Escolaridad Carrera técnica en Administración o Contabilidad
7.2.
Conocimientos requeridos Los conocimientos propios de la carrera.
7.3.
Experiencia En puestos similares y otros con actividades parecidas, un año fuera del Colegio y se considera que el puesto será conocido por el empleado en un mes en forma satisfactoria.
8. -
Número de empleados en el puesto. Uno.
9. -
Horario normal de trabajo. De 8:00 a 15:30 Hrs.
71 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.9. – SECCION DE RECEPCION Y REGISTRO
72 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.9.1. – JEFE DE SECCION 1. -
Jefe inmediato superior. Jefe de Oficina.
2. -
Puesto(s) bajo su mando. Subjefe de Almacén
3. -
Relaciones internas. De coordinación con: Su Jefe Inmediato. Los Departamentos de la Administración Central, Institutos y Campus.
4. -
Relaciones externas. Con los proveedores
5. -
Actividad genérica. Coordinar, supervisar y ejecutar las actividades que a la sección correspondan.
6. -
Actividades específicas. 6.1.
Actividades diarias. Asignar el número de inventario Instrumentales de nuevo ingreso.
correspondiente
a
los
Bienes
Mantener actualizados los registros que a la sección correspondan. Verificar la actualización de las tarjetas de control de Bienes. Supervisar que los Bienes que ingresen al Almacén se encuentren en buen estado y que la factura coincida con el pedido. Proporcionar oportunamente la información para la actualización de registros en el sistema informático. 73 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
Supervisar la marcación oportuna de los Bienes Instrumentales de nuevo ingreso. Acatar las políticas internas de trabajo. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas. 6.2.
Actividades periódicas. Programar sus actividades Verificar que los resguardos se entreguen oportunamente a los usuarios. Dar seguimiento a los trámites de registro de los Bienes de nuevo ingreso. Verificar físicamente los Bienes inventariados. Supervisar la marcación de los Bienes adquiridos. Elaborar reporte de sus actividades. Colaborar en el mejoramiento de procedimientos administrativos. Participar en el levantamiento de inventarios físicos. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
6.3.
Actividades eventuales. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
7. -
Conocimientos teórico-prácticos. 7.1.
Escolaridad. Técnico Administrativo o Contabilidad.
7.2.
Conocimientos requeridos. 74 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
Propios de la carrera técnica. Métodos de registro y control de bienes muebles. Levantamiento de inventarios. 7.3. Experiencia. En puestos similares u otros con actividades parecidas dos años fuera del Colegio, y se considera que el puesto será conocido por el empleado en dos meses en forma satisfactoria. 8. -
Número de empleados en el puesto. Uno.
9. -
Horario normal de trabajo. De 8:00 a 15:30 Hrs.
75 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.9.2.1. -
SUBJEFE DE ALMACEN
Jefe inmediato superior. Jefe de Sección.
2. -
Puesto(s) bajo su mando. Ninguno.
3. -
Relaciones internas. De coordinación con: Su Jefe Inmediato. Jefe de Oficina
4. -
Relaciones externas. Ninguna.
5. -
Actividad genérica. Identificar Bienes de Activo Fijo no marcados con número de inventario; envió y recuperación de resguardos (tramitar hasta dar de alta en el sistema informático)
6. -
Actividades específicas. 6.1.
Actividades diarias. Localizar e identificar el equipo de activo fijo en las diferentes U.B.P.P. Marcar con número de inventario Tramitar resguardos con el Jefe de Sección. Llevar a firma los resguardos con la persona que se hará cargo del equipo. Recoger resguardos en original y copia, nuevamente entregar al Jefe de Sección. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas. 76 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
6.2.
Actividades periódicas. Entregar copia de los resguardos a la persona responsable del equipo. Apoyar en otras áreas del Almacén General. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
6.3.
Actividades eventuales. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
7. -
Conocimientos teórico-prácticos. 7.1.
Escolaridad. Preparatoria o carrera técnica avanzada.
7.2.
Conocimientos requeridos. Administrativos.
7.3.
Experiencia Dos años fuera del Colegio en puestos similares y se considera que el puesto será conocido por el empleado en un mes en forma satisfactoria.
8. -
Número de empleados en el puesto. Uno.
9. -
Horario normal. De 8:00 a 15:30 Hrs.
77 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.10. – SECCION DE BAJA Y DESTINO FINAL
78 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.10.1. – JEFE DE SECCION 1. -
Jefe inmediato superior. Jefe de oficina.
2. -
Puesto(s) bajo su mando. Administrativo Especializado.
3. -
Relaciones internas. De coordinación con: Su Jefe Inmediato Los Departamentos de la Administración Central, Institutos y Campus. Con el Órgano Interno de Control en el Colegio. Y demás instancias.
4. -
Relaciones externas. No requiere.
5. -
Actividad genérica. Coordinar, supervisar y ejecutar las actividades correspondientes a bajas y destino final de Bienes de activo fijo.
6. -
Actividades específicas. 6.1.
Actividades diarias. Mantener actualizados los registros que a la sección correspondan. Supervisar y coordinar las actividades del personal a su cargo. Realizar los trámites correspondientes para la baja de bienes muebles. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
6.2.
Actividades periódicas. 79 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
Cancelar resguardos y tarjetas de Bienes de activo fijo dados de baja. Proporcionar la información para la actualización de registros en el sistema informático. Colaborar en el mejoramiento de procedimientos administrativos. Elaborar reporte de sus actividades. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas. 6.3.
Actividades eventuales. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
7. -
Conocimientos teórico-prácticos. 7.1.
Escolaridad. Técnico Administrativo o Contable.
7.2.
Conocimientos requeridos. Propios de la carrera técnica. Métodos de registro y control de bienes muebles.
7.3.
Experiencia. Dos años en puestos similares fuera del Colegio, y se considera que el puesto será conocido por el empleado en dos meses en forma satisfactoria.
8. -
Número de empleados en el puesto. Uno.
9. -
Horario normal de trabajo. De 8:00 a 15:30 Hrs.
80 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.10.2. – ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO 1. -
Jefe inmediato superior. Jefe de Oficina.
2. -
Puesto(s) bajo su mando. Ninguno.
3. -
Relaciones internas. De coordinación con: Su Jefe Inmediato Los Departamentos de la Administración Central, Institutos y Campus.
4. -
Relaciones externas. Con los proveedores.
5. -
Actividad genérica. Registro y control de los Bienes Instrumentales que ingresen al Almacén para su baja.
6. -
Actividades específicas. 6.1.
Actividades diarias Registrar y controlar los Bienes Instrumentales propiedad del Colegio que se canalicen al Almacén para su baja. Registrar en tarjetas de control la devolución del Bien. Verificar que los resguardos se devuelvan al ultimo usuario , por la baja del Bien. Proporcionar oportunamente al operador del sistema informático las devoluciones de Bienes. Mantener el control de los Bienes devueltos al Almacén, debiendo informar de cualquier anomalía a su Jefe inmediato.
6.2.
Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas. Actividades periódicas. 81 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
Conciliar información y documentación. Recibir los Bienes instrumentales para su baja. Orientar al personal sobre trámites administrativos para su baja. Proporcionar oportunamente los reportes o informes que le sean solicitados por sus superiores. Trasladar cuando así se requiera, Bienes canalizados al Almacén Gral. para su baja a las Bodegas en el Rancho Tecamac. Efectuar actividades propias del puesto que le sean encomendadas. 6.3.
Actividades eventuales. Efectuar actividades propias del puesto que le sean encomendadas.
7. -
Conocimientos teórico-prácticos. 7.1.
Escolaridad. Preparatoria y/o equivalente.
7.2.
Conocimientos requeridos. Conocimientos sobre manejo de archivo, tarjetas kárdex.
7.3.
Experiencia. En puestos similares, un año fuera del Colegio y se considera que el puesto será conocido por el empleado en un mes en forma satisfactoria.
8. -
Número de empleados en el puesto. Uno.
9. -
Horario normal de trabajo. De 8:00 a 15:30 Hrs.
82 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.11. – CONTROL DE BIENES
83 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.11.1. – JEFE DE OFICINA 1. -
Jefe inmediato superior. Jefe de Departamento.
2. -
Puesto(s) bajo su mando. Taquimecanógrafa. Administrativo especializado.
3. -
Relaciones internas. De coordinación con: Su Jefe Inmediato Los Departamentos de la Administración Central, Institutos y Campus.
4. -
Relaciones externas. Ninguna.
5. -
Actividad genérica. Organizar y supervisar las actividades de control de bienes propiedad del Colegio.
6. -
Actividades específicas. 6.1.
Actividades diarias. Distribuir cargas de trabajo al personal bajo su mando. Firma de Vo.Bo. la documentación de su área. Verificar que los resguardos se encuentren actualizados, así como las tarjetas de control. Verificar que el sistema de cómputo registre oportunamente las altas, bajas y cambios de bienes instrumentales propiedad del Colegio. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
6.2.
Actividades periódicas. 84 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
Programar conjuntamente con los titulares de las UBPP’s la fecha y hora de levantamiento de inventarios. Firmar cartas de no adeudo. Verificar que los inventarios se lleven a cabo en la fecha establecida. Informar a su Jefe Inmediato y autoridades del Colegio, de los faltantes o sobrantes de activo fijo. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas. 6.3.
Actividades eventuales. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
7. -
Conocimientos teórico-prácticos. 7.1.
Escolaridad. Licenciatura en Administración o Contaduría.
7.2.
Conocimientos requeridos. Proceso administrativo. Manejo de inventarios. Normas para la administración de bienes muebles y manejo de almacenes.
7.3.
Experiencia. Tres años en puestos similares fuera del Colegio, y se considera que el puesto será conocido por el empleado en 15 días en forma satisfactoria.
8. -
Número de empleados en el puesto. Dos.
9. -
Horario normal de trabajo. De 8:00 a 15:30 Hrs.
85 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.11.2.- TAQUIMECANOGRAFA 1. -
Jefe inmediato superior. Jefe de oficina.
2. -
Puesto(s) bajo su mando. Ninguno.
3. -
Relaciones internas. De coordinación con: Su Jefe Inmediato. Los Departamentos de la Administración Central, Institutos y Campus.
4. -
Relaciones externas. No requiere.
5. -
Actividad genérica. Efectuar actividades de taquimecanografía, reportes diarios de salida de materiales.
6. -
actividades específicas. 6.1.
Actividades diarias. Elaborar informe diario de actividades. Recibir y turnar documentación. Atender llamadas telefónicas. Organización y control del archivo de su área de trabajo. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
6.2.
Actividades periódicas. 86 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
Proporcionar información que le sea solicitada por el Jefe de Oficina y/o Departamento. Solicitar el mantenimiento preventivo de la máquina de escribir. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas. 6.3.
Actividades eventuales. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
7. -
Conocimientos teórico-prácticos. 7.1.
Escolaridad. Carrera comercial secretarial.
7.2.
Conocimientos requeridos. Conocimientos propios de la carrera comercial.
7.3.
Experiencia. Como Taquimecanógrafa dos años fuera del Colegio, y se considera que el puesto será conocido por el empleado en un mes en forma satisfactoria.
8. -
Número de empleados en el puesto. Uno.
9. -
Horario normal de trabajo. De 8:00 a 15:30 Hrs.
87 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.11.3. – ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO 1. -
Jefe inmediato superior. Jefe de Oficina.
2. -
Puesto(s) bajo su mando. Ninguno.
3. -
Relaciones internas. De coordinación con: Su Jefe Inmediato. Las áreas de recepción y registro, baja y destino final. Los Departamentos de la Administración Central, Institutos y Campus.
4. -
Relaciones externas. Ninguna.
5. -
Actividad genérica. Control de bienes instrumentales propiedad del Colegio.
6. -
Actividades específicas. 6.1.
Actividades diarias. Actualizar las tarjetas de control. Controlar el archivo de resguardos por UBPP. Proporcionar al operador del sistema los cambios que se lleven a cabo. Dar seguimiento a las solicitudes de las cartas de no adeudo. Realizar la depuración de los archivos de las UBPP’s en las que se haya realizado el levantamiento de los inventarios físicos.
6.2.
Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas. Actividades periódicas. 88 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
Levantar inventarios en las fechas programadas con los responsables de las UBPP’s. Verificar los bienes inventariados físicamente contra los registros correspondientes, para determinar posibles faltantes o sobrantes. Identificar los Bienes que no se encuentren marcados con el número de inventario correspondiente, para que ellos mismos procedan al marcaje respectivo. Informar al Jefe Inmediato de las anomalías detectadas en el levantamiento de inventarios físicos. Verificar que los números de inventario coincidan con el resguardo del bien. Verificar físicamente el activo fijo que entreguen los usuarios cuando haya un cambio. Proporcionar oportunamente los reportes o informes que le sean solicitados. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas. 6.3.
Actividades eventuales.
Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas. 7. -
Conocimientos teórico-prácticos. 7.1.
Escolaridad. Preparatoria y/o equivalente.
7.2.
Conocimientos requeridos. Manejo de inventarios. Manejo de archivos.
89 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
7.3.
Experiencia. Un año en puestos similares fuera del Colegio, y se considera que el puesto será conocido por el empleado en un mes en forma satisfactoria.
8. -
Número de empleados en el puesto. Ocho.
9. -
Horario normal de trabajo. De 8:00 a 15:30 Hrs.
90 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
10. – UNIDADES ADMINISTRATIVAS QUE PARTICIPARON EN LA ELABORACION Y/O AUTORIZACION DEL MANUAL SUBDIRECCION DE ORGANIZACION Y COMPUTO ELABORO:
ROSA MARIA CORNEJO CRUZ
SUPERVISO:
ING. ENRIQUE ORTEGA VARGAS
APROBO:
ING. ENRIQUE ORTEGA VARGAS
DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL APROBO:
LIC. ALFONSO CARRILLO JARA
COORDINACION DE OPERACION APROBO:
ING. RAMON G. BARRAZA MADRID
SECRETARIA ADMINISTRATIVA APROBO:
DR.. ALEJANDRO VELAZQUEZ MARTINEZ
DIRECCION GENERAL AUTORIZO:
DR. BENJAMIN FIGUEROA SANDOVAL
Con fundamento en el Artículo No. 59 Fracción IX de la Ley de Entidades Paraestatales y el propio Artículo No. 34 Fracción XIII del Reglamento General del Colegio de Postgraduados, aprobado por el Consejo Técnico el 18 de marzo de 1998.
11. – GLOSARIO DE TERMINOS 91 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
PARA LOS FINES DEL PRESENTE MANUAL SE ENTENDERA POR: COLEGIO:
El Colegio de Postgraduados.
INSTITUTOS:
A los Organismos que integran el Colegio ubicados en el Campus Estado de México y son los siguientes: Instituto de Recursos Genéticos y Productividad. Instituto de Recursos Naturales. Instituto de Fitosanidad. Instituto de Socioeconomía, Estadística e Informática.
CAMPUS:
A las UBPP’s del Colegio de Postgraduados ubicados fuera del Campus Estado de México y son los siguientes: Campus TABASCO (Antes CEICADES). Campus PUEBLA (Antes CEICADAR). Campus VERACRUZ (Antes CRECIDATH). Campus SAN LUIS POTOSI (Antes CREZAS). Campus CORDOBA.
ADMINISTRACION CENTRAL:
A los Departamentos que están ubicados en el edificio administrativo “FRANCISCO MERINO RABAGO”, incluyendo a Almacén General, Campos Experimentales y los Departamentos que integran las Coordinaciones de Estudios de Postgrado e Investigación y Desarrollo.
UBPP:
Unidad Básica de Programación y Presupuesto.
SECODAM:
Secretaría de la Contraloría y Desarrollo Administrativo.
SISTEMA:
Al sistema integrado usuario-máquina para procesar y proveer información que apoye las operaciones, la administración y la toma de decisiones en la Institución. Utiliza equipo de computación y programas; procedimientos manuales; modelos para el análisis, la planeación y el control.
DOCA
Departamento de Organización y Cómputo Administrativo.
STOCK:
Cantidad de mercancías disponible, existencia, provisión.
ISR:
A la Ley del Impuesto Sobre la Renta. 92 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
IVA:
A la Ley del Impuesto al Valor Agregado.
93 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
