Cloud Fax upute za korisnike Ožujak, 2015

Upravljanje dokumentima: Upute za korištenje i konfiguriranje Cloud fa usluge

Ver .2.2.3

Sadržaj 1 2 3 4

5 6

7

Prijava u Cloud Fax preko Marketplace-a ..................................................................................................................... 5 Odjava ................................................................................................................................................................................. 6 Cloud Fax Web portal – korisničko sučelje .................................................................................................................. 8 3.1 Podatci o korisniku .................................................................................................................................................. 9 Administriranje .................................................................................................................................................................. 9 4.1 Cloud Fax uređaji / Fax brojevi............................................................................................................................11 4.1.1 Dodavanje fax broja .........................................................................................................................................11 4.1.2 Brisanje fax broja ..............................................................................................................................................13 4.1.3 Status zahtjeva ..................................................................................................................................................13 4.1.4 Postavke fax broja ............................................................................................................................................14 4.1.5 Usmjeravanje dolaznih fax poruka ................................................................................................................15 4.1.6 Iznimke – usmjeravanje ovisno o pošiljatelju ...............................................................................................16 4.1.7 Iznimke – usmjeravanje ovisno o barkodu ...................................................................................................17 4.1.8 Usmjeravanje i ostale postavke odlaznih fax poruka..................................................................................17 4.1.9 Zadani fax uređaj ..............................................................................................................................................18 4.1.10 Kanali .............................................................................................................................................................19 4.1.11 Dodatne e-mail adrese................................................................................................................................20 4.2 Korisnici...................................................................................................................................................................21 4.2.1 Pridjeli fax uređaj ..............................................................................................................................................21 4.2.2 Grupe korisnika ................................................................................................................................................22 4.2.3 Inicijalna e-mail adresa korisnika ...................................................................................................................23 4.2.4 Inicijalne postavke za obavijesti o primljenom i poslanom faksu .............................................................24 4.2.5 Odjava iz mobilne aplikacije ...........................................................................................................................25 4.3 Grupe .......................................................................................................................................................................26 4.3.1 Inicijalna grupa .................................................................................................................................................26 4.3.2 Dodavanje grupe ..............................................................................................................................................27 4.3.3 Pravo na aplikacije ...........................................................................................................................................28 4.3.4 Pravo na fax uređaje.........................................................................................................................................29 4.3.5 Pregled korisnika po grupama .......................................................................................................................30 4.4 Red čekanja............................................................................................................................................................31 4.5 Arhive .......................................................................................................................................................................33 Cloud Fax API ..................................................................................................................................................................34 Statistika ...........................................................................................................................................................................35 6.1 Tvrtka .......................................................................................................................................................................35 6.2 Dinamika .................................................................................................................................................................35 6.3 Zauzeće prostora ...................................................................................................................................................36 Cloud Fax .........................................................................................................................................................................37 7.1 Kako poslati faks ....................................................................................................................................................37 7.2 Slanje faksa na više adresa ..................................................................................................................................39 7.3 Pretinac 'Primljeni' .................................................................................................................................................40 7.4 Broj redaka u pregledniku ...................................................................................................................................41 2

7.5 Višestruki izbor u pregledniku .............................................................................................................................41 7.6 Pretraživanje i grupiranje podataka ....................................................................................................................42 7.7 Spremanje podataka iz preglednika ..................................................................................................................43 7.8 Sortiranje podataka u pregledniku .....................................................................................................................44 7.9 Pregled faksa..........................................................................................................................................................45 7.10 Ispis faksa ...............................................................................................................................................................46 7.11 Preuzimanje faksa .................................................................................................................................................46 7.12 Odgovori na faks ....................................................................................................................................................47 7.13 Proslijedi faks .........................................................................................................................................................48 7.14 Brisanje faksa .........................................................................................................................................................49 7.15 Spremanje faksa u arhivu .....................................................................................................................................49 7.16 Pretinac 'Za slanje' .................................................................................................................................................50 7.16.1 Poništenje zahtjeva za slanje .....................................................................................................................51 7.16.2 Status faksova za slanje .............................................................................................................................52 7.16.3 Greške ...........................................................................................................................................................52 7.17 Pretinac 'Poslani' ....................................................................................................................................................55 7.18 Pretinac 'Izbrisani' ..................................................................................................................................................56 7.19 Pretinci 'Arhiva' .......................................................................................................................................................57 7.20 Alatna traka, desni klik miša ................................................................................................................................57 8 Kontakti.............................................................................................................................................................................58 8.1 Import.......................................................................................................................................................................61 8.2 Slanje faksa iz kontakata ......................................................................................................................................63 8.3 Višestruko slanje faksa iz kontakata ...................................................................................................................64 9 Postavke ...........................................................................................................................................................................64 9.1 Obavijest o poslanom i primljenom faksu .........................................................................................................64 10 Fax Cover .........................................................................................................................................................................66 10.1 CloudFax html editor .............................................................................................................................................69 11 Windows klijent ...............................................................................................................................................................74 11.1 Instalacija windows klijenta..................................................................................................................................74 11.2 Deinstalacija windows klijenta.............................................................................................................................77 11.3 Print2Fax .................................................................................................................................................................79 11.3.1 Kako poslati faks .........................................................................................................................................79 11.4 Scan2Fax ................................................................................................................................................................84 11.4.1 Kako poslati faks sa scannera ...................................................................................................................84 12 Slanje i primanje faksa e-mailom .................................................................................................................................91 12.1 Mail2Fax ..................................................................................................................................................................91 12.2 Fax2Mail ..................................................................................................................................................................92 13 Konfiguriranje pisača za automatski print ..................................................................................................................93 14 Mobilna aplikacija ...........................................................................................................................................................99 14.1 Prijava u mobilnu aplikaciju .................................................................................................................................99 14.2 Izbornik ....................................................................................................................................................................99 14.3 Nova fax poruka .................................................................................................................................................. 101 14.4 Dolazne fax poruke............................................................................................................................................. 103 3

14.5 14.6 14.7

Odlazne fax poruke ............................................................................................................................................ 103 Pregled pojedinačne poruke ............................................................................................................................ 104 Push notifikacije.................................................................................................................................................. 105

4

1

Prijava u Cloud Fax preko Marketplace-a

Korisnici Cloud Fax usluge prijavit će se kroz Marketplace - tako što će u svom web pregledniku izabrati stranicu Marketplace-a (u našem primjeru na slici: sso.telekomcloud.hr), unijeti svoje podatke za prijavu (Korisničko ime i Lozinku) i kliknuti Prijava.

Ukoliko su uneseni podatci valjani, otvorit će se na Marketplace-u stranica s aktiviranim uslugama. Jedna od usluga je Cloud Fax. Prijavit ćete se klikom na ikonicu prikazanu na donjoj slici: Cloud Fax.

5

Za ulaz u Cloud Fax Web portal kliknite mišem na ikonicu ...

... i otvorit će se početna stranica Cloud Fax usluge, s izborom opcija na koje vaše korisničko ime ima pravo.

2

Odjava

Odjaviti se možete klikom na opciju Odjavite se u padajućem izborniku gornjem desnom kutu svake stranice.

Aplikacija će vas odjaviti ... 6

... i vratiti na stranicu za prijavu, ...

... gdje se možete iznova prijaviti, istim ili novim korisničkim imenom.

7

3

Cloud Fax Web portal – korisničko sučelje

Početna stranica Cloud Fax usluge sadrži sve opcije na koje korisničko ime kojim ste se prijavili ima pravo. Klikom miša otvorit ćete željenu opciju za:

Cloud fax korisničko sučelje sadrži alate za: 1. slanje faksa, Klikom na dugme Novi fax upisat ćete primatelja i poslati faks. 2. rad s pretincima i arhivama, Svi vaši faksovi su razvrstani po pretincima. Postoje pretinci za primljene faksove, za poslane faksove, za faksove koji čekaju slanje i za obrisane faksove. Sadržaj pretinaca je prikazan u pregledniku. Svaki faks dokument možete:  pogledati,  preuzeti na lokalno računalo,  odgovoriti faksom na njega,  proslijediti ga,  obrisati ili  premjestiti u jednu od arhiva kojima raspolažete. 8

3. uređivanje kontakata, Lista kontakata sadrži sve kontakte tvrtke, kako zajedničke, tako i osobne. Listu uređuju svi korisnici. Svaki korisnik vidi samo zajedničke i svoje osobne kontakte. 4. uređivanje naslovnice, Opcija FaxCover omogućava kreiranje i spremanje različitih naslovnica koje ćete koristiti prilikom slanja faksa. 5. podešavanje osobnih postavki i U osobne postavke korisnika spadaju obavijesti o poslanom i primljenom faksu. 6. preuzimanja novih verzija programa i dokumentacije. Korisnik će ovdje preuzeti nove verzije aplikacija (windows klijenta i mobilnih aplikacija), kao i nove verzije dokumentacije. Za korisnika koji ima administratorske ovlasti, korisničko sučelje sadrži i alate za: 7. administriranje i Uređivanje faks brojeva, korisnika, grupa, redova čekanja i arhiva. 8. pregled statistike.  pregled broja primljenih i poslanih, uspješnih i neuspješnih faksova  dinamika, unutar zadanog vremenskog razdoblja, primljenih stranica, primljenih faksova, poslanih stranica, poslanih faksova i Mail2Fax zahtjeva  pregled zauzeća prostora po pretincima i arhivama 3.1

Podatci o korisniku

Podatci o trenutno prijavljenom korisniku smješteni su iza ikonice

.

Naziv tvrtke Ime i Prezime korisnika

4

Administriranje

9

Ukoliko ste korisnik koji ima administratorska prava, bit će vam omogućeno administriranje usluge.

Na početnoj stranici kliknite na Admin i otvorit ćete sučelje za administriranje. Administrirati možete fax brojeve/uređaje, korisnike, grupe i ostale karakteristike i postavke vaše Cloud Fax usluge.

INFO zona (informacije o korisničkom profilu i zakupljenim resursima):  licenca,  broj zakupljenih fax brojeva  max broj kanala  broj zakupljenih arhiva  ukupna veličina zakupljenog prostora u arhivama  ukupna veličina prostora za pretince

10

4.1

Cloud Fax uređaji / Fax brojevi

U navigacijskoj traci izaberite tab CLOUDFAX UREĐAJI, opciju Fax brojevi, zatim kliknite na dugme Uredi za podešavanje postavki ili na Dodaj za dodavanje novog fax broja u Cloud Fax uslugu.

Klikom na Uredi u izabranom retku, otvarate opcije za uređivanje fax brojeva.

4.1.1

Dodavanje fax broja

Možete zatražiti da vam se dodijeli novi broj, jedan iz seta brojeva predviđenih za ovu uslugu, ...

11

Klikom na Dodaj u izabranom retku, otvarate formu za dodavanje novog fax broja.

... ili možete zatražiti prenamjenu vašeg postojećeg broja u cloud fax broj:

Vaš zahtjev će se zabilježiti, izvršit će se provjera i provedba traženog zahtjeva. Kontakt podatci koje ste dali omogućit će osobama iz tehničkih službi da vas kontaktiraju u slučaju potrebe.

12

4.1.2

Brisanje fax broja

Svaka izmjena, pa tako i brisanje fax broja, pokrenut će proceduru provjere izvedivosti. Kontakt podatci koje morate dati omogućit će osobama iz održavanja da vas kontaktiraju i obavijeste o tijeku i ishodu procedure.

4.1.3

Status zahtjeva

Status vašeg zahtjeva možete pratiti izborom opcije Zahtjevi u tabu CLOUDFAX UREĐAJI:

13

4.1.4

Postavke fax broja

U Postavkama ćete fax broj pridružiti fax uređaju i definirati usmjeravanje dolaznog i odlaznog faksa. Za različite fax brojeve, odnosno za različite fax uređaje možete podesiti drugačije postavke.

Unesite naziv uređaja.

Naziv fax uređaja poslužit će lakšem snalaženju u preglednicima primljenih i poslanih faksova. Kad ste upisali naziv fax uređaja, kliknite na Dalje i nastavite s podešavanjem postavki za usmjeravanje dolaznih fax poruka za taj fax uređaj.

14

4.1.5

Usmjeravanje dolaznih fax poruka

Sve dolazne fax poruke na fax uređaj se spremaju u jedan od pretinaca, u postavkama fax uređaja ćete podesiti u koji:  u pretinac Primljeni,  u izabranu Arhivu, ili  u pretinac Izbrisani. Osim spremanja u pretinac, dolazne faksove možete dodatno usmjeriti i na e-mail, u red čekanja i na pisač. Ovdje ćete podesiti i moguće iznimke, ako usmjeravanje ovisi o:  broju pošiljatelja, ili  sadržaju fax dokumenta (barcode, QR code)

Izaberite pretinac za dolazne faksove.

Možete izabrati i jednu ili više dodatnih opcija.

Izaberite iznimku, ukoliko postoji.

E-mail na koji će se proslijediti primljeni faks možete upisati po volji. Red čekanja iz kojeg će aplikacija slati faksove ovlaštenim korisnicima prema pravilima automatske distribucije poziva izabrat ćete od ponuđenih – to su svi redovi čekanja koje ste prethodno definirali iz Admin/Ostalo/Red čekanja.

15

Pisač na koji će primljeni faks automatski biti ispisan izabrat ćete od ponuđenih – to su svi kojima raspolažete, a koje ste prethodno konfigurirali pomoću Cloud Fax windows klijenta za konfiguriranje pisača. Kliknite na Dalje i podesite usmjeravanje i ostale postavke za odlazne fax poruke s izabranog fax uređaja. 4.1.6

Iznimke – usmjeravanje ovisno o pošiljatelju

Cloud Fax usluga nudi mogućnost usmjeravanja dolaznih fax poruka ovisno o fax broju pošiljatelja. Ovu iznimku ćete podesiti tako da najprije u postavkama (Fax brojevi/Uredi/Postavke) izaberete iznimku: 'Ovisno o pošiljatelju' i zatim kroz Fax brojevi/Uredi/Iznimke upišete u tablicu fax brojeve pošiljatelja koje želite usmjeravati različito od postavljenih pravila usmjeravanja za taj fax uređaj.

Na ovaj način možete fax poruke od određenog pošiljatelja usmjeravati izdvojeno od svih ostalih, na primjer u posebnu arhivu, ili ih brisati, ili samo njih slati na pisač ...

16

4.1.7

Iznimke – usmjeravanje ovisno o barkodu

Dolazna fax poruka se može usmjeriti ovisno o prepoznatom sadržaju u obliku barkoda. U postavkama (Fax brojevi/Uredi/Postavke) izaberite iznimku: 'Ovisno o barkodu' i zatim kroz Fax brojevi/Uredi/Iznimke upišite u tablicu kombinaciju znakova - barkod koji želite prepoznati, kao i pravilo po kojem ćete usmjeravati fax poruke u kojima je pronađen traženi kod. Barkod koji aplikacija prepoznaje, se mora nalaziti na prvoj stranici fax dokumenta koji pošiljatelj šalje. 4.1.8

Usmjeravanje i ostale postavke odlaznih fax poruka

17

Telefonski broj kojim se pošiljatelj predstavlja, u formatu: 385... Naziv pošiljatelja, u zagljavlju će pisati: From: Uprava

Gdje sačuvati odlazni faks: u pretincu Poslani, ili u izabranoj arhivi.

Podesite način slanja, za svaku od tri serije zadajte broj pokušaja i period između dva pokušaja.

Klikom na Spremi, posao oko podešavanja postavki je završen.

4.1.9

Zadani fax uređaj

U sustavu mora postojati 'zadani fax uređaj' koji sustav koristi uvijek kad treba podatak o fax uređaju, a taj podatak nije unesen. Bilo koji od fax uređaja možete proglasiti zadanim. Inicijalno, zadani fax uređaj je prvi fax uređaj, odnosno fax broj, koji ste kupili.

18

4.1.10 Kanali Cloud Fax usluga omogućava upravljanje resursima. Administrator iz CLOUDFAX UREĐAJI/Kanali može promijeniti broj kanala koje koristi za odlazni faks (ostatak do ukupnog broja zakupljenih kanala se koristi za dolazni faks).

Možete, u skladu sa svojim potrebama, podešavati broj kanala koji će se koristiti za odlazni faks.

19

4.1.11 Dodatne e-mail adrese Osim e-mail adresa koje pripadaju korisnicima, Cloud Fax usluga omogućava definiranje i dodatnih e-mail adresa, koje vežemo uz određeni fax uređaj. Ove adrese se mogu koristiti za Fax2Mail i Mail2Fax opcije Cloud Fax usluge. Iz taba CLOUDFAX UREĐAJI, izborom opcije Dodatne e-mail adrese, otvara se pregled dodatnih e-mail adresa po fax uređajima:

Omogućeno je dodavanje nove adrese, kao i promjena podataka i brisanje postojeće. Adrese su jedinstvene u cijelom Cloud Fax sustavu, neće biti dopušten duplicirani unos, ne samo na nivou tvrtke, nego niti na nivou cijelog sustava.

20

4.2

Korisnici

Kad u navigacijskoj traci izaberete opciju Korisnici, dobit ćete u pregledniku listu korisnika vaše Cloud Fax Usluge s podatcima koji opisuju korisnika. Neke podatke možete mijenjati, a neke ne možete. Korisničko ime (Username), Ime, Prezime, Tip korisnika (administrator ili user) – ovo su podatci sa Marketplacea i ovdje ih ne možete mijenjati. Korisniku ovdje definirate i možete mijenjati: grupu kojoj pripada, odlazni fax uređaj s kojeg će slati faks, e-mail adresu za mail2fax i inicijalne postavke za obavijesti o poslanom i primljenom faksu.

Promjenu vršite na način da klikom miša izaberete u pregledniku željeni redak, zatim kliknete na Uredi ... i izaberete opciju. 4.2.1

Pridjeli fax uređaj

Korisniku treba pridjeliti fax uređaj s kojeg će slati faks.

21

Prilikom slanja faksa, korisnik može sam promijeniti ovu postavku, ukoliko želi poslati faks s nekog drugog uređaja, a ne onog koji mu je administrator pridjelio. 4.2.2

Grupe korisnika

Administrator definira korisnicima prava na korištenje aplikacija i pristup podatcima. To radi na način da ih uključi u odgovarajuće grupe, preko kojih su im definirana prava na pristup aplikacijama i fax uređajima. Korisnike administratore nije potrebno uključivati u grupe – oni imaju sva prava.

22

Ponuđena je lista grupa koje je administrator prethodno definirao.

Korisnik može biti uključen u jednu ili više grupa. 4.2.3

Inicijalna e-mail adresa korisnika

Administrator će korisniku upisati inicijalnu e-mail adresu za primanje obavijesti, koju će koristiti i za autorizaciju Mail2Fax usluge. 23

Korisnik može promijeniti ovu adresu kroz svoje postavke. 4.2.4

Inicijalne postavke za obavijesti o primljenom i poslanom faksu

Administrator podešava inicijalne postavke korisnika za primanje obavijesti o primljenom i poslanom faksu.

24

Korisnik može promijeniti inicijalne postavke, tako što se prijavi u web aplikaciju i promijeni vlastite postavke. 4.2.5

Odjava iz mobilne aplikacije

Administrator može odjaviti korisnika iz mobilne aplikacije. Ova funkcionalnost se koristi kako bi se spriječile zloporabe (u slučaju krađe mobitela).

25

Nakon odjave, korisnik će se ponovno moći prijaviti iz svoje mobilne aplikacije, ali će, kao prilikom prve prijave, morati ponovo unijeti svoje korisničko ime i lozinku. 4.3

Grupe

Cloud Fax usluga omogućava definiranje različitih grupa korisnika, s različitim pravima na aplikacije i fax uređaje. Grupama se dodjeljuje a) pravo na aplikacije i b) pravo na fax uređaje Pravo na aplikaciju, grupa (dakle i korisnik koji je član grupe) Ima ili Nema. Pravo na osnovnu aplikaciju, za primanje i slanje faksa, te rad s pretincima, IMA inicijalna grupa Cloud Fax usluge, koju imaju SVI Cloud Fax korisnici. Dodatno, administrator može grupi dodijeliti pravo na aplikaciju Statistika i pravo na aplikaciju Admin. Korisniku koji je član takve grupe, će se u navigacijskoj traci pojaviti i te aplikacije i moći će ih otvoriti. Stvarni pristup podatcima ovisi o tome ima li korisnik, osim prava na otvaranje aplikacije, i pravo na pristup određenim podatcima. Pravo na podatke je pravo na primljene i poslane fax poruke, kao i na sve podatke vezane uz njih. Prava na podatke su razgraničena na razini Fax uređaja, znači korisnik ima ili nema pravo uvida u fax poruke primljene ili poslane s određenog fax uređaja. Pravo na podatke može biti: a) Nema - nema pravo i ne vidi podatke b) Ograničeno - vidi podatke i ima sva prava osim prava brisanja c) Puno - vidi podatke i ima sva prava uključujući i pravo brisanja Korisnik može biti uključen u više grupa. 4.3.1

Inicijalna grupa

26

Inicijalna grupa 'CloudFax korisnik' je zadana u sustavu i ne može se obrisati. U ovu grupu su uključeni svi korisnici Cloud Fax usluge. Ona omogućava slanje faksa i rad s pretincima.

4.3.2

Dodavanje grupe

Dodaj novu grupu.

Podatci koje treba upisati za novu grupu, su Naziv i Opis:

Naziv i opis grupe se mogu mijenjati iz izbornika Uredi/Promijeni: 27

Kad želite obrisati grupu, klikom miša izaberite je u pregledniku, zatim kliknite na Uredi i izaberite opciju Izbriši:

4.3.3

Pravo na aplikacije

Za novu grupu, podesite pravo na aplikacije Admin i Statistika:

Novoj grupi Statistika u našem primjeru, želimo dati pravo na korištenje aplikacije Statistika. Izabrat ćemo, označiti, redak s aplikacijom Statistika i kliknuti na dugme Ima pravo.

28

Svaki korisnik kojega uključimo u grupu 'Statistika', imat će pravo na aplikaciju Statistika. NAPOMENA: Promjenom prava grupe, automatski mijenjamo i prava svih korisnika iz te grupe. 4.3.4

Pravo na fax uređaje

Grupama dodjeljujemo pravo na fax uređaje:

U našem primjeru, grupi Statistika dodijelili smo ograničena prava (znači pravo čitanja podataka) za sve fax uređaje koje imamo, i to za dolazne i odlazne fax poruke.

29

Popis fax uređaja.

Na osnovu prava koja smo dodijelili grupi, članovi grupe 'Statistika' moći će otvoriti web aplikaciju Statistika i pregledati podatke za sve fax uređaje. 4.3.5

Pregled korisnika po grupama

Iz izbornika Uredi/Prikaži korisnike dobit ćete popis – raspored korisnika po grupama.

Korisnici izabrane grupe su izlistani, a vi možete izlistati i ostale grupe, klikom miša u oznaku '+' lijevo od naziva grupe.

30

4.4

Red čekanja

U navigacijskoj traci izaberite tab OSTALO, opciju Red čekanja, zatim kliknite na dugme Dodaj novi za dodavanje reda čekanja, ili na Uredi za podešavanje postavki postojećeg reda čekanja.

Dodaj novi red čekanja ili Uredi izabrani red čekanja.

Redovi čekanja se koriste za raspodjelu dolaznih faksova korisnicima-agentima prema pravilima automatske distribucije poziva. Za omogućavanje ove funkcionalnosti potrebno je: 1. Dodati red čekanja iz Admin/Ostalo/Red čekanja/Dodaj novi

2. U Admin/Ostalo/Red čekanja/Uredi/Korisnici dodati korisnike koji će raditi za naš red čekanja.

31

3. U Admin/CloudFax uređaji/Fax brojevi/Uredi/Postavke izabrati usmjeravanje dolaznog faksa U red čekanja i izabrati naš novi red čekanja, pa kliknuti dugme Dalje i Spremi

32

Za fax uređaj za koji smo podesili usmjeravanje dolaznih faksova u red čekanja, dolazni faksovi će, osim spremanja u jedan od pretinaca (Primljeni, Arhiva ili Izbrisani), ulaziti u red čekanja i jedan po jedan će izlaziti tako što će se pop-up prozorom obavijestiti korisnik, koji je u ovom slučaju agent, prema pravilima automatske distribucije poziva – faks koji najduže čeka ide agentu koji je najduže slobodan. Ukoliko ne želi primati ove obavijesti, korisnik-agent se mora odjaviti iz Cloud Fax web aplikacije. Aplikacija će korisnika koji dobije obavijest o pristiglom faksu smatrati zauzetim i neće mu slati novu obavijest dok god on ne pročita tekuću obavijest i ne pregleda pristigli faks dokument. Klikom na dugme Povratak u prozoru Preview, korisnik se oslobađa i spreman je za novu obavijest. 4.5

Arhive

Arhivama možete promijeniti naziv.

33

5

Cloud Fax API

Administriranje nudi opcije za redak u kojem se nalazi lozinka:  Promijeni lozinku i  Kopiraj u međuspremnik

1. struktura direktorija koji se unose u url je virtualna, direktoriji stvarno ne postoje na serveru, oni su samo način da se prezentiraju podatci o faksovima. a. u Admin-u definiramo samo korisnički račun za korištenje API-ja (username i password za Basic autentikaciju). Aplikacija koja koristi API može pristupati svim faks uređajima tvrtke. Autor plikacije brine o tome

34

koji će faks uređaj koristiti i za što. Dolazne faksove prikazujemo u poddirektorijima direktorija incoming, svaki faks uređaj je jedan poddirektorij. 2. Poslane faks poruke se vide u pretincu za slanje s načinom slanja ‘api’. 3. Svaka tvrtka ima svoju strukturu (virtualnu) i vidi samo direktorije u kojima se nalaze njeni faks uređaji, odnosno faksovi.

6

Statistika

6.1

Tvrtka

6.2

Dinamika

35

6.3

Zauzeće prostora

36

7 7.1

Cloud Fax Kako poslati faks

Faks šaljete klikom na dugme Novi fax.

37

Dugme za slanje faksa.

Kad otvorite formu za slanje, unesite sve potrebne podatke (dokument koji šaljete i primatelj su obavezni) i kliknite Pošalji. (ili Odustani, ako ne želite poslati faks)

Ako ste izabrali Pošalji, vaš zahtjev za slanje je zabilježen, dokument će biti pretvoren u oblik pogodan za slanje faksom i poslan u navedeno vrijeme.

38

Ukoliko prvi pokušaj ne uspije, sustav će nastaviti slati faks onoliko puta i u razmacima kako je definirao administrator za fax uređaj s kojeg šaljete. Status vašeg zahtjeva za slanje možete pratiti u pretincu Za slanje. Nakon što je faks uspješno poslan, vaš zahtjev se premješta u pretinac Poslani. 7.2

Slanje faksa na više adresa

Usluga omogućava istovremeno slanje na više fax brojeva. Postupak je isti kao za slanje pojedinačnog faksa:  Otvorite sučelje za slanje klikom na 'dugme' Novi fax.  Kao primatelja unesite više fax brojeva, odvojite ih zarezom.  Upišite ostale potrebne podatke (odabrati dokument, fax uređaj, ...) i kliknite Pošalji.

Višestruki unos omogućen je i izborom iz imenika Kontakti: U sučelju za slanje faksa kliknite na Kontakti, izaberite primatelja i kliknite Prima . Ponovite željeni broj puta i izađite klikom na U redu. Izabrani kontakti naći će se ispravno upisani u polje za unos primatelja.

39

7.3

Pretinac 'Primljeni'

40

Klikom na Osvježi, ažurira se sadržaj preglednika. Preglednik se automatski osvježava svakih 5 minuta.

Najnoviji faks je na vrhu liste. Kratki opis polja dobije se prelaskom miša preko naziva polja.

Izabrani redak.

Pregledani ili preuzeti faksovi su prikazani fontom regular, a nepregledani fontom bold.

Svaki dolazni faks zauzima jedan redak u pregledniku. 7.4

Broj redaka u pregledniku

U alatnoj traci upisat ćemo koliko redaka želimo vidjeti u pregledniku.

7.5

Višestruki izbor u pregledniku

Klikom miša bilo gdje u retku, označit ćete ('izabrati') željeni redak u pregledniku. Svi alati prikazani u alatnoj traci odnose se na izabrani redak.

41

Istovremenim pritiskom na tipku Ctrl i klikom desne tipke miša, moći ćete, jedan po jedan, označiti više redaka u pregledniku. Ukoliko su redci koje želite označiti uzastopni, označite početni redak, a zatim istovremenim pritiskom na tipku Shift i klikom na desnu tipku miša, označite krajnji redak – time ćete označiti i sve redke između. Alati koje možete koristiti za višestruki izbor u pregledniku su: Izbriši i Premjesti.

7.6

Pretraživanje i grupiranje podataka

42

U pregledniku će se filtrirati podatci u skladu s kombinacijom znakova koje ovdje upišemo.

Zadana kombinacija će se potražiti u svim poljima i u pregledniku će se prikazati svaki redak koji u bilo kojem polju ima zadanu kombinaciju. 7.7

Spremanje podataka iz preglednika

Podatke prikazane u pregledniku možemo spremiti na lokalno računalo kao datoteku u CSV ili XLS formatu.

Podatke iz preglednika možemo spremiti u CSV ili XLS formatu.

U našem primjeru izabrali smo CSV format:

43

Datoteku nismo spremili, nego smo je otvorili sa Microsoft Excel-om:

7.8

Sortiranje podataka u pregledniku

Klikom miša u naziv polja u pregledniku, sortirat ćemo podatke u pregledniku prema tom polju, uzlazno ili silazno.

44

Kliknite mišem u naziv polja za uzlazni ili silazni sort.

7.9

Pregled faksa

Izabrani faks dokument pregledat ćemo klikom na Pogledaj u alatnoj traci.

45

Iz pregleda faksa izlazite i vraćate se u Pretince, klikom na Povratak.

7.10 Ispis faksa Faks dokument možemo ispisati na lokalnom pisaču klikom na Ispiši (odnosi se na izabrani redak u pregledniku). Otvorit će se standardno windows sučelje za izbor pisača, izabrat ćemo pisač i ispisati dokument.

7.11 Preuzimanje faksa Faks dokument možemo preuzeti na lokalno računalo klikom na Preuzmi (odnosi se na izabrani redak u pregledniku).

46

Otvorit će se standardno windows sučelje za preuzimanje datoteke, gdje možemo izabrati spremanje datoteke na lokalno računalo.

7.12 Odgovori na faks Na bilo koji faks odgovorit ćemo tako da izaberemo redak u pregledniku i kliknemo na Odgovori. Otvorit će se standardno sučelje za slanje faksa, s upisanim brojem primatelja. Upisat ćemo ostale potrebne podatke i poslati faks.

47

7.13 Proslijedi faks Bilo koji faks proslijedit ćemo tako da izaberemo redak u pregledniku i kliknemo na Proslijedi.

Otvorit će se standardno sučelje za slanje faksa. Na mjestu predviđenom za naziv dokumenta koji se šalje, pisat će proslijeđeni dokument i to polje se neće moći mijenjati. Upisat ćemo primatelja ili primatelje i ostale potrebne podatke i poslati, odnosno proslijediti faks.

48

7.14 Brisanje faksa Brisanje faksa izvršit će se u dva koraka. Najprije ćemo za izabrani redak kliknuti na Izbriši. Time ćemo izabrani faks premjestiti u pretinac Izbrisani, odakle ga, ukoliko se predomislimo možemo i vratiti. Nepovratno ćemo ga izbrisati tek naredbom Isprazni iz pretinca Izbrisani.

7.15 Spremanje faksa u arhivu

49

Primljene i poslane faksove možete spremiti u arhivu, tako da ih premjestite iz pretinca Primljeni ili pretinca Poslani u jednu od arhiva kojima raspolažete. U pretincu Primljeni ili Poslani izabrat ćete željeni redak i kliknuti na Premjesti. Objesit će se lista s izborom arhiva kojima raspolažete gdje ćete izabrati arhivu.

7.16 Pretinac 'Za slanje' U pretincu Za slanje nalaze se zahtjevi koji čekaju biti poslani. Ovdje se nalaze zabilježeni zahtjevi, za koje faks još nije isporučen na odredište, iz razloga:  nije još došlo vrijeme za slanje  u tijeku je pokušaj slanja  svi pokušaji su istekli i završili neuspjehom

50

7.16.1 Poništenje zahtjeva za slanje Sve zahtjeve za slanje koje vidimo u pregledniku pretinca Za slanje, možemo poništiti tako što izaberemo redak u pregledniku i kliknemo Poništi:

Ukoliko na pitanje odgovorimo U redu, izabrani redak će nestati iz preglednika i neće biti novih pokušaja za slanje poništenog faksa. 51

7.16.2 Status faksova za slanje Faksovi za slanje imaju vidljiv status. Status može biti jedan od slijedećih: Status konverzija spreman ponovni pokušaj greška u konverziji neispravan pokušaji istekli

Značenje Konverzija faks dokumenta u tiff format u tijeku. Faks čeka slanje. Konverzija u tiff format je uspješno okončana, ali još nijednom nije pokušano slanje (nije još došlo vrijeme za slanje ili neki drugi razlog). Faks je spreman za ponovni pokušaj (prethodni pokušaj nije uspio). Pretvorba u tiff format nije uspjela, ovdje se više ne može ništa učiniti (ovo se u operativnom radu sustava ne bi smjelo događati). Neispravan broj primatelja ili neispravan tiff format. Svi predviđeni pokušaji slanja završili neuspjehom, neće biti novih pokušaja po ovom zahtjevu za slanje.

7.16.3 Greške Prilikom slanja ili primanja faksa može doći do greške. Greška se ispisuje u pregledniku, a može biti jedna od sljedećih: Koda greške Ispis greške Unspecified response 100 ... 200 Provisional response 200 ... 300 Successful response 300 ... 400 Redirection response 400 ... 500 Client failure response 500 ... 600 Server failure response 600 ... 700 Global failure response 400 Bad Request 401 Unauthorized 402 403 404

Payment Required Forbidden Not Found

405

Method Not Allowed

Značenje

The request could not be understood due to malformed syntax. The request requires user authentication. This response is issued by UASs and registrars. Reserved for future use. The server understood the request, but is refusing to fulfil it. The server has definitive information that the user does not exist at the domain specified in the Request-URI. This status is also returned if the domain in the Request-URI does not match any of the domains handled by the recipient of the request. The method specified in the Request-Line is understood, but not allowed for the address identified by the Request-URI. 52

406

Not Acceptable

407 408

Proxy Authentication Required Request Timeout

409 410 411

Conflict Gone Length Required

412 413 414

Conditional Request Failed Request Entity Too Large Request-URI Too Long

415 416 417

Unsupported Media Type Unsupported URI Scheme Unknown Resource-Priority

420 421

Bad Extension Extension Required

422

Session Interval Too Small

423 424

Interval Too Brief Bad Location Information

428

Use Identity Header

429 430

Provide Referrer Identity Flow Failed

433 436

Anonymity Disallowed Bad Identity-Info

437

Unsupported Certificate

The resource identified by the request is only capable of generating response entities that have content characteristics but not acceptable according to the Accept header field sent in the request. The request requires user authentication. This response is issued by proxys. Couldn't find the user in time. The server could not produce a response within a suitable amount of time, for example, if it could not determine the location of the user in time. The client MAY repeat the request without modifications at any later time. User already registered. The user existed once, but is not available here any more. The server will not accept the request without a valid ContentLength. The given precondition has not been met. Request body too large. The server is refusing to service the request because the RequestURI is longer than the server is willing to interpret. Request body in a format not supported. Request-URI is unknown to the server. There was a resource-priority option tag, but no Resource-Priority header. Bad SIP Protocol Extension used, not understood by the server. The server needs a specific extension not listed in the Supported header. The received request contains a Session-Expires header field with a duration below the minimum timer. Expiration time of the resource is too short. The request's location content was malformed or otherwise unsatisfactory. The server policy requires an Identity header, and one has not been provided. The server did not receive a valid Referred-By token on the request. A specific flow to a user agent has failed, although other flows may succeed. This response is intended for use between proxy devices, and should not be seen by an endpoint (and if it is seen by one, should be treated as a 400 Bad Request response). The request has been rejected because it was anonymous. The request has an Identity-Info header, and the URI scheme in that header cannot be dereferenced. The server was unable to validate a certificate for the domain that signed the request. 53

438

Invalid Identity Header

439

First Hop Lacks Outbound Support

470

Consent Needed

480 481 482 483 484 485 486 487 488

Temporarily Unavailable Call/Transaction Does Not Exist Loop Detected Too Many Hops Address Incomplete Ambiguous Busy Here Request Terminated Not Acceptable Here

489

Bad Event

491 493

Request Pending Undecipherable

494

Security Agreement Required

500

Server Internal Error

501

Not Implemented

502

Bad Gateway

503

Service Unavailable

504

Server Time-out

505

Version Not Supported

The server obtained a valid certificate that the request claimed was used to sign the request, but was unable to verify that signature. The first outbound proxy the user is attempting to register through does not support the 'outbound' feature of RFC 5626, although the registrar does. The source of the request did not have the permission of the recipient to make such a request. Callee currently unavailable. Server received a request that does not match any dialog or transaction. Server has detected a loop. Max-Forwards header has reached the value '0'. Request-URI incomplete. Request-URI is ambiguous. Callee is busy. Request has terminated by bye or cancel. Some aspect of the session description or the Request-URI is not acceptable. The server did not understand an event package specified in an Event header field. Server has some pending request from the same dialog. Request contains an encrypted MIME body, which recipient can not decrypt. The server has received a request that requires a negotiated security mechanism, and the response contains a list of suitable security mechanisms for the requester to choose between, or a digest authentication challenge. The server could not fulfill the request due to some unexpected condition. The server does not have the ability to fulfill the request, such as because it does not recognize the request method. (Compare with 405 Method Not Allowed, where the server recognizes the method but does not allow or support it. The server is acting as a gateway or proxy, and received an invalid response from a downstream server while attempting to fulfill the request. The server is undergoing maintenance or is temporarily overloaded and so cannot process the request. A 'Retry-After' header field may specify when the client may reattempt its request. The server attempted to access another server in attempting to process the request, and did not receive a prompt response. The SIP protocol version in the request is not supported by the 54

513 580

Message Too Large Precondition Failure

600

Busy Everywhere

603

Decline

604

Does Not Exist Anywhere

606

Not Acceptable

800 1000 1001

Non-fax answer User Resources Limit Fax Number Not Allowed

server. The request message length is longer than the server can process. The server is unable or unwilling to meet some constraints specified in the offer. All possible destinations are busy. Unlike the 486 response, this response indicates the destination knows there are no alternative destinations (such as a voicemail server) able to accept the call. The destination does not wish to participate in the call, or cannot do so, and additionally the destination knows there are no alternative destinations (such as a voicemail server) willing to accept the call. The server has authoritative information that the requested user does not exist anywhere. The user's agent was contacted successfully but some aspects of the session description such as the requested media, bandwidth, or addressing style were not acceptable. Other party answered but reinvite not received. Svi vaši odlazni kanali su trenutno zauzeti U trial periodu nemate pravo poziva na ovaj broj

7.17 Pretinac 'Poslani'

55

7.18 Pretinac 'Izbrisani' U pretincu Izbrisani se nalaze faksovi koji su izbrisani iz ostalih pretinaca (Primljeni, Poslani, ...). Izbrisani faksovi se još uvijek mogu vratiti naredbom Vrati, osim ako se izda naredba Isprazni za nepovratno brisanje.

Naredba Isprazni nepovratno će obrisati izabrani faks.

Naredba Vrati vratit će izabrani faks u pretinac iz kojeg je izbrisan.

56

7.19 Pretinci 'Arhiva' Sve faks dokumente možete po volji raspoređivati po arhivama kojima raspolažete.

Izabrani faks koji se nalazi u jednoj od arhiva, možete premjestiti u neku drugu arhivu koju imate, ili ga vratiti u pretinac iz kojeg je došao, klikom na Premjesti. 7.20 Alatna traka, desni klik miša Svaki pretinac raspolaže vlastitim setom alata koji su dostupni preko alatne trake. Svi alati iz alatne trake dostupni su i na klik desne tipke miša.

57

'Desni klik' miša.

8

Kontakti

Opcija Kontakti omogućava kreiranje imenika. Alatna traka u sučelju Kontakti, sadrži slijedeće alate:  Dodaj  Uredi  Izbriši  Import Svaki kontakt koji dodamo može biti  javni (namijenjen zajedničkom korištenju), ili

58



privatni (samo za osobno korištenje).

59

Faks broj i Naziv su obavezni za unos.

Izabranom retku u tablici Kontakti možemo promijeniti podatke (klikom na Uredi), ili ga možemo izbaciti iz tablice (klikom na Izbriši).

60

Klikom na Osvježi u pregledniku ćemo dobiti novi sadržaj tablice.

8.1

Import

Podatke u tablicu Kontakti možemo uvesti iz datoteke, klikom na Import.

61

CSV datoteka u našem primjeru izgleda ovako:

62

8.2

Slanje faksa iz kontakata Klikom na Pošalji fax iz Kontakata možete poslati faks. Otvorit će se sučelje za slanje faksa s upisanim brojem izabranog primatelja.

Klikom u naziv polja sortirat ćete uzlazno ili silazno po izabranom polju.

63

8.3

Višestruko slanje faksa iz kontakata

Iz kontakata možete poslati faks istovremeno na više primatelja. Klikom desne tipke miša izaberite redak i ponovite za sve ostale redke.

Kliknite na dugme Pošalji faks i sučelje za slanje faksa će se otvoriti s ispravno popunjenim poljem za unos primatelja, u kojem će se nalaziti svi faks brojevi primatelja iz izabranih redaka u kontaktima.

9 9.1

Postavke Obavijest o poslanom i primljenom faksu

64

65

10 Fax Cover

Opcija FaxCover omogućava korisniku Cloud Fax Usluge kreiranje naslovne stranice – naslovnice, koju će pridružiti dokumentu koji šalje kao faks.

66

Naslovnice se čuvaju na serveru i prikazane su u web pregledniku.

Naslovnice koje je kreirao administrator za potrebe cijele tvrtke.

Klikom na Uredi administrator ih može mijenjati, klikom na Briši obrisat će ih sa servera.

Editiramo ih CloudFax html editorom.

Pristup 'naslovnicama' je ograničen pravima korisnika. Administrator može pristupiti svim naslovnicama i mijenjati ih. Svi ostali korisnici mogu pristupiti samo onim naslovnicama koje su sami kreirali, ili zajedničkim naslovnicama (koje je administrator označio dopuštenima za korištenje svima). Korisnik koji nije administrator može kreirati svoje vlastite naslovnice. U pregledniku su prikazane sve zajedničke naslovnice koje je administrator pripremio. Klikom na odgovarajući Pogledaj, korisnik će otvoriti željenu naslovnicu u CloudFax html editoru u donjem dijelu preglednika, editirati je i spremiti. Korisnik prilikom slanja faksa može koristiti samo zajedničke i vlastite naslovnice.

67

4) Klikni na Pogledaj

3) Upiši dodatni tekst

2) Upiši novi naziv

1) Spremi

68

Uredi i Briši za naslovnice koje korisnik može mijenjati.

Pogledaj za naslovnice koje je kreirao administrator. Korisnik ih ne može mijenjati, ali ih može koristiti kao osnovu za vlastite naslovnice.

10.1 CloudFax html editor CloudFax html editor sadrži standardne funkcije za uređivanje teksta i slike pomoću kojih je moguće kreirati različite naslovnice. Osim standardnih funkcija, ovaj editor omogućava: umetanje slike, umetanje QR koda, umetanje tablice, umetanje vodoravne crte, umetanje posebnih znakova, umetanje parametara, a raspolaže i setom predefiniranih predložaka.

69

Umetni sliku

70

Umetni QR kod

71

Umetni tablicu

72

Umetni vodoravnu crtu

Umetni parametar

73

Predlošci koje možete koristiti kao osnovu za vlastite naslovnice.

11 Windows klijent MS Windows klijent omogućuje Print2Fax i Scan2Fax funkcionalnost Cloud Fax usluge. 11.1 Instalacija windows klijenta Na web portalu, pod Preuzimanja, postavljen je CloudFaxSetup.exe - instalacijski program za MS Windows printer driver i Cloud Fax klijent aplikaciju.

74

75

76

11.2 Deinstalacija windows klijenta U Control Panel/Programs/Uninstall a program potražite redak Cloud Fax printer driver and client, pa ga možete deinstalirati.

77

78

11.3 Print2Fax 11.3.1 Kako poslati faks U bilo kojoj aplikaciji koja zna printati (u našem primjeru MS Word) otvorite željeni dokument i izaberite komandu Print.

79

1) Kliknite na Print

3) Iz liste raspoloživih printera izaberite Cloud Fax Printer 2) Otvorite dokument koji želite poslati i izaberite Print

Ovisno o aplikaciji koju koristite, moći ćete, kao u našem primjeru, zadati broj kopija, brojeve stranica, orijentaciju, dimenzije, margine, ... Kad ste ovako 'uobličili' dokument koji ćete slati faksom, za printer izaberite Cloud Fax Printer ...

80

... i kliknite Print:

81

Kad ste izdali komandu Print, otvorit će se prozor za unos telefonskog broja na koji ćete poslati faks. Osim telefonskog broja, ovdje ćete izabrati i naslovnicu ako je želite dodati dokumentu, izabrat ćete fax uređaj preko kojeg šaljete (ako je različit od zadanog, default uređaja), možete promijeniti datum i vrijeme početka slanja. Prije prvog slanja faksa, prijavite se u Cloud Fax Uslugu i stavite kvačicu Zapamti moju prijavu, tako se nećete morati iznova prijavljivati svaki put kad šaljete faks (aplikacija će to učiniti za vas).

82

Obavezno je unijeti faks broj primatelja

Ovdje možete i:  Dodati naslovnicu  Izabrati fax uređaj  Postaviti datum i vrijeme početka slanja

Prozor omogućava i pregled faksa koji šaljete (dugme Pregled), kao i pristup vašem imeniku (dugme Kontakti). Slanje faksa završavate klikom na dugme Pošalji. Ukoliko je proces pripreme za slanje uspješno završen, dobit ćete obavijest: Vaš zahtjev za slanje faksa je zabilježen i kliknite na OK.

83

1) Kliknite na OK

2) Kliknite na Pošalji

Što se kasnije događa s vašim zahtjevom, je li dokument poslan, u koje vrijeme, koliko je bilo pokušaja, ... možete pratiti na Cloud Fax Web portalu. 11.4 Scan2Fax 11.4.1 Kako poslati faks sa scannera Dvoklikom na ikonicu Cloud Fax na desktopu vašeg računala, pokrenite scanner aplikaciju Cloud Fax Usluge.

Otvorit će se jednak prozor kao i za slanje Print2Fax, uz dodatak – dugme Scanner:

84

1) Kliknite na Scanner

Iz liste ponuđenih scanner uređaja izaberite uređaj i kliknite Select (prethodno osigurajte da je željeni uređaj zaista i spojen s vašim lokalnim računalom).

85

2) Kliknite na Select

Dokument koji želite poslati faksom sa scannera umetnite u uređaj i kliknite Start.

3) Kliknite na Start

Otvorit će se korisničko sučelje izabranog scannera. Scanner uređaj u našem primjeru omogućava pregled dokumenta klikom na Preview.

86

Završite postupak skeniranja, onako kako zahtijeva vaš uređaj.

87

Jedna stranica je skenirana. Možete nastaviti sa slijedećim stranicama ili završiti skeniranje klikom na Finish.

88

Klik na Finish znači završetak postupka skeniranja dokumenta.

Klik na U redu znači da je dokument spreman za slanje (pregledali smo ga, možda mu dali i naziv, ...).

89

Faks ćete poslati klikom na dugme Pošalji. Dobit ćete obavijest: Vaš zahtjev za slanje faksa je zabilježen i kliknite na OK.

Sve što se događa s vašim faksom, pratite na Cloud Fax Web portalu. Ukoliko pri pokušaju slanja faksa sa scannera niste priključili uređaj na računalo, dobit ćete ovakvu poruku:

Priključite uređaj i nastavite postupak.

90

12 Slanje i primanje faksa e-mailom 12.1 Mail2Fax Mail2Fax usluga funkcionira tako da korisnik sa svog maila koji je registriran u Cloud Fax bazi (ukoliko se poruka šalje s maila koji ne postoji u bazi poruka se odbacuje) pošalje mail na adresu koja je u formatu: {broj_primatelja}@{fax_domena} broj primatelja je broj na koji se šalje fax (šalje se broj s međunarodnim predbrojem, znači 385... (bez vodećih nula) fax_domena je adresa domene (fax.telekomcloud.hr). Mail2Fax ćete koristiti tako da u svom mail klijentu šaljete faks dokument, kao attachment, na adresu: FaxBrojCloudFaxa@MailServerZaCloudFax Vaša mail adresa se provjerava u tablici korisnika (Users/email), a upisujete je kroz Cloud Fax web portal, kao svoju postavku:

Inicijalnu mail adresu korisnika definira administrator iz Cloud Fax web portala - Admin/Korisnici.

91

U attachmentu poruke se šalju dokumenti koji se žele poslati kao faks (svaki dokument ide kao odvojena fax poruka), u body-u poruke ide dio s tekstualnom porukom koju korisnik želi zalijepljenu između eventualnog predefiniranog cover sheeta i dokumenta - sav tekst koji se nalazi u body-u poruke se šalje kao poruka, uključujući eventualne automatske potpise koji se šalju u sklopu e-maila. Svi attachmenti se provjere, raspakiraju ako su u zip formatu i šalju na sve adrese primatelja - ako postoji neki problem pri slanju, primjerice nepodržan format poruke i slično korisnik dobije odgovor s greškom za svaki neposlani attachment. Nakon ispravno zaprimljene poruke se korisniku vrati mail s autorizacijskim linkom kojeg treba kliknuti da bi potvrdio da želi poslati poruku (poruka se sprema za slanje tek po primitku potvrde autorizacije). 12.2 Fax2Mail Fax2Mail je funkcionalnost koja omogućava da se primljeni faksovi, osim spremanja u pretinac Primljeni, proslijede i na zadani e-mail. Za fax broj na kojem želi ovu uslugu, administrator će kroz Cloud Fax web portal podesiti fax uređaj, tako što će dolazne fax poruke usmjeriti na e-mail, kao na prikazanom slijedu slika.

92

13 Konfiguriranje pisača za automatski print Instalacijski program za MS Windows servis koji omogućuje automatski ispis primljenih faksova na lokalni pisač, preuzet ćete sa Cloud Fax Web portala i instalirati prema uputama samog programa.

93

94

95

Nakon što ste završili s instalacijom windows servisa za automatski print, trebate registrirati svoje lokalne pisače na Cloud Fax Web portalu. Desnim klikom miša na ikonicu CloudFax servisa, pokrenite postupak konfiguriranja pisača. Desni klik miša na ikonicu CloudFax servisa

96

Klikom na Add printer dodajte jedan ili više pisača u konfiguraciju.

Ovako dodani pisači su registrirani za Cloud Fax uslugu.

Slijedeće što administrator treba napraviti je, na Cloud Fax Web portalu usmjeriti dolazne faksove na jedan od registriranih pisača.

97

98

Kad su na ovaj način usmjereni dolazni faksovi, CloudFax servis će ih preuzimati i ispisivati na pisač sukladno postavkama pojedinog fax uređaja.

14 Mobilna aplikacija 14.1 Prijava u mobilnu aplikaciju Pri prvom pokretanju mobilne aplikacije korisnik se mora prijaviti upisom svog korisničkog imena i lozinke dobivenih pri odabiru usluge.

Pritiskom na tipku Prijava se kao osnovni ekran otvaraju Dolazne poruke s mogućnošću pristupa izborniku 'swipe' pokretom s lijeva nadesno. Prijava je potrebna samo pri prvom pokretanju aplikacije i eventualnoj nadogradnji iste jer se podatci korisnika spremaju u kriptiranom obliku za sva kasnija korištenja. 14.2 Izbornik Do izbornika je moguće doći iz bilo kojeg od osnovnih ekrana aplikacije, 'swipe' pokretom s lijeva nadesno ili odabirom strelice u gornjem lijevom kutu ekrana (action bar button). 99

Izbornik mobilne aplikacije sastoji se od 5 opcija: -

Nova fax poruka Dolazne fax poruke Odlazne fax poruke Postavke Logout

Odabirom opcije Logout prekida se trenutna sesija u aplikaciji, te se korisnik pri sljedećem pokretanju mora iznova prijaviti sa svojim korisničkim podatcima. Ostale opcije su opisane u narednim poglavljima.

100

Odabirom bilo koje od ponuđenih opcija, otvara se odgovarajući novi prikaz. 14.3 Nova fax poruka Pri odabiru opcije Nova fax poruka korisniku se prikaže okvir za odabir jedne od dviju opcija: - Odaberi postojeći dokument - Slikaj novi dokument

101

Odabirom opcije Slikaj novi dokument korisniku se otvori kamera kojom može uslikati dokument koji želi poslati kao fax poruku. Nakon slikanja i potvrde slike otvara se mali preview. Opcija Koristi postojeći dokument otvara pretraživač kojim korisnik odabire postojeći dokument iz mobilnog uređaja koji želi poslati kao fax poruku. Nakon odabranog sadržaja fax poruke korisnik kao primatelja može upisati direktno broj/eve na koji/e šalje fax poruku ili odabrati primatelja/e iz imenika mobilnog uređaja. Ukoliko postoje višestruki primatelji oni se moraju odvojiti s ';' (pri odabiru primatelja iz imenika je to automatski, kod upisa primatelja mora upisati korisnik). Ispod previewa je text box u kojeg je moguće upisati dodatnu tekst poruku koja služi kao body faksa, tj. zalijepi se između cover sheeta i poslanog dokumenta. Korisnik ima i mogućnost slanja više slikovnih datoteka kao jedan fax dokument – odabere opciju slanja dokumenata te dodaje slike koje želi poslati – one se šalju kao zip datoteke koje se na serveru 'zalijepi' u jedan dokument, te im se doda eventualna tekstualna poruka i/ili cover sheet. Ukoliko korisnik pregledavanjem dokumenta izvan Cloud Fax mobilne aplikacije odluči neki od dokumenata poslati kao faks, ima opciju odabira Open in Cloud Fax pri čemu se odabrani dokument otvara aplikaciji u sklopu nove fax poruke.

102

14.4 Dolazne fax poruke Odabirom opcije Dolazne fax poruke korisniku se prikaže popis svih dolaznih fax poruka za njegovu tvrtku (koje su odobrene za pregled od strane tog korisnika). Na kratkom prikazu se vidi thumbnail slike dokumenta, pošiljatelj, vrijeme primanja te eventualna arhiva ukoliko je fax u nekoj od arhiva (ukoliko nema oznake arhive fax je u običnom inboxu). Klikom na pojedinačnu poruku se dobavlja cijeli dokument i omogućuje se slide pregled svih stranica sa opcijom zumiranja dijelova stranice. Nepročitane poruke imaju boldan naziv pošiljatelja.

14.5 Odlazne fax poruke Odabirom opcije Odlazne fax poruke korisniku se prikaže popis svih poslanih fax poruka za njegovu tvrtku (koje su odobrene za pregled od strane tog korisnika). Na kratkom prikazu se vidi thumbnail slike dokumenta, pošiljatelj, vrijeme primanja te eventualna arhiva ukoliko je fax u nekoj od arhiva (ukoliko nema oznake arhive fax je u pretincu Poslani).

103

Klikom na pojedinačnu poruku se dobavlja cijeli dokument i omogućuje se slide pregled svih stranica sa opcijom zumiranja dijelova stranice. Još neposlane poruke imaju boldan naziv primatelja. 14.6 Pregled pojedinačne poruke Odabirom pojedinačne poruke među primljenim ili poslanim porukama korisniku se otvara novi ekran s fullscreen prikazom prve stranice fax poruke. U slučaju da dokument ima više stranica moguće je listati poruku 'swipe' pokretima. Pritiskom na dugme Zatvori zatvara se pregled poruke te vraća na prethodni ekran. Pokretom prsta se zumiraju pojedini dijelovi stranice.

Više informacija o samoj poruci se prikaže klikom u gornjem desnom kutu ekrana na ikonu Informacije, čime se otvori novi dijaloški ekran s detaljima same poruke.

104

Ovisno o tipu uređaja i veličini ekrana, kraj ikone s informacijama se vidi i dodatni meni (ako na uređaju nije vidljiv, do tog se menija može doći pritiskom na hardversku tipku Menu na Android uređaju), koji omogućuje akciju Odgovori. Opcija Odgovori otvara ekran za odgovor pošiljatelju - prvo se otvara dijalog za odabir novog dokumenta ili slikanje novog dokumenta, nakon odabira se otvara ekran za novu poruku u kojem je primatelj već upisan.

14.7 Push notifikacije Cloud Fax mobilna aplikacija omogućuje primanje push notifikacija od servera s informacijama o zaprimljenoj novoj fax poruci ili uspješno isporučenoj fax poruci koju je poslao korisnik. Primljene notifikacije se prikažu na Notification area dijelu ekrana te ih se može prikazati povlačenjem notifikacije prema dolje:

105

Ukoliko je riječ o zaprimljenoj novoj fax poruci, klikom na notifikaciju otvorit će se Cloud Fax mobilna aplikacija i automatski dohvatiti cijela poruka sa servera.

106

107