Clase 6 VARIABLES DE COBRANZAS

Clase 6 VARIABLES DE COBRANZAS EL DEPARTAMENTO DE CRÉDITOS Y COBRANZAS VINCULACIÓN CON OTRAS ÁREAS LA CONFIANZA DEL CRÉDITO OPERACIONES BÁSICAS POLÍT...
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Clase 6 VARIABLES DE COBRANZAS

EL DEPARTAMENTO DE CRÉDITOS Y COBRANZAS VINCULACIÓN CON OTRAS ÁREAS LA CONFIANZA DEL CRÉDITO OPERACIONES BÁSICAS POLÍTICAS Y PROGRAMAS DE CRÉDITO PRESUPUESTO DE COBRANZAS

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TEMA 1 - EL DEPARTAMENTO DE CRÉDITOS Y COBRANZAS El Departamento de Créditos y Cobranzas depende de Finanzas en todo lo relativo a la gestión de cobro a clientes, pero tiene una permanente vinculación con la Gerencia de Comercialización, en lo relacionado a la determinación del riesgo crediticio. El responsable utilizará una serie de herramientas de análisis sobre la situación patrimonial y financiera de los clientes para establecer la solvencia y capacidad de pago de los compradores. De acuerdo a estos elementos, tomará la decisión sobre: La conveniencia de vender a determinados clientes. La fijación del límite de crédito a otorgar.

La efectividad del Departamento es el fiel reflejo de cómo los directores de la empresa valoran esta área y a quien la maneja. La intención es tratar de retener a los actuales clientes y captar nuevos para transformarlos en vitalicios.

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TEMA 2 - VINCULACIÓN CON OTRAS ÁREAS El desarrollo de una política de Créditos y Cobranzas deberá significar un esfuerzo de equipo, pues las acciones involucran a todas las áreas de la empresa. Por ejemplo: TRABAJO EN EQUIPO ENTRE ÁREAS: Publicidad: las empresas con políticas de crédito realizan más acciones publicitarias que aquellas compañías donde existen criterios conservadores. Ventas: con frecuencia, las restricciones para otorgar crédito limitan la cantidad de productos que los vendedores pueden ofrecer a sus clientes. Finanzas: se trabaja sobre la base de su flujo de fondos, y las cobranzas (el dinero que ingresa) representan una preocupación permanente para el área. Planeamiento: hay que analizar si el otorgamiento de créditos permitirá cobrar el dinero suficiente para crecer e invertir en mejores equipos e instalaciones.

La implementación de políticas y programas de crédito necesita de un especialista que se encargue de su desarrollo y control. Sin embargo, todas las áreas sobre las que el sistema de créditos ejerce influencia, deberán formar parte de su diseño, lo que asegurará que se enfoquen todos los aspectos importantes y se posea un apoyo total.

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TEMA 3 - LA CONFIANZA DEL CRÉDITO Ofrecer un crédito por la venta demuestra la confianza del vendedor hacia su futuro cliente. Existen diversas razones para que una empresa acuda al crédito: SITUACIÓN ECONÓMICA

CRÉDITO BANCARIO

LA COMPETENCIA

En muchas ocasiones se torna cada vez más difícil de conseguir.

Las condiciones de la economía pueden promover el crédito.

Los clientes compran a la competencia que, a través del crédito, ofrece una ventaja diferencial.

Una empresa puede vender productos de alta calidad y a un precio razonable. Sin embargo, el precio no es el único factor, ya que las condiciones de crédito y de pago pueden influir mucho más en la decisión de compra de un cliente. Obviamente, ambas partes (clientes y vendedores) consideran al crédito como un negocio serio, pues significa algo más que un servicio solamente: refleja una imagen positiva de la empresa. La mayoría de las empresas piensan que la solicitud de crédito es sólo una formalidad, pero cumple dos funciones básicas: documenta la información y detecta fraudes. El tiempo que se invierte investigando a un cliente se verá afectado por muchos factores: la antigüedad de la empresa (la mayoría de los fraudes suceden en aquéllas que tienen pocos años de actividad), el monto de la cuenta, las fechas de pago, etc. EJEMPLOS DE VERIFICACIÓN Quien solicita un crédito menciona la dirección y el teléfono de su empresa. En muchos casos de fraude se utilizan nombres de empresas verdaderas para obtener crédito; sin embargo, la mercadería es desviada a otra dirección. Se deben obtener referencias de clientes y proveedores del solicitante. Es conveniente comunicarse con todos los mencionados y ampliar los datos expuestos en la solicitud. Como los solicitantes escogen sus propias referencias y ofrecen nombres de empresas que proporcionan información positiva, no se debería conformar con estos datos y utilizar también otras técnicas de verificación de la información más legítimas.

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TEMA 4 - OPERACIONES BÁSICAS Toda operación de venta a crédito implica un factor de riesgo para el vendedor, que no solamente surge de la promesa del deudor de cumplir su obligación en un tiempo futuro, sino también de otros factores complementarios: ♦

Riesgo de la propia vida del cliente, si se trata de una persona física.



De la existencia y prosperidad de la empresa, si se trata de una persona jurídica.



De las condiciones económicas que influyen en el cumplimiento de la deuda.



Del plazo de la operación, pues a mayor extensión existe mayor probabilidad de la influencia de factores externos que modifiquen las condiciones del crédito.

El análisis de crédito, previo a la decisión de venta en cuenta corriente, es un medio técnico. Las garantías son un medio jurídico para resarcir una probable incobrabilidad. Pero se debe advertir que ambas medidas no lograrán evitar que la empresa vendedora pueda tener quebrantos en los créditos otorgados. OPERACIONES BÁSICAS Una vez que Administración de Ventas ha controlado el pedido del cliente, lo envía a Créditos y Cobranzas para que verifique si el cliente no excede el límite de crédito establecido. Esta área toma las facturas impagas más notas de débito, menos notas de crédito, y obtiene el total de la deuda que, comparada con el límite de crédito, determina el rechazo del pedido (si la deuda es mayor) o su aprobación (en caso contrario). En caso de rechazo, se devuelve el pedido al cliente, con indicación de la causa. Si el monto se encuentra dentro de los “aceptables” para ese cliente, emite por duplicado una nota interna como aprobación de la venta (envía el original a Ventas y archiva la copia).

Sin embargo, en aquellas oportunidades que lo justifiquen, y a pesar de que el margen de crédito no sea “aceptable”, se coloca sobre la Nota de Pedido el margen disponible y se la envía al Gerente de Comercialización, para que junto con el Gerente Financiero decidan acordar un mayor margen al cliente o, en definitiva, rechazar el pedido. Luego del análisis de la carpeta con los antecedentes del cliente, y en caso de aceptación, el Gerente Financiero emite una nota interna de modificación del margen de crédito y la envía junto al legajo, a Créditos y Cobranzas. Esta área registrará el nuevo monto de crédito asignado al cliente, y procederá a su aprobación.

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TEMA 5 - POLÍTICAS Y PROGRAMAS DE CRÉDITOS Una vez que la empresa ha instalado las políticas y programas de crédito, deberá evaluarse la efectividad de la gestión. Medir la efectividad implica evaluar el grado de liquidez inmediata que la empresa ha logrado, y la ausencia de cuentas incobrables del negocio. Existen diversos factores que ayudan a la medición, tales como: Porcentaje de cuentas incobrables sobre el total de cuentas a cobrar. Número de cuentas rebajadas (cuentas en las que fue necesario negociar un pago menor, con el fin de obtener al menos un cobro). Porcentaje que representan las cuentas rebajadas sobre el total por cobrar. Promedio de antigüedad de las cuentas por cobrar.

Todas estas maneras de medición se pueden combinar al realizar un análisis más detallado. Se pueden comparar los registros de una empresa con los promedios de la industria y con las cifras de los competidores. El responsable del área deberá formularse las siguientes preguntas al momento de corroborar los efectos del programa: ¿Qué porcentaje de las ventas es a crédito? ¿Cuánto se reduciría el porcentaje de ventas, si se deja de otorgar crédito? ¿Qué porcentaje de las ventas se perdería si sólo se otorgan créditos a clientes que representen un bajo riesgo?

No existen respuestas fáciles para estas preguntas. Sin embargo, no es conveniente ignorarlas cuando se decide la implementación del programa. Las empresas deben ser muy cuidadosas al momento de otorgar un crédito, ya que muchas no poseen capacidad para afrontar los saldos incobrables. Pero si solamente se dedicaran a tener clientes con el cien por cien de garantía de pago, quizá perderían una considerable cantidad de ventas hacia los potenciales compradores. Es de importancia la búsqueda de algunos indicios de posible estafa. Por ejemplo: La obtención de referencias de empresas no conocidas o que no aparecen en la guía telefónica. Referencias que no suenen comerciales (la recepcionista contesta el teléfono diciendo solamente “hola”). En la visita a la empresa, no observar la existencia de carteles indicadores con el nombre de la firma.

Se denomina Credit Bureau a las empresas que se dedican a reunir información comercial de una persona o empresa. La empresa vendedora que otorga un crédito por venta necesitará conocer cierta información para asegurarse de que el cliente cumplirá con los compromisos asumidos.

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Esa información será recolectada y recopilada, creando una suerte de “historial crediticio” del solicitante. Los datos provenientes de empresas de información de crédito son una herramienta muy valiosa para el departamento de Créditos y Cobranzas. Si son utilizados de manera inteligente, representan otro medio para mejorar las funciones de crédito. Hay que prestar especial atención a cualquier información de crédito sobre un cliente y que no sea muy común: ♦ Existencia de varias solicitudes de crédito. ♦ Varias empresas le han otorgado créditos en poco tiempo. ♦ Inconsistencias en la información (el informe de crédito registra una dirección diferente a la anotada en el archivo).

Los informes de crédito representan un excelente recurso pero no una fuente de información aislada. Por lo tanto, hay que utilizarlos en forma sensata y prudente. Toda la información que se obtenga servirá de base para que la empresa vendedora efectúe un análisis de riesgo crediticio. Las políticas deberán ser revisadas en forma precisa y exhaustiva para determinar su efecto en la rentabilidad del negocio y saber si ayudan o perjudican al vendedor.

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TEMA 6 - PRESUPUESTO DE COBRANZAS De manera periódica, las empresas deberían hacer un estudio de las probabilidades de cobro a cada uno de sus deudores. Esto ayudará a dar un seguimiento y análisis de las cuentas individuales, así como proporcionar información para anticipar la gestión de cobranza. En muchos casos, el estudio se realiza a la fecha de cierre del período contable o ejercicio económico y en oportunidad de la confección del Balance General. Del mencionado análisis pueden surgir diversas categorías de clientes: MOROSOS

EN GESTIÓN JUDICIAL

INCOBRABLES

Son deudores que están notoriamente atrasados en el pago de su deuda.

El deudor manifiesta su voluntad de no pagar, y se le inicia una acción legal para el cobro.

Se determina que no se les va a poder cobrar la deuda.

Por otra parte, el estudio mencionado puede prever la posibilidad de que surja un crédito incobrable en el futuro. En tal caso, se tratará de determinar el monto de deudores incobrables que podrán producirse en el ejercicio siguiente, como consecuencia de los créditos otorgados en el curso del período contable que se cierra.

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