Clase 4 EL REGISTRO DE VENTAS

OBJETIVOS DE LA REGISTRACIÓN TIPOS DE REGISTROS CONTABLES REGISTRACIÓN DE VENTAS EN EL LIBRO DIARIO REGISTRACIÓN EN EL SUBDIARIO DE VENTAS CONTROLADORES FISCALES

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TEMA 1 - OBJETIVOS DE LA REGISTRACIÓN La Contabilidad debe registrar el procedimiento de Comercialización, es decir los hechos económicos que dan lugar, básicamente, a las ventas que realiza una empresa. Esto implica: ♦ En el caso de ventas, se registra la incorporación de un nuevo bien en el Activo (el valor cobrado o el crédito a cobrar) y el reflejo de una ganancia por la venta del producto. ♦ En el caso de emitir una nota de crédito, se registra la disminución de una ganancia y la disminución del Activo (crédito a cobrar).

En el procedimiento de ventas, es importante determinar con precisión el momento en que se genera el hecho sustancial. En la práctica se acepta que el bien entregado (o servicio realizado) cambia de “dueño” cuando lo recibe el comprador, y éste avala dicha recepción firmando un documento que se denomina el Remito. Los objetivos de la registración son: o

Mantener un registro de todas las ventas realizadas, especificando los valores en cada movimiento realizado.

o

Tener un registro permanente del stock de productos terminados, a efectos de realizar un pronóstico de las futuras ventas.

o

Poseer información sobre los saldos adeudados por los clientes.

o

Tener un conocimiento de las devoluciones efectuadas por los distintos clientes.

o Mantener un registro del impuesto facturado a los clientes (por ejemplo: IVA), con fines impositivos.

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TEMA 2 - TIPOS DE REGISTROS CONTABLES La registración de las ventas (a través de facturas), como así también los aumentos o disminuciones al valor facturado (por medio de notas de débito o notas de crédito) dependerá del sistema contable implantado en la empresa. Entre las distintas posibilidades se puede mencionar, en primer termino, al registro principal y obligatorio denominado Libro Diario: LIBRO DIARIO La registración directa se aplica en aquellas empresas con pocas operaciones. Los importes se cargan a la cuenta de ingreso utilizada al efecto (según el Plan de Cuentas). Se utilizan subcuentas por cada nombre de producto y de clientes, para conocer los movimientos efectuados y los saldos (una vez que se mayorizan los asientos).

También podrá utilizar el registro auxiliar denominado Subdiario de Ventas, cuando las operaciones son homogéneas y repetitivas: SUBDIARIO Se emplea cuando las operaciones son numerosas, de gran variedad, y se desea contar con una amplia información sobre los distintos hechos económicos. Todas las operaciones de un período se vuelcan en un asiento resumen en el libro Diario, haciendo referencia a ese período de registraciones y la ubicación cronológica en el Subdiario.

Cuando la empresa efectúa operaciones de venta a una gran diversidad de clientes, puede utilizar otros Registros Auxiliares: REGISTROS AUXILIARES Se utiliza al operar con muchos clientes, y se desea una clasificación detallada de las operaciones. También se los denomina mayor auxiliar, submayor o ficha cuenta.

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TEMA 3 - REGISTRACIÓN DE VENTAS EN EL LIBRO DIARIO Se ejemplificarán distintos asientos contables de ventas, según la modalidad de registro directo en el Libro Diario: Ventas normales en cuenta corriente. Ventas con documento a cobrar y recargo de intereses. Notas de débito por alquileres.

♦

Ventas normales en cuenta corriente:

Se venden 5 unidades a $ 20 más IVA cada una. Total de la venta: $ 121. ASIENTO DEUDORES POR VENTAS A VENTAS DE MERCADERÍAS A IVA DÉBITO FISCAL

DEBE

100

HABER 100 21

En el momento del cobro, se debitará la cuenta que representa la cobranza: Caja (si es en efectivo) o Valores a Depositar (si es con cheque) y se acreditará la cuenta del cliente.

♦

Ventas con documento a cobrar y recargo de intereses:

Se venden 500 unidades a $ 20 más IVA cada una. Se recargan $ 200 en concepto de intereses. Total de la venta: $ 12.300. ASIENTO DOCUMENTOS A COBRAR A VENTAS DE MERCADERÍAS A IVA DÉBITO FISCAL A INTERESES GANADOS

♦

DEBE 12.300

HABER 10.000 2.100 200

Notas de débito por alquileres:

Se debita a un cliente $ 500 en concepto de alquileres. ASIENTO DEUDORES POR VENTAS A ALQUILERES COBRADOS

DEBE

4

500

HABER 500

TEMA 4 - REGISTRACIÓN EN EL SUBDIARIO DE VENTAS Se ejemplificarán distintas operaciones, según la modalidad de registro en el Subdiario de Ventas: El 15/07 se vende en cuenta corriente al cliente XX, según factura Nº 1303 del día de la fecha, productos de la línea “A” y “B”. Los precios de venta son de $ 2.000 y de $ 1.000 más IVA, respectivamente. El 18/07 se vende al contado al cliente ZZ, según factura Nº 1304 producto “B” por la suma de $ 500 más IVA. La registración el en Subdiario de Ventas es la siguiente: OP Nº

FE CHA

CLIENTE

Nº FACT

1 2

15/07 18/07

XX ZZ

1303 1304

VALOR AL HABER CON DI VALOR PROD PROD IVA CION DEBE “A” “B” D. F.

CC CDO

TOTAL

3.630 2.000 605

1.000 500

4.235 2.000

1.500

VARIOS Cta.

Debe

630 105

0

735

0

0

A continuación se confeccionará el asiento resumen. Para el caso del crédito a la cuenta Ventas de Mercaderías, se registrará por el valor total de los productos vendidos ($ 3.500), y no por cada uno de ellos. ASIENTO DEUDORES POR VENTAS A VENTAS DE MERCADERÍAS A IVA DÉBITO FISCAL

DEBE 4.235

HABER 3.500 735

A su vez, se presenta el detalle de los submayores de los clientes: CLIENTE “XX” FECHA

AD

CONCEPTO SALDO ANTERIOR A VENTAS

31/ 07

DEBE

HABER

DEUDOR

ACREEDOR

0 3.630

3.630

CLIENTE “ZZ” FECHA 31/ 07

AD

CONCEPTO SALDO ANTERIOR A VENTAS

DEBE 605

5

HABER

DEUDOR 0 605

ACREEDOR

TEMA 5 - CONTROLADORES FISCALES Por disposición de la AFIP, la mayoría de los comercios deben emplear para su facturación a clientes un controlador fiscal. El controlador fiscal es un equipo electrónico que posee un programa especial y una memoria fiscal, donde se guardan los datos del emisor y al fin de cada jornada se graba un resumen diario de las operaciones.

Los controladores fiscales se pueden clasificar según: ♦ Tecnología: máquinas registradoras, impresoras fiscales, sistemas integrados. ♦ Documentos que imprimen: ticket o ticket-factura, factura, recibo.

Están obligados a facturar por controlador fiscal todos los responsables inscriptos en el IVA, con actividades explícitamente establecidas en la norma, y distinguiendo entre quienes realizan o no operaciones masivas con consumidores finales. Por operaciones masivas se entiende la realización de un número de operaciones con consumidores finales, superior a la efectuada con otros sujetos (en forma habitual) durante el último año calendario. SI REALIZAN OPERACIONES MASIVAS

La obligación deberá ser para todas las operaciones, excepto en aquéllas no alcanzadas por este régimen, y realizadas en un ámbito distinto del local de ventas.

NO REALIZAN OPERACIONES MASIVAS

La obligación existirá sólo si superaron: • La cantidad de 240 comprobantes a consumidor final, ó • El importe de 5 % del monto total de operaciones.

Si supera alguno de esos parámetros debe incorporar un controlador que emita tickets por las ventas sólo a consumidores finales.

Si no los supera, puede seguir emitiendo facturas “A” y “B” (sistema manual).

En otras palabras: si las ventas son masivas a consumidores finales, el contribuyente está obligado a tener un controlador fiscal. También deberá poseer facturas manuales de respaldo clase “B”. Ahora bien, si posee una tickeadora fiscal podrá emitir comprobantes mediante el sistema manual sólo si tiene operaciones de carácter excepcional con otros responsables inscriptos. Este carácter se da si emite comprobantes manuales que no superaron el número de 240 en el último año calendario; caso contrario necesita tener una impresora fiscal.

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Los controladores más frecuentes son las cajas registradoras fiscales y las impresoras fiscales. Los programas de facturación permiten imprimir facturas o tickets, tanto en una impresora común como en una impresora fiscal.

Estas impresoras tienen una memoria interna inviolable (memoria fiscal) para registrar los importes totales facturados y los impuestos diarios. Con respecto a la registración contable, el comprobante Diario de Cierre emitido por la impresora fiscal, incluye a todas las operaciones del día. Las facturas tipo “A” deben ser registradas en forma unitaria, mientras que las tipo “B” son asimiladas a tickets y se permite su registración global.

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