CITY OF EL CENTRO. Events Sponsorship Package

CITY OF EL CENTRO Events                   2015 - 2016 Sponsorship Package             WWW.CITYOFELCENTRO.ORG/SPECIALEVENTS   Community Orien...
Author: Francine Porter
6 downloads 0 Views 8MB Size
CITY OF EL CENTRO

Events

 

               

2015 - 2016 Sponsorship Package

           

WWW.CITYOFELCENTRO.ORG/SPECIALEVENTS

 

Community Oriented Special Events For Our Imperial Valley and Beyond...  

SpecialEvents  Welcome! 

Thank you for your interest in sponsoring the City of El Centro’s 2015-2016 Special Events! Community and business support allows the City to produce many family fun events for the entire community to enjoy. Since 2007, the City has coordinated many wonderful family oriented events with over 18,000 annual attendees. The events offer something for everyone; crowds continually flock to the City’s cultural celebrations, community shows, parades and festivals. Within this Sponsorship Presentation, you’ll find that the City has many exciting events planned for our entire community to enjoy. Please keep in mind that there are a wide variety of ways to be involved with the City’s Events and all forms of participation and contributions are welcome. The sponsorship levels listed within this presentation serve as a guideline showing the benefits received for specific sponsorship levels. We are more than happy to tailor the sponsorship to best fit your organizational needs and budget. We have also included a media plan sample to layout the marketing plan identifying sponsors’ media benefits. We hope that this additional information is useful as you consider sponsoring the City’s Special Events. Thank you again for your interest in bettering our community through Special Events and for consideration of sponsorship! We look forward to working with you during the 2015-2016 Special Events! Please feel free to contact us if you have any questions or concerns. Best Regards,

Table of Contents Introduction & Overview………………2    Special Events……………….…………….…...3 

El Grito de Independencia …...3



Seasonal Tree Lighting & Street Fair…………………………………………...3



Mardi Gras Light Parade & Street Festival………………………….4



Le Tour de Manure Bike Ride…4



Sponsorship Appreciation Mixer......................5

Sponsorship Levels……………………………6 Diamond..………………………………..6 Platinum…………………….……………6 Gold…………………….………..………….7 Silver……………………….………………..7 Bronze………………………………………8 Star…………………………………………..8

Suzanna Perkins, Staff Assistant  [email protected]  760­337­4555  Marcela Piedra, Community Services Director  [email protected]  760­337­4543 

Media Plan Sample…………………………9 Sponsor Agreement………..……………….10  

2   

Celebrate  Mexico’s  Independence  Anniversary!  Bring  your  family  out  for  fun  evening  to  commemorate  Mexican  heritage  and  independence.  “Grito  de  Independencia”  will  be  an  evening  of  traditional  celebrations,  mouth  watering tacos, authentic Mexican ceremony and  activities  for  all  ages.  The  historical  ceremony  of  “El Grito” will be showcased amidst the best tacos  that  the  community  has  to  offer.    Artists  and  artisans will proudly display their handiwork with    many items available for sale.      Date:         Time:    Location:  Attendance:  

  September 19, 2015        5:00p.m.‐10:00p.m.    Stark Field    4,000   

What  a  great  opportunity  for  our  community  to  come  together  to  participate  in  traditional  celebrations  of  the  season!    Our  City  Mayor  will  lead  the  countdown  to  reveal  a  giant  Christmas  Tree  covered  in  lights,  tinsel  and  decorations.   Many  decorations  on  the  tree  will  be  hand  made  by  El  Centro  school  children.  While  enjoying  cookies  and  hot  chocolate  everyone  can  listen  to  the  delightful  music  of  local  choirs  and  performances.  Santa  Clause  will  make  a  dramatic  appearance atop the El Centro Fire Engine and will  bear gifts for hundreds of children at the event.       Date:     Time:    Location:   Attendance:  

December 4, 2015  6:00p.m.‐9:00p.m  El Centro Police Station  4,000 

3   

El  Centro’s  MOST  POPULAR  and  our  Signature  Events  is  the  Mardi  Gras  Light  Parade  &  Street  Festival!    El  Centro  recreates  the  world  famous  Mardi  Gras  with  traditional  themed  colors  of  purple,  green  and  gold,  in  the  Downtown  area.  Our  entire  community  anticipates  this  parade,  street  festival,  glittery  costumes,  lights,  masks  and beads. Come and enjoy Jazz music and New  Orleans  style  cuisine  .  Celebrating  New  Orleans  tradition  is  an  exciting  and  fun  evening  for  the  entire family.     Date:     Time:     Location:   Attendance: 

February 20, 2016  5:00p.m.‐10:00p.m.  Civic Center  10,000 

Date: Time: Location: Attendance:

March 26, 2016 8:00 a.m. 375 S. 1st Street, El Centro 100 4 

 

Join us as we coronate the Mardi Gras King & Queen!!!  We appreciate your support and wish to  celebrate with you. This special mixer is organized  with our community partners and crowns the King  & Queen!  It’s our way to say thank you for your  contributions to the success of the Special Events  program.  Great networking opportunity.  Date:    Time:      Location:   Attendance:  

  TBA ‐ 2016    5:00pm ‐7:00pm    TBA    200 

5   

Sponsorship Opportunities Investment $25,000  

     Featured Sponsor for all Special Events 

*Pre‐event Promotion for All Events:      ‐Company logo on City’s event website     ‐Company logo on all  promotional material       ‐Company banner on City Special Event website with    link   to company website         ‐Company logo/name on all advertisements  including    television, radio and print      ‐Company listed on all pre‐event press releases and    press materials      ‐Company listed on all marketing  materials  distribution     *At Event Promotion:   

‐Company logo on all event t‐shirts (if applicable) 

   

‐Company banner displayed in prime location at  each event (banner provided by company) 

     

‐Company given verbal recognition as featured sponsor at events  ‐3 Free booth spaces at each event  

 

‐3 Free parade entries for Mardi Gras Parade 

 

 

*Post‐Event Promotion:      ‐Framed certificate of appreciation        

‐Logo on event thank you letter (if applicable)   ‐Listing as event sponsor in post‐event press  

 

releases and press materials 

   * Gifts & Passes:   

‐6 T‐shirts for each event 

 

‐6 Tickets to VIP areas   ‐ 6 Invited guests to the Sponsorship & Volunteer          Appreciation event 

   *Participation in Events:   

‐Opportunity to participate on special event  

 

planning committee 

   

‐Opportunity to participate as a judge in event  contests 

 

‐Opportunity to present awards to contest  

Investment $15,000  

     Featured Sponsor for all Special Events 

 *Pre‐event Promotion for All Events:     

‐Company logo on City’s event website  

 

‐Company logo on all promotional material  

       

‐Company link on the City’s website  ‐Company logo/name on all advertisements  

           

including television, radio and print  ‐Company listed on all pre‐event press releases  and press materials  ‐Company listed on all marketing  materials  

 

distribution 

   *At Event Promotion:   

‐Company logo on all event t‐shirts (if applicable) 

   

‐Company banner displayed in prime location at  each event (banner provided by company) 

     

‐Company given verbal recognition as featured  sponsor at events  ‐3 Free booth spaces at each event  

 

‐3 Free parade entries for Mardi Gras Parade 

 

 

*Post‐Event Promotion:      ‐Framed certificate of appreciation      ‐Listing as event sponsor in post‐event press    

releases and press materials 

   * Gifts & Passes:   

‐5 T‐shirts for each event 

 

‐5 Tickets to VIP areas  

   

‐5 Invited guests to the Sponsorship & Volunteer          Appreciation event 

   *Participation in Events:   

‐Opportunity to participate on special event  

 

planning committee 

   

‐Opportunity to participate as a judge in event  contests 

   

‐Opportunity to present awards to contest  winners   at events 

6   

Sponsorship Opportunities Investment $10,000  

     *General Sponsor for all Special Events 

Investment $5,000  

     *General Sponsor for all Special Events 

  

  

*Pre‐event Promotion for All Events:      ‐Company logo on City’s  event website  

*Pre‐event Promotion for All Events:      ‐Company logo on City’s  event website  

 

‐Company logo on all  promotional material  

 

‐Company logo on all  promotional material  

       

‐Company link on the City’s website  ‐Company logo/name on all advertisements  

     

‐Company logo/name on all advertisements  

           

including television, radio and print  ‐Company listed on all pre‐event press releases  and press materials  ‐Company listed on all marketing  materials  

     

including television, radio and print  ‐Company listed on all marketing  materials  

 

distribution 

 

distribution 

 

  

 

‐Company banner displayed at each event  

*At Event Promotion: 

 

(banner provided by company) 

   

‐Company given verbal recognition as sponsor at  events 

 

‐2 Free booth spaces at each event  

 

‐2 Free parade entries for Mardi Gras Parade 

 

 

 

‐Company logo on all event t‐shirts 

   

‐Company banner displayed at each event  (banner provided by company) 

     

‐Company given verbal recognition as sponsor at  events  ‐2 Free booth spaces at each event  

 

‐2 Free parade entries for Mardi Gras Parade 

 

 

*Post‐Event Promotion:      ‐Framed certificate of appreciation       ‐Listing as event sponsor in post‐event press re   leases and press materials     * Gifts & Passes:   

‐4 T‐shirts for each event (if applicable) 

 

‐4 Tickets to VIP areas  

   

‐4 Invited guests to the Appreciation Mixer &  Mardi Gras King & Queen Coronation 

   *Participation in Events:   

‐Opportunity to participate on special event  

 

planning committee 

   

‐Opportunity to participate as a judge in event  contests 

 

‐Opportunity to present awards to contest  

 

winners at events 

   *At Event Promotion:  ‐Company logo on all event t‐shirts 

*Post‐Event Promotion:      ‐Framed certificate of appreciation      ‐Listing as event sponsor in post‐event press    

releases and press materials 

   * Gifts & Passes:   

‐3 T‐shirts for each event 

 

‐3 Tickets to VIP areas 

   

‐3 Invited guests to the Appreciation Mixer &  Mardi Gras King & Queen Coronation 

   *Participation in Events:   

‐Opportunity to participate on special event  

 

planning committee 

 

‐Opportunity to participate as a judge in event  

 

contests 

 

 

    

7   

Sponsorship Opportunities Investment $1,000  

Investment $500

     *Sponsor for all Special Events 

    *Sponsor for Event of Your Choice

   *Pre‐event Promotion for All Events:      ‐Company logo on City’s event website  

   *Pre‐event Promotion for All Events:      ‐Company logo on City’s event website  

     

‐Company logo on all print marketing   

     

‐Company logo on print marketing  

    

materials distribution 

    

materials 

*At Event Promotion: 

*At Event Promotion: 

   

‐Company name on all event t‐shirts   (if applicable) 

   

‐Company name on event t‐shirt   (if applicable) 

       

‐Company banner displayed at each event  (banner provided by company)  ‐Company given verbal recognition as  sponsor  at events 

       

‐Company banner displayed at event  (banner provided by company)  ‐Company given verbal recognition as  sponsor at event 

 

‐1 Free booth space at each event  

 

‐1 Free booth space at event  

   

‐1 Free parade entry for Mardi Gras Parade   

    *Post‐Event Promotion:      ‐Framed certificate of appreciation      

*Post‐Event Promotion:      ‐Framed certificate of appreciation       ‐Listing as event sponsor in post‐event press    releases and press materials    

* Gifts & Passes:     

‐1 T‐shirt for event  ‐2 Ticket to VIP area (if applicable) 

* Gifts & Passes: 

 

   

‐2 T‐shirts for each event  ‐2 Tickets to VIP areas 

 

‐ 2 Invited guests to the Appreciation Mixer &  Mardi Gras King & Queen Coronation 

 

‐2 Invited guests to the Appreciation Mixer &  Mardi Gras King & Queen Coronation 

 

   *Participation in Events:     

‐Opportunity to participate on special event  planning committee 

 

 

      

 

 

      

    

 

 

 

8   

Media

*Plan Sample Per Event (Subject to Change)*

    

Television:

Print:   IV Mall Indoor Banner ‐ 5x8’  doubled Sided English/Spanish ‐2  weeks prior to event   IV Press Ads‐ Two‐ 3x6 color ads  and One‐ 3x2 color ad‐ Front Page   IV Press – Calendar of events   Flyer displayed at city facilities    Flyers distributed throughout El  Centro at various locations 

 

    

 

‐30 Second Spots     Noticias Channel 7, (Spanish)‐ 60  spots   Mundo Fox Channel 54 (Spanish)‐  60 spots   KYMA 11 (English)‐ 17 Spots +  Community Happenings   KSWT 13 (English)‐ 15 Spots   FOX 9 (English)‐ 146 spots   ABC5 (English)‐ 117 spots   CW (English)‐ 103 spots   Telemundo (Spanish)‐ 151 spots 

  Radio: 2 weeks Prior to Event  ‐60 Second Spots – (May include onsite    live coverage)      

  Internet: 

107.5 ‐ FM (English)‐ 90 spots   KMXX Tricolor (Spanish)‐ 96 spots  94.5FM Jose – (Spanish) ‐ 96 spots  KROP AM 1300 Talk Radio (English) Public Service Event  Announcements   

 City of El Centro Website  Promotion (average 516,347  hits  per month)   El Centro Chamber of Commerce  website calendar of events   City’s Facebook, Twitter, Youtube   Imperial Valley Press Calendar of  Event   American Towns  http://www.americantowns.com/c a/elcentro 

  

  

9   

Special CITY OF EL CENTRO Events   SPONSORSHIP AGREEMENT BETWEEN  CITY OF EL CENTRO  AND  Organization Name: 

 

 

 

Organization Street Address: _________ 

 

 

City of El Centro 

 

 

 

Special Events  

 

City, State, Zip: 

 

 

 

 

1275 Main Street   

Phone Number: 

 

 

 

 

El Centro, CA 92243 

Contact Name: 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

   This  Agreement  is  made  and  entered  into  by  and  between  the  City  of  El  Centro  hereinafter  referred  to  as  “City,”  and  the  above  named  organization hereinafter referred to as “Sponsor.” The City seeks to promote positive, healthy, and active participation in leisure and recreational  programs for our community.  In consideration of the premises and mutual promises set forth herein, the parties, intending to be legally bound,  hereby agree as follows:  1. The City of El Centro agrees to provide the above named company with the sponsorship benefits currently in effect and corresponding to the  specified level of sponsorship indicated herein.     2. Sponsors Responsibilities: In exchange for said sponsorship benefits, Sponsor will sign agreement and return with an electronic version of the  company logo to the City of El Centro.  3. Sponsor will provide the City of El Centro with donations in the form of:  





cash    

in‐kind  

both cash & in‐kind 

4. Sponsor’s contribution will be of equal or greater value as the sponsorship level as indicated below:       Diamond $25,000  Platinum $15,000 





Gold $10,000





Silver $5,000





Star $500







Bronze $1,000

 

 

 

Other $________________ 







   5. Term and Termination. This Agreement shall be effective from the date of City Representative’s signature through the end of the City of  El  Centro’s 2015‐2016 events.   6.  Force  Majeure.  No  party  shall  be  responsible  for  events  beyond  its  reasonable  control,  such  as  acts  of  God,  weather  delays,  restrictions,  security  alerts  or  unforeseen  commercial  delays.  If  the  event  is  postponed  due  to  inclement  weather  or  other  conditions  beyond  the  City’s  control, it may be rescheduled for another time. The Sponsor shall then be entitled to, and City agrees to give Sponsor, all of the advertising and  sponsorship rights set forth herein at no additional charge to Sponsor.  7.  Your sponsorship does not guarantee your product will be sold at the event.   IN WITNESS WHEREOF, the parties hereto have caused this Agreement to be executed.    

 

 

Organization Representative Name: 

 

 

 

 Title: 

 

 

 

Signature: 

 

 

 

 

 Date: ________________________  

 

 

 

City Representative Name:   

 

 

 

Title: 

 

 

 

 

 

 

 

Signature: 

 

 

 

Date: 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  

10