Checkliste und Verhandlungsfahrplan (Version 1) Anlage zur Rahmenbetriebsvereinbarung „Einsatz der Informationstechnik“
Nr.
Zeitpunkt/Auslöser
1
Entscheidung liegt vor - für die Umsetzung/Realisierung einer Systemeinführung - für die Veränderung an einem bestehendem System Verhandlungsfahrplan wird abgearbeitet
2
Ergebnisse und Mitbestimmungspflichtige Themen - Schriftliche Information an den Betriebsrat - Anbieten einer Ergebnispräsentation zur Vorstellung des Vorhabens - Klärung der weiteren Vorgehensweise - Zweckbindung
Termin zur Abgabe der Dokumente
Termin zur Rückmeldung des Betriebsrat
Status
Informationen Dokumente
in Arbeit Erledigt Basisinformation in Arbeit Erledigt Zweckbindung
- Eingesetzte Hardware
in Arbeit Erledigt
- Eingesetzte Software/Schnittstellen
in Arbeit Erledigt
Hardware
- Erheben, Verarbeiten und Nutzen personenbezogener Daten
in Arbeit Erledigt
- Auswertungen mit personenbezogenen Daten
in Arbeit Erledigt
- Berechtigungskonzept
in Arbeit Erledigt
- Löschfristen/Protokollierungen
in Arbeit Erledigt
Eingesetzte Software/Schnittstellen
Personenbezogene Daten Auswertungen mit personenbezogenen Daten
in Arbeit Erledigt in Arbeit Erledigt in Arbeit Erledigt
Info über „Hilfe zur Erstellung des Dokumentes“ anfordern“ Antrag zur Produktivsetzung
Checkliste IT-Sicherheit
Checkliste und Verhandlungsfahrplan (Version 1) Anlage zur Rahmenbetriebsvereinbarung „Einsatz der Informationstechnik“
Basisinformation Bezeichnung des Systems: Was soll konkret umgesetzt werden? Erläutern Sie bitte die Ziele des Vorhabens.
Weitere Informationen (z. B. der Projektauftrag) sind als Anlage Nr.
beigefügt
Auftraggeber/Fachbereich:
Start und Ende des Vorhabens:
Welche Auswirkungen auf die Arbeitsabläufe ergeben sich aus dem Vorhaben?
Weitere Informationen sind als Anlage Nr.
beigefügt
Welche personalwirtschaftlichen Auswirkungen sind zu erwarten:
Weitere Informationen sind als Anlage Nr.
beigefügt
Klärung der weiteren Vorgehensweise: Hinweis: 1. Alle Unterlagen müssen in Kopie auch an bDSB und IT-Sicherheit gesendet werden! 2. Eine weitere Bearbeitung durch den IT-Sicherheitsbeauftragen (IT-SB) ist in jedem Fall erforderlich! a
ª b
Es werden keine personenbezogenen Daten verarbeitet, gespeichert oder genutzt. Weitere Bearbeitung der Checkliste erforderlich für BR: NEIN bDSB: NEIN IT-SB: JA* (Weiterbearbeitung mit Punkt 3 und 5 des Verhandlungsfahrplans)
ª
Es werden personenbezogene Daten (keine Beschäftigtendaten) verarbeitet, gespeichert oder genutzt. Weitere Bearbeitung der Checkliste erforderlich für BR: NEIN bDSB: JA IT-SB: JA*
ª
Es werden personenbezogene Beschäftigtendaten verarbeitet, gespeichert oder genutzt. Weitere Bearbeitung der Checkliste erforderlich für BR: JA bDSB: JA IT-SB: JA*
c
Basisinformation drucken
* (Hier geht es zur ITSB-Bearbeitung) Zurück zum Dokumentanfang
Checkliste und Verhandlungsfahrplan (Version 1) Anlage zur Rahmenbetriebsvereinbarung „Einsatz der Informationstechnik“
Zweckbindung Die Zweckbindung des Systems wird nachfolgend erläutert (Zieldefinition der Verarbeitung personenbezogener Beschäftigtendaten und Nennung der darauf gerichteten rechtlichen Grundlage): Zweckbindung „System“:
Zweckbindung „Daten“:
Zweckbindung „Auswertungen“:
Zweckbindung „Protokollierungen“:
Zweckbindung drucken
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Eingesetzte Hardware Die eingesetzte Hardware des Systems wird nachfolgend erläutert:
Zur Mitbeurteilung möglicher Auswirkungen der eingesetzten Technik, werden Informationen über die Funktions- und Arbeitsweise, Leistungsmerkmale, sowie deren Erweiterungsmöglichkeiten benötigt.
Weitere Informationen sind als Anlage Nr.
beigefügt
Weitere Informationen sind als Anlage Nr. Schnittstellen“ beigefügt
zusammen mit „eingesetzte Software und
Hardware drucken
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Checkliste und Verhandlungsfahrplan (Version 1) Anlage zur Rahmenbetriebsvereinbarung „Einsatz der Informationstechnik“
Eingesetzte Software und Schnittstellen Die eingesetzte Software und die internen externen Schnittstellen des Systems werden nachfolgend erläutert: Es ist eine Übersicht über die eingesetzte Software und die internen/externen Schnittstellen zu erstellen. Nachfolgend sind deshalb alle eingesetzten Softwarekomponenten und die Schnittstellen detailliert aufzuführen.
Weitere Informationen sind als Anlage Nr. Weitere Informationen sind als Anlage Nr. beigefügt
Software drucken
beigefügt zusammen mit „eingesetzte Hardware“
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Checkliste und Verhandlungsfahrplan (Version 1) Anlage zur Rahmenbetriebsvereinbarung „Einsatz der Informationstechnik“
Erheben, Verarbeiten und Nutzen personenbezogener Beschäftigtendaten Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Beschäftigtendaten des Systems wird nachfolgend erläutert: Personenbezogene Beschäftigtendaten sind wie folgt zu konkretisieren: Datenkategorie (Ergänzungen möglich)
Besondere Arten pers.bez. Daten (§3(9) BDSG)
Für Auswertungen ohne zusätzliche Genehmigung freigegeben
Video-/Bildaufzeichnungen LOG-Dateien Alle in der Software verwendeten Attribute mit Personenbezug (auch Daten in Logfiles) sind im Feld „Bemerkung/Link“ zu dokumentieren. (Mustertabelle: siehe Informationen zur Erstellung des Dokumentes „Checkliste und Verhandlungsfahrplan“). Alternativ kann auch ein Systemausdruck verwendet werden, in dem die personenbezogenen Beschäftigtendaten gekennzeichnet sind. Freigabe für alle Daten innerhalb einer Kategorie erfolgt über in der Tabelle des Formulars. Freies Textfeld für weitere Erläuterungen:
Weitere Informationen sind als Anlage Nr.
beigefügt
Personenbezogene (Beschäftigten-)Daten drucken
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Checkliste und Verhandlungsfahrplan (Version 1) Anlage zur Rahmenbetriebsvereinbarung „Einsatz der Informationstechnik“
Auswertungen mit personenbezogenen Beschäftigtendaten Die Auswertungen mit personenbezogenen Beschäftigtendaten des Systems werden nachfolgend erläutert: Welche Auswertungen sind vorgesehen?
Auf welche Daten soll zugegriffen werden? (Datenfelder Kategorie, Feldname, Herkunft der Tabelle)
Inwiefern sind diese Auswertungen im Rahmen der Zweckbindung notwendig?
Wer erhält die Informationen aus dieser Auswertung?
Wann wird diese Auswertung durchgeführt (täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich, bei Bedarf,…….)
Wer wertet - gemäß dem Intervall - die Daten aus?
Auf welchem Datenträger werden die Daten dann gespeichert (Verzeichnisname, CD, Systemdatei, Papier, …)?
Welchen anderen Systemen oder Empfängern werden die Daten über eine Schnittstelle zur Verfügung gestellt?
Freies Textfeld für weitere Erläuterungen:
Weitere Informationen sind als Anlage Nr.
beigefügt
Für weitere Auswertungen: siehe Informationen zur Erstellung des Dokumentes „Checkliste und Verhandlungsfahrplan“ Auswertungen drucken
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Checkliste und Verhandlungsfahrplan (Version 1) Anlage zur Rahmenbetriebsvereinbarung „Einsatz der Informationstechnik“
Berechtigungskonzept Der Zugriff von berechtigten Personen auf personenbezogene Beschäftigtendaten in dem System wird nachfolgend erläutert: (Mustertabelle: siehe Informationen zur Erstellung des Dokumentes „Checkliste und Verhandlungsfahrplan“)
Weitere Informationen sind als Anlage Nr.
Berechtigungskonzept drucken
beigefügt
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Checkliste und Verhandlungsfahrplan (Version 1) Anlage zur Rahmenbetriebsvereinbarung „Einsatz der Informationstechnik“
Löschfristen/Protokollierungen Werden in dem System Daten protokolliert? Nein Ja - welche? Löschungsfristen/Protokollierungen in dem System werden nachfolgend erläutert: (Mustertabelle: siehe Informationen zum Erstellen des Dokumentes „Checkliste und Verhandlungsfahrplan“)
