Cash! How to Ensure You are in Compliance

3/29/2013 Cash! How to Ensure You are in Compliance Presented by: Shari Zara, CFO – Queen Creek Unified School District Karin Smith, Manager – Heinfe...
Author: Sabina Benson
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3/29/2013

Cash! How to Ensure You are in Compliance Presented by: Shari Zara, CFO – Queen Creek Unified School District Karin Smith, Manager – Heinfeld, Meech & Co, P.C. AASBO Spring Conference, 2013

Who is Looking at all this? • Independent auditors • Business office  administrators • Auditor General’s Office • Parents • Club Sponsors/Coaches • Principals

• Attorney General • Students • Co‐workers • Media • Other districts • Legislators • Anyone and  everyone!

Who or What is at Risk? • Cash is stolen • Cash is lost • Bank statement doesn’t agree with organization’s records • No audit trail • Finger pointing/accusations • Lost revenues

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In terms of internal controls,  one of the highest risk areas is… CASH!

Internal Controls Cash requires a strong system of internal control  because it is more susceptible to manipulation than  any other asset.

What is Internal Control? A process, effected by the governing body,  administration, and front line workers, designed to  provide reasonable assurance regarding the  achievement of objectives in the following areas: Effectiveness and efficiency  of operations Reliability of financial  reporting Compliance with applicable  laws and regulations

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Common Audit Findings

Common Compliance Issues • Deposits are not made in‐tack and within 5 days of  receipt • Deposit slips are not maintained • Lack of segregation of duties  • Cash collection forms and activity reports not  completed and maintained • Tickets and Ticket Logs not utilized • Cash reconciliations not completed timely • Negative ending cash balances in cash  controlled funds

USFR Cash Handling Procedures

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USFR Requirements • Approved bank accounts utilized • Cash is safeguarded, promptly recorded • Segregation of duties between cash handling  and record keeping • Employees bonded (through insurance) • Monies deposited within 5 days of RECEIPT • Bank deposit receipts are maintained for all  deposits

USFR Requirements • Pre‐Numbered checks are issued • Checks are never made payable to cash • Checks are safeguarded, limited access • Signature plates are safeguarded • ALL checks signed by 2 signers, one being the  Treasurer or Assistant Treasurer • All disbursements made by pre‐numbered checks • Cash is available before check is issued

USFR Requirements • Voided checks are stamped to prevent reuse • Written bank reconciliations are prepared  monthly • Monies are invested and credited to  appropriate clubs/accounts

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Cash Handling – Bank Accounts • Prescribed by Arizona Revised Statute • Must be authorized by Governing Board • County Treasurer • Certain Bank Accounts

Authorized Bank Accounts • • • • • • • • • • • • • • • •

M&O Fund revolving account ‐ A.R.S. §15‐1101 Miscellaneous Receipts clearing account(s) ‐ A.R.S. §15‐341(A)(20) Food Service Fund clearing account ‐ A.G. Opinion I60‐35 Food Service Fund revolving account ‐ A.R.S. §15‐1154 Auxiliary Operations Fund account ‐ A.R.S. §15‐1126 Auxiliary Operations Fund revolving accounts ‐ A.R.S. §15‐1126 Student Activities Fund accounts ‐ A.R.S. §15‐1122 Student Activities Fund revolving account ‐ A.R.S. §15‐1124 Federal Savings Bond Withholdings account ‐ A.R.S. §15‐1221 State Income Tax Withholdings account ‐ A.R.S. §15‐1222 Employee Insurance Programs Withholdings account ‐ A.R.S. §15‐1223 Grants and Gifts to Teachers account ‐ A.R.S. §15‐1224 Federal Payroll Tax Withholdings account ‐ USFR page VI‐H‐8 Principals’ Supplies account(s) ‐ A.R.S. §15‐354 Electronic Payments clearing account ‐ A.R.S. §15‐1221 Payroll Direct Deposits clearing account ‐ A.R.S. §15‐1221

Cash Handling Segregation of duties

Timely, intact deposit

Cash handling

At least weekly, but daily  if significant

Accurate recording

Authorization

Record keeping

Pre‐numbered receipts,  cash collection reports,  validated deposit receipts

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Separation of Duties

3 Key Duties Cash-handling

Recordkeeping

Authorization

Segregation of Duties Different, qualified employees are expected to handle each of  the following key responsibilities associated with cash  handling and change fund management:  • Cash receiving/cashiering and counting cash as part of the cash  drawer closing process  (Asset handling) • Secondary counting of cash, comparison to initial cash count,  deposit preparation, and recording of cash by completing cash  collection form (Recording transactions)  • Making cash deposit  (Asset disposition) • Comparing cash deposits recorded in general ledger to deposit  amounts appearing on copies of the cash collection forms and  deposit slips.  (Comparison/reconciliation)

Segregation of Duties • A good plan of organization should delegate  responsibilities to key departments and adequately  segregate incompatible functions among employees • Operating and accounting functions should be separated  so one employee does not have both recordkeeping and  custodial duties • In small organization where limited personnel prohibit  such segregation of duties, school management should  review the work of employees performing both duties

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When to Use… Activity  Reports

Cash Collection  Report

Pre‐numbered   tickets sales  (school dance)

Cash register

Athletic events

T‐shirt sales

Candy sales

Magazine sales

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General Guidelines – Cash Handling Available funds

Pre‐numbered  checks

Appropriate payees

Authorized signers

Reconciliation

Petty Cash • The cash drawer should not to be used  as a petty cash fund

Change Funds • Established by check made payable to  the custodian of funds

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Safeguarding Monies After count of monies has been verified, it should be  maintained in a secure location • Within a cash register/safe with limited access  • Cash register/safe must remained locked at all times • If cashier must step away even momentarily, cash  drawer should be locked • If cash drawer will be unattended for significant  amount of time (i.e., doctor’s appointment),  monies should be locked in a safe

Safeguarding Monies • Ideally, a safe will be close to the area where cash is  collected • If so, be sure that all collected cash is kept in the safe  until deposited and all till money is kept in the safe when  not in use  • Access should be limited to supervisory and authorized  personnel • It is very important that the safe is  located where it is continually visible  to department employees

Safeguarding Monies • If there is no safe,  then a cashbox that  can be locked must  be used.

• The cashbox must  be secured in area  to which access is  limited to the  person collecting  the cash and  his/her immediate  supervisor.

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In Summary – Cash Handling • Segregation of Duties! • Protect yourself and your colleagues • Safeguard all monies received • Complete Activity Report and/or Cash  Collection Report • Deposit monies in‐tact within the  required time period

QUESTIONS

Contact Information Shari Zara, CFO Queen Creek Unified School District [email protected] 480‐987‐5936 Karin Smith, Consulting Manager Heinfeld, Meech & Co., P.C. [email protected] 602‐277‐9449, ext 327

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