CAPITULO V PLAN DE IMPLEMENTACION DE PROPUESTA

5.- GUIA PARA LA IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL PARA LA INDUSTRIA GRAFICA DEL SECTOR PEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESA El manual presentado será la principal herramienta para la implementación del SGA. Esto se realizara mediante una estrategia de implementación, en la que el interesado de implantar el sistema (Propietario de Imprenta) tomara en cuenta todas las recomendaciones necesarias para llevar a cabo la puesta en marcha y desarrollarlo de la mejor manera posible. Previamente al interesado se le ha dado a conocer los beneficios del SGA y la inversión requerida, será este mismo quien decidirá si asume el compromiso para la implantación del sistema, si es así se le proporcionaran los manuales que son la base del sistema, los cuales son el Manual del SGA y el Manual de Procedimientos y Operaciones. Posteriormente se le capacitara para la interpretación adecuada de su contenido y la implantación. Una vez capacitado el personal, para la ejecución del sistema, se revisaran los manuales adquiridos y será el interesado quien podrá adaptarlo a las necesidades de operación del la imprenta.

Para facilitar la implementación del SGA se ha elaborado un documento guía, en el cual se establecen los pasos a seguir para la ejecución del SGA que ha sido propuesto. y es así, que se hace necesario el seguimiento de cuatro fases consecutivas las cuales se presentan a continuación:

I.- Sensibilización y compromiso de la alta gerencia. II.- Establecimiento del comité de gestión ambiental. III.- Sensibilización y capacitación a los empleados de la imprenta VI.- Implementación de la planeación del Sistema de Gestión.

318

En el diagrama de flujo se muestran las cuatro fases del proceso de implementación. INICIO

Sensibilizacion del propietario o juntadirectiva hacia l la necesidad del SGA

FASE I No Si Se pacta compromiso hacia el SGA

Termina y no acepta compromiso

Se elabora y establece politica ambiental

FASE II

Asignar responsables de comite ambiental sensibilizacion y capacitacion a integrantes de comite ambiental

FASE III

sensibilizacion empleados de imprenta

Revision de objetivos y metas del plan ambienal

Analisis del estado inicial de la empresa en relacion al SGA

Puesta en marcha y ejecucion del plan ambiental

FASE IV

Revision de la implementacion y acciones correctivas

Auditorias Internas

* Proceso de Certificacion

FIN

Figura 5.1. Fases del proceso de implementación. * (Ver Proceso para certificación bajo la norma ISO 14000 . Pág. 333)

319

5.1.- Sensibilización y compromiso de la alta gerencia.

Objetivo: Lograr el compromiso de la junta directiva o propietarios para la implantación del sistema de gestión ambiental

Procesos que comprende la primera etapa

Elementos

.

Convocar a junta directiva y propietarios

Duración 2 semanas.

Desarrollo de reuniones de sensibilización •

Situación del marco legal y responsabilidad ambiental de las imprentas de

1 hora.

El salvador.

1 hora.

•

Desempeño ambiental de la organización en relación al marco legal.

1 día.

•

Presentación del SGA como una alternativa de solución para la mejora del desempeño y conciencia ambiental.

•

Costos y beneficios del sistema de gestión ambiental.

Obtención del compromiso del propietario.

1 semana.

Establecimiento de la política ambiental.

1 semana.

Tabla 5.1. Procesos de la primera etapa de implementación.

5.1.1 Convocar a propietario o junta directiva de imprentas. El interesado en la implementación del SGA debe convocar a los propietarios o dueños a reuniones, con la finalidad de presentar los principales elementos del SGA, ya que el interesado es la única autoridad que decidirá sobre la implementación del mismo.

320

5.1.2 Desarrollo de reuniones de sensibilización. Se buscara promover el interés a los Propietarios hacia el SGA , a través de reuniones para presentar aspectos iniciales básicos que permitan lograr la sensibilización y el compromiso ambiental: •

Situación del marco legal y responsabilidad ambiental de las imprentas de El Salvador.

•

Se expondrá la situación actual del marco legal vigente, así como las expectativas a futuro del mismo y las consecuencias que implicaría el incumplimiento por parte de las imprentas de dichas normativas, así como la responsabilidad ambiental que posee el sector.

•

Desempeño ambiental de la organización en relación al marco legal.

•

Presentación del SGA como una alternativa de solución para mejorar el desempeño ambiental del sector.

•

Se expondrán las generalidades del SGA propuestos para el sector y la forma como está propuesta facilita mejoras en el desempeño ambienta.

•

Costos y beneficios del SGA.

5.1.3 Compromiso de la alta dirección o gerencia Previamente el gerente o propietario muestre su interés por el SGA, será quien decidirá si continuará con el proceso de implementación del sistema o no. Si continuase adelante se tendrá que emitir un compromiso oficial, el cual se plasmara en el establecimiento de la política ambiental de la empresa, la cual conducirá a la organización dentro de un marco que regule su interacción con el medio ambiente de manera responsable.

5.1.4 Establecimiento de la política ambiental El gerente o propietario, debe manifestar por escrito y de manera pública el compromiso ambiental adquirido, el cual esta basado en la política ambiental propuesta, y a través del cual se establecerá el marco de acción del Sistema de Gestión. (ver sección 4.2 del manual)

321

5.2.- Establecimiento del comité de gestión ambiental

Objetivo: Establecer una estructura organizativa que permita una adecuada y exitosa implementación del SGA.

En el sistema propuesto se ha establecido que la estructura necesaria para la implementación del SGA requiere la creación de un comité encargado de la coordinación, planificación, verificación y seguimiento de todas las actividades que necesita el SGA para poder llevarse a cabo.

A continuación se presenta la estructura organizativa propuesta para el comité tanto de la pequeña como de la mediana empresa:

MEDIANA EMPRESA

GERENTE O PROPIETARIO(S)

JEFE DE PRODUCCION

PEQUEÑA EMPRESA

JEFE DE PLANIFICACION O INGENIERIA DEL PRODUCTO (ENCARGADO DE SGA)

GERENTE O PROPIETARIO(S) (ENCARGADO DE SGA)

Figura 5.2. Eestructura organizativa propuesta

322

Tabla 5.2. Funciones de comité ambiental

PERSONAL RESPONSABLE FUNCIONES DE COMITÉ AMBIENTAL

MEDIANA EMPRESA

Seleccionar los medios necesarios para capacitar a él y al resto de sus empleados en materia ambiental Seleccionar temas para capacitación Establecer contacto con entidades con las que se gestionen las capacitaciones. Entablar comunicación con empresas recolectoras de desechos (ver listado de empresas anexo # 8 Revisión e interpretación de manuales propuestos Comunicar responsabilidades ambientales al personal

Gerente o propietario(s) (Encargado de SGA) (Encargado de SGA) (Encargado de SGA) (Encargado de SGA) (Encargado de SGA)

PEQUEÑA EMPRESA Gerente Propietario(s). (Encargado de SGA) Gerente o propietario(S) (Encargado de SGA) Gerente o propietario(S) (Encargado de SGA). . Gerente o propietario(S) (Encargado de SGA). . Gerente o propietario(S) (Encargado de SGA). . Gerente o propietario(S) (Encargado de SGA

Para tener una mayor claridad de las responsabilidades (ver sección 4.4.4.2 del manual)

5.3.- Sensibilización y capacitación al propietario y/o empleados de la imprenta El objetivo principal de este es: capacitar y concientizar al personal de la organización sobre su responsabilidad ambiental, con el fin de obtener el compromiso pleno de todos ellos con el Sistema de Gestión Ambiental para su fiel cumplimiento.(ver sección 4.4.2 del manual)

5.3.1.- Responsable El gerente o propietario, persona jefe de planificación o Asignado del Sistema de Gestión Ambiental, buscarán los medios necesarios para capacitarse y capacitar al resto de sus empleados.

323

Tabla 5.3. Actividades que comprenden la tercera fase.. Actividades a realizar

Dirigido a

Responsable

Duración del proceso

•

Conceptos Generales de la Norma ISO 14001

•

Relación e Interpretación de los Requisitos de la Norma ISO 14001

•

Directrices y Administración para el Diseño del SGA.

•

Medios a utilizar y procedimientos para Asumir el Compromiso Gerencial; Definir la Visión, Misión, Políticas y Objetivos

Consultor Externo Junta Directiva, Gerente General

3 semanas

o Propietario

ambientales. •

Métodos y procesos de Gestión para el Funcionamiento del SGA.

•

Sensibilización al personal involucrado en el SGA

•

Responsabilidad ambiental de la Imprenta y política ambiental

departamento

establecida

planificación o

Empleados

Ingeniería del

Encargado del SGA

4 semanas

producto, producción y operaciones Formación Medio Ambiental al personal. •

Comunicación de los requisitos legales y desempeño de la Imprenta en relación al medio ambiente.

•

Capacitación sobre aspectos e impactos ambientales.

•

Capacitación sobre auditorias ambientales internas.

•

Revisión de los objetivos, metas, alcances y procesos del programa ambiental.

•

Presentación de los objetivos, metas, alcances y procesos del

Junta Directiva,

Consultor Externo

Gerente General

2 semanas

o Propietario

Junta Directiva, Gerente General

Encargado del SGA 2 semanas

o Propietario

programa ambiental.

324

5.3.2.- Capacitación y entrenamiento Son necesarios los servicios de una Capacitación y entrenamiento para comprender el funcionamiento de un sistema de gestión ambiental, basada en la norma internacional ISO 14001 aplicado a la Industria Gráfica. Se recomienda consultar la siguiente temática: •

Conceptos Generales de las Normas ISO 14001

•

Relación e Interpretación de los Requisitos de la Norma ISO 14001

•

Directrices y Administración del Diseño del SGA.

•

Concientización para Asumir el Compromiso Gerencial, Establecimiento de la Visión, Misión, Políticas y Objetivos ambientales.

•

Métodos y procesos de Gestión para el Funcionamiento del SGA.

Nota: (ver sección 4.4.2 del manual)

5.3.3.- Sensibilización y Responsabilidad a todos los involucrados en el SGA. Para obtener una participación responsable de los involucrados en el SGA será necesario utilizar las siguientes herramientas: •

Sensibilizar e Identificar a los Responsables e involucrados en la conservación del medio ambiente y sus resultados en la Industria Gráfica, lo anterior con el fin de motivar al personal en la preservación Medio Ambiental organizacional.(ver sección 4.4.2 del manual)

5.3.4.- Capacitación a todos los involucrados con el SGA. El Objetivo principal es brindar conocimiento acerca de políticas y prácticas medio ambientales para optimizar la ejecución del Sistema de Gestión Ambiental para lo cual se ha considerado comunicar la siguiente temática: •

Comunicación de los requisitos legales y desempeño ambiental de la Imprenta en relación al medio ambiente.

•

Comunicación sobre aspectos e impactos ambientales generados por la Imprenta.

•

Capacitación sobre auditorias ambientales internas.

325

(ver sección 4.4.2 del manual) 5.3.5. Revisión de los objetivos, metas y programa ambiental. Será responsabilidad del Gerente General,

Propietario, o ambos y el Encargado de la

implantación del SGA, de la revisión y difusión de los objetivos, metas y programa ambiental, mediante la siguiente actividad: •

Presentación de los objetivos, metas alcances y procesos del programa ambiental: Dicha presentación será realizada por medio de exposiciones y documentos escritos necesarios.

5.4.- Ejecución del SGA.

Objetivo: Garantizar que los procedimientos y practicas del Sistema de Gestión Ambiental a implementar alcancen los objetivos y metas descritos previamente utilizando para ello las herramientas necesarias establecidas; cuya finalidad será registrar la conformidad con los requisitos establecidos por la Norma ISO-14001.La figura 5.3. Presenta los elementos que comprende la etapa IV.

Revisión y adecuación de manuales de procedimientos e índices de documentos

Ejecución del programa ambiental

Seguimiento actualizado de las herramientas y procesos administrativos del SGA.

Tiempo de ejecución 4 semanas Tiempo de ejecución 2 Años

Tiempo de ejecución de carácter indefinido.

Figura 5.3. Elementos que comprende la etapa IV

326

5.4.1 Revisión y adecuación de manuales de procedimiento e índices de documento. El Gerente General, Propietario y el Encargado del SGA priorizarán los aspectos de impacto ambiental generados por la Imprenta, esto será documentado para luego evaluar y adecuar los procedimientos propuestos con la finalidad de tomar las acciones correctivas necesarias que minimicen las no conformidades y eliminen los impactos ambientales existentes.

5.4.2 Responsable La ejecución involucra a todo el personal de la organización con responsabilidades ambientales asignadas por el SGA.

5.4.3 Revisión y adecuación de manuales de procedimiento Con el fin de documentar todas las actividades y procedimientos, que puedan ocasionar un impacto ambiental negativo, el gerente o propietario, jefe de producción o ambos deberán evaluar y adaptar los procedimientos, con el objeto de minimizar o eliminar el impacto ambiental negativo.

5.4.4 Ejecución del programa ambiental Para lograr el cumplimiento de la política, objetivos y metas ambientales, es necesaria la ejecución del programa ambiental en el cual este involucrado todo el personal de la empresa, la estructura y responsabilidad ambiental para la ejecución del programa deben ser definidas y comunicadas al personal que le corresponda (ver sección 4.3.4 sección del manual)

327

5.4.5 Seguimiento de los métodos y procesos administrativos del SGA. Con el fin de ejecutar de manera exitosa el programa ambiental, dar seguimiento, así como de documentar las actividades referentes al SGA, se tiene que establecer, comunicar y capacitar al personal en relación a : Comunicación externa e interna, documentación e informes, control de los documentos, registros y controles de operaciones. Estos han sido desarrollados en la sección 4.4.5 y 4.4.6 del manual.

5.5.- PROCESO DE MEJORA CONTINUA El objetivo de la mejora continua es retroalimentar el SGA, de tal forma que permita que el sistema mejore continuamente, permitiendo esto que también mejore el desempeño ambiental, por esto mismo se tienen que realizar de manera ordenada y planificada los siguientes apartados:

o Acciones correctivas y preventivas (ver sección 4.5 del Manual del SGA). o Auditorias ambientales (ver sección 4.5.4 del Manual del SGA). o Revisión gerencial (ver sección 4.6 del Manual del SGA).

328

5.5.1 CRONOGRAMA DE DE ACTIVIDADES PARA LA IMPLEMENTACION SISTEMA GESTION AMBIENTAL PROPUESTO PARA LA INDUSTRIA GRAFICA

Actividad

Enero

Fases

Febrero

Marzo

Abril

Mayo

Junio

Julio

Agosto

I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV

Septiembre I

II

III

IV

Sensibilización y compromiso de la alta gerencia Convocar a Propietarios o junta directiva

I Desarrollo de reuniones de Sensibilización Obtención del compromiso de propietario o junta directiva

Establecimiento de la política ambiental

II

Creación y asignación de responsables de comité ambiental Asesoria y capacitación a personal de comité ambiental

III

Capacitación al personal(Empleados)

Revisión de los objetivos, metas y programa ambiental Análisis de estado actual de la empresa en referencia al SGA

Puesta en marcha y ejecución de plan ambiental

IV

Revisión de la implementación y acciones correctivas

Auditorias internas

329

5.6.- COSTO PARA EL PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN

Se muestra en la tabla 5.5 los costos para la implementación del sistema de gestión ambiental, esto incluye capacitación, papelería y otros rubros importantes dentro del proceso. También es importante resaltar que se incluyen costos de certificación para aquellas empresas que tengan interés en la certificación. La institución encargada de impartir los cursos o capacitar, financia un porcentaje del costo total y colabora con la consecución de lo necesario para poder realizar los procesos mencionados anteriormente, tal es el caso de INSAFORP (Instituto Salvadoreño de Formación Profesional), a continuación se presentan las políticas con las que trabaja esta institución para el apoyo a las empresas, así como el proceso para solicitar dicho apoyo.

5.6.1 POLITICAS DE APOYO GENERALES •

Se co-financian las solicitudes de cursos cerrados (capacitación a la medida), orientados a la productividad individual, organizacional, con indicadores medibles, con lineamientos de la Alta Dirección de las empresas desde 8 hasta 120 horas en temas de carácter administrativos y, desde 8 hasta 180 horas en cursos eminentemente técnicos, que impliquen la realización de talleres y prácticas y, el uso de maquinaria, equipos y herramientas.

•

Se financian los costos de instrucción y material didáctico hasta con el 85 % del costo total de la acción formativa. Los gastos de representación, alojamiento, transporte y alimentación correrán por cuenta del solicitante.

•

Se requiere de un mínimo de 15 participantes y máximo de 30 participantes para desarrollar una acción formativa, salvo casos especiales los cuales serán analizados por INSAFORP.

•

Se apoya la ejecución de cursos cerrados únicamente dentro del territorio nacional.

330

Tabla 5.4. Información referente a apoyo de INSAFORP 5.6.2 PROCESOS PARA HACER LLEGAR UNA SOLICITUD DE CURSO CERRADO Y COSTOS PARA LA IMPLEMENTACION DEL SGA.

A. PRESENTACION PREVIA POR MEDIO DE CORREO ELECTRONICO 1. Empresa accede a Formulario “Solicitud de Apoyo para Acción Formativa” Curso cerrado. 2. Empresa completa formulario, el cual deberá contener la información solicitada, a fin de que la solicitud este debidamente sustentada. 3. Empresa envía la Solicitud de Capacitación y sus anexos a la ventanilla de la Gerencia de Asesoría a Empresas, junto con la carta compromiso y la fotocopia de pago de la cotización a INSAFORP del mes recién pasado, para el trámite interno.

331

COSTOS PARA EL PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN Tabla 5.5 Estos son los costos en los que la empresa incurriría para implementar el SGA. Tiempo Procesos

Orientado

Costo

de duración

•

Conceptos Generales de las Normas ISO 14001 (Costos de Reproducción de la información)

•

Relación e Interpretación de los Requisitos de la Norma ISO 14001(Costos de Reproducción de la información)

•

Directrices y Administración del Diseño del SGA.

•

Concientización para Asumir el Compromiso Gerencial, Establecimiento de la

Propietarios, Junta directiva y Comité

6 hrs.

$540.00

8 hrs.

$3600.00

2 hrs.

$900.00

16 hrs.

$5040.00

ambiental

Visión, Misión, Políticas y Objetivos ambientales. •

Métodos y procesos de Gestión para el Funcionamiento del SGA.

Cálculo de costos para esta sección Ref. A, Página 331

•

Sensibilización al personal involucrado en el SGA

•

Responsabilidad ambiental de la Imprenta y política ambiental establecida

Cálculo de costos para esta sección Ref. B, Página 331

Empleados

Formación Medio Ambiental al personal. •

Comunicación de los requisitos legales y desempeño de la Imprenta en relación al medio ambiente.

•

Capacitación sobre aspectos e impactos ambientales.

•

Capacitación sobre auditorias ambientales internas

Propietarios , junta directiva y empleados

Cálculo de costos para esta sección Ref. C, Página 331

Costo total

DETALLE DECOSTO DE IMPLEMENTACION DEL SGA. PROCAMPOLY ofrece el servicio de asesoria capacitación y consultoria, el servicio, la charla de sensibilización de la Norma ISO 14000, Puede ser en jornadas de 4 horas.El costo es de $ 90.00 la hora por grupo. INSAFORP, apoya el 85 % del valor total de las capacitaciones teniendo un máximo 30 personas en cada reunión.

332

Al solicitarle a PROCAMPOLY la sensibilización por medio de INSAFORP, la entidad no cobra la diferencia de 15% restante a lo que aporta INSAFORP teniendo un valor cero de costo para la Empresa solicitante. PROCAMPOLY se encarga de completar el formulario de solicitud a INSAFORP, teniendo en la aprobación por parte de esta entidad en aproximadamente 4 semanas. Calculo de Costos: Se tomo de referencia 5 grupos de 30 personas cada uno, asumiendo una Mediana Empresa de 150 empleados, a continuación se detalla el cálculo respectivo a cada Capacitación:

Referencia A

$90 x 6 hrs = $ 540.00

Referencia B

$ 90 x 5 grupos x 9 hrs c/u = $ 3,600.00

Referencia C

$ 90 x 5 grupos x 2 hrs c/u = $ 900

Referencia de Contactos en PROCAMPOLY Licenciada Yanira Olivo de Rodríguez Email: [email protected] Tels: 2221-4870,2221-0189 Cel ; 7885-7665

Tabla 5.6 COSTO DE PAPELERIA Nº de

$ 0.03 /

Cantidad

páginas

página

de copias

Manual del SGA (Reproducción del Manual del Sistema)

200

$6.00

5

$30.00

Norma ISO 14001 (Compra de la Norma en CONACYT)

-

-

-

$60.00

Costo total de papelería

-

-

-

$90.00

Elementos que lo integran

Total

333

A partir de los costos establecidos para el proceso de capacitación, así como los de papelería se obtienen el total del proceso de implementación, los cuales se detallan a continuación: COSTO TOTAL PARA LA IMPLEMENTACION DEL SGA Elementos

Valor en Dólares

Capacitación y Sensibilización

$ 5,040.00

Costo total de papelería

$ 90.00

Costo Total

$ 5,130.00

Tabla 5.7. Costo total para la Implementación del SGA. Nota: es importante aclarar que estos son costos solo para implementar el SGA El solo implementar el sistema de gestión ambiental es el primer paso, pues la empresa puede optar posteriormente por lograr la certificación ambiental bajo la norma ISO 14001, esto también agrega costos adicionales. Es importante aclarar que en El Salvador existen alrededor de tres entes certificadores acreditados según información proporcionada por el

CONACYT, para

efectos del manual se muestra el siguiente cuadro con los costos aproximados de dos de ellos y lo que cobran para la certificación:

CUADRO DE COSTOS DE ENTES CERTIFICADORES Ente Certificador

Tiempo aproximado para

Costos

Certificación

(Valor aproximado)

Pequeña

12 a 14 meses

$ 12,000

Mediana

12 a 18 meses

$ 17,000

Pequeña

12 a 14 meses

$ 10,000

Mediana

12 a 18 meses

$ 17,000

Sector de empresa

AENOR

SGS

Tabla 5.8. Cuadro de costos de Entes certificadores

Lo anterior para la obtención del certificado bajo norma ISO 14001, incluye: a. Pre-auditoria. b. Auditoria de Certificación. c. Visitas anuales (Viajes, Alojamiento). d. Certificado.

334

Nota: Los costos anteriores varían de acuerdo a las características de la empresa que desea certificarse, y para ello dicha empresa tiene primero que llenar un cuestionario el cual debe entregarse al organismo certificador, para que estos elaboren una cotización. Es por eso que los costos anteriores son solamente un estimado.

Pre-auditoria. Las Pre-auditoria, es el proceso de revisión de las diversas actividades que la organización realiza para medir el nivel de implantación del Sistema de Gestión Ambiental, y así determinar si se esta cumpliendo con los requerimientos de la norma ISO 14001. Es importante señalar, que cuando se ha seleccionado el ente certificador se deberá contactarse con ellos para solicitar el desarrollo de la pre-auditoria.

Pre-auditoria es un ejercicio previo a la auditoria oficial de certificación y consiste en la revisión contra la norma ISO 14001, la duración de la pre-auditoria varia con el tamaño y complejidad de la empresa. La pre-auditoria podría señalar deficiencias, dentro de los puntos la norma ISO 14001, en la pre-auditoria se pueden dar dos resultados y estos son: 1. La no conformidad del Sistema de Gestión Ambiental de acuerdo a la norma ISO 14001 Cuando el ente u organismo certificador realice la pre-auditoria y encuentre no conformidades en el Sistema de Gestión Ambiental, las documentará, y las dará a conocer a la alta Dirección de la empresa para que se realicen las correcciones en el Sistema, fijando un plazo aproximado de tres meses para solucionar las no conformidades, y una vez realizada las correcciones, la alta Dirección las enviará al organismo u ente certificador, luego este fijará una fecha de aproximadamente quince días, para visitar nuevamente a la empresa y verificar si se han hecho las correcciones en el Sistema. Si se determina que el Sistema esta conforme con los Requisitos de la norma ISO 14001, se pasa al proceso de auditoria de certificación.

2. Conformidad del Sistema de Gestión Ambiental. De acuerdo a los puntos de la norma ISO 14001. Si el Sistema de Gestión Ambiental esta conforme con los requisitos de la norma, entonces se pasa al proceso de

auditoria de

certificación.

335

5.6.3 AUDITORIA DE CERTIFICACIÓN. La auditoria de certificación se debe realizar hasta que se tenga la plena seguridad de que la organización ha implementado el Sistema de Gestión Ambiental, y que este cumple con los requisitos de la norma ISO 14001, tomando como base las normas ISO 14010, 14011, 14012, correspondientes a auditorias ambientales, si los requisitos se cumplen correctamente, entonces en ese momento el ente u organismo certificador otorga la certificación.

5.6.4 OBTENCIÓN DEL CERTIFICADO DE LA NORMA ISO 14001. Cuando las empresas u organizaciones han cumplido con los requisitos exigidos por la norma ISO 14001, el organismo o ente certificador extiende la certificación la cual confirma que la empresa tiene la certificación ambiental bajo la norma ISO 14001.

Beneficios de la implantación del SGA propuesto

Se espera que con la propuesta se facilite: •

La elaboración de procedimientos

•

La elaboración del programa de gestión

•

Elaboración de manuales

•

Formulación de política, objetivos y metas ambientales

•

La elaboración de formularios

•

La identificación de las leyes aplicables

•

La identificación de los aspectos ambientales del sector

Además se espera obtener un mejor aprovechamiento de los recursos, tales como: Pintura, agua, energía, gasolina, etc. De igual forma se pueden obtener ingresos adicionales, a través de la venta de residuos tales como: Aceite, baterías, metales, etc.

336

5.7 PROCESO DE CERTIFICACION BAJO LA NORMA ISO

14001

FLUJOGRAMA DE PASOS PARA PROCESO DE CERTIFICACION

INICIO

Contactar a los Órganos Certificadores para Cotizar Precios.

Elegir al Órgano Certificador

Envió de la Documentación al Órgano Certificador.

Pre-Auditorias.

Auditoria de Certificación

Obtención del Certificado Bajo Norma ISO 14001

FIN

Figura 5.4. Proceso de certificación bajo la norma ISO

14001

337

5.7.1 PASOS PARA EL PROCESO DE CERTIFICACIÓN 1- Contactar a los Órganos Certificadores para Cotizar Precios. 2- Elegir al Órgano Certificador. 3- Envió de la Documentación al Órgano Certificador. 4- Pre-Auditorias. 5- Auditoria de Certificación. 6- Obtención del Certificado Bajo Norma ISO 14001 Para un mayor detalle, ver anexo # 9

5.7.1.1 CONTACTO CON ORGANOS CERTIFICADORES En el mundo existe diversidad de entes certificadores de la norma ISO 14001, y según datos del CONACYT, en El Salvador se tiene a tres entes certificadores, los cuales son: AENOR, SGC e INCOTEC, cualquiera de estos puede ser seleccionado como órgano certificador de acuerdo a las necesidades de la empresa. Durante la búsqueda de una compañía de la certificación a ISO 14001, los procesos de auditoría externa e interna tiene que repetirse mientras se clasifica el proceso. Una vez que el SGA se ha implementado y es operativo durante un periodo de tiempo adecuado generalmente de 3 a 6 meses es hora de comenzar el proceso de certificación. El proceso de certificación a ISO 14001 ha sido establecido. La certificación incluye los siguientes pasos básicos: •

Llenar una solicitud

•

Manual o revisión de política

•

Pre-asesoría (opcional)

•

Evaluación / Auditoría de certificación

•

Certificación

•

Seguimiento

338

5.7.1.2 ELEGIR AL ÓRGANO CERTIFICADOR Una vez se haya implantado el Sistema de Gestión Ambiental bajo la norma ISO 14001 se debe elegir el ente certificador. Por lo cual, el organismo certificador debe estar acreditado ante un organismo reconocido a nivel internacional. La alta dirección o el propietario de la empresa, para elegir a los órganos certificadores deben de auxiliarse de los diferentes medios informativos que existen: •

Internet

•

Revistas Industriales

•

Consultando a las instituciones que apoyan a la certificación

•

Consultando empresas ya certificadas

•

Pedir cotizaciones y evaluar

•

Tomar decisiones y enviar la documentación requerida al organismo.

5.7.1.3 ENVIÓ DE DOCUMENTACIÓN AL ENTE CERTIFICADOR

Cuando se ha elegido el ente certificador y tomando un acuerdo con este, se le envía la documentación, para demostrar que ya se cuenta con un Sistema de Gestión Ambiental, para que ellos hagan las revisiones correspondientes a la documentación y puedan remitir las observaciones referentes al sistema si las encontraran. Todas las entidades de certificación (oficinas de certificación) requieren que se complete una solicitud por la organización que busca la certificación a la norma una vez que la solicitud se ha completado, la oficina de certificación llevará a cabo una revisión minuciosa de la documentación de la instalación. Es en este momento cuando algunas oficinas de certificación puede que sugieran una pre-auditoría del SGA para determinar el estado actual del sistema. La pre-asesoría

es

opcional.

339

La documentación que se debe enviar al ente Certificador es: •

Procedimientos e instrucciones.

•

Declaraciones de la Política Ambiental y Objetivos Ambientales.

•

Manual de Gestión Ambiental

•

Los Procedimientos requeridos por la norma ISO 14000.

•

Los Documentos necesarios para asegurar la planificación, operación y control de los procesos.

•

Los registros requeridos por la norma ISO 14000

5.7.1.4 PRE-AUDITORIAS. Las Pre-auditorias, son una revisión de las actividades que las empresas realizan para medir la implantación del Sistema de Gestión Ambiental, y determinar si se esta cumpliendo con las exigencias de la norma ISO 14000. . Una vez seleccionado el organismo certificador deberá contactársele para la pre-auditoria. Sin embargo no necesariamente el organismo puede ser elegido para llevarla a cabo, siempre que la persona o institución elegida tenga la experiencia y capacidad suficiente para hacerlo. El

objetivo principal de la Auditoria Ambiental es recoger información suficiente, fiable,

relevante y útil sobre: •

Información general de la empresa

•

Documentación de la planta

•

Permisos y autorizaciones

•

Descripción de los procesos industriales

En base a esta información puede realizar: •

Análisis de entrada de materiales

•

Identificación de materias primas

•

Análisis de salidas de productos y subproductos

•

Identificación y caracterización de residuos y emisiones

•

Análisis de los sistemas y actividades de tratamiento de residuos

•

Evaluación de la información recogida

340

Los elementos considerados en las Auditorías Medioambientales son: •

Aire: emisiones y fuentes

•

Agua: abastecimiento, contaminación

•

Residuos: tipo, cantidad, tratamiento, almacenaje

•

Suelos: uso, derrames, hidrología, capas freáticas

•

Usos de la energía: consumo, utilización, ahorros, cogeneración, aprovechamiento

•

Ruido: medición, niveles, información, protección, quejas exteriores

•

Flora y fauna: inventario e impacto sobre la zona

5.7.1.5 AUDITORIA DE CERTIFICACIÓN. Una auditoria de certificación debe realizarse hasta que se tenga la seguridad que la empresa ha implementado el Sistema de Gestión Ambiental, y que este cumple con requisitos de la norma ISO 14000, Después de que la oficina de certificación determina que el manual o política ambiental de una compañía refleja todos los requisitos de la norma ISO 14001, se lleva a cabo una evaluación completa o auditoría de certificación en la planta. Si la compañía es aprobada, se certificará a la norma si se garantiza una certificación condicional o provisional, la compañía debe responder a las no conformidades detectadas antes de que se le conceda la certificación. Si una compañía no es aprobada para la certificación, eso generalmente quiere decir que su SGA no ha sido totalmente implementado o que no trata debidamente los requisitos de la norma.

5.7.1.6 OBTENCIÓN DEL CERTIFICADO BAJO NORMA ISO 14000 Cuando las empresas cumplen con los requisitos exigidos por la norma ISO 14000 el ente certificador extiende LA CERTIFICACION BAJO LA NORMA ISO 14000

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5.7.2 SEGUIMIENTO DE LA CERTIFICACION Las empresas deben de dar un seguimiento al Sistema de Gestión Ambiental, para establecer si se están cumpliendo con los requisitos establecidos y determinar el punto en que se encuentran; haciendo constantemente las mejoras continuas del sistema ambiental. Todas las empresas que obtienen la certificación deben de hacer un seguimiento al Sistema de Gestión Ambiental, para que puedan mantener el certificado, ya que la certificación tiene valides por tres años . Después de este tiempo se vuelve a realizar una auditoria completa para la renovación de la certificación. Algunas oficinas de certificación ofrecen certificados que son válidos indefinidamente, supeditados a satisfactorias visitas continuas de seguimiento. y si la empresa presenta no conformidades pierden la certificación.

Cuando la compañía se certifica, recibe un certificado y es incluida en un registro o directorio publicado por el cuerpo de certificación. La instalación también será sometida a un seguimiento periódico por parte de la oficina de certificación. La oficina de certificación volverá a inspeccionar el SGA para buscar evidencia objetiva de que el sistema está aún en conformidad con la norma ISO 14001. La mayoría de las oficinas de certificación llevan a cabo visitas de seguimiento

una

vez

al

año.

Seguimiento Interno Realización de auditorias internas, como herramienta para encontrar posibles desviaciones y también para mejorar el sistema. Ejecución de acciones correctivas y preventivas, como consecuencia de las desviaciones encontradas en las auditorias internas. Revisión del sistema por la dirección. Para esto se utilizarán como datos de partida, entre otros, la información obtenida de la ejecución de acciones correctoras y de las auditorias internas. La realización de planes de formación para el personal involucrado en tareas que puedan afectar el medio ambiente.

Seguimiento Externo La actuación del ente certificador no termina con la concesión del certificado, este certificado necesita un "mantenimiento" por parte de dicho organismo:

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Auditorias de Seguimiento La frecuencia de las auditorias depende del organismo certificador, en cada auditoria de seguimiento el organismo certificador genera el correspondiente informe de auditoria, basándose en este se elabora el plan de acciones correctivas o se realiza una auditoria extraordinaria

Auditorias de Renovación La frecuencia de estas auditorias es menor que las de seguimiento, pero son de mayor intensidad. Después de una auditoria extraordinaria o de renovación, el ente certificador puede considerar que la empresa no cumple los requisitos para mantener el certificado; en este caso dicho ente certificador tiene la potestad y puede proceder a la retirada del mismo.

Resumiendo los pasos para la Certificación son: •

Presentar solicitud

•

Recibir cotización

•

Hacer el contrato

•

Pre-evaluación (opcional)

•

Revisión de documentos

•

Reunión de apertura

•

Auditoria de certificación

•

Reunión de clausura

•

Acción correctiva

•

Decisión del comité ejecutivo

•

Certificación

•

Auditorias de seguimiento.

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CONCLUSIONES De acuerdo al estudio realizado en la empresa tipo en relación a políticas de medio ambiente podemos concluir:

a) El nivel en el que se encuentra la empresa tipo en relación a políticas medioambientales es elemental y básico ya que estas políticas no se encuentran definidas en forma específica y puntual. b) La implementación de políticas medioambientales debe tener inicio desde la alta gerencia de tal manera que este sea el punto de partida para involucrar a toda la empresa y garantizar el fiel cumplimiento de los objetivos y metas establecidos por esta. c) Es importante establecer documentación en forma escrita acerca de la operatividad de la Empresa (manuales de funciones, manuales de puestos y manuales de procedimientos) que ayudan a tener una visualización mas clara del desarrollo de la Empresa. d) Los accidentes de trabajo no han sido documentados y no se tiene una política establecida de seguridad ocupacional que regule el cumplimiento de normativas de seguridad y que informe acerca de los orígenes de los accidentes dentro de los cuales podrían identificarse los relacionados con situaciones medioambientales, que sirvan de apoyo a preparación y prevención de emergencias. e) El proceso de manejo de materias primas, producto terminado, almacenamiento y manejo de desechos no tiene criterio de conservación medioambiental por tal razón se desarrolla de forma práctica sin poseer una guía definida. f) No existe identificación de residuos para su apropiado manejo. g) El establecimiento de un modelo de gestión ambiental la empresa tipo implica establecer un comité medioambiental asignado por la Alta Gerencia que se encargue de indicar y corroborar cada uno de los pasos establecidos en la guía de implementación del Sistema de Gestión Ambiental para lograr los objetivos y metas a alcanzar. El Manual recolecta la información de cada uno de las Gerencias y Departamentos que toman parte activa en la implementación de Sistema de Gestión Ambiental determinando las actividades que se realizan en el momento de la evaluación de la Empresa que adoptará la Norma ISO-14001.

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El Manual presenta una guía de resumen que ordena toda la información obtenida por relación de jerarquías en la Empresa, y al mismo tiempo por relación de departamentos, estableciendo los impactos ambientales de desechos sólidos, líquidos y emisiones atmosféricas, para facilitar las acciones correctivas a implementar en las operaciones y actividades que se desarrollan dentro de la Empresa.

Los Criterios de impacto ambiental tomados en cuenta en el Manual y Guía De Implementación del Sistema de Gestión Ambiental tienen su respaldo en la información obtenida de la investigación referente a las características de cada una de las materias primas utilizadas en el proceso propio de la Industria Gráfica, a partir de esta información se determina la forma de almacenamiento, manejo del material, equipo a utilizar en el momento de manipularlo teniendo como resultado una visión mas clara de las acciones correctivas a implementar para estos procedimientos.

El resumen proporcionado por el manual facilita establecer la situación actual en la que se encuentra la Empresa en relación con la Norma ISO 14001, el análisis posterior del Sistema de Gestión Ambiental depende directamente de la similitud y/o grado de relación existente de los procesos desarrollados, ya que el objetivo es diseñar un Sistema de Gestión Ambiental que permita finalizar el proceso con la certificación de la Empresa bajo la Norma ISO-14001.

Por medio del Manual y Guía de Implementación se puede establecer un cronograma de actividades a seguir para la implementación del Sistema de Gestión Ambiental que refleje el tiempo de cada proceso necesario a desarrollar para de esta forma proyectar la fecha de finalización de dicho proceso. El Manual y Guía de Implementación, adapta cada uno de los requerimientos establecidos por la Norma ISO 14001 a las características de la Industria Gráfica tomando en cuenta los procesos utilizados en la Mediana y Pequeña Empresa.

Para una exitosa implementación del SGA propuesto, es necesario el compromiso y apoyo: humano, financiero y estratégico por parte de los propietarios y junta directiva.

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En el sector de la mediana y pequeña empresa no existe como prioridad la consideración de la protección del medio ambiente como una variable importante.

El proceso de producción en la pequeña y mediana empresa de la industria grafica es similar, y difiere en que la mediana empresa posee mejor tecnología para brindar los diferentes servicios y una mayor diversificación.

La materia prima e insumo que necesitan ser controlados para reducir los niveles de contaminación causados por su uso son: Pintura, Barniz, Thinner, Aceite lubricantes, Soluciones, gasolina, anticongelantes entre otros.

Los

residuos generados dentro de la imprenta son líquidos, sólidos y emisiones. Algunos

contienen características de peligrosidad, como la inflamabilidad, y en su manejo actual y disposición final es inadecuado y este consiste en: almacenamiento, vertido en las aceras y entrega al tren de aseo si ninguna clasificación. Causando un impacto negativo en el aire, agua y suelo, así como el entorno que les rodea.

El sector de la mediana y la pequeña empresa no establece ningún tipo de control, de la generación y la disposición de desechos finales.

El equipo de protección utilizado tanto en la pequeña como la mediana empresa consiste en guantes, respiradores, lentes, gabachas por lo que se observa además que los trabajadores no hacen uso adecuado de este.

En el sector de la mediana y pequeña empresa, la señalización es casi inexistente o totalmente nula, y no se le da la importancia necesaria.

Las áreas de almacenamiento en ocasiones son muy limitadas, por lo cual se observa producto , materia prima y desperdicios ubicados inadecuadamente por toda la instalación de la fábrica. La inadecuada ubicación de productos y materia prima, así como el no cumplimiento de medidas de seguridad ocupacional , puede provocar accidentes, tales como perdidas de miembros,

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cortaduras o fracturas, así como enfermedades ocupacionales, tales como respiratorias, visuales, y cutáneas.

En la actualidad en El Salvador solo existen dos empresas registradas bajo normas ambientales ISO 14000, las cuales son AMANCO, y CESSA, por lo cual también la medianas y pequeñas empresas del sector gràfico no cuentan con un modelo de Gestión Ambiental, el cual les de la orientación necesaria para implementar un sistema adecuado para el manejo de recursos y regulaciones ambientales.

La creación de un SGA en las imprentas requiere el uso de una normativa internacional estándar de carácter internacional, como la ISO 14000, con el propósito de emitir una auto declaración o lograr una certificación del mismo por parte de terceros.

Los lineamientos propuestos por la norma ISO 14001 para la creación de un SGA, son una herramienta útil para la administración ambiental por lo cual no exige un determinado nivel de desempeño ambiental. Esto permite a imprentas del sector establecer el nivel de desempeño deseado, procurando cumplir con el marco legal aplicable a estos.

Con el objeto de establecer los elementos que componen el SGA, se hace necesaria la elaboración de un manual del SGA.

El Manual recolecta la información de cada uno de las Gerencias y Departamentos que toman parte activa en la implementación de Sistema de Gestión Ambiental determinando las actividades que se realizan en el momento de la evaluación de la Empresa que adoptará la Norma ISO-14001.

El sector de la mediana y la pequeña empresa no establece ningún tipo de control, de la generación y la disposición de desechos finales.

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RECOMENDACIONES

Es importante el correcto uso del manual, así como el cumplimiento de los pasos establecidos dentro de este, para el adecuado funcionamiento del sistema de Gestión Ambiental

La administración general debe establecer un compromiso de cumplimiento de lo establecido en el SGA, para que el funcionamiento del mismo no tenga inconvenientes grandes.

Para la adquisición de materia prima, estas deben ser evaluadas a través de las hojas de características del material, proporcionadas previamente por el proveedor, para establecer el manejo de los mismos, evitando de esta forma poner en riesgo la salud de los trabajadores y el medio ambiente.

Como paso previo a la implementación realice una revisión ambiental inicial basada en el procedimiento propuesto para la identificación de aspectos e impactos ambientales.

Para la implementación del sistema de gestión ambiental se debe realizar una revisión de cada uno de los elementos del sistema, de tal manera que estos puedan ser adaptados a la organización de acuerdo a sus características y necesidades.

Es importante que el proceso de implementación, se utilice e interprete adecuadamente la guía de implementación del SGA.

Es necesario que antes de implementar el sistema de gestión ambiental se elabore un Auto diagnostico, para determinar el punto de partida por el cual se empezara a trabajar.

Luego de implementado el SGA es necesario que se mantenga en constante monitoreo y actualización el sistema, para evitar perder la certificación, si esta se ha logra o caer en la desactualización y descuido del mismo.

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Es importante que las empresas no solo busquen nuevas tecnologías de producción, sino que agreguen a esta búsqueda, que las tecnologías sean limpias, es decir que sean amigables al medio ambiente.

Existen una serie de técnicas, para el manejo de materias primas, materiales y residuos de las empresas de la industria grafica., y es recomendable que algunas de estas se implementen en las empresas dentro de lo posible, es por esto que se detallan algunas de ellas en anexo 10

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