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CAPITULO IV
“PROPUESTA DE UN PLAN ESTRATÉGICO DE GESTIÓN EMPRESARIAL ORIENTADO A MEJORAR LA EFICIENCIA DEL RECURSO HUMANO EN LA MEDIANA EMPRESA DEDICADA A LA COMERCIALIZACIÓN DE AROS Y LENTES UBICADA EN EL AREA METROPOLITANA DE SAN SALVADOR” A.
GENERALIDADES
En el desarrollo de este capítulo se presenta la propuesta de un Plan Estratégico de Gestión Empresarial, orientado a mejorar la eficiencia del recurso humano en la mediana empresa dedicada a la comercialización de aros y lentes en el Área Metropolitana de San Salvador. Su estructura contiene el planteamiento de Estrategias para los propietarios y administradores de estas empresas, que les permitirá el cumplimiento gradual de los objetivos organizacionales.
Este Plan Estratégico, pretende con su puesta en práctica incrementar la eficiencia del recurso humano, mejorar las relaciones interpersonales y el clima organizacional, lo que en términos generales generará un cambio de actitud en el personal, que permita paulatinamente brindar una mejor atención al cliente con el propósito de lograr un mayor posicionamiento en el mercado de la comercialización de aros y lentes.
2
B.
OBJETIVOS
1.
GENERAL
Mejorar la eficiencia del Recurso Humano en la Mediana Empresa dedicada a la comercialización de aros y lentes en el Área Metropolitana de San Salvador, a través de la implementación de un Plan Estratégico de Gestión Empresarial.
2.
ESPECÍFICOS • Proporcionar a los propietarios y administradores de la mediana empresa, Estrategias que permitan mejorar la eficiencia de su personal. • Lograr que en la mediana empresa dedicada a la comercialización de aros y lentes exista mayor involucramiento del personal que permita el cumplimiento de los objetivos empresariales. • Mejorar la calidad de la atención al cliente con el objetivo de obtener un mejor posicionamiento en el mercado.
3
C.
IMPORTANCIA DE LA PROPUESTA.
El Plan Estratégico de Gestión Empresarial, es de gran importancia, ya que brindará beneficios a la mediana empresa dedicada a la comercialización de aros y lentes en el Área Metropolitana de San Salvador. Dicho Plan tiene como principales funciones mejorar la eficiencia del personal, facilitar la coordinación y control
de las
actividades, realizar una adecuada y oportuna toma de decisiones, mejorar el trabajo en equipo, clarificar las responsabilidades de cada puesto y mejorar la comunicación entre jefes y subordinados.
Con la puesta en marcha de esta propuesta, las empresas podrán ofrecer un mejor servicio a sus clientes y acrecentar las oportunidades en cuanto a crecimiento y posicionamiento en el mercado actual.
D.
JUSTIFICACIÓN DE LA PROPUESTA
Las medianas empresas dedicadas a la comercialización de aros y lentes en la actualidad, se mantienen gracias al crecimiento constante de la demanda de este tipo de servicios, sin embargo, la mayoría de éstas, por haber sido creadas a partir de la experiencia de sus propietarios y por la falta de personal no profesional o calificado en las áreas administrativas, carecen del conocimiento teórico
para
diseñar y aplicar estrategias que faciliten la administración misma de los negocios. Sin embargo, debido al movimiento global de las economías, mejor conocido como “La Globalización”, que ha afectado a nuestro país desde la década de los años 1990, estas empresas se ven en la necesidad de implementar estrategias que les permitan mantenerse en el mercado, así como también plantearse perspectivas de crecimiento a corto y mediano plazo.
4
E.
ALCANCE DE LA PROPUESTA
La propuesta permitirá a la mediana empresa dedicada a la comercialización de aros y lentes que no cuentan con un Plan Estratégico de Gestión Empresarial, dotarse de herramientas que les permitan mejorar la eficiencia del recurso humano; además, los gerentes podrán hacer uso de dicho plan para fortalecer sus habilidades, destrezas y obtener mayor capacidad para dirigir grupos de personas motivándolas a trabajar en equipo, explotando colateralmente
su creatividad. Así mismo, éste
permitirá fortalecer un ambiente laboral en el que todas las personas de las diversas áreas funcionales, logren en forma conjunta los objetivos propuestos por la organización.
F.
DISEÑO
DE
UN
PLAN
ESTRATÉGICO
DE
GESTIÓN
EMPRESARIAL La propuesta del Plan Estratégico de Gestión Empresarial orientado a mejorar la eficiencia del recurso humano en las medianas empresas dedicadas a la comercialización de aros y lentes ubicadas en el Área Metropolitana de San Salvador, está compuesta de cuatro etapas.
Al diseñar e implementar un plan estratégico de gestión empresarial adecuado a las medianas empresas dedicadas a la comercialización de aros y lentes, se logrará mejorar la eficiencia del recurso humano.
5
G.
ESQUEMA DEL PLAN ESTRATÉGICO DE GESTIÓN EMPRESARIAL
ETAPA I
ETAPA II
ETAPA III
ETAPA IV
Análisis de la Situación Actual de la Empresa.
Diseño de Fundamentos Filosóficos de la Empresa
Diseño de Estrategias orientadas a mejorar la Eficiencia del Recurso Humano
Diseño de Herramientas para la Evaluación de las Estrategias
Relación de las áreas funcionales de la Empresa
Formulación de la Misión Comunicación Efectiva
• Acciones • Resultado Esperado • Medida Correctiva
(FODA)
Formulación de la Visión
• Fortalezas
Aplicación de un método para realizar Evaluaciones de Desempeño
• Oportunidades • Debilidades
Formulación de Objetivos Estrategia de Empowerment
• Amenazas
Formulación de Políticas
Plan de Incentivos
Cultura Organizacional
REALIMENTACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO
• Responsables
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ETAPA I ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL DE LA EMPRESA. En esta etapa las medianas empresas dedicadas a la comercialización de aros y lentes deben realizar un análisis de la situación actual de la empresa tanto de su interior como de los factores externos que ejercen influencia sobre ellas. Esto les ayudará a identificar las características propias de la empresa y su entorno, tales como: Las áreas funcionales con las que cuentan, el número de personas que posee cada área y la calidad del trabajo que éstas realizan, equipo con el que cuentan, recursos financieros asignados a cada área, sus competidores así como también el rol que ejerce dentro del ámbito económico del país.
Para facilitar este proceso es recomendable realizar entrevistas principalmente a los altos directivos de la empresa.
1. RELACIÓN ENTRE LAS DIFERENTES ÁREAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA.
El recurso humano es el hilo conductor a través del cual se dan las relaciones entre las diferentes áreas funcionales de las empresas, pues aunque se cuente con recursos financieros suficientes, recursos tecnológicos e instalaciones impecables, estos recursos por si solos no garantizan el éxito de las organizaciones. Esquema No. 1
Administración
Mercadeo
Recurso Humano
Producción
Finanzas
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En importante realizar un inventario del recurso humano por cada área funcional de la empresa, con el fin de prever situaciones futuras y facilitar la toma de decisiones en cuanto a las necesidades de realizar acciones de personal.
2. HERRAMIENTA PARA EL ANALISIS DE SITUACIONES
Para evaluar la situación actual de la empresa, se utilizará la herramienta de análisis conocida como FODA, ya que ésta es de múltiple aplicación y contribuye a identificar en forma precisa las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, por lo tanto puede utilizarse en todas las áreas funcionales de la empresa. Lo cual contribuirá a obtener una excelente y vital fuente de información.
Este método o técnica debe utilizarse de acuerdo a la situación particular de cada empresa en la búsqueda de optimizar los resultados.
PRINCIPALES FACTORES A CONSIDERAR EN EL ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL Esquema No. 2
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Es importante determinar todos aquellos factores que pueden llevar a las empresas al éxito o al fracaso, esto significa que el enfoque debe ser principalmente en dos aspectos:
2.1 ENFOQUE INTERNO
En esta etapa deben describirse todos aquellos factores reales que representan una influencia positiva o negativa en momentos cruciales para la empresa, tomando en cuenta sus recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos.
Estos son aspectos claves que todo empresario o administrador deben tomar en cuenta para la toma de decisiones.
a) FORTALEZAS Para identificar estos factores es necesario realizar una investigación minuciosa, de tal manera que deben considerarse todos los aspectos que maneja la empresa y que la hacen superior a su competencia.
b) DEBILIDADES Se debe identificar aquellos factores determinantes que permiten a la competencia superarla
fácilmente,
tanto
en
su
funcionamiento
como
también
en
la
comercialización de los productos o servicios que ésta brinda.
2.2 ENFOQUE EXTERNO
En el desarrollo de éste análisis deben tomarse en cuenta todos aquellos factores de su entorno que son esenciales para el funcionamiento administrativo. En éste ambiente externo, la empresa no tiene el control directo de las variables; sin embargo, son eventos que pueden en determinado momento afectar tanto positiva como negativamente el desempeño de la labor administrativa de la empresa.
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Algunas de estas variables pueden ser: Económicas, Demográficas, Políticas, Religiosas, Culturales, Tecnológicas.
a) OPORTUNIDADES Se debe Identificar el momento preciso en el cual la empresa tiene las mejores opciones para posicionarse en un lugar privilegiado dentro del mercado.
b) AMENAZAS La empresa debe identificar claramente aquellos factores que impidan su crecimiento en el mercado.
A continuación se presenta una lista de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas, de entre las cuales cada una de las medianas empresas dedicadas a la comercialización de aros y lentes ubicadas en el Área Metropolitana de San Salvador, puede seleccionar aquellas que se apeguen a su propia situación actual:
Cuadro No. 3 Fortalezas • Ubicación Estratégica • Tamaño
Oportunidades • Crecimiento poblacional o demográfico
• Tecnología que utiliza
• Poca o escasa competencia
• Larga trayectoria en el mercado
• Cambio en los gustos y
• Personal especializado
preferencias del usuario
• Precios Competitivos
• Apertura de nuevos mercados
• Cuentan con proveedores del exterior
• Incremento en el número de
• Acceso a créditos a través del sistema bancario • Instalaciones adecuadas
personas con problemas de salud visual
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Debilidades
Amenazas
• Falta de Planes Estratégicos
• Elevada competencia existente
• Falta de capacitación al personal
• Pocos o escasos proveedores de
• Ambiente Laboral negativo
materia prima
• Tecnología atrasada
• Dinámica de los procesos
• Instalaciones deficientes
• Globalización económica
• Poca supervisión sobre el personal
• Entrada de nuevos competidores
• Alta cartera incobrable
• Inflación • Pérdida de clientes
ETAPA II 1. DISEÑO DE FUNDAMENTOS FILOSÓFICOS DE LA EMPRESA. Comprende Diseñar la misión, visión, objetivos y políticas, así como también la identificación de la relación con todas las áreas funcionales de la empresa. En otras palabras se trata de fundamentar la ideología de la empresa para ser identificada en el contexto.
1.1 FORMULACIÓN DE LA MISIÓN
Es el propósito general. Sirve como guía o marco de referencia para orientar las acciones y enlazar lo deseado con lo posible.
Este propósito es de carácter duradero y debe distinguir a la empresa de otras y así le otorga una propia identidad. Además incorpora las estrategias, describe su principal producto y las necesidades de la población a quien se debe satisfacer. La misión sirve entonces para unificar a la institución en torno a su razón de ser y al logro de los objetivos y metas que esta se ha propuesto.
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Para su diseño o formulación debe recurrirse a analizar los valores y principios que la sustentan. Tales como: -
Honestidad
-
Atención al Cliente
-
Equidad
-
Respeto
-
Confianza
Ejemplo de diseño de misión: MISIÓN
“Satisfacer la necesidad de nuestros clientes ofreciendo productos y/o servicios orientados a mejorar la salud visual, mediante la aplicación de una administración profesional, que permita a la empresa mantenerse competitiva en el mercado”
1.2 FORMULACIÓN DE LA VISIÓN
Es la capacidad de ver más allá del tiempo y el espacio para construir en la mente un estado futuro deseable que permita tener una claridad sobre lo que se quiere hacer y a donde se quiere llegar.
Para que se pueda desarrollar la visión debe existir una idea de la situación interna y externa de la empresa. Para esto es necesario considerar los siguientes factores: el entorno empresarial, la filosofía de los accionistas, las finanzas, la competencia a la que enfrenta y la tecnología disponible. Además deben tenerse claros los valores que en ella se mencionan y estos deben ser respetados sin importar la situación de la empresa. Algunos de los valores que deben estar presentes son los siguientes: - Honestidad - Atención al cliente - Equidad (trato justo) - Respeto
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Ejemplo:
VISIÓN “Llegar a ser una empresa líder en el mercado de la comercialización de aros y lentes a nivel regional“
1.3 FORMULACIÓN DE OBJETIVOS
Son
considerados como los fines que se pretenden alcanzar con las acciones a
realizar.
La empresa debe plantearse objetivos claros y concisos, los cuales deberán ser alcanzables con los recursos con los que ella cuenta. Además deberán ser verificables o cuantificables. Es decir que al final de determinado período debe ser posible determinar si estos se cumplieron o no.
El objetivo General se deberá apoyar en objetivos específicos, ya que los objetivos componen una jerarquía o red.
Ejemplos:
a) General. • Diseñar estrategias de aplicación para mejorar la eficiencia del recurso humano de las medianas empresas dedicadas a la comercialización de aros y lentes. b) Específicos. • Mejorar el nivel de dirección de los gerentes de las medianas empresas dedicadas a la comercialización de aros y lentes
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• Mantener un ambiente laboral con una comunicación efectiva entre gerente y empleado, en el que las personas se sientan motivadas a desarrollar sus actividades. • Mantener un seguimiento sobre el resultado de las estrategias implementada
1.4 FORMULACIÓN DE POLÍTICAS
Servirán para orientar el pensamiento de los administradores a tomar mejores decisiones. Definen el grado de acción en un área específica dentro de la organización. Son aplicadas a todos los niveles. Su esencia es la discrecionalidad, y deben ser definidas desde la alta dirección.
Los pasos para la formulación de políticas se dan de la siguiente manera:
1. La fijación Las políticas que han de influir en la actividad de una sección, departamento o toda la empresa, deben quedar claramente fijadas, de preferencia por escrito.
2. La Difusión Teniendo como finalidad orientar el desarrollo de la acción, es indispensable que se conozcan debidamente en los niveles y departamentos donde vayan a ser aplicadas, la transferencia de este conocimiento debe realizarse por medios orales o escritos.
3. La coordinación Debe existir una persona que interprete y coordine a la perfección la aplicación de las políticas, pues de otro modo, pueden ser contradictoriamente aplicadas, ya que por su amplitud y generalidad se corre el peligro de que algunos jefes que
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han de aplicarlas las entiendan de una forma y otros de otra y por ello no sean aplicadas correctamente.
4. La revisión periódica Las políticas deben ser revisadas periódicamente con el fin de dejar sin efecto aquellas que por el desarrollo o evolución de la empresa carezcan de validez o simplemente deban ser actualizadas.
Algunas de ellas pueden ser: • Políticas de contratación de Personal Ejemplo: -
Contratar únicamente de personal con grado universitario
• Políticas de Compensación Ejemplo: -
Incrementar salarios sólo al personal con más de un año de laborar dentro de la organización.
• Políticas de Promoción interna Ejemplo: -
Al existir una vacante se promoverá a alguien que ya labora para la empresa
• Políticas sobre situación del personal Ejemplo: -
Vetar o favorecer la contratación del personal temporal
• Políticas de evaluación de personal Ejemplo: -
Realizar evaluaciones periódicas a todo el personal
• Políticas de comunicación Interna
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Ejemplo: -
Para todo gasto que deba realizarse deberá emitirse una solicitud por escrito al departamento financiero y esperar su aprobación.
La interpretación Clara y Precisa de los fundamentos filosóficos por parte de los empleados, así como el compromiso de estos para hacerlos cumplir, permitirá asegurar en forma conjunta el éxito de las organizaciones.
ETAPA III
1. DISEÑO DE ESTRATEGIAS ORIENTADAS A MEJORAR LA EFICIENCIA DEL RECURSO HUMANO. En esta etapa se expone el diseño de las diferentes Estrategias de Gestión Empresarial, las cuales son consideradas como las actividades o cursos de acción que se desarrollarán
con el fin de facilitar al máximo el logro de los objetivos por
medio del mejoramiento de la eficiencia del recurso humano.
1.1 COMUNICACIÓN EFECTIVA
a) DESCRIPCIÓN Con la implementación de la estrategia de comunicación efectiva se logrará que en todo proceso de transmisión de información en donde interactúen dos o más personas intercambiando ideas, conceptos u opiniones, a través de una comunicación verbal o no verbal, se obtengan los objetivos organizacionales. Para lograrlo, al momento de girar una orden, asignar tareas o simplemente dar una opinión sobre un tema en particular, ésta información debe tener las siguientes características: clara, oportuna, confiable y cordial. Estas características deberán estar presentes cuando la comunicación viaje del nivel más alto al nivel más bajo cuando viaje del nivel más bajo hacia el nivel más alto, o también cuando se dé entre los mismos niveles jerárquicos dentro de la organización.
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Esquema No. 3 Emisor (Gerente)
Elementos de la Comunicación Efectiva Ruidos
Mensaje (Instrucción
Receptor (Empleado)
Canal (memorándum, e-mail, teléfono. )
Retroalimentación Ejemplo de comunicación sin la utilización de la Estrategia de comunicación Efectiva: El gerente general gira instrucciones por medio de un correo electrónico al gerente de ventas, el cual reza así:
De:
[email protected]
Fecha: 22 Octubre 2007
Para:
[email protected] Asunto: informe de ventas trimestral
Envíeme el informe de ventas por sucursal del último trimestre del corriente año.
F. Gerente General
En el ejemplo anterior, el mensaje carece de claridad y cordialidad y seguramente no se obtendrá por parte del gerente general el resultado esperado, ya que no indica la fecha en que desea le sea entregado el informe solicitado y además no se asegura que el correo haya sido recibido por parte del gerente de ventas.
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Ejemplo de comunicación utilizando la Estrategia de comunicación Efectiva:
El gerente general gira instrucciones por medio de un correo electrónico al gerente de ventas, el cual reza así:
De:
[email protected]
Fecha: 22 Octubre 2007
Para:
[email protected] Asunto: informe de ventas trimestral
Por medio del presente solicito me envíe para el día 1º. de noviembre del corriente año, el informe de ventas por sucursal del último trimestre. El cual será de utilidad en la reunión que sostendrá la junta directiva ese mismo día a las 4:00 pm. Por lo que le agradecería que el informe esté en mi oficina a más tardar el día 31 de octubre por la tarde. Nota: Favor confirmar la recepción del mensaje
F. Gerente General
El mensaje del ejemplo anterior, es claro, oportuno, confiable y cordial, por lo que asegura que el objetivo para el cual fue diseñado será alcanzado.
18 b) OBJETIVO DE LA COMUNICACIÓN EFECTIVA Crear una base sólida para la mutua comprensión y acuerdos comunes entre las personas y así garantizar que la comunicación, se reciba adecuadamente, ya que ésta es la clave para crear buenas relaciones y obtener los resultados esperados por la organización.
c) PLAN DE ACCIÓN Acciones
Periodicidad
Beneficios
Responsables
1. Reduce los errores
Entregar manuales de Bienvenida e Inducción. En los cuales esté descrita la información básica de la empresa, normas de organización y funcionamiento, el
Al momento de contratar al
organigrama, normas de disciplina, servicios que
empleado.
ofrece la empresa a los empleados y sus clientes,
2. Crea buenas relaciones
normas de seguridad.
-
Gerente General
-
Gerente
Entregar Manuales Técnicos Proporcionar a los empleados los manuales en los
Cuando sea necesario para
cuales se describa el uso adecuado de equipos y
el desarrollo de sus
sistemas
necesarios
para
el
desarrollo
de
sus
3. Reduce el estrés físico y mental
actividades
actividades. Colocar Pizarrones o Murales 4. Impulsa el trabajo en equipo
Para exponer actividades, horarios, comunicados de prensa y/o temas que puedan interesarles a los
Mensualmente
empleados 5. Incrementa la motivación y la
Colocar Carteles Con el propósito recordar normas de seguridad, salud, motivación en el trabajo, aspectos técnicos difíciles de recordar pero de uso frecuente
Mensualmente
moral
Administrativo
19 6. Ayuda a resolver los problemas
Colocar Notas Con el fin de designar tareas inmediatas evitando un
Eventualmente
de manera mas rápida
proceso burocrático. -
Girar Circulares, Memorando Para tratar asuntos relativos a normas de trabajo, procedimientos,
modos
de
funcionamiento
de
organización,
la
acción,
aspectos
de
Todo el tiempo
7. Promueve la creatividad y la productividad
instrucciones
internas y recordar otros mensajes o información Todo el tiempo Remitir Cartas Personales Con el propósito de formalizar las relaciones de la Gerencia.
Ejemplos:
felicitaciones,
para
advertencias,
dar
agradecimientos,
sanciones,
cartas
8. Identifica y satisface los
de
intereses de los involucrados
despido, aumentos de salario. Mensualmente Realizar Reuniones Con
el
propósito
de
Retroalimentar,
transferir
información de interés general y lo más importante tomar decisiones que tengan por objeto llegar a un acuerdo común para el beneficio de la organización
Gerentes de Área
20 1.2 ESTRATEGIA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
a) DESCRIPCIÓN Con la implementación de esta estrategia los administradores de las medianas empresas dedicadas a la comercialización de aros y lentes tendrán un mejor conocimiento del desempeño de los empleados. Con ello tendrán un mejor control sobre estos,
y podrán aplicar las medidas correctivas necesarias en caso de
existir alguna anomalía.
Para esto se recomienda el método conocido como 360 Grados el cual consiste en realizar cuatro tipos de evaluaciones. Estas deberán ser realizadas por el jefe inmediato superior, los compañeros, por los clientes internos-externos, y por el empleado mismo. Esquema No. 4 MÉTODO DE LOS 360 GRADOS
Evaluación del Jefe
Evaluación de Compañeros
Evaluación de Clientes InternosExternos
Auto evaluación
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b) OBJETIVO DE LA ESTRATEGIA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO Aplicar un método que sirva para evaluar el desempeño de las personas dentro de la organización y que a la vez sirva de retroalimentación al empresario para realizar cambios oportunos en la manera de administrar sus empresas y lograr así la excelencia.
c) PLAN DE ACCIÓN Acciones Realizar talleres de instrucción y sensibilidad
Periodicidad
Beneficios
Responsables
Antes de poner en ejecución el método 1. Conocer el desempeño
Explicar al personal el por qué y para qué de la
del personal
implementación del método. Esto permitirá
General
obtener información objetiva. Ejecutar el proceso de evaluación
2. Sirve de parámetro para -
Realizar las pruebas
Al momento de implementar la
evaluación de incentivos
propuesta -
Anualmente
Consolidar los resultados Agrupar los datos recolectados de las diferentes
- Gerentes de 3. Sirve de parámetro para la elaboración de planes de
Una vez terminadas las evaluaciones
acción
evaluaciones. Una vez consolidados los resultados Emitir reportes generales e individuales
a la Dirección ejecutiva.
Para corregir cualquier anomalía existente hasta el momento de la evaluación
4. Control total de las actividades
Con el fin de revisar y presentar los Resultados
Elaborar los planes de acción
- Dirección
Después de analizar los resultados.
Área
22 1.3 ESTRATEGIA DE EMPOWERMENT
a) DESCRIPCIÓN
Con implementación de la estrategia de empowerment los administradores estarán otorgando un grado de poder a sus empleados en la toma de decisiones, para que ellos no tengan que requerir de la autorización de sus superiores en situaciones o hechos que no se consideren de mayor trascendencia, lo que permitirá mejorar la gestión administrativa. Los empleados entonces se volverán dueños de sus puestos de trabajo y sentirán que tienen el control total de las actividades que ellos realizan, esto ayudará a que traten de dar lo mejor de sí y de esta manera se mejorará la eficiencia.
Esquema No. 5 COMPARACIÓN
Antes de Empowerment
Después de Empowerment
Dirigir
Coordinar Acciones
Controlar
Dar Libertad
Incertidumbre
Dar Confianza
Crear un ambiente en el cual los empleados de todos los niveles sintiéndose dueños de sus propios puestos de trabajos, se involucren de lleno en las actividades propias de la organización y de esta manera alcanzar los objetivos propuestos por los propietarios de estas empresas, mediante la aceptación del compromiso y la responsabilidad de sus acciones y tareas.
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b) OBJETIVO DE LA ESTRATÉGIA EMPOWERMENT Crear un ambiente en el cual los empleados de todos los niveles sintiéndose dueños de sus propios puestos de trabajos, se involucren de lleno en las actividades propias de la organización y de esta manera alcanzar los objetivos propuestos por los propietarios de estas empresas, mediante la aceptación del compromiso y la responsabilidad de sus acciones y tareas.
c) PLAN DE ACCIÓN Acciones
Periodicidad
Beneficios
Responsables
Hacer del conocimiento de cada empleado las
Cada vez que sea contratado
funciones del puesto que desempeña y el
un nuevo empleado o cuando
satisfacción y la confianza
objetivo de estas.
alguien sea promovido a otro
de los empleados.
Para ello deberá proporcionárseles el manual de
puesto dentro de la
cada puesto de trabajo al momento que éste es
organización.
contratado por la organización.
1. Incremento de la
2. Aumentará
la
Cada vez que se asignen
y compromiso de cada
Dejar claro el mensaje y otorgar toda la autoridad y
tareas a los empleados.
uno de los empleados
responsabilidad que el empleado necesite al
sobre
momento de asignarle una tarea especifica.
tomadas en sus puestos
Medir la evolución del empleado en cuanto a lo que se espera obtener de él con la implementación de ésta estrategia.
Gerente General
-
Gerente Administrativo
responsabilidad, autoridad
Delegar adecuadamente
Evaluar el desempeño de los empleados
-
-
Eventualmente
-
Trimestralmente
-
Anualmente
las
decisiones
de trabajo.
3. Los administradores
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Apoyar a los grupos de trabajo
Desde la implementación de
podrán compartir el
Guiar a los grupos para generar una mayor confianza
la estrategia
liderazgo de la empresa
en la toma de decisiones.
Realizar Rotación de Puestos
con los miembros de esta.
Eventualmente 4. Los empleados
Desarrollar las habilidades de cada empleado en las
aumentaran su
diferentes áreas de la empresa.
entusiasmo y poseerán un actitud positiva.
Retroalimentar Conocer de primera mano lo que los empleados piensan a cerca de la implementación de la estrategia
Eventualmente
5. Existirá una mayor
y si ellos logran observar que sí existe algún
rapidez en la toma de
beneficio gracias a ésta.
decisiones de la empresa.
Una de las maneras más efectivas para lograr esto es realizar entrevistas con los empleados.
6. Los empleados aportaran ideas constantemente que ayude a mejorar los procesos y la calidad de los servicios 7. Disminuirá la resistencia al Cambio
Gerentes de Área
25 1.4 PLAN DE INCENTIVOS a) DESCRIPCIÓN Con la implementación del
plan de incentivos
se logrará un mayor
involucramiento por parte de los empleados hacia la empresa. Pues sentirán que se está reconociendo su esfuerzo y por lo tanto tratarán de dar el máximo de si mismos, con ello será más fácil alcanzar los objetivos empresariales.
El siguiente esquema muestra los pasos a seguir para la determinación el tipo de incentivos a otorgar a los diferentes empleados. ANALISIS PARA DETERMINAR LOS INCENTIVOS Esquema No. 6 IDENTIFICAR NECESIDADES
MEJOR DESEMPEÑO LABORAL
ASIGNAR INCENTIVO
CONDUCTA MOTIVADA
Ejemplo 1: -
Identificar Necesidades: existe dentro de la organización personal que desea permiso para realizar estudios.
-
Asignar Incentivo: Otorgar permisos acorde a cada puesto de trabajo.
-
Conducta motivada: El empleado se sentirá motivado gracias a la oportunidad que se le brinda.
26 -
Mejor desempeño laboral: gracias al otorgamiento del permiso solicitado por el empleado, éste desempeñará de mejor manera sus funciones, tanto por sentir que se le brinda la oportunidad de desarrollarse personalmente, como por los conocimientos que él obtendrá gracias a su estudio y que podrá aplicar en un futuro dentro de la organización.
Ejemplo 2: -
Identificar Necesidades: existe dentro de la organización personal en el departamento de ventas que trabaja en base a metas.
-
Asignar Incentivos: Promover un incentivo económico adicional para aquel empleado que logre el mayor nivel de ventas en un año.
-
Conducta Motivada: El empleado se sentirá motivado ya que esperará volver a hacerse acreedor al premio.
-
Mejor desempeño laboral: El empleado hará su mayor esfuerzo para lograr elevar las ventas.
27 b) OBJETIVO DEL PLAN DE INCENTIVOS Estimular al recurso humano por medio de incentivos, motivándolos al desarrollo personal reconociendo su esfuerzo laboral, para que éste a su vez eleve su rendimiento y permite el logro de los objetivos organizacionales.
c) PLAN DE ACCIÓN Acciones
Descripción
Beneficios
Responsables
Revisar de la Política Salarial Revisar regularmente los salarios de los empleados,
Por lo menos cada año
1. El rendimiento organizacional
comparándolos con el entorno y asignándolos de manera objetiva y equitativa. Pagar Bonificaciones
Hacerlas efectivas inmediatamente
Realizar pagos adicionales por metas alcanzadas.
cuando el empleado se las ha
2. Proporciona recompensas que sean valoradas.
- Gerente General
ganado Brindar oportunidades de Ascenso Permitir que la primera opción a una plaza vacante
Siempre que haya una plaza
sean los empleados de la empresa.
disponible
Brindar Apoyo Social
familiar.
- Gerente
Eventualmente
independientemente del área en que este trabaje.
Brindar seguridad y comodidad al trabajador y su grupo
- Gerente de Área
4. Igualdad de Oportunidades
Realizar Capacitaciones Capacitar a todo el personal de la organización
3. Genera compromiso de los empleados
Siempre
5. Canaliza el esfuerzo, la energía y la conducta del trabajador. 6. Impulsa la participación y la colaboración 7. Relaciona las recompensas con el rendimiento.
Administrativo
28 1.5 CULTURA EMPRESARIAL a) DESCRIPCIÓN: Con la implementación de la estrategia de cultura empresarial los administradores de las empresas dedicadas a la comercialización de aros y lentes lograrán fortalecer el proceso de búsqueda de la excelencia.
Lo primero que deberán hacer los administradores será identificar el patrón general de conducta de los empleados, esto
mediante un proceso de
socialización y comunicación. Ejemplo: a través de actividades que les permitan conocer las creencias, normas, principios y valores que los empleados poseen.
En segundo lugar los administradores deben imponer reglas y tácticas de comportamiento para hacer que los empleados actúen de la manera en la que ellos quieren que actúen. Para ello los administradores deben conocer las diferentes ciencias relacionadas al comportamiento del ser humano, tanto individual como grupalmente.
INFLUENCIA DE LAS PRINCIPALES CIENCIAS DE LA CONDUCTA Esquema No. 7
PSICOLOGÍA Comportamiento Individual
ANTROPOLOGÍA Costumbres
SOCIOLOGÍA Comportamiento en Grupos
FILOSOFÍA El Pensamiento
29 b) OBJETIVO DE LA ESTRATÉGIA DE CULTURA EMPRESARIAL Mejorar la forma en que interactúan las personas en el entorno organizacional, involucrando aspectos actitudinales y motivacionales para mantener unidos a todos los elementos que conforman a la organización, proporcionándoles normas adecuadas que permitan fortalecer su pensar y actuar en pro de la obtención de los resultados esperados por la Dirección General de la empresa.
c) PLAN DE ACCIÓN Acciones Trasmitir Normas Hacer del conocimiento de todos los empleados los lineamientos que se deben cumplir dentro de la organización. Divulgar Valores
Descripción -
Al momento de contratar al personal Anualmente a todo el personal
Beneficios
Responsables
1. Identificar el Compromiso del
- Dirección Ejecutiva
personal con la empresa. - Gerentes de Área
Hacer del conocimiento general la filosofía y las creencias de la organización, que ayudaran a los miembros a interpretar la vida organizativa Promover el Trabajo en equipo
-
Impulsar el trabajo en equipo para asegurar el éxito
-
Siempre 2. Generar una base sociales y culturales Siempre 3. Contribuye a formular
de las organizaciones.
estrategias de crecimiento de
Mejorar el clima laboral Mantener a los empleados motivados y satisfechos
-
la organización
Siempre
con ellos mismos, para obtener de ellos un mejor desempeño.
4. Obtener
Mejorar Continuamente Mejorar constantemente los procesos para obtener
Siempre
de decisiones dentro de la organización.
-
clientes de la empresa.
de
análisis para una mejor toma -
mejores resultados. Promover la comunicación interna y externa Conocer las sugerencias de todo el personal y los
Parámetros
Siempre 5.
Mayor ventaja competitiva de la empresa.
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ETAPA IV. 1. DISEÑO DE HERRAMIENTAS PARA LA EVALUACIÓN DE LAS ESTRATÉGIAS Esta etapa consiste en proporcionar las herramientas necesarias para evaluar las estrategias y validarlas antes de su implementación, identificando los parámetros, medidas correctivas, tiempo y responsables
1.1 COMUNICACIÓN EFECTIVA Herramienta a
Acción a
Resultados Esperados
Evaluar
Bienvenida Inducción.
Indicadores
Medida Correctiva
Responsables
evaluación Que los empleados tengan conocimiento de
Entregar manuales
utilizar para la
Excelente
Ninguna
Muy bueno
Focus Group
que el empleado tenga claro lo que la
Bueno
Focus Group
empresa espera de él.
Alto
Ninguna
Medio
Analizar causas de
de
cómo está organizada la empresa, su
e
funcionamiento y servicios que ofrece para
Jefe Inmediato superior.
Entrevistas
Test de conocimiento
fallas Bajo
Analizar causas las fallas
Entregar
Uso adecuado de los equipos, para que los
Manuales
equipos tengan una larga vida útil y a la vez
Test de
Técnicos
los empleados tengan un mejor rendimiento
conocimiento
Alto
Ninguna
Medio
Capacitación
Bajo
Capacitación
Jefe inmediato superior
31
Que los empleados cuenten con la información necesaria acerca de las
Colocar Pizarrones
o
Consultas
actividades de la empresa
Mucha
Ninguna
Gerente
Poca
Mejorar Ubicación
Administrativo
Nada
Mejorar Ubicación y hacerlos más
Jefe inmediato
llamativos
superior
Mucha
Ninguna
Gerente
Poca
Mejorar Ubicación
Administrativo
Nada
Mejorar Ubicación y
Murales
Que todos los empleados conozcan las normas de seguridad e higiene de la Colocar
empresa y cómo reaccionar ante una
Carteles
situación anormal
Consultas
Observar el
No tomar en
comportamiento
cuenta
de las personas
Obediencia
hacerlos más
Gerentes de
llamativos
Área
Llamadas de atención
Ninguna Analizar causas de
Colocar Notas
Que las instrucciones se desarrollen inmediatamente.
Demasiado Tiempo de respuesta
Girar
Que las instrucciones se desarrollen en el
Tiempo de
Circulares,
momento oportuno.
respuesta
Memorando
fallas
Jefe Inmediato superior
Mucho
Cambiar la acción
Poco
Cambiar la acción
Poco
Ninguna
Compañeros
Jefe Inmediato Mucho
Analizar causas de fallas y llamada de
superior
32
atención Muy motivado Remitir Cartas Personales
Reducir la brecha entre el empleado y la
Observar el
gerencia.
comportamiento
Ninguna
Gerencia Administrativa
Poco Motivado
Mejorar la periodicidad
de las personas
Jefe Inmediato superior
Nada
Buscar otro medio
Motivado
Que la información fluya en ambas vías, de Realizar Reuniones
Excelente
Ninguna
Muy Bueno
Fortalecer la acción
Bueno
Cambiar táctica
gerente a empleado y de empleado a gerente, así como también identificar y
Administrativa Consultas
satisfacer los intereses de ambas parte, reducir errores y crear buenas relaciones.
Gerencia
Jefe Inmediato superior
Empleados
33
1.2 ESTRATEGIA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO Acción a Evaluar
Herramienta a
Resultados
utilizar para la
Esperados
Indicadores
Medida Correctiva
Responsables
evaluación
Realizar talleres de
Obtener
instrucción y sensibilidad
información más
Test de percepción
Alto
Ninguna
-
Gerente Administrativo
objetiva de las
Medio
Reforzar taller
Bajo
Realizar más
-
Jefes de Área
-
Gerente
evaluaciones
talleres Ejecutar el proceso de
Iniciar el proceso
Elección de
evaluación
de recolección
personas
Muy confiable
Ninguna
Poco confiable
Cambiar evaluador
de información Consolidar los resultados
Obtener la
Formulario de
tabulación de los
evaluación
datos
Obtener
la
e individuales
información para poder realizar un
Tabulaciones
Ninguna
-
Jefes de Área
-
Jefe Inmediato Superior
Confiable
Emitir reportes generales
análisis
Muy confiable
Administrativo
Observación
Poco confiable
Repetir evaluación
Confiable
Ninguna
-
Evaluador Externo
-
Gerente administrativo
No confiable
Realizar nuevamente la evaluación
-
Jefe Inmediato Superior
34
Elaborar los planes de
Corregir
las
anomalías
El resultado de los
Objetivo
Ninguna
-
análisis
Gerente administrativo
detectadas
No Objetivo
Realizar
Jefe Inmediato Superior
nuevamente los análisis
1.3 ESTRATEGIA DE EMPOWERMENT Acción a Evaluar
Herramienta a
Resultados
utilizar para la
Esperados
evaluación
Hacer del conocimiento
Que el empleado
Test de
de cada empleado las
tenga claro las
conocimiento
funciones del puesto que
funciones
desempeña y el objetivo
desempeñar
a
Excelente Muy bueno
Medida
Responsables
Correctiva Ninguna Focus Group
-
Jefe Inmediato superior
Análisis de las
de estas.
Delegar adecuadamente
Indicadores
Bueno
Evitar
Medios Orales o
Confusiones y
Escritos
fallas
Efectivo
Ninguna
No efectivo
Cambiarlo
Gerente Administrativo
duplicidad de trabajo
Jefe inmediato Superior
35
Evaluar el desempeño de
Mejorar la calidad
los empleados
de trabajo
Formulario
hasta 25%
Cambio de personal
26% hasta 50%
Gerente Administrativo
Llamada de atención
51% hasta 75%
Analizar las fallas
26% hasta 100%
Ninguna
hasta 25%
Cambio de
Observación
Jefe inmediato
personal 26% hasta 50%
Llamada
de
Superior
atención 51% hasta 75% 26% hasta 100% Apoyar a los grupos de
Minimizar,
trabajo
Errores y obtener
Especializadas por
mejores
área
Capacitaciones
Generales
Analizar las fallas Ninguna Especializarlas
Gerente
Ninguna
Administrativo
resultados
Jefe inmediato Superior
Realizar Rotación de
Preparar al
Evaluaciones de
Puestos
personal para
desempeño
Eficiente
asumir otros
Según conocimientos y
Gerente
habilidades
Administrativo
Ninguna
Jefe Inmediato
roles dentro de la organización
Deficiente
superior
36
Implementación Retroalimentar
de nuevos
Entrevistas
Alta
Ninguna
Medio
Aplicar otras
controles
Gerente Administrativo
técnicas Baja
Analizar las fallas
1.4 PLAN DE INCENTIVOS Acción a Evaluar
Revisar la Política Salarial
Resultados Esperados
Herramienta a utilizar para la evaluación
Asignar
Evaluaciones de
objetivamente
desempeño
los
Indicadores
Responsables
Correctiva Ninguno
-
Gerente
26% hasta 50%
3.5% de aumento
-
Administrativo
51% hasta 75%
7.0% de aumento
26% hasta 100%
10% de aumento
Ley de salarios
Salario mínimo de
5.0% de aumento
mínimos
Industria
aumentos
salariales
hasta 25%
Medida
Salario mínimo de
5.0% de aumento
Servicios Salario mínimo
5.0% de aumento
Agrícola Salario mínimo de
5.0% de aumento
Comercio Salario mínimo Urbano
5.0% de aumento
37
Motivación Pagar Bonificaciones
de
los empleados
Cumplimiento de
hasta 25%
metas
Cambio de
-
personal 26% hasta 50%
Gerente Administrativo
Llamada de atención
Brindar oportunidades de
Motivar
Ascenso
empleados
Desarrollo
a
los
del
51% hasta 75%
Analizar las fallas
26% hasta 100%
Ninguna
Test de
Alto
Promoverlo
conocimiento
Medio
Reevaluarlo
Bajo
No aplica
Menos de 50%
Diversidad de
Encuestas
personal
temáticas De 50% hasta
Una sola temática
100% Realizar Capacitaciones
Evaluaciones de
Alto
Ninguna
desempeño
Medio
Refuerzo
Bajo
Total
Menos de 50%
Diversidad de
. Buzón de sugerencias
temáticas De 50% hasta 100%
Una sola temática
-
Gerente Administrativo
-
Gerente Administrativo
38
Brindar seguridad Brindar Apoyo Social
Observación
Confiado
Ninguna
-
y comodidad al
Gerente Administrativo
empleado
preocupado
Charlas motivacionales
-
Jefe Inmediato Superior
1.5 CULTURA EMPRESARIAL Acción a Evaluar
Trasmitir Normas
Herramienta a
Resultados
utilizar para la
Esperados Que
el
tenga
Medida Correctiva
Responsables
evaluación
empleado claro
normas
las
Medios Orales o
Efectivo
Ninguna
Escritos
de
- Gerente Administrativo
de
- Jefes de Área
comportamiento dentro
Indicadores
No efectivo
Cambiarlo
la
empresa. Divulgar Valores
Que los empleados
Medios Orales o
Efectivo
Ninguna
- Gerente
conozcan
Escritos
No efectivo
Cambiarlo
Administrativo
ideología
la de
la
- Jefes de Área
empresa Promover el Trabajo en
Obtener
Equipo
resultados
mejores
Capacitaciones
Generales Especializadas por área
Especializarlas Ninguna
- Gerente Administrativo - Jefes de Área
39
Mejorar el clima laboral
Mantener
un
ambiente
laboral
agradable
donde
todos los empleados se
Efectivo
Ninguno Gerente Administrativo Jefes de Área
Convivios
No Efectivo
Cambiarlos
desarrollen
eficientemente.
Generales Logro Mejorar Continuamente
de
eficiencia.
Especializarlas
la
- Gerente Administrativo
Capacitaciones
Especializa
Ninguna
das por
- Jefes de Área
área Efectivo Promover la comunicación interna y externa
Ninguno
Tomar mejores decisiones
- Gerente Administrativo
Comunicación
No Efectivo
Cambiarlos - Jefes de Área
40 H.
ACCIONES COMPLEMENTARIAS A LA PROPUESTA
1. OBJETIVOS a) Objetivo General: Proporcionar a los Administradores de las medianas empresas dedicadas a la comercialización de aros y lentes estrategias que les permitan mejorar la eficiencia del recurso humano. b) Específicos: • Identificar a las personas responsables de la implementación, del control y verificación de los resultados del plan estratégico. • Proporcionar lineamientos que conlleven al buen desarrollo de las estrategias. • Dar a conocer los parámetros con los cuales puedan validarse los resultados de la implementación de las estrategias. I.
PLAN DE ACCIÓN
Para implementar la propuesta del Plan Estratégico de Gestión Empresarial que ayude a mejorar la eficiencia del recurso humano será necesario realizar las siguientes acciones: 1. Presentación de la propuesta del Plan Estratégico a los
propietarios y/o
administradores de las Medianas Empresas dedicadas a la comercialización de aros y lentes. 2. Revisión y Análisis de la propuesta por parte de los propietarios y/o administradores de las Medianas Empresas dedicadas a la comercialización de aros y lentes. 3. Una vez aprobado el Plan Estratégico de Gestión Empresarial deberá ser presentado a los gerentes o jefes responsables de su puesta en marcha.
41 4. Informar al personal de las empresas dedicadas a la comercialización de aros y lentes
que se implementará un Plan Estratégico orientado a mejorar la
eficiencia del recurso humano. 5. Supervisión y evaluación periódica de la efectividad y de los resultados de la implementación del Plan Estratégico. J. RECURSOS NECESARIOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL PLAN. Para implementar el Plan Estratégico de Gestión Empresarial es necesario utilizar los siguientes recursos: 2.
Humano: Para la implementación de este plan es necesario contar con la colaboración de todo el personal de la empresa y su disposición al cambio.
3.
Material Las medianas empresas dedicadas a la comercialización de aros y lentes deberán contar con las instalaciones y los materiales, necesarios para la implementación del Plan Estratégico de Gestión Empresarial.
4.
Financieros Las empresas deben contar con un presupuesto asignado para cubrir los costos de la implementación del Plan Estratégico.
5.
Técnicos: Las medianas empresas deben contar con procedimientos, sistemas, organigramas e instructivos, los cuales serán de mucha utilidad para la aplicación de las estrategias.
42 K. COSTOS DE IMPLEMENTACION DE LA PROPUESTA DE UN PLAN ESTRATÉGICO DE GESTION EMPRESARIAL.
Para la puesta en marcha de la propuesta del Plan Estratégico de Gestión Empresarial, deberá existir una partida presupuestaria de acuerdo a la capacidad económica de la empresa para cubrir los gastos que esto implica.
43
L. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
44