Calc I

Primeros pasos

Calc I – Primeros pasos: Entorno de trabajo, celdas y rangos

1. Entorno de trabajo Entre la amplia variedad de software existente, las aplicaciones de ámbito general que más interesan a nivel del ámbito científico son las hojas de cálculo. Sus orígenes se remontan a la década de 1970 cuando se buscaba una herramienta informática que fuera capaz de realizar cálculos matemáticos y financieros, permitiendo además rehacer rápidamente todos los cálculos sin más que introducir nuevos valores. Una de las múltiples hojas de cálculo existentes es la hoja de cálculo “Calc” que nos la proporciona el paquete ofimático OpenOffice. Para abrir el programa debemos acceder a la aplicación de OpenOffice (Por ejemplo desde su acceso directo) y seleccionar Hoja de cálculo.

Manuel Otero (Departamento de matemáticas)

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Una vez dentro de OpenOffice Calc nos encontraremos con una ventana que contiene los siguientes elementos:

Barras de herramientas

Barra de título

Área de trabajo

Cuadro de nombres

Barra de fórmulas

(Indica la celda que está activa)

OBSERVACIÓN: Existen otras barras de herramientas que podemos hacer visibles o no desde el menú Ver de la barra de menú principal. Estas barras suelen "aparecer" debajo de las otras dos visibles cuando estamos en un elemento asociado a las mismas (por ejemplo: una imagen, una tabla, etc.). También podemos acceder a las opciones de esas barras haciendo clic con el botón derecho sobre esos elementos (imágenes, tablas, etc.) a través del menú contextual emergente. Manuel Otero (Departamento de matemáticas)

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Filas, columnas y celdas Los documentos de trabajo de las aplicaciones de hojas de cálculo se denominan, genéricamente, libros. Éstos a su vez están compuestos por varias hojas, que inicialmente suelen ser tres, Hoja 1, Hoja 2 y Hoja 3 (aparecen nombradas en la parte inferior izquierda del programa), pero que pueden modificarse tanto en el número como en el nombre. Vemos, por tanto, que cada hoja de cálculo puede contener varias hojas y cada una de estas hojas la podemos utilizar para lo que mejor nos convenga. Por ejemplo, podríamos decir que la hoja de cálculo es como una carpeta en la que nosotros guardamos documentos de varios tipos: facturas, recibos, contratos... que en nuestro caso serán cada una de las hojas. A su vez, cada una de las hojas se compone de un entramado de filas y columnas, las columnas nombradas con números y las filas con letras. La intersección de una fila y una columna recibe el nombre de celda, y se identifica por la combinación de una letra y un número correspondientes a la columna y fila a las que pertenece (C7, N46, FJ2034…) En el cuadro de nombres encontraremos la referencia de la celda en la que nos encontramos. Si hacemos clic en las diferentes celdas veremos cómo este indicador varía.

Para desplazarnos por la hoja disponemos de las barras

de

desplazamiento, tanto vertical como horizontal. Si pulsamos en las flechas que aparecen en los extremos, nos desplazaremos en esa dirección, a lo largo de las columnas si es la barra horizontal y a lo largo de las filas si es en la barra vertical. Celda activa

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Abrir y guardar hojas de cálculo A continuación veremos cómo abrir un documento que ya existe, cómo generar uno nuevo y las diferentes opciones que tenemos cuando queremos guardarlo sin que modifiquemos el original. Si disponemos de un archivo de Calc, podemos abrirlo haciendo doble clic sobre el icono del mismo. También podemos abrir el archivo desde la propia aplicación. Esto lo podemos hacer de dos formas: desplegando el menú Archivo

/

Abrir o en la barra de herramientas estándar

seleccionamos el icono. Una vez creada una hoja de cálculo debemos guardarla, para ello, accederemos al menú Archivo / Guardar como… y seleccionaremos el lugar donde deseamos guardarla proporcionándole un nombre al archivo. OBSERVACIÓN: En Calc tenemos la posibilidad de mantener abierto más de un archivo simultáneamente, lo cual tiene una gran utilidad si consideramos que podemos trasladar datos de una hoja a otra mediante los procesos de Cortar y Pegar.

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2. Introducción de datos Activar celdas La información de una hoja de cálculo se almacena en las celdas, y para poder escribir en una de ellas es necesario activarla previamente (haciendo clic con el botón izquierdo del ratón). Conforme introducimos datos,

la barra de fórmulas se activará y a partir de este momento

podremos modificar el contenido de la celda también desde dicha barra.

Botón de validación: una vez introducido el dato este botón nos permitirá aceptarlo. (Hace la misma función que pulsar la tecla Intro) Botón de cancelación: una vez introducido el dato este botón nos permitirá eliminarlo

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Además, si la celda que se desea activar se encuentra en otra hoja de cálculo distinta de la que aparece en la ventana, habrá que activarla previamente haciendo clic en su correspondiente solapa.

Decir además, que el teclado también se utiliza para activar celdas, sobre todo cuando se están introduciendo datos en la hoja de cálculo. Además de las teclas de movimiento: Flecha arriba, flecha abajo, flecha izquierda, flecha derecha, disponemos de algunas combinaciones que permiten activar determinadas celdas y hojas de cálculo de un libro, las más importantes se indican en la siguiente tabla:

Inicio

Activa la primera celda de la fila.

Tab

Activa la celda situada a la derecha.

Mayúsculas + Tab

Activa la celda situada a la izquierda.

AvPág RePág Control + Inicio Control + Fin

Activa la celda situada una ventana de visualización más abajo. Activa la celda situada una ventana de visualización más arriba. Activa la celda A1 Activa la última celda que contenga datos.

Control + AvPág

Activa la hoja de cálculo siguiente.

Control + RePág

Activa la hoja de cálculo anterior.

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Introducir datos Básicamente, los tipos de datos que vamos a introducir serán: números, texto, fechas, horas y fórmulas. •

Número: es cualquier combinación de dígitos.



Fecha: las fechas poseerán un esquema de día, mes y año que se deberá seguir.



Hora: al igual que las fechas, las horas poseerán un esquema para su introducción.



Texto: Texto será para “Calc” toda aquella cadena de caracteres que no pueda interpretar como un dato de otro tipo.



Fórmulas: Independientemente del tipo de datos que hayamos introducido, la hoja de cálculo puede interpretar de dos maneras diferentes la información introducida: -

Puede tratarse de un dato introducido directamente en una celda, ya sea número, texto...

-

Puede ser una fórmula (es decir, una operación entre números o entre los valores que contienen dos o más celdas)

Decir, además, que hay que tener en cuenta una serie de reglas a la hora de introducir datos: •

Se pueden incluir puntos (por ejemplo, podemos escribir 1.000.000).



Una sola coma en una cifra será considerada como entrada decimal (es decir, podemos escribir 123,50).



Los signos de suma delante de los números serán ignorados.



Los números negativos deberán tener incorporado el signo de menos (-) o estar entre paréntesis.



Si escribimos dos cifras separadas por una barra (/) “Calc” interpretará que se trata de una fecha (1/2 será el uno de febrero),

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a no ser que pongamos el signo de igual delante, en cuyo caso se interpretará como una división.

Modificar los datos: Editar Aunque es posible corregir errores durante la introducción de un dato (borrando caracteres con la tecla retroceso y escribiendo otros nuevos), en muchas ocasiones habrá que modificar los existentes en las distintas celdas de un libro. Una vez activada la celda correspondiente hay dos opciones para modificar su dato: Introducir



un

nuevo

dato

que

sustituirá

automáticamente al existente en la celda. Modificar parcialmente el contenido de la celda; para



ello habrá que hacer doble clic en la celda o hacer clic en la barra de fórmulas. Insertar datos de otras hojas Una forma fácil de introducir en una fórmula referencias de otras celdas es la siguiente: una vez hemos comenzado a introducir la fórmula, cuando llega el momento de indicar la referencia de la celda en cuestión, en lugar de escribir

sus

coordenadas,

podemos

hacer

un

clic

en

la

celda

correspondiente, con lo que la referencia de la misma aparecerá en la fórmula. De este mismo modo podemos insertar en nuestras fórmulas referencias a celdas de distintas hojas del libro e incluso de diferentes Libros. Veamos cómo sería: 

En distintas hojas del mismo libro: cuando en la fórmula en cuestión llega el momento de introducir la referencia, nos dirigimos hacia la barra indicadora de hojas.

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En ella seleccionamos aquella hoja en la que se encuentre el dato que nos interesa. Tras esto, en la hoja seleccionada, marcaremos la celda (haciendo un clic sobre ella) que contenga el dato requerido. Una vez hecho esto, tendremos dos opciones: •

La fórmula ya está completa: podemos seleccionar el botón de validación

de

fórmulas

automáticamente

o

la

regresaremos

tecla

Intro,

a

hoja

la

con de

lo

que

origen

y

contemplaremos el resultado de la fórmula. •

La fórmula aún no está terminada: En este caso podemos actuar de diversas formas, siendo la más sencilla situarnos con el cursor en la barra de fórmulas y, en esa localización continuamos introduciendo la fórmula y al finalizar validamos la misma.



En distintas hojas de diferente libro: en primer lugar, deberemos tener abierto el libro en cuestión. Una vez hecho esto, podremos comenzar a introducir en nuestra hoja origen la expresión de la fórmula correspondiente. Cuando llegue el momento de introducir la referencia a la celda del otro libro, nos dirigiremos al menú Ventana y en la parte final del desplegable aparece una relación de todos los libros que se encuentran abiertos, seleccionamos el que nos interese, una vez abierto éste, seleccionamos la hoja y la celda en cuestión con un clic de ratón.

Tras esto, nos encontramos en la misma situación comentada anteriormente cuando la hoja estaba en el mismo libro: que la fórmula esté finalizada y que no lo esté. La solución a esta situación es exactamente igual, tan solo debemos tener en cuenta que ahora además de estar en hojas diferentes, también estaremos en libros diferentes.

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1. Abre una hoja de cálculo nueva e introduce en ella los datos que se ven a continuación. Guarda los datos con el nombre Calc1_Laboratorio_tu nombre.

2. Abre una hoja de cálculo nueva e introduce en ella los datos que se ven a continuación. Guarda los datos con el nombre Calc1_Almacenes_tu nombre.

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