BIBLIOTECA NACIONAL DE COLOMBIA (Contrato de consultor suscrito entre la FUNDACIÓN DE INVESTIGACIÓN Y PROSPECTIVA EMPRESARIAL – FARO y la ASOCIACIÓN DE AMIGOS DEL MUSEO NACIONAL DE COLOMBIA, identificado con el número 050 de 2011)

INFORME GENERAL

PERIODO COMPRENDIDO ENTRE 4 de mayo a 15 de diciembre, 2011

Raúl Trujillo Cabezas

BOGOTA. D.C., Diciembre 16 de 2011.

Indice

A.

INTRODUCCIÓN ........................................................................................................ 3

B. MODELO CONCEPTUAL DE CONSTRUCCIÓN DE MARCOS DE TRABAJO (FRAMEWORKS) ............................................................................................................... 4 Preámbulo ........................................................................................................................................... 4 Fundamento Teórico .......................................................................................................................... 5 Metodología ......................................................................................................................................... 7 C. RESULTADOS OBTENIDOS DE LA APLICACIÓN PARA LA CONSTRUCCIÓN DE MARCOS DE TRABAJO (FRAMEWORKS) ..................................................................... 12 Ruta de trabajo ................................................................................................................................. 12 Brechas .............................................................................................................................................. 15 Conceptualización de marcos de trabajo (Frameworks) .............................................................. 20 Estado de elaboración de los marcos de trabajo (Frameworks) .................................................. 23 Propuesta de trabajo ........................................................................................................................ 41 D. Resumen de las actividades de acompañamiento y trabajo de campo del contrato ............ 47 E.

REFERENCIAS .......................................................................................................... 52

F. ANEXOS .................................................................................................................................... 54

A. Introducción

Desplegar el compromiso adquirido con la Biblioteca Nacional de Colombia para la “asesoria para proveer acompañamiento especializado y consultoria relativa al Plan de Implementación del ROADMAP Digitalización y Conservación del Patrimonio Cultural e Histórico de la BNAL" y complementario a ello las recomendaciones y análisis sobre la “Caracterización y Esquemas actuales de Gestión en la Red Nacional de Bibliotecas Públicas”, es una oportunidad para impulsar su transformación y elevar sus competencias. En este sentido, realizar un trabajo que combina lo estratégico, lo táctico y lo operacional tiene como propósito central señalar el camino para establecer una ruta propia para fortalecer el intercambio de mejores prácticas en áreas claves; identificar las oportunidades de interacción institucional con las comunidades de interés sectoriales; señalar la transferencia de tecnologías necesarias para impulsar el desarrollo propio de la institucional y, por supuesto, incentivar la incorporación de conocimiento científico y tecnológico en la cotidianidad de las personas para mejorar su desempeño.

Por supuesto, desde la perspectiva expuesta, el análisis estratégico, táctico y operacional implica desarrollar un proceso sistémico y dinámicamente complejo. De ahí que abordar su comprensión exigió abandonar los modelos simples y lineales tan difundidos en las decadas pasadas.

Las implicaciones del análisis estratégico, táctivo y operativo para la Biblioteca Nacional de Colombia constituye el primer paso para obtener una comprensión clara de un sistema complejo de actividades y procedimientos que implican una acción proactiva de parte de los líderes de la organización y los actores vinculados, para hacer de la biblioteca, un espacio de práctica de clase mundial.

B. Modelo conceptual de construcción de marcos de trabajo (FRAMEWORKs) Preámbulo

La inteligencia competitiva surge como una necesidad ante los retos de un entorno cambiante y altamente competitivo, pues para hacer de nuestras organizaciones y regiones, realmente competitivas resulta esencial comprender cómo la dinámica de la innovación se hace más cotidiana en su uso y aplicación, en particular por la velocidad actual que exponen los permanentes cambios ambientales, económicos, sociales, culturales y tecnológicos, que dan carácter y singularidad a toda una ola de fuerzas de cambio.

El análisis de futuro desarrollado para la Biblioteca Nacional de Colombia, hace necesario reconocer los insumos de información indispensables para avanzar en la identificación de las mejores prácticas a favor de la biblioteca, que faciliten su desarrollo a partir de la construcción colectiva y del despliegue de capacidades de anticipación frente a la visión de futuro al 2019. El proceso de despliegue para la materialización de las espectativas de construcción al futuro requiere un espacio de trabajo que integre a los líderes y expertos de la institución, en primera instancia, para luego avanzar en la construcción colectiva con los actores claves del sector.

Los resultados de aplicar las prácticas asociadas a inteligencia competitiva y de M&S, se integran al estudio de futuro denominado “Estudio Prospectivo Estratégico para la BIBLIOTECA NACIONAL DE COLOMBIA”, facilitando a los planificadores y tomadores de decisión, la elección de prácticas reconocidas y documentadas en la literatura científica internacional, como medio para compilar un conjunto de métodos, técnicas, marcos y fundamentos que faciliten la transformación de las formas y maneras de realizar el quehacer actual, al interior de la institución. Lograr tal propósito involucra desplegar en un primer momento de acción, el empleo de habilidades de aprendizaje organizacional.

El aprendizaje organizacional, resulta solo el primer eslabón en el proceso de construcción de largo plazo iluminado por la visión de futuro al 2019 de la Biblioteca Nacional de Colombia. Avanzar en tal propósito, exige abordar otros espacios de construcción, donde un segundo momento deberá

corresponder a la formalización de capacidades institucionales de gestión de conocimiento, que permitan apropiar las enseñanzas adquiridas durante el aprendizaje organizacional inicial.

Surtidos los dos momentos antes mencionados, el proceso de construcción de futuro, debe abandonar las fronteras organizacionales de la Biblioteca Nacional de Colombia, para avanzar en su legitimación gracias al desarrollo de un espacio de construcción colaborativa basado en la interacción con comunidades y grupos de interés. Esto por supuesto resulta en la realización del tercer momento.

Los resultados de emplear la inteligencia competitiva y la M&S, se convierten en insumos para el desarrollo del proceso de construcción estratégica cuyo horizonte de realización al 2019, tiene como espectativa central transformar a la Biblioteca Nacional de Colombia y a su comunidad en un ejemplo de clase mundial.

Fundamento Teórico

El campo de trabajo de la inteligencia competitiva, resulta de la integración multidisciplinar de la estrategia, la inteligencia económica, la sociología y el pronóstico tecnológico.

En el campo de la estrategia, bien se destacan los aportes de Michel Porter en estrategia competitiva (Porter, 1980), (Crozier y Frielberng, 1977), (Galbraith,1973), Milgram (1975), (Mintzberg 1982) y por supuesto tienen su más lejano antecedente en el Arte de la Guerra de Sun Tzu.

En el campo de la inteligencia económica, se destacan aportes principalmente Foucault (Surveiller et Punir) (1975), (Thorelli, 1986), (Teece, 1977), (Schumpeter, 1939), Williamson (1975), Coase (1937) y Berle y Means (1932).

En el campo de la sociología, se pueden resaltar los aportes de (Crozier y Frieldberg, 1977), (Milgram, 1975), Kuhn en la revolución científica (Kuhn, 1972), Polanyi (1958) y (Fereyabend, 1979).

El pronóstico tecnológico resulta otro espacio de trabajo clave, articulador cuyos origenes datan a la propuesta realizada por la Rand Corporation con la formulación de la técnica Delphi (año 1959). Entre las prácticas actuales con mayor reconocimiento internacional se destacan los ejercicios de pronóstico tecnológico del MITI del Japón y el trabajo desarrollado por William Halal 1 en la Universidad George Washington en el reconocimiento de megatendencias tecnológicas.

En la actualidad la sociedad profesional en estrategia e inteligencia competitiva (SCIP por sus siglas en inglés), se constituye en la comunidad más influyente que agrupa a los profesionales en este campo de trabajo alrededor del mundo.

Es conveniente recordar que la prospectiva estratégica apoya un proceso de planeación para el futuro, no es una evaluación del pasado del problema en cuestión. Analizar el pasado sólo es útil en tanto haga posible comprender los procesos que han ocurrido (Garduño, 2007).

En cuanto se refiere a prácticas relativas a M&S, se han destacado recientemente los desarrollos en ciencias sociales liderados por Sokolowsi (2009), producto de una amplia tradición de entre quienes se destacan Law AM (2006), Fishwick (1995), Banks (1998) y Corwell (1999).

Dadas las necesidades de abordar en el proceso de construcción de los marcos de trabajo (Frameworks) procesos relativos a la gestión de conocimiento, vale mencionar como uno de los exponentes más sobresalientes el trabajo del doctor Rao (2005) quien compila las principales experiencias internacionales afines al propósito expuesto en el presente documento. destacados autores son Conway y Sligar (2002), y Pfeffer (2000).

1

Se puede consultar el sitio Web llamado www.techcast.org para obtener información actualizada.

Otros

Metodología

Para el desarrollo de las prácticas asociadas a la inteligencia competitiva y de M&S, se contemplan cuatro momentos: Aprendizaje organizacional Gestión de conocimiento Construcción colaborativa con comunidades y grupos de interés Clase mundial Gráfica no.1 Proceso de construcción y apropiación Frameworks

Fuente: Elaboración propia del autor

La definición de cada uno de los cuatro momentos aborda los siguientes pasos:

Momento #1: Aprendizaje organizacional Incluye el uso de prácticas relativas a inteligencia competitiva, centradas particularmente con el reconocimiento de los aspectos más sobresalientes alrededor de los asuntos críticos de interés,

disponible en la literatura científica. El despliegue de las prácticas en inteligencia competitiva exige el acceso a repositorios de artículos científicos2 de excelencia, que debe ser traducido en dos aspectos claves: Recopilación de artículos de la literatura científica de valor para los objetivos de construcción de los marcos de trabajo (Frameworks) y elaboración de mapas de conocimiento como evidencia de la apropiación de los involucrados.

Resulta conveniente en este proceso disponer de herramientas de gestión de contenidos que faciliten la construcción de una “piscina de conocimiento”. El proceso concluye con la identificación de un conjunto de métodos, técnicas, marcos y fundamentos de potencial aplicación para la Biblioteca Nacional de Colombia, que contribuyan a la transformación de las formas y maneras de realizar el quehacer actual, al interior de la institución.

Momento #2: Gestión de conocimiento Hace referencia a desarrollar un espacio colaborativo al interior de la Biblioteca Nacional de Colombia que permita la formalización de capacidades institucionales de gestión de conocimiento para apropiar las enseñanzas adquiridas durante el aprendizaje organizacional inicial.

Implica la comprensión plena de los diversos métodos, técnicas, marcos y fundamentos de potencial aplicación (horizontales y verticales). Lograr tal propósito exige el empleo de prácticas relativas a M&S, de modo que sea posible reconocer puntos de convergencia a favor de artícular las responsabilidades funcionales, los procesos propios del quehacer institucional y las previsiones establecidas en la visión de futuro de la Biblioteca Nacional de Colombia. El documento del Anexo A, trata sobre la aplicación de técnicas de M&S que hacen posible construir circuitos virtuosos que proveen dos tipos de características claves: -

Reconocimiento y comprensión del sistema (institucional)

-

Identificar capacidades para la toma de decisión y para la simulación tipo “What if” (que tal si …)

2

Se recomienda el empleo de bases de artículos científicos caracterizadas por su multidisciplinariedad, tales como ISI Web of Science, SCOPUS y SIRUS.

El proceso concluye con la construcción de la modelación del sistema y la articulación (insumos, procesos, productos) de los distinto artefactos3 reconocidos y apropiados.

Momento #3: Construcción colaborativa con comunidades y grupos de interés Hace referencia a la puesta en marcha de procesos colaborativos que favorezcan la inclusión y la obtención de la legitimidad de los avances institucionales logrados al interior de la Biblioteca Nacional de Colombia. Implica desarrollo un sólido programa de comunicación y divulgación; sumado a la necesidad de construir procesos de discusión técnica y aval político.

El proceso, puede significar realizar modificaciones en los desarrollos institucionales logrados al interior de la Biblioteca Nacional de Colombia.

Se recomienda emplear técnicas basadas en

pensamiento creativo, que fortalezcan las habilidades de “pensar fuera de la caja!” y el logro de concensos. Termina el proceso, cuando se establecen los acuerdos expresados estos en rutas4 de desarrollo estratégico.

Momento #4: Clase mundial Realizados los procesos anteriores, el cuarto momento tiene que ver con el desarrollo “regular y sistemático” de ciclos basados en la gestión de conocimiento.

El proceso de gestión de

conocimiento esta dirigido a profundizar en el uso de los artefactos apropiados, el mejoramiento continuo en el empleo de los circuitos virtuosos construidos a partir de las prácticas de M&S y el desarrollo de capacidades que permitan obtener mejoras sostenibles en el tiempo. El proceso debe incluir la liberación sistemática de “nuevas versiones” del conocimiento inicialmente adquirido, en respuesta a dos desafíos claves: 3

Cambios de las condiciones del entorno (orientado por la demanda), y

Conjunto de métodos, técnicas, marcos y fundamentos de potencial aplicación. Se recomienda en este momento del proceso emplear técnicas como TRM para la clara identificación y visualización de los planes previstos en relación al horizonte de tiempo establecido en el plan estratégico de la Biblioteca Nacional de Colombia. 4

-

Innovaciones propias, producto del quehacer institucional (orientado por la oferta).

El gráfico siguiente muestra el modelo de trabajo propuesto durante este momento. Gráfica no.2 Circuito de reflexión prospectivo

Fuente: TRUJILLO (2005)

El circuito de reflexión prospectivo incluye las lecciones aprendidas durante la práctica de foresight en los últimos diez años en Europa y Latinoamérica, junto a la madurez alcanzada y a las enseñanzas aportadas por la prospectiva estratégica francesa, que pueden ser sintetizadas en los siguientes elementos (Trujillo, 2008): “Inteligencia colectiva” –inclusión, gobernabilidad, divulgación, implementación y evaluación.

El proceso concluye con la construcción y apropiación de buenas prácticas dentro del quehacer institucional de la Biblioteca Nacional de Colombia y de las comunidades y actores de interés relacionados. La expectativa a este respecto es lograr el cumplimiento de la visión de futuro al 2019. El nuevo camino de construcción se puede re-definir con el establecimiento de una nueva visión de futuro. Por supuesto que la combinación virtuosa de las capacidades locales y del

aprendizaje logrado a partir de la experiencia global, traen la oportunidad de desarrollar una actitud glocal (combinación de la mirada global con la acción local) inmersa en un proceso basado en red, como medio preferente de construcción de la institucionalidad.

En cuanto al proceso de gestión de conocimiento, inherente en todas los momentos antes abordados, la gráfica siguiente muestra, los elementos conceptuales involucrados. Gráfica no.3 Aspectos claves en la gestión de conocimiento

Fuente: RAO (2005)

Los cuatro elementos señalados, resultan una adaptación del modelo “Fisiológico Phoenix” (RAO, 2005), cuyo propósito central es fácilitar la evolución y atender las necesidades de arquitectura relativas a la construcción de un sistema de gestión de conocimiento. En el particular caso de la

Biblioteca Nacional de Colombia, significa la oportunidad de materializar un espacio de pensamiento constituido en un “espacio permanente de construcción en progreso”, que incluya entre otras capacidades, la generación, captura, uso y mantenimiento de conocimiento.

C. Resultados obtenidos de la (FRAMEWORKs)

aplicación

para

la

construcción

de marcos de trabajo

Ruta de trabajo

Para abordar los desafíos de la consultoría, se desplegó como modelo de trabajo la construcción de marcos de trabajo (FRAMEWORKs), cuyo resultado inminente es la integración de requerimientos tecnológicos, las necesidades de cambio organizacional y el prestar atención especial a los objetivos misionales de la Biblioteca Nacional de Colombia. Así para abordar el desarrollo de la consultoría para alinear las iniciativas de BND y RNBP se propuso una ruta de trabajo basada en la concepción de un paquete de Frameworks, que permitierán impulsar nuevas prácticas organizacionales y incorporar para la organización espacios de reflexión relacionados con el reconocimiento de potenciales artefactos en respuesta a un universo de necesidades.

La consultoría incorporó prácticas de trabajo colaborativo, pensamiento creativo y procesos de inteligencia colectiva acticipatoria para lograr los fines propuestos; por supuesto, la elección y adopción por parte de la organización de aquellos artefactos identificados como los más convenientes hará posible impulsar procesos organizacionales alrededor de necesidades inicialmente previstas como: -

Desarrollo de un ANS (Acuerdo de niveles de servicio)

-

Desarrollo de un conjunto de pruebas piloto para fortalecer las capacidades de la RNBP

-

Fortalecimiento de las capacidades operacionales de la iniciativa de BND

-

Contribuir a la definición de prácticas en administración de contenidos

-

Manejo de versiones y formatos de contenidos

-

Reconocer las prácticas más convenientes para mejorar la interoperabilidad y adaptación para la implementación futura de sistemas de información

-

Identificar potenciales interfaces comunes para los sistemas de información

-

Establecer las bases para el cambio de biblioteca tradicional a biblioteca digital

-

Reconocer las prácticas claves para impulsar el desarrollo de una política de control de derechos de autor, en el proceso de digitalización y creación de contenidos digitales

-

Reconocimiento de modelos de arquitectura empresarial a favor de la iniciativa de BND

-

Identificación de alternativas que favorezcan la sostenibilidad de la BND

-

Reconocimiento de prácticas en administración de contenidos (meta-datos) en preparación a fases avanzadas (p.ej uso de ontologías), y

-

Reconocer las opciones disponibles para la definición de un meta-sistema de búsqueda

El resultado de los abordajes antes mencionados, trae como consecuencia la oportunidad de establecer los elementos claves para potenciar las oportunidades de integración entre la actividad propia de la Biblioteca Nacional de Colombia y los compromisos frente a constituirse como cabeza de la RNBP, tal como se puede observar en la gráfica 4. El surgimiento de nuevos desafíos y los propósitos institucionales de la Biblioteca Nacional de Colombia, hacen posible prever la necesidad de incorporar numerosas nuevas prácticas a los procesos y maneras de gestión tradicionales entre las unidades que conforman la biblioteca. El proceso de transición entre lo análogo y lo digital significa un desafío sustantivo que cambiará las relaciones de intercambio al interior de la institución y de esta con sus comunidades de interés y los múltiples actores que emergen producto de la transición. La visibilidad de la institución, gracias al surgimiento de nuevos canales y medios de trabajo colaborativo y de gestión basados en red es otro de los aspectos relevantes previsibles del cambio de cuyo resultado surgirán desarrollos misionales novedosos y que superan las condiciones de operación y acción actuales, y no menos importante es descatar como el despliegue del plan estratégico formulado como el acompañamiento de actores externos como lo son KOICA y la Fundación Bill y Melinda Gates están incorporando e incrementaran en el mediano plazo procesos y lenguajes que exigirán elevar las competencia de los funcionarios y de los vinculados a la Biblioteca Nacional de Colombia.

Gráfica no.4 Proceso de construcción y apropiación Frameworks

Fuente: Elaboración propia del autor

Una presentación detalla del proceso de construcción y apropiación de los Frameworks se presenta en la gráfica 5. El proceso abordado en la presenta consultoría a partir de la participación y apropiación de los funcionarios participantes del metodo de aplicación propuesto alcanzó un avance sustancial al definir un conjunto de asuntos críticos y el reconocimiento de los potenciales artefactos más convenientes. Se recomienda a la Biblioteca Nacional de Colombia continuar el despliegue del metodo referido de modo que haga posible una transformación desde las prácticas actuales de la institución hacia una de clase mundial.

Gráfica no.5 Proceso de construcción y apropiación Frameworks

Fuente: Elaboración propia del autor

Brechas

El desafío antes mencionado resulta un camino que supera las intenciones de corto y mediano plazo y se enmarca en los lineamientos estratégicos –de largo plazo- establecidos en el Plan Prospectivo Estratégico 2009-2019 formulado para la Biblioteca Nacional de Colombia. Evidencia de los desafíos mencionados, se pueden observar en el siguiente conjunto de gráficas.

Gráfica no.6 Benchmarking (parte 1)

Fuente: Elaboración propia a partir de los aportes de la alta gerencia de la Biblioteca Nacional de Colombia

Los resultados del primero de los cuatro radares que exponen las condiciones relativas en asuntos críticos de la Biblioteca Nacional de Colombia, muestra una posición de rezago importante con instituciones y prácticas internacionales pertenecientes a los países OECD. Las brechas con otros países de la comunidad internacional son reconocidas como menores, en particular en aspectos como: Actividades propias de la conservación y la gestión de conocimiento. En cuanto a la referenciación con los países de Latinoamérica, las brechas resultan menos evidentes, en particular en cuatro aspectos como: Normatividad, buenas prácticas organizacionales, actividades propias de la conservación y la gestión de conocimiento. En resumen, se destacan las actividades propias de la conservación y la gestión de conocimiento como los aspectos más destacados de la Biblioteca Nacional de Colombia, aunque por supuesto existe un evidente espacio de oportunidad de mejora.

Gráfica no.7 Benchmarking (parte 2)

Fuente: Elaboración propia a partir de los aportes de la alta gerencia de la Biblioteca Nacional de Colombia

Los resultados del segundo de los cuatro radares que exponen las condiciones relativas en asuntos críticos de la Biblioteca Nacional de Colombia, muestra una posición de rezago muy importante con instituciones y prácticas internacionales pertenecientes a los países OECD. Las brechas con otros países de la comunidad internacional son reconocidas como menores, en particular en aspectos como: gobierno en línea, empleo de redes sociales digitales, cultura y clima organizacional y la disposición de infraestructura para creación de valor (cadena de valor).

En cuanto a la

referenciación con los países de Latinoamérica, las brechas resultan menos evidentes, en particular en tres aspectos como: posicionamiento, organización en red y cooperación internacional. En resumen, se destacan la cooperación internacional y la organización en red como los aspectos más destacados de la Biblioteca Nacional de Colombia, aunque por supuesto es preciso mencionar que los espacios de oportunidad de mejora son diversos y muy prometedores, en particular con el despliegue sostenido de las iniciativas de cooperación internacional como BND (Koica) y RNBP (Fundación Bill y Melinda Gates).

Gráfica no.8 Benchmarking (parte 3)

Fuente: Elaboración propia a partir de los aportes de la alta gerencia de la Biblioteca Nacional de Colombia

Los resultados del tercero de los cuatro radares que exponen las condiciones relativas en asuntos críticos de la Biblioteca Nacional de Colombia, muestra una posición de rezago importante con instituciones y prácticas internacionales pertenecientes a los países OECD. Las brechas con otros países de la comunidad internacional son reconocidas como menores, en particular en aspectos como: procesos de planificación, institucionalidad y prácticas vinculadas a propiedad intelectual. En cuanto a la referenciación con los países de Latinoamérica, las brechas resultan menos evidentes, en particular en tres aspectos como: trabajo con comunidades, procesos de planificación y capacidades de organización como los aspectos más destacados de la Biblioteca Nacional de Colombia, aunque por supuesto es preciso mencionar que los espacios de oportunidad son amplios, pues los resultados del radar destacan brechas sustanciales.

Gráfica no.9 Benchmarking (parte 4)

Fuente: Elaboración propia a partir de los aportes de la alta gerencia de la Biblioteca Nacional de Colombia

Los resultados del último de los radares que exponen las condiciones relativas en asuntos críticos de la Biblioteca Nacional de Colombia, muestra una posición de rezago muy importante con instituciones y prácticas internacionales pertenecientes a los países OECD y con otros países de la comunidad internacional. En cuanto a la referenciación con los países de Latinoamérica, las brechas resultan menos sustanciales. En resumen, se destaca la necesidad de abordar especios de mejora sustantivos en los cuatro aspectos tratados.

Los 27 aspectos antes mencionados, muestran un panorama importante de desafío para la Biblioteca Nacional de Colombia frente al futuro.

La aplicación del método de conceptualización de

Frameworks y su posterior apropiación resultan el camino más conveniente para crear y poner en

marcha un clima de cambio, por supuesto, como se ha reiterado antes, alineado con el Plan Prospectivo Estratégico 2009-2019.

La inicial conceptualización de los Frameworks y su posterior apropiación, no resultan un desafío menor, más si una gran oportunidad para favorecer los siguientes contexto de cambio: -

Aceleración de la producción de conocimiento propia (Biblioteca Nacional de Colombia) y colaborativa (RNBP)

-

Difusión global de la producción de conocimiento

-

Efectivo trabajo con comunidades de interés y red de actores vinculados

-

Virtualización (sustancial incremento del uso de Internet)

-

Desarrollo de infraestructura tecnológica y de trabajo en red

El trabajo desarrollado de manera colectiva e inclusiva durante la vigencia de la consultoría arrojó los siguientes resultados específicos en relación a los aspectos tratados, los asuntos críticos discutidos y los artefactos identificados.

Conceptualización de marcos de trabajo (Frameworks)

El reconocimiento de los asuntos críticos alrededor de la formulación estratégica de la Biblioteca Nacional de Colombia y los objetivos previstos por parte de la actividad de consultoría exigió concebir un espacio de reflexión de inteligencia colectiva anticipatoria basado en el empleo de técnicas que estimulen el pensamiento creativo para la identificación de asuntos críticos.

Las técnicas de pensamiento creativo empleadas son tomadas del The Memory Jogger II desarrollado por Michael Brassard y Diane Ritter.

El espacio de reflexión combinó las técnicas Brainstorming y Affinity. Los resultados de aplicar dichas técnicas permitieron reconocer 256 ideas, que luego fueron agrupadas en 27 ideas fuerza; que por su significancia respecto a la comprensión alrededor de la actividad propia de la biblioteca se

constituyen en asuntos críticos conforme a los propósitos de aplicación del método de trabajo. El material de trabajo puede ser consultado en el documento denominado:

FRAMEWORKS (Agenda) (v3) Elaboración: Raúl Trujillo Cabezas, Julio 2011

Los asuntos críticos identificados fueron:

-

Actividades propias de la conservación

-

Políticas

-

Gestión de la información

-

Marketing del patrimonio

-

Colaboración y difusión

-

Gestión de conocimiento

-

Normatividad

-

Construcción social

-

Infraestructura en TI

-

Buenas prácticas especificas (verticales)

-

Buenas prácticas organizacionales (horizontal)

-

Redes sociales digitales

-

Organización en red

-

Cultura y clima organizacional

-

Cadena de Valor (Infraestructura)

-

Cooperación internacional

-

e-government

-

Posicionamiento

-

Calificación de proveedores

-

Características ILS

-

Gestión de TI

-

Modelo de negocio

-

Capacidades de organización

-

Procesos de planificación

-

Propiedad intelectual

-

Institucionalidad

-

Comunidades

Por cada uno de los asuntos críticos se desarrolló un proceso de revisión de la actividad de producción científica más relevante, la cual se puede consultar en la plataforma FengOffice. En la gráfica 10, se muestra una imagen del gestor de contenidos. Gráfica no.10 Imagen de FengOffice

Fuente: FengOffice (2011)

Los 27 asuntos críticos identificados previamente, fueron la guía para realizar un proceso de indagación bibliográfica, a través de la consulta de articulos científicos en la base de conocimiento

científico denominada ISI Web of Science. El material correspondiente a la literatura científica fue puesto a disposición de los participantes a través de la plataforma FengOffice5, de modo que pudieran compilar los artículos científicos promisorios, disponer su lectura y así reconocer experiencias internacionales y referencias conceptuales abordadas en la frontera de conocimento de los asuntos abordados.

Estado de elaboración de los marcos de trabajo (Frameworks)

Los resultados obtenidos en el espacio de reflexión, cuyo enfoque fue desplegar inteligencia colectiva anticipatoria en la Biblioteca Nacional de Colombia, favoreció la incorporación de prácticas bibliometricas en el grupo de funcionarios que colaboraron eschechamente a través de la consulta, selección y extracción de artículos científicos pertinentes a los asuntos de discusión. Durante el proceso se incorporaron mejoras al conjunto de asuntos críticos reconocidos y cuyo proceso en términos del alcance de la presente consultoría es la identificación de los artefactos – potenciales- más convenientes para ser incorporados como buenas prácticas al interior de la Biblioteca Nacional de Colombia. Muchos de estas prácticas dado su impacto hacia las comunidades de interés deberán ser socializados.

La tabla siguiente, muestra un esquema que reune por cada uno de las tématicas de interés discutidas, los aspectos que han sido abordados para su discusión y que contextualizan los 27 asuntos críticos identificados Tabla no.1 Proceso de construcción y apropiación Frameworks Asuntos críticos

Aspectos de discusión Soportes en la conservación

Tipos de soportes Procedimientos de recuperación de información Sistemas de información

Procesos de conservación

Transversales (protocolos)

Actividades propias de la conservación

5

La plataforma FengOffice informa 441 objetos registrados.

Preservación digital Repositorios Prevención Métodos de valoración Procesos de salvaguarda Convivencia análoga-digital

Comunidades de práctica

Iniciativas de socialización de la conservación del pat Interdisciplinariedad Conservación de material audio-visual

Políticas

Colecciones y servicios Conservación Recuperación Organización de la información

Gestión de la información

Marketing del patrimonio

Actividades de recuperación (heritage recovery) del patrimonio Actividades de organización de la información

Conservación de material alternativo (grafitis, perform Intercambios disciplinares Manejo de bienes culturales Políticas de consulta y acceso a las colecciones Preservación Desarrollo de colecciones Control bibliográfico Mecanismos de adquisición Procesos de recuperación Procesos de catalogación Procesos relativos a lenguajes controlados Procesos de alistamiento Medios Tipos

Divulgación y Publicaciones

Redes de divulgación Uso de TICs para

Procesos comunicacionales Colaboración y difusión De base tecnológica Procesos colaborativos relativos al patrimonio Modelos colaborativos

Estudios especializados en colecciones Investigación aplicada Investigación + Desarrollo Desarrollo de comunidades científicas Gestión de conocimiento Procesos de monitoreo del entorno

Talento humano

Normatividad

Marco Político y Legislativo

Desarrollo de productos y servicios Reconocimiento patrimonio cultural Métodos y técnicas Reconocimiento de nuevas tecnologías Procesos de difusión Procesos de formación relativos al patrimonio cultura Definición de competencias laborales Modelos de organización colaborativa

Modelos normativos relativos a

Depósito legal Iniciativas sectoriales Comunidades Espacios de participación Construcción social Generación de capital social (Colecciones y servicios)

Construcción social

Multiculturalidad

Legado diversidad cultural (indígenas, afros, etc) Construcción memoria-identidad

Condiciones de almacenamiento Aseguramiento Acceso y control Infraestructura en TI

Buenas prácticas especificas

Institucionales Regionalización Internacionalización

Seguridad informática Sostenibilidad ambiental Especificaciones de los depósitos Espacios físicos de consulta Bio-seguridad Automatización Ambientes Recuperación

(verticales)

Buenas prácticas organizacionales (horizontal)

Conservación Organización Acceso y difusión BPMs ISO 9000 ISO 27000 Procesos de formación

Procesos de difusión

Gestión interculturalidad

Procesos de intercambio

Redes sociales digitales

Redes sociales digitales

Popularización de patrimonio cultural

Vinculación de comunidades en situación de desventa Reconocimiento de los intereses de las comunidades Gobernabilidad

Reconocimiento institucional Herramientas analíticas Herramientas de gestión de TI

Regulación Adopción de nuevos lenguajes, semánticas y palabras Modelos de organización Procesos de difusión Modelos de cooperación Procesos de intercambio Organización en red

Organización en red

Acceso a información de alto nivel Modelos de gestión de contenidos Regulación

Adopción de nuevos lenguajes, semánticas y palabras Para la gestión legislativa

Cultura y clima organizacional

Cultura y clima organizacional

RNBP BNAL Sectorial Organizacional Físico Logístico

Cadena de Valor (Infraestructura)

Infraestructura TI

Cooperación internacional

Cooperación internacional

Modelos de cooperación Procesos y ciclos de intercambio Proyectos internacionales Alianzas

e-government

e-government

Posicionamiento

Posicionamiento

Calificación de proveedores

Seriedad Confiabilidad Experiencia Innovación Soporte Mantenimiento Legalidad

G2C G2B G2G Marketing cultural Modelos de sostenibilidad financiera e-marketing e-services

Capacidades de reporte Capacidades de migración de información

Características ILS

Funcionalidades Operaciones básicas

Normalización de contenidos

Amigable

Motor de búsqueda Capacidades de compartir recursos Herramientas de productividad

Gestión de información

Redes sociales Integración

Servicios colaborativos Orientado a Web Firmas digitales Directorio activo Manejo de ancho de banda Web 2.0 / Web 3.0

Robusto Escalable Arquitectura

SOA BPM /BPMN Web Services

Inter-operabilidad Multi-plataforma

Gestión de TI

Modelo de negocio

Talento Humano

Modelos de licenciamiento Garantías

BDMS OS Networking Modalidades de soporte Formación en TI CobIT ITIL

Prácticas de mantenimiento de software Estructuras organizacionales Modelos de asociación

Capacidades de organización

Articulación de procesos locales con las redes Caracterización de actores Niveles de coordinación Topologías de red ILS Plataformas de comunicación Utilización de TICs en redes de bibliotecas Interoperabilidad Robustez Procesos de divulgación y socialización Tradicionales Modelos de prestación de servicios De base tecnológica Procesos cooperativos entre redes de bibliotecas públicas Segmentación de servicios (nichos) Catalogo colectivo Colecciones Recursos compartidos Modelos de desarrollo de bibliotecas que enfrenten el cambio climático Propuestas normativas para gestión de bibliotecas en red Articulación de redes de bibliotecas en el contexto del desarrollo territorial Modelos de interacción en red entre bibliotecas

Procesos de planificación Modelos de promoción del quehacer de las bibliotecas y su importancia social y cultural Interacción entre redes Evolución de modelos y estructuras de red Articulación de proyectos en red Modelos de gestión en PI para bibliotecas Modelos de gestión en PI para redes de intercambio Gestión del patrimonio cultural Propiedad intelectual

Modelos de propiedad Metodologías Derechos de autor digitales (cc)

Colecciones y servicios Recuperación de la información

Industrias culturales Políticas públicas Esquemas de inversión Institucionalidad

Las bibliotecas en contextos territoriales

Modelos de información

Local Urbano-Regional Provincial o Departamental Nacional

Gestión de la identidad local, oral y escrita. Participación social y comunitaria en las bibliotecas públicas Comunidades

Planificicación, evaluación de servicios, estudios de necesidades y expectativas de información de Organizaciones sociales

Fuente: Elaboración propia del autor a partir de la participación de los funcionarios (grupo élite) de la Biblioteca Nacional de Colombia

El trabajo colaborativo desarrollado alrededor de los 27 asuntos críticos antes esquematizados hizo posible compilar experiencias, casos de estudio, métodos y técnicas de potencial valor para su adopción. Este conjunto de hallazgos se denominan artefactos, cuya identificación fue guíada por la formulación de preguntas claves, así los resultados se presentan a continuación: Tabla no.2 Proceso de construcción y apropiación Frameworks Temáticas de interés

Actividades propias de la conservación

Asuntos críticos / Artefactos Necesidad de información: Políticas de conservación France Netherland approach Recovery/Conservation Offices UCLA & Cornell Univ

Colaboración y difusión

Gestión de conocimiento

Normatividad

Construcción social

Necesidad de información: Colaboración/aplicación multidisciplinar e interinstituc Collaborative Mgmt Cooperation (practices) Necesidad de información: Prácticas relativas a I+D+I COPs Think Tank PI (Patentes, artículos científicos) ISO - Innovation (Schumpeter) Necesidad de información: Estándares: Topologías, homologación Nanotech applications Nanotech applications, Protocols (ISO11799:2003, Risk Mgmt (NTC5354)) Biotech multidisciplinary applications OSHAS 18001/18002 ISO 14001, ISO 9001, ISO 17025, ISO Z39.79:2006 Necesidad de información: Generación de capital social UniToronto Plataforma Talis UniOslo UniNoruega UniLoughborough

Infraestructura en TI

Buenas prácticas organizacionales (horizontal)

Redes sociales digitales

Organización en red

Cultura y clima organizacional

Cadena de Valor (Infraestructura)

Cooperación internacional

e-government

Posicionamiento

Calificación de proveedores

Características ILS

UniMurcia: Confianza&Integración. Biblioteca Hibrida. Necesidad de información: Tecnologías emergentes en bioseguridad y TICs (almacenamiento IT: Autenticidad, Integridad, Usabilidad, Legibilidad. SAN/NAS Cloud* Escalabilidad, Fiabilidad. Sistemas híbridos. Necesidad de información: Normalización de procesos BRMS / BPMs Skills (Libro Blanco) Necesidad de información: Metodología que desarrolle la comunidad Collaborative structure Open Access Tools (Sw) Circuits of relationships Necesidad de información: Roles y responsabilidades Collaborative Mgmt Digital Spaces (PAJEK) Necesidad de información: Arquitectura de la red (comportamiento) + brechas digitales +

SPSS 15.0, Diagrama Ishikawa (C/E diagrama): UniCuba. Gestión del Cambio. Análisis

Necesidad de información: Cadena de Valor (Cadena de abastecimiento - SCM SCM Value Add (M. Porter)

Necesidad de información: Modelos de cooperación (funciones, servicios, colecciones) + A Profundidad Portals (GABRIEL): Intl Platforms + Certified (HR)

Necesidad de información: Estadio de evolución (servicios) Manual 3.0 (Decreto 1151 de 2011) m-gov, e-democracy Necesidad de información: Estrategias y Experiencias (calidad, servicios, organizac Canales de distribución de servicios, Cadena de valor (M.Porter). SEO (Search Engine Optimization): Marketing digital+territorial (redes) Turismo cultural (GIS). Advocacy-GL, Biblioteca Nacional de Australia (Relais Necesidad de información: Definición y reconocimiento de socio(s) de TI estratégic Consorcios Pares Co-referenciación Inteligencia competitiva Referencias (Library report, Library Technologies) Necesidad de información: Métodos de evaluación de TI (Software) + Arquitectura de in BRMS, BPMs Modelos conceptuales (FRBR,FRAD, FRSAD) IFLA (PIC, ISBD), Códigos (RCA2, RDA)

Metadatos (Dublin core, MARC21, MODS) Protocolos (Z3950, OAI), ISO (2709, 2788) ISO (2709, 2788) OPACs. W3C (IEEE). Modelo Pearllgrowing. SOA-OAIS Semantic Web (Ontologies) Necesidad de información: Modelos de evaluación de gestión de TI ISO 2700X, CobIT, ITIL, VAL IT, ISO 38500, PMBOK/PRINCE2, CMMI, TQM Gestión de TI

Modelo de negocio

Capacidades de organización

Procesos de planificación

Propiedad intelectual

Institucionalidad

Comunidades

SAS800, Tickit, SPICE/15584, ISO 17799, ISO 12207, BA 25999, PAS 77, SAS70, MOF, SCR ASL, ISO 9003, ISO 20000, 6 SIGMA, LEAN, TL 9000, BASILEA, SOX, ISO 140

EFQM, ISO 9004, COSO, BSC, ISO 9001, NIST 800-53, NIST 800-37 Necesidad de información: Modelo de servicios de base TI VR, Video Games, GIS, Revenue logic Biblioteca Británica, BPOs (SaaS, IaaS, PaaS), SOA Necesidad de información: Modelos de organización de redes ISO 2146 Community Services (Web 2.0/Web 3.0) Complex Networks (math approach) Collaborative intelligence (Knowledge Mmgt) Necesidad de información: Metodologías (por demanda) Roadmap PMO Necesidad de información: Modelos de gestión + modalidades de PI (normativida DA (CAN) 351:1993 DNDA (Col) CC, WIPO (UN) Law of e-commerce Digital Law (US) BBLA (circulación cerrada) Dinamarca (Download), France (IP Laws) Necesidad de información: Modelos de sostenibilidad/perdurabilidad Procurement Public e-gov (p.ej. KR) (G2C, G2G, G2B) ISO 11761 Modelos de gestión participativa Chile (Manual/PKIs)

Brasil (Énfasis en BB comunitarias, Fundación Banco do Brasil (Tecnologías sociales: M Información y participación)) Fuente: Elaboración propia del autor a partir de la participación de los funcionarios (grupo élite) de la Biblioteca Nacional de Colombia

La tabla anterior, resalta los resultados más destacados de los artefactos identificados para los asuntos críticos en los cuales los participantes con el apoyo de la consultoría avanzaron 6 en la identificación de los mismos.

En la relación de la tabla siguiente se contabilizan 121 artefactos distribuidos entre los 27 asuntos críticos priorizados. A partir de tal cantidad de hallazgos, los artefactos recomendados por la consultoría suman 36 y están asociados a 22 de los asuntos críticos. Así para considerar por parte de la Biblioteca Nacional de Colombia para la evaluación, comprensión y potencial apropiación, se relacionan a continuación: Tabla no.3 Relación de artefactos priorizados Artefactos recomendados

Temáticas de interés Actividades propias de la conservación Colaboración y difusión

UCLA & Cornell Univ Collaborative Mgmt

Gestión de conocimiento Normatividad Infraestructura en TI Construcción Social Buenas prácticas organizacionales (horizontal) Redes sociales digitales Organización en red

COPs ISO11799:2003, OSHAS 18001/18002 IT: Autenticidad, Integridad, Usabilidad, Legibilidad. Biblioteca Híbrida BRMS / BPMs Collaborative structure Collaborative Mgmt

Cadena de Valor (Infraestructura)

SCM Canales de distribución de servicios, Cadena de valor (M.Porter). Inteligencia competitiva Metadatos (Dublin core, MARC21, MODS), códigos (RDA), protocolos (Z3950, OAI), W3C (IEEE) Semantic Web (Ontologies) ISO 2700X, CobIT, ITIL, VAL IT, ISO 38500, PMBOK/PRINCE2/ISO21500 GIS Community Services (Web 2.0/Web 3.0) Roadmap PMO Digital Law (US)

Posicionamiento Calificación de proveedores Características ILS Características ILS Gestión de TI Modelo de Negocio Capacidades de organización Procesos de planificación Procesos de planificación Propiedad Intelectual 6

Algunos asuntos críticos aún no cuentan con la identificación de artefactos, pues los funcionarios vinculados aún no han completado la realización de las indagaciones e identificaciones a partir de la revisión de la literatura cientifica.

Institucionalidad

e-gov (p.ej. KR) (G2C, G2G, G2B), ISO 11761

Fuente: Elaboración propia del autor a partir de la participación de los funcionarios (grupo élite) de la Biblioteca Nacional de Colombia

La relación de los artefactos recomendados cumplen varios propósitos claves, a saber: En actividades propias de la conservación, explorar la experiencia de las universidades de UCLA & Cornell Univ, favorece el reconocimiento de prácticas construidas en entorno académicos de clase mundial e incrementar las consideraciones de rigor y pertinencia frente a las actividades realizadas en la Biblioteca Nacional de Colombia. Respecto a colaboración y difusión del patrimonio, dadas las tendencias actuales de gestión colaborativa basadas en red hace necesario incorporar prácticas organizaciones en gestión colaborativa (Collaborative Mgmt) que incentiven la construcción colectiva tanto al interior como con los actores vinculados a la Biblioteca Nacional de Colombia. La gestión de conocimiento, es un espacio de oportunidad inaplazable para la Biblioteca Nacional de Colombia, donde una de las prácticas con mayor reconocimiento entre las comunidades alrededor del muno son las COPs. En cuanto a normatividad relacionada con aspectos de conservación del patrimonio resulta clave incorporar y acreditar las mismas apropiando estándares como OSHAS 18001 (y consecuentemente OSHAS 18002) para contar con una herramienta que ayude a la Biblioteca Nacional de Colombia a identificar, evaluar, administrar y gestionar la salud ocupacional y los riesgos laborales como parte de sus actividades cotidianas. Por supuesto la adopción de estándares como ISO11799:2003 es un componente clave para fortalecer las prácticas propias alrededor de la conservación del patrimonio. La construcción social alrededor de la gestión del patrimonio hace necesario abordar el reconocimiento de las denominadas bibliotecas híbridas, gracias a lo cual los roles y acciones propias de estas configuraciones facilitaran el desarrollo armónico de la Biblioteca Nacional de Colombia. En cuanto a la infraestructura en TI, dadas las incrementales exigencias en la agregación de capacitades de tecnologías de información y la sustantiva responsabilidad que de ello deriva, se recomienda la adopción de prácticas y procesos de toma de decisión que fortalezcan las

capacidades institucionales para mejorar la Autenticidad, Integridad, Usabilidad, Legibilidad de la TI disponible. Las buenas prácticas organizacionales (horizontales) son la plataforma que impacta de manera transversal los procesos que desarrolla una organización. Se recomienda adoptar modelos de construcción de clase mundial como lo son los denominados BRMS y BPMs. Las redes sociales digitales emergen como un desafío frente a las prácticas actuales y modos de actuación de la Biblioteca Nacional de Colombia, por tanto adoptar modelos organizacionales que favorezcan contar con una estructura organización que incentive procesos colaborativo (Collaborative structure)

es una alternativa que se exige de inmediata adopción para la

institución. La organización en red es justamente la consideración clave tanto para la artículación de actores y vinculados al patrimonio cultural de modo que la gestión colaborativa (Collaborative Mgmt) surge nuevamente como un espacio de oportunidad para avanzar en el fortalecimiento de las capacidades de gestión en red y con ello construir gobernanza alrededor de los objetivos estratégicos que persigue la Biblioteca Nacional de Colombia. La capacidad de articular los objetivos misionales puede ser fortalecida al incorporar el concepto de cadena de Valor (Infraestructura), haciendo pensar en cómo las prácticas relativas a la gestión de cadenas de abastecimiento (SCM) pueden ayudar y mejorar la comprensión de los funcionarios y los socios de la Biblioteca Nacional de Colombia de sus roles frente a la realización efectiva de los objetivos misionales. El posicionamiento de la Biblioteca Nacional de Colombia, es uno de los asuntos reconocidos como de mayor interés por parte de los participantes del proceso de identificación de los artefactos asociados a los marcos de trabajo. Es por ello que articular las capacidades actuales de la institución a través del desarrollo de canales de distribución de servicios a través del aprovechamiento de enfoques como de Cadena de Valor (M.Porter), son el medio por el cual tal abordaje puede ser realizado. Los desafíos de abordar la transición al mundo digital a través de la iniciativa de BND hacen indispensable mejorar las capacidades de calificación de proveedores (y otros tipos de aliados), para lo cual se recomienda incrementar las capacidades de desplegar prácticas relacionadas con la Inteligencia competitiva.

En cuanto al reconocimiento de cubrir y desarrollar funcionalidades de base tecnológica a través de explorar nuevas alternativas de sistemas de información (ILS) que resultan claves para aportar futuro a la Biblioteca Nacional de Colombia hace indispensable considerar el desarrollo de dos iniciativas como: Metadatos (Dublin core, MARC21, MODS), Semantic Web (Ontologies), códigos (RDA), protocolos (Z3950, OAI) y W3C (IEEE). De nuevo la gestión de TI empleando prácticas de clase mundial por parte de quienes deben responder a los nuevos desafíos tecnológicos, es por ello que se recomienda abordar de manera urgente un conjunto de prácticas como ISO 2700X, CobIT, ITIL, VAL IT e ISO 38500. Resulta igualmente indispensable abordar el aprovechamiento de prácticas relacionadas con la gerencia de proyectos, por lo cual resulta clave elegir cuáles de las siguientes propuestas será la más conveniente: PMBOK, PRINCE2 y la emergente norma ISO 21500. Las opciones de mejorar y desarrollar nuevas capacidades alrededor de artícular un modelo de negocio para la Biblioteca Nacional de Colombia exige incorporar prácticas de GIS que permitan contar con capacidades avanzadas de georeferenciación. Ante los desafíos de articular redes, bien desde la iniciativa de RNBP y demás propósitos como bien pueden ser el PNLBP y la BND hacen indispensable desarrollar proyectos que hagan efectivo la aplicación apropiada de prácticas de base tecnológica como lo son las denominadas Community Services (Web 2.0/Web 3.0). La oportunidad de alinear los propósitos estratégicos (la Biblioteca Nacional de Colombia es una organización del sector público) y la diversidad de iniciativas actualmente en curso (PNLBP, RNBP, BND, entre otras) exige abordar la comprensión inteligente de experiencias similares y muy desarrolladas como es lo relacionado a e-gov (G2C, G2G, G2B) con la particular experiencia alcanzada en Corea del Sur. Junto a esta necesidad de incorporación de nuevas capacidades y refinar las existentes la norma ISO 11761 resulta una combinación virtuosa. Los procesos de planificación son un elemento sustantivo para hacer posible la realización coherente de múltiples iniciativas y en particular la presentación ordenada, pertinente, coherente y verosímil de las mismas, es por ello que dada la emergente comprensión (caso KOICA y Plan Prospectivo Estratégico 2009-2019) en el uso de la técnica de Roadmaps, debe ser extendida más álla a los espacios de decisión estratégica.

La propiedad intelectual es un asunto de indiscutible preocupación y desarrollo con la incorporación de capacidades digitales y el surgimiento de las llamadas bibliotecas híbridas. Es por ello que se hace necesario considerar experiencias como la Digital Law (US). Los procesos de planificación y más aún las capacidades de gestión, aunque son los últimos mencionados, no resultan ser los menos importantes. Por ello la recomendación es adoptar y apropiar un modelo de PMO para gerenciar la adopción de las propuestas que hacen parte del conjunto de artefactos aquí presentados.

La tabla siguiente muestra las relaciones de transversalidad entre los artefactos identificados y los propósitos previstos en el roadmap que integra las iniciativas de BND y RNBP.

Implicaciones previstas (roadmap)

Tabla no.4 Relación de artefactos priorizados con las etapas de integración entre BND y RNBP Artefactos

Desarrollo de un ANS (Acuerdo de niveles de servicio)

IT: Autenticidad, Integridad, Usabilidad, Legibilidad.

Desarrollo de un conjunto de pruebas piloto para fortalecer las capacidades de la RNBP

ISO 2700X, CobIT, ITIL, VAL IT, ISO 38500, PMBOK/PRINCE2/ISO21500

Community Services (Web 2.0/Web 3.0)

PMO

e-gov (p.ej. KR) (G2C, G2G, G2B), ISO 11761

Roadmap

Digital Law (US)

e-gov (p.ej. KR) (G2C, G2G, G2B), ISO 11761

Biblioteca Híbrida

BRMS / BPMs

SCM

Biblioteca Híbrida

SCM

Canales de distribución de servicios, Cadena de valor (M.Porter).

ISO 2700X, CobIT, ITIL, VAL IT, ISO 38500, PMBOK/PRINCE2/ISO21500

GIS

Community Services (Web 2.0/Web 3.0)

Fortalecimiento de las capacidades operacionales de la iniciativa de BND

UCLA & Cornell Univ

ISO11799:2003, OSHAS 18001/18002

Biblioteca Híbrida

Community Services (Web 2.0/Web 3.0)

Roadmap

PMO

Contribuir a la definición de prácticas en administración de contenidos

IT: Autenticidad, Integridad, Usabilidad, Legibilidad.

Manejo de versiones y formatos de contenidos

IT: Autenticidad, Integridad, Usabilidad, Legibilidad.

BRMS / BPMs

SCM

Canales de distribución de servicios, Cadena de valor (M.Porter).

Semantic Web (Ontologies)

Roadmap

PMO

Canales de distribución de servicios, Cadena de valor (M.Porter).

Metadatos (Dublin core, MARC21, MODS), códigos (RDA), protocolos (Z3950, OAI), W3C (IEEE)

Semantic Web (Ontologies)

Community Services (Web 2.0/Web 3.0)

Roadmap

PMO

e-gov (p.ej. KR) (G2C, G2G, G2B), ISO 11761

Reconocer las prácticas más convenientes para mejorar la interoperabilidad y adaptación para la implementación futura de sistemas de información

IT: Autenticidad, Integridad, Usabilidad, Legibilidad.

Inteligencia competitiva

Metadatos (Dublin core, MARC21, MODS), códigos (RDA), protocolos (Z3950, OAI), W3C (IEEE)

Identificar potenciales interfaces comunes para los sistemas de información

IT: Autenticidad, Integridad, Usabilidad, Legibilidad.

Inteligencia competitiva

Metadatos (Dublin core, MARC21, MODS), códigos (RDA), protocolos (Z3950, OAI), W3C (IEEE)

Establecer las bases para el cambio de biblioteca tradicional a biblioteca digital

UCLA & Cornell Univ

ISO11799:2003, OSHAS 18001/18002

IT: Autenticidad, Integridad, Usabilidad, Legibilidad.

Reconocer las prácticas claves para impulsar el desarrollo de una política de control de derechos de autor, en el proceso de digitalización y creación de contenidos digitales

Collaborative Mgmt

COPs

Collaborative structure

Semantic Web (Ontologies)

ISO 2700X, CobIT, ITIL, VAL IT, ISO 38500, PMBOK/PRINCE2/ISO21500

Community Services (Web 2.0/Web 3.0)

Roadmap

Semantic Web (Ontologies)

Roadmap

PMO

Digital Law (US)

Biblioteca Híbrida

BRMS / BPMs

Community Services (Web 2.0/Web 3.0)

Roadmap

PMO

Digital Law (US)

e-gov (p.ej. KR) (G2C, G2G, G2B), ISO 11761

Community Services (Web 2.0/Web 3.0)

Roadmap

PMO

PMO

Reconocimiento de modelos de arquitectura empresarial a favor de la iniciativa de BND

Collaborative Mgmt

COPs

BRMS / BPMs

Collaborative structure

Community Services (Web 2.0/Web 3.0)

Roadmap

PMO

e-gov (p.ej. KR) (G2C, G2G, G2B), ISO 11761

Identificación de alternativas que favorezcan la sostenibilidad de la BND

UCLA & Cornell Univ

ISO11799:2003, OSHAS 18001/18002

Biblioteca Híbrida

SCM

Inteligencia competitiva

Community Services (Web 2.0/Web 3.0)

Roadmap

PMO

Reconocimiento de prácticas en administración de contenidos (metadatos) en preparación a fases avanzadas (p.ej uso de ontologías), y

Collaborative Mgmt

COPs

Collaborative structure

Semantic Web (Ontologies)

GIS

Community Services (Web 2.0/Web 3.0)

Roadmap

PMO

Reconocer las opciones disponibles para la definición de un meta-sistema de búsqueda

ISO11799:2003, OSHAS 18001/18002

IT: Autenticidad, Integridad, Usabilidad, Legibilidad.

Canales de distribución de servicios, Cadena de valor (M.Porter).

Metadatos (Dublin core, MARC21, MODS), códigos (RDA), protocolos (Z3950, OAI), W3C (IEEE)

Semantic Web (Ontologies)

GIS

Community Services (Web 2.0/Web 3.0)

Roadmap

Fuente: Elaboración propia del autor a partir de la participación de los funcionarios (grupo élite) de la Biblioteca Nacional de Colombia

Los participantes con el apoyo de la consultoría avanzaron7 en la identificación de los múltiples artefactos antes mencionados. 7

Dada la apropiación y complejidad del conjunto de artefactos

Algunos asuntos críticos aún no cuentan con la identificación de artefactos, pues los funcionarios vinculados aún no han completado la realización de las indagaciones e identificaciones a partir de la revisión de la literatura cientifica.

propuestos, se hace necesario considerar un plan de trabajo a los próximos años. A continuación se presentan dos gráficas que expresan la propuesta de trabajo para el corto y mediano plazo. Gráfica no.11 Ruta de trabajo propuesta de adopción de artefactos 2012-2013 2012,1T

2012,2T

2012,3T

2012,4T

2013,1T

ISO 2700X, ISO 38500 CobIT, ITIL, VAL IT

IT: Autenticidad, Integridad, Usabilidad, Legibilidad. PMBOK/PRINCE2/ISO21500

W3C

Com Collaborative structure PMO

Roadmap

Inteligencia competitiva Collaborative Mgmt

Z39 COPs

Metadatos (Dublin core, MARC21, MODS)

OSHASS 18001

ISO

GIS

Bibl 2012,1T

2012,2T

2012,3T

2012,4T

Fuente: Elaboración propia del autor

Gráfica no.12 Ejes de trabajo involucrados en la ruta de trabajo propuesta 2012-2013

2013,1T

Fuente: Elaboración propia del autor

Las rutas estratégicas anteriores pueden ser consultadas con mayor detalle en su resolución para los años subsiguientes en el Anexo C.

El eje de despliegue de la ruta propuestas implica adoptar un modelo de PMO y la adopción inicial de prácticas basadas en RoadMap, gracias a las cuales se hace posible desplegar un conjunto de iniciativas de manera concurrente, tales como: CobIT, ITIL, VAL IT, para luego avanzar con un conjunto armonioso formado por prácticas como Collaborative structure, Inteligencia competitiva, Collaborative Mgmt y COPs. Las subsiguientes propuestas de artefactos para su adopción pasan por considerar ISO 2700X, ISO 38500, OSHAS 18001 y GIS. Las subsecuentes propuestas de artefactos son la evolución natural de este conjunto de prácticas apropiadas por la Biblioteca Nacional de Colombia. Por supuesto la secuencia facilita la apropiación subsiguiente de una y otra práctica conforme al mapa propuesto y que alcanza a sumar alrededor de 36 prácticas (artefactos) y 22 asuntos críticos de interés prioritario para la organización.

Propuesta de trabajo

Tomando en consideración el alto impacto individual de los artefactos tecnológicos y la necesidad recurrente de avanzar en la selección de las opciones más adecuadas a favor de los propósitos misionales y formulación estratégica 2009-2019 de la Biblioteca Nacional de Colombia, a continuación se propone un plan de trabajo. Gráfica no.13 Plan de trabajo propuesto 2012-2013 Item

Actividad propuesta

Duración

Impacto

1

Formalización de 3 unidades basadas en gerencia

4 meses

La elección entre las 3 prácticas

de proyecto para las iniciativas de BND, RNBP y

internacionales de gerencia de proyecto

PNLBP, basados en prácticas internacionales tipo

(PMBOK, PRINCE2 e ISO21500) de la

PMO.

más conveniente para la Biblioteca

Inicio: Enero, 2012

Nacional de Colombia permitirá el empleo de métodos de planeación y gerencia de proyectos de clase mundial.

2

Adopción de técnicas de Roadmap en los procesos

2 meses

Aprendizaje y apropiación en los

de planificación – Fase I: PMOs (BND, RNBP y

procesos de planeación para la vigencia

PNLBP)

2012 y 2013

Inicio: Marzo, 2012 3

Adopción de técnicas de Roadmap en los procesos

3 meses

Aprendizaje y apropiación en los

de planificación – Fase II: Transversal a las

procesos de planeación para la vigencia

unidades funcionales en la Biblioteca Nacional de

2012 y 2013

Colombia Inicio: Abril, 2012 4

Adopción de prácticas asociadas a gestión de

6 meses

Selección entre las principales

conocimiento en la Biblioteca Nacional de

experiencias mundiales según (RAO,

Colombia – COPs (Comunidades de práctica en

2005) de la alternativa de COPs más

Línea)

conveniente para la Biblioteca Nacional

Inicio: Agosio, 2012

de Colombia. Incluye la identificación de herramientas informáticas y su adquisición

5

Adopción de prácticas de clase mundial en

9 meses

Adopción de prácticas claves en

gestión de tecnologías de información, tales

tecnología de información para

CobIT, ITIL, VAL IT.

garantizar la operación adecuada de la

Inicio: Agosto, 2012

infraestructura y los procesos relacionados con TICs.

6

Adopción de prácticas relacionadas con la

4 meses

Aprendizaje y adopción de técnicas de

Inteligencia Competitiva para el monitoreo de la

análisis en vigilancia tecnológica e

actividad bibliometria y cienciometria en los

inteligencia competitiva, distribuyendosé

asuntos de interés claves (los 27 identificados en

las responsabilidades entre las unidades

el trabajo de Frameworks) para la Biblioteca

funcionales de la Biblioteca Nacional de

Nacional de Colombia

Colombia.

Inicio: Agosio, 2012 7

Conceptualización, formulación y definición de

3 meses

Revisión de la propuesta de gobernanza

las condiciones de operación de prácticas de

en red en la gestión pública de la

gobernanza basadas en red que potencien

doctora INNES (2008). Los resultados

capacidades de articulación para las iniciativas

favoreceran la construcción de un

BND, RNBP y PNLBP

modelo de gestión colaborativa al

Inicio: Agosio, 2012

interior de la Biblioteca Nacional de Colombia y de está con los actores del sector.

8

Identificación, evaluación y selección de una

4 meses

Abordar la adopción de una herramienta

herramienta informática para trabajo

de Groupware, que potencie el

colaborativo

desarrollo de una estructura

Inicio: Agosto, 2012

colaborativa al interior de la Biblioteca Nacional de Colombia y sus vinculados.

9

10

Apropiación de primera ronda de estándares que

9 meses

Adopción y certificación de procesos

faciliten el aseguramiento de los procesos claves

claves en TICs y en conservación que

de la Biblioteca Nacional de Colombia en 3

aseguren el desempeño favorable de las

aspectos claves: Seguridad de la información

labores claves en la Biblioteca Nacional

(ISO 2700X), gobierno de TICs (ISO 38500) y

de Colombia.

buenas prácticas relacionadas con riesgos

Existe potencial identificación de la

profesionales en particular en el área de

adquisición de equipamentos para el

conservación (OSHAS 18001)

cumplimiento adecuado de las tres

Inicio: Octubre, 2012

normas internacionales recomendadas.

Adopción de capacidades de GIS

9 meses

Desarrollo de primeras capacidades de

Inicio: Octubre, 2012

georeferenciación que faciliten a las iniciativas de BND, RNBP y PNLBP incluir habilidades de gestión territorial.

11

Evaluación de los alcances y diseño para la

3 meses

Definición del impacto del concepto en

Biblioteca Nacional de Colombia del concepto de

los procesos y definiciones tecnológicas

Biblioteca Híbrida.

a discutir en las actividades #11 a #16.

Inicio: Marzo, 2013 12

Conceptualización, formulación, implementación

9 meses

Gracias a los resultados de la actividad

de un conjunto de iniciativas que mejoren

#8 se inicia un ambicioso programa de

sustancialmente la gestión del área de informática

mejoramiento y aseguramiento de la

para asegurar nuevas capacidades de

plataforma informática que incremente

Autenticidad, Integridad, Usabilidad y

las condiciones de operación y

Legibilidad de la información y de los sistemas

sostenibilidad de la Biblioteca Nacional

informáticos de apoyo disponibles en la

de Colombia. Este proceso involucrada

Biblioteca Nacional de Colombia.

adquisiciones tecnológicas múltiples.

Inicio: Enero, 2013 13

14

Desarrollo de un modelo de evaluación de las

6 meses

Realización de un benchmarking,

necesidades, funcionalidades y capacidades de

revisión de casos, elaboración de

proveer servicios a partir de la revisión de las

requerimientos funcionales propias de la

alternativas disponibles en Metadatos (Dublin

Biblioteca Nacional de Colombia.

core, MARC21, MODS)

Identificación de requerimientos de

Inicio: Enero, 2013

nuevas plataformas de ILS.

Desarrollo de una iniciativa de adopción de

10 meses

Ingreso de la Biblioteca Nacional de

estándares avanzados en W3C (IEEE) para

Colombia en las capacidades de frontera

preparar a la Biblioteca Nacional de Colombia en

del mundo digital.

el uso de las capacidades de uso intensivo de la

Adquisición de componentes

Web a través del aprovechamiento de tendencias

tecnológicos de software, hardware y

tecnológicas Web 2.0 y Web 3.0

servicios.

Inicio: Junio, 2013

Debe favorecer el desempeño de las iniciativas claves de la Biblioteca Nacional de Colombia..

15

Adopción de herramientas relativas a Community

10 meses

Actividad concurrente a la #11.

Services (Web 2.0/Web 3.0)

Desarrollo de procesos, acuerdos de

Inicio: Junio, 2013

prestación de servicios interinstitucionales e intersectoriales.

Alineación de las comunidades y la Biblioteca Nacional de Colombia en el uso de capacidades tipo Web 2.0 y Web 3.0 16

17

Evaluación, elección y adopción de estándares

8 meses

Impacto en los protocolos de

alrededor de metadatos (fase 2) como lo pueden

transferencia y recuperación de

ser Z39,50, OAI

información de la Biblioteca Nacional de

Inicio: Junio, 2013

Colombia y sus vinculados

Evaluación, elección y adopción del estándar ISO

8 meses

Facilitará la interoperabilidad de la

11761

Biblioteca Nacional de Colombia con las

Inicio: Junio, 2013

diversas comunidades de interés y vinculados.

18

Impulso de las capacidades de la Biblioteca

9 meses

Incremento de las capacidades de la

Nacional de Colombia alrededor de la iniciativa

Biblioteca Nacional de Colombia en la

de e-gov (p.ej. KR) (G2C, G2G, G2B).

iniciativa de e-gov a partir de la revisión

Inicio: Octubre, 2013

de la experiencia de Corea del Sur y las nuevas potencialidades y estándares tecnológicos adoptados por la institución.

19

Desarrollo de una iniciativa alineada a las

7 meses

Desarrollo de un proceso de propiedad

demandas internacionales de PI (Patentes,

intelectual de los logros obtenidos por la

artículos científicos)

Biblioteca Nacional de Colombia.

Inicio: Octubre, 2013 20

Evaluación, elección y adopción de estándares

7 meses

Impacto en los códigos de catalogación

alrededor de códigos (fase 3) como lo puede ser

(modelo FRBR) de la Biblioteca

el RDA.

Nacional de Colombia y sus vinculados

Inicio: Octubre, 2013 21

Homologación de los procesos de

9 meses

Facilitará la interoperabilidad de la

almacenamiento y exposición de archivos bajo

Biblioteca Nacional de Colombia con las

ISO11799:2003 para la Biblioteca Nacional de

diversas comunidades de interés y

Colombia.

vinculados.

Inicio: Octubre, 2013 Fuente: Elaboración propia del autor

Es importanten anotar que el punto de partida para la adopción de los diversos artefactos reconocidos debe ser la construcción y exposición conceptual 8 realizada por los funcionarios de la Biblioteca Nacional de Colombia (grupo élite). A continuación se presenta una relación de estos:

ATENCION_COLECTIVOS_ESPECIALES_2Diciembre2011.pdf cooperacion_internacional.docx

modelo posicionamiento.docx modelo_cadena_abastecimiento_bibliotecario.docx modelo_Capital Social.docx Modelo_catalogacion_colectiva_ILS.docx modelo_clima y cultura organizacional.docx modelo_institucionalidad_red_nacional_bibliotecas.docx modelo_IT.docx

t modelo_posicionamiento e-services.doc modelo_redes y comunidades virtuales.docx modelo_redes_ciudadanas.doc modelo_Web 2.doc modelo_wiki_GC1.docx Modelo_wiki_gestion_interna_bnal_colombia.doc notas congreso presentacion grupo investigacion BNC.doc Propue 8

Es importante destacar que la relación de documentos referidos hace parte del proceso de apropiación dirigido y desplegado durante la vigencia de la consultoría, cuyo objetivo es la transferencia de prácticas de inteligencia competitiva y de gestión de conocimiento para favorecer la mejora continuada de los procesos de la Biblioteca Nacional de Colombia.

Redes y modelos de funcionamiento.docx

Finalmente, es importante destacar que el conjunto de actividades propuestas representa una oportunidad sustantiva para la Biblioteca Nacional de Colombia, en tanto aporta los siguientes beneficios: 1. Adopción de nuevas prácticas de gestión de conocimiento y trabaja colaborativo que permiten transformar a la Biblioteca Nacional de Colombia en una organización que aprende. 2. Desarrollo de capacidades de anticipación a partir del monitoreo del entorno

en las

actividades propias de la Biblioteca Nacional de Colombia. 3. Adopción de estándares, modelos de gestión y tecnologías en TICs apropiadas para hacer de la Biblioteca Nacional de Colombia una organización digital. 4. Desarrollo de métodos y procesos de evaluación que faciliten la toma de decisión en el mediano plazo respecto a adopción de estándares relacionados con los objetivos misionales de la Biblioteca Nacional de Colombia. 5. Empleo de práctica de clase mundial en planificación de largo plazo.

D. Resumen de las actividades de acompañamiento y trabajo de campo del contrato De acuerdo con lo establecido en el contrato se deberian realizar las siguientes actividades:

COMPOMENTE 1: ACOMPAÑAMIENTO ESTRATÉGICO Realizar consultoría estratégica en TI, para establecer las bases para el cambio de biblioteca tradicional a biblioteca digital, política de control de derechos de autor, en el proceso de digitalización y creación de contenidos dititales; definir la política y principios de la Biblioteca Nacional Digital con base en modelos de arquitectura empresarial; asesor en identificación de alternativas que favorezcan la sostenibilidad de la Biblioteca Nacional Digital; realizar la definición de prácticas en administración de contenidos (meta-datos) en preparación a fases avanzadas (p.ej., uso de ontologías); y, apoyar la definición de un meta-sistema de búsqueda; entregar un informe mensual de actividades y un informe gerencial a la finalización del contrato; respetar y acatar las políticas y procedimientos tanto técnicos como administrativos y de seguridad determinadas por la biblioteca

COMPOMENTE 2: ACOMPAÑAMIENTO TÁCTICO RELATIVO A TI Realizar acompañamiento en TI para interoperabilidad y adaptación para la implementación futura del sistema de información, utilización de una interfaz común a los sistemas de información, y definición de prácticas en administración de contenidos (meta-datos); respetar y acatar las políticas y procedimientos tanto técnicos como administrativos y de seguridad determinadas por la biblioteca, con una dedicacion de 4 horas presenciales por semana en las instalaciones de la Biblioteca Nacional de Colombia

COMPOMENTE 3: ACOMPAÑAMIENTO OPERATIVO RELATIVO A PROCESOS Prestar soporte operativo para la definición de prácticas en administración de contenidos (metadatos); apoyar desarrollos de WorkFlows; y realizar

el manejo de versiones y formatos de

contenidos, p.ej., XML, HTML; respetar y acatar las políticas y procedimientos tanto técnicos como

administrativos y de seguridad determinadas por la biblioteca, con una dedicación de 20 horas presenciales por semana en las instalaciones de la Biblioteca Nacional de Colombia.

El consolidado de las actividades de campo, es decir las realizadas en las instalaciones de la Biblioteca Nacional de Colombia se resume en la tabla 4. Tabla no. 4. Resumen de actividades de campo realizadas Componentes Acompañamiento estratégico Acompañamiento táctico relativo a TI Acompañamiento operativo relativo a procesos Acumulado de actividades de campo Fuente: Elaboración propia

Actividades de campo 46 22 122 190

Las 190 actividades ejecutadas representan alrededor de 882 horas de trabajo de campo, es decir un 5% más del tiempo previsto en los compromisos del contrato. Adicionalmente se elaboraron tres tipos de documentos que correspondieron a trabajo analítico9 del equipo consultor: 1. Documentos técnicos producto de levantamiento de información, que incluyeron levantamiento de información de flujos de trabajo (denominados workflows), análisis de desempeño operativo (mediciones de tiempos y movimientos) y evaluación tecnológica de la infraestructura de TI disponible en la Biblioteca Nacional de Colombia. 2. Documentos conceptuales para guíar el desarrollo de las actividades de análisis estratégico, tales como guías de trabajo, procesos de construcción de marcos de trabajo (FRAMEWORKs) y compilación de resultados de talleres y sesiones de trabajo colectivo con funcionarios de la Biblioteca Nacional de Colombia. 3. Documentos de evaluación, recomendaciones estratégicas y consideraciones de desarrollo en TI para la RNBP en convergencia con la iniciativa de BND.

La relación de actividades puede ser consultada en el Anexo B.

9

Corresponde a trabajo complementario al desarrollado en las instalaciones de la Biblioteca Nacional de Colombia.

Dentro de los aspectos más importantes desarrollados en las actividades de campo, es importante destacar primero lo relacionado a la construcción de los flujos de trabajo (WorkFlows) 10 que contribuyen a la normalización de los procesos en los cuales la consultoría abordó a solicitud de la Biblioteca Nacional de Colombia. Segundo el análisis de desempeño de los procesos a través de la medición de tiempos y movimientos. Los resultados obtenidos pueden ser consultados en detalle en el Anexo D.

Los resultados globales de desempeño de los procesos evaluados se pueden observar en la siguiente tabla. Tabla no. 5. Resumen de actividades de campo realizadas Proceso Tiempos_Procesos_Conservación_Fotodocumentación Tiempos_Procesos_Técnicos_Análisis_Obra_Antigua Tiempos_Procesos_Técnicos_Registro_depósito_legal Tiempos_Procesos_Técnicos_Catalogación Tiempos_Selección_y_Adquisiciones Tiempos_Colecciones_y_Servicios Tiempo_Atención_a_usuarios_en_Hemeroteca Tiempos_Conservación Tiempos_Solicitud_Servicio_de_Digitalización Fuente: Elaboración propia

Desempeño del proceso % Ocupación % Ocio 20 80 99 1 87 13 97 3 73 27 92 8 92 8 85 15 92 8

Se destaca por los resultados de las mediciones de campo sobre las actividades que componen los procesos evaluados, un nivel de desempeño entre medio, medio alto y alto. Para identificar estos niveles es importante comprender que los procesos combinan la ejecución de tareas especificas y que en su realización surgen habitualmente momentos de espera o de no ejecución de las mismas, denominados “momentos de ocio”. Por supuesto los tiempos de ejecución representan el “momento de ocupación”. Consecuente con los elementos expuestos, el desempeño típico de un proceso esta 10

Durante el desarrollo de la consultoría mensualmente fueron entregados los avances parciales hasta completar la elaboración del conjunto de Workflows solicitados.

dividido en un porcentaje de ocupación y un porcentaje de tiempo de ocio; cuyo acumulado representa el cien porciento11. Tomadas las consideraciones del análisis realizado, los niveles por desempeño de un proceso pueden ser catalogados así: Nivel de utilización ocasional: Porcentaje de ocupación inferior al 20%. No hay resultados que califiquen en esta categoría. Nivel muy bajo: Porcentaje de ocupación mayor o igual al 20%. En esta categoria se encuentra el resultado de “Tiempos_Procesos_Conservación_Fotodocumentación” Nivel bajo: Porcentaje de ocupación mayor o igual al 30%. No hay resultados que califiquen en esta categoría. Nivel medio bajo: Porcentaje de ocupación mayor o igual al 50%. No hay resultados que califiquen en esta categoría. Nivel medio: Porcentaje de ocupación mayor o igual al 70%. En esta categoria se encuentra el resultado de “Tiempos_Selección_y_Adquisiciones” Nivel medio alto: Porcentaje de ocupación mayor o igual al 85%. encuentran

los

resultados

de

En esta categoria se

“ Tiempos_Solicitud_Servicio_de_Digitalización,

Tiempos_Procesos_Técnicos_Registro_depósito_legal, Tiempos_Conservación, Tiempos_Colecciones_y_Servicios y Tiempo_Atención_a_usuarios_en_Hemeroteca”

Nivel alto: Porcentaje de ocupación mayor o igual al 95%. En esta categoria se encuentran los resultados

de

“Tiempos_Procesos_Técnicos_Análisis_Obra_Antigua

y

Tiempos_Procesos_Técnicos_Catalogación”

Nivel muy alto: Porcentaje de ocupación mayor o igual al 101%. No hay resultados que califiquen en esta categoría. En caso de existir significa que el proceso requiere expansión de la infraestructura disponible para su adecuado desempeño y los tiempos de ocio que se registren corresponderán a tiempos de espera producto de la sobredemanda.

Las conclusiones que se pueden obtener de los resultados antes expuestos, se presentan a continuación: 11

Para la obtención de los resultados de desempeño reportados, se tomaron tres mediciones en momentos distintos y con

Se recomienda realizar una evaluación de las condiciones en las cuales se desarrolla el “Procesos_Conservación_Fotodocumentación”, para identificar las razones que generaron un nivel muy bajo de desempeño. Los procesos “Selección_y_Adquisiciones” y “Conservación” cuentan con un espacio importante de oportunidad de aprovechamiento respecto a su capacidad disponible. Los

procesos

“Procesos_Técnicos_Registro_depósito_legal”,

“Colecciones_y_Servicios”,

“Atención_a_usuarios_en_Hemeroteca” y “Solicitud_Servicio_de_Digitalización” pueden requerir una revisión (re-ingeniería)

para ampliar la oportunidad de aprovechamiento de los recursos

disponibles a fin de evitar que pronto su capacidad disponible sea copada. Los procesos “Técnicos_Análisis_Obra_Antigua” y “Técnicos_Catalogación” requieren una prioritaria revisión (re-ingeniería) para evaluar si es necesario cambiar el modo de trabajo o ampliar la capacidad disponible. En términos generales de los nueve procesos revisados, siete se encuentran en condiciones de desempeño normales y su revisión hace parte de análisis rutinarios de desempeño.

el conocimiento previo de las personas involucradas.

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F. ANEXOS A. Modelación y simulación (M&S) para despliegue estratégico B. Consolidado de actividades de campo realizadas C. Ruta de desarrollo propuesta D. Tablas de resultados de análisis de tiempos y movimientos