Berechnungen leicht gemacht | Word

Nehmen wir an, dass du einen Vertragsvordruck mit Word erstellt hast. Darin werden auch die Honorarforderungen festgehalten, wobei an zentraler Stelle der Gesamtauftragswert notiert werden soll und weiter unten im Vertragstext die detaillierten Zahlungsbedingungen stehen sollen. Dazu gehören zum Beispiel Ratenzahlungen bei einer Vorabnahme (40%), bei der Inbetriebnahme (20%) usw. Du möchtest nun erreichen, dass Word die einzelnen Zahlungsraten automatisch berechnet, nachdem der Gesamtauftragswert eingegeben wurde. Eine Möglichkeit, Berechnungen durchzuführen, ohne mit Tabellen oder Formularen zu arbeiten, besteht darin, Textmarken und Formelfelder in den Fließtext einzufügen. Dabei musst du später natürlich darauf achten, dass diese Felder nicht aus Versehen überschrieben werden. Um die Eingabe des Basiswertes, auf dem die weiteren Berechnungen beruhen sollen, zu vereinfachen, füge als erstes ein ASK-Feld ein: 1. Setze den Cursor ganz an den Anfang Ihres Dokuments. 2. Wähle in Word 2010 an oder rufe in Word 2002/XP auf.

Word 2010

Word 2002/XP

3. Im danach angezeigten Dialogfenster markiere in der Liste der »Feldnamen« den Eintrag »Ask«. Anschließend gib im Feld »Auffordern« eine kurze Eingabeaufforderung ein - in deinem Fall zum Beispiel »Bitte Gesamtauftragswert eingeben«. Außerdem trage im Feld »Textmarkenname« eine Bezeichnung ein, die Rückschlüsse auf den Sinn und Zweck des eingegebenen Wertes zulässt - in deinem Fall etwa »Auftragswert«. Danach bestätige die Feldeinstellungen mit .

4. Word zeigt daraufhin sofort das Eingabefenster an, das von deinem ASK-Feld produziert wird. Gib vorerst die Ziffer »0« ein und klicke danach auf .

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Das ASK-Feld liefert kein sichtbares Ergebnis, sondern weist lediglich der angegebenen Textmarke einen Wert zu. Damit der Textmarkeninhalt - also dein Gesamtauftragswert - im Dokument erscheint, musst du ein REF-Feld einfügen. Dafür gehst du wie folgt vor: 1. Setze den Cursor an die Stelle, an der dein Gesamtauftragswert erscheinen soll. 2. Wähle erneut (Word 2010) oder (Word 2002/XP) an. 3. Markiere dieses Mal den Feldnamen »Ref«. Dann wähle in dem rechts daneben stehenden Listenfeld den Textmarkennamen aus, den du im ASK-Feld verwendet hast - beispielsweise »Auftragswert«.

4. Um den Auftragswert im Währungsformat anzuzeigen, klicke auf die Schaltfläche »Feldfunktionen«. Im Dialogfenster siehst du jetzt ein Textfeld mit der »REF- Funktion« und dem Textmarkennamen. Gib dahinter den Formatierungsschalter für das Währungsformat ein, so dass die komplette Feldfunktion wie folgt aussieht: REF Auftragswert \# “#.##0,00 EUR;-#.##0,00 EUR“

5. Bestätige die Feldeinstellungen mit .

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Berechnungen leicht gemacht | Word 6. Word hat jetzt das „REF-Feld“ an die Stelle des Textes eingefügt wo der Gesamtauftragswert aufscheinen soll

Um die prozentualen Anteile deiner Zahlungsraten zu berechnen, multipliziere die Textmarke mit einem geeigneten Dezimalwert. Das erledigst du in einem Formelfeld. Deine erste Rate in Höhe von 40 Prozent des Gesamtauftragswerts erhältst du folgendermaßen: 1. Setze den Cursor an die Stelle, an der der Betrag der ersten Rate stehen soll. 2. Wähle wieder (Word 2010) oder (Word 2002/XP) an. 3. Markiere den Feldnamen »= (Formula)« und klicke dann auf die Schaltfläche »Formeln«.

4. Im nächsten Dialogfenster beginne die »Formel« mit dem Textmarkennamen des Gesamtauftragswerts. Dazu öffnest du einfach das Dropdownfeld »Textmarke einfügen« und wählen den passen Textmarkennamen (hier: »Auftragswert«) aus. 5. Hinter dem Textmarkennamen im Feld »FORMEL« gib dann den Rechenoperator für die Multiplikation (*) sowie den gewünschten Faktor (im Beispielfall: »0,4« für 40%) ein. Das gesamte Feld »Formel« sieht danach wie folgt aus: =Auftragswert*0,4 6. Damit das Ergebnis im Währungsformat angezeigt wird, öffne noch das Dropdownfeld »Zahlenformat« und wählen den entsprechenden Listeneintrag aus.

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1. Rate a 40% 7. Klicke auf , um das Formelfeld in den Text einzufügen. 8. Füge nach demselben Prinzip die Formeln für die restlichen Ratenberechnungen ein.

2. Rate a 30%

3. Rate a 20%

4. Rate a 10%

Da du als Gesamtauftragswert in der Eingabeaufforderung des ASK-Feldes »0« eingegeben hattest, sind natürlich auch alle Ergebnisse »0«. In der Praxis setze das Dokument aber wie folgt ein: 1. Öffne das Dokument wie gewohnt. 2. Markiere den gesamten Text (und damit auch alle Felder) mit +. 3. Drücke die Taste , um die Felder zu aktualisieren.

4. Das führt zur Anzeige der Eingabeaufforderung des ASK- Feldes. Gib den Auftragswert ein, der in deinem Vertragstext stehen soll, und klicke auf . Word berechnet daraufhin alle Formelfelder, so dass alle weiteren Zahlungsdetails sofort auf dem neuesten Stand sind.

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